Vous êtes sur la page 1sur 10

Chapitre 2

Les applications fonctionnelles

Introduction

Historiquement, dans la très grande majorité des entreprises, les ordinateurs ont d'abord été
utilisés dans trois types de travaux: le tenue de la comptabilité générale, la facturation, la paie des
personnels. Ces trois domaines présentent en effet des caractéristiques spécifiques favorisant le
recours à l'automatisation:
- un volume important d'opérations de même type, à caractère répétitif;
- un caractère facilement formalisable des tâches.

Par la suite, les applications des technologies de l'information se sont multipliées.


Une application (au sens particulier d'applications informatique), est un ensemble de programmes
(logiciels) articulés entre eux, utilisés pour automatiser au assister des tâches de traitement de
l'information dans un domaine particulier. Une application est caractérisée par:

- un champ d'application défini soit structurellement (un poste de travail, un service ou un


département), soit fonctionnellement (une fonction telle que la gestion des commandes clients ou le
calcul des couts de production).

- des fonctionnalités, c'est à dire un ensemble de tâches à exécuter (manuellement,


automatiquement en mode mixte) à l'intérieur de ce domaine. (Ainsi, le gestion des commandes peut
inclure ou non la tenue d'un portefeuille de commandes ou l'envoi d'accusées de réception de
commandes).

Les applications "fonctionnelles" désignent des réalisations informatiques conçues pour assister la
conduite des fonctions essentielles de toute l'entreprise: gestion commerciale, gestion de production,
gestion comptable et financière, gestion des ressources humaines.
Le découpage en "applications" des systèmes d'information pose, depuis toujours, des problèmes de
cohérence; aucune application ne peut être parfaitement isolée des autres et la communication entre
application doit être assistée, souvent avec difficulté. Ainsi, à partir des années 1990, ont été
proposées des solutions "intégrées" visant à combiner dans des ensembles cohérents les différentes
applications fonctionnelles.

Section 1. Les caractéristiques générales

I. Les deux objectifs généraux des applications fonctionnelles


Les systèmes d'information fonctionnels répondent à une double préoccupation:
- ils supportent le traitement des transactions et des opérations;
- ils assurent la fourniture d'informations utiles pour la gestion.

I.1. Le traitement des transactions et des opérations


a)- Evènements, transactions, opérations
Les organisations en général, les entreprises en particulier ne sont pas des systèmes fermés. Au
contraire, leur survie implique des échanges avec leur environnement: ces échanges, ces transactions,
commerciales et financières sont même la raison d'être des entreprises.
Exemple: La vente de marchandises à un client est l'exemple type de la transaction: il y a échange d'un bien (les marchandises
vendues) contre un paiement en monnaie. Cette transaction se traduit donc par un double flux: flux de biens, flux de monnaie.

Vue de l'intérieur de l'organisation, la transaction se traduit au départ par la réalisation d'un


évènement significatif, annonçant son démarrage.
Exemple: L'arrivée d'une commande au courrier constitue un évènement significatif signalant qu'une transaction commerciale est
souhaitée par un client, partenaire de la transaction.

Le terme "significatif " associé à "évènement" veut dire que cet évènement est susceptible d'être
reconnu comme tel, qu'il a un sens pour l'organisation et que celle-ci va apporter une réponse à cet
évènement. Cette réponse va se traduire par le déclenchement d'activités, d'opérations qui vont
constituer le traitement de la transaction.
Par conséquent, le traitement de la transaction apparaît comme un processus, c'est à dire un
ensemble d'opérations logiquement liées et chronologiquement enchainées, déclenchés par un
évènement significatif et produisant des résultats.
Exemple: Les opérations déclenchées par l'arrivée de la commande vont produire comme résultats principaux l'expédition de colis au
client et l'envoi de la facturation.

Page 1 sur 10
Le traitement complet de la transaction peut correspondre à plusieurs processus, déclenchés chacun
par un évènement significatif.
Exemple: Comme le montre la figure, dans le cas classique de la transaction correspondant à une vente à crédit, un premier processus
(appelé traitement des commandes) est déclenché par l'arrivée de la commande et se termine par l'envoi de la facture et des
marchandises.

