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7/14/2016

IRSPE / GROUPE KIBIO

L’AUDIT ET CERTIFICATION
DES SYSTEMES DE MANAGEMENT
Juillet 2016

CONSULTANT
KOUAME DJAH KONAN G.
Ingénieur Consultant Formateur
en Management de la Qualité Sécurité Environnement
Professeur de Lycée en Génie Mécanique
Secouriste Breveté (ONPC – CROIX-ROUGE )
kdjahkonan79@yahoo.fr
Tel:59961600

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CONTENU
1 – AUDIT
Définitions
Les acteurs de l’audit
Les principes de l’audit
Les types d’audit
La réalisation de l’audit
2 – CERTIFICATION
Définitions
Types de certifications
Organisme de certifications
Enjeux de la certification
Etapes de la certification

1 – L’AUDIT
1.1DEFINITIONS
• audit
processus méthodique, indépendant et documenté permettant d’obtenir des
preuves d’audit et de les évaluer de manière objective pour déterminer
dans quelle mesure les critères d’audit sont satisfaits
• preuves d’audit
enregistrements, énoncés de faits ou d’autres informations pertinents
pour les critères d’audit et vérifiables
• critères d’audit
ensemble de politiques, procédures ou exigences utilisées comme référence
vis-à-vis de laquelle les preuves d’audit sont comparées
• constatations d’audit
résultats de l’évaluation des preuves d’audit par rapport aux critères d’audit .
Les constatations d’audit indiquent la conformité ou la non-conformité.
• conclusions d’audit
résultat d’un audit , après avoir pris en considération les objectifs de l’audit et
toutes les constatations d’audit

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1.2 – LES ACTEURS DE L’AUDIT


Le client de l’audit : organisme ou personne demandant un audit.
Rôle: Le commanditaire précise la politique et confirme son engagement en faveur de
l’audit. Il informe le personnel qui sera audité. Il mandate l’auditeur et établi une
procédure qui définit les règles et pratiques à respecter.
L’audité : organisme qui est audité.
Rôle: L’audité prend note de l’intervention d’audit programmée et s’y prépare. Il doit
considérer l’audit comme un outil de progrès et non comme une opération
d’inquisition. L’audité doit accueillir l’auditeur cordialement. Les échanges doivent
être clairs et reposer sur des faits précis.
Auditeur : Personne qui réalise un audit .(ISO 19011)
Personne possédant des capacités personnelles et démontrées ainsi que la
compétence nécessaire pour réaliser un audit. (ISO 9001)
Rôle : L’auditeur rappelle les principes et objectifs de l’audit. Il explique la méthode de
conduite de l’audit et la forme des résultats qui seront obtenus. Lors de l’audit, il
doit rester dans son rôle d’observateur dont la mission consiste à identifier et à
relever des écarts par rapport au référentiel.
L’auditeur rapporte objectivement les observations et les écarts qu’il a constatés . Les
conclusions de l’audit sont formalisées dans un rapport d’audit remis au
commanditaire et communiqué à l’audité.

1.3 – Les principes de l’audit

Déontologie: le fondement du professionnalisme


Présentation impartiale: l’obligation de rendre compte de
manière honnête et précise
Conscience professionnelle: l’attitude diligente et avisée au
cours de l’audit
Confidentialité : sûreté des informations
Indépendance: le fondement de l’impartialité de l’audit et de
l’objectivité des conclusions d’audit
Approche fondée sur la preuve: la méthode rationnelle
pour parvenir à des conclusions d’audit fiables et
reproductibles dans un processus d’audit systématique

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1.4 – Les types d’audit

1.5 – La réalisation de l’audit


Les techniques d’audit
La principale responsabilité d’un auditeur est de collecter des preuves tangibles
de la conformité au référentiel. Pour ce faire :
– il pose des questions dans le cadre d’entretiens (interviews) avec le
personnel de l’audité ;
– il examine des supports d’information (documents) ;
– il observe les activités et les conditions du site audité.
• Le questionnement
Les techniques de questionnement dépendent de la personnalité de l’auditeur
et de la formation qu’il a reçue. Trois catégories de questionnement sont à
sa disposition.
• La recherche des preuves tangibles
L’auditeur doit rechercher des preuves objectives que le système de
management fonctionne correctement et conformément à la description qui
en est faite dans le référentiel.

