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Guide de l’utilisateur

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DocuSign eSignature
Publié le : 12/05/2021

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Sommaire

Bienvenue sur DocuSign.................................................................................. 11

Découvrez DocuSign eSignature ...................................................................13

Configuration requise.......................................................................................16

Langues prises en charge............................................................................... 17

Comment procéder…........................................................................................ 19

Envoyer des documents à signer....................................................................21


Commencer une enveloppe................................................................................................................................... 22
Créer un document avec un modèle....................................................................................................... 24
Ajouter des documents à une enveloppe............................................................................................................24
Pour ajouter un document à une enveloppe..........................................................................................24
Pour renommer un document dans une enveloppe............................................................................. 25
Pour supprimer ou remplacer un document dans une enveloppe....................................................27
Rubriques connexes................................................................................................................................... 28
Formats de fichiers pris en charge..........................................................................................................29
Appliquer des modèles aux documents.............................................................................................................. 30
Mise en correspondance automatique de modèles............................................................................. 30
Appliquer des modèles manuellement.................................................................................................... 31
Pour retirer un modèle appliqué...............................................................................................................33
Octroyer l’accès à votre stockage dans le Cloud à DocuSign.......................................................................34
Fournisseurs de stockage Cloud pris en charge..................................................................................34
Pour octroyer l’accès au stockage dans le Cloud à DocuSign......................................................... 35
Pour déconnecter l’accès au stockage dans le Cloud........................................................................35
Pourquoi ne vois-je pas un certain fournisseur de stockage Cloud dans mes Applications
connectées ?.......................................................................................................................................... 36
À propos des formats de fichier Google.................................................................................................36
Réorganiser des documents..................................................................................................................................37
Utiliser la Visibilité du document pour contrôler l’accès du destinataire..................................................... 37
Paramètres du compte pour la visibilité de document........................................................................ 38
Certaines choses à savoir sur la visibilité de document..................................................................... 38
Pour définir la visibilité d’un document ..................................................................................................39
Envoyer des documents supplémentaires.......................................................................................................... 43
Pour ajouter un supplément .....................................................................................................................43
Pour spécifier des actions de supplément pour chaque destinataire..............................................45
Fonctionnement........................................................................................................................................... 47
Informations de traçabilité......................................................................................................................... 48
Signature adaptative................................................................................................................................................49
Envoyer un document adaptatif................................................................................................................ 49
Bonnes pratiques de la signature adaptative........................................................................................ 52

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Désactiver la signature adaptative........................................................................................................... 53
Rubriques connexes................................................................................................................................... 54
Sections intelligentes..................................................................................................................................55
Ajouter des destinataires........................................................................................................................................62
Pour ajouter des destinataires..................................................................................................................62
Vidéo sur les actions du destinataire...................................................................................................... 64
Utiliser la liste des contacts pour ajouter des destinataires.............................................................. 65
Recevoir une copie du document complété.......................................................................................... 66
Inclure le même destinataire plus d’une fois......................................................................................... 67
Envoyer une enveloppe à deux destinataires à la même adresse e-mail........................................67
Pour ajouter plusieurs destinataires possédant la même adresse e-mail....................................... 68
Remise par SMS pour les notifications...................................................................................................68
Faxer des documents à signer................................................................................................................. 73
Groupes de signature................................................................................................................................. 79
Définir un ordre de signature.................................................................................................................... 83
Destinataires gestionnaires....................................................................................................................... 88
Introduction au routage conditionnel...................................................................................................... 98
Utilisation du routage conditionnel........................................................................................................101
Exiger des destinataires qu’ils écrivent chaque signature............................................................... 116
Exiger des destinataires qu’ils chargent une nouvelle signature....................................................117
Ajouter des champs personnalisés d’enveloppe............................................................................................ 119
À propos des champs personnalisés d’enveloppes.......................................................................... 120
Configurer des champs personnalisés d’enveloppes........................................................................120
Pour ajouter des champs personnalisés d’enveloppe à une enveloppe....................................... 120
Ajouter des messages.......................................................................................................................................... 121
Message à tous les destinataires.......................................................................................................... 122
Pour ajouter des messages (tous les destinataires)..........................................................................122
Ajouter des messages privés à des destinataires individuels......................................................... 123
Pour enlever un message privé..............................................................................................................124
Définir la langue du destinataire et spécifier les messages e-mail personnalisés .....................124
Définir les options avancées de vos signataires, des enveloppes et des modèles ................................130
Définir les options avancées d’une enveloppe ou d’un modèle...................................................... 130
Description des options avancées........................................................................................................ 134
Options avancées de modèles............................................................................................................... 137
Permet aux signataires de négocier des changements avec la rectification de document...... 138
Contrôle du positionnement de l’identité de l’enveloppe ................................................................ 143
Désactiver des commentaires sur une enveloppe............................................................................. 146
Ajouter des champs aux documents................................................................................................................. 148
Ajouter des champs – vue d’ensemble................................................................................................ 148
Pour ajouter des champs à un document ...........................................................................................149
Pour aligner les champs.......................................................................................................................... 150
Utiliser les touches de raccourci........................................................................................................... 151
Rubriques connexes.................................................................................................................................151
Touches de raccourci pour les champs...............................................................................................151
Faire pivoter les pages d’un document................................................................................................ 153
Supprimer des pages d’un document.................................................................................................. 154
Ajuster la taille des champs....................................................................................................................155
Pré-remplissez vos propres champs de document........................................................................................ 157
Aperçu et envoi...................................................................................................................................................... 158
À propos de l’aperçu ...............................................................................................................................159
Types de champs...................................................................................................................................................161
Propriétés des champs.........................................................................................................................................168
Pour modifier les propriétés des champs............................................................................................ 168
Propriétés de base....................................................................................................................................169
Propriétés avancées................................................................................................................................. 170

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Champs facultatifs.....................................................................................................................................171
Lire les champs en lecture seule...........................................................................................................172
Validation des données pour les champs de texte............................................................................ 174
Champs de texte masqué........................................................................................................................177
Champs personnalisés.............................................................................................................................180
Champs de cases à cocher.................................................................................................................... 186
Champs de calcul..................................................................................................................................... 194
Champs conditionnels..............................................................................................................................204
Champs collaboratifs................................................................................................................................207
Champs de dessin.................................................................................................................................... 209
Ajouter des champs automatiquement avec la disposition automatique.......................................210
Positionner des champs en utilisant les coordonnées d’emplacement.........................................213
Vérification de l’identité des destinataires........................................................................................................ 215
Types de vérifications d’identité.............................................................................................................215
Optionnel ou obligatoire.......................................................................................................................... 216
Codes d’accès pour une sécurité élémentaire relative aux destinataires.....................................216
Si les destinataires échouent l’authentification.................................................................................. 216
Vérification d’identité et expiration du lien de la notification par e-mail........................................ 216
Comment fonctionne la vérification d’identité par appel téléphonique..........................................217
Codes d’accès pour les destinataires.................................................................................................. 223
DocuSign ID Verification..........................................................................................................................226
Ajouter des commentaires à vos documents...................................................................................................277
Pour publier un commentaire sur un brouillon................................................................................... 277
Pour consulter et ajouter des commentaires lors de la correction d’une enveloppe................. 280
Pour télécharger des commentaires..................................................................................................... 281
Limitations concernant les commentaires............................................................................................283
Rubriques connexes.................................................................................................................................284
Signer un document à partir de votre compte.................................................................................................284
Pour signer un document .......................................................................................................................284
Signature en personne......................................................................................................................................... 286
Vue d’ensemble......................................................................................................................................... 286
Pour configurer la signature en personne........................................................................................... 287
Pour exécuter une session de signature en personne......................................................................288
Inclure un témoin pour un signataire.................................................................................................................289
Configurez la signature certifiée pour un destinataire...................................................................... 290
Comment fonctionne une session de signature devant témoin.......................................................293
Témoins et visibilité du document..........................................................................................................296
Envoyer un document PDF contenant des champs de formulaire.............................................................. 297
Pour envoyer un PDF avec des champs de formulaire..................................................................... 297
Utiliser l’envoi groupé à un destinataire unique.............................................................................................. 300
Créer une liste de destinataires d’envoi groupé.................................................................................301
Envoyer des documents à l’aide d’un envoi groupé.......................................................................... 304
Envoi groupé à plusieurs destinataires............................................................................................................. 309
Autorisation utilisateur – Pré-requis...................................................................................................... 310
Préparer votre modèle pour un envoi groupé..................................................................................... 310
Préparez vos documents pour tenir compte des données du fichier de liste de
destinataires groupés.........................................................................................................................315
Générer un fichier CSV personnalisé comme liste de destinataires groupés..............................317
Informations de l’authentification des destinataires...........................................................................319
Envoi groupé à partir d’un modèle........................................................................................................ 320
Envoi groupé et types de signatures conformes aux normes ........................................................ 320
E-mail personnalisé et langue des destinataires d’envoi groupé....................................................323
Comment convertir un modèle ayant une liste enregistrée de destinataires groupés pour
l’utiliser avec le nouvel envoi groupé.............................................................................................. 329
Envoyer en utilisant des certificats numériques..............................................................................................332

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Qu’est-ce que les certificats numériques ?......................................................................................... 333
Quels types de signature DocuSign prend-il en charge ?............................................................... 333
Exiger des certificats numériques pendant la signature...................................................................333
Qu’est-ce qu’une Signature Express ?................................................................................................. 334
Envoyer un document en utilisant Signature Express....................................................................... 334
Que voit le signataire quand il reçoit une Signature Express ?...................................................... 335
Qu’est-ce qu’une signature électronique avancée (SEA) ?............................................................. 335
Envoyer en utilisant la Signature électronique avancée telle que définie par la
réglementation eIDAS.........................................................................................................................336
Que voit le signataire quand il signe avec une Signature Avancée telle que définie par la
réglementation eIDAS ?......................................................................................................................339
Envoi utilisant DocuSign EU Advanced avec ID Verification (IDV)..................................................339
Que voit le signataire lorsqu’il signe avec une signature DocuSign EU Advanced avec ID
Verification ?.........................................................................................................................................342
Afficher les informations du certificat d’enveloppes complétées....................................................343
Pour envoyer des documents pour signature avec un identité numérique national................... 345
Appliquer des cachets électroniques à vos documents................................................................................347
Qu’est-ce qu’un cachet électronique ?................................................................................................ 348
Visuel des cachets électroniques..........................................................................................................348
Exemples d’utilisation d’un cachet électronique................................................................................ 350
Ajouter un cachet à un document......................................................................................................... 351
Afficher les informations du cachet des enveloppes finalisées.......................................................352
Limites......................................................................................................................................................... 353
Remarque relative à la certification PDF et homologation................................................................353
Révoquer son certificat............................................................................................................................ 353
Rubriques connexes.................................................................................................................................354
zipForm Plus et DocuSign....................................................................................................................................354
Inscrire vos identités de compte DocuSign dans zipForm plus...................................................... 354
Envoyer un formulaire zipForm à signer ..............................................................................................354
L’Espace Signer..................................................................................................................................................... 355
Ressources DocuSign eNotary : États supportés et documentation disponible pour la
notarisation en personne .............................................................................................................................. 360
États supportés..........................................................................................................................................360
Documentation disponible relative à eNotary..................................................................................... 360
Un guide pour les notaires – Comment notarier électroniquement des documents.................. 361
Demande de service notarial électronique en personne..................................................................363

Gérer les enveloppes..................................................................................... 370


Voir les détails d’une enveloppe.........................................................................................................................371
Options pour afficher les informations d’une enveloppe.................................................................. 372
État du destinataire...................................................................................................................................374
Exporter les données d’enveloppes......................................................................................................374
Historique et certificat de réalisation.................................................................................................... 375
Correction des enveloppes..................................................................................................................................382
Pour corriger une enveloppe.................................................................................................................. 383
Comment fonctionne la correction........................................................................................................ 386
Pourquoi ne puis-je ajouter de documents quand je corrige une enveloppe ?...........................386
Ce que voient vos destinataires............................................................................................................. 387
Repérer les enveloppes qui ont un état de correction......................................................................388
Ajouter des signatures à un document complété........................................................................................... 389
Invalider des enveloppes......................................................................................................................................389
Pour invalider une enveloppe................................................................................................................. 390
Accéder aux enveloppes invalidées...................................................................................................... 390
Notifications des enveloppes invalidées...............................................................................................390

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Invalider une enveloppe sur laquelle vous êtes aussi le destinataire............................................ 391
Supprimer des enveloppes..................................................................................................................................391
Pour supprimer une enveloppe.............................................................................................................. 392
Pour restaurer une enveloppe supprimée............................................................................................392
Que se passe-t-il lorsque vous supprimez une enveloppe ?........................................................... 393
Récupérer des enveloppes supprimées...............................................................................................394
Renvoyer les enveloppes..................................................................................................................................... 395
Pour renvoyer à tous les destinataires en cours................................................................................ 395
Pour ne renvoyer une enveloppe qu’à un seul destinataire............................................................. 396
Quand utiliser Renvoyer...........................................................................................................................397
Comment fonctionne Renvoyer.............................................................................................................. 397
Cloner des enveloppes avec l’option Créer une copie..................................................................................398
Copier des enveloppes avec des données de champs.................................................................................399
Enregistrer en tant que modèle.......................................................................................................................... 400
Transférer une enveloppe complétée................................................................................................................ 403
Pour transférer une enveloppe complétée...........................................................................................404
Pour transférer une enveloppe partagée............................................................................................. 405
Événements de transfert suivis dans l’historique............................................................................... 407
Signer des documents sur votre compte..........................................................................................................408
Pour signer un document .......................................................................................................................408
Pour signer plusieurs documents.......................................................................................................... 409
Dossiers...................................................................................................................................................................410
Vue d’ensemble......................................................................................................................................... 410
Pour ajouter, modifier, supprimer et déplacer des dossiers............................................................ 411
Pour déplacer des enveloppes vers des dossiers............................................................................. 414
Dossiers d’enveloppe partagées........................................................................................................... 415
Rubriques connexes.................................................................................................................................416
Repérer des enveloppes...................................................................................................................................... 416
Utilisation des Aperçus rapides............................................................................................................. 416
Rechercher des enveloppes................................................................................................................... 417
Utiliser des filtres.......................................................................................................................................419
Télécharger ou imprimer des documents......................................................................................................... 420
Pour télécharger des documents...........................................................................................................420
Pour imprimer les documents.................................................................................................................422
Pour télécharger les pages individuelles d’un document ................................................................423
Diagnostic : aucun certificat de réalisation dans l’option PDF combiné....................................... 424
Rubriques connexes.................................................................................................................................424
Enveloppes partagées.......................................................................................................................................... 425
Configuration des enveloppes partagées............................................................................................ 425
Pour consulter les enveloppes partagées avec vous........................................................................ 425
Pour traiter une enveloppe partagée.................................................................................................... 428
Pour revenir à vos propres enveloppes................................................................................................429
Voir les modifications de données..................................................................................................................... 429
Vue d’ensemble......................................................................................................................................... 430
Pour afficher les modifications de données........................................................................................ 430
Données de formulaire......................................................................................................................................... 432
Pour afficher les données de formulaires............................................................................................ 433
Télécharger les données de formulaire................................................................................................ 434
Données de formulaire et texte masqué...............................................................................................435
Exporter les données d’enveloppes de plusieurs enveloppes........................................................ 436
État des enveloppes..............................................................................................................................................436
Nettoyer des enveloppes......................................................................................................................................438
Qu’est ce que le nettoyage ?..................................................................................................................438
Que se passe-t-il quand une enveloppe entre dans la file d’attente de nettoyage ?................. 439
Notifications de nettoyage.......................................................................................................................440

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Rubriques connexes.................................................................................................................................442
Utilisation des rapports........................................................................................................................................ 442
Afficher et consulter des rapports ........................................................................................................445
Planifier, envoyer, télécharger ou imprimer des rapports................................................................. 450
Liste des rapports standard....................................................................................................................458

Travailler avec des modèles.......................................................................... 469


Vidéo d’introduction aux modèles......................................................................................................................469
Caractéristiques de base des modèles.............................................................................................................469
Débuter avec les modèles....................................................................................................................................470
Créer des modèles................................................................................................................................................ 470
À propos des modèles............................................................................................................................. 471
Pour créer un modèle...............................................................................................................................472
Créez un modèle contenant des champs pré-remplis...................................................................... 476
Pour copier un modèle.............................................................................................................................477
Rubriques connexes.................................................................................................................................478
Comment personnaliser les titres des enveloppes avec le nom ou l’e-mail d’un destinataire. 478
Ajouter, changer ou supprimer un mot de passe de modèle...........................................................483
Limiter les modifications apportées aux modèles et aux champs de modèles............................485
Télécharger un modèle de Document...................................................................................................493
Modifier les modèles............................................................................................................................................. 495
Pour modifier un modèle......................................................................................................................... 495
Pour annuler les modifications tout en modifiant un modèle........................................................... 496
Historique du modèle............................................................................................................................... 497
Mots de passe de modèles.....................................................................................................................499
Modèles avec PowerForms..................................................................................................................... 499
Supprimer des modèles....................................................................................................................................... 500
Pour supprimer un modèle qui vous appartient................................................................................. 500
Suppression des modèles (pour les administrateurs).......................................................................501
Suppression d’un modèle avec un PowerForm associé................................................................... 502
Rubriques connexes.................................................................................................................................503
Repérer des modèles............................................................................................................................................503
Collections de modèles........................................................................................................................... 503
Pour rechercher un modèle.................................................................................................................... 504
Exemple de recherches........................................................................................................................... 505
Rubriques connexes.................................................................................................................................507
Partager des modèles...........................................................................................................................................507
Protéger vos modèles partagés ............................................................................................................ 508
Pour partager un modèle avec un utilisateur ou un groupe.............................................................508
Dossiers des modèles partagés............................................................................................................ 511
Partager des modèles en les ajoutant à un dossier de modèles partagés.................................. 513
Pour retirer un modèle à partir d’un dossier de modèles partagés............................................... 516
Rubriques connexes.................................................................................................................................516
Utiliser des modèles..............................................................................................................................................517
Utiliser un modèle pour créer une enveloppe.....................................................................................517
Modèles complets..................................................................................................................................... 519
Ajouter un modèle à une enveloppe..................................................................................................... 525
Éléments verrouillés d’un modèle.......................................................................................................... 527
Rubriques connexes.................................................................................................................................527
Utiliser des dossiers de modèles partagés......................................................................................... 528
Repérer un identité de modèle...............................................................................................................530
Fusionner des destinataires en double................................................................................................ 531
Définir le comportement de la mise en correspondance de modèles........................................................535
Inclure ou exclure des modèles de la mise en correspondance de modèles..............................535

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Pour vérifier et définir le comportement de mise en correspondance d’un modèle...................535
Définir des zones de RID personnalisées............................................................................................ 538
Considérations relatives à la mise en correspondance de modèles............................................. 541
Rubriques connexes.................................................................................................................................541
Télécharger et charger des modèles.................................................................................................................541
Télécharger des modèles........................................................................................................................ 542
Charger des modèles............................................................................................................................... 543
Cas d’utilisation courants........................................................................................................................ 544
Dossiers de modèles............................................................................................................................................ 545
Pour créer, modifier et supprimer des dossiers................................................................................. 545
Pour déplacer un modèle dans un dossier......................................................................................... 547

Utilisation des PowerForms...........................................................................548


Vue d’ensemble......................................................................................................................................................549
Exemples de PowerForm......................................................................................................................................549
Débuter avec les PowerForms............................................................................................................................ 550
Rubriques PowerForm avancées........................................................................................................................ 550
Créer un formulaire PowerForm..........................................................................................................................550
Vue d’ensemble......................................................................................................................................... 550
Pour créer un PowerForm....................................................................................................................... 551
Pour tester votre PowerForm.................................................................................................................. 555
Requis concernant le modèle pour les PowerForms.........................................................................558
Remarques relatives à la personnalisation à votre marque............................................................. 559
Contourner la Page d’informations relatives aux signataires de PowerForms............................. 560
Modifier un PowerForm.........................................................................................................................................566
Modifier un PowerForm............................................................................................................................566
Modifier un PowerForm depuis la page Modèles............................................................................... 569
Pour désactiver ou supprimer un PowerForm.....................................................................................570
Changer l’expéditeur PowerForm...........................................................................................................571
Routage conditionnel et PowerForms................................................................................................................573
Distribuer un PowerForm......................................................................................................................................576
Afficher les réponses de PowerForm.................................................................................................................577
Pour consulter les réponses d’un PowerForm.................................................................................... 578
Pour consulter le compte de réponses d’un PowerForm................................................................. 579
Téléchargez les données à partir d’enveloppes PowerForm........................................................... 580
Notifications pour des PowerForms à réponse limitées....................................................................582
Intégrer un PowerForm dans une page web.................................................................................................... 582
Remplir les champs de documents personnalisés dans un PowerForm web...........................................583
Paramètres pour pré-remplir l’information dans un PowerForm..................................................... 584
Exemples d’informations pré-remplies..................................................................................................585
Contourner la page d’informations relatives aux signataires de PowerForms............................. 586
Rubriques connexes.................................................................................................................................586

Préférences......................................................................................................586
Paramètres généraux du compte....................................................................................................................... 588
Modifier votre nom.................................................................................................................................... 589
Modifier votre adresse e-mail................................................................................................................. 591
Créer votre signature................................................................................................................................595
Ajouter le logo REALTOR à votre signature.........................................................................................597
Modifier le nom de votre entreprise...................................................................................................... 600
Changer votre mot de passe............................................................................................................................... 601
Pour modifier votre mot de passe ou votre question de sécurité................................................... 602
Mot de passe oublié ?..............................................................................................................................603

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Vidéo sur la réinitialisation des mots de passe.................................................................................. 604
Vérification en deux étapes................................................................................................................................. 604
Pour configurer la vérification en deux étapes................................................................................... 605
S’identifier avec la vérification en deux étapes.................................................................................. 610
Désactiver la vérification en deux étapes............................................................................................ 613
Utiliser une application d’authentification pour la vérification en deux étapes............................614
Utilisation et bonnes pratiques pour les informations de sécurité vérifiées................................. 615
Gérer les contacts................................................................................................................................................. 616
Pour ajouter, modifier ou supprimer des contacts personnels........................................................617
Groupes de signature...............................................................................................................................620
Contacts partagés.....................................................................................................................................621
Pour partager un contact ou annuler le partage................................................................................ 621
Pour afficher les contacts partagés...................................................................................................... 623
Rubriques connexes.................................................................................................................................624
Les paramètres de Date et Heure de votre compte....................................................................................... 624
Gérer des champs personnalisés...................................................................................................................... 627
Définir les préférences de compte de mise en correspondance de modèles.......................................... 628
Fonctionnement de la mise en correspondance de modèles..........................................................628
Pour gérer la mise en correspondance automatique de modèles..................................................629
Rubriques connexes.................................................................................................................................630
Gérer les notifications...........................................................................................................................................630
Changer la fréquence de notification des commentaires................................................................. 631
Gérer votre journal et votre profil de notaire électroniques en personne..................................................635
Ajouter et gérer une juridiction notariale en personne..................................................................... 635
Le journal notarial eNotary......................................................................................................................637
Rubriques connexes.................................................................................................................................637
Gérer les tampons................................................................................................................................................. 638
Connectez les Sources de document et Gestion des autres applications connectées......................... 641
Gérer vos fournisseurs de stockage Cloud......................................................................................... 642
Pour octroyer à DocuSign un accès aux stockages dans le Cloud...............................................643
Pour déconnecter l’accès au stockage dans le Cloud..................................................................... 643
Applications ayant accès à votre compte DocuSign......................................................................... 644
Basculer des comptes et configurer un compte par défaut......................................................................... 646
Pour basculer entre des comptes sur le même site.......................................................................... 647
Définir un compte par défaut.................................................................................................................. 648
Basculer entre des comptes sur différents sites................................................................................ 650
Journalisation des demandes d’API...................................................................................................................651

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Bienvenue sur DocuSign


Bienvenue sur DocuSign eSignature, la solution leader de signature électronique. La plateforme Cloud DocuSign
pour automatiser les processus d’agréments permet à plus de 370 000 entreprises et à des centaines de millions
d’utilisateurs dans plus de 180 pays de dynamiser leur activité et de se simplifier la vie.

Mise en route avec une vidéo


Vous voulez savoir rapidement comment utiliser DocuSign ? Commencez avec nos vidéos d’introduction
concernant la façon d’envoyer et de gérer vos documents, et comment créer et utiliser des modèles :

• Envoyer des documents à signer – voir la vidéo


• Gérer vos transactions DocuSign – voir la vidéo
• Modèles – voir la vidéo
• L’expérience de signature pour les destinataires – voir la vidéo
• Signer vous-même un document – voir la vidéo

Amélioration continue
Suivez les dernières nouvelles sur la page d’accueil, et lisez des informations sur les nouvelles fonctionnalités et
les améliorations à venir.

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Aidez-nous à vous aider


DocuSign s’engage à vos côtés pour votre réussite Dites-nous comment nous pouvons nous améliorer :

• Commentaires sur les produits : envoyez vos idées à feedback@docusign.com.


• Commentaires sur la documentation : envoyez vos suggestions à documentation@docusign.com.

Voici d’autres ressources pour vous aider :

• Communauté DocuSign : visitez la Communauté DocuSign pour entrer en contact avec d’autres utilisateurs et
partagez vos meilleures pratiques.
• Contacter l’assistance DocuSign : besoin d’aide ? Visitez la page web de notre service d’assistance pour en
savoir plus sur les options permettant de contacter le service clientèle.

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Découvrez DocuSign eSignature


Il existe cinq zones principales dans DocuSign eSignature :
• Accueil La page d’accueil fournit des liens rapides pour lancer une transaction de document, utiliser un
modèle favori et afficher une vue d’ensemble de l’état de vos enveloppes. Vous pouvez également y découvrir
les nouvelles fonctionnalités et y trouver des liens vers des rubriques suggérées et d’autres ressources
importantes.

Envoyer une enveloppe à partir de la page d’accueil est simple et rapide. Vous chargez les documents à signer
et DocuSign les combine pour constituer un PDF. Vous spécifiez ensuite qui doit signer et quel type
d’informations le signataire devra ajouter comme une signature, un paraphe ou le nom de leur société.
Consultez Envoyer des documents à signer.

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• Gérer La page Gérer répertorie toutes vos enveloppes. Vous pouvez facilement contrôler l’état, accéder à vos
fichiers, créer des dossiers, rechercher une enveloppe spécifique et exécuter d’autres actions, comme le
renvoi ou la création d’une copie. Vous pouvez aussi commencer et envoyer une nouvelle enveloppe à partir de
cette page. Consultez Gérer les enveloppes ou regarder une vidéo d’introduction.

• Modèles La page Modèles permet d’accéder à tous vos modèles sauvegardés. Vous pouvez aussi créer de
nouveaux modèles à partir de cette page ou sélectionner un modèle à utiliser pour commencer puis envoyer
une nouvelle enveloppe. Consultez Travailler avec des modèles ou regarder une vidéo d’introduction.

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• Rapports Cette page permet d’accéder aux rapports standard sur les documents, les destinataires et
l’utilisation. Vous pouvez consulter, modifier et télécharger des rapports, de même qu’enregistrer des rapports
personnalisés à utiliser ultérieurement. Consultez Utilisation des rapports.

• Préférences Dans Préférences, vous pouvez gérer vos préférences personnelles, comme les paramètres de
langue, de date et d’heure, les contacts sauvegardés ainsi que des paramètres d’application d’envoi et de
signature, notamment des notifications, des sources de document et des champs personnalisés. Consultez
Préférences.

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Configuration requise
La plupart des ordinateurs modernes fonctionneront parfaitement avec DocuSign eSignature. Mais dans un souci
de rigueur, cette rubrique fournit les exigences système minimales nécessaires pour profiter de l’expérience
deDocuSign eSignature.

Navigateurs pris en charge


DocuSign eSignature prend en charge la dernière version stable (sauf mention contraire) des navigateurs
suivants :

Chrome Firefox Safari : Internet Explorer 11 Windows Edge


ou supérieur

Résolution d’écran
• 1 024 x 768 minimum (ordinateurs de bureau et portables)

Sécurité
• Autoriser les cookies par session
• Les utilisateurs accédant à Internet derrière un serveur proxy doivent activer les paramètres HTTP 1.1 via la
connexion proxy

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• Les paramètres de pare-feu doivent permettre l’accès au serveur suivant : https://docucdn-a.akamaihd.net.


DocuSign exploite le service de distribution de contenu Akamai pour optimiser les performances de notre
application.

Langues prises en charge


DocuSign eSignature est disponible dans les 14 langues suivantes pour permettre aux utilisateurs du monde
entier d’envoyer des documents à signer dans leur langue maternelle :

• Anglais (États-Unis)
• Chinois simplifié
• Chinois traditionnel
• Néerlandais
• Français
• Allemand
• Italien
• Japonais
• Coréen
• Polonais
• Portugais (Brésil)
• Portugais (Portugal)
• Russe
• Espagnol

Vous pouvez configurer la langue d’affichage de votre compte DocuSign à partir de la vue Mes préférences ou du
menu de sélection situé en bas de chaque page de l’application.

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Pour les utilisateurs de comptes, les administrateurs peuvent aussi définir la langue d’affichage pour tous les
utilisateurs via la vue d’administration. En savoir plus…

Pour les signataires, DocuSign prend en charge 43 langues localisées comme indiqué sur notre page Global
Business Standard. Les langues sont détectées via les paramètres du navigateur des signataires.

Comment procéder…
Vous avez besoin d’aide pour exécuter une tâche DocuSign eSignature spécifique ? Cette rubrique énumère les
tâches usuelles et fournit des liens vers les rubriques d’aide connexes.

Vous avez une question dont la réponse n’est pas fournie ici ?

• Envoyez votre avis à documentation@docusign.com et demandez-nous ce que vous voulez savoir.


• Visitez le forum de la Communauté DocuSign et connectez-vous avec d’autres utilisateurs pour partager les
meilleures pratiques.
• Visitez la page web de notre service d’assistance pour en savoir plus sur les options permettant de contacter
le service clientèle.
• Obtenir de l’aide pour les administrateurs : informations sur la gestion des utilisateurs et des paramètres de
compte.

Travailler avec les destinataires


Envoyer un document à plusieurs destinataires
Contrôler l’ordre dans lequel les destinataires signent mon document
Envoyer un document à deux personnes à la même adresse e-mail
Corriger les informations sur les destinataires après l’envoi d’un document
Savoir si un destinataire a consulté ou signé mon document
Demander aux destinataires de s’authentifier
Aider un signataire qui n’a pas réussi à s’authentifier
Envoyer un document à un groupe de personnes pour que l’un d’eux signe
Configurer des rappels pour mes destinataires
Recueillir des signatures pendant une rencontre en personne
Autoriser les destinataires à signer sur papier
Autoriser les destinataires à réattribuer un document à un autre signataire
Charger une liste importante de destinataires d’une enveloppe
Ajouter des personnes à ma liste de Contacts DocuSign ou modifier des contacts enregistrés

Travailler avec les enveloppes et les documents


Envoyer un document pour qu’il soit signé
Signer moi-même un document
Reconnaître les types de fichier que je peux charger
Télécharger ou imprimer un document

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Supprimer une page d’un document avant de l’envoyer


Envoyer un document à partir de Dropbox ou d’un autre compte de stockage sur le Cloud
Modifier les destinataires, les fichiers ou les champs d’un document
Vérifier l’état d’un document
Obtenir le journal d’audit d’une enveloppe
Utiliser zipForm Plus avec DocuSign
Annuler une enveloppe
Changer l’emplacement du timbre de l’identité de l’enveloppe sur mes documents
Obtenir davantage de signatures sur un document complété
Renvoyer une enveloppe
Envoyer la copie d’un document complété à quelqu’un
Définir une date d’expiration pour mon enveloppe
Envoyer un document PDF contenant des champs de formulaire via DocuSign
Cesser de recevoir autant d’e-mails au sujet de mes documents

Travailler avec les champs de signature


Ajouter des champs de signature à mon document
Connaître les types de champ de signature qu’il est possible d’ajouter à mon document
Créer un champ facultatif
Créer un champ en lecture seule
Modifier la taille d’un champ/agrandir des champs
Modifier le destinataire pour un champ
Modifier l’apparence d’un champ ou définir d’autres caractéristiques
Créer un champ personnalisé
Autoriser les destinataires à collaborer sur une entrée de champ textuel
Limiter l’entrée de données d’un champ textuel pour satisfaire certains critères
Créer un champ conditionnel en fonction de l’entrée d’un autre champ
Calculer un résultat à partir d’autres champs de mon document
Ajouter un horodatage aux signatures

Travailler avec des modèles


En savoir plus sur les modèles
Créer un modèle
Partager un modèle
Modifier un modèle
Utiliser un modèle pour commencer une nouvelle enveloppe
Appliquer un modèle à un document

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Divers
Modifier ma signature
Charger ma propre signature et mon paraphe
Modifier mon nom
Modifier le nom de ma société ou de mon compte
Modifier mon adresse e-mail
Basculer vers un autre compte DocuSign
Consulter les rapports relatifs à mon compte

Envoyer des documents à signer


Avec DocuSign eSignature, faire signer un document est simple et rapide. Vous chargez les documents à signer.
Ensuite, vous ajoutez les coordonnées des personnes qui doivent signer et quelles informations elles devront
ajouter comme une signature, un paraphe ou le nom de leur société.

Remarque : Si vous devez seulement signer un document vous-même (aucune autre signature d’un tiers n’est
requise), appliquez la procédure décrite dans Signer un document à partir de votre compte.

Vidéo sur l’envoi de documents


Voici une vidéo de deux minutes sur l’envoi de documents pour bien commencer :

Cliquez ici pour voir la vidéo

Procédure d’envoi de base


La procédure de base de création et d’envoi d’un document à signer est la suivante :

1. Commencer une enveloppe. Vous pouvez commencer avec une nouvelle enveloppe, utiliser un modèle stocké
dans DocuSign eSignature ou terminer un brouillon précédemment enregistré.
2. Ajoutez vos documents. DocuSign eSignature prend en charge de nombreux formats de fichiers. Sélectionnez
les fichiers sur votre ordinateur local ou à partir de vos fournisseurs de stockage dans le Cloud comme Google
Drive ou Dropbox.
3. Ajouter des destinataires. Précisez les destinataires de votre enveloppe et les actions que vous souhaitez
qu’ils exécutent.
4. Ajouter les messages. Saisissez l’objet de l’e-mail et le contenu des messages pour vos destinataires.
5. Options avancées. Définissez les privilèges spéciaux des destinataires, les paramètres de rappel et les
options d’expiration.
6. Ajouter des champs. Pour chaque destinataire, ajoutez des champs à vos documents pour recueillir les
signatures électroniques souhaitées, ainsi que d’autres informations comme la fonction, la date de signature ou
plus encore.
7. Afficher un aperçu et envoyer. Examinez la configuration de vos champs et envoyez l’enveloppe à vos
destinataires.

Si vous vous incluez comme signataire, après avoir envoyé l’enveloppe, vous pouvez commencer le processus de
signature à partir de votre compte. Consultez Signer des documents sur votre compte pour plus d’informations.

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Utilisation de modèles
Une fois que vous maîtrisez la procédure de base, consultez Travailler avec des modèles.

Commencer une enveloppe


Pour recueillir les signatures d’autres personnes, vous commencez une enveloppe de l’une des manières
suivantes :

• Sur la page d’accueil, cliquez sur la liste déroulante NOUVEAU et sélectionnez Envoyer une enveloppe.
• Sur la page Gérer, cliquez sur la liste déroulante NOUVEAU et sélectionnez Envoyer une enveloppe.

La vue de préparation s’affiche.

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Créer un document avec un modèle


Si vous avez déjà créé un modèle, vous pouvez l’utiliser pour créer une enveloppe en procédant de l’une des
manières suivantes :
• Sur la page Accueil ou Gérer, cliquez sur la liste déroulante NOUVEAU et sélectionnez Utiliser un modèle,
puis sélectionnez le modèle à utiliser.
• Dans la page Modèles, localisez le modèle que vous souhaitez utiliser via la fonction de recherche ou de
filtrage, ou simplement en parcourant la liste des modèles, puis cliquez sur UTILISER.

Pour plus d’informations sur l’utilisation des modèles, voir Utiliser un modèle.
Prochaine étape : Ajouter des documents

Ajouter des documents à une enveloppe


Quand vous commencez une enveloppe, vous ajoutez les documents que vous voulez faire examiner et signer
électroniquement à vos destinataires. DocuSign eSignature prend en charge une grande variété de formats de
fichiers, couvrant les applications populaires de document, présentation, image, dessin et feuille de calcul. Quand
vous ajoutez vos fichiers, DocuSign les convertit au format PDF pour les envoyer et les stocker.

Vous pouvez ajouter des documents qui sont stockés sur votre ordinateur local. Selon les paramètres de votre
compte, vous pouvez être en mesure d’ajouter des documents depuis un fournisseur de stockage Cloud autorisé,
comme Google Drive ou Dropbox. Votre administrateur DocuSign contrôle quels fournisseurs vous pouvez utiliser.
Consultez « Sources de documents » dans Paramètres de l’Espace Envoyer plus de détails.

SOMMAI RE
Comment ajouter un document à une enveloppe
Comment renommer un document dans une enveloppe
Comment supprimer ou remplacer un document
Rubriques connexes

Pour ajouter un document à une enveloppe


Les noms de fichiers sont utilisés pour générer le nom du document par défaut et sont utilisés lorsque les
documents sont téléchargés à l’aide de l’option « PDF distincts ».

1. Commencez une nouvelle enveloppe à partir de NOUVEAU > Envoyer une enveloppe.

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2. À partir de la vue de préparation, pour ajouter un fichier stocké sur votre ordinateur local, cliquez sur
CHARGER.

3. Pour ajouter un fichier à partir d’un de vos fournisseurs de stockage Cloud autorisés, cliquez sur le menu
déroulant DEPUIS LE CLOUD et sélectionnez le fournisseur. Sélectionnez ensuite vos fichiers, puis cliquez sur
AJOUTER LA SÉLECTION.

Remarque : Votre administrateur de compte contrôle quels fournisseurs sont disponibles à la sélection
dans le menu DEPUIS LE CLOUD. Si vous ne voyez pas l’option DEPUIS LE CLOUD, votre administrateur
a désactivé cette fonctionnalité.

Pour renommer un document dans une enveloppe


Vous pouvez modifier le nom d’un document après l’avoir chargé dans une enveloppe DocuSign.

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1. À partir de la vue de préparation, après avoir chargé un fichier dans une enveloppe, cliquez sur l’icône de
menu située sous le nom du document et sélectionnez Renommer le document.

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2. Saisissez un nouveau nom (une extension de fichier n’est pas nécessaire).

3. Cliquez sur RENOMMER.

Pour supprimer ou remplacer un document dans une enveloppe


Après avoir chargé un fichier dans une enveloppe DocuSign, vous pouvez le supprimer ou le remplacer. Si vous le
remplacez, tous les champs déjà appliqués sur le document original sont portés vers le nouveau document.

Si vous remplacez un fichier qui a un modèle appliqué, les détails du modèle deviennent partie du document et ne
peuvent être gérés séparément. Autrement dit, les destinataires, les messages et les champs demeurent, mais il
n’y a plus de modèle appliqué sur le document.

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1. Pour supprimer un fichier, à partir de la vue de préparation :


a) Cliquez sur l’icône Menu sous le nom du document et sélectionnez Supprimer.

b) Confirmez votre action en cliquant sur SUPPRIMER. S’il y a des champs dans le document, ils seront retirés
avec le fichier.
Le fichier est retiré de votre enveloppe.

2. Pour remplacer un fichier, à partir de la vue de préparation :


a) Cliquez sur l’icône Menu sous le nom du document et sélectionnez Remplacer.
b) Parcourez et sélectionnez le fichier de remplacement.
Le fichier est remplacé dans l’enveloppe.

Rubriques connexes
• Utiliser la Visibilité du document pour contrôler l’accès du destinataire. Contrôlez qui peut voir chaque fichier
chargé avec les règles de visibilité de document
• Autoriser des fournisseurs de stockage Cloud.. Vous pouvez autoriser des fournisseurs de stockage Cloud, tels
que Google ou Dropbox et ajouter des fichiers directement depuis le fournisseur vers une enveloppe
DocuSign.

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• Administrateurs : sélectionnez pour le compte les sources de documents. En tant qu’administrateur de compte,
vous pouvez spécifier les fournisseurs de Cloud que les utilisateurs peuvent autoriser et peuvent utiliser
comme sources de documents pour les enveloppes et les modèles.
• Appliquer des modèles aux fichiers. Vous pouvez appliquer manuellement n’importe quel modèle enregistré ou
partagé aux fichiers que vous chargez dans une enveloppe.
• Utiliser les modèles. Vous pouvez ajouter des modèles à une enveloppe ou utiliser un modèle pour créer une
enveloppe afin de remplir rapidement votre transaction avec des fichiers, des destinataires, des messages et
des champs.
• Champs de formulaire Adobe. Si vous ajoutez un fichier PDF comportant des champs de formulaire, DocuSign
eSignature reconnaît automatiquement les champs et les convertit en champs de signature DocuSign.

Étape précédente : Commencer une enveloppe Prochaine étape : Ajouter des destinataires

Formats de fichiers pris en charge


DocuSign eSignature prend en charge les types de fichiers suivants :

DOCUMENT .doc, .docm, .docx, .dot, .dotm, .dotx, .htm, .html, .msg, .
pdf, .rtf, .txt, .wpd, .xps
IMAGE .bmp, .gif, .jpg, .jpeg, .png, .tif, .tiff
PRÉSENTATION .pot, .potx, .pps, .ppt, .pptm, .pptx
FEUILLE DE CALCUL .csv, .xls, .xlsm, .xlsx

Remarque : DocuSign ne prend pas en charge les fichiers avec sécurité par mot de passe activée. Pour
envoyer un fichier avec sécurité par mot de passe, supprimez le paramètre de sécurité avant de charger le
fichier.

Limites de taille de fichier pour une enveloppe


Outre le format de fichier, il existe aussi, pour les chargements de fichier, des limites de taille et de nombre de
pages.

TAILLE MAXIMALE DE FICHIER 25 Mo


TAILLE DE FICHIER RECOMMANDÉE 5 Mo
NOMBRE MAXIMUM DE PAGES PAR DOCUMENT 2 000 pages

Pour profiter de performances optimales, DocuSign recommande de ne pas charger de fichiers de plus de 5 Mo.

La taille maximale de 25 Mo fait référence à la taille maximale d’un fichier chargé dans une enveloppe.

Pour inclure le fichier PDF terminé dans l’e-mail de notification, la taille ne peut pas dépasser 5 Mo. Si les
documents complétés dépassent 5 Mo, l’e-mail fournit un lien vers les documents sur le système DocuSign.

Formats de fichier Google


Alors que les fichiers Google (Docs, Sheets, et Slides) ne sont pas pris en charge dans leur format natif, vous
pouvez charger ces types de fichiers si vous connectez à DocuSign votre stockage dans le Cloud Google Drive.
Une fois cette connexion effectuée, vous pouvez utiliser l’option de stockage Cloud pour ajouter les fichiers
Google à une enveloppe. Consultez Octroyer l’accès à votre stockage dans le Cloud à DocuSign pour plus de
détails.

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Appliquer des modèles aux documents


Si vous avez des modèles enregistrés ou des modèles qui sont partagés avec vous, vous pouvez les appliquer aux
documents que vous chargez. Quand vous appliquez un modèle (plutôt que d’utiliser un modèle), vous appliquez la
configuration du modèle à votre document, ajoutant les destinataires, les messages et les champs de destinataire
mais les documents du modèle ne sont pas ajoutés à votre enveloppe.

SOMMA IRE
Mise en correspondance automatique de modèles
Appliquer des modèles manuellement
Retirer des modèles appliqués

Remarque : Vous pouvez utiliser un ensemble de documents et de modèles chargés dans une enveloppe.

Mise en correspondance automatique de modèles


Cette fonctionnalité évalue vos fichiers chargés, les comparant à vos modèles enregistrés et partagés qui sont
inclus dans la mise en correspondance de modèles. Si les documents sont suffisamment similaires, vous pouvez
appliquer le modèle correspondant. La mise en correspondance automatique de modèles dépend de vos Définir
les préférences de compte de mise en correspondance de modèles et du réglage de correspondance pour
chaque modèle.

Pour appliquer un modèle à l’aide de la mise en correspondance de modèles

1. Démarrez une nouvelle enveloppe et charger un ou plusieurs fichiers.

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2. Si votre document correspond à un modèle précédemment enregistré, en fonction de vos préférences de mise
en correspondance de modèles, le modèle est soit appliqué automatiquement à votre document, soit la boite
de dialogue Sélectionner les modèles correspondants apparaît pour que vous choisissiez quels modèles
appliquer.

3. Sélectionnez les modèles que vous souhaitez appliquer à chaque document chargé, puis cliquez sur
APPLIQUER. (Cliquez sur ANNULER si vous ne souhaitez pas appliquer de modèle).
Les modèles sont appliqués à vos documents. Les destinataires, messages et champs de destinataire du
modèle sont ajoutés à votre document.

Appliquer des modèles manuellement


Vous pouvez sélectionner n’importe quel modèle pour appliquer manuellement à votre fichier chargé des
destinataires, des messages et des champs de signatures. Vous pouvez spécifier, sur le document, un numéro de
page, sur laquelle commencer à appliquer le modèle. Par exemple, si vous avez un modèle que vous utilisez pour
ajouter un champ Paraphe dans le coin supérieur droit de chaque page, lorsque vous l’appliquez à un document
de plusieurs pages, vous pouvez spécifier d’appliquer le modèle à partir de n’importe quel numéro de page de
votre document. Si vous avez un document de 10 pages et que vous spécifiez d’appliquer le modèle à partir de la
page 5, le champ Paraphe est donc disposé sur les pages 5 à 10 de votre document.

Remarque : Si vous définissez vos préférences de mise en correspondance de modèles au niveau page, alors
vous pouvez appliquer des modèles aux différentes pages de votre document.

Pour sélectionner manuellement un modèle à appliquer à un fichier

1. Chargez votre fichier dans une enveloppe.

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2. Cliquez sur le menu sous le nom du document et sélectionnez Appliquer les modèles.

3. Dans la boîte de dialogue « Appliquer les modèles », sélectionnez le modèle à appliquer à votre document. La
boîte de dialogue comporte trois onglets :

• SUGGÉRÉ : les modèles qui répondent aux préférences de correspondance de votre compte. Le
pourcentage de correspondance reflète à quel point le modèle correspond à votre document.
• PARCOURIR : rechercher l’ensemble de vos modèles, y compris les modèles partagés avec vous.
• SÉLECTIONNÉ : la liste des modèles que vous avez sélectionnés pour les appliquer.

Remarque : Si vous définissez vos préférences de mise en correspondance de modèles au niveau page,
alors vous pouvez appliquer des modèles aux différentes pages de votre document.

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4. (Facultatif) Pour appliquer le modèle à une page particulière de votre document, sélectionnez l’onglet
SUGGÉRÉ ou SÉLECTIONNÉ puis saisissez le numéro de la page dans la colonne Page de début :

Les champs du modèle seront appliqués uniquement à partir de la page de début indiquée, jusqu’à la fin du
document.

5. Cliquez sur APPLIQUER LA SÉLECTION.


Votre modèle est appliqué et les champs de destinataires, les destinataires et les messages sont ajoutés.

Pour retirer un modèle appliqué

1. Les fichiers avec des modèles appliqués indiquent combien de modèles sont appliqués sur la vignette du
document.

2. Cliquez sur l’icône de menu sous le nom du document et sélectionnez Gérer les modèles appliqués.
L’onglet SUGGÉRÉ affiche les modèles actuellement appliqués.

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3. Désactivez la case à cocher en regard du modèle appliqué que vous souhaitez supprimer.

4. Cliquez sur APPLIQUER LA SÉLECTION.


Les détails du modèle sont retirés du document et de l’enveloppe.

Octroyer l’accès à votre stockage dans le Cloud à DocuSign


Vous pouvez sélectionner les fichiers à envoyer via DocuSign eSignature et enregistrés dans vos fournisseurs de
stockage dans le Cloud, comme Google Drive ou Dropbox. Pour utiliser des fichiers stockés dans le Cloud,
commencez par octroyer à DocuSign un accès à votre fournisseur de stockage dans le Cloud. Vous pouvez
déconnecter les fournisseurs de stockage autorisés dans le Cloud à tout moment.

Votre administrateur DocuSign contrôle quels fournisseurs vous pouvez utiliser. Consultez « Sources de
documents » dans le guide Paramètres de l’Espace Envoyer pour plus de détails.

SOMMA IRE
Fournisseurs de stockage Cloud pris en charge
Donner accès au stockage dans le Cloud à DocuSign
Pour déconnecter l’accès au stockage dans le Cloud
Pourquoi ne vois-je pas un certain fournisseur dans mes Applications connectées ?
À propos des formats de fichier Google

Fournisseurs de stockage Cloud pris en charge


Les fournisseurs suivants sont pris en charge :

• Google Drive
• Dropbox
• Box
• OneDrive (Personnel et Entreprise)

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Remarque : Pour OneDrive, les comptes Personnels et Entreprises peuvent être connectés à DocuSign.
Cependant, vous ne pouvez connecter uniquement qu’un seul compte OneDrive ; vous ne pouvez pas
connecter, pour les comptes professionnels, un compte OneDrive Personnel et une compte Entreprise.

Pour octroyer l’accès au stockage dans le Cloud à DocuSign


Pour utiliser des fichiers stockés dans le Cloud, commencez par octroyer à DocuSign un accès à votre
fournisseur de stockage dans le Cloud.

1. Créez une nouvelle enveloppe comme indiqué dans Commencer une enveloppe.

2. Dans la section Ajouter des documents, cliquez sur DEPUIS LE CLOUD et sélectionnez le fournisseur de
stockage auquel vous voulez accéder. Les icônes grisées indiquent des fonctions que vous n’êtes pas autorisé
à utiliser dans DocuSign.

3. Connectez-vous à votre compte de fournisseur de stockage dans le Cloud.


DocuSign eSignature est désormais autorisé à accéder à vos fichiers de stockage dans le Cloud pour le
fournisseur sélectionné.

Pour déconnecter l’accès au stockage dans le Cloud


Vous pouvez déconnecter les fournisseurs de stockage autorisés dans le Cloud à tout moment.

1. Naviguez jusqu’à la page Préférences à l’aide du menu des paramètres du compte dans la barre de navigation
et sélectionnez Mes préférences.

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2. Sous la liste des préférences Signer et Envoyer, cliquez sur Sources de documents.
La liste des applications de stockage dans le Cloud apparaît et présente les applications de stockage
disponibles, ainsi que l’état de connexion.

3. Pour déconnecter une application de stockage, procédez de l’une des manières suivantes :

• Pour déconnecter une application spécifique, cliquez sur le lien Déconnecter à côté du nom du
fournisseur.
• Pour déconnecter toutes les applications de stockage, cliquez sur le lien Déconnecter toutes les
applications en bas de la liste.

Les applications de stockage dans le Cloud sélectionnées ne sont plus autorisées à accéder à DocuSign et
vous ne pouvez plus charger de fichiers directement de ces applications vers DocuSign. Vous pouvez ré-
autoriser les fournisseurs à tout moment en exécutant la première procédure décrite dans cette rubrique.

Pourquoi ne vois-je pas un certain fournisseur de stockage Cloud dans mes Applications
connectées ?
Votre administrateur DocuSign contrôle quels fournisseurs de stockage Cloud vous pouvez utiliser. Si vous ne
voyez pas certains des fournisseurs pris en charge, renseignez-vous auprès de votre administrateur de compte.

Les administrateurs peuvent consulter la section « Sources de documents » du guide Paramètres de l’Espace
Envoyer pour plus d’informations sur la façon de gérer les paramètres de compte de stockage Cloud.

À propos des formats de fichier Google


Les formats de fichier Google (Docs, Sheets et Slides) ne sont pas pris en charge dans leur format natif pour
téléchargement direct. Cependant, si vous connectez votre compte Google Drive à DocuSign, vous pouvez utiliser
l’option « Depuis le Cloud » pour ajouter des fichiers Google à une enveloppe. Pour plus d’informations, consultez
Formats de fichiers pris en charge pour plus de détails.

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Guide de l’utilisateur DocuSign eSignature 37

Réorganiser des documents


Vous pouvez modifier l’ordre des documents que vous chargez sur DocuSign. Quel que soit l’ordre des
documents que vous chargez, vous pouvez les réorganiser tant que vous n’avez pas envoyé l’enveloppe.

• Dans la vue de préparation – Passez le pointeur de la souris sur la miniature du document à réorganiser.
Cliquez et faites glisser n’importe où sur l’image miniature, et déplacez le fichier à la position souhaitée :

• Dans la vue d’ajout des fichiers – Sélectionnez ACTIONS > Modifier les documents, puis déplacez et
réorganisez les fichiers :

Voir également : Ajouter des fichiers

Utiliser la Visibilité du document pour contrôler l’accès du destinataire


Si vous envoyez une enveloppe contenant plusieurs fichiers et que vous souhaitez contrôler quels fichiers chaque
destinataire voit, vous pouvez utiliser la visibilité du document pour y parvenir. Un scénario courant est que vous
voulez que les destinataires ne voient que les fichiers qu’ils doivent signer. Avec la visibilité de document, vous
pouvez créer une enveloppe avec des fichiers destinés à des destinataires individuels, plutôt que d’avoir à créer
des enveloppes distinctes pour chaque destinataire.

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SOMMAI RE
Paramètres de compte pour utiliser la visibilité des documents
Certaines choses à savoir sur la visibilité de document
Comment définir la visibilité des documents dans une enveloppe

Paramètres du compte pour la visibilité de document


La visibilité de document doit être activée par votre administrateur DocuSign de votre compte. La fonctionnalité a
plusieurs paramètres qui spécifient les options que vous avez lors de l’envoi de documents. La principale
différence entre ces options est de savoir si la fonctionnalité est disponible, et si elle l’est, si vous pouvez choisir
d’activer les contrôles de visibilité du document pour tout document que vous envoyez. Les paramètres sont
décrits dans ce guide d’aide pour administrateurs.

Certaines choses à savoir sur la visibilité de document


Avec la visibilité de document, il y a quelques limites et exigences uniques que vous devriez connaître :

• La signature de forme libre n’est pas autorisée. Chaque destinataire qui est aussi signataire doit avoir au
moins un champ qui lui est assigné.
• Paramètre de compte pour les destinataires qui sont membres de votre compte DocuSign. Lorsque vous
ajoutez des champs à un document, la visibilité est automatiquement limitée aux seuls destinataires des
champs placés partout sur ce fichier. Selon le paramètre du compte, si vous avez des destinataires qui sont
membres de votre compte DocuSign, vous pouvez accorder ou restreindre l’accès aux fichiers pour lesquels
ils ne disposent pas de tous les champs attribués.
• Les documents sans aucun champ sont visibles à tous les destinataires. Les documents qui n’ont pas de
champs disposés sur eux sont, par défaut, visibles à tous les destinataires. Cela inclut les documents ajoutés
lors de la création de l’enveloppe ou du modèle, ainsi que les documents ajoutés par les signataires qui
choisissent d’utiliser l’option « Imprimer et Signer » lors de la signature. Vous pouvez modifier la visibilité de
ces fichiers pour chaque destinataire avant de les envoyer et lors de la correction d’une enveloppe.
• La visibilité du document est appliquée au niveau du document. Vous ne pouvez pas contrôler la visibilité
d’un document au niveau de la page ; si un destinataire peut voir un document, il peut en voir toutes les pages.
Si vous devez restreindre la visibilité de certaines pages, vous devrez ajouter ces pages à un document séparé
chargé dans l’enveloppe.
• Les pièces jointes de signataires héritent des paramètres de visibilité du document. Lorsque vous
disposez un champ Pièce jointe sur un document, les paramètres de visibilité de ce document sont appliqués à
toutes les pièces jointes chargées par le signataire.
• L’expéditeur peut toujours voir tous les documents. Votre paramètre de compte contrôle si d’autres
utilisateurs du compte peuvent aussi voir les documents.
• Les signataires en personne qui utilisent l’expéditeur comme hôte peuvent voir tous les documents.
Puisque l’expéditeur peut toujours voir tous les documents dans une enveloppe, les restrictions à la visibilité
des documents ne peuvent s’appliquer aux signataires en personne lorsque l’expéditeur est l’hôte.
• Les destinataires gestionnaires peuvent voir tous les documents. Par défaut, les destinataires attribués
d’une action de gestion de destinataire (spécifie, met à jour, autorise à modifier), ou d’une action de
destinataire non-signataire comme Reçoit une copie ou Doit consulter, voient tous les documents ajoutés à une
enveloppe. Vous pouvez modifier la visibilité du document pour chacun de ces types de destinataires.
• Les paramètres de visibilité du document ne sont pas pris en charge avec les PowerForms. Un signataire
PowerForm verra tous les documents qui existent dans le modèle associé au PowerForm, indépendamment de
tout paramètre de visibilité de documents appliqué au modèle.

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Guide de l’utilisateur DocuSign eSignature 39

• Commentaires et visibilité du document. Lorsque la visibilité du document est activée sur une enveloppe, les
commentaires ne peuvent être publiés que pour ceux qui ont la visibilité sur le document commenté.
L’utilisation de l’option « Tous les destinataires » pour publier des commentaires publics n’est pas prise en
charge, même si tous les destinataires ont une visibilité sur un document. Les signataires peuvent utiliser la
fonctionnalité de commentaires pour ajouter des commentaires à l’attention de l’expéditeur ou tout autre
destinataire ayant une visibilité sur le document commenté. Si l’expéditeur ajoute un commentaire avant l’envoi,
tous les signataires ayant une visibilité sur le document sont automatiquement sélectionnés ; l’expéditeur peut
choisir d’exclure des signataires individuels. Lors de la session de signature, la fonctionnalité @mentionner
n’est pas disponible. Les @mentions ne sont disponibles que sur les commentaires publics postés à tous les
destinataires. Comme les commentaires publics ne sont pas pris en charge lorsque la visibilité du document
est activée, cela empêche l’utilisation de @mentions.
• Destinataires témoins et visibilité du document. Par défaut, les destinataires témoins peuvent voir tous les
documents d’une enveloppe, qu’ils aient, eux ou d’autres destinataires, des champs sur ces documents ou
non. Vous pouvez utilisez les contrôles de visibilité du document pour restreindre l’accès aux documents sur
lesquels le témoin n’a pas de champ. Sans cela, le témoin peut voir l’ensemble des documents. Pour plus
d’informations sur les destinataires témoins, consultez Inclure un témoin pour un signataire.

DocuSign propose une configuration facultative que vous pouvez activer sur votre compte pour appliquer des
règles de visibilité de document standard aux destinataires témoins, par exemple pour que ces derniers ne
puissent pas voir les documents sur lesquels ils n’ont pas de champ. Si vous activez cette configuration, vous
ne pourrez plus permettre aux destinataires témoins de voir tous les documents d’une enveloppe par défaut. Si
vous préférez utiliser des contrôles de visibilité de document standard pour les destinataires témoins, veuillez
ouvrir une requête d’assistance DocuSign pour demander cette configuration.

Remarque : Certaines fonctionnalités avancées et options ne sont prises en charge que dans des forfaits
DocuSign spécifiques. Votre forfait peut ne pas prendre en charge certaines options traitées dans cette
rubrique. Pour en savoir plus sur les options disponibles pour votre compte, contactez votre administrateur de
compte ou l’assistance clientèle DocuSign. Visitez la page web de notre service d’assistance pour en savoir
plus sur les options permettant de contacter le service clientèle.

Pour définir la visibilité d’un document

1. Commencez une nouvelle enveloppe et préparez-la comme d’habitude, en ajoutant des fichiers, des
destinataires et des messages.

2. Continuez sur la vue Ajouter des champs, et ajoutez des champs pour chacun de vos destinataires comme
décrit dans Ajouter des champs.

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3. Si votre compte permet aux expéditeurs d’activer ou de désactiver la visibilité du document pour chaque
document envoyé :
a) Cliquez sur ACTIONS puis sélectionnez Options avancées :

b) Sous Privilèges du destinataire, sélectionnez Les destinataires doivent être signataires pour pouvoir
consulter des documents signés pour activer la visibilité du document.

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4. Cliquez sur l’icône en forme d’engrenage en haut du guide des pages et sélectionnez Visibilité du
document :

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5. Le tableau de contrôle de visibilité s’ouvre :

Dans cet exemple, le destinataire et le champ d’information suivant définissent la visibilité :

• Bob a des champs sur le document « Inscription_conférence » et il voit donc ce fichier.


• Elisabeth a des champs sur les documents « Inscription_conférence » et « Programme » et elle voit donc
ces fichiers.
• Il n’y pas de champ sur le document « Planification », et donc Bob et Elisabeth peuvent voir le fichier ; la
case Visibilité est active et peut être cochée afin de modifier le paramètre de visibilité pour cacher le fichier.
• Mélanie est l’expéditrice du document et donc elle voit les trois fichiers.
• Comme Elisabeth a un champ sur le document « Programme » et pas Bob, Bob ne peut pas voir le fichier,
comme indiqué par la case vide et inactive.

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6. Pour masquer un fichier à un destinataire, cliquez sur la case à cocher pour effacer la sélection de visibilité :

Remarque : Vous ne pouvez cacher un fichier à un destinataire que s’il n’a pas de champ disposé sur le
document.

7. Quand vous avez terminé le réglage des paramètres de visibilité, cliquez sur ENREGISTRER.

8. Envoyez votre document.


Vos destinataires reçoivent des invitations par e-mail comme d’habitude. Cependant, chaque destinataire ne
voit que les documents qui ont des champs qui leur sont assignés, ainsi que tous les autres qui sont
configurés pour être visibles.

Envoyer des documents supplémentaires


Vous pouvez utiliser des documents supplémentaires pour fournir des informations complémentaires aux
destinataires qui ne nécessitent pas de signature, telles que des divulgations légales ou des conditions
d’utilisation. En signant, les documents supplémentaires sont représentés par une bande d’action, les gardant
ainsi séparés du contenu que vos destinataires doivent signer et réduisant donc la complexité de l’affichage et de
la signature. Les destinataires doivent effectuer les actions requises pour les suppléments, comme « Afficher » ou
« Lire et accepter » avant de pouvoir terminer la signature.

Remarque : Les documents supplémentaires doivent être activés sur votre compte et inclus dans votre profil
d’autorisations utilisateur. Vérifiez auprès de votre administrateur DocuSign si vous n’avez pas accès à la
fonction telle que présentée dans ce manuel d’aide.

SOMMA IRE
Comment ajouter un supplément
Comment spécifier des actions de supplément pour chaque destinataire
Fonctionnement
Informations de traçabilité

Pour ajouter un supplément

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1. Créez comme d’habitude une nouvelle enveloppe, en ajoutant les fichiers pour les destinataires à consulter et
à signer.

2. Pour un supplément, chargez le document comme vous le feriez pour tout autre fichier. Ensuite, sélectionnez le
menu du document sous le fichier chargé et choisissez Définir comme supplément.

• Le système peut reconnaître un fichier comme un document supplémentaire potentiel et vous invite à le
définir comme supplément. Cliquez sur OUI pour le faire.

3. (Facultatif) Réorganisez les fichiers et les suppléments, en cliquant sur le marqueur directionnel dans le coin
inférieur gauche de l’image, et en les faisant glisser dans l’ordre, tel que vous souhaitez les présenter à vos
destinataires.

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Pour spécifier des actions de supplément pour chaque destinataire


Pour chaque supplément dans une enveloppe, les paramètres par défaut de votre compte pour les actions de
destinataire requises s’appliquent à chacun des destinataires signataires du document. Les destinataires doivent
compléter les actions (par exemple, « Consulter uniquement » ou « Lire et accepter ») avant de pouvoir terminer la
signature du document. Si vos autorisations utilisateur le permettent, vous pouvez modifier les actions de
destinataire requises.

1. Après avoir ajouté un supplément, continuez vers la vue Ajouter des champs.

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2. Définissez les actions de supplément pour le premier destinataire de l’enveloppe :


a) Cliquez sur la bande d’action du supplément pour en ouvrir les propriétés.

b) Dans les propriétés du supplément, sélectionnez les actions de signataire que vos destinataires doivent
compléter afin de terminer la signature de vos documents :

• Aucune : les destinataires peuvent consulter le supplément, mais ce n’est pas obligatoire.
• Consulter uniquement : les destinataires doivent cliquer sur le bouton AFFICHER sur la bande de
supplément pour ouvrir la vue supplément.
• Accepter uniquement : les destinataires doivent cliquer sur le bouton ACCEPTER sur la bande de
supplément.
• Consulter et accepter : les destinataires doivent cliquer sur le bouton AFFICHER, puis sur le bouton
ACCEPTER.
• Lire et accepter : les destinataires doivent cliquer sur le bouton AFFICHERpour ouvrir le supplément,
puis faire défiler le supplément jusqu’au bout et cliquer sur ACCEPTER.

Un avertissement s’affiche si vous remplacez l’action requise par une option autre que les options par
défaut de votre compte. Cet avertissement contient un lien pour Réinitialiser aux valeurs par défaut du
compte.

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3. Sélectionnez le destinataire suivant de votre enveloppe et définissez son action de supplément. Répétez pour
tous les autres destinataires.

4. Terminez la préparation de vos documents, en ajoutant des champs si besoin puis envoyez l’enveloppe.

Fonctionnement
Avec des documents supplémentaires, vous pouvez fournir les informations nécessaires pour répondre à des
exigences réglementaires ou autres exigences de conformité interne de votre industrie ou opération. Toutes les
actions de remise, de réception, d’accès et d’accusé de réception sont consignées dans l’historique du document
et le certificat de réalisation, fournissant ainsi un audit complet.

Vous pouvez ajouter plusieurs suppléments à une enveloppe, et les réorganiser pour établir la façon dont ils
apparaissent lors de la signature avec les autres fichiers envoyés à la signature.

Les suppléments sont principalement destinés aux destinataires qui doivent signer un document ; c’est-à-dire,
pour les destinataires à qui sont attribués les types de destinataires « Doit signer » ou « Signataire en personne ».
Si vous avez des destinataires « Reçoit une copie », qui ont simplement reçu une copie, ils peuvent consulter tout
supplément inclus, mais les actions de destinataire ne leur sont pas attribuées.

Pour chaque supplément, les paramètres par défaut de votre compte pour les actions de destinataire requises
s’appliquent à chacun des destinataires signataires du document. Les destinataires doivent compléter les actions
(par exemple, « Consulter uniquement » ou « Lire et accepter ») avant de pouvoir terminer la signature du
document. Les champs ne peuvent pas être ajoutés à des suppléments ; les actions de destinataire sont les seuls

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contrôles ajoutés aux suppléments. Si vos autorisations utilisateur le permettent, vous pouvez modifier les actions
de destinataire requises.

Les suppléments sont visibles à tous les destinataires de l’enveloppe ; vous ne pouvez pas utiliser les paramètres
de visibilité de document pour contrôler l’accès aux suppléments en fonction de chaque destinataire.

Cet exemple montre ce que les destinataires voient lorsqu’un supplément est inclus :

Informations de traçabilité
Les interactions des documents supplémentaires sont enregistrées à la fois dans l’historique et le certificat de
réalisation d’une enveloppe.

Historique
Lors de la consultation de l’historique de l’enveloppe par l’application web DocuSign, les mesures prises (consulté
ou accepté) par le destinataire du document complémentaire ainsi qu’une courte description de l’événement sont
incluses. Le nom du document supplémentaire est inclus dans la description.

Certificat de réalisation

Les informations sur le document supplémentaire sont représentées à deux endroits dans le certificat de
réalisation :

• Section Enveloppe source – Indique le nombre total de pages pour tous les documents supplémentaires
associés à l’enveloppe.
• Sections Événements de signataire – Comprend le nom du document supplémentaire et les horodatages
lorsqu’un destinataire consulte le document pour la première fois, quand un destinataire termine une action
Doit lire, et quand le destinataire a accepté le document supplémentaire (si nécessaire).

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Signature adaptative
Avec la signature adaptive, vous pouvez améliorer l’affichage de vos documents selon le type d’appareil du
signataire. La signature adaptative convertit automatiquement les documents au format HTML et vous permet
d’afficher un aperçu de la conversion pour différents types d’appareils avant de les envoyer. Les signataires
verront le HTML adaptatif, et ils pourront basculer pour afficher le document d’origine.

Remarque : Cette fonctionnalité est désactivée par défaut et doit être activée par un administrateur du
compte. Pour plus d’informations, consultez Paramètres de l’Espace Signer – DocuSign eSignature Admin. Si
vous ne pouvez suivre les instructions de ce guide, cette fonctionnalité doit être activée dans eSignature
Admin ou il est possible qu’elle ne soit pas disponible pour votre compte. Pour demander que cette
fonctionnalité soit ajoutée à votre compte, contactez votre administrateur de compte ou l’assistance clientèle
DocuSign. Visitez la page web de notre service d’assistance pour en savoir plus sur les options permettant de
contacter le service clientèle.

Les expéditeurs peuvent utiliser l’API et les sections intelligentes pour plus de personnalisation, notamment les
sections réductibles, la pagination et le formatage adaptatif des tableaux. Les intégrations API ont également
l’option d’utiliser le code HTML personnalisé. Pour plus d’informations, consultez Vue d’ensemble de l’API de
l’Espace Signer adaptatif.

SOMMAI RE
Envoyer un document adaptatif
Bonnes pratiques de la signature adaptative
Désactiver la signature adaptive
Rubriques connexes

Envoyer un document adaptatif


Avant d’envoyer un document adaptatif, prévisualisez le formatage de tous les types d’appareils pour vous assurer
qu’il s’affiche correctement.

1. Commencez une enveloppe selon la procédure habituelle en ajoutant des fichiers, des destinataires et des
messages.

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2. Cochez les OPTIONS AVANCÉES pour confirmer que la signature adaptative est activée sur votre enveloppe :

a. Sélectionnez OPTIONS AVANCÉES dans la barre de menu en haut de l’écran.

b. En mode Options avancées, faites défiler jusqu’à la consultation adaptée au mobile avec signature
réactive et assurez-vous que cette option est sélectionnée.
c. Sélectionnez ENREGISTRER.

3. Sélectionnez SUIVANT.

4. Dans la vue du Champ Ajout, sélectionnez APERÇU DU DESTINATAIRE.

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5. Sélectionnez le type d’appareil pour prévisualiser le document. Vous pouvez aussi désactiver la vue mobile
pour afficher le document sans mise en forme adaptée pour appareils mobiles.

Remarque : Pour vous assurer que la mise en forme soit correcte, consultez Bonnes pratiques de la
signature adaptive.

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6. Lorsque vous avez terminé, fermez l’aperçu pour revenir à l’écran de préparation.

7. Poursuivez la préparation du document en ajoutant des champs pour vos destinataires, puis cliquez sur
ENVOYER.

Bonnes pratiques de la signature adaptative


Quand vous utilisez la signature adaptative, sachez tout d’abord que certains documents y sont mieux
prédisposés que d’autres. Pour vous assurer que les documents s’affichent correctement du coté des signataires,
Il existe quelques principes de base.

Remarque : Pour en savoir plus sur l’Espace Signer adaptatif de DocuSign et des bonnes pratiques,
consultez « Design et bonnes pratiques de l’application de signature adaptative » sur le Marché de la
connaissance DocuSign. Vous serez invité à vous identifier en utilisant votre e-mail et mot de passe DocuSign
pour accéder à ce contenu.

La signature adaptive est un choix excellent pour les documents possédants les caractéristiques suivantes :

• De gros blocs de texte : le texte s’ajuste naturellement à la taille, la police et la couleur spécifiées du document
d’origine.
• Des tableaux structurés de façon régulière et cohérente : les colonnes sont préservées et le texte est ajusté
pour s’adapter à l’écran.
• Des champs : les champs sont redimensionnés facilement lorsqu’ils sont placés en ligne, sans chevauchement.
• Des images : les images sont redimensionnées de sorte qu’elles remplissent l’écran sans besoin d’avoir à
défiler.

Si vous rencontrez des problèmes d’affichage, essayez de faire les modifications suivantes à votre document,
avant de le charger sur DocuSign :

• Évitez du texte aligné à droite ou qui se chevauche.


• Les tableaux très larges avec des rangs particuliers ou des colonnes fusionnées peuvent ne pas s’afficher
correctement. Assurez-vous que les tableaux sont uniformes.
• Ajoutez des sauts de page ou des espaces blancs pour vous assurer que les tableaux ne se scindent pas sur
plusieurs pages.
• Assurez-vous que les champs ne se superposent pas afin d’éviter tout problème d’affichage potentiel.

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• Éviter les lignes de signature, elles ne s’ajustent pas bien à l’échelle. (par exemple « Signature :
____________ »)

Remarque : Pour des options de personnalisation supplémentaires, les intégrations API peuvent utiliser des
sections intelligentes ou un HTML personnalisé. Pour plus d’informations, consultez Vue d’ensemble de l’API
de l’Espace Signer adaptatif.

Désactiver la signature adaptative


Vous pouvez désactiver la signature adaptative sur une enveloppe, au cas par cas, dans les Options avancées.

1. Lors de la préparation d’une enveloppe, cliquez sur Modifier à coté des « Options avancées ».

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2. Décochez la case Autoriser les destinataires à consulter des documents plus facilement sur un appareil
mobile, puis cliquez sur ENREGISTRER.

3. Poursuivez la préparation du document en ajoutant des destinataires et des champs, puis cliquez sur
ENVOYER.
La signature adaptative est désactivée pour tous les documents contenus dans l’enveloppe.

Rubriques connexes
• Vue d’ensemble de l’API de l’Espace Signer adaptatif. Les expéditeurs peuvent utiliser l’API et les sections
intelligentes pour une personnalisation plus poussée. Les intégrations API ont également l’option d’utiliser le
code HTML personnalisé.
• Bonnes pratiques concernant l’application et la mise en œuvre de l’Espace Signer adaptatif. Pour en savoir
plus sur l’Espace Signer adaptatif de DocuSign et ses bonnes pratiques, consultez ce livre blanc disponible
sur le Marché de la connaissance DocuSign.
• Sections intelligentes. Les sections intelligentes sont des options de formatage spéciales pour les documents
adaptatifs.

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Sections intelligentes
Si votre compte utilise la signature adaptative, les sections intelligentes proposent des contrôles
supplémentaires que vous pouvez utiliser pour rendre encore plus faciles la visualisation et la signature de
documents HTML adaptatifs pour les signataires mobiles.

SOM MAI RE
Vue d’ensemble
Prérequis
Ajouter des sections développables aux documents
Comment les signataires mobiles signent des documents avec des sections intelligentes
Rubriques connexes

Vue d’ensemble
Lorsque votre document est affiché sur un petit écran, la fonctionnalité signature adaptative de DocuSign peut le
convertir en HTML. Cela améliore considérablement la lisibilité et la navigation sur les écrans à format réduit. Dans
le cadre de la signature adaptative, vous pouvez ajouter des contrôles de sections intelligentes pour améliorer
encore l’expérience de signature. Aujourd’hui, DocuSign propose des sections développables, que vous pouvez
utiliser pour réduire les parties de votre document qui ne sont pas primordiales pour votre signataire, telles que du
contenu standard ou des expressions passe-partout.

Vous pouvez ajouter des contrôles de sections intelligentes aux documents d’enveloppes et aux modèles. Utilisez
l’option « Aperçu du destinataire » pour voir à quoi ressembleront vos contrôles, du point de vue des signataires
mobiles. Les sections intelligentes sont appliquées à tous les destinataires ; vous ne pouvez pas ajouter de
sections intelligentes pour des destinataires individuels.

Les signataires peuvent choisir de développer ces sections lorsqu’ils examinent vos documents. Les sections
développables ne fonctionnent que lors de la session de signature. Une fois votre document complété, il est
restauré au format PDF standard, avec tout le contenu et les champs complétés entièrement visibles.

Lorsqu’un signataire choisit de développer et d’afficher une section, ces événements sont consignés dans
l’historique de l’enveloppe et le certificat de réalisation.

Remarque : Certaines fonctionnalités avancées et options ne sont prises en charge que dans des forfaits
DocuSign spécifiques. Votre forfait peut ne pas prendre en charge certaines options traitées dans cette
rubrique. Pour en savoir plus sur les options disponibles pour votre compte, contactez votre administrateur de
compte ou l’assistance clientèle DocuSign. Visitez la page web de notre service d’assistance pour en savoir
plus sur les options permettant de contacter le service clientèle.

Prérequis
Pour pouvoir appliquer et utiliser sur votre document des contrôles de sections intelligentes, les conditions
préalables suivantes doivent être remplies :

• L’espace Signer adaptatif doit être activé. La fonctionnalité doit être activée par l’administrateur de votre
compte et doit être aussi activée pour l’enveloppe que vous envoyez. Consultez le guide Espace Signer
adaptatif pour plus d’informations.
• Les signataires doivent afficher votre document au format mobile. Les signataires utilisant de petits écrans
ou des fenêtres de navigateur à largeur réduite peuvent décider de ne pas utiliser le mode d’affichage optimisé

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pour mobile (signature adaptative). S’ils choisissent de désactiver l’affichage optimisé pour mobile, les sections
intelligentes ne seront pas affichées et le format du document original sera affiché.

Ajouter des sections développables aux documents adaptatifs

1. Commencez une enveloppe selon la procédure habituelle en ajoutant des fichiers, des destinataires et des
messages.

2. Cochez les OPTIONS AVANCÉES pour confirmer que la signature adaptative est activée sur votre enveloppe :

a. Sélectionnez OPTIONS AVANCÉES dans la barre de menu en haut de l’écran.

b. En mode Options avancées, faites défiler jusqu’à la consultation adaptée au mobile avec signature
réactive et assurez-vous que cette option est sélectionnée.
c. Sélectionnez ENREGISTRER.

3. Cliquez sur SUIVANT pour passer à la vue « Ajouter des champs ».

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4. Dans la vue « Ajouter des champs », sélectionnez l’onglet Sections intelligentes dans le panneau de
navigation de gauche.

5. Cliquez et faites glisser le contrôle Section développable sur votre document, puis posez-le sur une section
de texte que vous souhaitez réduire pour vos signataires mobiles.

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Guide de l’utilisateur DocuSign eSignature 58

6. Utilisez les poignées de dimensionnement pour élargir la section afin d’englober autant de texte du document
que vous souhaitez réduire.

7. (Facultatif) Modifier l’étiquette de section par défaut. Le nom de l’étiquette s’affiche aux signataires lorsque la
section est réduite. Le fait de fournir un nom descriptif peut donner à vos signataires une idée de ce que le
contenu réduit peut être.

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Guide de l’utilisateur DocuSign eSignature 59

8. Utilisez la fonctionnalité d’aperçu pour voir comment votre document et la section s’afficheront en HTML dans
l’Espace Signer adaptatif.
a) Cliquez sur le bouton APERÇU DU DESTINATAIRE dans la barre de navigation supérieure, ou cliquez sur
l’icône Aperçu dans le panneau de propriétés de la section développable.

b) Dans l’aperçu, sélectionnez l’aperçu sur tablette ou sur téléphone mobile et vérifiez que l’option Affichage
Mobile est sélectionnée.
c) Votre document s’affiche en HTML et la section est réduite par défaut. Vous pouvez la développer et voir
comment elle s’affichera aux signataires.
d) Fermez l’aperçu en cliquant sur le « X » dans le coin supérieur droit.

9. Ajouter d’autres sections développables au besoin. Certaines choses à garder à l’esprit :

• Les sections ne peuvent pas se chevaucher.


• Vous pouvez ajouter des champs à l’intérieur des limites d’une section développable.
• Vous pouvez ajouter plusieurs sections par page et les sections peuvent s’étendre à travers les pages.

Comment les signataires mobiles signent des documents avec des sections intelligentes
Lorsque vous envoyez des documents avec des sections intelligentes, voici comment vos signataires interagissent
avec elles et ce qu’ils voient.

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1. Les destinataires mobiles voient votre document converti en un format HTML adapté pour mobile.

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2. Les sections développables que vous avez appliquées sont affichées dans leur état réduit ; le signataire peut
développer n’importe quelle section au choix.

3. Si vous avez disposé un champ obligatoire à l’intérieur d’une section réduite, le fait de naviguer vers le champ
développe automatiquement la section.

Rubriques connexes
• Espace Signer adaptatif. Comment envoyer un document adaptatif et les bonnes pratiques de l’Espace Signer
adaptatif.
• Vue d’ensemble de l’API de l’Espace Signer adaptatif. Informations sur l’API de l’Espace Signer adaptatif.
• Bonnes pratiques concernant l’application et la mise en œuvre de l’Espace Signer adaptatif. Un livre blanc
DocuSign du Marché de la connaissance sur l’Espace Signer adaptatif de DocuSign et ses bonnes pratiques.

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Ajouter des destinataires


Après avoir sélectionné les documents à envoyer, vous ajoutez les destinataires qui recevront et signeront votre
document ou recevront juste une copie. Vous fournissez l’adresse e-mail et le nom de chaque destinataire. Les
destinataires n’ont pas besoin d’un compte DocuSign. Même sans posséder de compte, ils peuvent toujours ouvrir
votre document et le signer.

SOMMAI RE
Ajout de destinataires (procédure de base)
Quelles sont les différentes actions que vous pouvez attribuer aux destinataires ? (vidéo)
Utiliser la liste des contacts pour ajouter des destinataires
Recevoir la copie d’un document complété
Inclure le même destinataire plus d’une fois
Envoyer un document à deux personnes qui partagent la même adresse e-mail

Pour ajouter des destinataires

1. Dans la vue de préparation, saisissez l’adresse e-mail et le nom du premier destinataire.

Remarque : Pour ajouter un destinataire de fax, consultez le guide Faxer des documents à signer.

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2. Pour définir les actions appropriées pour le destinataire, choisissez une des valeurs suivantes de la liste
déroulante :

Destinataires de documents :

• Doit signer – le destinataire doit compléter les champs obligatoires qui lui sont assignés, comme les
champs signature, paraphe ou date.
• Signataire en personne – un détenteur de compte DocuSign héberge la session de signature pour le
destinataire. En savoir plus…
• Reçoit une copie – le destinataire reçoit une copie, sans autre action requise.
• Doit consulter – le destinataire doit ouvrir et afficher le document.

Destinataires gestionnaires : En savoir plus…

• Spécifie les destinataires – le destinataire peut remplir le nom et l’adresse e-mail du rôle des destinataires
qui sont à la même position ou postérieure dans l’ordre de signature.
• Met à jour les destinataires – le destinataire peut modifier les détails du destinataire pour tous les
destinataires restants dans l’ordre de signature.
• Autorise à modifier – le destinataire peut modifier les destinataires ou les documents (corriger) dans une
enveloppe en cours. Ce destinataire doit avoir un compte DocuSign valide.

3. Pour ajouter des rangs de destinataire supplémentaires, cliquez sur AJOUTER UN DESTINATAIRE.

Conseil : Pour vous ajouter vous-même en tant que destinataire sur un document, saisissez « @me » dans
le champ Nom. Ou cliquez simplement dans le champ Nom, puis sélectionnez votre nom et e-mail dans la
fenêtre contextuelle:

4. (Facultatif) Spécifiez un ordre de signature pour les destinataires pour contrôler l’ordre dans lequel vos
destinataires reçoivent et signent vos documents. Pour plus d’informations, consultez le guide Définir un ordre
de signature.

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5. (Facultatif) Pour exiger d’un destinataire qu’il fournisse des renseignements supplémentaires pour s’identifier
pendant le processus de signature, ajoutez une méthode d’authentification :
a) Dans le rang du destinataire, cliquez sur PERSONNALISER, puis sélectionnez Ajouter une vérification
d’identité.

b) Sélectionnez pour le destinataire une méthode d’authentification et remplissez les champs requis. En savoir
plus…
c) Cliquez sur Fermer pour réduire les informations d’authentification.
Les détails récapitulatifs de l’authentification apparaissent sous les informations du destinataire.

Remarque : Pour une sécurité améliorée, vous pouvez ajouter à la fois un code d’accès et une méthode de
vérification d’identité (appel téléphonique, SMS ou fondée sur la connaissance).

Retour au début

Vidéo sur les actions du destinataire


Vous pouvez attribuer différentes actions aux destinataires de votre document, comme signer ou simplement
recevoir une copie. Voici une vidéo de deux minutes sur les différentes actions que vous pouvez attribuer :

Cliquez ici pour voir la vidéo

Remarque : L’action de destinataire Doit consulter équivaut à la fonctionnalité Accuser réception de l’interface
classique. Certaines actions de destinataires sont disponibles uniquement pour certains forfaits et peuvent ne
pas être incluses dans votre compte.

Retour au début

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Utiliser la liste des contacts pour ajouter des destinataires


Votre compte DocuSign eSignature comprend une liste de contacts. Vous pouvez sélectionner dans votre liste de
contacts les destinataires pour les ajouter comme destinataires d’une enveloppe. Vos paramètres d’autorisation
contrôlent les types de contacts auxquels vous avez accès.

Remarque : Si vos paramètres d’autorisation vous permettent de créer des contacts personnels, quand vous
envoyez une enveloppe, les destinataires sont automatiquement ajoutés à votre liste de contacts, de sorte que
vous n’avez à saisir ses coordonnées qu’une seule fois.