Un second processus (appelé traitement des règlements) est déclenché par l'arrivée du règlement du
client et aboutit à une écriture comptable et à un encaissement. Ici, chaque processus correspond à
un flux (réel ou monétaire) mais on peut trouver des formes quelconques (un seul processus ou
plusieurs processus pour tout ou partie de la transaction).

Figure 1. Schéma dynamique du traitement de la transaction


EVENEMENT PROCESSUS DE TRAITEMENT
SIGNIFICATIF RESULTATS

ACTIVITES, OPERATIONS

Arrivée de Contrôle de crédit Préparation Expédition Facture


la commande

Contrôle stock Facturation Livraison

to to + t

TEMPS

t1 t1 + t

Arrivée du Contrôle Enregistrement Encaissement Ecriture comptable


Règlement Règlement encaissé

Arrivée du Contrôle Enregistrement Encaissement Ecriture comptable


Règlement Règlement encaissé

b)- Les tâches de traitement des transactions


Si on examine le processus de déroulement des transactions, on constate que le processus déclenché
par la réalisation de l'évènement significatif comporte différents types de tâches, parfois combinées. On
trouve principalement:
- des tâches d'identification de l'évènement:
Exemple: reconnaître la commande, l'identifier par son origine (client connu ou non connu) et sa date...
- Les taches spécifiques de réponse:
Exemple: Contrôler le crédit du client veut dire rechercher dans un fichier client ou dans des archives que ce client existe, qu'il a réglé
ou non ses précédentes factures, demander à une banque des informations... Cette phase d'information sera suivie d'une décision:
accepter ou non la commande.
- Les tâches de traçabilités:
Elles répondent aux contraintes juridiques (légales, comptables, fiscales...) qui imposent souvent la
matérialisation des transactions par des documents obligatoires.

I.2. L’information des gestionnaires


Parallèlement aux activités de support ou traitement des transactions proprement dit, les systèmes
d’information fonctionnels ont également comme objectifs de fournir aux gestionnaires les
informations nécessaires à la conduite des opérations.

a)- Les différents besoins


- La satisfaction des besoins locaux
Le gestionnaire d’opérations doit, à son niveau de compétences, prévoir et contrôler. Il doit donc
disposer des éléments d’information correspondant à la mise en œuvre de solutions adaptées aux
problèmes locaux de finalisation, d’organisation et d’animation. Pour ce faire, il doit disposer de
modèles de gestion et de représentations adaptés: modèles prédictifs, comptes rendus d'exécution.

- L’intégration dans un modèle global de conduite


On distingue trois couches de besoins en information selon les niveaux de management:
- stratégique avec l'identification des choix fondamentaux;
- tactique, où est contrôlée l'affectation des moyens permettant d'atteindre les objectifs définis au
niveau stratégique;
- opérationnel, où est suivie l'exécution effective des opérations.

b)- L’organisation des solutions


Les systèmes d’information de type fonctionnels sont organisés selon deux principes dominants pour
répondre à ces besoins :

Page 2 sur 10
- ensemble hiérarchisé de rapports
A coté de l’assistance à la conduite des transactions, il est prévu, pour les gestionnaires, la production
de rapports (reporting system) comportant les informations jugées essentielles. La forme traditionnelle
est celle des rapports prédéfinis périodiques ; par exemple « tableau d’analyse des ventes par produits,
par région », etc. chaque semaine ou « tableau des écarts sur budget chaque mois ». Cette forme
traditionnelle, encore très utilisée, fournit des tableaux à des degrés de synthèse différents selon les
utilisateurs.

-Base de données : Le fonctionnement du système de rapports repose sur des ensembles de données
descriptives du domaine géré. Ces données sont issues du traitement des transactions ; elles sont
stockées sous une forme organisée et leur exploitation permet de fournir les informations plus ou
moins synthétisées demandées par les gestionnaires.
Exemple : dans un système de gestion commerciale, le traitement des livraisons permet de connaître la quantité de chaque produit qui
est livrée et facturée à chaque client. L’accumulation de ces données permet, à chaque instant, de connaître les quantités livrées d’un
produit quelconque, ventilées par région, par période, par type de clientèle, etc.

II. Exemples de systèmes d'information fonctionnels

II.1. Système d’information pour la gestion commerciale et le marketing


Activité vitale pour l’entreprise, l’ensemble « gestion commerciale-marketing » peut tirer des avantages
considérables de l’usage des TIC.

