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Direction générale des biens immobiliers

Manuel de la gestion des


approvisionnements
Janvier 2011
Table des matières

1.0 INTRODUCTION....................................................................................................................................................................... 4
2.0 OBJECTIFS ................................................................................................................................................................................. 5
3.0 CONTEXTE DES BIENS IMMOBILIERS .............................................................................................................................. 5
3.1 CADRE DE RESPONSABILISATION POUR LA GESTION DES MARCHÉS IMMOBILIERS ....................................................................... 7
4.0 PROCESSUS D'APPROVISIONNEMENT ............................................................................................................................ 14
4.1 TABLEAU RÉCAPITULATIF ......................................................................................................................................................... 14
4.2 PLANIFICATION DE L'APPROVISIONNEMENT .............................................................................................................................. 15
4.3 RÉALISATION DU PROCESSUS D'APPROVISIONNEMENT .............................................................................................................. 18
4.4 ADMINISTRATION DU MARCHÉ.................................................................................................................................................. 23
4.5 CLÔTURE DU MARCHÉ .............................................................................................................................................................. 26
5.0 DÉLÉGATION DE POUVOIRS .............................................................................................................................................. 26
5.1 DÉLÉGATION DE POUVOIRS (BARÈME 2) – POUVOIRS DES BIENS IMMOBILIERS ........................................................................ 27
5.2 DÉLÉGATION DE POUVOIRS (BARÈME 3) – POUVOIRS DES APPROVISIONNEMENTS EN MATIÈRE DE SERVICES COMMUNS ......... 27
GESTION DES APPROVISIONNEMENTS POUR LES SERVICES D'ARCHITECTURE ET DE GÉNIE................. 27
6.1 MÉTHODES D'APPROVISIONNEMENT ......................................................................................................................................... 27
6.2 PROCÉDURES RELATIVES AUX SERVICES D'ARCHITECTURE ET DE GÉNIE ................................................................................... 32
6.3 CARACTÈRE JURIDIQUE DU RÔLE DE L'EXPERT-CONSEIL POUR LES CONTRATS D'ARCHITECTURE ET DE GÉNIE .......................... 36
6.4 FORMULAIRES, MODÈLES ET LISTES DE VÉRIFICATION RELATIFS AUX MARCHÉS D'ARCHITECTURE ET DE GÉNIE ...................... 37
7.0 GESTION DES APPROVISIONNEMENTS POUR LES SERVICES PROFESSIONNELS ET TECHNIQUES ................ 38
7.1 MÉTHODES D'APPROVISIONNEMENT ......................................................................................................................................... 38
7.2 PROCÉDURES RELATIVES AUX SERVICES PROFESSIONNELS ET TECHNIQUES.............................................................................. 39
7.3 FORMULAIRES, MODÈLES ET LISTES DE VÉRIFICATION RELATIFS AUX SERVICES PROFESSIONNELS ET TECHNIQUES.................. 39
8.0 GESTION DES APPROVISIONNEMENTS POUR LES SERVICES DE CONSTRUCTION ......................................... 40
8.1 MÉTHODES D'APPROVISIONNEMENT ......................................................................................................................................... 40
8.2 PROCÉDURES RELATIVES AUX SERVICES DE CONSTRUCTION .................................................................................................... 46
8.3 RENCONTRE PRÉALABLE AUX TRAVAUX DE CONSTRUCTION .................................................................................................... 47
8.4 GESTION DES AUTORISATIONS DE MODIFICATION ..................................................................................................................... 54
8.5 RATIFICATIONS ......................................................................................................................................................................... 63
8.6 PROLONGATION DU DÉLAI POUR LES MARCHÉS DE CONSTRUCTION .......................................................................................... 63
8.7 CORRECTION DES DÉFECTUOSITÉS DES MARCHÉS DE CONSTRUCTION ....................................................................................... 67
8.8 FORMULAIRES, MODÈLES ET LISTES DE VÉRIFICATION POUR LES SERVICES DE CONSTRUCTION ................................................ 69
UTILISATION DES OFFRES À COMMANDES POUR LES SERVICES DE L'ATTRIBUTION DES MARCHÉS
IMMOBILIERS ..................................................................................................................................................................................... 70
9.1 CATÉGORIES D'OFFRES À COMMANDES DE LA DGBI................................................................................................................. 71
9.2 RESPONSABILITÉS À L'ÉGARD DES OFFRES À COMMANDES DE LA DGBI ................................................................................... 71
9.3 UTILISATION DU MODÈLE DE RÉPARTITION DES TÂCHES ........................................................................................................... 73
9.4 OFFRE À COMMANDES RELATIVE À LA GESTION DE PROJETS ..................................................................................................... 74
9.5 POUVOIRS ................................................................................................................................................................................. 74
9.6 FORMULAIRES, MODÈLES ET LISTES DE VÉRIFICATION POUR L'UTILISATION DES OFFRES À COMMANDES ................................. 75
10 PROCESSUS ET ADJUDICATION DES MARCHÉS D'URGENCE ................................................................................. 76
10.1 CONDITIONS ............................................................................................................................................................................. 76
10.2 RAPPORT AU CONSEIL DU TRÉSOR (MARCHÉS D'URGENCE) ...................................................................................................... 77
10.3 FORMULAIRES, MODÈLES ET LISTES DE VÉRIFICATION RELATIFS AUX MARCHÉS D'URGENCE.................................................... 77

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11 LIGNES DIRECTRICES CONCERNANT LES CRITÈRES D'ÉVALUATION DES MARCHÉS DE
CONSTRUCTION ................................................................................................................................................................................. 78
ANNEXES .............................................................................................................................................................................................. 79
ANNEXE A – DÉFINITIONS .................................................................................................................................................................... 80
ANNEXE B – FORMULAIRES, MODÈLES ET LISTES DE VÉRIFICATION RELATIFS AUX ACTIVITÉS D'APPROVISIONNEMENT ...................... 82
ANNEXE C – FORMULAIRES, MODÈLES ET LISTES DE VÉRIFICATION RELATIFS AUX SERVICES D'ARCHITECTURE ET DE GÉNIE .............. 87
ANNEXE D – FORMULAIRES, MODÈLES ET LISTES DE VÉRIFICATION RELATIFS AUX SERVICES PROFESSIONNELS ET TECHNIQUES ........ 94
ANNEXE E – FORMULAIRES, MODÈLES ET LISTES DE VÉRIFICATION RELATIFS AUX SERVICES DE CONSTRUCTION................................ 99
ANNEXE F – FORMULAIRES, MODÈLES ET LISTES DE VÉRIFICATION RELATIFS À L'UTILISATION D'UNE OFFRE À COMMANDES............ 120
ANNEXE G – FORMULAIRES, MODÈLES ET LISTES DE VÉRIFICATION RELATIFS AUX MARCHÉS D'URGENCE .................................... - 149 -
ANNEXE H – LIENS ET RÉFÉRENCES CONNEXES ............................................................................................................................. - 153 -

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1.0 Introduction
En vertu de la gouvernance exercée dans le cadre du Système national de gestion de projet, il était nécessaire d’établir
une procédure sur la passation des marchés. Toutefois, étant donné la complexité et le volume d’information relatifs au
sujet, un guide a plutôt été élaboré.

Le guide offre aux responsables de la gestion de projets une orientation quant à l’embauche de consultants et à
l’acquisition de services de construction. Même si le Guide des clauses et conditions uniformisées d’achat (Guide des
CCUA) de TPSGC fait état des dispositions contractuelles, il ne fournit pas l’orientation, les outils et les techniques
nécessaires à la gestion des approvisionnements.

En étroite collaboration avec l’agent de négociation des marchés immobiliers, le gestionnaire de projet doit déterminer
quelle est la stratégie qu’il convient le mieux d’adopter pour acquérir des services d’architecture et de génie, des services
professionnels ou des services de construction.

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2.0 Objectifs
Le manuel de la « Gestion des approvisionnements » vise à fournir les outils et les techniques permettant de :

faire l'acquisition de services d'architecture et de génie, de services professionnels, et de services de construction


d'une manière qui contribue à accroître l'accès, la concurrence et l'équité et qui assure l'optimisation des
ressources de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC).

Aux termes de la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor, le gouvernement doit faciliter l'accès aux occasions
fédérales, encourager la concurrence et refléter l'équité sur le plan des dépenses de fonds publics dans le cadre de ses
activités de passation de marchés. Par conséquent, lorsqu'il est possible et approprié de le faire, les entrepreneurs et les
experts-conseils doivent être sélectionnés au moyen d'un processus concurrentiel ouvert au plus grand nombre de
proposants possible.

Conformément au Règlement concernant les marchés de l'État, un appel d'offres, communément appelé « demande de
soumissions », est lancé avant toute attribution d'un marché. Aucun travail ne peut être entrepris avant qu'une offre ait été
reçue et acceptée, et qu'un marché ait été attribué.

En plus de fournir le soutien nécessaire à la réalisation du mandat de l'organisation, le processus d'approvisionnement


permettra de s'assurer que les autorités contractantes et les responsables techniques :

se conforment aux obligations de l'État aux termes de l'Accord de libre-échange nord-américain (ALENA), de
l'Accord sur les marchés publics de l'Organisation mondiale du commerce (AMP-OMC), et de l'Accord sur le
commerce intérieur (ACI).

Les seuils établis pour les services de construction sont les suivants :
 100 k$ en vertu de l'ACI;
 9,9 M$ en vertu de l'ALENA;
 8,5 M$ en vertu de l'AMP-OMC.

Les seuils établis pour les services d'experts-conseils sont les suivants :
 100 k$ en vertu de l'ACI;
 76,6 k$ (75 k$ selon la pratique actuelle) en vertu de l'ALENA;
 221,3 k$ en vertu de l'AMP-OMC.

3.0 Contexte des Biens immobiliers


En vertu du Règlement concernant les marchés de l'État, deux organisations principales participent au processus
d'approvisionnement à l'échelle de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC), soit la Direction
générale des biens immobiliers (DGBI), qui agit à titre de responsable technique, et l’Attribution des marchés
immobiliers (AMI), qui agissent à titre d'autorité contractante. La DGBI est responsable de la définition, de
l'administration et de la gestion des services et doit veiller à l'obtention du meilleur rapport qualité-prix, tandis que les AMI
doivent s’assurer de l'intégrité et l'équité de tous les processus d'approvisionnement. L'approvisionnement au
gouvernement est une activité complexe. La DGBI a établi une relation de travail avec l’AMI qui vise à intégrer le
personnel de cette organisation à l'équipe de projet dès le début des étapes de planification d'un projet afin qu'il puisse
donner des conseils sur les stratégies d'approvisionnement.

De plus, la DGBI et l’AMI ont établi des relations de travail et élaboré des pratiques d'approvisionnement propres aux
activités avec l'Association canadienne de la construction, l'Institut royal d'architecture du Canada, l'Association des
firmes d'ingénieurs-conseils du Canada et Designers d'intérieur du Canada. Les modalités des marchés immobiliers et

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des processus d'approvisionnement de TPSGC ont été définies en consultation avec les organisations susmentionnées,
ce qui a permis d'uniformiser les modalités des marchés de même que les processus d'invitation à soumissionner et
d'impartition.

Dans le cadre de ses marchés, la DGBI fait appel à trois types de services normalisés :

services professionnels et techniques (analyse des sols, équilibrage de l'air, etc.);


services d'architecture et de génie (c.-à-d. conception d'un immeuble);
services de construction (construction d'un immeuble, d'une autoroute, d'un pont, etc.).

Un processus d'approvisionnement, qui comprend des définitions, des règlements, des systèmes, des processus
particuliers et un processus d'approbation fondé sur les limites financières, se rapporte à chacun de ces types de
services. Ces éléments sont imposés en vertu de la loi (p. ex., des accords commerciaux), du Règlement concernant les
marchés de l'État, des politiques du Conseil du Trésor, des pratiques propres aux activités, des politiques de TPSGC, etc.
Cette structure vise à établir des mécanismes de contrôle qui garantissent que les marchés sont attribués avec prudence
et probité et que les principes d'ouverture, d'intégrité et de transparence sont respectés.

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3.1 Cadre de responsabilisation pour la gestion des marchés immobiliers
(Développer et créer par l’AMI)

3.1.1 Rôles et responsabilités des gestionnaires de projets et des gestionnaires immobiliers de la DGBI et de
la Direction générale de la cité parlementaire, et des agents de négociation des marchés immobiliers de
la DGA

La DGBI, la Direction générale de la cité parlementaire (DGCP) et la DGA de TPSGC collaborent pour voir à ce que les
projets immobiliers soient réalisés, à ce que les services immobiliers soient rendus et à ce que les marchés s'y rapportant
soient mis en place. Les parties doivent travailler de concert afin d'assurer le bon déroulement des activités. Il ne peut
donc y avoir aucune confusion relativement aux rôles et aux responsabilités.

La présente section vise à définir clairement les responsabilités des gestionnaires de projets et des gestionnaires
immobiliers de la DGBI et de la DGCP de même que des agents de négociation des marchés immobiliers de la DGA.

La responsabilité de gérer les marchés immobiliers incombe à la DGBI et à la DGCP, plus particulièrement au
gestionnaire de projets ou au gestionnaire immobilier, qui joue un rôle central à titre de « responsable technique » du
marché pertinent. Qu'il soit appelé « représentant du Ministère » ou « responsable technique », l'employé de la DGBI ou
de la DGCP agit comme interlocuteur principal entre le Ministère et le secteur privé relativement aux questions liées à la
gestion des marchés immobiliers, comme l'évaluation du rendement du secteur privé.

La DGA est responsable de fournir des services communs relatifs à l'approvisionnement aux ministères et aux
organismes fédéraux (y compris à TPSGC). Les AMI, qui font partie de la DGA, agissent à titre d'« autorité contractante »
et, à ce titre, ils appuient le responsable technique en s'acquittant de fonctions de passation de marchés, notamment :
gérer le processus d'invitation à soumissionner, attribuer des marchés, produire des modifications de marché, surveiller
le respect des marchés, et donner des conseils en matière de marchés sur des questions financières et juridiques et des
questions d'assurance, ainsi que dans les domaines de la résolution de conflits et du renouvellement de marchés.

CONTEXTE

Le présent cadre de responsabilisation est conforme aux principes de responsabilisation efficace qui ont été établis par le
vérificateur général du Canada. Ces principes sont fondés sur le fait que la responsabilisation est une relation basée sur
l'obligation d'atteindre un certain rendement et d'en assumer la responsabilité à la lumière d'attentes convenues. Ces
principes sont énoncés ci-après.

Responsabilités claires : Les responsabilités des parties visées par la relation de responsabilisation doivent être
bien comprises et faire l'objet d'un consensus.

Attentes claires en matière de rendement : Les objectifs poursuivis, les réalisations attendues et les règles à suivre
devraient être explicites, compris et approuvés par la DGBI, la DGCP et la DGA.

Équilibre entre les attentes et les capacités : Les attentes en matière de rendement devraient correspondre aux
capacités équivalentes (pouvoirs, compétences et ressources) de chaque partie.

Établissement de rapports crédibles : Des renseignements crédibles et opportuns devraient être transmis afin de
mieux démontrer le rendement obtenu et les leçons apprises.

Processus raisonnables d'examen et de correction : Les parties responsables devraient effectuer un examen
approfondi et éclairé du rendement obtenu et formuler des commentaires à ce sujet lorsque les réalisations et les
difficultés ont été reconnues et que les mesures correctives nécessaires ont été apportées.

La responsabilisation peut exister dans des relations autres que les relations hiérarchiques, même si aucune
responsabilité n'est réellement « conférée ». La responsabilisation est assumée et acceptée par chaque partie dans une
relation de responsabilisation reconnue, comme dans le cas traditionnel, lorsqu'une partie délègue des responsabilités à
l'autre.

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RESPONSABILITÉS

Un résumé des principales responsabilités de chaque partie se trouve ci-dessous. Des tableaux dans lesquels sont
présentées en détail les responsabilités applicables à la DGBI, à la DGCP et aux AMI se trouvent aux pages suivantes.

Responsable technique de la DGBI et de la DGCP

Le responsable technique est responsable de la réalisation du projet. Il s'occupe notamment des éléments suivants :

 Réaliser le projet en fonction de la portée, de la qualité, du calendrier et du budget.


 Déterminer clairement la portée et les exigences du projet.
 Obtenir les approbations et le financement de projet (approbation préliminaire de projet, approbation définitive de
projet) avant que l’AMI publie l'avis de projet de marché.
 Définir la stratégie d'approvisionnement d'ensemble prévue (en collaboration avec les AMI au besoin).
 Cerner les risques du projet et élaborer un plan de gestion des risques.
 Définir les exigences en matière de sécurité et présenter une liste de vérification des exigences relatives à la
sécurité (LVERS) ainsi que les clauses prévues par la DSIM
 Élaborer un énoncé des travaux complet comprenant une description détaillée des travaux qui seront effectués et
des services qui seront fournis par l'entrepreneur ou l'expert-conseil (énoncé de projet, dessins, devis, etc.).
 Proposer un processus de sélection (p. ex. critères d'évaluation et sélection préalable).
 Préparer et présenter une demande assortie des fonds nécessaires (formulaire 9200).
 Fournir à l ‘AMI tous les renseignements nécessaires relatifs au programme et au projet qu'il a demandés afin qu'il
puisse mener ses processus de passation des marchés internes.
 Préparer les modifications nécessaires pour clarifier ou modifier l'énoncé des travaux d'origine qui sera distribué par
TPSGC.
 Évaluer et garantir la pertinence du volet technique d'une offre ou d'une proposition avant l'attribution d'un marché.
 Participer aux séances d'information présidées par TPSGC, à la demande des soumissionnaires.

Le responsable technique gère le marché et effectue les tâches indiquées ci-après.


 Agir à titre d'interlocuteur principal auprès de l'entreprise privée à laquelle le marché a été attribué.
 S'acquitter des fonctions du représentant ministériel, comme il est indiqué dans les modalités du marché, dans la
mesure où elles s'appliquent aux questions liées à la portée, à la qualité, au calendrier et au budget.
 Gérer les travaux et les services de manière compétente et professionnelle conformément aux politiques et aux
lignes directrices établies du Ministère et du Conseil du Trésor.
 S'assurer que toutes les lois et politiques, ainsi que tous les règlements fédéraux, provinciaux et municipaux
applicables au projet sont respectés, particulièrement lorsqu'ils se rapportent aux codes et aux normes du bâtiment,
aux questions environnementales, à la santé et à la sécurité, au Système d'information sur les matières dangereuses
utilisées au travail, à la délivrance de permis, aux permis de construction, etc.
 Surveiller le rendement de l'entreprise privée et accepter ou refuser les travaux.
 Préparer des rapports sur l'état d'avancement des travaux, attester l'état d'avancement des travaux et des services,
et émettre des paiements conformément aux modalités du marché.
 Communiquer l'état d'avancement du projet.
 Gérer les risques du projet.

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 Garantir que toutes les propositions de prix présentées par l'entrepreneur ou l'expert-conseil pour des travaux ou des
services supplémentaires sont justes et raisonnables (comme l'exige la Loi sur la gestion des finances publiques).
 Négocier et consigner les modifications du marché qui seront publiées par l’AMI. Aucun travail ne sera autorisé
avant que le marché soit attribué ou que la modification du marché soit publiée par l'autorité contractante de l ‘AMI.
 Participer aux négociations des réclamations et aux résolutions de conflits, et financer les règlements convenus à la
suite de l'exécution des travaux et des services.
 Évaluer le rendement de l'entreprise avant la clôture du marché et fournir la documentation pertinente à l'appui. Le
Formulaire du rapport d'évaluation du rendement de l'entrepreneur devra être rempli et envoyé à l'agent de
négociation des marchés.
 Mettre fin au projet et fermer les dossiers financiers liés au marché.
Agent de négociation des marchés (AMI) de la DGA
L’agent de négociation des marchés est l’« autorité contractante » déléguée dans le cadre du marché, et il se charge des
éléments énoncés ci-après, mais n’est pas limité à ce qui suit :

 S'assurer que le processus de passation des marchés et la gestion du marché sont entrepris :
- conformément aux règlements et aux politiques fédérales;
- de manière équitable, transparente et prudente, et selon les principes directeurs régissant
l'approvisionnement;
- en assurant le meilleur rapport qualité-prix aux contribuables;
- en surveillant et en évaluant la conformité contractuelle;
- en obtenant des approbations de passation de marchés auprès de TPSGC et du Conseil du Trésor.

 Conseiller, orienter et tenir à jour le responsable technique en ce qui concerne :


- le début des travaux à la réception des principaux produits livrables, tels que les assurances et le
cautionnement;
- les stratégies et les exigences contractuelles, notamment obtenir des conseils juridiques;
- l'administration des marchés;
- les problèmes de gestion des marchés, les réclamations, la résolution de conflits, les audiences du
Tribunal canadien du commerce extérieur et les résiliations de marchés;
- les affaires avec les sociétés de cautionnement.

 Préparer, en étroite collaboration avec la DGBI et la DGCP, le volet non technique des documents contractuels, ce qui
comprend :
- la préparation des documents d'appel d'offres de manière qu'ils cadrent avec les plans et devis
techniques élaborés par la DGBI et la DGCP;
- les demandes de propositions, les invitations à soumissionner, etc.;
- le pouvoir permettant de conclure des marchés et d'achever les documents contractuels.

 Gérer les marchés en :


- apportant les modifications officielles au marché selon les termes négociés par la DGBI, la DGCP ou
l’AMI;
- donnant des avertissements et des avis officiels de non-conformité aux entreprises, ainsi que des avis de
suspension, des avis de résiliation, etc.;
- obtenant le Formulaire du rapport d'évaluation du rendement de l'entrepreneur auprès du responsable
technique et en le joignant au dossier contractuel.
- Obtenant le certificat final de conformité auprès du responsable technique et en le joignant au dossier
contractuel.

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3.1.2 Tableau des responsabilités

Le tableau ci-dessous indique les principales activités et les responsabilités connexes dans le cadre de l'élaboration et de
la réalisation d'un marché immobilier. Les responsabilités du responsable technique (DGBI ou DGCP) et de l'autorité
contractante (AMI) sont classées de la manière suivante :

Principale (P), Conjointe (C), Soutien (S), Validation (V), Aucune (-)

Respon-
Autorité
A Étape de la planification/étape initiale sable
contractante
technique
 Déterminer le besoin P -
 Établir la portée des travaux P -
 Élaborer l'analyse de rentabilisation – Calendrier et coût préliminaire P -
 Élaborer la stratégie de mise en œuvre P -
 Approuver le projet et le financement (approbation préliminaire de projet, P -
approbation définitive de projet) – Présentations au Conseil du Trésor (au
besoin)
 Élaborer la documentation technique (énoncé de projet, cadre de P
référence, dessins et devis)
 Le devis est conforme au format le plus récent du Devis P -
directeur national
 La table des matières du devis est exacte (format et nombre de P V
pages)
 Le sommaire des travaux (division 01 11 11) n'est pas utilisé P -
 La terminologie appropriée est utilisée (représentant P -
ministériel) – Aucune mention du propriétaire ou de l'ingénieur,
etc.
 Il n'y a aucune mention des documents du Comité canadien des P -
documents de construction
 Les devis sont accessibles à tous et précisent les produits en P -
fonction des normes ou des spécifications fonctionnelles
 Le recours à un fournisseur unique est justifié et précisé dans les P V
termes appropriés (pas de « ou l'équivalent » ou « pour
correspondre au produit existant », etc.)
 La sélection préalable ou les présentations à la clôture des offres S P
sont préparées par l'agent de négociation des marchés et
n'existent pas dans le devis
 Examiner les documents pour s'assurer qu'ils sont complets sur le plan P -
technique
 Rédiger la version définitive des documents techniques et les traduire (au P -
besoin)

Principale (P), Conjointe (C), Soutien (S), Validation (V), Aucune (-)

Respon-
Autorité
B Étape des demandes sable
contractante
technique
 Préparer et présenter une demande d'achat 9200 P V
 S'assurer que la signature appropriée apparaît dans la case qui P -
indique que les fonds sont approuvés en vertu de l'article 32 de
la Loi sur la gestion des finances publiques

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 Préparer et présenter la LVERS P V
 Envoyer une copie de l'exception au titre de la sécurité nationale P -
approuvée, s'il y a lieu
 Élaborer et présenter un plan de gestion des risques détaillé du marché P V
qui comprend les dépenses imprévues estimées par élément
 Fournir des estimations du type A P -
 Présenter une demande d'appel d'offres en construction (formulaire 500), P V
s'il y a lieu
 S'il ne s'agit pas d'une exigence annoncée publiquement, fournir une liste P V
des fournisseurs éventuels ou des exigences satisfaites en matière de
sélection du système SELECT

Respon-
Autorité
C Étape préalable à la demande de soumissions sable
contractante
technique
 Élaborer un plan de gestion de l'approvisionnement - P
 Déterminer toute exigence en matière d'assurance P S
 Déterminer les modalités appropriées - P
 Élaborer la base de paiement V P
 Élaborer des critères pour l'évaluation des offres ou des propositions C C
 Déterminer la méthode de sélection C C
 Cibler les mesures de rendement (produits livrables et jalons) P V
 Achever et traduire les clauses contractuelles et les modalités du - P
marché
 Obtenir les clauses de sécurité auprès de la Direction de la sécurité S P
industrielle canadienne
 Assembler le document complet d'invitation à soumissionner - P
 Obtenir des approbations en matière d'approvisionnement (Planification - P
et approbation préalable des marchés et plan d'approvisionnement)

Respon-
Autorité
D Étape de la demande de soumissions sable
contractante
technique
 Créer un avis de projet de marché S P
 Publier et distribuer la demande de soumissions - P
 Recevoir des questions au cours de la période de présentation des - P
propositions et des offres
 Préparer des réponses aux questions techniques dans le format P -
approuvé (faire traduire au besoin)
 Distribuer les réponses à tous les soumissionnaires et proposants - P
 Tenir une conférence des soumissionnaires ou organiser une visite des S P
lieux

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Respon-
Autorité
E Étape de l'évaluation et de l'attribution du marché sable
contractante
technique
 Recevoir des propositions et des offres - P
 Évaluer les exigences de présentation obligatoires S P
 Établir un comité d'évaluation, s'il y a lieu C C
 Évaluer la conformité sur le plan technique P S
 Évaluer la proposition financière S P
 Examiner la garantie de soumission, s'il y a lieu - P
 Effectuer une évaluation complète des finances et de la gestion, s'il y a - P
lieu
 Obtenir des précisions et chercher à négocier, au besoin S P
 Organiser une réunion d'examen des soumissions et la présider, s'il y a S P
lieu
 Confirmer l'attestation de sécurité de l'entreprise (au besoin) - P
 Obtenir le pouvoir permettant de conclure des marchés - P
 Attribuer le marché - P
 Tenir une séance d'information à l'intention des proposants et des S P
soumissionnaires

Respon-
Autorité
F Étape de l'administration et de la gestion du marché sable
contractante
technique
 Organiser une réunion de lancement P -
 Vérifier les attestations de sécurité des employés et des sous-traitants, P -
s'il y a lieu
 Vérifier les assurances, s'il y a lieu - P
 Informer le responsable technique que les principaux produits livrables S P
de la demande de soumissions ont été reçus et que les travaux peuvent
commencer
 Gérer l'état d'avancement et la réalisation de la portée des travaux du P -
marché
 Présider des réunions d'examen de l'avancement des travaux P S
 Examiner et surveiller le calendrier P -
 Inspecter et approuver les produits livrables, et en assurer la qualité P -
(article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques)
 Autoriser et traiter les paiements P -
 Obtenir les formulaires nécessaires pour permettre le paiement de P -
factures (p. ex. déclaration solennelle, certificat de la Commission de la
sécurité professionnelle et de l'assurance contre les accidents du travail)
 Déterminer et consigner les modifications nécessaires au marché P -
 Confirmer que les modifications peuvent être achevées dans les limites P -
des pouvoirs relatifs au financement et au projet
 Examiner les répercussions des risques du projet et réviser le plan de P S
gestion des risques du marché
 Négocier les modifications du marché et les ordres de modification P -
 Préparer les documents nécessaires à la modification du marché P V
 Obtenir l'approbation de modification du marché appropriée - P

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 Publier et autoriser la modification du marché - P
 Informer l'expert-conseil ou l'entrepreneur de n'effectuer les modifications P V
qu'APRÈS que l'autorité contractante aura autorisé la modification du
marché
 Publier les directives de chantier (au besoin) P -
 Publier les avis relatifs aux travaux d'enlèvement (possible ou réel) S P
 Informer les sociétés de cautionnement dans les cas de mauvais S P
rendement ou de résiliation
 Approuver les prolongations du marché S P
 Publier les avis relatifs aux suspensions S P
 Publier les avis relatifs aux résiliations S P
 Publier le certificat d'achèvement substantiel, s'il y a lieu P V
 Verser la retenue de garantie conformément aux modalités de paiement P -
du marché
 Résoudre les conflits contractuels P S
 Négocier, obtenir l'approbation et payer les montants dus des P -
réclamations
 Publier le certificat d'achèvement P V
 Mettre fin au marché S P

Principale (P), Conjointe (C), Soutien (S), Validation (V), Aucune (-)

Respon-
Autorité
G Évaluation du rendement du marché sable
contractante
technique
 Effectuer des examens du rendement P S
 Remplir le Formulaire du rapport d'évaluation du rendement de P -
l'entrepreneur
 Saisir les résultats du Formulaire du rapport d'évaluation du rendement - P
de l'entrepreneur dans le système et classer le formulaire dans le dossier
contractuel

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4.0 Processus d'approvisionnement
La présente section fournit des renseignements sur les activités, les intrants, les outils, les techniques et les extrants
associés à chacun des processus de gestion des approvisionnements.

Ces processus sont les suivants :


- planification;
- réalisation;
- administration;
- clôture.

4.1 Tableau récapitulatif

Processus Intrants Outils et techniques Extrants

Définition des exigences Ressources internes et Plan de gestion de


Énoncé de la portée externes l'approvisionnement
Planification et analyse Énoncé des travaux
Planification de l'approvisionnement

Description du projet
Accords de partenariat Expertise des ressources Décision en matière
(intervenants) Méthode de sélection d'approvisionnement
Sécurité du projet (liste de Sélection du type de Critères de sélection du
vérification des exigences relatives marché fournisseur
à la sécurité) Processus de demande
Plan et registre des risques de changement
Coûts et calendrier provisoires
Financement du projet par activité
Conditions du marché – Facteurs
environnementaux de l'entreprise
Atouts du processus
organisationnel
Autres extrants liés à la
planification
Hypothèses et contraintes

14
Plan de gestion de
Conférences des Documents
l'approvisionnement
soumissionnaires d'approvisionnement
Énoncé des exigences
Réalisation du processus

Visites d'appréciation du Mises à jour de l'énoncé


d'approvisionnement

Énoncé des travaux travail des travaux


Demande de propositions Méthodes d'évaluation des Offres et propositions
Devis de projet propositions et des offres marché, accord, offre à
Engagement des ressources et des Formulaires types commandes, entente
intervenants Expertise des ressources ouverte, ordre des
Documents d'approvisionnement travaux et commande de
Publicité
travaux
Listes des fournisseurs compétents Système de pondération
Mises à jour du plan de
Critères d'évaluation Système de présélection gestion de projets
Atouts du processus Estimations indépendantes Mises à jour des
organisationnel (politiques et
Négociation documents
directives)
Plan de projet Système de contrôle des Documents et
Administration du marché

Marché et documents modifications apportées au correspondance sur


d'approvisionnement marché l'approvisionnement
Produits livrables et normes de Établissement de rapports Modifications au
rendement liés au marché sur le rendement marché et demande de
Inspection et vérifications modification au marché
Processus de demande de
changement Système de paiement Demandes de paiement
Atouts du processus Administration des Mises à jour du plan de
organisationnel réclamations gestion de projets
Factures Système de gestion des
dossiers
Mise à jour du plan de projet Vérifications de Dossier contractuel
l'approvision-
Clôture de

Documents contractuels l'approvisionnement Acceptation et clôture


nement

Règlements des officielles


réclamations négociés Clôture des dossiers
Système national de
gestion de projet/SIGMA

4.2 Planification de l'approvisionnement

La planification de l'approvisionnement permet de cibler les besoins du projet auxquels il est préférable de répondre en
faisant appel aux services du secteur privé. Ce processus, qui se déroule pendant la phase de la définition de la portée,
consiste à déterminer s'il faut acquérir des biens ou des services, et à déterminer la façon de procéder, les biens ou les
services à obtenir, le volume à acquérir et le moment de le faire. Le processus d'invitation à soumissionner consiste à
préparer les documents nécessaires pour appuyer les invitations à soumissionner. À titre de propriétaire principal des
biens immobiliers fédéraux, TPSGC réalise un volume considérable d'opérations d'achat de services immobiliers. Le
Ministère a donc élaboré des documents d'approvisionnement normalisés en collaboration avec les associations
professionnelles d'architectes et d'ingénieurs et avec l'Association canadienne de la construction.

Les propositions et les offres reçues des proposants éventuels précisent de quelle façon les besoins liés au projet
peuvent être comblés. La majorité des efforts liés à ce processus sont déployés par les proposants, normalement sans
frais pour le projet. Afin de simplifier la terminologie et de s'assurer que le processus est compris dans toutes les langues,

15
le Guide PMBOK du Project Management Institute utilise maintenant le terme général « invitation aux fournisseurs » pour
le designer.

4.2.1 Activités
I. Lorsque le client transmet les exigences au gestionnaire de projets au même moment que les exigences du
marché sont définies, vérifier que les fonds ont été déterminés et que le client les a approuvés en exerçant
son pouvoir de signature en vertu de l'article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques.
II. Examiner les estimations et déterminer la valeur et le niveau de pouvoir requis; communiquer avec l'autorité
contractante afin de l'informer de l'exigence à venir.
III. Discuter avec l'autorité contractante de l'éventuel processus de passation de marchés. Même en étant au
début du processus, les échéanciers pourront être ajoutés au plan de projet, ce qui facilitera la préparation du
plan d'approvisionnement et des documents que l'agent de négociation des marchés devra préparer.
IV. L'énoncé des exigences.
V. Cibler les exigences de sécurité en fonction de la liste de vérification des exigences relatives à la sécurité
(LVERS).
VI. Élaborer le plan de gestion des risques. Si cela est déjà fait, intégrer les risques liés au marché à la stratégie
d'atténuation et aux coûts éventuels. Ces éléments serviront à déterminer le niveau de pouvoir requis en ce
qui concerne les pouvoirs modifiés préapprouvés, au besoin.

4.2.2 Intrants
Énoncé des travaux : Il décrit les besoins, les stratégies et les limites du projet.

Description du projet : Une description du projet et des enjeux ou des préoccupations techniques doit être incluse dans
le formulaire 9200, Demande de biens et de services, ou être jointe à ce dernier.

Plan de gestion des risques : Ce plan contient une description des risques, établit leur ordre de priorité et les coûts
connexes éventuels si les risques se concrétisent, et précise la stratégie d'atténuation des risques et les coûts associés à
leur atténuation. Il est essentiel d'établir ce plan, la liste de vérification connexe et les montants préapprouvés pour
modifications proposées en fonction de ce plan.

Exigences de sécurité du projet : Les exigences de sécurité applicables aux entreprises et aux personnes dont les
services sont retenus dans le cadre du projet doivent être examinées et indiquées dans le formulaire Demande de biens
et de services et dans la LVERS applicable (formulaire 350-103).

Conditions du marché : Il faut tenir compte des produits et des services disponibles, des fournisseurs ainsi que des
conditions.

Estimation des coûts et calendrier : Il faut fournir une estimation des coûts et un calendrier provisoires.

Approbation du projet : Dans le cadre des grands projets de TPSGC, une approbation préliminaire de projet est requise
pour conclure un marché avec un expert-conseil en vue d'améliorer la conception et d'établir des estimations des coûts
plus détaillées. Ces estimations appuieront la demande d'approbation définitive de projet afin de lancer le processus
d'appel d'offres pour les travaux de construction. Pour les projets de TPSGC de faible valeur, l'approbation sera accordée
par l'organisation, d'après la convention particulière de services (formulaire 5031). Tous les projets des organisations du
gouvernement sont approuvés en fonction de documents d'approbation de financement similaires. On s'attend à ce que le
processus d'approbation soit normalisé dans le cadre de la politique sur la gestion de projet.
Approbation du financement du projet : Il faut confirmer les prévisions concernant le financement et la trésorerie. Le
financement doit être assuré par le client; le gestionnaire de projets doit s'assurer que ce financement a été approuvé par
le client en vertu des pouvoirs conférés par l'article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

16
Atouts du processus organisationnel : Il s'agit des processus et des procédures utilisés pour réaliser les travaux
pouvant être exécutés par l'équipe de projet de l'organisation au sein de laquelle le projet est mené, comme les
processus uniformisés, les politiques, le cycle de vie des produits, la qualité, les lignes directrices normalisées, les
modèles et les critères de mesure du rendement.

Autres extrants de la planification : Plans de gestion de la qualité, structure de répartition du travail, plan de gestion
des ressources humaines pour la dotation, etc.

Définition des contraintes : Disponibilité du financement, endroit où le projet sera réalisé, état des lieux et restrictions
relatives aux lieux, conditions météorologiques, etc.

Hypothèses : Facteurs qui, aux fins de la planification, sont considérés comme possibles ou certains.

4.2.3 Outils et techniques


Planification et analyse : On procède à l'analyse et à la planification du processus de définition de la portée initiale pour
établir la stratégie d'approvisionnement optimale. Différentes analyses des investissements, analyses coût-avantages et
analyses du faire ou faire faire (p. ex. construction, achat ou location à bail d'un immeuble) sont réalisées. On mène
également des stratégies de ressourcement (c.-à-d. ressources professionnelles et techniques à l'interne ou marchés
avec le secteur privé). Les analyses devraient comprendre les coûts directs et indirects et tenir compte du point de vue de
l'organisation qui exécute les travaux et des besoins immédiats associés au projet.

Expertise des ressources : Il faut cibler les compétences professionnelles et techniques dont l'équipe de projet aura
besoin et définir les rôles et les responsabilités. Il faut également désigner les ressources en matière d'approvisionnement
affectées par les AMI (qu'elles soient affectées entièrement ou en partie).

Pour utiliser d'autres méthodes, par exemple la conception-construction ou la gestion de la construction, il faut demander
l'approbation de la haute direction et mettre au point des documents et des processus contractuels adaptés.

4.2.4 Extrants
Plan d'approvisionnement (également appelé plan de gestion des approvisionnements) : Ce plan peut être détaillé
ou être structuré de manière générale selon l'envergure et la complexité du projet. Il s'agit d'un document auxiliaire du
plan de projet qui explique comment les autres processus d'approvisionnement (de la planification de l'invitation à
soumissionner jusqu'à la clôture du marché) seront gérés; c'est-à-dire qu'il précise :
les types de contrats à utiliser (habituellement, des contrats individuels sont conclus pour les services
professionnels et techniques (P&T), les services d'architecture et de génie et les services de construction);
lorsque des estimations indépendantes font partie des critères d'évaluation obligatoires, la personne qui se
chargera de préparer ces estimations et le moment où elles seront disponibles;
les rôles et les responsabilités des AMI et des organisations de la DGBI dans le cadre du processus
d'approvisionnement, la définition du processus de gestion du changement, des processus d'approbation
conjointe et des exceptions dans les cas où il suffit de demander des approbations indépendantes, entre autres;
les documents d'approvisionnement à utiliser, comme les contrats de services professionnels et techniques
(formulaire abrégé ou complet), les marchés de services d'architecture et de génie, les ententes ouvertes, les
offres à commandes, les marchés de construction, en version électronique ou papier, l'emplacement de ces
documents, etc.;
les formulaires à utiliser, c.-à-d. les formulaires d'offre et d'acceptation, les devis, les autorisations de
modification, les ordres de travaux, les modifications, etc.;
les stratégies pour la gestion des experts-conseils, des entrepreneurs, des sous-traitants et des fournisseurs;
les liaisons avec les clients et les responsables professionnels et techniques.

17
Énoncé des travaux (également appelé « énoncé des exigences », « portée des travaux », « énoncé de projet », « cadre
de référence du projet ») : Description suffisamment détaillée des services à acheter permettant aux experts-conseils et
aux entrepreneurs potentiels de déterminer s'ils sont en mesure de fournir les services décrits. Cette description
comprendra également tous les services requis après la fourniture initiale des biens et des services, comme le soutien
opérationnel lié au produit offert après le projet, la formation sur l'utilisation de l'équipement, etc. Le degré de détail
dépend de la nature du projet, des besoins du client ou du type de contrat prévu. La description doit être jointe au
formulaire 9200, Demande de biens et de services, qui est remis à l'autorité contractante. L'énoncé des travaux sera
intégré à l'un des documents suivants :

demande de propositions, lorsqu'on invite les experts-conseils à présenter une soumission;


plans et devis de projet, lorsqu'on souhaite recevoir des soumissions de construction.

4.3 Réalisation du processus d'approvisionnement


4.3.1 Activités
1) Discuter avec l'autorité contractante de la façon dont les contrats seront attribués. L'autorité contractante
donnera une orientation sur :
 le recours aux services de fournisseurs concurrents ou d'un fournisseur unique;
 la justification du recours aux services d'un fournisseur unique;
 la justification de l'utilisation d'un appel d'offres restreint, sur invitation seulement;
 la publication d'une demande de qualification, d'une demande de propositions ou d'une invitation à
soumissionner sur MERX;
 l'utilisation du système SELECT;
 l'utilisation d'offres à commandes;
 l'utilisation d'arrangements en matière d'approvisionnement.
2) Une fois que l'approche a été déterminée, la documentation appropriée doit être élaborée :
 l'énoncé des exigences sera perfectionné, la méthode d'évaluation sera déterminée, les critères
d'évaluation seront élaborés et le tout sera examiné avec l'autorité contractante;
 l'approbation du chargé de projet sera demandée en ce qui concerne l'engagement de fonds en vertu
de l'article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques;
 la LVERS sera remplie;
 une trousse d'information sera fournie à l'autorité contractante, qui demandera les pouvoirs
nécessaires pour la demande de soumission;
 l'autorité contractante examinera la requête et la documentation des éléments afin d'assurer l'intégrité
du processus de passation des contrats, par exemple :
- elle s'assurera que la date de clôture des soumissions ou des propositions des
fournisseurs est raisonnable,
- elle vérifiera l'intégralité de la documentation (aucune marque de commerce ou logo
unique, dont la présence est injustifiée),
- elle posera des questions au responsable technique, soit au gestionnaire de projets ou
à des spécialistes de domaines précis.

18
3) L'autorité contractante confirmera les méthodes d'approvisionnement et les pouvoirs d'approbation des
contrats nécessaires au gestionnaire de projets et préparera la documentation appropriée pour le plan
d'approvisionnement, comme les instructions à l'intention des soumissionnaires, les conditions générales et
toute condition supplémentaire pouvant être requise.
4) La trousse d'information sera traduite : l'énoncé des exigences ainsi que les critères d'évaluation devraient
être envoyés aux services de traduction dès que possible.
5) La trousse d'information sera publiée sur MERX ou envoyée à un nombre restreint de fournisseurs dans le cas
d’un fournisseur unique.
6) L'autorité contractante répondra aux questions des soumissionnaires.
7) Une équipe sera formée afin d'évaluer les propositions individuellement, puis les membres de cette équipe se
réuniront pour parvenir à un consensus ou, si ce n'est pas le cas, ils procéderont à un vote majoritaire.
8) Tous les membres de l'équipe d'évaluation doivent signer une entente de confidentialité et /ou de conflit
d’intérêt.
9) Il faudra préparer l'évaluation des soumissions :
un examen administratif effectué par l'autorité contractante;
un examen technique effectué par des spécialistes;
un rapport sommaire de l'évaluation et des résultats.
10) Le rapport doit être envoyé à l'autorité contractante afin d'obtenir l'approbation des membres de l'équipe
d'évaluation.
11) L'autorité contractante préparera la trousse d'information afin de faire approuver le contrat par le Comité
d'examen des marchés.
12) Toute autre approbation requise pour l'attribution du contrat devra être obtenue.
13) L'autorité contractante attribuera le marché au soumissionnaire retenu.
14) Il faut informer le fournisseur qu'il doit :
 fournir un formulaire Cautionnement d'exécution et un formulaire Cautionnement de paiement de la
main­d'œuvre et des matériaux, habituellement si l'exigence est d'une valeur supérieure à 100 000 $;
 présenter une preuve d'assurance;
 fournir le certificat d'indemnisation des accidentés du travail;
 aborder tout autre enjeu.
15) Il faudra informer les soumissionnaires non retenus, notamment au moyen d'une publication sur MERX, de
leur droit d'obtenir un compte rendu s'ils le souhaitent et des mécanismes de recours dont ils disposent.

4.3.2. Intrants

Plan d'approvisionnement : Se reporter à la section 4.2 pour obtenir des renseignements sur la planification de
l'approvisionnement.

Énoncé des travaux et énoncé des exigences : Se reporter à la section 4.2 pour obtenir des renseignements sur la
planification de l'approvisionnement.

Document de constructions : Il s'agit des plans et des devis préparés par l'expert-conseil en architecture et en génie
(ou par le concepteur interne) d'après le Devis directeur national. Lorsque la DGBI accepte les documents de conception
et de construction et l'estimation fondés (catégorie A) de l'expert-conseil, ces documents sont intégrés à l'appel
d'offres envoyé aux entrepreneurs afin de solliciter des services de construction.