Pour utiliser la liste des contacts pour ajouter des destinataires

1. Dans la vue préparation, cliquez sur Ajouter à partir des contacts situé en haut à droite des destinataires.

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2. Selon vos autorisations utilisateur et les paramètres de votre compte, vous pouvez rechercher et sélectionner
des contacts dans les catégories suivantes :

• Carnet d’adresses : en fonction de vos autorisations, votre carnet d’adresses peut contenir des contacts
personnels, des contacts partagés avec vous et des groupes de signature globaux.
• Annuaire : contient tous les utilisateurs actifs sur votre compte. Les administrateurs DocuSign ont toujours
accès à l’annuaire ; pour les autres utilisateurs, votre administrateur DocuSign doit activer la fonctionnalité
pour votre compte.

3. Pour ajouter les contacts sélectionnés à votre enveloppe, cliquez sur APPLIQUER LA SÉLECTION.
Les contacts que vous avez sélectionnés sont ajoutés à votre enveloppe en tant que destinataires, avec l’action
par défaut Doit signer.

4. Si nécessaire, modifiez l’action requise de chaque destinataire afin de spécifier leur responsabilité pour votre
enveloppe.

Retour au début

Recevoir une copie du document complété


Vous pouvez configurer votre compte et vos préférences personnelles de manière à recevoir automatiquement une
copie des documents complétés par e-mail. Si l’administrateur de votre compte active l’envoi au format PDF avec
la notification par e-mail de document complété et que vous optez pour cette dernière fonction, vous recevrez une
copie des documents par e-mail une fois que tous les destinataires les auront signés.

Si vous n’avez pas besoin de signer le document, il n’est pas nécessaire de vous ajouter vous-même en tant que
destinataire. Vous pouvez toujours consulter ou télécharger le document complété à partir de votre compte
DocuSign ou utiliser la copie qui vous a été envoyée avec la notification « complété »par e-mail.

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Inclure le même destinataire plus d’une fois


Si vous devez envoyer des documents plusieurs fois à la même personne, vous devez indiquer un ordre de
signature. Le même destinataire ne peut pas apparaître plusieurs fois à la même position dans l’ordre
d’acheminement.

1. Dans la vue de préparation, cochez la case Configurer l’ordre de signature.

2. Ajoutez vos destinataires, y compris le destinataire ajouté plusieurs fois.

3. Adaptez l’ordre d’acheminement et le type de destinataire, au besoin.

Retour au début

Envoyer une enveloppe à deux destinataires à la même adresse e-mail


Avec DocuSign, vous pouvez facilement envoyer des documents à signer à deux personnes qui partagent la même
adresse e-mail. Vous ajoutez les deux parties en tant que destinataires, en utilisant la même adresse e-mail et
leurs noms. Vous attribuez des champs de signature, date, etc. à chaque personne.

Chaque destinataire reçoit une notification par e-mail à l’adresse e-mail partagée. L’e-mail contient un lien unique
permettant de consulter les documents et les champs de signature dédiés au destinataire.

Lorsque vous envoyez une enveloppe, les destinataires sont ajoutés à votre liste de contacts. Lorsque vous
saisirez à nouveau cette adresse e-mail partagée pour le destinataire, les deux destinataires apparaîtront dans les
contacts suggérés. Vous pourrez alors sélectionner le destinataire approprié.

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Pour ajouter plusieurs destinataires possédant la même adresse e-mail

1. Dans la vue de préparation, saisissez le nom et l’adresse e-mail du premier destinataire.

2. Cliquez sur AJOUTER UN DESTINATAIRE.

3. Saisissez le nom du nouveau destinataire, ainsi que la même adresse que celle ajoutée pour le premier
destinataire.

Retour au début

Étape précédente : Ajouter des fichiers Prochaine étape : Ajouter des champs personnalisés
d’enveloppe

Remise par SMS pour les notifications


Grâce à la remise par SMS, vous pouvez contacter vos signataires où qu’ils se trouvent et de la manière qu’ils
préfèrent via des notifications en temps réel envoyées directement sur leur appareil mobile. Ainsi, ils peuvent
ouvrir et signer rapidement des documents. Quelques avantages clés de la remise par SMS :

• Réduction de la durée de réalisation des accords


• Possibilité de contacter les signataires qui n’ont pas d’adresse e-mail ou qui ne souhaitent pas l’utiliser
• Augmentation des taux de transactions réussies

Remarque : La remise par SMS est disponible en tant que module complémentaire distinct pour les forfaits
direct DocuSign eSignature standard ou supérieurs. Contactez le service commercial DocuSign afin de vous
renseigner sur la disponibilité de ce module pour votre compte.

SOMMAI RE
Pour envoyer une enveloppe avec la remise par SMS
Limites et remarques
Signature par SMS et dépannage des problèmes de remise

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Pour envoyer une enveloppe avec la remise par SMS


Vous pouvez sélectionner la remise par e-mail + SMS pour les types de destinataires de base suivants :

• Doit signer
• Reçoit une copie
• Doit consulter

Remarque : La remise par SMS uniquement sera disponible dans des versions à venir ; pour le moment,
seules les options E-mail uniquement ou E-mail + SMS sont disponibles.

1. Créez une nouvelle enveloppe comme indiqué dans Commencer une enveloppe et ajoutez des documents
comme d’habitude.

2. Ajoutez un destinataire et saisissez son nom et son adresse e–mail.

3. Pour ajouter la remise par SMS, sélectionnez la liste déroulante Remise, puis sélectionnez E-mail + SMS.

4. Saisissez le numéro de téléphone du destinataire dans le champ approprié.

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5. Terminez la préparation de votre enveloppe comme d’habitude et envoyez-la.


Les destinataires de la remise par e-mail + SMS reçoivent à la fois une notification par e-mail standard et un
SMS. Ils peuvent utiliser n’importe quelle notification pour ouvrir l’enveloppe et consulter et signer les
documents.

Limites et remarques
Voici quelques informations supplémentaires à prendre en compte lorsque vous utilisez la remise par SMS pour
vos enveloppes :

Limites :

• Types de destinataires limités. La remise par SMS ne peut être appliquée qu’aux destinataires Doit signer,
Doit consulter et Reçoit une copie.
• Cinq (5) destinataires SMS par enveloppe au maximum. Le nombre maximum de destinataires de remise
par SMS est limité à cinq.
• Cinquante (50) notifications par SMS par enveloppe au maximum. Comme limitation d’utilisation
raisonnable, une enveloppe contenant au moins un destinataire de remise par SMS peut générer jusqu’à
50 notifications par SMS. Ces notifications contiennent toutes les communications garantissant une expérience
optimale aux signataires, y compris les demandes de signature, les rappels, l’expiration, les réalisations, les
nettoyages, les commentaires et plus encore. Les notifications par e-mail seront toujours envoyées une fois la
limite de 50 notifications par SMS atteinte. La vue Détails de l’enveloppe indiquera que les messages SMS ont
été suspendus en raison de la limite.
• Vérification d’identité par appel téléphonique et SMS. La remise par SMS n’est pas compatible avec les
méthodes d’authentification par numéro de téléphone. Ces méthodes ne sont pas disponibles pour les
destinataires de remise par SMS, car elles enverraient les demandes d’authentification sur le même canal de
communication que les notifications par SMS et n’offriraient dès lors pas le niveau de sécurité supplémentaire
prévu.

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• Messages aux destinataires. Les messages spécifiés par l’expéditeur ne sont pas inclus avec les notifications
par SMS. Cela comprend les messages d’e-mails à tous les destinataires et les messages privés définis sur
l’enveloppe ou le modèle. Les messages sont toujours inclus dans la notification par e-mail et s’affichent
lorsque les destinataires ouvrent les documents pour les consulter et les signer.
• Groupes de signature. Un destinataire de groupe de signature ne peut pas utiliser la remise par SMS.
• PowerForms. La remise par SMS est prise en charge par les modèles, mais il n’est pas possible de l’utiliser
avec les PowerForms.
• Envoi groupé. Il n’est pas possible de spécifier la remise par SMS pour les destinataires d’envoi groupé.

Autres remarques :

• Désinscription. Les destinataires peuvent choisir de se désinscrire des notifications par SMS. Le cas échéant,
il ne sera plus possible de leur envoyer des notifications de remise par SMS tant qu’ils ne se seront pas
réinscrits. Cela n’affecte pas les notifications par e-mail. Vous trouverez des instructions pour la désinscription
sur cette page d’assistance. Vous pouvez la partager avec vos signataires s’ils ont besoin d’aide.
• Rapports. Un reporting en self-service de base pour une utilisation de remise de SMS est disponible par le
biais des Rapports de eSignature. Voir Liste des rapports standard pour des informations concernant le
rapport d’utilisation de remise de SMS.
• Timing des notifications. Si la remise par SMS est activée sur votre compte, toutes les notifications
d’enveloppes automatiques sont envoyées à peu près au même moment que vous envoyez l’enveloppe
originale. Par exemple, si vous envoyez l’enveloppe à 15 h, toutes les notifications par e-mail et par SMS seront
émises aux environs de 15 h. Cela permet d’éviter que les SMS soient envoyés aux alentours de minuit, cette
heure correspondant au programme normal pour les enveloppes à remise par e-mail uniquement. La
modification du timing s’applique à toutes les enveloppes envoyées à partir du compte, qu’elles incluent un
destinataire de remise par SMS ou non.
• Texte des notifications. Le texte des notifications par SMS est contrôlé par le service SMS de DocuSign et ne
peut pas être personnalisé.
• Autoriser l’Espace Signer mobile. Le paramètre de l’Espace Signer Autoriser les destinataires à signer sur
un appareil mobile doit être activé sur le compte de l’expéditeur. Si ce paramètre n’est pas activé, les
signataires recevant une notification par SMS obtiendront une erreur s’ils essaient de signer un document à
l’aide du lien fourni dans le SMS.
• DocuSign Part 11 comptes. Si le module DocuSign Part 11 est activé dans le compte de l’expéditeur, les
destinataires doivent posséder un compte DocuSign pour être éligibles à la remise de SMS. Pour les
destinataires ne possédant pas de compte, une livraison par e-mail fonctionnera comme à l’accoutumée, mais
la fourniture par SMS sera bloquée pour l’envoi.

Signature par SMS et dépannage des problèmes de remise


Les destinataires de la remise par SMS reçoivent un SMS au numéro de téléphone mobile que vous spécifiez en
plus de la notification par e-mail standard. Ils peuvent consulter et signer vos documents à partir de n’importe
quelle notification.

Le message texte SMS suit ce format général :

[UserName de l’expéditeur] de [Nom de compte] vous a envoyé un document DocuSign


« [Nom du premier Document] » à lire et signer : [Lien pour la signature]

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Remarque : Il existe plusieurs messages de notification différents, p. ex. la demande de signer, les rappels,
les enveloppes achevées, et plus encore. Chacun à son phrasé propre et unique, mais tous reflètent ce
message général identité l’expéditeur, le nom du compte de l’expéditeur et le nom du document.

Toutes les notifications sont émises à peu près au même moment que vous envoyez l’enveloppe originale. Par
exemple, si vous envoyez l’enveloppe à 15 h, toutes les notifications par e-mail et par SMS seront émises aux
environs de 15 h. La modification du timing s’applique à toutes les enveloppes envoyées à partir du compte,
qu’elles incluent un destinataire de remise par SMS ou non.

Remarque : Pour plus d’informations sur la manière de signer un document à l’aide d’une notification par
SMS, consultez le Guide de la signature par SMS.

Problèmes de remise
Vous trouverez ci-dessous quelques problèmes de remise fréquents que vous pourriez rencontrer ainsi que des
informations pour vous aider à les résoudre.

• Le destinataire ne reçoit pas les messages de remise par SMS.

◦ Le destinataire a choisi de ne pas recevoir de SMS. Le destinataire doit se réinscrire pour recevoir les
futures notifications par SMS. Vous trouverez des instructions pour la désinscription sur cette page
d’assistance. Vous pouvez la partager avec vos signataires s’ils ont besoin d’aide.
◦ Le numéro de téléphone du destinataire n’est pas valide. L’échec de la remise d’un SMS renvoie le statut
« Réponse automatique » dans les détails et l’historique de l’enveloppe. Vous pouvez utiliser la fonctionnalité
adéquate pour mettre à jour le numéro de téléphone et renvoyer le SMS.
◦ L’enveloppe a déjà généré 50 notifications par SMS, ce qui est la limite autorisée par enveloppe.
• L’option pour sélectionner la remise par SMS n’est pas disponible pour un destinataire.

◦ Le type de destinataire n’est pas l’un des types pris en charge, à savoir Doit signer, Doit consulter, Reçoit
une copie.
◦ Le destinataire est un groupe de signature et ne prend pas en charge la remise par SMS.
◦ L’enveloppe contient déjà cinq destinataires de remise par SMS. Il s’agit de la limite maximale autorisée par
enveloppe.

• Un message d’erreur s’affiche lors de l’ajout d’un numéro de téléphone pour un destinataire de remise
par SMS.

◦ Le destinataire a choisi de ne pas recevoir de SMS DocuSign.

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◦ Le destinataire doit se réinscrire au service SMS DocuSign avant que vous ne puissiez lui envoyer une
enveloppe à l’aide de la remise par SMS.
◦ Vous trouverez des instructions pour la désinscription sur cette page d’assistance. Vous pouvez la partager
avec vos signataires s’ils ont besoin d’aide.
◦ Vous pouvez également changer le mode de Remise par E-mail uniquement.

Faxer des documents à signer


Vous pouvez faxer des documents à un signataire et suivre la transaction via votre compte DocuSign. Ce guide
explique comment fonctionne l’envoi de documents à signer par fax.

SOMMA IR E
Faxer des documents à signer
Suivre l’état d’une enveloppe faxée
Comment fonctionne l’envoi de fax
Restrictions et limitations de cette fonctionnalité
Combien de fois DocuSign tentera de recomposer un numéro de fax ?

Remarque : Cette fonctionnalité doit être activée sur votre compte par votre administrateur DocuSign. Si vous
ne pouvez pas suivre les instructions de cette rubrique, contactez votre administrateur pour obtenir de l’aide.
Les administrateurs peuvent consulter Paramètres de l’Espace Envoyer pour plus d’informations.

Pour faxer des documents à signer

1. Créez comme d’habitude une nouvelle enveloppe, en ajoutant les documents que les destinataires doivent
consulter et signer.

2. Pour ajouter un destinataire fax, sélectionnez d’abord l’option Fax dans la liste déroulante.

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3. Saisissez le nom et le numéro de fax du destinataire fax.

Remarque : Si vous sélectionnez un contact dans votre liste de contacts pour lequel un numéro de fax est
renseigné, ce numéro est rempli automatiquement dans le champ numéro de fax.

4. Définissez l’action du destinataire fax soit en Doit signer ou en Reçoit une copie.

5. Pour ajouter une note au destinataire de fax sur la feuille de couverture de fax, cliquez sur Plus et sélectionnez
Ajouter un message privé puis saisissez votre message.

Conseil : Utilisez le message privé pour demander au destinataire du fax de renvoyer le document signé
avec la feuille de couverture de fax DocuSign. Si le destinataire du fax n’utilise pas la feuille de couverture
de fax fournie et faxe le document normalement, les actions du destinataire fax ne seront pas enregistrées
dans votre compte DocuSign.

6. Si vous avez ajouté d’autres destinataires e-mail, vous pouvez saisir le message dans la section Message à
tous les destinataires. Les destinataires fax ne voient pas le message électronique.

7. Cliquez sur SUIVANT pour passer à la vue Ajouter des champs.

8. Si vous avez ajouté d’autres destinataires e-mail, ajoutez-leur des champs, et apportez tout autre ajustement
aux documents si nécessaires, tel que faire pivoter ou supprimer des pages.

9. Envoyez l’enveloppe.

10. Lorsque le destinataire fax reçoit le fax, il complète le document, puis le renvoie par fax à DocuSign en utilisant
la feuille de couverture fournie.

Important : Le destinataire du fax doit utiliser la feuille de couverture de fax fournie et faxer les documents
complétés au numéro de téléphone indiqué sur la feuille de couverture. Des numéros sont prévus pour
différentes géolocalisations.

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Pour suivre l’état d’une enveloppe faxée


Une fois que vous envoyez une enveloppe à un destinataire fax, vous pouvez suivre les progrès comme vous le
feriez pour tout destinataire e-mail régulier.

• Afficher l’état du destinataire dans Détails – Repérez l’enveloppe dans votre liste Gérer et cliquez dessus
pour ouvrir la vue Détails. Les coordonnées du destinataire fax et les dernières actions sur l’enveloppe sont
présentées.

• Le fax complété est joint en annexe aux documents envoyés – Dans la vue Détails, le fax renvoyé par le
signataire est ajouté aux documents que vous avez envoyés. Le nom du fichier est « Signed-on-Paper_ » suivi
d’un identité unique. Vous pouvez voir le fichier dans la vue vignette et il est inclus quand vous téléchargez ou
imprimer les documents.

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• L’historique dresse la liste des actions de fax – De la vue Détails, cliquez sur Plus et sélectionnez
Historique. Toutes les actions des destinataires fax sont répertoriées dans l’historique.

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• L’événement de signature est enregistré dans le certificat de réalisation – À partir de l’historique de


l’enveloppe, cliquez sur Afficher le certificat, puis ouvrez le certificat téléchargé.

Fonctionnement
Quand une enveloppe est envoyée à un destinataire de fax, DocuSign ajoute une page de garde et faxe les
documents au numéro de fax du destinataire. Le destinataire signe les documents faxés, remplit la page de garde
de DocuSign, puis faxe les documents remplis à DocuSign en utilisant le numéro indiqué sur la page de garde.

Quand DocuSign reçoit le fax, les documents sont attachés à l’enveloppe et l’enveloppe est complétée ou
envoyée au destinataire suivant dans l’ordre d’acheminement.

L’historique du document et le certificat de réalisation comprennent les actions et les informations du destinataire
de fax dans le cadre de la traçabilité sécurisée de l’enveloppe.

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Important : Le destinataire du fax doit faxer les documents complétés au numéro de téléphone indiqué sur la
feuille de couverture. Des numéros sont prévus pour différentes géolocalisations.

Utiliser un ordre de signature avec des destinataires de fax

Vous pouvez inclure les destinataires fax et e-mail réguliers sur la même enveloppe. L’enveloppe est envoyée aux
destinataires dans l’ordre de signature que vous spécifiez. Quand l’ordre de signature atteint un destinataire fax,
les documents sont transmis par fax au destinataire. Quand le destinataire fax renvoie les documents, l’enveloppe
est envoyée au destinataire dans l’ordre suivant.

Restrictions
• Les destinataires de fax ne peuvent partager la même position dans l’ordre de signature. Le destinataire d’un
fax doit être le seul destinataire dans une position d’ordre d’acheminement spécifique. Cela évite des
problèmes potentiels avec le déroulement des tâches d’enveloppe.
• Pour un destinataire fax, vous ne pouvez pas utiliser d’authentification (code d’accès, fondée sur la
connaissance, téléphonique ou authentification SMS).
• La visibilité du document doit être désactivée de votre compte pour pouvoir spécifier un destinataire fax. Les
administrateurs peuvent se référer à cette rubrique pour obtenir des informations sur la configuration de la
visibilité du document.
• Vous ne pouvez pas ajouter de champs pour les destinataires fax.
• Les destinataires gestionnaires avec les actions de Précise les destinataires, Met à jour les destinataires, ou
Autorise à modifier qui se situe dans l’ordre d’acheminement avant un destinataire fax ne peuvent pas changer
le numéro de fax du destinataire.
• Après qu’une enveloppe est envoyée, vous pouvez corriger un destinataire fax dans l’acheminement en cours
uniquement si la remise de fax échoue. Vous pouvez corriger les destinataires postérieurs dans l’ordre
d’acheminement.

Remarque : Certaines fonctionnalités avancées et options ne sont prises en charge que dans des forfaits
DocuSign spécifiques. Votre forfait peut ne pas prendre en charge certaines options traitées dans cette
rubrique. Pour en savoir plus sur les options disponibles pour votre compte, contactez votre administrateur de
compte ou l’assistance clientèle DocuSign. Visitez la page web de notre service d’assistance pour en savoir
plus sur les options permettant de contacter le service clientèle.

Tentatives de recomposition automatique


DocuSign tente de faxer quatre fois le destinataire. Si à la première tentative le numéro de fax est occupé ou
sonne 10 fois sans réponse, le système essaie de renvoyer le fax 3 minutes plus tard. Si cette tentative échoue, le
système essaie à nouveau 5 minutes plus tard, et si cette tentative échoue, il essaie alors 10 minutes plus tard.
Après quatre tentatives, le fax est considéré comme ayant échoué. En outre, si le système reçoit une réponse
vocale lors de toute tentative, le fax est considéré comme ayant échoué.

Si les tentatives de fax échouent, vous pouvez renvoyer l’enveloppe ou la corriger pour modifier le numéro de fax
et renvoyer l’enveloppe.

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Groupes de signature
Les groupes de signature vous permettent d’envoyer une enveloppe à un groupe de destinataires prédéfini et de
demander à un membre du groupe de signer vos documents. Quand vous envoyez une enveloppe à un groupe de
signature, toute personne du groupe peut l’ouvrir et la signer avec sa propre signature.

Exemple – Autorisation légale

Votre équipe responsable des installations négocie des services et des contrats de location, qui nécessitent
l’autorisation légale d’un membre de l’équipe juridique. Votre administrateur DocuSign crée un groupe de
signature composé des membres de votre équipe juridique interne. Vous utilisez le groupe de signature pour
envoyer le document à l’équipe juridique. Chaque membre du groupe de signature reçoit une notification pour
examiner et signer le contrat. L’un des avocats ouvre le contrat, l’examine puis l’approuve, vous permettant de
compléter le contrat avec le fournisseur.

SOMMA IR E
Comment envoyer une enveloppe à un groupe de signature
Notifications et groupes de signature
Suivre l’activité d’un groupe de signature
Limitations et restrictions
Afficher les groupes de signature dans votre liste de contacts
Paramétrer des groupes de signature

Pour envoyer une enveloppe avec un groupe de signature comme destinataire

1. Créez une nouvelle enveloppe comme indiqué dans Commencer une enveloppe et ajoutez des documents
comme d’habitude.

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2. Pour ajouter le groupe de signature en tant que destinataire, effectuez l’une des opérations suivantes :

• Commencez à saisir le nom du groupe dans le champ Nom et sélectionnez-le dans la fenêtre contextuelle :

• Cliquez sur Ajouter à partir des contacts, sélectionnez la catégorie Carnet d’adresses et recherchez le
groupe que vous souhaitez ajouter en parcourant la liste ou en recherchant le nom du groupe.

3. Terminez la préparation de votre enveloppe comme d’habitude et envoyez-la.


Chaque membre du groupe de signature reçoit une notification par e-mail pour consulter et signer vos
documents. Un seul membre peut compléter la responsabilité de signature.

Ou, si le groupe de signature a été configuré pour utiliser une autre adresse e-mail pour les notifications,
toutes les communications sont envoyées à cette adresse e-mail et non aux membres individuels du groupe.

Notifications et groupes de signature


Le comportement de notification varie selon que le groupe de signature a été configuré ou non pour utiliser une
adresse e-mail alternative pour les notifications.

• Si le groupe utilise une adresse e-mail alternative, alors toutes les communications sont envoyées à cette
adresse et non aux membres individuels du groupe. Les membres du groupe peuvent accéder à l’enveloppe à
partir de leur compte, ou, s’ils ont accès à l’e-mail alternative, ils peuvent utiliser le lien dans la notification par
e-mail mais doivent d’abord s’identifier sur leur compte pour consulter les documents.
• Si le groupe signature n’utilise pas d’adresse e-mail alternative, alors les notifications sont envoyées
comme suit :

◦ Tous les membres d’un groupe de signature reçoivent la notification par e-mail permettant de consulter et
de signer
◦ Tous les membres du groupe reçoivent les notifications de rappel
◦ Quand le document est terminé, tous les membres du groupe reçoivent la notification par e-mail que le
document est complété.

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◦ Si la rectification de document est utilisée, tous les membres du groupe reçoivent une notification des
changements, et tout membre peut examiner et approuver pour le groupe

Suivre l’activité d’un groupe de signature


• Détails de l’enveloppe – La vue Détails liste le groupe de signature comme un destinataire. Toute action sur
l’enveloppe de tous les membres du groupe est enregistrée. Une fois que l’enveloppe est complétée, l’identité
réelle du signataire est indiquée sous le nom du groupe.

• Historique – L’historique reflète l’activité de chaque membre du groupe. Ainsi, par exemple, quand vous
envoyez une enveloppe à un groupe de signature, chaque membre du groupe est répertorié comme ayant reçu
une invitation à la consulter et à la signer.

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• Certificat de réalisation – Les certificats consignent à la fois le groupe de signature utilisé et le nom et les
coordonnées du signataire réel.

Limites
Lors de l’utilisation des groupes de signature, vous devez être conscient des limites et des restrictions suivantes :

• Signature en personne. Vous pouvez utiliser un groupe de signature comme hôte d’un signataire en personne
uniquement si tous les membres du groupe ont un compte DocuSign actif. Vous ne pouvez pas utiliser un
groupe de signature comme un signataire en personne.
• Gestion des groupes. Seuls les administrateurs DocuSign peuvent ajouter, modifier ou supprimer les groupes
de signature. En savoir plus…
• Nouveaux membres du groupe. Si un nouveau membre est ajouté à un groupe de signature, toute enveloppe
en cours dans ce groupe doit être renvoyée pour que le nouveau membre y ait accès.
• Authentification de destinataire. Seule l’authentification par code d’accès est disponible pour les groupes de
signature.
• Changement d’adresse e-mail. Si un membre du groupe de n’importe quel groupe de signature change son
adresse e-mail, votre administrateur de compte doit mettre à jour le groupe pour utiliser la nouvelle adresse.
Dans le cas contraire, les notifications par e-mail envoyées au groupe de signature continueront d’aller vers
l’ancienne adresse e-mail. Si le membre du groupe est titulaire d’un compte DocuSign, les enveloppes
n’apparaîtront pas dans son compte DocuSign sauf si l’adhésion au groupe est mise à jour pour utiliser la
nouvelle adresse e-mail.

Afficher les groupes de signature


Vous pouvez voir les groupes de signature disponibles pour votre compte dans Mes préférences > Compte >
Contacts. Les groupes de signature apparaissent dans la catégorie Carnet d’adresses avec la désignation d’e-
mail « Groupe de signature ».

• Pour afficher la liste des membres d’un groupe de signature, cliquez sur CONSULTER.

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Si un groupe de signature utilise l’adresse e-mail alternative pour l’option de notifications (voir Notifications), cette
information n’est visible qu’aux administrateurs, dans la vue DocuSign eSignature Admin où le groupe signature
est mis en place. Vous ne pouvez pas voir les informations de l’e-mail dans la liste des Contacts du groupe.

Paramétrer des groupes de signature


Les groupes de signature sont configurés dans votre compte par votre administrateur DocuSign. Les
administrateurs peuvent se référer à cette rubrique pour plus d’informations sur la configuration et la gestion des
groupes de signature.

Remarque : Certaines fonctionnalités avancées et options ne sont prises en charge que dans des forfaits
DocuSign spécifiques. Votre forfait peut ne pas prendre en charge certaines options traitées dans cette
rubrique. Pour en savoir plus sur les options disponibles pour votre compte, contactez votre administrateur de
compte ou l’assistance clientèle DocuSign. Visitez la page web de notre service d’assistance pour en savoir
plus sur les options permettant de contacter le service clientèle.

Définir un ordre de signature


Si votre enveloppe comporte plusieurs destinataires, vous pouvez choisir de définir un ordre de signature. L’ordre
de signature vous permet de contrôler l’ordre dans lequel les destinataires reçoivent et signent vos documents.

Un schéma de l’ordre des signatures illustre le mode de distribution aux destinataires.

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Lorsque Configurer l’ordre de signature est activée, vous pouvez spécifier l’ordre d’acheminement des
destinataires. Vous pouvez définir un ordre d’acheminement séquentiel simple dans lequel chaque destinataire ne
reçoit la notification par e-mail qu’une fois que le destinataire précédent a complété son action. Vous pouvez
également combiner un acheminement séquentiel ou parallèle.

Quand vous utilisez un ordre de signature, vous pouvez expédier une enveloppe à la même personne plusieurs
fois. Par exemple, si vous souhaitez envoyer un bon de commande à votre directeur pour qu’il l’approuve, puis le
transmettre au service d’achat pour signature avant d’en retourner une copie à votre directeur.

Lorsque la fonctionnalité Configurer l’ordre de signature est désactivée, tous les destinataires reçoivent le
document en même temps.

EXEMPLE – Acheminement séquentiel


Imaginons que votre entrepreneur indépendant envoie des contrats de cahier des charges au client pour
approbation. Votre client actuel compte deux approbateurs : le responsable du projet et le responsable
financier. Le contrat doit d’abord être approuvé par le responsable du projet avant de recevoir une
approbation finale du responsable financier. Une fois ces deux approbations obtenues, vous souhaitez envoyer
une copie du document au responsable de la comptabilité de votre entreprise. Lorsque la fonction Configurer
l’ordre de signature est activée, vous pouvez définir cet acheminement séquentiel de façon à ce que vos trois
destinataires reçoivent et exécutent votre document l’un après l’autre.

Pour indiquer un ordre des signatures et afficher le schéma

1. Dans la vue de préparation, ajoutez les destinataires.

2. Cochez la case Configurer l’ordre de signature.


Les valeurs d’ordre de signature apparaissent à l’extrémité gauche de la ligne du destinataire. Par défaut,
l’ordre de signature est l’ordre dans lequel vous avez ajouté les destinataires.

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3. Pour modifier l’ordre, saisissez les nouvelles valeurs dans les cases de l’ordre d’acheminement.

4. Pour définir un ordre parallèle de manière à ce que les destinataires reçoivent le document en même temps,
attribuez la même valeur à l’ordre de signature.

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5. Pour afficher une représentation schématique de l’acheminement de votre document vers les destinataires,
cliquez sur le schéma de l’ordre des signatures :

Dans le schéma de l’ordre, chaque destinataire est représenté par son paraphe, en fonction de sa position
dans l’ordre des signatures. Survolez le curseur de la souris sur le cercle de chaque destinataire pour afficher
des informations détaillées.

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Une fois l’enveloppe envoyée, la couleur des cercles des destinataires indique l’état comme suit :

• Blanc – Le destinataire est le suivant dans l’ordre des signatures


• Gris – Destinataires attendant leur tour pour signer
• Vert – Destinataire ayant signé
• Rouge – Problème avec le destinataire. Passez le curseur de la souris sur le cercle d’état pour plus
d’informations, y compris sur l’option Réponse automatique (indique que la notification par e-mail n’a pas
pu être remis au destinataire ; Vérifiez l’adresse e-mail et corrigez-la si nécessaire) : A refusé de signer

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(comprend le motif de non-signature) ; Échec de l’authentification (le destinataire n’a pas pu être
authentifié).

Destinataires gestionnaires
Il peut y avoir des situations où vous, en tant qu’expéditeur, ne savez pas qui sera le signataire éventuel d’un
document ou vous voulez peut-être que quelqu’un suive l’enveloppe et modifie si besoin les coordonnées des
destinataires. Ou vous souhaitez peut-être accorder à quelqu’un d’autre des droits d’édition complets sur une
enveloppe.
Ces scénarios reposent sur trois types de destinataires gestionnaires spéciaux : Spécifie les destinataires, Met à
jour les destinataires et Autorise à modifier.

SOMMA IR E
Quel type de destinataire gestionnaire utiliser ?
Spécifie les destinataires :

◦ Quand utiliser le type Spécifie les destinataires


◦ Configurer une enveloppe pour spécifier des destinataires
◦ Ce que voit le gestionnaire qui spécifie les destinataires
Autorise à modifier :

◦ Quand utiliser le type Autorise à modifier


◦ Configurer une enveloppe pour autoriser à modifier
◦ Ce que voit le gestionnaire qui autorise à modifier
Met à jour les destinataires :

◦ Quand utiliser le type Met à jour les destinataires


◦ Configurer une enveloppe pour mettre à jour les destinataires
◦ Ce que voit le gestionnaire qui met à jour les destinataires

Quel type de destinataire gestionnaire utiliser ?


Afin d’utiliser efficacement cette fonctionnalité, vous devez d’abord identifier le niveau de contrôle et de
responsabilité que vous souhaitez donner au destinataire gestionnaire.

Responsabilité du Compte DocuSign Type de destinataire


Scénario
gestionnaire requis ? gestionnaire
Je ne connais pas Doit fournir le nom et Non Spécifie les destinataires
l’identité d’un signataire, et l’adresse e-mail des
je veux charger quelqu’un destinataires du rôle.
d’autre de fournir les
coordonnées une fois que
j’aurai envoyé l’enveloppe.
Je veux que quelqu’un Peut examiner les Non Met à jour les
d’autre puisse pouvoir destinataires et y apporter destinataires
ajouter ou modifier les des modifications.
coordonnées d’un
destinataire.

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Responsabilité du Compte DocuSign Type de destinataire


Scénario
gestionnaire requis ? gestionnaire
Je veux accorder à un Peut examiner l’enveloppe Oui Autorise à modifier
autre utilisateur de et la corriger sous tous
DocuSign des droits de ses aspects.
corrections complets à
une enveloppe.

Quand utiliser le type Spécifie les destinataires


Spécifier les destinataires doit être utilisé quand vous ne savez pas qui seront les signataires éventuels. Ce
destinataire gestionnaire recevra votre enveloppe et renseignera le nom et l’adresse e-mail de tous les rôles de
destinataires. Quand vous préparez votre enveloppe, vous ajoutez un gestionnaire de type Spécifie les
destinataires, suivi d’un rôle de destinataire que le gestionnaire devra examiner et préciser.

Exemple – Contrat d’intention d’achat immobilier

L’agent immobilier d’un acheteur génère un contrat d’intention d’achat pour initier une vente immobilière.
L’expéditeur dans le diagramme ci-dessus serait l’agent de l’acquéreur. Il prépare un document en utilisant
l’option Spécifie les destinataires avec laquelle il indique le rôle que le vendeur doit signer. Signataire 1 et
Signataire 2 seraient les acheteurs dont l’agent connaît déjà les noms. L’examinateur serait l’agent du vendeur
qui ajouterait l’e-mail et le nom de ce dernier. Le document irait ensuite au vendeur pour la signature finale.

Pour configurer une enveloppe avec un gestionnaire qui spécifie des destinataires

1. Suivez les étapes de base de la préparation d’une enveloppe dans la vue de préparation.

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2. Ajoutez à la position de signature désirée le nom et l’e-mail du destinataire gestionnaire.

3. Sélectionnez Spécifie les destinataires dans la liste déroulante Actions.

4. Sélectionnez Ajouter un destinataire pour ajouter un rôle de destinataire.

5. Ajoutez le nom du rôle. N’ajoutez pas le nom ou l’e-mail du signataire même s’ils sont connus. Ceci doit
être fait par le destinataire gestionnaire quand il recevra votre enveloppe à examiner.

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6. (Facultatif) Ajoutez une sécurité supplémentaire au rôle de destinataire, comme un code d’accès ou une
vérification d’identité.

• Pour la vérification d’identité, laissez ces champs vides afin que le gestionnaire qui spécifie les destinataires
puisse les remplir.
• Pour le code d’accès, vous devez entrer ce code pour qu’il soit appliqué au destinataire ; le destinataire
gestionnaire ne peut ajouter ce code lorsqu’il revoit l’enveloppe.

Remarque : La capacité du destinataire gestionnaire à voir le code d’accès que vous avez envoyé dépend
du paramètre de sécurité de votre compte d’Authentification générale : cachez le code d’accès dans la
commande d’acheminement. S’il est activé, le gestionnaire ne peut voir ce code.

7. Sélectionnez le bouton Suivant.

8. Dans la vue Ajouter des champs, ajoutez tous les champs que le rôle du destinataire devrait afficher ou traiter.
(Aucun champ n’est attribué au destinataire gestionnaire.)

9. Cliquez sur Envoyer.

Ce que voit le gestionnaire qui spécifie les destinataires


Un gestionnaire qui spécifie les destinataires reçoit une notification par e-mail l’invitant à examiner les
destinataires de votre enveloppe.

Après avoir ouvert le document, le gestionnaire est invité à ajouter les noms et les e-mails des destinataires pour
tout destinataire non spécifié. Si le destinataire possède une vérification d’identité nécessitant un numéro de
téléphone, le gestionnaire indique également ce numéro. Le gestionnaire a aussi la possibilité d’ajouter ou de
modifier le message privé.

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Une fois que le gestionnaire a rempli toutes les informations manquantes sur le destinataire, il peut consulter le
document ou sélectionner TERMINER pour envoyer l’enveloppe. Votre enveloppe procède au destinataire suivant
dans l’ordre de signature.

Quand utiliser le type Autorise à modifier


Autorise à modifier devrait être utilisé quand vous voulez accorder à un autre utilisateur DocuSign des droits de
corrections complets à une enveloppe. Ce type de gestionnaire peut modifier l’enveloppe dans son intégralité, en
utilisant le mode approprié pour faire des modifications. Ce type de gestionnaire requiert un compte DocuSign,
mais aucun champ n’est attribué au gestionnaire.

Outre le gestionnaire, vous pouvez ajouter des rôles et des destinataires nominatifs, que le gestionnaire peut
examiner ou modifier, ou vous pouvez envoyer l’enveloppe uniquement au gestionnaire. Le gestionnaire peut
modifier l’enveloppe pour y ajouter des destinataires ou faire d’autres modifications, ou il peut le compléter tel
quel, sans aucune modification.

Exemple – Processus d’examens multiples

L’auxiliaire juridique d’un cabinet d’avocats rédige un contrat pour que ses clients le signent. Le processus
interne exige que l’un des avocats faisant partie du personnel examine le contrat avant qu’il soit envoyé.
L’auxiliaire juridique ajoute l’avocat comme un destinataire (Éditeur) et définit l’option d’Autoriser à modifier.
L’avocat ouvre une session sur son compte DocuSign et clique sur Gérer pour ouvrir la vue des détails de
l’enveloppe et sélectionne le bouton Modifier l’enveloppe. Cela ouvre l’enveloppe en mode correction.

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L’avocat apporte les modifications nécessaires aux champs et aux destinataires puis l’enveloppe mise à jour
est envoyée au client.

Pour configurer une enveloppe avec un gestionnaire qui est autorisé à modifier

1. Suivez les étapes de base de la préparation d’une enveloppe dans la vue de préparation.

2. Ajoutez le nom et l’e-mail du gestionnaire à la position désirée dans l’ordre de signature.

3. Sélectionnez Autorise à modifier dans la liste déroulante Actions.

4. (Facultatif) Ajoutez des rôles de destinataires non précisés pour que le gestionnaire qui autorise à modifier les
remplissent, ou des destinataires nominatifs que le gestionnaire peut examiner ou modifier.
Si vous n’ajoutez pas d’autres destinataires, le gestionnaire recevra votre enveloppe et pourra la modifier pour
ajouter des destinataires ou faire d’autres modifications, ou pourra compléter l’enveloppe telle quelle, sans
modification.

5. Terminez la préparation de votre enveloppe comme d’habitude et envoyez-la.

Ce que voit le gestionnaire qui autorise à modifier


Le gestionnaire autorisé à modifier reçoit une notification par e-mail l’invitant à examiner les destinataires de votre
enveloppe et l’enveloppe est répertoriée dans sa Boîte de Réception DocuSign avec une action GÉRER.

Le gestionnaire clique sur GÉRER pour ouvrir la vue de détail de l’enveloppe. Ici, le gestionnaire peut revoir et
modifier l’enveloppe et, une fois que tous les destinataires ont été spécifiés, la compléter puis l’envoyer au
destinataire suivant.

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• MODIFIER L’ENVELOPPE – Ouvre l’enveloppe en mode correction pour que le gestionnaire puisse fournir le
nom et l’adresse e-mail de tous les rôles de destinataires non spécifiés et puisse apporter toute mise à jour
nécessaire aux destinataires, aux détails de l’enveloppe et aux champs des destinataires. Une fois que le
gestionnaire a terminé de corriger l’enveloppe, sa responsabilité sur l’enveloppe est terminée et elle est
envoyée au destinataire suivant.
• COMPLÉTER ET ENVOYER – Si aucune modification n’est requise, le gestionnaire peut utiliser cette option
pour terminer son action et envoyer l’enveloppe au destinataire suivant. Cette option n’est présente que si tous
les destinataires ont été spécifiés.

Quand utiliser le type Met à jour les destinataires


Le type Met à jour les destinataires doit être utilisé quand vous souhaitez définir un destinataire comme
examinateur des coordonnées d’un autre signataire. Il peut spécifier les détails concernant tout rôle de
destinataires et mettre à jour les renseignements des destinataires nominatifs.

L’examinateur peut modifier l’e-mail, le nom, le code d’accès et le message privé pour tout destinataire tant qu’ils
n’ont pas déjà signé le document. Ils peuvent aussi invalider le document. Ce type de gestionnaire ne peut pas
ajouter de nouveaux destinataires ou changer l’ordre d’acheminement. Ce type de gestionnaire n’a pas besoin de
compte DocuSign.

Une enveloppe avec un gestionnaire de Mise à jour des destinataires retardera l’acheminement à un destinataire
non désigné dans ce rôle uniquement. L’enveloppe ne peut évoluer vers un destinataire de rôle limité jusqu’à ce
que le destinataire complète l’information du destinataire. Toutefois, l’enveloppe passera à un destinataire désigné
occupant les mêmes fonctions que le gestionnaire, ou dans une position suivante, à moins d’une intervention d’un
destinataire non désigné.

Ordre d’acheminement d’enveloppe avec un destinataire gestionnaire

Pour cet ordre d’acheminement, l’enveloppe ira au gestionnaire de Mise à jour des destinataires et ira
immédiatement à la destinataire désignée, Mélanie. Le gestionnaire n’a pas à compléter l’information du
destinataire pour le rôle premier du signataire. Lorsque le gestionnaire destinataire complète les informations
de rôle du signataire, l’enveloppe est envoyée à ce destinataire.

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Pour configurer une enveloppe avec un gestionnaire qui Met à jour des destinataires

1. Suivez les étapes de base de la préparation d’une enveloppe dans la vue de préparation.

2. Ajoutez le nom et l’e-mail du gestionnaire mettant à jour les destinataires à la position désirée dans l’ordre de
signature.

3. Sélectionnez Met à jour les destinataires dans la liste déroulante Actions.

4. Sélectionnez Ajouter un destinataire.

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5. Ajoutez le nom du rôle. Le nom et l’e-mail des rôles de destinataires sont facultatifs. Ils peuvent être ajoutés à
tout moment par le destinataire de type Met à jour les destinataires.

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6. (Facultatif) Vous pouvez limiter les changements de destinataires que le gestionnaire peut faire en verrouillant
les noms ou adresses e-mail des destinataires. Pour tout destinataire, cliquez sur Personnaliser, sélectionnez
Paramètres avancés et marquez les options pour verrouiller les éléments comme désiré.

Par exemple, vous pouvez verrouiller le nom du destinataire pour le préserver comme vous l’avez saisi.
Toutefois, vous souhaitez permettre au destinataire gestionnaire de pouvoir modifier l’adresse e-mail. Vous
verrouillez donc le nom et laissez l’e-mail déverrouillé.

Remarque : Si le nom ou l’e-mail du destinataire n’est pas fourni, soit à l’origine sur le modèle ou renseigné
par l’expéditeur de l’enveloppe, alors le destinataire gestionnaire peut toujours le saisir.

7. (Facultatif) Ajoutez une sécurité supplémentaire au rôle de destinataire, comme un code d’accès ou une
vérification d’identité.

• Pour la vérification des identités, vous pouvez remplir les valeurs de champ ou les laisser vides pour que le
gestionnaire qui met à jour les destinataires puisse les remplir.
• Pour le code d’accès, vous devez entrer ce code pour qu’il soit appliqué au destinataire ; le destinataire
gestionnaire ne peut ajouter ce code lorsqu’il revoit l’enveloppe, mais il peut revoir et modifier la valeur.

8. Terminez la préparation de votre enveloppe comme d’habitude et envoyez-la.

Ce que le destinataire qui Met à jour les destinataires verra


Un gestionnaire mettant à jour des destinataires reçoit une notification par e-mail l’invitant à examiner les
destinataires de votre enveloppe.

Le gestionnaire est invité à ajouter le nom et l’e-mail du destinataire pour tout rôle de destinataire non spécifié. Si
le destinataire possède une vérification d’identité nécessitant un numéro de téléphone, le gestionnaire indique
également ce numéro. Le gestionnaire a aussi la possibilité d’ajouter ou de modifier le message privé.

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Pour tout destinataire nominatif qui n’a pas encore signé, une case à cocher Renvoyer s’affiche. Sélectionner
cette option renvoie à nouveau la notification par e-mail au destinataire, en lui demandant de consulter et de traiter
l’enveloppe.

Une fois que le gestionnaire a terminé de mettre à jour ou de compléter les informations sur le destinataire, il peut
consulter le document ou sélectionner TERMINER pour envoyer l’enveloppe. S’il décide de consulter le document,
il peut invalider la transaction à l’aide du lien AUTRES ACTIONS > Invalider.

Introduction au routage conditionnel


Le routage conditionnel est la première fonctionnalité disponible dans le cadre du routage DocuSign avancé de
destinataires. Cette nouvelle suite de fonctionnalités vous aidera à automatiser votre processus de signature
électronique. Le routage conditionnel vous permet d’acheminer une enveloppe à différentes personnes en fonction
des données qu’elle contient. Ceci évite de configurer manuellement le routage d’enveloppes ou bien d’utiliser des
modèles distincts, chacun ayant son propre routage.

Ce guide fournit une introduction au routage conditionnel. Pour plus d’informations sur la manière d’appliquer un
routage conditionnel à une enveloppe ou à un modèle, consultez Utilisation du routage conditionnel.

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SOMMAI RE
Exemples de cas d’utilisation relatifs au routage conditionnel
Prise en main du routage conditionnel

Exemples de cas d’utilisation relatifs au routage conditionnel


• Commande fournisseur : routage « Autorisations » en fonction de la valeur de la commande.

Dans ce cas d’utilisation simple, une seule autorisation est nécessaire, soit le décideur des autorisations
standard ou le décideur des autorisations d’exceptions. Selon la valeur de la commande, l’enveloppe est
acheminée au décideur approprié.

• Remise de vente : routage « Autorisations » en fonction du pourcentage de la remise

Dans ce cas d’utilisation plus complexe, le nombre des décideurs requis change en fonction du pourcentage
de la remise dans le contrat de vente. Les rabais les plus importants nécessitent plus de niveaux
d’autorisations. L’enveloppe peut ne pas nécessiter de décideur ou peut être acheminée à plusieurs décideurs.

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• Attribution dynamique : routage fondé sur les informations du signataire

Ce cas d’utilisation complexe illustre l’acheminement d’enveloppes en fonction de la désignation du service du


signataire. C’est un scénario courant dans les universités. Dans ce cas, il y a plusieurs destinataires
conditionnels dans le groupe de routage. L’enveloppe est acheminée au responsable du département
approprié en fonction du nom de l’élève qui remplit les formulaires.

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Prise en main du routage conditionnel


Pour pouvoir utiliser le routage conditionnel, la fonctionnalité doit être disponible dans votre forfait de compte et
activée par l’administrateur de votre compte.

• Le routage conditionnel n’est inclus que dans certains types forfaits avancés. Il est également
disponible en tant que module complémentaire de plan facultatif. Si vous n’avez pas accès à la
fonctionnalité, contactez votre administrateur DocuSign pour obtenir de l’aide. Si vous êtes un administrateur,
contactez le service clientèle DocuSign.
• Le routage conditionnel doit être activé dans votre compte. Votre administrateur de compte peut activer
cette fonctionnalité à partir de la vue Paramètres de DocuSign eSignature, sous Paramètres de l’Espace
Envoyer > Champs et propriétés :

L’option ne s’affiche que si la fonctionnalité est disponible dans votre compte. Pour plus d’informations, les
administrateurs peuvent consulter le guide des Paramètres de l’Espace Envoyer.

Utilisation du routage conditionnel


Le routage conditionnel est la première fonctionnalité disponible dans le cadre du routage DocuSign avancé de
destinataires. Cette nouvelle suite de fonctionnalités vous aidera à automatiser votre processus de signature
électronique. Le routage conditionnel vous permet d’acheminer une enveloppe à différentes personnes en fonction
des données qu’elle contient. Ceci évite de configurer manuellement le routage d’enveloppes ou bien d’utiliser des
modèles distincts, chacun ayant son propre routage.

Ce guide fournit des informations sur la manière de configurer et d’utiliser le routage conditionnel sur une
enveloppe ou un modèle. Pour obtenir des informations d’introduction au routage conditionnel, consultez
Introduction au routage conditionnel.

SOMMAI RE
Considérations et pré-requis
Ajouter ou modifier des destinataires conditionnels
Configurer ou modifier des règles de routage conditionnel
Gérer une enveloppe avec des destinataires conditionnels
Fonctionnalités non prises en charge
Diagnostic

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Remarque : Certaines fonctionnalités avancées et options ne sont prises en charge que dans des forfaits
DocuSign spécifiques. Votre forfait peut ne pas prendre en charge certaines options traitées dans cette
rubrique. Pour en savoir plus sur les options disponibles pour votre compte, contactez votre administrateur de
compte ou l’assistance clientèle DocuSign. Visitez la page web de notre service d’assistance pour en savoir
plus sur les options permettant de contacter le service clientèle.

Considérations et pré-requis
Avant d’utiliser des destinataires conditionnels, voici quelques pré-requis et considérations dont vous devriez tenir
compte.

• Le routage conditionnel est pris en charge par les enveloppes et par les modèles (y compris les
PowerForms). Vous pouvez configurer un destinataire conditionnel sur un modèle à réutiliser ou sur une
enveloppe individuelle.
• Le destinataire conditionnel ne peut être le premier dans l’ordre de signature. Il doit y avoir un
destinataire pour lequel des champs peuvent être attribués à une position antérieure dans l’ordre de signature.
• Le routage conditionnel implique que l’enveloppe utilise un ordre de signature. Lorsque vous ajoutez un
destinataire conditionnel, l’ordre de signature est automatiquement activé.
• Les destinataires conditionnels ont des types d’action limités. Les destinataires conditionnels peuvent se
voir attribuer les actions Doit signer, Doit consulter et Reçoit une copie.
• La logique de routage peut être configurée sur les types de champs suivants :

◦ Texte, avec ou sans validation des données (permet de spécifier le format de la valeur de champ, comme
des nombres, des lettres ou un code postal)
◦ Boutons radio
◦ Groupe de cases à cocher
◦ Liste déroulante
◦ Formule
• Une enveloppe peut contenir jusqu’à 75 groupes de destinataires conditionnels, chacun de ces groupes
pouvant avoir jusqu’à 75 destinataires conditionnels.
• Une enveloppe avec un routage conditionnel peut contenir jusqu’à 75 règles de routage. Pour chaque
enveloppe avec un ou plusieurs destinataires conditionnels, vous pouvez avoir jusqu’à 75 règles de routage au
total pour les champs de routage conditionnel que vous définissez. Chaque règle peut contenir jusqu’à
20 critères.

Ajouter ou modifier des destinataires conditionnels


Pour configurer le routage conditionnel d’un modèle ou d’une enveloppe, vous devez d’abord ajouter un
destinataire conditionnel. Ce destinataire est un groupe contenant un ou plusieurs individus ou groupes de
signature. Toutefois, un seul destinataire dans le groupe peut se voir attribuer l’enveloppe. Si votre enveloppe
nécessite plusieurs signataires conditionnels, ajoutez un groupe de destinataires conditionnels distinct pour
chaque signataire. Lorsque vous configurez la logique de routage conditionnel, vous construisez des règles pour
acheminer l’enveloppe vers l’une des personnes de chaque groupe, au besoin.

Bien que vous deviez saisir le nom et l’adresse e-mail des personnes du groupe de destinataires conditionnels,
vous pouvez modifier les personnes du groupe, soit avant envoi, soit lors de la correction de l’enveloppe.

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Pour ajouter un destinataire conditionnel

1. Commencez comme d’habitude un nouveau modèle ou une nouvelle enveloppe et ajoutez les documents à
faire signer.

2. Ajoutez au moins un destinataire qui signera avant le destinataire conditionnel.


Vous devez avoir au moins un destinataire à qui sont attribués des champs afin d’ajouter un destinataire
conditionnel. Vous allez mettre en place une logique de routage conditionnel à partir de champs attribués à ce
destinataire.

3. Cliquez sur AJOUTER UN DESTINATAIRE CONDITIONNEL.

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4. Définissez votre groupe de routage conditionnel en remplissant la boîte de dialogue « Ajouter un groupe de
routages conditionnels ».
a) Remplissez les champs requis.

• Nom du groupe. Ce nom représente le groupe de routage.


• Action. Spécifiez l’action du destinataire : Doit signer, Doit consulter ou Reçoit une copie.
• Rôle. Donnez une étiquette qui décrive le rôle que jouera le membre de ce groupe conditionnel.
• Nom et E-mail. Vous devez fournir le nom et l’adresse e-mail de chaque groupe destinataire. Vous
pouvez ajouter des individus et des Groupes de signature.
b) Si nécessaire, ajoutez d’autres destinataires au groupe en cliquant sur + AJOUTER UN AUTRE
DESTINATAIRE et en remplissant les champs requis pour chaque destinataire.

Remarque : un seul destinataire du groupe peut être attribué à l’enveloppe. Si votre enveloppe nécessite
plusieurs signataires conditionnels, ajoutez un groupe de destinataires conditionnels distinct pour chaque
signataire.

Exemple : Routage simple avec deux destinataires potentiels

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5. Cliquez sur ENREGISTRER.


Le destinataire conditionnel est ajouté à la liste des destinataires et l’ordre de signature est automatiquement
activé.

6. (Facultatif) Ajoutez un message privé au destinataire conditionnel en cliquant sur PERSONNALISER et en


sélectionnant Ajouter un message privé. L’option de message privé est utile si vous souhaitez fournir des
informations supplémentaires au destinataire conditionnel qu’aucun autre signataire ne pourra voir.

Votre destinataire conditionnel est ajouté à l’ordre d’acheminement. Ensuite, vous configurerez le routage
conditionnel en définissant les règles d’acheminement.

Pour modifier un destinataire conditionnel

1. Ouvrez votre enveloppe encore à l’état de brouillon ou corrigez l’enveloppe en cours que vous devez modifier.

2. Pour le destinataire conditionnel, cliquez sur PERSONNALISER et sélectionnez Modifier les destinataires
conditionnels :

3. Modifiez les destinataires dans la boîte de dialogue Ajouter un groupe de routages conditionnels. Vous pouvez
modifier ou supprimer des entrées existantes ou ajouter de nouveaux destinataires au groupe.

4. Cliquez sur ENREGISTRER.

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5. (Facultatif) Si vous avez supprimé ou ajouté des destinataires, cliquez sur SUIVANT pour passer à la vue
Ajouter des champs et mettre à jour les règles de routage conditionnel, si nécessaire.

Configurer ou modifier un routage conditionnel


Pour votre destinataire conditionnel, définissez un ensemble de règles de routage pour configurer le routage
conditionnel. Une règle est définie par enveloppe, et les règles sont basées sur un ou plusieurs champs de
destinataire. Les actions du destinataire sur les champs déterminent comment l’enveloppe sera routée.

Après avoir configuré le routage conditionnel, vous pouvez modifier les règles de routage, soit avant envoi, soit
lors de la correction de l’enveloppe.

Remarque : Pour chaque enveloppe avec des destinataires conditionnels, vous pouvez avoir jusqu’à 75 règles
de routage au total pour l’ensemble de règles de routage conditionnel. Chaque règle de routage peut contenir
jusqu’à 20 critères.

Pour configurer un routage conditionnel


Cette tâche décrit et illustre la configuration d’un exemple de routage simple basé sur la valeur d’un champ de
formule unique. L’enveloppe présente un signataire habituel et un groupe de routage conditionnel avec deux
destinataires potentiels. Les règles de routage détermineront le destinataire conditionnel qui sera sélectionné.

1. À partir de votre brouillon d’enveloppe ou de modèle avec un destinataire conditionnel, continuez vers la vue
« Ajouter des champs ».

2. Ajoutez des champs pour votre destinataire habituel, y compris les champs que vous utiliserez pour définir le
routage conditionnel (texte, bouton radio, liste déroulante ou formule).

3. Sélectionnez dans la liste des destinataires le nom du groupe de routage conditionnel et ajoutez des champs
si nécessaire. Ce sont ces champs qui seront attribués au destinataire conditionnel qui recevra l’enveloppe à
signer.

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4. Sélectionnez le champ de destinataire à utiliser pour le routage conditionnel et, dans le volet des propriétés,
développez la propriété de section Règles et cliquez sur Ouvrir les règles.

Vous pouvez également cliquer sur l’icône des règles dans la bannière située en haut du document pour
ouvrir les règles de routage.

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5. Pour ajouter une première règle, cliquez sur AJOUTER UNE RÈGLE.
Le volet des règles affiche la nouvelle règle et répertorie le champ sélectionné.

6. Définissez les critères des règles d’acheminement de l’enveloppe en fonction de la valeur du champ
sélectionné.

• Champs de texte : vous pouvez définir une règle selon que le champ a une valeur, aucune valeur ou une
valeur spécifique.
• Champs de texte avec validation des nombres : vous pouvez spécifier des évaluations numériques, telles
que Inférieur à ou Égal à.
• Champs de formule : vous pouvez spécifier des évaluations numériques, telles que Inférieur à ou Égal à.
• Listes déroulantes : vous pouvez définir une règle en fonction de l’option sélectionnée dans une liste.
• Boutons radio : vous pouvez définir une règle pour le groupe en fonction du bouton sélectionné.
• Groupes de cases à cocher : vous pouvez définir des règles sur des cases à cocher individuelles dans le
groupe et indiquer si elles sont sélectionnées ou non.

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7. (Facultatif) Pour définir plusieurs critères pour une règle, sélectionnez un champ à utiliser, puis cliquez sur +.
Le routage vers le destinataire conditionnel n’aura lieu que si tous les critères sont remplis.
Exemple : Selon cette règle, l’enveloppe ne sera routée vers le destinataire conditionnel que si la valeur du
champ de formule est inférieure à 1 000 et que la case à cocher est sélectionnée.

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8. Spécifiez le destinataire conditionnel dans la section ROUTER VERS de la règle en sélectionnant tout d’abord
le groupe de routage, puis le destinataire.
Exemple : Selon cette règle, l’enveloppe sera routée vers Joshua Banks si la valeur du champ de formule est
inférieure à 1 000.

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9. Pour ajouter plus de règles à l’ensemble de règles, sélectionnez tout d’abord le champ à utiliser pour la règle,
puis cliquez sur + AJOUTER UNE RÈGLE et indiquez les détails de la règle.

Remarque : L’ensemble de règles de routage conditionnel peut contenir jusqu’à 75 règles et chaque
enveloppe ne peut posséder qu’un seul ensemble de règles de routage. Chaque règle peut contenir
jusqu’à 20 critères.

Exemple : Ces deux règles permettent de router l’enveloppe vers le décideur d’autorisations standard (Joshua)
si le total est inférieur à 1 000, ou au décideurs d’autorisations d’exceptions (Pooja) si le total est supérieur à
1 000.

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10. Cliquez sur TERMINÉ pour fermer l’ensemble de règles de routage.

11. Terminez la préparation de vos documents et cliquez sur ENVOYER pour envoyer votre enveloppe, ou sur
ENREGISTRER ET FERMER pour enregistrer votre modèle.

Pour modifier un routage conditionnel

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1. Ouvrez votre modèle ou votre enveloppe encore à l’état de brouillon ou corrigez l’enveloppe en cours que vous
devez modifier.

2. Dans la vue Ajouter des champs, cliquez sur l’icône des règles dans la bannière située en haut du document
pour ouvrir les règles de routage.

3. Modifiez les règles selon vos besoins. Vous pouvez modifier ou supprimer des règles existantes ou en ajouter
de nouvelles.

4. Cliquez sur TERMINER.


Le routage conditionnel est modifié.

Gérer une enveloppe avec des destinataires conditionnels


Lorsque vous envoyez une enveloppe avec des destinataires conditionnels, les détails de l’enveloppe s’affichent à
mesure que les destinataires complètent leurs actions.

Lors de l’envoi de l’enveloppe, la vue détaillée affiche le destinataire conditionnel sous forme de lien, sur lequel
vous pouvez cliquer pour passer en revue le groupe.

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Lorsque le destinataire auquel le champ avec la logique de routage conditionnel est associé complète l’enveloppe,
le système évalue la valeur du champ et achemine l’enveloppe conformément aux règles de routages. La vue
détaillée est mise à jour pour indiquer quel destinataire conditionnel a été attribué à l’enveloppe.

Fonctionnalités non prises en charge


Le routage conditionnel ne prend pas en charge les fonctionnalités DocuSign eSignature suivantes :

• CFR Part 11 : les comptes configurés pour CFR Part 11 ne peuvent pas utiliser le routage conditionnel.
• Enveloppes partagées
• Intégration Salesforce

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Le routage conditionnel a été considérablement amélioré depuis son introduction et prend désormais en charge
de nombreuses fonctionnalités supplémentaires, telles que les PowerForms et l’envoi groupé.

Diagnostic
Voici quelques problèmes courants concernant les destinataires conditionnels et les solutions recommandées.

Je ne vois pas l’option pour ajouter un destinataire conditionnel à mon modèle ou à mon enveloppe.

Le routage conditionnel doit être activé dans votre forfait de compte et doit être activé par l’administrateur de votre
compte. Si vous ne voyez pas l’option pour ajouter un destinataire conditionnel, vérifiez auprès de l’administrateur
de votre compte. Si le routage conditionnel n’est pas disponible dans votre compte, vérifiez auprès du
gestionnaire de votre compte DocuSign.

Rien n’est attribué au destinataire conditionnel

Les règles conditionnelles prennent un peu plus de temps à traiter qu’un destinataire régulier. L’enveloppe sera
généralement acheminée en quelques minutes.

Il est aussi possible de configurer une logique de routage de sorte que l’enveloppe ne soit acheminée vers aucun
des destinataires conditionnels.

Enfin, il est possible de configurer des règles de routage contradictoires afin qu’une ou plusieurs règles ne soit
pas appliquée. Les règles sont appliquées dans l’ordre dans lequel elles apparaissent dans l’ensemble de règles,
de haut en bas. Étant donné qu’un seul destinataire d’un groupe de routage conditionnel peut être attribué à une
enveloppe, si plusieurs règles prévoient le routage de l’enveloppe vers deux personnes différentes du même
groupe, seule la première règle valide sera appliquée. Par exemple, si Total > 1, router vers Groupe 1, Personne A ;
si Total = 2, router vers Groupe 1, Personne B. Si la valeur de Total est égale à 2, seule l’une de ces règles peut
être appliquée. La règle apparaissant en premier dans l’ensemble de règles déterminera le destinataire
conditionnel qui recevra l’enveloppe à signer.

Exiger des destinataires qu’ils écrivent chaque signature


Pour certaines transactions, vous devrez peut-être demander à un destinataire d’écrire sa signature au lieu
d’utiliser un style DocuSign préformaté ou de charger une image, et de le faire pour chaque champ de signature
ou de paraphe dans un document. C’est en général ce qu’exigent certaines transactions financières ou juridiques.

Remarque : Cette fonctionnalité était connue auparavant, comme « Signer à chaque emplacement »

Vous pouvez définir une option pour que les destinataires écrivent tous leur signature et leur paraphe dans vos
documents. Cette option est définie pour les différents destinataires, comme l’indique la procédure suivante.
Lorsque le destinataire ouvre vos documents pour les signer et qu’il clique sur chaque balise de champs de
signature ou de paraphe, il est invité à écrire sa signature ou son paraphe. Il ne peut qu’écrire ; les autres options
de sélection d’un style préformaté ou de chargement d’une image ne sont pas présentes pendant le processus de
signature.

Tout destinataire qui doit écrire toutes ses signatures et ses paraphes doit avoir au moins un champ auquel il est
assigné.

Cette fonctionnalité doit être prise en charge par le forfait de votre compte et être activée par votre administrateur
DocuSign. Les administrateurs DocuSign peuvent activer la fonctionnalité dans l’application DocuSign eSignature
Admin, dans les Paramètres de l’Espace Envoyer. Plus d’informations…

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Pour exiger qu’un destinataire écrive chaque signature ou paraphe

1. Dans la vue de préparation, ajoutez le destinataire.

2. Cliquez sur PERSONNALISER et sélectionnez Paramètres avancés :

3. Dans Paramètres de l’Espace Signer, sélectionnez l’option Écrire une nouvelle signature pour chaque
champ de signature ou de paraphe.

4. Répétez ces étapes pour chaque destinataire pour lequel vous souhaitez exiger l’écriture de chaque signature.

5. Ajoutez comme d’habitude des champs pour les destinataires. Vous devez ajouter au moins un champ pour
tout destinataire auquel vous demandez qu’il écrive chacune de ses signatures.

Exiger des destinataires qu’ils chargent une nouvelle signature


Pour certaines transactions, vous souhaiterez peut-être exiger qu’un destinataire charge un nouveau fichier
d’image de sa signature, plutôt que d’utiliser une signature précédemment enregistrée ou un style préformaté
DocuSign. C’est en général ce qu’exigent certaines transactions financières ou juridiques.

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Guide de l’utilisateur DocuSign eSignature 118

Conseil : Pour utiliser cette fonctionnalité, votre administrateur DocuSign doit activer le paramètre d’envoi
Permettre aux expéditeurs d’exiger des signataires de charger une nouvelle image pour signer ou
parapher. Si vous n’êtes pas en mesure de suivre les procédures ci-dessous, contactez votre administrateur
pour confirmer que la fonctionnalité est disponible et bien activée sur le compte.

SOMMAI RE
Fonctionnement
Définir l’option de destinataire pour charger une nouvelle image de sa signature

Fonctionnement
Vous pouvez définir une option pour exiger que les destinataires chargent un nouveau fichier de signature et de
paraphe pour pouvoir signer vos documents. Cette option est définie pour les destinataires individuels, par
enveloppe. Cette exigence remplace les paramètres de sélection d’une signature spécifiés sur le compte et
forcera le chargement d’un fichier image d’une signature.

Lorsque le destinataire ouvre vos documents pour les signer et qu’il clique sur la première balise de champs de
signature ou de paraphe, il est invité à charger un nouveau fichier image. Le nouveau fichier image est ensuite
utilisé pour toutes les signatures ultérieures que les destinataires complètent dans l’enveloppe.

Une fois que le destinataire a fini de signer, le certificat de réalisation affichera l’image de signature chargée et les
métadonnées associées.

Remarque : Certaines fonctionnalités avancées et options ne sont prises en charge que dans des forfaits
DocuSign spécifiques. Votre forfait peut ne pas prendre en charge certaines options traitées dans cette
rubrique. Pour en savoir plus sur les options disponibles pour votre compte, contactez votre administrateur de
compte ou l’assistance clientèle DocuSign. Visitez la page web de notre service d’assistance pour en savoir
plus sur les options permettant de contacter le service clientèle.

Pour exiger qu’un destinataire charge une nouvelle signature ou un nouveau paraphe

1. Dans la vue de préparation, ajoutez le destinataire.

2. Cliquez sur PERSONNALISER et sélectionnez Paramètres avancés :

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3. Sous Paramètres de l’Espace Signer, sélectionnez l’option Permettre aux expéditeurs d’exiger des
signataires de charger une nouvelle image pour signer ou parapher.

4. Répétez ces étapes pour chaque destinataire pour lequel vous souhaitez exiger le téléchargement de sa
signature.

5. Ajoutez comme d’habitude des champs pour les destinataires. Vous devez ajouter au moins un champ pour
tout destinataire auquel vous appliquez l’exigence de chargement de signature.

Ajouter des champs personnalisés d’enveloppe


Les champs personnalisés d’enveloppes offrent un moyen supplémentaire de classer et identifier les enveloppes
que vous envoyez à signer. Votre administrateur de compte configure ces champs et vous pouvez saisir des
valeurs lorsque vous préparez une enveloppe à envoyer. Les valeurs ne sont pas visibles aux destinataires de
l’enveloppe lors de la signature. Seul l’expéditeur, les utilisateurs avec un accès partagé et les administrateurs de
compte peuvent voir les champs personnalisés de l’enveloppe et leurs valeurs dans la vue Détails de l’enveloppe.
Cependant, ces champs et leurs valeurs sont inclus dans le certificat de réalisation et, en règle générale, tous les
destinataires des enveloppes ont accès à ce certificat.

EXEMPLE – Étiquettes de document

Votre organisation commerciale est divisée en zones géographiques. L’administrateur définit un champ
personnalisé d’enveloppe « Région commerciale » obligatoire, comprenant une liste prédéfinie de valeurs pour
les cinq régions commerciales : nord, sud, est, ouest et international. L’équipe utilise ces étiquettes pour
ajouter sa région à chaque contrat de vente envoyé via DocuSign. L’étiquette permet à votre responsable
commercial de repérer et de fournir un rapport sur tous les contrats par région commerciale en toute
simplicité.

SOMMA IRE
À propos des champs personnalisés d’enveloppes
Configurer des champs personnalisés d’enveloppes
Ajouter sur une enveloppe des champs personnalisés d’enveloppe

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Guide de l’utilisateur DocuSign eSignature 120

À propos des champs personnalisés d’enveloppes


Un champ personnalisé d’enveloppe peut être configuré pour être une liste de valeurs possibles ou une entrée de
texte libre. Les champs personnalisés d’enveloppe peuvent être requis ou facultatifs.
Lorsque vous préparez une enveloppe pour l’envoyer à signer, vous devez saisir ou sélectionner des valeurs de
champ pour tous les champs personnalisés requis de l’enveloppe. Vous pouvez compléter les champs
personnalisés d’enveloppe facultatifs comme vous le souhaitez.

Pour les champs personnalisés d’enveloppe de texte libre, les saisies sont limitées à 100 caractères. Vous ne
pouvez pas modifier ou ajouter des valeurs après avoir envoyé une enveloppe. Les valeurs sont visibles à
l’expéditeur et à tout membre du compte ayant un accès partagé. Comme expéditeur d’une enveloppe avec une
valeur de champ, vous pouvez voir les valeurs dans la vue Détails. Dans la page « Gérer », vous pouvez rechercher
des enveloppes par les valeurs des champs personnalisés. Dans la page Rapports, vous pouvez générer un
rapport d’enveloppe pour qu’il inclut les valeurs de champ personnalisé d’enveloppe.

Remarque : Les champs personnalisés d’enveloppe ne peuvent pas être utilisés avec la fonctionnalité Signer
un document, dans laquelle vous téléchargez un document à signer pour vous-même.

Configurer des champs personnalisés d’enveloppes


Votre administrateur de compte DocuSign active et configure les champs personnalisés d’enveloppe. Les
administrateurs utilisent la vue DocuSign eSignature Admin pour gérer les champs personnalisés d’enveloppe. Les
administrateurs qui recherchent des informations sur l’ajout et la gestion des champs personnalisés d’enveloppe
peuvent consulter cette rubrique d’aide sur le site d’assistance de DocuSign.

Remarque : Certaines fonctionnalités avancées et options ne sont prises en charge que dans des forfaits
DocuSign spécifiques. Votre forfait peut ne pas prendre en charge certaines options traitées dans cette
rubrique. Pour en savoir plus sur les options disponibles pour votre compte, contactez votre administrateur de
compte ou l’assistance clientèle DocuSign. Visitez la page web de notre service d’assistance pour en savoir
plus sur les options permettant de contacter le service clientèle.

Pour ajouter des champs personnalisés d’enveloppe à une enveloppe

1. Commencer une enveloppe avec l’option Envoyer une enveloppe ou utiliser un modèle, ou continuez un
brouillon précédemment enregistré.

2. À partir de la vue de préparation, chargez des fichiers et ajoutez comme d’habitude des destinataires.

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3. La section Champs personnalisés d’enveloppe se situe en-dessous de la section Ajouter des destinataires,
et tous les champs pour votre compte définis par votre administrateur de compte sont répertoriés.

4. Complétez tous les champs personnalisés obligatoires. Les champs obligatoires sont indiqués par un
astérisque rouge (*). Remplissez les champs facultatifs selon les besoins. Vos destinataires ne peuvent pas voir
les champs ou leurs valeurs.

Ajouter des messages


DocuSign envoie la notification de votre transaction aux destinataires par e-mail. Après avoir ajouté les
destinataires, saisissez l’objet et le message de l’e-mail. L’objet sert également de titre de l’enveloppe. Ce titre
vous permet d’identifier votre enveloppe dans la page « Gérer » et est présenté à vos destinataires en tant qu’objet
de la notification par e-mail.

SOMMAI RE
Ajouter un message à tous les destinataires
Ajouter un message privé à un destinataire

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Message à tous les destinataires

Pour le message envoyé à tous les destinataires, l’objet du message est automatiquement généré à partir des
noms des fichiers que vous chargez dans votre enveloppe. L’objet possède le préfixe « Veuillez signer avec
DocuSign : ». Par exemple, si vous chargez un fichier nommé « Accord de confidentialité », l’objet par défaut est
« Veuillez signer avec DocuSign : Accord de confidentialité ». Si vous chargez plusieurs fichiers, les noms de ces
fichiers sont ajoutés dans l’objet jusqu’à la limite de 100 caractères ; les caractères supplémentaires sont
tronqués. Vous pouvez modifier l’objet comme vous le voulez.
Tous les destinataires voient le contenu du message. En tant qu’expéditeur, vous pouvez voir le message que vous
avez ajouté à un document sur la page Détails.

Limites :
• Objet de l’e-mail : 100 caractères
• Message de l’e-mail : 10 000 caractères

Pour ajouter des messages (tous les destinataires)

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1. Dans la section « Message à tous les destinataires » de la vue de préparation, acceptez la ligne d’objet par
défaut ou modifiez-la, au besoin.
L’objet est limité à 100 caractères.

Important : Cette entrée est utilisée pour l’objet de votre e-mail et le titre de l’enveloppe. Un sujet
descriptif renseigne sur la nature de vos documents. Si vous envoyez inlassablement le même document,
saisissez un objet personnalisé. Si vous utilisez l’objet par défaut tel quel, les enveloppes seront toutes
intitulées de la même manière rendant difficile l’identité d’un document particulier.

2. Saisissez votre message dans le champ correspondant.


Le champ du message est limité à 10 000 caractères.

Ajouter des messages privés à des destinataires individuels


En plus du message général, vous pouvez créer des messages privés adressés aux destinataires individuellement.
Seul le destinataire sélectionné voit le message privé. Les destinataires d’un message privé voient le message
général et le message privé. Un message privé est inclus dans la notification par e-mail sous l’en-tête Notes et est
aussi visible quand le destinataire ouvre les documents pour les consulter et les signer.

Le champ du message privé est limité à 1 000 caractères.

En tant qu’expéditeur, vous pouvez voir un message privé que vous avez ajouté à une enveloppe sur la vue Détails.

Pour ajouter un message privé à un destinataire

1. Sur le rang du destinataire, cliquez sur PLUS et sélectionnez Ajouter un message privé.

Le volet Message privé s’ouvre.

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2. Saisissez le texte de votre message.


Le champ du message privé est limité à 1 000 caractères.

3. Cliquez sur Fermer.


Le volet message se replie et indique qu’un message privé est ajouté au destinataire.

Pour enlever un message privé


Vous pouvez retirer un message privé d’enveloppe brouillon, ou lorsque vous êtes en train de corriger une
enveloppe en cours.

1. Dans le rang du destinataire, cliquez sur le panneau du message privé pour le développer.

2. Dans le volet Message privé, cliquez sur Abandonner.

Le message privé est retiré.

Étape précédente : Ajouter des étiquettes Prochaine étape : Définir des options avancées

Définir la langue du destinataire et spécifier les messages e-mail personnalisés


Vous pouvez spécifier un paramètre de langue et un message e-mail personnalisé pour chaque destinataire d’une
enveloppe. Si vous avez besoin de faire des transactions avec des personnes dans différentes zones

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géographiques ou qui ont des préférences de langue, vous pouvez personnaliser votre enveloppe pour vous
adresser à chaque personne dans sa langue favorite.

SOMMA IR E
Paramètres du compte
Fonctionnement
Pour définir la langue du destinataire et un message e-mail personnalisé

Paramètres du compte pour la langue du destinataire


Pour personnaliser la langue du destinataire et le message, la fonctionnalité doit être activée dans votre compte
par votre administrateur DocuSign. Le paramètre est décrit dans ce guide d’aide pour administrateurs.

Fonctionnement
Avec cette option, vous pouvez écrire un message e-mail personnalisé et définir la langue utilisée dans le format
d’e-mail standard et dans la vue de l’Espace Signer pour chaque destinataire. Les notifications par e-mail
présentent dans la langue sélectionnée tout le contenu standard. Pour l’Espace Signer, quand le destinataire
ouvre votre document à signer, les menus et les commandes sont tous présentés dans la langue sélectionnée.

Remarque : Le paramètre de langue s’applique aux destinataires qui n’ont pas précédemment sélectionné de
langue d’affichage.

Le paramètre de langue ne traduit pas l’objet ou le message de l’e-mail que vous fournissez dans le message à
tous les destinataires. Tout ce que vous entrez dans ces champs sera transmis exactement comme vous le
saisissez. Le paramètre n’a également aucun effet de traduction sur les fichiers que vous chargez à l’attention de
vos destinataires.

Pour définir la langue du destinataire et un message e-mail personnalisé

1. Commencez une nouvelle enveloppe et préparez-la comme d’habitude, en ajoutant des documents et des
destinataires.

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2. Dans la section Message à tous les destinataires, sélectionnez Langue pour chaque destinataire et e-mail
personnalisé.

La section message se développe pour inclure un réglage de message pour chaque destinataire. Par défaut,
l’objet de l’e-mail pour chaque destinataire est rempli avec « Veuillez signer avec DocuSign : », suivi du nom
des fichiers ou des documents de l’enveloppe. Ce champ est limité à 100 caractères ; tout caractère
supplémentaire sera tronqué. Si vous le souhaitez, vous pouvez modifier l’objet de l’e-mail.

3. Définissez la langue pour chaque destinataire. Le réglage de la langue contrôle des portions entières de toutes
les notifications par e-mail. L’objet du message et le corps ne sont pas traduits. Tout ce que vous saisissez
dans ces deux champs sera transmis exactement comme saisi.

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4. Saisissez un message personnalisé pour chaque destinataire. Le texte n’est pas traduit. Il est envoyé au
destinataire exactement comme saisi.

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5. Complétez et envoyez votre enveloppe comme d’habitude. Vos destinataires reçoivent la notification par e-mail
les invitant à signer dans la langue sélectionnée. Exemple :

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6. Dans votre compte, l’enveloppe prend le nom comme saisi dans l’objet de l’e-mail pour le premier destinataire
figurant dans l’enveloppe.

Définir les options avancées de vos signataires, des enveloppes et des


modèles
Lors de la préparation de vos enveloppes et de vos modèles, vous pouvez définir divers actions de signataires,
rappels et calendriers d’expiration et d’autres options. Ces options sont par défaut contrôlées à partir des
paramètres d’envoi définis pour votre compte par votre administrateur DocuSign. Vous pouvez modifier ces
options par défaut à tout moment de la procédure de préparation de la signature d’un document.

SOMMAI RE
Comment définir des options avancées
Description des options avancées
Options avancées de modèles

Remarque : Les options avancées que vous sélectionnez s’appliquent à tous les destinataires ; vous ne
pouvez pas définir d’options avancées pour un seul destinataire.

Définir les options avancées d’une enveloppe ou d’un modèle

1. Créez une enveloppe ou un modèle comme d’habitude.

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2. Dans Ajouter documents et Destinataires, sélectionnez OPTIONS AVANCÉES.

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3. Dans la boîte de dialogue Options avancées, modifiez les paramètres par défaut si nécessaire. Les paramètres
disponibles sont indiqués dans Description des options avancées.

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4. Sélectionnez ENREGISTRER.
Vos options avancées sont sauvegardées et seront appliquées lorsque vous enverrez votre enveloppe ou
utiliserez le modèle.

Description des options avancées


Les options avancées suivantes sont disponibles pour les enveloppes et les modèles. Pour plus d’options qui ne
s’appliquent qu’aux modèles, consultez la section Options avancées de modèles.

Privilèges du destinataire
Pour les Privilèges du destinataire que vous sélectionnez, les signataires verront des options additionnelles dans
le menu AUTRES ACTIONS des documents qu’ils signent :

• Autoriser les destinataires à signer sur papier

(Valeur par défaut : activé)

Il arrive parfois que les destinataires préfèrent signer un document papier avec un stylo. La fonctionnalité
Signer sur papier permet aux signataires de signer des documents sur papier, tout en permettant de tirer parti
des facultés de DocuSign pour stocker et gérer des documents par voie électronique.

Lorsqu’un destinataire reçoit le document, il sélectionne l’option Imprimer et Signer. Le signataire imprime et
signe le document à cet emplacement. Le destinataire peut choisir d’envoyer le document complet par fax ou
en numérisant et en chargeant le fichier.
• Autoriser les destinataires à modifier la responsabilité de signature

(Par défaut : désactivé)

Cette option permet aux destinataires d’attribuer la responsabilité de la signature à une autre personne.

Lorsqu’un destinataire reçoit le document, il sélectionne l’option Attribuer à quelqu’un d’autre. Le destinataire
fournit les coordonnées du nouveau signataire et le document est réattribué. Dans le document, les balises de
champ du destinataire d’origine sont réattribuées au nouveau signataire. Le nouveau signataire reçoit une
notification de signature qui comprend un message du signataire d’origine si ce dernier en a ajouté un.

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L’expéditeur reçoit une notification de changement de signataire. Le signataire d’origine est ajouté en tant que
destinataire c.c.

Une fois le document complété, le certificat de réalisation reflète les détails du processus de signature. Le
nouveau signataire est indiqué dans la section Événements de signataire et le destinataire d’origine est
répertorié dans la section Événements de copie carbone.
• Autoriser les destinataires à modifier le document

(Par défaut : désactivé)

Cette option permet aux destinataires d’apporter des modifications au document grâce à la fonctionnalité de
rectification des documents. Si un destinataire sélectionne Rectification de document et effectue une
modification, tous les signataires du document doivent la parapher. Par ailleurs, un rapport automatisé complet
est tenu à jour dans DocuSign. En savoir plus…
• Activer la navigation automatique

(Valeur par défaut : activé)

Cette option vous permet de désactiver le paramètre de navigation automatique défini pour le compte par
l’administrateur DocuSign. La navigation automatique contrôle la façon dont les champs sont présentés au
destinataire lors de la signature d’un document. Afin de connaître le paramètre de navigation automatique
défini pour votre compte, consultez l’administrateur DocuSign.

Si la navigation automatique est désactivée, le destinataire doit accéder aux champs manuellement et il ne
reçoit pas de message l’invitant à remplir les champs. Les destinataires peuvent parcourir les champs en
faisant défiler l’affichage ou en utilisant la touche Tab. Même avec la navigation automatique désactivée, tous
les champs obligatoires doivent être complétés pour que la signature du document soit finalisée.

Rappels
(Par défaut : désactivé)

Vous pouvez activer les appels pour envoyer automatiquement des e–mails de suivi aux signataires. Quand vous
activez les rappels, vous précisez quand et à quelle fréquence les notifications sont envoyées.

Remarque : Pour envoyer manuellement un rappel pour une enveloppe en cours, utilisez la fonctionnalité
Renvoyer l’enveloppe.

Expiration
(Par défaut : 120 jours ; aucun avertissement)

Par défaut, les enveloppes expirent 120 jours après qu’elles aient été envoyées. Quand une enveloppe expire, son
état bascule sur Invalidée et les destinataires ne peuvent plus ni la consulter ni la signer.

Vous pouvez modifier le nombre de jours par défaut avant expiration de l’enveloppe. La date et l’heure affichées
indiquent quand l’enveloppe entre dans le processus d’expiration. Les enveloppes peuvent prendre jusqu’à
24 heures après cette date d’expiration. Vous pouvez aussi ajouter l’option d’envoyer aux signataires un rappel
d’expiration, qui génère un e-mail d’expiration à tous les signataires en cours restants.

Quand une enveloppe en cours atteint six jours avant expiration, une icône d’avertissement apparaît et l’état
indique « En cours d’expiration ». Survolez l’état pour afficher la date d’expiration.

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Paramètres de l’expéditeur
Si elle est activée pour votre compte, vous pouvez choisir ou non d’automatiquement Tamponner les documents
avec l’identité d’enveloppe. Ce tampon s’affiche en haut à gauche de chaque page de votre document.

Ce tampon automatique ne peut pas être repositionné. En outre, l’identité d’enveloppe devient un élément
permanent de votre document et ne peut être retiré.

Si vous voulez l’identité sur le document mais préférez qu’il soit à un emplacement différent, désactivez cette
option et utilisez plutôt le champ d’identité d’enveloppe pour placer l’identité exactement où vous voulez qu’il
apparaisse. Consultez la section Contrôle du positionnement de l’identité de l’enveloppe pour en savoir plus.

Marque
Si des marques de signature personnalisées sont configurées dans votre compte, ces marques vous sont
disponibles pour les sélectionner et les appliquer à votre enveloppe.