I.1.1. Articulation générale


Les réalisations concrètes peuvent être extrêmement variées en raison de multiples facteurs de
différenciation : taille de l’entreprise, volume et nombre des transactions, types de produits vendus,
organisation spéciale des activités, nature et volume de la clientèle, conditions de la concurrence, etc.
a)- Les fonctionnalités
La figure 2 fournit une représentation, par niveaux, des principales fonctions susceptibles d’être
assistées par des technologies de l’information.
A partir de cette présentation, nous faisons les remarques suivantes :
- Au niveau du traitement des transactions, certaines entreprises distribuant directement au client
final n’ont à gérer ni les commandes, ni la préparation des livraisons. La facturation peut être
simplifiée (fiche de caisse) et le suivi client inexistant (pas de compte client, règlement comptant, etc.).
- Au niveau du contrôle, le suivi budgétaire de la fonction (rapprochement des prévisions et des
réalisations) est presque toujours organisé dans un cadre général de gestion budgétaire (système de
rapport).

Figure 2. Fonctionnalité principale d’un système d’information pour la gestion commerciale et le


marketing
RECHERCHE Choix, produits…marchés
STRATEGIQUE

Plan marketing, prévisions des ventes


PLANIFICATION Plan communication, promotion
ETUDES Gestion des canaux de distribution
MARKETING Fixation des prix…

Suivi budgétaire
CONTROLE Analyse des ventes réalisées
DES OPERATIONS Gestion produit, client (court terme)
Contrôle de la force de vente…

GESTION DES PREPARATION FACTURATION SUIVI


COMMANDES LIVRAISON CLIENTELE
TRAITEMENT - Devis - Préparation des livraisons - Facturation
DES TRANSACTIONS - Aide à la vente - Gestion des tournées - Suivi comptable et commerciale
-Enregistrement - Expéditions… -Traitement transactions
des commandes… après vente…

- Au niveau planification, le système d’information est du type « aide à la décision » ; les modèles
utilisés peuvent être très complexes (modèle de prévision ventes, modèles d’aides au choix de support
publicitaires, etc.) ou inexistants.
- Au niveau stratégique, les choix majeurs concernent les produits (quels produits vendre ?) et les
marchés (sur quels marchés l’entreprise entend-elle se positionner ?)
Par conséquent, ce domaine peut utiliser de nombreuses applications, très variées.
b)- Les informations traitées

Page 3 sur 10
Le fonctionnement des différentes applications évoquées ci-dessus repose d’abord sur deux bases de
données essentielles concernant les produits et les clients.

- Bases de données produits : Ces bases de données fournissent les informations correspondant aux
caractéristiques permanentes du produit : identification, caractéristique techniques, caractéristiques
commerciales (prix, unités de vente ou d’achat, etc., origine fournisseur, prix d’achat, etc.) ainsi que
des informations évolutives concernant l’état des stocks, etc.) et les ventes réalisées (quantités vendues
par période, par variante de produit, etc.

- Bases de données clients : Le contenu de ces bases est extrêmement variable ; inexistant pour
certaines entreprises, très riches pour d’autres. On y trouve, en général, des éléments classiques
d’identification (raison sociale, adresse, domiciliation bancaire, etc.), des éléments comptables
(position du compte et éventuellement historique des mouvements comptables, incidents de paiement),
des données à caractère commercial (volume d’affaires réalisées, types de produits achetés, nature de
l’activité, fidélité, etc.).
Exemple : Les sociétés de vente par correspondance cherchent à améliorer continuellement le contenu de leur fichier « client » afin de
mieux définir leur assortiment, leur communication, leur politique de prix. En revanche, beaucoup d’entreprises limitent leur base de
données « clients » au minimum indispensable pour la facturation : nom, adresse.

Autour de ces deux bases fondamentales, les systèmes d’information peuvent utiliser d’autres données
relatives :
- à la force de vente (fichier des représentants par exemple),
- aux partenaires à la transaction (fichier des transporteurs, des commissionnaires en douane, etc.),
Et, bien entendu, toutes les données décrivant les transactions réalisées ou en cours de réalisation :
fichier des commandes en cours, fichier des expéditions, facturations réalisées, etc. Cette description
des transactions réalisées constitue une source essentielle pour le contrôle et les études marketing.

