Gestion de projet

1. Documenter un projet
 Lancer, planifier et gérer votre projet

2. Défendre un projet / marketing de projet

 Présenter et promouvoir votre projet

Gestion de projet, 2010

 Principales étapes

1. Le lancement / Le démarrage
- la demande de projet
- les objectifs SMART
2. L’organisation / L'équipe
3. L’analyse des risques
4. La planification
5. Le budget / la qualité
6. Le marketing
Transformer le document de projet en un document de présentation

Gestion de projet, 2010

 Principales étapes

Déroulement du projet
Etapes de projet Cycle de planification

Lancement
Mandat
Etude préliminaire Enquête /
Choix
Analyse
Etude principale

Construction Appréciation
Evaluation
Introduction Elaboration
de la solution
Maintenance

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 Tâches par phase du
cycle de planification
Fixer les objectifs, les restrictions,
Enquête : Recueillir les informations relatives à
l’organisation du projet, les délais et les l’existant et à l’évolution future.
coûts. Analyse : Classer les informations obtenues.

Mandat
Les décideurs examinent la proposition Enquête /
recommandée. En cas de choix positif, ils Choix
octroient un mandat pour la phase
Analyse L’appréciation consiste à porter un
suivante du projet. jugement sur l’existant

Appréciation Localiser les forces et les faiblesses de

Evaluation la solution en vigueur, en mesurer les
Elaboration opportunités et les menaces.
de la solution
Comparer les variantes élaborées aux objectifs pour
savoir dans quelle mesure elles les satisfont.
Elaborer une recommandation à l’intention des
décideurs. Elaborer des variantes de solution

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 Techniques par
phase du cycle
Techniques de planification Techniques d’enquête/analyse
et de définition des objectifs, Interview, questionnaire, observations, autorecensement,
techniques de gestion de projet fiches suiveuses, estimations, méthode des temps
(PERT, GANTT, etc.) prédéterminés, analyse des tâches, analyse de la
5141 communication, approche réticulaire.

Mandat
Enquête /
Choix
Analyse
Techniques d’appréciation
Techniques d’évaluation
Analyse systématique des problèmes
et de choix de la solution Appréciation Techniques de représentation
Comparaison verbale, Evaluation des structures et des procédures
comparaison de rentabilité,
analyse multicritères, Elaboration
analyse du rapport coût/utilité, de la solution
techniques de présentation

Techniques d’élaboration de la solution

Techniques de créativité, Brainstorming, Méthode 635,
Méthode CNB, Analyse morphologique
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 Lancer un projet

 Identifier un projet / origine d'un projet :

 Un problème
 Un besoin

 analyser dès le début du projet avec soin le problème ou

le besoin pour comprendre ce que veut vraiment
l’utilisateur final ou le mandant.

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 Un projet … ?

 … a un caractère unique, est complexe et interdisciplinaire

 … est composé d’une multitude de tâches souvent complexes

 … fait souvent appel à des spécialistes

 … exige une organisation claire pour optimiser le processus

"Délégation-Coordination" (matrice des responsabilités)

 … implique une analyse financière

 … doit être géré dans le temps (durée, délais)

 … comporte des aspects novateurs

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 Un projet c’est …

 … surtout :
 des compétences (ressources humaines)
 de la communication
 de la coordination
 un style de conduite

 … et encore :
 de la flexibilité
 de la tolérance
 de l’engagement

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 Définition

 Un projet désigne un ensemble d’actions ou de tâches ayant pour

but de satisfaire au besoin d’un mandant.

 Pour être un projet, une partie des conditions suivantes doivent être
remplies :
 Il existe un mandant (= client interne ou externe)
 Il existe un chef de projet
 Un but a été défini
 Un délai a été défini
 Un budget a été défini
 Il est unique
 Il implique une part de nouveauté ou d'innovation

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 Définition

N’est pas considéré comme projet :

 Toute tâche répétitive

 Toute tâche qui n’a pas de délai de fin
 Toute tâche d’une ampleur très petite (beaucoup d'entreprises
définissent un coût minimal pour qu’une action soit considérée comme un projet:
50'000 CHF, 250'000 CHF. Mais dans beaucoup de cas, ce type de limite n’a pas
beaucoup de sens.)

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 Exemples de projets ?

 Pour fin janvier, augmenter les nuitées en provenance

d'Asie du Sud-est de 15% par rapport à l'année passée
 Veiller à la qualité du service après-vente.
 Développer la vente de cravates en ligne.
 Avant la fin de l’année, remplacer tout les PC portables
du services externes.
 En 8 mois, établir une nouvelle politique de
communication pour la marque Swiss.
 Assurer la disponibilité permanente à l’ERP de
l’entreprise via un intranet pour tous les commerciaux
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 Types de projets

 Etudes, expertises

 Nouveau produit, adaptation du produit

 Expansion, construction

 Rationalisation

 Ré-organisation, intranet

 Système qualité

 Event, voyage, mariage

 …

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 Structure d’un projet

 une idée (ou un problème à résoudre)

 un cadre (avec des limites : ce que fera - ne fera pas le projet)
 un objectif commun (interne et externe au groupe de projet)
 un découpage du projet
 des activités spécifiques
 une planification des activités
 des jalons (points de décision ou de contrôle permettant de suivre l'évolution du projet)
 des processus décisionnels

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 Les raisons d'échec d'un
projet

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 Les raisons d'échec d'un
projet

NTIC = Nouvelles Techniques d’Information et de Communication

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 Conseil
savoir perdre du temps

Perdre du temps au début =

 bonne réflexion préalable
 bien poser les objectifs
bien savoir où l’on va…
 bien définir les jalons  gain de temps par la suite !

