Vous êtes sur la page 1sur 42

Accounting Procedures

Quick Note….
APPLYING PAYMENTS AND 
APPLYING PAYMENTS AND
ADJUSTMENTS
Applying Credit Card Payments

• Card Approval obtained before order is 
processed 
p
Credit Card Payments, 2‐Pass Method

• Reserves funds for 7‐Days or until the order 
is processed
• Allows Minimum and Maximum 
Authorization thresholds
Applying eCheck Payments

• M.O.M. holds the order until the 
predefined hold date.
Using Multi‐Pay

• Pay an order with a combination of 
payments
p y
• Optionally, choose to delay payments
Prepayments Explained

• Accrual Method
• Unshipped Orders 
are Prepaid
• Processing Invoices 
completes orders
Paying for Orders via Invoice
Average Days to Pay

• View the Average Number of Days a 
Customer usually takes to pay an Invoice
• Recalculate the Values based on existing 
Order Data
Paying for Orders via Invoice

• PO Number Field
• Adj t bl  T
Adjustable Terms
Customer’s Account

• Open Invoice Listing
• Individual Payments
• Producing a Statement
Searching for Invoices

Find all Open Invoices by Status
Applying Payments to Invoices

• Various Transaction Options
• Pay Multiple Invoices at once
Transaction Types

• Check • Refund Checks
• Credit Card • Defer to Next 
• eCheck Order
• Adjustment • Apply Existing 
• B d D bt
Bad Debt Customer Balance
Reviewing Payment Info on Orders

• View Invoice and Payment Info
• Retrieve Transaction ID’s for Payment 
Deletion
Deleting a Transaction
UNDERSTANDING INVENTORY 
UNDERSTANDING INVENTORY
COST LOTS
Inventory Cost Methods ‐ LIFO

Inventory Lots
25 Units at $3.00 
on 1/21

30 Units at $4.50
$
on 2/12

25 Units at $4.85
on 3/10
on 3/10
Inventory Cost Methods ‐ FIFO

Inventory Lots
25 Units at $3.00 
on 1/21

30 Units at $4.50
$
on 2/12

25 Units at $4.85
on 3/10
on 3/10
Inventory Cost Methods ‐
Average Cost
Average Cost
Inventory Lots
25 Units at $3.00 
on 1/21

30 Units at $4.50
$
on 2/12

80 Units at $4.12 25 Units at $4.85
on 3/10
on 3/10
Current Unit Cost Basis Field

• Open Field for New Items
• Requires Adjustments for changes
PRODUCT > RECEIVING & INVENTORY > 
ADJUST INVENTORY FOR STOCK ITEM
LANDED COST CALCULATIONS
LANDED COST CALCULATIONS
Supplier Setup

Select Cost Distribution Factors
Purchasing Level Setup

Calculation uses Volume and Weight from 
Purchasing Levels
Landed Cost 
Distribution

Distribution is calculated based on:
• Number of Items
• Supplier Setup
• Item Physical Attributes
PAYING SUPPLIERS
PAYING SUPPLIERS
Paying Suppliers

Accounting > Accounts Payables > 
View/Edit Supplier Invoices
Editing Supplier Invoices

Allows changes to:
– Received Amounts
– Costs
– Dimensions
Paying Suppliers

• Accounting > Accounts Payable> Pay 
g y y
Suppliers
Creating Supplier Credits

• Create Supplier Return Codes
Creating Supplier Credits

1. In the Pay Suppliers screen, click the NEW INVOICE 
button  Attach Option
button, Attach Option
2. Check the CREDIT option
Creating Supplier Credits

3. On the New Invoice, click the ADD button
4. Fill out the form and choose a Return Code
COMMON REPORTS BEFORE 
COMMON REPORTS BEFORE
POSTING
Sales Listing Report

REPORTS   ACCOUNTS RECEIVABLE   SALES 


REPORTS > ACCOUNTS RECEIVABLE > SALES 
LISTING REPORT
A/R Journal Activity Report

REPORTS > ACCOUNTS RECEIVABLE> 
JOURNAL ACTIVITY REPORT
Additional Reports

• REPORTS > ACCOUNTS RECEIVABLE…
– A/R Aging Report‐ Lists Invoices and the 
number of days past due.
– Sales Tax Collection Report‐
S l  T  C ll ti  R t Lists the amount 
Li t  th   t 
of tax collected by State, County, City, etc.
– Uncollected Balance Report‐
p New for version 
6.2, view a list of customers and the amounts of 
their outstanding balances.
POSTING TO AN ACCOUNTING 
POSTING TO AN ACCOUNTING
PACKAGE
Selecting an Accounting Package

• Choose the Package and where to save the 
fil
files
• Additional QuickBooks Options
Matching Account Numbers

MAINTAIN > ACCOUNTING 
INFORMATION > G/L INTERFACE
Creating Sub‐Departments

Assign G/L Departments to Products
Posting Transactions

• Posting is Irreversible
• Payments can no longer be deleted