19
Demande de propositions (invitation aux fournisseurs) : Ce document sert à inviter les experts-conseils à présenter
une proposition. Il comprend l'énoncé de projet (exigences techniques) préparé par les gestionnaires de projets ainsi que
les documents juridiques et contractuels préparés par les agents de négociation des marchés. Les gestionnaires de
projets et les agents de négociation des marchés établissent aussi les critères d'évaluation des propositions et du
rendement du proposant retenu.

Système SELECT : TPSGC dresse des listes d'experts-conseils et d'entrepreneurs compétents à l'aide de son système
SELECT. Ce système comprend des données sur, notamment, les compétences, les permis, l'expérience et les
connaissances spécialisées des différentes entreprises. Il est conçu pour les marchés de faible valeur et peut être utilisé
pour les marchés concurrentiels et non concurrentiels d'une valeur maximale de 75 k$ pour A&G et 100k$ pour la
construction.

Toutes les exigences des grands projets d'une valeur supérieure à 75 k$ et inférieure aux seuils des accords
commerciaux doivent être publiées sur le Service électronique d'appels d'offres du gouvernement [SEAOG] afin de
s'assurer que le public a accès aux possibilités en matière d'approvisionnement. Ce service Internet est administré sous
le nom MERX

Documents d'approvisionnement : Ces documents sont utilisés pour inviter les experts-conseils et les entrepreneurs
potentiels à présenter des propositions. On emploie généralement les termes « offre » et « offre de prix » lorsque les
fournisseurs sont sélectionnés en fonction du prix. On utilise le terme « proposition » lorsque la priorité est accordée à
d'autres facteurs, comme les compétences techniques ou l'approche technique. Voici les termes couramment utilisés
pour les différents types de documents d'approvisionnement : invitation à soumissionner, demande de propositions,
demande de prix et demande d'offre à commandes.

Engagement des ressources et des intervenants : Désigner les ressources qui doivent participer au processus
d'évaluation lorsque les offres sont reçues et déterminer toute expertise supplémentaire requise.

Critères d'évaluation : Description des critères qui seront utilisés pour évaluer les offres et les propositions. Le tableau
ci-dessous contient des exemples des critères les plus fréquemment utilisés.

20
Évaluation et pondération des offres et
Rendement
des propositions
Coût Gestion des projets
Gestion des marchés
Projets de
Calendrier
construction
Santé et sécurité

Réalisations des proposants Concept du design


Personnel clé Qualité des résultats
Réalisations des sous-experts Gestion
proposés Calendrier
Services Principe de base et approche de la Coût
d'architecture et de conception
génie Compréhension du projet
Portée des services
Gestion des services
Coût

Les propositions des entrepreneurs et des experts-conseils seront classées en fonction des critères décrits dans la
demande de propositions. De plus, des exposés et des exemples de projets antérieurs ou de services déjà rendus par le
proposant peuvent être utilisés pour évaluer les compétences et la qualité des services de ce dernier. Les critères
peuvent comprendre un examen de l'expérience du proposant et la vérification de ses références.

Atouts du processus organisationnel (politiques) : TPSGC a établi des procédures pour l'évaluation des offres et des
propositions. Ces évaluations permettent d'obtenir l'approbation technique des gestionnaires de projets et l'approbation
contractuelle des agents de négociation des marchés avant d'attribuer les contrats. À la DGBI, on fait couramment appel
à un comité d'évaluation des experts-conseils officiel pour l'examen des propositions de services d'architecture et de
génie. Les AMI agissent à titre d'administrateurs du comité lors des réunions présidées par la DGBI tandis que les
spécialistes de la DGBI se chargent de la pondération des propositions.

4.3.3 Outils et techniques


Conférence des soumissionnaires : Au besoin, des conférences des soumissionnaires sont tenues avant la réception
des offres et des propositions afin de s'assurer que les experts-conseils et les entrepreneurs potentiels ont une
compréhension claire et commune des exigences du projet, sur les plans technique, contractuel et environnemental,
notamment. Ces conférences peuvent être tenues expressément pour les experts-conseils ou les entrepreneurs et les
fournisseurs.

Les soumissionnaires seront alors invités à participer à une séance d'information sur les exigences au cours de laquelle
ils auront l'occasion de poser des questions. Ces séances sont habituellement tenues lorsque l'exigence est complexe et
que le client souhaite s'assurer que les soumissionnaires et les proposants potentiels comprennent quelles sont les
attentes. Un compte rendu sera préparé, puis publié sur MERX si l'exigence a été publiée sur MERX. Lorsque l'exigence
a été envoyée à des soumissionnaires invités précis, tous ces soumissionnaires recevront le compte rendu, qu'ils aient
participé à la séance d'information ou non. En règle générale, il n'est pas nécessaire que les soumissionnaires soient
présents à la séance : ils peuvent y participer par téléconférence.

Visite d'appréciation du travail : Les soumissionnaires invités sont conviés à visiter les lieux de travail, ce qui leur
permet d'observer eux-mêmes l'environnement de travail. Souvent, ces visites sont l'occasion de connaître le prix des
entrepreneurs pour des réparations mineures ou des travaux d'entretien.

21
Publicité : Le SEAOG constitue en fait un tableau d'affichage électronique, sur lequel on diffuse les avis de projet de
marché pour inviter les entreprises admissibles à déposer des propositions. Dans les régions éloignées où le SEAOG
n'est pas accessible, TPSGC diffuse des publicités dans des publications générales, comme les journaux, ou des
publications spécialisées, comme les revues professionnelles.

Méthode de sélection : Il faut définir la méthode de passation de marchés sélectionnée dans le cadre du marché. On fait
normalement appel à la méthode de conception-soumission-construction. Les gestionnaires de projets demandent
aux entrepreneurs de présenter des offres puisqu'ils savent quels travaux doivent être effectués et comment ils doivent
l'être. Les compétences techniques constituent un critère obligatoire et le coût représente le critère d'évaluation le plus
déterminant lorsque le marché est accordé à la soumission recevable la moins-disante sur le plan technique.
Toutefois, en ce qui concerne les experts-conseils en architecture et en génie, les gestionnaires de projets utilisent une
demande de propositions afin de favoriser la concurrence et l'ingéniosité des proposants. Ils précisent les travaux à
exécuter, le calendrier, la raison d'être du projet, mais non les méthodes de travail. La DBGI lance une demande de
propositions lorsqu'elle cherche une solution à un problème et qu'elle s'attend à ce que les solutions proposées soient
variées et difficiles à évaluer. Les critères obligatoires, les critères cotés et le coût seront évalués. Le coût NE constitue
PAS le critère d'évaluation principal; la sélection finale du proposant devrait être fondée sur un processus plus complet
axé à la fois sur le mérite technique et le prix.

Formulaires et documents contractuels types : Les principaux documents contractuels et formulaires types à utiliser
seront déterminés en consultation avec l'agent de négociation des marchés. Ces documents sont décrits dans les
sections précises se rapportant à chaque type de contrat.

Négociation des marchés : Les clauses normalisées des marchés, élaborées en collaboration avec l'Association
canadienne de la construction et les associations professionnelles, portent notamment sur les responsabilités et les
pouvoirs, les lois et les modalités applicables, les approches de gestion des activités et les approches techniques, le
financement des marchés et les prix. Se reporter au Guide des CCUA sur le site Web de TPSGC.

Système de pondération : Il s'agit d'une méthode utilisée pour évaluer les critères qualitatifs en vue de réduire au
minimum la subjectivité lors de la sélection d'un fournisseur. Ce système attribue un coefficient de pondération à chacun
des critères d'évaluation, évalue les proposants d'après chaque critère, multiplie le coefficient de pondération par la cote
attribuée au proposant, puis calcule le total des résultats pour obtenir la note globale.

Système de présélection : Ce système établit les exigences minimales à respecter pour un ou plusieurs critères
d’évaluation. Par exemple, le proposant pourrait avoir proposé les services d’un gestionnaires de projets possédant des
®
compétences précises, par exemple un PMP , avant qu’on puisse étudier le reste de sa proposition.

Estimations indépendantes : Pour tous les biens et services qu'elle achète, la DGBI prépare ses propres estimations
indépendantes afin de vérifier les prix proposés. Des écarts importants par rapport à ces estimations peuvent indiquer
que l'énoncé de projet ou l'énoncé des travaux était inadéquat ou encore que le proposant a mal compris l'énoncé de
projet ou qu'il n'y a pas totalement répondu.

4.3.4 Extrants
Offres : Il s'agit des offres présentées par les entrepreneurs en vue de fournir les services précisés moyennant un certain
prix. Dans le cadre de contrats de construction de plus de 100 k$, le soumissionnaire doit déposer un cautionnement de
soumission ou toute autre garantie de soumission acceptable avec son offre. L'entrepreneur auquel on attribue le contrat
doit ensuite remplacer la garantie de soumission par un cautionnement de paiement de la main­d'œuvre et des matériaux
et par un cautionnement d'exécution ou toute autre garantie contractuelle satisfaisante. L'entrepreneur peut devoir
répondre à d'autres exigences connexes, par exemple en ce qui concerne les assurances ou les attestations de santé et
de sécurité.

Propositions : Il s'agit des documents préparés par les experts-conseils pour décrire les compétences de leur entreprise
et confirmer qu'ils sont disposés à fournir les produits demandés au coût proposé. Les propositions sont préparées
conformément aux exigences des documents d'approvisionnement pertinents et peuvent être complétées par un exposé
oral.
22
Les méthodes adoptées dans le domaine immobilier sont décrites dans la section traitant des exigences particulières.

Les marchés à fournisseur unique peuvent être utilisés pour tous les types de marché SEULEMENT si le marché en
question respecte au moins une des exceptions de l'article 10.2.1 de la Politique sur les marchés et de l'article 6 du
Règlement sur les marchés de l'État :

la dépense estimative n'est pas supérieure à 25 k$ ou à 100 k$, lorsque le marché porte sur des services
d'architecture et de génie;
il faut répondre à des besoins pressants, et un retard serait préjudiciable à l'intérêt public (se reporter au
« processus d'attribution des marchés d'urgence » de la DGBI);
en raison de la nature des travaux, il ne serait pas dans l'intérêt public de lancer un appel d'offres, par exemple,
pour des raisons de sécurité;
les cas où le marché ne peut être exécuté que par une seule personne ou une seule entreprise. Remarque : Les
gestionnaires de projets devraient prendre connaissance de l'article 6 du Règlement concernant les marchés de
l'État.

Contrat de construction ou accord avec l'expert-conseil : Ces documents doivent être signés par le représentant
autorisé de l'entreprise et l'agent de négociation des marchés auquel le pouvoir d'approbation des marchés a été délégué.
Le marché signé représente l'obligation juridique qui lie les deux parties; l'expert-conseil ou l'entrepreneur doit fournir les
services précisés et la DGBI doit payer pour ces services. Comme les marchés de biens immobiliers sont normalisés,
l'examen, l'approbation et la signature des documents s'inscrivent normalement dans le cadre d'un processus courant.
REMARQUE : Sauf en cas d'extrême urgence, lorsqu'un seul proposant est invité à présenter une proposition, il faut généralement publier un préavis
d'adjudication de contrat (PAC) dans le SEAOG durant une période de 15 jours civils. Ce préavis informe les autres entreprises de
l'intention du gouvernement d'attribuer le marché à un fournisseur unique et offre à ces dernières la possibilité d'informer l'autorité
contractante que d'autres entreprises sont en mesure de répondre à l'exigence, le cas échéant.

4.4 Administration du marché

L'administration du marché permet de s'assurer que le rendement de l'entrepreneur ou de l'expert-conseil est conforme
aux exigences du contrat. Dans le cadre de grands projets concernant plusieurs parties et experts, il est primordial de
gérer les contacts entre les différents fournisseurs.

En raison du caractère juridique des relations contractuelles, l'équipe de projet doit connaître parfaitement les implications
juridiques des mesures prises dans le cadre de l'administration du marché. Lorsque des experts-conseils sont embauchés
pour fournir des services de gestion de projets, ils peuvent recommander à la DGBI d'adopter certaines mesures, sans
toutefois pouvoir autoriser les contrats, les engagements, les modifications, les autorisations de modification ou les
paiements, puisqu'ils ne sont ni des employés ni des « mandataires » de TPSGC. L'administration des marchés consiste
à appliquer les processus pertinents de gestion de projets aux relations contractuelles et à intégrer les extrants de ces
processus dans l'ensemble de la gestion du projet. Cette intégration et cette coordination se déroulent souvent à
différents niveaux et font intervenir différents experts-conseils et entrepreneurs ainsi que divers services. La DGBI
encourage la communication ouverte avec les experts-conseils et les entrepreneurs en vue d'expliquer ces processus.

Les processus clés sont les suivants :

Exécution du plan de projet : Autoriser les travaux de l'expert-conseil ou de l'entrepreneur dans les délais appropriés.
Rapports sur le rendement : Surveiller les coûts, le calendrier et le rendement technique de l'expert-conseil ou de
l'entrepreneur.
Contrôle de la qualité : Inspecter et vérifier la pertinence des services de l'expert-conseil ou de l'entrepreneur.
Contrôle des modifications : S'assurer que les modifications sont approuvées en bonne et due forme et que tous ceux
qui doivent les connaître sont au courant de ces modifications.

23
Les modalités de paiement sont définies dans le marché et indiquent un lien particulier entre l'avancement des travaux de
l'entrepreneur et de l'expert-conseil.

4.4.1 Activités
1. Réunion de planification préliminaire : L'entrepreneur, l'autorité contractante, le gestionnaire de projets et le
client établissent les rôles et les responsabilités du client et examinent l'énoncé des exigences afin de
s'assurer que toutes les parties comprennent, dès le début du contrat, le rôle qu'elles joueront au cours du
processus.
2. Dès que le contrat est en place, le gestionnaire de projets gère l'exécution des travaux.
3. L'avancement du contrat est surveillé et tous les éléments sont consignés.
4. Les problèmes sont résolus dès qu'ils surviennent. Le problème et la solution apportée pour le résoudre
sont consignés; une copie du document doit être envoyée à l'autorité contractante. Si le problème ne peut
pas être résolu, demander l'aide du gestionnaire principal de projets ou du gestionnaire régional, puis
demander le soutien de l'agent de négociation des marchés.
5. Si un problème persiste, communiquer avec l'agent de négociation des marchés ou l'Unité de prévention et
de gestion des réclamations pour obtenir des conseils avant de discuter avec l'entrepreneur ou
l'expert-conseil.
6. En ce qui concerne les autorisations de modification traitées avec l'autorisation de la DGBI, il faut remplir
un registre des autorisations de modification, puis le présenter à l'autorité contractante.
7. En ce qui concerne les autorisations de modification traitées avec l'autorisation des AMI, il faut remplir un
registre des autorisations de modification, puis le présenter à l'agent de négociation des marchés pour qu'il
l'approuve.
8. Les autorisations de modification ou les enjeux pouvant survenir ultérieurement doivent être consignés au
dossier.
9. Toutes les mesures, les conversations téléphoniques et les réunions doivent être consignées.
10. Les parties doivent s'assurer d'exercer uniquement les pouvoirs qui leur ont été délégués par leur
superviseur.
11. Au fur et à mesure que les travaux progressent et que les factures sont reçues, il faut s'assurer que le
calendrier est respecté.
12. Les factures, contenant le codage financier, relatives aux travaux effectués conformément aux modalités de
paiement du marché doivent être approuvées.
13. Lorsque les travaux sont terminés, l'entrepreneur doit fournir une liste des lacunes et une liste des
garanties.

4.4.2 Intrants
Produits livrables : Il s'agit des services de l'expert-conseil ou de l'entrepreneur. Il faut indiquer les produits livrables qui
sont terminés et ceux qui ne le sont pas, la mesure dans laquelle les normes de qualité sont respectées, les coûts
engagés, etc. Les produits livrables sont définis dans l'énoncé des travaux (se reporter aux sections Planification de
l'approvisionnement et Réalisation du processus d'approvisionnement). Ces renseignements font l'objet d'un suivi
durant l'exécution du plan de projet.

Demandes de modification : Des modifications peuvent devoir être apportées aux modalités du marché ou à la
description du projet à réaliser. Le cas échéant, il est impératif d'obtenir l'approbation des AMI. Puisque les marchés sont
normalisés, comme il a été convenu avec l'industrie, des modifications devraient rarement être apportées aux modalités.
Dans l'éventualité où les services de l'expert-conseil ou de l'entrepreneur seraient insatisfaisants, diverses solutions
s'offrent aux gestionnaires de projets (se reporter à la section Clauses appropriées), comme la résolution de conflits, la
24
révocation du droit de l'entrepreneur d'exécuter les travaux ou la résiliation du marché. Les modifications contestées, soit
celles sur lesquelles l'expert-conseil ou l'entrepreneur et l'équipe de gestion du projet ne peuvent s'entendre lorsqu'il s'agit
de verser des indemnités, s'appellent des réclamations, des différends ou des appels.

Factures de l'expert-conseil ou de l'entrepreneur : Les factures, également appelées « demandes de paiement


progressif », sont envoyées chaque mois afin de demander le paiement des services rendus. Les exigences de
facturation, ainsi que tout document à l'appui nécessaire, sont définies dans le contrat.

4.4.3 Outils et techniques


Système de contrôle des modifications apportées au marché : Ce système définit le processus selon lequel on peut
modifier le marché. Il comprend la documentation, les systèmes de suivi, les procédures de résolution des conflits et les
niveaux d'approbation nécessaires pour autoriser les modifications. Ce système devrait être intégré avec le système de
contrôle des modifications apportées au projet. Le Secteur de la capitale nationale a mis sur pied une Unité de gestion
des modifications de marché, qui est centralisée et qui fournit un processus d'assurance de la qualité.
Inspections et vérifications : Chaque énoncé des travaux et énoncé des exigences devraient comprendre des critères
d'acceptation et d'inspection permettant d'établir les normes d'acceptation des produits et des services. Aux termes de
l'exigence de vérification précisée dans chaque marché, lorsque les travaux auront été exécutés, l'option de vérification
sera offerte à l'acheteur pendant une période donnée.
Rapports sur le rendement : Ces rapports fournissent aux gestionnaires des renseignements sur la mesure dans
laquelle l'expert-conseil ou l'entrepreneur réalise efficacement les objectifs du marché. Les rapports sur le rendement du
marché devraient être intégrés aux rapports sur le rendement du projet. TPSGC, en collaboration avec l'Association
canadienne de la construction et les associations professionnelles d'architectes et d'ingénieurs, a établi des critères
génériques de mesure du rendement.
Système de paiement : Le système des comptes fournisseurs de TPSGC permet d'administrer les sommes à verser aux
experts-conseils et aux entrepreneurs. Ce système doit comprendre les examens et les approbations pertinentes de
l'équipe de gestion du projet et doit respecter les pouvoirs financiers et de passation de marchés délégués du Ministère.

4.4.4 Extrants
Documents contractuels: Les modalités du marché doivent être consignées dans un document qui précise divers
aspects du marché, comme les avis, les avertissements en cas de rendement insatisfaisant, les modifications au marché
et les éclaircissements. Le Secteur de la capitale nationale a mis sur pied l'Unité de gestion des modifications de marché,
qui est centralisée et qui fournit un soutien en matière de gestion de projets en ce qui concerne l'analyse et le règlement
des réclamations.
Gestion des réclamations : L’Unité de prévention et de gestion des réclamations assiste les GP dans l’analyse et la
résolution des réclamations contractuelles.
Modifications au marché : Les modifications (approuvées ou non) sont retournées au moyen du processus
d'approvisionnement ou de planification de projet approprié. Le plan de projet ou tout document pertinent devrait refléter
toutes les modifications.
Demandes de paiement : On présente des demandes de paiement pour les services rendus. Le responsable technique
certifie les services ou leur progression à ce jour et en recommande le paiement. Le paiement réel est effectué par
l'administrateur financier, puis est entré dans le système des comptes fournisseurs de TPSGC. La séquence de
paiements débute normalement par plusieurs demandes de paiement progressif mensuelles, qui sont suivies d'un
certificat provisoire d'achèvement et d'un certificat définitif d'achèvement après les périodes de garantie. Le marché
précise les modalités à respecter avant le versement des paiements : déclarations solennelles, certificats de décharge,
etc.

25
4.5 Clôture du marché

La clôture du marché consiste à vérifier les résultats (en s'assurant que tous les travaux ont été exécutés correctement et
de manière satisfaisante) et à exercer des activités administratives de clôture (en mettant à jour les dossiers afin qu'ils
reflètent les résultats finaux et en archivant les renseignements aux fins d'utilisation future). Les procédures relatives à la
clôture du marché sont précisées dans les modalités du marché. La DGBI a élaboré des exigences précises pour ce qui
est des documents à l'intention de ses gestionnaires de projets.

4.5.1 Activités
1. Évaluer le travail de l'entrepreneur et de l'expert-conseil et examiner le rendement et les compétences de ceux-ci
avec l'autorité contractante (remplir le Formulaire du rapport d'évaluation du rendement de
l'entrepreneur PWGSC-TPSGC 2913 et consultant PWGSC-TPSGC 2913-1).
2. S'assurer que le système financier est harmonisé au dossier du projet en ce qui concerne les documents et la
piste de vérification.
3. Préparer les Leçons apprises

4.5.2 Intrants
Documents contractuels : Ces documents comprennent, entre autres, le marché lui-même ainsi que tous les
calendriers auxiliaires, les modifications au marché demandées et approuvées, les documents techniques élaborés par
l'expert-conseil ou l'entrepreneur, les rapports sur le rendement, les documents financiers, comme les factures et les
registres des paiements, ainsi que des documents faisant état des résultats des inspections se rapportant au marché.

4.5.3 Outils et techniques


Vérifications des approvisionnements : Il s'agit d'examens structurés du processus d'approvisionnement, de la
planification de l'approvisionnement jusqu'à l'administration du marché. L'objectif de ces vérifications consiste à cibler les
succès, les échecs, les leçons apprises, etc., dont il faudra tenir compte dans d'autres projets de TPSGC.

4.5.4 Extrants
1. Gestion des dossiers et dossier contractuel : Un ensemble complet de documents indexés qui seront intégrés
au dossier définitif du projet doit être préparé.

2. Acceptation et clôture officielles : L'organisation responsable de l'administration du marché devrait envoyer à


l'expert-conseil et à l'entrepreneur un avis officiel écrit les informant de la fin du marché. Les exigences relatives à
l'acceptation et à la clôture officielles sont définies dans le marché.

5.0 Délégation de pouvoirs


La délégation de pouvoirs fournit les types et les limites des pouvoirs délégués à un poste précis. Ces pouvoirs sont
ensuite délégués aux fondés de pouvoirs du ministre et du sous-ministre au sein du Ministère. La loi ne permet pas
qu’une personne autre que le ministre et le sous-ministre délègue des pouvoirs. Le ministre et le sous-ministre délèguent
leurs pouvoirs aux agents du Ministère, à la condition que les pouvoirs ainsi délégués soient appliqués uniquement dans
le respect des limites des responsabilités de ces fondés de pouvoirs. Par exemple, dans le cadre de la LGFP, le ministre
est seul habilité à approuver les marchés et les demandes de paiement et est responsable de toutes les décisions
financières et administratives du Ministère. Dans les cas où le ministre délègue ses pouvoirs à des agents du Ministère,
l'objectif consiste à confier des pouvoirs adaptés à leurs besoins opérationnels.

26
Quatre grands paramètres de la délégation des pouvoirs influent sur le champ et l'étendue de l'exercice de ces pouvoirs.
En particulier, les pouvoirs délégués :
le sont à des échelons hiérarchiques précis;
s'accompagnent de limites précises fixées pour les opérations et sont soumis à des restrictions imposées par la
direction;
sont soumis à d'autres limites ou restrictions énoncées dans les lois, les règlements, les politiques et les
directives du Conseil du Trésor, les directives du Receveur général du Canada et celles de TPSGC;
se limitent aux activités autorisées par les lois et approuvées par le sous-ministre, activités décrites dans les
documents officiels du Ministère pour ce qui est de la mission, des plans opérationnels et des budgets.

5.1 Délégation de pouvoirs (barème 2) – Pouvoirs des Biens immobiliers

http://source.tpsgc-pwgsc.gc.ca/gos/delegation/sch2_f.html

5.2 Délégation de pouvoirs (barème 3) – Pouvoirs des Approvisionnements en matière de


services communs

http://source.tpsgc-pwgsc.gc.ca/gos/delegation/chap7toc_f.html

Gestion des approvisionnements pour les services d'architecture et de


génie
6.1 Méthodes d'approvisionnement

L'autorité contractante des Services de l'attribution des marchés immobiliers (AMI) lance les appels d'offres pour les
marchés de services d'architecture et de génie à fournisseur unique ou concurrentiels. Le formulaire 9200, Demande de
biens et de services, est obligatoire pour tous les marchés de services d'architecture et de génie. Pour les marchés dont
la valeur estimative est inférieure au seuil de l'Accord de libre-échange nord-américain (ALENA), on utilise le système
SELECT, système de sélection des fournisseurs selon le principe de la rotation de Travaux publics et Services
gouvernementaux Canada (TPSGC). Pour les marchés dont la valeur est supérieure à ce seuil, une demande de
propositions est publiée dans le Service électronique d'appels d'offres du gouvernement (SEAOG), le babillard
électronique pour la publication des appels d'offres publics sur Internet.

Le principal facteur à prendre en considération au moment de choisir une méthode de sélection est la valeur prévue des
services de consultation. Cependant, d'autres facteurs devraient être pris en considération, comme la complexité et le
caractère particulier du projet ou le délai associé à un processus de sélection particulier.

Le gestionnaire de projets et les AMI ont la responsabilité conjointe de s'assurer qu'un mécanisme approprié de sélection
des experts-conseils est utilisé. Comme le coût estimatif des services demandés constitue le critère principal dictant le
choix d'une méthode de sélection, il est très important d'établir la portée du projet et les honoraires professionnels
connexes avant de procéder à un appel d'offres en vue d'obtenir des services de consultation.

Une fois que les paramètres techniques et financiers du projet ont été établis, le gestionnaire de projets devrait discuter
de la méthode d'acquisition des services avec l'agent de négociation des marchés. Bien qu'il lui incombe de choisir, en
dernier lieu, le processus de sélection des experts-conseils, le gestionnaire de projets doit respecter les politiques
gouvernementales ou les seuils prévus dans les accords commerciaux applicables, qui imposent des contraintes quant à

27
l'utilisation d'une méthode donnée. Dans de nombreux cas, ce sont ces contraintes qui déterminent la méthode à
employer.

Les contraintes imposées par les politiques ministérielles et les accords commerciaux sont passées en revue
périodiquement et surveillées étroitement par différentes autorités compétentes. Le gestionnaire de projets a la
responsabilité de communiquer avec l'agent de négociation des marchés pour s'assurer que ce dernier dispose de
renseignements à jour sur les seuils établis dans les politiques et les accords commerciaux. Les marchés ne doivent pas
être divisés dans le but de se soustraire aux obligations contenues dans les accords et politiques applicables.

La pertinence des ententes ouvertes ou des offres à commandes devrait être étudiée attentivement. En plus de
déterminer la portée des services d'un projet, le gestionnaire de projets doit s'assurer que les travaux proposés
correspondent à la portée des services initialement définie dans l'entente ou l'offre.

Les marchés de services d'architecture et de génie seront attribués en raison de besoins précis au moyen du processus
du système SELECT ou d'un formulaire de justification du fournisseur unique ou d'un processus concurrentiel sur le
SEAOG, comme il est décrit ci-dessus.

6.1.1 Appel de propositions au moyen du SEAOG


Afin d'optimiser l'accès aux marchés publics fédéraux, les services de consultation en architecture et en génie dont la
valeur est égale ou supérieure à 75 k$ sont publiés dans le SEAOG. Ce service Internet est administré par la Banque de
Montréal sous le nom MERX.

Trois processus d'appel d'offres peuvent être adoptés pour les marchés soumis aux accords commerciaux :

1- Appel d'offres ouvert


Ce processus est utilisé lorsqu'un avis de projet de marché est annoncé publiquement. Toute personne ou entreprise
admissible peut alors présenter une proposition.

2- Appel d'offres sélectif


Ce processus comprend deux étapes, donc deux publications dans le SEAOG. Tout d'abord, les proposants soumettent
une lettre d'intérêt ou un énoncé de qualités. Ensuite, on demande aux proposants retenus par suite de la première étape
de présenter des propositions détaillées. D'autres proposants peuvent toutefois participer à la deuxième étape. Ce
processus est rarement utilisé, car il est extrêmement laborieux et n'offre aucun avantage comparativement aux autres
processus.

3. Appel d'offres limité


Les appels d'offres limités ne peuvent être utilisés que dans des conditions particulières (c.-à-d.dans le cas d'une urgence
extrême découlant d'événements imprévisibles). Lorsque le recours à ce processus est considéré comme justifié, un ou
plusieurs proposants sont invités à présenter des propositions. Lorsqu'on invite un seul soumissionnaire ou proposant à
présenter une proposition, il faut généralement publier un préavis d'adjudication de contrat (PAC) dans le SEAOG pour
une durée de 15 jours civils. On donne ainsi l'occasion aux autres entreprises intéressées de contester les motifs de
sélection d'un fournisseur unique.

Remarque : L'appel d'offres ouvert est le processus privilégié pour l'acquisition de services d'architecture et de génie.
La section ci-après présente les deux méthodes d'appel d'offres qui respectent les principes de l'appel d'offres ouverts. Ces deux méthodes consistent à
publier une seule fois le projet de marché dans le SEAOG.

6.1.1.1 Demande de propositions en deux étapes (concurrentiel)


On utilise cette méthode dans la plupart des projets dont le total des honoraires professionnels prévus pour l'ensemble de
leur durée est supérieur au seuil fixé par l'ALENA (75 k$). Le projet de marché et le document de demande de
propositions sont publiés dans le SEAOG. Les experts-conseils intéressés peuvent consulter et acheter le document de

28
demande de propositions, qui renferme des renseignements sur le projet ainsi que sur le processus de présentation et
d'évaluation.

En raison de la nature qualitative de l'industrie des services d'architecture et de génie, la présentation de propositions
complètes exige énormément de temps, d'efforts et d'argent de la part des sociétés d'experts-conseils. Pour éviter que
ces dernières n'aient à débourser des sommes importantes dans la préparation de soumissions pour des projets de
TPSGC, le Ministère a traditionnellement recours à une demande de propositions en deux phases pour les services
d'architecture et de génie. Ainsi, lors de la « première phase », les entreprises obtiennent des points en fonction de leurs
réalisations antérieures et de l'expérience de l'équipe d'experts-conseils qu'elles proposent. Selon les résultats obtenus,
les entreprises sont mieux outillées pour décider si elles doivent passer à la « seconde phase » du processus et
présenter, à leurs frais, des propositions complètes.

La seconde phase comporte deux volets :


 l'évaluation des propositions soumises par les proposants;
 le classement final des proposants, selon une formule préétablie, après l'évaluation de tous les aspects de leur
proposition (p. ex., expérience, proposition technique et coûts des services).
Remarque : Un document de demande de propositions générique pour la sélection en deux phases des experts-conseils pour les services
multidisciplinaires d'architecture et de génie a été élaboré conjointement par les Services d'architecture et de génie et les AMI. Ce
document est considéré comme un « document évolutif » et sera mis à jour au besoin.
Les documents sont disponibles à la Gestion des services professionnels et techniques (Services professionnels)

6.1.1.2 Demande de propositions en une phase (concurrentiel)


Pour certains services dont la valeur est inférieure ou égale à 150 k$, il est possible d'organiser un appel de propositions
en une phase lorsque toutes les conditions ci-après sont respectées.
Le recours à ce type de demande de propositions doit être approuvé par le directeur (gestionnaire régional dans les
régions); les honoraires prévus devraient être inférieurs à 150 k$ (y compris les débours, les montants préapprouvés pour
modifications proposées, la TPS/TVH) et la proposition doit répondre à au moins un des quatre critères prédéterminés :
a) les services requis font intervenir une seule discipline;
b) on ne prévoit pas intéresser un grand nombre d'experts-conseils et les travaux sont hautement spécialisés;
c) le coût estimatif des services de consultation est inférieur à 150 k$;
d) un document d'approbation doit être rempli.

Cette méthode permet d'évaluer l'expérience des proposants ainsi que leur proposition lors de la même phase.

6.1.2 Offres à commandes (concurrentiel)


Les offres à commandes représentent l'une des diverses options offertes aux gestionnaires de projets pour passer des
marchés afin d'obtenir les services des experts-conseils, en plus des services de soutien à la gestion de projet des
ressources internes de la Direction générale des biens immobiliers (DGBI). Les associations professionnelles
d'architecture et de génie du Canada ont demandé qu'on adopte un système de « guichet unique » lorsqu'on fait appel à
leurs services au moyen d'une commande subséquente à une offre à commandes individuelle. La DGBI a donc établi un
processus pour que les offres à commandes soient gérées et obtenues en fonction des différents services, comme les
services d'aménagement intérieur et de gestion de projets ou d'autres services des centres d'expertise au sein de la
DGBI. Comme les offres à commandes doivent répondre aux divers besoins des clients, des projets et des gestionnaires
de projets, on a établi une séparation de rôles transparente, équitable et sans liens de dépendance entre la gestion des
projets individuels et les offres à commandes, afin d'exercer un contrôle centralisé.

Lors de l'attribution de marchés de services professionnels et techniques liés aux biens immobiliers, les rôles et les
responsabilités de l'expert-conseil et du gestionnaire de projets doivent être clairement définis et doivent suivre les
relations habituelles.

29
6.1.3 Utilisation du système SELECT
Le système SELECT est une base de données qui regroupe les professionnels de l'architecture, du génie et d'autres
disciplines connexes. Il contient des renseignements sur les compétences et l'expérience de ces professionnels. Il génère
des listes d'une ou de plusieurs entreprises dont le profil correspond au profil défini par le gestionnaire de projets.

On peut utiliser le système SELECT tant dans le cadre de processus de sélection concurrentiels que dans le cadre de
processus non concurrentiels.

 Un seul nom (non concurrentiel), pour les services d'une valeur de 10 k$ à 50 k$


Le système SELECT génère le nom d'une seule entreprise dont le domaine et l'expérience répondent aux exigences du
projet. Ce choix doit être validé par le gestionnaire de projets.

 Trois noms (non concurrentiel), pour les services d'une valeur égale ou inférieure à 10 k$
Le système SELECT génère une courte liste de trois entreprises qualifiées. Le gestionnaire de projets détermine ensuite
laquelle de ces entreprises est la plus disposée et la plus apte à fournir les services.

 Mini-appel de propositions (concurrentiel), pour les services d'une valeur de 50 k$ à 75 k$


Le système SELECT peut également être utilisé pour faire une présélection des entreprises qui peuvent être invitées à
présenter une proposition. Le système génère habituellement une liste de cinq noms. Cependant, dans les cas où le
bassin d'entreprises répondant aux exigences du profil du projet est limité, trois noms sont jugés acceptables. Une fois
que le gestionnaire de projets a validé les noms générés par SELECT, les proposants qui souhaitent prendre part au
processus de sélection reçoivent un document de demande de propositions préparé par les AMI. Ce document contient
une description du projet et des services à fournir, une présentation des processus de soumission et de sélection, ainsi
que les conditions de tout marché subséquent.

Une équipe de sélection de TPSGC évalue ensuite les propositions recevables en fonction des critères établis dans la
demande de propositions. Sous réserve de certaines précisions, le cas échéant, le marché est attribué au proposant
ayant obtenu le meilleur résultat lors de l'évaluation.

En recourant au système SELECT pour solliciter des propositions, on élimine la perception selon laquelle les proposants
ont été choisis de façon préférentielle.

6.1.4 Ententes ouvertes (non concurrentiel)


 Services d'une valeur totale d'un maximum de 50 k$
 Engagement individuel à acheter des services d'une valeur maximale de 25 k$
Les ententes ouvertes visent à s'assurer que les experts-conseils sont disponibles immédiatement pour fournir des
services précis, répétitifs et de faible valeur lorsque la portée des services ne peut pas être définie préalablement avec
suffisamment de certitude. Dans le cadre d'une entente ouverte, l'expert-conseil fournit des services en fonction des
besoins. Les AMI tiennent à jour le nombre d'ententes ouvertes conclues avec des experts-conseils à l'aide du système
SELECT. Ces ententes ont une durée précise, soit deux ans habituellement. En règle générale, la valeur maximale d'une
entente ouverte n'excède pas la limite ministérielle fixée pour l'utilisation non concurrentielle de SELECT, qui est
actuellement de 50 k$.

Une liste des ententes ouvertes en vigueur peut être obtenue auprès des AMI.

6.1.5 Fournisseur unique (non concurrentiel)


Dans des circonstances exceptionnelles (p. ex. pour des raisons de sécurité publique, de sécurité nationale ou d'extrême
urgence), on peut faire appel à un expert-conseil sans concurrence, à titre de fournisseur unique. On peut aussi recourir à
un fournisseur unique lorsqu'on a démontré qu'un seul fournisseur ou qu'une seule entreprise est en mesure de fournir les
30
services requis. Sauf dans de rares exceptions, par exemple dans un cas d'extrême urgence, on diffuse dans le SEAOG
un préavis d'adjudication de contrat (PAC) publié pour faire savoir au secteur privé que le gouvernement a l'intention de
solliciter une seule offre et de négocier avec une seule entreprise.
Remarque : Le recours à un fournisseur unique doit être parfaitement justifié et les approbations requises doivent être obtenues avant de prendre
des engagements dans le cadre d'un marché de ce type.

6.1.6 Modifications au contrat de l'expert-conseil en services d'architecture et de génie


Les modifications au contrat de l'expert-conseil en services d'architecture et de génie ne seront accordées que
dans les cas où des travaux supplémentaires sont requis dans le cadre d'un marché établi au préalable et que de ces
travaux dépend directement le respect de la portée initiale, ou en raison de retards imprévus. Si des exigences
supplémentaires sont formulées, ces modifications devraient être soumises à une exigence subséquente, à moins
qu'elles ne limitent directement la capacité de réaliser le mandat initial.
Remarque : Dans certaines régions, pour apporter une modification, le groupe d'entreprises exige la présentation d'un formulaire 9200 modifié.
Dans le Secteur de la capitale nationale, il faut remplir un formulaire abrégé.

- Date de fin du contrat de l'expert-conseil : Il est très important que le gestionnaire de projets s'assure que, au besoin, la date de fin
du contrat de l'expert-conseil est modifiée. Autrement, le marché sera considéré comme clos.

31
6.1.7 Ratification
Définition : Approbation ou autorisation verbale de commencer les travaux donnée par une personne non autorisée,
situation qui nécessite que la personne détenant le pouvoir d'approbation approprié donne, après coup, son
approbation.

Remarque : Pour obtenir l'approbation de l’AMI, les gestionnaires de projets et les gestionnaires de projets principaux doivent préparer un document
justificatif qui présente les raisons pour lesquelles le marché est modifié, et chercher à obtenir l'approbation du directeur avant de
demander une modification du marché.

Se reporter à la section 8.5 pour consulter les procédures.

6.2 Procédures relatives aux services d'architecture et de génie


6.2.1 Activités
1) Discuter avec l'autorité contractante de la façon dont les contrats seront attribués. L'autorité contractante
donnera une orientation sur :
 le recours aux services de fournisseurs concurrents ou d'un fournisseur unique;
 la justification du recours aux services d'un fournisseur unique;
 la justification de l'utilisation d'un appel d'offres restreint, sur invitation seulement;
 la publication d'une demande de qualification, d'une demande de propositions ou d'une invitation à
soumissionner sur MERX;
 l'utilisation du système SELECT;
 l'utilisation d'offres à commandes;
 l'utilisation d'arrangements en matière d'approvisionnement.
2) Une fois que l'approche a été déterminée, la documentation appropriée doit être élaborée :
 l'énoncé des exigences sera perfectionné, la méthode d'évaluation sera déterminée, les critères
d'évaluation seront élaborés et le tout sera examiné avec l'autorité contractante;
 l'approbation du chargé de projet sera demandée en ce qui concerne l'engagement de fonds en vertu
de l'article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques;
 la liste de vérification des exigences relatives à la sécurité sera remplie;
 une trousse d'information sera fournie à l'autorité contractante, qui demandera les pouvoirs
nécessaires pour lancer l'invitation aux fournisseurs;
 l'autorité contractante examinera la requête et la documentation des éléments afin d'assurer l'intégrité
du processus de passation des marchés, par exemple :
- elle s'assurera que la date de clôture des soumissions ou des propositions des
fournisseurs est raisonnable,
- elle vérifiera l'intégralité de la documentation (aucune marque de commerce ou logo
unique, dont la présence est injustifiée),
- elle posera des questions au responsable technique, soit au gestionnaire de projets soit
à des spécialistes de domaines précis.
3) L'autorité contractante confirmera les méthodes d'approvisionnement et les pouvoirs d'approbation des
contrats nécessaires au gestionnaire de projets et préparera la documentation appropriée pour le plan
d'approvisionnement, comme les instructions à l'intention des soumissionnaires, les conditions générales et
toute condition supplémentaire pouvant être requise.

32
4) La trousse d'information sera traduite : l'énoncé des exigences ainsi que les critères d'évaluation devraient
être envoyés aux services de traduction dès que possible.
5) La trousse d'information sera publiée sur MERX ou envoyée à un nombre restreint de fournisseurs.
6) L'autorité contractante répondra aux questions des soumissionnaires.
7) Une équipe sera formée afin d'évaluer les propositions individuellement, puis les membres de cette équipe se
réuniront pour parvenir à un consensus ou, si ce n'est pas le cas, ils procéderont à un vote majoritaire.
8) Tous les membres de l'équipe d'évaluation doivent signer une entente de confidentialité.
9) Il faudra préparer l'évaluation des soumissions :
- un examen administratif effectué par l'autorité contractante;
- un examen technique effectué par des spécialistes;
- un rapport sommaire de l'évaluation et des résultats.
10) Le rapport est préparé par l’autorité contractante afin d'obtenir l'approbation des membres de l'équipe
d'évaluation.
11) Toute autre approbation requise pour l'attribution du contrat devra être obtenue.
12) L'autorité contractante attribuera le marché au soumissionnaire retenu.
13) Il faudra informer les soumissionnaires non retenus, notamment au moyen d'une publication sur MERX, de leur
droit d'obtenir un compte rendu s'ils le souhaitent et des mécanismes de recours dont ils disposent.

6.2.2 Faire affaire /Énoncé de projet


Description
Le présent document doit être utilisé de pair avec l’énoncé de projet (également appelé cadre de référence), les deux
documents étant complémentaires. Le cadre de référence présente les exigences propres à un projet tandis que ce sont
plutôt des renseignements communs à l’ensemble des projets qui figurent au présent document. En cas de contradiction
entre les deux documents, les exigences de cadre de référence l’emportent sur celles du présent document.
L'énoncé de projet est la composante principale de la demande de propositions utilisée par la DGBI pour les demandes
de services d'architecture et de génie. Il doit décrire suffisamment en détail les services devant être fournis par
l'expert-conseil et peut comprendre des renseignements généraux sur le projet, la portée et l'échéancier des travaux,
ainsi que des données sur le site et les concepts propres au projet, pour permettre à l'expert-conseil d'amorcer son
travail.

Le Secteur de la gestion des services professionnels et techniques devrait être mis à contribution dès le début du projet,
car il peut apporter du soutien et garantir que les aspects techniques sont clairement définis. L'investissement de temps
requis pour la rédaction d'un énoncé de projet précis, concis, complet et clair en vaut la peine, car il permettra de réduire
le nombre de demandes de clarifications, de modifications, d'honoraires supplémentaires et de prolongations de
l'échéancier, ainsi que les éventuels problèmes pour les intervenants. En général, le processus de conception est
considéré comme un exercice de résolution de problème. Pour permettre l'élaboration de solutions appropriées, les
paramètres du problème doivent être clairement définis, tout comme les contraintes connues et les risques associés.

Remarque : Faire affaire avec la DGBI et un échantillon de l’énoncé de projet est disponible à la Gestion des services
professionnels et techniques (Services professionnels)

Composantes de l'énoncé de projet

Description du projet : La description du projet définit le problème et les paramètres de projet, soit le délai
d'exécution, le budget, le programme, les concepts, les objectifs, les priorités et les méthodes. Elle permet à
l'équipe de projet de prendre des décisions plus éclairées. C'est la responsabilité de la DGBI et du

33
client-utilisateur de fournir les renseignements exigés d'une façon précise et concise. Les experts-conseils seront
invités à démontrer dans leur proposition ce qui, selon eux, constitue les problèmes liés au projet (compréhension
du problème) afin de démontrer au client que la solution proposée correspond bien aux problèmes posés
(définition du problème).

Description des services : La description des services définit le type de services attendu de l'expert-conseil et
de son équipe de projet, en ce qui concerne les disciplines professionnelles et la capacité de prestation de
services. Cette section devrait décrire quel niveau d'efforts et de service est attendu de l'expert-conseil, et non
pas de quelle façon il assurera les services. L'expert-conseil devra démontrer dans sa proposition comment les
services seront fournis et pourquoi l'équipe proposée est la meilleure. Cette section devrait refléter les exigences
du projet et nécessite une coordination et une intégration de tous les renseignements pertinents.

Administration du projet : L'administration du projet définit les détails du contexte et des processus
administratifs du projet pour l'expert-conseil et son équipe.