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 Démarrage d’un projet

1. Analyse de la situation
2. Définition des buts / objectifs
3. Développement du concept
4. Choix des variantes
5. Demande de projet

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 1. Analyse de la situation

 Quels sont les besoins en informations?

 états des lieux (Méthode des 5 "pourquoi"), études de
marché, étude d’impact, étude de faisabilité, …
 Où se trouvent les informations ?
 Comment collecter ces informations ?

 Parfois: formulation d’un avant-projet dont le but est de

récolter un maximum d’informations pertinentes pour
faciliter la prise de décision sur le projet principal qui
devra suivre.
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 Méthode des 5 Pourquoi

 La méthode des "5 pourquoi" est un outil de

questionnement pour réussir à remonter à la source d'un
dysfonctionnement ou d'une situation observée
 Exemple

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 2. Définition buts/objectifs

 Les buts sont des intentions et marquent la volonté de

ceux qui les définissent
 ex. être présent dans 6 mois sur le marché suisse

 Le but est connu de tous les participants

 Le but est accepté par tous les participants
 Le but tient explicitement compte des intérêts des
parties prenantes les plus importantes

 Le but est ensuite décliné en objectifs à atteindre

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 2. Définition buts/objectifs

 Des objectifs bien formulés sont SMART(e):

 Spécifiques il touche un seul domaine

 Mesurables une valeur-cible qui se mesure
 Attendus une réponse à des besoins
 Réalisables il est réaliste / faisable
 Temporelles il a une durée : un début, une fin
 Ethique il est « propre »

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 2. Exemple

Nous voulons être plus présent sur la marché romand:

CRITERES VALEURS-CIBLE OUTILS CONTROLES

Part de marché + 20% Chiffre d’affaires Comptabilité

Volume des + 15% Quantité vendue Comptabilité des

ventes stocks

Nombre de +5 Projets Inaugurations

succursales d’implantation

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 2. Définition des buts

 Les pièges à éviter:

 Les buts sont trop vagues

 Les buts n’ont pas d’effet motivant sur l’équipe
 Les utilisateurs finaux ne sont pas consultés
 Conditions cadres / environnement social et matériel
ne sont pas suffisamment pris en compte
 Intérêts des parties prenantes ne sont pas
suffisamment pris en compte

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 3. Développement du concept

 Trouver le chemin pour amener les acteurs du projet vers

les buts à atteindre
 comment le projet sera réalisé?

 Prévoir suffisamment de temps

 Un processus créatif: brainstorming, flow , …
 sortir du cadre ordinaire = Outdoor Creative Thinking

 Générer des solutions et des variantes possibles

 Matrice SWOT

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 Analyse SWOT

 L’analyse SWOT ou matrice SWOT, de l'anglais Strengths ( forces),

Weaknesses (faiblesses), Opportunities (opportunités), Threats
(menaces), est un outil de stratégie d'entreprise permettant de
déterminer les options stratégiques envisageables au niveau d'un
domaine d'activité stratégique (DAS ou SBU).
 Les expressions équivalentes en française sont
« Menaces Opportunités Forces Faiblesses » ou
« Atouts, Faiblesses, Opportunités, Menaces » ;
 on utilise d'ailleurs parfois le terme analyse MOFF ou
analyse AFOM

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 Démarche Analyse SWOT

 Conduire une analyse SWOT consiste à effectuer deux

diagnostics :
 un diagnostic externe, qui identifie les opportunités et
les menaces présentes dans l'environnement.
 un diagnostic interne, qui identifie les forces et les
faiblesses du domaine d'activité stratégique

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 Matrice SWOT

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 3. Développement du concept

 Quelques règles pour un brainstorming

 Quitter le cadre habituel
 Une salle sans table
 2 ou 3 flip charts
 Toujours 1 ou 2 personnes de l’extérieur
 Redéfinir exactement le problème au départ
 La critique est interdite (pas de phrase qui commence
par « mais … »)
 Prendre l’air avant le brainstorming (promenade)
 Faire un break après 40 minutes

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 4. Choix des variantes

Décision autoritaire ou analyse multicritère ?

Analyse multicritère :
 Définir les critères qui seront utilisés pour la décision
 Pondérer ces critères
 Evaluer chaque critère de chaque variante et lui attribuer
une note
 Multiplier chaque note par le poids des critères / note
pondérée
 Additionner les notes pondérées par variante

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 5. La demande de projet

 Elle est écrite par le chef de projet

 Elle est adressée au mandant
 Souvent, elle est la conclusion d’un avant-projet
 Parfois on saute cette étape
 Souvent préalable à la constitution de l’équipe de
projet
 La signature de la demande libère les premiers
moyens financiers

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 5. La demande de projet

 Le problème / besoin qui est à l’origine du projet

 Les buts / objectifs principaux du projet
 Ce que le projet ne fera pas (définition négative des buts)
 Les jalons principaux
 Les choix techniques retenus
 Estimation grossière des ressources nécessaires
 Estimation du délai final
 Estimation grossière des coûts
 Estimation des gains attendus du projet
 Analyse grossière des risques

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