Avec une marque de signature personnalisée, vous pouvez configurer certains éléments de l’expérience des
destinataires. Ces éléments incluent le logo et certaines couleurs des notifications par e-mail et ce que les
destinataires voient quand ils signent des documents envoyés à partir de votre compte. Une marque de signature
peut aussi inclure des fichiers de ressources, des liens et des URL de destination personnalisées. Voir Configurer

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les marques pour plus d’informations sur la façon dont les administrateurs peuvent créer des marques
personnalisées.

Commentaires
Si cette fonctionnalité est activée sur votre compte, vous pouvez choisir d’activer ou non les commentaires sur
une enveloppe ou sur un modèle individuel. Cochez la case Activer les commentaires signifie que vous et vos
destinataires pourrez publier des commentaires sur les documents.

Options avancées de modèles


Les options suivantes s’appliquent uniquement aux modèles.

Mot de passe
Les mots de passe de modèles protègent contre les modifications. Vous pouvez définir un mot de passe sur tout
modèle que vous créez. Si le modèle est partagé avec d’autres utilisateurs qui ont les autorisations nécessaires
pour modifier ce modèle (créer ou partager un modèle), ils doivent d’abord fournir le mot de passe. De cette
manière, vous pouvez partager des modèles sans avoir à vous préoccuper d’une éventuelle modification. Si vous
souhaitez autoriser un autre utilisateur à modifier votre modèle, vous pouvez lui fournir le mot de passe.

Remarque : Les administrateurs de compte n’ont pas besoin de fournir de mots de passe sur les modèles
protégés. Ils peuvent modifier tous les modèles créés dans le compte.

Pour de plus amples informations sur les mots de passe de modèles, voir Ajouter, changer ou supprimer un mot
de passe de modèle.

Modification et utilisation des modèles


Ces deux ensembles d’options vous permettent de limiter les modifications qui peuvent être faites lorsqu’un
modèle est utilisé pour envoyer une enveloppe et de contrôler la façon dont le modèle est utilisé pour créer une
enveloppe.

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Pour plus d’informations sur ces options, voir Limiter les modifications apportées aux modèles et aux champs de
modèles.

Étape précédente : Ajouter des messages Étape suivante : Ajouter des champs à un document

Permet aux signataires de négocier des changements avec la rectification de document


La rectification de document est une option d’envoi avancée que vous pouvez activer sur n’importe quelle
enveloppe pour pouvoir négocier des modifications à apporter aux documents au sein même du déroulement des
tâches de DocuSign.

SOMMA IR E
À propos de la rectification de document
Comment activer la rectification de document sur une enveloppe
Rectification de document et champs collaboratifs
Comment les destinataires utilisent la rectification de document
Rubriques connexes

À propos de la rectification de document


La fonction de rectification de document vous permet d’autoriser les destinataires à modifier vos documents en
masquant du texte existant et en ajoutant du texte. Les destinataires peuvent choisir d’utiliser un champ de texte
spécial de rectification qu’ils peuvent insérer à l’emplacement souhaité dans les documents, redimensionner et,
renseigner, au besoin. Toutes les modifications doivent être examinées et approuvées par tous les signataires.

Toutes les rectifications et approbations sont couvertes par le rapport automatisé certifié tandis qu’un rapport
détaillé de toutes les modifications est enregistré dans l’historique de l’enveloppe.

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Les notifications par e-mail signalent les rectifications à tous les destinataires et les documents rectifiés sont
automatiquement retransmis à tous les destinataires pour qu’ils les examinent et les approuvent.

EXEMPLE – Modification de la durée d’un accord de confidentialité

Votre société d’investissement reçoit un accord de confidentialité de la créatrice d’une startup qui aimerait
bénéficier de vos soutiens financiers. L’accord de confidentialité comprend une période de confidentialité de
18 mois, bien trop restrictive. Vous utilisez la fonctionnalité de marquage pour ramener cette période à six
mois, une durée plus raisonnable. Le document est ensuite renvoyé à la créatrice d’entreprise via DocuSign
qui approuve votre modification en signant l’accord de confidentialité.

La rectification de document est activée et gérée par votre administrateur DocuSign. Si l’administrateur de votre
compte a activé la rectification de document, vous pouvez ajouter cette option aux documents que vous envoyez.
Consultez le guide sur les paramètres de l’Espace Signer pour en savoir plus sur la procédure d’activation de la
rectification de document par les administrateurs (autoriser les destinataires à modifier les documents).

Remarque : Certaines fonctionnalités avancées et options ne sont prises en charge que dans des forfaits
DocuSign spécifiques. Votre forfait peut ne pas prendre en charge certaines options traitées dans cette
rubrique. Pour en savoir plus sur les options disponibles pour votre compte, contactez votre administrateur de
compte ou l’assistance clientèle DocuSign. Visitez la page web de notre service d’assistance pour en savoir
plus sur les options permettant de contacter le service clientèle.

Comment activer la rectification de document sur une enveloppe


Vous pouvez activer l’option de rectification de document pour toutes les enveloppes que vous envoyez ou tous
les modèles que vous créez.

1. Alors que vous configurez votre enveloppe, dans Ajouter documents et Destinataires, sélectionnez OPTIONS
AVANCÉES.

2. Dans le mode d’Options avancées, activez le paramètre Permettre aux destinataires de modifier.

Remarque : Si vous ne voyez pas cette option, renseignez-vous auprès de votre administrateur DocuSign.

3. Sélectionnez ENREGISTRER.

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4. Terminez la configuration de votre document comme d’habitude, puis envoyez-le.


Lorsque vos destinataires signent votre document, ils ont l’option Rectification dans le menu AUTRES
ACTIONS.

Rectification de document et champs collaboratifs


L’effet que la rectification de document a sur tous les champs dans le document qui sont valables pour la
collaboration est un aspect important. Normalement, les champs ne sont visibles et exploitables qu’au destinataire
auquel ils sont attribués. Pour les champs texte, bouton radio, liste déroulante et case à cocher, vous pouvez
choisir de définir la propriété de collaboration, ce qui rend les champs visibles et exploitables par tous les
destinataires de la transaction.

Si un signataire utilise la rectification de document et si le signataire précédent reçoit à nouveau le document pour
revoir ce qui a été rectifié, il peut modifier ou approuver tel quel le champ de rectification. De plus, il peut modifier
tous les autres champs qui supportent la collaboration, même si cette propriété n’a pas été définie sur les
champs. S’il choisit de modifier ces champs, ils deviennent collaboratifs pour tous les autres signataires
antérieurs. Les signataires qui ont déjà terminé de signer recevront de nouveau le document et pourront modifier
ces champs ou les approuver tels quels.

Pour plus d’informations sur les champs collaboratifs : Champs collaboratifs

Comment les destinataires utilisent la rectification de document

1. Avec la rectification de document activée, les destinataires voient une option Rectification dans le menu
AUTRES ACTIONS.

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2. Un champ de Rectification spécial apparaît, que le destinataire peut glisser et disposer n’importe où dans le
document.

3. (Facultatif) Le destinataire peut renseigner le champ de rectification.

Une balise Paraphe apparaît dans la marge à droite du champ que le destinataire doit signer pour compléter
son action de rectification.

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4. Les destinataires qui ont déjà signé le document reçoivent une notification par e-mail les invitant à examiner les
modifications suggérées. Lorsqu’ils consultent le document, ils sont guidés pour parapher les modifications.

Les destinataires peuvent accepter la modification en la paraphant ou la modifier à leur tour et parapher leur
version. La procédure d’examen continue jusqu’à ce que tous les signataires aient paraphé toutes les
modifications.

5. Une fois toutes les modifications paraphées, le document est terminé et une notification par e-mail de
document terminé est envoyée à tous les destinataires. La notification comprend les détails des rectifications.

6. Le document final comprend tous les champs complétés, y compris les rectifications et les paraphes
correspondants.

7. L’historique reflète l’activité de rectification du document et comprend le texte ajouté.

Rubriques connexes
• Raturer du texte pour les forfaits immobiliers. Pour les forfaits immobiliers seulement, DocuSign propose un
outil de rectification appelé Rature permettant aux expéditeurs immobiliers de raturer du texte et des clauses
de contrats sur des accords standard directement dans DocuSign. C’est une alternative à la rectification de

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Guide de l’utilisateur DocuSign eSignature 143

document. Avec cet outil de rectification, l’expéditeur peut tracer des lignes à travers différentes zones de
documents avant de les envoyer aux destinataires.

Contrôle du positionnement de l’identité de l’enveloppe


L’identité de l’enveloppe est un identité long et unique généré pour chaque enveloppe par le système DocuSign.
Lorsque vous envoyez une enveloppe, vous pouvez contrôler si l’identité est inclus ou non sur les documents, et
où et comment il apparaît. Que l’identité de l’enveloppe soit tamponné ou non sur vos documents, il est toujours
enregistré dans l’historique de l’enveloppe.

S OMMAI RE
Fonctionnement
Tamponner automatiquement l’identité d’enveloppe sur les documents
Disposer manuellement l’identité d’enveloppe sur un document
Envoyer un document sans identité d’enveloppe

Fonctionnement
Si vous choisissez d’ajouter l’identité à votre document, elle sera visible pour tous les destinataires et deviendra
une partie permanente du document et ne peut pas être supprimée.

Pour l’identité de l’enveloppe, vous disposez des options suivantes :

• Tamponner automatiquement l’identité en haut à gauche de chaque page du document


• Disposer manuellement l’identité où vous souhaitez qu’elle apparaisse et définir la police et les autres
propriétés de mise en forme
• Envoyer un document sans que l’identité n’apparaisse nulle part

Pour inclure l’identité de l’enveloppe sur les documents, la fonctionnalité doit être activée dans votre compte par
votre administrateur DocuSign dans les Paramètres de l’Espace Envoyer.

Pour tamponner automatiquement chaque page avec l’identité de l’enveloppe

1. Commencez une nouvelle enveloppe et ajoutez des documents et des destinataires comme d’habitude.

2. Sélectionnez OPTIONS AVANCÉES dans la barre de menu en haut de l’écran.

3. Dans le mode Options avancées, sous Paramètres de l’Espace Envoyer, sélectionnez l’option Tamponner en
haut à gauche l’identité de l’enveloppe sur chaque page.

4. Sélectionnez ENREGISTRER.

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5. Terminez la préparation de votre enveloppe et envoyez-la.


Lorsqu’un destinataire ouvre le document, l’identité de l’enveloppe apparaît en haut à gauche de chaque page.
L’identité est placé en permanence sur le document et ne peut être déplacé ni retiré.

Pour disposer et formater manuellement l’identité de l’enveloppe sur un document

1. Commencez une nouvelle enveloppe et ajoutez des documents et des destinataires comme d’habitude.

2. Sélectionnez OPTIONS AVANCÉES dans la barre de menu en haut de l’écran.

3. Sous Paramètres de l’espace Envoyer, désactivez l’option Tamponner en haut à gauche l’identité de
l’enveloppe sur chaque page et sélectionner SAUVEGARDER.

4. Continuez vers la vue Ajouter des champs.

5. Sélectionnez le champ Identifiant de l’enveloppe dans la liste des champs standard, puis placez-le où vous le
souhaitez dans votre document. Placez des copies supplémentaires du champ si vous souhaitez que l’identité
de l’enveloppe apparaisse à plusieurs endroits.
Peu importe le destinataire auquel vous affectez le champ ; tous les destinataires verront l’identité quand ils
consulteront ou imprimeront le document.

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6. (Facultatif) Pour ajuster l’apparence du champ, sélectionnez-le, et développez les propriétés de formatage puis
définissez la police, sa taille ou autres caractéristiques.

7. Envoyez l’enveloppe.
Lorsqu’un destinataire ouvre le document, l’identité de l’enveloppe apparaît uniquement à l’endroit où vous
l’avez disposé. L’identité est placé en permanence sur le document et ne peut être déplacé ni retiré.

Pour envoyer un document sans l’identité de l’enveloppe

1. Commencez une nouvelle enveloppe et ajoutez des documents et des destinataires comme d’habitude.

2. Ouvrez les Options avancées en cliquant sur le lien Modifier.

3. Sous Paramètres de l’Espace Envoyer, désactivez l’option Tamponner en haut à gauche l’identité de
l’enveloppe sur chaque page.

4. Continuez vers la vue Ajouter des champs et ajoutez des champs comme d’habitude, mais n’ajoutez pas le
champ de l’identité de l’enveloppe au document.

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Désactiver des commentaires sur une enveloppe


Si les commentaires sont activés sur votre compte et que vous souhaitez empêcher les destinataires de
commenter les documents d’une enveloppe que vous envoyez, vous pouvez :
• désactiver les commentaires dans une enveloppe avant de l’envoyer
• corriger une enveloppe en cours afin de désactiver les commentaires

Pour désactiver les commentaires sur une enveloppe avant de l’envoyer ou lors de sa correction
Vous pouvez désactiver les commentaires dans une enveloppe en changeant les Options avancées qui s’offrent à
vous lorsque vous préparez ou modifiez une enveloppe.

1. Dans Ajouter documents et Destinataires, sélectionnez OPTIONS AVANCÉES.

2. Dans l’écran des Options avancées, faites défiler jusqu’à la section Commentaires et effacez la coche Activer
les commentaires.

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Remarque : Si vous ne voyez pas la section Commentaires, les commentaires ne sont pas activés sur
votre compte et ne seront pas disponibles aux destinataires de l’enveloppe.

3. Sélectionnez ENREGISTRER.

Les commentaires sont désactivés sur l’enveloppe et les destinataires ne peuvent pas ajouter des commentaires
dans vos documents.
Information associée
Définir les options avancées de vos signataires, des enveloppes et des modèles
Correction des enveloppes

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Ajouter des commentaires à vos documents

Ajouter des champs aux documents


Une fois que votre enveloppe comprend des fichiers, des destinataires et des messages, vous ajoutez les champs
qui indiquent à vos signataires où fournir leur signature, leur paraphe ou toute autre information. Ajoutez un
ensemble unique de champs de signature pour chaque destinataire.

SOMMA IR E
Ajouter des champs – vue d’ensemble
Comment ajouter des champs à un document
Comment aligner des champs
Utiliser les touches de raccourci
Rubriques connexes

Remarque : Si vous constatez que vous ne pouvez pas ajouter de champs aux documents et aux modèles
que vous créez, cela résulte très probablement de votre profil d’autorisation utilisateur. Contactez votre
administrateur DocuSign et demandez-lui de modifier vos paramètres d’autorisation. Ces paramètres sont
documentés dans ce Guide d’aide de l’administrateur.

Ajouter des champs – vue d’ensemble


La vue Ajouter des champs comprend les zones principales suivantes :

• Destinataires. Liste tous les destinataires qui recevront vos documents à signer. Les champs que vous ajoutez
s’appliquent uniquement au destinataire sélectionné et utilisent un code couleur qui correspond à la couleur
assignée au destinataire. Vous pouvez ajouter des champs pour les destinataires que vous désignez comme
signataires. Utilisez l’option Modifier les destinataires dans la liste des destinataires pour modifier les détails,
ou ajouter ou supprimer des destinataires.
• Annuler/Rétablir et Copier/Coller. Icônes pour un accès en un clic à ces actions courantes sur les champs.
Pour une gestion facile des champs, les commandes clavier courantes sont également prises en charge, ainsi
qu’un menu contextuel clic droit.
• Champs standard. Affiche l’ensemble des champs standard que vous pouvez ajouter à votre document.
Sélectionnez Champs personnalisés pour utiliser, ajouter ou modifier vos champs personnalisés.
• Guide des pages. Contient une liste déroulante de toutes les pages que contient votre document. Cette liste
comprend toutes les pages de tous les fichiers que vous avez ajoutés au document. Cliquez sur n’importe
quelle page dans le Guide des pages pour la sélectionner en tant que page active de votre document. Depuis
le Guide page, vous pouvez aussi supprimer ou faire pivoter des pages individuelles de vos documents ou
utiliser ACTIONS > Modifier les documents pour ajouter, enlever, ou réarranger les documents.
• Propriétés des champs. (Non illustrée) Contient les propriétés du ou des champs sélectionnés, vous
permettant de modifier des éléments comme le formatage, l’attribution des destinataires et les info-bulles. Ce
volet permet de parcourir le Guide des pages lorsqu’un ou plusieurs champs sont sélectionnés.

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Lorsque les destinataires examinent votre document, ils parcourent les champs en fonction du paramètre
Navigation automatique de votre compte. Votre administrateur DocuSign définit cette option à l’aide de la vue
DocuSign eSignature Admin. Le comportement par défaut consiste à parcourir tous les champs du document. Les
autres options de navigation comprennent Page uniquement, qui permet aux destinataires de parcourir
manuellement les documents, et Naviguer dans les champs obligatoires, qui permet aux destinataires de
n’accéder qu’aux champs marqués comme étant obligatoires. Si vous ajoutez des boutons radio à vos documents,
il est recommandé d’utiliser l’option Naviguer dans les champs obligatoires vides pour simplifier la session de
signature.

Pour ajouter des champs à un document


1. Commencez une nouvelle enveloppe et ajoutez des documents et des destinataires comme d’habitude, puis
cliquez sur SUIVANT.

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2. Dans la liste des destinataires en haut de la page, sélectionnez une personne à qui ajouter des champs.

Remarque : Les champs que vous ajoutez s’appliquent uniquement au destinataire sélectionné et utilisent un
code couleur qui correspond à la couleur du destinataire. Vous ne pouvez ajouter des champs qu’aux
destinataires que vous avez désignés comme signataires ; vous ne pouvez pas ajouter de champ aux
destinataires qui doivent simplement consulter ou uniquement recevoir une copie.
3. Dans le Guide page à droite, sélectionnez une page que vous souhaitez marquer avec les champs. La page
sélectionnée devient la page active et apparaît dans le volet central.
4. Dans la palette de champs à gauche, cliquez et faites glisser l’un des types de champs disponibles pour
l’ajouter à la page active.
5. Cliquez sur le champ pour en ajuster l’aspect, le destinataire auquel il s’adresse ou ses autres
caractéristiques. Le volet Propriétés du champ se superpose au Guide des pages. Définissez les propriétés
comme vous le souhaitez. En savoir plus…
6. Utilisez le Guide pages pour parcourir les pages et ajouter d’autres champs pour votre destinataire.

Pour aligner les champs


• Sélectionnez au moins deux champs (MAJ + clic ou cliquez et faites glisser), puis utilisez les outils
d’alignement du volet Propriétés des champs.

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Utiliser les touches de raccourci


Plusieurs touches de raccourci sont disponibles dans la vue Ajouter des champs. Ces touches de raccourci
offrent une alternative au contrôle de la souris pour effectuer des actions communes sur vos champs de
destinataires. Voici quelques-uns des raccourcis les plus couramment utilisés. Voir le guide des touches de
raccourci pour obtenir une liste complète :

• Changer de destinataire : Ctrl+Maj+. ou Ctrl+Maj+,


• Sélectionner tous les champs sur la page en cours : Ctrl+G
• Sélectionnez tous les champs sur toutes les pages : Ctrl+A

Rubriques connexes
Pour plus d’informations sur des sujets connexes à l’ajout de champs, consultez les sections suivantes :

• Touches de raccourci. Utilisez des commandes clavier pour les actions les plus communes sur les champs de
destinataire.
• Auto-disposer des champs. Utilisez Auto-disposer pour ajouter automatiquement des champs correspondant
aux caractères dans votre document.
• Redimensionner les champs. Pour ajuster la taille d’un champ, cliquez sur un coin du champ et faites glisser.
• Types de champs. Utilisez le type de champ approprié pour obtenir des destinataires les informations que vous
souhaitez.
• Propriétés des champs. Contrôlez l’apparence et le comportement des champs via les propriétés du champ
disponibles.
• Propriétés du champ Autorisations de l’expéditeur pour les modèles. Prévenir que les champs que vous ajoutez
à votre modèle ne soient pas modifiés ou supprimés.

Touches de raccourci pour les champs


Plusieurs touches de raccourci sont disponibles dans la vue Ajouter des champs. Ces touches de raccourci
offrent une alternative au contrôle de la souris pour effectuer des actions communes sur vos champs de
destinataires. Avec ces commandes clavier, vous pouvez faire des choses comme changer le destinataire attribué
à un champ, tabuler à travers les champs, sélectionner tous les champs de la page, et déplacer des champs.

SOMMA IRE
Comment afficher la liste des touches de raccourci
Liste des touches de raccourci

Pour voir la liste des raccourcis

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1. Après avoir préparé votre enveloppe en ajoutant des documents, des destinataires et des messages,
poursuivez vers la vue Ajouter des champs.

2. En haut de la vue, sélectionnez ACTIONS, puis Touches de raccourci.

3. La liste des raccourcis clavier apparaît et affiche toutes les commandes du clavier prises en charge.

• PC :

• Mac :

Liste des touches de raccourci


Voici une liste de toutes les touches de raccourci pour les utilisateurs PC et Mac :

Raccourcis Touches – PC Touches – Mac


Changer de destinataire Ctrl+Maj+, (OU) Ctrl+Maj+. ⌘+Maj+, (OU) ⌘+Maj+.
Couper Ctrl+X ⌘+X
Copier Ctrl+C ⌘+C
Coller Ctrl+V ⌘+V
Supprimer Supprimer Supprimer
Dupliquer Ctrl+D ⌘+D
Annuler Ctrl+Z ⌘+Z
Rétablir Ctrl+Y ⌘+Y

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Raccourcis Touches – PC Touches – Mac


Sélectionner les champs de la page Ctrl+G ⌘+G
actuelle
Sélectionner tous les champs Ctrl+A ⌘+A
Enregistrer Ctrl+S ⌘+S
Annuler Échap. Échap.
Déplacer ← ↑ → ↓ touches directionnelles ← ↑ → ↓ touches directionnelles
Rechercher des champs disposés Ctrl+Maj+S ⌘+Maj+S
Ajouter un champ Entrée Retour
Tabuler en avant à travers les Tab Tab
champs
Tabuler en arrière à travers les Maj+Tab Maj+Tab
champs
Se concentrer sur le volet Champs Ctrl+Maj+L ⌘+Maj+L
Se concentrer sur le volet des Ctrl+Maj+E ⌘+Maj+E
propriétés
Se concentrer sur les vignettes de Ctrl+Maj+D ⌘+Maj+D
documents
Afficher les raccourcis Ctrl+Alt+S ⌘+Option+S

Faire pivoter les pages d’un document


Vous pouvez faire pivoter des pages individuelles dans un document. Si vous chargez un document puis trouvez
que vous avez besoin de faire pivoter une page, vous pouvez le faire lorsque vous ajoutez des champs à
compléter par vos destinataires.

Pour faire pivoter une page

1. Après avoir préparé votre enveloppe en ajoutant des documents, des destinataires et des messages,
poursuivez vers la vue Ajouter des champs.

2. Dans la liste des documents à droite, parcourez le guide des pages pour repérer la page à faire pivoter.

3. Passez le curseur sur la vignette de la page avec votre souris jusqu’à ce qu’un ensemble de commandes
apparaisse en bas de l’image.

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4. Cliquez sur l’icône faire pivoter. Chaque clic fait pivoter la page vers la droite de 90 degrés.

Supprimer des pages d’un document


Si vous chargez des documents contenant des pages que vous ne souhaitez pas inclure, vous pouvez facilement
supprimer ces pages.

Pour supprimer une page

1. Après avoir préparé votre enveloppe en ajoutant des documents, des destinataires et des messages,
poursuivez vers la vue Ajouter des champs.

2. Dans la liste des documents à droite, parcourez le guide des pages pour repérer la page à supprimer.

3. Passez la souris sur la miniature de la page jusqu’à l’apparition d’une icône poubelle dans le coin inférieur
droit de l’image.

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4. Cliquez sur l’icône corbeille pour retirer la page.


La page est retirée de votre document, ainsi que tous les champs sur cette page.

Remarque : Pour ajouter ou retirer des documents complets, ou pour réorganiser les documents, utilisez
l’optionACTIONS > Modifier les documents.

Ajuster la taille des champs


Lorsque vous insérez un champ sur un document, vous pouvez ajuster plusieurs de ses aspects. Vous pouvez
ajuster la taille de certains types de champs.

S OMMAI RE
À propos du redimensionnement des champs
Comment ajuster la taille d’un champ
Comment définir le pourcentage de l’échelle pour les champs Signature et Paraphe
Que faire si les champs apparaissent très petits

À propos du redimensionnement des champs


Les champs que vous pouvez redimensionner ont des poignées de dimensionnement à chaque coin. Cliquez et
faites glisser sur n’importe quel coin pour redimensionner le champ. Les champs Signature et Paraphe peuvent
aussi être redimensionnés en définissant une échelle en %.

Les champs qui sont remplis automatiquement avec les informations du destinataire ne peuvent être
redimensionnés. Par exemple, les champs Nom, E-mail, Société et Fonction. Quand le destinataire ouvre les
documents à signer, ces champs sont redimensionnés automatiquement pour correspondre aux informations du
destinataire.

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Les champs sont également dimensionnés par rapport à la taille (dimensions) et à la résolution de votre
document. Si vous chargez des documents numérisés, il arrive parfois que cette relation entraîne un affichage
miniature des champs.

Pour ajuster la taille réelle d’un champ

1. Préparez votre enveloppe comme d’habitude.

2. Insérez un champ modulable sur votre document. Il s’agit d’un champ avec des poignées de
redimensionnement tel qu’illustré ci-dessus.

3. Passez le pointeur de la souris sur une des poignées de redimensionnement jusqu’à ce qu’elles se
transforment en une double flèche indiquant que vous pouvez redimensionner le champ.

4. Cliquez et faites glisser le champ à la taille requise.

Pour définir le pourcentage de l’échelle d’un champ Signature ou Paraphe


Les champs Signature et Paraphe sont insérés à 100 % de leur taille maximale. Le champ Signature peut être
agrandi et vous pouvez le mettre à l’échelle de 50 à 200 % de sa taille pour l’adapter au mieux à votre document.
Le champ Paraphe est limité à 50-100 % et vous ne pouvez pas agrandir le champ. Si ces champs semblent trop
petits, reportez-vous aux conseils suivants pour résoudre le problème quand les champs sont minuscules.

1. Préparez votre enveloppe comme d’habitude.

2. Disposez un champ Signature ou Paraphe sur votre document.

3. Développez la section Formatage des propriétés du champ.

4. Saisissez la valeur souhaitée dans la zone Échelle en %.

• Champ de signature : 50-200 %


• Champ de paraphe : 50-100 %

5. Tabulez ou cliquez hors de la boîte pour appliquer la nouvelle valeur.

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Pour les champs qui s’affichent en tout petit


Si vous chargez un fichier numérisé dans DocuSign et que vos champs semblent vraiment petits, cela peut
provenir de :

• La résolution du fichier chargé


• La taille de la page du fichier téléchargé

Lorsque vous numérisez un document, vous sélectionnez une résolution (en ppp) et une taille de page. DocuSign
conserve la résolution et la taille de page numérisées lorsque le système convertit le fichier numérisé en PDF. Si la
résolution est élevée ou la page surdimensionnée, les champs ajoutés à votre document semblent minuscules.

Essayez les solutions suivantes :

1. Numérisez votre document d’origine en utilisant la résolution la plus faible. En règle générale, une résolution
maximale de 200 ppp est parfaitement gérable.
2. Vérifiez le résultat de votre numérisation. Si vous pouvez définir une résolution de 8,5 x 11 po, vous obtiendrez
un fichier qui affichera toujours les champs dans les dimensions appropriées.

Pré-remplissez vos propres champs de document


Si vous devez pré-remplir certains champs de document avant de les envoyer, ajoutez vous-même ces champs
pré-remplis aux documents puis terminez-les avant d’envoyer l’enveloppe. Vous devriez déjà savoir comment
démarrer une nouvelle enveloppe.

Remarque : Les comptes qui utilisent des signatures normatives ne prennent pas en charge les champs pré-
remplis.

1. Lorsque vous entrez dans la vue de préparation de votre enveloppe, sélectionnez l’icône du crayon placée sur
la gauche pour accéder aux Outils de pré-remplissage.

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2. Tirez les champs pré-remplis que vous souhaitez utiliser sur le document.

• Texte
• Case à cocher
• Radio

3. Entrez ensuite les valeurs que vous souhaitez utiliser dans les champs de pré-remplissage. Sélectionnez le
champ, entrez la valeur lui correspondant dans le panneau des Propriétés de champ sur la droite.

4. Poursuivez la préparation de votre enveloppe avec des champs et des messages pour les signataires.

5. Sélectionnez ENVOI pour envoyer l’enveloppe.

Une fois l’enveloppe complétée, vous pouvez visualiser et télécharger les documents complétés dans votre
compte eSignature de DocuSign. Pour plus de détails, voir Télécharger ou imprimer des Documents.

Aperçu et envoi
Une fois l’ajout de documents, de destinataires, de messages et de champs de signature terminé, vous êtes prêt à
prévisualiser votre travail puis à envoyer votre enveloppe.

Dans la vue Ajouter des champs, la barre de navigation en haut de l’écran comprend des options d’envoi,
d’aperçu, d’enregistrement ou d’abandon de l’enveloppe :

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• Pour enregistrer un brouillon sans l’envoyer, cliquez sur ACTIONS, puis sélectionnez ENREGISTRER ET
FERMER.
• Pour annuler la préparation de l’enveloppe et revenir à la page « Gérer », cliquez sur ACTIONS puis
sélectionnez ABANDONNER.
• Pour prévisualiser ce que verront vos destinataires, cliquez sur APERÇU DU DESTINATAIRE.
• Pour envoyer votre enveloppe, cliquez sur ENVOYER.

Lors de l’envoi de votre enveloppe, vos destinataires reçoivent une notification par e-mail les invitant à consulter et
à signer les documents qu’elle contient. Si vous vous êtes inclus comme signataire, vous pouvez démarrer le
processus de signature à partir de votre compte. Consultez la section Signer des documents sur votre compte
pour plus de détails.

À propos de l’aperçu
Le mode Aperçu offre une vue simplifiée de l’expérience de signature de chaque destinataire. Vous pouvez utiliser
ce mode pour parcourir les champs de chaque destinataire.

• Pour prévisualiser ce que verront vos destinataires, cliquez sur APERÇU DU DESTINATAIRE.

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• Pour vérifier les entrées qui sont saisies dans les champs, vous pouvez sélectionner des valeurs de radio
bouton ou de liste déroulante ou saisir du texte.

• Pour vérifier la disposition d’une signature ou d’un paraphe, cliquez sur les champs pour en voir un aperçu.

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Étape précédente : Ajouter des champs

Types de champs
Vous pouvez ajouter les champs standard suivants à vos documents :

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Remarque : Certaines fonctionnalités avancées et options ne sont prises en charge que dans des forfaits
DocuSign spécifiques. Votre forfait peut ne pas prendre en charge certaines options traitées dans cette
rubrique. Pour en savoir plus sur les options disponibles pour votre compte, contactez votre administrateur de
compte ou l’assistance clientèle DocuSign. Visitez la page web de notre service d’assistance pour en savoir
plus sur les options permettant de contacter le service clientèle.

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EXEMPLE

Imaginons que vous envoyez un contrat d’achat à un client concernant un véhicule sur mesure. Le document
détaille les spécifications du véhicule et les coordonnées du client. Le client doit parapher les spécifications,
préciser le site de livraison souhaité et signer. Vous utilisez les champs Paraphe et Signer ici pour le paraphe
et la signature, et un champ de texte pour le site de livraison.

Définir les propriétés des champs


Certains champs sont automatiquement renseignés avec les données du signataire tandis que d’autres
nécessitent que le signataire saisisse des informations ou choisisse une option. Lorsque vous ajoutez des fichiers
à un document, vous pouvez définir les propriétés des champs, comme le style de police ou la limite de
caractères.

Ajuster la taille du champ


Vous pouvez facilement ajuster la taille d’un champ ; il vous suffit de cliquer sur l’une des poignées de
redimensionnement dans les coins du champs et de faire glisser :

Types de champs
• Signature. Les nouveaux utilisateurs confirment leur nom de signature et leur paraphe, puis sélectionnent un
style de signature. Une fois la signature choisie, elle est appliquée au champ de signature. Sinon, un simple
clic suffit à l’appliquer. Rien de plus facile ! Le nom de signature correspond au nom saisi lorsque vous avez
ajouté le destinataire à votre document. Par défaut : Obligatoire
• Paraphe. Tout comme pour la signature, les nouveaux utilisateurs choisissent une signature. Leur paraphe est
ensuite appliqué au document. Par défaut : Obligatoire
• Tampon. Le champ tampon permet aux clients de divers marchés, cultures, rôles ou secteurs d’industrie,
d’appliquer une image tamponnée représentative de leur signature, approbation officielle, accusé de réception.
Le champ Tampon ne peut pas être redimensionné par l’expéditeur.

Les destinataires qui ont un champ Tampon à compléter chargent l’image d’un tampon, la dimensionnent et la
positionnent, puis le sélectionnent pour ensuite l’appliquer à un document. Si le signataire est titulaire d’un
compte DocuSign et a déjà ajouté un tampon, le tampon est disponible à sélectionner et à appliquer au
document. Une fois qu’un signataire applique un tampon, il peut le redimensionner ou le remplacer avant de
terminer la signature du document. Par défaut : Obligatoire

Le champ de tampon doit être activé dans votre compte par votre administrateur de compte dans les
Paramètres de l’Espace Envoyer.
• Date de signature. Ce champ est automatiquement renseigné avec la date actuelle. Votre administrateur de
compte peut définir le format de la date pour tous les documents envoyés à partir de votre compte, via
Paramètres de l’Espace Signer définis pour votre compte. Le format peut inclure un horodateur.
• Texte. Il s’agit d’un champ de texte libre pour les données. Par défaut, le champ de texte accepte tous les
caractères. Saisissez une valeur dans le réglage Limite de caractères de la propriété Ajouter du texte pour

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limiter le nombre de caractères que le destinataire peut saisir. Définissez une propriété de Formatage pour
Masquer le texte avec des astérisques et empêcher ainsi toute autre personne de voir les données saisies par
le signataire dans le document. Ou sélectionnez l’option Largeur fixe pour limiter le champ à une taille définie.
Utilisez la propriété de Validation pour restreindre la saisie de données dans ce champ en fonction d’un
format spécifique, comme une adresse e-mail ou un numéro de sécurité sociale. Placez le champ dans votre
document et sélectionnez-le. Dans le volet de propriétés du champ, développez la section Validation , cliquez
sur la liste déroulante, puis sélectionnez le format de validation pour le champ.

Paramètre par défaut : Obligatoire ; Validation – Aucune


• Nom. Ce champ de nom prend en charge trois formats : Prénom, Nom ou Nom complet. Placez le champ sur
votre document. Dans le volet de propriétés sur la droite, sélectionnez le format de nom. Prénom correspond
au premier mot du nom. Nom correspond au dernier mot du nom.

Suivant le format choisi, le champ est automatiquement renseigné par le nom, partiel ou complet, du
destinataire que vous avez saisi lors de son ajout à votre enveloppe. Si le destinataire modifie son nom au
moment de choisir sa signature, le champ Nom est mis à jour pour refléter le nouveau nom. Par défaut : Nom
complet
• Société. Ce champ est automatiquement renseigné avec le nom de la société du destinataire comme indiqué
dans ses préférences Informations personnelles. Si votre destinataire ne possède pas de compte DocuSign ou
s’il n’a pas précisé de nom d’entreprise, ce champ est alors un champ de texte vierge qu’il peut renseigner.
• Fonction. Comme pour le champ Société, le champ Fonction est automatiquement renseigné avec la fonction
du destinataire telle que définie dans ses Informations personnelles. Sinon, le destinataire peut saisir sa
fonction.
• E-mail. Ce champ est automatiquement renseigné avec l’adresse e-mail du destinataire.

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• Case à cocher. C’est une case standard carrée que les destinataires sélectionnent pour choisir une ou
plusieurs options. Vous pouvez ajouter une seule case ou un groupe de plusieurs cases. Un groupe de cases
à cocher peut inclure une règle de validation pour imposer le nombre de cases à cocher du groupe que votre
signataire doit sélectionner. Les cases à cocher peuvent être obligatoires ou facultatives, mais si vous
appliquez une validation qui oblige le signataire à sélectionner un certain nombre de cases, le champ devient
obligatoire.En savoir plus…

Conseil : Dans le cas où le destinataire doit clairement préciser qu’il accepte le contrat, utilisez une seule
case à cocher et sélectionnez l’option Champ obligatoire.

• Boutons radio. Les boutons radio fournissent des options pour lesquelles les destinataires ne peuvent
sélectionner qu’une seule réponse. Les boutons radio sont insérés sous forme de groupe de boutons. Vous
pouvez ajouter, modifier ou déplacer chaque bouton.

Lorsque vous ajoutez un champ Bouton radio, le groupe contient deux options. Cliquez sur l’icône « + » pour
ajouter une option au groupe de boutons radio.

Les boutons radio ont les propriétés uniques suivantes :

◦ Étiquette du groupe. Cette étiquette identifie le groupe de boutons radio. Elle n’est pas montrée aux
destinataires mais elle est incluse avec les données du formulaire de l’enveloppe.
◦ Valeurs des boutons radio. Les valeurs pour chaque bouton radio. Ces valeurs sont affichées aux
destinataires et la valeur sélectionnée est incluse lorsque vous téléchargez les données du formulaire pour
le document. Pour collecter des données significatives à partir des sélections de boutons radio par le
destinataire, saisissez des valeurs uniques et représentatives pour chaque bouton radio. Sur le PDF
complété, seule l’option sélectionnée reste et apparaît sous la forme d’un « x ». Valeurs par défaut :
« Radio1 » « Radio2 »
◦ Infobulle du groupe. Ajoute une infobulle facultative à afficher aux destinataires lorsqu’ils survolent ou
sélectionnent un bouton radio.

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Les boutons radio sont un groupe de boutons qui peuvent être obligatoires ou facultatifs. Si vous définissez la
propriété Champ obligatoire , le destinataire doit sélectionner l’une des options pour terminer de signer. Par
défaut : Obligatoire

Dans le cas où le destinataire doit clairement préciser qu’il accepte le contrat, utilisez une seule case à cocher
avec validation.

Conseil : Lorsque les destinataires examinent vos documents, ils parcourent les champs en fonction du
paramètre Navigation automatique de votre compte. Si vous utilisez des boutons radio sur vos documents,
il est recommandé d’utiliser l’option Naviguer dans les champs obligatoires vides pour simplifier la session
de signature. Votre administrateur DocuSign définit cette option à l’aide de la vue DocuSign eSignature
Admin. (Plus d’informations)

• Liste déroulante. Ce champ contient une liste déroulante d’options. Comme pour les boutons radio, les
destinataires peuvent ne sélectionner qu’une seule valeur dans la liste déroulante. Lorsque vous placez le
champ, la section Options s’ouvre sur le panneau de propriétés.

Créez les options de votre liste déroulante en sélectionnant LISTE ou SÉRIE :

◦ LISTE – Sélectionnez + AJOUTER UNE OPTION et remplissez la valeur pour créer une liste d’options.
N’utilisez pas de point-virgule (;) dans la valeur d’une option, car ce caractère est utilisé pour délimiter les
options et entraînerait la séparation de l’entrée en plusieurs options distinctes.
◦ SÉRIE – Saisissez une liste de valeurs séparées par des points-virgules dans le champ prévu. Exemple :

Le destinataire voit cette liste lorsqu’il signe votre document.

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La liste Option par défaut se remplit avec la liste de vos valeurs, et vous pouvez sélectionner la valeur à
afficher dans le champ par défaut. Vous pouvez définir d’autres propriétés dans le volet Propriétés du champ
comme le formatage et le caractère obligatoire ou facultatif du champ.

Le champ Liste déroulante peut être obligatoire ou facultatif. Si vous définissez la propriété Champ obligatoire ,
votre destinataire doit sélectionner l’une des options pour compléter les documents. Par défaut : Obligatoire
• Pièce jointe. Le champ Pièce jointe vous permet de demander des documents supplémentaires à un
destinataire. Le destinataire doit charger ou faxer les documents. Une fois le document complété, la pièce
jointe est ajoutée au document final et peut être téléchargée ou imprimée.

Le champ Pièce jointe peut être obligatoire ou facultatif. Si vous définissez la propriété Champ obligatoire,
votre destinataire doit joindre un fichier pour compléter la signature. Par défaut : Obligatoire
• Annotation. Le champ Annotation est un champ de texte libre que vous pouvez utiliser pour ajouter des
informations à vos destinataires. Vous pouvez ajouter une Annotation pour un seul destinataire et le texte que
vous saisissez n’apparaît sur le document que pendant la session de signature. Les Annotations ne sont
visibles que par les destinataires auxquels elles sont attribuées. Les Annotations ne sont pas conservées sur le
document complété. Toutefois, vous pouvez utiliser l’option Télécharger les données de formulaire pour
rappeler et consulter les informations.
• Approuver. Le champ Approuver est une alternative aux champs obligatoires Signature ou Paraphe pour que
les destinataires approuvent vos documents. Le champ Approuver est toujours obligatoire. Si le destinataire
clique sur Approuver pendant le processus de signature, il est considéré comme ayant signé le document. Si
le destinataire a complété tous les autres champs requis, quand il clique sur Approuver, il complète le
processus de signature.

Le champ Approuver n’ajoute aucune information sur le document, mais il enregistre et « Approuve » toute
action dans l’historique du document. Pour que votre destinataire puisse refuser le document, vous pouvez
ajouter le champ Refuser, ou il peut utiliser l’option Refuser de signer.

Vous pouvez changer le nom du champ tel que présenté au destinataire, à l’aide de la propriété Texte du
bouton.
• Refuser. Le champ Refuser fonctionne de la même manière que l’option de signature Refuser de signer. Si le
destinataire clique sur la balise Refuser pendant le processus de signature, tous les champs restants du
document sont ignorés et il est aussi invité à indiquer un motif de refus. L’historique du document enregistre
l’action et le motif fourni par le destinataire. Vous pouvez changer le nom du champ tel que présenté au
destinataire, à l’aide de la propriété Texte du bouton.
• Formule. Ce champ numérique calcule un résultat de manière dynamique en fonction des valeurs saisies dans
d’autres champs par le destinataire. Vous pouvez créer des formules reposant sur des chiffres ou des dates, à
l’aide des opérations mathématiques standard, à savoir l’addition, la soustraction, la multiplication et la division.
• identité de l’enveloppe. Les champs identité de l’enveloppe vous permettent de placer manuellement l’identité
de l’enveloppe n’importe où sur vos documents. Cet identité est l’identité unique d’une enveloppe. Cet identité
est indiqué dans l’historique, le certificat de réalisation, certains rapports d’enveloppes, et est utile pour les
développeurs API utilisant l’API DocuSign. Vous pouvez utiliser le champ identité de l’enveloppe pour placer et
formater l’identité comme vous souhaitez qu’il apparaisse. Vous pouvez définir la position, le type de police, la
taille et la couleur du timbre identité.

Alternativement à l’utilisation du champ identité de l’enveloppe, vous pouvez définir pour un document l’ Option
avancée pour automatiquement tamponner l’identité de l’enveloppe sur le document. Le tampon est placé en
haut à droite de chaque page du document.

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Vous pouvez utiliser sur un document soit le champ identité de l’enveloppe soit le tampon automatique, ou
vous pouvez utiliser les deux à la fois. Quelle que soit la manière que vous choisissez d’ajouter l’identité de
l’enveloppe à votre document, sachez que le timbre identité devient un élément permanent de votre document
et ne peut être retiré.

Propriétés des champs


Lorsque vous ajoutez des champs à vos documents, vous pouvez définir un ensemble de propriétés. Ces
propriétés vous permettent d’exécuter diverses actions :

• Créer un champ obligatoire ou facultatif


• Modifier le destinataire pour un champ
• Renseigner un champ et le définir en lecture seule pour les destinataires
• Appliquer la validation des données pour imposer des règles de saisie des données au destinataire
• Définir la police, la taille ou la couleur d’un champ de texte
• Masquer l’entrée du destinataire dans un champ de texte à l’aide d’astérisques pour renforcer la sécurité des
données
• Définir des relations de champ conditionnelles
Les propriétés sont similaires pour tous les types de champs, même si toutes les propriétés ne s’appliquent pas à
tous les champs. Vous pouvez ajuster les propriétés sur une base d’étiquette de champ unique, ou sur plusieurs
champs à la fois.

SOM MAI RE
Comment définir et modifier les propriétés des champs
Propriétés de base
Propriétés avancées

Pour modifier les propriétés des champs


Pour accéder aux paramètres de propriétés, procédez de l’une des manières suivantes :

• Pour un champ unique, cliquez sur le champ pour le sélectionner.


Le volet Propriétés du champ se superpose au Guide pages sur le côté droit pour afficher les paramètres que
vous pouvez modifier :

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Guide de l’utilisateur DocuSign eSignature 169

• Pour plusieurs champs, ajoutez le champ à modifier par glisser-déposer ou appuyez sur MAJ+Clic pour
sélectionner chaque champ.

Le volet Propriétés du champ apparaît. Les modifications apportées aux propriétés sont appliquées à tous les
champs actuellement sélectionnés.

Propriétés de base
• Destinataire – permet de contrôler à quel destinataire le champ s’applique ; utilisez cette propriété pour
modifier le destinataire pour une balise de champ.
• Champ obligatoire – spécifie si le champ est obligatoire ou facultatif ; les champs obligatoires doivent être
remplis par le destinataire afin de terminer le processus de signature. Seuls les champs suivants ont cette
propriété : Signature, Paraphe, Société, Fonction, Texte, bouton Radio, Liste déroulante et Pièce jointe. En
savoir plus…
• Ajouter du texte – pour les champs de texte, vous pouvez saisir le contenu du champ à présenter aux
destinataires. Appliquez la propriété Lecture seule si vous voulez protéger votre entrée. Définissez une limite de
caractères pour contrôler le nombre de caractères que les destinataires peuvent saisir dans le champ.
• Lecture seule – permet de contrôler si le destinataire peut modifier le champ ; seuls les champs suivants
possèdent cette propriété : Texte, Société, Fonction, Liste déroulante, Case à cocher et bouton Radio. En tant
qu’expéditeur, vous pouvez renseigner ces champs et les paramétrer en Lecture seule. Tous les destinataires
voient votre entrée ou sélection mais ne peuvent modifier les valeurs. En savoir plus…
• Formatage – définit la famille de police, la taille, et la couleur, ainsi que le style de caractère. L’administrateur
de votre compte définit pour ces paramètres, des valeurs par défaut, valeurs que vous pouvez modifier au
besoin pour les champs de vos documents. En savoir plus…

◦ Pour les champs de texte, il existe une propriété de formatage supplémentaire pour masquer le texte saisi
avec des astérisques, dissimulant les données à toute autre personne consultant le document.
◦ Pour les champs de signature et de paraphe, il existe une propriété d’échelle en % que vous pouvez utiliser
pour définir la taille du champ (de 50 à 100 %).
• Infobulle – fournit des astuces d’utilisation qui s’affichent lorsque l’utilisateur passe le pointeur de la souris sur
le champ.

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Propriétés avancées
• Étiquette de données – contient un identificateur de champ que seul l’expéditeur peut voir. Vous pouvez
utiliser la propriété Étiquette de données pour remplir automatiquement certains champs, comme indiqué ci-
après.

Remarque : Si vous définissez les étiquettes de données afin qu’elles soient identiques pour les champs
d’un même type, les données de champ deviennent associées. Lorsque l’expéditeur prépare le document
ou le modèle, ou si le signataire signe le document, une entrée dans l’un des champs associés est insérée
automatiquement dans tous les champs portant la même étiquette de données. Lorsque vous configurez
des champs de cette manière, la propriété de l’étiquette de données répertorie tous les champs liés et
vous pouvez cliquer sur les liens pour repérer chaque champ. Exemple :

Les champs de données associés sont contrôlés par la configuration de la population de données du
compte. Ce paramètre peut limiter l’association des champs de données à un seul document ou les
associer pour tous les documents d’une enveloppe. Ce paramètre se trouve dans DocuSign eSignature
Admin, sous Paramètres de l’Espace Envoyer, et est appelé « Répliquer automatiquement les informations
dans les champs avec la même étiquette de données ». En savoir plus…

Les champs en lecture seule ne seront pas remplis avec les entrées saisies pendant la signature.
L’expéditeur peut pré-remplir un champ en lecture seule et tous les champs associés refléteront la valeur
saisie. Cependant, en signant, si un champ associé est en lecture seule, le signataire ne verra que ce qu’il
y avait dans le champ lorsque l’enveloppe a été envoyée. Un champ associé en lecture seule ne sera pas
mis à jour avec une entrée saisie par le signataire dans un autre champ associé.

Si votre administrateur de compte ne voit pas ce paramètre, il peut contacter le service clientèle DocuSign
pour assistance https://support.docusign.com/fr/.

• Étiquette du groupe – pour les boutons radio et les cases à cocher, cette étiquette identifie le groupe. Elle
n’est pas montrée aux destinataires mais elle est incluse avec les données du formulaire de l’enveloppe.
• Valeurs des boutons radio – pour les boutons radio, ce sont les valeurs pour chaque bouton radio d’un
groupe. Ces valeurs sont affichées aux destinataires et la valeur sélectionnée est incluse lorsque vous
téléchargez les données du formulaire pour le document. Pour collecter des données significatives à partir des
sélections de boutons radio par le destinataire, saisissez des valeurs uniques et représentatives pour chaque
bouton radio.

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Guide de l’utilisateur DocuSign eSignature 171

• Valeurs de case à cocher – valeurs facultatives pour chaque case dans un groupe de cases à cocher. Les
valeurs sont affichées aux signataires et sont incluses lorsque vous téléchargez les données de formulaire de
l’enveloppe.
• Emplacement – contrôle l’emplacement exact des champs via les coordonnées x, y, ou utilise Auto-disposer
pour disposer automatiquement les copies d’un champ à chaque occurrence d’une chaîne prédéfinie. En
savoir plus sur Auto-disposer… ou En savoir plus sur les coordonnées…
• Collaboration – pour les champs de texte, permet à tous les destinataires de renseigner ou de modifier
l’entrée des champs. Permet, en option, de demander à tous les destinataires de parapher les modifications.
En savoir plus…
• Validation – pour les champs de texte, permet de limiter le type de données que les signataires peuvent
renseigner. En savoir plus…Pour les groupes de cases à cocher, spécifie le nombre de cases qu’un signataire
peut ou doit sélectionner. En savoir plus…
• Logique conditionnelle – permet de configurer, examiner et modifier les relations conditionnelles entre les
champs. Pour en savoir plus…
• Ordre des champs – spécifie l’ordre des champs parcourus à chaque page d’un document quand les
destinataires signent. Attribuer un ordre des champs ne garantit pas que le signataire sera dirigé vers un
champ. C’est le réglage d’auto-navigation qui contrôle comment les champs sont présentés aux signataires.
Par exemple, si un champ a un ordre de champ attribué et est défini comme étant facultatif, et que l’auto-
navigation est configurée comme « Naviguer dans les champs obligatoires », alors le champ facultatif est
toujours présent sur le document, mais le signataire doit manuellement le sélectionner pour saisir des
données.
• Disposition automatique- Dispose automatiquement des copies d’un champ à chaque instance d’une chaîne
prédéfinie. En savoir plus…

Champs facultatifs
Il arrive parfois que vous souhaitiez insérer des champs facultatifs dont vos destinataires doivent tenir compte. En
règle générale, vous utiliserez plutôt un champ de signature ou de paraphe facultatif. Par exemple, un formulaire
d’autorisation avec une signature à remplir uniquement si le destinataire souhaite lui accorder l’autorisation. Il peut
également s’agir d’une liste d’articles d’un contrat de service. Dans ce cas, le signataire paraphe uniquement les
articles qu’il souhaite ajouter au contrat final.

SOMMAI RE
Types de champs avec une option obligatoire
Comment faire la différence entre les champs obligatoires et facultatifs
Comment rendre un champ facultatif

Types de champs avec une option obligatoire


Les types de champ suivants sont obligatoires par défaut mais peuvent être configurés comme étant facultatifs :

• Signature
• Paraphe
• Texte
• Société
• Fonction
• Bouton radio
• Liste déroulante

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• Pièce jointe

Comment faire la différence entre les champs obligatoires et facultatifs


Les champs obligatoires sont remplis avec la couleur du destinataire, comme indiqué par le carré de couleur à
côté de leur nom dans la liste Ajouter des champs pour : Voici un exemple qui indique un champ obligatoire sur
la gauche et une option sur la droite :

Pour créer un champ facultatif

1. Commencez une enveloppe selon la procédure habituelle en ajoutant des documents, des destinataires et des
messages.

2. Dans la vue Ajouter des champs, cliquez sur l’un des types de champ répertoriés ci-dessus et placez-le sur le
document.

3. Dans le volet des propriétés, décochez la propriété Champ obligatoire. Le champ est désormais facultatif et
les signataires peuvent choisir de le renseigner ou non.

Lire les champs en lecture seule


Certains types de champs peuvent être renseignés par l’expéditeur, puis configurés en lecture seule pour les
destinataires. La propriété Lecture seule verrouille un champ pour empêcher sa modification par n’importe quel
destinataire de l’enveloppe.

S OMMA IRE
Types de champs avec option de lecture seule
Pour ajouter des champs en lecture seule à un document
Visibilité des champs en lecture seule

Types de champs avec option de lecture seule


Les types de champs suivants peuvent être définis en lecture seule :

• Texte
• Société
• Fonction
• Liste déroulante

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• Case à cocher
• Bouton radio

Remarque : Bien que vous assigniez des champs en lecture seule à un seul destinataire, ces champs et leur
contenu peuvent être visibles par tous les destinataires du document. Les champs en lecture seule ne
peuvent pas être modifiés par les destinataires. Consultez la visibilité des champs en lecture seule pour plus
d’informations.

Pour ajouter des champs en lecture seule à un document

1. Préparez votre enveloppe comme d’habitude en ajoutant des documents, des destinataires et des messages.

2. Dans la vue Ajouter des champs, cliquez sur le champ Texte ou sur un autre type de champ le cas échéant, et
placez-le sur la page de document active.

3. Dans le volet des propriétés, définissez la valeur souhaitée pour le nouveau champ.
Pour déterminer qui peut voir la valeur saisie, reportez-vous à la section « Visibilité des champs en lecture
seule ».

4. Dans le volet des propriétés, cochez la case Lecture seule . Pour les destinataires, le champ est désormais en
lecture seule et ne peut pas être modifié. Le champ et le contenu que vous avez indiqués seront visibles par
tous les destinataires.

Visibilité des champs en lecture seule


Quelques facteurs ont une incidence sur quels destinataires d’enveloppes peuvent voir le contenu des champs en
lecture seule. Dans tous les cas, les destinataires ne peuvent modifier les valeurs en lecture seule.

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• Paramètre du compte pour afficher les valeurs à tous les destinataires. L’administrateur de votre compte
peut activer un paramètre pour révéler à tous les destinataires toute valeur que vous saisissez dans les
champs avant d’envoyer une enveloppe. Voir Paramètres de l’Espace Envoyer pour plus d’informations.
• Afficher les valeurs des champs en lecture seule à tous les destinataires. Si le paramètre de compte pour
afficher les valeurs n’est pas activé dans votre compte, vous pouvez définir un ordre de signature à vos
destinataires et assigner les champs en lecture seule au premier destinataire tel que défini dans l’ordre de
signature.
• Afficher les valeurs de champ en lecture seule aux destinataires qui ont fini de signer. Si vous n’utilisez
pas d’ordre de signature et que le paramètre du compte pour afficher les valeurs n’est pas activé, les
destinataires peuvent voir les valeurs de champ pour tous les champs qui leur sont attribués, ainsi que les
valeurs de champ pour tous les champs attribués aux destinataires qui ont déjà terminé de signer.

Validation des données pour les champs de texte


Par défaut, le type Champ de texte accepte tous les caractères. Si vous avez besoin d’un type spécifique
d’informations de votre signataire, la validation des données vous permet d’appliquer une validation standard au
champ. Vous avez ainsi l’assurance d’obtenir les données appropriées de la part de votre signataire.

Quand vous utilisez la validation des données, votre signataire est invité à fournir des données dans le format
approprié. Une fois les champs de texte renseignés correctement, l’invite disparaît et il peut terminer le document
en le signant.

SOMMAI RE
Options de validation prises en charge et exemples
Comment appliquer la validation des données à un champ de texte
Configurer la validation personnalisée des données

Options de validation
Les options de validation des données suivantes sont prises en charge :

Option de validation Format Exemples


Personnalisé Expression régulière – Consultez \$\d
Validation personnalisée des
données ^[2-9]\d{2}-\d{3}-\d{4}$

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Option de validation Format Exemples


Date MM/JJ/AAAA ou JJ/MM/AAAA ou 05/31/1995
AAAA/MM/JJ
31/05/1995
La validation de date comprend un
1995/05/31
masque de validation de date,
permettant de spécifier si la date
commence par le mois, le jour ou
l’année.

Si vous avez besoin d’appliquer un


autre format de date, DocuSign
recommande l’utilisation d’un
modèle RegEx personnalisé.

E-mail nom@exemple.fr grich@mailnesia.com

Il n’y a aucune validation sur l’actuel


e-mail saisi par le signataire. La
validation contrôle les entrées *@*.*
et le « * » peut être n’importe quel
caractère alphanumérique. Certains
caractères spéciaux sont aussi
autorisés.

Lettres Lettres A-Z, en minuscules ou Occitanie | Avenue Gabriel |


majuscules, et espaces, plus les français
lettres du supplément Unicode
Latin-1
Chiffres 0-9 et point ou virgule comme 25 |15.25 | 4234.00
séparateur décimal – aucun espace
25 | 15,25 | 4234,00

Numéro de sécurité sociale (SSN) ###-##-#### 123-45-6789


Code postal xxxxx 94501
Code postal 5-4 xxxxx-xxxx 94501-1234

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EXEMPLE – Demande d’emploi

Votre entreprise est en pleine croissance et vous embauchez ! Vous avez défini un modèle DocuSign avec le
formulaire de demande d’emploi contenant tous les champs que les postulants doivent renseigner. Bien que le
formulaire détaille le type d’informations demandées aux postulants, vous utilisez la validation des données là
où vous pensez pouvoir améliorer la précision des informations qu’ils doivent fournir. Le numéro de sécurité
sociale des postulants étant une donnée essentielle au traitement de leur demande, vous utilisez la validation
des données du numéro de sécurité sociale pour réduire les erreurs et accélérer le processus. Encore une
bonne raison d’aimer DocuSign !

Pour appliquer la validation des données à un champ de texte

1. Commencez une enveloppe selon la procédure habituelle en ajoutant des fichiers, des destinataires et des
messages.

2. Dans la vue Ajouter des champs, cliquez sur le champ Texte et disposez-le sur le document.

3. Dans le volet des propriétés, développez la section Validation.

4. Cliquez sur la liste déroulante et sélectionnez l’option souhaitée.

Validation personnalisée des données


En plus des types de validation prédéfinis, DocuSign propose une validation personnalisée qui vous permet de
créer des modèles de validation plus complexes. Si vous sélectionnez Personnalisé comme type de validation,
vous fournissez une expression régulière (regex) pour formuler une syntaxe ou une chaîne littérale que le
destinataire doit respecter pour renseigner le champ de texte. La validation personnalisée vous permet d’imposer
à peu près toute définition de données possible, comme un numéro de routage bancaire, une valeur monétaire de
l’UE, une heure au format 24 heures, un critère de mot de passe ou un numéro de carte de crédit valide.

EXEMPLE – Expression régulière


Voici quelques exemples d’expressions régulières illustrant la puissance de la validation personnalisée des
données :

^(?=[^\d_].*?\d)\w(\w|[!@#$%]){7,20}

permet de limiter la longueur des mots de passe entre 8 et 20 caractères alphanumériques et de sélectionner
les caractères spéciaux. Le mot de passe ne peut non plus commencer par un chiffre, un tiret bas ou un
caractère spécial et doit contenir au moins un chiffre.

^\d$

correspond exactement à 1 chiffre (0 à 9).

^[2-9]\d{2}-\d{3}-\d{4}$

est un numéro de téléphone français, séparé par des tirets, de la forme AN-NN-NN-NN-NN, où A est 0 et N est
entre 0 et 9

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Guide de l’utilisateur DocuSign eSignature 177

Exemple – Expression régulière pour le format de date et de code postal au Japon

Voici un exemple de validation de format de date japonaise :

^(19|20)\d\d年(((01|03|05|07|08|10|12)月(0[1-9]|[12]\d|3[01]))|((04|06|09|11)月(0[1-9]|[12]\d|
30))|(02月(0[1-9]|[12]\d)))日$

valide le format de date japonaise. Exemple : 2016年4月1日

Voici des exemples de validation de code postal japonais :

^[0-9]{3}-[0-9]{4}$

valide un format de code postal japonais à 7 chiffres. Exemple : 600-8216

^\d{3}$

valide un format de code postal japonais à 3 chiffres. Exemple : 600

DocuSign utilise l’implémentation .NET des expressions régulières. Pour en savoir plus sur l’utilisation et
l’élaboration d’expressions régulières, reportez-vous à la documentation sur les expressions régulières de
MSDN .NET Framework.

Il existe de nombreuses ressources utiles sur les définitions des expressions régulières, y compris des
bibliothèques complètes de solutions d’expression. Voici deux ressources pour commencer :

• Expressions régulières de .NET Framework – Documentation de Microsoft Developer Network pour les
expressions régulières
• Testeur en ligne – Testeur en ligne gratuit RegexStorm.NET pour tester les modèles regex

Pour appliquer la validation personnalisée des données


1. Suivez la procédure standard pour appliquer la validation des données à un champ de texte.
2. Sélectionnez Personnalisé dans la liste déroulante Validation.
3. Dans le champ Modèle Regex, indiquez l’expression régulière qui définit le format de données que vous
souhaitez que votre destinataire respecte.
4. Dans le champ Message d’erreur, saisissez le texte qui aidera votre destinataire à saisir les données dans le
format approprié.

Remarque : Pour en savoir plus sur la validation des données et les meilleures pratiques, consultez Création
de modèles avancés : Série Devenir un NIGO Ninja Part I sur le marché de la connaissance DocuSign. Vous
serez invité à vous identifier en utilisant votre e-mail et mot de passe DocuSign pour accéder à ce contenu.

Champs de texte masqué


Si vous recueillez des données sensibles d’un destinataire, comme un numéro de carte de paiement ou un
numéro de sécurité sociale, vous souhaiterez peut-être les cacher à la vue des autres destinataires lors de la
signature et sur le PDF final. Bien que les données soient masquées sur le PDF, la valeur est disponible à
l’expéditeur lors de la consultation ou du téléchargement des données du formulaire de l’enveloppe.

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Guide de l’utilisateur DocuSign eSignature 178

SOMMAI RE
Comment masquer du texte
Ce que voient vos destinataires
Comment accéder aux données saisies dans des champs de texte masqués

Comment masquer du texte


Dans une enveloppe ou un modèle, vous pouvez définir une propriété sur n’importe quel champ Texte pour
masquer les données de champ.

1. Dans votre enveloppe ou modèle, disposez un champ de texte sur votre document.

2. Sélectionnez le champ de texte pour ouvrir le panneau des propriétés.

3. Développez la section Formatage.

4. Cochez l’option de mise en forme Masquer le texte par des astérisques.

5. (Recommandé) Dans la propriété de champ Étiquette de données, remplacez la valeur par défaut par un nom
descriptif.
Par exemple, « Numéro de carte ». Cette étiquette est utilisée pour identifier les données du champ masqué
lorsque vous les consultez ou les téléchargez ultérieurement.

6. Terminez d’ajouter le reste de vos champs de destinataire et envoyez votre enveloppe ou enregistrez votre
modèle comme d’habitude.
Toutes les données saisies dans le champ de texte seront remplacées par des astérisques. Les données
seront cachées lors de la session de signature et sur les PDF en cours et complétés. L’expéditeur peut afficher
ou télécharger les données du formulaire de l’enveloppe afin de révéler les données masquées.

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Ce que voient vos destinataires


Lorsqu’un destinataire signe un document qui comprend un champ de texte avec la propriété de texte masqué
appliquée, il peut voir les données au fur et à mesure qu’il les saisit dans le champ. Une fois qu’il navigue vers un
autre champ, les informations sont masquées, remplacées par des astérisques (« * »). S’il retourne sur le champ,
sa saisie est révélée jusqu’à ce qu’il s’en éloigne à nouveau. Une fois que le destinataire a fini de signer, les
données restent masquées sur le document.

Le texte masqué est caché aux autres destinataires de l’enveloppe, à la fois dans l’expérience de signature et
dans le PDF terminé lorsqu’il est affiché ou téléchargé. Le texte masqué ne peut être récupéré qu’en consultant ou
en téléchargeant les données de formulaire de l’enveloppe.

Qui peut accéder aux données de formulaire de l’enveloppe et afficher les valeurs de texte cachées ?

Généralement, seul l’expéditeur de l’enveloppe a accès aux données de formulaire de l’enveloppe. Cependant, il
existe certains cas où d’autres utilisateurs peuvent afficher les données du formulaire :

• Les destinataires qui sont administrateurs complets sur un compte peuvent afficher les données de formulaire
de toute enveloppe qui leur est envoyée venant d’un autre membre du compte.
• Si l’enveloppe est transférée à un autre membre du compte, ce membre peut afficher les données du
formulaire.
• Si les enveloppes de l’expéditeur sont partagées avec un autre membre du compte, qu’il soit ou non
administrateur du compte, cette personne peut afficher les données de formulaire de l’enveloppe lorsqu’elle
consulte l’enveloppe partagée.

Comment accéder aux données saisies dans des champs de texte masqués
Les données de formulaire de l’enveloppe incluent toutes les données de l’enveloppe, y compris les valeurs
saisies dans les champs de texte masqués. Les données de formulaire d’une enveloppe sont accessibles à :
l’expéditeur ou le propriétaire actuel, un membre du compte ayant un accès partagé à l’enveloppe et tout
administrateur complet qui est également un destinataire de l’enveloppe.

1. Dans la page Gérer, repérez l’enveloppe avec les données de texte cachées auxquelles vous souhaitez
accéder.

2. Cliquez sur le menu action de l’enveloppe et sélectionnez Données de formulaire.

3. Dans la boîte de dialogue Données de formulaire de l’enveloppe, vous pouvez afficher toutes les données de
l’enveloppe, y compris les valeurs de tout texte masqué. Vous pouvez également télécharger ou imprimer les
données du formulaire.
Pour plus d’informations, consultez Données de formulaire.

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Guide de l’utilisateur DocuSign eSignature 180

Champs personnalisés
Créez des versions personnalisées des champs standard et enregistrez-les pour les réutiliser dans des documents
ultérieurs. Définissez une combinaison de propriétés de champ, par exemple le type ou la taille de la police, le
paramètre de validation ou la disposition automatique. Les champs personnalisés vous permettent de préparer
plus rapidement un document grâce à l’enregistrement de champs personnalisés en fonction de votre usage.

Un champ personnalisé s’utilise comme tout autre champ standard. Insérez-le simplement dans votre document. Il
conserve toutes les propriétés de champ que vous avez définies.

Exemple : Champs avec validation

Vous préparez des contrats commerciaux pour votre entreprise dans lesquels vous devez presque toujours
ajouter des champs validés pour des valeurs numériques et des dates. Plutôt que de configurer à maintes
reprises des champs de texte avec la validation appropriée, vous créez des champs personnalisés que vous
pouvez appliquer rapidement au besoin.

SOMMA IRE
Créer un champ personnalisé
Modifier un champ personnalisé
Supprimer un champ personnalisé
Rubriques connexes

Pour créer un champ personnalisé

1. Commencez une enveloppe selon la procédure habituelle en ajoutant des documents, des destinataires et des
messages.

2. À partir de la vue Ajouter des champs, sélectionnez la palette Champs personnalisés

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3. Cliquez sur + pour ajouter un nouveau champ personnalisé.

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4. Dans la boîte de dialogue Détails du champ personnalisé, sélectionnez pour votre nouveau champ, le type de
champ personnalisé puis saisissez un nom.

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5. Définissez les propriétés de votre champ personnalisé, comme la taille de police, le type de validation ou le
texte pour la disposition automatique.

6. (Facultatif) Sélectionnez Partagé pour autoriser d’autres utilisateurs de votre compte à utiliser le champ.

Remarque : Vous devez être administrateur de votre compte DocuSign pour pouvoir partager des champs
personnalisés et de plus, l’option de partage doit être activée sur le compte. Voir Paramètres de l’Espace
Envoyer pour plus d’informations.

7. Après avoir défini toutes les propriétés de votre champ personnalisé, sélectionnez ENREGISTRER.

8. Votre nouveau champ apparaît dans la liste des champs personnalisés.

Pour modifier un champ personnalisé


Vous pouvez modifier vos propres champs personnalisés. Vous ne pouvez pas modifier les champs personnalisés
partagés avec vous, sauf si vous êtes administrateur de compte. Les administrateurs peuvent modifier les champs
personnalisés partagés de tous les utilisateurs du compte.

1. Repérez dans la liste Champs personnalisés le champ personnalisé à modifier.

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2. Cliquez sur l’icône en forme d’engrenage située à côté du nom du champ pour ouvrir la boîte de dialogue
Détails du champ personnalisé.

3. Faites vos modifications aux propriétés du champ personnalisé puis cliquez sur ENREGISTRER.
Le champ personnalisé mis à jour est disponible dans la liste Champs personnalisés.

Pour supprimer un champ personnalisé


Vous pouvez supprimer vos propres champs personnalisés. Vous ne pouvez pas supprimer les champs
personnalisés partagés avec vous, sauf si vous êtes administrateur de compte. Les administrateurs peuvent
supprimer les champs personnalisés partagés de tous les utilisateurs du compte.

1. Dans la liste Champs personnalisés, repérez le champ personnalisé que vous souhaitez supprimer.

2. Cliquez sur l’icône en forme d’engrenage située à côté du nom du champ pour ouvrir la boîte de dialogue
Détails du champ personnalisé.

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3. Faites défiler vers le bas de la boîte de dialogue Détails du champ personnalisé, puis cliquez sur SUPPRIMER.

Rubriques connexes
Pour plus d’informations sur des sujets connexes aux champs personnalisés, consultez les sections suivantes :

• Gérer vos champs personnalisés. Créer, modifier et supprimer vos champs personnalisés de Mes préférences
> Champs personnalisés.
• Champs personnalisés pour les administrateurs. Les administrateurs DocuSign peuvent créer et gérer des
champs personnalisés pour les utilisateurs de leurs comptes.
• Ajouter des champs. Informations de base sur la façon d’ajouter des champs, y compris des champs
personnalisés et standard, pour vos documents.

Remarque : Certaines fonctionnalités avancées et options ne sont prises en charge que dans des forfaits
DocuSign spécifiques. Votre forfait peut ne pas prendre en charge certaines options traitées dans cette
rubrique. Pour en savoir plus sur les options disponibles pour votre compte, contactez votre administrateur de
compte ou l’assistance clientèle DocuSign. Visitez la page web de notre service d’assistance pour en savoir
plus sur les options permettant de contacter le service clientèle.

Champs de cases à cocher


Le champ de case à cocher peut être ajouté à votre document comme une seule case ou comme un groupe de
plusieurs cases. Un groupe de cases à cocher peut inclure une règle de validation pour imposer le nombre de
cases à cocher du groupe que votre signataire doit sélectionner.

Remarque : Une case à cocher était auparavant seulement un élément unique. Les groupes de cases à cocher
sont une nouvelle fonctionnalité. Si vous possédez un modèle existant avec un unique champ de case à
cocher, il restera tel quel ; les nouvelles propriétés et options décrites dans ce guide ne seront pas
appliquées.

SOMMAI RE
Ajouter un champ de cases à cocher
Propriétés du groupe de cases à cocher : infobulle, étiquettes et valeurs
Spécifier le nombre de cases à cocher d’un groupe qu’un signataire doit sélectionner
Utiliser la fonctionnalité Auto-disposer avec des champs de cases à cocher

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Guide de l’utilisateur DocuSign eSignature 187

DÉCOUVRIR COMMENT ÇA MARCHE

Passez la souris ou touchez la vignette pour voir comment ajouter un groupe de cases à cocher avec
validation.

Pour ajouter un champ de cases à cocher

1. Commencez une enveloppe ou un modèle selon la procédure habituelle en ajoutant des fichiers, des
destinataires et des messages.

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2. Dans la vue Ajouter des champs, ajoutez un champ « Case à cocher » à votre document.

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3. Cliquez sur le symbole « + » pour ajouter au groupe des cases à cocher supplémentaires. Ajoutez-en autant
que vous le souhaitez pour qu’elles fassent partie du groupe.

4. Si vous devez supprimer l’une des cases, il suffit de la sélectionner et d’appuyer sur la touche Suppr.

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Guide de l’utilisateur DocuSign eSignature 190

5. Cliquez et glissez les cases individuelles à la position désirée. Sélectionnez l’ensemble du groupe et utiliser les
outils d’alignement pour un alignement précis.

Conseil : Pour ajuster la position d’une case à cocher individuelle, sélectionnez-la puis utilisez les touches
flèches du clavier pour déplacer la case à la position souhaitée.

6. Pour spécifier dans un groupe le nombre de cases à cocher que votre signataire doit cocher, utilisez la
propriété de Validation. Vous pouvez choisir parmi les options suivantes :

• Sélectionner au minimum
• Sélectionner au maximum
• Sélectionnez exactement
• Sélectionner une plage

Par exemple, vous obligez votre bénévole à sélectionner jusqu’à 3 activités. Vous définissez la validation
comme Sélectionner au maximum et 3.

Remarque : La validation des champs à cocher en lecture seulement n’est pas disponible.

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7. Définissez les autres propriétés comme souhaité. En plus de la Validation, les groupes de cases à cocher ont
des propriétés uniques que vous pouvez spécifier. Celles-ci sont décrites ci-dessous dans Propriétés du
groupe de cases à cocher.

Propriétés du groupe de cases à cocher : infobulle, étiquettes et valeurs


Un champ de cases à cocher avec plus d’une case à cocher possède certaines propriétés de champs
supplémentaires.

• Validation. Définit une règle de validation pour un groupe de case à cocher afin d’imposer le nombre de cases
qu’un signataire peut ou doit sélectionner.
• Étiquette du groupe. L’identité unique et en lecture seule du groupe de case à cocher.
• Infobulle du groupe. Un champ de texte libre facultatif qui apparaît lorsque le signataire sélectionne le groupe
de cases à cocher. Permet d’identifier le groupe ou de fournir des conseils d’utilisation à votre signataire.
Caractères maximum : 100
• Valeurs de case à cocher. Valeurs facultatives que vous pouvez spécifier pour chaque case. Les valeurs sont
affichées aux signataires et sont incluses lorsque vous téléchargez les données de formulaire de l’enveloppe.
Pour marquer pour le destinataire la case comme cochée, cochez-la à côté de la valeur. Le destinataire peut
décocher la case lorsqu’il signe ou la laisser sélectionnée.

Voici l’exemple d’un groupe de cases à cocher avec des propriétés d’infobulle du groupe, de valeurs et de
validation spécifiées :

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Lorsque votre signataire consulte votre document, voici comment les propriétés du groupe de cases à cocher
seront affichées :

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Comment spécifier le nombre de cases à cocher d’un groupe qu’un signataire peut ou doit sélectionner
Lorsque vous travaillez avec des formulaires, il est courant d’utiliser des cases à cocher. Souvent, votre signataire
doit choisir au moins une des cases à cocher pour compléter le processus. Vous pouvez utiliser avec un groupe
de case à cocher la propriété de validation pour spécifier combien de cases à cocher du groupe votre signataire
doit ou peut choisir.

1. Ajoutez un groupe de cases à cocher à votre document.

2. Utilisez la propriété de validation pour contrôler la façon dont votre signataire peut faire ses sélections. Voici
les choix :

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3. Sélectionnez une valeur égale ou inférieure au nombre de cases à cocher dans le groupe.
Ainsi, pour spécifier qu’un signataire ne doit sélectionner qu’un seul des éléments du groupe de cases à
cocher, vous configureriez la validation comme ceci :

Remarque : Sélectionner au minimum et Sélectionner exactement font de la sélection du nombre


spécifié de cases à cocher, une action requise du signataire. Sélectionner au minimum + 0 est le
paramètre par défaut de la validation, ce qui signifie qu’aucune validation n’est imposée au signataire.

Utiliser la fonctionnalité Auto-disposer avec des champs de cases à cocher


La fonctionnalité Auto-disposer ajoute des champs à côté de chaque occurrence d’une chaîne donnée dans un
modèle ou un document. Cette action avancée permet d’indiquer une chaîne de caractères de votre document ou
de votre modèle pour que le champ correspondant soit disposé automatiquement.

Avec un champ de case à cocher, vous pouvez configurer une chaîne auto-disposée uniquement pour une case à
cocher individuelle ; vous ne pouvez pas utiliser l’auto-disposition pour un groupe de cases à cocher.

Champs de calcul
Le champ de formule vous permet d’élaborer des formules de calcul d’une valeur en fonction des champs
numériques ou date de votre document. Lorsque le destinataire complète les champs sous-jacents, le champ
Formule calcule et affiche automatiquement le résultat.

Les champs de formule prennent en charge les opérateurs mathématiques standard (addition, soustraction,
multiplication et division), les symboles pour évaluer l’inégalité mathématique (<, >, <>, <=, et >=) ainsi qu’un
ensemble de fonctions de date pour calculer un nombre de jours ou déterminer une date.

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Remarque : Pour en savoir plus sur les champs calculés et les meilleures pratiques, consultez Création de
modèles avancés : Série Devenir un NIGO Ninja Part III sur le marché de la connaissance DocuSign. Vous
serez invité à vous identifier en utilisant votre e-mail et mot de passe DocuSign pour accéder à ce contenu.

S OMMAI RE
Ajouter un champ de formule à un document
Quels types de champs peut-on utiliser dans les formules ?
Opérations mathématiques dans les formules
Fonctions Floor et if
Calculer des jours et des dates
Diagnostiquer les formules

EXEMPLE — Gestion de propriétés

Vous gérez plusieurs propriétés résidentielles. Il arrive fréquemment qu’un locataire déménage au milieu du
mois. Vous devez préparer un contrat de location avec un loyer au prorata pour le premier mois. Vous utilisez
un champ de calcul pour fournir le loyer au prorata.

Vous proposez également quelques services et équipements facultatifs que les locataires peuvent choisir
d’intégrer à leur bail. Grâce au champ de formule, vous pouvez offrir ces options dans le bail. En fonction des
options que le locataire choisit, le champ de formule calcule automatiquement le loyer mensuel, y compris le
coût des options sélectionnées.

Pour ajouter un champ de formule à un document

1. Commencez une enveloppe selon la procédure habituelle en ajoutant des fichiers, des destinataires et des
messages.

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2. Dans la vue Ajouter des champs, ajoutez les champs de Texte, Date de signature et Liste déroulante que vous
souhaitez utiliser dans votre formule.
a) Définir la validation des champs de Texte soit comme Chiffres ou Date, selon le type de données dont vous
avez besoin pour votre formule.

Conseil : Définissez pour les champs des étiquettes de données descriptives et uniques. Le champ
Formule utilise les étiquettes pour identifier les champs utilisés dans un calcul. Par défaut, les
étiquettes sont uniques mais non descriptives, par exemple, « Texte 48acc5d4-5255…». Si vous
saisissez des étiquettes de données descriptives, il est plus facile de configurer votre formule.
Exemple :

b) Pour les champs de Liste déroulante, saisissez uniquement des nombres pour les options de la liste.

3. Sélectionnez le champ de Formule et placez-le sur la page du document actif.

4. (Facultatif) Dans le volet des propriétés de la formule, saisissez une description expressive dans le champ
Étiquette de données. Cela vous sera utile pour référencer la formule dans une autre formule ultérieurement.

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5. Dans le volet des propriétés, cliquez sur Configurer.

La boîte de dialogue Configurer la formule apparaît.

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6. Cliquez dans la zone formule pour afficher la liste déroulante contenant les champs disponibles à utiliser pour
la formule. Choisissez parmi les noms de champs dans la liste déroulante pour commencer à construire votre
formule.

Conseil : Vous pouvez aussi saisir directement les étiquettes de données de champ ; les étiquettes doivent
être placées entre crochets (« [ ] »).

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7. Saisissez ou sélectionnez les opérateurs mathématiques entre les champs.

8. (Facultatif) Définissez le nombre de décimales de votre champ de formule.

9. Quand votre formule est terminée, cliquez sur ENREGISTRER.

10. Ajoutez les autres champs dont vous avez besoin à votre document, puis envoyez-le selon la procédure
habituelle.
Lorsque votre destinataire ouvre ou renseigne les champs utilisés pour le champ de formule, le résultat
apparaît dans ce dernier.

Quels types de champs peut-on utiliser dans les formules ?


Les formules peuvent référencer des champs de nombres ou de dates, comme suit :

• Champs de texte – doit être validé pour contenir des nombres ou une date

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• Champs de date de signature – seule la date est utilisée dans le calcul ; si le champ est formaté pour inclure
l’heure, celle-ci est ignorée
• Champs à liste déroulante – les options de la liste déroulante doivent être des nombres
• Champs de formule – référence d’autres champs de formule pour créer des formules plus complexes

Remarque : Les champs collaboratifs ne doivent pas être utilisés dans la définition d’un champ de formule. Si
vous configurez un champ de formule sur vos documents, dans le calcul de ce champ, ne référencez pas un
champ qui est marqué pour la collaboration. Le champ collaboratif ne peut être traité de manière fiable dans
les calculs, et le résultat de la formule affiché aux signataires ne reflétera pas toujours la valeur du champ
collaboratif.

Pour plus d’informations sur les champs collaboratifs : Champs collaboratifs

Opérations mathématiques dans les formules


Les formules mathématiques utilisent l’ordre standard des opérations lors du calcul d’un résultat. Les
multiplications et divisions sont calculées en premier, puis les additions et les soustractions. Vous pouvez utiliser
des parenthèses pour modifier l’ordre. Exemples :

• 5 + 2*10 = 25
• (5+2) *10 = 70

Vous pouvez utiliser les symboles mathématiques d’inégalité, comme supérieur à ou inférieur à, pour construire
des formules contenant une évaluation du résultat. Par exemple, si vous avez un groupe de champs qui doivent
ajouter une valeur inférieure ou égale à 100, vous pouvez utiliser une formule pour évaluer le total, puis afficher
une annotation conditionnelle avec un avertissement pour corriger les valeurs.

• [Champ A] + [Champ B] + [Champ C] <= 100

Remarque : Vous pouvez coder des valeurs numériques dans une formule. Si vous le faites, vous devez
utiliser un point comme un séparateur décimal. Les valeurs écrites dans les formules ne prennent pas en
charge les virgules comme séparateurs décimaux.

Exemple : « Champ 1 + Champ 2 + 1.50 » est valide. « Champ 1 + Champ 2 + 1,25 » génère une erreur dans la
formule.

Fonctions Floor et if
Il existe deux fonctions supplémentaires que vous pouvez utiliser pour créer une formule :

• Floor. La fonction Floor( ) arrondit au nombre entier inférieur le plus proche.


• if. La fonction if ( ) effectue un test logique et renvoie une valeur numérique pour un résultat VRAI, et un autre
pour un résultat FAUX.

Comment utiliser la fonction Floor


La fonction Floor( ) arrondit au nombre entier inférieur le plus proche. Floor retourne le plus grand entier qui est
inférieur ou égal à un nombre ou au résultat d’une opération mathématique. Floor vous permet de calculer le
nombre entier le plus proche qui est inférieur ou égal à une valeur.

Par exemple, Floor(2,4) = 2 ou 2,00 selon que vous spécifiez 0 ou 2 décimales dans le résultat de la formule.

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Comme autre exemple, supposons que deux champs de nombres s’additionnent et que le résultat n’ait aucune
décimale. Vous utilisez la fonction Floor( ) pour arrondir au nombre entier inférieur la somme de ces champs.

Votre signataire saisit deux nombres fractionnaires, Nombre 1 = 1,5 et Nombre 2 = 1,25. La somme est 2,75.
Comme votre formule utilise la fonction Floor et spécifie 0 décimale, le résultat est arrondi à 2. Sans Floor, le
résultat serait arrondi à 3.

Comment utiliser la fonction if


La fonction if ( ) peut faire un test logique et renvoyer une valeur numérique pour un résultat VRAI, et un autre
pour un résultat FAUX. Vous pouvez spécifier les valeurs de résultat dans la formule ou référencer d’autres
champs numériques du document.

Par exemple, vous comparer deux champs numériques :

if (Nombre 1 > Nombre 2, 1, 0).

Si l’expression est vraie, alors le résultat de la formule est « 1 ». Si l’expression est fausse, alors le résultat de la
formule est « 0 ».