REMARQUE : On ne retrouve dans cette section que les exigences qui ne sont pas déjà décrites spécifiquement dans des documents officiels, tels que
les Normes d'aménagement des locaux du gouvernement du Canada et le Devis directeur national.

34
6.2.3 Activités d'approvisionnement pour les services d'experts-conseils en architecture et en génie

ACTIVITÉS D'APPROVISIONNEMENT POUR LES SERVICES D'EXPERTS-CONSEILS EN ARCHITECTURE ET EN GÉNIE

(Transmettre à la Division des services d'experts-conseils de l’attribution des marchés immobiliers [AMI])

Généralités 

 Un formulaire 9200 rempli, y compris le numéro de demande complet, les renseignements financiers
incluant la TPS/TVH, et les signatures requises dans les cases 15, 17, 18 et 19
 Un plan de gestion des risques rempli conformément au plan de projet, qui doit être propre au contrat
et ne devrait comprendre aucun autre risque associé au projet
 Une liste de vérification des exigences relatives à la sécurité, qui doit être signée, qu'elle soit requise ou
non, et qui doit correspondre au numéro du formulaire 9200

Achat ou marché utilisant le système SELECT

 Une définition détaillée de la portée des services


 Un formulaire SELECT – Demande de services d'expert-conseils rempli (Remarque : Inscrire le code postal
de l'emplacement du projet, et non pas un code postal du gouvernement tel que K1A 0M3.)
Besoin concurrentiel affiché dans le Service électronique d’appels d’offres du gouvernement (p. ex. une
demande de propositions ou une demande d'offre à commandes)

 Un exemplaire de l'énoncé de projet présenté selon le modèle de la Direction générale des biens
immobiliers (DGBI).
 Une ébauche de la section de l'énoncé de projet portant sur les présentations et l'évaluation, qui décrit les
Documents requis

critères d'évaluation qui seront utilisés


Commande subséquente à une offre à commandes ou engagement à acheter des services dans le cadre
d'une entente ouverte

 Une définition détaillée de la portée des services


Une proposition d'expert-conseil acceptable :
- indiquant l'importance de l'effort par catégorie de personnel;
- comprenant des renseignements sur tout sous-expert-conseil proposé, y compris un exemplaire des taux
proposés, et des renseignements sur les dépenses projetées;
- comprenant une déclaration par laquelle le gestionnaire de projets signataire indique qu'il a examiné la
proposition;
- indiquant que les taux et les frais sont identiques à ceux mentionnés dans l'offre à commandes;
- indiquant que le gestionnaire de projets juge que la proposition est conforme sur le plan technique;
- indiquant que l'effort précisé correspond aux travaux à réaliser.
 Des exemplaires des documents d'approbation si des approbations de la DGBI sont requises à l'interne

 Une liste de vérification des commandes subséquentes à une offre à commandes remplie

Modification d'une commande subséquente ou d'un contrat existant

 Un formulaire abrégé de la DGBI rempli et acheminé par l'intermédiaire de l’Unité de gestion des
modifications de marché
 Une définition détaillée de la portée des services supplémentaires
 La proposition détaillée de l'expert-conseil
 Une déclaration du gestionnaire de projets indiquant que la proposition a été examinée et qu'elle est
équitable et raisonnable

Remarque : Se reporter à l’Annexe C pour la version téléchargeable

35
6.3 Caractère juridique du rôle de l'expert-conseil pour les contrats d'architecture et de
génie

Les relations entre les propriétaires d'immeubles et leurs experts-conseils peuvent être très complexes. Dans le secteur
privé, l'expert-conseil joue souvent le rôle de « mandataire » du propriétaire, en exerçant ses pouvoirs et en passant des
marchés qui deviennent exécutoires.

Au gouvernement fédéral, dans les marchés immobiliers de TPSGC, les experts-conseils ne sont pas mandataires de
l'État et on ne leur confie pas de pouvoir leur permettant de dépenser des fonds publics ni de passer des marchés au
nom de TPSGC. Ces fonctions sont déléguées au gestionnaire de projets en vertu de la Loi sur la gestion des finances
publiques et des dispositions législatives ministérielles.

Ces modalités sont également énoncées dans les conditions générales des contrats des experts-conseils en architecture
et en génie, qui stipulent que l'expert-conseil est embauché pour exécuter des services consultatifs et qu'il N'est PAS
embauché à titre d'employé ou de mandataire de l'État (TPSGC).

Le mandataire « est celui qui est autorisé par un tiers (le mandant) à intervenir pour lui; le mandant lui confie le soin
d'exercer des activités. Le rôle du mandataire consiste à exécuter, à modifier, à orienter ou à résilier les obligations
contractuelles entre le mandant et les tiers et à en constater l'exécution. »

Cependant, dans certains cas, on peut penser que les experts-conseils sont des « mandataires » de TPSGC et il peut y
avoir des cas où les tribunaux peuvent juger que l'expert-conseil est un « mandataire » de TPSGC, par ce qu'il dit ou par
ce qu'il fait.

Pour savoir si l'expert-conseil est vraiment un mandataire de TPSGC, on doit examiner le caractère véritable de l'entente
et les circonstances exactes de la relation. On ne peut établir une relation entre le mandant et un « mandataire » que par
convention (conclue expressément ou implicitement) entre ces derniers. Le mandant par préclusion est un exemple de la
création d'une relation sans convention expresse. C'est ce qui se produit lorsque quelqu'un (le gestionnaire de projets
intervenant au nom de TPSGC) se conduit de manière à faire croire à quelqu'un d'autre (l'entrepreneur) qu'un tiers
(l'expert-conseil) est habilité à agir en son nom. Si l'entrepreneur conclut des opérations avec l'expert-conseil par suite de
ce qui précède, ce dernier pourrait être considéré comme un « mandataire » de TPSGC, qui pourrait être tenu
responsable des ententes conclues entre l'expert-conseil et l'entrepreneur.

Les entrepreneurs ne connaissent généralement pas le marché conclu avec l'expert-conseil à moins d'être informés des
limites particulières des pouvoirs de l'expert-conseil, et ils peuvent à juste titre considérer que ce dernier est autorisé à
prendre toutes les mesures nécessaires pour s'acquitter des obligations qu'il est expressément autorisé à assumer. Ainsi,
l'expert-conseil pourrait être considéré comme un « mandataire » de TPSGC dans certains cas, ce qui est problématique
pour TPSGC.

À titre de « mandataire », l'expert-conseil a, selon la loi, le pouvoir de modifier les rapports entre TPSGC et les tiers (les
entrepreneurs). Autrement dit, si l'expert-conseil donne pour instruction à l'entrepreneur de faire des travaux qui ne sont
pas autorisés par TPSGC, ce dernier pourrait être appelé à payer ces travaux. Cette situation doit être évitée.

Afin de s'assurer que l'expert-conseil N’est PAS perçu en tant que mandataire ou employé de TPSGC, le gestionnaire de
projets devrait :

 lors d'une réunion de planification préliminaire, expliquer et insister sur les articles CG A1 et CG A15 des conditions
générales dès la première réunion avec l'expert-conseil, en particulier s'il doit fournir des services pendant de
longues périodes dans le cadre des travaux de construction;
 faire connaître clairement, à tous les entrepreneurs et à tous les experts-conseils, la nature exacte des rôles, des
responsabilités et des pouvoirs des experts-conseils;
 s'assurer que l'expert-conseil communique avec l'entrepreneur par son entremise dans tous les cas, y compris pour
interpréter le marché, transmettre des directives ou demander des changements. L'expert-conseil énonce des

36
recommandations à partir desquelles le gestionnaire de projets peut prendre une décision éclairée (toutefois, c'est ce
dernier qui doit prendre ultimement les décisions);
 ne jamais confier ses responsabilités à l'expert-conseil;
 démontrer clairement à l'entrepreneur qu'il (le gestionnaire de projets) est responsable du projet, en s'occupant des
questions qui requièrent son attention (par son comportement et dans ses communications, il ne devrait pas laisser
entendre que l'expert-conseil est un « mandataire »);
 connaître le contenu de la demande de propositions, du marché, de l'offre à commandes ou de l'entente ouverte et
examiner en détail toutes les autorisations de modification et tous les avis de modification proposés;
 participer à toutes les réunions et passer en revue les procès-verbaux pour s'assurer qu'ils sont exacts. S'il ne peut
participer à une réunion, il doit examiner le procès-verbal de celle-ci et en discuter avec l'expert-conseil. Bien qu'on
puisse confier à l'expert-conseil le soin de dresser le procès-verbal des réunions, le gestionnaire de projets doit le
passer en revue et l'approuver s'il est d'accord avec le contenu;
 exercer le droit de rejeter les recommandations ou d'annuler les décisions adoptées par l'expert-conseil et d'accepter
ou de rejeter des travaux, sans tenir compte des recommandations de ce dernier;
 résoudre rapidement les problèmes qui surgissent. Si un problème a un caractère spécialisé ou technique, le
gestionnaire de projets doit demander conseil à un tiers. Si on lui donne des conseils contradictoires, il doit consulter
divers experts professionnels ou techniques au sein de TPSGC;
 demander l'aide de l'Unité de prévention et de gestion des réclamations afin de résoudre les différends si les
rapports entre l'expert-conseil et l'entrepreneur deviennent litigieux.

6.4 Formulaires, modèles et listes de vérification relatifs aux marchés d'architecture et de


génie
Se reporter à l'Annexe B – Formulaires, modèles et listes de vérification relatifs aux activités d'approvisionnement

B.1. B.1. 9200-Demande de biens et de services, et construction – PWGSC/TPSGC 9200 (PDF : 208 Ko)

B.2. Liste de vérification des exigences relatives à la sécurité (LVERS) – TBS/SCT 350-103
B.3. Formulaire de renseignements sur le projet
Se reporter à l'Annexe C – Formulaires, modèles et listes de vérification relatifs aux services d'architecture et de génie

Formulaires :
C.1. Formulaire de demande et d'approbation – Demande de propositions en une étape et en une phase
pour des services d'architecture et de génie
C.2. SELECT – Demande de services d'expert – PWGSC/TPSGC 154-1
C.3. SELECT – Formulaire du rapport d'évaluation du rendement de l'expert-conseil (FREREC)
PWGSC/TPSGC 2913-1
Listes de vérification :
C.4. Activités d'approvisionnement pour les services d'experts-conseils en architecture et en génie
C.5. Liste de vérification des offres à commande

37
7.0 Gestion des approvisionnements pour les services professionnels et
techniques
7.1 Méthodes d'approvisionnement

Bien que les Services de l'attribution des marchés immobiliers (AMI) demeurent l'autorité contractante principale, la
Direction générale des biens immobiliers (DGBI) peut exercer ses propres pouvoirs délégués en matière de passation de
marchés pour retenir des services professionnels et techniques (autres que des services d'architecture et de génie), tels
que le dessin technique, la gestion de projets, l'évaluation des terrains, la planification de la gestion des biens,
l'établissement de rapports sur l'état des immeubles, l'estimation des coûts, les services financiers, l'analyse du sol, la
prestation de cours de formation, les services de facilitateur, etc. Les services de préservation du patrimoine et certains
services environnementaux et archéologiques spécialisés, auxquels on peut faire appel à l'aide du système SELECT,
constituent des exceptions à la règle. Lorsqu'on ne peut pas utiliser le système SELECT, on doit vérifier si des ressources
qualifiées sont inscrites dans les Services professionnels en ligne.
Ce Guide de la gestion des marchés de TPSGC, publié par Gestion ministérielle du matériel, doit être utilisé lors de
l'exercice du pouvoir de passation des marchés au sein de la Direction générale. La DGBI peut utiliser son propre pouvoir
de passation des marchés pour les marchés à fournisseur unique ou concurrentiels dont la valeur maximale est de
25 000 $.
Pour les exigences qui dépassent le pouvoir délégué du gestionnaire, celles-ci devraient être transmises à la Direction
générale des approvisionnements, qui aidera le gestionnaire de projets à déterminer le meilleur outil pour répondre à ses
besoins. Le formulaire 9200, Demande de biens et de services, est obligatoire pour tous les services professionnels et
techniques qui ont fait l'objet d'une demande de services d'approvisionnement aux AMI. Pour les marchés dont la valeur
est supérieure à ce seuil, une demande de propositions est publiée dans le Service électronique d'appels d'offres du
gouvernement (SEAOG), le babillard électronique pour la publication des appels d'offres publics sur Internet.
La détermination de la procédure de passation de marchés sera fondée sur la valeur et le type de besoins découlant des
exigences.

Les marchés de services professionnels et techniques seront attribués pour répondre à des besoins précis,
notamment au moyen du processus des Services professionnels en ligne, du recours, justifié, aux services d'un
fournisseur unique ou d'un processus concurrentiel à l'aide du SEAOG, comme il est décrit ci-dessus.

Méthode d’évaluation pour les marchés de services professionnels et techniques sont utilisés lorsqu'il faut
s'adresser à des experts-conseils pour faire faire des analyses de sol ou établir des rapports sur l'état des immeubles, par
exemple. Le personnel de la DGBI choisit des entreprises en fonction de leur connaissance de l'industrie. L'une des
méthodes utilisées est l'évaluation des critères obligatoires, puis des critères techniques cotés. Le ratio entre le prix et le
mérite technique est ensuite calculé. Par exemple, si les compétences techniques sont évaluées, le ratio entre le mérite
technique et le prix peut être de 75/25. Le prix peut alors être coté comme suit :

On attribuera à la proposition de prix la moins-disante une cote de prix de 100.


On attribuera respectivement à la deuxième, troisième, quatrième et cinquième proposition de prix les
cotes de prix de 80, 60, 40 et 20. On attribuera la cote de prix de zéro à toutes les autres propositions de
prix.
On multipliera la cote de prix par le pourcentage applicable pour établir la note de prix, soit 25 % dans le
présent exemple.

Des modifications aux marchés de services professionnels et techniques ne seront publiées que dans les cas où
des travaux supplémentaires sont requis dans le cadre d'un marché établi au préalable et que de ces travaux dépend
directement le respect de la portée initiale, ou en raison de retards imprévus. Si des exigences supplémentaires sont
formulées, ces modifications devraient être soumises à une exigence subséquente, à moins qu'elles ne limitent
directement la capacité de réaliser le mandat initial.

38
7.2 Procédures relatives aux services professionnels et techniques

Lors de l'attribution de marchés de services professionnels et techniques liés aux biens immobiliers, les rôles et les
responsabilités de l'expert-conseil et du gestionnaire de projets doivent être clairement définis et doivent suivre les
relations habituelles.

Les entreprises qui offrent des services tels que le dessin technique, la gestion de projets, l'évaluation des terrains, la
planification de la gestion des biens, l'établissement de rapports sur l'état des immeubles, l'estimation des coûts, les
services financiers, l'analyse du sol, la prestation de cours de formation, les services de facilitateur, etc. ne figurent pas
dans le système SELECT de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC). Par conséquent, ces
marchés sont attribués selon une variété de méthodes. Lorsqu'elle exerce son pouvoir de passation de marchés pour
obtenir de tels services, la DGBI utilise un processus d'approvisionnement et d'établissement de rapports générique.
L'utilisation de ce processus permet d'atténuer le manque d'uniformité et d'assurer ce qui suit :
le respect et l'application uniforme de l'article 5, Appel d'offres, du Règlement concernant les marchés de
l'État et de la Politique sur les marchés;
la protection des intérêts de TPSGC et du gouvernement du Canada;
l'atténuation des risques et la réduction des responsabilités;
l'entretien de relations normalisées avec les entreprises du secteur privé;
l'établissement de rapports précis.

Se reporter au Guide de la gestion des marchés de TPSGC, publié par Gestion ministérielle du matériel, pour obtenir des
instructions détaillées.

7.3 Formulaires, modèles et listes de vérification relatifs aux services professionnels et


techniques
Se reporter à l'Annexe B – Formulaires, modèles et listes de vérification relatifs aux activités d'approvisionnement

B.1. Demande de biens et de services, et construction – PWGSC-TPSGC 9200

B.2. Liste de vérification des exigences relatives à la sécurité (LVERS) – TBS/SCT 350-103
B.3. Formulaire de renseignements sur le projet

Se reporter à l'Annexe D – Formulaires, modèles et listes de vérification relatifs aux services professionnels et techniques

Formulaires :
D.1. Marché de services professionnels et techniques (Formulaire abrégé) – PWGSC/TPSGC 173
D.2. Contrats de services professionnels et techniques – PWGSC/TPSGC 414
D.3. Liste de vérification concernant la relation employeur-employé – PWGSC/TPSGC 563
Modèles :
D.4. Modèle de lettre de modification de marché pour les services professionnels et techniques
D.5. Modèle de lettre d'adjudication de marché pour les services professionnels et techniques
Listes de vérification :
D.6. Liste de vérification des activités de gestion de projet

39
8.0 Gestion des approvisionnements pour les services de construction
Selon les exigences, de nombreux processus et outils sont disponibles pour l'attribution de marchés de services de
construction, qu'il s'agisse de projets de faible valeur dans les limites des pouvoirs des gestionnaires de projets ou de
projets complexes à risque élevé. La présente section décrit les processus les plus simples pour les projets à faible risque
les moins complexes. Toutefois, la prochaine section porte sur les différentes combinaisons des types d'exigences
relatives aux projets de conception-construction et de gestion des marchés.

8.1 Méthodes d'approvisionnement

La méthode d'approvisionnement utilisée pour les services de construction devrait faire partie intégrante de la planification
d'un projet. Il est particulièrement important qu'un processus de soumission soit établi, en collaboration, par le
gestionnaire de projets et les équipes responsables de la passation de marchés au début de l'élaboration d'un projet.
TPSGC utilise deux processus de soumission distincts pour lancer des appels d'offres et évaluer les propositions des
soumissionnaires :

1. appels d'offres, au moyen d'une invitation à soumissionner ou d'une demande de prix;


2. appels de propositions, au moyen d'une demande des propositions, d'une demande d'offre à commandes ou d'une
demande d'arrangement en matière d'approvisionnement.

Les appels d'offres peuvent être utilisés lorsque la portée des travaux à exécuter dans le cadre du marché est fixe et
limitée. Les soumissionnaires sont invités à présenter les prix qu'ils demandent pour réaliser les travaux. L'objectif de
TPSGC est d'obtenir le la conformité technique et la plus basse soumission et le prix acceptable le plus bas pour les
travaux demandés.

La grande majorité des services de construction liés aux projets de TPSGC sont acquis au moyen d'un appel d'offres, qui
est lancé par voie d'une annonce publique ou à partir des listes de fournisseurs. Le coût estimé des travaux de
construction visés par l'appel d'offres constitue le principal facteur à prendre en considération lorsqu'il s'agit de déterminer
si on aura recours à une annonce publique ou à une liste de fournisseurs.

Les appels de propositions sont utilisés lorsqu'on doit obtenir des services de construction complexes ou pendant de
longues périodes, habituellement au moyen de la méthode de gestion de la construction. Ils sont également utilisés
lorsque la construction ne représente qu'une partie des services requis, comme dans le cas de la méthode de
conception-construction.

Dans le cas des appels de propositions, TPSGC cherche à obtenir de l'expertise et des services de qualité au meilleur
prix possible. Par conséquent, il est essentiel que le niveau d'expertise et de qualité des services requis pour chaque
projet soit d'abord déterminé, puis communiqué clairement aux proposants et, enfin, évalué de façon appropriée par une
équipe de sélection de TPSGC objective et bien informée.

Les objectifs des deux approches sont différents. TPSGC doit fournir des renseignements et du matériel adéquats aux
soumissionnaires afin de s'assurer que ces objectifs puissent être atteints.

Processus de soumission et précision de la portée des services et des coûts estimatifs


Des renseignements suffisants concernant la portée des travaux et les exigences relatives à l'administration et aux
procédures devraient être clairement communiqués à tous les soumissionnaires afin qu'ils puissent préparer une
soumission ou une proposition recevable. Dans la plupart des cas impliquant des appels d'offres, la portée du projet est
définie au moyen d'un ensemble complet de dessins d'exécution et de devis. Pour déterminer si les prix présentés par les
soumissionnaires sont acceptables, les gestionnaires de projets devraient accorder une attention particulière à la
préparation d'une estimation de coût préalable détaillée de catégorie A.

Il existe trois processus d'appel d'offres pour les approvisionnements soumis aux accords commerciaux.

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1. Appels d'offres ouverts
Les appels d'offres ouverts servent à demander des soumissions pour la grande majorité des projets de construction
estimés à 100 000 $ ou plus. Dans le cadre de ce processus, un avis de projet de marché est publié et toute entreprise de
construction admissible peut présenter une soumission.

2. Appels d'offres sélectifs


Le processus d'appels d'offres sélectifs comprend deux publications sur le Service électronique d'appels d'offres du
gouvernement (SEAOG). À la première étape, un avis publié demande aux soumissionnaires ou aux proposants de
soumettre une lettre d'intérêt ou un énoncé de qualités en réponse à l'avis. Au cours de la deuxième étape, les
entreprises retenues à la première étape sont invitées à présenter une soumission ou une proposition détaillée en
réponse à une deuxième publication sur le SEAOG. Toutefois, d'autres soumissionnaires peuvent également répondre à
cette deuxième publication et présenter une soumission ou une proposition. Ce processus est rarement utilisé, car il
demande beaucoup de temps et offre généralement peu d'avantages comparativement aux autres processus d'appels
d'offres.

3. Appels d'offres limités


Dans le cadre de ce processus, un ou plusieurs soumissionnaires ou proposants retenus sont invités à présenter une
soumission ou une proposition. Les appels d'offres limités ne peuvent être utilisés que dans des conditions particulières,
comme dans le cas d'une urgence extrême découlant d'événements imprévisibles. Lorsqu'on invite un seul
soumissionnaire ou proposant à présenter une soumission ou une proposition, il faut généralement publier un préavis
d'adjudication de contrat (PAC) dans le SEAOG pour une durée de 15 jours civils. On donne ainsi l'occasion aux autres
entreprises intéressées de contester les motifs de sélection d'un fournisseur unique.

4. Utilisation du système SELECT


Le système SELECT est une base de données services de construction. Il contient des renseignements sur les
compétences et l'expérience de ces professionnels. Il génère des listes d'une ou de plusieurs entreprises dont le profil
correspond au profil défini par le gestionnaire de projets.

On peut utiliser le système SELECT tant dans le cadre de processus de sélection concurrentiels que dans le cadre de
processus non concurrentiels.

 Non concurrentiel, pour les services d'une valeur jusqu’à 10 k$


Le système SELECT génère le nom de trois entreprises dont le domaine et l'expérience répondent aux exigences du
projet. Ce choix doit être validé par le gestionnaire de projets.

 Mini-appel de propositions (concurrentiel), pour les services d'une valeur de 50 k$ à 75 k$


Le système SELECT peut également être utilisé pour faire une présélection des entreprises qui peuvent être invitées à
présenter une proposition. Le système génère habituellement une liste de cinq noms. Cependant, dans les cas où le
bassin d'entreprises répondant aux exigences du profil du projet est limité, trois noms sont jugés acceptables. Une fois
que le gestionnaire de projets a validé les noms générés par SELECT, les proposants qui souhaitent prendre part au
processus de sélection reçoivent un document de demande de propositions préparé par les AMI. Ce document contient
une description du projet et des services à fournir, une présentation des processus de soumission et de sélection, ainsi
que les conditions de tout marché subséquent.

Une équipe de sélection de TPSGC évalue ensuite les propositions recevables en fonction des critères établis dans la
demande de propositions. Sous réserve de certaines précisions, le cas échéant, le marché est attribué au proposant
ayant obtenu le meilleur résultat lors de l'évaluation.

En recourant au système SELECT pour solliciter des propositions, on élimine la perception selon laquelle les proposants
ont été choisis de façon préférentielle.

41
8.1.1 Méthodes de mise en œuvre de la conception et de la construction
Trois méthodes principales sont actuellement utilisées par la Direction générale des biens immobiliers (DGBI) pour
l'approvisionnement en services de construction dans les installations appartenant à l'État :
la conception-soumission-construction;
la conception-construction;
la gestion de la construction.
Pour aider les autorités contractantes et les responsables techniques à déterminer l'option qui correspond le mieux à
leurs exigences particulières, un tableau de comparaison figure à la suite des descriptions ci-dessous.

8.1.1.1 Description
Les rôles, les relations et les responsabilités des parties contractantes varient considérablement en fonction de chaque
méthode. Il est important que l'équipe du projet choisisse la méthode qui convient le mieux.

Comme il existe plusieurs variantes de chacune des approches, le choix d'une méthode plutôt qu'une autre devrait être
soigneusement analysé par tous les intervenants durant l'élaboration du plan de gestion des risques afin de déterminer
les risques, les avantages et les inconvénients de chaque méthode. Le choix d'une méthode particulière de prestation des
services de construction se fonde sur une analyse des risques déterminés dans le plan, qui pourraient avoir une
incidence sur les principaux objectifs du projet durant les étapes de planification et de mise en œuvre.

Le choix éclairé de l'approche optimale est fondé sur un examen de :

la complexité du projet : (entrepôt = faible, immeuble à bureaux personnalisé = moyenne, service de laboratoire =
élevée);
la priorité des objectifs : le coût du projet par rapport à la date de livraison et à la qualité du produit livré;
le degré de contrôle du projet voulu par le Ministère (conception, qualité des matériaux choisis, etc.).

Chaque méthode comporte des avantages et des inconvénients, et l'une peut convenir davantage à un projet qu'à un
autre. L'équipe de projet doit évaluer le pour et le contre de l'utilisation de chaque méthode pour son projet. TPSGC
choisit habituellement la méthode normalisée de la conception-soumission-construction pour ses projets. Bien que cette
méthode soit moins rapide que les autres, elle fournit à l'équipe de projet un meilleur « niveau d'assurance » au chapitre
des coûts et de la qualité, étant donné que la conception est terminée avant le début des travaux de construction (les
changements devraient être réduits au minimum) et que le concepteur et l'entrepreneur sont différents (risques de conflits
d'intérêts réduits). Pour chacune des trois méthodes d'approvisionnement, la motivation de l'entrepreneur ou du
gestionnaire de la construction à fournir les services et à réaliser les travaux d'une façon efficace, opportune et
concurrentielle est identique et fondée sur les honoraires. Cependant, les conditions générales du marché permettent de
retenir les paiements progressifs et, par conséquent, les honoraires si l'exécution n'est pas satisfaisante. Les méthodes
de gestion de la construction et de conception-construction sont souvent utilisées au sein du secteur privé, mais rarement
à TPSGC, bien que certains documents contractuels propres à un projet aient été élaborés.

8.1.2 Caractéristiques des méthodes de construction

8.1.2.1 Conception-soumission-construction
Cette méthode est généralement utilisée par la DGBI pour obtenir des services de conception et de construction. Dans le
cadre de cette méthode, on a établi des procédures, des marchés, des lois et des précédents qui sont bien connus de
l'industrie de la conception et de la construction. Le processus d'exécution de cette méthodologie est linéaire. On
embauche d'abord un expert-conseil en conception au moyen d'un processus concurrentiel de demande de propositions,
afin qu'il conçoive le projet et qu'il prépare les documents d'appel d'offres relatifs à la conception et à la construction. Les
entrepreneurs présentent ensuite des soumissions concurrentielles en fonction de la portée des travaux décrits dans ces
documents d'appel d'offres, et le contrat de construction est attribué à l'entrepreneur sélectionné. Le Ministère conserve le

42
maximum de contrôle sur le produit final (conception, choix des matériaux) durant le processus de conception. La
confirmation du coût du projet est donnée à la réception des soumissions. En ce qui concerne le délai d'exécution des
différentes approches, cette méthode est généralement celle qui exige le plus de temps, car les travaux de construction
ne peuvent commencer qu'une fois la conception entièrement terminée. Le processus de
conception-soumission-construction sert de point de comparaison lorsqu'il s'agit de déterminer s'il faut adopter d'autres
approches. Les écarts par rapport à la méthode de conception-soumission-construction doivent être recommandés et
justifiés par un gestionnaire principal de projets et approuvés par le Comité consultatif sur l'examen de projets (Secteur de
la capitale nationale et régions) en raison des risques inhérents et des coûts qui s'y rapportent.

8.1.2.2 Gestion de la construction


Cette méthode, qui est une variante novatrice de la méthode de conception-soumission-construction, également connue
sous le nom de « construction en régime accéléré », a récemment été remise en application à la DGBI. La principale
différence entre cette méthode et la méthode de conception-soumission-construction réside dans le fait que la
construction peut commencer peu après le début de la conception. Les avantages immédiats concernent les économies
réalisées dans la période entre la décision de commencer les travaux et la livraison finale. Cette méthode convient aux
projets dans le cadre desquels le délai d'exécution est un élément important. TPSGC effectue deux types de gestion de la
construction :

- gestion de la construction à titre de conseiller;


- gestion de la construction partiellement à risque.

Dans les deux cas, le Ministère fait appel au même moment aux services d'un expert-conseil en conception et d'un
gestionnaire de la construction, mais dans le cadre de contrats distincts. Le gestionnaire de la construction agit à titre
d'expert-conseil pour le Ministère. Lorsqu'il agit à titre de conseiller, le gestionnaire de la construction effectue très peu de
travaux, mais fournit généralement des services de consultation. Par contre, un gestionnaire de la construction
partiellement à risque effectuera les opérations et assumera le rôle qui incombe souvent à un entrepreneur général dans
le cadre d'un projet de conception-soumission-construction standard.

Le Ministère exerce un plein contrôle sur la portée et le budget du projet. Le gestionnaire de la construction travaille en
collaboration avec l'expert-conseil en conception, en tant que membre de l'équipe. Il met à profit son expérience
(faisabilité de la construction, déroulement par étapes, etc.) à mesure qu'évolue la conception. Il assume la responsabilité
du budget et du calendrier dans le respect des limites établies par le Ministère. Des appels d'offres distincts portant sur
les travaux de construction sont lancés par le gestionnaire de la construction ou par les AMI (selon le type de construction
choisi par la direction) à mesure que se termine chaque étape de la conception. La méthode de gestion de la construction
offre la plus grande marge de manœuvre pour ce qui est de la gestion des changements (par exemple, les conditions sur
le chantier) apportés au projet après l'attribution du marché et entraîne le moins de répercussions sur les délais. Bien que
la gestion de la construction ait gagné en popularité, il ne s'agit pas nécessairement de la meilleure méthode à choisir
pour la majorité des projets de TPSGC. Elle peut toutefois constituer le meilleur choix pour certains projets lorsqu'elle est
bien employée et que les risques éventuels sont bien gérés.

8.1.2.3. Conception-construction
Cette méthode est une autre variante de la méthode de conception-soumission-construction. Elle est considérée comme
la méthode d'approvisionnement offrant le meilleur rapport qualité-prix. On fait appel aux services d'un expert-conseil en
conception et d'un entrepreneur, qui travaillent en équipe. Les soumissions concurrentielles offrent une solution novatrice
en matière de conception, axée sur l'industrie, pour répondre aux exigences détaillées du client et aux spécifications
fonctionnelles, qui font état des besoins du propriétaire. Contrairement à la méthode de
conception-soumission-construction et à la méthode de gestion de la construction, qui sont généralement fondées sur les
soumissions basses (coût uniquement) pour l'attribution du marché, la méthode de conception-construction repose sur le
meilleur agencement de la conformité et de l'innovation sur le plan technique et des coûts. La proposition reçue est
généralement élaborée de manière à permettre le début des travaux de construction selon le processus de la gestion de
la construction, ce qui permet de réaliser des économies de temps.

43
À chaque étape de la mise en œuvre, l'entreprise doit montrer qu'elle respecte les spécifications fonctionnelles. Le défi
pour le Ministère consiste à pouvoir décrire le produit fini de façon générique et complète. La marge de manœuvre
nécessaire pour composer avec les changements durant la construction est prévue au marché, qui fait état de taux
unitaires et de sommes. Le Ministère a moins de contrôle sur la conception et le choix des matériaux que dans le cadre
de la méthode de conception-soumission-construction, mais il bénéficie des plus récentes innovations de l'industrie. De
plus, il connaît à l'avance le coût final du projet, qui nécessite moins d'investissement en capital. Les répercussions des
changements apportés au projet après l'attribution du marché sont les mêmes que pour le processus traditionnel de
conception-soumission-construction. La différence réside dans le fait que les modifications sont apportées aux
spécifications plutôt qu'à la solution complète en matière de conception. La méthode de conception-construction convient
aux projets dont la complexité est faible à moyenne-élevée et vise notamment les entrepôts, les gymnases, les écoles et
les nouveaux immeubles à bureaux standard, pour lesquels les coûts et les délais sont des facteurs déterminants.

8.1.3 Tableau de comparaison des méthodes de construction

8.1.3.1 Méthode de construction – Conception-soumission-construction


Avantages
- Possibilité d'améliorer la conception avant d'établir le coût du contrat et de commencer les travaux de construction
- Contrats types, mécanismes de gestion des risques et familiarité au sein des industries de la conception et de la
construction
- Plein contrôle du Ministère sur la conception et la construction

Inconvénients
- Nécessité de déployer des efforts considérables pour déterminer la portée du projet et élaborer la conception
avant la présentation des soumissions et l'établissement des coûts
- Long processus consultatif d'élaboration et d'approbation
- Sensibilité aux changements : les changements apportés à la conception en raison des demandes du client ou
des conditions imprévues sur le chantier durant les travaux de construction sont coûteux (peuvent entraîner des
retards)

Pertinence

- Convient aux projets dont la complexité est moyenne à élevée lorsque les coûts et la qualité sont plus importants
que le délai d'exécution

8.1.3.2. Méthode de construction – Gestion de la construction


Avantages

- Temps d'exécution plus rapide que pour la méthode de conception-soumission-construction (la conception et la
construction s'effectuent en même temps)
- Marge de manœuvre à l'égard des options permettant de gérer les changements liés à la portée du projet après
l'attribution du marché
- Plein contrôle du Ministère sur la conception et la construction
- Nécessité de déployer moins d'efforts pour définir la portée du projet et établir les coûts avant la présentation des
soumissions

44
- Possibilité de tirer profit de l'expérience du gestionnaire de la construction

Inconvénients

- Impossibilité de connaître la valeur finale du contrat avant l'attribution de tous les contrats
- Possibilité que la qualité et les coûts soient touchés
- Méthode récemment remise en application au sein de TPSGC
- Coûts élevés en cas d'interruption du projet ou de retard
- Absence de documents ou de processus contractuels types

Pertinence
- Convient aux projets dont la complexité est faible à moyenne lorsque le délai d'exécution et les coûts sont plus
importants que la qualité

8.1.3.3. Méthode de construction – Conception-construction

Avantages

- Temps d'exécution plus rapide que pour la méthode de conception-soumission-construction


- Possibilité d'établir les coûts dans les soumissions avant l'attribution du contrat et l'entreprise des travaux de
construction
- Moins de clients, donc moins de ressources de gestion nécessaires

Inconvénients

- Nécessité de déployer des efforts considérables pour élaborer les spécifications fonctionnelles avant la
présentation des soumissions et, par conséquent, établir les coûts
- Contrôle restreint du Ministère sur la conception et la construction
- Sensibilité aux changements : les changements apportés aux spécifications fonctionnelles en raison des
demandes du client ou des conditions imprévues sur le chantier durant les travaux de construction sont coûteux
(peuvent entraîner des retards)
- Absence de documents contractuels types
- Processus de soumission coûteux (nécessité de payer des honoraires)

Pertinence

- Convient aux projets dont la complexité est moyenne lorsque les facteurs déterminants sont le délai d'exécution
et les coûts

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8.2 Procédures relatives aux services de construction
8.2.1 Activités d'approvisionnement pour les services de construction

ACTIVITÉS D'APPROVISIONNEMENT POUR LES SERVICES DE CONSTRUCTION

(Transmettre à la Division des services de construction des Services de l’attribution des marchés immobiliers [AMI])

Généralités 

 Un formulaire 9200 rempli, y compris le numéro de demande complet, les renseignements financiers
incluant la TPS/TVH, et les signatures requises dans les cases 15, 17, 18 et 19
 Un plan de gestion des risques rempli conformément au plan de projet, qui doit être propre au contrat et
ne devrait comprendre aucun autre risque associé au projet
 Une liste de vérification des exigences relatives à la sécurité, qui doit être signée même si elle n'est pas
requise

 Une estimation fondée anciennement appelée « estimation de catégorie A »

 Une demande d'appel d'offres en construction (PWGSC/TPSGC 500) remplie et signée

Achat ou marché utilisant le système SELECT

 Un ensemble complet de documents de construction portant sur le Faire affaire avec la DGBI.
Documents requis

 Un formulaire SELECT – Demande de services d'expert rempli (Remarque : Inscrire le code postal de
l'emplacement du projet, et non pas un code postal du gouvernement tel que K1A 0M3.)

Besoin concurrentiel affiché dans le SEAOG

 Un ensemble complet de documents de construction portant sur les exigences de l'énoncé de devis de la
DGBI
 Les documents de construction doivent être publiés en format bilingue; toutefois, la présentation initiale
aux AMI peut être unilingue au cours du processus d'examen.

Autorisations de modification

 Une copie du formulaire abrégé de la DGBI initialement approuvé (Secteur de la capitale nationale
seulement)
 Un formulaire d'autorisation de modification rempli, dans lequel les travaux supplémentaires sont décrits
en détail

 La proposition détaillée de l'entrepreneur

 Une déclaration de l'expert-conseil confirmant que le prix est juste et raisonnable

 Une déclaration du gestionnaire de projets indiquant que l'autorisation de modification a été examinée
et que l'effort et la proposition qui en découle sont équitables et raisonnables

Remarque : Se reporter à l’Annexe E pour la version téléchargeable

46
8.3 Rencontre préalable aux travaux de construction

On doit s'assurer que la documentation et les renseignements sur les travaux de construction fournis par le gestionnaire
de projets aux entrepreneurs à la réunion préalable aux travaux de construction sont récents, pertinents et uniformes, afin
de protéger les intérêts de TPSGC et de donner à tous les membres de l'équipe du projet des directives uniformes.

Les réunions préalables aux travaux de construction se tiennent à la suite de l'attribution d'un marché de construction, et
on ne devrait pas les confondre avec les réunions d'examen de soumission (qu'on appelle aussi « réunions préalables à
l'attribution »), et qui ont lieu, au besoin, avant l'attribution d'un marché. Les réunions d'examen de soumission sont
rarement requises. Elles se tiennent sous la présidence de l'agent de négociation des marchés avec le gestionnaire de
projets qui agit à titre de conseiller pour toutes les questions techniques. Ces réunions d'examen de soumission devraient
servir à évaluer si l'entrepreneur comprend les exigences techniques du projet ou à déterminer toute question ou
exigence essentielle à la bonne réalisation du projet.

La DGBI a la responsabilité de garantir que tous les entrepreneurs sont traités de façon uniforme, juste et raisonnable en
ce qui concerne l'information et la documentation qui leur sont remises aux réunions préalables aux travaux de
construction. Une pratique uniforme permettra de réduire les frustrations et les ambiguïtés en ce qui concerne les rôles et
les responsabilités des membres de l'équipe du projet, de réduire le manque d'efficacité subséquent dans la réalisation
des projets et, éventuellement, de réduire l'exposition aux risques et aux problèmes de responsabilité.

En vue d'aider le gestionnaire de projets à mener une réunion préalable aux travaux de construction réussie, et en vue de
promouvoir une pratique nationale uniforme relativement à ces réunions, on a élaboré un formulaire de renseignements
sur les projets et une liste de vérification pour cette réunion.

Cette trousse de documentation fournit une liste des points de discussion pertinents et aide à promouvoir l'uniformité au
sein de la DGBI, à réduire les risques et les responsabilités, à mettre en évidence les rôles et les responsabilités des
membres de l'équipe du projet et à améliorer la communication.

La rencontre devrait réunir l'expert-conseil ou le concepteur à l'interne (le cas échéant), le client, l'entrepreneur général, le
gestionnaire de la mise en service et l'agent de négociation des marchés (le cas échéant). Les participants devraient
passer en revue chacun des points indiqués dans les annexes, et une copie du procès-verbal de la réunion devrait être
remise à tous les membres de l'équipe. Il est très important de veiller à ce que les membres de l'équipe du projet puissent
consulter facilement lors de cette réunion un exemplaire complet du marché signé, en particulier les conditions générales.

8.3.1 Liste de vérification pour la rencontre préalable aux travaux de construction


Tous les formulaires requis seront mis à la disposition de l'entrepreneur.

8.3.1.1 Responsabilités
L'entrepreneur est obligé de réaliser le projet conformément à l'ensemble des modalités du contrat, et de respecter la
date d'achèvement précisée dans la lettre d'attribution du marché. S'il est établi que le respect de la date d'achèvement
est crucial, l'entrepreneur devrait discuter des répercussions que pourrait entraîner le non-respect de cette exigence, y
compris du processus relatif aux prolongations de délai et les dédommagements pour les retards d'exécution.
L'entrepreneur doit fournir la main­d'œuvre, l'outillage et les matériaux et surveiller les sous­traitants comme il est décrit
dans le contrat. TPSGC est obligé de payer l'entrepreneur, au fur et à mesure des travaux, conformément aux modalités
du contrat.

8.3.1.2 Communications
On doit indiquer à l'équipe de projet quel employé de la DGBI sera désigné représentant ministériel (conformément au
contrat standard de construction de TPSGC). Cette responsabilité est normalement celle du gestionnaire de projet,
cependant, elle pourrait être celle du gestionnaire principal de projets, de l'agent de projet, etc. L'ensemble des

47
communications requises doit être diffusé uniquement par cette personne, et l'entrepreneur (directeur de travaux) doit
correspondre uniquement avec cette personne et suivre les conseils de cette dernière. Ni le client, ni un autre membre de
l'équipe du projet ne correspondront avec l'entrepreneur ou les sous-traitants à cet égard ni ne lui adresseront
d'instructions. L'entrepreneur devrait faire savoir à tous les sous-traitants que TPSGC ne traitera pas directement avec
eux, sauf :

 selon les modalités précisées à l'article CG 5.8 « Réclamations contre et obligations de la part de l’entrepreneur
ou d’un sous-traitant » des conditions générales;
 pour faire respecter les exigences en matière de sécurité. Pour des motifs de diligence raisonnable, TPSGC ne
peut pas ignorer les questions de sécurité de première nécessité.

Si l'entrepreneur ou les sous-traitants reçoivent des instructions ou des demandes de renseignements de responsables
différents du gestionnaire de projets, ils ne devraient pas y donner suite (l'entrepreneur devrait transmettre
immédiatement ces demandes au gestionnaire de projets). Tous les participants devraient être conseillés concernant les
rôles de l'expert-conseil ou du concepteur à l'interne, du client et de l'agent de négociation des marchés qui exerce les
pouvoirs du Canada dans le cadre du marché. Il est très important que le directeur de travaux de l'entrepreneur soit
désigné et que son rôle soit défini conformément au marché.

8.3.1.3 Calendrier des travaux de construction


Conformément aux exigences du marché, l'entrepreneur devra soumettre au gestionnaire de projets un calendrier des
travaux comprenant le programme de travaux et les échéances. Ce calendrier doit respecter le format et le type précisés
dans les documents contractuels et devra être accepté par le gestionnaire de projets.

8.3.1.4 Ventilation des coûts


L'entrepreneur ne pourra recevoir des paiements que lorsqu'il aura soumis au gestionnaire de projets une ventilation
complète des coûts du marché. La ventilation des coûts, qui est assujettie à l'examen et à l'approbation du gestionnaire
de projets, constitue le fondement de tous les paiements contractuels. Le formulaire 1792, Demande de paiement
progressif – Ventilation des coûts, doit être utilisé. On devrait examiner, le cas échéant, la méthode permettant de calculer
la valeur à verser pour les matériaux sur le chantier, et déterminer les sites qui sont disponibles pour l'entreposage des
matériaux, qu'ils soient loués ou qu'ils appartiennent à l'État. On devrait aviser l'entrepreneur que les « matériaux sur le
chantier » peuvent être remboursés séparément même s'ils ne figurent pas dans la ventilation des coûts. L'entreposage
des matériaux sur les sites qui n'appartiennent pas à l'État ou qui ne sont pas loués peut être assujetti aux privilèges des
créanciers (on peut se servir des baux temporaires).

8.3.1.5 Sous-traitance
L'entrepreneur doit établir les parties des travaux à sous-traiter et déterminer les sous-traitants à qui il prévoit les confier,
conformément à l'article CG 3.6 « Sous-traitance » des conditions générales; il ne peut remplacer un sous-traitant déjà
embauché sans l'autorisation écrite du gestionnaire de projets. Il est à noter que le contrat exige des sous-traitants qu'ils
respectent les mêmes modalités que celles précisées dans le contrat en question.

8.3.1.6 Paiements progressifs


Des paiements progressifs seront versés chaque mois à l'entrepreneur en fonction de la valeur des travaux achevés. La
valeur des matériaux livrés, acceptés et protégés adéquatement sur le site peut aussi faire partie des paiements
progressifs. L'entrepreneur doit utiliser les formulaires de TPSGC pour les paiements contractuels, soit le formulaire 1792,
« Demande de paiement progressif », qui comprend le tableau de ventilation des coûts, le formulaire 2835, « Déclaration
statuaire », et le certificat de décharge provincial applicable de la Commission de la sécurité professionnelle et de

48
l'assurance contre les accidents du travail. Il doit ensuite transmettre ces documents au gestionnaire de projets pour faire
une demande de paiement progressif.