II.2. Système d’information pour la production et sa gestion

a)- Les fonctionnalités

- Niveau de traitement des transactions


La mise en fabrication exige le traitement de nombreuses informations pour répondre aux questions
immédiates : quoi fabriquer, quelle quantité, pour quand, sur quel poste de travail, etc. Il faut ensuite
assurer le lancement effectif des ordres de fabrication avec les documents d’accompagnement
décrivant les opérations à effectuer sur chaque poste et les matières à utiliser ; la préparation de ces
documents peut être assistée par ordinateur (Figure 3).
A ces fonctions principales s’ajoutent des fonctions auxiliaires indispensables :
- Entretien du parc de machines pour assurer le maintien de la capacité productive
- Approvisionnement en matières et composants ;

- Niveau de contrôle des opérations


- contrôle de la production où l’on surveille les paramètres essentiels : coût de production, délais et
quantité productivité des différents facteurs.
- contrôle des achats
- contrôle des livraisons
Ce travail de contrôle est consommateur de nombreuses données portant sur le présent ou un passé
proche.

- niveau planification tactique


Il s’agit d’assurer la disponibilité des ressources indispensables pour réaliser la production. Le point
de départ est l’élaboration du plan de production qui définit les productions à réaliser jusqu’à l’horizon
de planification. Ce plan de production arrêté permet d’établir des plans d’approvisionnement de
matière et composants avec des échéances de livraison.

- niveau de planification stratégique


Ce niveau correspond à la gestion du long terme. On y trouve, en particulier :
- la définition des produits à fabriquer : conception générale du produit en liaison avec les services des
études marketing ;
- l’ajustement, par des investissements en bâtiments et matériels, par l’embauche et la formation de
personnel, etc., de la capacité de production aux objectifs visés par la politique commerciale.
- cet ajustement passe, si nécessaire, par la définition de nouvelles politiques d’achat ou de
partenariat (choix entre faire, acheter, faire faire, faire avec, etc.).

Page 4 sur 10
Figure 3. Fonctionnalités principales d’un système d’information pour la production

Ajustement capacité production à long terme


Définition des productions (conception générale)
Politique d’achat, sous-traitance, partenariat
Planification stratégique Choix des processus de production

Plan de production (plan de charge)


Plan d’approvisionnement (besoins matières)
Planification tactique Contrats fournisseurs, sous-traitants
Plan d’équipement et maintenance
Etudes et méthodes : conception détaillée

Contrôle de production Contrôle des achats Contrôle livraisons


Contrôle des opérations - Délais - suivi, délais, qualité - Délais, qualité
- Qualité, productivité, couts - Ecarts de prix - Performance
- Consommation matières - performance Transporteurs
- Rendement machines fournisseur (coût, qualité)
- Suivi main-d’œuvre - Taux de service/ produit
- Budgets, écarts

Lancement Fabrication Entretien Achats, Stockage


et et et maintenance réception et
suivi des assemblage des machines et stockage expédition
Traitement des ordres contrôle des matières produits
transactions de fabrication qualité et composants finis

b)- Les données utilisées


On distingue :
- Les données techniques issues de l’organisation de la production
- Les données produites par le déroulement des activités de production

Les données techniques : Lors de la conception du produit, sa nomenclature est définie ; la


succession des opérations est établie. Ces opérations seront exécutées sur des postes de travail. Les
données techniques aboutissent donc à trois bases de données essentielles : nomenclature, gamme,
postes, reliées entre elles. L’exploitation de ces données techniques permet d’établir un programme de
fabrication, des programmes d’approvisionnement, des calculs de charge, des évaluations de coûts
standards, l’ordonnancement des fabrications et les documents de lancement.

Les données issues du suivi des opérations : Les données techniques permettent d’établir des
prévisions et de préparer les opérations de production. La réalité quotidienne montre que les
évènements ne se déroulent pas exactement comme prévu et que de nombreux aléas viennent
perturber les opérations. Pour alimenter le système de gestion, il est indispensable de collecter en
permanence les données relatives au déroulement réel des opérations et aux évènements significatifs
jalonnant le cycle de production. A partir de ces données collectées, le système d’information produit
des calculs de coûts, des analyses d’écart, etc., utilisés pour le contrôle et l’amélioration de la
planification et permet les corrections nécessaires.
D’autres bases de données sont nécessaires ; par exemple, les données relatives aux partenaires de
l’entreprise. Ces données permettent d’assurer la communication indispensable pour la réalisation des
opérations de production.