Vous pouvez aussi utiliser des champs numériques comme résultats. Par exemple, vous avez quatre champs
numériques qui sont remplis par votre signataire. Vous comparez les deux premiers et utilisez les deux derniers
comme résultats :

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if (Nombre 1 > Nombre 2, Nombre 3, Nombre 4)

Calculer des jours et des dates


Les formules de calcul du nombre de jours ou d’une date particulière utilisent soit le champ de date de la
signature ou un champ de texte validé en tant que champ de date. Les fonctions relatives au jour et à la date sont
les suivantes :

Fonction Formule Détails


AddDays AddDays(d1,n1) Calcule un nombre de jours (n1) à
ajouter ou soustraire d’une date
(d1). Pour réaliser une soustraction,
un signe moins (« - ») est utilisé
devant (n1).
AddMonths AddMonths(d1,n1) Retourne un nombre de mois (n1) à
ajouter ou soustraire d’une date
(d1). Pour réaliser une soustraction,
un signe moins (« - ») est utilisé
devant (n1).
AddYears AddYears(d1,n1) Retourne un nombre d’années (n1)
à ajouter ou soustraire d’une date
(d1). Pour réaliser une soustraction,
un signe moins (« - ») est utilisé
devant (n1).
DateDiff DateDiff(d1,d2) Calcule le nombre de jours entre
deux dates (d1-d2)
Day Day(d) Retourne le jour actuel du mois
sous la forme d’une valeur comprise
entre 1 et 31
Days Days(d) Retourne le nombre de jours du
mois pour le champ de date de
référence (d)

Diagnostiquer les formules

Erreurs de formule
Quand vous configurez une formule, si vous ajoutez un nom de champ qui n’existe pas dans votre document, si
vous essayez d’enregistrer la formule, vous obtiendrez une erreur comme celle-ci

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L’erreur identifie quelles parties de votre formule ne sont pas valides en les marquant en gras. Dans l’exemple ci-
dessus, la dernière référence de champ « [dépôt] » est incorrecte.

Solutions
Essayez ces solutions pour corriger les erreurs dans votre formule :

• Retirez les parties non valides de votre formule. Utilisez les champs de la liste déroulante pour créer votre
formule, plutôt que de les saisir manuellement.
• Vérifiez que les étiquettes de champs dans la formule soient entre crochets (« [ ] »).
• Vérifiez la propriété de l’étiquette de données des portions non valides. Si vous modifiez l’étiquette de données
d’un champ utilisé dans une formule, la formule ne s’actualise pas automatiquement et votre formule devient
non valide. Vous pouvez mettre à jour l’étiquette de données pour qu’elle corresponde à ce que vous avez
dans la formule, ou vous pouvez mettre à jour la formule pour qu’elle fasse référence à la nouvelle étiquette.

Lors de la configuration d’une formule, certains champs manquent à la liste


Lorsque vous configurez une formule, il est possible que certaines zones que vous souhaitez référencer
n’apparaissent pas dans la liste.

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Solutions
Il existe plusieurs raisons pour lesquelles les zones peuvent ne pas être disponibles lorsque vous configurez une
formule :

• Les champs sont attribués à un destinataire différent. Le champ de formule ne peut faire référence qu’aux
champs attribués au même destinataire.
• Les champs ne font pas partie des types de champs pris en charge. Voir Quels types de champs peut-on
utiliser dans les formules ?
• Les champs se trouvent sur un document différent de la zone de formule. Il existe une configuration de compte
qui peut limiter la population de données à un seul document. Si votre compte est configuré de cette façon, un
champ de formules ne peut faire référence qu’aux champs qui sont disposés sur le même document.

Remarque : Certaines fonctionnalités avancées et options ne sont prises en charge que dans des forfaits
DocuSign spécifiques. Votre forfait peut ne pas prendre en charge certaines options traitées dans cette
rubrique. Pour en savoir plus sur les options disponibles pour votre compte, contactez votre administrateur de
compte ou l’assistance clientèle DocuSign. Visitez la page web de notre service d’assistance pour en savoir
plus sur les options permettant de contacter le service clientèle.

Champs conditionnels
Les champs conditionnels vous permettent de créer des documents dynamiques qui prennent en charge un
déroulement des tâches conditionnel. Les champs conditionnels apparaissent uniquement au destinataire
lorsqu’une condition spécifiée est remplie. Vous pouvez masquer les champs conditionnels jusqu’à ce que le
destinataire ajoute dans vos documents une entrée déclenchant l’affichage de ces champs comme la sélection
d’une option ou d’une case à cocher.

Voici quelques conditions typiques pour déclencher un champ conditionnel :

• Une case à cocher est sélectionnée et le destinataire est invité à fournir des informations supplémentaires
• Dans une liste déroulante, l’option « Autre » est sélectionnée et le destinataire doit fournir d’autres informations
• Du texte spécifique est entré dans un champ de texte et le destinataire doit répondre à une question
supplémentaire

EXEMPLE – Remise sur une assurance automobile

Dans le formulaire de demande d’assurance automobile, vous proposez une remise intitulée « Excellent
étudiant ». Si le demandeur coche la case pour demander la remise, un champ apparaît pour lui permettre de
fournir une preuve de sa moyenne générale.

EXEMPLE – Adresse de livraison

Dans le cadre de votre entreprise de matériel de plomberie, votre formulaire de commande requiert une
adresse de facturation. Vous proposez aux clients de cocher une case pour indiquer une adresse de
facturation différente. Si le client sélectionne cette option, un champ de texte apparaît dans lequel le client
peut fournir l’adresse de facturation.

Dans le cadre d’un workflow de champs conditionnels, vous pouvez utiliser les champs suivants comme champs
déclencheurs :

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• Case à cocher
• Bouton radio
• Liste déroulante
• Texte

Créez une règle pour votre champ de déclenchement, puis sélectionnez les champs supplémentaires à afficher si
l’entrée du destinataire dans le champ de déclenchement correspond à la règle. Les champs sélectionnés à
afficher peuvent être de n’importe quel type.

Vous pouvez créer plusieurs règles pour champ déclencheur, ce qui vous permet de spécifier différents scénarios
pour votre document. Par exemple, si votre déclencheur est une liste déroulante, vous pouvez configurer différents
champs à afficher sur la base de l’option que le destinataire sélectionne dans la liste.

Remarque : Certaines fonctionnalités avancées et options ne sont prises en charge que dans des forfaits
DocuSign spécifiques. Votre forfait peut ne pas prendre en charge certaines options traitées dans cette
rubrique. Pour en savoir plus sur les options disponibles pour votre compte, contactez votre administrateur de
compte ou l’assistance clientèle DocuSign. Visitez la page web de notre service d’assistance pour en savoir
plus sur les options permettant de contacter le service clientèle.

Pour définir un champ conditionnel

1. Commencez une enveloppe selon la procédure habituelle en ajoutant des fichiers, des destinataires et des
messages.

2. Dans la vue Ajouter des champs, ajoutez tous les champs à vos documents, y compris les champs dotés d’un
affichage conditionnel.

3. Sélectionnez le champ sur votre document (case à cocher, bouton radio, liste déroulante ou texte) qui servira
de champ de déclenchement pour déterminer si des champs supplémentaires sont présentés au destinataire.

4. Dans le volet des propriétés, développez la section Champs conditionnels et cliquez sur Créer une règle.

5. Dans la bannière de la règle en haut de la page, définissez la logique de votre règle. Dans la zone de la valeur
du champ déclencheur, en fonction du type de champ, vous pouvez définir les paramètres suivants :

• Case à cocher : cochée ou décochée


• Bouton radio : sélectionnez la valeur du bouton
• Liste déroulante : sélectionnez l’option déroulante
• Texte : saisissez le texte spécifique de la valeur du champ (sensible à la casse), ou sélectionnez l’icône
d’engrenage et choisissez Tout texte

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6. Sélectionnez les champs à présenter au destinataire lorsqu’il déclenche la règle.


Vous pouvez sélectionner autant de champs que vous le voulez, de n’importe quel type, dès lors qu’ils sont
attribués au même destinataire que le champ de déclenchement. Les champs sélectionnés sont marqués avec
un filigrane en diagonale pour indiquer qu’ils sont conditionnels :

7. Cliquez sur Terminer.


Vos champs conditionnels sont définis. Le destinataire ne voit les champs conditionnels que s’il renseigne le
champ déclencheur conformément à la logique de la règle.

8. (Facultatif) Examinez et modifiez les champs conditionnels en sélectionnant le champ déclencheur.


Le volet des propriétés apparaît et la section Logique conditionnelle présente la configuration de votre champ
de déclenchement.

Le champ de déclenchement est bordé de bleu et les champs conditionnels sélectionnés sont identifiés par un
filigrane en diagonale.

• Modifier – Modifiez les champs sélectionnés que la règle conditionnelle permet d’afficher.
• Supprimer – Supprimez la relation conditionnelle entre le champ de déclenchement et les champs définis
pour s’afficher.

9. Terminez de définir les champs conditionnels et envoyez les documents à signer. Les destinataires ne voient
les champs conditionnels que s’ils renseignent le champ de déclenchement conformément à la logique de la
règle.

Remarque : Pour en savoir plus sur les champs conditionnels et les meilleures pratiques, consultez
Création de modèles avancés : Série Devenir un NIGO Ninja Part II sur le marché de la connaissance
DocuSign. Vous serez invité à vous identifier en utilisant votre e-mail et mot de passe DocuSign pour
accéder à ce contenu.

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Champs collaboratifs
Cette fonctionnalité permet aux destinataires de collaborer sur les champs texte, bouton radio, liste déroulante et
case à cocher. Les champs collaboratifs sont parfaits pour les situations dans lesquelles les signataires doivent
négocier les modifications à apporter à vos documents. Par exemple, un expéditeur et un signataire peuvent
vouloir proposer de modifier une date de clôture ou d’apporter d’autres modifications mineures au document. Les
modifications sont gérées dans DocuSign. Toutes les modifications et approbations sont enregistrées dans le suivi
de traçabilité sécurisé.

SOMMAI RE
Configurer un champ collaboratif
Fonctionnement
Rectification de document et collaboration
Champs de formules et collaboration
Rubriques connexes

Pour configurer un champ collaboratif

1. Commencez une enveloppe selon la procédure habituelle en ajoutant des documents, des destinataires et des
messages.

2. Dans la vue Ajouter des champs, ajoutez à vos documents les champs de texte, bouton radio, liste déroulante
ou case à cocher.

3. Dans le volet des propriétés, développez la section Collaboration pour afficher les paramètres de
collaboration.

4. Sélectionnez l’option Les destinataires peuvent collaborer.

5. (Facultatif) Si vous souhaitez renvoyer aux destinataires toutes les modifications apportées aux champs pour
qu’ils les examinent et les approuvent, sélectionnez l’option Modifier nécessite de parapher.

6. (Facultatif) Pour rendre le champ obligatoire à tous les destinataires et pas seulement au destinataire attribué,
sélectionnez l’option Champ obligatoire pour tous les signataires.
Cette option n’est pas recommandée pour les champs de cases à cocher car elle rendrait les cases à cocher
d’être toujours sélectionnées (cochées).

7. Ajoutez des champs supplémentaires à vos documents et envoyez-les selon la procédure habituelle.

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Fonctionnement
Tous les signataires figurant sur un document peuvent renseigner ou modifier le contenu d’un champ collaboratif.
Les modifications faites par un signataire peuvent éventuellement être retransmises à tous les signataires pour
qu’ils les examinent et les approuvent. Les signataires qui ont complété le document avant l’ajout de modifications
ont la possibilité de l’examiner à nouveau pour approuver les modifications avant la finalisation du document.

Tous les signataires peuvent collaborer

Lorsque vous activez la collaboration sur un champ, alors tous les signataires peuvent créer ou modifier des
entrées. Peu importe à qui vous attribuez le champ de texte, ou si vous utilisez un ordre de signature ou non.

Remarque : Certaines fonctionnalités avancées et options ne sont prises en charge que dans des forfaits
DocuSign spécifiques. Votre forfait peut ne pas prendre en charge certaines options traitées dans cette
rubrique. Pour en savoir plus sur les options disponibles pour votre compte, contactez votre administrateur de
compte ou l’assistance clientèle DocuSign. Visitez la page web de notre service d’assistance pour en savoir
plus sur les options permettant de contacter le service clientèle.

Rectification de document et collaboration


L’effet que la rectification de document a sur tous les champs dans le document qui sont valables pour la
collaboration est un aspect important. Normalement, les champs ne sont visibles et exploitables qu’au destinataire
auquel ils sont attribués. Pour les champs texte, bouton radio, liste déroulante et case à cocher, vous pouvez
choisir de définir la propriété de collaboration, ce qui rend les champs visibles et exploitables par tous les
destinataires de la transaction.

Si un signataire utilise la rectification de document et si le signataire précédent reçoit à nouveau le document pour
revoir ce qui a été rectifié, il peut modifier ou approuver tel quel le champ de rectification. De plus, il peut modifier
tous les autres champs qui supportent la collaboration, même si cette propriété n’a pas été définie sur les
champs. S’il choisit de modifier ces champs, ils deviennent collaboratifs pour tous les autres signataires
antérieurs. Les signataires qui ont déjà terminé de signer recevront de nouveau le document et pourront modifier
ces champs ou les approuver tels quels.

Pour plus d’informations sur la rectification de document : Rectification de document

Champs de formules et collaboration


Les champs collaboratifs ne doivent pas être utilisés dans la définition d’un champ de formule. Si vous configurez
un champ de formule sur vos documents, dans le calcul de ce champ, ne référencez pas un champ qui est
marqué pour la collaboration. Le champ collaboratif ne peut être traité de manière fiable dans les calculs, et le
résultat de la formule affiché aux signataires ne reflétera pas toujours la valeur du champ collaboratif.

Pour plus d’informations sur les champs de formule : Champs de calcul

Rubriques connexes
• Raturer du texte pour les forfaits immobiliers. Pour les forfaits immobiliers seulement, DocuSign propose un
outil de rectification appelé Rature permettant aux expéditeurs immobiliers de raturer du texte et des clauses
de contrats sur des accords standard directement dans DocuSign. C’est une alternative aux champs de
collaboration. Avec cet outil de rectification, l’expéditeur peut tracer des lignes à travers différentes zones de
documents avant de les envoyer aux destinataires.

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Guide de l’utilisateur DocuSign eSignature 209

• Rectification de document. La rectification de document est une option d’envoi avancée que vous pouvez
activer sur n’importe quelle enveloppe pour pouvoir négocier des modifications à apporter aux documents au
sein même du déroulement des tâches de DocuSign.

Champs de dessin
Les champs de dessin vous permettent de spécifier des zones sur un document dans lesquelles les signataires
peuvent ajouter un dessin de forme libre. Les signataires utilisent un simple stylet pour dessiner des lignes et des
formes dans six couleurs de base n’importe où dans les dimensions du champ. Vos signataires peuvent dessiner
dans le document ou vous pouvez inclure une option pour que le signataire charge lui-même l’image sur laquelle il
doit dessiner.

Pour plus d’informations sur l’expérience de dessin du signataire, consultez ce guide du signataire.

SOMMAI RE
Exemples de cas d’utilisation
Pour ajouter un champ de dessin
Vidéo : ajouter un champ de dessin

Remarque : Certaines fonctionnalités avancées et options ne sont prises en charge que dans des forfaits
DocuSign spécifiques. Votre forfait peut ne pas prendre en charge certaines options traitées dans cette
rubrique. Pour en savoir plus sur les options disponibles pour votre compte, contactez votre administrateur de
compte ou l’assistance clientèle DocuSign. Visitez la page web de notre service d’assistance pour en savoir
plus sur les options permettant de contacter le service clientèle.

Exemples de cas d’utilisation

Voici quelques exemples de cas d’utilisation des champs de dessin :

• Constat d’accident pour une créance d’assurance – Le rapport comprend un schéma informatif de
l’accident afin d’illustrer le scénario de l’accident. Vous placez un champ de dessin sur le diagramme pour que
le preneur d’assurance esquisse les détails de l’accident. Pour collecter une image de l’accident, vous ajoutez
un champ de dessin en incluant l’option de chargement pour que le preneur d’assurance ajoute une image de
sa voiture et y indique les parties endommagées.
• Plan d’installation d’une société de pose de clôture – Vous ajoutez un champ de dessin à l’arpentage de la
propriété afin que le propriétaire y indique l’endroit où il souhaite faire installer une clôture.
• Formulaire d’admission d’un patient orthopédique– Votre formulaire d’admission comprend des schémas
des pieds et des jambes. Vous placez un champ de dessin sur chaque schéma pour que le patient y indique
ses blessures ou les endroits douloureux.

Pour ajouter un champ de dessin


Vous pouvez ajouter un champ de dessin dans lequel le signataire peut dessiner. Consultez la section suivante,
Vidéo : ajouter un champ de dessin, pour découvrir un exemple de la manière d’ajouter et de configurer ce type
de champ.

1. Commencez une enveloppe ou un modèle selon la procédure habituelle en ajoutant des fichiers, des
destinataires et des messages.

2. Sélectionnez SUIVANT pour passer à la vue Ajouter des champs.

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Guide de l’utilisateur DocuSign eSignature 210

3. Dans la liste des destinataires en haut à gauche, sélectionnez la personne ou le rôle auquel le champ de
dessin sera attribué.

4. Sélectionnez le champ de dessin et placez-le dans le coin supérieur gauche de la zone dans laquelle le
destinataire devra dessiner.

5. Cliquez sur les poignées de dimensionnement et déplacez-les pour que le champ recouvre la zone dans
laquelle le destinataire devra dessiner.

6. Dans le volet des propriétés sur la droite, configurez les options suivantes si nécessaire :
a) Champ obligatoire : indiquez si le champ est obligatoire ou non. Par défaut : Obligatoire.
b) Image de fond : pour permettre aux destinataires de charger leur propre image sur laquelle dessiner,
sélectionnez l’option Autoriser le chargement. Par défaut : Activé.

Votre champ de dessin est ajouté au document.

Vidéo : ajouter un champ de dessin


Voici une courte vidéo montrant comment ajouter un champ de dessin à un document. Dans cet exemple, le
document contient déjà une image sur laquelle le signataire doit dessiner. Par conséquent, l’expéditeur désactive
l’option Autoriser le chargement.

Ajouter des champs automatiquement avec la disposition automatique


La fonctionnalité Auto-disposer ajoute des champs à côté de chaque occurrence d’une chaîne donnée dans un
modèle ou un document. Cette action avancée permet d’indiquer une chaîne de caractères de votre document ou
de votre modèle pour que le champ correspondant soit disposé automatiquement.

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Guide de l’utilisateur DocuSign eSignature 211

Vous pouvez utiliser la disposition automatique avec tout type de champ et même définir des champs
personnalisés incluant le paramètre Auto-disposer. Lorsque vous disposez un champ automatiquement, la
disposition automatique s’applique à toutes les instances du mot ou des caractères spécifiés dans votre
document.

Exemple – Paraphe sur chaque page

Vous avez un contrat d’achat dont chaque page doit être paraphée par votre destinataire. Le document
comporte une marque « Parapher ici » à l’endroit où vous souhaitez placer le champ. Vous ajoutez le champ
Paraphe à votre document à l’aide de la fonction Auto-disposer et vous saisissez « Parapher ici » en tant que
chaîne de texte à faire correspondre. Le champ Paraphe est disposé automatiquement à chaque instance des
mots « Parapher ici », en l’ajoutant sur chaque page du document.

SOMMAI RE
Ajouter des champs à l’aide de la fonction Auto-disposer
Examiner les considérations relatives à la correspondance et au placement de la disposition automatique
Utiliser la disposition automatique avec les modèles

Pour auto-disposer des champs

1. Dans la vue Ajouter des champs, sélectionnez le destinataire pour lequel vous souhaitez ajouter des champs
puis cliquez sur l’un des types de champ disponibles et faites-le glisser pour l’ajouter à la page active.

2. Dans le volet des propriétés, développez la section Emplacement et sous la rubrique Auto-Disposer, cliquez
sur Configurer.

3. Dans la boîte de dialogue Auto-disposer des champs, saisissez la chaîne de caractères à mettre en
correspondance pour la disposition automatique des copies du champ. Les exigences de correspondance
répertoriées dans Considérations relatives à la correspondance et au placement vous aideront à définir votre
chaîne.

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Guide de l’utilisateur DocuSign eSignature 212

4. Sélectionnez APPLIQUER.
Votre document est balayé à la recherche de votre chaîne et un champ est disposé à chaque instance.

5. La boîte de dialogue de résultats indique le nombre de champs disposés dans le document. Continuez avec
l’une des options suivantes :

• OK – pour modifier les propriétés, la position ou la taille des champs en tant que groupe
• DÉGROUPER – pour modifier chaque champ placé individuellement

Important : Quand vous dégroupez des champs, l’association Auto-disposer est retirée ; les champs
deviennent indépendants et ne sont plus affectés par la configuration Auto-disposer.

Vous pouvez aussi dégrouper vos champs plus tard en sélectionnant un des champs groupés en cliquant
sur Dégrouper sous la section Auto-disposer du panneau des propriétés.

6. Sélectionnez l’un des champs groupés et définissez d’autres propriétés de champ si nécessaire, la taille de
police ou la validation des données par exemple. Les modifications s’appliquent à tous les champs groupés.

7. (Facultatif) Enregistrez votre champ en tant que champ personnalisé à utiliser dans de futurs documents.

Considérations relatives à la correspondance et à la disposition automatique


Lors de la définition de votre chaîne de disposition automatique, quelques éléments doivent être pris en compte.

• Plusieurs mots sont autorisés, y compris les espaces. Ex. : « Saisissez le total ici »
• Caractères spéciaux et alphanumériques autorisés. Ex. : « Signer123! »
• Les correspondances ne sont pas sensibles à la casse. Ex. : La chaîne « paraphe » correspond à « paraphe »,
« Paraphe » et « PARAPHE »
• Les correspondances s’appliquent à l’intégralité d’une chaîne, ponctuation comprise, mais pas aux
correspondances partielles ou aux caractères génériques. Ex. : Pour que la chaîne « Signature : » soit une
correspondance, elle doit inclure le signe deux-points de la chaîne « signature : »

Lorsqu’une correspondance est trouvée, le champ est placé au niveau du premier caractère de la chaîne de
disposition automatique.

• Vous pouvez ajuster les champs disposés en tant que groupe en les déplaçant de leur position initiale si
nécessaire.
• Cette disposition est différente de celle de Classic qui appliquait automatiquement des balises de texte
d’ancrage à droite de la chaîne.
• Pour chaque groupe de champs disposés, l’étiquette de données est la même pour tous les champs du
groupe. Ce paramètre est important pour les types de champ remplis par le destinataire, tels que les champs
de texte. Si vous ne modifiez pas les étiquettes de données et que le destinataire remplit l’un des champs du
groupe, tous les autres champs identiques sont remplis automatiquement avec les mêmes données.

L’action Auto-disposer et les modèles


Vous pouvez utiliser la fonctionnalité de disposition automatique avec les modèles et elle fonctionne de la même
manière qu’avec les documents.

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Guide de l’utilisateur DocuSign eSignature 213

Important : Les champs de disposition automatique doivent rester groupés pour que l’action de disposition
demeure active. Quand vous dégroupez des champs, l’association Auto-disposer est retirée ; les champs
deviennent indépendants et ne sont plus affectés par la configuration Auto-disposer.

Créer ou modifier des modèles


Dans votre modèle, vous ajoutez un champ, définissez la chaîne de texte à mettre en correspondance, et un
champ est disposé sur le premier caractère de chaque instance de la chaîne. Vous pouvez ensuite déplacer les
champs en tant que groupe et ajuster d’autres propriétés de champ, puis enregistrer le modèle.

Si vous chargez des documents supplémentaires au modèle, ou remplacez tous les documents du modèle, les
chaînes de texte contenues dans les nouveaux fichiers sont évaluées pour l’auto-disposition et les champs sont
disposés partout où il y a une correspondance.

Utiliser ou appliquer des modèles


Lorsque vous utilisez le modèle tel qu’indiqué dans Utiliser des modèles, les champs auto-disposés restent dans la
position dans laquelle ils sont enregistrés et conservent toutes les autres propriétés définies dans le modèle.

Si vous ajoutez ou remplacez un document, l’action Auto-disposer est recalculée, et des champs sont disposés à
toute chaîne correspondante sur le nouveau document.

Si vous appliquez le modèle à un autre document, tel que décrit dans Appliquer des modèles, les champs auto-
disposés sont disposés là où il y a une chaîne de texte correspondante.

Une remarque sur l’utilisation de modèles DocuSign Classic


Dans l’expérience classique, cette fonctionnalité était connue comme « texte d’ancrage automatique ». Le texte
d’ancrage était différent, car des balises classiques étaient disposées à la droite de la chaîne d’ancrage. Toutefois,
si vous utilisez un modèle classique avec l’application DocuSign actuelle, les champs restent à la même
disposition qu’ils ont été disposés dans l’expérience Classic.

Positionner des champs en utilisant les coordonnées d’emplacement


Les coordonnées d’emplacement de champs peuvent être utilisées pour obtenir et définir la position précise d’un
champ.

SOMMAI RE
Cas d’utilisation des coordonnées de champs
Comment vérifier et définir l’emplacement d’un champ

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Guide de l’utilisateur DocuSign eSignature 214

Cas d’utilisation des coordonnées de champs


• Disposer un champ exactement au même emplacement sur plusieurs pages en utilisant les
coordonnées. Les coordonnées fournissent une alternative à la fonctionnalité Auto-disposer pour positionner
un champ aux mêmes coordonnées sur plusieurs pages d’un document. Par exemple, vous voulez un champ
Paraphe dans la partie supérieure droite de chaque page de votre document et votre document ne contient
pas de texte adéquate à correspondre. Avec des coordonnées de champ, vous pouvez positionner le champ
sur la première page puis consulter les valeurs d’emplacement. Ajoutez ensuite un champ Paraphe sur chaque
page supplémentaire, vous saisissez les mêmes coordonnées de champ pour chacun d’eux.
• Disposer un champ à un emplacement très précis pour que le texte saisi s’insère dans une boite ou une
zone du document sous-jacent. Cela peut demander pas mal de tâtonnements pour déterminer exactement
où le champ doit être disposé pour obtenir l’effet désiré. Une fois que vous avez déterminé ce placement, la
possibilité de spécifier des coordonnées quand vous disposez un champ signifie que vous pouvez facilement
recréer le placement sur un autre modèle ou enveloppe, ou de dire aux autres comment le faire.

Par exemple, la feuille de soins Cerfa n° 12541 contient des cases de formulaire pour saisir votre numéro
d’immatriculation, avec une case pour chaque numéro. Plutôt que d’ajouter un champ pour chaque numéro,
vous pouvez créer un unique champ de texte avec des attributs très spécifiques (masque d’expressions
régulières, un type et une taille de police spécifique, et, surtout, des coordonnées d’emplacement précises).
Lorsque l’enveloppe est complétée, les numéros saisis dans le champ de texte unique entreront parfaitement
dans les cases et se superposeront entre les tirets du formulaire original.

Remarque : Les clients API devraient compter sur l’appel API approprié pour obtenir les coordonnées x et y
d’un champ. Actuellement, les valeurs de coordonnées retournées à l’application web ne correspondent pas à
celles qui sont renvoyées par l’API.

Pour vérifier et définir l’emplacement d’un champ

1. Préparez votre enveloppe comme d’habitude en ajoutant des documents, des destinataires et des messages.

2. Dans la vue Ajouter des champs, cliquez sur n’importe quel type de champ et disposez-le sur la page du
document actif.

3. Dans le volet Propriétés, développez la section Emplacement.

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Guide de l’utilisateur DocuSign eSignature 215

4. Vérifiez les valeurs et faites des ajustements comme vous le souhaitez.

Vérification de l’identité des destinataires


La vérification de l’identité des destinataires est une option que vous pouvez configurer pour chaque destinataire
d’une enveloppe afin de leur demander de fournir des informations supplémentaires pour prouver leur identité. Les
méthodes de vérification de l’identité comprennent : les appels téléphoniques, les SMS et les vérifications
d’identité fondées sur la connaissance. Si votre dossier commercial requiert un seuil d’identité plus élevé des
destinataires, utilisez une méthode de vérification.

SOMMAI RE
Types d’authentification de l’identité du destinataire
Authentification facultative ou obligatoire
Code d’accès pour une sécurité élémentaire relative aux destinataires
Et si les destinataires échouent à l’épreuve d’authentification ?
Authentification et notification par e-mail d’expiration de lien

Types de vérifications d’identité


Vous appliquez des exigences de vérification d’identité lorsque vous ajoutez des destinataires à votre enveloppe.
Pour DocuSign eSignature, les méthodes de vérification d’identité suivantes sont disponibles :

• Appel téléphonique : cette méthode demande au destinataire de répondre à un appel téléphonique afin de
recevoir verbalement un code d’authentification, puis de saisir ce code pour pouvoir consulter vos documents.
Vous pouvez fournir le numéro de téléphone du destinataire et l’autoriser à renseigner le numéro de téléphone
de son choix. Si vous ajoutez un destinataire en utilisant votre liste de contacts et que les informations de
contact comprennent un ou plusieurs numéros de téléphone, vous pouvez sélectionner un numéro mémorisé à
utiliser avec l’authentification téléphonique.En savoir plus…

Limites : le numéro de téléphone peut contenir des espaces, des tirets et des parenthèses.

Remarque : La vérification téléphonique implique une facturation à l’utilisation. Cette option n’est pas
disponible si elle est désactivée dans les paramètres de sécurité des destinataires de votre compte.
Consultez l’administrateur de votre compte pour en savoir plus.

• SMS : cette méthode requiert que le destinataire reçoive un SMS sur un numéro de téléphone spécifié. Le
message texte contient un code d’accès que le destinataire doit saisir pour consulter vos documents. Le
destinataire dispose de trois tentatives pour saisir le code correctement. Lorsque vous sélectionnez la
vérification par SMS, vous fournissez le numéro de téléphone du destinataire. Le numéro doit pouvoir recevoir
des SMS. Pour saisir le numéro de téléphone, vous sélectionnez dans la liste déroulante l’indicatif du pays,
puis vous saisissez le numéro de téléphone sans oublier l’indicatif téléphonique. Si vous ajoutez un destinataire
à l’aide de votre liste de contacts et que les coordonnées comprennent un ou plusieurs numéros de téléphone,
vous pouvez sélectionner un numéro enregistré à utiliser pour la vérification par SMS.

Limites : le numéro de téléphone peut contenir des espaces, des tirets et des parenthèses.

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Guide de l’utilisateur DocuSign eSignature 216

Remarque : La vérification par SMS implique une facturation à l’utilisation. Cette option n’est pas
disponible si elle est désactivée dans les paramètres de sécurité des destinataires de votre compte.
Consultez l’administrateur de votre compte pour en savoir plus.

• Fondée sur la connaissance (KBA) : cette méthode requiert que le destinataire réponde à des questions
détaillées sur lui-même fondées sur les données disponibles dans les dossiers publics (comme ses adresses
actuelle et antérieure). L’authentification DocuSign eSignature fondée sur la connaissance utilise le service de
vérification d’identité de LexisNexis Risk Solutions qui valident les identités des utilisateurs en temps réel.
Plusieurs questions spontanées sont posées aux destinataires. Elles sont générées à partir des informations
figurant dans les dossiers commerciaux disponibles. Ce service dynamique de contrôle d’identités confirme les
identités à la volée, sans exiger de l’entreprise d’être déjà en relation avec l’utilisateur.

Remarque : La KBA n’est disponible que pour les clients américains et implique une facturation à
l’utilisation. Consultez l’administrateur de votre compte pour en savoir plus.

Optionnel ou obligatoire
Par défaut, la vérification de l’identité du destinataire n’est pas obligatoire ; quand vous envoyez une enveloppe,
vous choisissez ou non d’appliquer cette fonctionnalité à chaque destinataire.

Cependant, votre administrateur DocuSign peut choisir d’imposer des exigences plus strictes et d’exiger de tous
les destinataires qu’ils passent un contrôle d’authentification d’identité avant de pouvoir accéder et de signer un
document envoyé à partir du compte. (Voir Paramètres de sécurité pour plus d’informations.) Si l’authentification
est obligatoire pour votre compte, vous devrez ajouter, lors de l’envoi d’enveloppes, l’une des méthodes
d’authentification d’identité (appel téléphonique, SMS, ou fondée sur la connaissance) pour chaque destinataire.

Codes d’accès pour une sécurité élémentaire relative aux destinataires


En plus d’une méthode d’authentification, vous pouvez ajouter un code d’accès requis. Vous ajoutez un code à
l’enveloppe et vous le communiquez au destinataire. Le destinataire doit saisir le code correctement pour
consulter et signer le document. Plus d’informations…

Si les destinataires échouent l’authentification


Si l’authentification des destinataires échoue, vous pouvez utiliser la fonctionnalité renvoyer pour leur envoyer une
nouvelle notification par e-mail et leur donner une seconde chance de passer l’étape de validation. Par exemple,
votre enveloppe requiert une authentification téléphonique mais le destinataire saisit un code erroné trois fois de
suite. Il n’a plus accès à vos documents. Vous repérez l’enveloppe sur votre page Gérer et la renvoyez. Tous les
destinataires reçoivent une nouvelle notification par e-mail et le signataire peut à nouveau tenter de s’authentifier
avec le code d’accès que vous avez fourni.

Pour les échecs d’authentifications fondées sur la connaissance, le problème est le plus souvent que notre
service de vérification d’identité ne peut pas valider l’identité du signataire. L’historique de l’enveloppe contient
des détails supplémentaires sur les échecs d’authentification. Ces échecs sont répertoriés dans le journal
d’activité comme « IDCheck a échoué ».

Vérification d’identité et expiration du lien de la notification par e-mail


Pour les utilisateurs non authentifiés, par mesure de sécurité, les liens vers l’enveloppe dans les notifications e-
mail expirent automatiquement après cinq clics, ou après 48 heures. Vos paramètres de vérification de l’identité

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Guide de l’utilisateur DocuSign eSignature 217

des destinataires, ainsi que les paramètres de sécurité de votre compte, déterminent si un destinataire doit
s’authentifier ou non pour pouvoir accéder à une enveloppe.

Remarque : Les paramètres de sécurité de votre compte déterminent si la vérification de l’identité des
destinataires que vous spécifiez est appliquée à chaque fois que votre destinataire accède à une enveloppe,
ou juste la première fois. Votre administrateur de compte configure cette option dans les paramètres de
sécurité DocuSign eSignature Admin. En savoir plus sur les paramètres de sécurité.

Si un destinataire est tenu de s’authentifier à chaque fois qu’il accède à une enveloppe, avec un code d’accès ou
toute autre méthode d’authentification (SMS, appel téléphonique ou KBA), l’expiration du lien ne s’applique pas et
le lien de l’enveloppe reste valable indéfiniment.

Si un destinataire est tenu de s’authentifier uniquement la première fois qu’il accède à une enveloppe, l’expiration
du lien s’appliquera après le premier accès authentifié.

La première fois qu’un signataire tente d’utiliser un lien expiré, il reçoit automatiquement un nouveau lien. Les
tentatives suivantes d’utiliser un lien expiré mènent à une page où il peut facilement demander un nouveau lien.
Ou, s’il a un compte DocuSign, il peut accéder au document en accédant à son compte, même si le lien de l’e-
mail a expiré.

Pour plus d’informations sur l’expiration des liens dans les notifications par e-mail, consultez cet article de
l’assistance.

Comment fonctionne la vérification d’identité par appel téléphonique


L’authentification par appel téléphonique constitue une autre forme de vérification de l’identité des destinataires.
Elle garantit un niveau élevé de protection de l’identité des signataires. Avec l’authentification téléphonique, vous
imposez à vos destinataires un niveau supplémentaire de vérification d’identité avant de leur permettre d’accéder
à vos documents et de les signer dans DocuSign.

Remarque : DocuSign emploie deux solutions d’authentifications téléphoniques différentes. Vos paramètres
de compte déterminent quelle solution vous utilisez. Des informations sur les deux solutions sont fournies
dans ce guide.

S OMMAI RE
Vue d’ensemble
Comment ajouter une authentification téléphonique à un destinataire
Expérience du destinataire avec la procédure d’authentification téléphonique

Vue d’ensemble
L’authentification téléphonique fournit deux expériences possibles (voir ce qui suit), selon vos paramètres de
compte. DocuSign est en train de déplacer tous ses clients vers la nouvelle méthode. Quelle que soit
l’authentification téléphonique utilisée avec votre compte, les détails de l’authentification téléphonique sont
enregistrés dans le certificat de réalisation. Le service d’authentification téléphonique est fourni via un partenariat
avec un fournisseur d’authentification téléphonique de tierce partie.

1. Nouvelle méthode : avec l’authentification téléphonique, un destinataire doit répondre à un appel téléphonique
vers un numéro que vous avez fourni, pour recevoir un code d’authentification. Le destinataire saisit le numéro

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Guide de l’utilisateur DocuSign eSignature 218

sur son écran d’ordinateur. Une fois l’authentification réussie, il peut accéder à vos documents et les signer
selon la procédure habituelle.

L’authentification téléphonique prend en charge plus de 70 langues. L’appel d’authentification téléphonique est
fourni dans la langue correspondant à la situation géographique du destinataire et au paramètre de langues de
son navigateur.
2. Ancienne méthode : avec l’authentification téléphonique, un destinataire doit répondre au téléphone qu’il a
fourni, puis saisir un code d’authentification pendant l’appel. Une fois l’authentification réussie, il peut accéder
à vos documents et les signer selon la procédure habituelle.

Pour les environnements de production DocuSign seulement, l’enregistrement vocal est inclus avec les fichiers
PDF distincts téléchargés lorsque vous téléchargez le document à partir de la vue Détails. Il peut y avoir un
délai de plusieurs jours avant que l’enregistrement ne soit disponible au téléchargement.

Remarque : L’authentification téléphonique implique une facturation à l’utilisation. Consultez l’administrateur


de votre compte pour en savoir plus.

Pour ajouter l’authentification téléphonique à un destinataire


Découvrons comment ajouter l’authentification téléphonique à un destinataire et la procédure à suivre par le
destinataire.

1. Commencez une enveloppe comme d’habitude, ajoutez les destinataires du document et des messages tels
que décrit dans Envoyer des documents à signer.

2. Dans le rang du destinataire, cliquez sur la liste déroulante PERSONNALISER, puis sélectionnez Ajouter une
vérification d’identité.

3. Sélectionnez Appel téléphonique pour la méthode d’accès par authentification.

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Guide de l’utilisateur DocuSign eSignature 219

4. Si le destinataire a été ajouté à partir de votre liste de contacts et que des numéros de téléphone sont
renseignés, le champ Numéro de téléphone est automatiquement rempli, et vous pouvez cliquer sur l’icône en
forme de téléphone pour sélectionner n’importe quels autres numéros supplémentaires renseignés pour ce
contact. Sinon, passez à l’étape 5.

5. Utilisez le menu déroulant pour sélectionner l’indicatif du pays du destinataire. La sélection par défaut
correspond à une valeur reposant sur votre adresse de compte ou utilisateur. Si vous modifiez la sélection par
défaut, la valeur est conservée en mémoire et appliquée aux paramètres ultérieurs d’authentification par SMS
ou téléphone.

6. Saisissez le numéro de téléphone du destinataire. Il s’agit du numéro auquel le destinataire peut recevoir la
demande d’authentification. La valeur doit être numérique et peut inclure des espaces, des tirets et des
parenthèses.
Remarque : Vous pouvez ne pas renseigner ce champ et laisser le destinataire fournir un numéro, comme
indiqué dans l’étape suivante.

7. (Facultatif – pour l’ancienne méthode uniquement) Cochez Autoriser le destinataire à fournir le numéro si
vous souhaitez que le destinataire fournisse un numéro de téléphone pour le processus d’authentification.
Remarque : Si vous autorisez votre destinataire à fournir un numéro de téléphone, cela réduit le niveau
d’authentification car le destinataire contrôle quel numéro de téléphone il fournit.

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Guide de l’utilisateur DocuSign eSignature 220

8. Terminez de configurer votre enveloppe en attribuant des champs au destinataire, puis envoyez la.

Expérience du destinataire avec la procédure d’authentification vocale


Selon vos paramètres de compte, les destinataires connaîtront l’une des deux expérience suivantes.

1. Le destinataire reçoit une notification par e-mail l’invitant à signer et clique sur Examiner le document. Le
destinataire obtient la page d’authentification vocale lui demandant de passer une authentification
téléphonique.

2. Lorsque le destinataire est prêt à recevoir l’appel d’authentification à l’aide du numéro que vous avez fourni ou
à l’aide de l’un de ses numéros, il clique sur ENVOYER LE CODE.

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Guide de l’utilisateur DocuSign eSignature 221

3. La boîte de dialogue Authentification vocale est mise à jour pour indiquer qu’un appel est en cours et fournit au
destinataire un endroit où saisir le code de vérification.

4. Une fois l’appel établi, un code est énoncé au destinataire.

5. Il saisit le code dans la boîte de dialogue Authentification vocale et clique sur CONFIRMER LE CODE.

6. Lorsque l’authentification est réussie, le destinataire continue en exécutant la procédure de signature standard
de DocuSign.

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Guide de l’utilisateur DocuSign eSignature 222

Expérience alternative – ancienne méthode

1. Le destinataire reçoit une notification par e-mail l’invitant à signer et clique sur Examiner le document. La
page Demande de sécurité demandant l’authentification téléphonique apparaît.

2. Le destinataire saisit un numéro de téléphone pour recevoir l’appel téléphonique d’authentification et clique sur
Appeler.

3. La boîte de dialogue Security Requests (Demandes de sécurité) est mise à jour pour indiquer que l’appel est
en cours et fournit un code d’authentification.

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Guide de l’utilisateur DocuSign eSignature 223

4. Une fois l’appel établi, le destinataire est invité à prononcer ou à saisir le code.

5. Si l’option d’enregistrement vocal est configurée sur votre compte, le destinataire est invité à enregistrer son
nom, créant une empreinte vocale qui est conservée avec la transaction.

6. Lorsque l’authentification est réussie, le destinataire continue en exécutant la procédure de signature standard
de DocuSign.

Codes d’accès pour les destinataires


L’ajout d’un code d’accès pour vos destinataires ajoute un niveau de sécurité supplémentaire à vos documents.
Vous ajoutez un code à un destinataire sur le document, puis communiquez le code au destinataire. Vous pouvez
relayer le code de la manière qui vous convient (par téléphone ou dans un e-mail séparé). Par contre, n’incluez
pas le code dans le message du document, ceci réduisant de fait le caractère sécuritaire du code. Le destinataire
doit saisir le code correctement pour consulter et signer le document.

Limites : le code peut contenir jusqu’à 50 caractères alphanumériques ou spéciaux à l’exception de « < », « > » et
« &# ». Vous pouvez utiliser des majuscules et des minuscules mais le code n’est pas sensible à la casse. Votre
administrateur DocuSign peut définir des règles de code d’accès pour spécifier les critères de codes valides. Voir
Paramètres de sécurité pour plus de détails.

S OMMA IR E
Ajouter un code d’accès à un destinataire
Générer automatiquement des codes pour une plus grande sécurité
Que se passe-t-il si les destinataires échouent à l’épreuve de sécurité ?
Code d’accès et modèles
Combiner un code d’accès et l’authentification de destinataire
Code d’accès et expiration du lien de la notification par e-mail

Pour ajouter un code d’accès pour un destinataire

1. Ajoutez un destinataire à un nouveau document.

2. Sélectionnez PERSONNALISER, puis Ajouter un code d’accès.

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Guide de l’utilisateur DocuSign eSignature 224

3. Saisissez un code d’accès comprenant des caractères alphanumériques et spéciaux. Les critères des codes
de votre compte sont indiquées sous le champ de saisie.

4. Communiquez le code à votre destinataire. Vous pouvez relayer le code de la manière qui vous convient (par
téléphone ou dans un e-mail séparé). Par contre, n’incluez pas le code dans le message du document, ceci
réduisant de fait le caractère sécuritaire du code.
Lorsque vous envoyez votre document, le destinataire doit fournir le code d’accès pour ouvrir le document.

Générer automatiquement des codes pour une plus grande sécurité


Si la fonctionnalité est activée dans votre compte, vous pouvez utiliser l’option Auto-générer un code pour saisir
un code d’accès. Le code est généré en conformité avec les règles de format de code d’accès définies dans votre
compte. Les codes autogénérés offrent un niveau de sécurité plus élevé en raison de leur caractère aléatoire et de
leur complexité.
De nombreux clients DocuSign utilisent des codes d’accès. Cependant, la plupart d’entre eux créent des codes
simplistes comme « 123 », qui n’ajoutent pas beaucoup de sécurité à la transaction. Le générateur de code
d’accès est conçu pour vous aider à générer des codes plus sûrs.

Pour générer automatiquement un code d’accès

1. Ajouter un code d’accès à un destinataire.

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Guide de l’utilisateur DocuSign eSignature 225

2. Sélectionnez AUTO-GÉNÉRER UN CODE.

Le système génère un code d’accès conforme aux critères de code de cotre compte.

3. Utilisez l’option Copier dans le presse-papiers pour copier le code et le communiquer au destinataire.

Si les destinataires échouent l’authentification


Que pouvez-vous faire si les destinataires échouent l’authentification, ou ont perdu le code et ne peuvent pas
accéder à votre document ?

• Renvoyer. Utilisez la fonctionnalité Renvoyer pour envoyer un nouvel e-mail de notification et leur donner une
nouvelle chance de passer l’étape de validation.
• Vérifier le code. Si vous devez vérifier le code attribué au destinataire, vous pouvez le consulter dans la vue
Détails de l’enveloppe.
• Corriger. Utilisez le fonctionnalité Corriger pour modifier le document et supprimer ou modifier les critères de
code d’accès.

Code d’accès et modèles


Tout comme les documents, vous pouvez appliquer des critères de code d’accès aux destinataires du modèle.
Vous pouvez ajouter un critère de code d’accès à un rôle de modèle ou à une personne désignée.

Avec un modèle, vous avez les options additionnelles de :

• Rendre le code d’accès obligatoire. Sélectionnez l’option Exiger un code d’accès…. Lorsque le modèle est
utilisé pour envoyer un document, l’expéditeur doit saisir un code d’accès pour le destinataire.

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Guide de l’utilisateur DocuSign eSignature 226

• Faire respecter un code d’accès spécifique. Saisissez un code, puis définissez l’Option avancée Ne pas
autoriser les expéditeurs à modifier, ajouter ou enlever des destinataires. Lorsque le modèle est utilisé
pour envoyer un document, le code d’accès que vous avez saisi est appliqué au destinataire et ne peut être
changé ou supprimé.

Combiner les codes d’accès et l’authentification de destinataire


Pour renforcer davantage la sécurité des documents, vous pouvez combiner un code d’accès à une méthode
d’authentification de destinataire. Les méthodes d’authentification de destinataires comprennent SMS, Téléphone
et Fondée sur la connaissance. Voir Authentification des destinataires pour plus d’informations.

Code d’accès et expiration du lien de la notification par e-mail


Pour les utilisateurs non authentifiés, par mesure de sécurité, les liens vers l’enveloppe dans les notifications e-
mail expirent automatiquement après cinq clics, ou après 48 heures. Les signataires peuvent facilement demander
un nouveau lien, ou, s’ils ont un compte DocuSign, ils peuvent accéder au document en accédant à leur compte,
même si le lien dans l’e-mail a expiré.

Si vous ajoutez un code d’accès, le code reste le même pour tout nouveau lien généré. Si les paramètres de
sécurité de votre compte exigent que les signataires s’authentifient à chaque fois qu’ils consultent les documents,
alors le lien n’expire pas.

Pour plus d’informations sur l’expiration des liens dans les notifications par e-mail, consultez cet article de
l’assistance.

DocuSign ID Verification
Pour les accords les plus importants que vous signez dans la vie quotidienne, on vous demande généralement
« Puis-je voir une pièce d’identité ? ». Cette étape peut inclure la vérification d’un permis de conduire, l’exécution
d’un rapport de solvabilité, ou la collecte de documents supplémentaires. Valider l’identité de quelqu’un est plutôt
facile à faire en personne, mais parfois compliqué à faire en ligne. Pour ces cas précis, certains clients ont peut-
être parfois hésité à adopter DocuSign en raison du risque perçu ou simplement parce qu’une transaction n’était
pas considérée comme juridiquement valide, sans une vérification d’une d’identité. Tous les pays ou toutes les
industries n’ont pas les mêmes besoins et peuvent avoir des exigences strictes de vérification de l’identité, pour
répondre à une réglementation (eIDAS, connaissance actualisée de ses clients, vigilance anti-blanchiment) et
minimiser les transactions frauduleuses. Construit sur la plateforme DocuSign Identify et entièrement intégré à
l’Espace Signer, DocuSign ID Verification automatise la vérification de pièces d’identité délivrées en Europe pour

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exécuter des accords plus rapidement et de façon plus sécurisée, tout en minimisant les risques, et tout en
prenant en charge les normes de conformité et le caractère exécutoire de chaque pays. Ce guide utilisateur
fournit des détails sur DocuSign ID Verification, sur la façon d’ajouter aux enveloppes que vous envoyez une
vérification d’identité et sur la façon de répondre aux exigences de vérification de l’identité lors de la signature de
documents.

Pourquoi vérifier une identité ?


• « Puis-je voir votre pièce d’identité ? » En effet, les transactions les plus importantes dans la vie courante,
comme l’ouverture d’un compte bancaire ou l’achat d’un bien immobilier, commence généralement avec cette
question.
• Augmenter la confiance et réduire les risques. Prouver l’identité d’un client en demandant puis en vérifiant sa
pièce d’identité est le moyen d’augmenter la confiance et de réduire les risques.
• ID Verification de DocuSign et d’autres partenaires permettent aux clients d’ajouter l’identité à un workflow
d’accords écrits.

Rubriques connexes
• Envoyer des documents avec ID Verification
• Vérifier votre identité avec ID Verification
• Vérifier votre identité avec IDnow AutoIdent AI-powered
• Questions et réponses sur ID Evidence
• Questions et réponses sur ID Verification
• Démonstration étape par étape de la vérification d’une identité
• Dans quels pays la vérification de l’identité est-elle disponible ?

Envoyer des documents avec ID Verification


La vérification de l’identité est l’un des nombreux types d’authentification de destinataires. Il peut être ajouté à un
destinataire d’enveloppe tout comme d’autres méthodes d’authentification (vérification téléphonique, par SMS ou
fondée sur la connaissance). Lorsque vous ajoutez une vérification de l’identité à un destinataire, cette personne
devra présenter ses papiers d’identités (en les prenant en photo ou en les chargeant) avant de pouvoir consulter
puis signer vos documents.
Les expéditeurs n’ont pas besoin d’être eux-mêmes spécialistes sur la validité des différentes formes de pièces
d’identité. La plateforme DocuSign Identity gère l’intégralité de ce processus, supprimant ainsi tout risque inhérent
à un contrôle d’identité en personne.

Dans certains cas, DocuSign peut ne pas pouvoir vérifier l’identité. Pour autoriser une solution de remplacement,
DocuSign peut permettre aux expéditeurs d’évaluer manuellement les pièces d’identité qui ont échoué la phase de
vérification automatique.

Pour en savoir plus sur l’authentification des destinataires, consultez le guide spécifique à l’authentification de
destinataires.

Remarque : ID Verification est entièrement disponible uniquement sur les applications web DocuSign et web
mobile. Les signataires peuvent utiliser l’application mobile DocuSign pour vérifier leur identité et accéder aux
enveloppes, mais les expéditeurs ne peuvent pas utiliser l’application mobile pour définir ID Verification dans
une enveloppe.

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SOMMAI RE
Pour ajouter une vérification de l’identité à un destinataire
Pour évaluer manuellement les pièces d’identité
Pour surveiller l’état des vérifications d’identité
Pour consulter les informations d’identité
Pour personnaliser les méthodes de vérification
Comment améliorer la mise en correspondance des noms ?
Rubriques connexes

Pour ajouter une vérification de l’identité à un destinataire

1. Commencez une nouvelle enveloppe et ajoutez des documents et des destinataires comme d’habitude.

2. Pour le destinataire pour lequel vous souhaitez demander une vérification d’identité, cliquez sur
PERSONNALISER puis sélectionnez Ajouter une vérification d’identité.

Remarque : Le nom du destinataire doit correspondre dans l’enveloppe au nom légal complet tel qu’il
apparaît sur la pièce d’identité du destinataire. N’utilisez pas de surnoms (Dédé au lieu d’André) ou de
noms abrégés. Pour plus d’informations, consultez : Comment améliorer la mise en correspondance des
noms ?

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3. Sélectionnez dans la liste des méthodes de vérification d’identité, celle que vous souhaitez.

4. Terminez la préparation de votre enveloppe comme d’habitude et envoyez-la.


Votre destinataire devra présenter une pièce d’identité valide pour consulter et signer vos documents.

Examen des pièces d’identité


La vérification des pièces d’identité peut échouer pour diverses raisons. Par exemple, si le nom du destinataire ne
correspond pas au nom sur la pièce d’identité, DocuSign interrompt la vérification. Le cas échéant, vous pouvez
permettre aux expéditeurs d’examiner les pièces d’identité comme option de secours. Si les expéditeurs
examinent et acceptent la pièce d’identité, les signataires peuvent accéder à l’enveloppe et la terminer. Sinon, le
signataire ne peut pas accéder à l’enveloppe et les expéditeurs doivent modifier les critères de vérification pour
ce destinataire.

L’examen manuel doit être activé dans votre compte par votre administrateur de compte. Les expéditeurs peuvent
suivre les enveloppes requérant un examen manuel en scannant leurs e-mails ou en surveillant l’état des
vérifications d’identité.
Options d’évaluation manuelle
Les options suivantes peuvent vous aider à mieux gérer les évaluations manuelles. Contactez l’administrateur de
votre compte pour plus d’informations.

• Fréquence des vérifications. L’administrateur de votre compte peut décider si les destinataires doivent vérifier
leur identité à chaque fois qu’ils accèdent à une enveloppe ou qu’une seule fois. La vérification manuelle
nécessitant une intervention humaine, nous recommandons que les destinataires ne vérifient leur identité
qu’une seule fois.

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• Nombre maximum de tentatives de vérification. La vérification manuelle se déclenche une fois que le
signataire a atteint le nombre maximal de tentatives de vérification défini par l’administrateur de votre compte.
Pour évaluer des pièces d’identité
Si les signataires échouent à la vérification de l’identité et que l’examen manuel est activé, DocuSign envoie un e-
mail à l’expéditeur.

1. Ouvrez la notification par e-mail, puis cliquez sur EXAMINER ET CORRIGER.

2. Sur la page Gérer de DocuSign, cliquez sur une enveloppe ayant échoué la vérification de l’identité.

3. Cliquez sur EXAMINER L’IDENTITÉ pour tous les destinataires ayant échoué la vérification de l’identité.

4. Sur la page Examiner l’identité, vérifiez que :


a) La pièce d’identité n’est pas expirée
b) Le nom sur la pièce d’identité correspond au nom dans l’enveloppe
c) La pièce d’identité est conforme à toute autre vérification requise dans votre secteurs ou par la politique de
votre entreprise

5. Cliquez sur ACCEPTER LA PIÈCE D’IDENTITÉ pour approuver la pièce d’identité envoyée ou sur REJETER
LA PIÈCE D’IDENTITÉ pour la refuser.

Information associée
Pour surveiller l’état des vérifications d’identité

Pour surveiller l’état des vérifications d’identité


La page Gérer répertorie toutes vos enveloppes. À partir de cette page, vous pouvez facilement surveiller si un
destinataire a réussi ou non le processus de vérification d’identité :

1. À partir de la page Gérer, repérez votre enveloppe en recherchant, filtrant ou numérisant la liste.

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2. Cliquez sur l’enveloppe pour afficher tous ses destinataires.


La liste des destinataires affiche l’état de chaque destinataire dans le déroulement des tâches de l’enveloppe.
Elle fournit également des informations supplémentaires sur le processus de vérification d’identité.
Tableau 1 : État des enveloppes et des destinataires

État des enveloppes État du destinataire Description

Doit signer Doit signer Le destinataire n’a pas encore


signé l’enveloppe. Si le destinataire
a déjà vérifié son identité, cliquez
sur le lien Afficher les détails pour
afficher les informations d’identité.
Sinon, vous pouvez cliquer sur
RENVOYER pour informer le
destinataire que l’enveloppe est en
attente de sa signature.

Complétée Signé Le destinataire a vérifié son


identité. Cliquez sur le lien Afficher
les détails pour afficher les
informations d’identité.

Échec Vérification en cours L’enveloppe est en attente d’une


évaluation manuelle.

Échec La vérification a échoué L’expéditeur a rejeté l’identité


manuellement.

Information associée
Pour consulter les informations d’identité

Pour consulter les informations d’identité


La page Détails de la vérification de l’identité répertorie toutes les vérifications d’identité d’un destinataire, de la
plus récente à la plus ancienne. Elle fournit également des informations détaillées sur chaque vérification de
l’identité réussie ou échouée.

1. À partir de la page Gérer, repérez votre enveloppe en recherchant, filtrant ou numérisant la liste.

2. Cliquez sur l’enveloppe pour afficher la vue Détails.

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3. Repérez le destinataire de votre choix et cliquez sur Afficher les détails.

4. Sur cette page, vous pouvez consulter les informations suivantes :

• Prénom, nom et e-mail du destinataire


• identité de l’enveloppe
• État de la vérification (Réussie / Échouée)
• Nom du fournisseur qui a vérifié l’identité

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5. Faites défiler vers le bas et cliquez sur Autres tentatives pour afficher les vérifications d’identité précédentes.

Selon les paramètres de votre compte, vous pouvez afficher des informations supplémentaires telles que la
date de naissance, le numéro d’identité, l’adresse ou la pièce d’identité numérisée du destinataire. Pour
afficher des données personnelle dans la page Détails de vérification d’identité, votre administrateur doit
activer ces informations pour votre compte.

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6. Pour récupérer une copie de l’information d’identification, cliquez sur TÉLÉCHARGER.

Pour personnaliser les méthodes de vérification


DocuSign ID Verification comprend plusieurs options qui peuvent être, dans le compte, personnalisées à la
demande par DocuSign. Contactez l’assistance clientèle DocuSign pour personnaliser les options suivantes.
Visitez la page web de notre service d’assistance pour en savoir plus sur les options permettant de contacter le
service clientèle.

• la liste des pays qui est présentée au destinataire


• le type de signature qui est appliqué après vérification (la signature électronique est le type par défaut)
Comment améliorer la mise en correspondance des noms ?
Le nom du destinataire que l’expéditeur spécifie sur l’enveloppe est l’information que nous recherchons sur la
pièce d’identité. Par défaut, DocuSign autorise la translittération, les signes diacritiques et l’insensibilité à la casse.
Votre administrateur de compte peut également autoriser les variations de seconds prénoms et de suffixes.

Pour améliorer la réussite d’ID Verification, nous vous recommandons :


• vous assurer que le nom complet du destinataire de l’enveloppe contient au moins un prénom et un nom.
DocuSign fait correspondre le nom complet indiqué sur l’enveloppe avec le nom tiré du service de vérification
d’identité
• éviter les surnoms ou les noms d’usage. Utilisez Madeleine DURAND plutôt que Mado DURAND
• d’éviter d’insérer un deuxième prénom comme Madeleine F. DURAND, sauf si cela est strictement requis. Si
nécessaire, le nom complet indiqué sur l’enveloppe doit correspondre lettre pour lettre au nom indiqué sur la
pièce d’identité
• Vérifiez si vos fournisseurs d’identités ont mis en place des règles de correspondance de nom personnalisées.

Exemples de correspondance du nom pour ID Verification

Noms comparés Résultat d’ID Verification

Nom sur l’enveloppe Nom sur la pièce Paramètres par défaut Option Autoriser les
d’identité variations de seconds
prénoms et de suffixes
activée

ANDREA LOPEZ Andrea Lopez Réussite Réussite

Francoise Benoit Françoise Benoît Réussite Réussite

Anna Smith Anna Lisa Smith Réussite Réussite

Daniel Enrique Nom : Daniel, Enrique Échec Réussite

Nom de famille : Garcia

John Smith Jr. John Smith Junior Échec Réussite

John Smith Jr. John Smith Échec Réussite

Adam Harrison Adam Harrison Jr. Réussite Réussite

Peter Stanley I Peter Stanley Échec Réussite

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Noms comparés Résultat d’ID Verification

Nom sur l’enveloppe Nom sur la pièce Paramètres par défaut Option Autoriser les
d’identité variations de seconds
prénoms et de suffixes
activée

Kathleen O Hara Kathleen O’Hara Réussite Réussite

Moira OConnor Moira O’Connor Réussite Réussite

Joergen Klupp Jörgen Klupp Réussite Réussite

Jorgen Kupp Jörgen Klupp Réussite Réussite

Isabella M DeRosa Isabella Maria DeRosa Échec Réussite

J. Edgar Hoover John Edgar Hoover Échec Réussite

Lily M Dupont Lily Rose Dupont Échec Échec

Bob Doe Robert Doe Échec Échec

Dans quels pays la vérification de l’identité est-elle disponible ?


Tableau 2 : Liste des pièces d’identité pouvant être utilisées pour une vérification d’identité

Pays Permis de Carte à puce identité


conduire / électronique
Passeport / Carte
d’identité
Amériques
Brésil Oui (ICP)
Canada Oui
Mexique Oui(cartes d’électeur
uniquement)
États-Unis Oui (à l’exception
des cartes
passeport)

Asie-Pacifique
Australie Oui (permis de Oui (Australia Post
conduire Digital iD)
uniquement)

Europe, Moyen-
Orient et Afrique
Autriche Oui
Belgique Oui Oui Oui (ITSME)
Bosnie-Herzégovine Oui (passeport
uniquement)

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Pays Permis de Carte à puce identité


conduire / électronique
Passeport / Carte
d’identité
Bulgarie Oui
Cameroun Oui (passeport
uniquement)
Croatie Oui
Chypre Oui (carte national
d’identité
uniquement)
République tchèque Oui
Danemark Oui (passeport Oui (NemID)Erreurs
uniquement) de « pseudonyme »
NemID
Estonie Oui
Finlande Oui (passeport Oui (Finnish Trust)
uniquement)
France Oui
Allemagne Oui
Grèce Oui (passeport
uniquement)
Guinée Oui (passeport
uniquement)
Hongrie Oui
Irlande Oui
Italie Oui
Lettonie Oui (passeport Oui
uniquement)
Lituanie Oui Oui
Luxembourg Oui (carte national
d’identité
uniquement)
Maroc Oui
Pays-Bas Oui Oui (iDIN)Règles de
correspondance de
nom iDIN
Norvège Oui (passeport Oui (BankID)
uniquement)
Pologne Oui
Portugal Oui
Roumanie Oui

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Pays Permis de Carte à puce identité


conduire / électronique
Passeport / Carte
d’identité
Slovaquie Oui
Espagne Oui
Suède Oui Oui (BankID)
Suisse Oui
Royaume-Uni Oui

Australia Post Digital iD


DocuSign permet aux clients d’utiliser la solution Australia Post Digital iD pour vérifier l’identité des destinataires.
Tableau 3 : identité numérique

Processus de vérification Le fait de sélectionner la méthode de vérification


« Digital iD » dans DocuSign redirige les signataires
vers la plateforme Digital iD. Sur cette plateforme, les
signataires doivent fournir les informations requises
permettant de vérifier leur identité. Si ce processus de
vérification réussit, la plateforme Digital iD redirige le
signataire vers DocuSign. Digital iD assure la
vérification d’identité de DocuSign avec le nom du
signataire tel qu’il apparaît dans sa base de données. Il
fournit également un identité de transaction à des fins
de suivi d’audit. Enfin, ID Verification fait correspondre
le nom fourni par Digital ID avec le nom du destinataire
de l’enveloppe. Si les deux informations correspondent,
ID Verification autorise alors l’accès à l’enveloppe.
Exigence de contrôle en 100 points Les signataires Digital iD doivent satisfaire aux
exigences de contrôle en 100 points pour s’identifier
dans DocuSign. Pour réussir ce contrôle en 100 points,
ils doivent vérifier avec succès deux documents
d’identification avec Digital ID. Les signataires qui ont
déjà un compte Digital ID peuvent se connecter et
utiliser leurs détails d’identité pré-vérifiés pour
s’identifier dans DocuSign.
Citoyens de Nouvelle-Zélande Les citoyens de Nouvelle-Zélande peuvent utiliser
Digital iD avec DocuSign dès lors qu’ils présentent :

• le passeport présenté à leur arrivée en Australie


• un visa ou un permis de conduire australien

Règles de correspondance de nom iDIN


Si vous utilisez le fournisseur iDIN pour vérifier l’identité de vos destinataires, notez qu’ID Verification ne compare
pas le nom complet sur l’enveloppe, mais uniquement à la première lettre du prénom suivie du nom de famille. Par
exemple, Jan Willem Jansen résulterait à JW Jansen. Cette méthode de correspondance est requise lors de
l’utilisation de la méthode iDIN.

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Erreurs de « pseudonyme » NemID


les signataires peuvent obtenir une erreur « Pseudonyme » lorsqu’ils utilisent NemID pour vérifier leur identité. Pour
de plus amples informations sur la cause d’une telle erreur et comment la réparer, voir Je ne peux pas vérifier mon
identité avec NemID (erreur de « pseudonyme »).
Rubriques connexes
• Vérifier votre identité avec ID Verification
• Vérifier votre identité avec IDnow AutoIdent AI-powered
• Questions et réponses sur ID Evidence
• Questions et réponses sur ID Verification
• Dans quels pays la vérification de l’identité est-elle disponible ?
• DocuSign ID Verification

Vérifier votre identité avec ID Verification


Lorsque vous ajoutez DocuSign ID Verification au destinataire d’une enveloppe, ce dernier doit compléter un
processus de vérification de l’identité pour pouvoir consulter vos documents. Le signataire est invité à
sélectionner le pays de délivrance de sa pièce d’identité, puis est guidé dans le processus et étapes de validation.

Remarque : ID Verification est entièrement disponible uniquement sur les applications web DocuSign et web
mobile. Les signataires peuvent utiliser l’application mobile DocuSign pour vérifier leur identité et accéder aux
enveloppes, mais les expéditeurs ne peuvent pas utiliser l’application mobile pour définir ID Verification dans
une enveloppe.

SOMMA IR E
Pour signer des documents avec ID Verification
Pour capturer ou charger l’image de votre pièce d’identité sur votre téléphone mobile
Pour capturer ou charger l’image de votre pièce d’identité sur votre ordinateur
Utiliser une carte d’identité électronique pour vérifier votre identité
Comment prendre une photo de votre pièce d’identité ?
Comment DocuSign vérifie-t-il mon identité ?
Que faire si DocuSign ne peut pas vérifier mon identité ?
Rubriques connexes

Pour signer des documents avec vérification de l’identité

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1. À partir de la notification par e-mail, cliquez sur EXAMINER LE DOCUMENT pour débuter le processus de
signature.

2. Sur l’écran « Vérifions votre identité », cliquez sur COMMENCER.

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3. Sélectionnez le pays qui a délivré votre pièce d’identité ou votre pièce d’identité électronique.

4. Selon le pays que vous choisissez, choisissez la pièce d’identité officielle que vous allez fournir.
Par exemple, si vous sélectionnez la France, les options pièces d’identités sont Passeport ou Pièce d’identité.
Si la Norvège ou le Danemark sont sélectionnés, vous pouvez avoir le choix de vérifier votre identité à l’aide
d’une pièce d’identité électronique.

5. Selon la pièce d’identité que vous avez sélectionnée, vous pouvez :

• utiliser votre téléphone mobile pour prendre en photo ou charger l’image de votre pièce d’identité
• utiliser votre ordinateur pour prendre en photo ou charger l’image de votre pièce d’identité
• utiliser une carte d’identité électronique pour vérifier votre identité

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Pour capturer ou charger l’image de votre pièce d’identité sur votre téléphone mobile

Remarque : Les captures d’écran de cette section sont fondées sur la vérification de passeports. Les
processus de vérification de passeports et de pièces d’identité avec photo sont semblables. Toutefois, les
écrans peuvent différer d’une méthode à l’autre.

1. Sur l’écran « Nous aurons besoin d’une photo de très bonne qualité de votre pièce d’identité », cliquez sur
COMMENCER.

2. Saisissez votre numéro de téléphone mobile pour être redirigé vers l’expérience qui vous permettra sur votre
smartphone, de prendre votre pièce d’identité en photo. Vous pouvez aussi cliquer sur le lien « Scannez plutôt
un code QR » pour être redirigé vers l’expérience qui vous permettra de prendre votre pièce d’identité en
photo, sans saisir votre numéro de téléphone.

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3. Si vous avez saisi votre numéro de téléphone, appuyez sur le lien dans le message texte que vous avez reçu de
DocuSign.

Important : Veillez à ne pas fermer la page DocuSign sur votre ordinateur jusqu’à ce que vous ayez
terminé le processus de vérification.

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4. Sur votre téléphone portable, appuyez sur CONTINUER sur l’écran qui explique comment prendre de bonnes
photos dans le but de vérifier votre identité.

5. Pour capturer votre document officiel, vous pouvez soit utiliser l’appareil photo sur votre téléphone mobile, soit
charger une image existante.

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6. Une fois que vous avez capturé votre pièce d’identité, elle s’affiche sur votre téléphone portable. Si nécessaire,
appuyez sur REPRENDRE LA PHOTO pour capturer à nouveau votre document d’identité.

Remarque : La photo de la pièce d’identité ci-dessus est intentionnellement floue, à fins de confidentialité.

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7. Cliquez sur ENVOYER pour charger votre image et lancer le processus de vérification.Au fur et à mesure que
votre image est traitée, l’expérience de capture de pièces d’identités affiche les écrans suivants :

1. 2. 3.

4. 5. 6.

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8. Si le processus de vérification est réussi, l’écran suivant s’affiche.

9. Une fois votre identité vérifiée, les documents qui vous ont été envoyés pour qu’ils soient signés s’ouvriront
pour que vous les examiniez et les signiez.

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Pour capturer ou charger l’image de votre pièce d’identité sur votre ordinateur

Important : Les webcams d’ordinateurs portables sont généralement de faible résolution, c’est pourquoi
DocuSign recommande fortement que vous vérifiiez votre identité soit en chargeant depuis votre ordinateur
une image existante de votre pièce d’identité ou en utilisant un appareil mobile .

1. Sur l’écran « Nous aurons besoin d’une photo de très bonne qualité de votre pièce d’identité », cliquez sur le
lien Charger un fichier.

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2. À l’écran « Chargement », cliquez sur Page photo pour sélectionner l’image de votre pièce d’identité et cliquez
sur VÉRIFIER pour lancer le processus de vérification.
Vous pouvez aussi cliquer sur le lien « Prenez une photo avec votre webcam » pour numériser votre pièce
d’identité à l’aide de la webcam de votre ordinateur.

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3. Si vous avez sélectionné « Prenez une photo avec votre webcam » :


a) Cliquez sur CONTINUER pour démarrer votre webcam.

b) À l’écran Prendre une photo, cliquez sur PRENDRE UNE PHOTO pour capturer votre document d’identité.
Les spécificités varient selon le type d’identité que vous utilisez. Par exemple, un passeport ne nécessite
que la page où se trouve la photo, alors qu’un permis de conduire exige à la fois le recto et le verso du
permis. Pour plus d’informations, consultez Comment prendre une photo de votre pièce d’identité ?.

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c) Vérifiez votre photo, puis cliquez sur ENVOYER pour charger votre image et lancer le processus de
vérification. Si nécessaire, cliquez sur REPRENDRE LA PHOTO pour capturer à nouveau votre document
officiel.

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4. Au fur et à mesure que votre image est traitée, l’expérience de capture de pièces d’identités affiche les écrans
suivants :

1. 2. 3.

4. 5. 6.

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5. Si le processus de vérification est réussi, l’écran suivant s’affiche.

6. Une fois votre identité vérifiée, les documents qui vous ont été envoyés pour qu’ils soient signés s’ouvriront
pour que vous les examiniez et les signiez.

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Vérifiez l’identité avec les ID électroniques pour signer les documents.


Lorsque vous recevez un document pour signature, l’expéditeur peut demander que vous vérifiez votre identité
avant d’accéder à l’enveloppe. La procédure qui suit explique comment vérifier votre identité en utilisant un ID
électronique.

1. À partir de la notification par e-mail, cliquez sur EXAMINER LE DOCUMENT.

Si l’expéditeur a demandé que vous vérifiez votre identité avant d’accéder au document, DocuSign fait
apparaître la boîte de dialogue Vérifions votre identité.

2. Cliquez sur COMMENCER.


La boîte de dialogue Parlez-vous de votre identité s’ouvre.

3. Sélectionnez le pays qui a délivré votre pièce d’identité ou votre pièce d’identité électronique.
DocuSign vous redirige vers la page du fournisseur d’identité électronique.

4. Suivez les instructions de la page du fournisseur d’identité.


Le fournisseur d’identité vous envoie vos informations d’identification sur DocuSign.

ID Verification vérifie les information envoyées par le fournisseur avec les informations de destinataire saisies par
l’expéditeur de l’enveloppe. Si les deux informations correspondent, votre identité est vérifié et vous pouvez
accéder au document de l’enveloppe et le signer. Dans le cas contraire, vous ne pouvez pas accéder à
l’enveloppe. Sélectionnez une autre méthode de vérification disponibles pour votre pays pour confirmer votre
identité.
Information associée
Dans quels pays la vérification de l’identité est-elle disponible ?
Vérifiez votre identité avec le PhotoID ou le passeport avant de pouvoir signer les documents.

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Comment prendre une photo de votre pièce d’identité ?


Lors de la capture ou du téléchargement de votre pièce d’identité pour vérifier votre identité, vous devez vous
assurer que :

• les images prises de votre pièce d’identité ne soient pas floues ou aient des reflets
• la pièce d’identité occupe la majorité du cadre (utilisez l’orientation paysage)
• le fond a une couleur uniforme
• la capture de la pièce d’identité montre tout le document d’identité avec toutes les bordures et coins

Comment prendre une photo de votre pièce d’identité ?

L’image est rognée

L’image est floue

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L’image a des reflets

La photo du visage est


trop sombre

• La photo de la pièce
d’identité comprend
tous les bords et tous
les coins
• La photo d’identité est
claire
• Les informations
d’identité sont lisibles

Comment DocuSign vérifie-t-il mon identité ?


Après vérification de la pièce d’identité du signataire, DocuSign conclut en vérifiant que le nom capturé par ID
Verification correspond au nom du destinataire que l’expéditeur a saisi sur l’enveloppe.

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Remarque : pour plus d’informations sur la façon dont DocuSign vérifie les identités, consultez DocuSign
Identify – ID Verification : Questions et réponses

Que faire si DocuSign ne peut pas vérifier mon identité ?


Plusieurs raisons peuvent expliquer l’échec d’une vérification. Par exemple, si vous fournissez un permis de
conduire au lieu d’un passeport ou si la pièce d’identité est expirée, alors DocuSign met fin à la vérification.
Parfois, le problème vient du nom du signataire de l’enveloppe qui ne correspond pas à celui indiqué sur la pièce
d’identité. Dans ce cas, DocuSign permet aux expéditeurs d’évaluer manuellement les pièces d’identités. Si
l’expéditeur accepte la pièce d’identité, Docusign vous informe que vous pouvez terminer le workflow de
l’enveloppe.
Rubriques connexes
• Envoyer des documents avec ID Verification
• Vérifier votre identité avec IDnow AutoIdent AI-powered
• Questions et réponses sur ID Evidence
• Questions et réponses sur ID Verification
• DocuSign ID Verification

Vérifier votre identité avec IDnow AutoIdent AI-powered


ID Verification s’associe avec l’application IDnow AutoIdent pour renforcer la fiabilité du processus de vérification.
IDnow AutoIdent combine intelligence artificielle, apprentissage machine et examen humain pour vérifier les
identités des signataires. Il procure de ce fait le niveau le plus élevé de vérification et se conforme aux
réglementation de la lutte contre le blanchiment d’argent et de KYC (Know Your Customer).

SOMMA IR E
Comment les signataires vérifient-ils leur identité avec IDnow AutoIdent ?
Pour vérifier votre identité avec IDnow AutoIdent
Quelles sont les données révisées par l’agent ?
Rubriques connexes

Comment les signataires vérifient-ils leur identité avec IDnow AutoIdent ?

Important :

Les signataires doivent suivre les instructions fournies dans l’application IDnow AutoIdent pour la capture de
photos et de vidéos. Ils doivent s’assurer que la lumière est suffisante dans la pièce. Ils doivent également
éviter la surexposition lorsqu’ils enregistrent des vidéos de selfies.

Lorsque les signataires vérifient leur identité avec IDnow, ils doivent :

1. Téléchargez et ouvrez l’application IDnow AutoIDent.

2. Scannez un identité valide pour la vérification

3. Capturez une vidéo de l’hologramme de l’identité pour en vérifier l’authenticité.

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4. Procédez à une vérification vidéo du caractère « vivant » pour vous assurer que :

• Il s’agit d’une personne réelle.


• Son visage correspond à la photo sur la pièce d’identité.

IDnow AutoIdent utilise l’intelligence artificielle et l’apprentissage machine pour vérifier automatiquement les
informations présentées. Puis il envoie ces données à un agent chargé de vérifier manuellement l’identité. La
session de vérification d’identité se termine lorsque l’agent approuve les données présentées.

Si la revue par l’agent réussit, le signataire peut alors accéder à l’enveloppe et signer les documents. Dans le cas
contraire, il doit vérifier une nouvelle fois cet identité.
Pour vérifier votre identité avec IDnow AutoIdent

1. À partir de la notification par e-mail, cliquez sur EXAMINER LE DOCUMENT pour débuter le processus de
signature.

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2. Sur l’écran « Vérifions votre identité », cliquez sur COMMENCER.

3. Sélectionnez le pays et l’identité approuvée par le gouvernement que vous présentez pour vérification.

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4. Sur l’écran « Nous aurons besoin d’une photo de très bonne qualité de votre pièce d’identité », cliquez sur
COMMENCER.

5. Saisissez votre numéro de téléphone mobile pour être redirigé vers l’expérience qui vous permettra sur votre
smartphone, de prendre votre pièce d’identité en photo. Vous pouvez aussi cliquer sur le lien « Scannez plutôt
un code QR » pour être redirigé vers l’expérience qui vous permettra de prendre votre pièce d’identité en
photo, sans saisir votre numéro de téléphone.

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6. Si vous avez saisi votre numéro de téléphone, appuyez sur le lien dans le message texte que vous avez reçu de
DocuSign.

Important :

Ne fermez pas la page « Suivre les instructions sur votre appareil mobile » tant que vous n’avez pas
terminé le processus de vérification.

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7. Copiez le code d’authentification dans IDnow AutoIdent et tapez sur

• OUVRIR APPLI pour accéder à l’application IDnow AutoIdent sur votre appareil mobile.
• TÉLÉCHARGER APPLI pour installer l’application IDnow AutoIdent.

Important :

Si vous tapez sur TÉLÉCHARGER APPLI, assurez-vous de bien copier le code d’authentification avant de
quitter l’expérience DocuSign.

8. Dans l’application IDnow AutoIdent, coller votre code d’authentification et suivez les instructions pour vérifier
votre identité.

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9. Une fois la vérification automatique terminée, IDnow envoie les données collectées à un agent en vue d’un
examen manuel. Le processus de vérification d’identité s’arrête dès lors que cet agent approuve ou rejette
l’identité.

10. Si la vérification est réussie, DocuSign envoie un e-mail contenant un lien vers l’enveloppe. Cliquez sur
REVOIR DOCUMENT pour accéder à l’enveloppe et signer les documents. Si la vérification échoue, DocuSign
envoie un e-mail contenant un lien pour vérifier une nouvelle fois votre identité. Assurez-vous de bien suivre les
instructions lorsque vous vérifiez votre identité.

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Quelles sont les données révisées par l’agent ?


IDnow AutoIdent utilise l’intelligence artificielle et l’apprentissage machine pour vérifier automatiquement les
identités. Une fois la vérification automatique terminée, il envoie les données collectées à un agent en vue d’un
examen manuel. L’agent vérifie les données suivantes :

• Nom complet
• Date de naissance
• Nationalité
• Numéro d’identité du document.
• Pays d’émission du document d’identité
• Date d’expiration du document d’identité
Rubriques connexes
• Envoyer des documents avec ID Verification
• Vérifier votre identité avec ID Verification
• Questions et réponses sur ID Evidence
• Questions et réponses sur ID Verification
• AutoIdent Supported Documents
• DocuSign ID Verification

Questions et réponses sur ID Verification

SOMMAI RE
Que sont DocuSign Identify et la vérification de l’identité ?
Comment ajouter la vérification de l’identité à un compte ?
Dans quels pays la vérification de l’identité est-elle disponible ?
Qu’est-ce qui est vérifié sur la pièce d’identité ?
Que se passe-t-il si une pièce d’identité n’est pas automatiquement reconnue ?
Comment améliorer la mise en correspondance des noms ?
Quels sont les cas d’utilisations courants concernant la vérification d’identité ?
Stockez-vous les pièces d’identités ?
Comment utiliser la vérification de l’identité avec des signatures électroniques avancées (SEA) eIDAS ?
Rubriques connexes

Que sont DocuSign Identify et la vérification de l’identité ?


Identify est une plateforme ouverte pour relier des accords écrits à toute sorte de méthode d’identité. La
vérification de l’identité est une offre DocuSign sur la plateforme Identify qui automatise la vérification d’une pièce
d’identité officielle ou la carte d’identité électronique d’un signataire.

Comment ajouter la vérification de l’identité à un compte ?


Cette procédure montre comment ajouter des configurations de vérification de l’identité à un compte. Pour des
informations complètes sur la gestion de configuration de vérification de l’identité, voir Configurations de
vérification de l’identité.

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Remarque : Certaines fonctionnalités avancées et options ne sont prises en charge que dans des forfaits
DocuSign spécifiques. Votre forfait peut ne pas prendre en charge certaines options traitées dans cette
rubrique. Pour en savoir plus sur les options disponibles pour votre compte, contactez votre administrateur de
compte ou l’assistance clientèle.

1. Dans DocuSign eSignature Admin, cliquez sur Vérification d’identité.

2. Cliquez sur AJOUTER UNE CONFIGURATION.

3. Saisissez un nom pour la configuration. Au besoin, ajoutez une description.

Remarque : Le nom et la description ne sont pas traduits. Les expéditeurs verront le texte tel qu’il est
affiché ici.

4. Au besoin, sélectionnez une méthode de vérification.

Remarque : La méthode de vérification par défaut est DocuSign ID Verification. Pour ajouter des méthodes
supplémentaires, contactez l’assistance clientèle DocuSign.

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Guide de l’utilisateur DocuSign eSignature 266

5. Sélectionnez le nombre maximum de tentatives de vérification. C’est le nombre de fois que les destinataires
peuvent tenter de vérifier avant de verrouiller l’enveloppe. Si les destinataires ne réussissent pas à justifier leur
identité, l’enveloppe sera verrouillée et ils devront contacter l’expéditeur pour la déverrouiller.

6. Sélectionnez les pays pour lesquels vous acceptez les pièces d’identité.

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7. Au besoin, activez Autoriser les variations de seconds prénoms et de suffixes.

Remarque : Pour plus d’informations sur ce paramètre, consultez Comment améliorer la mise en
correspondance des noms.

8. Choisissez ce qui doit se passer si les destinataires ne réussissent pas à justifier leur identité.

Remarque : Vous pouvez choisir ce qui se passe lorsque le nombre maximum de tentatives de vérification
est atteint. La sélection de l’option Examiner manuellement la pièce d’identité permet aux expéditeurs
d’examiner la pièce d’identité et de l’accepter ou de la refuser au lieu de verrouiller l’enveloppe.

9. Sélectionnez le mode d’envoi pour la pièce d’identité des destinataires.

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Guide de l’utilisateur DocuSign eSignature 268

10. Au besoin, sélectionnez les données ID Evidence (données de preuve d’identité) que vous souhaitez que
DocuSign stocke pour chaque vérification d’identité et chaque transaction.

Remarque : Par défaut, ID Evidence ne stocke pas de copie de la pièce d’identité elle-même, seules les
données à caractère non personnel sont stockées. Pour savoir où et comment les données sont stockées,
consultez FAQ sur ID Evidence.

11. Sélectionnez la fréquence à laquelle les destinataires doivent faire l’objet d’une vérification lorsqu’ils accèdent
à une enveloppe.

12. Si nécessaire, sélectionnez un type de signature.

Remarque : Pour ajouter une signature électronique avancée, sélectionnez le type de signature IDV - DS
EU Advanced. Pour de plus amples informations sur les types de signature, voir Utilisation de certificats
numériques.

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13. Cliquez sur AJOUTER.


La configuration apparaît dans la liste des configurations et est disponible pour les expéditeurs.

Dans quels pays la vérification de l’identité est-elle disponible ?


Voir la Liste des pièces d’identité pouvant être utilisées pour une vérification d’identité.
Qu’est-ce qui est vérifié sur la pièce d’identité ?
Lorsqu’elle examine le document d’identification, ID Verification vérifie que :

• La pièce d’identité ne soit pas expirée


• Le nom correspond exactement à celui spécifié par l’expéditeur sur l’enveloppe (consultez également
Comment améliorer la mise en correspondance des noms ?)https://support.docusign.com/fr/guides/How-to-
improve-name-matching
• Les zones lisibles par machine (MRZ), telles que les codes-barres, décodent des informations qui soient
conformes avec le reste de la pièce d’identité
• Les caractéristiques visuelles et hologrammes correspondent à ce à quoi devrait ressembler ce type de pièce
d’identité
• Il n’existe aucun signe de falsification concernant les polices, les espacements des lettres, les trous ou
d’autres défauts dans la pièce d’identité
• Aucun appel n’est fait auprès de bases de données gouvernementales, car beaucoup nécessitent des
privilèges d’accès dédiés
Que se passe-t-il si une pièce d’identité n’est pas automatiquement reconnue ?
Si une pièce d’identité n’est pas automatiquement reconnue, le signataire ne pourra pas accéder à l’enveloppe.
Les expéditeurs disposant des autorisations appropriées peuvent Examen des pièces d’identitéexaminer
manuellement les pièces d’identités comme option alternative. Une fois que l’expéditeur a examiné et accepté la
pièce d’identité, le signataire peut accéder à l’enveloppe et la compléter. Sinon, le signataire ne peut pas accéder
à l’enveloppe et les expéditeurs doivent modifier les critères de vérification pour ce destinataire.
Comment améliorer la mise en correspondance des noms ?
Le nom du destinataire que l’expéditeur spécifie sur l’enveloppe est l’information que nous recherchons sur la
pièce d’identité. Par défaut, DocuSign autorise la translittération, les signes diacritiques et l’insensibilité à la casse.
Votre administrateur de compte peut également autoriser les variations de seconds prénoms et de suffixes.