La date de la transaction est la date à laquelle le gestionnaire de projets reçoit les documents. La demande sera
examinée et acceptée par le gestionnaire de projets, qui apportera des révisions, au besoin, attestera la valeur des
travaux réalisés ainsi que des matériaux livrés et acceptés sur le site, et avisera l'entrepreneur de tout écart entre le
montant demandé et le montant payable. Un tel écart, s'il y a lieu, ne retardera pas le paiement d'un montant révisé.
L'entrepreneur cochera (X) l'étape à laquelle se trouve la demande (en cours, certificat d'achèvement substantiel ou
certificat d'achèvement). Les parties devraient s'entendre sur les dates de versement des paiements progressifs
(intervalles de 30 jours). Outre les exigences susmentionnées, on n'autorisera aucun paiement progressif tant que :

tous les documents contractuels n'auront pas été signés et acceptés par le gestionnaire de projets;
la garantie contractuelle (cautionnement ou autre), les assurances et les conditions de travail n'auront pas été
respectées;
toutes les exigences se rapportant à la prévention des incendies et à la sécurité des personnes n'auront pas été
satisfaites;
toutes les conditions de travail et les exigences relatives aux assurances, au cautionnement, à la lutte contre les
incendies, à la sécurité ainsi qu'au barème des salaires minimums n'auront pas été affichées sur le chantier
conformément au marché;
le calendrier des travaux de construction n'aura pas été accepté par le gestionnaire de projets.

8.3.1.7 Photographies
On doit prendre des photographies du chantier pour les archives, dans les cas précisés, avant le début des travaux.
L'entrepreneur transmettra un exemplaire des photographies au gestionnaire de projets, et soumettra des photographies
de la progression, le cas échéant. Dans le cas où la responsabilité des photographies relève d'une personne différente de
l'entrepreneur général, par exemple d'un tiers, on devrait établir les procédures et les processus à l'avance.

8.3.1.8 Inspections et réunions sur l'examen de l'avancement des travaux


TPSGC exige que des réunions sur l'examen de l'avancement des travaux soient tenues régulièrement, et le gestionnaire
de projets devrait en établir le calendrier et le protocole. Ces réunions seront présidées par le gestionnaire de projets, et
les personnes suivantes devront y participer ou s'y faire représenter : entrepreneur général, directeur du projet,
expert-conseil en architecture ou en génie ou concepteur à l'interne, sous-traitants (à la discrétion de l'entrepreneur
général), superviseur du chantier et agent de négociation des marchés (le cas échéant). Pour tenir des réunions efficaces
et importantes sur le chantier, toutes les parties devraient faire des inspections pour examiner l'avancement des travaux
avant de participer à ces réunions, et le format de ces dernières devrait être identique à celui de la rencontre préalable
aux travaux de construction. S'assurer que les conditions contractuelles les plus récentes sont utilisées au moment de
l'attribution du contrat (conditions générales, conditions relatives à la main­d'œuvre, etc.). Bien que l'on puisse confier à
l'expert-conseil le soin de dresser le procès-verbal des réunions, le gestionnaire de projets doit approuver et signer les
procès-verbaux et s'assurer qu'on en remet des exemplaires à tous les intéressés dans les 48 à 60 heures suivant
chacune des réunions.

8.3.1.9 Mise en service


On doit aviser l'entrepreneur qu'il aura à se conformer au processus de mise en service du Ministère conformément au
marché. Une mise à jour du plan de mise en service est requise immédiatement et les documents énumérés dans la liste
de vérification de la documentation pour la rencontre préalable aux travaux de construction devront être soumis à mesure
que le projet avance.

49
8.3.1.10 Dessins d'atelier, données sur les produits, échantillons et maquettes
Toutes les listes de dessins d'atelier requises dans le cadre du marché devraient être indiquées et faire l'objet d'une
discussion, et le processus pour les soumissions doit être expliqué en détail. L'entrepreneur (et non les sous-traitants ou
les fournisseurs) doit préparer et soumettre une nomenclature des dessins d'atelier, la liste des documents à présenter,
les dessins d'atelier, les données sur les produits, les échantillons et les maquettes selon les modalités précisées dans le
marché. Après l'examen des dessins d'atelier et des données sur les produits, le gestionnaire de projets en conservera
les exemplaires (le nombre exigé dans le marché) et retournera à l'entrepreneur les autres exemplaires des dessins
d'atelier et des données sur les produits examinés. Il faut rappeler à l'entrepreneur que les délais de transmission des
dessins d'atelier doivent être respectés par toutes les parties responsables.

8.3.1.11 Avis de modification proposée et autorisations de modification


Tout changement ou écart par rapport aux documents contractuels originaux, qu'il soit monétaire ou non, doit être opéré
au moyen d'une autorisation de modification. L'entrepreneur doit soumettre son prix pour l'avis de modification proposée
conformément aux exigences du marché.

- CG 6.4.1 « Calcul du prix avant d'apporter des modifications »


- R 2950D « Coûts admissibles pour les modifications de marché sous CG 6.4.1 »
- CG 6.4.2 « Calcul du prix après avoir apporté des modifications »

L'entrepreneur doit indiquer l'incidence (le cas échéant) de l'avis de modification proposée ou de l'autorisation de
modification sur le calendrier du projet. Il doit faire autoriser par écrit, par le gestionnaire de projets, tous les
changements à apporter aux documents contractuels avant d'effectuer des changements ou des travaux
supplémentaires dans le cadre du marché.

Tous les changements ou demandes de paiement pour des travaux supplémentaires effectués sans une autorisation
officielle préalable au moyen du formulaire d'autorisation de modification ne seront pas reconnus. L'entrepreneur doit
s'assurer que tous les prix soumis par les sous-traitants sont parfaitement justes et raisonnables, afin d'éviter des
retards inutiles dans l'émission et le paiement des autorisations de modification. Toutes les autorisations de
modification seront préparées et émises par le gestionnaire de projets. Le coût des modifications ne pourra pas être
compris dans la « Demande de paiement progressif » tant que l'autorisation de modification autorisée n'aura pas été
émise par le gestionnaire de projets avec la participation des AMI. Remarque : Il est possible que les avis de
modification proposée ne soient pas requis pour les marchés de prix unitaires variés ou pour les prolongations de délai
attribuables à des conditions qui ne peuvent être contrôlées par les parties visées (conditions climatiques extrêmement
défavorables, etc.).

8.3.1.12 Conditions relatives à la main­d'œuvre


L'entrepreneur et les sous­traitants devront faire appel à de la main­d'œuvre et utiliser des matériaux dans l'exécution des
travaux, conformément à l'article CG 3.8 « Main­d'œuvre et justes salaires » des conditions générales. Les conditions
relatives à la main­d'œuvre ainsi que la grille de juste salaires devront être affichées bien en vue sur le chantier du projet.
Il faut faire connaître à l'entrepreneur ses obligations en ce qui concerne la politique sur l'équité salariale. Si de la
main­d'œuvre ou des matériaux non canadiens sont utilisés, le processus d'approbation doit être établi et suivi.

8.3.1.13 Règlement sur la sécurité


Le gestionnaire de projets devrait avoir déjà rempli une liste de vérification de la sécurité pour la planification préliminaire
afin d'établir les protocoles et les exigences relatives à la sécurité en vue de préciser ces exigences durant la rencontre.
L'entrepreneur devrait être informé qu'il est tenu de respecter les lois et les règlements provinciaux pertinents pour ce qui
est de la sécurité et de la santé sur le chantier, et que TPSGC exercera une surveillance pour s'assurer qu'il respecte ces
lois et ces règlements. L'entrepreneur doit respecter toutes les exigences conformément au marché. On doit faire
connaître à l'entrepreneur les exigences détaillées relatives au plan de sécurité, à l'évaluation des risques, à la protection
contre les chutes, au Système d'information sur les matières dangereuses utilisées au travail, aux exigences provinciales

50
en matière de santé et de sécurité en ce qui concerne le champ d'application des indemnités, au responsable de la
sécurité désigné sur les lieux, aux rôles et aux responsabilités, etc. On doit aussi faire état de toutes les exigences
propres au chantier. La liste de vérification sur la santé et la sécurité pour la rencontre préalable aux travaux de
construction devrait faire l'objet d'une discussion lors de cette rencontre (peut varier selon les régions).

8.3.1.14 Cautionnement
Si l'entrepreneur dépose auprès de TPSGC un cautionnement de paiement de la main­d’œuvre et des matériaux, il doit
en afficher une copie sur le chantier (selon les exigences du cautionnement). On ne versera pas de paiement progressif à
l'entrepreneur tant que cette exigence n'aura pas été respectée.

8.3.1.15 Retards
Les délais constituent une condition essentielle du marché. Si des retards sont imputables à l'entrepreneur et qu'on ne
peut pas délivrer un certificat d'achèvement substantiel à la date précisée pour l'achèvement des travaux, l'entrepreneur
sera responsable de tous les dommages conformément à l'article CG 5.10 « Dédommagement pour retard
d'achèvement » des conditions générales. Toutes les demandes de prorogation de la date d'achèvement doivent être
soumises avant la date d'achèvement du marché, en plus d'être justifiées par des motifs suffisants expliquant les raisons
pour lesquelles le retard est indépendant de la volonté de l'entrepreneur et d'être accompagnées de l'approbation du
cautionnement, conformément à l'article CG 6.5 « Retards et prolongation de délai » des conditions générales.

8.3.1.16 Certificat d'achèvement substantiel (provisoire)


Lorsque les travaux sont achevés de manière substantielle, qu'ils ont été examinés par l'expert-conseil et qu'ils ont été
acceptés par le gestionnaire de projets, on peut émettre un certificat d'achèvement substantiel à la discrétion du
gestionnaire de projets, conformément à l'article CG 1.1.4 « Achèvement substantiel » des conditions générales.
L'expert-conseil, ou le concepteur à l'interne, doit remplir le formulaire 1796, Certificat d'achèvement substantiel
(provisoire), pour indiquer le coût estimatif que TPSGC devra payer pour l'achèvement de tous les travaux non terminés
ou pour la correction des défectuosités. L'entrepreneur doit signer les formulaires pour confirmer les travaux incomplets et
les défectuosités non corrigées, préparer les manuels de fonctionnement et d'entretien, le formulaire « Déclaration
statutaire », le certificat de décharge de la Commission de la sécurité professionnelle et de l'assurance contre les
accidents du travail provinciale pertinente (mise à jour tous les 60 jours), ainsi que tous les certificats d'autorités
compétentes nécessaires (voir le Processus final de clôture des marchés de construction), et, enfin, transmettre ces
documents au gestionnaire de projets. La date d'entrée en vigueur du certificat correspondra à la date à laquelle les
travaux seront approuvés par le gestionnaire de projets (section du formulaire « Inspection et acceptation »).

On considère qu'il s'agit d'une étape absolument essentielle à la réalisation du projet. À cette étape, le client accepte
l'ensemble du projet, occupe l'immeuble ou utilise l'équipement, entre autres; il s'agit de l'étape à laquelle le gestionnaire
de projets peut restituer à l'entrepreneur le dépôt de garantie contractuelle. Normalement, TPSGC ne retarde pas
l'occupation d'un immeuble lorsque le nombre de défectuosités à corriger est faible ou que les travaux ne sont pas
terminés (voir « Correction des défectuosités secondaires »).

Toutefois, il est absolument essentiel pour tous les intéressés de terminer la correction de toutes les défectuosités et tous
les travaux non achevés le plus rapidement possible après la délivrance du certificat d'achèvement substantiel.

8.3.1.17 Dessins de l'ouvrage fini


L'entrepreneur doit conserver des dessins de l'ouvrage fini sur le projet et consigner fidèlement les dérogations par
rapport aux documents contractuels. On retiendra des sommes sur les paiements de l'entrepreneur si ces dessins de
l'ouvrage fini ne sont pas soumis. L'entrepreneur devra conserver un jeu d'exemplaires de dessins de l'ouvrage fini sur le
chantier pour qu'on puisse le mettre à jour et l'annoter lorsqu'on apporte des changements au contrat. À la fin du projet et
avant l'inspection finale, l'entrepreneur devra transcrire proprement les annotations sur un deuxième jeu de dessins et
soumettre les deux jeux au gestionnaire de projets.

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8.3.1.18 Garanties
L'entrepreneur doit aviser tous les sous-traitants que la durée de la garantie du projet doit être de douze mois à partir de
la date d'émission du certificat d'achèvement substantiel relatif aux travaux achevés avant cette date, et de douze mois à
partir de la date d'émission du certificat d'achèvement relatif aux travaux restants, conformément aux conditions
générales, GC 3.13 « Garantie et rectification des défectuosités des travaux », sauf indication contraire dans le marché.
L'entrepreneur devra réunir toutes les garanties et les soumettre au gestionnaire de projets pour confirmer les dates
convenues par TPSGC.

8.3.1.19 Inspections des garanties


On doit fixer à l'avance une date (environ deux mois avant la date d'échéance des garanties) pour l'inspection des
garanties. Le client, le propriétaire/utilisateur, l'expert-conseil ou le concepteur à l'interne, l'entrepreneur et les
sous-traitants importants, le cas échéant, devront participer aux inspections des garanties.

8.3.1.20 Certificat d'achèvement (définitif)


Lorsque les travaux sont achevés et sont satisfaisants, on émet un certificat d'achèvement, conformément à l'article CG
1.1.5 « Achèvement » des conditions générales. L'expert-conseil, ou le concepteur à l'interne, remplira le formulaire
« Certificat d'achèvement » pour attester que tous les travaux sont terminés et pour recommander la délivrance du
certificat d'achèvement. L'entrepreneur dépose une « Déclaration statutaire » et le certificat de décharge provincial
applicable de la Commission de la sécurité professionnelle et de l'assurance contre les accidents du travail (mis à jour
tous les 60 jours). La date d'acceptation des travaux par le gestionnaire de projets (section B du formulaire « Inspection et
acceptation ») correspondra à la date d'entrée en vigueur du certificat d'achèvement. L'entrepreneur devra également
remettre les dessins de l'ouvrage fini, les guides, les instructions de fonctionnement et les clés, entre autres.
Remarque : Selon les conditions générales du marché, plus précisément l'article CG 5.5, le certificat d'achèvement définitif doit être émis
lorsque « le Canada est d'avis que l'entrepreneur a respecté le marché et toutes les instructions et les directives données dans le
cadre de ce marché et que les travaux sont achevés conformément aux modalités de la CG 1.1.5, "Achèvement" ».
Le fait qu'une demande d'indemnités est ou sera présentée est une question distincte. Si l'entrepreneur a respecté toutes les
modalités énumérées à l'article CG 1.1.5 des conditions générales (ci-dessus), le certificat d'achèvement DOIT être émis.
Tout retard dans l'émission du certificat d'achèvement définitif lorsque les modalités précisées à l'article CG 1.1.5 ont été
respectées va à l'encontre des modalités du marché.

8.3.1.21 Permis et règlements


L'entrepreneur général et tous les sous-traitants devront respecter l'ensemble des lois et des règlements du
gouvernement fédéral, des provinces et des municipalités et payer tous les droits de permis et de certificat selon les
modalités précisées à l'article CG 1.8 « Lois, permis et taxes » et « Lois applicables » des conditions générales. Le
gestionnaire de projets doit redéfinir les permis exigés dans le marché.

8.3.1.22 Contrôle du projet


Il faudra pouvoir exécuter les travaux sur le chantier à raison de (X) jours par semaine et de (X) heures par jour.
L'entrepreneur devra s'assurer qu'on respecte les exigences relatives au calendrier et au contrôle du projet. Il pourrait se
révéler nécessaire d'accroître le nombre d'employés, la quantité de matériaux et de biens d'équipement et les heures
supplémentaires ou les équipes de travail. L'entrepreneur doit soumettre et mettre à jour son calendrier de construction
pour démontrer qu'il est possible de respecter la date d'achèvement et pour faire état des progrès accomplis, afin de
connaître les répercussions sur la progression des incidents imprévus, y compris les changements apportés à l'étendue
des travaux. Le gestionnaire de projets surveillera l'avancement des travaux par rapport au calendrier et examinera
notamment les causes possibles des retards, par exemple les intempéries, la disponibilité des matériaux et

52
l'élargissement de la portée des travaux, entre autres, et prendra rapidement des mesures pour que l'entrepreneur
rattrape les retards; ou encore, il pourra autoriser une prorogation raisonnable de la date d'achèvement.

8.3.1.23 Livraison des matériaux


Tous les matériaux devront être livrés à l'entrepreneur, et non à TPSGC ou au client. L'entrepreneur devra faire connaître
à tous les fournisseurs l'adresse de livraison des matériaux. Le gestionnaire de projets devrait demander que le calendrier
faisant état des dates de réalisation des principales composantes soit coordonné avec le calendrier des dessins d'atelier
et le calendrier d'avancement global des travaux de construction.

8.3.1.24 Services d'inspection


L'entrepreneur doit aviser le gestionnaire de projets au moins 48 heures avant toute demande de service d'inspection.

8.3.1.25 Certificats de mécanique, d'électricité et de protection contre les incendies


À la fin du projet, l'entrepreneur doit obtenir les certificats de décharge de l'ingénieur en prévention des incendies de
Ressources humaines et Développement des compétences Canada et des autorités provinciales en mécanique et en
électricité.

8.3.1.26 Problèmes de gestion des risques


L'entrepreneur devrait faire état des éléments qui pourraient avoir une incidence sur les coûts et le calendrier, pour que le
gestionnaire de projets puisse résoudre les problèmes qui relèvent de sa compétence.

8.3.1.27 Rapport d'évaluation du rendement de l'entrepreneur


On doit aviser l'entrepreneur que TPSGC produira un rapport d'évaluation de ses services lorsque le projet sera terminé.

8.3.1.28 Affichage sur le chantier


On doit aviser l'entrepreneur de l'obligation et de l'importance de l'affichage des documents sur le chantier et l'informer
qu'on ne versera pas de paiement progressif tant que cette exigence n'aura pas été respectée. La liste des documents
requis est disponible dans la liste de vérification de la documentation pour la rencontre préalable aux travaux de
construction.

8.3.1.29 Questions propres au projet


Le gestionnaire de projets fera connaître à tous les membres de l'équipe du projet les questions propres au projet au fur
et à mesure. Voici certaines questions importantes :

 les questions et les préoccupations de l'entrepreneur;


 les exigences en matière de sécurité;
 les exigences en matière de protection contre les incendies;
 les exigences en matière d'environnement;
 les matériaux fournis par l'État;
 les travaux à effectuer par des tiers;
 les travaux réalisés dans les locaux occupés;
 les travaux réalisés dans les espaces clos;
 les inspections préalables aux explosions et l'examen des installations adjacentes qui pourraient être touchées;

53
 les installations temporaires pour régler les questions touchant la disponibilité, l'utilisation, l'accès, la sécurité, les
restrictions du chantier, etc.;
 les questions diverses, p. ex. les autres points à discuter soulevés par les autres membres.

8.3.1.30 Documents contractuels


L'agent de négociation des marchés veillera à ce que les membres de l'équipe du projet puissent consulter, pendant cette
réunion, un exemplaire complet du contrat. Ceci devient la responsabilité du gestionnaire de projets si l'agent de
négociation des marchés est absent.

8.4 Gestion des autorisations de modification

La DGBI s'est engagée à appliquer un programme d'assurance de la qualité pour la gestion des modifications afin de
s'assurer que les gestionnaires fournissent des renseignements exacts sur les modifications apportées aux marchés.
Dans ce document, on entend par modifications tous les cas dans lesquels les travaux autorisés par le gestionnaire des
projets sont différents des travaux décrits dans le marché initial. Dans le cadre des contrats de construction, on les
appelle « autorisations de modification ». Elles correspondent normalement aux conditions générales particulières des
marchés et permettent au gestionnaire de projets de commander des travaux supplémentaires, d'apporter des
modifications, etc. Moins on apporte de modifications, plus il est probable qu'on pourra gérer les coûts des projets dans le
respect du budget et du calendrier et éviter les demandes d'indemnités. Le fait d'apporter continuellement des
modifications peut :
nuire à la planification et au calendrier des travaux;
donner lieu à des demandes de prolongation de délais;
créer un fardeau administratif lorsqu'il s'agit de justifier et de négocier les modifications et d'en calculer les coûts;
obliger à faire approuver des sommes supérieures pour les projets et les marchés;
donner lieu à des demandes d'indemnités pour retards;
etc.
Les nouveaux besoins des clients, les besoins initiaux des clients non exprimés adéquatement ou différents éléments
comme l'état du chantier et les erreurs de conception peuvent obliger à apporter des modifications aux travaux. La
décision d'apporter des modifications aux travaux est fondée sur sa nécessité, les coûts supplémentaires entraînés par
rapport au budget et l'incidence probable des modifications sur le calendrier des travaux. On doit envisager d'exécuter les
modifications dans le cadre d'un marché distinct, dans toute la mesure du possible. Toutefois, dans la plupart des projets
immobiliers, l'autorisation de modification est le seul moyen pratique qui permet d'effectuer les modifications tout en
répondant aux attentes du client.

Dans le cadre du processus administratif à appliquer pour faire approuver et traiter des autorisations de modification, il
faut d'abord définir les besoins, obtenir une offre de prix de l'entrepreneur et faire l'examen, la négociation, l'approbation
et le paiement des modifications. On doit procéder à l'examen de l'incidence des modifications sur le calendrier du projet
pendant le processus de négociation et en tenir compte dans le coût total des modifications, ce qui réduit la probabilité de
retards dans la réalisation du projet.

Il faut reconnaître qu'il n'est pas toujours possible d'évaluer dès le début tous les coûts que les retards pourraient
entraîner. Dans les cas où il faut apporter des modifications avant la fin des négociations sur les prix, on peut approuver
une autorisation de modification pour la quantité des travaux que l'on peut évaluer et définir et une déclaration sur la
modification indiquant qu'une autorisation de modification subséquente (se référant à l'autorisation de modification initiale)
sera émise plus tard lorsque tous les coûts de retard peuvent être évalués et définis. Dans certains cas, il faut attendre la
fin du projet pour évaluer les coûts de retard.

Cette méthodologie permet de régler les demandes de paiements progressifs de l'entrepreneur pour les travaux exécutés
en vertu de cette autorisation et réduit l'incidence des modifications sur sa trésorerie et ses frais de financement.
Autrement, on peut prévoir, dans l'autorisation de modification initiale, des instructions selon lesquelles l'entrepreneur doit

54
réaliser les travaux supplémentaires en facturant « les heures et les matériaux » (article CG 6.4.2 des conditions
générales) lorsqu'il y a lieu de croire que les négociations ne permettront pas de s'entendre sur un prix raisonnable.

55
8.4.1 Liste des activités pour la gestion des autorisations de modification

Liste des activités pour la gestion des autorisations de modification


(Tous les travaux administratifs se rapportant aux autorisations de modification sont réalisés rapidement à partir de la

date à laquelle une modification est proposée jusqu'à ce qu'elle soit achevée. Il n'y a pas de retard.)

ACTIVITÉS 
 On a procédé à la définition des besoins, à la planification du projet, à la
conception, à la préparation des plans et des devis ainsi qu'à la
reconnaissance du sol.
 On a fait savoir d'avance aux clients que les modifications auront pour
effet de retarder la date d'achèvement prévue et d'accroître les coûts,
non seulement en raison des modifications elles-mêmes, mais aussi en
raison des retards qui en découleront.
 On a établi d'avance, à la date d'attribution du marché, le processus
d'examen et de négociation des autorisations de modification ainsi que
les limites et les pouvoirs d'approbation des contrats que doivent
respecter l'équipe de projet, le client, l'entrepreneur et l'expert-conseil.

 On a terminé le profil du projet et l'évaluation des risques et on a établi,


avec l’AMI, des montants préapprouvés pour modifications proposées.

 On prépare toujours des estimations adéquates du coût des


modifications avant d'émettre les avis de modification proposée.
 Le budget prévoit des fonds suffisants (engagements pris en vertu de
l'article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques).

 On peut facilement demander l'autorisation de modifier le marché à


l'échelon hiérarchique voulu.

 On a établi des délais raisonnables pour la présentation de l'offre de prix


et le traitement de l'autorisation de modification qui en découle.

 On a établi l'incidence prévue de l'autorisation de modification sur la


date d'achèvement précisée au moment de la négociation du coût des
modifications et on l'a prise en considération dans le coût des
modifications. Une fois l'autorisation de modification provisoire ou
définitive émise, elle est classée dans les dossiers du projet.

 Tous les travaux administratifs se rapportant aux autorisations de


modification sont réalisés rapidement à partir de la date à laquelle une
modification est proposée jusqu'à ce qu'elle soit achevée. Il n'y a pas de
retard.

Remarque : Se reporter à l’Annexe E pour la version téléchargeable.

56
8.4.2 Processus pour l'avis de modification proposée et l'autorisation de modification
Lorsqu'on ne peut pas éviter des modifications dans le cadre des travaux, l'expert-conseil principal ou l'équipe de
conception interne prépare la description complète des modifications, qui doit être étayée par des dessins détaillés dans
les cas nécessaires, de même qu'une estimation des coûts et de l'incidence produite sur le calendrier du projet et la
transmet au gestionnaire de projets. Par la suite, ce dernier demande à l'entrepreneur de soumettre un prix ferme et la
répartition détaillée de tous les frais de main­d'œuvre, de matériaux et d'équipement pour les modifications à apporter. On
ne doit pas commencer à apporter les modifications tant qu'on ne s'est pas entendu sur le coût de ces modifications, à
moins que les travaux soient effectués conformément à l'article CG 6.4.2 « Calcul du prix après avoir apporté des
modifications » des conditions générales.

8.4.2.1 Calcul des coûts de l'autorisation de modification


Lorsque l'entrepreneur dépose son offre de prix pour les modifications à apporter aux travaux, elle est évaluée par
l'expert-conseil (ou par l'équipe de conception interne), et autorisée par le gestionnaire de projets. Si la modification
proposée est importante ou compliquée, les services d'un expert-conseil spécialisé dans l'estimation des coûts pourraient
être requis pour établir le coût approprié pour la modification proposée. Si l'on juge que l'offre de prix est équitable et
raisonnable, le gestionnaire de projets doit émettre rapidement l'autorisation de modification selon les limites des autorités
contractuelles pré-établies entre le client, les AMI et la DGBI. Si l'offre de prix n'est pas raisonnable, le gestionnaire de
projets commence à négocier avec l'entrepreneur.

Les clauses des conditions générales (article CG 6.4.1) du marché type de construction précisent la méthodologie à
appliquer en ce qui concerne les éléments à ajouter ou à modifier dans les marchés à prix unitaire et à prix forfaitaire. Si
on négocie le calcul d'un prix forfaitaire avant de réaliser les travaux, le prix de la modification représente l'ensemble des
frais de main­d'œuvre, d'outillage et de matériaux à engager pour apporter la modification, majoré pour tenir compte de
tous les travaux de surveillance, de coordination et d'administration, des frais généraux, de la marge bénéficiaire et des
risques que comporte la réalisation des travaux dans le respect du prix stipulé. La majoration s'établit à 20 % de
l'ensemble des frais pour la tranche des travaux effectuée par les effectifs de l'entrepreneur et à 15 % de l'ensemble des
frais pour la tranche des travaux réalisée par des sous-traitants.

La clause R2950D du Guide des CCUA présente une ventilation détaillée des coûts estimatifs permise par l'article CG
6.4.1 des conditions générales.

Lorsqu'il n'est pas possible d'établir à l'avance le prix de la modification, le prix réel de cette dernière s'entend de tous les
frais raisonnables et justifiés de main­d'œuvre, d'outillage et de matériaux décrits à l'article CG 6.4.2 des conditions
générales et directement attribuables à la modification, majorés de 10 % (un commis de chantier doit être sur les lieux
lorsque l'article CG 6.4.2 s'applique). C'est ce qu'on appelle souvent la méthode du « coût majoré ». Lorsqu'on adopte
cette méthode, on doit commencer par effectuer une analyse complète de gestion des risques en tenant compte de toutes
les répercussions subséquentes. Il est nécessaire d'avoir un énoncé axé sur le risque, et l'analyse du risque doit
permettre d'évaluer les unités de main­d'œuvre et de matériel, les délais, etc. La direction de l'organisme client doit être
entièrement informée lorsque la nature de la modification a un effet perturbateur et elle doit accepter d'en assumer les
conséquences. Le principal problème lié à cette méthode est que le gestionnaire de projets n'exerce pas de contrôle
adéquat sur le délai et, par conséquent, l'entrepreneur n'est guère incité à réaliser les travaux dans le respect des délais.
Lorsqu'un nombre considérable de travailleurs spécialisés est affecté aux travaux, ceci peut avoir pour effet de réduire la
productivité globale. Il est difficile pour le gestionnaire de projets de surveiller les heures consacrées aux travaux
supplémentaires, et les frais à consacrer à l'embauche d'autres employés pour la surveillance du chantier afin d'accomplir
cette tâche peuvent être supérieurs aux économies réalisées, le cas échéant, par l'exécution des travaux selon la
méthode du coût majoré.

8.4.2.2 Documents standard pour le processus d'avis de modification proposée et d'autorisation de modification
Les deux formulaires types pour traiter les autorisations de modification sont l'avis de modification proposée et
l'autorisation de modification. Selon la pratique normale, on identifie et numérote chacun des avis de modification
proposée. Les avis de modification proposée qui sont autorisés sont par la suite désignés et évalués dans une
autorisation de modification et envoyés à l'entrepreneur pour la mise en œuvre. Remarque : Certains avis de modification

57
proposée ne seront jamais mis en œuvre. Les avis de modification proposée n'entraînent pas toujours une autorisation de
modification. De plus, une autorisation de modification peut être émise pour la mise en œuvre de plusieurs avis de
modification proposée.

L'avis de modification proposée (formulaire 611) est le document utilisé pour faire connaître les changements pour
lesquels l'entrepreneur doit déposer une offre de prix. Les procédures de présentation des offres de prix sont précisées
dans les documents contractuels. La procédure pour les avis de modification proposée s'inspire du principe selon lequel,
sans égard au coût estimatif des travaux faisant l'objet des avis de modification proposée, on doit tenir compte des
facteurs suivants :
 en prenant la décision d'apporter la modification, on a prévu un délai suffisant pour permettre de négocier le prix,
d'obtenir l'autorisation nécessaire pour la modification, de commander les matériaux et d'échelonner les travaux
modifiés en changeant le moins possible le calendrier de construction;
 l'expert-conseil ou l'équipe de conception interne a préparé la description complète de la modification des travaux,
étayée par des dessins, des croquis et des devis détaillés, au besoin, ainsi que par une estimation du coût et de
l'incidence de la modification sur le calendrier du projet (on ne devrait jamais faire parvenir à l'entrepreneur
l'information sur le calcul des coûts);
 l'expert-conseil ou l'équipe de conception interne devrait toujours préparer l'estimation des coûts avant que l'on
émette l'avis de modification proposée, pour permettre d'établir une comparaison et de procéder à un examen au
moment où l'on reçoit l'offre de prix de l'entrepreneur;
 le gestionnaire de projets approuve le contenu de l'avis de modification proposée et le fait suivre à l'entrepreneur
pour lui demander de présenter une offre de prix ferme et la répartition détaillée de l'ensemble des frais de
main­d'œuvre, de matériaux et d'équipement pour la modification, y compris l'incidence sur les délais;
 le gestionnaire de projets doit faire savoir si l'avis de modification proposée doit être appliqué à l'autorisation des
montants préapprouvés pour modifications proposées ou à l'autorisation ayant pour effet de modifier l'autorisation
de modification;
 le gestionnaire de projets doit s'assurer que les renseignements détaillés liés à tous les avis de modification
proposée figurent dans le dossier du projet, notamment :
- la nécessité de modifier le marché,
- les incidences financières (demander l'avis de l'Unité de prévention et de gestion des réclamations, de la
DGBI et des AMI sur les mesures à prendre pour éviter les demandes d'indemnités à ce titre, au besoin),
- les solutions de rechange (demander l'avis des AMI, le cas échéant),
- la date à laquelle on doit entreprendre les travaux portant sur la modification,
- la disponibilité du financement,
- l'incidence sur l'autorisation du marché ou du projet (à examiner avec le client et les AMI).

8.4.2.3 . Dérogations

Des avis de modification proposée ne sont pas émis dans le cas :


 des modifications apportées par l'entrepreneur (la proposition de l'entrepreneur remplace l'avis de modification
proposée);
 des modifications de quantité dans le tableau des prix unitaires.
L'autorisation de modification (610) est le document utilisé pour confirmer l'offre de prix déposée par l'entrepreneur pour
donner suite à l'avis de modification proposée; elle permet d'autoriser l'entrepreneur à apporter la modification selon le
prix convenu. On établit des autorisations de modification pour toutes les modifications à apporter au marché, y compris
lorsqu'il n'y a pas de changement de prix et lorsqu'il faut régler des demandes d'indemnités. La seule exception porte sur
les modifications relatives à la date d'achèvement du marché pour les marchés de construction, lorsqu'il n'y a pas de
changement dans la valeur du marché. Ces changements nécessitent l'utilisation du formulaire Prolongation des délais
(formulaire 1801). On ne peut pas prévoir les suppléments sans établir d'autorisations de modification, même si on
supprime des travaux de même valeur ou si on fait appel à d'autres moyens. Les gestionnaires de projets doivent
conserver le nombre d'autorisations de modification au minimum dans la mesure du possible et s'assurer qu'elles :

58
 sont lancées, surveillées et traitées dans les plus brefs délais;
 sont établies conformément aux pouvoirs en vigueur pour l'approbation et la signature des marchés;
 ne sont émises qu'après avoir examiné l'évaluation des répercussions et la date du début des travaux par rapport
à la situation qui existait à l'étape de l'avis de modification proposée pour confirmer que les circonstances n'ont
pas changé ou pour adapter l'autorisation de modification à l'évolution de la situation;
 tiennent compte de toutes les répercussions sur les coûts dans la mesure du possible;
 sont classées selon les catégories et les codes du Ministère pour les autorisations de modification;
 comprennent, dans l'avant-propos, une confirmation que :
- le niveau d'effort de l'entrepreneur a été vérifié,
- le coût de l'autorisation de modification est équitable et raisonnable,
- les heures de main-d'œuvre et les frais d'usine et de matériaux de l'autorisation
de modification correspondent aux travaux à effectuer;
 sont conservées dans un dossier d'autorisation de modification qui comprend un exemplaire des documents
d'approbation nécessaires, des avis de modification proposée, des offres de prix de l'entrepreneur et des sous-
traitants (s'il y a lieu), ainsi que l'examen et la recommandation de l'expert-conseil ou du responsable de la
modification.

8.4.2.4. Lignes directrices pour le calcul des prix, la négociation et l'approbation des autorisations de modification
Conditions préalables
Avant de commencer à calculer le prix d'une modification avec l'entrepreneur, le gestionnaire de projets devrait connaître
les aspects de la modification, du coût, de l'origine du financement et des répercussions sur le délai d'exécution de
l'ensemble du projet. Il devrait également connaître parfaitement la technologie en cause, les documents contractuels
pertinents et le marché en ce qui concerne la disponibilité et le prix de la main-d'œuvre, des matériaux, des services et
des biens d'équipement et faire en sorte qu'une estimation ministérielle détaillée soit fournie par l'expert-conseil ou des
spécialistes des différents secteurs d'activité à l'interne.

Généralités
L'objectif consiste à s'entendre sur un prix équitable dans un délai raisonnable. Le marché prévoit trois méthodes pour le
calcul du prix des modifications : les prix unitaires, la négociation et le coût majoré. Les conditions du marché s'appliquent
aux sous-traitants; les prix des travaux effectués en sous-traitance sont calculés selon les mêmes principes que les prix
des travaux réalisés par l'entrepreneur. Les deux parties ont le droit de recourir à la méthode du coût majoré pour calculer
les prix en cas d'échec des négociations. S'il est évident qu'une modification entraînera un retard, on ne doit négliger
aucun effort pour négocier un prix, ainsi que les frais de retard ou de relance des travaux. Si on constate des problèmes
graves dans le traitement des retards, on devrait établir l'autorisation de modification pour calculer le coût des travaux
seulement et s'occuper plus tard de l'aspect relatif au retard. Lorsqu'il traite avec l'entrepreneur à propos des
modifications, le gestionnaire de projets doit s'en remettre exclusivement au marché, et pas aux politiques ou aux lignes
directrices du Ministère.

Établissement des prix


Prix unitaires : application et calcul

Les prix unitaires pertinents précisés dans le marché seront utilisés afin de calculer le coût de la modification.
S'il faut appliquer de nouveaux prix unitaires, on peut les négocier en s'inspirant des prix équivalents ou
comparables dans d'autres marchés. On doit également tenir compte des prix normaux de la concurrence dans
la région.
Si l'on ne peut pas négocier des prix raisonnables selon les modalités exposées ci-dessus, on peut les établir en
faisant appel à une répartition détaillée des prix. On peut le faire en négociant avec l'entrepreneur selon les
modalités décrites ci-dessous ou selon le principe du coût majoré décrit dans les modalités du marché.

59
Négociation

Demander à l'entrepreneur de présenter un relevé détaillé qui indique les frais de main-d'œuvre, d'usine et de
matériaux, examiner l'estimation ministérielle et l'offre de prix de l'entrepreneur, puis repérer et analyser les
points de discorde importants.
Examiner avec l'entrepreneur :
- les circonstances donnant lieu à la modification proposée;
- l'offre de prix de l'entrepreneur, en décrivant les points de concordance avec
l'estimation ministérielle et les points de discorde importants, dans l'ordre.
Étudier attentivement le montant total en cause.
Tâcher de régler rapidement les petites sommes, avec un minimum d'effort.
Donner suite rapidement aux demandes de prix de l'entrepreneur, car les négociations prolongées pourraient
donner lieu à des demandes d'indemnités ou à des retards.
Pour les points de discorde importants :
- évaluer la justification déposée par l'entrepreneur en ce qui concerne les frais
attribuables aux différents éléments en cause;
- demander des précisions, s'il y a lieu;
- faire valoir les arguments favorables à la position du Ministère sur les prix, la
technologie disponible, la productivité, les tendances du marché, les marges de
majoration des sous-traitants, les ressources et les autres circonstances propres
aux travaux;
- tâcher de convaincre l'entrepreneur d'adopter la position du Ministère; sinon,
s'entendre sur un compromis raisonnable.
Selon le principe le plus important d'une négociation fructueuse, il faut obtenir des renseignements de qualité,
dont une estimation ministérielle détaillée et une offre de prix détaillée de l'entrepreneur et des sous-traitants
visés par la modification.

En cas d'échec des négociations

Les Conditions générales du marché décrivent la méthode selon laquelle on calcule les coûts lorsqu'on ne peut pas
s'entendre avec l'entrepreneur. Cette méthode prévoit le paiement des coûts selon les modalités précisées dans le
marché, majorés d'une provision de 10 % pour les coûts indirects, la marge bénéficiaire et les autres dépenses dont le
paiement n'est pas prévu dans le marché (soit le « coût majoré »).
Dans tous les cas où les travaux sont réalisés selon le principe du coût majoré, on devrait établir, avant le début des
travaux, des procédures pour la surveillance. Lorsqu'on effectue le paiement selon le principe du remboursement des
coûts, l'entrepreneur doit justifier tous les coûts dont il demande le paiement à l'aide d'un relevé comptable détaillé et
de données justificatives pertinentes.

8.4.2.5 Pouvoirs d'approbation concernant les autorisations de modification – DGBI et AMI


Les pouvoirs d'approbation concernant les marchés immobiliers et les autorisations de modification relèvent de deux
entités au sein de TPSGC, soit la DGBI et les AMI. Ces deux entités doivent travailler en étroite collaboration lorsqu'il
s'agit d'attribuer et de modifier des marchés. La DGBI représente l'autorité technique. Elle est responsable du
financement et de la gestion des projets ainsi que de l'optimisation des ressources. Elle a des pouvoirs limités en matière
d'attribution des marchés et d'émission d'autorisations de modification (les limites des pouvoirs qui lui sont délégués en ce
qui concerne la passation des marchés sont établies chaque année par le sous-ministre adjoint). Les AMI sont la
principale autorité contractante; ils sont responsables de la gestion des marchés et veillent au respect de l'intégrité et de
l'équité.

60
8.4.3 Processus régissant les autorisations de modification dans le Secteur de la capitale nationale
(Remarque : Toutes les régions approuvent et traitent différemment les avis de modification proposée et les
autorisations de modification, mais les principes demeurent les mêmes.)

8.4.3.1 Aperçu de l'Unité de gestion des modifications de marché (Secteur de la capitale nationale seulement)
Dans le Secteur de la capitale nationale, l'Unité de gestion des modifications de marché centralise la gestion et dirige la
réalisation du processus régissant les avis de modification proposée et les autorisations de modification; elle :
assure une fonction d'examen qualitatif, de coordination, de surveillance et de suivi;
veille à ce que les méthodes appliquées le soient uniformément;
assure une interface centralisée entre le responsable technique (DGBI) et l'autorité contractante (AMI) afin de
résoudre les problèmes;
offre un service spécialisé et accéléré pour les projets et les travaux urgents;
enregistre les données des avis de modification proposée et des autorisations de modification pour les besoins
de la planification, de l'analyse et de l'établissement des rapports;
donne des conseils aux gestionnaires de projets sur les modifications de marché et la gestion des montants
préapprouvés pour modifications proposées pendant les travaux de construction.

8.4.3.2 Processus d'approbation de l'avis de modification proposée


1. Préparer l'avis de modification proposée identifiant les changements requis par l'entrepreneur. .
2. Émettre l'avis de modification proposée à l’entrepreneur afin d’obtenir son offre de prix
3. Déterminer si l'offre de prix reçue est équitable et raisonnable.
4. Veiller à ce que les fonds soient disponibles et que le prix soit équitable et raisonnable.

Les processus suivants s’appliquent au Secteur de la capitale nationale seulement

a) Préparer le formulaire abrégé afin d'obtenir l'approbation préalable de l’AMI.

1 1
b) Remplir le formulaire abrégé , le transmettre à son gestionnaire principal de projets pour examen et
approbation.

c) Le gestionnaire principal de projets l'approuve et le transmet à l'Unité de gestion des modifications de


marché.

d) L'Unité de gestion des modifications de marché examine le formulaire abrégé et le transmet à l’AMI pour
approbation.

e) Une fois approuvé par les AMI, le formulaire abrégé est retourné par courriel au gestionnaire de projets, le
gestionnaire principal de projets et l'Unité de gestion des modifications de marché.

f) Le gestionnaire de projets autorise l'entrepreneur à apporter la modification.


REMARQUE : Les travaux ne peuvent pas commencer avant que les AMI aient donné l'approbation contractuelle.

1
Pour obtenir une copie du formulaire, veuillez communiquer avec l’unité de la RCN Centre de modifications de contrats à
RCNCentremoddecontrats.NCAChangeOrderCentre@tpsgc-pwgsc.gc.ca.

61
g) On procède à la préparation de l'avis de modification.

8.4.4 Processus pour les autorisations de modification standard

1. Préparer l'autorisation de modification (formulaire 610).


2. Des signatures originales sont requises dans la zone « Recommandé » dans la partie gauche de l'autorisation
de modification.
3. Préparer ou mettre à jour le registre des autorisations de modification du marché de construction.
4. Préparer un dossier temporaire et y joindre les documents énumérés ci-après :
 autorisation de modification (original);
 registre des autorisations de modification du marché de construction;
 exemplaire de l'avis de modification proposée;
 plans et dessins (dans la mesure du possible);
 offre de prix, ventilation des coûts ainsi que coûts indirects et profits qui relèvent des conditions générales
applicables à cette modification de l'entrepreneur et des sous-traitants visés par la modification;
 exemplaire du formulaire abrégé (approuvé ou non) [Secteur de la capitale nationale seulement];
 énoncé indiquant que le prix est équitable et raisonnable.

5. Transmettre le dossier temporaire des autorisations de modification au gestionnaire principal de projets aux fins
d'examen.
6. Demander au gestionnaire principal de projets de signer l'autorisation de modification dans la zone
« Recommandé », dans la partie gauche du formulaire.
7. Transmettre le dossier de l'autorisation de modification pour assurance de qualité à l'Unité de gestion des
modifications de marché à l'adresse suivante (Secteur de la capitale seulement) :

Unité de gestion des modifications de marché


Place du Portage, Phase III, zone 8B1
11, rue Laurier
Gatineau (Québec) K1A 0S5

8. L’AMI signe l'autorisation de modification dans la zone « Approuvé » et retourne le dossier de l'autorisation de
modification au gestionnaire de projet.

62
8.5 Ratifications

Définition : Approbation ou autorisation verbale de commencer les travaux donnée par une personne non autorisée,
situation qui nécessite que la personne détenant le pouvoir d'approbation approprié donne, après coup, son
approbation.

Les gestionnaires de projets, par l'intermédiaire des gestionnaires de projets principaux et des gestionnaires régionaux,
aviseront le directeur des biens immobiliers lorsque le marché sera jugé à risque*.

Un projet est jugé à RISQUE lorsqu'on prévoit que les pouvoirs de passation de marché ou le financement du
projet dépasseront les approbations initiales, ou lorsque le rapport entre le ratio des dépenses et le pourcentage
d'achèvement du projet est disproportionné (p. ex., 60 % des dépenses par rapport à 30 % des travaux achevés).