II.3. Système d’information pour la gestion des ressources humaines


La ressource humaine que représente l’individu a, par rapport aux autres ressources, des
caractéristiques très particulières. Elle n’appartient pas à l’élément de son patrimoine ; elle lui est liée
par contrat révocable sous certaines conditions. Cette spécialité impose des contraintes aux systèmes
de gestion de ces ressources : nécessité d’assurer le recrutement, l’embauche puis la gestion des
salariés, donc de suivre un flux de ressources évolutives par nature et partiellement contrôlables. Ces
spécificités se retrouvent dans les systèmes d’informations pour la « gestion du personnel » où
l’utilisation des ordinateurs a commencé très tôt avec l’automatisation des opérations de paie.

Page 5 sur 10
II.3.1. Architecture générale
a)- Les fonctionnalités principales
Figure 4. Eléments d’un système d’information pour la gestion des ressources humaines

- politique d’emploi, plans d’emploi


Planification - Politique de rémunération
stratégique - Politique de valorisation (promotion, formation…)

- prévisions d’embauche, programme de recrutement


Planification - Budget de personnels
- Programmes de formation
tactique - Plans de promotions, gestion des compétences
- Programme de participation…

- Contrôle de recrutement (coût, efficience)


- Suivi des embauches
Contrôle - Contrôle du personnel (présence, performances…)
- Suivi des charges de personnel et budgets du personnel
des opérations - Suivi de l’absentéisme, du turn over
- Contrôle des formations (satisfaction, efficiences)

- Prospection, recrutement (traitement de la correspondance, des entretiens, tests…) Communications


- Embauche externes
- Calcul des salaires et primes, paie
Traitement des - déclarations obligatoire (sociales et fiscales)
transactions - relations sociales (communication à caractère légal ou facultatif)
- Licenciements, départs volontaires, départs à la retraite
- Communication avec anciens salariés Documentation

La figure 4 présente les éléments essentiels d’un système d’information pour la GRH. On retrouve à
ces différents niveaux tous les aspects majeurs de la GRH.

 La gestion de l’emploi (définition des besoins, recrutement, embauche, séparation, etc.) ;


 La gestion de la rémunération (politique de rémunération, budgets de personnel, contrôle des
charges du personnel, administration de la rémunération, etc.) ;
 La gestion de la valorisation des individus (politique de promotion, gestion des carrières,
évaluation, formation, etc.) ;

Avec des préoccupations de répondre aux besoins de l’entreprise et des individus par le souci : De
fournir de la ressource correspondant aux besoins exprimés ; D’assurer le développement du potentiel
des individus ; De contrôler le coût, l’efficience de la ressource.

 Au niveau du traitement des transactions, les volumes d’information à traiter sont importants.
 Au niveau du contrôle, on retrouve les formes habituelles du contrôle budgétaire.
 Dans de nombreuses entreprises, les niveaux de planification tactique et stratégique sont peu
développés et peu formalisés ; les politiques d’emploi restent à l’état embryonnaire et il n’y a
pas de véritables programmation des recrutements, des promotions, des formations. La
gestion se fait au cas par cas avec une recherche limitée d’informations spécifiques.

- Les données
Assurer la gestion des ressources humaines implique de connaître en permanence l’état de ces
ressources. C’est pourquoi dans toutes les entreprises on trouve un fichier « personnel » décrivant les
différents individus salariés de l’entreprise. Cette base de données constitue le pivot essentiel du
système d’information GRH.

A coté de cette base de données fondamentale, le système de gestion des ressources humaines utilise
d’autres informations :

Données descriptive des emplois et des postes, définis en termes de compétences ;


Une très grande quantité d’information à caractère juridique.

b)- Caractéristiques spécifiques


A l’origine, les systèmes d’information automatisés pour la gestion du personnel se réduisaient au
traitement de la paie et à la production de quelques états pour le contrôle. Beaucoup d’entreprises
sont restées à ce dégrée d’automatisation : l’utilisation d’un logiciel de paie pour micro-ordinateur.