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• L’observation des activités


Les discussions dans une salle de réunion avec le management ne permettent pas
d’établir si le SM fonctionne et de déterminer le niveau de son degré
d’efficacité.
Il est nécessaire de poser des questions individuellement au personnel et aux
différents opérateurs d’un processus. C’est en écoutant les différentes
réactions qu’il est possible de déterminer si :
– le personnel travaille avec les documents validés ;
– les documents obsolètes sont bien écartés ;
– les installations sont adaptées ;
– la surveillance est adéquate ;
– les enregistrements sont conservés dans de bonnes conditions
– le personnel est correctement formé, etc.
• L’enregistrement des observations
Au fur et à mesure de ses observations, l’auditeur les note afin de disposer des
informations nécessaires pour établir son rapport.

Les étapes de l’audit


Comme le définit la norme ISO 19011, un audit doit se dérouler
selon cinq grandes étapes. Ces étapes sont schématisées dans
la figure ci-dessous.

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• La planification des audits


Les audits internes doivent être planifiés. Le résultat de cette planification est
un planning prévisionnel des audits à effectuer. Ce planning est appelé
par la norme « programme d’audit ».
Une bonne pratique consiste à rédiger un programme d’audit qui couvre une
année à l’avance.
Champ de l’audit: Étendue et limites
d’un audit.
Programme d’audit: Ensemble d’un ou
plusieurs audits planifié pour une
durée spécifique et dirigé dans un but
spécifique.
Le programme d’audit sert essentiellement
à définir pour chaque audit interne :
l’entité auditée concernée, la date à
laquelle cet audit interne Devrait avoir
lieu, le/les auditeur(s) interne(s) prévu(s)
pour mener cet audit.

• La préparation des audits


pour chaque audit planifié, l’auditeur (ou le responsable d’audit) désigné
recueille les éléments de référentiel qui constituent les critères d’audit sur
lesquels il va s’appuyer. L’auditeur organise ensuite le déroulement de
l’audit tel qu’il souhaite le mener. Cette tâche constitue essentiellement
la planification des interviews à mener auprès des acteurs concernés de
l’audité.
Plan d’audit : Description
des activités et des
dispositions nécessaires
pour réaliser un audit.

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• La réalisation des audits


La réalisation d’un audit interne doit se dérouler conformément à la
méthodologie exigée par la norme ISO 19011. La démarche comprend
notamment les travaux suivants :
– une réunion d’ouverture ;
– des interviews des audités et des observations in situ ;
– le rapprochement des observations et du référentiel approuvé;
– l’identification des écarts (non-conformités) par rapport au
référentiel approuvé ;
– le recueil de preuves tangibles ;
– une réunion de clôture (ou réunion de synthèse).
Cette étape permet à l’auditeur de faire des constats.
Chacun de ces constats doit être étayé par des preuves qui, permettent de
démontrer de façon indiscutable les faits que l’auditeur a pu observer.

• Les conclusions des audits


Afin que les observations et les preuves tangibles constatées lors d’un
audit interne soient traitées efficacement, l’auditeur doit organiser
et présenter de manière ordonnée les conclusions de ses
observations. Ce sont les constatations d’audit.
Pour la bonne forme, ces constatations d’audit seront présentées
dans un document communément appelé rapport d’audit interne
(compte rendu). La forme et la structure des rapports d’audits
internes sont spécifiques à chaque organisme.
Le rapport d’audit interne doit faire ressortir clairement les écarts
constatés par rapport au référentiel (critères d’audit) prédéfinis. Ces
écarts constituent des non-conformités.

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• Le suivi des audits


En principe, le rôle de l’auditeur se limite au constat des écarts. Dans le
cadre de l’audit interne, et pour jouer pleinement le rôle de
l’amélioration continue, l’auditeur interne et le responsable du
service audité discutent ensemble des recommandations ou des
pistes d’amélioration possibles qui seront directement reprises dans
la phase de suivi des audits.
La détection et le constat des écarts et des non-conformités
constituent le résultat visible et immédiat d’un audit interne.
Mais pour être efficaces et porteuses de progrès pour
l’organisme, les constatations de l’audit doivent être suivies d’effets.
Ces améliorations devront être étudiées, préparées, planifiées, mises
en œuvre et surtout évaluées afin de s’assurer de leur efficacité.
C’est l’objet des actions correctives et préventives qui
alimenteront le plan d’amélioration

2 – Certification
2.1 – Définitions
• La conformité:
C’est la satisfaction d'une exigence (ISO 9000)
• Les preuves de conformité:
L’objet de la certification pour une entreprise est de fournir une
garantie à ses clients au travers d’une preuve de conformité à
un référentiel. Elle se traduit, à l’image d’un diplôme, par
l’obtention d’un certificat.
• L’accréditation :
Reconnaissance formelle par un organisme indépendant, en
général un organisme d'accréditation, qu'un organisme de
certification est compétent pour procéder à la certification.