Si on pense qu'un problème surviendra, il faut préparer un plan d'atténuation. Le plan d'atténuation comporte les
différentes étapes à suivre et des recommandations afin d'éviter la ratification (p. ex., augmenter les montants
préapprouvés pour modifications proposées, obtenir du financement supplémentaire ou ne pas effectuer les travaux).

Le gestionnaire de projets doit préparer un plan d'atténuation en collaboration avec le gestionnaire de projet
principal, le chef de projet, le gestionnaire des biens ou le directeur des biens immobiliers, le cas échéant.
Le plan d'atténuation doit être approuvé par le directeur des biens immobiliers.
Au besoin, le directeur des biens immobiliers acheminera le plan aux échelons supérieurs.

Afin d'éviter les ratifications, la DGBI a élaboré le registre des autorisations de modification; elle peut ainsi assurer le suivi
de l'état d'un projet et en informer la haute direction.

Un registre des autorisations de modification doit être établi pour tous les marchés de la DGBI (construction et
services d'experts-conseils en architecture et en génie).
Les autorisations de modification et les modifications ne peuvent pas être approuvées si elles ne sont pas
accompagnées d'un registre des autorisations de modification qui indique l'autorité contractante ou le
financement du projet.
Le registre des autorisations de modification doit accompagner les autorisations de modification et les
modifications.
Le gestionnaire principal de projets, le gestionnaire régional, le gestionnaire de projet et le directeur de la DGBI
examinent les projets « à risque ».
L'équipe de projet prépare le plan d'atténuation afin de régler les questions liées au risque.
Le directeur approuve le plan d'atténuation et l'achemine aux échelons supérieurs, au besoin.

8.6 Prolongation du délai pour les marchés de construction

La DGBI a adopté un processus générique d'assurance de la qualité concernant l'approbation ou le refus de la


prolongation du délai relatif aux marchés de construction. Les gestionnaires de projets doivent s'assurer du respect du
processus afin :

de garantir le respect et l'application uniforme du Règlement sur les marchés de l'État;


de protéger les intérêts de TPSGC;
d'atténuer les risques et de limiter les responsabilités;
d'entretenir des relations normalisées avec les entreprises du secteur privé;
d'établir des marchés de construction de façon :
Construction :

63
- que TPSGC ait les moyens (en refusant une prolongation de délai) de récupérer ses
dommages-intérêts causés par le retard de l'entrepreneur (CG 5.10 – Dédommagement
pour retard d'exécution),
- que l'entrepreneur soit soulagé de la responsabilité des dommages-intérêts liés au retard
dans les cas où TPSGC est responsable du retard ou se trouve dans une situation de rupture
de marché;
d'établir d'autres types de marché de façon :
- qu'une prolongation du délai soit accordée lorsque les travaux doivent continuer après la
date d'achèvement du marché, ce qui signifie que si la prolongation n'est pas approuvée,
l'entrepreneur arrête les travaux;
d'établir une nouvelle date d'achèvement du marché (les délais demeurent une condition essentielle du marché);
d'empêcher que le temps requis pour l'achèvement des travaux ne devienne indéfini.

Le manquement par TPSGC de traiter adéquatement les problèmes liés aux retards ou aux perturbations ainsi que les
prorogations des délais compromettra sa capacité de faire valoir ses droits de réclamation pour des dommages-intérêts
ou de se défendre contre les réclamations des entrepreneurs.

L'entrepreneur est tenu de présenter une demande s'il désire faire reporter la date initiale d'achèvement des travaux,
comme il est précisé dans les conditions générales des marchés types de construction de TPSGC. La prolongation du
délai peut être accordée ou refusée jusqu'à la date d'achèvement des travaux prévue dans le marché. Les demandes de
prolongation du délai devraient être soumises et réglées dès que l'événement qui a causé le retard survient.
L'entrepreneur peut faire une demande de prolongation aussi souvent qu'il le juge nécessaire, à condition que le
gestionnaire de projets reçoive la demande avant la date précédemment prévue pour la fin des travaux. Si l'entrepreneur
ne respecte pas cette date limite, la demande doit être refusée étant donné que la rigueur des délais est une condition
essentielle du marché (CG 1.5).

L'entrepreneur doit joindre un assentiment de la caution à toute demande de prolongation du délai. Il est à noter qu'un
dédommagement doit être réclamé à l'entrepreneur à l'établissement du certificat d'achèvement provisoire. Le processus
de certification lors de l'établissement du certificat d'achèvement provisoire doit être fait consciencieusement, car les
défauts ou les dommages découverts après l'émission du certificat sont difficiles à corriger et les dommages-intérêts
difficiles à récupérer. Une prolongation du délai devrait être accordée seulement si les raisons du retard échappaient au
contrôle de l'entrepreneur ou si, d'après le gestionnaire de projets, l'entrepreneur a pris toutes les mesures nécessaires
pour terminer les travaux à temps, sans être en mesure d'y arriver, en raison, par exemple, de l'état imprévu du site. Des
prolongations indemnisables à l'entrepreneur, s'il y a lieu, doivent être accordées selon les CG 6.2.

Si les raisons du retard sont imputables à l'entrepreneur, toute demande de prolongation doit alors être refusée
et un dédommagement doit lui être réclamé pour le retard dans l'exécution des travaux, selon les CG 5.10.

Lorsque l'entrepreneur tarde à terminer les travaux, il sera habituellement exposé à des coûts supplémentaires, peu
importe qui a causé le retard. Le contracteur essaiera souvent de récupérer ses coûts liés au retard après la date
d'achèvement contractuelle originale au moyen d'une réclamation. Ainsi, il est important de déterminer la cause du retard,
qui pourrait être en partie provoqué par TPSGC, l'entrepreneur ou l’expert-conseil. Il est également essentiel de
déterminer et de mesurer les causes exactes du retard lorsqu'il survient plutôt que des mois ou des années plus tard, en
essayant de négocier un règlement de réclamation.

La méthode la plus efficace pour justifier ou quantifier le retard consiste à analyser les répercussions du chemin critique
et la latitude que permet le calendrier de base (principal) du projet. Si le projet est terminé au-delà de la date
d'achèvement contractuelle originale, il convient d'analyser le calendrier prévu par rapport au calendrier des travaux finis.
L'entrepreneur est chargé de démontrer le retard ou les dérangements, et on doit obtenir l'accord au moment où
l'événement se produit, ou le plus près possible de son occurrence. En cas d'échec, le différend doit être résolu
rapidement au moyen des méthodes de résolution décrites dans le marché.

64
8.6.1 Rôles et responsabilités dans le cadre du processus d'approbation pour la prolongation du délai dans
les marchés de construction
8.6.1.1 Demande de prolongation du délai

Une demande de prolongation de délai peut être présentée avant, pendant, ou après avoir déterminé que TPSGC a
causé le retard ou le dérangement qui prolongera la durée du marché.

Gestionnaire de projets

Veille à ce que la demande de l'entrepreneur soit faite au moyen du formulaire 1801 de TPSGC,
« Prolongation du marché ». L'utilisation du formulaire de TPSGC intitulé « Autorisation de
modification » n'est plus acceptable dans ce contexte. Une fois que l'on a accordé une prolongation de
délai, les coûts indemnisables du retard causé à l'entrepreneur par TPSGC peuvent alors être traités au
moyen d'une autorisation de modification.
Veille également à ce que le formulaire soit bien rempli et à ce qu'il comprenne toutes les justifications
relatives à la demande de prolongation.
Veille à ce que la demande formulée par l'entrepreneur comprenne :
- l'assentiment écrit de la caution qui accepte de garantir la réalisation du projet dans le délai
supplémentaire demandé;
- une nouvelle lettre de crédit ou une lettre de crédit modifiée si elle vient à échéance avant la
nouvelle date d'achèvement des travaux et la confirmation de la disponibilité d'assurance
prolongée (dans les cas où la garantie contractuelle est sous la forme d'une lettre de crédit).

8.6.1.2 Détermination du droit à une prolongation de délai


Les demandes de prolongation de délai doivent être présentées et traitées au moment le plus rapproché possible du
moment où l'événement qui a causé le retard s'est produit. L'entrepreneur aura possiblement droit à une prolongation de
délai si la cause du retard est attribuable à TPSGC. Les parties devraient essayer autant que possible de traiter les
répercussions des délais ou des dérangements causés par TPSGC pendant le déroulement du travail, tant en ce qui
concerne la prolongation du délai que l'indemnisation supplémentaire. Il n'est pas suggéré d'« attendre pour voir » quelle
sera l'incidence des retards ou des perturbations. Lorsqu'il n'est pas possible de déterminer l'admissibilité au moment où
un retard survient, cela peut être effectué rétrospectivement après l'achèvement du projet en employant diverses formes
d'analyse du calendrier et en se rapportant aux dossiers du projet.

Gestionnaire de projets
Détermine si l'entrepreneur demande du temps supplémentaire pour des raisons en dehors de son
contrôle (p. ex., grève d'entrepreneurs spécialisés ou de fournisseurs, conditions météorologiques
inhabituelles, retards causés par TPSGC ou un ministère client, matériaux livrés en retard alors que
l'entrepreneur avait pris toutes les mesures possibles, etc.).
Détermine si le nouveau délai demandé est raisonnable.

8.6.1.3 Attribution d'une prolongation de délai


L'attribution d'une prolongation de délai ne mène pas automatiquement au droit à la compensation. Lorsqu'il est établi que
la prolongation est accordée, la détermination du montant du paiement à verser est effectuée en fonction de la période
pendant laquelle le retard causé par l'État s'est produit, quand, par exemple, l'entrepreneur avait cinquante (50)
travailleurs, l'outillage connexe, etc., sur le chantier. La compensation ne doit pas être calculée en se référant à la période
postérieure à la période contractuelle lorsque, par exemple, l'entrepreneur n'avait peut-être que trois (3) employés sur le
chantier. La compensation pour une prolongation devrait seulement être versée pour les travaux réellement effectués, le
temps réellement pris ou perdu ou les dépenses réellement engagées, lesquelles dépassent les coûts directs engagés

65
pour les changements apportés aux travaux (autorisations de modification). On peut accorder des prolongations du délai
(qui ne sont généralement pas remboursées) pour les retards causés par une force majeure.

Gestionnaire de projets

Recommande l'approbation de la prolongation du délai en signant la partie 1 du formulaire 1801;


Soumet à l'approbation de l'agent de négociation des marchés les documents à l'appui et la confirmation écrite
(indiquant que les raisons du retard sont manifestement en dehors du contrôle de l'entrepreneur).

REMARQUE : Le pouvoir d'accorder une prolongation de délai est laissé à la discrétion du gestionnaire de projets, mais on ne doit pas indûment
refuser une prolongation si les raisons du retard sont en dehors du contrôle de l'entrepreneur.

Agent de négociation des marchés


Approuve la prolongation du délai (si les raisons sont valables) en signant la partie 2 du formulaire 1801, qui
autorise la modification de la date d'achèvement des travaux prévue dans le marché ou la date d'achèvement
modifiée dans le cadre d'une demande de prolongation précédente.
Veille à ce que le formulaire 1801 soit distribué de la façon suivante :
- l'original est envoyé au service des finances;
- une copie signée est jointe aux dossiers du projet et du marché;
- une copie signée est envoyée à l'entrepreneur.

8.6.1.4 Refus d'une demande de prolongation de délai


Dans tous les cas de rejet dans le cadre duquel TPSGC désigne l'entrepreneur entièrement responsable du retard, une
lettre d'avis officielle expliquant en détail pourquoi la demande a été rejetée doit être envoyée à l'entrepreneur. Cette lettre
doit indiquer que l'entrepreneur termine les travaux à ses propres frais et que TPSGC évaluera ou récupérera tous les
coûts supplémentaires résultant du retard. Elle doit également indiquer ce qui est considéré comme une date
d'achèvement révisée acceptable et signaler que si les travaux ne sont pas terminés à cette date, l'entrepreneur pourrait
se voir retirer l'exécution des travaux.

Si le gestionnaire de projets ou l'agent de négociation des marchés ne croit pas que les raisons du retard justifient une
prolongation du délai, la demande ne doit PAS être approuvée et les mesures suivantes doivent être prises :

Gestionnaire de projets
Informe l'entrepreneur (par écrit) du refus de la demande le plus tôt possible en remplissant la partie
« Recommandation » du formulaire 1801 (il faut cocher la case 2 et le gestionnaire de projets doit signer à
l'endroit prévu), retourne le formulaire à l'entrepreneur et envoie une copie à l'agent de négociation des
marchés. L'entrepreneur pourra ensuite contester cette décision.
Conserve un relevé détaillé de tous les coûts quantifiables supplémentaires engagés par TPSGC pour la
période commençant à la date qui avait d'abord été fixée pour l'achèvement des travaux jusqu'au jour
précédant l'établissement du certificat provisoire d'achèvement du projet.
Conformément aux CG 5.10, veille à ce que tous les coûts supplémentaires et les dommages quantifiables
découlant du retard soient déduits du paiement final versé à l'entrepreneur dans les cas où les causes sont
imputables à ce dernier (p. ex., honoraires d'experts-conseils supplémentaires, coûts d'inspection et coûts de
location).

Agent de négociation des marchés


Appuie le gestionnaire de projets (le cas échéant) lorsque l'entrepreneur réfute ou conteste la décision.
Remarque : Il faut suivre les mêmes procédures même si une partie du retard est indépendante de la volonté de l'entrepreneur. Dans ce cas, il faut
bien préciser sur le formulaire 1801 la partie du retard qui est indépendante de la volonté de l'entrepreneur et celle qui est imputable à ce
dernier. Cette tâche peut s'avérer difficile et doit être réalisée avant le processus de rejet par les agents d'ordonnancement qualifiés, en

66
collaboration avec l'entrepreneur. Si l'entrepreneur choisit de ne pas participer au processus de détermination, une décision sera alors
imposée par TPSGC.

8.7 Correction des défectuosités des marchés de construction


(S'applique lorsque l'estimation globale des défectuosités à corriger et des travaux non terminés est conforme aux
exigences des CG 1.1.4)

La correction des défectuosités dans le cadre des marchés de construction de TPSGC est l'une des principales causes
de retard qui empêchent d'achever les projets avec succès. Dans de nombreux cas, la majorité des travaux est terminée
ou a été acceptée conformément au marché; cependant, l'entrepreneur tarde à terminer le reste des travaux pour une
raison inconnue (parce qu'il travaille à d'autres projets qui nécessitent son attention ou qu'il estime que la correction des
défectuosités n'a pas d'importance, par exemple). La DGBI a élaboré une méthodologie uniforme de passation des
marchés dans les cas où l'on doit corriger des défectuosités, en faisant appel à un tiers distinct de l'entrepreneur qui a
réalisé les travaux à l'origine (voir « Plan d'action pour la correction des défectuosités », section 8.7.1). Les documents
visent à fournir une approche normalisée pour la correction des défectuosités de manière uniforme et urgente.

Dans le cadre du marché type de construction de TPSGC, l'entrepreneur doit corriger toutes les défectuosités dans les
plus brefs délais dès qu'elles sont signalées. Le gestionnaire de projets doit dépister toutes les défectuosités et demander
à l'entrepreneur de les corriger. Lorsque des défectuosités ne sont pas corrigées dans un délai raisonnable et que les
raisons expliquant le retard dépendent de la volonté de l'entrepreneur, on doit faire appel à d'autres méthodes et
empêcher que des défectuosités restent en suspens. Dans ces cas, le gestionnaire de projets doit communiquer avec
l'agent de négociation des marchés des AMI afin de s'assurer que le processus et les documents nécessaires pour lancer
cette activité sont concis, pertinents, rapides, uniformes et légaux aux termes du marché, afin de réduire au minimum la
responsabilité et de protéger les intérêts de TPSGC et du client.

Remarque : Pour tous les modèles de lettres, contacter l’Unité de Prévention et de gestion des réclamations à CSI UPGR - ISC CPMU, ils vous
assisteront dans la création d’une lettre selon les circonstances.

8.7.1 Plan d'action pour la correction des défectuosités


Le gestionnaire de projets doit, dans les plus brefs délais :

Indiquer toutes les défectuosités apparentes et tous les travaux incomplets dans une même liste, qu'il doit faire
signer par l'entrepreneur et par l'expert-conseil. Reproduire, dans le document portant sur l'inspection, une clause
de dénégation de responsabilité, selon laquelle la liste est complète uniquement au moment de l'inspection, ainsi
qu'une déclaration en vertu de laquelle l'entrepreneur demeure responsable des autres défectuosités qui peuvent
devenir apparentes pendant la période de la garantie (ou pendant toute autre période qui pourrait être prescrite
par la loi). Justifier cette liste par des cassettes vidéos ou des photographies des lieux dans les cas
problématiques.
S'assurer que l'on retient des sommes suffisantes pour faire corriger ces défectuosités par la caution ou par un
autre entrepreneur, si cela se révèle nécessaire.
Réviser la liste des défectuosités avec l'expert-conseil et établir un calendrier raisonnable pour le début et la fin
des travaux de correction.
Communiquer avec le gestionnaire principal de projets, l'Unité de gestion des modifications de marché (dans le
Secteur de la capitale nationale seulement) et l'agent de négociation des marchés afin d'établir conjointement la
stratégie contractuelle et transmettre l'avis officiel à l'entrepreneur par envoi recommandé. Faire parvenir des
copies de cet avis au gestionnaire principal de projets, au client, à l'Unité de gestion des modifications de marché
(Secteur de la capitale nationale seulement), à l'agent financier, à l'expert-conseil et à la caution (le cas échéant).
Inspecter les lieux des travaux le lendemain de la date fixée pour la correction des défectuosités et enregistrer
toutes les autres défectuosités en suspens et à corriger. Il faut de nouveau prendre des photographies des lieux
pour répondre à tous les besoins éventuels.

67
Si toutes les défectuosités ne sont pas corrigées, aviser tous les mêmes intervenants, cerner les défectuosités en
suspens et les travaux incomplets en donnant suffisamment de détails pour que d'autres entrepreneurs puissent
faire des propositions de prix, et préparer une modification de marché de crédit aux fins d'approbation par les AMI.
Élaborer, en collaboration avec l'agent de négociation des marchés, une stratégie d'attribution de marché pour
l'achèvement des travaux. (Caution ou de trois à cinq noms puisés dans le système SELECT).
Établir immédiatement un formulaire du rapport d'évaluation de rendement de l'expert-conseil.
Tenir des relevés exacts qui précisent tous les frais supplémentaires engagés par TPSGC pour terminer les
travaux.

L'agent de négociation des marchés doit, dans les plus brefs délais :

Demander l'approbation des services juridiques et aider le gestionnaire à préparer la lettre d'« avis » (voir le
modèle de lettre).
Dans les cas où l'entrepreneur n'a pas respecté les modalités de l'avis, préparer une deuxième lettre que devra
signer le directeur des AMI ou le directeur général régional pour faire savoir officiellement à l'entrepreneur que
TPSGC reprend cette tranche des travaux, selon les modalités du marché, et qu'il la fera terminer par une autre
entreprise. L'avis doit indiquer que les travaux seront achevés par d'autres moyens, qu'ils seront évalués et que
l'État se réserve le droit, au besoin, d'avoir recours à la garantie contractuelle ou à la garantie de bonne exécution.
Cette lettre doit également faire de nouveau état des conséquences de cette mesure, telles qu'elles ont déjà été
décrites dans la lettre d'avis (voir le modèle de lettre « Cessation/Révocation du droit d'exécuter les travaux de
l'entrepreneur »). On doit en transmettre des copies conformes au gestionnaire principal de projets, au client, à
l'Unité de gestion des modifications de marché (Secteur de la capitale nationale seulement), à l'agent financier, à
l'expert-conseil et à la caution (le cas échéant).
Le gestionnaire de projets doit consulter les AMI afin de déterminer la meilleure façon de procéder. Il est probable
que dans le cas de défectuosités, TPSGC ne demandera pas à la caution de prendre la relève. Le Ministère
l'informera plutôt qu'il s'occupera d'achever les travaux dans le cadre d'un nouveau marché.
Le montant estimatif à consacrer à la correction de toutes les défectuosités et à l'achèvement du reste des travaux
sera évalué dans le certificat provisoire.
Les travaux à achever doivent faire l'objet d'un appel d'offres conformément aux politiques ministérielles sur les
appels d'offres. La méthode sera choisie en fonction de la complexité et de la valeur des travaux.
Attribuer, conjointement avec le gestionnaire de projets, un nouveau marché, sous la forme d'un ordre de travaux,
d'un marché de construction – travaux secondaires ou d'un marché de construction – grands travaux (selon les
risques, la complexité et la valeur en dollars des travaux en question), en utilisant le financement obtenu au moyen
de la modification de marché de crédit.
Lorsque les travaux sont terminés, aviser le gestionnaire de projets qu'il doit verser à l'entrepreneur sélectionné à
l'origine le solde des sommes prévues du marché (moins les sommes à prélever éventuellement pour les coûts à
engager par TPSGC pour terminer les travaux). Le coût réel de l'achèvement des travaux sera évalué dans le
certificat définitif d'achèvement.

68
8.8 Formulaires, modèles et listes de vérification pour les services de construction
Se reporter à l'Annexe B – Formulaires, modèles et listes de vérification relatifs aux activités
d'approvisionnement

B.1. 9200-Demande de biens et de services, et construction – PWGSC/TPSGC 9200


B.2. Liste de vérification des exigences relatives à la sécurité (LVERS) – TBS/SCT 350-103 (PDF :
758 Ko)
B.3. Formulaire de renseignements

Se reporter à l'Annexe E – Formulaires, modèles et listes de vérification pour les services de construction

Formulaires
E.1. Demande d'appel d'offres en construction (PWGSC/TPSGC 500)
E.2. SELECT – Demande de services de construction (PWGSC/TPSGC 154)
E.3. Prolongation du contrat (PWGSC/TPSGC 1801)
E.4. Directive de chantier (PWGSC/TPSGC 599)
E.5. Avis de modification proposée (PWGSC/TPSGC 611)
1
E.6. Formulaire abrégé – Approbation de modification au marché
E.7. Autorisation de modification (PWGSC/TPSGC 610)
E.8. Demande de paiement progressif (PWGSC/TPSGC 1792)
E.9. Certificat d'achèvement substantiel (PWGSC/TPSGC 1796)
E.10. Certificat d'achèvement (définitif) (PWGSC/TPSGC 1797)
E.11. SELECT – Formulaire du rapport d'évaluation du rendement de l'entrepreneur
(PWGSC/TPSGC 2913)
E.12. Déclaration statutaire (PWGSC/TPSGC 2835)

Modèles

E.13. Modèle d'offre de prix pour un avis de modification proposée

Listes de vérification

E.14. Activités d'approvisionnement pour les services de construction


E.15. Liste de vérification pour la rencontre préalable aux travaux de construction
E.16. Liste de vérification pour la gestion des autorisations de modification
E.17. Liste de vérification pour la clôture de marchés de construction (achèvement substantiel)
E.18. Liste de vérification pour la clôture de marchés de construction (achèvement définitif)

1
Pour obtenir une copie de ce formulaire, veuillez contacter l'Unité de gestion des modifications de contrats de la RCN à
RCNCentremoddecontrats.NCAChangeOrderCentre@tpsgc-pwgsc.gc.ca

69
Utilisation des offres à commandes pour les Services de l'attribution des
marchés immobiliers
Dans les cas où les exigences sont répétitives, les Services de l'attribution des marchés immobiliers (AMI) peuvent juger
qu'une offre à commandes est le meilleur moyen de répondre aux besoins. Si tel est le cas, une demande d'offre à
commandes est établie dans le cadre d'un processus concurrentiel. Ensuite, plusieurs entreprises sont retenues, puis
classées, ce qui permet aux gestionnaires de projets d’effectuer une demande de commandes subséquentes à l'offre à
commandes, dans le but d'attribuer le marché directement aux experts-conseils. Les experts-conseils à qui des offres à
commandes sont attribuées, et qui sont en fait le prolongement des ressources internes, peuvent fournir des services
pour les projets complets de petite envergure, les projets à discipline particulière, ou encore réaliser des parties distinctes
d'un projet (analyse des options, étude de faisabilité, exigences de projet, analyse des coûts, etc.).
Il existe plusieurs types différents d'offres à commandes qui s'appliquent à un grand nombre de biens différents. Les
divers types d'offres à commandes, qui sont élaborées en fonction de leur usage éventuel par les clients ciblés, sont
présentés ci-après.
- Offre à commandes principale et nationale (OCPN) : Offre à commandes qui peut être utilisée par n'importe
quel ministère dans l'ensemble du Canada et les commandes subséquentes peuvent être présentées par tout
gestionnaire qui a le pouvoir d'utiliser les offres à commandes.
- Offre à commandes ministérielle et nationale (OCMN) : Offre à commandes qui ne vise que le ministère qui a
un besoin particulier et qui est diffusée dans l'ensemble du Canada.
- Offre à commandes individuelle et régionale (OCIR) : Offre à commandes qui vise un ministère particulier et qui
est diffusée dans une région particulière.
- Offre à commandes principale et régionale (OCPR) : Offre à commande qui vise tous les ministères et qui est
diffusée dans une région particulière.
- Offre à commandes individuelle et nationale (OCIN) : Offre à commandes qui vise un ministère particulier et qui
est diffusée dans l'ensemble du Canada.
- Offre à commandes individuelle et ministérielle (OCIM) : Offre à commandes qui concerne un besoin très
particulier et spécialisé d'un ministère donné et qui ne peut être utilisée par un autre ministère.
L'offre à commandes donne au gestionnaire de projets la possibilité d'acquérir des services de consultation d'une portée
prédéterminée et à des tarifs fixés à l'avance (taux horaires, prix au mètre carré, prix unitaire) conformément à certaines
modalités préétablies, au besoin et au moment où ces services sont requis. Les offres à commandes sont établies selon
un processus concurrentiel de sélection d'experts-conseils. On utilise généralement une demande d'offres à commandes
que l'on publie dans le Service électronique d'appels d'offres du gouvernement (SEAOG). La limite supérieure établie
dans l'offre reflète les besoins opérationnels de TPSGC et est généralement indiquée dans la demande d’offres à
commandes et les AMI peuvent fournir le nom du gestionnaire de secteur d'activité.
Aucun marché n'existe tant que les AMI n'ont pas établi une commande subséquente à l'offre à commandes. Chaque
commande subséquente indique que l'offre est acceptée par TPSGC dans la mesure des travaux à réaliser. Certaines
demandes d'offres à commandes entraînent l'établissement de multiples offres à commandes pour les mêmes services.
Des commandes subséquentes sont ensuite distribuées aux entreprises en fonction d'un pourcentage prédéterminé des
activités prévues.
Le gestionnaire de projet peut avoir recours à une offre à commandes uniquement pour les services décrits dans la
demande d'offres à commandes publiée à l'origine. Toutes les conditions et les dispositions se rapportant à la portée et
au prix des services de consultation proposés doivent être respectées. Les honoraires portant sur une commande
subséquente doivent correspondre aux prix déjà établis dans l'offre à commandes déposée à l'origine. Toutes les
modalités stipulées dans l'offre à commandes doivent également s'appliquer à chaque commande subséquente.
La limite maximale pour les commandes subséquentes se situe entre 150 k$ et 1 M$ en fonction du secteur d'activité et
de la région.
Dans le Secteur de la capitale nationale, avant de lancer les commandes subséquentes, le gestionnaire de projets doit
communiquer avec le gestionnaire de secteur d'activité affecté à chaque demande d'offres à commandes. Les AMI
peuvent fournir le nom du gestionnaire de secteur d'activité approprié.

70
9.1 Catégories d'offres à commandes de la DGBI

Différentes offres à commandes ont été établies afin d'appuyer la DGBI et les gestionnaires de projets dans la prestation
de services aux clients. Les offres à commandes sont décrites dans leur propre domaine particulier, traité précédemment.

Les offres à commandes sont classées dans les catégories suivantes :

-Conservation du patrimoine architectural


-Architecture générale
-Rapports sur l'état des immeubles
-Analyse des réclamations
-Spécialiste des coûts
-Génie de l'environnement
-Programmation fonctionnelle
-Services d'expert en assurance
-Services de design d’intérieur
-Architecture du paysage
-Génie électrique et mécanique
-Génie urbain
-Soutien à la gestion de projets
-Services d'établissement du calendrier
-Génie des structures

9.2 Responsabilités à l'égard des offres à commandes de la DGBI


9.2.1 Généralités
Il faut établir des paramètres précis et des produits livrables distincts pour chaque commande subséquente à une offre à
commandes afin d'assurer la prestation de services intégrés. La répartition des responsabilités entre les gestionnaires de
projets de la DGBI et les experts-conseils doit être bien établie pour qu'un responsable soit nommé pour chacun des
secteurs de responsabilité propres à la commande subséquente.

9.2.2 Cadre de responsabilisation de gestion propre à chaque projet


La DGBI offre des services de gestion de projet tout en se conformant notamment au cadre de l'administration fédérale et
aux lois, aux règlements, aux politiques, aux normes ainsi qu'aux codes auxquels elle est assujettie. Ses responsabilités
sont regroupées en trois catégories générales et doivent être clarifiées avec l'expert-conseil pour chacune des
commandes subséquentes.

Responsabilité ministérielle : Les gestionnaires de projets doivent se conduire et réaliser leurs activités de projet de
manière à respecter :
les valeurs fondamentales du gouvernement, lesquelles s'articulent autour de la probité (éthique), de la
transparence (conformité aux lois et aux règlements sur les marchés de l'État) et de la prudence (gestion des
risques);
le programme du gouvernement à tous les niveaux, y compris aux niveaux social, politique et environnemental;
le programme de la DGBI (p. ex., le développement durable et les normes d'aménagement de TPSGC).

Responsabilités en matière de diligence raisonnable : Les gestionnaires de projets doivent faire preuve de diligence
raisonnable au cours de la planification et de la réalisation de leurs projets en ce qui concerne :

71
les obligations réglementaires relatives à la santé, à la sécurité et à l'environnement (Environnement Canada,
ministère de l'Environnement et de l'Énergie, Ressources humaines et Développement des compétences
Canada, etc.);
les obligations non réglementaires (lignes directrices du Conseil du Trésor, accessibilité, Commission de la
capitale nationale, Bureau d'examen des édifices fédéraux du patrimoine, etc.).

Responsabilités relatives aux services à la clientèle : Les gestionnaires de projets doivent fournir ou coordonner une
vaste gamme de services :
questions touchant les clients;
intermédiaire avisé;
services de gestion de projets liés à l'intégration, à la portée, aux délais, aux coûts, à la qualité, aux
communications, aux ressources humaines, à l'approvisionnement, aux risques, etc.

9.2.3 Responsabilités du gestionnaire de projets


Gestionnaires de projets
Être responsables de l'ensemble du projet.
Définir les responsabilités de l'expert-conseil pour chaque commande subséquente (p. ex., services de soutien au
gestionnaire de projets).
Dresser une liste des décisions pouvant être prises par l'expert-conseil (p. ex., changements apportés à la
conception, solutions possibles sur place) et s'assurer qu'elles respectent les paramètres de l'offre à commandes.
Veiller à ce qu'il y ait une séparation des responsabilités entre la gestion des projets et la gestion des offres à
commandes.

9.2.4 Responsabilités du gestionnaire de secteur d'activité (Secteur de la capitale nationale seulement)


Les gestionnaires de secteur d'activité agissent à titre de responsables techniques et de coordonnateurs des activités
liées aux offres à commandes. Ils sont les seuls intermédiaires auprès des AMI en ce qui touche toutes les commandes
subséquentes pour assurer ce qui suit :

l'accès simultané et uniforme à plusieurs cabinets d'experts-conseils;


le respect et l'application uniforme du Règlement sur les marchés de l'État;
l'utilisation optimale de l'offre à commandes;
la protection des intérêts de TPSGC;
la réduction des risques et des responsabilités ayant trait à l'utilisation des offres à commandes;
les relations stables avec les experts-conseils retenus dans le cadre de l'offre à commandes;
l'établissement de rapports précis par l'intermédiaire des AMI.

9.2.5 Responsabilités du gestionnaire de la conception


Les gestionnaires de la conception agissent à titre de contrôleur de la qualité pour le gestionnaire de projets en examinant
les services offerts par l'expert-conseil à différentes étapes clés de la prestation des services pour s'assurer de la qualité
et du contenu des documents, et vérifier que les cadres de référence sont détaillés et qu'ils s'appliquent aux produits
livrables de l'offre à commandes. Ils formulent également des commentaires relatifs aux coûts et au rendement de
l'expert-conseil.

Remarque : Pour les commandes subséquentes portant sur des services d'architecture et de design d’intérieur, il revient également aux gestionnaires
de la conception d'aider les clients à déterminer leurs besoins fonctionnels détaillés.

72
9.3 Utilisation du modèle de répartition des tâches
(Compte tenu de la géographie, du volume de travail et de la valeur des travaux, les processus varient dans les régions. Toutefois, le processus décrit
ci-après a été adopté par la DGBI afin d'assurer, dans la mesure du possible, une cohérence à l'échelle nationale dans l'utilisation des offres à
commandes.)

REMARQUE : Dans le présent document, le terme « cadre de référence » désigne la description technique d'un projet. Cette notion est également
connue sous le nom, notamment, d'« énoncé de projet », de « portée des travaux », de « description des travaux » et de « services
requis ».

Les procédures normalisées de passation des commandes subséquentes aux offres à commandes individuelles et
ministérielles sont décrites ci-après.

 Le gestionnaire de projets communique avec le gestionnaire de secteur d'activité afin d'obtenir la permission
d'utiliser les offres à commandes. Le gestionnaire de secteur d'activité examine le cadre de référence du projet
pour vérifier si les services correspondent à la portée des offres à commandes, mais aussi pour vérifier la
qualité du document.

 Si le cadre de référence correspond à la portée des offres à commandes, le gestionnaire de secteur d'activité
envoie un courriel aux AMI, l'autorité contractante, pour leur transmettre des renseignements de base (p. ex.,
numéro du projet, brève description du projet, nom du gestionnaire de projets et estimation des honoraires, y
compris les débours et la TPS/TVH).

 Dans un délai de 24 heures (ou de 48 heures tout au plus), les AMI fournissent au gestionnaire de secteur
d'activité le nom de l'expert-conseil avec qui il doit faire affaire et l'autorisation de pressentir l'expert-conseil en
question. Le gestionnaire de secteur d'activité transmet le nom au gestionnaire de projets, ainsi qu'un
exemplaire de ces procédures.

 Le gestionnaire de projets fournit le cadre de référence (préférablement en version PDF) à l'expert-conseil


désigné, et il obtient une proposition, y compris les honoraires. Le gestionnaire de projets devrait demander à
ce que le format de la proposition d'honoraires corresponde à celui précisé dans l'offre à commandes,
c'est-à-dire que la proposition contienne la catégorie de personnel, le nom des employés, le nombre d'heures
estimé ou nécessaire pour la prestation des services ainsi qu'une estimation, le cas échéant, des débours. Il
faut établir les frais en fonction des taux horaires précisés dans l'offre à commandes en question.

Se reporter à l'Annexe F : Liste modèle de vérification d'offres subséquentes (à utiliser pour les offres à commandes)

 L'expert-conseil qui refuse de réaliser les travaux doit le signifier par écrit (un courriel fera l'affaire), et
le gestionnaire de secteur d'activité doit ensuite communiquer avec les AMI pour les informer de la situation.
Les AMI fourniront alors le nom d'un autre expert-conseil au gestionnaire de secteur d'activité. Le gestionnaire
de projets devrait fournir aux experts-conseils un délai raisonnable (48 heures) pour leur permettre d'indiquer
s'ils peuvent ou non effectuer les travaux.

La proposition des honoraires et toute modification connexe au cadre de référence doivent être examinées par le
gestionnaire de secteur d'activité, qui veillera à ce que la proposition reflète l'ampleur de la participation requise pour les
travaux et qu'elle soit conforme, du point de vue technique, à la portée des travaux requis.

Toutes les propositions d'honoraires de plus de 100 k$ (TPS/TVH et montants préapprouvés pour modifications
proposées compris) doivent être approuvées par le gestionnaire principal de projets pertinent. Vérifier l'identité des
autorités contractantes locales et régionales avant de signer une commande subséquente à une offre à commandes.

La documentation du projet, y compris le formulaire 9200 comportant des données sur le financement, le plan de gestion
des risques et le calcul des montants préapprouvés pour modifications proposées, le cadre de référence définitif, la
proposition de l'expert-conseil, la déclaration du gestionnaire de secteur d'activité selon laquelle il juge que la proposition
de l'expert-conseil est équitable et raisonnable ainsi que la Liste de vérification des exigences relatives à la sécurité
(LVERS) sont transmis (préférablement sous forme de trousse) aux AMI, pour qu'ils assurent un suivi.

73
9.4 Offre à commandes relative à la gestion de projets
Les offres à commandes relatives à des services de soutien à la gestion de projets ont été élaborées afin d'appuyer les
gestionnaires de projets dans leurs tâches quotidiennes de planification et de mise en œuvre des projets. Elles
permettent d'obtenir des services de soutien à la gestion de projets en complément des services internes pour des étapes
précises de projets plus importants, mais elles sont essentiellement utilisées dans le cadre de projets de moindre valeur
et pour le regroupement des travaux liés à de petits projets.

Elles constituent également pour les gestionnaires principaux de projets et les gestionnaires de projets une
solution de rechange préférable à l'utilisation de marchés de services professionnels et techniques.

Les experts-conseils dont les services sont retenus dans le cadre des offres à commandes fournissent des services de
soutien aux gestionnaires de projets, mais ils ne sont pas des employés de TPSGC. Les gestionnaires de projets
demeurent responsables de la gestion globale du projet.

Quant aux ententes contractuelles pour des services de soutien à la gestion de projets (voir l'Annexe F), les rôles
et responsabilités de l'expert-conseil et du gestionnaire de projets sont moins distincts, car l'expert-conseil fournit des
services de soutien de gestion de projets qui autrement seraient fournis à l'interne par le gestionnaire de projets. Les
gestionnaires de projets demeurent entièrement responsables de l'atteinte des objectifs ministériels, et ils doivent
répondre aux exigences particulières du projet et rendre des comptes. Étant donné la nature des services de soutien à la
gestion de projets et leur similarité avec les services internes de gestion de projets, il faut définir clairement les rôles et les
responsabilités pour assurer aux clients une prestation de services intégrés. Dans le cadre d'un projet, une mauvaise
interprétation de ces rôles et responsabilités pourrait engendrer des erreurs, des omissions, un chevauchement des
services et des risques injustifiés qui pourraient avoir des répercussions négatives sur la qualité des services et des
produits fournis, sans parler des coûts supplémentaires éventuels.

REMARQUE : Le montant total d'une commande subséquente à une offre à commandes ne peut pas dépasser les limites établies dans la
convention d'offre à commandes. Ce montant comprend les honoraires, les débours, les montants préapprouvés pour modifications
proposées, la TPS/TVH. Les commandes subséquentes doivent avoir des cadres de référence précis dans lesquels les services et
les produits livrables sont clairement définis.

9.5 Pouvoirs
Il incombe aux AMI de publier des offres à commandes afin de répondre aux besoins d'un ministère et d'un client.
Cependant, les gestionnaires peuvent être titulaires des pouvoirs délégués leur permettant de publier des commandes
subséquentes aux offres à commandes. Les pouvoirs varient en fonction des différents secteurs d'activité en ce qui
concerne les valeurs totales, les limites des commandes subséquentes, les exigences en matière de documentation, les
limites portant sur les honoraires et les cadres de référence. Il faut discuter du projet avec le gestionnaire de secteur
d'activité visé dès le début du processus. Il faut obtenir l'autorisation du gestionnaire de secteur d'activité visé pour avoir
recours à une commande subséquente à une offre à commandes pour tout projet d'une valeur maximale de 100 k$
(TPS/TVH incluses). Pour tout projet dont la valeur est supérieure à 100 k$ (TPS/TVH incluses) ou pour avoir recours à
plusieurs offres à commandes à la fois, il faut obtenir l'autorisation du gestionnaire de secteur d'activité visé et du
gestionnaire principal de projets (dans le Secteur de la capitale nationale) ou l'autorisation du gestionnaire de secteur
d'activité et du gestionnaire régional ou du directeur général régional (dans les autres régions).

Cette limite s'applique à l'ensemble du cycle de vie de la commande subséquente (du marché).

74
9.6 Formulaires, modèles et listes de vérification pour l'utilisation des offres à commandes
Se reporter à l'Annexe F – Formulaires, modèles et listes de vérification pour l'utilisation des offres à commandes

F.1 Liste modèle de vérification relative aux offres subséquentes (à utiliser pour les offres à commandes)
F.2. Liste de vérification relative aux services d'experts-conseils en gestion de projets
F.3 Énoncé des travaux – Modèle de commande subséquente relative à des services de gestion de projets

75
10 Processus et adjudication des marchés d'urgence

10.1 Conditions
Il est de plus en plus essentiel que la Direction générale des biens immobiliers se conforme au Règlement sur les
marchés de l'État en ce qui concerne l'exercice des pouvoirs contractuels en cas d'urgence. Il est encore plus essentiel
d'assurer la participation de la DGBI sur les plans professionnel et technique afin d'assurer la diligence raisonnable en
cas d'urgence. De par leur formation professionnelle et technique, les gestionnaires de la DGBI ont la responsabilité
accrue de signaler et de traiter les situations d'urgence, que ces dernières se déclarent dans le cadre d'un projet de
TPSGC ou non. Les ministères possèdent des pouvoirs délégués limités en ce qui concerne l'attribution de marchés non
concurrentiels. Dans son rôle d'autorité contractante du gouvernement, TPSGC a, en vertu de divers accords
commerciaux, plus de pouvoirs délégués que la plupart des autres ministères.

L'article 6 du Règlement sur les marchés de l'État contient quatre « exceptions » qui permettent à l'autorité contractante
de ne pas tenir compte de l'exigence de l'invitation à soumissionner. L'une de ces exceptions est toute « situation
d'extrême urgence, où le retard des mesures à prendre serait préjudiciable à l'intérêt public. » Les urgences sont
généralement inévitables et nécessitent des mesures immédiates qui excluent le recours à l'invitation à soumissionner en
bonne et due forme. Le Conseil du Trésor définit une situation d'urgence dans les termes suivants :

une situation réelle ou imminente qui constitue un danger pour la vie;


un désastre qui menace la qualité de la vie ou qui a causé la mort;
un événement pouvant conduire à des pertes ou à des dommages importants pour les biens de l'État.

On recommande (autant que possible) aux gestionnaires de la DGBI qui se proposent de se prévaloir de cette exception
de communiquer avec les Services de l'attribution des marchés immobiliers (AMI) pour discuter des stratégies et des
options contractuelles. Dans les rares cas d'urgence, lorsque les événements ne permettent pas à la DGBI et aux AMI de
se consulter, la DGBI peut exercer ses pouvoirs contractuels d'urgence en concluant et en modifiant un marché d'une
valeur totale maximale de 1 M$ (y compris les modifications et toutes les taxes applicables [TPS/TVH]) afin de répondre à
une urgence extrême. Dans les cas où ces marchés ou modifications dépassent les pouvoirs délégués du Ministère, un
rapport (et non une présentation) au Conseil du Trésor doit être envoyé au Secrétariat du Conseil du Trésor dans les 60
jours suivant l'autorisation ou le début des travaux.

Investi d'un pouvoir supplémentaire, le ministre de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) peut
conclure un marché non concurrentiel d'une valeur totale maximale de 15 M$ afin de réagir à une situation d'extrême
urgence des ministères, où les risques humains et/ou financiers sont élevés, à condition qu'un rapport soit envoyé au
Secrétariat du Conseil du Trésor dans les 60 jours suivant l'autorisation ou le début des travaux.

Ce pouvoir supplémentaire ne peut être exercé que si tous les critères suivants sont réunis :

le ministre invoque les dispositions de sécurité nationale ou d'extrême urgence contenues dans les accords
commerciaux applicables;
le besoin ne peut pas être satisfait par l'application de procédures contractuelles normales en raison de l'urgence
de la situation;
le ministre compétent approuve l'exercice de ces pouvoirs particuliers en vertu de la Partie III, Plafond des
marchés conclus en cas d'urgence – Politique sur les marchés du Conseil du Trésor – Annexe C

76
10.2 Rapport au Conseil du Trésor (marchés d'urgence)
10.2.1 Lignes directrices
Le rapport au Conseil du Trésor, qui doit être accompagné d'une note d'information à l'intention du ministre devrait
contenir les données clés suivantes :

1. des renseignements détaillés sur les circonstances entourant la situation d'urgence;


2. le type et la valeur totale des marchés attribués;
3. la ou les raisons expliquant que les exigences de soumission habituelles ne sont pas applicables ou admises;
4. le niveau du pouvoir de conclure des marchés délégué par le ministère ou l'organisme auquel l'inscription du
marché d'urgence a été approuvée.

En situation d'urgence, lorsqu'il est possible de le faire, les marchés de faible valeur devraient être conclus en vertu de
ce pouvoir élargi. Une situation d'urgence ne signifie pas nécessairement que tous les marchés liés à l'intervention
d'urgence doivent être attribués « en urgence » ou comme « marchés à fournisseur unique ». Par exemple, il est
possible d'attribuer un marché en cas d'urgence à fournisseur unique à un expert-conseil pour qu'il prépare des plans
de conception des travaux d'assainissement. De cette façon, la DGBI et les AMI peuvent élaborer les stratégies
contractuelles provisoires relatives au processus d'attribution par voie concurrentielle pour les marchés de construction
subséquents. Bien que la solution de TPSGC ne lui laisse pas le temps nécessaire pour mettre en œuvre son
processus de demande de soumissions habituel, elle peut toutefois permettre de lancer un certain processus
concurrentiel à l'égard des aspects liés à la construction, c.-à-d. les soumissions obtenues sur invitation.

