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No. 5 - 2009
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Boletín Digital // No. 5 - 2009
Contenido
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4Introducción
4Procesos de crédito y cobranzas
4Fuga de ingresos en los procesos de crédito y
cobranzas
4Prevención de las Fugas de ingreso
4Conclusiones
4Créditos / Suscribirse
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Fuga de ingresos en los procesos de en los que pueda tener influencia alguna amén de la disminución del ritmo económico
relación. mundial el cual se encuentra entrando ya a un
crédito y cobranzas (continuación) estado recesivo.
Uno de los grandes causantes de la reciente crisis
• Debilidad o carencia de políticas y
financiera mundial, fue el relajamiento de los Asignación de tipo de crédito:
procedimientos. El personal que tiene bajo su
controles en el análisis y aprobación de los Una vez aprobado el crédito, de acuerdo a las
responsabilidad el análisis de riesgo debe estar
créditos con el fin de mantener la competencia condiciones establecidas en las políticas y
sometido a lineamientos claros establecidos en
frente a otras instituciones financieras, teniendo procedimientos de la organización y al resultado
las políticas y procedimientos, esto les facilitará
como resultado el otorgamiento de créditos con de los análisis, se debe asignar el tipo de crédito
la aprobación o el rechazo del crédito basado
muy poca calidad de respaldo y de recuperación. a otorgar o vale decir las características del
en criterios claros y bien fundamentados. Esto
crédito. Entre estas características están la
implica también los formatos necesarios para la
Si bien esto es un caso evidente de fuga de definición de condiciones como plazo, límite de
solicitud de crédito los cuales deben contar con
ingresos, menos evidente pero también igual de crédito y forma de pago, así como la tasa de
la información necesaria para realizar un análisis
impactante es la reacción restrictiva que ha interés y condiciones de morosidad.
completo y efectivo.
existido tanto en las instituciones financieras
como en gran parte de las organizaciones no Entre los riesgos existentes en este proceso
• Fraude en el otorgamiento de crédito. Es
financieras, en cuanto al fortalecimiento de las interno se encuentra no contar con los
fundamental la existencia de un código de
condiciones para la aprobación de créditos, instrumentos adecuados para calcular
conducta y procedimientos para identificar si el
llegando en algunos casos a ser tan poco flexible científicamente el límite más conveniente y los
personal responsable del análisis y aprobación
que ha resultado en una disminución de las plazos de pago.
del crédito tiene bajo su responsabilidad
ventas y de las oportunidades de negocio,
expedientes de familiares, relacionados u otros
causante de otra inminente fuga de ingresos,
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Fuga de ingresos en los procesos de De igual manera la configuración de las tasas de Gran parte de las fugas de ingreso en esta
interés a veces resulta en un proceso muy actividad provienen de debilidades en los
crédito y cobranzas (continuación) engorroso en un sistema de información, teniendo sistemas de información, tales como reportes que
que modificar datos en tablas de información de emiten erróneamente la clasificación de los
La definición de un límite de crédito en el caso de créditos vigentes o vencidos, lo cual trae como
grandes proporciones. Numerosos son los casos
las instituciones financieras de un monto de crédito consecuencia el seguimiento inadecuado de las
en que se pueden observar la definición de tasas
superior a la capacidad de pago puede generar una excepciones, o el registro inoportuno de la
de interés menores a los que debe corresponder
fuga de ingreso latente, ya que en cualquier facturación y de la cobranza, lo cual origina que
al cliente, así como el no cobro de tasa de mora,
momento el cliente o usuario pudiera declarar falta los estados de cuenta de los clientes no sean
todo esto debido a una inadecuada configuración
de disponibilidad para cumplir con sus totalmente confiables.
del sistema de información o errores de
compromisos. En este sentido, las compañías
transcripción.
pueden verse en la obligación de mantener También pueden suceder errores humanos, por
provisiones para cuentas incobrables superiores a lo ejemplo la duplicación del crédito de un cliente a
Control del crédito:
deseado, y en algunos casos la ejecución de esa través de la creación y uso de dos códigos
Una vez el cliente comienza a utilizar el crédito
provisión pudiera tornarse insuficiente. activos distintos en el registro maestro de
establecido, comienza para la compañía la tarea
de controlar que el mismo se esté utilizando clientes, o el no seguimiento del comportamiento
Errores típicos en la transcripción o configuración de del cliente pudiendo perder oportunidades de
según las condiciones establecidas, asimismo de
los sistemas de información también suelen ocurrir, negocio al no aumentar el límite de crédito a un
identificar oportunamente cualquier excepción.
como ejemplo la asignación de límites de crédito a cliente como recompensa por haber cumplido
Para esto, el personal administrativo debe contar
clientes con condición de pago a contado o la con sus compromisos. Lo mismo pasa en los
con herramientas automatizadas y reportes claros
definición de plazos de pago especiales a clientes casos que no se renueva oportunamente un
y oportunos.
con nuevos créditos, son también una puerta abierta crédito una vez que éste haya vencido.
que pudieran producir una futura fuga de ingresos.