Page 6 sur 10
Section 2 L'évolution vers l'intégration

Conçus à l'origine sur une base fonctionnelle à l'intérieur de l'entreprise, les systèmes d'information de
gestion doivent pouvoir répondre aux besoins variés d'acteurs divers travaillant en collaboration pour
la poursuite d'objectifs communs. Cet impératif de coordination suppose un certain degré de
cohérence entre les différentes applications et pose le problème de l'intégration des différentes
réalisations fonctionnelles, d'abord à l'intérieur de l'entreprise, ensuite à l'intérieur des réseaux de
partenariats de l'entreprise étendue.

I. L'intégration
I.1. La nécessité de l'urbanisation des SI
Le besoin d'intégration des applications informatiques s'explique à la fois par des contraintes
organisationnelles et des contraintes technologiques. Il peut s'exprimer, par analogie avec les
problèmes d'urbanisme, au travers de la notion d'urbanisation des systèmes d'information.

a)- Partager des données


La notion d'application fonctionnelle fait référence à un découpage classique de l'entreprise en
fonctions (vente, production, personnel...). Ce découpage de l'entreprise en sous-ensemble (fonctions,
départements, services...) est justifié pour bénéficier de la spécialisation des participants. Mais, dans
la pratique, aucun découpage ne permet de constituer des sous-ensembles totalement indépendants et
il y a nécessité d'organiser la coordination entre ces sous-ensembles, par des échanges d'informations,
par le partage des données communs.
Exemple: L'enregistrement d'une transaction commerciale dans une entreprise. Les données qu'il contient ont été définies pour les
besoins d'une application de facturation. Mais cette ligne de facture décrit un évènement (vente d'une certaine quantité de produit) qui
ne concerne pas seulement les responsables de la facturation mais aussi ceux chargés de la tenue du stock (c'est une sortie de stock...)
ou ceux chargés des études de marketing (analyse des ventes...). A partir de ces données de base commune, on peut concevoir une
logique d'intégration étendant le domaine de l'application bien au-delà de son champ d'origine: la facturation.
Cet exemple montre l'intérêt du partage des données communes en termes d'efficience (la même
donnée, saisie une seule fois, et réutilisée par les différentes applications) et de cohérence (l'unicité de
la donnée garantit que tout le monde parle de la même chose.

b)- Gérer les processus


Les données sont partagées au long des processus de gestion liés à des acteurs et à des métiers. On
parle de processus métier dans la mesure où ces processus sont associés à des métiers. Un processus
métier est constitué d'un ensemble d'activités attribuées à des acteurs et décomposables en tâches.
Ainsi, dans l'exemple précédent, un processus achat est géré par plusieurs acteurs appartenant à
des services différents qui utilisent en partie les mêmes données. Le partage d'une même base de
données par un ensemble de modules d'un même progiciel permet une gestion plus efficiente qu'une
gestion par des logiciels distincts qui modèleraient ce processus et obligeraient à des ressaisies.

c)- Réduire l'hétérogénéité technologique


Historiquement, pour des raisons de praticabilité, les différentes applications fonctionnelles ont été
réalisées successivement, à des époques différentes. Après cinquante années d'informatisation, on
observe, dans la plupart des entreprises, la coexistence d'applications anciennes utilisant des
systèmes d'exploitation propriétaires, des applications de type client-serveur, des applications issues
de la micro-informatique et des applications centrées sur les technologies internet. Cette coexistence
s'explique par la difficulté réelle et le cout de la mise en niveau d'une application lors de chaque
changement technologique et révèle toute l'importance de la maîtrise de l'évolution des SI.

d)- Le concept d'urbanisation des systèmes d'information


La métaphore de la ville a été largement utilisée dans le domaine des systèmes d'information en raison
de la similitude de la problématique de départ:
- Comment refaire, moderniser?
- Comment profiter des avancées technologiques, sans faire table rase du passé, dans des limites de
couts maîtrisés tout en maintenant la vie de la cité pendant les travaux?
L'urbanisation des systèmes d'information propose de passer d'un existant à une solution nouvelle, la
cible, par évolution successives. Il s'agit d'assurer l'évolution du système pour répondre à l'évolution
des besoins tout en améliorant sa cohérence et son efficience. L'urbanisation des systèmes
d'information apparait donc comme une préoccupation permanente visant à limiter les effets de la
prolifération technologique, à améliorer la cohérence des découpages en applications et par
conséquent à accroitre l'efficience et l'efficacité des S.I.

I.2. Le processus d'intégration (Comment intégrer?)