Lorsqu'une situation d'urgence survient, et que la DGBI s'est assurée que l'urgence correspond bien à la définition du
Conseil du Trésor, le gestionnaire de projets doit suivre certaines étapes pour exercer rapidement la responsabilité
professionnelle ou technique pour des motifs de diligence raisonnable :

obtenir l'approbation de la haute direction et aviser le client et les AMI de la décision d'attribuer des marchés
d'urgence;
assumer cette responsabilité lorsque l'autorité de la haute direction n'est pas disponible immédiatement;
exécuter un marché officiel dès que possible une fois que les travaux auront commencé, dans le cas où des
contrats verbaux ont été conclus dans le cadre d'une situation d'urgence;
lorsque le temps le permet, élaborer des stratégies contractuelles avec les AMI dans le but de solliciter des
marchés concurrentiels assortis d'un calendrier accéléré. À défaut de temps, informer les AMI et passer des
marchés à fournisseur unique de faible valeur pour réagir immédiatement à l'urgence. Au fur et à mesure que les
travaux avancent, élaborer des stratégies supplémentaires d'attribution de marchés et de modifications avec
l'aide des AMI, lorsque c'est possible. Au besoin, modifier les marchés à fournisseur unique dès que la portée
des travaux est mieux définie ou attribuer des marchés à fournisseur unique supplémentaires lorsque cela
représente la seule solution de rechange.
dans les cas où les pouvoirs de conclure des marchés d'urgence ont été exercés, et que les valeurs estimées ou
réelles dépassent les pouvoirs contractuels délégués du Ministère, il faut préparer une note d'information et un
rapport au Conseil du Trésor dans les 60 jours suivant l'autorisation ou le début des travaux.

10.3 Formulaires, modèles et listes de vérification relatifs aux marchés d'urgence


Se reporter à l'Annexe G – Formulaires, modèles et listes de vérification relatifs aux marchés d'urgence

G.1. Modèle de note d'information (marché d'urgence)

G.2. Modèle de rapport au Conseil du Trésor (marché d'urgence)

77
11 Lignes directrices concernant les critères d'évaluation des marchés de
construction
Objectif

Les présentes lignes directrices visent à orienter l'application de la CG 2.8 du Guide des Clauses et conditions
uniformisées d'achat (CCUA). Elles permettront de voir à ce que l'État obtienne un bon rapport qualité-prix tout en
respectant les dispositions connexes qui figurent dans le Guide des CCUA.

Contexte

En 2007, le Bureau de la vérification et de l'évaluation a vérifié 50 marchés de construction de deux bureaux régionaux.
Cette vérification visait à déterminer dans quelle mesure les bureaux régionaux avaient mis en place un cadre de contrôle
de gestion qui leur permettait d'assurer adéquatement la prestation efficace et efficiente des services de construction,
ainsi que le respect des lois, des politiques et des procédures régissant la conclusion des marchés. Le Bureau
recommandait notamment dans son rapport que les marchés de construction comprennent une clause plus détaillée en
matière de vérification.

CG 2.8 (2008-05-12) du Guide des CCUA

1) L'entrepreneur, en plus de répondre aux exigences stipulées à l'alinéa 6) de la CG 3.4, « Exécution des travaux », tient
des registres complets pour les coûts estimatifs et réels des travaux, ainsi que tous appels d'offres, offres de prix,
marchés, correspondances, factures, reçus ou pièces justificatives s'y rapportant, et doit mettre ceux-ci à la disposition du
Canada et du sous-receveur général du Canada ou des personnes appelées à intervenir en leur nom, sur demande aux
fins de vérifications et inspections.

2) L'entrepreneur doit permettre à toutes les personnes visées à l'alinéa 1) de la CG 2.8 de tirer des copies et de prélever
des extraits des registres et des documents, et doit fournir à ces personnes ou entités l'information dont elles pourraient
avoir besoin périodiquement eu égard à ces registres et documents.

3) L'entrepreneur doit s'assurer que les registres restent intacts jusqu'à l'expiration d'un délai de deux ans suivant la date
à laquelle le certificat d'achèvement a été délivré ou jusqu'à l'expiration de tout autre délai que le Canada peut fixer.

4) L'entrepreneur doit obliger tous les sous-traitants à tous les niveaux et toutes les autres personnes contrôlées
directement ou indirectement par lui ou qui lui sont affiliées, de même que toutes les personnes le contrôlant directement
ou indirectement, à respecter les exigences de cette clause au même titre que lui.

Facteurs à prendre en considération

En présence de l'une ou l'autre des circonstances ci-après, les gestionnaires de projets devraient envisager la possibilité
d'effectuer une vérification des dossiers de l'entrepreneur, comme il est décrit dans les clauses précitées du Guide des
CCUA, après avoir obtenu, à cet égard, l'autorisation du gestionnaire principal de projets ou du gestionnaire régional ainsi
que l'appui de l'agent de négociation des marchés.

1) L'évaluation de la complexité et des risques des projets est d'un niveau de 4.

2) Un seul soumissionnaire conforme a été sélectionné par la suite de l'appel d'offres.

3) Le projet est réalisé dans un lieu qui rend difficile, voire impossible, la surveillance du chantier, comme un chantier
éloigné ou caché (sous l'eau ou à l'intérieur d'une enceinte).

Vous pouvez transmettre vos questions sur les exigences précitées à votre gestionnaire principal de projets, à votre
gestionnaire régional ou au directeur, Conseils et Pratiques (Exécution de projets).

78
Annexes

79
Annexe A – Définitions

Agent de négociation des marchés : Employé des Services de l'attribution des marchés immobiliers qui agit à titre
d'autorité contractante responsable de l’octroi et l'administration quotidienne des contrats tout en veillant au respect des
politiques et des procédures contractuelles.

Cadre de référence : Aussi appelé « énoncé de projet » ou « portée des travaux », c'est la description technique du
projet, c'est-à-dire le nom, la description, l'historique et les objectifs du projet, la documentation existante, les services
requis, le budget, le jalonnement du projet et tout autre renseignement pertinent.

Commande subséquente : marché faisant suite à une convention d'offre à commandes et comportant des conditions
générales et des services précis pour un projet particulier.

Marchés de services professionnels et techniques : contrat pouvant prévoir ou non la prestation de conseils pour
l'obtention de services professionnels, comme l'estimation de coûts, le dessin, la gestion de projets, les services
financiers, etc. Ce type de contrat ne doit pas être utilisé dans les situations suivantes :

services de conception en architecture et en génie;


situations créant une relation employeur-employé;
services de gestion de projets qu'il vaudrait mieux acquérir au moyen d'offres à commandes;
services similaires de nature répétitive ou récurrente pour lesquels le recours aux offres à commandes est
préférable et obligatoire.

Directeur : Employé qui agit à titre de directeur responsable de la gestion quotidienne dans une unité organisationnelle
de la Direction générale des biens immobiliers.

Expert de secteur d'activité : Spécialiste professionnel ou technique dans le domaine de l'architecture, du design
d'intérieur, du génie ou de la gestion de projets à la Direction générale des biens immobiliers.

Gestionnaire de la conception : Employé responsable de la gestion de la conception. Il s'agit de fonctions vastes et


globales qui comprennent les services d'assurance de la qualité et qui exigent une compréhension claire des objectifs et
des contraintes du projet. Le titulaire est appelé à travailler en collaboration avec le gestionnaire de projets et à lui fournir
des conseils stratégiques et techniques tout en s'assurant que les services de la conception relatifs au projet sont d'un
niveau et d'une qualité conformes aux attentes de tous les intervenants durant toutes les étapes du projet. Le niveau et la
portée des services de la gestion de la conception sont déterminés en fonction de l'ampleur et de la complexité du projet.

Gestionnaire de projets : Employé qui est responsable de la gestion quotidienne d'un projet.

Gestionnaire de secteur d'activité : Dans le Secteur de la capitale nationale, un employé qui est responsable de la
gestion quotidienne des offres à commandes. Cette personne n'est pas nécessairement le gestionnaire de l'unité. Dans
les régions, un employé qui agit à titre de gestionnaire de secteur d'activité ou de gestionnaire principal de projets.

Gestionnaire principal de projets : Employé qui est responsable de la gestion quotidienne des projets et de la
supervision des gestionnaires de projets. Il veille également à la prestation de tous les services d'architecture et de génie
aux équipes des biens immobiliers.

Gestionnaire principal : Employé qui est responsable de la supervision quotidienne du gestionnaire de projets ou du
gestionnaire de secteur d'activité pour les projets ne relevant pas des équipes des biens immobiliers.

MPMP : Montants préapprouvés pour modifications proposées.

Offre à commandes : Offre de la part d'un expert-conseil pour fournir un ensemble de services décrits dans la demande
d'offre à commandes selon la base de tarification convenue (fondée sur des prix unitaires ou des taux horaires tel qu'il est
prescrit dans chaque offre) et selon les besoins et au moment voulu conformément à un ensemble prescrit de conditions

80
générales. Les limites des offres à commandes sont établies dans les demandes d'offre à commandes.

Système de répartition informatisé : Système qui fait le suivi de toutes les commandes subséquentes octroyées à
chaque expert-conseil et qui maintient une somme totale de la valeur des marchés attribués. Le système permet
également de déterminer un pourcentage idéal de possibilités d'activités économiques pour chaque expert-conseil.

TPS et TVH : Taxe sur les produits et services et taxe de vente harmonisée.

81
Annexe B – Formulaires, modèles et listes de vérification relatifs aux activités
d'approvisionnement

82
B.1 Demande de biens et de services, et construction

9200-Demande de biens et de services, et construction

Lignes directrices sur la façon de remplir le formulaire Demande de biens et de services, et construction
(PWGSC-TPSGC 9200)

Disponible dans SIGMA, la Demande de biens et de services, et construction (PWGSC-TPSGC 9200) est un formulaire
essentiel dans le cadre du processus d'approvisionnement. Les Services de l'attribution des marchés immobiliers en ont
besoin pour enclencher le processus d'approvisionnement. Il fournit à l'agent de négociation des marchés des
renseignements administratifs clés sur le projet et la confirmation que le financement du marché est prévu.

Pour assurer l'uniformité, alléger le fardeau administratif et améliorer le processus global d'approvisionnement, des lignes
directrices permettant de remplir le formulaire 9200 ont été élaborées, tout comme des listes de vérification individuelles
relatives à l'approvisionnement en services d'experts-conseils, de construction et d'entretien. Rempli correctement, utilisé
avec la liste de vérification pertinente, il permettra de réduire considérablement le délai d'exécution.

Ces lignes directrices s'adressent aux gestionnaires de projets de la Direction générale des biens immobiliers qui
transmettent des demandes aux Services de l'attribution des marchés immobiliers. Pour vous aider à mieux comprendre
les lignes directrices, des numéros de cases ont été ajoutés à un formulaire 9200 type, ce qui vous aidera à remplir le
formulaire.

Les principaux besoins en matière de biens immobiliers concernent l'approvisionnement en services d'architecture et de
génie, de construction et d'entretien. Au sein des Services de l'attribution des marchés immobiliers, il existe des unités
individuelles qui se sont spécialisées dans chacun des types de personne-ressource; une fois remplis, le formulaire 9200
et la liste de vérification devraient donc être transmis au gestionnaire de l'unité appropriée. Les besoins qui ne concernent
pas les biens immobiliers, par exemple les achats d'écrans, devraient être communiqués au groupe d'approvisionnement
approprié.

83
À remplir par le gestionnaire de projets :
Case 1 L'adresse de l'organisation des Services de l'attribution des marchés immobiliers appropriée.
Pour le Secteur de la capitale nationale, l'adresse est :
Services de l'attribution des marchés immobiliers, 3C2, Place du Portage, Phase III
11, rue Laurier
Gatineau (Québec) K1A 0S5
À l'attention de : gestionnaire de l'unité pertinent
Case 2 Les numéros 2a à 2c servent aux fins de modification seulement.
a) Numéro de la modification

b) Estimation de l'augmentation ou de la diminution du montant par rapport au montant indiqué dans


le formulaire 9200 précédent
c) Montant indiqué dans le formulaire 9200 précédent
Case 3 Financement actuellement approuvé (TPS /TVH comprises) pour le présent marché uniquement.
Le financement total du projet ne doit pas être indiqué dans cet espace. Il n'est pas nécessaire
d'avoir des fonds pour les montants préapprouvés pour modifications proposées. Le montant
indiqué dans cette case doit être au moins égal au montant total précisé à la case 8.
Case 4 Le nom de l'auteur, son numéro de téléphone et son organisation. Il doit s'agir d'un employé de
TPSGC.
Case 5 Le nom et le numéro de téléphone de la personne qui gérera le projet (cette personne peut être un
expert-conseil faisant office de gestionnaire de projets). Ses numéros de téléphone cellulaire et de
télécopieur doivent aussi être fournis s'ils sont disponibles (peuvent être inscrits dans la case 6).
Case 6 Laisser la case vide.

Case 7 Le code financier ou le numéro de projet. Un article de TPS/ TVH distinct devrait être fourni. Enfin,
une ligne de total devrait être fournie. Les montants préapprouvés pour modifications proposées
ne doivent pas être indiqués dans cette case.
Case 8 Le montant estimatif des services requis ainsi que le code financier s'y rapportant. Inscrire le
montant de TPS /TVH sur une autre ligne.
Case 9 Le code du bureau comptable ou le code de destinataire est délivré par Gestion ministérielle du
matériel et est lié à un bien déterminé. Le personnel de la gestion des affaires des équipes de
projets connaît bien ces codes.
Case 10 Le numéro de demande (p. ex., EP008 02 3112), qui est composé des éléments suivants :

- cinq caractères qui désignent le numéro du bureau demandeur (code de


destinataire);
- deux chiffres qui désignent l'exercice (p. ex., 09 pour l'exercice 2009-2010);
- quatre chiffres qui désignent le numéro de série.
Case 11 Remplie par SIGMA
Case 12 L'adresse complète, incluant le code postal, de l'endroit où les services doivent être fournis.
Case 13 L'adresse complète, incluant le code postal, de l'endroit où les factures devront être envoyées.
Case 14 Le titre et la description (y compris l'emplacement de l'immeuble ou du projet) des services
fournis. (La description doit être concise et décrire les travaux avec exactitude, car elle pourrait
être utilisée dans les demandes de propositions et les appels d'offres.)
Case 15 Indiquer si le besoin comprend des exigences particulières en matière de sécurité. Si oui, il faut
joindre une liste de vérification des exigences relatives à la sécurité.

Case 16 Indiquer tout élément ou instruction de nature particulière qui devrait être porté à l'attention de
l'agent de négociation des marchés, p. ex., plans et devis au stade des 99 % à joindre, besoin à
fournisseur exclusif, inclusion de la TPS /TVH, numéros de téléphone ou de télécopieur
additionnels, commandes subséquentes, engagement, demande de divulgation des montants
préapprouvés pour modifications proposées, etc. Utiliser la page 2 du formulaire 9200 s'il n'y a
pas suffisamment d'espace.
Case 17 Signature du gestionnaire de projets

Case 18 Signature d'un agent financier ou d'un gestionnaire des affaires autorisé à signer en vertu de la Loi
sur la gestion des finances publiques
Case 19 Signature du gestionnaire principal de projets ou du gestionnaire de projets. Cette signature est
obligatoire.

84
B.2 Liste de vérification des exigences relatives à la sécurité (LVERS) – TBS/SCT 350-103

Liste de vérification des exigences relatives à la sécurité (LVERS) – TBS/SCT 350-103

85
B.3 Formulaire de renseignements

Formulaire de renseignements
(à remplir pour tous les projets)

Rencontre portant sur la Date : ______________ Numéro du projet : _____________


construction no _______ Numéro du marché : ___________
Titre du projet : ________________________________________________________________
Description : _____________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Date de début de la construction : __________________ Date d'achèvement de la construction :
_________________
EXPERTS-CONSEILS Expert-conseil principal Sous-expert-conseil
Nom
Titre
Adresse
Téléphone et télécopieur
Courriel
Cellulaire
ENTREPRENEURS Entrepreneur général Surintendant
Nom
Titre
Adresse
Téléphone et télécopieur
Courriel
Cellulaire
Gestionnaire de
Agent de négociation Gestionnaire
TPSGC projets ou agent de
des marchés immobilier
projets
Nom
Titre
Adresse
Téléphone et télécopieur
Courriel
Cellulaire
CLIENTS Représentant du client Gestionnaire de la mise en service
Nom
Titre
Adresse
Téléphone et télécopieur
Courriel
Cellulaire

86
Annexe C – Formulaires, modèles et listes de vérification relatifs aux services d'architecture et
de génie

87
Annexe C – Formulaires

C.1 SELECT – Demande de services d'expert – PWGSC/TPSGC 154-1 (PDF : 55 Kb)

C.2 SELECT – Formulaire du rapport d'évaluation du rendement de l'expert-conseil (FREREC)


PWGSC/TPSGC 2913-1

88
C.3 Formulaire de demande et d'approbation – Demande de propositions en une étape et en
une phase pour des services d'architecture et de génie

Formulaire de demande et d'approbation


Demande de propositions en une étape et en une phase pour des services d'architecture et
de génie

Description et emplacement du projet :


Description des services demandés :

Honoraires estimés (comprenant les débours, les montants


préapprouvés pour modifications proposées, la TPS/TVH) ____________ $
[doivent être inférieurs à 150 k$]
Inscrire
Critères de justification un « X »
La demande de propositions ne vise qu'un seul domaine, par exemple, des services
d'architecture où des interventions d'un deuxième ou d'un troisième domaine du génie
sont minimales, ou alors des services d'ingénierie (génie civil lourd) avec des
interventions minimales d'autres domaines (naval, géotechnique).
Les travaux à exécuter sont spécialisés et, quels que soient les honoraires estimés,
seules quelques entreprises fournissent ce genre de services (p. ex., services
d'archéologie, services d'architecture patrimoniale).
On s'attend à ce qu'il y ait peu de propositions.
Les travaux sont urgents et un retard peut avoir des incidences sociales ou
économiques très graves (justifier au cas par cas avec l'aide des Services de
l'attribution des marchés immobiliers [AMI]).

Recommandé par :
Gestionnaire de projets : ____________________________________ Date : ______________

Gestionnaire ou gestionnaire principal de projets : ________________ Date : ______________

La méthode de conclusion du marché a été approuvée et les associations professionnelles en ont


été informées.
Approuvé par :

Directeur ou gestionnaire régional (Biens immobiliers) : ______________ Date : _____________

Directeur, AMI ______________________ Date : _______________

89
C.4 Activités d'approvisionnement pour les services d'experts-conseils en architecture et en
génie
ACTIVITÉS D'APPROVISIONNEMENT POUR LES SERVICES D'EXPERTS-CONSEILS EN
ARCHITECTURE ET EN GÉNIE
(Transmettre à la Division des services d'experts-conseils de l'attribution des marchés immobiliers [AMI]) 

Généralités 
Un formulaire 9200 rempli, y compris le numéro de demande complet, les renseignements
financiers incluant la TPS/TVH, et les signatures requises dans les cases 15, 17, 18 et 19
Un plan de gestion des risques rempli conformément au plan de projet, qui doit être propre au
marché et ne devrait comprendre aucun autre risque associé au projet
 Une liste de vérification des exigences relatives à la sécurité, qui doit être signée, qu'elle soit
requise ou non, et qui doit correspondre au numéro du formulaire 9200
Achat ou marché utilisant le système SELECT

 Une définition détaillée de la portée des services


Un formulaire SELECT – Demande de services d'experts-conseils remplie (Remarque : Inscrire le
code postal de l'emplacement du projet, et non pas un code postal du gouvernement tel que
K1A 0M3.)
Besoin concurrentiel affiché dans le Service électronique d'appels d'offres du gouvernement
(p. ex., une demande de propositions ou une demande d'offre à commandes)
 Un exemplaire de l'énoncé de projet présenté selon le modèle de la Direction générale des
biens immobiliers (DGBI). L’AMI appelle également ce document « le document préliminaire ».
Documents requis

Une ébauche de la section de l'énoncé de projet portant sur les présentations et l'évaluation, qui
décrit les critères d'évaluation qui seront utilisés
Commande subséquente à une offre à commandes ou engagement à acheter des services dans
le cadre d'une entente ouverte

 Une définition détaillée de la portée des services

 Une proposition d'expert-conseil acceptable :


- indiquant l'importance de l'effort par catégorie de personnel;
- comprenant des renseignements sur tout sous-expert-conseil proposé, y compris un
exemplaire des taux proposés, et des renseignements sur les dépenses projetées;
- comprenant une déclaration signée du gestionnaire de projets indiquant qu'il a examiné la
proposition;
- indiquant que les taux et les frais sont identiques à ceux mentionnés dans l'offre à
commandes;
- indiquant que le gestionnaire de projets juge que la proposition est conforme sur le plan
technique;
- indiquant que l'effort précisé correspond aux travaux à réaliser.
 Des exemplaires des documents d'approbation si des approbations de la DGBI sont requises à
l'interne
 Une liste de vérification des commandes subséquentes à une offre à commandes remplie

Modification d'une commande subséquente ou d'un marché existant

 Un formulaire abrégé de la DGBI rempli et acheminé par l'intermédiaire de l’Unité de gestion


des modifications de marché
 Une définition détaillée de la portée des services supplémentaires
 La proposition détaillée de l'expert-conseil

90
 Une déclaration du gestionnaire de projets indiquant que la proposition a été examinée et
qu'elle est équitable et raisonnable

91
C.5 Liste générique de vérification des commandes subséquentes (pour l'utilisation d'offres à
commandes)
Liste générique de vérification des commandes subséquentes
(pour l'utilisation d'offres à commandes)
Approbation de l'utilisation d'une offre à commandes
Il faut obtenir l'autorisation du gestionnaire de secteur d'activité de la Direction générale des biens
immobiliers pour avoir recours à l'offre à commandes. Pour tous les secteurs d'activité, l’Attribution des
marchés immobiliers (AMI) demande qu'un courriel soit transmis par le gestionnaire de secteur d'activité,
indiquant que celui-ci a examiné le cadre de référence du projet et que les services correspondent à la
portée des offres à commandes. Cet examen est réalisé avant que l’AMI ne fournisse le nom de
l'expert-conseil auprès duquel on pourra faire des démarches. Le gestionnaire de secteur d'activité
examine également la proposition de prix afin d'évaluer l'ampleur de la participation proposée ainsi que
d'autres documents, tout particulièrement les changements à la portée des travaux, avant que le
gestionnaire de projets envoie à l’AMI, pour qu'ils les traitent, le formulaire 9200, le plan de gestion des
risques et la documentation au dossier.
L'approbation du gestionnaire principal de projets est requise lorsque
la commande subséquente se chiffre à plus de 100 k$ (y compris, la TPS/TVH et les montants
préapprouvés pour modifications proposées). Le gestionnaire de projets doit demander cette approbation
par courriel au gestionnaire principal de projets approprié.
Remplacement de sous-experts-conseils
Une telle situation ne devrait pas survenir dans le cas des offres à commandes, car l'entrepreneur
principal est tenu de faire appel à des remplaçants désignés, conformément à l'offre à commandes.
Montants préapprouvés pour modifications proposées et plan de gestion des risques
Les montants préapprouvés pour modifications proposées doivent être répartis par catégorie de risque et
par montant.
Cadre de référence
Le cadre de référence devrait être propre au projet et s'ajouter aux services décrits dans l'offre à
commandes. Il ne faut pas ajouter des services. Il faut utiliser le cadre de référence générique établi
par le gestionnaire de domaine. Chaque cadre de référence doit être examiné par le gestionnaire
de secteur d'activité.
Les documents de construction doivent être disponibles dans les deux langues officielles.
Si le marché de construction est évalué à plus de 100 k$ et que l'appel d'offres sera émis par
l'intermédiaire de l’AMI, les documents de soumission doivent être produits dans les deux langues
officielles avant d'être diffusés sur MERX.
Vérification des exigences relatives à la sécurité
Le formulaire 9200 comporte une section portant sur la sécurité. Si la commande subséquente ne
comporte pas d'exigences relatives à la sécurité, il faut cocher la case « Non » et signer malgré tout le
document. Si la commande subséquente comporte des exigences relatives à la sécurité, la liste de
vérification des exigences relatives à la sécurité doit être remplie et jointe au formulaire 9200, et une
signature doit être apposée dans la case appropriée de ce dernier.
Proposition des honoraires
La proposition des honoraires doit être répartie selon les tarifs horaires établis dans l'offre à commandes,
et elle doit refléter l'ampleur de la participation prévue pour chaque catégorie de personnel. Si la
proposition comprend des sous-traitants autres que ceux mentionnés dans l'offre à commandes, les
honoraires de ces sous-traitants doivent être considérés comme des débours et ils seront remboursés au
prix coûtant sur présentation des reçus connexes.
Proposition des honoraires équitable et raisonnable, proposition technique conforme
L’ AMI exige que le gestionnaire de projets émette une déclaration selon laquelle la proposition est
équitable et raisonnable, qu'elle a été examinée et qu'elle correspond, d'un point de vue technique, au
cadre de référence. Il faut porter une attention particulière à l'évaluation de l'ampleur de la participation
par les experts-conseils. À considérer : recours injustifié à des cadres supérieurs, nombre d'heures de
travail trop élevé pour le travail proposé. Il ne faut pas évaluer les honoraires proposés selon le
pourcentage, mais plutôt selon le nombre d'heures indiqué.

92
Date d'achèvement
Quelle est la date d'achèvement prévue pour les travaux visés par la commande?
Débours
Si l'expert-conseil a indiqué que les débours seront en sus, l’AMI exige qu'il fournisse le montant et la
description de chaque débours proposé. Il convient de souligner que, dans la majorité des offres à
commandes, des débours de base sont déjà compris dans les tarifs horaires. Il faut consulter l'offre à
commandes pour obtenir des renseignements complémentaires.
Formulaire 9200
Toutes les sections obligatoires du formulaire doivent être signées, et les instructions de facturation
doivent être clairement indiquées. Le financement actuel est le financement prévu pour cette commande
seulement, et non pour l'ensemble du projet. Il devrait comprendre la TPS, mais non les montants
préapprouvés pour modifications proposées. Il faut indiquer le numéro de télécopieur du gestionnaire de
projets. La section portant sur la sécurité doit être dûment remplie (oui ou non, et signature). Il ne faut
pas tenir compte de la case appelée « Arrangement administratif privilégié ». Il faut indiquer le numéro
de l'offre à commandes et le numéro de réserve, et transmettre la correspondance connexe à l’AMI,
sous forme de trousse, par courriel, télécopie ou envoi postal.

93
Annexe D – Formulaires, modèles et listes de vérification relatifs aux services professionnels
et techniques

94
Annexe D – Formulaires

D.1 Marché de services professionnels et techniques (Formulaire abrégé) – PWGSC/TPSGC 173

D.2 Contrats de services professionnels et techniques – PWGSC/TPSGC 414

D.3 Liste de vérification concernant la relation employeur-employé – PWGSC/TPSGC 563

95
D.4 Modèle de lettre d'adjudication de marché pour les services professionnels et techniques

Date : Notre fichier :

Nom et adresse de l'entrepreneur


À l'attention de :

Objet : Numéro du projet :


Numéro du contrat :
Numéro d'entreprise-approvisionnement :
Description du contrat :

La présente a pour objet de vous informer que l'offre faite par votre entreprise relativement à la prestation des
services susmentionnés est acceptée, ainsi que les honoraires et les autres coûts proposés.

Vous trouverez ci-joints deux exemplaires signés du contrat, lesquels doivent être contresignés. Veuillez faire
signer les deux exemplaires originaux par votre représentant autorisé et par un témoin et en retourner un
original à mon attention à l'adresse susmentionnée.

La présente lettre vous autorise à entreprendre la fourniture des services, sous réserve des conditions du
document juridique. Toutefois, aucun paiement ne pourra être versé tant que nous n'aurons pas reçu notre
document original dûment signé par les deux parties.

Veuillez expédier toute la correspondance et les factures relatives au projet à mon attention, en indiquant les
numéros de projet et de marché susmentionnés.

Si vous avez besoin de plus amples renseignements, n'hésitez pas à communiquer avec moi par écrit ou par
téléphone, au (indiquer le numéro de téléphone).

Veuillez agréer l'expression de mes sentiments les meilleurs.

Direction générale des biens immobiliers

Pièces jointes

96
D.5 Modèle de lettre de modification de marché pour les services professionnels et techniques

Adresse de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

Date : Notre fichier :

Nom et adresse de l'entrepreneur


À l'attention de :

Objet : Numéro du projet :


Numéro du contrat :
Numéro de modification :
Numéro d'entreprise-approvisionnement :
Description de la modification :

Vous trouverez ci-joint deux exemplaires signés d'une modification apportée à votre contrat.

Veuillez faire signer les deux exemplaires par votre représentant autorisé et par un témoin et retourner un
original à mon attention à l'adresse susmentionnée.

Il est à noter qu'aucun paiement ne pourra être versé pour les services en question tant que nous n'aurons pas
reçu notre document original de modification dûment signé par les deux parties.

Veuillez agréer l'expression de mes sentiments les meilleurs.

Direction générale des biens immobiliers

Pièces jointes

97
D.6 Liste de vérification des activités de gestion de projet

LISTE DE VÉRIFICATION DES ACTIVITÉS DE GESTION DE PROJET 

(Tous les travaux administratifs se rapportant aux autorisations de modification sont réalisés rapidement à partir de la

date à laquelle une modification est proposée jusqu'à ce qu'elle soit achevée. Il n'y a pas de retard.)

ACTIVITÉS 
 On a procédé à la définition des besoins, à la planification du projet, à la
conception, à la préparation des plans et des devis ainsi qu'à la
reconnaissance du sol.
 On a fait savoir d'avance aux clients que les modifications auront pour
effet de retarder la date d'achèvement prévue et d'accroître les coûts,
non seulement en raison des modifications elles-mêmes, mais aussi en
raison des retards qui en découleront.
 On a établi d'avance, à la date d'attribution du marché, le processus
d'examen et de négociation des autorisations de modification ainsi que
les limites et les pouvoirs d'approbation des contrats que doivent
respecter l'équipe de projet, le client, l'entrepreneur et l'expert-conseil.

 On a terminé le profil du projet et l'évaluation des risques et on a établi,


avec les Services de l'attribution des marchés immobiliers, des montants
préapprouvés pour modifications proposées.

 On prépare toujours des estimations adéquates du coût des


modifications avant d'émettre les avis de modification proposée.
 Le budget prévoit des fonds suffisants (engagements pris en vertu de
l'article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques).

 On peut facilement demander l'autorisation de modifier le marché à


l'échelon hiérarchique voulu.

 On a établi des délais raisonnables pour la présentation de l'offre de prix


et le traitement de l'autorisation de modification qui en découle.

 On a établi l'incidence prévue de l'autorisation de modification sur la


date d'achèvement précisée au moment de la négociation du coût des
modifications et on l'a prise en considération dans le coût des
modifications. Une fois l'autorisation de modification provisoire ou
définitive émise, elle est classée dans les dossiers du projet.

 On a procédé à la définition des besoins, à la planification du projet, à la


conception, à la préparation des plans et des devis ainsi qu'à la
reconnaissance du sol.

98
Annexe E – Formulaires, modèles et listes de vérification relatifs aux services de construction

99
Annexe E – Formulaires

E.1. Demande d'appel d'offres en construction (PWGSC/TPSGC 500)


E.2. SELECT – Demande de services de construction (PWGSC/TPSGC 154)
E.3. Prolongation du contrat (PWGSC/TPSGC 1801)
E.4. Directive de chantier (PWGSC/TPSGC 599)
E.5. Avis de modification proposée (PWGSC/TPSGC 611)
E.6. Formulaire abrégé – Approbation de modification au contrat
E.7. Autorisation de modification (PWGSC/TPSGC 610)
E.8. Demande de paiement progressif (PWGSC/TPSGC 1792)
E.9. Certificat d'achèvement substantiel (PWGSC/TPSGC 1796)
E.10. Certificat d'achèvement (définitif) (PWGSC/TPSGC 1797)
E.11. SELECT – Formulaire du rapport d'évaluation du rendement de l'entrepreneur
(PWGSC/TPSGC 2913)
E.12. Déclaration statutaire (PWGSC/TPSGC 2835)

1
Pour obtenir une copie de ce formulaire, veuillez contacter l'Unité de gestion des modifications de contrats de la RCN à
RCNCentremoddecontrats.NCAChangeOrderCentre@tpsgc-pwgsc.gc.ca

100
E.13 Modèle d'offre de prix pour un avis de modification proposée

Modèle d'offre de prix pour un avis de modification proposée


Total de
Tarif de
Prix des Total des la main-
Quantité Heures la main-
matériaux matériaux d'œuvr
d'œuvre
e
Description
Article 1
1.1
1.2

Article 2
2.1
2.2
2.3

Total partiel A $ Total-partiel A $
Total A
(Somme $
sous-totaux A)

Travaux effectués en vertu de la CG 6.4.1-Calcul du prix avant d’apporter des


modifications
A - Travaux effectués par les effectifs de l'entrepreneur

Total A: $____________
Coûts indirects et marge de profit (20 %): $____________

Grand Total A: $____________

B - Travaux effectués par les sous-traitants (si applicable)


(Remarque : Les offres de prix et les répartitions de coûts des sous-traitants doivent être justifiées par la ventilation indiquée ci-dessus [A].)
Total B: $____________
Coûts indirects et marge de profit 15% $____________
Grand Total B: $____________
Total A + B: $____________
Si le coût global des travaux excède 50 000$, les détails à fournir dans l'offre de prix de l'entrepreneur et les dépenses et les marges admissibles sont
précisés dans l’entente de marché (R0206D : -Retard et modifications des travaux) (R2950D : Coûts admissibles pour les modifications de contrat sous
CG6.4.1)

101
Travaux effectués en vertu de la CG 6.4.2-Calcul du prix après avoir apporté des
modifications
Total de
Tarif de
Prix des Total des la main-
Quantité Heures la main-
matériaux matériaux d'œuvr
d'œuvre
e
Description
Article 1
1.1
1.2

Article 2
2.1
2.2
2.3

Total partiel A $ Total-partiel A $
Total A
(Somme $
sous-totaux A)

A - Travaux effectués par les effectifs de l'entrepreneur

Total A: $____________
Coûts indirects et marge de profit 10 %: $____________
Grand Total A: $____________

Les détails à fournir dans l'offre de prix de l'entrepreneur et les dépenses et les marges admissibles sont précisés dans l’entente de marché (R0206D : -Retard et
modifications des travaux)

102
E.14 Approvisionnement pour les services de construction

ACTIVITÉS D'APPROVISIONNEMENT POUR LES SERVICES DE CONSTRUCTION 

(Transmettre à la Division des services de construction de l'Attribution des marchés immobiliers [AMI])

Généralités 
 Un formulaire 9200 rempli, y compris le numéro de demande complet, les
renseignements financiers incluant la TPS/TVH, et les signatures requises dans les
cases 15, 17, 18 et 19
 Un plan de gestion des risques rempli conformément au plan de projet, qui doit être
propre au marché et ne devrait comprendre aucun autre risque associé au projet
 Une liste de vérification des exigences relatives à la sécurité, qui doit être signée
même si elle n'est pas requise
 Une estimation fondée, anciennement appelée « estimation de catégorie A »
 Une demande d'appel d'offres en construction (PWGSC/TPSGC 500) remplie et
signée
Achat ou marché utilisant le système SELECT
Documents requis

 Un ensemble complet de documents de construction portant sur les exigences de


l'énoncé de devis de la Direction générale des biens immobiliers (DGBI)

 Un formulaire SELECT – Demande de services de construction remplie


(PWGSC/TPSGC 154). (Remarque : Inscrire le code postal de l'emplacement du
projet, et non pas un code postal du gouvernement tel que K1A 0M3.)
Besoin concurrentiel affiché dans le Service électronique d'appels d'offres du
gouvernement
 Un ensemble complet de documents de construction portant sur les exigences de
l'énoncé de devis de la DGBI
 Les documents de construction doivent être publiés en format bilingue; toutefois, la
présentation initiale à l’AMI peut être unilingue au cours du processus d'examen.
Autorisations de modification

 Une copie du formulaire abrégé de la DGBI initialement approuvé


 Un formulaire d'autorisation de modification rempli, dans lequel les travaux
supplémentaires sont décrits en détail
 La proposition détaillée de l'entrepreneur

 Une déclaration de l'expert-conseil confirmant que le prix est juste et raisonnable


 Une déclaration du gestionnaire de projets indiquant que l'autorisation de
modification a été examinée et que l'effort et la proposition qui en découle sont
équitables et raisonnables

103
E.15 Liste de vérification pour la rencontre préalable aux travaux de construction

Liste de vérification pour la rencontre préalable aux travaux de construction




Confirmer la date d'achèvement et les attentes de Travaux
publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) et
discuter des conséquences de ne pas respecter la date
d'achèvement.
Responsabilités
L'entrepreneur doit fournir la main­d'œuvre et les matériaux
et assurer la supervision des sous-traitants.
TPSGC est obligé de payer l'entrepreneur, au fur et à
mesure des travaux.
Les avis, les directives, les autorisations et les autres
communications doivent être diffusés par le gestionnaire de
projets.
Aucune mesure ne doit être prise à l'égard des demandes
provenant d'autres sources (informer les sous-traitants et les
fournisseurs). Transmettre toutes ces demandes ou
Communications instructions au gestionnaire de projets.
TPSGC ne traitera pas directement avec les sous-traitants,
sauf selon les modalités précisées dans la CG 5.8 ou pour
faire respecter les exigences en matière de sécurité.
Les rôles de tous les membres de l'équipe doivent être
précisés (p. ex., l'agent de négociation des marchés
représente le ministre).
Calendrier des Un calendrier doit être soumis (selon le modèle et le type
travaux de précisés) et aucun paiement ne sera effectué tant que cette
construction exigence n'aura pas été respectée.
Discuter de la méthodologie permettant de calculer la valeur
à verser pour les matériaux sur le chantier.
Ventilation des La ventilation des coûts (lorsqu'elle aura été reçue et
coûts acceptée) constituera le point de départ de tous les
paiements liés au marché et aucun paiement ne sera
effectué tant que cette exigence n'aura pas été respectée.
Choisir les sous-traitants et ne pas remplacer un sous-
traitant sans l'accord écrit de TPSGC.
Sous-traitance
Les marchés de sous-traitance doivent reproduire les
modalités du marché en question.
Établir les dates des paiements progressifs (c.-à-d.
intervalles de 30 jours).
Des paiements progressifs seront versés chaque mois à
l'entrepreneur conformément aux modalités du marché et
Paiements
d'après la valeur des travaux achevés ainsi que des
progressifs
matériaux livrés, acceptés et protégés correctement sur le
chantier.
Les paiements progressifs nécessitent les documents
suivants :
104
Liste de vérification pour la rencontre préalable aux travaux de construction


Formulaire Demande de paiement progressif
(PWGSC/TPSGC 1792)
Formulaire Déclaration statutaire (PWGSC/TPSGC 2835)
Certificats de la Commission de la sécurité professionnelle
et de l'assurance contre les accidents du travail (CSPAAT)
La date de la transaction est la date à laquelle le
gestionnaire de projets reçoit les documents.
La demande sera examinée et acceptée par TPSGC, qui
apportera les révisions nécessaires, attestera la valeur des
travaux effectués et des matériaux livrés et acceptés sur le
chantier et avisera l'entrepreneur de tout écart entre le
montant demandé et le montant considéré comme payable.
Un tel écart, s'il y a lieu, ne retardera pas le paiement d'un
montant révisé.
Indiquer le type de demande (paiement progressif,
provisoire ou final) au moyen d'un X.
Aucun paiement progressif ne sera autorisé tant que :
La ventilation complète des coûts du marché n'aura pas été
fournie;
Tous les documents contractuels n'auront pas été signés et
acceptés par TPSGC;
La garantie contractuelle (cautionnement ou autre), les
assurances et les conditions de travail n'auront pas été
respectées;
Toutes les exigences se rapportant à la prévention des
incendies et à la sécurité des personnes n'auront pas été
satisfaites;
Toutes les exigences en matière d'affichage n'auront pas été
respectées;
Le calendrier détaillé des travaux de construction n'aura pas
été reçu par TPSGC.
Indiquer à l'entrepreneur de soumettre des photographies du
chantier (dans les cas précisés) avant le début des travaux
et établir un calendrier pour la présentation d'autres
Photographies photographies.
Conclure une entente avec l'entrepreneur en ce qui
concerne l'accès au chantier lorsque la responsabilité des
photographies incombe à un tiers.
Préciser que des réunions régulières sur l'examen de
Inspections et
l'avancement des travaux sont nécessaires, et établir un
réunions sur
calendrier et un protocole pour les réunions.
l'examen de
Les réunions seront convoquées et présidées par le
l'avancement des
gestionnaire de projets.
travaux
Déterminer qui doit participer aux réunions.

105
Liste de vérification pour la rencontre préalable aux travaux de construction


Chaque membre doit faire des inspections afin d'examiner
l'avancement des travaux AVANT les réunions.
L'ordre du jour des réunions doit avoir le même format que
celui de la rencontre préalable aux travaux de construction.
Le gestionnaire de projets doit approuver les procès-
verbaux et s'assurer qu'on en remet des exemplaires à tous
les intéressés dans les 48 à 60 heures suivant chaque
réunion.
Obtenir une mise à jour du plan de mise en service (le cas
échéant) et aviser l'entrepreneur qu'il aura à se conformer
au processus de mise en service du Ministère, qui comprend
notamment ce qui suit :
Le calendrier de mise en service;
Les données sur les formulaires de renseignements sur les
produits;
Les listes de vérification concernant l'installation et le
Mise en service démarrage;
Les manuels d'exploitation et d'entretien;
Les essais de vérification du rendement des composants, de
l'équipement, des systèmes et des sous-systèmes;
L'aide à la production des dessins de l'ouvrage fini;
L'aide à la production des documents définitifs de mise en
service;
Les plans de formation;
Les rapports de mise en service.
Discuter des dessins d'atelier requis, du processus de
soumission et d'approbation, notamment de la nécessité de
disposer d'une documentation détaillée.
Les délais d'exécution devront être respectés par toutes les
parties responsables.
L'entrepreneur, et non pas ses sous-traitants ou ses
fournisseurs, est chargé de soumettre les dessins, les
Dessins d'atelier,
échantillons, etc. L'entrepreneur doit signer et soumettre les
données sur les
dessins, etc., pour le compte du sous-traitant afin de
produits,
respecter la fonction de coordination du projet.
échantillons et
maquettes Les dessins doivent être soumis directement et uniquement
au gestionnaire de projets, et aucun autre membre de
l'équipe de projet ne doit accepter de dessins d'atelier. Les
autres membres doivent plutôt les retourner à l'expéditeur et
aviser le gestionnaire de projets. TPSGC conservera un
nombre suffisant de copies et renverra le reste des dessins
d'atelier examinés et des données sur les produits à
l'entrepreneur.

106
Liste de vérification pour la rencontre préalable aux travaux de construction


Utiliser une autorisation de modification pour tout
changement ou écart par rapport aux documents
contractuels originaux (qu'ils aient un caractère financier ou
non).
Soumettre une proposition de prix pour l'avis de modification
proposée conformément aux CG 6.4.1 et 6.4.2, et indiquer
l'incidence (le cas échéant) de l'avis de modification
proposée ou de l'autorisation de modification sur le
calendrier du projet.
Les changements ou les demandes concernant des travaux
supplémentaires effectués sans une autorisation officielle du
gestionnaire de projets ne seront pas reconnus.
Faire autoriser par écrit, par le gestionnaire de projets, tout
Avis de
changement à apporter aux documents contractuels AVANT
modification
d'effectuer des changements ou des travaux
proposée et
supplémentaires.
autorisations de
S'assurer que tous les prix soumis par les sous-traitants
modification
sont parfaitement justes et raisonnables afin d'éviter des
retards inutiles dans la délivrance et le paiement des
autorisations de modification.
Toutes les autorisations de modification seront préparées et
émises par le gestionnaire de projets.
Le coût des modifications ne pourra être compris dans le
formulaire « Demande de paiement progressif » tant que
l'autorisation de modification autorisée n'aura pas été
délivrée par le gestionnaire de projets.
Les autorisations de modification portant sur des
changements liés au risque doivent être soumises à une
société de cautionnement ou à une compagnie
d'assurances.
L'entrepreneur et les sous-traitants devront faire appel à de
la main-d'œuvre recevant un salaire raisonnable dans
l'exécution des travaux conformément à la CG 3.8.
Conditions de
Établir un processus d'approbation dans les cas où on
travail
recourt à de la main­d'œuvre ou à des matériaux étrangers.
L'entrepreneur a des obligations concernant la politique sur
le juste salaire et l'horaire raisonnable.
Examiner la liste de vérification de la sécurité avant la
planification afin d'élaborer les exigences de sécurité du
Règlements sur la
projet.
sécurité
Discuter de l'obligation, pour l'entrepreneur, de respecter les
exigences de la division 01 35 30 du Devis.