Pour améliorer la réussite d’ID Verification, nous vous recommandons :


• vous assurer que le nom complet du destinataire de l’enveloppe contient au moins un prénom et un nom.
DocuSign fait correspondre le nom complet indiqué sur l’enveloppe avec le nom tiré du service de vérification
d’identité
• éviter les surnoms ou les noms d’usage. Utilisez Madeleine DURAND plutôt que Mado DURAND
• d’éviter d’insérer un deuxième prénom comme Madeleine F. DURAND, sauf si cela est strictement requis. Si
nécessaire, le nom complet indiqué sur l’enveloppe doit correspondre lettre pour lettre au nom indiqué sur la
pièce d’identité
• Vérifiez si vos fournisseurs d’identités ont mis en place des règles de correspondance de nom personnalisées.

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Exemples de correspondance du nom pour ID Verification

Noms comparés Résultat d’ID Verification

Nom sur l’enveloppe Nom sur la pièce Paramètres par défaut Option Autoriser les
d’identité variations de seconds
prénoms et de suffixes
activée

ANDREA LOPEZ Andrea Lopez Réussite Réussite

Francoise Benoit Françoise Benoît Réussite Réussite

Anna Smith Anna Lisa Smith Réussite Réussite

Daniel Enrique Nom : Daniel, Enrique Échec Réussite

Nom de famille : Garcia

John Smith Jr. John Smith Junior Échec Réussite

John Smith Jr. John Smith Échec Réussite

Adam Harrison Adam Harrison Jr. Réussite Réussite

Peter Stanley I Peter Stanley Échec Réussite

Kathleen O Hara Kathleen O’Hara Réussite Réussite

Moira OConnor Moira O’Connor Réussite Réussite

Joergen Klupp Jörgen Klupp Réussite Réussite

Jorgen Kupp Jörgen Klupp Réussite Réussite

Isabella M DeRosa Isabella Maria DeRosa Échec Réussite

J. Edgar Hoover John Edgar Hoover Échec Réussite

Lily M Dupont Lily Rose Dupont Échec Échec

Bob Doe Robert Doe Échec Échec

Quels sont les cas d’utilisations courants concernant la vérification d’identité ?


• Services financiers : ouverture de compte, location, financement, prêts ou virement bancaire
• Assurances : souscription à une assurance
• RH : remise électronique de règlements, documents lors d’une embauche
• Juristes / avocats : inscription de clients, accords de confidentialités, procès-verbaux des réunions du conseil
d’administration
• Pharmaceutique : formulaires de patients, accueil et intégration d’essais cliniques, accords cliniques de
bonnes pratiques
• Services : déclarations de travail, lettres d’acceptation

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Stockez-vous les pièces d’identités ?


Non, nous ne stockons pas les pièces d’identités sauf si vous demandez explicitement des preuves de l’identité.
ID Evidence est une fonctionnalité fournie dans le cadre de DocuSign ID Verification pour fournir les preuves du
processus de vérification d’identité. Par défaut, nous ne stockons que les informations relatives à l’état de la
vérification elle-même. Néanmoins, vous pouvez configurer ID Evidence pour stocker des informations
personnelles supplémentaires, telles que les données extraites de la pièce d’identité ou même une copie de la
pièce d’identité. Du point de vue du RGPD (règlement général sur la protection des données), vous êtes le
« contrôleur de données » et DocuSign agit en tant que « processeur de données » en votre nom.
Comment utiliser la vérification de l’identité avec des signatures électroniques avancées (SEA) eIDAS ?
DocuSign vous permet d’utiliser la vérification de l’identité pour vérifier automatiquement l’identité des signataires
et fournir des signatures électroniques avancées eIDAS. Pour plus d’informations sur la façon d’envoyer des
enveloppes et de signer des documents en utilisant la vérification de l’identité avec des signatures électroniques
avancées, consultez Envoyer en utilisant des certificats numériques.https://support.docusign.com/fr/guides/ndse-
user-guide-sending-digital-certificates
Rubriques connexes
• Envoyer des documents avec ID Verification
• Vérifier votre identité avec ID Verification
• Vérifier votre identité avec IDnow AutoIdent AI-powered
• Questions et réponses sur ID Evidence
• Démonstration étape par étape de la vérification d’une identité

Questions et réponses sur ID Evidence


ID Evidence est une fonctionnalité fournie dans le cadre de DocuSign ID Verification pour fournir les preuves du
processus de vérification d’identité. Chaque fois que vous demandez à DocuSign de vérifier l’identité des
destinataires, ID Evidence stocke les données d'identité sélectionnées dans un fichier preuve contenant l’état final
de la vérification d’identité.

ID Evidence n’est disponible que pour les vérifications d’identité traitées sur les enveloppes DocuSign. Elle vous
aide à créer des vues améliorées des données de vérification d’identité.

Par défaut, ID Evidence ne stocke pas de données privées supplémentaires, telles qu’une copie de la pièce
d’identité. Si vous souhaitez stocker ces informations, DocuSign peut collecter des données supplémentaires en
votre nom sur la base d’une liste préconfigurée.

SOMMAI RE
Combien de temps les données d’ID Evidence sont-elles stockées ?
Où sont stockées les données d’ID Evidence ?
Stockez-vous les pièces d’identités ?
Puis-je nettoyer les données d’ID Evidence ?
Qui contrôle et configure les données d’ID Evidence ?
Qui peut accéder aux données d’ID Evidence ?
Puis-je obtenir une copie des données d’ID Evidence ?
Comment la fonctionnalité ID Evidence prend-elle en charge les exigences du RGPD ?
La fonctionnalité ID Evidence fournit-elle une API pour capturer les données sur les événement ?
Rubriques connexes

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Guide de l’utilisateur DocuSign eSignature 272

Combien de temps les données d’ID Evidence sont-elles stockées ?


Par défaut, DocuSign conserve les données d’ID Evidence indéfiniment. Par conséquent, vous pouvez accéder à
vos données tant que vous avez accès à votre compte DocuSign.
Où sont stockées les données d’ID Evidence ?
L’emplacement des données d’ID Evidence dépend de votre compte DocuSign. Par exemple, les comptes
européens ont leurs données stockées en Europe.
Stockez-vous les pièces d’identités ?
Nous ne stockons pas les images de pièces d’identités à moins que vous ne le demandiez. De même, nous ne
stockons pas par défaut de données à caractère personnel (DCP), mais vous pouvez configurer votre compte
pour stocker ces données. Pour plus d’informations, consultez : Qui contrôle et configure les données d’ID
Evidence ?
Puis-je nettoyer les données d’ID Evidence ?
Pour nettoyer les données d’ID Evidence, vous devez d’abord nettoyer l’enveloppe qui a déclenché le processus
de vérification. Le nettoyage des enveloppes expurge automatiquement les données d’ID Evidence sous les
14 jours. En attendant, vous pouvez récupérer les données d’ID Evidence et les stocker dans l’emplacement de
votre choix.
Qui contrôle et configure les données d’ID Evidence ?
Il existe deux types de données : les données par défaut et les données configurables.

Les données par défaut fournissent des informations sur l’état de la vérification d’identité. Elles ne contiennent pas
de données à caractère personnel (DCP), juste ce que vous pouvez déjà trouvé dans les enveloppes DocuSign.
La liste des données par défaut est la suivante :

• L’état de la vérification de l’identité


• Le numéro de transaction technique d’ID Verification
• Nom du fournisseur tiers qui a vérifié l’identité.

Les données configurables sont des informations supplémentaires que vous pouvez stocker dans DocuSign. Vous
décidez des données configurables à stocker et nous exécutons en conséquence. Du point de vue du RGPD
(Règlement général sur la protection des données), vous êtes le « responsable du traitement des données ».
DocuSign fonctionne comme un « sous-traitant des données » en votre nom.

La liste des données configurables est la suivante :

Pièce d’identité Données configurables


Pièce d’identité avec photo (permis de conduire, Prénom, nom de famille, sexe, date de naissance, lieu
passeport, carte d’identité nationale) de naissance, nationalité, type de pièce d’identité, pays
expéditeur de la pièce d’identité, juridiction/autorité de
délivrance de la pièce d’identité, numéro de la pièce
d’identité, date d’émission de la pièce d’identité, date
d’expiration de la pièce d’identité, adresse, la taille, la
couleur des yeux, MRZ (zone lisible par machine),
copie de la pièce d’identité.
identité électronique (BankID et autres identités Méthode de vérification de l’e-identité, résultat de la
électroniques) correspondance du nom avec celui indiqué sur l’e-
identité, sous-e-identité (numéro e-identité unique),
pays sélectionné par le signataire.

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Guide de l’utilisateur DocuSign eSignature 273

Remarque : Pour plus d’informations sur la configuration d’ID Evidence, consultez le guide d’administration de
DocuSign eSignature

Qui peut accéder aux données d’ID Evidence ?


Jusqu’à présent, seuls les expéditeurs peuvent accéder aux données d’ID Evidence de leurs enveloppes.
Puis-je obtenir une copie des données d’ID Evidence ?
Seuls les expéditeurs peuvent accéder à leurs données d'ID Evidence et les télécharger. Vous pouvez ensuite
stocker dans votre système les informations ou documents qui en résultent et les ajouter à vos enregistrements.
Le processus connaissance du client (KYC) ou certaines politiques internes peuvent exiger que vous conserviez
ces informations.

Remarque : Vous pouvez également utiliser l’API pour télécharger les données ID Evidence au format JSON.

Comment la fonctionnalité ID Evidence prend-elle en charge les exigences du RGPD ?


Les signataires doivent autoriser ID Verification à gérer des données d’identité avant de pouvoir commencer le
processus de vérification. Le RGPD nécessite une telle autorisation.

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Guide de l’utilisateur DocuSign eSignature 274

ID Evidence est une extension d’ID Verification. Par conséquent, l’autorisation accordée à ID Verification
s’applique également à ID Evidence pour la capture des données que le client a configurées au niveau de son
compte.

Si le signataire refuse de procéder à une vérification de l’identité, aucune vérification n’a lieu et aucune donnée à
caractère personnel spécifique n’est stocké.

Vous pouvez aussi demander d’expurger les données de vérification de l’identité lors du nettoyage d’une
enveloppe.
La fonctionnalité ID Evidence fournit-elle une API pour capturer les données sur les événement ?
Oui, l’API ID Evidence permet aux clients DocuSign utilisant ID Verification de récupérer les données pouvant être
stockées lors de la vérification de l’identité d’un signataire. L’API REST ID Evidence utilise le chiffrement TLS
(Transport Layer Security) et le protocole HTTPS sur le port 443. DocuSign récupère les données des
événements tels qu’elles sont renvoyées par le fournisseur chargé de la vérification de l’identité.
Rubriques connexes
• Envoyer des documents avec ID Verification
• Vérifier votre identité avec ID Verification
• Vérifier votre identité avec IDnow AutoIdent AI-powered
• Questions et réponses sur ID Verification
• DocuSign ID Verification

Liste des pièces d’identité acceptées pour la vérification d’identité DocuSign en personne pour SEQ
Les pièces d’identité énumérées ci-dessous sont acceptées pour les produits DocuSign suivants :

• Vérification d’identité en personne de DocuSign pour SEQ


• Vérification d’identité DocuSign pour SEA (SEA LCP)

Pour une liste des pièces d’identité prises en charge par le produit DocuSign ID Verification, reportez-vous plutôt
à cet article.

Pays Pièces d’identité acceptées


Autriche Permis de conduire

Passeport

Carte d’identité

Belgique Passeport

Carte d’identité

Carte de séjour

Bosnie-Herzégovine Passeport

Bulgarie Carte d’identité

Passeport

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Pays Pièces d’identité acceptées


Croatie Carte d’identité

Passeport

République tchèque Carte d’identité

Passeport

Danemark Passeport
Estonie Carte d’identité

France Passeport

Carte d’identité

Carte de séjour

Allemagne Passeport

Carte d’identité

Carte de séjour

Grèce Passeport

Hongrie Passeport

Carte d’identité

Irlande Passeport

Italie Passeport

Carte d’identité

Carte de séjour

Lettonie Passeport

Lituanie Passeport

Carte d’identité

Luxembourg Carte d’identité


Mexique Carte d’identité
Maroc Passeport

Carte d’identité

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Pays Pièces d’identité acceptées


Pays-Bas Passeport

Carte d’identité

Carte de séjour

Norvège Passeport
Pologne Passeport

Carte d’identité

Portugal Passeport

Carte d’identité

Roumanie Passeport

Carte d’identité

Slovaquie Passeport

Carte d’identité

Espagne Passeport

Carte d’identité

Carte de séjour

Suède Passeport

Carte d’identité

Suisse Passeport

Carte d’identité

Royaume-Uni Passeport

Carte de séjour

Je ne peux pas vérifier mon identité avec NemID (erreur de « pseudonyme »)


La vérification d’identité échoue lorsque je vérifie mon identité avec le fournisseur NemID. Le processus de
vérification d’identité se termine avec une erreur de « pseudonyme ».

Vous n’avez pas indiqué votre nom lors de la création de votre certificat NemID. DocuSign ne peut faire
correspondre le nom inscrit sur votre certificat NemID et le nom dans l’enveloppe.

Équipe de soutien NemID

Connectez-vous au site web NemID et indiquez votre nom.


Information associée
Site web NemID

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petits points puis sélectionnez Modifier. Vous pouvez modifier votre commentaire ou modifier les
destinataires.

Lorsque vous envoyez l’enveloppe, des notifications relatives aux commentaires seront envoyées à tous les
destinataires sélectionnés. Les destinataires peuvent afficher et répondre à votre commentaire lorsqu’ils
ouvrent votre document à signer.

Pour consulter et ajouter des commentaires lors de la correction d’une enveloppe


Vous pouvez consulter les commentaires et y répondre, et ajouter de nouveaux commentaires, lors de la
correction d’une enveloppe.

1. Recherchez l’enveloppe que vous souhaitez corriger, puis cliquez sur CORRIGER.

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2. À l’étape « Ajouter des champs », vous pouvez voir les commentaires du document.

3. Vous pouvez ajouter des réponses aux commentaires, et vous pouvez ajouter de nouveaux commentaires si
nécessaire.
Lorsque vous corrigez l’enveloppe, des notifications relatives aux commentaires seront envoyées à tous les
destinataires sélectionnés. Les destinataires pourront afficher et répondre à votre commentaire lorsqu’ils
ouvrent votre document à signer.

Pour télécharger des commentaires


Vous pouvez télécharger l’historique des commentaires pour chaque enveloppe que vous avez envoyée ou reçue.
La confidentialité des commentaires est respectée : les expéditeurs reçoivent l’historique complet des
commentaires ; les destinataires reçoivent un historique limité à tous les commentaires qu’ils ont publiés ou qui
leur ont été adressés.

1. Dans la page Gérer, repérez l’enveloppe avec les commentaires que vous souhaitez télécharger.

2. Cliquez sur l’enveloppe pour ouvrir la vue Détails.

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3. Cliquez sur l’icône Télécharger en haut de la vue.

4. Dans le menu de téléchargement, sélectionnez Historique des commentaires et tout autre fichier que vous
souhaitez télécharger.

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5. Cliquez sur TÉLÉCHARGER.


Le téléchargement de l’historique des commentaires commence. Exemple :

Limitations concernant les commentaires


Concernant les commentaires, il existe quelques limitations qu’il est bon de connaître :

• Les commentaires sont limités à 500 caractères.


• Vous ne pouvez pas publier de commentaires pour les signataires en personne.
• Commentaires et visibilité du document. Lorsque la visibilité du document est activée sur une enveloppe, vous
ne pouvez publier des commentaires qu’aux destinataires ayant une visibilité sur le document commenté.
L’utilisation de l’option « Tous les destinataires » pour publier des commentaires publics n’est pas prise en
charge, même si tous les destinataires ont une visibilité sur un document. Si vous ajoutez un commentaire
avant l’envoi, tous les signataires ayant une visibilité sur le document sont automatiquement sélectionnés ; à

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partir de cette liste, vous pouvez choisir d’exclure des signataires individuels. Lors de la session de signature,
la fonctionnalité @mentionner n’est pas disponible. Les @mentions ne sont disponibles que sur les
commentaires publics postés à tous les destinataires. Comme les commentaires publics ne sont pas pris en
charge lorsque la visibilité du document est activée, cela empêche l’utilisation de @mentions.

Rubriques connexes
• Paramètres d’Admin (privilèges administrateurs requis) : consultez Paramètres des commentaires.
• Préférences utilisateur : consultez Changer la fréquence de notification des commentaires.
• Désactiver les commentaires sur les documents que vous envoyez : consultez Désactiver des
commentaires sur une enveloppe.
• Télécharger l’historique des commentaires : consultez Télécharger ou imprimer des documents

Signer un document à partir de votre compte


Il arrive parfois que vous deviez juste signer un document vous-même, sans que n’intervienne aucun autre
signataire. Il se peut même que vous deviez envoyer une copie du document signé à des tiers. Il peut s’agir d’un
document qu’une personne externe à DocuSign vous a envoyé ou d’un formulaire que vous devez renseigner
avant de le transmettre à un tiers. Grâce à la fonction Sign a Document (Signer un document), vous pouvez
charger rapidement un document sur votre compte DocuSign, le signer, puis l’envoyer à n’importe quelle personne
qui doit en recevoir une copie.

Vous pouvez créer un nouveau document à signer à partir de la page d’accueil ou de la page Gérer.

Important : Quand vous êtes le seul signataire d’un document, si vous disposez d’un forfait qui inclut un
nombre limité d’enveloppes que vous pouvez envoyer, veillez à utiliser le lien Signer un document à partir de
la page d’accueil ou de la page Gérer pour créer votre document. Avec la fonctionnalité Signer un document,
vous êtes le seul signataire et cela n’est pas comptabilisé dans le nombre d’enveloppes que vous pouvez
envoyer à partir de votre compte pour que d’autres personnes les signent.

Vidéo sur la signature d’un document


Voici une petite vidéo sur la procédure à suivre pour signer vous-même un document :

Cliquez ici pour voir la vidéo

Pour signer un document

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Guide de l’utilisateur DocuSign eSignature 285

1. Sur la page Gérer ou Accueil, cliquez sur la liste déroulante NOUVEAU puis sélectionnez Signer un
document :

2. Dans la fenêtre Sign a Document (Signer un document), ajoutez votre document à l’aide de l’une des
méthodes disponibles : charger un fichier, ajouter à partir du stockage dans le Cloud ou glisser-déplacer un
fichier. Vous pouvez ajouter plusieurs documents à signer.

3. Pour signer votre document, cliquez sur SIGNER.

4. Dans la vue de signature, cliquez sur CONTINUER.


Votre document est prêt à être signé.

5. Utilisez le menu CHAMPS pour déplacer les champs à ajouter à votre document.

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Guide de l’utilisateur DocuSign eSignature 286

6. Une fois votre document signé, cliquez sur TERMINER.


La boîte de dialogue Sign and Return (Signer et renvoyer) apparaît.

7. (Facultatif) Si vous voulez envoyer une copie du document signé à d’autres personnes, complétez les détails
suivants :
a) Saisissez l’adresse e-mail et le nom de votre destinataire.
b) Pour chaque destinataire supplémentaire, cliquez sur + Ajouter un destinataire et saisissez les
coordonnées.
c) Utilisez l’objet par défaut ou modifiez-le si besoin.
d) (Facultatif) Saisissez un message pour les destinataires.

8. Cliquez sur Envoyer et fermer.

9. Votre document est signé et le document complété apparaît en haut de la liste de votre boîte de réception. Si
vous le souhaitez, vous pouvez télécharger ou imprimer votre document. Si vous choisissez d’envoyer une
copie à des tiers, ils recevront un e-mail contenant le document signé en pièce jointe.

Signature en personne
Si vous rencontrez le signataire en personne, vous pouvez utiliser la fonction Signature en personne pour
simplifier le processus de signature. La fonction Signature en personne simplifie la session DocuSign d’un hôte.
L’hôte doit être titulaire d’un compte DocuSign ; les signataires sont seulement tenus d’être avec l’hôte pour signer
les documents.

SOMMAI RE
Vue d’ensemble
Configurer un destinataire pour une signature en personne
Pour mener une session de signature en personne

Vue d’ensemble
La session de signature en personne implique la présence du ou des signataires. En outre, la session de
signature doit être exécutée sur votre appareil. En tant qu’hôte, vous organisez la session de signature, puis vous
guidez vos signataires tout au long du processus.

EXEMPLE – Signature en personne

Imaginons que vous êtes agent d’assurance indépendant et que vous rencontrez un client pour examiner une
nouvelle police d’assurance santé. Le client est prêt à signer. Vous utilisez DocuSign pour traiter le dossier
numériquement. Vous vous identifiez sur votre compte et vous créez un nouveau document à partir d’un
modèle enregistré de police d’assurance santé. Vous vous l’assignez en tant qu’hôte de signature et définissez
votre client en tant que signataire en personne. Sur votre ordinateur ou votre appareil mobile, vous lancez la
session de signature et guidez votre client tout au long du processus de signature. À la fin du rendez-vous,
vous avez une police signée et un client satisfait.

Configurer un processus de signature en personne est similaire au processus standard d’envoi de documents. La
principale différence se situe au niveau de la création des destinataires de votre enveloppe, puis dans l’exécution

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Guide de l’utilisateur DocuSign eSignature 287

du processus de signature en lui-même. Un processus de signature en personne peut inclure des signataires en
personne et des destinataires standards, comme indiqué dans Ajouter des destinataires. Vous pouvez aussi
utiliser un ordre de signature pour créer un déroulement des tâches pour votre enveloppe.

La capture d’écran ci-dessous est un exemple de signature en personne. L’hôte est le détenteur du compte
Mélanie Deschutes et, la personne signataire est Margot Rivera. Margot travaille avec Mélanie (l’hôte) pour signer
le document. Une fois que Margot a signé, Lissa Burnky reçoit une copie du document signé.

Remarque : L’identité de l’hôte pour une session de signature en personne est enregistrée dans les Détails de
l’enveloppe et dans le Certificat de réalisation. L’hôte peut consulter et télécharger les documents à partir de
son compte.

Signature en personne et visibilité du document


Vous pouvez utiliser la visibilité du document pour contrôler l’accès à une enveloppe pour votre signataire en
personne, tout comme pour les destinataires habituels. Toutefois, les signataires en personne qui utilisent
l’expéditeur comme hôte peuvent voir tous les documents. Puisque l’expéditeur peut toujours voir tous les
documents dans une enveloppe, les restrictions à la visibilité des documents ne peuvent s’appliquer aux
signataires en personne lorsque l’expéditeur est l’hôte.

Consultez Utiliser la Visibilité du document pour contrôler l’accès du destinataire.

Pour configurer la signature en personne

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Guide de l’utilisateur DocuSign eSignature 288

1. Créez une nouvelle enveloppe comme indiqué dans Commencer une enveloppe et ajoutez des documents
comme d’habitude.

2. Pour ajouter un signataire en personne :


a) Saisissez le nom du signataire dans le champ Nom. Remarque : La signature de la personne apparaîtra
exactement comme vous la saisissez dans ce champ.
b) Pour l’action du destinataire, sélectionnez Signataire en personne.
Les champs vides pour le nom et l’e-mail de l’hôte apparaissent.
c) Saisissez les coordonnées de l’hôte dans les champs Nom de l’hôte et E-mail de l’hôte ; cela peut être
vous-même, toute personne avec un compte valide DocuSign, ou un groupe de signature qui contient
uniquement des utilisateurs avec un compte DocuSign actif.
d) Si l’hôte ou tout autre personne a besoin de signer les documents, cliquez sur Ajouter un destinataire et
ajoutez-les comme destinataire distinct.

3. Appliquez la même procédure pour ajouter des messages et des champs comme indiqué dans Envoyer des
documents à signer.

4. Envoyez l’enveloppe.
L’hôte reçoit une notification par e-mail pour chaque signataire en personne et l’enveloppe apparaît dans la
liste Gérer de ces derniers avec l’état Doit signer. S’il y a plusieurs signataires en personne dans le même
ordre d’acheminement, l’hôte peut démarrer la session à partir de son compte et choisir quel destinataire à
lancer en premier.

Les signataires ne reçoivent pas de notification.

Pour exécuter une session de signature en personne

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Guide de l’utilisateur DocuSign eSignature 289

1. Comme hôte d’une transaction de signature en personne, si tous vos signataires sont présents,
a) Identifiez-vous sur votre compte DocuSign, repérez l’enveloppe à signer, puis cliquez sur SIGNER.
b) S’il y a plusieurs signataires en personne dans le même ordre de routage, une liste de sélection apparaît
pour que vous puissiez choisir le premier destinataire.

c) Suivez l’assistant pour recueillir les signatures ou toutes autres informations demandées auprès de votre
personne en signataire.
d) Si un signataire choisit de fournir son adresse e-mail, il reçoit une notification par e-mail lorsque
l’enveloppe est complétée. La notification inclut une pièce jointe avec le PDF complété ainsi qu’un lien
permanent vers les documents, à partir duquel il peut consulter, imprimer ou télécharger le PDF.
e) Répétez les étapes a-c pour chaque signataire supplémentaire.

2. Si seulement certains de vos signataires sont présents,


a) Repérez la notification par e-mail nommant le signataire en personne qui est disponible pour signer, et
cliquez sur Afficher les documents.
b) Suivez l’assistant pour recueillir les signatures ou toutes autres informations demandées auprès de votre
personne en signataire.
c) Si un signataire choisit de fournir son adresse e-mail, il reçoit une notification par e-mail lorsque le
document est complété. La notification inclut une pièce jointe avec le PDF complété ainsi qu’un lien
permanent vers les documents, à partir duquel il peut consulter, imprimer ou télécharger le PDF.
d) Une fois que vous êtes avec le prochain signataire, répétez les étapes a-c pour chaque signataire
supplémentaire.

3. Une fois que tous les signataires ont signé en personne, l’enveloppe est complétée et les signataires qui ont
fourni leur adresse e-mail reçoivent une notification par e-mail.

Inclure un témoin pour un signataire


DocuSign eWitness permet de signer facilement et de certifier des documents et des actes électroniquement.
Pour inclure un témoin pour un signataire, vous ajoutez un groupe de témoins à votre liste de destinataires de
l’enveloppe. Un groupe de témoins comprend un signataire et jusqu’à deux témoins. Avec eWitness, vous pouvez
ajouter une authentification à deux facteurs pour vous conformer à des exigences régionales ou industrielles
spécifiques.

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Guide de l’utilisateur DocuSign eSignature 290

En qualité d’expéditeur, si vous connaissez les témoins, vous pouvez ajouter leurs informations lorsque vous créez
l’enveloppe. Ou vous pouvez laisser le rôle de témoin vierge pour que le signataire remplisse les détails lorsqu’il
signera votre document. Le statut de témoin est repris dans les détails de l’enveloppe, et tous les événements sont
consignés dans l’historique de l’enveloppe et dans le Certificat d’achèvement.

SOMMAI RE
Configurez la signature certifiée pour un destinataire.
Comment fonctionne une session de signature devant témoin
Témoins et visibilité du document

Remarque : Certaines fonctionnalités avancées et options ne sont prises en charge que dans des forfaits
DocuSign spécifiques. Votre forfait peut ne pas prendre en charge certaines options traitées dans cette
rubrique. Pour en savoir plus sur les options disponibles pour votre compte, contactez votre administrateur de
compte ou l’assistance clientèle DocuSign. Visitez la page web de notre service d’assistance pour en savoir
plus sur les options permettant de contacter le service clientèle.

Configurez la signature certifiée pour un destinataire.


Pour avoir une signature certifiée, vous ajoutez un groupe de témoins comme destinataire. Si vous savez qui fera
office de témoin, vous pouvez fournir ces détails ou vous pouvez le rôle de témoin vierge pour que le signataire le
complète. Vous pouvez demanderexiger des signataires et des témoins qu’ils réussissent une authentification (en
deux facteurs) pour une plus grande sécurité. Une enveloppe peut inclure des signataires devant témoin et des
destinataires standard, comme indiqué dans Ajouter des destinataires.

Remarque : Les applications mobiles DocuSign ne prennent pas en charge la configuration et l’envoi
d’enveloppes avec destinataire devant témoin pour le moment. La signature devant témoin est prise en charge
par les appareils mobiles.

1. Créez une nouvelle enveloppe comme indiqué dans Commencer une enveloppe et ajoutez des documents.

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Guide de l’utilisateur DocuSign eSignature 291

2. Sélectionnez le menu déroulant Ajouter destinataire et choisissez Ajouter Groupe de témoins.

Un groupe de témoins est ajouté à vos destinataires d’enveloppe.

3. Saisissez le nom et l’adresse e-mail du signataire dans la liste des destinataires du groupe de témoins.

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4. Complétez les informations des témoins si nécessaire pour vos exigences :

• Pour un témoin inconnu : sélectionnez Le signataire spécifie un témoin.


• Pour un témoin connu : sélectionnez Spécifier un témoin puis indiquez le nom et l’adresse e-mail du
témoin.
• Ajoutez une authentification à deux facteurs : à la fois pour le signataire et les témoins dans un groupe de
témoins, vous pouvez ajouter un second critère d’authentification. Sélectionnez PERSONNALISER,
choisissez Ajouter vérification d’identité, et sélectionnez la méthode de vérification d’identité (p. ex. SMS).

Remarque : Concernant la vérification d’identité, veuillez noter ce qui suit :

◦ Vous pouvez sélectionner l’une des méthodes de vérification d’identité au choix disponible pour
votre compte.
◦ La vérification basée sur les connaissances n’est disponible qu’aux États-Unis.
◦ Pour les actes présentés au HM Land Registry (HMLR) britannique, le signataire et le témoins ont
tous deux besoin de la vérification par SMS.

5. Pour ajouter un second témoin à un groupe de témoins, sélectionnez + AJOUTER TÉMOIN et répétez l’étape 4.
Le groupe de témoins est terminé.

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Guide de l’utilisateur DocuSign eSignature 293

6. Indiquez les détails de votre enveloppe en ajoutant des destinataires supplémentaires et des messages tels
que décrit dans Envoyer des documents à signer.

7. Cliquez sur SUIVANT.

8. Ajoutez des champs pour vos destinataires, y compris les témoins.


Au moins un champ doit être attribué à chaque témoin pour pouvoir envoyer l’enveloppe. Toutes les propriétés
de champs ne sont pas disponibles pour les destinataires témoins ; vous ne pouvez pas appliquer de
collaboration aux champs témoins.

9. Envoyez l’enveloppe.
Le signataire vérifiera et remplira les détails du témoin lorsqu’il ouvrira l’enveloppe. Une fois que le signataire
finit de signer, les témoins reçoivent une notification e-mail leur demandant de certifier la signature du
signataire et de compléter les champs qui leur sont assignés. L’information relative au témoin est consignée
dans les détails de l’enveloppe, l’historique et le certificat de réalisation.

Comment fonctionne une session de signature devant témoin


Lorsque vous envoyez une enveloppe avec un témoin, vous pouvez préciser qui sera ce témoin ou laisser à votre
signataire le soin de fournir cette information, notamment le nom, l’adresse e-mail, le numéro de téléphone (à des
fins de vérification), et un message facultatif pour le témoin.

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Guide de l’utilisateur DocuSign eSignature 294

Le témoin reçoit une notification par e-mail lui demandant d’assister à la session de signature du signataire. Le
message du signataire est inclus dans l’e-mail et est affiché comme un message privé qui est présenté avec le
document.

Si une vérification d’identité a été ajoutée pour le témoin, il doit terminer la demande de sécurité et recevoir un
SMS au numéro indiqué. Ce SMS contient un code à entrer dans la demande de sécurité afin de visionner et
certifier les documents.

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Guide de l’utilisateur DocuSign eSignature 295

Le témoin complète les renseignements d’identité requis, qui comprennent sa profession et son adresse, puis
ouvre le document et complète les champs qui lui sont fournis.

Par défaut, le témoin peut consulter tous les documents de l’enveloppe lorsqu’il signe le document ; après la
signature, il ne peut plus consulter les documents. Si vous devez restreindre l’accès aux documents pendant la
signature, consultez la section Témoins et visibilité du document.

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Guide de l’utilisateur DocuSign eSignature 296

Si le témoin a un compte DocuSign, l’enveloppe et les détails qui lui sont relatifs sont accessibles à partir de son
compte. Toutefois, le témoin ne dispose pas de l’accès suffisant pour consulter ou télécharger les documents
signés eux-mêmes.

Pour l’expéditeur, la vue Détails de l’enveloppe affiche les informations sur le témoin saisies par le signataire et
l’état du témoin.

Témoins et visibilité du document


Si votre enveloppe utilise la visibilité du document pour contrôler l’accès du destinataire aux documents, il existe
quelques considérations spéciales relatives aux destinataires témoins auxquelles vous devez faire attention.

Par défaut, les destinataires témoins peuvent voir tous les documents d’une enveloppe, qu’ils aient, eux ou
d’autres destinataires, des champs sur ces documents ou non. Vous pouvez utilisez les contrôles de visibilité du
document pour restreindre l’accès aux documents sur lesquels le témoin n’a pas de champ. Sans cela, le témoin
peut voir l’ensemble des documents.

DocuSign propose une configuration facultative que vous pouvez activer sur votre compte pour appliquer des
règles de visibilité de document standard aux destinataires témoins, par exemple pour que ces derniers ne
puissent pas voir les documents sur lesquels ils n’ont pas de champ. Si vous activez cette configuration, vous ne
pourrez plus permettre aux destinataires témoins de voir tous les documents d’une enveloppe par défaut. Si vous
préférez utiliser des contrôles de visibilité de document standard pour les destinataires témoins, veuillez ouvrir une
requête d’assistance DocuSign à l’adresse https://support.docusign.com/fr/contactSupport pour demander cette
configuration.

Pour les configurations par défaut ou optionnelles, la visibilité du document est appliquée au niveau du document
et non au niveau de la page. Si vous devez restreindre l’accès d’un témoin à certaines pages, comme la page de

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Guide de l’utilisateur DocuSign eSignature 297

signature, vous devrez ajouter ces pages à un document distinct. Pour plus d’informations sur la visibilité du
document, consultez le guide d’aide Utiliser la Visibilité du document pour contrôler l’accès du destinataire.

Envoyer un document PDF contenant des champs de formulaire


Les champs de formulaire sont des champs de données ajoutés à un formulaire Adobe PDF. Ces champs ont des
points communs avec les champs DocuSign dans le sens où ils sont remplissables et ils possèdent une validation
pour aider l’utilisateur à fournir le bon type de données. Lorsque vous chargez dans une enveloppe ou un modèle
DocuSign un PDF contenant des champs de formulaire, le système reconnaît et convertit les champs en champs
de destinataires DocuSign comparables.

Lorsque vous configurez votre document, vous choisissez comment gérer les champs convertis, y compris toutes
les données déjà saisies :

• Attribuer tous les champs à un destinataire ; toutes les données saisies dans le formulaire d’origine sont
incluses dans le champ DocuSign. Tous les champs sont attribués à un destinataire, mais vous pouvez modifier
l’attribution après avoir converti les champs du formulaire.
• Conservez les données du champ de formulaire, en convertissant et en aplanissant le contenu des champs
du formulaire PDF d’origine en éléments permanents et en lecture seule de votre document.
• Supprimer tous les champs et toutes les données qu’ils contiennent.

EXEMPLE – Demande d’assurance

Votre compagnie d’assurance possède un formulaire de demande de couverture. Le formulaire est un


document PDF contenant des champs de formulaire. Les clients éventuels téléchargent le formulaire à partir
de votre site Web, puis le renseignent sur leur ordinateur local avant de vous le renvoyer par e-mail. Utilisez
DocuSign pour transmettre l’application via le processus de contrôle et d’approbation interne de votre
entreprise. Chargez l’application dans DocuSign. Les champs du formulaire et leur contenu sont reconnus.
Aplatissez les champs ; les informations sur le postulant sont ajoutées à l’application sous la forme d’éléments
permanents et en lecture seule.

Cette rubrique explique comment charger un fichier PDF avec des champs de formulaire vers DocuSign, puis
comment choisir de gérer les champs et leur contenu.

Pour envoyer un PDF avec des champs de formulaire

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Guide de l’utilisateur DocuSign eSignature 298

1. Commencez une nouvelle enveloppe comme indiqué dans Commencer une enveloppe, et chargez le document
PDF contenant des champs de formulaire.

Une confirmation apparaît dans la liste des actions du document chargé. Elle précise la présence de champs
de formulaire dans votre document.

2. Pour ajouter les destinataires et les messages, suivez les procédures standard décrites dans Ajouter des
destinataires et Ajouter des messages.

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Guide de l’utilisateur DocuSign eSignature 299

3. Cliquez sur SUIVANT >.


La vue Ajouter des champs apparaît avec votre document affichant la boite de dialogue Gérer les données de
champ du formulaire PDF.

4. Choisissez comment vous voulez gérer les champs de formulaire PDF :

• Attribuer à. Sélectionnez le destinataire à qui attribuer les champs. Le contour des champs change pour
correspondre au code couleur du destinataire. Tous les champs sont attribués à un destinataire, mais vous
pouvez modifier l’attribution après avoir converti les champs du formulaire.
• Conserver les données de champ du PDF Sélectionnez cette option pour convertir le contenu des
champs du formulaire PDF d’origine en éléments permanents et en lecture seule de votre document.
• Supprimer les données. Sélectionnez cette option pour supprimer les champs convertis de votre
document. Tous les champs du formulaire, ainsi que les données qu’ils contiennent, sont supprimés de
votre document.

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Guide de l’utilisateur DocuSign eSignature 300

5. (Facultatif) Si vous avez attribuez les champs du formulaire et voulez modifier le destinataire pour les champs
de formulaire convertis :
a) Sélectionnez le champ à réassigner. (Utilisez MAJ+clic pour sélectionner plusieurs champs.)
b) Dans le volet de propriétés du champ sur la droite, développez la liste Destinataires et cliquez sur le
destinataire à qui vous voulez attribuer les champs sélectionnés.

6. Terminez la préparation de votre document comme d’habitude, en ajoutant des champs supplémentaires si
nécessaire.

Utiliser l’envoi groupé à un destinataire unique


Avec la fonctionnalité d’envoi groupé à un destinataire unique, vous pouvez facilement envoyer les mêmes
documents à un grand nombre de destinataires. Il vous suffit de configurer votre enveloppe une fois et d’importer
vos destinataires pour que chacun reçoive une copie unique du document à compléter. De plus, vous pouvez
personnaliser l’authentification, ajouter des annotations ou d’autres informations personnalisées pour chaque
destinataire.

Remarque : Cette rubrique concerne une version obsolète de l’envoi groupé (v1), dont la fin de vie est prévue
pour le 30 juin 2021. Pour plus d’informations sur notre fonctionnalité d’envoi groupé améliorée (v2), qui
prend en charge plusieurs destinataires, davantage de types de destinataires et de champs personnalisés
d’enveloppe, consultez Envoi groupé à plusieurs destinataires. Vous pouvez également trouver des
informations sur le passage de l’envoi groupé v1 à v2 dans Comment passer à l’envoi groupé v2.

SOM MAI RE
Exemple d’utilisation
Autorisation utilisateur – Pré-requis
Créer une liste de destinataires d’envoi groupé
Envoyer une enveloppe à l’aide d’un envoi groupé

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Guide de l’utilisateur DocuSign eSignature 301

Exemple — Régimes de rémunération annuelle

Chaque année, votre entreprise doit communiquer les changements aux régimes d’avantages sociaux à
l’ensemble de votre organisation. Vous utilisez la fonctionnalité d’envoi groupé pour envoyer les documents du
régime d’avantages à tous les employés, afin qu’ils en accusent bien réception et pour qu’ils l’examinent.

Vous créez une nouvelle enveloppe, chargez les fichiers du régime d’avantages, puis chargez une feuille de
calcul répertoriant tous les destinataires. Chaque employé reçoit sa propre copie unique des détails du régime
d’avantages sociaux, et peut signer le document. Vous suivez la réalisation de toutes les réponses à votre
enveloppe d’envoi groupé, en donnant suite au besoin.

Autorisation utilisateur – Pré-requis


Votre compte et votre identité utilisateur doivent disposer des autorisations nécessaires pour utiliser les
fonctionnalités d’envoi groupé. Si vous ne pouvez pas suivre les instructions de cette section, vérifiez auprès de
l’administrateur de votre compte pour voir si vous avez bien les autorisations nécessaires.

Les administrateurs peuvent se référer à cet article, qui explique comment activer pour les utilisateurs la
fonctionnalité d’envoi groupé.

Remarque : Certaines fonctionnalités avancées et options ne sont prises en charge que dans des forfaits
DocuSign spécifiques. Votre forfait peut ne pas prendre en charge certaines options traitées dans cette
rubrique. Pour en savoir plus sur les options disponibles pour votre compte, contactez votre administrateur de
compte ou l’assistance clientèle DocuSign. Visitez la page web de notre service d’assistance pour en savoir
plus sur les options permettant de contacter le service clientèle.

Créer une liste de destinataires d’envoi groupé


La liste de destinataires d’envoi groupé est un fichier tableur contenant les informations des destinataires pour
votre document d’envoi groupé. Ce fichier doit être formaté comme un fichier de valeurs séparées par des virgules
(CSV). Vous pouvez utiliser n’importe quel tableur courant, base de données ou éditeur de texte comme Bloc-
notes pour enregistrer le fichier au format .csv
Une fois la liste des destinataires au format CSV créée, vous êtes prêt à envoyer un document à l’aide d’un envoi
groupé.

Remarque : Cette rubrique concerne une version obsolète de l’envoi groupé (v1), dont la fin de vie est prévue
pour le 30 juin 2021. Pour plus d’informations sur notre fonctionnalité d’envoi groupé améliorée (v2), qui
prend en charge plusieurs destinataires, davantage de types de destinataires et de champs personnalisés
d’enveloppe, consultez Envoi groupé à plusieurs destinataires. Vous pouvez également trouver des
informations sur le passage de l’envoi groupé v1 à v2 dans Comment passer à l’envoi groupé v2.

SOMMA IR E
Exigences générales du fichier CSV
En-tête de colonnes prises en charge
Exemple d’un fichier CSV

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Guide de l’utilisateur DocuSign eSignature 302

Exigences générales concernant les fichiers CSV d’envoi groupé


Les conditions générales et les spécifications suivantes doivent être remplies pour créer un fichier CSV valide
d’envoi groupé :

• Le premier rang du fichier est le rang d’en-tête qui doit contenir les noms des champs du fichier. Chaque rang
suivant représente un destinataire unique avec les informations le concernant.
• Un fichier de destinataires d’envoi groupé peut comporter un maximum de 1 000 destinataires.
• Si la valeur que vous ajoutez comporte une virgule ou des guillemets (“), la valeur doit être entre guillemets (“).
Exemple : si vous avez une balise Fonction et que l’une des entrées est Vente interne, Île-de-France, vous
saisissez “Vente interne, Île-de-France” dans la colonne Fonction pour ce destinataire.

Conseil : Vous n’avez pas besoin d’ajouter de virgules ou de guillemets dans les colonnes, il suffit de saisir
l’information puis d’enregistrer le fichier au format CSV. Excel ajoute automatiquement les guillemets
doubles lorsque vous enregistrez le fichier.

• Seuls certains noms de champs sont pris en charge dans le fichier d’envoi groupé. Vous devez inclure des
colonnes et fournir les valeurs nom et e-mail des destinataires. Toutes les autres colonnes sont facultatives.
Voir les en-têtes de colonnes pris en charge pour plus de détails.
• Les informations contenues dans le fichier CSV prévalent sur les données qu’un expéditeur ajoute à un champ
lors de l’envoi d’une enveloppe ou de la création d’un modèle.
• Pour les langues à caractères multi-octets, utilisez les codes de caractères UTF-8 avec l’indicateur d’ordre des
octets (BOM) pour le fichier d’envoi groupé.

En-tête de colonnes prises en charge


Cette section détaille les colonnes obligatoires et facultatives et le type et le format des informations que vous
pouvez inclure dans le fichier. Outre des informations essentielles comme le nom ou l’adresse e-mail, vous pouvez
spécifier une méthode d’authentification, ajouter des annotations ou toute autre information personnalisée pour
chaque destinataire de la liste, en l’ajoutant à ce fichier.

• Nom. Nom du destinataire. Ce champ et cette colonne sont obligatoires.


• E-mail. Adresse e–mail du destinataire. Ce champ et cette colonne sont obligatoires.
• Note : c’est un message envoyé uniquement au destinataire. Le texte apparaît au destinataire comme un
message privé, et est inclus dans la notification par e-mail puis affiché lorsque le destinataire accède à votre
document.
• AccessCode : si vide, le destinataire n’a pas à saisir un code d’accès avant d’ouvrir l’enveloppe. Si une valeur
est fournie, le destinataire doit saisir la valeur comme code d’accès pour pouvoir afficher et signer l’enveloppe.
• identité : si vide, l’enveloppe ne nécessite aucune autre authentification du destinataire. Si une valeur est
fournie, elle est le type d’authentification utilisée par le destinataire. Vous ne pouvez utiliser que les méthodes
d’authentification qui sont disponibles et configurées pour votre compte.

Les méthodes d’authentification utilisées ont des exigences supplémentaires comme suit :

◦ Téléphonique et SMS. Vous devez inclure la colonne PhoneNumber et fournir des informations valides
telles qu’indiquées.
◦ Live identité. Le destinataire doit fournir un abonnement Windows Live identité valide. S’il n’a pas de
compte Windows Live identité, il peut s’inscrire pour en obtenir un.

Valeurs : Phone, identité Check $, SMS, et Live identité

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Guide de l’utilisateur DocuSign eSignature 303

• PhoneNumber : cette colonne n’est valide, et doit être incluse, que si la colonne identité est incluse aussi et
contient Phone ou SMS. Les valeurs valides pour la colonne PhoneNumber sont comme suit :

◦ Téléphonique. Un numéro de téléphone valide ou « usersupplied » (fourni par l’utilisateur). Si


« usersupplied » est utilisé, le destinataire fournit son propre numéro de téléphone pour recevoir et
compléter l’authentification téléphonique.
◦ SMS. Un ou plusieurs numéros de téléphone valides. Si plusieurs numéros de téléphone sont fournis, le
destinataire choisit ceux à utiliser pour recevoir le texte de vérification SMS. Saisissez plusieurs numéros
de téléphone séparés par des points-virgules, sans espaces. (Ex. 5555555555;1231231234).

Conseil : Pour les numéros de téléphone internationaux, DocuSign requiert que le code pays soit
préfixé d’un signe plus (« + »). Par exemple, voici une saisie pour un numéro à Londres :

Si vous prévoyez de créer votre fichier CSV avec Excel, saisissez les numéros de téléphone
internationaux en utilisant le format suivant :

[’][+][code du pays][espace][numéro de téléphone]

[’] L’apostrophe (’) force la cellule à prendre un format de texte pour que l’entrée ne soit pas
considérée comme une formule.

[+] Le symbole plus (+) indique un numéro international avec un code pays à suivre.

[espace] L’espace force Excel à conserver le formatage ci-dessus si vous rouvrez le fichier CSV, même
si l’apostrophe disparaîtra.

• Nom de champ DocuSign : vous pouvez ajouter une colonne pour définir les valeurs de champs DocuSign,
que vous disposez sur votre document. Le titre de la colonne doit être le même que l’étiquette de champ
DocuSign, tel qu’il apparaît dans la boîte de dialogue Propriétés de la balise. Le nom de la balise n’est pas
sensible à la casse. Les valeurs saisies dans cette colonne sont automatiquement insérées dans le champ
DocuSign correspondant pour le destinataire dans le même rang. DocuSign recommande d’utiliser le champ
Texte pour définir les valeurs de champ dans le fichier CSV. Le champ Texte offre un moyen simple et flexible
de définir la valeur initiale et de permettre aux destinataires de saisir des informations.

Limitations : vous pouvez utiliser les champs Texte , Liste déroulante et Annotation pour définir des valeurs
en utilisant le fichier de destinataires groupés. Vous pouvez aussi utiliser le champ Case à cocher. Pour
cocher la case pour un destinataire de listes groupées, saisissez un « X » majuscule comme valeur de champ
dans votre fichier de liste de destinataires groupés.

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Vous ne pouvez pas utiliser les champs qui n’ont pas de données ou qui sont automatiquement peuplés, tels
les balises Signature, Nom, E-mail, Société, Fonction ou Date de signature.

Exemple
— Vous ajoutez un champ à votre document pour la rue de l’adresse du destinataire. L’étiquette de champ est
“adresse1”. Vous souhaitez pré-remplir le champ avec l’adresse lorsque vous envoyez le document. Vous
ajoutez donc une colonne avec l’en-tête de colonne “adresse1”, puis ajoutez pour chaque destinataire la rue
de l’adresse dans le rang approprié.

Exemple d’un fichier CSV


Voici l’exemple d’un fichier CSV simple créé sous Excel, à utiliser comme une liste de destinataire d’envoi groupé :

Si vous préférez utiliser un éditeur de texte, comme Bloc-notes, le fichier pourrait ressembler à ceci :

Vous pouvez télécharger un exemple de fichier CSV à : https://app.docusign.com/static/Sample-Bulk-


Recipient.csv. Personnalisez cet exemple de fichier avec vos propres données de destinataires de liste groupée.

Envoyer des documents à l’aide d’un envoi groupé


Une fois votre liste de destinataires pour envoi groupé créée, vous êtes prêt à configurer et à envoyer vos
documents, en utilisant la liste. Vous préparez l’enveloppe tel que décrit dans Envoyer des documents à signer.
Quand vous ajoutez des destinataires, vous sélectionnez simplement la liste d’envoi groupé que vous avez créée.
L’action de destinataire pour tous les destinataires de liste d’envoi groupé est Doit signer.

Remarque : Cette rubrique concerne une version obsolète de l’envoi groupé (v1), dont la fin de vie est prévue
pour le 30 juin 2021. Pour plus d’informations sur notre fonctionnalité d’envoi groupé améliorée (v2), qui
prend en charge plusieurs destinataires, davantage de types de destinataires et de champs personnalisés
d’enveloppe, consultez Envoi groupé à plusieurs destinataires. Vous pouvez également trouver des
informations sur le passage de l’envoi groupé v1 à v2 dans Comment passer à l’envoi groupé v2.

Votre compte et votre identité utilisateur doivent disposer des autorisations nécessaires pour utiliser les
fonctionnalités d’envoi groupé. Si vous ne pouvez pas suivre les instructions de cette section, vérifiez auprès de
l’administrateur de votre compte pour voir si vous avez bien les autorisations nécessaires.

Les administrateurs peuvent se référer à cet article, qui explique comment activer pour les utilisateurs la
fonctionnalité d’envoi groupé.

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SOMMAI RE
Envoyer une enveloppe à une liste de destinataires d’envoi groupé
Considérations pour les listes groupées
Personnaliser les enveloppes d’envoi groupé avec des informations de destinataire

Pour envoyer une enveloppe à l’aide d’un envoi groupé

1. Créez une nouvelle enveloppe comme indiqué dans Commencer une nouvelle enveloppe et ajoutez des fichiers
comme d’habitude.

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2. Pour ajouter une liste de destinataires groupée :


a) Dans la section Ajouter des destinataires, cliquez sur Importer une liste groupée.

b) Sélectionnez votre fichier de liste groupée. Votre fichier peut être stocké localement ou sur un compte de
stockage Cloud, tel que Google Drive.
c) Dans la fenêtre « Terminer l’importation de la liste groupée », passez en revue les données de votre
destinataire et corrigez toute erreur présentée dans l’onglet « Erreurs ».

d) Cliquez sur Terminer l’importation. Vos destinataires de la liste d’envoi groupé sont ajoutés à l’enveloppe,
apparaissent comme un seul destinataire « Liste groupée » avec un compte du nombre de destinataires qui
sont dans la liste :

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3. Si vous devez modifier, remplacer ou télécharger le fichier de la liste d’envoi groupé, cliquez sur le menu Plus.

4. Pour continuer la préparation de votre enveloppe et placer des champs pour vos destinataires, cliquez sur
Suivant.
Les destinataires de la liste groupée sont représentés sur la vue Ajouter des champs comme Destinataires
groupés.

5. Sélectionnez le destinataire groupé et ajoutez des champs de destinataire. Si vous avez défini, dans votre liste
groupée, des données que vous voulez insérer dans les documents, vous devez ajouter et configurer l’étiquette
de donnée du champ pour qu’elle corresponde à l’en-tête de colonne de votre liste, comme décrit dans
Remarques sur les listes groupées.

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6. Envoyez l’enveloppe.
Une enveloppe séparée est envoyée à chaque personne inscrite dans votre liste d’envoi groupé, ainsi qu’à tous
les autres destinataires individuels que vous ajoutez. Les enveloppes sont dans votre dossier Envoyées. Vous
pourriez avoir à actualiser votre navigateur pour afficher vos enveloppes dans la liste.

Considérations pour les listes groupées


Une liste groupée par enveloppe. Vous ne pouvez ajouter qu’une liste groupée par enveloppe, la vérification
d’erreurs vous avertit de problèmes de formatage ou autres, avec les entrées dans votre liste groupée, pour vous
aider à corriger les erreurs dans le fichier.

L’ajout d’autres destinataires. Vous pouvez ajouter des destinataires individuels en plus de la liste, mais sachez
que les destinataires individuels recevront une copie distincte de l’enveloppe pour chaque destinataire de liste
groupée. Et donc si votre liste groupée contient 20 destinataires et que vous ajoutez un destinataire individuel
comme indiqué ci-dessous, l’individu (Melanie E. Deschutes) est ajouté à chaque enveloppe envoyée aux
destinataires de la liste groupée. Melanie recevra 20 enveloppes distinctes à consulter et à signer. Chaque
destinataire de liste en vrac recevra sa propre enveloppe à consulter et à signer.

Insérer les données d’une liste groupée dans des documents. Lorsque vous ajoutez des champs à vos
documents, vous devez définir et étiqueter tous les champs indiqués dans la liste groupée pour que les données
de la liste soient insérées dans vos documents envoyés.

Exemple – Ajouter des adresses de destinataires


Votre liste groupée comprend l’adresse des destinataires dans une colonne intitulée « address1 » et vous
voulez que les données soient ajoutées au document. Vous devez alors ajouter un champ Texte dans le
document, puis modifier la propriété Étiquette de données du champ pour correspondre à :

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Chaque destinataire de la liste d’envoi groupé reçoit ses propres documents à signer. Une enveloppe
distincte est créée pour chaque destinataire de la liste d’envoi groupé. Lorsque vous envoyez votre enveloppe,
chaque destinataire de la liste groupée reçoit ses propres documents à signer. Ainsi, par exemple, si vous
importez une liste d’envoi groupé avec 35 destinataires, quand vous envoyez l’enveloppe, 35 enveloppes
distinctes sont générées et envoyées à partir de votre compte.

Les destinataires de liste d’envoi groupé ne sont pas ajoutés à votre liste de contacts. Quand vous envoyez des
enveloppes, les destinataires individuels sont automatiquement enregistrés dans votre liste de contacts. Toutefois,
les destinataires de liste groupée ne sont pas ajoutés.

Personnaliser les enveloppes d’envoi groupé avec le nom ou l’adresse e-mail du destinataire
Quand vous utilisez l’envoi groupé, les enveloppes des destinataires de la liste d’envoi groupé portent toutes la
même nomination, ce qui rend difficile de les différencier. Vous pouvez créer un modèle et ajouter votre liste
groupée comme destinataire, puis appliquer ensuite des champs de fusion à l’objet du message pour
personnaliser chaque document avec le nom ou l’adresse e-mail du destinataire.

Pour envoyer à votre liste d’envoi groupé, vous utilisez le modèle que vous avez créé. Vous pouvez envoyer la liste
telle quelle, ou vous pouvez la modifier ou même la remplacer. Plus d’informations…

Envoi groupé à plusieurs destinataires


La fonctionnalité DocuSign améliorée d’envoi groupé permet aux expéditeurs d’envoyer simultanément facilement
un document standardisé à plusieurs destinataires. Ceci peut être particulièrement pratique pour les transactions
où un accusé de réception peut être nécessaire (par exemple, un nouveau règlement d’une entreprise), lorsque
des notifications de masse doivent être faites, ou dans une myriade d’autres cas où le même document doit être
envoyé à un groupe nombreux.

Alors que l’envoi groupé peut être efficace tout en restant simple, la possibilité d’envoyer des e-mails à des
centaines, voire à des milliers de destinataires, en un seul clic, présente certains risques aux expéditeurs. Il est
important de prendre du temps pour une préparation et un test adéquat avant d’exécuter un envoi groupé pour
s’assurer que tout est bien en ordre. Prendre du temps supplémentaire pour piloter d’abord un envoi groupé à un
petit groupe de destinataires de test à l’aide de la liste des destinataires intégrale et définitive contribue à identifier
les erreurs et les incohérences potentielles dans une éventuelle expérience de signature.

Remarque : Le marché de la connaissance DocuSign offre (en anglais) une Checklist pour les envois
groupés et un livre blanc sur les meilleures pratiques de l’envoi groupé. Vous serez invité à vous identifier en
utilisant votre e-mail et mot de passe DocuSign pour accéder aux contenus du marché de la connaissance.

S OMMAI RE
Autorisation utilisateur – Pré-requis
Préparer votre modèle pour un envoi groupé
Préparez vos documents pour tenir compte des données du fichier de liste de destinataires groupés
Générer un fichier CSV personnalisé comme liste de destinataires groupés
Informations de l’authentification des destinataires
Envoi groupé à partir d’un modèle

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Guide de l’utilisateur DocuSign eSignature 310

Remarque : Cette rubrique présente le nouvel envoi groupé supportant plusieurs destinataires, davantage de
types de destinataires et de champs personnalisés d’enveloppe. Si vous utilisez la version d’envoi groupé
précédente, voir Utiliser l’envoi groupé pour plus d’informations.

De plus, si vous avez un modèle avec une liste de destinataires groupés enregistrée, voici comment convertir
le modèle pour utiliser le nouvel envoi groupé à plusieurs destinataires.

Autorisation utilisateur – Pré-requis


Votre compte et votre identité utilisateur doivent disposer des autorisations nécessaires pour utiliser les
fonctionnalités d’envoi groupé. Si vous ne pouvez pas suivre les instructions de cette section, vérifiez auprès de
l’administrateur de votre compte pour voir si vous avez bien les autorisations nécessaires.

Les administrateurs peuvent se reporter aux articles suivants pour plus d’informations sur les configurations
requises du compte et de l’utilisateur pour utiliser l’envoi groupé :

• Paramètres d’envoi – Informations sur l’activation pour un compte de l’envoi groupé.


• Comment puis-je activer l’envoi groupé pour les utilisateurs ? – Comment accorder à des utilisateurs
individuels un accès à l’option d’envoi groupé.

Préparer votre modèle pour un envoi groupé


Lorsque vous utilisez le nouvel envoi groupé, commencez par préparer le modèle qui sera utilisé pour l’envoi
groupé. Préparer votre modèle comme d’habitude, en ajoutant les documents requis. Considérez ensuite les
éléments suivants :

Destinataires
Ajoutez un ou plusieurs rôles de destinataires selon les besoins. Les rôles de destinataires sont conçus pour être
remplis à partir des données des destinataires que vous spécifiez dans la liste d’envoi groupé puis que vous
importez dans l’enveloppe.

• Mise en forme : les noms de rôles peuvent inclure des espaces.


• Caractères spéciaux invalides pour les noms de rôle : «» ( ) , : ; < > @ [ \ ]
• Types de destinataires pris en charge : Doit signer, Reçoit une copie, Doit consulter, Spécifie les destinataires
et Met à jour les destinataires.

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Remarque : Pour utiliser l’envoi groupé avec un type Spécifie les destinataires, le rôle de destinataire inconnu
et ses champs doivent être ajoutés à l’enveloppe séparément ; le rôle de destinataire inconnu et ses champs
de données ne sont pas inclus dans la liste d’envoi groupé. Lorsque vous importez la liste d’envoi groupé,
vous obtiendrez la notification « Exceptions de correspondances de la liste groupée », comme la liste groupée
n’inclut pas le rôle de destinataire distinct :

Une fois que vous acceptez le fichier CSV avec cette exception, votre liste de destinataires ressemblera à
quelque chose comme ceci. Le spécificateur provient du fichier CSV d’envoi groupé, et le destinataire à
spécifier est ajouté séparément à chaque enveloppe d’envoi groupé.

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Guide de l’utilisateur DocuSign eSignature 312

• Signatures conformes aux normes : pour les comptes SBS, tous les destinataires qui sont signataires doivent
avoir un type de signature spécifié. Pour plus d’informations sur l’utilisation de l’envoi groupé avec les comptes
SBS, consultez Envoi groupé et types de signatures conformes aux normes.

Vous pouvez ajouter des destinataires nominatifs en plus des rôles de destinataires, mais sachez que les
destinataires individuels recevront une copie distincte de l’enveloppe pour chaque entrée contenue dans la liste
groupée. Donc si votre liste groupée contient 20 entrées et que vous ajouter un destinataire nominatif, l’individu
est ajouté à chacune des 20 enveloppes envoyées aux destinataires de la liste groupée.

Authentification
Pour l’authentification, le processus ressemble à la version précédente de l’envoi groupé. Le code d’accès
(Access Code), le SMS (SMS) ou le téléphone (Phone) requis pour authentifier le destinataire ne sont pas au
modèle ; les informations d’authentification sont saisies directement dans la liste de destinataires groupés en
fichier CSV. Pour plus d’informations sur l’authentification, voir dans la section Informations de l’authentification
des destinataires.

Champs personnalisés d’enveloppe


Si votre modèle contient des champs personnalisés d’enveloppe (CPE), le fichier CSV de destinataires groupés
peut spécifier ces valeurs de champs pour chaque enveloppe de l’envoi groupé, avec cependant deux
considérations :

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Guide de l’utilisateur DocuSign eSignature 313

• La liste des destinataires groupés ne peut spécifier que des entrées de chaîne de texte ; les valeurs de liste ne
sont pas prises en charge. Les CPE sont créés et régis par votre administrateur DocuSign. Votre administrateur
peut spécifier les CPE pour qu’ils soient des entrées de texte libre, ou bien choisis parmi une liste de valeurs
possibles. Si vous souhaitez spécifier des valeurs de champ dans la liste des destinataires groupés, seul les
saisies de CPE de texte libre sont prises en charge. Si vous avez un CPE de type liste, vous ne pouvez pas
spécifier une valeur de liste dans la liste groupée. De plus, les CPE de type liste ne sont pas inclus lorsque
vous générez un fichier CSV. Pour plus d’informations sur les CPE, consultez Champs personnalisés
d’enveloppe.
• Les valeurs de CPE dans la liste des destinataires groupés remplacent toutes les entrées de champ
personnalisé enveloppes faites directement sur l’enveloppe.

Messages
• Message à tous les destinataires – ajouter l’objet du message et le message pour tous les signataires,
directement sur le modèle. Vous pouvez utiliser des champs de fusion pour insérer un nom de destinataire ou
une adresse e-mail dans l’objet du message et pour personnaliser les titres de l’enveloppe pour chaque
enveloppe d’envoi groupé. Ces champs de personnalisation doivent être ajoutés à l’objet du message du
modèle. Lorsque les enveloppes d’envoi groupé sont générées, les données spécifiées sont incluses dans
chaque titre d’enveloppe et objet d’e-mail. Pour plus d’informations sur l’insertion de champs de fusion,
consultez Comment personnaliser les titres des enveloppes avec le nom ou l’e-mail d’un destinataire.

• Message privé – si vous souhaitez inclure un message privé, vous pouvez ajouter un message privé « factice »
aux rôles de destinataires de votre modèle, mais il est conseillé d’ajouter une colonne Rôle::Note à votre liste
CSV d’envoi groupé avec les entrées de message privé que vous souhaitez inclure.

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Guide de l’utilisateur DocuSign eSignature 314

Champs de destinataire
Inclure comme d’habitude des champs de destinataires sur les documents des modèles. Comme avec la version
antérieure de l’envoi groupé, pour spécifier des valeurs pour les champs Texte, Liste déroulante, Annotation et
Case à cocher, modifiez l’étiquette de données des champs en une chaîne auto-descriptive et insérez dans le
fichier CSV de liste groupée une colonne avec la même chaîne, préfacée avec le nom de rôle du destinataire (par
exemple, Nom de rôle::étiquette de donnée).

Pour les boutons radio, sur le modèle, définir le nom de l’étiquette du groupe pour qu’elle soit descriptive et
remplir les valeurs du bouton radio. Exemple :

Dans le fichier CSV de la liste groupée, ajoutez une colonne avec le nom du rôle et l’étiquette du groupe. Pour
chaque destinataire, pour sélectionner un bouton radio, saisissez la valeur correspondante du bouton radio.
Exemple :

Concernant les champs de destinataire, il existe deux considérations générales à suivre :

• Pour les étiquettes de données et les étiquettes de groupes, n’utilisez pas de virgules (« , ») ou de points
(« . »). Ces signes de ponctuation provoquerait des erreurs lors de la génération d’un fichier CSV et lors de
l’importation d’une liste de destinataires groupés.
• Pour les champs Texte, la validation des données n’est pas prise en charge. Si vous avez un champ Texte
avec validation des données, vous ne pouvez pas dans la liste des destinataires groupés spécifier de valeur
pour le champ. En outre, les champs Texte avec validation des données ne sont pas inclus quand vous
générez un fichier CSV.

Pour pré-remplir les champs de destinataire avec des données, saisissez les données dans les colonnes de la
liste groupée comme suit :

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• Champs Texte ou Annotation : saisissez le texte.


• Champ Liste déroulante : saisissez une valeur valide à partir des options de la liste des options du champ
spécifié.
• Champ Case à cocher : saisissez un « X » majuscule.
• Champ radio : saisissez une valeur valide, à partir de la liste des valeurs du bouton radio.

Préparez vos documents pour tenir compte des données du fichier de liste de
destinataires groupés
Lorsque vous utilisez l’envoi groupé, vous préparez un fichier de valeurs séparées par des virgules (CSV) avec les
informations du destinataire et de l’enveloppe spécifiées par votre modèle. Ce fichier répertorie, au minimum, les
noms et les adresses e-mail de chaque rôle de destinataire défini dans le modèle. Toutefois, le fichier peut aussi
contenir des colonnes supplémentaires avec des informations personnalisées à inscrire sur les documents pour
chaque destinataire d’envoi groupé. Lors de la préparation des documents du modèle à utiliser pour l’envoi
groupé, vous devriez considérer quelle langue ou information sera la même pour tous les destinataires et quelles
informations vous souhaitez personnaliser. Lors de la préparation du document en dehors de DocuSign, n’oubliez
pas de laisser un espace vide convenable où iront les données personnalisées.

Par exemple, supposons que vous envoyez des enveloppes à des destinataires situés dans différents bureaux et
que vous souhaitiez inclure un emplacement personnalisé dans le document. Vous incluez une colonne
« Rôle::Emplacement » dans votre fichier CSV de destinataires groupés, répertoriant l’emplacement des bureaux
de chaque destinataire. Dans votre document de modèle, vous disposez un champ de texte et définissez
l’étiquette de données du champ en « Emplacement ». Dans votre document source original, vous avez laissé un
espace suffisant pour tenir compte de la valeur la plus longue possible du CSV. Voir les images 1.1 et 1.2.

1.1 – fichier CSV de destinataires groupés et champ de texte du modèle

1.2 – Documents destinataire

Dans la version du document de John, son emplacement « Chicago, IL » s’intègre parfaitement dans l’espace
laissé pour le champ de texte.

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Cependant, l’emplacement de Jane « San Francisco, CA » prend plus de place et chevauche le texte qui vient
après.

L’espace laissé dans le document doit tenir compte de cette valeur qui est la plus LONGUE et qui sera importée
du CSV, ce qui signifie qu’il peut y avoir un espace vide supplémentaire autour de valeurs plus courtes.

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Générer un fichier CSV personnalisé comme liste de destinataires groupés


Une fois que votre modèle est prêt, si vous avez besoin d’aide pour préparer un fichier de liste de destinataires
groupés, vous pouvez générer un exemple de fichier CSV qui est pré-rempli avec les colonnes nécessaires pour
le modèle. Les fichiers CSV de destinataires groupés peuvent être difficiles à configurer correctement,
particulièrement s’il y a plusieurs destinataires, plusieurs champs personnalisés d’enveloppe et des champs qui
seront remplis à partir du CSV. Le nouveau flux d’envoi groupé permet de générer un fichier CSV personnalisé qui
affiche les données du modèle qui doit être complété.

Pour générer un fichier CSV de destinataires groupés

1. À partir du modèle préalablement préparé, cliquez sur le bouton UTILISER pour commencer une nouvelle
enveloppe.

2. Cliquez sur MODIFICATION AVANCÉE pour accéder à la vue détaillée de l’enveloppe :

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Guide de l’utilisateur DocuSign eSignature 318

3. Dans la section Ajouter des destinataires à l’enveloppe, repérez le lien pour importer une liste groupée et
survolez l’icône (i) pour ouvrir une infobulle.

4. Cliquez sur le lien Téléchargez le modèle CSV d’exemple pour générer un fichier CSV qui est personnalisé
en fonction de l’enveloppe :

5. Le CSV généré présente une paire Rôle::Champ pour chaque rôle de destinataire sur l’enveloppe.
Dans ce cas, nous avons un modèle avec deux rôles de destinataires : « Employé » et « Manager », avec
l’employé qui obtient des données personnalisées ajoutées à un champ de document appelé « Société ».

La colonne identité de l’Employé qui n’a pas de rôle attribué est un champ personnalisé de l’enveloppe. C’est
la seule colonne qui n’est pas liée à un destinataire, mais à l’enveloppe dans son ensemble.

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Guide de l’utilisateur DocuSign eSignature 319

6. Remplissez les données de la colonne telles que requis.

• Pour inclure un accès par authentification aux destinataires, consultez la section Informations de
l’authentification des destinataires.
• Pour personnaliser les enveloppes et préremplir des données dans des champs de document spécifiques,
insérer des colonnes avec les paires rôle de destinataire et étiquette de données. (par exemple, Nom de
rôle::étiquette de données). Reportez-vous à la section Destinataires.
• Pour spécifier un message électronique et une lange de destinataire personnalisés pour chaque
destinataire, insérez des colonnes « language » et « email » tel que décrit dans E-mail personnalisé et
langue des destinataires d’envoi groupé.
• Pour les comptes SBS, les destinataires qui sont signataires doivent avoir un type de signature spécifié.
Pour plus d’informations sur le formatage de ces données, consultez Envoi groupé et types de signatures
conformes aux normes .

Lorsque votre liste de destinataires groupés est terminée, vous êtes prêt à faire un envoi groupé à partir d’un
modèle. Votre liste groupée peut contenir jusqu’à 1 000 rangs de données : un rang d’en-tête et jusqu’à 999
rangs de destinataires.

Informations de l’authentification des destinataires


En général, si vous souhaitez ajouter une authentification téléphonique, par SMS, code d’accès ou fondée sur la
connaissance, vous devez l’inclure manuellement dans le fichier CSV généré par l’insertion de colonnes comme
suit :

• Code d’accès. Inclure la colonne suivante pour chaque rôle de destinataire.

◦ Rôle::AccessCode. Si ce champ est vide, le destinataire n’a pas à saisir un code d’accès avant d’ouvrir
l’enveloppe. Si une valeur est fournie, le destinataire doit saisir la valeur comme code d’accès pour pouvoir
afficher et signer l’enveloppe.
• Vérification de l’identité. Inclure la colonne suivante pour chaque rôle de destinataire.

◦ Rôle::identification. Si cette colonne reste vide, l’enveloppe ne nécessite aucune autre authentification de
destinataire. Si une valeur est fournie, elle est le type d’authentification utilisée par le destinataire. Valeur :
identité Check
• SMS/téléphonique. Ces méthodes d’authentification ont besoin de deux colonnes différentes, une pour
chaque rôle de destinataire , indiquant le type d’authentification et l’autre pour le numéro de téléphone.

◦ Rôle::identification. Si cette colonne reste vide, l’enveloppe ne nécessite aucune autre authentification de
destinataire. Si une valeur est fournie, elle est le type d’authentification utilisée par le destinataire. Un
utilisateur ne peut utiliser que les méthodes d’authentification qui sont disponibles et configurées pour son
compte. Valeurs possibles : SMS/Phone
◦ Rôle::PhoneNumber. Cette colonne n’est valide, et doit être incluse, que si la colonne Role::identité est
aussi incluse et contient Phone ou SMS. Les valeurs valides pour la colonne PhoneNumber sont comme
suit :

• Téléphonique. Un numéro de téléphone valide ou « usersupplied » (fourni par l’utilisateur). Si


« usersupplied » est utilisé, le destinataire fournit son propre numéro de téléphone pour recevoir et
compléter l’authentification téléphonique.
• SMS. Un ou plusieurs numéros de téléphone valides. Si plusieurs numéros de téléphone sont fournis, le
destinataire choisit ceux à utiliser pour recevoir le texte de vérification SMS. Saisissez plusieurs
numéros de téléphone séparés par des points-virgules, sans espaces. (Ex. 5555555555;1231231234).

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Envoi groupé à partir d’un modèle


Une fois que votre fichier CSV de liste de destinataires groupés est prêt, vous pouvez utiliser votre modèle pour
générer une enveloppe d’envoi groupé.
Limites : votre liste groupée peut contenir jusqu’à 1 000 rangs de données : un rang d’en-tête et jusqu’à 999
rangs de destinataires.

1. À partir du modèle préalablement préparé, cliquez sur le bouton UTILISER pour commencer une nouvelle
enveloppe.

2. Cliquez sur MODIFICATION AVANCÉE pour accéder à la phase de préparation détaillée de la nouvelle
enveloppe.

3. Dans la section Ajouter des destinataires à l’enveloppe, cliquez sur le lien Importer une liste groupée pour
importer et charger votre fichier CSV que vous avez préalablement préparé.

4. Terminez puis envoyez l’enveloppe.Une enveloppe séparée est envoyée pour chaque entrée saisie dans votre
liste d’envoi groupé, ainsi qu’à tous les autres destinataires individuels que vous ajoutez. Les enveloppes
apparaîtront dans votre dossier « Envoyées ». Une fois les enveloppes envoyées, traiter toutes les enveloppes
peut prendre un certain temps, surtout si votre liste groupée a beaucoup d’entrées. Une liste groupée peut
contenir jusqu’à 1 000 rangs de données. La file d’attente de traitement accepte jusqu’à 2 000 entrées totales
à la fois, vous permettant d’envoyer plusieurs enveloppes d’envoi groupé sans attendre la fin du traitement.
Vous pourriez avoir à actualiser votre navigateur pour afficher vos enveloppes dans la liste.

Envoi groupé et types de signatures conformes aux normes


Vous pouvez utiliser l’envoi groupé avec des types de signature fondés sur des standards (SBS). Si votre compte
est un compte SBS, ce guide explique comment préparer une liste d’envoi groupé qui inclut des détails sur le type
de signature.

Pour plus d’informations sur l’envoi groupé, consultez le guide principal Envoi groupé à plusieurs destinataires.

SOMMA IRE
Vue d’ensemble
Types de signature pris en charge
Informations de signature SBS sur la liste d’envoi groupé
Exemple de liste d’envoi groupé

Vue d’ensemble
Les comptes DocuSign SBS doivent sélectionner un type de signature pour chaque destinataire qui est un
signataire d’une enveloppe. Pour pouvoir utiliser l’envoi groupé avec un compte SBS, vous devez inclure

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l’information sur le type de signature sur l’enveloppe d’envoi groupé ou dans la liste des destinataires d’envoi
groupé. Les entrées sur la liste d’envoi groupé remplacent toute donnée sur le type de signature figurant sur
l’enveloppe.

Chaque type de signature demande des informations spécifiques et ces informations doivent être remplies pour
envoyer une enveloppe d’envoi groupé à partir d’un compte SBS. Par exemple, pour un type de signature DS
Avancée UE, vous devez inclure un code d’accès unique ou un numéro de téléphone SMS. Certains types de
signature ne nécessitent pas de renseignements complémentaires, comme par exemple DS Électronique.

Comme décrit dans le guide Envoi groupé à plusieurs destinataires, vous commencez par préparer le modèle qui
sera utilisé pour l’envoi groupé. Vous sélectionnez le type de signature et définissez les détails connexes pour
n’importe quel rôle de destinataire que vous définissez sur le modèle et qui est signataire (Doit signer). Si l’une
des informations de type de signature est inconnue ou varie selon les destinataires, vous fournirez les détails dans
la liste d’envoi groupé, qui remplacera ce que vous avez défini dans le modèle.

Les détails sur la manière de formater correctement les informations de type de signature sont traités ci-dessous
dans Informations de signature SBS sur la liste d’envoi groupé.

Types de signature pris en charge


L’envoi groupé à plusieurs destinataires prend en charge les types de signatures suivants :

• Signature électronique
• Express Signature
• Signature électronique Avancée UE

Remarque : D’autres types de signature peuvent être pris en charge. Consultez ce guide d’assistance pour
plus d’informations sur les certificats numériques acceptés par DocuSign.

Informations de signature SBS sur la liste d’envoi groupé


Vous pouvez préparer manuellement votre liste d’envoi groupé ou générer un fichier d’envoi groupé CSV
personnalisé fondé sur votre modèle préparé. Utiliser DocuSign pour générer votre CSV est un moyen facile de
créer votre liste d’envoi groupé. Pour plus d’informations sur la façon de générer le fichier CSV, consultez Envoi
groupé à plusieurs destinataires, « Générer un fichier CSV personnalisé comme liste de destinataires groupés ».
Chaque destinataire qui est un signataire (type de destinataire Doit signer) doit avoir un type de signature spécifié,
et chaque type de signature comporte différents paramètres obligatoires ou facultatifs. Cette information dans la
liste d’envoi groupé est mise en forme comme suit :

• Type de signature. Inclure la colonne suivante pour chaque rôle de destinataire :

◦ Rôle::Signature Provider. Spécifie pour le destinataire le type de signature. Si cette colonne est vide, la
valeur du modèle est utilisée.

Valeurs acceptées : DS Électronique, DS Express, DS Avancée UE et les chaînes localisées pour ces types
de signature en fonction des paramètres de langue du compte de l’expéditeur. Par exemple, si l’expéditeur
a sélectionné « Français » comme langue du compte, il peut saisir la chaîne en français ou en anglais pour
le type de signature : « DS Électronique » OU « DS Electronic ». Notez que DocuSign recommande d’utiliser
les chaînes en anglais afin d’éviter tout problème dû à des modifications ultérieurs de la localisation.
• Paramètres requis. Pour le type de signature DS Avancée UE, vous devez inclure un paramètre
supplémentaire pour définir une méthode d’authentification. Les signataires DS Avancée UE doivent
s’authentifier soit via un SMS (message texte), soit en fournissant un code d’accès unique. Votre liste d’envoi

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groupé doit inclure au moins une des colonnes suivantes. Chaque destinataire de l’envoi groupé avec un type
de signature DS Avancée UE doit inclure une entrée dans une de ces colonnes :

◦ Rôle::SMS. Le numéro de téléphone du destinataire où recevoir par SMS un code d’authentification pour
vérifier son identité. Doit inclure « +## » pour le code pays des numéros de téléphone en dehors des États-
Unis. Exemple : pour un numéro à Marseille, une entrée correcte serait « +330412345678 »
◦ Rôle::One Time Password. Le code d’accès que le destinataire doit saisir pour générer sa signature
numérique.

Exemple de liste d’envoi groupé


Pour illustrer une enveloppe d’envoi groupé à plusieurs destinataires pour un compte SBS, voici un exemple. Dans
cette enveloppe, nous avons deux destinataires, un pour le type de signature EU Advanced et l’autre pour le type
de signature DS Électronique :

À l’aide de l’option pour générer un exemple de CSV à partir de l’enveloppe, on obtient la liste de destinataires
groupés suivante, pré-formatée avec nos colonnes de types de signatures SBS :

Pour le rôle Conseiller, qui utilise le type de signature DS Avancée UE, trois colonnes sont générées :

• (Rôle)::Signature Provider
• (Rôle)::SMS
• (Rôle)::One Time Password

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Chaque signataire DS Avancée UE ne doit avoir qu’une seule entrée dans les colonnes d’authentification (SMS ou
One Time Password). Vous pouvez aussi supprimer une des colonnes d’authentification et utiliser la colonne
restante pour l’authentification.

Pour le rôle Client, qui utilise le type de signature DS Électronique, il n’y a aucune colonne supplémentaire
requise au-delà du (Rôle)::Signature Provider. De même, le type de signature DS Express ne requiert que cette
colonne.

E-mail personnalisé et langue des destinataires d’envoi groupé


Pour une enveloppe d’envoi groupé avec multiples destinataires, la liste d’envoi groupé peut inclure des colonnes
pour spécifier la langue des e-mails personnalisés, un objet et un message pour chaque rôle de destinataire.

Pour plus d’informations sur l’envoi groupé, consultez le guide principal Envoi groupé à plusieurs destinataires.

SOMMAI RE
FAQ concernant les langues personnalisées et les paramètres des e-mails avec l’envoi groupé
Formats de colonne de la liste groupée pour les paramètres de langues et d’e-mails personnalisés
Liste de codes de langue valides
Exemple de liste d’envoi groupé
Rubriques connexes

FAQ concernant les langues personnalisées et les paramètres des e-mails avec l’envoi groupé
Voici les points principaux à considérer lorsque vous incluez des paramètres d’e-mails personnalisés dans votre
enveloppe d’envoi groupé.

• Les paramètres sont facultatifs pour chaque rôle de destinataire. Vous pouvez les inclure pour un seul rôle,
plusieurs rôles, tous les rôles ou aucun.
• Si vous souhaitez spécifier ces paramètres, vous devez au moins inclure les colonnes de langues et d’objet de
l’e-mail ; la colonne du corps du message est facultative.
• Si vous incluez ces colonnes personnalisées, vous devez saisir une valeur dans chaque colonne pour chaque
destinataire que vous ajoutez à la liste groupée. Si vous laissez une entrée vide, vous obtiendrez une erreur
dans l’aperçu de la liste groupée et vous devrez fournir les valeurs manquantes pour pouvoir continuer.

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• Si vous générez un exemple de CSV contenant ces colonnes personnalisées, vous pouvez supprimer toutes les
colonnes générées que vous ne voulez pas utiliser.

Formats de colonne de la liste groupée pour les paramètres de langues et d’e-mails personnalisés
Vous pouvez préparer manuellement votre liste d’envoi groupé ou générer un fichier d’envoi groupé CSV
personnalisé fondé sur votre modèle préparé. Utiliser DocuSign pour générer votre CSV est un moyen facile de
créer votre liste d’envoi groupé. Pour plus d’informations sur la façon de générer le fichier CSV, consultez Envoi
groupé à plusieurs destinataires, « Générer un fichier CSV personnalisé comme liste de destinataires groupés ».

Pour chaque rôle sur votre modèle, vous pouvez inclure une langue, un objet et un message d’e-mail
personnalisés pour chaque destinataire de la liste groupée. Cette information dans la liste d’envoi groupé est mise
en forme comme suit :

• Rôle::Language. Le code langue pour le destinataire. Voir la liste des codes de langues valides pour connaître
les valeurs acceptées. Le réglage de la langue contrôle les portions standard de toutes les notifications par e-
mail. L’objet du message et le corps ne sont pas traduits. Tout ce que vous saisissez dans ces deux champs
sera transmis exactement comme saisi.
• Rôle::Email Subject. L’objet de l’e-mail du destinataire. Vous pouvez personnaliser chaque enveloppe générée
à partir de la liste groupée en ajoutant un code de fusion pour inclure le nom du destinataire
(« [[Role_UserName]] ») ou l’adresse e-mail (« [[Role_Email]] ») dans l’objet de l’e-mail.
• Rôle::Email Body. Le message électronique à l’attention du destinataire.

Liste de codes de langue valides


Le tableau suivant donne les codes de langue, que vous pouvez utiliser pour spécifier la langue du destinataire
dans la colonne Rôle::Language de liste d’envoi groupé.

Important : Les codes de langue sont sensibles à la casse.