Le concept d'intégration peut s'appliquer à différents niveaux ou objets. Au niveau des applications
informatiques on distingue deux approches possibles:

Page 7 sur 10
a)- L'intégration à priori: système intégrés
Elle correspond aux systèmes pensés au départ pour former un tout cohérent. Vers le début des
années 1990, des éditeurs de logiciels ont proposé, sous le nom d'ERP (Enterprise resource
planning) ou PGI (progiciels de gestion intégrés), des solutions s'inspirant de ce principe. Ce
système intégré est composé de modules, conçus de manière cohérente et partageant une base de
données communes. Ces systèmes, standardisés mais adaptables, connaissent un succès certain. Ils
correspondent à une logique d'urbanisation brutale, du type « big-bang » consistant à remplacer des
îlots disparates et mal construits (les anciennes applications) par des ensembles harmonisés,
soigneusement reliés entre eux (les modules du PGI). L'harmonisation porte non seulement sur la
définition des données, mais aussi de manière plus profonde, sur une nouvelle conception des
processus de gestion.

Figure 5. Intégration à priori par PGI

PGI
Module
Ventes
Distribution AUTRES
Module BASE DE APPLICATIONS
Gestion de DONNEES EVENTUELLES
production UNIQUE

Module Achats
stocks

b)- L'intégration à postériori: système fédéré


Les solutions récentes, désignées par le terme EAI (enterprise application integration), consistent à
remplacer les liens multiples entre applications par une plate-forme d'échange centralisée, assurant la
communication et les échanges entre applications par diffusion de messages. La plate-forme
d'intégration correspond généralement à un ordinateur serveur spécialisé, équipé de logiciels de type
MOM (middelware oriented messages), permettant d'assurer des fonctions d'extraction de données (de
l'application source), de transmission (rendre les données compatibles avec les besoins de l'application
destinataire), de routage et d'acheminement.

Figure 6. Intégration par EAI (plate-forme d'intégration)

PORTAIL
d'e-commerce

Messages

APPLICATION
« Traitement des commandes »
APPLICATION Messages Messages
« Gestion comptable »
PLATE-FORME
EAI

Messages

APPLICATIONS
« REAPRO-LIAISONS FOURNISSEURS »

II. Progiciels de gestion intégrés (PGI, ERP)

II.1. caractéristique générale


Un PGI est une application informatique paramétrable, modulaire, qui vise à fédérer et à optimiser les
processus de gestion de l’entreprise en proposant un référentiel unique et en s’appuyant sur des règles
de gestion standards.

Un PGI est un progiciel : c’est un ensemble de programme conçus par un éditeur pour correspondre
aux besoins de plusieurs entreprises et commercialisé avec des prestataires annexes (assistance à la
mise en place, formation, maintenance, etc.).

Un PGI est paramétrable : produit standardisé le PGI est conçu à l’origine pour satisfaire les besoins
d’entreprises diverses. Il existe généralement des versions différentes par secteur d’activité et par
langue d’utilisation. En outre, l’adaptation du produit aux besoins d’une donnée se fait par
paramétrage.

Page 8 sur 10
Un PGI est modulaire : ce n’est pas une construction monolithique mais un ensemble de
programmes ou modules séparables correspondant chacun à un processus de gestion : leur
installation et leur fonctionnement peuvent être réalisés de manière autonome. Le découpage en
module permet de composer une solution spécifique par assemblage et d’étendre la mise en œuvre à
différents domaines de gestion.

Un PGI est intégré : les divers modules ne sont pas conçus de manière indépendante : ils peuvent
échanger des informations selon des schémas prévus. Ainsi, une commande passe par un client est
enregistrée dans le module gestion des commandes, communiquée au module gestion des magasins,
au module gestion des ordres de production, etc. Cette communication entre processus permet
d’améliorer la cohérence interne et évite la redondance des traitements.

Un PGI s’appuie sur un référentiel unique : toutes les données ou les objets utilisés par les
différents modules sont définis d’une manière standardisée unique et gérés par un seul type de
logiciel. De la même manière, les interfaces homme-machine sont définis de façon identique quels que
soient les modules. Cette normalisation forte des données et des langages simplifie la communication
et réduit les difficultés d’apprentissage des utilisateurs.