107
Liste de vérification pour la rencontre préalable aux travaux de construction


Obtenir une preuve d'indemnisation de la Commission de la
sécurité professionnelle et de l'assurance contre les
accidents du travail ou de la Commission de la santé et de la
sécurité du travail (CSST) au moins tous les 60 jours
pendant la durée du projet.
Respecter les lois et les règlements pertinents des provinces
pour ce qui est de la sécurité et de la santé sur le chantier.
TPSGC exercera une surveillance pour assurer le respect
de ces lois et de ces règlements.
Les exigences relatives au plan de sécurité, à l'évaluation
des risques, à la protection contre les chutes, aux espaces
clos, à la personne chargée de la sécurité sur le chantier,
aux rôles, aux rôles et aux responsabilités (par rapport au
Système d'information sur les matières dangereuses
utilisées au travail, par exemple) doivent être respectées, les
fiches signalétiques originales bilingues doivent être en
place et accessibles, etc.
Toutes les exigences propres au chantier et relatives à la
santé et à la sécurité doivent être abordées (utiliser le
protocole d'assurance de la santé et de la sécurité dans la
construction établi à l'échelle nationale et régionale).
Les casques protecteurs, les lunettes de sécurité et les
bottes de sécurité certifiées sont obligatoires sur le chantier
de construction, non seulement pour les travailleurs, mais
aussi pour le personnel administratif et les visiteurs.
L'interdiction de fumer sur le chantier sera mise en
application (le cas échéant).
La société de cautionnement sera avisée de tout problème
de non-exécution ou de non-paiement.
Cautionnement
Aucune caution n'est nécessaire pour les projets d'une
valeur inférieure à 100 k$.
Le respect des délais constitue une condition essentielle du
marché.
Toutes les demandes de prorogation de la date
d'achèvement doivent être soumises avant la date
d'achèvement du marché. De plus, elles doivent être
justifiées par des motifs suffisants expliquant les raisons
pour lesquelles le retard est indépendant de la volonté de
Retards
l'entrepreneur et être accompagnées de l'approbation du
cautionnement, conformément à la CG 6.5.
Si des retards sont imputables à l'entrepreneur et qu'on ne
peut pas établir de certificat d'achèvement substantiel à la
date précisée pour l'achèvement des travaux, l'entrepreneur
sera responsable de toutes les évaluations et de tous les
dommages conformément à la CG 5.10.

108
Liste de vérification pour la rencontre préalable aux travaux de construction


Tous les retards doivent être réglés immédiatement.
Lorsque les travaux sont essentiellement achevés, qu'ils ont
été examinés par l'expert-conseil et qu'ils ont été acceptés
par TPSGC, on peut délivrer un Certificat d'achèvement
substantiel (provisoire) [PWGSC/TPSGC 1796] à la discrétion
de TPSGC, conformément à la CG 1.1.4.
L'expert-conseil remplit les parties « Inspection » et
« Acceptation des travaux » du formulaire 1796 et indique le
coût estimatif que TPSGC devra conserver pour
l'achèvement de tous les travaux non terminés et la
correction des défectuosités.
L'entrepreneur doit fournir les guides de fonctionnement et
d'entretien, la déclaration statutaire et le certificat de la
CSPAAT.
Certificat
Le certificat d'achèvement substantiel correspond à l'étape à
d'achèvement
laquelle le client accepte l'ensemble du projet et TPSGC
substantiel
peut restituer la garantie contractuelle.
La date d'approbation des travaux par TPSGC constitue la
date d'entrée en vigueur du certificat d'achèvement
substantiel.
Généralement, TPSGC ne retarde pas l'occupation d'un
immeuble lorsqu'il y a peu de défectuosités à corriger ou de
travaux à terminer. Toutefois, il est important de corriger
toutes les défectuosités et de terminer tous les travaux le
plus rapidement possible après la délivrance du certificat
d'achèvement substantiel.
TPSGC ne tolérera pas les retards se rapportant à
l'achèvement ni à la rectification des travaux faisant l'objet
d'une garantie et avisera la caution en conséquence.
Conserver les dessins de l'ouvrage fini liés au projet et
enregistrer fidèlement les dérogations par rapport aux
dessins joints au contrat.
Retenir des sommes sur les paiements si ces dessins de
l'ouvrage fini ne sont pas soumis.
Dessins de
Conserver un jeu de plans et devis sur le chantier, pour
l'ouvrage fini
qu'on puisse les mettre à jour et les annoter à mesure que
des changements sont apportés.
À la fin du projet et avant l'inspection finale, transcrire les
annotations sur un deuxième jeu de plans et soumettre ces
derniers (avec les originaux) au gestionnaire de projets.

109
Liste de vérification pour la rencontre préalable aux travaux de construction


Faire savoir aux sous-traitants que la durée de la garantie
doit être de douze (12) mois à partir de la date du certificat
d'achèvement substantiel, pour les travaux achevés avant
cette date, et de douze (12) mois à compter de la date du
Garanties certificat d'achèvement, pour le reste des travaux
(conformément à la CG 3.13), sauf précision contraire dans
le contrat.
Réunir toutes les garanties et les soumettre au gestionnaire
de projets pour confirmer les dates convenues par TPSGC.
Établir à l'avance une date (approximativement deux mois
avant la date d'échéance des garanties) pour l'inspection
Inspections des
des garanties.
garanties
Déterminer toutes les parties qui devront être présentes
pour l'inspection des garanties.
L'entrepreneur doit fournir une Déclaration statutaire et un
certificat de la CSPAAT.
Un certificat d'achèvement définitif (PWGSC/TPSGC 1797) est
délivré lorsque les travaux sont achevés et jugés
satisfaisants (conformément à la CG 1.1.5).
L'expert-conseil remplit les parties « Inspection » et
Certificat
« Acceptation des travaux » du formulaire 1797 pour attester
d'achèvement
que tous les travaux sont terminés et pour recommander
(définitif)
l'établissement du certificat d'achèvement.
La date d'acceptation des travaux par le gestionnaire de
projets correspond à la date d'entrée en vigueur du certificat
d'achèvement.
Remettre à ce moment les dessins de l'ouvrage fini, les
guides, les notices de fonctionnement, les clés, etc.
L'entrepreneur et tous les sous-traitants doivent respecter
l'ensemble des lois et des règlements du gouvernement
Permis et fédéral, des provinces et des municipalités et payer tous les
règlements droits de permis et de certificat selon les modalités
précisées dans la CG 1.8.
L'obligation de détenir des permis sera mise en application.
Indiquer à l'entrepreneur les moments auxquels le chantier
sera disponible pour l'exécution des travaux (nombre de
jours par semaine et nombre d'heures par jour).
S'assurer que les exigences du projet sont respectées et
Contrôle du projet
que les augmentations du nombre d'employés, de matériaux
et de biens d'équipement ainsi que les heures
supplémentaires nécessaires au respect des exigences sont
sous la responsabilité de l'entrepreneur.

110
Liste de vérification pour la rencontre préalable aux travaux de construction


Soumettre et mettre à jour le calendrier de construction pour
démontrer qu'il est possible de respecter la date
d'achèvement et pour faire état des progrès accomplis, et
ce, afin de connaître l'incidence des imprévus, y compris les
changements apportés à la portée, sur l'avancement des
travaux.
Le gestionnaire de projets surveillera l'avancement des
travaux par rapport au calendrier et examinera notamment
les causes possibles des retards, par exemple les
intempéries, la disponibilité des matériaux et l'élargissement
de la portée des travaux, entre autres, et prendra
rapidement des mesures pour que l'entrepreneur rattrape
les retards ou pour autoriser une prorogation raisonnable de
la date d'achèvement.
Faire connaître à tous les fournisseurs les adresses de
livraison des matériaux.
Fournir le calendrier de livraison des éléments constitutifs
majeurs et s'assurer que les dates sont coordonnées avec le
calendrier relatif aux dessins d'atelier et le calendrier de
l'avancement des travaux de construction.
Tous les matériaux devront être livrés à l'entrepreneur, et
non à TPSGC ou au client.
Livraison des Discuter de l'entreposage des matériaux sur le chantier ou
matériaux dans d'autres aires d'entreposage, des arrangements
connexes nécessaires et de toute responsabilité en ce qui
concerne les dommages liés à l'entreposage.
La prudence est requise pendant le transport de matériaux
et d'équipement en provenance du chantier ou en direction
de celui-ci, car l'entrepreneur sera tenu responsable de
toute perte ou de tout dommage.
Vérifier la disponibilité d'une plate-forme de chargement et
les conditions à respecter pour l'utiliser.
Faire connaître au gestionnaire de projets, en lui donnant un
Services
préavis d'au moins quarante-huit (48) heures, tous les
d'inspection
services d'inspection requis par l'entrepreneur.
Certificats de À la fin du projet, obtenir une lettre d'attestation de
mécanique, l'ingénieur en prévention des incendies de Ressources
d'électricité et de humaines et Développement des compétences Canada
protection contre (RHDCC) et des administrations provinciales responsables
les incendies des systèmes mécaniques et électriques.
Faire état des éléments qui pourraient avoir des
Gestion des répercussions sur les coûts et sur la capacité de respecter le
risques calendrier, pour que TPSGC puisse résoudre les problèmes
qui relèvent de sa compétence.
Rapports TPSGC devra évaluer le rendement de l'entrepreneur

111
Liste de vérification pour la rencontre préalable aux travaux de construction


d'évaluation du lorsque le projet sera terminé, au moyen du formulaire
rendement PWGSC/TPSGC 2913.
Les documents suivants doivent être affichés sur le
chantier, et aucun paiement ne sera effectué tant que cette
exigence ne sera pas respectée.
Justes salaires et heures de travail – Conditions de travail
(section R0203D), Conditions de travail « D », clause 04 du
marché
Copies des cautionnements (section R0205D), Conditions de
garantie du marché « F ». Nécessité du cautionnement pour
le paiement de la main­d'œuvre et des matériaux
conformément à la CG 9.1.
Permis de construction (section R0202D), CG 1.8, Lois,
permis et taxes payables
Toutes les exigences suivantes se rapportant aux incendies et à
la sécurité conformément au Devis, division 01 35 30, section
Affichage sur le 1.14 « Affichage des Documents » (les exigences des provinces
chantier peuvent varier) :
Procédures d'urgence
Exigences générales
Représentant en matière de santé et de sécurité
Comité mixte sur la santé et la sécurité au travail
Fiches signalétiques
Ordonnances du Programme du travail de RHDCC
Avis de projet
Ouverture d'un chantier de construction (formulaire 1000
pouvant être obtenu par l'intermédiaire du ministère du
Travail de l'Ontario ou de la CSST du Québec)
Loi sur la santé et la sécurité au travail
Politique en matière de sécurité
CSPAAT (formulaire 82)
CSST (Règlement 1101)

Le gestionnaire de projets fera connaître, à l'équipe du


projet, les questions propres au projet, par exemple :
les questions et les préoccupations de
l'entrepreneur;
Questions propres les questions de sécurité propres au chantier;
au projet les matériaux fournis par l'État;
les travaux à effectuer par des tiers;
les travaux réalisés dans les locaux occupés;
la disponibilité des places de stationnement et les
conditions connexes;

112
le nettoyage du chantier, le recyclage et
l'élimination des déchets;
les procédures, les annonces et les conditions
relatives à l'arrêt des systèmes mécaniques ou
électriques;
les procédures de sécurité pour l'accès au site;
le remplacement des travailleurs inaptes,
conformément à la CG 1.11;
autres.
Veiller à ce que les membres de l'équipe de projet puissent
Documents consulter un exemplaire du marché complet (si l'agent de
contractuels négociation des marchés est absent, le gestionnaire de
projets devrait avoir un exemplaire des CG « C »).

113
Formulaires pour les paiements du marché

(Fournir à l'entrepreneur des copies papier des formulaires)


Formulaires nécessaires pour les paiements
progressifs Numéro de formulaire de TPSGC
Demande de paiement progressif (section
« Ventilation des coûts ») PWGSC/TPSGC 1792
Déclaration statutaire TPSGC/PWGSC 2835
Certificats de la CSPAAT ou de la CSST
Formulaires nécessaires pour les paiements relatifs au certificat d'achèvement
substantiel
Certificat d'achèvement substantiel (provisoire) PWGSC/TPSGC 1796
Demande de paiement progressif (section
« Ventilation des coûts ») PWGSC/TPSGC 1792
Déclaration statutaire TPSGC/PWGSC 2835
Certificats de la CSPAAT ou de la CSST
Formulaires nécessaires pour les paiements au titre de l'achèvement final
Certificat d'achèvement (définitif) PWGSC/TPSGC 1797
Demande de paiement progressif (section
« Ventilation des coûts ») PWGSC/TPSGC 1792
Déclaration statutaire TPSGC/PWGSC 2835
Rapport d'évaluation du rendement de
l'entrepreneur PWGSC/TPSGC 2913
Certificats de la CSPAAT ou de la CSST
Autres formulaires nécessaires
Avis de modification proposée PWGSC/TPSGC 611
Autorisation de modification TPSGC/PWGSC 610

114
E.16 Liste des activités pour la gestion des autorisations de modification

Liste des activités pour la gestion des autorisations de modification


(Tous les travaux administratifs se rapportant aux autorisations de modification sont réalisés rapidement à partir de la

date à laquelle une modification est proposée jusqu'à ce qu'elle soit achevée. Il n'y a pas de retard.)

ACTIVITÉS 
 On a procédé à la définition des besoins, à la planification du projet, à la
conception, à la préparation des plans et des devis ainsi qu'à la
reconnaissance du sol.
 On a fait savoir d'avance aux clients que les modifications auront pour
effet de retarder la date d'achèvement prévue et d'accroître les coûts,
non seulement en raison des modifications elles-mêmes, mais aussi en
raison des retards qui en découleront.
 On a établi d'avance, à la date d'attribution du marché, le processus
d'examen et de négociation des autorisations de modification ainsi que
les limites et les pouvoirs d'approbation des marchés que doivent
respecter l'équipe de projet, le client, l'entrepreneur et l'expert-conseil.

 On a terminé le profil du projet et l'évaluation des risques et on a établi,


avec les Services de l'attribution des marchés immobiliers, des montants
préapprouvés pour modifications proposées.

 On prépare toujours des estimations adéquates du coût des


modifications avant d'émettre les avis de modification proposée.
 Le budget prévoit des fonds suffisants (engagements pris en vertu de
l'article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques).

 On peut facilement demander l'autorisation de modifier le marché à


l'échelon hiérarchique voulu.

 On a établi des délais raisonnables pour la présentation de l'offre de prix


et le traitement de l'autorisation de modification qui en découle.

 On a établi l'incidence prévue de l'autorisation de modification sur la


date d'achèvement précisée au moment de la négociation du coût des
modifications et on l'a prise en considération dans le coût des
modifications. Une fois l'autorisation de modification provisoire ou
définitive émise, elle est classée dans les dossiers du projet.

 Tous les travaux administratifs se rapportant aux autorisations de


modification sont réalisés rapidement à partir de la date à laquelle une
modification est proposée jusqu'à ce qu'elle soit achevée. Il n'y a pas de
retard.

115
E.17 Liste de contrôle pour la clôture de marchés de construction (achèvement substantiel)

Liste de contrôle pour la clôture de marchés de construction (achèvement substantiel)

Date Date
Emplacement
Description des activités requise reçue
du document
Obtenir de l'entrepreneur et remettre au client les manuels, les
vidéos, les CD, les certificats, les dessins de l'ouvrage fini, les
pièces de rechange, les clés et les garanties, puis obtenir la
signature d'approbation. Tenir un registre de l'emplacement et de
la transmission de ces éléments.
Obtenir tous les dessins d'appels d'offres auprès de
l'entrepreneur, en transmettre une copie au client (pour
information) et à l'expert-conseil (pour les documents de
l'ouvrage fini); remettre les documents d'appel d'offres en format
électronique aux Services géomatiques et au client, de même que
les documents imprimés à la Gestion des documents (salle des
plans), puis obtenir l'approbation.
Obtenir auprès de l'entrepreneur toutes les pièces de rechange,
ainsi que les noms des fournisseurs.
Obtenir toutes les clés de l'immeuble auprès de l'entrepreneur.
Obtenir de l'entrepreneur une liste de toutes les garanties et
prolongations de garanties, laquelle doit préciser les dates de
début et de fin des périodes de garantie.
Obtenir de l'entrepreneur tous les certificats provenant des
autorités compétentes.
Voir à ce que les responsables du fonctionnement de l'immeuble
client reçoivent une formation appropriée de la part de
l'entrepreneur, sous la supervision de l'expert-conseil.
Procéder à l'inspection des travaux, à la délivrance du certificat
d'achèvement substantiel et à la mise en service; remettre à
l'entrepreneur une liste, détaillée et assortie d'une évaluation des
coûts, des défectuosités qui subsistent et des travaux incomplets
sur lesquels toutes les parties se sont mises d'accord au moment
de l'inspection; obtenir de l'entrepreneur un calendrier
raisonnable d'achèvement des travaux restants.
Obtenir de l'entrepreneur une déclaration statutaire signée.
Veiller à ce que les garanties contractuelles et les polices
d'assurance puissent être levées.
Retenir des fonds en prévision des évaluations (litiges, exécution
tardive, substitution non autorisée de matériaux, etc.).
Obtenir de l'entrepreneur une attestation de l'observation de
l'Agence du revenu du Canada, au besoin (conformément au
droit à compensation, Modalités de paiement, Conditions
générales).
Pour les projets de construction de plus de 1 M$ (incluant la
TPS), remplir le formulaire de la Base de données sur les coûts
de projets et le soumettre au gestionnaire, Planification et

116
estimation des coûts, Conseils et Pratiques (Exécution de
projets), Gestion des services professionnels et techniques.

NOTES :

117
E.18 Liste de contrôle pour la clôture de marchés de construction (achèvement définitif)

Liste de vérification pour la clôture de marchés de construction (achèvement définitif)

Emplace
Date Date
Description des activités ment du
requise reçue
document
Effectuer les inspections finales en présence du personnel clé pour
veiller à ce qu'il n'y ait pas de défectuosités en suspens.
S'assurer qu'on a réglé tous les éléments en suspens tirés de la liste
de vérification pour le certificat d'achèvement substantiel.
S'assurer que tous les travaux de mise en service et les rapports
associés sont terminés.
Une fois que les responsables du fonctionnement de l'immeuble
ont reçu toute la formation pertinente et que les inspections finales
ont été effectuées, préparer l'équipement pour le transfert ainsi que
les feuilles à signer avec le client et l'expert-conseil.
S'assurer que toutes les inspections périodiques requises au cours
des périodes de garantie sont effectuées par l'expert-conseil (p. ex.,
thermographie de l'enveloppe de l'édifice).
Obtenir de l'entrepreneur le tableau de ventilation des coûts
applicable, la déclaration statutaire signée et un certificat de la
CSPAAT (Ontario) ou de la CSST (Québec).
Obtenir de l'expert-conseil ou du spécialiste interne : la signature
de la rubrique « Inspection » du certificat d'achèvement, la
déclaration statutaire signée et tous les dessins mis à jour avec des
dessins de l'ouvrage fini, selon le marché. Remettre les documents
sur l'ouvrage fini en format électronique aux Services géomatiques
et au client, de même que les documents imprimés à la Gestion
des documents (salle des plans) et obtenir leur signature
d'approbation. Examiner les modalités du contrat de
l'expert-conseil et assurer son achèvement.
Remplir le Rapport d'évaluation du rendement de l'entrepreneur,
en transmettre un exemplaire à l'autorité contractante et en classer
un autre dans le dossier du projet.
Remplir le Certificat d'achèvement (définitif).
Obtenir la signature du client à la rubrique « Acceptation des
travaux », et signer le tableau de ventilation des coûts du
formulaire « Demande de paiement progressif ».
Approuver le paiement final en vertu de l'article 34 et l'envoyer au
commis au soutien aux fins de traitement. Une copie du formulaire
« Rapport d'évaluation du rendement de l'expert-conseil » et
l'approbation de la Gestion des documents sont obligatoires.
Remplir le Rapport d'évaluation du rendement de l'expert-conseil,
en transmettre un exemplaire à l'autorité contractante et en classer
un autre au dossier du projet.
Aviser la gestion ministérielle que le projet peut être clos dans le
système financier.
Informer les Archives au sujet des documents qui doivent être
conservés plus longtemps que la durée de conservation prévue par
les règlements des Archives en matière de conservation.

118
Aider le chef de projet à effectuer l'évaluation du projet terminé.
Aider le chef de projet à effectuer l'évaluation après
l'emménagement.
Pour les projets de construction de plus de 1 M$ (incluant la TPS),
remplir le formulaire de la Base de données sur les coûts de
projets et le soumettre au gestionnaire, Planification et estimation
des coûts, Conseils et Pratiques (Exécution de projets), Gestion
des services professionnels et techniques.

NOTES :

119
Annexe F – Formulaires, modèles et listes de vérification relatifs à l'utilisation d'une offre à
commandes

120
F.1 Liste générique de vérification des commandes subséquentes (pour l'utilisation d'offres à
commandes)

Liste générique de vérification des commandes subséquentes


(pour l'utilisation d'offres à commandes)
Approbation de l'utilisation d'une offre à commandes
Il faut obtenir l'autorisation du gestionnaire de secteur d'activité de la Direction générale des biens
immobiliers pour avoir recours à l'offre à commandes. Pour tous les secteurs d'activité, l’Attribution des
marchés immobiliers (AMI) demande qu'un courriel soit transmis par le gestionnaire de secteur d'activité,
indiquant que celui-ci a examiné le cadre de référence du projet et que les services correspondent à la
portée des offres à commandes. Cet examen est réalisé avant que l’AMI ne fournisse le nom de
l'expert-conseil auprès duquel on pourra faire des démarches. Le gestionnaire de secteur d'activité
examine également la proposition de prix afin d'évaluer l'ampleur de la participation proposée ainsi que
d'autres documents, tout particulièrement les changements à la portée des travaux, avant que le
gestionnaire de projets envoie à l’AMI, pour qu'ils les traitent, le formulaire 9200, le plan de gestion des
risques et la documentation au dossier.
L'approbation du gestionnaire principal de projets est requise lorsque
La commande subséquente se chiffre à plus de 100 000 $ (y compris, la TPS/TVH et les MPMP). Le
gestionnaire de projets doit demander cette approbation par courriel au gestionnaire principal de projets
approprié.
Remplacement de sous-experts-conseils
Une telle situation ne devrait pas survenir dans le cas des offres à commandes, car l'entrepreneur
principal est tenu de faire appel à des remplaçants désignés, conformément à l'offre à commandes.
Montants préapprouvés pour modifications proposées et plan de gestion des risques
Les montants préapprouvés pour modifications proposées doivent être répartis par catégorie de risque et
par montant.
Cadre de référence
Le cadre de référence devrait être propre au projet et s'ajouter aux services décrits dans l'offre à
commandes. Il ne faut pas ajouter des services. Il faut utiliser le cadre de référence générique établi
par le gestionnaire de domaine. Chaque cadre de référence doit être examiné par le gestionnaire
de secteur d'activité.
Les documents de construction doivent être disponibles dans les deux langues officielles.
Si le marché de construction est évalué à plus de 100 k$ et que l'appel d'offres sera émis par
l'intermédiaire de l’AMI, les documents de soumission doivent être produits dans les deux langues
officielles avant d'être diffusés sur MERX.
Vérification des exigences relatives à la sécurité
Le formulaire 9200 comporte une section portant sur la sécurité. Si la commande subséquente ne
comporte pas d'exigences relatives à la sécurité, il faut cocher la case « Non » et signer malgré tout le
document. Si la commande subséquente comporte des exigences relatives à la sécurité, la liste de
vérification des exigences relatives à la sécurité doit être remplie et jointe au formulaire 9200, et une
signature doit être apposée dans la case appropriée de ce dernier.
Proposition des honoraires
La proposition des honoraires doit être répartie selon les tarifs horaires établis dans l'offre à commandes,
et elle doit refléter l'ampleur de la participation prévue pour chaque catégorie de personnel. Si la
proposition comprend des sous-traitants autres que ceux mentionnés dans l'offre à commandes, les
honoraires de ces sous-traitants doivent être considérés comme des débours et ils seront remboursés au
prix coûtant sur présentation des reçus connexes.

121
Proposition des honoraires équitable et raisonnable, proposition technique conforme
L’AMI exigent que le gestionnaire de projets émette une déclaration selon laquelle la proposition est
équitable et raisonnable, qu'elle a été examinée et qu'elle correspond, d'un point de vue technique, au
cadre de référence. Il faut porter une attention particulière à l'évaluation de l'ampleur de la participation
par les experts-conseils. À considérer : recours injustifié à des cadres supérieurs, nombre d'heures de
travail trop élevé pour le travail proposé. Il ne faut pas évaluer les honoraires proposés selon le
pourcentage, mais plutôt selon le nombre d'heures indiqué.

Date d'achèvement
Quelle est la date d'achèvement prévue pour les travaux visés par la commande?
Débours
Si l'expert-conseil a indiqué que les débours seront en sus, l’AMI exige qu'il fournisse le montant et la
description de chaque débours proposé. Il convient de souligner que, dans la majorité des offres à
commandes, des débours de base sont déjà compris dans les tarifs horaires. Il faut consulter l'offre à
commandes pour obtenir des renseignements complémentaires.
Formulaire 9200
Toutes les sections obligatoires du formulaire doivent être signées, et les instructions de facturation
doivent être clairement indiquées. Le financement actuel est le financement prévu pour cette commande
seulement, et non pour l'ensemble du projet. Il devrait comprendre la TPS, mais non les montants
préapprouvés pour modifications proposées. Il faut indiquer le numéro de télécopieur du gestionnaire de
projets. La section portant sur la sécurité doit être dûment remplie (oui ou non, et signature). Il ne faut
pas tenir compte de la case appelée « Arrangement administratif privilégié ». Il faut indiquer le numéro
de l'offre à commandes et le numéro de réserve, et transmettre la correspondance connexe à l’AMI,
sous forme de trousse, par courriel, télécopie ou envoi postal.

122
F.2 Liste de vérification relative aux services d'experts-conseils en gestion de projets

Objectif de la liste de vérification des commandes subséquentes : Faciliter l'embauche d'un expert-conseil qui fournira des services de
gestion de projets, au moyen d'une commande subséquente à une convention d'offre à commandes (COC).

PRÉPARATION D'UNE COMMANDE ÉLABORATION DE LA COMMANDE CLÔTURE DE LA COMMANDE


SUBSÉQUENTE SUBSÉQUENTE
SUBSÉQUENTE

 Le gestionnaire régional (GR) de l'unité de  Les exigences précisées dans l'EDT, c'est-à-dire le  On doit discuter avec le GP de tous les
gestion de projets ou le responsable de la cadre de référence, ont été abordées avec changements qu'on propose d'apporter à la
discipline dans le Secteur de la capitale l'expert-conseil en gestion de projets. portée des travaux; toutefois, ces
nationale (SCN) a approuvé l'utilisation changements ne pourront être autorisés
d'une COC.  L'expert-conseil en gestion de projets a soumis une qu'au moyen d'une modification établie par
proposition d'honoraires. les SAMI (c.-à-d. le responsable de la COC).
 La commande subséquente a été conçue à
l'aide du modèle d'énoncé des travaux (EDT)  La proposition d'honoraires, qui comprend la taxe de  En ce qui concerne les modifications des
pour les commandes subséquentes, vente harmonisée (TVH), la TPS et les débours, a été commandes subséquentes, les SAMI ont
c'est-à-dire le cadre de référence. correctement préparée et signée par l'expert-conseil reçu par courriel les déclarations du GR ou
en gestion de projets. Toutes les propositions du responsable de la discipline dans le SCN
 La commande subséquente ne dépassera pas d'honoraires de plus de 100 k$ (TPS et montants selon lesquelles il a examiné l'EDT ou le
XXX $ (taxe sur les produits et services [TPS], préapprouvés pour modifications proposées [MPMP] cadre de référence afin de veiller à ce qu'un
honoraires et débours connexes compris). compris) doivent être approuvées par le gestionnaire niveau d'effort approprié soit déployé pour
principal de projet pertinent. effectuer les travaux.
 Une autorisation de financement suffisante a
été donnée pour l'exécution des travaux.  Le GR ou le responsable de la discipline dans le SCN
 Les Services de l'attribution des marchés
a informé les SAMI que la proposition d'honoraires  Le rendement de l'expert-conseil en gestion
est juste et raisonnable, et il a examiné l'EDT ou le de projets a été évalué au moyen de
immobiliers (SAMI), qui sont responsables de cadre de référence. trois des cinq catégories (les catégories
la COC, ont autorisé le gestionnaire de
« conception » et « coût » ne s'appliquent
projets (GP) à communiquer avec un  Le formulaire 9200 (Demande de biens et de
pas) du formulaire 2913-1 (Formulaire du
expert-conseil en gestion de projets (en services, et construction) a été rempli et signé par les
fonction du calendrier de rotation). personnes qui devaient le signer. Il faut utiliser s'il y a rapport d'évaluation du rendement de
l'expert-conseil). Les catégories utilisées
lieu la Liste de vérification des exigences relatives à
 Le GP a communiqué avec l'expert-conseil en la sécurité (LVERS).
sont les suivantes :
gestion de projets autorisé. Qualité des résultats
 Le GP de Travaux publics et Services Gestion
 Le risque de conflit d'intérêts a été pris en gouvernementaux Canada (TPSGC) a préparé un Délais
compte (voir la page 22 de l'Annexe A). Plan de gestion des risques et calculé les MPMP.
 Le GP de TPSGC a préparé les leçons à
 L'unité de gestion de projets et l'expert-conseil en tirer et les a affichées dans le Système de
gestion de projets ont achevé et signé l'EDT.
gestion des documents et de l'information.
 Les documents de projet (formulaire 9200, EDT ou Les leçons portaient sur ce qui suit :

-
123
-
cadre de référence, proposition de l'expert-conseil, L'expert-conseil en gestion de projets
Plan de gestion des risques et MPMP, déclaration à La COC
l'effet que la proposition d'honoraires est juste et
raisonnable, LVERS [s'il y a lieu]) ont été présentés
aux SAMI afin qu'ils y donnent suite.
 Les SAMI ont émis la commande subséquente.
 L'expert-conseil en gestion de projets a accepté la
commande subséquente.

123
-
124
-
PRÉPARATION D'UNE COMMANDE SUBSÉQUENTE
Approbation de l'utilisation d'une COC par le GR de l'unité de gestion de projets ou le responsable de
la discipline dans le SCN
Le GP communique avec le GR de l'unité de gestion de projets ou le responsable de la discipline dans
le SCN afin d'obtenir la permission d'avoir recours aux COC. Le GR ou le responsable de la discipline
examine l'EDT proposé du projet, c.-à-d. le cadre de référence, pour vérifier si les services correspondent
à la portée des offres à commandes. Lorsque la trousse complète est transmise aux SAMI aux fins de
traitement, le GR ou le responsable de la discipline doit leur envoyer un courriel afin de les informer qu'il a
examiné l'EDT ou le cadre de référence et que les services correspondent à la portée des offres à
commandes. Cet examen est effectué avant que les SAMI fournissent le nom de l'expert-conseil avec
lequel il faut communiquer.
Conception de la commande subséquente à l'aide du modèle d'EDT
L'EDT devrait être conforme aux services requis décrits dans la COC.
Commande subséquente ne dépassant pas XXX $ (TPS, honoraires et débours connexes compris)
Tel qu'il est indiqué dans l'Annexe A de la COC.
Autorisation de financement suffisante donnée pour l'exécution des travaux
La limite de la commande subséquente comprend les honoraires, les débours, la TPS et les MPMP.
GP autorisé par les SAMI à communiquer avec un expert-conseil en gestion de projets
Si l'EDT correspond à la portée des offres à commandes, le GR de l'unité de gestion de projets ou le
responsable de la discipline dans le SCN envoie un courriel aux SAMI pour leur transmettre des
renseignements de base (p. ex. numéro du projet, brève description du projet, nom du GP et estimation
des honoraires, y compris les débours et la TPS). Il est à noter que l'estimation des MPMP peut être
incluse à cette étape-ci, mais qu'elle n'est pas utilisée pour affecter un expert-conseil en gestion de projets.
Dans un délai de 24 heures (ou de 48 heures tout au plus), les SAMI fournissent au GP le nom de
l'expert-conseil avec qui il doit faire affaire et l'autorisation de pressentir l'expert-conseil en question.
Prise en compte du risque de conflit d'intérêts
Le GR, le GP et le responsable de la discipline devraient tenir compte du risque de conflit d'intérêts
découlant de la demande. L'expert-conseil en gestion de projets doit déclarer par écrit tout conflit d'intérêts
réel, potentiel ou perçu au GP de TPSGC avant d'accepter la commande subséquente pour la prestation
de services.

L'expert-conseil en gestion de projets ne peut pas présenter une proposition à titre d'expert-conseil ou de
sous-expert-conseil dans le cadre d'un projet découlant des services de soutien en gestion de projets qu'il a
fournis. Cette restriction doit aussi s'appliquer si l'expert-conseil participe à l'élaboration d'un énoncé de
projet, d'une demande de propositions ou de documents similaires pour ce genre de projet. De plus,
l'expert-conseil en gestion de projets ne peut pas fournir des services professionnels de conception à titre
d'expert-conseil ou de sous-expert-conseil dans le cadre d'un projet découlant des services de soutien en
gestion de projets qu'il a fournis.

L'expert-conseil en gestion de projets avec lequel TPSGC a signé une COC a le droit de refuser une
commande subséquente individuelle s'il désire soumissionner sur de futures demandes de propositions
pour le projet en question. Si un expert-conseil en gestion de projets refuse une commande subséquente,

-
125
-
TPSGC se réserve le droit de considérer que ce dernier a eu « sa chance » et de s'adresser au prochain
expert-conseil en gestion de projets pour les commandes subséquentes. De cette façon, les
experts-conseils ne peuvent pas sélectionner leur affectation. L'expert-conseil en gestion de projets
accepte de ne pas pouvoir soumissionner des travaux futurs associés avec le projet en question. (Préciser
le type de travaux.)

Il faut veiller à ce que l'expert-conseil en gestion de projets n'obtienne pas de renseignements sur ses
concurrents (il est à noter que bon nombre des experts-conseils en gestion de projets font partie de
sociétés d'ingénierie). L'expert-conseil en gestion de projets est assujetti au Programme d'éthique de
TPSGC en ce qui concerne les conflits d'intérêts.

-
126
-
ÉLABORATION DE LA COMMANDE SUBSÉQUENTE
Discussion des exigences précisées dans l'EDT avec l'expert-conseil en gestion de projets
Le GP discute de l'EDT avec l'expert-conseil en gestion de projets afin de s'assurer qu'ils s'entendent sur
la portée des travaux et les attentes.
Proposition d'honoraires correctement préparée et signée par l'expert-conseil
Toutes les propositions d'honoraires comprenant la TVH, la TPS et les débours doivent être réparties à
l'aide des tarifs journaliers conformément à la COC et indiquer le niveau d'effort qui doit être déployé par
chaque catégorie de personnel. Il est à noter que les catégories « personnel principal », « gestionnaire
principal de projet » ou « GP » sont les seules catégories acceptables. Si la proposition contient les noms
d'autres sous-experts-conseils que ceux stipulés dans l'offre à commandes, les honoraires de ces
sous-experts-conseils sont traités comme des débours que l'on paie au prix coûtant à la réception des
reçus. Le GP devrait voir à ce que le format de la proposition d'honoraires corresponde à celui précisé
dans l'offre à commandes, c'est-à-dire que la proposition contient la catégorie de personnel, le nom des
employés, le nombre d'heures estimé ou nécessaire pour la prestation des services ainsi qu'une
estimation, le cas échéant, des débours.
Déclaration du GR de l'unité de gestion de projets aux SAMI les informant que la proposition
d'honoraires est juste et raisonnable
Le GR ou le responsable de la discipline dans le SCN examine la proposition d'honoraires afin d'évaluer le
niveau d'effort proposé et de s'assurer qu'elle répond aux exigences techniques énoncées dans la portée
des travaux requis et d'autres documents, en particulier les modifications qui ont été apportées à la portée
avant que le GP envoie le formulaire 9200.
Formulaire 9200 (Demande de biens et de services, et construction) rempli et signé par toutes les
personnes devant le signer
Le formulaire 9200 comporte une section sur la sécurité. Si la commande subséquente ne comporte pas
d'exigences relatives à la sécurité, il faut cocher la case « Non », mais une signature est tout de même
obligatoire. Si la commande subséquente comporte des exigences relatives à la sécurité, la LVERS doit
être remplie et jointe au formulaire 9200, et une signature doit être apposée dans la case appropriée de ce
dernier.
Préparation d'un Plan de gestion des risques et calcul des MPMP par le GP de TPSGC
Les MPMA doivent être répartis par catégorie de risque et par montant.
Transmission des documents de projet aux SAMI aux fins de suivi
Les documents de projet sont transmis (préférablement d'un seul coup) aux SAMI afin qu'ils y donnent
suite. Les documents à transmettre comprennent le formulaire 9200, le Plan de gestion des risques et le
calcul des MPMP, l'EDT ou le cadre de référence définitif, la proposition d'honoraires de l'expert-conseil en
gestion de projets, la déclaration du GR de l'unité de gestion de projets ou du responsable de la discipline
dans le SCN selon laquelle la proposition financière est juste et équitable et qu'il a examiné le cadre de
référence afin de s'assurer que la proposition indique qu'un niveau d'effort approprié sera déployé pour
exécuter les travaux et que la proposition répond aux exigences techniques énoncées dans la portée des
travaux requis, ainsi que la LVERS (s'il y a lieu). Les SAMI ne traiteront pas la commande subséquente s'il
manque l'un des documents requis.

-
127
-
Acceptation et signature de la commande subséquente par l'expert-conseil en gestion de projets
L'expert-conseil responsable de la COC qui refuse de réaliser les travaux doit le signifier par écrit (un
courriel fera l'affaire), et le GR ou le responsable de la discipline doit ensuite communiquer avec les SAMI
pour les informer du refus. Les SAMI fourniront alors le nom d'un autre expert-conseil au GP.
Normalement, les experts-conseils devraient disposer d'un délai raisonnable (48 heures) pour indiquer s'ils
peuvent ou non effectuer les travaux.

-
128
-
F.3 Énoncé des travaux – Modèle de commande subséquente relative à des services de
gestion de projets

Le présent outil vise à aider le gestionnaire de projets de Travaux publics et Services


gouvernementaux Canada (TPSGC) ainsi que l'expert-conseil responsable de l'offre à
commandes à planifier le travail au moyen d'une convention d'offre à commandes (COC)
pour des services de gestion de projets. Il vise en outre à faciliter la communication entre les
deux parties, ce qui permettra de s'assurer que les deux parties comprennent la portée des
travaux et les attentes.

TABLE DES MATIÈRES

Identification du projet 7. Principaux produits livrables 13. Langue des services


1. Rôle du gestionnaire de projets de 8. Gestion de la qualité 14. Utilisation des installations et de
TPSGC 9. Niveau d’effort prévu l'équipement de TPSGC
2. Rôle de l'expert-conseil 10. Rapports 15. Évaluations du rendement
responsable de la COC Signatures
11. Protocoles de communication
3. Type de services de gestion de
projets requis 12. Portée des documents
Annexe A : Documents de référence
4. Services complets de gestion de Annexe B : Caractéristiques des
projets services de l'expert-conseil
5. Services de soutien à la gestion de responsable de la COC
projets
6. Services supplémentaires de
gestion de projets

IDENTIFICATION DU PROJET

COC (inscrire le numéro) :


Commande subséquente (inscrire le numéro) :

Titre du projet :
o
N du projet :
o
N de fichier du Service central des dossiers :
Lieu :
Client : Téléphone : Courriel :
Ministère client :
Gestionnaire de projets de TPSGC : Téléphone : Courriel :
Gestionnaire de projets principal de TPSGC : Téléphone : Courriel :
Description du projet (brève description, c.-à-d. nouvelle construction, rénovation, aménagement, partenariat public-privé, etc.)

-
129
-
Budget total du projet (il ne s'agit pas de l'estimation de la
commande subséquente)
Date de début prévue du projet
Date d'achèvement prévue du projet

-
130
-
PORTÉE DE LA COMMANDE SUBSÉQUENTE NOTES EXPLICATIVES

1. Rôle du gestionnaire de projets de TPSGC Responsabilité organisationnelle

« Exclusions de la commande Le gestionnaire de projets de TPSGC ne peut pas


subséquente » déléguer la responsabilité organisationnelle d'un projet.
L'expert-conseil responsable de la COC doit respecter et
appuyer cette exigence.
Valeurs fondamentales du gouvernement : éthique et
valeurs, transparence (règlements du
Le gestionnaire de projets de TPSGC : gouvernement), et prudence (gestion des risques).
Programme du gouvernement : social, politique et
! assume la responsabilité « organisationnelle » du environnemental.
projet; Programme de la Direction générale des biens
! possède les pouvoirs prévus par la Loi sur la immobiliers (DGBI) [respect du calendrier, du budget
gestion des finances publiques; et de la portée, optimisation des ressources,
durabilité, programme urbain, connectivité, nouvelle
! gère la commande subséquente; stratégie d'aménagement des milieux de travail, etc.].
! donne des directives à l'expert-conseil responsable Responsabilité financière
de la COC;
Le gestionnaire de projets de TPSGC assume la
! surveille la qualité et le rendement des services; responsabilité financière du projet en vertu de la Loi sur la
! garantit l'accès aux installations et aux ressources gestion des finances publiques et exerce le pouvoir de
humaines, au besoin; signature pour les engagements financiers.
! agit à titre d'intervenant principal auprès du client; L'expert-conseil responsable de la COC doit obtenir des
! maintient les relations avec la clientèle et résout les approbations et des signatures pour l'ensemble des
conflits; situations précisées ci-après, ainsi que pour toute autre
situation, selon les exigences du gestionnaire de projets
! examine et accepte les travaux. de TPSGC :

-
131
-
PORTÉE DE LA COMMANDE SUBSÉQUENTE NOTES EXPLICATIVES

2. Rôle de l'expert-conseil responsable de la COC


changements à la portée des travaux, qu'il s'agisse
Exigences fondamentales de changements relatifs au financement ou non;
dépenses;
L'expert-conseil responsable de la COC :
autorisations de modification;
! comprend et accepte la portée de la commande diminutions ou augmentations du financement;
subséquente; modifications des contrats;
ententes auxiliaires relatives aux améliorations
! assume la responsabilité financière des travaux
locatives.
impartis, selon les exigences et la portée de la
présente commande subséquente;
! exécute les travaux selon les directives du Responsabilité relative à la diligence raisonnable
gestionnaire de projets de TPSGC;
! présente des produits livrables; La responsabilité relative à la diligence raisonnable est
partagée, car le gestionnaire de projets de TPSGC et
! obtient les approbations et les signatures requises l'expert-conseil responsable de la COC doivent tous deux
auprès des autorités (se reporter aux notes faire preuve de diligence raisonnable dans le cadre du
explicatives à droite); projet et travailler dans le respect des rôles et des
! s'assure que les jalons sont atteints; responsabilités précisés dans la présente commande
subséquente.
! ne peut pas changer les personnes affectées à une Obligations réglementaires : lois, ordonnances,
tâche sans en avoir obtenu l'approbation préalable; normes, etc. relatives à la santé, à la sécurité et à
! ne doit pas se trouver en conflit d'intérêts. l'environnement (Loi canadienne sur l'évaluation
environnementale) à l'échelle fédérale, provinciale et
municipale.
Initiales : Obligations non réglementaires : lignes directrices du
Conseil du Trésor, accessibilité, Commission de la
Gestionnaire de projets de TPSGC ________ capitale nationale, Bureau d'examen des édifices
Expert-conseil responsable de la COC ________ fédéraux du patrimoine, etc.
Responsabilité relative au service à la clientèle
La responsabilité relative au service à la clientèle est
partagée, mais le gestionnaire de projets demeure le
principal intervenant auprès du client dans le cadre du
projet. L'expert-conseil responsable de la COC peut
intervenir auprès du client, conformément aux rôles et aux
responsabilités précisés dans la présente commande
subséquente (se reporter à la section 11, Protocoles de
communication, ci-après).

3. Type de services de gestion de projets requis Type de services de gestion de projets

 Services complets de gestion de projets L'Annexe A de la COC indique qu'un expert-conseil peut
 Services de soutien à la gestion de projets être embauché pour ces trois types de services.
 Services supplémentaires

-
132
-
PORTÉE DE LA COMMANDE SUBSÉQUENTE NOTES EXPLICATIVES

4. Services complets de gestion de projets Services complets de gestion de projets


L'expert-conseil responsable de la COC assume le rôle
principal de gestionnaire de projets pour ce qui suit : Les services complets de gestion de projets visent à
fournir des services continus et complets pour un projet,
 Sans objet un programme, un bien ou un groupe de travail particulier.
Dans le présent cas, le gestionnaire de projets de TPSGC
 Programme de travaux
ne participe pas activement à la gestion quotidienne du
 Ensemble du projet projet.
 Bien précis
 Unité de travail (centre d'expertise, équipe des
biens immobiliers, etc.)

5. Services de soutien à la gestion de projets Services de soutien à la gestion de projets


L'expert-conseil responsable de la COC offre du
soutien relativement à des étapes ou à des tâches Inscrire les services de soutien souhaités dans l'espace
précises, alors que le gestionnaire de projets de prévu à cet effet ou cocher tous les services applicables à
TPSGC gère activement le projet. l'aide de l'Annexe C.