Langue Code Langue Code


Arabe ar Japonais ja

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Bulgare bg Coréen ko
Tchèque cs Letton lv
Chinois simplifié (Chine) zh_CN Lituanien lt
Chinois traditionnel zh_TW Malais Bahasa ms
(Taïwan)
Croate hr Norvégien no
Danois da Polonais pl
Néerlandais nl Portugais (Portugal) pt
Anglais (É-U) en Portugais (Brésil) pt_BR
Anglais (GB) en_GB Roumain ro
Estonien et Russe ru
Farsi fa Serbe sr
Finnois fi Slovaque sk
Français (France) fr Slovène sl
Français (Canada) fr_CA Espagnol es
Allemand de Espagnol (Amérique latine) es_MX
Grec el Suédois sv
Hébreu he Thaï th
Hindi hi Turc tr
Hongrois hu Ukrainien uk
Bahasa Indonésie id Vietnamien vi
Italien it

Exemple de liste d’envoi groupé


Pour illustrer une enveloppe d’envoi groupé à plusieurs destinataires qui utilise des paramètres d’e-mail et de
langue personnalisés, voici un exemple. Dans la configuration de ce modèle, il y a deux destinataires,
« Décisionnaire » et « Client », et la langue d’e-mail personnalisée et le paramètre des messages sont sélectionnés.
Laissez la langue par défaut (Français) telle quelle, comme vous personnaliserez les valeurs dans la liste d’envoi
groupé.

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Utilisez le modèle pour créer une enveloppe, puis sélectionnez MODIFICATION AVANCÉE. À l’aide de l’option pour
générer un exemple de CSV à partir de l’enveloppe, vous obtenez la liste de destinataires groupés suivante, pré-
formatée avec des colonnes de langues et d’e-mail personnalisées.

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Vous allez seulement personnaliser la langue et l’objet de l’e-mail pour le rôle du décisionnaire, et vous supprimez
donc la colonne facultative du corps de l’e-mail et les colonnes personnalisées du rôle Client. En remplissant la
liste groupée, vous obtenez les entrées comme ceci :

Vous pouvez personnaliser davantage chaque enveloppe en ajoutant un code de fusion pour inclure le nom du
destinataire (« [[Role_UserName]] ») ou l’adresse e-mail (« [[Role_Email]] ») dans l’objet de l’e-mail. En ajoutant
les champs de fusion à l’objet du message, vous évitez de créer plusieurs enveloppes avec des titres identiques et
vous pouvez facilement distinguer les transactions les unes des autres. Par exemple :

Lorsque vous avez importé la liste groupée, les champs personnalisés e-mail et langue du rôle décisionnaire sont
verrouillés, puisque ces entrées proviennent de la liste groupée. Les champs du client sont toujours modifiables,
car les valeurs n’étaient pas spécifiées dans la liste groupée.

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Guide de l’utilisateur DocuSign eSignature 328

Rubriques connexes
• Définir la langue du destinataire et spécifier les messages e-mail personnalisés. Comment définir une langue et
un message e-mail personnalisés pour une enveloppe ordinaire.

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• Envoi groupé à plusieurs destinataires. Guide principal pour l’utilisation de l’envoi groupé multi-destinataires.
• Paramètres de l’Espace Envoyer. La fonctionnalité « E-mail personnalisé et langue des destinataires » doit être
activée dans votre compte par votre administrateur DocuSign. Le paramètre est décrit dans ce guide pour
administrateurs.

Comment convertir un modèle ayant une liste enregistrée de destinataires groupés pour
l’utiliser avec le nouvel envoi groupé
Bien que DocuSign prenne toujours en charge les anciens modèles de liste groupée, nous vous recommandons
de les mettre à jour pour pouvoir utiliser notre solution d’envoi groupé améliorée. Vous pouvez facilement convertir
un de vos anciens modèles pour utiliser la nouvelle fonctionnalité d’envoi groupé sans perdre la configuration que
vous avez sur votre modèle existant. Ce guide décrit comment vous gérez cette conversion en ajoutant un
nouveau destinataire à votre modèle, puis en réattribuant tous les champs qui étaient précédemment attribués à
votre ancienne liste de destinataires groupés.

PROBLÈME : modèle enregistré avec une liste de destinataires groupés.

SOLUTION: modèle mis à jour avec un nouveau destinataire standard maintenant ainsi les champs configurés
pour la liste de destinataires groupés. Le modèle peut être utilisé avec l’envoi groupé amélioré ou comme
enveloppe normale avec un destinataire unique.

Pour convertir votre modèle ayant une liste groupée existant

1. Identifiez-vous sur votre compte DocuSign et naviguez vers la page Modèles.

2. Repérez le modèle que vous souhaitez convertir en recherchant, filtrant ou en parcourant la liste des modèles.

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Guide de l’utilisateur DocuSign eSignature 330

3. Cliquez sur le menu actions du modèle et sélectionnez Modifier.


Si vous ne voyez pas l’option Modifier, renseignez-vous auprès de votre administrateur DocuSign au sujet de
vos autorisations d’utilisateur pour les modèles.

4. Dans la section Ajouter des destinataires, cliquez sur AJOUTER UN DESTINATAIRE.

• Donnez à ce nouveau destinataire un nom de rôle (par exemple « Candidat »). Un nom de rôle est juste un
terme temporaire pour décrire la responsabilité de la personne qui prendra éventuellement cette
responsabilité sur votre document.
• Définissez la position dans l’ordre de signature pour qu’elle corresponde à celle du destinataire existant de
la liste groupée.

5. Cliquez sur SUIVANT pour continuer.

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Guide de l’utilisateur DocuSign eSignature 331

6. Sur la page de préparation Ajouter des champs, sélectionnez tous les champs attribués à la liste de
destinataires groupés.

• Si la liste de destinataires groupés est le seul destinataire du modèle, appuyez sur CTRL + A pour
sélectionner tous les champs attribués.
• Si le modèle présente plusieurs destinataires, vous devrez rechercher et sélectionner manuellement tous les
champs de liste de destinataires groupés à l’aide de la combinaison de touches MAJ + Clic.

7. Une fois les champs de la liste de destinataires groupés sélectionnés, sur le volet de propriétés à droite,
cliquez sur la liste déroulante Destinataires et sélectionnez le destinataire que vous avez ajouté à l’étape 4 (par
exemple « Candidat »).

Les champs de la liste de destinataires groupés sont maintenant réattribués au destinataire nouvellement
ajouté.

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Guide de l’utilisateur DocuSign eSignature 332

8. Supprimer un destinataire groupé :


a) Cliquez sur ACTIONS dans la bannière supérieure et sélectionnez Modifier les destinataires.
b) Cliquez sur le « X » à droite de la liste groupée définie comme destinataire.

c) Cliquez sur TERMINER.

9. Cliquez sur ENREGISTRER ET FERMER.


Tous les champs existants de la liste de destinataires groupés sont réattribués à un nouveau destinataire
standard qui pourra être utilisé comme destinataire unique ou comme liste de destinataires groupés avec
l’envoi groupé amélioré.

Envoyer en utilisant des certificats numériques


DocuSign offre des certificats numériques dans le cadre de sa plateforme fondée sur les signatures conformes
aux normes . Utiliser des certificats numériques lors du processus de signature fournit des niveaux plus élevés
d’authentification de l’identité et de sécurité dans la transaction de documents.

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Guide de l’utilisateur DocuSign eSignature 333

SOMMAI RE
Qu’est-ce que les certificats numériques ?
Quels types de signature DocuSign prend-il en charge ?
Exiger des certificats numériques pendant la signature
Qu’est-ce qu’une Signature Express ?
Envoyer un document en utilisant Signature Express
Que voit le signataire quand lui est envoyée une Signature Express ?
Qu’est-ce qu’une signature électronique avancée ?
Comment envoyer en utilisant une signature électronique avancée ?
Que voit le signataire quand lui est envoyée une signature électronique avancée ?
Comment envoyer en utilisant une signature électronique avancée avec vérification de l'identité ?
Que voit le signataire quand lui est envoyée une signature électronique avancée nécessitant une vérification de
l'identité ?
Pour envoyer des documents pour signature avec un identité numérique national
Consulter les informations du certificat des documents complétés

Qu’est-ce que les certificats numériques ?


Les certificats numériques utilisent la cryptographie pour confirmer l’identité d’un signataire et l’intégrité d’un
document. Cette cryptographie repose sur la technologie d’infrastructure à clés publiques (ICP) pour émettre des
certificats conformes aux normes X.509. Un tiers de confiance, appelé autorité de certification (CA), contrôle
l’identité et émet des certificats représentant l’identité numérique d’un signataire. Quand le signataire utilise un
certificat pour signer numériquement un document, les tiers (appelés les parties utilisatrices) peuvent avoir
confiance dans la signature numérique car ils ont confiance en l’autorité de certification qui s’est assurée de la
correspondance entre le signataire et son identité numérique.

Les signatures conformes aux normes sont la plateforme de DocuSign pour fournir une gamme complète de
fonctionnalités de signature à l’aide de certificats numériques. Si vous êtes une multinationale réglementée ou
client de l’Union européenne dans des services financiers, d’assurances, des sciences de la vie ou d’autres
industries réglementées, les signatures conformes aux normes sont le meilleur moyen d’adopter des solutions de
signature électronique, qui peut être un processus complexe et déroutant.

Quels types de signature DocuSign prend-il en charge ?


1. Signature électronique – le type de signature électronique le plus courant, il est utilisé par la majorité des
clients DocuSign. Il ne nécessite pas de vérification d’identité et n’applique pas de certificats numériques aux
transactions.
2. Signature Express – semblable à la signature électronique DocuSign avec une sécurité supplémentaire comme
un certificat numérique qui est appliqué à la transaction.
3. Signature électronique avancée telle que définie par la réglementation eIDAS – utilisée dans les cas où une
validation de l’utilisateur supplémentaire est requise. Il est demandé aux expéditeurs de vérifier l’identité du
signataire soit par eux-mêmes soit en utilisant une vérification d’identité. Un certificat numérique est généré
dans le cadre de cette transaction. Voir également Signatures électroniques Avancées UE.

Exiger des certificats numériques pendant la signature


Si vous travaillez dans une région ou un secteur industriel qui impose l’utilisation de signatures numériques, vous
pouvez exploiter les fonctionnalités étendues de signature numérique de DocuSign. Grâce à ces fonctionnalités,

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Guide de l’utilisateur DocuSign eSignature 334

les expéditeurs peuvent demander aux signataires d’appliquer des signatures numériques de tiers ou enregistrées
dans DocuSign. Toutes les signatures numériques DocuSign sont fondées sur les normes PKI, rapides à déployer
et faciles à utiliser, tout en étant entièrement intégrées à notre plateforme, leader de l’industrie.

En plus de demander au signataire de générer une signature numérique en appliquant un certificat numérique pris
en charge, une fois l’enveloppe signée, vous pouvez consulter les documents signés qu’elle contient et vérifier la
validité de la signature numérique.

Une fois le processus de signature terminé, les documents PDF sont signés numériquement avec la norme UE
PAdES pour garantir l’intégrité et la traçabilité.

Qu’est-ce qu’une Signature Express ?


Faisant partie du portefeuille DocuSign de signatures fondées sur les normes, la signature Express est une
signature numérique qui garantit la norme PKI et la conformité X509 pour toute transaction. Express Signature est
différente des Signatures Conformes aux Normes de l’EU car elle ne demande pas de vérification d’identité.

Envoyer un document en utilisant Signature Express

1. Créez une nouvelle enveloppe comme indiqué dans Commencer une enveloppe et ajoutez des documents
comme d’habitude.

2. Ajoutez le ou les destinataires qui signeront les documents.

3. Dans la liste déroulante PERSONNALISER, choisissez Sélectionner le type de signature.

4. Dans la liste déroulante Sélectionner le type de signature, sélectionnez DS Express.

5. Ajoutez tout destinataire supplémentaire à la liste des destinataires selon les besoins de votre transaction.

6. Complétez la partie envoi de la transaction comme indiqué dans Envoyer des documents à signer.

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Guide de l’utilisateur DocuSign eSignature 335

Que voit le signataire quand il reçoit une Signature Express ?


Le signataire verra une boîte de dialogue supplémentaire qu’il devra accepter pour compléter une signature
expresse.

Qu’est-ce qu’une signature électronique avancée (SEA) ?


Les signatures électroniques avancées sont l’un des trois niveaux de signatures électroniques (électronique,
avancé, qualifié) qui ont été publiés dans le cadre de la réglementation européenne 910/2014, également connue
sous le nom d’eIDAS.

Selon cette réglementation eIDAS, les signatures électroniques avancées doivent être :

• associées de manière unique au signataire ;


• capables d’identifier le signataire ;
• créées à l’aide de données utilisables par le signataire à sa seule discrétion ;
• liées au document signé de telle sorte que toute modification conséquente des données puisse être détectée.

Les signatures électroniques avancées requièrent que les signataires s’authentifient et vérifient leur identité avant
de pouvoir signer un document. Une fois que les utilisateurs se sont authentifiés et ont vérifié leur identité,
DocuSign génère un certificat numérique qui témoigne de l’identité du signataire et le lie au document qu’il signe.

DocuSign fournit deux méthodes pour signer avec une SEA :

• DocuSign EU Advanced
• DocuSign EU Advanced avec ID Verification (IDV)

Pour en savoir plus sur les options disponibles pour votre compte, contactez votre administrateur de compte.
Tableau 4 : Méthodes de signature SEA

Méthode de signature Description


DocuSign EU Advanced avec ID Verification Les signataires utilisent DocuSign ID Verification pou
vérifier automatiquement leur identité. Si la vérification
est réussie, DocuSign autorise la signature du
document. Le DocuSign EU Advanced à méthode IDV
vous permet de rapidement configurer les débits de
travail SEA sans avoir la charge de vérifier les identités
des signataires.

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Guide de l’utilisateur DocuSign eSignature 336

Méthode de signature Description


DocuSign EU Advanced Les expéditeurs sont chargés de vérifier manuellement
les identités des signataires. Tout client qui souhaite
utiliser la méthode DS EU Advanced doit se conformer
à l’ensemble des exigences de l’activité de l’autorité
d’enregistrement. Une Autorité d’inscription (AI) est
chargée de vérifier l’identité des signataires et de
maintenir la documentation appropriée. Pour plus
d’informations, contactez votre administrateur
DocuSign.

Envoyer en utilisant la Signature électronique avancée telle que définie par la


réglementation eIDAS

Important :

Utiliser le type de signature DocuSign EU Advanced nécessite que vous vérifiez par vous-même l’identité des
signataires. Si vous souhaitez automatiser et inclure la vérification de l’identité dans le déroulement des
tâches de signature, utilisez la méthode DocuSign EU Advanced + IDV.

1. Créez une nouvelle enveloppe comme indiqué dans Commencer une enveloppe et ajoutez des documents
comme d’habitude.

2. Ajoutez le ou les destinataires qui signeront les documents.

Remarque : Assurez-vous que les noms de destinataires ne contiennent aucun des caractères suivants :
^:\@+<>

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Guide de l’utilisateur DocuSign eSignature 337

3. Dans la liste déroulante PERSONNALISER, choisissez Sélectionner le type de signature.

4. Dans la liste déroulante Sélectionner le type de signature, sélectionnez DS Avancée UE.

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Guide de l’utilisateur DocuSign eSignature 338

5. Sélectionnez une méthode d’authentification que vous utiliserez pour vous assurer de l’authenticité du
signataire.

• Pour le Code d’accès, entrez un code à partager exclusivement avec le signataire.

• Pour SMS, sélectionnez le préfixe international et saisissez le numéro de portable d’un appareil compatible
texte.

6. Ajoutez tout destinataire supplémentaire à la liste des destinataires selon les besoins de votre transaction.

7. Complétez la partie envoi de la transaction comme indiqué dans Envoyer des documents à signer.

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Guide de l’utilisateur DocuSign eSignature 339

Que voit le signataire quand il signe avec une Signature Avancée telle que définie par la
réglementation eIDAS ?
Quand un signataire reçoit un document à signer utilisant la Signature DocuSign avancée telle que définie par la
réglementation eIDAS, il sera dirigé sur l’Espace Signer standard. Toutefois, il devra compléter une boite de
dialogue l’invitant à confirmer son identité pour terminer l’opération de signature.

1. Saisissez le code de sécurité que vous avez reçu précédemment de l’expéditeur du document ou que vous
avez reçu par SMS.

2. Sélectionnez la case à cocher pour confirmer.

3. Cliquez sur Signer pour compléter la signature.

Envoi utilisant DocuSign EU Advanced avec ID Verification (IDV)


Pour envoyer des enveloppes en utilisant DocuSign EU Advanced et ID Verification :

Important :

avant de commencer votre enveloppe, veillez à ce que votre compte fournisse un déroulement des tâches ID
Verification dont le type de signature autorise des signatures SEA avec DocuSign ID Verification. Pour de plus
amples informations, voir Configurations de la vérification d’identité.

1. Créez une nouvelle enveloppe comme indiqué dans Commencer une enveloppe et ajoutez des documents
comme d’habitude.

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2. Ajoutez le ou les destinataires qui signeront les documents.

Remarque : Assurez-vous que les noms de destinataires ne contiennent aucun des caractères suivants :
^:\@+<>

3. Dans le menu déroulant PERSONNALISER, choisissez Ajouter vérification d’identité.

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4. Dans le menu déroulant Vérification d’identité, sélectionnez Vérification ID DocuSign avec EU Avancé.

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5. Assurez-vous que la méthode choisie inclut le type de signature « IDV - DS EU Advanced ».

6. Ajoutez tout destinataire supplémentaire à la liste des destinataires selon les besoins de votre transaction.

7. Complétez la partie envoi de la transaction comme indiqué dans Envoyer des documents à signer.

Que voit le signataire lorsqu’il signe avec une signature DocuSign EU Advanced avec ID
Verification ?
Lorsqu’un signataire reçoit un document à signer en utilisant la méthode DocuSign EU Advanced + IDV, il doit tout
d’abord vérifier son identité. Si la vérification d’identité est réussie, DocuSign donne à l’utilisateur accès à
l’enveloppe et lui permet de signer les documents.

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Afficher les informations du certificat d’enveloppes complétées


Plusieurs moyens vous permettent de savoir qu’un certificat numérique est appliqué à une enveloppe.

Lorsque vous affichez l’enveloppe dans la vue Détail, une icône et un texte signé numériquement apparaissent à
coté des coordonnées du signataire. L’icône et le texte varient suivant la manière dont le document a été signé.
L’historique de l’enveloppe contient une entrée pour chaque certificat numérique appliqué.
Le certificat de réalisation comprend quatre entrées relatives aux informations sur le certificat numérique dans la
section Événements de signataire.

• L’entrée Certificat du signataire appliqué indique l’autorité de certification du certificat numérique


• L’entrée Type de certificat du signataire fournit des informations sur le type de certificat numérique appliqué

Ouvrez le document avec un lecteur PDF et cliquez sur l’icône à côté des signatures ayant des certificats
numériques pour afficher plus d’informations sur le certificat qui a été appliqué.

Les informations sont présentées pour chaque signataire mais la validité des signatures correspondantes peut
être « inconnue » sauf si vous avez approuvé le certificat. Dernier élément de la liste, la signature DocuSign est
toujours valide.

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De plus, la sélection de Détails du certificat affiche les informations de signature et X.509 pour l’enveloppe PDF
complétée.

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Pour envoyer des documents pour signature avec un identité numérique national
Les signatures (SBS) (standards-based signatures) de DocuSign peuvent être créées en utilisant des certificats
numériques et certaines pièces nationales d’identité numériques (NDI). Nous prenons actuellement en charge les
NDI suivantes :

• Belgique : DocuSign prend en charge la signature avec une CNI numérique belge de itsme, qui génère une
signature électronique qualifiée super sécurisée (QES).
• Singapour : DocuSign prend en charge la signature avec une CNI numérique de Singpass.

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Cette liste sera agrandie au fur et à mesure que nous ajouterons de nouveaux fournisseurs de CNI
numériques.

L’envoi de documents pour signature avec une ID numérique est identique à l’envoi de documents pour SBS.
Vous les envoyez dans une enveloppe ou un conteneur électronique, et préciser le type de signature que les
signataires doivent utiliser.

Remarque : Actuellement, chaque signataire ne peut signer qu’un seul document à la fois avec itsme ou
Singpass. Si vous avez besoin qu’un signataire individuel signe plus d’un document, envisagez de les
fusionner en un seul document.

Expérience de signataire
Le signataire devra passer de DocuSign à l’application mobile du fournisseur d’ID pour signer. Pour en savoir plus
sur l’expérience de signataire, voir :

• Signer avec itsme


• Signer avec Singpass

Pour envoyer des documents pour signature avec un identité numérique national

1. Créez une nouvelle enveloppe comme indiqué dans Commencer une enveloppe et ajoutez des documents
comme d’habitude.

Remarque : Actuellement, chaque signataire ne peut signer qu’un seul document à la fois avec itsme ou
Singpass. Si vous avez besoin qu’un signataire individuel signe plus d’un document, envisagez de les
fusionner en un seul document.

2. Ajoutez le ou les destinataires qui signeront les documents.

3. Sous PERSONNALISER, choisissez Sélectionner le type de signature.

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4. Sous Sélectionner type de signature, sélectionnez le type de signature que le signataire doit utiliser.

• GovTech — Singpass — Demo : utilisez lors de l’envoi depuis un compte DocuSign Demo pour une
signature avec Singpass.
• GovTech — Singpass : utilisez lors de l’envoi depuis un compte de production DocuSign pour une
signature avec Singpass.
• itsme — EU Qualified : utilisez lors de l’envoi pour signature avec itsme.

5. Poursuivez la préparation de votre enveloppe avec des champs et des messages pour les signataires.

6. Sélectionnez ENVOI pour envoyer l’enveloppe.

Appliquer des cachets électroniques à vos documents


DocuSign propose des cachets électroniques pour certifier l’intégrité et l’origine des documents. Par exemple, une
entreprise peut appliquer un cachet électronique sur un contrat avant de l’envoyer à son signataire.

Remarque : Certaines fonctionnalités avancées et options ne sont prises en charge que dans des forfaits
DocuSign spécifiques. Votre forfait peut ne pas prendre en charge certaines options traitées dans cette
rubrique. Pour en savoir plus sur les options disponibles pour votre compte, contactez votre administrateur de
compte ou l’assistance clientèle DocuSign. Visitez la page web de notre service d’assistance pour en savoir
plus sur les options permettant de contacter le service clientèle.

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SOMMAI RE
Qu’est-ce qu’un cachet électronique ?
Cachet électronique ou signature électronique ?
Visuel des cachets électroniques
Exemples d’utilisation d’un cachet électronique
Ajouter un cachet à un document
Afficher les informations du cachet des enveloppes finalisées
Limites
Certification PDF et homologation
Rubriques connexes

Qu’est-ce qu’un cachet électronique ?


Les cachets électroniques sont appliqués au nom de personnes morales, telles que des organisations ou des
institutions. Par exemple, une entreprise peut utiliser des cachets électroniques pour certifier l’origine de contrats
ou de fiches de paye.

Vous pouvez ajouter des cachets électroniques à vos documents, à condition d’avoir les autorisations requises.
DocuSign vous permet de choisir dans quel ordre appliquer le cachet et si une représentation visuelle lui est
associée ou non dans le document.

Cachet électronique ou signature électronique ?


Même s’ils s’appuient tous les deux sur des certificats électroniques, les cachets électroniques et les signatures
électroniques répondent à différents usages en Europe, dans le cadre du règlement eIDAS. Une signature
électronique ne peut être utilisée que par une personne physique pour signer des documents, tels que des
contrats, des formulaires, etc.

À l’inverse, les cachets électroniques ne peuvent être utilisés que par des personnes morales (entités) – y compris
des entreprises et des gouvernements – pour attester de l’origine et de l’intégrité des documents.

Les cachets électroniques avancés, tels que définis par la réglementation eIDAS, permettent à n’importe quel
expéditeur muni des autorisations nécessaires d’ajouter des cachets électroniques dans un document. Chaque
cachet est apposé automatiquement et traité dans l’ordre défini au moment de la préparation de l’enveloppe. Une
enveloppe peut contenir à la fois des cachets électroniques et des signatures électroniques.

Visuel des cachets électroniques


Chaque cachet électronique qui est appliqué à un document PDF est caractérisé par un certificat électronique.
Les certificats n’apparaissent pas dans le contenu du document PDF final mais dans ses propriétés de signature.
Lorsqu’un utilisateur affiche un document PDF, il lui suffit d’afficher les détails de la signature pour vérifier la
présence du cachet électronique.

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Guide de l’utilisateur DocuSign eSignature 349

Pour afficher le visuel d’un cachet électronique dans le contenu de vos documents, il suffit d’ajouter sa
représentation graphique dans le document en cours d’édition et placer cette dernière à l’endroit de votre choix
sur la page.

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Guide de l’utilisateur DocuSign eSignature 350

Pour plus d’informations sur l’ajout d’une représentation visuelle de votre cachet électronique, consultez Ajouter
un cachet à un document. Pour modifier la représentation visuelle affichée par défaut, contactez l’assistance
clientèle DocuSign. Visitez la page web de notre service d’assistance pour en savoir plus sur les options
permettant de contacter le service clientèle.

Exemples d’utilisation d’un cachet électronique


Les cachets électroniques peuvent être utilisés dans diverses situations telles que décrites dans les exemples
suivants.

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Guide de l’utilisateur DocuSign eSignature 351

1. Vous pouvez appliquer le cachet électronique de votre entreprise pour certifier l’origine de contrats que vous
envoyez à vos clients.
2. Vous pouvez aussi utiliser des cachets électroniques et des signatures électroniques dans le même document.
Supposons que vous voulez certifier l’origine de contrats que vous envoyez à vos clients. Dans ce cas, vous
appliquez d’abord un cachet électronique au contrat puis vous l’envoyez à votre client pour qu’il le signe.
3. À l’inverse, vous pouvez aussi envoyer un contrat à vos clients pour qu’ils le signent, puis lui appliquer un
cachet.
4. Vous pouvez charger un collègue d’approuver les contrats avant application du cachet. Pour cela, il vous suffit
de déclarer cette personne parmi les signataires de votre enveloppe et de lui attribuer les champs Approuver
et Refuser comme expliqué dans Ajouter des champs aux documents. Si l’approbateur clique sur le champ
Approuver, les documents sont cachetés. Si l’approbateur clique sur Refuser, l’enveloppe est invalidée et
aucune autre action ne peut être prise sur l’enveloppe.

Ajouter un cachet à un document


Cette procédure suppose que vous disposez des autorisations d’utilisateur appropriées, pour appliquer les
cachets électroniques et pour accéder aux cachets spécifiques que vous souhaitez utiliser. Renseignez-vous
auprès du responsable de votre compte pour vérifier ces conditions préalables.

Remarque : Si vous souhaitez personnaliser l’image du cachet électronique affichée dans le document PDF
complété, veuillez contacter le responsable de votre compte.

1. Créez une nouvelle enveloppe comme d’habitude en ajoutant les documents à consulter et à signer.

2. Pour ajouter un cachet électronique, cliquez sur AJOUTER UN CACHET ÉLECTRONIQUE.

3. Sélectionnez le cachet à appliquer aux documents.

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4. Ajoutez vos destinataires à la liste des destinataires selon les besoins de votre transaction.

Important : Veillez à ce que la position assignée à votre cachet électronique ne soit pas la même que celle
de vos destinataires de l’enveloppe.

5. Si vous avez ajouté des destinataires, vous pouvez définir des messages e-mail et des options avancées.

6. Cliquez sur SUIVANT pour passer à la vue Ajouter des champs.


Un nouvel onglet Cachet électronique est maintenant disponible dans le volet Champs à gauche.

7. Dans la liste en haut de la page, sélectionnez le cachet de votre choix, puis sélectionnez une page à baliser
dans le guide de pages à droite.

8. Si vous voulez une représentation visuelle de votre cachet électronique sur le document, depuis le volet
Champs sur la gauche, sélectionnez l’onglet Champs de cachets électroniques puis cliquez et faites glisser
votre cachet électronique pour l’ajouter à la page active.

9. Si vous avez ajouté des destinataires, sélectionnez-les dans la liste et ajoutez leur des champs.

10. Envoyez l’enveloppe.

L’envoi de l’enveloppe déclenche le processus de signature. Chaque cachet électronique qui est appliqué à
l’enveloppe est traité automatiquement dans l’ordre de signature spécifié.

Afficher les informations du cachet des enveloppes finalisées


Les informations relatives au cachet peuvent être consultées dans des enveloppes finalisées comme suit :

• Vue Détails de l’enveloppe : une icône en forme de cachet et le texte apparaissent à côté des informations du
cachet électronique.
• Historique de l’enveloppe : répertorie une entrée à chaque fois qu’un cachet électronique est appliqué.

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Guide de l’utilisateur DocuSign eSignature 353

• Certificat de réalisation : une section Événements de cachets affiche le nom commun (common name) des
certificats électroniques utilisés pour cacheter les documents. La section Événements de cachets affiche aussi
le nom du cachet électronique ainsi que la date de cachetage.

Des informations relatives au cachet sont aussi disponibles dans n’importe quel lecteur PDF en accédant à
l’information fournie sur les signatures numériques.

Limites
Par défaut, les cachets électroniques s’appliquent à tous les documents d’une enveloppe. Si vous souhaitez
cacheter seulement des documents spécifiques, vous devez utiliser l’API de signature électronique.

Remarque relative à la certification PDF et homologation


Un PDF définit deux méthodes pour l’utilisation de certificats électroniques : certification ou homologation. Ces
méthodes ne suivent pas les mêmes règles.

Une certification doit être :

• unique au sein d’un document PDF


• la première à être appliquée dans l’ordre de signature

Un document PDF peut aussi inclure un ou plusieurs cachets d’homologation dans n’importe quelle position. Ces
options ont différents effets visuels lors de la lecture d’un fichier PDF. Elles n’ont en revanche aucune incidence
sur la valeur juridique des cachets ou des signatures.

Révoquer son certificat


Le service de révocation de certificat requiert la saisie de plusieurs informations concernant la personne (prénom,
nom, adresse e-mail) qui a effectué la demande de création du certificat à révoquer. Ces informations sont
recherchées dans la base de données des certificats pour vérifier leur existence et concordance. Si un ou
plusieurs certificats correspondent à cette recherche, vous recevrez par email un code pour accéder de manière
sécurisé à cette liste de certificats à révoquer. Depuis cette liste, vous pouvez sélectionner le certificat à révoquer
et procéder à sa révocation. Vous recevrez une notification par e-mail confirmant la révocation effective de votre
certificat.

1. Accédez au service de révocation de certificat et choisissez le type de certificat à révoquer :


• CERTIFICAT PERSONNEL
• CERTIFICAT CACHET SERVEUR

2. Sur l’écran d’information suivant, saisissez vos prénom, nom et e-mail tels que vous les avez enregistrés au
moment de la demande de création du certificat que vous souhaitez révoquer.

Dans certains cas, la personne qui révoque le certificat n’est pas la même que celle qui s’était inscrite pour sa
création. Elle peut ne pas connaître les informations fournies à ce moment-là. Si vous n’êtes pas en mesure de
fournir les informations requises pour révoquer le certificat, contactez l’équipe du service client.

3. Choisissez une raison de révocation et cliquez sur le bouton CONTINUER.

Le service de révocation de certificat recherche dans la base de données tout certificat dont les informations
saisies correspondent. Une notification contenant un code d’accès unique est envoyée sur l’adresse e-mail
vérifiée. Ce code vous permet de consulter la liste des certificats correspondant aux critères saisis.

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Guide de l’utilisateur DocuSign eSignature 354

4. Vérifiez vos e-mails pour obtenir le code d’accès à votre liste de certificats.

5. Saisissez le code dans le champ prévu et cliquez sur VÉRIFIER.

Si vous saisissez trois fois consécutives un code invalide, vous devrez attendre 20 minutes pour une nouvelle
tentative avec un nouveau code d’accès.

6. Dans la liste des certificats disponibles, identifiez celui que vous souhaitez révoquer et cliquez sur le bouton
RÉVOQUER.

7. Cliquez sur CONTINUER pour confirmer la demande de révocation de votre certificat, cliquez sur FERMER
pour terminer.

Rubriques connexes
Pour plus d’informations sur des sujets connexes aux sceaux électroniques, consultez les sections suivantes :

• Révoquer son certificat

zipForm Plus et DocuSign


Vous pouvez utiliser DocuSign pour signer vos formulaires zipForm® Plus. Ce tutoriel vidéo montre comment
utiliser zipForm Plus avec DocuSign :

Cliquez ici pour voir la vidéo

Inscrire vos identités de compte DocuSign dans zipForm plus


Pour utiliser zipForm Plus avec DocuSign, vous devez d’abord inscrire vos identités de compte DocuSign dans
zipForm Plus. Vous ne devez seulement le faire qu’une fois, mais si vous changez vos identités DocuSign, tels que
l’adresse e-mail ou le mot de passe du compte, vous devrez alors mettre à jour vos identités dans votre compte
zipForm Plus.

1. Dans votre compte zipForm Plus, cliquez sur la flèche déroulante à coté de votre nom et sélectionnez Profil.

2. Dans le volet de gauche, sélectionnez Paramètres.

3. Sous Options de signature électronique, sélectionnez DocuSign et saisissez votre adresse e-mail et votre mot
de passe DocuSign.

4. Cliquez sur Enregistrer.

Envoyer un formulaire zipForm à signer


L’envoi d’un formulaire zipForm à signer est simple. À partir de votre compte zipForm Plus, il suffit de sélectionner
les documents à signer, d’ajouter les coordonnées des signataires, puis d’ajoutez des champs DocuSign à vos
documents.

Veuillez vous référer à la vidéo de tutoriel pour plus de détails sur la signature électronique de transactions
zipForm, ou visitez nos articles relatifs à zipForm pour de l’aide supplémentaire et d’autres conseils.

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L’Espace Signer
Vous avez donc préparé votre enveloppe et l’avez envoyée aux destinataires pour qu’ils la signent. Qu’est-ce-que
l’expérience de signature ? À quoi vos documents ressemblent-t-ils du point de vue des signataires ? Où sont
affichés les messages et les champs que vous avez ajoutés et comment le signataire DocuSign termine-t-il votre
transaction de signature électronique ?

En plus de ce guide, nous offrons sur notre site web à Assistance DocuSign – aide pour signer, davantage
d’articles d’assistance pour les signataires.

Pour vos destinataires, voici un bon article pour les guider à travers le processus de signature : Comment puis-je
signer un document avec DocuSign ?

Scénario typique de signature


Passons maintenant à un scénario typique de signature :

SCÉNARIO – Signature d’un document

Vous gérez un petit immeuble et vous avez un nouveau locataire éventuel, Grant England. Vous préparez et
envoyez un contrat de location à Grant pour qu’il le signe. Vous envoyez aussi un règlement intérieur, dont
Grant doit prendre connaissance. Vous avez une liste d’attente pour l’appartement vacant et si Grant ne se
décide pas, vous devez passer au candidat suivant, et vous voulez donc que l’accord soit complété dans les
cinq jours. Vous définissez des options de document pour envoyer un rappel à Grant tous les jours, et vous
définissez une date d’expiration du document de cinq jours à compter d’aujourd’hui. Vous expliquez ce délai à
Grant dans votre message de document.

Le propriétaire de l’immeuble, Léna Blanc, veut les copies de tous les contrats de location dûment remplies.
Vous ajoutez à votre document Léna en tant que destinataire en copie seul. Vous utilisez la fonctionnalité
Ordre de signature pour que Léna ne reçoive le document qu’après que Grant l’aura signé. Vous ajoutez une
note privée à Léna, expliquant que Grant a bien passé les vérifications de solvabilité et les contrôles
d’antécédents.

Voici les étapes à suivre dans l’Espace Signer pour ce scénario. Les captures d’écran vous montrent en détail ce
que vos destinataires voient.

1. Votre futur locataire, Grant, reçoit une notification par e-mail de votre part via DocuSign.

Grant ouvre l’e-mail.

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La notification comprend votre photo, nom, e-mail et le nom de votre société. L’objet de l’e-mail est bien celui
que vous avez saisi dans le message. Grant décide qu’il n’est pas prêt à signer le bail pour l’instant.
2. Le lendemain, Grant reçoit un rappel pour signer votre document. Il est maintenant prêt à signer le bail et il
clique donc sur le lien Afficher les documents. Même si Grant ne possède pas de compte DocuSign, il peut
consulter et signer votre document.
3. La boîte de dialogue Demande de signature apparaît. Cette boîte de dialogue comprend :

• Les noms de fichiers du contrat de location et le règlement intérieur que vous avez inclus dans votre
document
• Les informations relatives aux clients
• Les boutons pour Examiner les documents, Refuser et Terminer ultérieurement

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4. Grant coche la case pour accepter de faire des transactions commerciales électroniques et clique sur
Examiner les documents. Votre document apparaît avec les champs de signature.

5. Grant commence à parcourir les champs de signature, en confirmant d’abord son nom et en choisissant un
style de signature.

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Guide de l’utilisateur DocuSign eSignature 358

6. Grant peut voir que vous avez déjà signé le document. Il pointe sa souris sur votre signature et examine votre
carte d’identité de signature.

7. Grant termine toutes ses actions de signature et confirme la signature.

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8. Grant reçoit une notification par e-mail que le document est complété. La notification comprend en pièce jointe
le PDF dûment rempli et scellé.

9. Léna Blanc, la propriétaire, reçoit une notification par e-mail indiquant que votre document est complété et
qu’elle peut maintenant le consulter. L’e-mail comprend les formulaires signés en pièces jointes, et le message
privé que vous avez envoyé à Léna apparaît sur le document.

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Ressources DocuSign eNotary : États supportés et documentation


disponible pour la notarisation en personne

Remarque : DocuSign eNotary est une solution de notarisation électronique en personne (IPEN) qui permet à
un notaire public d’agir en tant que témoin en personne de la signature électronique d’accords. DocuSign
Notary est une nouvelle solution de notarisation en ligne à distance (RON) utilisant des technologies
audiovisuelles et de preuve d’identité. En savoir plus sur Notary.

Ce guide répertorie les états pris en charge par DocuSign eNotary et la documentation disponible.

États supportés
• Californie
• Colorado
• Floride (comprend FL : commissaire aux actes)
• Georgia
• Idaho
• Illinois
• Indiana
• Iowa
• Kentucky
• Minnesota
• Missouri
• New Jersey
• New York
• Caroline du nord
• Ohio
• Oregon
• Pennsylvanie
• Caroline du sud
• Texas
• Utah
• Washington
• Virginie-Occidentale
• Wisconsin

Documentation disponible relative à eNotary


• Demande de service notarial électronique en personne - Comment préparer et envoyer une enveloppe avec
une demande de notarisation électronique.
• Un guide pour les notaires – Comment notarier électroniquement des documents. - Comment notarier
électroniquement des documents.
• Gérer votre journal et votre profil de notaire électroniques en personne - Comment un notaire crée dans
DocuSign son profil de notaire électronique et utilise le journal notarial pour passer en revue ses transactions
DocuSign eNotary.

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Guide de l’utilisateur DocuSign eSignature 361

• Signer avec un Notaire – Instructions étape par étape pour signer des documents avec un notaire.
• Envoyer avec eNotary – Cours gratuit sur DocuSign University sur la façon de configurer une juridiction de
notaire électronique, d’envoyer une enveloppe pour être notarié et de conduire une session de signature en
personne.

Un guide pour les notaires – Comment notarier électroniquement des documents.

Remarque : DocuSign eNotary est une solution de notarisation électronique en personne (IPEN) qui permet à
un notaire public d’agir en tant que témoin en personne de la signature électronique d’accords. DocuSign
Notary est une nouvelle solution de notarisation en ligne à distance (RON) utilisant des technologies
audiovisuelles et de preuve d’identité. En savoir plus sur Notary.

Les notaires de certaines juridictions peuvent utiliser DocuSign eNotary pour notarier électroniquement des
documents. Cette rubrique s’adresse aux notaires et explique les conditions requises pour configurer votre
compte DocuSign et exécuter une session de notaire électronique.

Remarque : Conformément aux conditions générales notariales, l’expéditeur de l’enveloppe et le notaire sont
responsables de s’assurer que la notarisation électronique est acceptable pour la juridiction et les document
spécifiques.

Principe de fonctionnement de DocuSign eNotary


DocuSign eNotary permet la notarisation électronique en personne de documents. Avec DocuSign eNotary, les
destinataires peuvent être tenus de signer électroniquement au cours d’une session de signature en personne
avec un notaire. Le notaire ajoute ses identités de notaire électronique au document, attestant ainsi de la
signature. Les sessions de signature du notaire sont automatiquement consignées dans le Journal notarial du
compte DocuSign du notaire.

Que devez-vous faire lorsque vous recevez une demande de service de notaire électronique ?
Si vous recevez une notification par e-mail pour assister à une signature électronique en tant que notaire, voici les
étapes pour terminer la configuration de votre compte et compléter la session de notaire électronique avec le
signataire :

ÉTAPE 1. Activer votre compte DocuSign


Lorsque quelqu’un envoie une enveloppe et vous ajoute comme notaire, un compte DocuSign est créé pour vous
si vous n’en possédez pas déjà un, et vous devez l’activer.

1. Dans votre compte de messagerie, recherchez l’e-mail d’activation de DocuSign et cliquez sur le lien Activer.
2. Suivez les étapes pour terminer l’activation de votre compte.

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Guide de l’utilisateur DocuSign eSignature 362

Remarque : Si vous ne trouvez pas l’e-mail d’activation, veuillez contacter le service d’assistance
DocuSign pour obtenir de l’aide. Allez à https://support.docusign.com/fr/contactSupport, sélectionnez
l’option pour obtenir de l’aide pour d’autres services et utilisez l’option téléphonique ou de chat pour
contacter l’assistance :

ÉTAPE 2. S’inscrire en tant que notaire électronique


Dans votre compte DocuSign activé, vous ajoutez un profil avec votre juridiction notariale ainsi que les références
notariales à utiliser lors de la session de notaire électronique. Suivez les étapes dans Profil de notaire
électroniquehttps://support.docusign.com/fr/guides/ndse-user-guide-notary-preferences pour compléter votre
profil de notaire électronique. Vos informations de profil sont utilisées lors de la session de signature.

Avant de continuer, assurez-vous que vos références notariales sont correctes et que la date d’expiration est une
date future valide.

ÉTAPE 3. Mener avec le signataire le service de notaire électronique


Rencontrez le signataire et lancez ensemble la session pour compléter le processus de signature. Vous pouvez
lancer la session à partir de votre compte DocuSign ou à partir de la notification par e-mail que vous avez reçue.

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Guide de l’utilisateur DocuSign eSignature 363

(Le signataire reçoit une notification similaire, ce qui lui permet de prévisualiser les documents dans une session
en lecture seule.)

1. Prenez un rendez-vous en personne avec la personne qui signe les documents.


2. Lors du rendez-vous, identifiez-vous sur votre compte DocuSign et repérez l’enveloppe contenant les
documents à notarier.

3. Cliquez sur NOTARIER pour lancer la session.

Alternativement, vous pouvez utiliser la notification par e-mail DocuSign que vous avez reçue vous demandant
le service d’un notaire électronique, et cliquez sur le lien dans la notification par e-mail pour lancer la session.
4. Pour des informations détaillées sur la session de signature, consulter Signer avec un Notaire.

ÉTAPE 4. Consulter les détails de la session de signature dans le journal notarial de votre compte
DocuSign.
Une fois que vous avez terminé avec succès une session de notaire électronique, les détails de la transaction sont
automatiquement consignés dans votre Journal notarial DocuSign, y compris le nom et la signature du signataire.

Le Journal notarial est disponible à partir de votre profil de notaire électronique. Consultez « Le journal notarial »
dans Profil de notaire électronique pour plus d’informations.

Demande de service notarial électronique en personne


Dans certaines juridictions, les notaires peuvent utiliser DocuSign eNotary pour notarier électroniquement des
documents en personne (IPEN) dans le cadre de transactions de signature électronique. Apprenez comment
envoyer des documents pour une IPEN et suivez le processus de transaction.

Pour plus d’informations sur les états pris en charge par DocuSign eNotary : Ressources DocuSign eNotary

SOMMAI RE
Fonctionnement
Limites
Envoyer une enveloppe avec une demande notariale
Marquer des pages à l’attention du notaire
Surveiller l’état d’avancement – détails de l’enveloppe et certificat de réalisation

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Guide de l’utilisateur DocuSign eSignature 364

Remarque : Certaines fonctionnalités avancées et options ne sont prises en charge que dans des forfaits
DocuSign spécifiques. Votre forfait peut ne pas prendre en charge certaines options traitées dans cette
rubrique d’aide. Pour en savoir plus sur les options disponibles pour votre compte, contactez votre
administrateur de compte ou l’assistance clientèle.

Fonctionnement
L’envoi d’une enveloppe avec une demande de service de notaire électronique ressemble à la procédure standard
d’envoi de documents à signer. Pour les destinataires dont la signature doit être notariée, vous utilisez l’action de
destinataire Signe avec un Notaire et indiquez le nom et l’adresse e-mail du notaire.

Le notaire doit avoir un compte DocuSign. Si le notaire n’a pas de compte, un compte lui est automatiquement
créé.

Remarque : Si vous ne connaissez pas l’identité du notaire, vous pouvez ajouter un destinataire gestionnaire,
soit Spécifie les destinataires, soit Met à jour les destinataires, pour qu’il remplisse les coordonnées du
notaire.

Les destinataires« Signe avec un Notaire » doivent signer électroniquement lors d’une session de signature en
personne avec le notaire public préalablement spécifié. Le notaire ajoute ses identités de notaire électronique au
document, attestant ainsi sa signature. Les sessions de signature du notaire sont automatiquement consignées
dans le Journal notarial du compte DocuSign du notaire. Les détails de l’acte notarié sont consignés dans la
section Événements notariaux du certificat de réalisation de l’enveloppe.

Tout comme avec une transaction papier, le notaire électronique ne peut pas accéder à l’enveloppe signée une
fois l’acte notarié terminé. Le notaire peut consulter les informations relatives à l’acte notarié dans son journal
notarial.

Pour plus d’informations concernant les notaires : Un guide pour les notaires – Comment notarier
électroniquement des documents.

Le signataire et le notaire reçoivent chacun une notification par e-mail les informant de la demande de signature
avec un notaire. Le signataire peut examiner les documents, mais ne peut pas lancer le processus de signature.

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Guide de l’utilisateur DocuSign eSignature 365

Le signataire rencontre le notaire et lance le processus de signature à partir de la notification par e-mail ou de la
boîte de réception DocuSign.

Pour plus informations sur le processus de signature : Signer avec un Notaire

Remarque : Conformément aux conditions générales notariales, l’expéditeur de l’enveloppe et le notaire sont
responsables de s’assurer que la notarisation électronique est acceptable pour la juridiction et les document
spécifiques.

Limites
Les restrictions suivantes s’appliquent lors de l’envoi d’un document avec une demande de notaire électronique :

• Il n’est pas possible d’utiliser les privilèges de destinataire suivants dans les options avancées du document de
l’enveloppe :

◦ Autoriser les destinataires à signer sur papier


◦ Autoriser les destinataires à modifier la responsabilité de signature
◦ Autoriser les destinataires à modifier (rectification de document)
• L’expéditeur ne peut pas attribuer de champs aux notaires ; les notaires utilisent une signature de forme libre
pour ajouter leur certificat ou sceau de notaire ou d’autres détails nécessaires.
• Vous ne pouvez pas utiliser un groupe de signature un liste d’envoi groupé comme un signataire.
• Le signataire ne peut pas être désigné comme destinataire de fax.
• DocuSign eNotary ne prend pas en charge la signature avec une vérification d’identité ou de signatures
basées sur des normes.
• Les apps mobiles DocuSign ne prennent pas encore en charge les sessions de signature notariée.

Pour envoyer un document avec une demande notariale

1. Créez une nouvelle enveloppe comme indiqué dans Commencer une enveloppe et ajoutez des documents
comme d’habitude.

2. Ajoutez le destinataire dont la signature requiert un notaire témoin et définissez son action dans Signe avec un
Notaire.

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Guide de l’utilisateur DocuSign eSignature 366

3. Dans les champs notariaux qui apparaissent, saisissez le nom et l’adresse e-mail du notaire.
Si vous ne connaissez pas l’identité du notaire, vous pouvez ajouter un destinataire gestionnaire, soit Spécifie
les destinataires, soit Met à jour les destinataires, pour qu’il remplisse les coordonnées du notaire.

4. Poursuivez la préparation de votre enveloppe avec des destinataires, des messages et tout champ de
signataires supplémentaire.

5. Pour vous assurer que le notaire applique bien son sceau ou d’autres informations nécessaires, utilisez le
champ Notarier la page pour ajouter une notification en haut de la page, à l’attention du notaire.

6. Envoyez l’enveloppe.
Le notaire reçoit par e-mail une demande de service notarial, qu’il peut utiliser pour lancer le processus de
signature une fois qu’il est en présence du signataire. Le signataire reçoit aussi un e-mail, et il peut consulter
les documents qu’il devra signer, mais il ne peut pas lancer le processus de signature.

Marquer des pages à l’attention du notaire


Pour vous assurer que le notaire traite certaines pages de votre document, utilisez le champ Notarier la page. Ce
champ spécial n’est disponible que pour un destinataire Signe avec un Notaire. En ajoutant à une page le champ
Notarier la page, le notaire sera dirigé, quand il ouvrira le document, vers chaque page ainsi marquée. La
notification n’apparaît en haut de la page que pour le notaire ; personne d’autre ne peut voir l’indicateur. Pour
satisfaire le champ Notarier la page, le notaire doit ajouter au moins un champ à la page marquée.

1. Préparez votre enveloppe comme vous le faites habituellement, en ajoutant un destinataire Signe avec un
Notaire.

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2. Lorsque vous ajoutez des champs pour votre destinataire « Signe avec un Notaire », pour toute page que vous
souhaitez mettre en évidence à l’attention du notaire :
a) Sélectionnez l’onglet Champs notariaux.
b) Cliquez et faites glisser le champ Notarier la page sur la page qui doit être notariée par le notaire.
c) Par défaut, l’action Notarier la page est obligatoire ; vous pouvez effacer la propriété Champ obligatoire
pour la rendre facultative.

Remarque : Avez-vous beaucoup de pages qui doivent être notariées ? Vous pouvez utiliser la
fonctionnalité Auto-disposer pour disposer automatiquement votre champ « Notarier la page » près de
n’importe quelle chaîne de caractères dans votre document. Dans les propriétés « Emplacement », cliquez
sur le bouton Configurer sous Auto-disposer et saisissez une chaîne de texte. Un seul champ Notarier la
page sera disposé sur chaque page contenant la chaîne.

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3. Envoyez l’enveloppe.
Quand c’est au tour du notaire de signer, sur chaque page que vous avez marquée avec le champ « Notarier la
page » se trouve un indicateur en haut à gauche de la page demandant au notaire d’ajouter au moins un
champ.

Pour surveiller le processus


• Détails de l’enveloppe. La vue détaillée répertorie le signataire et le notaire et fournit l’état de l’enveloppe et
du destinataire :

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• Historique. Toutes les activités de signature sont consignées dans l’historique de l’enveloppe, y compris les
événements de notarisation. Si le notaire choisit de joindre un formulaire de certificat, l’activité est consignée
comme « Pièce jointe chargée ».

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• Certificat de réalisation. Les événements de signataire et de notaire sont capturés sur le certificat pour une
piste d’audit complète de la transaction.

• Télécharger ou imprimer. En tant qu’expéditeur, vous pouvez comme d’habitude télécharger ou imprimer les
documents. Si le notaire a joint un certificat notarié supplémentaire aux documents, il est inclus lorsque vous
téléchargez ou imprimez. L’accès du notaire aux documents signés est limité à la session de signature ; il ne
pourra pas afficher ou télécharger les documents une fois la transaction terminée.

Gérer les enveloppes


Dans DocuSign eSignature, une enveloppe comprend les documents que vous envoyez à signer et les
informations de destinataires et autres que vous lui associez.
La page Gérer répertorie toutes vos enveloppes. Vous pouvez facilement contrôler l’état, accéder à vos fichiers,
créer des dossiers, rechercher une enveloppe spécifique et exécuter d’autres actions, comme le renvoi ou la
correction. Toute enveloppe que vous envoyez ou brouillon que vous créez sont ajoutés à votre liste Gérer.

Vidéo sur la gestion des enveloppes


Pour commencer, voici une vidéo de deux minutes sur la gestion des enveloppes :

Cliquez ici pour voir la vidéo

La vue Gérer offre un espace de travail pratique pour toutes vos activités de gestion d’enveloppes :

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Guide de l’utilisateur DocuSign eSignature 371

• Accédez à toutes les informations concernant vos enveloppes en cours, envoyées et reçues
• Utilisez des filtres pratiques pour rechercher rapidement et facilement des enveloppes par état, expéditeur ou
date
• Créez des dossiers personnalisés pour classer et organiser vos enveloppes
• Poursuivez la préparation de vos brouillons d’enveloppe en un seul clic
• Commencer une nouvelle enveloppe
• Prendre d’autres mesures, comme signer, corriger, créer une copie, invalider, supprimer ou rappeler à vos
destinataires de signer.

Voir les détails d’une enveloppe


Parmi les principaux avantages de DocuSign eSignature figurent l’enregistrement et le stockage de tous les
documents et des activités connexes les concernant. Vous pouvez consulter les informations détaillées sur
l’acheminement, les actions des destinataires et l’état de toutes les enveloppes que vous avez envoyées ou
signées.

Exemple Imaginons que vous êtes le propriétaire d’un complexe d’appartements. Vous avez transmis récemment
un contrat de location à deux locataires potentiels. Plusieurs jours se sont déjà écoulés et l’enveloppe présente
toujours l’état En attente d’autres. Vous voulez savoir qui doit encore signer le bail. Depuis la page Gérer, cliquez
sur l’enveloppe pour afficher les détails. En consultant la section Destinataires, vous découvrez qu’aucun des

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Guide de l’utilisateur DocuSign eSignature 372

deux signataires n’a encore signé. Vous décidez de vous renseigner auprès de vos locataires potentiels pour
savoir s’ils envisagent toujours de louer l’appartement.

SOMMA IR E
Options pour afficher les informations d’une enveloppe
Exporter les données d’enveloppes

Options pour afficher les informations d’une enveloppe


La page Gérer et la vue Détails de l’enveloppe fournissent des informations sur les enveloppes auxquelles vous
avez accès via votre compte.

Page Gérer offrant des informations de base sur l’état des enveloppes
La page Gérer indique l’état de base de vos enveloppes. Cette liste fournit les détails suivants :

• Objet – fournit le titre de votre transaction, qui est généré par l’objet du message
• État – précise l’état de l’enveloppe actuelle, par exemple Complétée, En attente de signatures, Invalidée et
Brouillon
• Destinataires – la liste des destinataires de l’enveloppe
• Dernière modification – fournit la date de l’état actuel

Vue Détails pour des informations plus spécifiques


La vue Détails, que vous pouvez voir en cliquant sur une enveloppe dans la liste Gérer, fournit des informations
plus spécifiques sur l’état de signature. Cette vue présente l’activité de chaque destinataire sur l’enveloppe, y
compris la date de consultation, les destinataires ayant signé et ceux qui n’ont pas encore complété la transaction
de signature.

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Copier l’identité de l’enveloppe


La vue Détails offre également une manière simple d’afficher et de copier l’identité de l’enveloppe.

Historique et certificat de réalisation


Il vous arrive parfois de devoir remplir un rapport automatisé de votre transaction DocuSign eSignature. Outre la
page Gérer et la vue Détails qui indiquent simplement l’état du document et du destinataire, deux ressources

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supplémentaires contiennent de plus amples détails sur le document : l’historique de l’enveloppe et le certificat de
réalisation. Plus d’informations…

État du destinataire
L’état de chaque destinataire est similaire aux options globales de l’état de l’enveloppe :

• Doit signer – le destinataire n’a pas encore signé.


• Signe en personne – le signataire en personne n’a pas encore signé.
• Reçoit une copie – la notification par e-mail a été envoyée à un destinataire en copie. Lorsque le destinataire
consulte le document, la date est enregistrée.
• Signé – le destinataire a terminé de signer. Cet état comprend un lien Signé à cet endroit. Ce lien fournit la
géolocalisation du signataire au moment de la signature.

• Doit consulter – le destinataire n’a pas encore consulté le document.


• Consulté – le destinataire Doit consulter a ouvert le document à la date spécifiée.
• Échec de l’authentification – le destinataire n’a pas réussi à passer l’authentification d’accès de l’enveloppe.
Les échecs d’authentifications sont enregistrés dans l’historique de l’enveloppe, que vous pouvez consulter
pour plus de détails sur l’échec. Ces échecs sont répertoriés dans le journal d’activité comme « IDCheck a
échoué ».
• Réponse automatique – la notification par e-mail n’a pas pu être transmise au destinataire prévu. Vérifiez
l’adresse e-mail utilisée et corrigez-la si nécessaire. En ce qui concerne l’état du destinataire, la liste Gérer
indique également l’état Échec de livraison : e-mail non délivré.

Remarque : Les échecs de réception par les destinataires de type Reçoit une copie ne sont pas signalés.
Utilisez l’action destinataire Doit consulter si vous souhaitez une confirmation de réception.

• Fax en attente – le destinataire choisit de signer le document papier et de le retourner par fax. Le système
attend de recevoir le fax.
• Refusée – le destinataire a refusé de signer.

Remarque : Lorsqu’un destinataire refuse de signer, l’état de l’enveloppe change en Refusée et aucune
autre action n’est autorisée.

Exporter les données d’enveloppes


Vous pouvez exporter les données d’enveloppes des enveloppes que vous avez envoyées, reçues, ou qui sont
partagées avec vous. Les données exportées sont enregistrées dans un fichier CSV et elles incluent des
informations d’enveloppes, y compris :

• Identité de l’enveloppe
• Objet

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• Expéditeur
• Date d’envoi
• État
• Informations relatives à l’invalidation et au refus

L’exportation inclut aussi des données de destinataires, y compris :

• Identité du destinataire
• Nom et adresse e-mail
• Action de destinataire et numéro d’acheminement
• État et actions de destinataire, telles que « consulté » ou « signé »

Pour exporter les données d’enveloppes

1. À partir de la page Gérer, recherchez les enveloppes que vous souhaitez exporter en les recherchant, les
filtrant ou à l’aide de la vue Aperçus rapides.

2. Cochez la case de l’enveloppe que vous souhaitez exporter. Vous pouvez sélectionner plusieurs enveloppes à
la fois.

3. Cliquez sur PLUS, puis sélectionnez Exporter comme CSV.

Selon les paramètres de votre navigateur, le fichier CSV peut automatiquement être téléchargé ou il vous sera
demandé ce que vous voulez faire avec le fichier.

Historique et certificat de réalisation


Il vous arrive parfois de devoir remplir un rapport automatisé de votre transaction DocuSign eSignature. Outre la
page Gérer et la vue Détails qui indiquent l’état de base du document et du destinataire, deux ressources
supplémentaires contiennent de plus amples détails sur le document. Ces ressources fournissent un rapport
automatisé complet de votre transaction DocuSign. Si un participant à la transaction rejette sa signature ou en

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cas de question sur la transaction, ce rapport automatisé peut résoudre ce type d’objections. Ces informations
sont accessibles à tous les participants d’une transaction.

SOMMA IR E
Historique de l’enveloppe
Certificat de réalisation
Consulter l’historique ou un Certificat de réalisation

Historique de l’enveloppe
L’historique fournit un résumé des détails des enveloppes et des documents, ainsi qu’une liste des activités
accomplies par l’expéditeur et les destinataires à ce jour.

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Actions du destinataire
Voici les informations sur les actions fréquentes des destinataires susceptibles d’apparaître dans l’historique
d’une enveloppe :

• Ouverte. Le destinataire a cliqué sur le lien pour voir les documents. Ouverte fait référence à l’état initial avant
d’accepter, si nécessaire, la divulgation légale (appelée Divulgation relative aux Signatures et aux Dossiers
électroniques) ou avant de continuer après l’état estompé des documents. Ouverte n’est consigné que jusqu’à
ce qu’une action Consultée soit consignée.
• Consultée. Le destinataire a ouvert les documents jusqu’à ce qu’ils soient visibles. Cela comprend
l’acceptation de la divulgation légale (si nécessaire) ou la poursuite après l’état estompé jusqu’à obtenir l’état

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où le destinataire peut commencer à lire les documents et à remplir les champs qui lui ont été attribués. Cette
action déclenche la notification « le destinataire a consulté » et met à jour l’état de destinataire de Envoyé à
Remis.
• Signé. Le destinataire a signé le document.
• Copie imprimable jointe à l’e-mail. Une copie du PDF complété a été envoyée au destinataire.
• Copie imprimable remise. Le destinataire a téléchargé ou imprimé les documents.
• Pièce jointe chargée. Le destinataire a choisi de signer sur papier et de renvoyer par chargement un
document signé ou le destinataire a ajouté une pièce jointe pour un champ de pièce jointe.
• Refusée. Le destinataire a refusé de signer le document.
• Réattribuer. Le destinataire a assigné le document à quelqu’un d’autre pour qu’il le signe.

Les actions de destinataire suivantes pour le code d’accès et la vérification de l’identité sont également
consignées dans la liste des activités :

• AccessCode a échoué. Le destinataire a saisi un code d’accès incorrect trois fois ou a sélectionné l’option
« Je n’ai jamais reçu de code d’accès », ce qui l’empêche d’accéder à l’enveloppe. L’expéditeur doit renvoyer
l’enveloppe pour permettre au destinataire de réessayer le code d’accès.
• Code d’accès correct. Le destinataire a saisi le bon code d’accès et a pu accéder à l’enveloppe ou à la
méthode d’authentification suivante.
• Vérification d’identité impossible. Le destinataire n’a pas réussi la vérification d’identité requise, soit fondée
sur la connaissance ou ID Verification, et l’accès à l’enveloppe lui a été refusé.
• Vérification d’identité réussie. Le destinataire a réussi la vérification d’identité requise, soit fondée sur la
connaissance ou ID Verification, et l’accès à l’enveloppe (ou à la méthode d’authentification suivante) lui a été
accordé.
• Échec de l’authentification par SMS. Le destinataire n’a pas réussi la vérification d’identité par SMS et
l’accès à l’enveloppe lui a été refusé.
• Authentification par message texte réussie. Le destinataire a réussi la vérification d’identité par SMS et
l’accès à l’enveloppe (ou à la méthode d’authentification suivante) lui a été accordé.
• Échec de l’authentification par téléphone. Le destinataire n’a pas réussi la vérification d’identité par appel
téléphonique et l’accès à l’enveloppe lui a été refusé.
• Authentification par téléphone réussie. Le destinataire a réussi la vérification d’identité par appel
téléphonique et l’accès à l’enveloppe (ou à la méthode d’authentification suivante) lui a été accordé.

Actions de l’expéditeur
Voici les informations sur les actions fréquentes des expéditeurs susceptibles d’apparaître dans l’historique d’une
enveloppe :

• Inscrit. L’enveloppe a été créée en tant que brouillon.


• Invitations envoyées. L’enveloppe a été envoyée aux destinataires spécifiés.
• Renvoyée. De nouvelles notification d’invitation à l’enveloppe ont été envoyées aux destinataires spécifiés.
• Correction lancée. L’expéditeur a commencé à corriger une enveloppe et celle-ci est verrouillée afin
d’empêcher toute autre personne d’y accéder tant qu’elle est en cours de correction.
• Correction annulée. L’expéditeur a annulé la correction sans enregistrer les modifications et l’enveloppe est
déverrouillée pour en permettre à nouveau l’accès.
• Corrigée. Les données de l’enveloppe ont été modifiées suite à une correction terminée.

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• Correction terminée. L’expéditeur a terminé la correction et a enregistré les modifications ; l’enveloppe est
déverrouillée pour en permettre à nouveau l’accès.
• Transférer la propriété de l’enveloppe. Un administrateur a transféré la propriété de l’enveloppe à l’utilisateur
référencé, qui sera désormais considéré comme étant l’expéditeur.

Signé à cet endroit


Si le signataire a autorisé DocuSign à accéder à sa localisation comme le montre la capture d’écran ci-dessous,
l’historique de l’enveloppe inclut un lien Signé à cet endroit avec les activités du signataire. Cliquez sur le lien
Signé à cet endroit pour afficher la géolocalisation du signataire lorsqu’il a signé le document.

Certificat de réalisation
Cette ressource fournit des informations d’identité sur l’enveloppe et des informations complètes sur les
événements de l’enveloppe.

La section « Événements de signataire » fournit des détails sur chaque signataire du document, y compris leur
adresse IP et d’autres informations d’identité, l’image de leur signature et les horodatages d’événements clés, ainsi
que la divulgation légale exécutée, celle-ci étant consignée en tant que Divulgation relative aux Signatures et aux
Dossiers électroniques.

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Pour consulter l’historique ou un Certificat de réalisation

1. Sur la page Gérer, repérez l’enveloppe via la fonctionnalité de recherche ou de filtrage, ou en parcourant la
liste.

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Guide de l’utilisateur DocuSign eSignature 381

2. Cliquez sur l’enveloppe pour afficher la vue Détails.


Cette vue présente un résumé des informations sur l’historique de votre enveloppe.

3. Pour afficher l’historique complet, cliquez sur la liste déroulante Plus et sélectionnez Historique.

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Guide de l’utilisateur DocuSign eSignature 382

4. Pour télécharger et consulter le certificat de réalisation au format PDF, cliquez sur l’icône Télécharger et
sélectionnez Certificat de réalisation.

Le certificat est téléchargé dans votre dossier de téléchargement local.

Remarque : Si vous téléchargez vos documents à l’aide de l’option Combiner tous les PDF en un seul
fichier et que vous n’obtenez pas le certificat de réalisation dans le fichier PDF, cela est probablement dû
à un paramètre du compte. Pour une solution détaillée, consultez le guide Télécharger ou imprimer des
documents et reportez-vous à la section « Diagnostic ».

Correction des enveloppes


Vous pouvez corriger les détails d’enveloppes en cours qui vous ont été envoyées ou qui sont partagées avec
vous, y compris le destinataire, l’enveloppe et informations des documents.

SOMMAI RE
Comment corriger une enveloppe
Comment fonctionne la correction (vidéo)
Pourquoi ne puis-je ajouter des documents quand je corrige une enveloppe ?
Ce que voient les destinataires quand vous corrigez une enveloppe
Repérer les enveloppes qui ont un état de correction

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Guide de l’utilisateur DocuSign eSignature 383

Remarque : La fonctionnalité de correction n’est pas pris en charge dans l’application mobile iOS DocuSign
ou dans la version web mobile. Pour corriger des enveloppes, vous devez vous identifier sur votre compte à
partir d’un ordinateur de bureau et utiliser l’application web.

Pour corriger une enveloppe

1. Sur la page Gérer, repérez l’enveloppe en cours dont vous souhaitez modifier les informations.

2. Cliquez sur le menu action et sélectionnez Corriger.

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3. La vue Préparer apparaît, avec l’état Correction et vous pouvez modifier les documents, les informations sur le
destinataire et les champs :

4. Pour les détails du destinataire, vous pouvez modifier l’adresse e-mail, le nom, l’ordre d’acheminement, l’action
de destinataire, le message privé et l’authentification.

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5. Pour modifier la date d’expiration, les informations de rappel ou les options de signature des destinataires,
sélectionnez OPTIONS AVANCÉES.

6. Pour le message à tous les destinataires, vous pouvez modifier à la fois l’objet et le message. L’objet est utilisé
à la fois pour l’objet de votre e-mail et le titre de l’enveloppe. Si vous le corrigez, l’objet ainsi mis à jour devient
le titre de l’enveloppe et le message mis à jour est affiché à tous les signataires dans leurs notifications par e-
mail.

7. Lorsque vous avez terminé de modifier les informations de préparation, cliquez sur SUIVANT.

8. Supprimez, modifiez ou ajoutez des champs, au besoin, puis cliquez sur CORRIGER pour renvoyer le
document aux destinataires en attente dont c’est le tour de signer.

L’enveloppe est corrigée et son état précédent est restauré. Si vous avez modifié les coordonnées d’un
destinataire, les destinataires toujours en cours dans le processus reçoivent une nouvelle notification par e-
mail, qui contient un nouveau lien vers l’enveloppe. Les liens contenus dans les notifications par e-mail reçues
précédemment fonctionneront toujours pour les destinataires, sauf si vous avez modifié leur adresse e-mail.
Dans ce cas, les liens de toutes les notifications par e-mail reçues précédemment ne fonctionneront plus et les
destinataires doivent utiliser le lien du nouvel e-mail.

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Guide de l’utilisateur DocuSign eSignature 386

Comment fonctionne la correction


Vous souhaitez découvrir comment corriger les tâches ? Voici une vidéo de deux minutes pour bien commencer :

Cliquez ici pour voir la vidéo


Concernant les destinataires, s’ils n’ont pas encore signé, vous pouvez corriger n’importe laquelle des
informations suivantes :

• Adresse e-mail
• Nom complet
• Ordre d’acheminement
• Action du destinataire
• Message général ou privé
• Authentification

En outre, vous pouvez ajouter à l’enveloppe de nouveaux destinataires et retirer les destinataires qui n’ont pas
encore reçu l’enveloppe.

Concernant les fichiers chargés dans votre enveloppe, vous pouvez en ajouter ou en supprimer et ajouter ou
modifier des champs de destinataire. Vous pouvez modifier les options avancées de l’enveloppe, par exemple en
étendant la date d’expiration. Notez que si un destinataire a déjà signé, vous ne pouvez plus supprimer ou
réorganiser les fichiers existants. Par contre, vous pouvez toujours ajouter de nouveaux fichiers et ajouter des
champs à des fichiers existants.

Pour les rappels automatiques, s’ils sont activés pour une enveloppe, alors la correction réinitialise la date
d’envoi pour les notifications de rappel automatique. Par exemple, si vos rappels automatiques sont fixés pour
3 jours et que vous corrigez et renvoyez une enveloppe, le rappel automatique sera envoyé 3 jours après la
correction, et non pas 3 jours après qu’elle ait été envoyée à l’origine.

Pour l’état de l’enveloppe, si vous quittez la vue Correction avant d’envoyer l’enveloppe en utilisant le bouton
ABANDONNER LES MODIFICATIONS ou Retour, vos modifications sont annulées et l’état revient à l’état
précédent. Si vous fermez la fenêtre du navigateur, l’enveloppe reste à l’état de correction jusqu’à ce que vous
continuiez :

Pourquoi ne puis-je ajouter de documents quand je corrige une enveloppe ?


Parfois lorsque vous corrigez une enveloppe, vous pouvez constater que vous ne pouvez pas ajouter de nouveaux
documents. La possibilité de télécharger des fichiers n’est pas présente, comme dans cet exemple :

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Guide de l’utilisateur DocuSign eSignature 387

Votre administrateur de compte peut définir une option de compte pour restreindre l’ajout de documents à des
enveloppes en cours et où au moins un destinataire a complété son action. Dans l’exemple ci-dessus, vous
pouvez voir que le premier destinataire est grisé, ce qui indique qu’il a fini de signer le document.

Cette option de compte est définie via DocuSign eSignature Admin, dans Paramètres de l’Espace Envoyer.

Ce que voient vos destinataires


• Notifications. Lorsque vous corrigez une enveloppe, si vous modifiez les informations de destinataires, une
nouvelle notification par e-mail est envoyée à tous les destinataires restants pour qui c’est le tour de signer.
Les destinataires qui sont après dans l’ordre d’acheminement ne reçoivent aucune notification jusqu’à ce que
ce soit leur tour de signer. Si un nouvel e-mail est généré, il contient un nouveau lien vers l’enveloppe.
• Correction en cours et accès. Si les destinataires tentent de consulter une enveloppe pendant que vous la
corrigez, un message s’affiche leur indiquant qu’elle n’est pas accessible et qu’elle est en cours de correction
par l’expéditeur.

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Guide de l’utilisateur DocuSign eSignature 388

Remarque : En règle générale, seuls les utilisateurs d’un forfait DocuSign payant ont accès à la fonction de
correction. Les comptes gratuits ne peuvent pas utiliser la fonction de correction. Par ailleurs, certains
comptes ne disposent que d’une fonction de correction élémentaire prenant uniquement en charge la
correction de certaines des informations sur les destinataires. Si vous ne parvenez pas à accéder aux
fonctionnalités de correction plus avancées décrites dans cette rubrique, contactez l’assistance à la clientèle.
Consultez notre page web Contacter le service d’assistance pour connaître les options de contact.

Repérer les enveloppes qui ont un état de correction


Parfois, les enveloppes restent dans un état de correction. Cela se produit généralement lorsque vous commencez
à corriger une enveloppe, puis que votre session expire ou que vous quittiez la page sans enregistrer. Vous
pouvez trouver ces enveloppes facilement en utilisant le filtre d’état Correction.

1. Dans votre compte DocuSign, accédez à la page Gérer.

2. Sélectionnez le dossier Envoyé.


Le filtre Correction ne peut être appliqué qu’aux enveloppes qui se trouvent dans votre dossier Envoyé.

3. Cliquez sur FILTRES pour ouvrir les options de filtrage.

4. Dans la liste déroulante État, sélectionnez Correction.

5. Cliquez sur APPLIQUER pour récupérer toutes les enveloppes qui ont l’état Correction.

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Guide de l’utilisateur DocuSign eSignature 389

6. Pour continuer de corriger une enveloppe, cliquez sur CONTINUER et terminez la correction comme
d’habitude.

Ajouter des signatures à un document complété


Si votre document est terminé et que vous souhaitez y ajouter d’autres signataires ou obtenir des informations
supplémentaires sur les destinataires initiaux, vous devez créer un nouveau document. Vous avez plusieurs
options :

• Copier l’enveloppe avec les données de champs : Copier avec les données de champs clone une enveloppe
pour créer une copie qui conserve toutes les informations déjà saisies par les destinataires. Vous pouvez
utiliser cette option sur tous les documents que vous avez envoyés ou qui sont partagés avec vous, pour
cloner une enveloppe entière ou partiellement remplie et conserver les informations du signataire et la saisie
des données de tous les destinataires qui ont terminé de signer l’enveloppe d’origine.
• Transférer l’enveloppe complétée : Transférer crée la copie d’une enveloppe complétée, que vous pouvez
envoyer telle qu’elle à de nouveaux destinataires, ou pour laquelle vous pouvez ajouter des champs et de
nouveaux documents au besoin. Vous ne pouvez pas supprimer, dans une enveloppe envoyée, les informations
ou les signatures sur les documents complétés, mais vous pouvez ajouter de nouveaux destinataires,
documents et champs de destinataire.
• Cloner l’enveloppe d’origine et recommencer : retravaillez entièrement l’enveloppe d’origine de sorte que
toutes les informations d’audit figurent dans une seule transaction. Vous pouvez créer une copie de l’enveloppe
originale et ajouter ou modifier des fichiers, des destinataires et des champs en fonction des besoins.

Invalider des enveloppes


L’invalidation d’une enveloppe annule toutes les activités de signature connexes. Vous pouvez invalider n’importe
laquelle des enveloppes que vous avez envoyées et qui n’a pas encore été complétée. Vous ne pouvez invalider
que les enveloppes que vous avez envoyées ou qui sont partagées avec vous et qui sont toujours en cours de
traitement. Les enveloppes dont l’état est En attente de signatures, Doit signer ou Doit consulter sont en cours de
traitement.

Remarque : Vous ne pouvez pas annuler l'invalidation d'une enveloppe. Une fois que vous invalidez une
enveloppe, ou si un signataire refuse de signer, ce qui invalide l’enveloppe, il n’y a aucun moyen de réactiver
la transaction. Votre seule option est de créer une copie de l’enveloppe invalidée puis de recommencer la
transaction ou de créer une nouvelle enveloppe depuis le début.

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SOMMAI RE
Comment invalider une enveloppe
Accéder aux enveloppes invalidées
Notifications des enveloppes invalidées
Invalider une enveloppe sur laquelle vous êtes aussi le destinataire

Pour invalider une enveloppe


Vous pouvez invalider toute enveloppe que vous avez envoyée, gérée ou qui est partagée avec vous et qui est
toujours en cours de traitement. Sachez que si vous supprimez une telle enveloppe, cela invalidera aussi
l’enveloppe.

1. Dans la page Gérer, repérez l’enveloppe en cours que vous souhaitez invalider.

2. Cliquez sur la flèche de la liste déroulante pour afficher le menu d’actions et sélectionnez Invalider.

3. Indiquez brièvement le motif d’invalidation du document. Ce motif est inclus dans la notification par e-mail
envoyée aux destinataires et est ajouté aux vues Détails de l’enveloppe et Historique.

4. Confirmez votre action en cliquant sur INVALIDER.


L’enveloppe est invalidée et son état dans la liste Gérer bascule sur Invalidée.

Accéder aux enveloppes invalidées


Quand vous invalidez une enveloppe, les destinataires qui n’ont pas encore signé ne peuvent plus la consulter ou
la signer. Pour les destinataires qui ont terminé de signer et pour l’expéditeur, invalider le document ne limitera
pas son accès. Cependant, un filigrane « INVALIDÉ » est placé sur toutes les pages.

Notifications des enveloppes invalidées


Quand vous invalidez une enveloppe, tous les destinataires qui ont déjà signé ou dont c’est le tour de signer
reçoivent un e-mail leur disant que l’enveloppe a été invalidée. S’il y a des destinataires plus loin encore dans
l’ordre d’acheminement, ils ne reçoivent aucune notification concernant l’enveloppe invalidée.

Si vous ne voulez pas que des notifications d’invalidation soient envoyées à des destinataires dont le tour est de
signer, vous pouvez corriger l’enveloppe pour les enlever de l’ordre d’acheminement. Après avoir corrigé

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Guide de l’utilisateur DocuSign eSignature 391

l’enveloppe, vous pouvez l’invalider, et les notifications seront envoyées uniquement aux destinataires qui ont déjà
terminé de signer.

Invalider une enveloppe sur laquelle vous êtes aussi le destinataire


Vous pouvez être à la fois l’expéditeur et le destinataire d’une enveloppe. Dans ce cas, l’enveloppe en cours peut
apparaître dans trois endroits différents : le dossier Envoyé, la Boîte de réception et l’aperçu rapide Action
requise. Ces apparitions sont toutes les représentations d’une seule enveloppe, et toute action que vous prenez
sur l’une d’elles a des répercussions sur l’enveloppe. Autrement dit, vous ne pouvez invalider l’enveloppe de votre
boîte de réception sans supprimer la transaction pour toutes les parties.
Si vous essayez de vider Boîte de réception ou des dossiers Envoyés et voulez éviter l’invalidation d’une
enveloppe en cours, vous pouvez plutôt déplacer l’enveloppe dans un dossier personnel. Pour plus d’informations
sur les dossiers, consultez le Guide sur les dossiers.

Voici l’exemple d’une enveloppe envoyée par Mélanie dans laquelle elle est aussi le premier destinataire. Les trois
vues de l’enveloppe sont affichées, dans sa Boîte de réception, dans le dossier des Envoyés, et dans l’aperçu
rapide Action requise. Toutes les trois représentent la même enveloppe et Mélanie peut invalider l’enveloppe de
l’une de ces vues.

Supprimer des enveloppes


Vous pouvez supprimer n’importe quelle enveloppe envoyée ou reçue, quel que soit son état d’avancement. Vous
pouvez supprimer des enveloppes à l’état de brouillon, en cours de traitement, complétées ou invalidées. La

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Guide de l’utilisateur DocuSign eSignature 392

suppression d’une enveloppe que vous avez envoyée annule toute activité de signature en attente et invalide la
transaction. Toute enveloppe supprimée, après un court délai, est définitivement retirée de votre corbeille.

Supprimer une enveloppe en cours que vous avez envoyée, gérée ou qui est partagée avec vous entraînera aussi
l’invalidation de la transaction. Si vous essayez de vider Boîte de réception ou des dossiers Envoyés et voulez
éviter l’invalidation d’une enveloppe en cours, vous pouvez plutôt déplacer l’enveloppe dans un dossier personnel.
Pour plus d’informations sur les dossiers, consultez le Guide sur les dossiers.

Important : Les enveloppes supprimées restent dans votre corbeille Supprimé pour une courte période
(moins de 24 heures), après quoi elles sont définitivement retirées de tout accès direct.

SOMMAI RE
Pour supprimer une enveloppe
Pour restaurer une enveloppe supprimée
Que se passe-t-il lorsque vous supprimez une enveloppe ?
Récupérer des enveloppes supprimées

Pour supprimer une enveloppe


Sachez que si vous supprimez une enveloppe en cours que vous avez envoyée, gérée ou qui est partagée avec
vous entraînera aussi l’invalidation de la transaction pour tous les destinataires.

1. Dans la page Gérer, recherchez l’enveloppe à supprimer.

2. Cliquez sur la liste déroulante d’action de l’enveloppe et sélectionnez Supprimer.

3. L’enveloppe est supprimée et placée dans votre corbeille Supprimé.


L’enveloppe reste dans votre corbeille « Supprimé » jusqu’à 24 heures avant d’être retirée. Si vous devez
accéder à l’enveloppe, vous pouvez utiliser le rapport d’enveloppes pour obtenir un lien vers la vue détaillée.
Consultez Utilisation des rapports pour plus d’informations.

Pour restaurer une enveloppe supprimée

1. Sur la page Gérer, cliquez sur la corbeille Supprimé.

2. Dans la liste des enveloppes supprimées, recherchez celle que vous voulez récupérer.

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Guide de l’utilisateur DocuSign eSignature 393

3. Selon son état, faites l’une des opérations suivantes :

• Brouillon. Cliquez sur Rétablir. L’enveloppe est restaurée vers votre dossier Brouillons.
• Complétée. Cliquez sur Déplacer, puis sélectionnez un dossier où déplacer l’enveloppe.
• Invalidée. Cliquez sur Déplacer, puis sélectionnez un dossier où déplacer l’enveloppe. L’enveloppe reste
invalidée mais ne sera pas supprimée de votre compte.

Que se passe-t-il lorsque vous supprimez une enveloppe ?

Pour les enveloppes que vous envoyez


Si vous supprimez une enveloppe que vous avez envoyée, les effets sur les destinataires varient, en fonction de
l’état de l’enveloppe lorsque vous la supprimez.

• Pour les enveloppes en cours. Comme expéditeur, la suppression d’une enveloppe en cours annule toutes les
activités en cours de signature et invalide la transaction. L’enveloppe est déplacée dans votre corbeille
Supprimé pendant une courte période, puis est définitivement retirée de toute vue directe du compte. Les
destinataires d’une enveloppe en cours supprimée rencontrent ce qui suit :

◦ Tous les destinataires restants, et les destinataires qui ont terminé de signer reçoivent un e-mail leur
indiquant que l’enveloppe a été invalidée.

◦ Les destinataires qui ne l’ont pas encore signée ne peuvent plus la consulter ou la signer.
◦ Les destinataires qui ont déjà signé peuvent toujours consulter, télécharger et imprimer les documents,
mais ces derniers portent le filigrane « INVALIDÉ ».

• Pour les enveloppes en cours. Si vous supprimez une enveloppe complétée, où tous les destinataires ont
signé, l’enveloppe est déplacée dans votre corbeille pour une courte période, après quoi elle est retirée de
toute vue directe du compte. Les destinataires ne sont pas affectés lorsque vous supprimez de votre compte
une enveloppe complétée ; ils peuvent toujours consulter, télécharger et imprimer les documents complétés.

Si votre compte utilise une période de conservation de documents pour nettoyer les enveloppes complétées,
vous continuerez de recevoir les notifications d’avertissement de nettoyage des enveloppes supprimées. Vous
pouvez définir vos préférences de notification pour ces avertissements dans Mes préférences > Notifications.

Pour les enveloppes qui vous sont envoyées


En tant que destinataire d’un document, vous pouvez supprimer n’importe quelle enveloppe de votre compte.
Supprimer une enveloppe n’annule pas votre action signature et n’a aucun effet sur l’expéditeur ou tout autre
destinataire. Si vous n’avez pas encore signé, vous pouvez toujours recevoir des notifications de rappel pour
consulter et signer.

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Guide de l’utilisateur DocuSign eSignature 394

Supprimer une enveloppe la déplace dans votre corbeille Supprimé pour une courte durée (moins de 24 heures),
avant qu’elle ne soit définitivement retirée de toute vue directe du compte.

Si le compte de l’expéditeur de l’enveloppe utilise une période de conservation de documents pour nettoyer les
enveloppes complétées, vous continuerez de recevoir les notifications d’avertissement de nettoyage des
enveloppes supprimées. Vous pouvez définir vos préférences de notification pour ces avertissements dans Mes
préférences > Notifications.

Pour les enveloppes dont vous êtes à la fois l’expéditeur et le signataire


Vous pouvez être à la fois l’expéditeur et le destinataire d’une enveloppe. Dans ce cas, l’enveloppe en cours peut
apparaître dans trois endroits différents : le dossier Envoyé, la Boîte de réception et l’aperçu rapide Action
requise. Ces apparitions sont toutes les représentations d’une seule enveloppe, et si vous supprimez l’une d’elles,
vous invalidez et supprimez entièrement l’enveloppe. Autrement dit, vous ne pouvez supprimer l’enveloppe de votre
boîte de réception sans supprimer la transaction pour toutes les parties.

Si vous essayez de vider Boîte de réception ou des dossiers Envoyés et voulez éviter l’invalidation d’une
enveloppe en cours, vous pouvez plutôt déplacer l’enveloppe dans un dossier personnel. Pour plus d’informations
sur les dossiers, consultez le Guide sur les dossiers.

Récupérer des enveloppes supprimées


Si après tout, vous vous décidez à garder une enveloppe supprimée, vous avez un laps de temps (moins de 24
heures) pour la récupérer avant qu’elle ne soit définitivement retirée de toute vue directe du compte.