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Qu’est-ce que la certification?


La certification est la procédure par laquelle une tierce partie indépendante
(un organisme certificateur) donne une assurance écrite qu’un produit, un
processus ou un service est conforme aux exigences spécifiées.
C’est la preuve la plus crédible de conformité à un référentiel dans la mesure
où intervient un organisme tiers (« certificateur») apportant, l’assurance
de son impartialité et, la garantie d’une surveillance dans le temps du
maintien de la conformité.
Accréditation et certification
La cote d’ivoire ne disposant pas
d’organisme d’accréditation
cette activité en réalisée par
des structures d’accréditation
d’autres pays (France; Tunisie)

2.2 – Types de certifications


On distingue quatre types de certification:
Certification de produits;
Certification de services;
Certification de système ou d’entreprise;
Certification de personnel.

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Les certifications de produits


La certification d’un produit industriel concerne directement ses
caractéristiques, essentiellement sa sécurité d’utilisation et son
aptitude à l’emploi auxquelles se sont ajoutées récemment des
caractéristiques comme son impact sur l’environnement. Elle a pour
objet de permettre aux entreprises de valoriser leurs produits industriels
en se différenciant par rapport à leurs concurrents. Elle constitue pour le
client final une garantie, un critère de choix parmi différentes offres.
On peut distinguer les signes de qualité officiels des signes de qualité
indépendants. Les premiers ont été créés par les pouvoirs publics et
les seconds sont issus d’organismes privés.
Les certifications de services
La certification de service suit la même logique que la certification de produit
dans la mesure où elle est établie sur la base d’une norme de résultat.
Elle pose toutefois le problème de l’évaluation de la qualité du service
en tant que résultat à atteindre. Pour un service, les caractéristiques
concernent le plus souvent, l’accueil, l’information, la sécurité, la réponse
aux attentes de la clientèle, le règlement des litiges, etc.

Les certifications de systèmes de management


Les certifications de produits et services, d’une part, et les certifications de
systèmes de management, d’autre part, sont souvent présentées comme
complémentaires. En effet, les premières constituent des certifications de
résultat alors que les secondes constituent des certifications de moyens.
Autrement dit, un client, pour avoir confiance dans le produit qu’il achète,
peut vérifier que le produit est certifié mais aussi que le système de
management de la qualité de l’entreprise qui réalise ce produit est certifié.
La certification de produits/services concerne surtout la relation entre une
entreprise et le grand public alors que la certification de systèmes de
management est le support d’une relation d’entreprise à entreprise, un
moyen pour un fournisseur d’obtenir la confiance de ses clients.
Les certifications de personnes
Les certifications de personnes permettent à des professionnels de faire
reconnaitre leur compétences et expertises par des organismes de
certifications. Les pré requis sont la formation initiale, professionnel et
l’expérience dans le domaine du certificat souhaité. Les principaux
certificats sont ceux de formateurs, consultants, responsables et auditeurs
certifiés.

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2.3 – Les organismes de certification


Il y a de nombreux organismes certificateurs indépendants(environ 700
selon ISO) .. Certains organismes interviennent uniquement dans la
certification de produits, d’autres dans la certification de services,
d’autres encore au niveau de la certification des systèmes. Enfin,
certains organismes certifient à la fois dans plusieurs secteurs d’activité.
En côte d’Ivoire CODINORM est chargé de la marque de conformité NI.
Organismes de certification exerçant en CI:
AFAQ (Association Française pour le Management et I’amélioration de la
Qualité); BVQI(Bureau Veritas Quality International);LRQA( Lloyds Register
Quality Assurance); SGS(Société Générale de Service)
2.4 – Enjeux de la certification
La certification est une preuve de confiance. Elle apporte, pour une
entreprise, une garantie à ses clients, que ses produits/services et/ou son
système de management sont conformes à des normes. La certification
ouvre donc des parts de marché et une notoriété aux organismes.

2.5 – Processus de certification d’un organisme


Demande de certification

Instruction de la demande

Audit de l’entreprise

Examen du rapport d’audit

NON
Conformité?
OUI
Certification

Audit de surveillance

- Avertissement
NON - Suspension
Conformité? - Retrait
OUI - Réclamations
et recours
Maintien du Certificat

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MERCI POUR VOTRE


ATTENTION

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