Un PGI vise à optimiser les processus de gestion : à la construction du PGI, le concepteur s’appuie
sur des modèles de processus issus des meilleures pratiques du secteur. De l’analyse des meilleures
pratiques, l’éditeur de progiciels obtient un ensemble de règles de gestion qui constituent un standard
de fait pour un secteur déterminé.

II.2. L’incertitude des impacts organisationnels


L’objectif essentiel d’un PGI est d’homogénéiser les systèmes d’information de l’entreprise par le
recours à une solution industrielle externe. L’introduction du PGI va donc tendre à renforcer
l’intégration en essayant de forcer le consensus sur l’information de gestion. L’impact sur
l’organisation est multiple :
- modification des modes opératoires dans certains processus et modification des compétences
nécessaires ; d’où la nécessité d’actions de formation importantes liées à la réingénierie des processus.
- augmentation du degré d’intégration entre départements et services avec une certaine uniformisation
des sous cultures. Cette uniformisation favorise dans un premier temps la cohérence dans
l’organisation mais peut, dans un second temps, réduire la capacité d’innovation de l’organisation en
limitant la variété.
- assez souvent hausse du degré de formalisation par l’automatisation de certains processus. Cette
standardisation peut améliorer l’efficience à court terme mais aussi limiter, voire interdire les
expérimentations locales favorables à l’apprentissage ;
- modification des rapports de pouvoir dans l’organisation. Un PGI peut avoir à la fois des effets
centralisateurs en améliorant les conditions de contrôle de gestion et des effets décentralisateurs en
permettant à tous les managers un succès plus commode à l’information ;
- modification de la distribution des connaissances au sein de l’organisation liée à l’évolution des
processus et à la modification des schémas de communication.

III. Vers l'entreprise étendue


Conçus à l'origine dans le cadre strict de l'organisation, les S.I sont aujourd'hui développés dans un
cadre interorganisationnel représentatif du fonctionnement des entreprises organisées en réseaux. Ils
constituent le support essentiel de la gestion des flux physiques entre les différents membres du
réseau.
L'évolution des modes de production vers des formes de juste-à-temps a mis en évidence l'importance
de la logistique, c'est à dire la technologie de la maîtrise des flux de matières qu'une entreprise expédie
vers ses clients (produits finis, pièces détachées), transfère entre des unités ou en leur sein (demi-
produits, en cours) et reçoit des fournisseurs et sous-traitants (matières premières, fournitures). Selon
la conception de l'optimisation retenue, les systèmes d'information supports de cette gestion des flux
diffèrent. La tendance dominante aujourd'hui est celle d'une gestion intégrée de la chaîne logistique
complète.
Les différents types de systèmes d'information correspondant aux différentes logiques d'optimisation
dans la gestion des flux et aux différents types d'intégration sont:

L'approche 1 (Systèmes fonctionnels disjoints), la plus ancienne, correspond à une logique


d'optimisation locale: des SI disjoints supportent les processus d'achat, de production, de distribution,
et la meilleure solution est recherchée, de manière indépendante, au niveau de chaque fonction.

L'approche 2 (Intégration interne par PGI) correspond à une logique d'optimisation globale interne.
Par le recours à un PGI, on s'assure d'une bonne cohérence interne dans la gestion des différentes
fonctions. L'intégration est limitée à l'intérieur de l'entreprise.

Page 9 sur 10
L'approche 3 (Intégration interorganisationnelle (SIIO)) correspond à une logique d'optimisation
conjointe dans le cadre d'une entreprise étendue. Les SI fonctionnels sont définis par les partenaires
de l'échange: fournisseur pour la logistique amont, client pour la logistique aval; ce sont des SI
interorganisationnels avec un aménagement des interfaces chez chaque partenaire de l'échange.
L'intégration est étendue à l'extérieur de l'entreprise.

L'approche 4, (Utilisation des marchés électroniques) la plus récente, correspond à une logique
d'optimisation par externalisation et flexibilisation. L'entreprise a recours à des marchés électroniques
(plate-forme d'achat, place de marché) qui assurent les fonctions essentielles d'intermédiation vers
l'amont et vers l'aval, avec sélection des partenaires. Les SI sont définis en commun avec les
gestionnaires des marchés électroniques. On peut parler dans ce cas d'entreprise virtuelle étendue,
avec une reconfiguration fréquente du réseau fournisseur-entreprise-client.

Page 10 sur 10

Vous aimerez peut-être aussi