 Sans objet

 _______________________________________
 _______________________________________
 _______________________________________
 _______________________________________

6. Services supplémentaires de gestion de projets

L'expert-conseil responsable de la COC doit offrir une expertise spécialisée en ayant recours aux services d'une
ressource interne ou d'un sous-traitant. Prière d'indiquer le nom de la personne qui fournit ces services. Se reporter
aux annexes pour obtenir des exemples de services supplémentaires.
 Sans objet
Service supplémentaire Nom

 _______________________________________  ________________________________________
 _______________________________________  ________________________________________
 _______________________________________  ________________________________________
 _______________________________________  ________________________________________
 _______________________________________  ________________________________________

-
133
-
PORTÉE DE LA COMMANDE SUBSÉQUENTE NOTES EXPLICATIVES

7. Principaux produits livrables devant être


présentés par l'expert-conseil responsable de la Principaux produits livrables
COC

L'expert-conseil responsable de la COC devra


présenter les principaux produits livrables ci-après,
selon ce qui est prévu par le Système national de Les principaux produits livrables sont précisés dans le
gestion de projet (SNGP) de TPSGC (cocher tous les SNGP.
produits livrables applicables) :
 Sans objet
 Énoncé des exigences
Date de présentation : ______________________
 Calendrier de projet
Date de présentation : ______________________
 Plan de projet
Date de présentation : ______________________
 Rapport de faisabilité
Date de présentation : ______________________
 Rapport d'analyse des investissements
Date de présentation : ______________________
 Plan de projet définitif
Date de présentation : ______________________
 Document d'approbation
Date de présentation : ______________________
 Transfert de produits livrable
Date de présentation : ______________________
 Autre : ________________
Date de présentation : ______________________

Initiales :
Gestionnaire de projets de TPSGC __________
Expert-conseil responsable de la COC ________

-
134
-
PORTÉE DE LA COMMANDE SUBSÉQUENTE NOTES EXPLICATIVES

8. Gestion de la qualité Qualité

a) Les services consultatifs techniques de TPSGC, Les Conseils et Pratiques (Services Professionnels) de
offerts par les Conseils et Pratiques (Services TPSGC doivent normalement réaliser les examens
Professionnels), doivent comprendre des examens techniques.
techniques dans le cadre du présent projet. Si ce n'est
pas le cas, prière d'indiquer pourquoi.
 Oui
 Non/Sans objet
Pourquoi?
____________________________________________
____________________________________________
____________________________________________
____________________________________________

____________________________________________

b) Exigences relatives à la gestion de la qualité :


 L'expert-conseil responsable de la COC
utilisera le système de gestion de la
qualité de TPSGC, selon les directives.

Initiales :
Gestionnaire de projets de TPSGC __________
Expert-conseil responsable de la COC ________
Niveau d’effort
9. Niveau d'effort requis de l'expert-conseil
responsable de la COC
Une estimation du niveau d'effort attendu par TPSGC est
 Sans objet utile à l'expert-conseil responsable de la COC au moment
de préparer la proposition d'honoraires.
Fournir une estimation du nombre de ressources
requises de l'entreprise responsable de la COC :

Nombre de Nombre de
semaines, de personnes Se reporter aux propositions de prix des entreprises
mois ou responsables de l'offre à commandes pour connaître les
d'années tarifs journaliers.
Personnel
principal : Tous les travaux doivent entrer dans l'une de ces
trois catégories.
Gestionnaire
principal de
projet :

Gestionnaire
de projet :

-
135
-
PORTÉE DE LA COMMANDE SUBSÉQUENTE NOTES EXPLICATIVES

10. Rapports devant être présentés par Rapports


l'expert-conseil responsable de la COC
Convenir du cycle d'établissement et des formats des
Fréquence des rapports : rapports permettant le suivi et la consignation des progrès
des travaux ou du projet, ce qui permettra également de
tenir un registre des activités et des produits livrables de
 Toutes les semaines l'expert-conseil responsable de la COC. Les factures de
 Tous les mois l'expert-conseil devraient être liées à ces rapports. Les
 Autre formats des factures devraient aussi être convenus au
préalable.
Format des rapports :
_________________________________________
________________________________________

11. Protocoles de communication Protocoles de communication


L'expert-conseil responsable de la COC accepte de L'expert-conseil responsable de la COC doit
suivre les protocoles de communication suivants, selon communiquer seulement avec le gestionnaire de projets
les directives du gestionnaire de projets de TPSGC : de TPSGC, ou selon les modalités établies par ce dernier
dans la commande subséquente. Il ne doit communiquer
Communications avec le client (c.-à-d. autre avec les clients ou tout autre employé de TPSGC que s'il
en est autorisé.
ministère) :
___________________________________________

Protocoles de communication

Communications avec d'autres intervenants (p. ex.


grand public) :
____________________________________________

Communications avec d'autres unités de TPSGC :

Architecture : ________________________________
Mécanique : _________________________________
Génie civil : _________________________________
Électricité : __________________________________
Autre : _____________________________________
Initiales :
Gestionnaire de projets de TPSGC __________
Expert-conseil responsable de la COC ________

-
136
-
PORTÉE DE LA COMMANDE SUBSÉQUENTE NOTES EXPLICATIVES

12. Portée des documents exigés de Dossiers de projet


l'expert-conseil responsable de la COC
TPSGC doit être en mesure d'accéder aux dossiers de
projet en tout temps afin de respecter les exigences de la
 L'expert-conseil responsable de la COC doit Loi sur l'accès à l'information et de se conformer aux
présenter tous les documents de projet à mesure que pratiques exemplaires. En ce qui concerne les services de
les travaux progressent. soutien et les services supplémentaires, des copies
électroniques de tous les courriels, de toutes les
correspondances, de tous les rapports, etc., classées
selon le protocole de classement, doivent être fournies.
En ce qui concerne les services complets, tous les
documents doivent être présentés et classés selon les
normes de TPSGC. La COC précise qu'une copie
électronique et une copie papier de tous les produits
livrables doivent être fournies. Il faut utiliser les logiciels et
les formats habituels de TPSGC pour préparer tous les
produits livrables.

13. Langue des services Nouvelles exigences linguistiques

L'expert-conseil responsable de la COC doit être en Remarque : TPSGC établit actuellement de nouvelles
mesure de fournir la gamme complète des services exigences linguistiques.
requis dans la langue suivante (cocher la langue
applicable) :

 Anglais (exigence minimale de la COC)


 Français

Exigences particulières :
____________________________________________
____________________________________________

-
137
-
PORTÉE DE LA COMMANDE SUBSÉQUENTE NOTES EXPLICATIVES

14. Utilisation des installations et de l'équipement Exigences particulières


de TPSGC
Préciser si des exigences particulières s'appliquent,
Dans le cadre du projet, l'expert-conseil responsable de notamment la nécessité de porter de l'équipement de
la COC devra accéder aux installations suivantes : protection pour visiter les chantiers de construction.

 Bureau de projet de TPSGC


 Bureau à la carte de TPSGC
 Bureaux du client
 Chantier
 Autre : _______________ Évitement de relations employeur-employé
L'Agence du revenu du Canada examine quatre facteurs
pour déterminer ce qui constitue une relation
employeur-employé :
1. Perspectives de bénéfices et risque de perte
2. Fourniture et propriété des outils
 L'établissement de relations employeur-employé 3. Contrôle du processus
est interdit.
4. Intégration
Pour obtenir de plus amples renseignements,
communiquez avec les Services de l'attribution des
marchés immobiliers.
15. Évaluations du rendement Évaluations
Un Formulaire du rapport d'évaluation du rendement de
 L'expert-conseil responsable de la COC accepte : l'expert-conseil sera remis à l'expert-conseil responsable
 de faire l'objet d'une évaluation du rendement de la COC au début de l'évaluation.
de l'expert-conseil (Formulaire du rapport
d'évaluation du rendement de l'expert-conseil);
 d'aider le gestionnaire de projets de TPSGC à
évaluer le succès de l'exécution du projet;
 de discuter des leçons apprises.

SIGNATURES :

Gestionnaire régional, Unité de gestion de projets

______________________________ _________________________________ ________________________


Nom (en lettres moulées) Signature Date

Gestionnaire de projets

______________________________ _________________________________ ________________________


Nom (en lettres moulées) Signature Date

Expert-conseil responsable de la COC

______________________________ _________________________________ ________________________


Nom (en lettres moulées) Signature Date

-
138
-
ANNEXE A : DOCUMENTS DE RÉFÉRENCE

Les documents ci-après seront mis à la disposition de l'expert-conseil responsable de la COC afin de lui fournir des renseignements
généraux qui l'aideront à effectuer son travail.

Dresser la liste des documents associés au projet :

 Mandat de projet
 Plan de projet
 Plan de travail
 Formulaire du rapport d'évaluation du rendement de l'expert-conseil
 Etc.













-
139
-
ANNEXE B – CARACTÉRISTIQUES DES SERVICES DE L'EXPERT-CONSEIL RESPONSABLE DE LA COC

1.0 PRATIQUES D'EXPLOITATION REQUISES

À moins qu'il en soit convenu autrement, l'expert­conseil responsable de la COC est tenu de mettre en œuvre les pratiques
d'exploitation suivantes :

coordonner et examiner les produits livrables avant leur présentation;


communiquer régulièrement avec le gestionnaire de projets de TPSGC, selon ce qui a été négocié, et signaler tout écart observé;
utiliser le système de gestion de la qualité de TPSGC, selon les directives du gestionnaire de projets;
s'assurer que les communications sont datées, et que les titres et numéros du projet et du fichier sont indiqués;
confirmer, communiquer et consigner toutes les décisions et les directives concernant les activités;
surveiller les progrès réalisés par rapport aux objectifs globaux;
surveiller les progrès par rapport à la portée, au coût et au calendrier du projet;
veiller à la coordination globale des exigences du client et de l'utilisateur;
assurer la communication entre tous les participants pertinents du projet afin de traiter les questions particulières;
assurer la coordination de toutes les activités des membres de l'équipe du gestionnaire de projets.

2.0 SERVICES REQUIS

Cocher tous les services qui sont requis (ou écrire simplement ces services dans les espaces prévus à cet effet à la section 5 ou 6.

2.1 Services par domaine de connaissances

Intégration

S'assurer que les divers éléments du projet sont coordonnés de façon appropriée et qu'ils sont équilibrés par rapport aux objectifs
divergents. L'expert-conseil doit se reporter au SNGP pour les activités ci-après :
 établir les procédures d'administration du projet;
 effectuer des recherches concernant les domaines de connaissances et les pratiques de l'industrie en matière de gestion de
projets;
 examiner les exigences du projet avec le centre d'expertise de TPSGC et d'autres autorités ou intervenants compétents;
 coordonner les experts-conseils dont les services ont été retenus de façon individuelle afin d'assurer une conception intégrée
ou complète :
 au minimum, sur les plans géotechniques, sismique et environnemental (notamment pour les matières dangereuses),
 sur une base fréquente, en ce qui a trait au programme fonctionnel, à la planification des bureaux ou de l'aménagement et à
l'intégration acoustique.

Portée

Élaborer, vérifier et accepter la portée du projet et le contrôle des modifications de la portée :


 surveiller les progrès, préparer les documents, assurer la vérification et recommander l'approbation des documents relatifs aux
changements de la portée du contrat (préciser);
 élaborer un système de gestion de la portée, surveiller ce système et établir des rapports sur ce dernier;
 effectuer la planification préliminaire, gérer le programme fonctionnel du client, planifier les stratégies d'ordonnancement des
déménagements et préparer le plan de travail initial en vue de la réalisation du projet;
 donner des conseils sur les stratégies les plus économiques, les risques, les répercussions négatives sur les coûts, les enjeux
liés à l'approvisionnement, les enjeux relatifs à la possibilité de soumissions et à la construction ainsi que les répercussions
sur les prévisions, les risques et les éventualités du projet;
 participer au processus d'attestation de sécurité.

Calendrier

-
140
-
Cibler les activités du projet, établir le calendrier de projet, mettre en place un système de contrôle du temps, surveiller les progrès et
corriger les écarts :
 effectuer la planification et établir le calendrier d'un projet et des sous-projets connexes, puis réaliser ceux-ci en temps
opportun, conformément aux budgets et aux délais approuvés;
 surveiller et contrôler l'état des produits livrables.

Coût
Cibler les ressources, les niveaux d'effort et les coûts connexes requis dans le cadre du projet, déterminer les coûts de base, préparer
ou examiner les plans des coûts, les analyses des coûts ainsi que les estimations du flux de trésorerie et des coûts à diverses étapes
du projet :
 élaborer et fournir un plan des coûts (en étroite collaboration avec l'expert-conseil en matière de coûts);
 élaborer un « cahier d'information sur les projets » comprenant des feuilles de calcul détaillées faisant état du financement et
des prévisions annuels relatifs aux sous-projets, de la valeur des travaux réalisés, etc. pendant la durée du projet (en étroite
collaboration avec l'expert-conseil en coûts). Ce cahier devrait être accessible à TPSGC et devrait contenir des rapports
mensuels;
 participer à l'estimation des coûts en examinant les estimations et en évaluant les écarts et la gestion des risques;
 participer au contrôle des coûts, notamment en appliquant les techniques de résolution des problèmes : analyse du cycle de
vie, analyse des coûts, analyse des risques et estimation anticipée (analyse des coûts par élément);
 surveiller les prévisions et les données réelles par rapport aux budgets, analyser les coûts à engager et les mesures à prendre
pour respecter le budget, notamment l'état de la marge de sécurité, et établir des rapports à ce sujet. Surveiller les réserves et
les éventualités;
 tenir à jour l'analyse de la conjoncture des marchés de la construction;
 examiner les coûts du projet et corriger les écarts par rapport aux budgets prédéterminés en recommandant les mesures à
prendre et en résolvant les conflits;
 fournir des services liés à l'analyse des coûts et au coût du cycle de vie, en tant qu'outil de conception et de développement
(non en tant qu'exercice de réduction des coûts);
 déterminer le coût du cycle de vie relativement aux coûts d'achat initiaux, de fonctionnement, d'entretien, de réparation, de
remplacement et d'aliénation.

Qualité

Déterminer les normes et les approches en matière de qualité afin de les respecter, évaluer le rendement du projet sur une base
régulière et surveiller les résultats du projet :
 élaborer et mettre en œuvre un programme d'assurance de la qualité;
 dresser une liste de vérification personnalisée pour l'examen de la qualité technique et la mettre en œuvre;
 élaborer un système de gestion des documents et des processus de contrôle pour les équipes de projet;
 obtenir les approbations requises dans le cadre du projet ou s'assurer que les approbations requises sont obtenues auprès
des autorités;
 obtenir, examiner, consigner, vérifier et tenir à jour les données sur le projet (préciser : pour les documents et les données, se
reporter à tous les formats de dossier, notamment les documents papier ou électroniques, soit rapport, fichier, dessin,
graphique Gantt, plan des coûts, photo, modélisation des renseignements sur les immeubles ou tout autre format utilisé pour
transmettre des renseignements au cours d'un projet du Comité de l'architecture et de l'application technique);
 gérer le système de gestion des dossiers et des documents;
 gérer les documents de projets (assurer la sécurité des documents conformément aux exigences du secteur de TPSGC
chargé de la gestion des documents);
 analyser les données et les tendances du projet et établir des rapports à ce sujet.

-
141
-
Ressources humaines

Déterminer et attribuer les rôles, les responsabilités et les liens hiérarchiques dans le cadre du projet, veiller à l'affectation des
ressources pertinentes et établir un environnement de travail en équipe favorisant la productivité :
 gérer les rôles et les responsabilités dans le cadre du projet;
 assurer la gestion des équipes d'architecture, de génie et de spécialistes connexes;
 mettre sur pied et gérer une équipe de spécialistes en gestion de projets, qui examinera et commentera les présentations de la
conception;
 tenir des ateliers de promotion des partenariats et du travail en équipe;
 organiser des ateliers d'apprentissage et de planification stratégique;
 tenir des ateliers de gestion des conflits et effectuer des entrevues avec les intervenants.
Communications

Cerner les besoins en communication et fournir rapidement des renseignements :


 répondre aux demandes internes et externes;
 présider les réunions de projet et y participer, et préparer et distribuer les comptes rendus des décisions;
 gérer les procédures associées aux demandes de renseignements;
 assurer la gestion continue des intervenants;
 utiliser et gérer l'outil de collaboration du projet en ligne, qui a été créé pour gérer les documents et le cheminement des
renseignements dans le cadre du projet;
 préparer les rapports d'étape mensuels du projet, qui précisent les progrès réalisés par rapport aux jalons, au budget et à la
portée, et qui soulignent les mesures à prendre au cours du prochain mois.

Risque

Intégrer la gestion des risques dans toutes les phases du projet. L'expert-conseil responsable de la COC doit se reporter aux pratiques
exemplaires de la DGBI en matière de gestion des risques :
 élaborer, maintenir et gérer activement un plan de gestion des risques;
 surveiller les plans de gestion des risques et établir des rapports à ce sujet;
 organiser des séances de gestion des risques en équipe (trimestrielles) tout au long du projet;
 embaucher un tiers afin d'animer ces séances, tel que demandé par TPSGC;
 utiliser le format et la méthodologie préparés par TPSGC (détermination des risques, de la probabilité de l'occurrence et des
répercussions possibles, et possibilités d'évitement, d'atténuation et de gestion des risques);
 intégrer les activités de gestion des risques aux activités de planification de projet.

Approvisionnement

Déterminer les exigences en matière d'approvisionnement et les sources, préparer des documents d'invitation à soumissionner et
surveiller l'administration des contrats :
 évaluer les soumissions des experts-conseils et des entrepreneurs;
 acheter, installer et vérifier le mobilier;
 acheter, installer et vérifier le câblage;
 acheter, installer et vérifier la signalisation;
 planifier et gérer les déménagements;
 examiner les demandes de remboursement périodique mensuelles des experts-conseils en conception et d'autres experts-
conseils aux fins de conformité avec les ententes des experts-conseils, et recommander des paiements;
 appuyer les recommandations visant à retenir les services d'experts-conseils, préparer les demandes de propositions visant
des experts-conseils et examiner les propositions des experts-conseils (voir le Guide de la gestion des marchés).

-
142
-
Sécurité

Gérer la sécurité en tant que partie intégrante du projet de construction, en respectant les cadres de responsabilisation et la
documentation de TPSGC afin d'assurer l'uniformité des pratiques et une diligence raisonnable. L'expert-conseil responsable de la
COC doit se reporter aux pratiques exemplaires d'assurance de la santé et de la sécurité dans la construction.

Environnement

Déterminer, obtenir et gérer toutes les approbations, tous les permis et toutes les licences environnementales dans le cadre du projet :
 utiliser des applications de création de modèle énergétique dynamique, y compris le Programme d'encouragement pour les
bâtiments commerciaux de Ressources naturelles Canada (procédures de qualification).

Finances

Gérer de façon quotidienne les ressources financières du projet :


 surveiller, vérifier, recommander et préparer tous les documents relatifs aux dépenses dans le cadre d'un projet, y compris les
réclamations;
 appuyer la préparation de la convention particulière de services et du protocole d'entente, ainsi que le Secrétariat du Conseil
du Trésor.

Réclamations

Établir et gérer des réclamations relatives au projet en collaboration avec le centre de réclamations de TPSGC, enquêter sur les
réclamations, évaluer les répercussions sur le financement, et préparer des observations sur les réclamations et des
recommandations :
 fournir des stratégies de prévention des réclamations;
 Gérer les différends et les réclamations (conception et entrepreneur).

2.2 SERVICES PAR PHASE DU PROJET

2.2.1 Phase de planification de projet

 Gérer la préparation et la mise à jour du programme fonctionnel par l'équipe chargée de l'architecture et de l'ingénierie et des
représentants du client, de l'utilisateur et du personnel chargé du fonctionnement des immeubles.
 Examiner et confirmer tous les éléments du plan de projet auprès des intervenants du projet.
 Examiner les stratégies de mise en œuvre préliminaires proposées dans le plan de projet en collaboration avec les
intervenants du projet.
 Élaborer un plan de mise en œuvre à jour, en signalant les contraintes, les hypothèses, les inclusions et les exclusions; après
l'examen avec le gestionnaire de projet de TPSGC, présenter le plan aux intervenants aux fins d'approbation.
 Appuyer ou préparer la structure de répartition du travail.
 Gérer le processus d'autorisation de modification.
 Appuyer ou préparer un calendrier principal conjointement avec l'expert-conseil responsable de l'établissement du calendrier;
cela comprend la détermination des répercussions saisonnières et particulières à un site ou à un client sur les échéanciers,
des échéanciers pour les processus de travail et les périodes d'approbation, les jalons importants, les dates limites et les liens
critiques.
 Donner des conseils sur les répercussions des décisions ou des approbations en retard.
 Appuyer ou préparer un plan principal des coûts conjointement avec l'expert-conseil en matière de coûts. Ce plan comprend
tous les éléments de coût du projet. (Les gestionnaires de projets de TPSGC doivent noter que cela pourrait placer l'expert-
conseil en gestion de projets en situation de conflit d'intérêts avec certains experts-conseils en architecture et en ingénierie,
particulièrement en ce qui concerne les travaux d'ingénierie. Ce genre de situation est inacceptable; il faut donc acquérir tous
les services de gestion de projets, y compris le coût et le calendrier d'une société qui ne s'occupe pas d'architecture et
d'ingénierie OU il faut que le personnel de TPSGC garde le contrôle de l'exercice d'établissement de budget dans son
ensemble.)
 Préparer ou mettre à jour un plan d'approvisionnement préliminaire en collaboration avec le gestionnaire de projets de TPSGC
et les Services de l'attribution des marchés immobiliers.

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 Fournir des conseils, une analyse et un soutien d'ordre logistique à l'équipe chargée de l'architecture et de l'ingénierie lors de
l'élaboration du plan de déménagement des occupants, y compris les options et leur analyse.
 Élaborer et maintenir les différents systèmes de données pour la gestion et le contrôle du projet :
o un système de gestion financière et d'établissement de rapports compatible avec les systèmes et les rapports de TPSGC;
o un système de suivi et de mise en œuvre des approbations; ce système devrait veiller à ce que les examens de projet, les
approbations, les pouvoirs, les permis et les licences nécessaires sont en place, y compris ceux qui ont trait au système
de gestion du changement de TPSGC;
o un registre des enjeux et des décisions : système de gestion qui sert à assurer le suivi des problèmes et de leur
résolution; sert également à consigner les approbations et les autres événements importants (transfert, date
d'achèvement substantiel, etc.);
o un système de gestion du changement qui fait partie du système d'approbation et qui est intégré au système de gestion
financière;
o un système d'établissement de rapports afin de répondre aux exigences mensuelles, trimestrielles et semestrielles de
TPSGC en matière d'établissement de rapports;
o un plan de communications conforme à la norme de TPSGC;
o un protocole de sécurité pour le personnel et la documentation associés au projet;
o un système de gestion des dossiers afin de respecter les exigences en matière de politique de TPSGC (accès à
l'information, protection des renseignements personnels, etc.);
o un outil de collaboration du projet répondant aux normes de TPSGC et de la DGBI (examen – semble nécessaire si vous
allez avoir des documents pertinents et tout le reste).
 Préparer et tenir à jour le plan de gestion des risques.
 Organiser et gérer des séances consacrées à la gestion des risques, et y participer.
 Fournir du soutien technique par écrit pour les rapports et les présentations associés au projet.
 Préparer et envoyer un rapport de projet mensuel au gestionnaire de projets de TPSGC selon le format préapprouvé.
 Préparer et envoyer un plan de projet révisé au gestionnaire de projets de TPSGC à la fin de chaque phase du SNGP.

2.2.2 Phase de conception du projet

Gestion de la conception
 Communiquer avec l'expert-conseil et le client ou les utilisateurs afin de s'assurer que les exigences du programme
fonctionnel sont respectées.
 Maintenir le processus de gestion des modifications techniques qui enregistre les modifications apportées à la portée des
travaux :
o évaluer les répercussions sur les budgets et sur le calendrier ainsi que toute autre répercussion;
o intégrer les coûts de conception, les coûts de fonctionnement, les besoins en locaux, etc. supplémentaires;
o chercher à réduire au minimum les répercussions;
o procéder à un examen avec les principaux intervenants;
o obtenir les approbations.
 Examiner et mettre à jour le plan de mise en œuvre et la structure de répartition du travail.
 Coordonner les processus d'analyse des coûts et d'autres stratégies visant à trouver des solutions de conception intégrée;
gérer l'examen et la mise en œuvre des résultats de ces processus.
 Veiller à ce que le projet et sa conception aient été présentés afin d'être examinés de manière appropriée (évaluation
juridique, technique, contractuelle, examen de projet, évaluation financière, examen des intervenants).

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Gestion des coûts
 Mettre à jour le plan principal des coûts (de base) :
o s'assurer que la signification et l'utilisation des éventualités, des marges de sécurité, des réserves de gestion et des
autres indemnités sont bien comprises;
o comparer et rapprocher le budget de projet précédent et le budget actuel en fonction des écarts de conception constatés
et, si nécessaire, des recommandations de mesures correctives;
o préparer une projection du flux de trésorerie pour le projet à l'aide des commentaires de l'expert-conseil en matière de
coûts.
 Examiner et surveiller le budget global du projet de façon régulière au moyen des renseignements fournis par l'équipe de
projet; atténuer au besoin.
 Mettre à jour le plan de projet.

Gestion des risques


 Organiser et gérer des séances consacrées à la gestion des risques, et y participer.
 Mettre à jour le plan de gestion des risques au moyen des procédures et des formats normalisés de TPSGC; s'assurer que le
plan de gestion des risques tient compte des risques particuliers associés à la complexité, à la visibilité auprès du public ou
aux difficultés techniques du projet; les risques situationnels comme les conditions du marché ou l'incertitude en ce qui
concerne les délais en raison de la tenue d'élections devraient également être abordés.
 Donner des conseils sur les répercussions des décisions ou des approbations en retard.
 Saisir les montants relatifs aux risques dans le plan de gestion des coûts à l'aide des données provenant de l'évaluation des
risques.
 Tenir un registre des enjeux et des décisions : système de gestion qui sert à assurer le suivi des problèmes et de leur
résolution; sert également à consigner les approbations et les autres événements importants; dans le cas présent, il permet de
faire le suivi des problèmes importants qui surviennent et de la manière dont ils sont résolus.

Établissement de calendrier
 Mettre à jour le calendrier directeur (de référence) :
o évaluer la conception du projet et les budgets [de concert avec l'expert-conseil responsable de l'établissement du
calendrier];
o définir les étapes critiques, les jalons importants, les délais d'exécution clés et les contraintes par rapport au taux
d'utilisation des ressources;
o comparer et faire concorder le calendrier de projet précédent et le calendrier actuel en fonction des écarts de conception
constatés et, si nécessaire, des recommandations de mesures correctives;
o préparer, à l'aide des commentaires de l'expert-conseil responsable de l'établissement du calendrier, un calendrier de
projet optimisé qui détermine des mesures visant à réduire la durée totale du projet; évaluer les coûts engendrés.
 Examiner et surveiller le calendrier global du projet de façon régulière au moyen des renseignements fournis par l'équipe de
projet; atténuer au besoin.

Approvisionnement
 Mettre à jour le plan d'approvisionnement conformément aux lignes directrices de TPSGC :
o en collaboration avec les Services de l'attribution des marchés immobiliers, [créer ou mettre en œuvre] une méthode de
présélection des fournisseurs clés, des composantes préapprouvées, des trousses de conception-construction, etc.;
o coordonner, avec le client ou les utilisateurs et leurs représentants en approvisionnement, les besoins en RI/TI, en
mobilier ou en équipement.
 Aider le gestionnaire de projets de TPSGC à sélectionner et à maintenir en poste d'autres experts-conseils professionnels, y
compris l'élaboration d'ébauche de mandats, l'évaluation de présentations et la formulation de recommandations.

Gestion de la portée
 Exécuter un processus de gestion du changement.

Gestion de la qualité
 Établir et documenter un programme d'assurance de la qualité pour les produits livrables du projet (la conception, la
construction et le déménagement) dans le plan du projet.
 En collaboration avec l'équipe de projet, définir les attentes en ce qui concerne la qualité des produits livrables pour chaque
phase du projet et la manière dont ils seront mesurés (quantitative et qualitative).

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 Surveiller la qualité au moyen d'examens de la conception objectifs, d'examens de la possibilité de soumissions, d'inspections
des édifices, de sondages auprès des utilisateurs, etc.
 Tenir à jour un registre des mesures correctives afin de consigner les mesures correctives qui sont prises lorsque des cas de
non-conformité surviennent.

Rapports
 Mettre à jour le plan du projet afin de refléter l'état du projet à la fin de la phase de conception après la réception de
l'approbation définitive de projet.
2.2.3 Phase de mise en œuvre du projet

 Fournir du soutien technique par écrit pour les rapports écrits et les dossiers de présentation.
 Développer un système de gestion des documents et des processus de contrôle pour les équipes de projet.
 Élaborer et gérer des outils de collaboration du projet.
 Gérer le système de gestion des dossiers et des documents.
 Fournir des comptes rendus des réunions.
 Participer au processus d'attestation de sécurité.
 Fournir des services administratifs.
 Fournir du soutien administratif financier afin de répondre aux exigences de TPSGC.
 Fournir du soutien lors des processus d'appels d'offres et de passation de contrats, à la demande de TPSGC.
 Lancer les travaux de construction (préparation et réunions).
 Gérer la logistique de la construction (prévisions, coordination des travaux, évitez de déranger les occupants).
 Gérer les contrats de construction.
 Évaluer la valeur du travail accompli.
 Gérer le processus de gestion du changement dans les limites des pouvoirs.
 Préparer et présenter des demandes de propositions, des Avis de modification proposée et des autorisations de modification
justes et opportunes aux fins d'approbation, de suivi et de communication.
 Gérer le processus de paiement dans les limites des pouvoirs, et évaluer de manière opportune.
 Gérer les processus de partenariat (séances et examens de suivi).
 Gérer les services offerts après la construction.
 Effectuer des évaluations après la construction.
 Assurer la gestion des réclamations et fournir du soutien à cet effet.
 Établir et examiner des stratégies de mise en œuvre de la construction (paiement forfaitaire, par phase, gestion de la
construction, conception-construction).
 Déterminer les exigences avant ou après les appels d'offres en ce qui a trait aux lots de travaux distincts.
 Effectuer des examens des possibilités de soumissions des documents d'appel d'offres.
 Lorsque les appels d'offres ne sont pas gérés par les Services de l'attribution des marchés immobiliers, surveiller les périodes
d'appel d'offres afin de s'assurer qu'il y a un processus de soumissions concurrentiel et que toutes les demandes des
soumissionnaires sont suivies, examinées et traitées.
 Tenir des séances d'information à propos du chantier à l'intention des soumissionnaires éventuels.
 Participer à l'examen technique et administratif des soumissions et des offres reçues et faire des recommandations en vue de
l'attribution du contrat – à vérifier – le Guide n'indique pas cela.
 Informer les experts-conseils et les entrepreneurs des rôles, des responsabilités et des lignes directrices de TPSGC et du
client en ce qui concerne l'administration du contrat et le comportement à adopter sur le site.
 Participer aux réunions portant sur le chantier, et donner des conseils relatifs à l'interprétation des plans et des devis relatifs
aux contrats tout en s'assurant que les experts-conseils et les entrepreneurs assument leurs responsabilités en vertu de leurs
ententes respectives.
 Inspecter le travail en cours et assurer la conformité aux documents contractuels.
 Examiner les répartitions détaillées des entrepreneurs concernant les montants relatifs aux appels d'offres afin de s'assurer
que tous les lots de travaux sont correctement déterminés à des fins de facturation progressive. Évaluer le progrès des
entrepreneurs ou des experts-conseils concernant la valeur du travail exécuté sur le chantier et faire des recommandations au
sujet du paiement.
 Analyser les calendriers de projet, y compris les produits livrables attendus de la part de l'entrepreneur et de l'expert-conseil,
et déterminer si des mesures correctives sont nécessaires afin de respecter les échéanciers.
 En collaboration avec les experts-conseils, estimer les coûts relatifs aux changements de portée et négocier un prix juste et
raisonnable avec les entrepreneurs; préparer des autorisations de modification; recommander des révisions à apporter au

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contrat. Participer aux inspections et aux comités d'acceptation au moment de l'achèvement substantiel : inspecter les
travaux, évaluer les montants devant être retenus en raison de défaillances, accepter les travaux au nom de TPSGC ou du
client, et recommander l'émission du certificat provisoire et du paiement à l'entrepreneur.
 S'assurer que les défaillances et les travaux incomplets sont rapidement ciblés, gérés, corrigés et approuvés comme étant
complets; recommander l'émission du certificat définitif d'achèvement.

Surveillance du projet
 Surveiller les objectifs du projet et s'assurer qu'ils sont atteints tout au long de l'exécution (travaux de conception définitive et
de construction) du projet.
 Déterminer les risques relatifs au calendrier de projet et au budget et collaborer avec l'équipe du projet afin d'atténuer ces
risques.

Établissement de rapports et communications


 Participer aux réunions de l'équipe du projet et préparer des comptes rendus de réunions en temps opportun.
 Élaborer un protocole pour toutes les communications relatives au projet et la tenue de dossiers; coordonner les
communications relatives au projet.
 Assurer une coordination logistique dynamique de la construction afin de gérer et d'atténuer les interruptions de la
construction.
 Améliorer les communications et la coordination des événements avec TPSGC, les utilisateurs, les clients et les intervenants.
 Planifier les activités de construction afin de régler les différends.
 Rédiger des notes d'information et des communiqués sur les activités du projet, au besoin.
 Fournir du soutien et de la documentation en réponse aux différentes demandes de renseignements des autres parties.

Gestion de la qualité
 Gérer le processus d'assurance de la qualité et veiller à ce que les mesures du programme d'assurance de la qualité soient
utilisées afin d'assurer la conformité avec les résultats attendus. Prendre des mesures correctives si le programme d'assurance
de la qualité repère des problèmes.
 S'assurer que les processus d'examen sont menés de manière opportune : les travaux sont présentés ou disponibles aux fins
d'examen ou d'inspection; les évaluateurs ou les inspecteurs ont accès (de façon sécurisée) aux documents et au site, et ils
effectuent des examens et formulent des commentaires de manière opportune afin d'éviter les reprises de travaux inutiles (si
cela pose problème, envisager la modélisation des renseignements sur les immeubles).
 Veiller à ce que les mesures correctives soient suivies et mises en œuvre, si elles sont nécessaires à la suite d'un examen ou
d'une inspection.
 Intégrer les résultats des mesures d'assurance de la qualité dans un rapport mensuel.

Contrôle des coûts


 En collaboration avec l'expert-conseil en matière de coûts, effectuer une visite du site et fournir des commentaires de façon
opportune en vue de mettre à jour le plan principal des coûts.
 Assurer un suivi financier et tenir à jour les documents de gestion du changement; fournir au gestionnaire de projets de
TPSGC un accès complet et opportun à ces documents (il faut être plus précis – ailleurs, il n'est question que d'un accès à la
fin de l'année – il est recommandé d'utiliser l'outil de collaboration du projet).
 Présenter des rapports mensuels sur les flux de trésorerie du projet, y compris les exigences prévues pour [les périodes 8 et
12, l'année+1, l'année+2 et l'achèvement].
 Présenter le budget approuvé, les prévisions, les écarts, les chiffres réels, les factures, les paiements, etc.
 Repérer les écarts et les stratégies d'atténuation possibles afin de s'assurer que les coûts du projet ne dépassent pas le
budget.

Contrôle du calendrier
 En collaboration avec l'expert-conseil responsable de l'établissement du calendrier, effectuer une visite du site et fournir des
commentaires de façon opportune en vue de mettre à jour le calendrier directeur.
 Assurer un suivi du calendrier et tenir à jour les documents de gestion du changement.
 Présenter des rapports mensuels sur le calendrier de projet, y compris les échéanciers et les jalons prévus pour les
commentaires, les décisions et les approbations des membres de l'équipe du projet.

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 À l'aide des outils d'établissement de calendrier, collaborer avec l'équipe du projet afin d'examiner des options permettant de
résoudre les problèmes d'établissement de calendrier.

Rapports
 Mettre à jour le plan du projet afin de refléter l'état du projet à la fin de la phase de mise en œuvre, après l'achèvement
substantiel du contrat de construction ou au moment de l'occupation.

2.2.4 Phase de clôture de la réalisation de projet

Dispositions du contrat
 S'assurer que les défaillances sont réglées et que le projet est complètement réalisé.
 Veiller à ce que toutes les obligations financières et les obligations contractuelles soient satisfaites.
 Veiller à ce que tous les documents requis soient envoyés : les déclarations solennelles, les garanties, les dessins de
recollement (au besoin), les photos (au besoin), les manuels de fonctionnement, etc.
 S'assurer d'avoir obtenu toutes les approbations des autorités compétentes fédérales, provinciales et municipales.
 Veiller à ce que le plan de la mise en service ait été exécuté (formation, documentation, garanties, etc.).
 Prévoir des inspections tous les huit ou neuf mois.
 Suivre et faciliter l'émission du certificat d'achèvement pour les contrats.

Rapports définitifs (à intégrer au plan du projet)


 Rapport définitif sur les coûts
 Détails à propos des problèmes non résolus
 Détails sur les garanties et les obligations des entrepreneurs et des experts-conseils

Rapports
 Mettre à jour le plan du projet afin de refléter l'état du projet à la fin de la phase de clôture et à la fin du projet une fois que [le
certificat d'achèvement substantiel ou définitif] a été reçu. À cette étape-ci, il devrait comprendre un résumé de la manière dont
le projet a été réalisé par rapport aux objectifs d'origine et les cibles approuvées dans l'ADP pour ce projet, ainsi que toute
leçon apprise.

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Annexe G – Formulaires, modèles et listes de vérification relatifs aux marchés d'urgence

-
149
-
G.1 Modèle de note d'information (marché d'urgence)
Numéro de dossier
Cliquez ici, choisissez le SMA/Equivalent ou annulez et entrez le texte
ACD : Sécurité:
Cliquez pour choissir

NOTE AU MINISTRE

OBJET

Informer le ministre d'une série d'événements qui ont conduit à la décision de retenir d'urgence les services d'une
entreprise d'experts-conseils

POUR INFORMATION OU POUR DÉCISION (y compris pour signature)

RÉSUMÉ

ÉCHÉANCIER

ÉCHÉANCIER

CONTEXTE

Le (date), (le client, l'autre ministère, etc.) a informé Travaux publics et Services gouvernementaux
Canada (TPSGC) qu'un réservoir de pétrole souterrain de (x) litres, situé au (adresse), fuyait, ce qui pouvait constituer
une infraction (aux lois, codes, règlements, normes, etc.) concernant les réservoirs de stockage souterrain (voir la note du
client ci-jointe s'il y a lieu).

Cet événement compromettait la position de TPSGC, car le mazout lourd est nécessaire comme réserve d'urgence dans
le cas où l'alimentation régulière en gaz assurée par le principal fournisseur lié par contrat (nom de l'entreprise) est
interrompue ou réaffectée, conformément aux ententes contractuelles, aux consommateurs canadiens. Ces réservoirs de
pétrole doivent être fonctionnels d'ici le (date), en prévision des mois d'hiver à venir
ENJEU(X) (le cas échéant - sinon omettre la rubrique)

On a convenu que l'entreprise (nom de l'entreprise et adresse commerciale) devrait se voir attribuer d'urgence un contrat
à fournisseur unique d'un coût estimatif de (valeur en $) pour concevoir et superviser l'aménagement d'un nouveau
réservoir de stockage souterrain de pétrole pour les raisons indiquées ci-dessous.
- L'entreprise est actuellement liée par contrat (ou a déjà été liée par contrat) ou est bien considérée par TPSGC pour
la prestation de conseils techniques.
- En retenant les services de cette entreprise immédiatement, il a été possible d'élaborer des stratégies contractuelles
provisoires et un plan de construction en examinant toutes les solutions de rechange envisageables.
- L'autre façon de faire aurait été d'attribuer un contrat de construction en cas d'urgence de plus de (valeur en $) pour
les nouveaux réservoirs de pétrole. Cette solution n'a pas été jugée optimale à long terme et aurait impliqué des
contraintes de temps attribuables à l'approbation de la conception par (responsable de la conception).

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ÉTAPES SUIVANTES (le cas échéant - sinon omettre la rubrique)

Compte tenu de ce qui précède, (le directeur, le gestionnaire régional, etc.) a décidé d'attribuer un marché
d'expertise-conseil de toute urgence. Cette approbation respecte le pouvoir délégué au Ministère et nécessite que l'on
transmette un rapport au Conseil du Trésor pour l'informer des mesures que nous prendrons (voir les pièces jointes). Il
faut souligner que les marchés de construction attribués par voie concurrentielle ont été mis en œuvre en vertu des
pouvoirs ministériels en place et représentent un coût de construction estimatif de (valeur en $).

RECOMMANDATION

Cette partie est nécessaire quand c’est une note POUR DÉCISION et vise à demander l’approbation du
ministre. Résumer brièvement les mesures à prendre.

Veuillez noter qu’une note qui contient une recommandation, donc une décision à prendre, est toujours
une note POUR DÉCISION, y compris quand c’est pour demander la signature d’une lettre en annexe.

Une décision est requise le ... (indiquer une date). Conséquence d’un retard, le cas échéant : (indiquer
brièvement la raison).

SOUS-MINISTRE

____________________ ____________________
J’approuve, Ministre Je désapprouve, Ministre

Pièce jointe (le cas échéant)

Copie conforme (Dans une note à l’attention du ministre, on ne met pas de copie conforme)

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G.2 Modèle de rapport au Conseil du Trésor (marché d'urgence)

Enjeu
En vertu du pouvoir de conclusion de marchés en cas d'urgence qui est délégué au Ministère, un marché à expert-conseil
unique a été attribué à l'entreprise (nom de l'entreprise) à un coût estimatif de (valeur en $) pour concevoir et superviser
l’aménagement d’un nouveau réservoir de stockage souterrain de pétrole au (adresse).

Contexte
On a découvert qu'un réservoir de pétrole souterrain de (x) litres appartenant à Travaux publics et Services
gouvernementaux Canada (TPSGC) laissait fuir du pétrole et contaminait les lieux environnants. À défaut de mesures
immédiates, la contamination pourrait sans aucun doute s'étendre aux collecteurs d'eaux pluviales et, éventuellement, à
la rivière (nom de la rivière). Environnement Canada a ordonné que l'on dégage et que l'on mette hors service l'ancien
réservoir (construit en 1968), car il représente une infraction à la (loi) et n'est pas conforme aux normes (x) relatives au
code de pratiques environnementales concernant les réservoirs de stockage souterrains.

Plan d'action
TPSGC a pris des mesures immédiates en retenant les services de (entreprise) pour mener une enquête et pour fournir
une évaluation approfondie et complète des lieux, dans le but de déterminer le degré et l'importance de la contamination.
Le rapport découlant de cette évaluation a confirmé qu'il était nécessaire de construire une nouvelle installation à un coût
estimatif de (valeur en $). Compte tenu de ses expériences passées et de sa connaissance de l'installation, l'entreprise a
été immédiatement mandatée par la Direction générale des biens immobiliers pour concevoir et superviser la construction
de la nouvelle installation. Il faut souligner que le marché de construction a été conclu en vertu du pouvoir du Ministère
concernant la conclusion de marchés concurrentiels de construction sur invitation et que le projet est en cours.

Références
Règlement sur les marchés de l'État
Politique sur les marchés – Appels d'offres et sélection du soumissionnaire
Politique sur les marchés – Appendice C

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Annexe H – Liens et références connexes

Guide pour la préparation de présentations au Conseil du Trésor


Guide d'introduction aux cautionnements dans les marchés de construction fédéraux
Direction générale des approvisionnements
Association des firmes d'ingénieurs-conseils du Canada
Accès entreprises Canada
Association canadienne de la construction
Loi sur la gestion des finances publiques – Règlement concernant les marchés de l'État
Loi sur la gestion des finances publiques – Article 34
Service électronique d'appels d'offres du gouvernement
MERX – Appels d'offres
Devis directeur national
Accord de libre-échange nord-américain (ALENA)
Avis de politique 43U : Exercice des pouvoirs de passation de marchés pour des services de construction et
d'architecture et de génie
Code de conduite pour l'approvisionnement de TPSGC
Institut royal d'architecture du Canada
SELECT pour la Direction générale des biens immobiliers et Construction de Défense Canada
Guide des clauses et conditions uniformisées d'achat – 5R – Attribution des marchés immobiliers
Renseignements sur l'offre à commandes
Index des offres à commandes – Offres à commandes obligatoires
(Remarque : La catégorie Services professionnels, administratifs, et de soutien à la gestion, indiquée sur ce site Web,
n'est pas applicable aux services immobiliers. Elle s'applique à d'autres services professionnels tels que les services
scientifiques, les services de vérification, les services financiers, etc.)

Conseil du Trésor – Politique sur l'approbation des projets – Appendice F – Énoncé de projet
Conseil du Trésor – Calendrier des présentations ministérielles signées
Conseil du Trésor – Directive sur la délégation des pouvoirs financiers pour les dépenses
Conseil du Trésor – Pouvoirs ministériels d’approbation de projets
Conseil du Trésor – Politique sur les marchés – Appels d'offres et sélection du soumissionnaire – Exceptions
Conseil du Trésor – Politique sur les marchés
Conseil du Trésor – Outil de liste pour les présentations
Guide des approvisionnements

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