• Brouillons. Vous pouvez restaurer un brouillon supprimé de votre dossier Brouillons et continuer à le préparer
puis à l’envoyer.
• Complétées ou Invalidées. Pour une enveloppe complétée ou invalidée, vous pouvez la déplacer dans un
dossier, soit votre Boîte de réception ou tout autre dossier de votre compte, pour y accéder à nouveau et la
conserver dans votre compte.

Une fois qu’une enveloppe a été retirée de la vue de votre compte, vous ne pourrez plus y accéder dans la
corbeille « Supprimé » ou en la recherchant. Vous pouvez utiliser la fonctionnalité de Rapports pour repérer
l’enveloppe. À partir des rapports, vous pouvez afficher les détails de l’enveloppe. Consultez Utilisation des
rapports.

Si vous avez l’identité de l’enveloppe, vous pouvez utiliser le modèle d’URL suivant pour accéder directement aux
détails de l’enveloppe :

https://app.docusign.com/documents/details/{envelopeId}

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Remarque : Selon l’environnement dans lequel se trouve votre compte, le préfixe de l’URL peut avoir à être
ajusté pour qu’il corresponde. Exemple : pour l’environnement de démonstration https://
appdemo.docusign.com

Renvoyer les enveloppes


Renvoyer une enveloppe envoie une autre copie de la notification par e-mail d’origine à tous les signataires qui
doivent encore finir de signer un document. Ces destinataires reçoivent la même notification par e-mail que celle
qui leur a été initialement envoyée avec un nouveau lien pour examiner et signer les documents.

SOMMAI RE
Comment renvoyer à tous les destinataires en cours
Comment renvoyer à un seul destinataire
Quand utiliser Renvoyer
Fonctionnement

Comment renvoyer une enveloppe


Il y a deux façons de renvoyer une enveloppe :

• Renvoyer à tous les destinataires en cours dont c’est le tour de signer


• Renvoyer à un seul destinataire

Pour renvoyer à tous les destinataires en cours

1. A partir de la page Gérer, recherchez le document en cours que vous souhaitez renvoyer, puis cliquez sur
RENVOYER.

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Guide de l’utilisateur DocuSign eSignature 396

2. (Facultatif) Pour examiner l’état détaillé d’une enveloppe avant de renvoyer


a) Cliquez sur le titre pour ouvrir la vue Détails.
b) Pour renvoyer la notification par e-mail aux destinataires en cours dont c’est le tour de signer, cliquez sur
RENVOYER.

Une notification par e-mail pour votre enveloppe est envoyée à tous les destinataires en cours dont le tour est
de signer. L’e-mail contient un nouveau lien pour ouvrir l’enveloppe. Le lien présent dans toutes les notifications
précédentes fonctionnera également, sauf s’il a expiré. Pour plus d’informations sur l’expiration des liens dans
les notifications par e-mail, consultez cet article de l’assistance.

Pour ne renvoyer une enveloppe qu’à un seul destinataire


Si vous souhaitez rappeler un seul destinataire, vous pouvez utiliser la fonctionnalité Corriger pour ajouter ou
modifier le Message privé. Quand vous modifiez le message privé d’un destinataire, une notification par e-mail est
envoyée à cette personne avec le nouveau message privé et un nouveau lien vers l’enveloppe.

Remarque : Ce doit être au tour du destinataire de traiter votre enveloppe pour que la notification par e-mail
soit renvoyée.

1. A partir de la page Gérer, recherchez le document en cours que vous souhaitez renvoyer et cliquez sur le titre
du document pour ouvrir la vue Détails

2. Cliquez sur CORRIGER.

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Guide de l’utilisateur DocuSign eSignature 397

3. Cliquez sur le menu Plus et sélectionnez Ajouter un message privé puis saisissez votre message.

4. Cliquez sur Fermer. Le volet message se replie et indique qu’un message privé est ajouté au destinataire.

5. Cliquez sur SUIVANT et puis sur CORRIGER.


Le destinataire reçoit une nouvelle notification par e-mail contenant votre message privé mis à jour et un
nouveau lien pour ouvrir l’enveloppe.

Quand utiliser Renvoyer


La fonctionnalité Renvoyer est utile dans les situations suivantes :

• Vos destinataires ont supprimé ou perdu la notification par e-mail d’origine


• Vous souhaitez rappeler aux destinataires en cours que c’est leur tour de signer votre document avec
DocuSign
• Vous avez ajouté une authentification par code d’accès à votre document et le destinataire échoue dans son
processus de validation ; le fait de renvoyer lui donne une seconde chance de passer l’authentification

Comment fonctionne Renvoyer


Vous pouvez renvoyer toutes vos enveloppes envoyées ou celles partagées avec vous qui ne sont pas encore
complétées. Tous les destinataires en cours à qui c’est le tour de consulter et de signer reçoivent une nouvelle
notification par e-mail. La notification par e-mail est la même que celle qui leur a été initialement envoyée mais
possède un nouveau lien pour examiner et signer les documents.

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Guide de l’utilisateur DocuSign eSignature 398

Si les rappels automatiques sont activés pour une enveloppe, alors la renvoyer réinitialise l’heure d’envoi pour les
notifications de rappel automatique. Par exemple, si vos rappels automatiques sont fixés pour 3 jours et que vous
corrigez et renvoyez un document, le rappel automatique sera envoyé 3 jours après la correction, et non pas
3 jours après que l’enveloppe ait été envoyée à l’origine.

Remarque : Vous ne pouvez renvoyer que les enveloppes que vous avez envoyées ou qui sont partagées
avec vous et qui sont toujours en cours de traitement. Les enveloppes dont l’état est En attente de signatures,
Doit signer ou Doit consulter sont en cours de traitement.

Cloner des enveloppes avec l’option Créer une copie


L’option Créer une copie clone une enveloppe pour en faire une copie qui contient les mêmes champs chargés,
destinataires et champs de signature. Vous pouvez cloner n’importe quelle enveloppe créée, qu’elle soit en cours,
complétée ou invalidée.

L’option Créer une copie est une fonctionnalité d’enregistrement qui permet de gagner un temps considérable
grâce à la récupération de travail déjà fait. Après avoir copié une enveloppe, vous pouvez en modifier n’importe
quel aspect. Vous pouvez ajouter des fichiers, changer les destinataires, modifier le message et modifier les
champs de signature.

Cas d’usage communs pour le clonage :

• Copier une enveloppe complétée pour envoyer à un nouveau destinataire.


• Si vous invalidez une enveloppe, vous pouvez créer une copie, apporter les modifications nécessaires et
envoyer à nouveau.

Une autre option est d’utiliser Copier des enveloppes avec des données de champs. Cette option crée une copie
qui conserve toutes les informations déjà saisies par les destinataires.

EXEMPLE

Vous dirigez une entreprise d’aménagement paysager et venez d’envoyer un devis à un nouveau client. Alors
qu’un destinataire a déjà signé le devis, vous réalisez que vous avez oublié d’inclure un schéma du concept
proposé. Vous invalidez rapidement le document d’origine, puis vous le clonez. Le document cloné contenant
toujours les informations du document d’origine, vous n’avez pas besoin de ré-exécuter toutes les étapes de la
procédure d’envoi. Il vous suffit d’ajouter le fichier du schéma manquant, d’insérer un champ de paraphe et de
renvoyer les documents à votre client.

Pour créer la copie d’une enveloppe

1. Sur la page Gérer, repérez l’enveloppe via la fonctionnalité de recherche ou de filtrage, ou en parcourant la
liste.

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2. Cliquez sur la flèche de la liste déroulante pour afficher le menu d’actions et sélectionnez Créer une copie.

3. Apportez toutes les modifications souhaitées à l’enveloppe : ajoutez ou retirez des fichiers et des destinataires
ou modifiez le message.

4. Pour modifier vos champs de destinataires, cliquez sur SUIVANT.

5. Pour envoyer votre enveloppe, cliquez sur ENVOYER.

Copier des enveloppes avec des données de champs


L’option Copier avec les données de champ clone une enveloppe pour créer une copie qui conserve toutes les
informations déjà saisies par les destinataires. Cette option peut être particulièrement utile pour des enveloppes
complexes, invalidées ou ayant plusieurs destinataires qui ont refusé de signer. Vous pouvez utiliser Copier avec
les données de champ pour cloner une enveloppe partiellement ou entièrement remplie et conserver les
informations du signataire et la saisie de données de tous les destinataires qui ont terminé de signer l’enveloppe
d’origine.

Remarque : Cette fonctionnalité doit être activée dans votre compte par votre administrateur DocuSign. Si
vous ne pouvez pas suivre les instructions de cette rubrique, contactez votre administrateur pour obtenir de
l’aide. Plus d’informations…

Vous pouvez copier toute enveloppe envoyée que vous avez créée ou pour laquelle la propriété vous a été
transférée ou qui est partagée avec vous. L’enveloppe peut être en cours, complétée ou invalidée. La copie est un
brouillon entièrement modifiable. Vous pouvez ajouter ou retirer des documents, des destinataires ou des champs.

La copie avec les données de champ est similaire à l’option Cloner des enveloppes avec l’option Créer une copie,
qui crée une copie vierge de l’enveloppe et exclut toutes les informations de destinataires et de données de
champs.

Qu’est-ce qui est copié ?

Tout de l’enveloppe d’origine est copié (à l’exception des signatures et des paraphes et autres données générées
par le système) :

• Documents – comprend tous les documents de l’enveloppe d’origine


• Destinataires – inclut le nom, l’e-mail et la méthode d’authentification

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Guide de l’utilisateur DocuSign eSignature 400

• Métadonnées de l’enveloppe – comprend les champs personnalisés de l’enveloppe, le message et l’objet de


l’e-mail
• Données de champ – comprend toutes les données ou sélections saisies par un destinataire (à l’exclusion des
signatures et des paraphes) des signataires qui ont terminé

Pour copier une enveloppe avec des données de champs

1. Sur la page Gérer, repérez l’enveloppe via la fonctionnalité de recherche ou de filtrage, ou en parcourant la
liste.

2. Cliquez sur la flèche de la liste déroulante pour afficher le menu d’actions et sélectionnez Copier avec les
données de champs.

Une nouvelle enveloppe est créée contenant tous les détails de l’enveloppe d’origine et toutes les données de
champ saisies par le destinataire des signataires qui ont terminé (à l’exclusion des signatures et des paraphes
et des autres données générées par le système).

3. Apportez toutes les modifications souhaitées à l’enveloppe : ajoutez ou retirez des fichiers et des destinataires
ou modifiez le message.

4. Pour modifier vos champs de destinataires, cliquez sur SUIVANT.

5. Pour envoyer votre enveloppe, cliquez sur ENVOYER.

Enregistrer en tant que modèle


Enregistrer en tant que modèle offre un moyen rapide de créer un modèle à partir d’une enveloppe que vous avez
déjà préparée. Vous pouvez enregistrer en tant que modèle toute enveloppe envoyée ou à l’état de brouillon. Tout
ce qui a été ajouté à l’enveloppe originale est inclus dans le modèle. Cela comprend toutes les données
d’enveloppe, y compris les propriétés des destinataires et les informations des messages, ainsi que tous les

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Guide de l’utilisateur DocuSign eSignature 401

paramètres d’options avancées, tels que les rappels ou les expirations. Le modèle comprend également tous les
documents de l’enveloppe, plus tous les champs placés avec toutes les données que vous avez saisies ainsi que
toutes les propriétés du champ.

Remarque : Votre accès à des modèles est contrôlé par vos autorisations utilisateur, telles que définies par
votre administrateur DocuSign. Si vous ne pouvez pas créer ou modifier, ou même utiliser des modèles,
consultez votre administrateur.

Pour un modèle, les destinataires de l’enveloppe deviennent des rôles

Sur le modèle, les destinataires d’origine sont remplacés par des rôles de destinataires, mais conservent l’action
de destinataire. Le nom de rôle reflète l’action. Par exemple, un destinataire qui reçoit une copie de l’enveloppe
d’origine devient « CC 1 » sur le modèle et le destinataire qui doit signer devient « Signer 1 ».

Pour enregistrer une enveloppe comme modèle

1. Dans la page Gérer, repérez l’enveloppe que vous voulez enregistrer comme modèle.

2. Cliquez sur le menu action et sélectionnez Enregistrer comme modèle.

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3. Un nouveau modèle apparaît, ouvrez-le pour le modifier davantage.

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Guide de l’utilisateur DocuSign eSignature 403

4. Le modèle inclut tous les champs disposés sur les documents originaux et toutes les données que vous avez
saisies, plus toutes les propriétés de champs qui ont été définies.

5. Faire toutes les modifications souhaitées, puis cliquez sur ENREGISTRER ET FERMER.

6. Votre nouveau modèle est enregistré et répertorié dans la page Modèles, dans votre liste Mes modèles.

Transférer une enveloppe complétée


Transférer crée la copie d’une enveloppe complétée, que vous pouvez envoyer telle qu’elle à de nouveaux
destinataires, ou pour laquelle vous pouvez ajouter des champs et de nouveaux documents au besoin. Vous ne
pouvez pas supprimer, dans une enveloppe envoyée, les informations ou les signatures sur les documents
complétés, mais vous pouvez ajouter de nouveaux destinataires, documents et champs de destinataire.

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Guide de l’utilisateur DocuSign eSignature 404

Vous pouvez transféré toute enveloppe complétée que vous avez envoyée ou reçue, ou que vous avez créée pour
signer vous-même. Si vous avez accès à des enveloppes partagées, vous pouvez transférer toutes celles envoyées
ou créées par le propriétaire.

SOMMA IRE
Comment transférer une enveloppe complétée
Comment transférer une enveloppe partagée
Événements de transfert dans l’historique

Remarque : La possibilité de transférer des enveloppes doit être activée par l’administrateur DocuSign de
votre compte. Si vous ne pouvez pas suivre les instructions de cette rubrique, contactez votre administrateur
pour obtenir de l’aide. Plus d’informations…

Pour transférer une enveloppe complétée

1. À partir de la page Gérer, repérez l’enveloppe complétée que vous voulez transférer en cliquant sur l’aperçu
rapide Complétée puis en la recherchant, filtrant ou examinant simplement la liste.

2. Cliquez sur le menu action de l’enveloppe et sélectionnez Transférer.

3. Les documents complétés sont présents dans la nouvelle enveloppe et renommés pour inclure le préfixe
« FWD: ». Vous pouvez ajouter des documents ou appliquer des modèles selon les besoins.

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Guide de l’utilisateur DocuSign eSignature 405

4. Ajoutez des destinataires à la nouvelle enveloppe et complétez les détails du message. L’objet du message
devient le nom de l’enveloppe dans votre compte, et le message est inclus dans la notification par e-mail
envoyée à tous les destinataires.

5. Cliquez sur SUIVANT pour ajouter des champs à vos destinataires.


Les documents préalablement complétés conservent tous les renseignements et toutes les signatures
commises sur l’enveloppe d’origine ; vous ne pouvez pas retirer ou modifier tous ces détails.

6. Ajouter des champs à vos destinataires selon les besoins.

7. Lorsque vous êtes prêt à envoyer la nouvelle enveloppe, cliquez sur ENVOYER.
L’enveloppe est envoyée aux destinataires que vous avez définis. Ils peuvent voir toutes les informations et les
signatures qui se trouvaient sur les documents originaux et remplir les champs qui leur sont attribués.

Pour transférer une enveloppe partagée


Si vous avez accès aux enveloppes partagées, vous pouvez transférer toute enveloppe partagée qui est
complétée. L’enveloppe transférée est envoyée depuis votre compte, pas celui de l’utilisateur partagé. Votre
administrateur DocuSign met en place le partage entre utilisateurs. Pour plus d’informations sur les enveloppes
partagées, voir Enveloppes partagées.

1. Identifiez-vous sur votre compte et accédez à la page Gérer.

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2. Dans le volet de navigation à gauche, cliquez sur le bouton Enveloppes partagées.

Si vous avez accès aux enveloppes d’autres personnes, la fenêtre Enveloppes partagées s’ouvre, répertoriant
tous les noms d’utilisateur des gens dont les enveloppes sont partagées avec vous.

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3. Sélectionnez un utilisateur et cliquez sur SÉLECTIONNER.


Les enveloppes de l’utilisateur sélectionné sont accompagnées d’une bannière en haut de la liste qui permet
d’identifier l’utilisateur partagé.

4. Cliquez sur l’aperçu rapide Complétée et repérez l’enveloppe que vous souhaitez transférer en la recherchant,
filtrant ou simplement en parcourant la liste.

5. Cliquez sur le bouton TRANSFÉRER à côté de l’enveloppe que vous souhaitez transférer.

6. La nouvelle enveloppe s’ouvre pour vous permettre d’ajouter des documents, des destinataires, des messages
et des champs.

7. Complétez et envoyez la nouvelle enveloppe.


Les documents préalablement complétés conservent tous les renseignements et toutes les signatures
commises sur l’enveloppe d’origine ; vous ne pouvez pas retirer ou modifier tous ces détails.

Événements de transfert suivis dans l’historique


Une enveloppe envoyée est un événement qui est suivi dans votre compte DocuSign, ce qui contribue à maintenir
une traçabilité complète de vos transactions. L’historique d’une enveloppe transférée enregistre à la fois l’activité
de transfert de l’enveloppe originale et de la copie transférée.

• Dans le document original, l’historique montre un événement Transférée à, avec l’identité d’enveloppe de la
nouvelle copie.

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Guide de l’utilisateur DocuSign eSignature 408

• Pour la copie transmise, l’historique montre une action Transférée de, avec l’identité d’enveloppe de
l’enveloppe originale. Les noms de fichiers de document sont préfixés par « FWD : ».

Exemple : Historique de l’enveloppe originale – événement Transférée à

Exemple : Historique de l’enveloppe transférée – événement Transférée de

Remarque : Alors que l’historique enregistre l’événement de transfert, le certificat de réalisation de


l’enveloppe transférée ne couvre que les événements de la nouvelle transaction. L’enveloppe d’origine ne
fait pas l’objet d’un suivi dans le certificat de réalisation pour l’enveloppe transférée.

Signer des documents sur votre compte


Sur la page Gérer de DocuSign eSignature, vous pouvez facilement signer les documents déjà présents sur votre
compte et en attente de votre signature. Vous pouvez signer un document à la fois ou sélectionner plusieurs
documents et les aligner pour les signer l’un après l’autre.

Si vous souhaitez savoir comment charger un document sur votre compte pour le signer vous-même, sans aucun
autre signataire, consultez Signer un document.

SOMMAI RE
Comment signer un document
Comment signer plusieurs documents

Pour signer un document

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1. Sur la page Gérer, filtrez la liste en cliquant sur l’option Action requise dans la liste Aperçus rapides.

La liste est mise à jour pour n’afficher que les enveloppes en attente d’une action, y compris les actions Signer
et Doit consulter.

2. Repérez l’enveloppe à signer et cliquez sur le bouton SIGNER.


La boîte de dialogue Demande de signature apparaît.

3. Cliquez sur Continuer pour commencer à signer.

4. Cliquez sur Terminer pour terminer la signature et revenir à la page Gérer de DocuSign eSignature.

Pour signer plusieurs documents


Lorsque vous ouvrez au sein de votre compte n’importe quel document à signer, quand vous avez terminé de
signer, si vous avez d’autres documents à signer, vous êtes invité à signer le document en attente de traitement
suivant. Les documents sont proposés dans l’ordre dans lequel ils apparaissent dans votre compte.

1. Dans la page Gérer, repérez le premier document que vous souhaitez signer et cliquez sur le bouton SIGNER.

2. Complétez les champs requis et cliquez sur TERMINER.

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Guide de l’utilisateur DocuSign eSignature 410

3. Si vous avez d’autres documents à signer, vous êtes invité à les traiter.

4. Cliquez sur Signer pour ouvrir le document et continuez de signer.

5. Cliquez sur Non merci pour revenir à votre compte sans signer.

Dossiers
Les dossiers offrent un moyen d’organiser la façon dont les enveloppes sont classées sur votre page Gérer.

SOMMAI RE
Vue d’ensemble
Ajouter, modifier ou supprimer des dossiers
Déplacer des enveloppes vers des dossiers
Dossiers d’enveloppe partagées
Rubriques connexes

Vue d’ensemble
Pour commencer, votre compte a un ensemble de dossiers d’enveloppes : Boîte de réception, Envoyée, Brouillons
et Supprimée.

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Pour organiser vos enveloppes, vous pouvez créer des dossiers et des sous-dossiers à partir de la page Gérer.
Vous pouvez déplacer des éléments de vos vues générales Boîte de réception et Envoyée en les plaçant dans
un dossier.

Par défaut, les dossiers présentent vos enveloppes des six derniers mois. Vous pouvez utiliser l’option Charger
tout pour les dossiers sans aucune activité au cours des six derniers mois.

Vous pouvez également modifier les filtres appliqués à votre dossier. Pour plus d’informations, consultez Repérer
des enveloppes.

Les dossiers sont répertoriés dans l’ordre alphabétique. Seuls les 10 premiers dossiers sont visibles. Utilisez
l’option Afficher plus pour développer la liste et afficher tous vos dossiers.

Pour ajouter, modifier, supprimer et déplacer des dossiers

1. Accédez à la page Gérer.

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2. Pour créer un dossier de niveau supérieur :


a) Cliquez sur l’icône + en haut de la liste des dossiers.

b) Dans la boîte de dialogue Nouveau dossier, saisissez un nom de dossier puis cliquez sur Créer.

Le nouveau dossier apparaît dans votre liste de dossiers.

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3. Pour créer un sous-dossier :


a) Dans la liste des dossiers, sélectionnez le dossier parent pour le nouveau sous-dossier.
b) Cliquez sur l’icône de menu à côté du nom du dossier, puis sélectionnez Nouveau sous-dossier.

c) Saisissez le nom du dossier puis cliquez sur Créer.

4. Pour modifier ou supprimer un dossier existant, cliquez sur l’icône de menu à côté du nom du dossier.

• Pour modifier le nom du dossier, sélectionnez Renommer.


• Pour supprimer le dossier, sélectionnez Supprimer.

Remarque : Seuls les dossiers vides peuvent être supprimés.

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5. Pour déplacer un dossier :


a) Dans la liste des dossiers, recherchez le dossier que vous souhaitez déplacer.
b) Cliquez sur l’icône à côté du nom du dossier, puis sélectionnez Déplacer.
c) Dans la boîte de dialogue Déplacer dans le dossier, sélectionnez l’emplacement où vous souhaitez déplacer
le dossier. Vous pouvez déplacer le dossier à l’intérieur d’un dossier existant, dans un nouveau dossier, ou
en dehors d’un dossier et dans la liste de dossiers principale.

Pour déplacer des enveloppes vers des dossiers


Après avoir créé un ou plusieurs dossiers, vous pouvez organiser vos enveloppes à l’aide de l’une des méthodes
suivantes :

• Sélectionnez une ou plusieurs enveloppes, puis cliquez sur DÉPLACER en haut de la liste.

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• Glisser-déposer le modèle dans le dossier souhaité à partir de la liste

Dossiers d’enveloppe partagées


Votre administrateur de compte peut mettre en place sur votre compte un partage d’enveloppes entre utilisateurs.
Si vous avez des enveloppes partagées avec vous, vous pouvez y accéder via le bouton Enveloppes partagées :

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Quand vous affichez des enveloppes partagées, les enveloppes de la Boîte de réception, Envoyées et
Supprimées, ainsi que les dossiers dans la liste des Dossiers, représentent les enveloppes et les dossiers
partagés de l’utilisateur. Pour plus d’informations, consultez Enveloppes partagées.

Rubriques connexes
• Repérer des enveloppes. Comment trouver des enveloppes dans votre compte.
• Enveloppes partagées. Comment voir et traiter des enveloppes partagées avec vous.

Repérer des enveloppes


La page Gérer vous permet d’accéder à toutes les enveloppes que vous avez envoyées ou reçues et à tous les
brouillons encore en préparation avant envoi. Il y a différentes façons de repérer des enveloppes, y compris la
recherche, les filtres ou les aperçus rapides. Cette rubrique explique comment utiliser ces méthodes pour
rechercher une enveloppe dans votre compte.

Pour la plupart des méthodes décrites dans cette rubrique, les résultats sont limités aux documents utilisés au
cours des six derniers mois. Cette période par défaut est appliquée à votre liste d’enveloppes. Pour repérer des
éléments plus anciens, vous pouvez utiliser les filtres et sélectionner une période différente.

Combiner les moyens pour des résultats ciblés


Vous pouvez combiner les Aperçus rapides avec les moyens de recherche et de filtrage. Par exemple, si vous
sélectionnez l’Aperçu rapide Complété, puis saisissez un terme de recherche, la recherche renvoie les résultats de
la liste des enveloppes complétées.

SOMMAI RE
Utilisation des Aperçus rapides
Rechercher des enveloppes
Utiliser des filtres

Remarque : Si vous utilisez l’option Enveloppes partagées pour afficher les enveloppes qui sont partagées
avec vous, les résultats renvoyés proviennent des enveloppes partagées.

Utilisation des Aperçus rapides


Les Aperçus rapides constituent un excellent moyen de filtrer rapidement vos enveloppes en fonction de
catégories clés. Quand vous sélectionnez un Aperçu rapide, la liste des résultats présente toutes les enveloppes
correspondant à la catégorie sélectionnée. Ces résultats se limitent aux activités des six derniers mois. Pour
obtenir des résultats différents, utilisez le menu Filtres pour sélectionner un intervalle de temps différent ou un
expéditeur, ou saisissez un terme de recherche pour réduire les résultats de l’Aperçu rapide par le nom de
l’enveloppe, l’expéditeur, le nom ou l’e-mail du destinataire ou l’identité de l’enveloppe.

Les Aperçus rapides se trouvent sous votre Boîte de réception :

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Aperçus rapides propose les options suivantes :

• Action requise – enveloppes en attente d’une intervention de votre part (signer ou consulter)
• En attente de signatures – enveloppes que vous avez envoyées à des tiers et que ces derniers n’ont pas
encore consultées ou signées
• Expire bientôt – enveloppes en cours de traitement dont l’échéance expire dans les six prochains jours
• Complétée – enveloppes envoyées ou reçues possédant l’état Complété
• Échec de l’authentification – enveloppes avec un destinataire qui a échoué le défi de l’authentification

Les Aperçus rapides sont aussi disponibles sur la page d’accueil.

Rechercher des enveloppes


La zone de recherche en haut de votre page Gérer peut rechercher le nom de l’enveloppe, le nom de l’expéditeur
et du destinataire, l’e-mail du destinataire ou l’identité de l’enveloppe. Si vous sélectionnez l’option de recherche
dans les champs d’enveloppes personnalisées, votre recherche inclut les correspondances aux valeurs de champ
de l’enveloppe.

• Pour rechercher dans l’ensemble des dossiers de votre compte – Sélectionnez votre dossier Boîte de
réception, et saisissez votre terme de recherche dans la zone Rechercher dans Boîte de réception et
Dossiers en haut de la page. Si l’enveloppe figure dans un dossier, cette dernière apparaît dans la liste des
résultats.

À titre d’exemple, voici une recherche pour toutes les enveloppes envoyées ou reçues par « franck » :

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Guide de l’utilisateur DocuSign eSignature 418

Ces résultats se limitent aux activités des six derniers mois. Pour obtenir davantage de résultats, vous pouvez
utiliser la méthode de filtres et inclure des critères de filtre pour définir une période plus large avec vos termes
de recherche.

• Pour limiter les résultats à un unique dossier – dans votre liste de dossiers, sélectionnez le dossier que
vous souhaitez rechercher puis saisissez votre terme de recherche dans la zone Rechercher dans les
dossiers. La recherche se limite au dossier sélectionné ; les sous-dossiers ne sont pas inclus dans la
recherche.
• Pour rechercher par identité d’enveloppe – Sélectionnez votre Boîte de réception, puis saisissez l’identité
complet de l’enveloppe dans la boite Rechercher dans Boîte de réception et Dossiers en haut de votre page
Gérer.
• Pour rechercher des valeurs de champs personnalisés d’enveloppe – saisissez votre terme de recherche,
puis sélectionnez l’option Inclure les champs personnalisés d’enveloppe. Seules les correspondances
exactes sont renvoyées.

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Guide de l’utilisateur DocuSign eSignature 419

Utiliser des filtres


Les filtres constituent un moyen plus avancé de rechercher des enveloppes en fonction des critères sélectionnés.
Vous pouvez utiliser les options de filtre avec ou sans terme de recherche ou les aperçus rapides. Le filtre par
défaut, avec Boîte de réception sélectionnée, renvoie toutes les enveloppes dans votre Boîte de réception à partir
des six derniers mois. Ou, vous pouvez sélectionner l’un de vos dossiers ou un aperçu rapide, puis filtrer les
éléments que vous voulez de cet ensemble uniquement.

Définissez les critères de filtre pour afficher les enveloppes souhaitées. Par exemple, pour rechercher des
éléments antérieurs aux six derniers mois, basculez le filtre Date sur Tous. Les résultats du filtre présentent les
enveloppes correspondant à tous vos critères de recherche. Vos critères de filtre actifs apparaissent en haut des
résultats de la recherche. Pour modifier le filtre, cliquez sur le lien Modifier.

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Guide de l’utilisateur DocuSign eSignature 420

Télécharger ou imprimer des documents


DocuSign eSignature rassemble tous les fichiers que vous avez chargés au format PDF dans le cadre d’une
procédure de signature sécurisée. Ajoutez les fichiers dans le format de fichier pris en charge de votre choix
(documents Word, feuilles de calcul ou images) et laissez DocuSign créer un seul fichier PDF doté d’un sceau de
sécurité. Vous pouvez afficher l’image du document directement dans l’application ou télécharger le fichier PDF
pour le consulter, le partager ou l’imprimer.

Lorsque vous téléchargez ou imprimez un document PDF à partir de DocuSign eSignature, l’état actuel de votre
document est indiqué. Les documents en cours arborent un filigrane « En cours » et vous pouvez voir toute
information ou signature que les signataires ont déjà renseignées. Les informations de signature pour tous les
destinataires ne sont présentes que sur les enveloppes complétées.

SOMMAI RE
Télécharger les documents
Imprimer des documents
Télécharger les pages individuelles à partir d’un document
Diagnostic : aucun certificat de réalisation dans l’option PDF combiné
Rubriques connexes

Remarque : Si vous voulez télécharger des documents à partir d’un modèle, consultez Télécharger un modèle
de Document.

Pour télécharger des documents

1. Dans la page Gérer, repérez l’enveloppe que vous souhaitez télécharger.

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Guide de l’utilisateur DocuSign eSignature 421

2. Selon l’état de l’enveloppe, effectuez l’une des opérations suivantes :

• Si l’enveloppe est complétée, cliquez sur le bouton TÉLÉCHARGER.

• Si l’enveloppe est toujours en cours, cliquez sur le nom de l’enveloppe pour accéder à la vue Détails, puis
cliquez sur l’icône Télécharger en haut de la vue et sélectionnez les fichiers à télécharger :

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Guide de l’utilisateur DocuSign eSignature 422

3. Pour télécharger le contenu de l’enveloppe,

• Pour des fichiers individuels dans un fichier ZIP – cochez Tous pour tous les fichiers ou cochez les fichiers
que vous voulez télécharger comme fichiers individuels dans un fichier ZIP. Document vous donne tous les
documents de l’enveloppe.
• Pour un seul fichier PDF de tous les fichiers de l’enveloppe – cochez Combiner tous les PDF en un seul
fichier.

4. Les fichiers sélectionnés sont téléchargés dans votre dossier de téléchargement local.

Pour imprimer les documents

1. Dans la page Gérer, repérez l’enveloppe que vous souhaitez imprimer.

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2. Selon l’état de l’enveloppe, effectuez l’une des opérations suivantes :

• Si l’enveloppe est complétée, cliquez sur le menu action et sélectionnez Imprimer.

• Si l’enveloppe est toujours en cours, cliquez sur le nom de l’enveloppe pour accéder à la vue Détails, puis
cliquez sur l’icône Imprimer en haut à droite de la vue.

Le fichier PDF s’affiche contenant tous les documents dans l’enveloppe ainsi que le certificat de réalisation.
Si l’enveloppe possède un historique des commentaires, ce dernier est imprimé avec les documents et le
certificat.

3. Utilisez les contrôles prévus pour imprimer ou enregistrer une copie de votre document.

Pour télécharger les pages individuelles d’un document


Vous pouvez télécharger des images en pleine résolution de n’importe quelle page dans n’importe quel document
que vous envoyez, avez reçu ou gérez. Les pages peuvent être téléchargées sous forme de fichiers PNG. Vous
pouvez imprimer ou enregistrer le fichier PNG au format PDF ou autre format, si nécessaire.

1. À partir de la page Gérer, repérez l’enveloppe contenant le document à partir duquel vous voulez télécharger
une ou plusieurs pages en pleine résolution.

2. Cliquez sur le nom de l’enveloppe pour ouvrir la vue Détails.

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Guide de l’utilisateur DocuSign eSignature 424

3. Dans le panneau de document sur la droite, repérez la page que vous souhaitez télécharger et cliquez sur
l’icône de téléchargement.

4. La page sélectionnée s’ouvre dans une nouvelle fenêtre de navigateur. Vous pouvez utiliser les commandes du
navigateur pour imprimer la page au format PDF, ou vous pouvez faire un clic droit puis enregistrer l’image.

Diagnostic : aucun certificat de réalisation dans l’option PDF combiné


Problème :

Si vous téléchargez vos documents à l’aide de l’option Combiner tous les PDF en un seul fichier et que vous
n’obtenez pas le certificat de réalisation dans le fichier PDF, cela est probablement dû à un paramètre du compte.
Votre administrateur DocuSign peut vérifier et ajuster ce paramètre selon les besoins.

Solution :

Dans la vue DocuSign eSignature Admin, sous Paramètres de l’Espace Signer, il y a une section appelée Remise
d’enveloppe. Dans cette section se trouve l’option Joindre le certificat de réalisation à l’enveloppe.

Ce paramètre détermine si le certificat est inclus ou non dans le fichier PDF combiné. Si l’option est cochée, alors
vous devriez voir le certificat inclus à la fois dans les PDF combinés téléchargés et dans le fichier PDF joint aux e-
mails de réalisation.

Pour plus d’informations sur l’administration des paramètres de l’Espace Signer, consultez cet article d’aide.

Rubriques connexes
• Télécharger les données de formulaire. Afficher ou télécharger les données contenues dans les enveloppes et
les champs de toutes les enveloppes en cours de traitement, complétées ou annulées que vous avez envoyées
ou qui sont partagées avec vous.
• Exporter les données d’enveloppes. Exporter les informations relatives aux enveloppes et aux destinataires à
partir des enveloppes de votre compte ou qui sont partagées avec vous.

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Guide de l’utilisateur DocuSign eSignature 425

Enveloppes partagées
Grâce aux enveloppes partagées, les utilisateurs d’un même compte peuvent consulter et traiter les enveloppes
partagées. Les collaborateurs et les délégués peuvent s’entraider au niveau des tâches de gestion, comme l’envoi
de rappels ou la correction des coordonnées de destinataires.

Quelle que soit l’enveloppe partagée, si le propriétaire est l’expéditeur, vous pouvez consulter son état et ses
détails, les rappeler, corriger, faire suivre, invalider ou en créer une copie. Si le propriétaire est aussi le signataire,
vous ne pouvez qu’afficher l’état et les détails ; vous ne pouvez pas signer en leur nom ou prendre toute autre
mesure. Toutefois, si l’utilisateur partagé est un destinataire gestionnaire (Autorise à modifier, Met à jour les
destinataires ou Spécifie les destinataires), vous pouvez gérer l’enveloppe en son nom.

Vous ne pouvez pas déplacer des enveloppes partagées à partir du compte du propriétaire.

SOMMA IR E
Configuration des enveloppes partagées
Comment consulter des enveloppes partagées
Comment traiter des enveloppes partagées
Comment revenir à vos propres enveloppes à partir d’une vue partagée

EXEMPLE — Lettres d’offre

Votre entreprise se développe et vos coordinateurs ressources humaines sont occupés à envoyer des lettres
d’offre à des employés potentiels. Les offres étant urgentes, les coordinateurs des ressources humaines
partagent les documents entre eux et avec les responsables du recrutement, pour faciliter la gestion du
déroulement des tâches.

Les responsables du recrutement peuvent vérifier l’état de leurs offres en consultant les documents des
coordinateurs. Si un responsable du recrutement doit retirer une offre, n’importe quel coordinateur peut
l’invalider rapidement. Si un employé potentiel a besoin d’aide pour accéder à une offre, n’importe quel
coordinateur peut examiner l’enveloppe et l’aider en la renvoyant ou en corrigeant l’adresse e-mail du
destinataire, au besoin.

Configuration des enveloppes partagées


Le partage est activé et géré par votre administrateur DocuSign. Si l’administrateur de votre compte vous a activé
le partage, vous pouvez consulter et participer à la gestion des enveloppes partagées avec vous. Si vous ne
pouvez suivre les procédures de cette rubrique, vérifiez auprès de votre administrateur de compte pour voir si le
partage est bien configuré pour vous.

Pour plus d’informations sur la façon dont les administrateurs activent le partage, consultez le guide Partage
d’enveloppes entre utilisateurs du compte.

Pour consulter les enveloppes partagées avec vous


Votre administrateur DocuSign met en place le partage entre utilisateurs. Vous pouvez consulter ces enveloppes
partagées dans la page Gérer.

1. Identifiez-vous sur votre compte et accédez à la page Gérer.

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2. Dans le volet de navigation à gauche, cliquez sur le bouton Enveloppes partagées.

Si vous avez accès aux enveloppes d’autres personnes, la fenêtre Enveloppes partagées s’ouvre, répertoriant
tous les noms d’utilisateur des gens dont les enveloppes sont partagées avec vous.

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3. Sélectionnez un utilisateur et cliquez sur SÉLECTIONNER.


Les enveloppes de l’utilisateur sélectionné sont accompagnées d’une bannière en haut de la liste qui permet
d’identifier l’utilisateur partagé.

Cette vue, par défaut, est la vue Boite de réception, montrant tous les documents non classés. Vous pouvez
aussi sélectionner les enveloppes envoyées et supprimées pour les consulter. Les brouillons ne sont pas
partagés.

4. La liste Dossiers présente les dossiers partagés de l’utilisateur. En plus de voir ses dossiers, vous pouvez
également afficher les documents qu’ils contiennent.

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Guide de l’utilisateur DocuSign eSignature 428

Pour traiter une enveloppe partagée


Vous pouvez traiter une enveloppe partagée si l’utilisateur partagé en est l’expéditeur. Les actions disponibles
comprennent : corriger, renvoyer, invalider, créer une copie et transférer. Vous ne pouvez pas déplacer une
enveloppe partagée ni signer au nom de l’utilisateur partagé.
Toutefois, si l’utilisateur partagé est un destinataire gestionnaire (Autorise à modifier, Met à jour les destinataires
ou Spécifie les destinataires), vous pouvez gérer l’enveloppe en son nom. Pour plus d’informations, consultez le
guide Destinataires gestionnaires.

1. Sur la page Gérer, sélectionnez Enveloppes partagées, puis l’utilisateur partagé dont vous souhaitez traiter
les enveloppes.

2. Repérez les enveloppes, soit en parcourant la liste, soit en recherchant, ou en utilisant la ou les options de
dossiers ou de filtres.

3. Cliquez sur l’enveloppe pour ouvrir la vue Détails.

4. Utilisez les boutons d’action et le menu Plus pour corriger, renvoyer, invalider, copier ou transférer l’enveloppe.
Remarque : Seules les enveloppes complétées peuvent être transférées.

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Guide de l’utilisateur DocuSign eSignature 429

5. Si l’utilisateur partagé est un destinataire gestionnaire, vous pouvez cliquer sur GÉRER pour gérer l’enveloppe
en son nom.

Pour revenir à vos propres enveloppes


Quand vous consultez des enveloppes partagées, vous restez dans la vue de l’utilisateur partagé lorsque vous
naviguez dans l’application. Quand vous êtes prêt à ré afficher vos propres enveloppes, cliquez simplement sur le
lien Retour à mes enveloppes dans la bannière de partage en haut de la page.

Voir les modifications de données


La vue des modifications de données fournit un moyen de visualiser les informations ajoutées ou modifiées
pendant la signature. Pour les documents que vous envoyez, les modifications de données offrent une vue qui met
en évidence les informations modifiées ou ajoutées.

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SOMMAI RE
Vue d’ensemble
Comment afficher les modifications de données

Vue d’ensemble
Vous pouvez visualiser les modifications de données dans les documents En cours, Complétés et Invalidés.
L’option Modifications de données apparaît dès qu’au moins un destinataire a terminé de signer, et vous pouvez
voir les modifications de données pour tous les destinataires.

Remarque : Certaines fonctionnalités avancées et options ne sont prises en charge que dans des forfaits
DocuSign spécifiques. Votre forfait peut ne pas prendre en charge certaines options traitées dans cette
rubrique. Pour en savoir plus sur les options disponibles pour votre compte, contactez votre administrateur de
compte ou l’assistance clientèle DocuSign. Visitez la page web de notre service d’assistance pour en savoir
plus sur les options permettant de contacter le service clientèle.

Le surlignage de données est disponible pour des modifications sur les types de champs suivants :

• Signature facultative
• Paraphe facultatif
• Fonction
• Entreprise
• Date de la signature
• E-mail
• Texte
• Case à cocher
• Radio
• Liste déroulante
• Formule

Pour les champs de texte protégés par la propriété Masquer le texte par des astérisques , la saisie du signataire
reste cachée lorsque vous affichez les modifications de données. Pour obtenir des données cachées, et toutes les
autres données d’enveloppe, utilisez la fonctionnalité télécharger les données de formulaire.

Pour afficher les modifications de données

1. Sur la page Gérer, recherchez l’enveloppe En cours, Complétée ou Invalidée pour laquelle vous voulez afficher
les modifications de données.

2. Cliquez sur le nom de l’enveloppe pour ouvrir la vue Détails.

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Guide de l’utilisateur DocuSign eSignature 431

3. Cliquez Plus et sélectionnez Modifications de données.

Une image du document apparaît avec toutes les modifications de données surlignées en jaune. Les signatures
ou paraphes facultatifs complétés sont décrits en rouge.

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4. La mise en évidence et les surlignages ne sont visibles que dans la vue Modifications des données et ne font
pas partie du document réel.

Données de formulaire
Vous pouvez afficher ou télécharger les données contenues dans les enveloppes et les champs de toutes les
enveloppes en cours de traitement, complétées ou annulées que vous avez envoyées ou qui sont partagées avec
vous. Les destinataires qui sont aussi administrateurs complets sur un compte peuvent afficher les données de
formulaire de toute enveloppe qui leur est envoyée venant d’un autre utilisateur du compte.

Conseil : Pour utiliser cette fonctionnalité, votre administrateur DocuSign doit activer le paramètre d’envoi
Autoriser l’expéditeur à télécharger des données de formulaire. Si vous n’êtes pas en mesure de suivre
les procédures ci-dessous, contactez votre administrateur pour confirmer que la fonctionnalité est bien activée
sur le compte.

SOMMAI RE
Afficher les données de formulaires
Télécharger les données de formulaire
Données de formulaire et texte masqué
Exporter les données d’enveloppes de plusieurs enveloppes

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Pour afficher les données de formulaires


Vous pouvez afficher les données de formulaire à partir de la page Gérer ou de la vue de détails de l’enveloppe.

1. Dans la page Gérer, repérez l’enveloppe que vous souhaitez examiner.

2. Cliquez sur le menu action de l’enveloppe et sélectionnez Données de formulaire.

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3. Les données de formulaire de l’enveloppe s’affichent et présentent des informations sur l’enveloppe et tous les
champs de destinataire et leurs valeurs.

Télécharger les données de formulaire


Vous téléchargez les données de formulaire vers un fichier CSV. Le fichier contient les rangs de chaque champ
des documents, ainsi que l’identité de l’enveloppe, le nom et l’e-mail du destinataire, le nom des champs et toutes

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les valeurs saisies. La colonne Signature par le destinataire indique la date et l’heure lorsque le destinataire a
terminé de signer.

Remarque : Les champs suivants ne sont pas des champs de données et ne sont dès lors pas inclus lorsque
vous consultez ou téléchargez les données de formulaires : Signature, Paraphe, Approuver, Refuser.

Remarque : Vous ne pouvez pas télécharger de données à partir de brouillons de documents ou de


documents que des tiers vous ont envoyés.

Pour télécharger les données de formulaire

1. Dans la page Gérer, repérez l’enveloppe que vous souhaitez examiner.

2. Cliquez sur le menu action de l’enveloppe et sélectionnez Données de formulaire.

3. Dans la vue Formulaire de données de l’enveloppe, en bas de la fenêtre, cliquez sur TÉLÉCHARGER.
Les données de formulaire sont exportées au format CSV et enregistrées dans votre dossier de téléchargement
local.

Données de formulaire et texte masqué


Les données de formulaire sont particulièrement utiles si vous utilisez la propriété de champ Masquer le texte
par des astérisques pour dissimuler les saisies de texte pour des raisons de confidentialité et de sécurité. Les
données saisies par le destinataire, bien que cachées dans le PDF du document PDF, sont inclues et visibles dans
les données du formulaire.

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EXEMPLE – Texte masqué

Vous proposez un dépôt direct pour le remboursement des notes de frais de votre personnel. Vous créez un
modèle DocuSign pour que les employés bénéficient de cette convenance. Ce modèle comprend des champs
de texte dédiés à leurs coordonnées bancaires et numéros de compte. La propriété Masquer le texte par des
astérisques étant définie, leurs données bancaires sur le document sont masquées.

Vous utilisez votre modèle pour envoyer un document à tous vos employés et tous ceux qui souhaitent
bénéficier du dépôt direct le renseignent et communiquent leurs données bancaires. Quand vous consultez ou
téléchargez les données du formulaire, vous avez toutes les données de champs et de documents, y compris
les données bancaires des signataires, et vous pouvez les inscrire.

Remarque : Certaines fonctionnalités avancées et options ne sont prises en charge que dans des forfaits
DocuSign spécifiques. Votre forfait peut ne pas prendre en charge certaines options traitées dans cette
rubrique. Pour en savoir plus sur les options disponibles pour votre compte, contactez votre administrateur de
compte ou l’assistance clientèle DocuSign. Visitez la page web de notre service d’assistance pour en savoir
plus sur les options permettant de contacter le service clientèle.

Exporter les données d’enveloppes de plusieurs enveloppes


Outre le téléchargement des données de formulaire d’enveloppes individuelles, vous pouvez utiliser l’option
Exporter au format CSV pour exporter les données d’enveloppes et de destinataires à partir de plusieurs
enveloppes à la fois. Pour plus d’informations sur cette fonctionnalité, consultez « Exporter les données
d’enveloppes » dans le guide Voir les détails d’une enveloppe.

État des enveloppes


Toutes les enveloppes que vous créez ou recevez via DocuSign possèdent un état. L’état indique l’état actuel de la
transaction. Cette liste définit tous les états possibles :

• Brouillon. Pour une enveloppe que vous avez créée puis enregistrée sans l’envoyer. Les enveloppes à l’état de
brouillon sont stockées dans votre compte pour 30 jours à compter de leur création. Après 30 jours, les
projets sont retirés de votre compte et nettoyés du système.
• Envoyée. La notification par e-mail a été envoyée à au moins un destinataire. L’enveloppe conserve cet état
tant que tous les destinataires n’ont pas consulté les documents. (Visible uniquement dans Rapports et
Historique)
• Remis. Tous les destinataires ont consulté les documents. (Visible uniquement dans Rapports et Historique)
• En attente de signatures. L’enveloppe possède au moins un destinataire qui n’a pas encore complété son
action. L’état des destinataires dans la vue Détails indique si les destinataires restant doivent signer (Doit
signer) ou consulter (Doit consulter). De la page Gérer, vous pouvez voir à qui c’est le tour de signer en
passant le curseur au-dessus de l’état.

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Guide de l’utilisateur DocuSign eSignature 437

• Doit signer. Vous êtes un destinataire et vous devez signer.


• Doit consulter. En tant que destinataire de livraison certifiée, vous devez examiner le document.
• Correction en cours. L’expéditeur a commencé de corriger une enveloppe en cours de traitement et n’a pas
encore enregistré ses modifications. Dans cet État, tous les signataires restants ne peuvent consulter ou
signer. L’expéditeur doit enregistrer ou annuler ses modifications pour déplacer l’enveloppe de son état de
Correction.
• Invalidée. L’expéditeur a annulé l’enveloppe avant qu’elle ne soit complétée. Les destinataires ne peuvent plus
consulter ni signer le document. Les documents invalidés apparaissent dans votre compte d’envoi comme
étant invalidés. Vous pouvez toujours consulter et afficher le document mais il portera le filigrane « INVALIDÉ ».
• Refusée. Un signataire a refusé de signer.
• Complétée. Une enveloppe est complétée une fois que tous les destinataires ont complété leurs actions.
• Expiré. Un document qui a dépassé la période d’expiration qui lui a été définie sans être complété expirera.
Les destinataires ne peuvent plus consulter ou signer un document expiré. Les documents expirés
apparaissent dans votre compte d’envoi comme étant invalidés. Vous pouvez toujours consulter et afficher le
document mais il portera le filigrane « INVALIDÉ ».
• Échec de remise. Le destinataire n’a pas reçu la notification par e-mail. Examinez les Détails pour voir quel
état de destinataire est répertorié comme Réponse automatique. Pour le destinataire, vérifiez l’adresse e-mail
que vous avez saisie et corrigez le document afin de résoudre toute erreur. De la page Gérer, vous pouvez voir
pour quel destinataire la livraison a échoué en passant le curseur au dessus de l’état d’avertissement.

• Échec de l’authentification. Au moins un signataire n’a pas réussi à s’authentifier. Vous pouvez soit envoyer
un rappel aux destinataires, pour leur donner une autre chance d’accéder à l’enveloppe en s’authentifiant. Ou
vous pouvez corriger l’enveloppe et modifier le paramètre d’authentification. L’historique de l’enveloppe fournit
des détails supplémentaires sur l’échec de l’authentification.

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Guide de l’utilisateur DocuSign eSignature 438

• Complétée ou invalidée – Nettoyage à venir. Cet état indique que votre compte utilise la conservation des
documents pour nettoyer du système les enveloppes complétées ou invalidées après une période de détention
fixe. Voir Nettoyage des documents pour plus d’informations.
• Complétée ou invalidée – Nettoyé. Votre stratégie de conservation de document compte met en place un
processus de nettoyage des enveloppes. La période de rétention du nettoyage est terminée et les documents
de l’enveloppe ont été purgés du système. Voir Nettoyage des documents pour plus d’informations.

Nettoyer des enveloppes


Le nettoyage d’enveloppe est un processus pour supprimer définitivement les documents et leurs données de
champs d’enveloppes complétées et invalidées après une période de conservation spécifiée. Des avertissements
pour tout nettoyage à venir sont affichés dans votre compte et via des notifications par e-mail, vous donnant la
possibilité de télécharger les documents avant qu’ils ne soient nettoyés. Par défaut, les documents sont conservés
dans votre compte indéfiniment, mais votre administrateur de compte peut choisir de configurer des règles de
nettoyage et de définir pour les documents une période de conservation.

Remarque : Les administrateurs peuvent se reporter au Guide de conservation des documents pour plus
d’informations sur la façon de configurer et de gérer des règles de nettoyage pour toutes les enveloppes du
compte.

SOMMA IRE
Qu’est ce que le nettoyage ?
Exemple – Les enveloppes nettoyées 30 jours après leur réalisation
Que se passe-t-il quand une enveloppe entre dans la file d’attente de nettoyage ?
Notifications de nettoyage
Rubriques connexes

Qu’est ce que le nettoyage ?


Le nettoyage est un processus automatique pour retirer des documents d’enveloppes complétées ou invalidées
après une période de conservation définie. Votre administrateur DocuSign permet ou non le nettoyage et spécifie
pour votre compte la période de conservation. Les paramètres de conservation spécifient aussi si les
métadonnées de l’enveloppe sont nettoyées avec les documents. Les métadonnées se réfèrent aux champs et à
leur contenu.

Quand une enveloppe a été complétée ou invalidée pendant la durée de la période de conservation, elle entre
dans la file d’attente de nettoyage. L’expéditeur et tout destinataire qui détiennent l’enveloppe dans un compte
DocuSign sont prévenus par e-mail du nettoyage à venir, offrant la possibilité de télécharger les documents si
vous le souhaitez. Les enveloppes restent dans la file d’attente de nettoyage pendant 14 jours, après quoi les
documents dans les enveloppes sont définitivement effacés du système DocuSign et ne peuvent être récupérés
par quiconque, y compris l’Assistance DocuSign.

Si les méta-données ne sont pas nettoyées, alors vous pouvez toujours accéder aux données des champs
complétés à l’aide de l’option Télécharger les données de formulaire.

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Exemple – Conservation des documents définie sur 30 jours ; les métadonnées sont également
nettoyées

Une enveloppe que vous avez envoyée est remplie par tous les signataires le 31 octobre. À ce moment-là, le
compte à rebours de la conservation du document commence et 30 jours plus tard, l’enveloppe se déplace
dans la file d’attente de nettoyage. L’enveloppe reste dans la file d’attente pendant 14 jours, avec des
notifications émises au début et à nouveau lorsque la file d’attente descend à 7 jours restants. Pendant cette
période, vous pouvez accéder aux documents dans l’enveloppe, les télécharger et les imprimer, et télécharger
les données du formulaire.

À la fin des 14 jours, l’enveloppe est nettoyée, retirant les documents et les métadonnées de DocuSign.
L’enveloppe reste dans votre compte, mais vous ne pouvez plus accéder aux documents ou télécharger les
données du formulaire.

Que se passe-t-il quand une enveloppe entre dans la file d’attente de nettoyage ?
Quand une enveloppe a été complétée ou invalidée pendant la durée du paramètre de conservation de document
du compte, elle entre dans une file d’attente de nettoyage d’une durée de 14 jours. Dans votre compte, vous
pouvez voir les indications de ce statut à partir de la page Gérer et de la vue Détails de l’enveloppe. Des
notifications par e-mail sont envoyées comme décrit ci-dessous dans Notifications de nettoyage.

Le but de la tenue de cette file d’attente est de donner à toutes les parties la possibilité de télécharger les
documents et les méta-données avant qu’ils ne soient définitivement effacés du système.

• Page Gérer. Le statut de l’enveloppe comprend une étiquette d’avertissement « Nettoyage à venir ». Survolez
cette étiquette pour voir la date et l’heure à laquelle l’enveloppe sera nettoyée.

• Vue Détails de l’enveloppe. La vue Détails comporte un avertissement avec la date et l’heure du nettoyage à
venir.

Si vous cliquez sur la vignette du document, l’aperçu affiche la date et l’heure du nettoyage à venir.

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À la fin des 14 jours, les documents de l’enveloppe sont nettoyés. L’état de l’enveloppe est mis à jour pour refléter
le nouvel état et vous ne pouvez plus afficher les vignettes des documents ou télécharger ou imprimer les
documents. Si les métadonnées sont également nettoyées, alors vous ne pouvez plus télécharger les données de
formulaire de l’enveloppe.

L’enveloppe elle-même reste dans votre compte et est toujours disponible pour rapport, et vous pouvez toujours
consulter et télécharger le certificat de réalisation de l’enveloppe. La vue Détails de l’enveloppe affiche des
informations détaillées concernant le nettoyage du document, y compris la date et l’heure du nettoyage.

Notifications de nettoyage
L’expéditeur et tout signataire qui détiennent une enveloppe dans un compte DocuSign peuvent recevoir des
notifications de mise en garde au sujet des actions de nettoyage à venir. Pour recevoir ces notifications, vous
devez activer les éléments appropriés dans Mes préférences > Notifications > . Il y en a un pour l’envoi (pour les
enveloppes que vous envoyez) et un pour le destinataire (pour les enveloppes que vous recevez).

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Il y a deux notifications émises pendant le processus de nettoyage. Chaque email explique que les documents de
l’enveloppe seront supprimés et fournit un lien vers l’enveloppe. Le calendrier de ces notifications est comme suit :
• Quand une enveloppe entre dans la file d’attente de nettoyage au début du décompte des 14 jours.
• Quand il y a 7 jours restants dans la file d’attente.

Enveloppes supprimées
Si l’expéditeur ou un destinataire supprime une enveloppe avant l’avertissement de nettoyage, les notifications
d’avertissement restent émises et les liens vers l’enveloppe dans ces notifications d’avertissement restent valides.
Un individu peut supprimer une enveloppe de son compte, mais l’enveloppe reste dans le système DocuSign et
reste sujette au nettoyage selon les paramètres de conservation de document du compte de l’expéditeur.

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Rubriques connexes
• État des enveloppes. Les enveloppes à l’état de brouillon sont nettoyées selon une règle distincte. Les
brouillons sont seulement conservés pour 30 jours et supprimés ensuite du système sans autre avis.
• Conservation des documents. Informations à destination des administrateurs sur la façon de mettre en place la
conservation des documents dans un compte.
• Nettoyage d’enveloppe. Informations à l’intention des administrateurs sur la façon de nettoyer sélectivement
des enveloppes. Les administrateurs peuvent aussi retirer des enveloppes, des certificats de réalisation et de
l’historique toute information personnellement identifiable.

Utilisation des rapports


La fonctionnalité Rapports permet aux utilisateurs et aux administrateurs d’obtenir diverses informations sur leur
compte DocuSign. Les données des rapports sont générées en continu, et les rapports contiennent des données
en temps quasi réel de l’activité du document.

Quand les utilisateurs exécutent des rapports, ils voient uniquement les informations provenant de leur propre
activité de compte. Les administrateurs de compte voient toutes les activités au niveau du compte. Les rapports
gérés dans l’application peuvent renvoyer jusqu’à 5 000 rangs de données. Les rapports planifiés peuvent
renvoyer jusqu’à 100 000 rangs de données.

Vue d’ensemble des rapports


La vue d’ensemble des rapports fournit un regard sur des indicateurs clés de l’activité de vos enveloppes
envoyées. Utilisez la vue d’ensemble pour voir rapidement l’état des enveloppes, le délai de traitement, et le
volume au fil du temps des enveloppes que vous envoyez. Vous pouvez paramétrer les graphiques pour qu’ils
reflètent les 1 ou 12 derniers mois d’activité relative aux enveloppes.

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Rapports standard
Au-delà de la vue d’ensemble, il y a plusieurs rapports standard fournis pour afficher rapidement des informations
sur votre compte. Ces rapports sont classés comme suit :
• Enveloppe : des données sur les enveloppes que vous envoyez. Disponible à tous les utilisateurs.
• Destinataire : des données sur les destinataires des enveloppes que vous envoyez. Disponible à tous les
utilisateurs.
• Utilisation : des données relatives à l’activité et à l’utilisation sur l’ensemble du compte. Disponible uniquement
aux administrateurs de comptes.

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Guide de l’utilisateur DocuSign eSignature 444

Par défaut, tous les rapports sont exécutés avec les filtres suivants :

• Période : Cumul mensuel


• État des enveloppes : Tout
• Envoyé par : Tous

Rapports personnalisés
Vous pouvez changer les filtres de rapport pour modifier les informations renvoyées dans le rapport. Définissez
des filtres pour créer des rapports personnalisés et les enregistrer pour une utilisation ultérieure. En savoir plus…

Planifier les rapports


Enfin, vous pouvez planifier des exécutions automatiques de rapports, pour télécharger les données du rapport
dans un fichier CSV, et pour les imprimer. En savoir plus…

Signing Insights
Suivez et rapportez sur le flux des accords au sein de votre compte avec Signing Insights. Visualisez jusqu’à
30 jours consécutifs de données des 90 derniers jours et rapportez sur les modèles, PowerForms et plus pour
comprendre comment les signataires sont en interaction avec eux. Accédez à des détails détaillés comme la
réalisation des enveloppes pour une langue en particulier, le type d’enveloppe, les modèles. En savoir plus…

Remarque : Certaines fonctionnalités et options avancées sont uniquement prises en charge dans certains
forfaits DocuSign et certaines requièrent des autorisations d’administrateur. Votre forfait de compte ou vos
autorisations peuvent ne pas prendre en charge certaines des options traitées dans cette rubrique. Pour en
savoir plus sur les options disponibles pour votre compte, contactez votre administrateur de compte ou
l’assistance clientèle DocuSign. Visitez la page web de notre service d’assistance pour en savoir plus sur les
options permettant de contacter le service clientèle.

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Afficher et consulter des rapports


Quand vous sélectionnez un rapport à afficher dans la liste des rapports, les données par défaut du rapport sont
affichées. De cet ensemble de résultats par défaut, vous pouvez modifier la période, les filtres et les colonnes
affichées pour afficher les informations que vous souhaitez.

Exemple – Rapport d’activité des utilisateurs

Vous êtes l’administrateur du compte DocuSign de votre entreprise et vous voulez savoir si les utilisateurs du
compte tirent pleinement profit de cet outil. Vous sélectionnez le Rapport d’activité des utilisateurs et modifiez
la période pour sélectionner le Cumul mensuel. Vous voulez tout voir, de sorte que le filtre par défaut de Tous
les expéditeurs fonctionne pour vous.

En examinant les données du rapport, vous pouvez voir l’activité pour chacun des utilisateurs DocuSign dans
votre entreprise, y compris le nombre de documents que chaque personne a envoyé. Vous exportez les
données et plus tard vous contactez les utilisateurs qui ont le moins utilisé DocuSign pour voir s’ils ont besoin
d’une formation ou d’une aide supplémentaire.

Remarque : Vous pouvez récupérer dans l’application jusqu’à 5 000 rangs de données de rapport et jusqu’à
100 000 lorsque vous planifiez un rapport pour le recevoir par e-mail.

S OMMA IR E
Modifier les critères d’un rapport pour afficher un ensemble particulier de données
Créer un rapport personnalisé et l’enregistrer pour une utilisation ultérieure
Modifier ou supprimer un rapport personnalisé
Limitations des rapports et affichage des très grands ensembles de données
Planification et téléchargement des rapports

Pour modifier les critères du rapport


Vous pouvez afficher jusqu’à 5 000 rangs de données dans un rapport en ligne. Pour des conseils sur l’affichage
de grands ensembles de données, consultez Limitations des rapports

1. Dans la page Rapports, sélectionnez un rapport à consulter.

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2. Dans la vue Détails du rapport, modifiez les critères du rapport pour afficher les données que vous souhaitez,
en utilisant une des méthodes suivantes :
a) Plage de dates. Utilisez le menu déroulant pour sélectionner une période pour votre rapport. Vous pouvez
choisir de filtrer soit par la date d’envoi ou de réalisation, puis sélectionnez l’une des plages prédéfinies, ou
sélectionnez Période personnalisée et saisissez votre propre plage.

b) Modifier les filtres. Modifiez les critères de filtre pour vous concentrer sur les informations que vous
recherchez. Différents rapports offrent différents filtres. Selon le rapport, vous pouvez saisir des critères
pour spécifier des expéditeurs particuliers, l’état de l’enveloppe, le sujet du document, ou les noms des
destinataires. Saisissez vos critères et cliquez sur TERMINÉ.

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c) Modifier les colonnes. Ajoutez ou supprimez les colonnes affichées dans le rapport. Réorganisez les
colonnes en sélectionnant les poignées de déplacement et en faisant glisser la colonne à l’endroit et dans
l’ordre désirés. Cliquez sur TERMINÉ pour enregistrer vos modifications.

3. Pour consulter les données de votre rapport, cliquez sur EXÉCUTER LE RAPPORT.

Les données de votre rapport reflètent désormais toute modification que vous avez faite aux critères de votre
rapport. Vous pouvez enregistrer les résultats dans un rapport personnalisé.

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Pour créer un rapport personnalisé


A partir d’un rapport standard, sélectionnez les critères, tels que la période ou des filtres, et définissez comment
afficher les résultats. Une fois que vous enregistrez votre rapport personnalisé, vous pouvez y accéder à tout
moment. Vous pouvez enregistrer jusqu’à 100 rapports personnalisés à la fois.

1. Dans la page Rapports, sélectionnez un rapport pour commencer.

2. Dans la vue Détails du rapport, modifiez le rapport pour afficher les informations souhaitées en sélectionnant la
période, les filtres, et les colonnes à appliquer à votre rapport personnalisé.

3. Pour enregistrer le rapport personnalisé, cliquez sur ENREGISTRER SOUS…

Remarque : Si vous avez commencé avec un rapport personnalisé, vous pouvez enregistrer vos
modifications dans le rapport personnalisé existant (cliquez sur ENREGISTRER), ou enregistrer un
nouveau rapport personnalisé (cliquez sur ENREGISTRER SOUS).

4. Dans la boîte de dialogue Enregistrer comme rapport personnalisé, donnez un titre unique au rapport et une
description, puis cliquez sur ENREGISTRER.
Votre rapport personnalisé est enregistré et apparaît dans la liste des rapports sous Personnalisé.

Pour modifier ou supprimer un rapport personnalisé

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1. Pour modifier un rapport personnalisé existant, sélectionnez votre rapport à partir de la page Rapports :

• Pour modifier les données du rapport, faites les modifications souhaitées aux critères du rapport, puis
cliquez sur ENREGISTRER.
• Pour modifier le titre ou la description de votre rapport personnalisé, cliquez sur l’icône en forme de
crayon à droite du titre :

2. Pour supprimer un rapport personnalisé enregistré :


a) À partir de la page Rapports, sélectionnez votre rapport.
b) Cliquez sur l’icône Supprimer.

c) Dans la boîte de dialogue Supprimer le rapport, cliquez sur SUPPRIMER pour confirmer votre action.
Le rapport personnalisé est supprimé.

Limitations des rapports et affichage des très grands ensembles de données


Il existe deux limitations de rangs dont il faut se souvenir lors de la génération de rapports :

• Afficher un rapport depuis l’application DocuSign : 5 000 rangs


• Rapports téléchargés : 50 000 rangs
• Rapports planifiés : 100 000 rangs

Si vous avez un très grand ensemble de données que vous souhaitez consulter à partir de l’app (c’est-à-dire, un
ensemble plus grand encore que les 5 000 rangs pris en charge), vous pouvez utiliser les filtres ou une période
pour limiter les résultats. Prenons par exemple, un rapport trimestriel d’enveloppes contenant plus de 8 000
résultats. Vous pouvez filtrer les données puis exécuter un rapport pour chaque mois au cours du trimestre. Si
vous souhaitez télécharger les résultats du rapport au format CSV, votre rapport peut contenir jusqu’à 50 000
rangs.

Vous pouvez aussi planifier le rapport et le recevoir par e-mail. Les rapports planifiés ont une limite beaucoup plus
élevée (100 000 rangs). Si votre ensemble de données est supérieur à cette limite, vous pouvez utiliser la même

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stratégie de limitation et appliquer des filtres ou des plages de dates pour créer plusieurs rapports personnalisés
et planifier chacun d’eux.

Planification et téléchargement des rapports


Vous pouvez télécharger des rapports et les envoyer par e-mail à partir de la page Rapports, et vous pouvez
configurer un calendrier récurrent pour exécuter automatiquement des rapports. Vous pouvez définir un calendrier
pour tout rapport et, éventuellement, que le rapport soit envoyé par e-mail sous forme de fichier CSV zippé à vous-
même et à d’autres destinataires. Pour plus d’informations, consultez Planifier, télécharger ou imprimer des
rapports.

Planifier, envoyer, télécharger ou imprimer des rapports


Vous pouvez envoyer des rapports sur demande ou configurer un calendrier récurrent pour exécuter
automatiquement des rapports. Vous pouvez aussi télécharger ou imprimer des rapports, soit à partir des vues
Détails du rapport, Téléchargements ou de l’historique d’un rapport planifié.

SOMMAI RE
Télécharger ou imprimer un rapport sur demande
Envoyer par e-mail les résultats d’un rapport
Planifier un rapport
Modifier la planification d’un rapport
Étendre la date d’expiration des rapports planifiés
La vue Téléchargements
Télécharger un rapport planifié
Limitations des rapports

Pour télécharger ou imprimer un rapport sur demande

1. Dans la page Rapports, sélectionnez un rapport à consulter.

2. Dans la vue Détails du rapport, modifiez le rapport pour afficher les informations souhaitées.

3. Cliquez sur EXÉCUTER LE RAPPORT pour générer les résultats de votre rapport.

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4. Procédez de l’une des manières suivantes :

• Pour télécharger le rapport, cliquez sur l’icône de téléchargement. Les données du rapport affichées sont
téléchargées dans un fichier CSV et dans votre dossier de téléchargement spécifié.
• Pour imprimer le rapport, cliquez sur l’icône d’impression.

Pour envoyer par e-mail les résultats d’un rapport


La fonctionnalité Envoyer maintenant vous permet de générer un rapport et d’envoyer les résultats par e-mail sous
forme de fichier CSV compressé.

1. À partir de la page Rapports, sélectionnez un rapport standard ou personnalisé à consulter.

2. Cliquez sur l’icône en forme d’enveloppe (« Envoyer maintenant »).

Important : L’option Envoyer maintenant envoie les résultats en utilisant la version enregistrée du rapport,
plutôt que les résultats affichés.

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3. Dans la boîte de dialogue Envoyer un rapport,


a) Sélectionnez à qui envoyer le rapport. Si vous choisissez de l’envoyer à d’autres personnes, saisissez les
adresses e-mail de chaque destinataire, séparées par une virgule.
b) Remplissez l’objet (facultatif) de l’e-mail.
Limites : l’objet de l’e-mail est limité à 128 caractères.
c) Cliquez sur ENVOYER.

Les résultats du rapport sont générés et envoyés à vos destinataires sous forme de fichier CSV compressé
au format ZIP.

Remarque : Lorsque vous envoyez un rapport par e-mail, sachez juste que de nombreux fournisseurs
de messagerie électronique et que des pare-feu rejettent des e-mails comportant une pièce jointe .zip

Les rapports que vous envoyez de cette manière sont répertoriés dans la vue Téléchargements comme une
livraison « À la demande ».

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Pour planifier un rapport


Vous pouvez définir un calendrier pour tout rapport et, éventuellement, que le rapport soit envoyé par e-mail sous
forme de fichier CSV zippé à vous-même et à d’autres destinataires. Vous pouvez programmer les deux types de
rapports, standard et personnalisés enregistrés. Les rapports planifiés commencent à fonctionner à minuit, sur la
base du fuseau horaire de votre compte.

1. À partir de la page Rapports, sélectionnez un rapport standard ou personnalisé à consulter.

2. Dans la vue Détails du rapport, pour planifier le rapport, cliquez sur l’icône en forme d’horloge.

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3. Dans la boîte de dialogue Planifier le rapport, créez ou modifiez les détails de l’horaire :
a) Fréquence de planification. Définit la fréquence à laquelle vous souhaitez exécuter le rapport.

Exemple : chaque semaine, le lundi :

b) Date de début et date de fin. Spécifie l’intervalle dans lequel le rapport planifié doit être exécuté. Les
dates de début et de fin n’ont aucune incidence sur la plage de dates du rapport en lui-même.
c) Destinataires. (Facultatif) Pour envoyer le rapport aux destinataires par e-mail, sélectionnez les options
appropriées. Pour envoyer le rapport à d’autres personnes, sélectionnez cette option et saisissez les
adresses e-mail des destinataires, séparées par une virgule.
Que vous envoyiez le rapport par e-mail ou non, vous pouvez toujours le télécharger à partir de la vue
Téléchargements ou de l’historique du rapport planifié.
d) Objet de l’e-mail (facultatif). Saisissez un objet personnalisé pour le rapport envoyé par e-mail.

4. Cliquez sur TERMINÉ pour enregistrer la planification du rapport.


Dans la liste des rapports, une icône Planifié est ajoutée au titre du rapport :

Pour modifier ou annuler un rapport planifié

1. Dans la liste des rapports, repérez le rapport planifié que vous souhaitez modifier.

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2. Cliquez sur le menu du rapport et sélectionnez l’une des options suivantes :

• Pour modifier un rapport régulier, repérez le rapport dans la liste Rapports, puis cliquez sur le menu du
rapport et sélectionnez Modifier la planification.
• Pour annuler un rapport planifié, repérez-le dans la liste Rapports, puis cliquez sur le menu du rapport et
sélectionnez Désactiver.

Le rapport planifié est annulé et l’historique de livraison est supprimé.

Étendre la date d’expiration des rapports planifiés


Les rapports sont planifiés pour une période déterminée. Vous pouvez modifier la planification à tout moment.
Lorsque l’échéance d’un rapport planifié expire dans les 32 jours, une option de prolongation est présentée au
propriétaire du rapport. Cette notification est affichée sur la page Rapports et est incluse dans les avis envoyés
par e-mail indiquant qu’un rapport planifié est sur le point d’expirer.

Informations à prendre en compte concernant le renouvellement d’un rapport planifié :

• Le renouvellement d’un rapport efface son historique de tous les rapports précédemment remis.
• Les rapports sont renouvelés pour la même durée que la planification originale.
• Vous pouvez prolonger une partie ou l’ensemble des rapports sur le point d’expirer à partir de la notification de
prolongation de la page Rapports.
• Dans la notification par e-mail, vous pouvez renouveler le rapport inclus dans l’objet de l’e-mail.

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La vue Téléchargements dans Rapports


La vue Téléchargements contient une liste des rapports les plus récents remis depuis votre compte, avec un lien
pour télécharger chaque dossier de rapport compressé. Cette liste comprend à la fois des rapports planifiés et
des rapports à la demande, comme décrit dans Pour envoyer par e-mail les résultats d’un rapport.

Pour télécharger un rapport remis à partir de la vue Téléchargements

1. Dans la page Rapports, sélectionnez la vue Téléchargements.

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2. Repérez le rapport que vous souhaitez télécharger en parcourant la liste des rapports récents.

3. Cliquez sur l’icône de téléchargement du rapport souhaité.


Le rapport sélectionné est téléchargé sous la forme d’un dossier zippé contenant le fichier CSV du rapport.

Pour télécharger un rapport planifié à partir de l’historique du calendrier


Pour un rapport planifié, le calendrier contient un historique des livraisons récentes. Vous pouvez utiliser cette
liste pour télécharger la copie d’un rapport.

Remarque : Vous pouvez aussi télécharger les rapports remis à partir de la vue Téléchargements.

1. Dans la liste des rapports, repérez le rapport planifié que vous souhaitez télécharger.

2. Cliquez sur le menu du rapport, puis sélectionnez Modifier la planification pour ouvrir la boîte de dialogue
Planifier le rapport.

3. Dans la section Historique , recherchez le rapport spécifique que vous souhaitez télécharger et cliquez sur
l’icône Télécharger.

Le rapport est téléchargé sur votre machine locale.

Limitations
Les limites suivantes sont applicables aux rapports :

• Vous pouvez avoir jusqu’à 20 rapports planifiés

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• Vous pouvez définir des planifications avec des dates de début et de fin pendant 365 jours à compter de la
date actuelle
• L’historique d’un rapport planifié contient les 10 dernières instances du rapport
• Les instances de rapport sont conservées dans l’historique jusqu’à deux ans à compter de la date de
l’exécution
• Un rapport planifié peut contenir jusqu’à 100 000 rangs – les données additionnelles sont tronquées

Liste des rapports standard


DocuSign eSignature fournit une sélection de rapports standard. Cette rubrique fournit une liste de ces rapports
avec des liens vers les rubriques qui fournissent des détails pour chacun.

Enveloppe

• Rapport d’enveloppes. Informations sur vos enveloppes envoyées.


• Rapport des destinataires de l’enveloppe. Informations sur les destinataires d’enveloppes.
• Rapport sur l’état de l’enveloppe. Totaux par état.
• Rapport de vitesse d’exécution de l’enveloppe. Durée de traitement d’une enveloppe.
• Rapport de volume de l’enveloppe. Totaux par état pour des périodes données.
• Rapport d’authentification de l’enveloppe. Détails de l’authentification d’enveloppes.
• Rapport d’enveloppes supprimées. Liste des enveloppes supprimées par identité d’enveloppe.

Destinataire

• Rapport d’activité de destinataires. Détail, état et information sur le traitement


• Rapport d’authentification des destinataires. Données de vérification d’identité.

Utilisation

• Rapport d’activité des utilisateurs. Activité de comptes par utilisateur.


• Rapport d’activité du groupe. Activité de comptes par groupe.
• Rapport d’activité du compte. Résumé de données d’utilisateurs, d’enveloppes et de modèles.
• Rapport d’authentification du compte. Résumé de l’activité et des résultats d’authentification.
• Rapport sur l’utilisation des remises par SMS. Remise de l’enveloppe par SMS.

Rapport d’enveloppes
Ce rapport est l’un des rapports standard fournis dans DocuSign eSignature. Vous pouvez modifier un rapport
standard comme décrit dans Afficher et modifier des rapports.

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Colonnes disponibles dans ce rapport :

• Objet
• État
• Nom de l’expéditeur
• Destinataire
• Date d’envoi
• Dernière activité
• Complétée le
• Durée de traitement (JJ:HH:MM)
• Date de création
• Champ personnalisé d’enveloppe
• Date du refus
• Date de remise
• Créateur de l’enveloppe
• identité de l’enveloppe
• Description du fichier EOD
• Nom du fichier EOD
• identité de profil du document EOD
• identité de la transaction EOD
• Nom de la transaction EOD
• Date d’expiration
• A expiré le
• Dernière date d’envoi
• Nombre de destinataires authentifiés
• Nombre de signatures complétées
• Nombre de fichiers
• Nombre de pages
• Nombre de destinataires
• Nombre de signataires
• Motif du refus
• Raison de l’invalidation
• Signatures restantes

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• Nom de la société de l’expéditeur


• Pays de l’expéditeur
• Adresse e-mail de l’expéditeur
• Adresse IP de l’expéditeur
• Fonction de l’expéditeur
• Date de la signature
• Liste des signataires
• Invalidé le
• identité utilisateur de l’expéditeur

Rapport des destinataires de l’enveloppe


Ce rapport est l’un des rapports standard fournis dans DocuSign eSignature. Vous pouvez modifier un rapport
standard comme décrit dans Afficher et modifier des rapports.

Colonnes disponibles dans ce rapport :

• Objet
• État
• Nom de l’expéditeur
• Destinataire
• Ordre d’acheminement
• Action
• Date d’envoi
• Complétée le
• Durée de traitement (JJ:HH:MM)
• Code d’accès requis
• identité de compte
• Date de création
• Champ personnalisé d’enveloppe
• Date du refus
• Raison du refus
• identité de l’enveloppe

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• Heure de l’envoi de l’enveloppe


• Raison de l’invalidation de l’enveloppe
• Adresse IP
• Nombre d’envois
• Raison de la nouvelle attribution
• Nom de la société du destinataire
• Pays du destinataire
• E-mail du destinataire
• identité du destinataire
• Nom de rôle du destinataire du modèle
• Fonction du destinataire
• Type de destinataire
• identité de compte de l’expéditeur
• Adresse e-mail de l’expéditeur
• Adresse IP de l’expéditeur
• Date de signature
• Signé sur un appareil mobile
• Signé sur papier
• Date du changement d’état

Rapport sur l’état de l’enveloppe


Ce rapport est l’un des rapports standard fournis dans DocuSign eSignature. Vous pouvez modifier un rapport
standard comme décrit dans Afficher et modifier des rapports.

Colonnes disponibles dans ce rapport :

• État
• Total d’enveloppes
• Expéditeurs uniques
• Total des destinataires
• Total des signataires
• Total des fichiers
• Total de pages

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Rapport de vitesse d’exécution de l’enveloppe


Ce rapport est l’un des rapports standard fournis dans DocuSign eSignature. Vous pouvez modifier un rapport
standard comme décrit dans Afficher et modifier des rapports.

Colonnes disponibles dans ce rapport :

• Durée de réalisation
• Total d’enveloppes
• Expéditeurs uniques
• Total des destinataires
• Total des signataires
• Total des fichiers
• Total de pages

Rapport de volume de l’enveloppe


Ce rapport est l’un des rapports standard fournis dans DocuSign eSignature. Vous pouvez modifier un rapport
standard comme décrit dans Afficher et modifier des rapports.

Colonnes disponibles dans ce rapport :

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• Début de la période
• Fin de la période
• Enveloppes envoyées
• Enveloppes complétées
• Enveloppes refusées
• Enveloppes invalidées
• Durée de réalisation moyenne (JJ:HH:MM)

Rapport d’authentification de l’enveloppe


Ce rapport est l’un des rapports standard fournis dans DocuSign eSignature. Vous pouvez modifier un rapport
standard comme décrit dans Afficher et modifier des rapports.

Remarque : Les données de ce rapport affichent les détails de l’état des authentifications pour les
destinataires accédant aux enveloppes qui ont une exigence d’authentification. Ces données ne représentent
pas les frais de facturation associés au nombre de tentatives d’authentification. Pour des questions relatives à
la facturation, contactez l’assistance clientèle DocuSign. Visitez la page web de notre service d’assistance
pour en savoir plus sur les options permettant de contacter le service clientèle.

Colonnes disponibles dans ce rapport :

• Date de l’événement
• identité de l’enveloppe
• Le nom du destinataire
• E-mail du destinataire
• Catégorie d’authentification
• Type d’authentification
• Authentification réussie
• Code de retour du fournisseur
• Raison de l’échec du fournisseur
• identité du destinataire
• identité utilisateur du destinataire
• Nom de l’expéditeur
• identité utilisateur de l’expéditeur

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Rapport d’enveloppes supprimées


Ce rapport est l’un des rapports standard fournis dans DocuSign eSignature. Vous pouvez modifier un rapport
standard comme décrit dans Afficher et modifier des rapports.

Remarque : Les données de ce rapport sont basées sur les données supprimées. Pour plus d’informations,
consultez : Nettoyer des enveloppes.

Colonnes disponibles dans ce rapport :

• identité de l’enveloppe
• Date de la suppression
• Métadonnées supprimées
• Informations personnellement identifiables expurgées

Rapport d’activité de destinataires


Ce rapport est l’un des rapports standard fournis dans DocuSign eSignature. Vous pouvez modifier un rapport
standard comme décrit dans Afficher et modifier des rapports.

Colonnes disponibles dans ce rapport :

• Destinataire
• E-mail du destinataire

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• Enveloppes reçues
• Enveloppes nécessitant une signature
• Enveloppes non signées
• Taux de réalisation
• Durée de réalisation moyenne (JJ:HH:MM)

Rapport d’authentification des destinataires


Ce rapport est l’un des rapports standard fournis dans DocuSign eSignature. Vous pouvez modifier un rapport
standard comme décrit dans Afficher et modifier des rapports.

Remarque : Les données de ce rapport affichent les détails de l’état des authentifications pour les
destinataires accédant aux enveloppes qui ont une exigence d’authentification. Ces données ne représentent
pas les frais de facturation associés au nombre de tentatives d’authentification. Pour des questions relatives à
la facturation, contactez l’assistance clientèle. Visitez la page web de notre service d’assistance pour en
savoir plus sur les options permettant de contacter le service clientèle.

Colonnes disponibles dans ce rapport :

• Destinataire
• E-mail du destinataire
• Tentatives de code d’accès
• Échecs de code d’accès
• Tentatives de vérification d’identité
• Échecs de vérification d’identité
• Tentatives d’appel téléphonique
• Échecs d’appel téléphonique

Rapport d’activité des utilisateurs


Ce rapport est l’un des rapports standard fournis dans DocuSign eSignature. Vous pouvez modifier un rapport
standard comme décrit dans Afficher et modifier des rapports.

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Colonnes disponibles dans ce rapport :


• Nom complet
• E-mail
• Enveloppes envoyées
• Enveloppes complétées
• Modèles créés
• Dernière enveloppe envoyée
• identité utilisateur de l’expéditeur
• État de l’utilisateur

Rapport d’activité du groupe


Ce rapport est l’un des rapports standard fournis dans DocuSign eSignature. Vous pouvez modifier un rapport
standard comme décrit dans Afficher et modifier des rapports.

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Remarque : Ce rapport couvre les groupe comptant au moins un utilisateur actif et ne comprend que des
données pour des utilisateurs actifs. Pour être inclus dans ces données, le statut de membre d’un utilisateur
sur le compte doit être « actif ».

Colonnes disponibles dans ce rapport :

• Groupe
• Utilisateurs
• Enveloppes envoyées
• Enveloppes complétées
• Modèles créés
• identité du groupe
• Dernière enveloppe envoyée

Rapport d’activité du compte


Ce rapport est l’un des rapports standard fournis dans DocuSign eSignature. Vous pouvez modifier un rapport
standard comme décrit dans Afficher et modifier des rapports.

Colonnes disponibles dans ce rapport :

• Utilisateurs
• Enveloppes envoyées
• Enveloppes complétées
• Modèles créés
• Dernière enveloppe envoyée

Rapport d’authentification du compte


Ce rapport est l’un des rapports standard fournis dans DocuSign eSignature. Vous pouvez modifier un rapport
standard comme décrit dans Afficher et modifier des rapports.

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Remarque : Les données de ce rapport affichent les détails de l’état des authentifications pour les
destinataires accédant aux enveloppes qui ont une exigence d’authentification. Ces données ne représentent
pas les frais de facturation associés au nombre de tentatives d’authentification. Pour des questions relatives à
la facturation, contactez votre administrateur de compte ou l’assistance clientèle DocuSign. Visitez la page
web de notre service d’assistance pour en savoir plus sur les options permettant de contacter le service
clientèle.