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Fuga de ingresos en los procesos de Facturación: fecha de corte del servicio a facturar es anterior a
Cada organización posee mecanismos distintos la fecha de facturación. Si bien es cierto que el
crédito y cobranzas (continuación) para facturar, así como el momento de la servicio será facturado totalmente al final, el
facturación (previo, durante o posterior a la dinero que no ingresó oportunamente a las
Es común en muchas compañías hacer
transacción de venta) puede igualmente variar. Sin cuentas de la organización pudiese haber servido
procedimientos manuales de control del crédito,
embargo, existen algunos riesgos de fugas de para fines financieros que permitirían el aumento
tales como en hojas de cálculo. Esta situación
ingreso que pudieran ser comunes, como ejemplo de los ingresos.
pudiera incrementar el riesgo de incurrir en errores
citamos los siguientes:
manuales y de interpretaciones erróneas que
De la misma forma, en algunos servicios se
también pudieran traer como consecuencia fugas
La facturación no oportuna origina que el plazo de pudieran dejar de facturar lo realmente
de ingreso.
crédito se extienda en el tiempo tantos días como consumido, por ejemplo una clínica que no
se retrasa la factura, de esta manera si un crédito factura todas las medicinas suministradas a un
La administración y control adecuado de los
es de 30 días y la transacción de facturación se paciente o una compañía de televisión que no
créditos depende en gran parte de la facturación
demora 10 días, el vencimiento de la cuenta por factura todos los minutos de publicidad
y de las cobranzas, actividades que generalmente
cobrar en realidad estará ocurriendo 40 días transmitidos.
son realizadas por otras áreas de la organización
posterior a la transacción, retrasando el ingreso
para mantener una adecuada segregación de
en caja del dinero, y dejando de recolectar
funciones, en muchas organizaciones estas
posibles intereses de mora.
actividades son llevadas en sistemas distintos
que requieren de una interfaz y que pudiesen
Es común también ver en el caso de los servicios
afectar la integridad y oportunidad de registro de
que la facturación parcial se realiza por montos
las transacciones.
menores a los realmente causados, dado que la
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Fuga de ingresos en los procesos de El registro no oportuno de las cobranzas también Prevención de las Fugas de ingreso
puede originar una fuga de ingresos, dado que no
crédito y cobranzas (continuación) se contará con información íntegra que permita la Las situaciones mencionadas anteriormente, son
toma de decisiones en cuanto a posibles solo algunos ejemplos puntuales de riesgos de
Cobranzas, registro y actualización del crédito:
inversiones financieras. fugas de ingreso que pudieran ocurrir en los
En cuanto al proceso de cobranzas, las fugas de
ingreso se pueden producir por el inadecuado procesos de crédito y cobranzas, sin embargo las
Por otro lado, un error poco común pero que se características de cada organización, sus políticas y
seguimiento a los clientes con facturas vencidas,
encuentra latente especialmente en compañías procedimientos, el personal, los sistemas utilizados
bien sea por un reporte de estado de cuenta erróneo
que llevan estos procesos de forma manual, es la y las características de negocio particulares,
o porque no existe personal suficiente para hacer
asignación de la cobranza a clientes distintos de pudieran generar unos riesgos adicionales.
esta tarea.
aquellos que hicieron el pago, pudiendo ocasionar
adicional a los riesgos de fugas de ingreso, Por esta razón, la prevención y la toma de
Otras situaciones que pueden ocurrir se refieren a la
inconvenientes en la relación con los clientes de la medidas para identificar fugas de ingreso
no identificación de penalidades por pagos tardíos,
organización. actuales, debe ser realizada a través de
como intereses de mora, o por el contrario, a la
asignación de descuentos por pronto pago a clientes metodologías diseñadas para estos fines, pero
Finalmente, es muy importante contar con los adaptando la evaluación a cada compañía en
que no cumplen con las condiciones para merecer
instrumentos, políticas y procedimientos que particular.
este incentivo. Vale mencionar que estas situaciones
apoyen actividades como la anulación del crédito,
se pueden producir bien por configuraciones
niveles de autorización y de control, auditoría en
erróneas de los sistemas de información, fraudes o
los procesos, entre otros.
por el inadecuado control manual del área de
cobranzas y de administración.
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Conclusiones
Uno de los procesos administrativos más Es por eso que comités como el de Basilea ha
sensibles a la ocurrencia de fugas de ingreso es el buscado mejorar la gestión y la medición del
de crédito y cobranzas. Un simple cambio a un riesgo crediticio, sin embargo falta aún por
sistema de información, errores humanos, diseñar las eventuales nuevas medidas que
sistemas mal configurados o falta de coordinación deberá tomar el sector financiero en vista de la
entre las áreas que realizan estos procesos, entre situación actual de crisis que se ha generado
otros, pudieran originar una fuga de ingreso que desde el año 2008.
finalmente pudiera dejar a la organización sin
ingresar a sus cuentas dinero del cual posee todo Así como el sector financiero, cada organización
el derecho a percibir. moderna ha colocado gran parte de su dinámica
actual en el proceso de crédito y cobranzas, y por
Cada una de las actividades involucradas en el lo tanto requiere de la mayor atención el análisis
proceso de crédito y cobranzas, tales como: de posibles fugas de ingreso y de solucionar su
análisis de riesgo, asignación del tipo de crédito, origen, por ello la importancia de ejecutar
control del crédito, facturación, cobranzas, metodologías como la de maximización de
registro y actualización del crédito, pueden ser ingresos.
afectadas por riesgos de fugas de ingreso.
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Figura N°1:
Proceso modelo de crédito y cobranza
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Asignación
tipo de crédito
(límite, plazo)
Registro de la
Pago del Cobranzas cobranza y
crédito actualización
del crédito
Políticas y Procedimientos
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Los ingresos
que pueden
recuperarse y el Ubicación de Los ingresos Maximización
retorno de las fugas de por medio de de Ingresos
Inversión Ingresos y las soluciones
asociado, con causas que las comprobadas
respecto al originan
programa de
corrección