Colonnes disponibles dans ce rapport :

• Catégorie d’authentification
• Type d’authentification
• Succès
• Échecs

Rapport sur l’utilisation des remises par SMS


Ce rapport est l’un des rapports standard fournis dans DocuSign eSignature. Vous pouvez modifier un rapport
standard comme décrit dans Afficher et modifier des rapports.

Remarque : Ce rapport n’est disponible que pour les clients ayant acheté la fonction SMS Delivery. Pour plus
d’informations, consultez : Remise par SMS pour les notifications.

Colonnes disponibles dans ce rapport :

• Début de la période
• Fin de la période

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• Enveloppes envoyées

Travailler avec des modèles


Vous recherchez un moyen de gagner encore du temps avec DocuSign ? Essayez de créer des modèles. Les
modèles sont parfaitement adaptés à presque tous les déroulements des tâches DocuSign que vous répétez en
boucle. Tirer parti dans votre modèle des documents et des informations sur les destinataires simplifie le
processus d’envoi !

De quelles façons pouvez-vous utiliser les modèles ?

• Même document, destinataires différents : vous disposez d’un formulaire de divulgation que vous envoyez à
chaque client potentiel.
• Mêmes destinataires, document différent : chaque mois, vous envoyez un rapport à votre conseil
d’administration pour obtenir son approbation.

Cette rubrique présente quelques informations de base sur l’utilisation des modèles.

SOMMA IR E
Vidéo : introduction aux modèles
Caractéristiques de base des modèles
Débuter avec les modèles

Vidéo d’introduction aux modèles

Remarque : Votre accès à des modèles est contrôlé par vos autorisations utilisateur, telles que définies par
votre administrateur DocuSign. Si vous ne pouvez pas créer ou modifier, ou même utiliser des modèles,
consultez votre administrateur.

Voici une courte vidéo sur les modèles pour bien commencer :

Cliquez ici pour voir la vidéo

Caractéristiques de base des modèles


Les modèles permettent de simplifier le processus d’envoi lorsque vous envoyez fréquemment les mêmes
documents ou des documents similaires ou que vous envoyez des documents au même groupe de personnes. Les
modèles vous permettent de créer un document standard avec l’un des types de fichiers pris en charge et dans
lequel sont définis des destinataires, des rôles de destinataires et des champs de signature. Un modèle peut
inclure plusieurs fichiers et peut être envoyé à un ou plusieurs destinataires en appliquant ou non un ordre dans
les signatures, au besoin. Les modèles peuvent également contenir les instructions de signature du document.

Les modèles sont flexibles. Vous pouvez utiliser un modèle en l’état, sans apporter de modifications ou comme un
support de départ pour créer votre document. Vous pouvez apporter des modifications à tous les aspects d’un
modèle, en personnalisant votre document comme bon vous semble.

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EXEMPLE – Modèle d’accord de confidentialité

Votre startup technologique rencontre régulièrement des partenaires potentiels. À chacun de ces rendez-vous,
vous demandez un accord de non-divulgation pour protéger vos idées commerciales naissantes et votre
propriété intellectuelle. Vous créez un modèle et chargez votre fichier d’accord de confidentialité. Vous
définissez le rôle de destinataire « Technology Partner » (Partenaire technologique) et configurez les champs
de signature pour la signature, la fonction, le nom de l’entreprise et la date de signature du rôle. Vous
définissez un message pour le document auquel vous attribuez l’objet « Accord de confidentialité – Veuillez
signer ». Vous renseignez ensuite le champ de message de manière appropriée en demandant le document
signé avant votre prochaine réunion.

Quand vous planifiez un rendez-vous qui nécessite un accord de confidentialité, vous créez le document à
l’aide de votre modèle en entrant les coordonnées réelles du rôle Partenaire technologique que vous avez
défini.

Quelle est la différence entre les modèles et les documents ?


Créer un modèle est aussi simple que de configurer un document. La principale différence réside dans le fait que
le document est une transaction ponctuelle, tandis que le modèle est un plan réutilisable dans différentes
transactions. Les modèles vous permettent de désigner les personnes tout comme vous le faites lors de la
création d’un document standard. Mais vous pouvez également définir des rôles d’espace réservé qui ne
correspondent pas à une personne réelle mais plutôt à un rôle qui prendrait régulièrement part à une transaction
à l’aide du modèle. En règle générale, avec les modèles, vous attribuez des rôles plutôt que des personnes
physiques étant donné qu’il est probable que les destinataires et les signataires seront différents à chaque
utilisation du modèle.

L’exemple du modèle d’accord de confidentialité représente une situation dans laquelle vous définissez un rôle
d’espace réservé pour le destinataire du modèle au lieu d’indiquer le nom d’une personne.

Débuter avec les modèles


Prêt à vous lancer ? Voici des liens vers des rubriques supplémentaires concernant les modèles :
• Créer un modèle
• Modifier un modèle
• Repérer des modèles
• Partager des modèles
• Utiliser des modèles

Créer des modèles


La création d’un modèle est très similaire à la création d’une enveloppe. Vous ajoutez à votre modèle des fichiers,
des destinataires, des messages et des champs de signature, puis vous pouvez ajouter tout type de fichier
standard pris en charge.

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SOMMAI RE
À propos des modèles
Créer un modèle
Créez un modèle contenant des champs pré-remplis.
Copier un modèle
Rubriques connexes

Remarque : Votre accès à des modèles est contrôlé par vos autorisations utilisateur, telles que définies par
votre administrateur DocuSign. Si vous ne pouvez pas créer ou modifier, ou même utiliser des modèles,
consultez votre administrateur.

À propos des modèles


La principale différence entre la création d’enveloppes et de modèles se situe au niveau des rôles d’espace
réservé à votre liste de destinataires. Le rôle de l’espace réservé représente un destinataire dans les enveloppes
créées quand vous utilisez le modèle. Lorsque vous commencez une enveloppe en utilisant votre modèle, vous
remplissez les informations sur la personne concernée pour ce rôle. En règle générale, vous utilisez des rôles
d’espace réservé pour les destinataires plutôt que des personnes nommées, comme vous allez probablement
envoyer le modèle à des personnes différentes à chaque fois que vous l’utilisez.

Vous pouvez créer un modèle de toutes pièces ou copier un modèle existant et le modifier. Vous pouvez aussi
utiliser la fonctionnalité Enregistrer en tant que modèle pour créer un modèle de vos enveloppes existantes. Vous
pouvez enregistrer un modèle, peu importe le nombre d’informations qu’il contient. Vous pouvez l’enregistrer avec
juste un titre, un seul document, ou n’importe quel autre niveau d’exhaustivité.

Créer des modèles complets pour une productivité maximale


Avec un modèle complet, vous pouvez gagner encore plus de temps. Pour qu’un modèle soit complet, il doit
contenir au moins un exemplaire de tous les éléments suivants : fichier, destinataire et champ de destinataire.
Lorsque vous utilisez un modèle complet, vous pouvez renseigner simplement le nom de vos destinataires et leur
adresse e-mail ; si votre compte utilise des champs personnalisés d’enveloppes, vous pouvez aussi saisir leurs
valeurs.

Partager des modèles


Le partage d’un modèle permet à d’autres utilisateurs et groupes d’utilisateurs de votre compte d’accéder à ce
modèle et de l’utiliser pour envoyer des documents à signer. Tant que vous avez l’autorisation de partager des
modèles de votre compte DocuSign, vous pouvez partager tout modèle que vous créez. Consultez Partager des
modèles pour plus d’informations.

Limiter les modifications que les expéditeurs peuvent faire quand ils utilisent votre modèle
Il existe plusieurs moyens de limiter les modifications qui peuvent être faites quand un modèle est utilisé pour
envoyer une enveloppe. Ces restrictions sont utiles si vous souhaitez contrôler la façon dont votre modèle est
utilisé. Pour plus d’informations sur la façon de limiter la modifications, l’utilisation, les messages, la
personnalisation à votre marque et les champs, par les destinataires, consultez Limiter les modifications apportées
aux modèles et aux champs de modèles.

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Remarque : Pour en savoir plus sur les modèles DocuSign et les meilleures pratiques, consultez Création de
modèles avancés : Série Devenir un NIGO Ninja sur le marché de la connaissance DocuSign. Vous serez
invité à vous identifier en utilisant votre e-mail et mot de passe DocuSign pour accéder à ce contenu.

Pour créer un modèle


Cette procédure couvre tout ce qui concerne l’ajout ou la définition de votre modèle, mais toutes ces étapes sont
facultatives et vous pouvez choisir exactement la façon dont vous voulez configurer votre modèle. Vous pouvez
enregistrer un modèle quel que soit son niveau d’exhaustivité.

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1. Dans la page Modèles, cliquez sur NOUVEAU, puis sélectionnez Créer un modèle.

La vue de préparation apparaît, où vous pouvez ajouter des fichiers, des rôles de destinataire et des
messages.

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2. Saisissez un nom et une description pour votre modèle.


Ces entrées sont visibles uniquement sur le modèle et ne sont pas visibles par les signataires des enveloppes
générées à partir du modèle.

3. Ajouter des documents à votre modèle

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4. Pour ajouter des rôles de destinataires, procédez comme suit.


a) Définissez le rôle du destinataire dans le champ Rôle.

• Le rôle aide les utilisateurs du modèle à comprendre qui saisit en tant que destinataire, quand ils
utilisent le modèle pour envoyer un document. Exemple : Demandeur, Client, Représentant commercial
• Saisissez un rôle unique pour représenter chaque individu qui doit signer le document. Exemple :
Candidat 1 ; Candidat 2. Vous pouvez utiliser l’option d’ordre de signature si vous avez besoin
d’acheminer l’enveloppe au même rôle plus d’une fois.
• Pour pouvoir mettre en place des champs dans votre document, veuillez noter qu’alors que les rôles ne
sont pas requis, vous devez saisir un rôle de destinataire pour chaque personne qui traitera votre
document.
b) Sélectionnez l’action de signature pour le rôle du destinataire. Exemple : Doit signer
c) Pour ajouter des rôles de destinataires supplémentaires, cliquez sur AJOUTER UN DESTINATAIRE et
répétez les étapes a-b.

5. Pour ajouter des destinataires désignés, procédez comme suit :


a) Saisissez l’adresse e-mail et le nom de la personne.
b) Sélectionnez l’action de signature pour le destinataire.
c) (Facultatif) Saisissez un rôle pour le destinataire. La saisie du rôle est facultative mais est utile pour définir
la raison pour laquelle la personne signe le document. Exemple : Accord de vente
d) Pour ajouter des rôles de destinataires supplémentaires, cliquez sur AJOUTER UN DESTINATAIRE et
répétez les étapes a-c.

6. Pour définir un ordre d’acheminement de votre document ou ajouter une méthode d’authentification, suivez la
procédure régulière décrite dans Ajouter des destinataires.

7. Pour définir un message standard pour votre modèle ou pour ajouter des messages privés aux destinataires
individuels, suivez la procédure standard décrite dans Ajouter des messages.

8. Pour définir des options avancées, telles que des calendriers de rappel et d’expiration, ou pour ajouter un mot
de passe empêchant toute modification de votre modèle, sélectionnez OPTIONS AVANCÉES dans la barre de
menu située en haut de l’écran. Reportez-vous à Définir les options avancées pour plus d’informations.

9. Pour enregistrer votre modèle sans ajouter de champs, cliquez sur ACTIONS et sélectionnez ENREGISTRER
ET FERMER.

10. Pour définir les champs de signature de votre document, cliquez sur SUIVANT.

11. Pour ajouter des champs de signature pour chacun des destinataires de votre modèle, suivez la procédure
standard décrite dans Ajouter des champs aux documents.

12. (Facultatif) Si vous souhaitez pré-remplir des champs de document, suivez les étapes dans Créez un modèle
contenant des champs pré-remplis.

13. Pour terminer votre modèle, cliquez sur ENREGISTRER ET FERMER.


Votre modèle est enregistré et est prêt à être utilisé.

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Créez un modèle contenant des champs pré-remplis.


Lorsque vous créez un modèle pour des documents que vous envoyez fréquemment, vous pouvez ajouter des
champs pré-remplis pour gagner plus de temps. Bien qu’un responsable ou un administrateur crée en général des
modèles, n’importe quel utilisateur ayant l’autorisation de créer des modèles peut exécuter cette étape. Vous
devriez déjà savoir comment démarrer un nouveau modèle.

Remarque : Les comptes qui utilisent des signatures normatives ne prennent pas en charge les champs pré-
remplis.

1. Lorsque vous entrez dans la vue de préparation de votre modèle, sélectionnez l’onglet des Outils de pré-
remplissage sur la gauche.

2. Tirez les champs pré-remplis que vous souhaitez utiliser sur le document.

• Texte
• Case à cocher
• Radio

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3. (Facultatif) Pour exiger des expéditeurs qu’ils terminent un champ pré-rempli avant un envoi, sélectionnez le
champ. Puis dans l’écran Propriétés de champ qui s’ouvre sur la droite, sélectionnez Obligatoire.

4. (Facultatif) Si vous souhaitez définir des valeurs initiales pour des champs pré-remplis avant de sauvegarder le
modèle (comme le nom de votre département ou de votre division), faites-le à ce stade. Sélectionnez le champ,
entrez la valeur lui correspondant dans le panneau des Propriétés de champ sur la droite.

Remarque : Pour verrouiller les valeurs, sélectionnez Restreindre les changements dans l’écran
Propriétés du champ.

5. Poursuivez la préparation de votre modèle avec des champs pour les signataires.

6. Sélectionnez SAUVEGARDER ET FERMER pour sauvegarder le modèle.

Le modèle est alors sauvegardé, et tous les administrateurs du compte peuvent y accéder et l’utiliser. Si vous
souhaitez que d’autres personnes de votre organisation utilisent ce modèle, vous devez le partager. Ces
utilisateurs doivent avoir l’autorisation d’utiliser ces modèles. Consultez Profils d’autorisations pour plus de détails.

Pour copier un modèle

1. Accédez à la page Modèles.


La liste des modèles apparaît. Elle contient les modèles que vous avez enregistrés.

2. Localisez le modèle à copier en le recherchant dans la liste des modèles, en filtrant cette liste ou en la passant
simplement en revue.

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3. Cliquez sur le menu de modèle actions et sélectionnez Créer une copie.

La nouvelle copie du modèle s’ouvre pour que vous puissiez changer tous ses éléments, y compris le nom du
modèle et les champs fichiers, destinataires et les champs de destinataire.

4. Lorsque vous avez terminé toutes vos modifications, cliquez sur ENREGISTRER ET FERMER.

Rubriques connexes
• Vidéo démontrant comment créer un modèle
• Modifier un modèle
• Partager des modèles
• Utiliser un modèle
• Ajouter des champs de fusion à un modèle
• Mots de passe de modèles

Comment personnaliser les titres des enveloppes avec le nom ou l’e-mail d’un
destinataire
Quand vous utilisez un modèle pour envoyer des enveloppes, si vous utilisez le message de l’objet par défaut tel
quel, les enveloppes seront toutes intitulées de la même manière rendant difficile l’identité d’une enveloppe
particulière. Ceci peut être particulièrement problématique si vous utilisez la fonctionnalité d’envoi groupé pour
envoyer les mêmes documents à plusieurs personnes à la fois.
Pour personnaliser les titres de l’enveloppe pour chaque document envoyé à partir d’un modèle, utilisez les
champs Rôle du destinataire et Champs de fusion pour insérer automatiquement le nom ou l’adresse e-mail du
destinataire dans l’objet du message. L’objet du message devient à la fois l’objet du message de la notification par
e-mail et le nom de l’enveloppe comme indiqué dans votre compte. C’est une bonne solution pour un modèle avec
un seul destinataire.

SOMMAI RE
Comment ajouter des champs de fusion à l’objet d’un message modèle
Comment créer un modèle avec une liste d’envoi groupé et des champs de fusion
Ajouter des destinataires individuels en plus d’une liste groupée
Rubriques connexes

Pour ajouter des champs de fusion à l’objet d’un message modèle

1. Créez un nouveau modèle et ajoutez vos fichiers comme vous le faites d’habitude.

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2. Ajoutez un ou plusieurs destinataires, complétez le champ Rôle. Vous pouvez aussi saisir le nom et l’adresse
e-mail d’un destinataire, mais ce n’est pas obligatoire.

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3. Pour le Message à tous les destinataires, cliquez sur l’icône champ de fusion à la fin du champ de l’objet. La
liste déroulante contient les options pour insérer sur le modèle le nom et l’adresse e-mail pour chaque
destinataire.

Remarque : L’objet de l’e-mail est limité à 100 caractères. Pour insérer un champ de fusion, il doit rester
suffisamment de caractères. Si nécessaire, vous pouvez modifier l’objet de l’e-mail pour insérer un champ
de fusion.

4. Sélectionnez les champs de fusion à inclure dans l’objet du message.

5. Ajoutez des champs pour votre destinataire comme vous le faites d’habitude, puis enregistrez et fermez le
modèle.

6. Quand vous utilisez le modèle pour commencer une nouvelle enveloppe, l’objet du message et le titre de
l’enveloppe comprennent les informations du destinataire que vous avez spécifié.
Exemple – Insertion du nom du destinataire :

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Pour créer un modèle avec une liste d’envoi groupé et des champs de fusion
Si vous utilisez une liste d’envoi groupé sur un modèle, vous pouvez personnaliser chaque enveloppe générée
pour qu’elle inclut le nom ou l’adresse e-mail du destinataire dans l’objet. En ajoutant les champs de fusion à
l’objet du message, vous évitez de créer plusieurs enveloppes avec des titres identiques et vous pouvez facilement
distinguer les transactions les unes des autres.

Remarque : Cette rubrique concerne une version obsolète de l’envoi groupé (v1), dont la fin de vie est prévue
pour le 30 juin 2021. Pour plus d’informations sur notre fonctionnalité d’envoi groupé améliorée (v2), qui
prend en charge plusieurs destinataires, davantage de types de destinataires et de champs personnalisés
d’enveloppe, consultez Envoi groupé à plusieurs destinataires. Vous pouvez également trouver des
informations sur le passage de l’envoi groupé v1 à v2 dans Comment passer à l’envoi groupé v2.

Un modèle peut inclure un destinataire de liste groupée. Ajout des champs de fusion à un modèle avec une liste
groupée de destinataires est recommandé pour personnaliser les enveloppes générées à partir du modèle. De
plus, si vous souhaitez inclure une authentification pour les destinataires de la liste groupée, faites-le dans le
fichier CSV de la liste de destinataires groupés à l’aide des colonnes identité et PhoneNumber ; n’ajoutez pas
d’authentification séparément dans la section Destinataires.

1. Créez un nouveau modèle et ajoutez vos documents comme vous le faites d’habitude.

2. Dans la section Ajouter des destinataires, cliquez sur IMPORTER UNE LISTE GROUPÉE.

3. Sélectionnez une liste d’envoi groupé préparée et terminez l’importation.

Conseil : Si vous ne disposez pas d’une liste de destinataires, vous pouvez charger une liste factice
configurée avec les colonnes appropriées et un destinataire factice. Lorsque vous utilisez le modèle, vous
pouvez remplacer la liste factice avec une liste contenant les données des vrais destinataires que vous
souhaitez utiliser.

4. Remplissez le champ Rôle.


Exemple – liste d’envoi groupé avec un destinataire et un rôle factice = « Demandeur » :

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5. Pour le Message à tous les destinataires, cliquez sur l’icône champ de fusion à la fin du champ de l’objet. La
liste déroulante contient les options pour insérer sur le modèle le nom et l’adresse e-mail pour chaque
destinataire.

6. Sélectionnez les champs de fusion à inclure dans l’objet du message.

7. Ajoutez des champs pour les destinataires de votre liste groupée comme vous le faites d’habitude, puis
enregistrez et fermez le modèle.

8. Quand vous utilisez le modèle pour commencer une nouvelle enveloppe, vous pouvez remplacer ou modifier la
liste d’envoi groupé.

Ajouter des destinataires individuels en plus d’une liste groupée


Vous pouvez ajouter des destinataires individuels en plus de la liste, mais sachez que les destinataires individuels
recevront une copie distincte de l’enveloppe pour chaque destinataire de liste groupée. Et donc si votre liste
groupée contient 20 destinataires et que vous ajoutez un destinataire individuel comme indiqué ci-dessous,
l’individu (Melanie E. Deschutes) est ajouté à chaque enveloppe envoyée aux destinataires de la liste groupée.
Melanie recevra 20 enveloppes distinctes à consulter et à signer. Chaque destinataire de liste en vrac recevra sa
propre enveloppe à consulter et à signer.

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Rubriques connexes
Pour plus d’informations sur des sujets liés à cette rubrique d’aide, consultez les sections suivantes :

• Créer des modèles. Comment créer des modèles.


• Utiliser des modèles. Comment utiliser un modèle pour commencer une nouvelle enveloppe.
• Utiliser l’envoi groupé. Vue d’ensemble de la fonctionnalité d’envoi groupé.
• Envoyer des documents à l’aide d’un envoi groupé. Ajouter une liste groupée de destinataires à une enveloppe.

Ajouter, changer ou supprimer un mot de passe de modèle


Les mots de passe de modèles protègent contre les modifications. Vous pouvez définir un mot de passe sur tout
modèle que vous créez. Si le modèle est partagé avec d’autres utilisateurs qui ont les autorisations nécessaires
pour modifier le modèle partagé (créer un modèle ou partager), ils doivent d’abord fournir le mot de passe. De
cette manière, vous pouvez partager des modèles sans avoir à vous préoccuper d’une éventuelle modification. Si
vous souhaitez autoriser un autre utilisateur à modifier votre modèle, vous pouvez lui fournir le mot de passe.

Remarque : Les administrateurs de compte n’ont pas besoin de fournir de mots de passe sur les modèles
protégés. Ils peuvent modifier tous les modèles créés dans le compte.

Lorsque vous téléchargez un modèle, le mot de passe est supprimé de la copie téléchargée. Vous pouvez fournir
le modèle téléchargé à d’autres personnes sans avoir à indiquer les détails du mot de passe.

SOMMA IR E
Ajouter un mot de passe
Modifier ou retirer un mot de passe

Ajouter un mot de passe à un modèle


Protégez vos modèles partagés contre toute modification en ajoutant un mot de passe.

1. Commencez par créer un nouveau modèle (en suivant les indications de la section Créer des modèles) ou par
modifier un modèle existant (reportez-vous aux instructions de la section Modifier des modèles).

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2. Dans Ajouter documents et Destinataires, sélectionnez Options avancées.

3. Dans la boîte de dialogue Options avancées, dans la section Mot de passe , saisissez un mot de passe, puis
ressaisissez-le afin de le confirmer.
Les mots de passe des modèles sont limités à 15 caractères.

4. Cliquez sur ENREGISTRER.


Votre mot de passe est ajouté au modèle.

5. Terminez la création ou la modification de votre modèle, puis enregistrez-le et fermez-le.


Une icône en forme de clé sur la vue Détails du modèle indique qu’un mot de passe est actif sur le modèle.

Si le modèle est partagé avec d’autres utilisateurs, ces derniers doivent fournir le mot de passe pour modifier
le modèle partagé. Notez que les administrateurs ne sont pas tenus d’entrer des mots de passe et qu’ils
peuvent modifier n’importe quel modèle dans les comptes.

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Pour modifier ou supprimer un mot de passe de modèle


Les mots de passe des modèles sont cryptés. Si vous oubliez le mot de passe que vous avez ajouté à un modèle,
vous pouvez facilement le retirer ou en saisir un nouveau.

Seul le créateur du modèle ou un administrateur de compte peut modifier ou retirer un mot de passe.

1. Commencez par modifier votre modèle (suivez les indications de la section Modifier les modèles).

2. Dans la vue de préparation du modèle, dans la section Options avancées, cliquez sur le lien Modifier .

3. Dans la section Mot de passe, cliquez sur Réinitialiser.

Des champs de mot de passe vides s’affichent.

4. Procédez de l’une des manières suivantes :

• Pour saisir un nouveau mot de passe, remplissez les champs de mot de passe.
• Pour enlever un mot de passe, laissez les champs vides.

5. Cliquez sur ENREGISTRER.

6. Enregistrez et fermez le modèle.

Limiter les modifications apportées aux modèles et aux champs de modèles


Pour les modèles que vous créez, vous pouvez limiter les modifications qui peuvent être faites quand un modèle
est utilisé pour envoyer une enveloppe. Ces restrictions sont utiles si vous souhaitez contrôler la façon dont votre
modèle est utilisé. Ce guide décrit les options et les étapes pour limiter les changements sur votre modèle
concernant les paramètres généraux du modèle, les détails et les paramètres de destinataires et les champs de
modèle.

Remarque : Si vous partagez un modèle avec d’autres utilisateurs du compte, ils peuvent être en mesure de
modifier votre modèle, y compris la modification des paramètres de modification ou d’autorisation. Vous
pouvez empêcher les autres utilisateurs de modifier votre modèle partagé en définissant un mot de passe.
Ensuite, si le modèle est partagé avec d’autres utilisateurs, ces derniers doivent fournir le mot de passe pour
pouvoir modifier le modèle partagé.

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SOMMAI RE
Paramètres de modification des modèles
Paramètres d’utilisation des modèles
Paramètres de modification des destinataires
Propriétés du champ Autorisations de l’expéditeur

Paramètres de modification des modèles


Via les options avancées de modèles, vous pouvez limiter les modifications aux destinataires, aux messages et à
la personnalisation à votre marque. Ces paramètres de modifications et leurs effets lorsque le modèle est utilisé
ou appliqué à un document, sont comme suit :

• Ne pas autoriser les expéditeurs à modifier, ajouter ou enlever des destinataires.

Les informations de destinataire complétées ne peuvent être modifiées et les destinataires ne peuvent être
supprimés ou ajoutés à l’enveloppe. Si des informations sur le destinataire sont manquantes, comme quand le
rôle est fourni mais que le nom et l’adresse e-mail sont encore nécessaires pour envoyer l’enveloppe, ou qu’un
numéro de téléphone pour l’authentification téléphonique est laissé vide, l’expéditeur peut compléter tous les
champs restants.
• Ne pas autoriser les expéditeurs à modifier l’objet, l’e-mail ou les messages privés.

Protège le message électronique envoyé à tous les destinataires ou tout message privé destiné à des
destinataires individuels. Tout ce que vous saisissez dans ces zones sur le modèle est reporté sur tous les
documents créés à partir du modèle. Si vous laissez l’une de ces zones vides, elles le resteront dans tous les
documents du modèle.
• Ne pas autoriser les expéditeurs à modifier la marque

Protège le paramètre de la marque que vous avez sélectionnée pour votre modèle. Toutes les enveloppes
envoyées à partir du modèle utiliseront la marque spécifiée pour les notification par e-mail et l’expérience de
signature.

Pour spécifier les paramètres de modification de modèles

1. À partir de la vue de préparation du modèle (soit sur un nouveau modèle que vous créez soit lors de la
modification d’un modèle existant), sélectionnez OPTIONS AVANCÉES.

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2. Dans la section Modification du modèle, sélectionnez les cases à cocher des restrictions spécifiques que
vous souhaitez appliquer au modèle :

• Ne pas autoriser les expéditeurs à modifier, ajouter ou enlever des destinataires.


• Ne pas autoriser les expéditeurs à modifier l’objet, l’e-mail ou les messages privés.
• Ne pas autoriser les expéditeurs à modifier la marque

3. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer les modifications à vos options avancées.

4. Pour terminer la modification de votre modèle, cliquez sur Enregistrer et Fermer.

Options d’utilisation des modèles


Via les options de paramètres avancés de modèles, vous pouvez contrôler la façon dont un modèle est utilisé.
L’option d’utilisation du modèle sélectionnée s’applique uniquement lorsque le modèle est utilisé à partir de la
page Modèles ; Elle ne s’applique pas si le modèle est appliqué à un document ou ajouté à une enveloppe en
cours.

Les sélections pour l’option d’utilisation du modèle sont les suivantes :

• Envoi rapide avec option d’édition avancée

Si le modèle contient au moins un document, un destinataire, ou un champ de destinataire, et quand le modèle


est utilisé, l’expéditeur voit la vue d’envoi rapide. Dans cette vue, il remplit simplement les informations relatives
au destinataire et à l’enveloppe. Il peut éventuellement sélectionner l’option Modification avancée et utiliser le

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mode d’édition complet de l’enveloppe. Si le modèle est incomplet, l’expéditeur va directement dans le mode
d’édition complet de l’enveloppe. Il s’agit du paramètre par défaut.

Pourquoi utiliser cette option ? Elle donne un contrôle total à l’expéditeur sur la façon dont il souhaite
compléter l’enveloppe générée à partir du modèle.
• Envoi rapide seulement

Lorsque le modèle est utilisé, l’expéditeur remplit simplement les informations concernant le destinataire et
l’enveloppe, puis envoie ; aucune modification supplémentaire de la liste des destinataires, des documents ou
des champs de destinataire n’est permise. Ce paramètre exige que le modèle comporte au moins un
document, un destinataire et un champ destinataire.

Pourquoi utiliser cette option ? Empêche les expéditeurs d’utiliser le modèle tel quel, sans aucune option pour
changer de destinataire, de document ou les détails d’un champ.
• Option d’édition seulement

Lorsque le modèle est utilisé, l’expéditeur complète, à l’aide du mode de modification complète d’enveloppes,
les informations concernant le destinataire et l’enveloppe. Cet expéditeur peut faire toute modification
autorisée, y compris de pré-remplir les champs de destinataire.

Pourquoi utiliser cette option ? Les expéditeurs doivent vérifier toutes les informations relatives à l’enveloppe et
au document. Si les expéditeurs doivent remplir les champs avant d’envoyer l’enveloppe ou modifier les
destinataires ou les documents, utilisez cette option.

Pour spécifier l’option d’utilisation du modèle

1. À partir de la vue de préparation du modèle (soit sur un nouveau modèle que vous créez ou lors de la
modification d’un modèle existant), sélectionnez le lien Modifier à coté de la section Options avancées.

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2. Dans la section Utilisation du modèle, sélectionnez le bouton radio de l’option d’utilisation spécifique que
vous souhaitez appliquer au modèle :

• Envoi rapide avec option d’édition avancée (par défaut)


• Envoi rapide seulement
• Option d’édition seulement

3. Cliquez sur Enregistrer.

4. Pour terminer la modification de votre modèle, cliquez sur Enregistrer et Fermer.

Paramètres de modification des destinataires


Grâce aux paramètres avancés du destinataire, vous pouvez limiter les modifications que les expéditeurs peuvent
faire aux destinataires individuels sur votre modèle. Si votre modèle inclut des destinataires gestionnaires, c’est-à-
dire des destinataires avec l’action « Autorise à modifier », « Spécifie les destinataires » ou « Met à jour les
destinataires », des options permettent de limiter les modifications qu’ils peuvent apporter aux destinataires. Pour
plus d’informations sur les destinataires gestionnaires, consultez ce guide d’aide.

Limites pour les expéditeurs


Pour les expéditeurs qui utilisent votre modèle, les paramètres et leurs effets quand le modèle est utilisé ou
appliqué à un document, sont comme suit :

• Ne pas autoriser les expéditeurs à modifier le destinataire

Les coordonnées dûment remplies pour le destinataire sélectionné ne sont pas modifiables. Si des
informations sur le destinataire sont manquantes, comme quand le rôle est fourni mais que le nom et l’adresse
e-mail sont encore nécessaires pour envoyer l’enveloppe, l’expéditeur peut remplir tous les champs restants.

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• Ne pas autoriser les expéditeurs à supprimer le destinataire

Le destinataire sélectionné ne peut être supprimé. Ce paramètre garantit que le destinataire est inclus sur
toutes les enveloppes envoyées à partir du modèle.

Limites pour les destinataires gestionnaires


Concernant les destinataires gestionnaires, les paramètres et leurs effets lorsqu’une enveloppe leur est envoyée
sont les suivants :

• Verrouiller le nom

Le nom du destinataire n’est pas modifiable par le destinataire gestionnaire. Si le nom n’a pas été fourni, soit
directement sur le modèle ou soit rempli par l’expéditeur, alors le destinataire gestionnaire peut le saisir.
• Verrouiller l’e-mail

L’e-mail du destinataire n’est pas modifiable par le destinataire gestionnaire. Si l’e-mail n’a pas été fourni, soit
directement sur le modèle ou soit rempli par l’expéditeur, alors le destinataire gestionnaire peut le saisir.

Pour spécifier les paramètres de modification de destinataires

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1. Dans la vue de préparation du modèle (sur un nouveau modèle que vous créez ou lors de la modification d’un
modèle existant), sur un rang de destinataire, sélectionnez PERSONNALISER, puis sélectionnez Paramètres
avancés.

2. Dans le volet Paramètres avancés, sélectionnez les cases à cocher pour les paramètres de modifications
spécifiques que vous souhaitez appliquer au destinataire :

• Ne pas autoriser les expéditeurs à modifier le destinataire


• Ne pas autoriser les expéditeurs à supprimer le destinataire

3. Si votre enveloppe inclut des destinataires gestionnaires (un destinataire avec l’action « Autorise à modifier »,
« Spécifie les destinataires » ou « Met à jour les destinataires »), vous pouvez choisir de verrouiller, dans le
panneau des paramètres avancés, le nom ou l’adresse e-mail de tous les destinataires gestionnaires.

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4. Cliquez sur Terminer.


Le volet s’affaisse et montre que les paramètres sont bien sélectionnés.

Propriétés du champ Autorisations de l’expéditeur


Vous pouvez protéger les champs que vous ajoutez à votre modèle d’être modifiés ou supprimés. Lorsque le
modèle est utilisé, selon les propriétés de permission que vous définissez, l’expéditeur ne peut pas modifier ou
supprimer les champs protégés. Les paramètres de propriété de l’autorisation de l’expéditeur sont comme suit :

• Restreindre les modifications

Ce paramètre garantit que le champ sera présent sur toutes les enveloppes créées avec le modèle, exactement
comme s’il avait été configuré sur le modèle. Pour tous les types de champs, l’expéditeur ne peut pas
supprimer le champ, ou changer le destinataire ou modifier l’emplacement, la taille, l’étiquette de données, la
logique conditionnelle ou tout autre paramètre de propriété de champ.
Pour les champs texte, case à cocher et bouton radio, l’expéditeur peut saisir du texte et faire ses sélections.
Pour les champs d’annotation, l’expéditeur peut saisir le texte de l’annotation. Cependant, puisque la taille du
champ annotation est fixe, seul le texte qui rentre dans le champ est inclus et visible pour le destinataire.
• Obligatoire

Ce paramètre garantit que le champ sera présent sur toutes les enveloppes créées avec le modèle.
L’expéditeur ne peut pas supprimer un champ obligatoire. Il peut cependant faire d’autres changements sur le
champ, telles que le déplacement, le redimensionnement ou le paramètre de toute autre propriété du champ.

Pour spécifier les paramètres d’autorisation de l’expéditeur pour un champ

1. À partir de la vue Ajouter des champs (soit sur un nouveau modèle que vous créez ou lors de la modification
d’un modèle existant), disposez le champ sur le document.

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2. Dans le panneau de propriétés sur la droite, développez la section Autorisations de l’expéditeur :

3. Sélectionnez les paramètres d’autorisation que vous souhaitez appliquer lorsque les expéditeurs utilisent le
modèle :

• Restreindre les modifications – l’expéditeur ne peut pas modifier toute propriété du champ ou supprimer
le champ
• Obligatoire – l’expéditeur ne peut pas supprimer le champ

4. Enregistrez et fermez le modèle.

Télécharger un modèle de Document


Vous pouvez télécharger les documents depuis tout modèle auquel vous avez accès. Lorsque vous téléchargez
des documents modèles, les fichiers sont au format PDF, indépendamment du format du document original au
moment où ils ont été ajoutés au modèle. Le nom du fichier téléchargé par défaut est le nom du document utilisé
dans le modèle.

SOMMAI RE
Télécharger un document à partir d’un modèle
Télécharger les pages individuelles à partir d’un modèle
Rubriques connexes

Remarque : Votre accès à des modèles est contrôlé par vos autorisations utilisateur, telles que définies par
votre administrateur DocuSign. Si vous ne pouvez pas créer ou modifier, ou même utiliser des modèles,
consultez votre administrateur.

Pour télécharger un document à partir d’un modèle


Vous pouvez télécharger les fichiers PDF des documents d’un modèle.

1. Accédez à la page MODÈLES.

2. Repérez le modèle que vous voulez télécharger via la fonction de recherche ou de filtrage, ou en parcourant la
liste des modèles.

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3. Cliquez sur le nom du modèle pour le sélectionner et ouvrir la vue Détails du modèle.

4. Dans le panneau des documents à droite, cliquez sur l’image de la vignette pour lancer le téléchargement du
document. Vous devrez peut-être d’abord développer la section du document pour afficher les vignettes des
pages.

Les paramètres de votre navigateur déterminent si le fichier s’ouvre dans une fenêtre de navigateur ou s’il est
téléchargé automatiquement.

5. Si votre document s’ouvre dans une fenêtre de navigateur, utilisez les commandes du navigateur en haut de la
fenêtre pour télécharger ou imprimer votre document PDF.

Pour télécharger dans un modèle les pages individuelles d’un document


Vous pouvez télécharger des images en pleine résolution de n’importe quelle page unique de n’importe quel
document d’un modèle auquel vous avez accès. Les pages sont téléchargées sous forme de fichiers PNG. Vous
pouvez imprimer ou enregistrer le fichier PNG au format PDF ou autre format, si nécessaire.

1. À partir de la page MODÈLES, repérez le modèle contenant le document à partir duquel vous voulez
télécharger une ou plusieurs pages en pleine résolution.

2. Cliquez sur le nom du modèle pour ouvrir la vue Détails.

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3. Dans le panneau de document sur la droite, repérez la page que vous souhaitez télécharger et cliquez sur
l’icône de téléchargement.

4. La page sélectionnée s’ouvre dans une nouvelle fenêtre de navigateur. Vous pouvez utiliser les commandes du
navigateur pour imprimer la page au format PDF, ou vous pouvez faire un clic droit puis enregistrer l’image.

Rubriques connexes
• Télécharger et charger des modèles. Télécharger un modèle complet pour le déplacer vers un autre compte.
• Télécharger des documents à partir d’une enveloppe. Télécharger ou imprimer un ou tous les documents de
toute enveloppe dans votre compte.
• Modifier les modèles. Modifier n’importe quel modèle que vous avez précédemment créé et enregistré. Si vous
avez accès aux modèles partagés avec vous par d’autres utilisateurs, vous pouvez également les modifier.

Modifier les modèles


Vous pouvez modifier n’importe quel modèle que vous avez précédemment créé et enregistré. Si vous avez accès
aux modèles partagés avec vous par d’autres utilisateurs, vous pouvez également les modifier.

Remarque : Votre accès à des modèles est contrôlé par vos autorisations utilisateur, telles que définies par
votre administrateur DocuSign. Si vous ne pouvez pas créer ou modifier, ou même utiliser des modèles,
consultez votre administrateur.

SOMMAI RE
Modifier un modèle
Annuler des modifications faites lors de l’édition
Historique du modèle
Mots de passe de modèles
Modèles avec PowerForms

Pour modifier un modèle

1. Accédez à la page Modèles.

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2. Repérez le modèle que vous voulez modifier via la fonction de recherche ou de filtrage, ou en parcourant la
liste des modèles.

3. Cliquez sur le menu actions du modèle et sélectionnez Modifier.


Si vous ne voyez pas l’option Modifier, renseignez-vous auprès de votre administrateur DocuSign au sujet de
vos autorisations d’utilisateur pour les modèles.

4. Si le modèle est protégé par un mot de passe et si vous n’en êtes pas l’auteur, saisissez le mot de passe dans
la boîte de dialogue Saisir le mot de passe et cliquez sur ENVOYER.
Le modèle sélectionné s’ouvre dans la vue Préparer le modèle.

5. Modifiez le modèle. Vous pouvez modifier tous les aspects du modèle, y compris son nom, les fichiers, les
destinataires et les champs associés aux destinataires.

Pour annuler les modifications tout en modifiant un modèle


Lors de la modification d’un modèle, si vous décidez finalement de ne pas enregistrer ces modifications, vous
pouvez les annuler et conserver la version d’origine du modèle.

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1. À tout moment lors de la modification de votre modèle, cliquez sur ACTIONS et sélectionnez ABANDONNER
LES MODIFICATIONS.

2. Cliquez sur Abandonner pour confirmer votre action.


Vos modifications sont supprimées et votre modèle est rétabli dans son état d’origine.

Historique du modèle
L’historique du modèle enregistre les détails du modèle, y compris l’identité du modèle, le propriétaire, la liste des
documents, et plus encore. L’historique d’activité indique quand le modèle a été créé (date) et chaque fois qu’il a
été édité (utilisateur).

Pour afficher l’historique d’un modèle

1. Accédez à la page Modèles.

2. Repérez le modèle que vous voulez modifier via la fonction de recherche ou de filtrage, ou en parcourant la
liste des modèles.

3. Cliquez sur le nom du modèle pour le sélectionner et ouvrir la vue Détails du modèle.

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4. Cliquez sur le menu PLUS et sélectionnez Historique.

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5. L’historique du modèle s’affiche dans une fenêtre.

Mots de passe de modèles


Si les modèles partagés avec vous sont protégés par mot de passe, vous aurez besoin de ce mot de passe pour
modifier les modèles. Les mots de passe sont définis par l’auteur du modèle. En savoir plus…
Si vous êtes administrateur de compte, vous n’avez pas besoin de fournir de mot de passe pour modifier les
modèles créés par les utilisateurs de votre compte.

Modèles avec PowerForms


Si le modèle que vous voulez modifier a des PowerForms, alors les modifications que vous apportez au modèle
n’affecteront pas les PowerForms.

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Si vous supprimez un modèle avec des PowerForms, tous les PowerForms associés seront aussi supprimés,
tandis que toutes les enveloppes complétées à l’aide du PowerForm restent dans le compte de l’expéditeur du
PowerForm.

Supprimer des modèles


Vous pouvez supprimer n’importe quel modèle qui vous appartient. Quand vous supprimez un modèle, il reste
dans la corbeille des Supprimés pendant 24 heures, après quoi il est définitivement retiré du système. Une fois
retiré, un modèle ne peut plus être restauré.

Si vous êtes un administrateur d’un compte, vous pouvez supprimer n’importe quel modèle appartenant à
n’importe quel utilisateur du compte.

SOM MAI RE
Supprimer un modèle qui vous appartient
Supprimer des modèles (pour les administrateurs)
Suppression d’un modèle avec un PowerForm associé
Rubriques connexes

Pour supprimer un modèle qui vous appartient


Vous pouvez supprimer n’importe quel modèle qui vous appartient. Les modèles supprimés sont déplacés vers
votre corbeille pour une courte période, après quoi ils sont définitivement retirés du système DocuSign et ne
peuvent plus être restaurés.

1. Accédez à la page Modèles.

2. Sélectionnez la collection Mes modèles et repérez le modèle que vous souhaitez modifier en recherchant, en
filtrant ou en parcourant simplement la liste des modèles.

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3. Cliquez sur le menu actions du modèle et sélectionnez Supprimer.

4. Confirmez votre action en cliquant SUPPRIMER dans la boîte de dialogue de confirmation.

5. Le modèle est déplacé vers votre corbeille. Il y restera pour 24 heures après quoi il est définitivement retiré du
système DocuSign et ne peut plus être récupéré.

Suppression des modèles (pour les administrateurs)


Si vous êtes administrateur, vous avez accès à tous les modèles créés sur votre compte et vous pouvez les
supprimer.

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Pour supprimer des modèles appartenant à toute personne sur votre compte

1. Accédez à la page Modèles.

2. Repérez le modèle que vous voulez modifier via la fonction de recherche ou de filtrage, ou en parcourant la
liste des modèles.

3. Sélectionnez un ou plusieurs modèles à supprimer en cochant les cases prévues à cet effet.

4. Cliquez sur PLUS, puis sélectionnez Supprimer.

5. Confirmez votre action en cliquant SUPPRIMER dans la boîte de dialogue de confirmation.


Les modèles sont déplacés vers votre corbeille. Les éléments supprimés y restent pour 24 heures après quoi
ils sont définitivement retirés du système DocuSign et ne peuvent plus être récupérés.

Suppression d’un modèle avec un PowerForm associé


Lorsque vous supprimez un modèle, s’il a un PowerForm associé, ce formulaire est également supprimé.

Si quelqu’un essaie d’accéder au formulaire via l’URL du PowerForm, il obtient une erreur indiquant que le
formulaire n’est plus disponible.

Avant de supprimer un modèle associé à un PowerForm, assurez-vous de bien vérifier si l’URL du Powerform n’est
pas activement diffusée. Par exemple, si vous avez intégré l’URL sur votre site internet ou inclus l’URL du lien dans
une liste de distribution par e-mail, assurez-vous de la retirer de ces points de distribution avant de supprimer le
modèle.

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Rubriques connexes
• Modifier les modèles. Comment modifier un modèle auquel vous avez accès.
• Repérer des modèles. Des détails sur les différentes façons pour repérer des modèles, y compris la recherche,
les filtres ou en parcourant les dossiers contenant les modèles.
• Transférer des enveloppes et des modèles. Un guide pour les administrateurs de compte avec des explications
sur la façon de transférer des enveloppes et des modèles à partir de vue DocuSign eSignature Admin.

Repérer des modèles


La page Modèles vous donne accès à tous les modèles que vous possédez ou qui sont partagés avec vous. Il
existe différentes façons pour repérer des modèles, y compris la recherche, les filtres ou en parcourant les
dossiers contenant les modèles. Cette rubrique explique comment utiliser ces méthodes pour repérer un modèle.

SOMMAI RE
Collections de modèles
Pour rechercher un modèle
Exemple de recherches
Rubriques connexes

Collections de modèles
La page Modèles comprend un ensemble de collections pour organiser automatiquement les modèles auxquels
vous pouvez accéder. Ces collections sont les suivantes :

• Mes modèles – contient tous les modèles que vous avez créés ou qui ont été transférés pour devenir votre
propriété.
• Partagé avec moi – contient tous les modèles qui sont partagés avec vous, soit directement, soit via un
dossier partagé. Si vous êtes un administrateur de compte, Partagé avec moi inclura tous les modèles sur le
compte que vous ne possédez pas.

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• Tous les modèles – contient tous les modèles auxquels vous avez accès. Cette collection comprend vos
propres modèles et ceux qui sont partagés avec vous.
• Favoris – contient tous les modèles que vous marquez comme favoris. Vous pouvez avoir jusqu’à 50 modèles
favoris.
• Supprimé – contient tous les modèles que vous avez récemment supprimés.

Pour rechercher un modèle


Vous pouvez rechercher des modèles par nom du modèle, nom du propriétaire et par nom ou e-mail du
destinataire. Vous pouvez appliquer un filtre de période pour affiner vos résultats de recherche pour une période
donnée.

1. À partir de la page Modèles, sélectionnez la collection dans laquelle vous souhaitez rechercher, par exemple
« Tous les modèles » ou tout autre dossier de modèles dans votre compte.

2. Cliquez dans la boite de recherche pour afficher votre recherche et ses options de filtrage.

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3. Saisissez vos termes de recherche et utilisez ensuite la liste déroulante Sélectionner le champ pour choisir
quels champs de modèle rechercher :

4. Ajuster la période si désiré. Par défaut, la plage est définie en « Tous », mais vous pouvez sélectionner des
plages plus courtes pour affiner votre recherche.

5. Cliquez sur APPLIQUER.


Votre liste des modèles est mise à jour pour afficher tous les résultats correspondants. La colonne Dossiers
vous montre où un modèle se trouve, par exemple « Mes modèles » ou autre nom de dossier.

Remarque : Les critères de recherche et de filtre persistent jusqu’à ce que vous les changiez ou les
fassiez disparaître. Donc, si vous naviguez vers d’autres dossiers, ou allez à une page différente dans
DocuSign et que vous reveniez aux modèles plus tard, les critères continuent à s’appliquer.

Exemple de recherches
Voici quelques exemples sur comment vous pouvez utiliser la recherche de modèle pour repérer des modèles
dans votre compte.

Rechercher un de vos modèles par nom de modèle


Sélectionnez le dossier Mes modèles et saisissez « clause » dans le champ de recherche. Les résultats incluent
une colonne Dossiers vous indiquant où le modèle se trouve, par exemple « Mes modèles » ou autre nom de
dossier spécifique.

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Rechercher un modèle que quelqu’un partage avec vous


Sélectionnez le dossier Partagé avec moi ou n’importe quel dossier partagé. Sélectionnez le champ Nom et e-
mail du propriétaire et saisissez toute portion du nom du propriétaire.

Rechercher par e-mail du destinataire


Trouvez tous les modèles que vous possédez et qui ont un destinataire avec une adresse e-mail spécifique.
Sélectionnez votre dossier Mes modèles et saisissez « archives@dsxtr.com » dans le champ Rechercher et
sélectionner le champ Nom et e-mail du destinataire pour rechercher :

Rechercher tous les modèles par nom de modèle


Sélectionnez le dossier Tous les modèles et saisissez « conférence » dans le champ de recherche. Le dossier
« Tous les modèles » offre un moyen pratique de chercher à travers tous les modèles auxquels vous avez accès.

Les résultats incluent une colonne Dossiers vous indiquant où chaque modèle est situé, par exemple « Mes
modèles » ou un nom de dossier spécifique. Si la colonne Dossiers est vide et que vous n’êtes pas le propriétaire

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du modèle, alors le modèle est celui qui a été partagé directement avec vous et qui se trouve dans le dossier
Partagé avec moi.

Rubriques connexes
• Dossiers de modèles. Organisez vos modèles en créant des dossiers.
• Partager des modèles. Comment partager des modèles avec les autres utilisateurs du compte.
• Utiliser des modèles partagés. Comment utiliser des modèles partagés avec vous.

Partager des modèles


Le partage d’un modèle permet à d’autres utilisateurs et groupes d’utilisateurs de votre compte d’accéder à ce
modèle et de l’utiliser pour envoyer des documents à signer. Tant que vous avez l’autorisation de partager des
modèles de votre compte DocuSign, vous pouvez partager tout modèle que vous créez, et vous pouvez modifier
les paramètres de partage pour tout modèle partagé avec vous.

Important : Les autorisations dont vous bénéficiez sur les modèles sont définies par l’administrateur
DocuSign. Une autorisation doit être définie sur Partage pour que vous puissiez partager des modèles. Pour
plus d’informations sur la configuration des autorisations utilisateurs, consultez Profils d’autorisations.

Deux façons de partager des modèles


Vous pouvez partager vos modèles de deux façons :

• Partager un modèle directement avec certains utilisateurs et groupes.


• Partager un modèle en l’ajoutant à un dossier de modèles partagés.

SOMMA IR E
Protéger vos modèles partagés
Partager un modèle avec un utilisateur ou un groupe
Dossiers des modèles partagés
Partager un modèle en l’ajoutant à un dossier de modèles partagés
Retirer un modèle d’un dossier partagé
Rubriques connexes

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Protéger vos modèles partagés


Quand vous partagez un modèle, vous donnez aux utilisateurs ou groupes sélectionnés le droit de modifier le
modèle, à condition que les utilisateurs possèdent bien les autorisations nécessaires (partage ou création de
modèle). Pour protéger un modèle partagé, vous pouvez définir un mot de passe ou verrouiller des régions du
modèle. Pour protéger un modèle partagé, vous pouvez définir un mot de passe ou verrouiller des régions du
modèle.

• Définir un mot de passe. Vous pouvez empêcher les autres utilisateurs de modifier votre modèle partagé en
définissant un mot de passe. Ensuite, si le modèle est partagé avec d’autres utilisateurs, ces derniers doivent
fournir le mot de passe pour pouvoir modifier le modèle partagé.

Les administrateurs de votre compte ont accès à tous les modèles créés dans le compte. Ils peuvent modifier
ces modèles et les paramètres de partage, quel que soit le paramètre de mot de passe. En revanche, ils ne
peuvent pas supprimer les modèles créés par d’autres utilisateurs. (Un modèle ne peut être supprimé que par
son créateur.)
• Verrouiller des éléments de modèles. Vous pouvez aussi appliquer des paramètres pour limiter les types de
changements qui peuvent être faits quand le modèle est utilisé pour envoyer une enveloppe. Vous pouvez
contrôler la façon dont le modèle est utilisé en verrouillant les coordonnées de destinataires, les modifications
aux informations de destinataire, au message à tous les destinataires, aux messages privés à des destinataires
particuliers et à la marque.

Pour partager un modèle avec un utilisateur ou un groupe

1. Accédez à la page Modèles.

2. Repérez le modèle que vous voulez partager via la fonction de recherche ou de filtrage, ou en parcourant votre
liste Mes modèles.

3. Cochez la case du modèle pour le sélectionner. Vous pouvez sélectionner plusieurs modèles pour tous les
partager d’un coup.

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4. Cliquez sur PLUS et sélectionnez Partager avec les utilisateurs.

La boîte de dialogue Partage qui s’ouvre vous permet de sélectionner les utilisateurs et les groupes avec
lesquels vous partagez votre modèle.

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5. Faites vos sélections de partage utilisateurs et de groupe – la fonction de recherche renvoie les résultats pour
l’onglet sélectionné :

• UTILISATEURS – répertorie tous les utilisateurs de votre compte.


• GROUPES – répertorie tous les groupes définis dans votre compte. Les groupes sont classés uniquement
par nom ; les membres du groupe ne sont pas affichés. La liste comprend les groupes standard de compte,
Administrateurs et Tout le monde. Par défaut, tous les modèles sont partagés avec le groupe
Administrateurs et cela ne peut pas être modifié. Outre les groupes standard, votre administrateur DocuSign
peut définir des groupes personnalisés de compte d’utilisateurs et peut fournir de plus amples détails. En
savoir plus…

Conseil : Pour partager facilement votre modèle avec tout le monde dans votre compte, dans l’onglet
GROUPES , sélectionnez Tout le monde.

• SÉLECTIONNÉ – tous les utilisateurs et les groupes qui sont sélectionnés pour le partage. Utilisez cet
onglet pour vérifier vos sélections et apporter les modifications nécessaires.

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6. Cliquez sur PARTAGER.


La vue Détails du modèle se met à jour afin d’indiquer que le modèle est désormais partagé. Vous pouvez
toujours vérifier les personnes avec lesquelles il est partagé et modifier les sélections de partage.

Pour les personnes avec qui vous avez partagé le modèle, il apparaît dans leurs dossiers Partagé avec moi et
Tous les modèles sur leur page Modèles.

Dossiers des modèles partagés


Les dossiers des modèles partagés vous permettent de simplifier le partage de modèles. Vous configurez les
options de partage sur le dossier, en sélectionnant quels utilisateurs et quels groupes ont accès au dossier. Un

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dossier de modèles partagés s’affiche dans la liste des Dossiers partagés pour tous les utilisateurs auxquels
l’accès est autorisé. Lorsque vous ajoutez des modèles dans le dossier, les modèles sont immédiatement
accessibles aux utilisateurs via leur accès au dossier.

Pour créer un dossier de modèle partagé

1. Accédez à la page Modèles.

2. Cliquez sur l’icône Nouveau dossier en regard de Dossiers partagés.

3. Saisissez le nom de votre dossier de modèles partagés, puis cliquez sur CRÉER.
Quand vous partagez le dossier, le nom que vous saisissez identifie le dossier aux utilisateurs avec qui vous le
partagez.

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4. Cliquez sur l’icône menu à côté de votre nouveau dossier et sélectionnez Partager.

5. Dans la boite de dialogue Partage, sélectionnez les utilisateurs et les groupes avec qui vous souhaitez partager
– la fonction Rechercher renvoie les résultats pour l’onglet sélectionné :

• UTILISATEURS – répertorie tous les utilisateurs de votre compte.


• GROUPES – répertorie tous les groupes définis dans votre compte. Les groupes sont classés uniquement
par nom ; les membres du groupe ne sont pas affichés. La liste comprend les groupes standard de compte,
Administrateurs et Tout le monde. Par défaut, tous les modèles sont partagés avec le groupe
Administrateurs et cela ne peut pas être modifié. Outre les groupes standard, votre administrateur DocuSign
peut définir des groupes personnalisés de compte d’utilisateurs et peut fournir de plus amples détails. En
savoir plus…

Conseil : Pour partager facilement votre modèle avec tout le monde dans votre compte, dans l’onglet
Groupes , sélectionnez Tout le monde.

• SÉLECTIONNÉ – tous les utilisateurs et les groupes qui sont sélectionnés pour le partage. Utilisez cet
onglet pour vérifier vos sélections et apporter les modifications nécessaires.

6. Cliquez sur PARTAGER.


Votre dossier est maintenant partagé avec les utilisateurs et les groupes que vous avez sélectionnés, et ils
peuvent voir le dossier sous leur section de Dossiers partagés. Tous les modèles que vous ajoutez dans le
nouveau dossier sont partagés automatiquement et accessibles à tous ceux qui ont accès au dossier.

Important : Toute personne ayant accès au dossier partagé et ayant les autorisations de partage de
modèles peut aussi ajouter ou retirer des modèles à partir du dossier partagé.

Partager des modèles en les ajoutant à un dossier de modèles partagés


Vous pouvez faire glisser un ou plusieurs modèles dans un dossier de modèles partagés ou sélectionner un ou
plusieurs modèles, puis un ou plusieurs dossiers partagés auxquels les ajouter.

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Pour faire glisser des modèles dans un dossier de modèles partagés

1. Accédez à la page Modèles.

2. Repérez le modèle que vous voulez partager via la fonction de recherche ou de filtrage, ou en parcourant la
liste des modèles, puis cochez la case pour le sélectionner. Vous pouvez sélectionner plusieurs modèles à la
fois.

3. Cliquez et maintenez au niveau des modèle souhaités puis faites glisser les modèles vers le dossier partagé
auquel vous souhaitez les ajouter.

4. Relâchez le bouton de la souris pour déposer les modèles dans le dossier.


Les modèles sont partagés et accessibles à tous ceux que vous avez sélectionnés pour partager le dossier de
modèle.

Pour ajouter un modèle à plusieurs dossiers partagés


1. Accédez à la page Modèles.
2. Repérez le modèle que vous voulez partager via la fonction de recherche ou de filtrage, ou en parcourant la
liste des modèles, puis cochez la case pour le sélectionner. Vous pouvez sélectionner plusieurs modèles à la
fois.
3. Cliquez sur PARTAGER DANS DES DOSSIERS.

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4. Dans la boîte de dialogue Partager dans des dossiers, recherchez ou faites défiler pour repérer le dossier
partagé auquel vous souhaitez ajouter les modèles sélectionnés.

Pour sélectionner plusieurs dossiers, maintenez la touche Ctrl enfoncée et cliquez sur les dossiers. Chaque
nom de dossier sur lequel vous cliquez reste en surbrillance.

5. Cliquez sur PARTAGER.

Les modèles sont ajoutés aux dossiers partagés sélectionnés et disponibles à tous les utilisateurs ayant accès
aux dossiers.

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Pour retirer un modèle à partir d’un dossier de modèles partagés


Toute personne ayant l’autorisation de partage de modèle peut retirer un modèle de n’importe lequel de ses
dossiers modèle partagé.

1. Accédez à la page Modèles et sélectionnez le filtre Tous les modèles.

2. Repérez le modèle que vous souhaitez retirer du partage en recherchant une partie du nom du modèle.

Si vous savez dans quel dossier partagé est le modèle, vous pouvez juste y naviguer directement et passer à
l’étape 4.

3. La colonne Dossiers montre quel modèle se trouve dans quel dossier. Cliquez sur l’étiquette du dossier
partagé pour afficher le contenu du dossier. Exemple : dans la capture d’écran ci-dessus, cliquez sur
l’étiquette « RH » pour ouvrir le dossier de modèles partagés de ressources humaines.

4. Sélectionnez la case à cocher des modèles que vous souhaitez retirer du dossier partagé, puis cliquez sur
PLUS et sélectionnez Retirer.

Le modèle est retiré et n’est plus partagé avec les utilisateurs qui ont accès au dossier partagé.

Rubriques connexes
• Vidéo : Partager des modèles. Regardez une courte vidéo sur la façon de partager des modèles.

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• Utiliser des dossiers de modèles partagés. Un guide sur la façon d’utiliser les modèles qui sont partagés avec
vous.

Utiliser des modèles


Vous envoyez des documents identiques ou similaires, ou vous envoyez des documents vers le même groupe de
personnes, encore et encore ? Les modèles participent à simplifier le processus d’envoi. Vous pouvez utiliser les
modèles que vous avez enregistrés pour créer une nouvelle enveloppe. Tous les éléments définis dans le modèle
enregistré sont appliqués et ajoutés à la nouvelle enveloppe. Vous pouvez utiliser le modèle en l’état ou ajouter
des fichiers supplémentaires, modifier des champs de signature, ajouter des destinataires et modifier des
messages.

SOMMAI RE
Comment utiliser un modèle pour créer une enveloppe
Modèles complets
Ajouter un modèle à une enveloppe
Éléments verrouillés d’un modèle
Rubriques connexes

Remarque : Votre accès à des modèles est contrôlé par vos autorisations utilisateur, telles que définies par
votre administrateur DocuSign. Si vous ne pouvez pas créer ou modifier, ou même utiliser des modèles,
consultez votre administrateur.

Utiliser un modèle pour créer une enveloppe

1. Accédez à la page Modèles.

2. Sélectionnez la collection de modèles parmi laquelle vous souhaitez sélectionner :

• Mes modèles – contient tous les modèles que vous avez créés ou qui ont été transférés pour devenir votre
propriété.
• Partagé avec moi – contient tous les modèles qui sont partagés avec vous, soit directement, soit via un
dossier partagé. Si vous êtes un administrateur de compte, Partagé avec moi inclura tous les modèles sur
le compte que vous ne possédez pas.
• Tous les modèles – contient tous les modèles auxquels vous avez accès. Cette collection comprend vos
propres modèles et ceux qui sont partagés avec vous.
• Favoris – contient tous les modèles que vous marquez comme favoris. Vous pouvez avoir jusqu’à
50 modèles favoris.
• Supprimé – contient tous les modèles que vous avez récemment supprimés.

3. Repérez le modèle que vous voulez utiliser via la fonction de recherche ou de filtrage, ou en parcourant
simplement la liste.

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4. Pour utiliser le modèle pour créer un nouveau document, cliquez sur UTILISER.

5. Une nouvelle enveloppe s’ouvre avec les paramètres de votre modèle chargés. Si votre enveloppe est
complétée avec au moins un fichier, un destinataire, et un champ, alors suivez les instructions Pour utiliser un
modèle complet.

Remarque : Selon les options d’utilisation spécifiées dans le modèle, vous pouvez être invité à utiliser le
modèle en l’état, comme décrit dans Pour utiliser un modèle complet. Ou vous pourriez avoir à suivre les
autres étapes de cette procédure.

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6. Pour tous les rôles de destinataire, saisissez l’adresse e-mail et le nom.

7. Saisissez l’objet et le texte de votre message à tous les destinataires. Si votre modèle comprend un message
et un objet, cette information est ajoutée à votre enveloppe. Vous pouvez utiliser le message du modèle tel
quel, ou le modifier.
ASTUCE : Si vous envoyez inlassablement la même enveloppe, saisissez un objet personnalisé. Si vous utilisez
l’objet par défaut tel quel, les enveloppes seront toutes intitulées de la même manière rendant difficile l’identité
d’un document particulier.

8. Pour vérifier les champs de destinataire, cliquez sur SUIVANT.

9. Pour envoyer votre enveloppe, cliquez sur ENVOYER.

Modèles complets
Avec un modèle complet, vous pouvez gagner encore plus de temps. Pour qu’un modèle soit complet, il doit
contenir au moins un exemplaire de tous les éléments suivants : document, destinataire et champ de destinataire.
Lorsque vous utilisez un modèle complet, vous pouvez renseigner simplement le nom de vos destinataires et
examiner le contenu du message électronique. Si votre compte utilise des champs d’enveloppe, vous pouvez saisir
la valeur des champs.

EXEMPLE – Modèles complets

Votre personnel utilise DocuSign pour créer des badges provisoires pour les sous-traitants qui viennent
travailler dans votre usine. Comme vous recevez plusieurs sous-traitants par mois, vous disposez d’un modèle

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contenant les fichiers de demande de badge et d’accès provisoire que les sous-traitants doivent signer. Le
modèle est complet avec les fichiers, le rôle de destinataire pour le sous-traitant et les champs que ce dernier
doit renseigner. Quand le personnel utilise le modèle, il se contente de remplir le nom et l’e-mail du sous-
traitant et d’envoyer l’enveloppe.

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Pour utiliser un modèle complet

1. Utilisez l’une des méthodes suivantes pour démarrer une enveloppe à partir d’un modèle complet :

• À partir de la page Gérer :

a. Cliquez sur la liste déroulante NOUVEAU et sélectionnez Utiliser un modèle.

b. Dans la boîte de dialogue Sélectionner un modèle, sélectionnez le modèle que vous souhaitez utiliser.
Vos modèles et les modèles partagés avec vous sont disponibles à rechercher et à sélectionner.

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c. Cliquez sur AJOUTER LA SÉLECTION.


• De la page Modèles : recherchez le modèle que vous souhaitez utiliser pour votre nouveau document et
cliquez sur UTILISER.

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2. Dans la vue de préparation de votre nouvelle enveloppe, complétez les champs obligatoires :
a) Remplissez les informations de destinataire pour tous les rôles destinataires.
b) (Facultatif) S’il y a des rôles de destinataires superflus, vous pouvez facilement les supprimer, ainsi que
leurs champs assignés :

c) Examinez le titre du message et son texte puis modifiez-les comme vous le souhaitez.
d) (Facultatif) Saisissez des valeurs pour tous les champs d’enveloppes définis dans votre compte.

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3. Pour envoyer votre enveloppe telle quelle, cliquez sur ENVOYER.

4. (Facultatif) Pour faire des modifications supplémentaires, telles que charger des documents supplémentaires,
ajouter d’autres destinataires ou champs de destinataire, cliquez sur MODIFICATION AVANCÉE, puis
complétez et envoyez votre enveloppe.

Ajouter un modèle à une enveloppe


Si vous commencez une enveloppe, vous pouvez ajouter un ou plusieurs modèles à l’enveloppe. Vous pouvez
ajouter d’autres documents, des destinataires et des champs à l’enveloppe, distincts des modèles que vous
ajoutez.

1. À partir de la page Gérer ou de la page d’accueil, commencer une nouvelle enveloppe à partir de NOUVEAU >
Envoyer une enveloppe.

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2. Dans la vue de préparation, sous Ajouter des documents à l’enveloppe, cliquez sur UTILISER UN MODÈLE.

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3. Dans la boîte de dialogue Sélectionner des modèles, parcourez ou recherchez dans la collection de modèles à
gauche puis sélectionnez un ou plusieurs modèles à utiliser.

4. Cliquez sur AJOUTER LA SÉLECTION. Les documents, destinataires, messages et champs de destinataire
sont ajoutés à votre document.

Éléments verrouillés d’un modèle


Quand vous utilisez un modèle, vous trouverez peut-être que certains aspects du modèle sont verrouillés et ne
peuvent être modifiés. Ces zones comprennent les coordonnées du destinataire, l’e-mail à tous les destinataires et
les messages privés à des particuliers, la marque, et les champs individuels. Les champs ou les contrôles qui sont
limités de cette façon, apparaissent en grisé et vous ne pouvez pas les modifier ou les utiliser.

Le propriétaire du modèle (que vous pouvez identifier dans les détails Identité du modèle) contrôle ces
paramètres, et peut limiter les modifications à divers paramètres, aux informations de destinataire et aux champs
individuels pour s’assurer que le modèle est bien utilisé comme prévu.

Rubriques connexes
• Principes des modèles. Informations sur les modèles, y compris une courte vidéo d’introduction.
• Autorisations des modèles. Vos paramètres d’autorisation utilisateur sont contrôlés par votre administrateur
DocuSign.

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• Appliquer des modèles. Paramètres pour appliquer des modèles uniquement aux documents que vous chargez
pour envoyer.
• Utilisation des modèles partagés. Utiliser des modèles que d’autres utilisateurs ont partagés avec vous.
• Utilisation de plusieurs modèles et fusion de destinataires en double. Comment fusionner des destinataires en
double lors de l’utilisation de plusieurs modèles.
• Repérer des modèles. Comment repérer des modèles en utilisant les options de recherche et de filtres.
• Éléments verrouillés. Comment limiter les modifications qui peuvent être faites quand un modèle est utilisé pour
envoyer une enveloppe.

Utiliser des dossiers de modèles partagés


Outre les modèles que vous créez vous-même, d’autres propriétaires de modèles peuvent choisir de partager
leurs modèles avec vous. Les modèles peuvent être partagés de deux façons : directement ou via un dossier de
modèles partagés. Ce guide explique comment les modèles partagés sont présentés dans votre compte et
comment les utiliser.

SOMMA IR E
Dossiers pour des modèles partagés
Utiliser un modèle partagé
Rechercher des modèles partagés
Identifiez qui possède un modèle partagé avec vous

Dossiers pour des modèles partagés


Si vous disposez des autorisations utilisateur nécessaires pour utiliser des modèles, votre page Modèles inclut un
ensemble de dossiers pour les modèles partagés :

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Ces dossiers sont définis comme suit :

• Partagé avec moi – contient tous les modèles qui sont partagés avec vous, soit directement, soit via un
dossier partagé. Si vous êtes un administrateur de compte, Partagé avec moi inclura tous les modèles sur le
compte que vous ne possédez pas.
• Dossiers partagés – contient tout dossier de modèles partagés que d’autres ont créés et partagent avec vous,
soit individuellement, soit dans le cadre d’un groupe auquel vous appartenez. Tous les modèles ajoutés à un
dossier de modèles partagés sont partagés automatiquement par toute personne ayant accès à ce dossier. Si
vous disposez des autorisations nécessaires pour partager des modèles vous-même, alors Dossiers partagés
contient aussi tous les dossiers que vous créez pour partager avec les autres utilisateurs de votre compte. Plus
d’informations…
• Tous les modèles – contient tous les modèles auxquels vous avez accès. Cette collection comprend vos
propres modèles et ceux qui sont partagés avec vous.

Pour utiliser un modèle partagé

1. Accédez à la page Modèles.

2. Repérez le modèle partagé et cliquez sur UTILISER.

3. Si le modèle est complet (c’est-à-dire qu’il contient au moins un destinataire, un document et un champ), vous
pouvez remplir les informations du destinataire pour n’importe quel rôle de destinataire puis l’envoyer tel quel,
ou sélectionner Modification avancée pour personnaliser davantage votre document.

4. Si le modèle n’est pas complet, suivez la procédure standard d’utilisation d’un modèle puis complétez toutes
les informations requises et personnalisez votre document si nécessaire.

Pour rechercher un modèle partagé


Vous pouvez utiliser la boîte de recherche et filtrez par date pour trouver un modèle partagé. Ces contrôles
fonctionnent uniquement sur le dossier sélectionné.

• Pour rechercher dans un dossier spécifique, cliquez sur le dossier pour le sélectionner et saisissez vos
critères de recherche ou de filtre. La recherche de dossier est strictement limitée au dossier. Elle n’inclut pas
les résultats de tous les sous-dossiers présents.

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• Pour rechercher tous les modèles auxquels vous avez accès, cliquez sur Tous les modèles et saisissez vos
critères de recherche ou de filtre.

Pour identifier le propriétaire d’un modèle partagé

1. Accédez à la page Modèles.

2. Sélectionnez le dossier Tous les modèles.

3. Repérez le modèle partagé via la fonction de recherche ou en parcourant la liste des modèles.

4. Le nom du propriétaire figure dans la colonne Propriétaire.

Repérer un identité de modèle


L’identité du modèle est un identité unique attribué à un modèle. Cet identité est utile pour les développeurs d’API
et pour dépanner les problèmes avec l’assistance clientèle DocuSign. Vous pouvez copier l’identité du modèle
depuis la vue Détails du modèle.

Pour repérer un identité de modèle

1. Accédez à la page Modèles.

2. Localisez le modèle dont vous souhaitez obtenir l’identité via la fonction de recherche ou de filtrage, ou en
parcourant la liste des modèles.

3. Cliquez sur le nom du modèle pour le sélectionner et ouvrir la vue Détails du modèle.

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4. Sélectionnez le lien identité du modèle et cliquez sur COPIER.

L’identité du modèle est copié dans votre presse-papiers.

Fusionner des destinataires en double


Il y a certainement des moments où vous voudriez pouvoir utiliser plusieurs modèles dans une enveloppe. Ces
modèles pourraient contenir les mêmes rôles de destinataires et même le même destinataire nominatif. Par
exemple, supposons que vous disposez de deux modèles, que vous envoyez à des locataires, et qui utilisent tous
les deux le rôle « Locataire » comme premier destinataire. Si vous utilisez les deux modèles, vous pourriez
fusionner en un seul ces deux destinataires en double, pour que votre locataire ne reçoive les documents à signer
qu’une seule fois.

Les destinataires en double se produisent lorsque le même destinataire est répertorié plusieurs fois à la même
position dans l’ordre d’acheminement. Pour combiner des destinataires en double, les destinataires doivent
remplir certaines conditions.

SOMMA IR E
Quand puis-je combiner des destinataires ?
Puis-je combiner différents rôles ?
Comment fusionner des destinataires en double
Rubriques connexes

Quand puis-je combiner des destinataires ?


Pour pouvoir fusionner des destinataires, certains éléments doivent correspondre exactement, alors que pour
d’autres éléments, il ne doit pas y avoir de conflit. Cette dernière exigence s’applique aux données
d’authentification, de code d’accès et de message privé adressé au destinataire. Pour ces critères, un destinataire
dupliqué peut avoir des données qui sont spécifiées (par exemple, un code d’accès code) et tous les autres
doublons ne doivent pas avoir de données spécifiées contradictoires.

Voici les critères qui doivent être remplis pour pouvoir fusionner des doublons :

• Ordre de signature : si un ordre de signature est spécifié, la position des destinataires dans l’ordre doit
correspondre exactement.
• Nom de rôle : si des noms de rôles sont utilisés, les noms de rôles des destinataires doivent correspondre
exactement.

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• Nom et e-mail : si un nom et une adresse e-mail sont spécifiés, ils doivent correspondre exactement.
• Authentification : même méthode d’authentification, seul un doublon a une méthode d’authentification, ou pas
du tout (pas de conflit). Remarquez que le code d’accès peut être appliqué avec une méthode
d’authentification (téléphonique, SMS ou fondée sur la connaissance). Et vous pouvez donc avoir un
destinataire avec un code d’accès et un autre avec une méthode d’authentification et les combiner en un seul
destinataire. Cependant, vous ne pouvez avoir deux destinataires en double avec un code d’accès ou une
méthode d’authentification sauf si les détails sont les mêmes pour les deux destinataires.
• Message privé : même message privé, seul un doublon a un message privé, ou pas du tout (pas de conflit).

Puis-je combiner différents rôles ?


Si vous appliquez des modèles avec des rôles qui ne sont pas exactement les mêmes, vous ne pourrez pas
fusionner les destinataires de l’enveloppe, même si vous fournissez le même nom et la même adresse e-mail. Par
exemple, si le Modèle 1 a un rôle « Signataire A » et le Modèle 2 a un rôle « Signataire 1 », vous ne pourrez pas
fusionner ces deux destinataires sur l’enveloppe.

Pour pouvoir fusionner ces deux destinataires, vous devrez modifier le modèle pour que les deux rôles soient
exactement les mêmes. Ensuite, vous pourrez créer une enveloppe, ajouter les modèles, et en supposant que tous
les autres critères soient remplis, les rôles fusionneront.

Comment fusionner des destinataires en double


La fusion de destinataires en double dépend du fait que les doublons soient uniquement des rôles de
destinataires ou des personnes nominatives.

• Un Rôle de destinataires en double, où seul le rôle est spécifié sans les informations de nom ou d’e-mail ,
sera automatiquement combiné lorsque vous appliquerez ou ajouterez les modèles, pourvu que toutes les
conditions applicables soient remplies.

Exemple : vous chargez deux modèles qui contiennent tous deux le rôle de « Client » comme premier
destinataire. Comme les noms de rôles et de l’ordre de signature correspondent exactement, tant qu’il n’y a
aucune information contradictoire concernant l’authentification et les messages privés, ces rôles de
destinataires seront combinés en un seul destinataire d’enveloppe.
• Les Destinataires nominatifs en double, pour lesquels les informations de nom et d’e-mail sont spécifiées,
vous avez le choix, si vous remplissez les conditions, de fusionner les doublons ou de changer l’ordre de
signature afin de rendre chaque destinataire dans l’ordre de signature unique. Les destinataires nominatifs en
double ne sont pas fusionnés automatiquement, même s’ils remplissent tous les critères pour fusionner.

Exemple : vous chargez deux modèles qui contiennent tous deux un destinataire nominatif dénommé « Jane
March » avec l’adresse e-mail « jane.march@dsxtr.com » comme second destinataire. Comme les noms,
adresses e-mail et l’ordre signature correspondent exactement, tant qu’il n’y a aucune information
contradictoire concernant l’authentification et les messages privés, il vous sera demandé de fusionner les
destinataires en double. Vous pouvez alors choisir de les fusionner en un seul destinataire ou de modifier les
informations du signataire pour les conserver tous les deux comme des destinataires individuels de
l’enveloppe.

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Pour fusionner des destinataires en double

1. Après que vous avez débuté une enveloppe et ajouté vos modèles, votre liste de destinataires contient des
destinataires en double comme décrit dans les sections précédentes. (Pour plus de détails sur cette étape,
consultez Utiliser les modèles et Appliquer des modèles.)

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2. Cliquez sur SUIVANT pour continuer vers la vue Ajouter des champs.
La boîte de dialogue Destinataires en double s’affiche pour que vous décidiez comment gérer les doublons.

3. Procédez de l’une des manières suivantes :

• FUSIONNER DES DESTINATAIRES. Si tous les détails des destinataires correspondent, vous pouvez
fusionner les doublons en un seul destinataire d’enveloppe en cliquant sur cette option. Vous procéderez
vers la vue Ajouter des champs, d’où vous pourrez consulter et ajouter des champs pour le destinataire
fusionné.
• MODIFIER LES DESTINATAIRES. Si vous ne souhaitez pas fusionner les doublons, cliquez sur cette option
et définissez un ordre de signature de telle sorte que les doublons ne soient plus à la même position dans
l’ordre de signature. Ou, si vous savez que les détails des destinataires sont en conflit, de sorte que les
destinataires ne peuvent pas être fusionnés, cliquez sur cette option pour modifier les informations des
destinataires.

4. Si vous essayez de fusionner les destinataires, mais qu’ils ne peuvent malgré tout être fusionnés, un message
d’erreur s’affiche. Passez en revue tous les détails de vos destinataires en double qui pourraient être en conflit
et corriger au besoin.

Rubriques connexes
• Utiliser des modèles
• Appliquer des modèles

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• Comment appliquer plusieurs modèles à la même enveloppe

Définir le comportement de la mise en correspondance de modèles


En tant que créateur de modèle ou en tant qu’administrateur DocuSign, du moment où vous avez activé la mise en
correspondance de modèles sur votre compte, vous pouvez définir le comportement de correspondance sur les
modèles individuels que vous possédez ou administrez. La mise en correspondance de modèles accélère la
préparation d’enveloppes en important à partir du modèle, les destinataires, les messages et les champs de
destinataire.

SOMMA IR E
Spécifier si un modèle est inclus ou non dans la mise en correspondance
Définir des zones de RID personnalisées à utiliser pour la mise en correspondance
Considérations relatives à la mise en correspondance
Rubriques connexes

Inclure ou exclure des modèles de la mise en correspondance de modèles


L’état de correspondance détermine si le modèle est évalué pour la mise en correspondance de modèles quand
vous ajoutez des fichiers à votre enveloppe. Un modèle individuel peut être dans un des états de correspondance
suivants :

• Admissible à la mise en correspondance

Quand vous créez un modèle, il est automatiquement éligible à la correspondance de modèle. Lorsque vous
chargez des fichiers sur DocuSign, les modèles admissibles sont inclus dans le groupe de modèles évalués à
la correspondance. Le modèle demeure admissible tant qu’il est utilisé dans les 40 derniers jours. C’est l’état
de correspondance par défaut pour tous les modèles.

Après 40 jours d’inactivité sur un modèle admissible, l’état de mise en correspondance passe à Exclus. Le
modèle reste dans votre compte, mais il n’est plus utilisé pour la mise en correspondance.

Si le modèle exclu est utilisé (soit en l’appliquant manuellement à un document soit en l’utilisant pour créer une
enveloppe) ou modifié, alors l’état de la mise en correspondance repasse à Eligible et le décompte de 40 jours
recommence.
• Inclus dans la mise en correspondance

Si vous définissez le comportement de mise en correspondance d’un modèle sur Inclus, il est alors
continuellement évalué à la correspondance. Le modèle reste dans le groupe de modèles évalués et n’expire
jamais.

Vous pouvez définir un modèle inclus comme Exclus.


• Exclus de la mise en correspondance

Si vous définissez le comportement de mise en correspondance d’un modèle sur Exclus, il n’est alors jamais
évalué à la correspondance. Le modèle reste dans votre compte et vous pouvez toujours l’utiliser pour créer un
document ou l’appliquer manuellement à un fichier téléchargé.

Si un modèle exclu est utilisé ou modifié, l’état de la mise en correspondance revient à Eligible.

Pour vérifier et définir le comportement de mise en correspondance d’un modèle

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1. Accédez à la page Modèles.

2. Repérez le modèle que vous voulez mettre en correspondance en utilisant les fonctionnalités de recherche, de
filtrage ou en parcourant simplement la liste des modèles.

3. L’état actuel de mise en correspondance est affiché dans la liste des modèles.

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4. Pour définir le comportement de mise en correspondance de la liste des modèles :


a) Sélectionnez un ou plusieurs modèles en cliquant sur la case à cocher à côté du nom du modèle.
b) Cliquez sur Plus et sélectionnez le comportement de mise en correspondance dans la liste.

• Inclure dans la mise en correspondance – le modèle reste dans le groupe de mise en correspondance
jusqu’à ce que vous l’excluiez ou le supprimiez.
• Exclure de la mise en correspondance – le modèle est retiré du groupe de mise en correspondance
jusqu’à ce que vous l’incluiez à nouveau ou le modifiez.

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5. Pour vérifier et définir la correspondance de la vue Détails du modèle, le comportement de mise en


correspondance actuel apparaît sous le titre du modèle, et vous pouvez changer le réglage actuel à partir de la
liste Plus.

Définir des zones de RID personnalisées


La Reconnaissance Intelligente de Documents (RID) est le processus qui examine le texte et les informations dans
un document pour déterminer s’il correspond à un modèle enregistré. Par défaut, la mise en correspondance de
modèles examine les 25 premiers et derniers mots dans un document. Pour obtenir une correspondance plus
précise, vous pouvez ajouter des zones de RID à vos documents modèles. C’est utile si vous avez plusieurs
documents avec des textes d’introduction et de conclusion similaires. Vous pouvez définir les zones de RID pour
qu’elles se concentrent sur des portions uniques du document.

Vous pouvez sélectionner n’importe quelle zone de texte dans un document pour la reconnaissance intelligente de
documents. Il n’y a pas de limite en termes de volume maximum ou minimum pour définir une correspondance.
Cependant, moins vous sélectionnez de texte, plus vous risquez d’obtenir de correspondances faussement
positives et plus vous sélectionnez de texte, plus le processus de correspondance prendra de temps.

Pour définir ou modifier des zones RID personnalisées

1. Accédez à la page Modèles.

2. Repérez le modèle que vous voulez modifier via la fonction de recherche ou de filtrage, ou en parcourant la
liste des modèles.

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3. Cliquez sur le nom du modèle pour le sélectionner et ouvrir la vue Détails du modèle.

4. Cliquez sur MODIFIER pour ouvrir le modèle à éditer.

5. Cliquez sur SUIVANT pour poursuivre vers la vue Ajouter des champs pour le modèle.

6. Cliquez sur l’icône en forme d’engrenage en haut de la liste des documents et sélectionnez Ajouter des
zones de RID.

7. Dans le volet Outil de RID, cliquez et faites glisser l’outil Ajouter des zones de RID au texte que vous
souhaitez marquer comme zone de RID.

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8. Cliquez et faites glisser sur n’importe quelle poignée de redimensionnement dans les coins de la zone de RID
pour englober la zone que vous souhaitez utiliser pour la correspondance. Cliquez et faites glisser la zone pour
déplacer la boîte autour de votre document.

9. Ajouter des zones supplémentaires au besoin. Quand vous avez terminé d’ajouter des zones de RID, cliquez
sur TERMINÉ dans la bannière en haut de la page.

10. Pour modifier des zones existantes, à partir de la vue « Ajouter des champs » du modèle, cliquez sur le lien
Modifier les zones de RID en haut de la liste des documents.

11. Modifiez les zones comme suit :

• Pour modifier l’emplacement d’une zone, cliquez et faites-la glisser vers sa nouvelle position.
• Pour retirer une zone, cliquez pour la sélectionner puis appuyez sur la touche SUPPR de votre clavier.
• Pour redimensionner une zone, cliquez pour la sélectionner, puis cliquez et faites glisser sur l’une des
poignées de redimensionnement dans les coins de la zone.

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Guide de l’utilisateur DocuSign eSignature 541

12. Lorsque vous avez terminé d’ajouter et de modifier les zones de