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Gestion de

projets informatiques

Mesure de l’avancement
Sommaire
l Survol
l Étape du contrôle de l’avancement : mesure,
analyse prévisionnelle et proposition
d’actions correctives
l Principales causes d ’écart entre la situation
prévue et la situation réelle
l Analyse et utilisation de la valeur acquise
l Mise en œuvre des actions proposées

2
Présentation
Avant
Projet Survol

Structurelle

Opérationnelle

Budgétaire Suivons-nous le plan ?


Contrôle
• Mesure de l’avancement
• Organisation
• Coordination

3
Présentation

Principe

l Cette fonction consiste à évaluer la situation


réelle du projet, à la comparer à la situation
prévue au plan d’exécution et à prendre les
décisions nécessaires pour corriger la
situation, si des écarts sont observés ou
prévus.
Genest et Nguyen

4
Maîtrise des ressources Étapes

et gestion de la qualité
l La maîtrise des ressources et la gestion de la
qualité du produit :
§ sont des fonctions en cours de réalisation du
projet quelle que soit la phase atteinte dans la
progression du projet;
§ impliquent une base de comparaison que
constitue le plan de réalisation, produit de la
planification du projet et de l’utilisation des
ressources.

5
Étapes

Maîtrise des ressources


l La maîtrise des ressources implique:
§ capacité d’expliquer les difficultés rencontrées au plan
technique
§ capacité d’expliquer les retards et les dépassements de
coût
§ capacité de proposer des mesures correctives, d’en
évaluer les répercussions et de les mettre rapidement en
œuvre
§ capacité à répondre à des conditions changeantes du
milieu (le projet, son environnement)

l Cette capacité demande d’avoir des points de repère


§ C’est la planification du projet

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Étapes

Contrôle
l Activité d’acquisition des informations sur la
progression du projet
§ Ce qui est complété
§ Les ressources effectivement utilisées
§ La date de début et de fin
l Ce qui en en cours: % d ’avancement
§ La date de début, ressources utilisées : matériaux,
équipement, main d ’œuvre
l Questions à résoudre:
§ Quoi documenter? À quelle fréquence?
§ Avec quelle résolution? Problèmes rencontrés?
7
Étapes

Analyse
l But : vérifier si la situation actuelle est telle que
prévue
§ Compilation des informations recueillies
o Calcul des coûts effectivement engagés et déboursés
o Validation de l ’estimé du % d ’avancement
o Nature exacte des problèmes rencontrés (recherche des causes
§ Analyse prévisionnelle - valeur acquise
o Comparaison avec la situation prévue
§ Sélection de mesures correctives
o Proposition et analyse de l ’effet de mesures correctives
o Recommandations

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Causes d’écart

Performance technique
l Occurrence d ’un problème technique
imprévu
l Difficultés techniques majeures dont la mise
en relation de diverses composantes
l Problème de fiabilité dans les matériaux, les
équipements achetés
l Changement imposé par le client
l Apparition d ’un nouveau produit sur le
marché
l Révision des spécifications techniques

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Causes d’écart

Coûts
l Difficulté de financement
l Difficultés techniques imposant l ’utilisation
de plus de ressources humaines ou
d ’équipement
l Majoration des coûts des matériaux, de la
main-d’œuvre, de l’énergie, etc.
l Monitoring erroné
l Délai dans la mise en œuvre des mesures
correctives
l Estimation initiale incorrecte

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Causes d’écart

Échéanciers
l Durée plus longue que prévue pour compléter une
activité, pour résoudre un problème technique
l Durée requise pour résoudre un problème nouveau
l Mauvaise estimation de la durée des activités à
réaliser
l Pénurie de ressources humaines, matérielles et
d’équipement
l Répercussions des retards de réalisation des activités
qui précèdent sur la durée des activités à venir, sur
leur programmation, etc. (Boucle de rétroaction
positive)

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Causes d’écart

Mise en œuvre
l Approbation des mesures retenues
l Communication aux personnes concernées
l Mise en application

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Mesure

CBTP et CRTR
l CBTP : Coût budgétée du travail planifié
l CRTR : Coût réel du travail réalisé
§ Donnée fournie à partir du système comptable:
feuilles de temps
Mois Phase Durant le mois À la fin du mois
1 Définition 15 000,00 $ 15 000,00 $
2 Élaboration 16 000,00 $ 31 000,00 $
3 Élaboration 16 000,00 $ 47 000,00 $ CBTP3
4 Construction 17 500,00 $ 64 500,00 $
5 Construction 17 500,00 $ 82 000,00 $
6 Transition 13 000,00 $ 95 000,00 $

CRTR3 = 28 000 $ Économie de 19 000 $ ?

13
Mesure

CBTR
lCBTR : Coût budgété du travail réalisé
§Combien aurait dû coûter le travail exécuté ?
oLa phase de définition s’est effectuée dans les temps et budgets.

oLa phase d’élaboration a été problématique:


§Le développeur a été affecté à un autre projet
§Après 4 semaines, le programmeur est libéré: manque de travail (11 000 $)
§Le chef de projet a réduit son imputation de 50% à 30% (4 000 $)
§Le travail s’est fait moins rapidement: 30 % du travail prévu. (4 000 $)

CBTR3= 15 000 $ + 30% (16 000 $ + 16 000 $)


24 600 $ vs 28 000 $

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Mesure

VC et VE
llVC
VC :: Variance
Variance par
par llVE
VE :: Variance
Variance par
par
rapport
rapport aux
aux coûts
coûts rapport
rapport àà l’échéancier
l’échéancier
llÉconomie
Économie réalisée
réalisée ou
ou llAvance
Avance ouou retard
retard par
par
dépassement
dépassement par
par rapport
rapport au
au rapport
rapport àà l’échéancier
l’échéancier
budget
budget

§§VC
VC==CBTR
CBTR––CRTR
CRTR §§VE
VE==CBTR
CBTR--CBTP
CBTP
§§VC
VC33==24
24600
600$$--28
28000
000$$ §§VE
VE33==24
24 600$
600$--47
47000
000$$
==(3
(3400
400$)
$) ==(22
(22400
400$)
$)

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Mesure

IC et IT
llIC
IC :: Indicateur
Indicateur dd ’écart
’écart llIT
IT :: Indicateur
Indicateur d’écart
d’écart
sur
sur les
les coûts
coûts temporel
temporel

§§IC
IC==CRTR
CRTR//CBTR
CBTR §§IT
IT==CBTP
CBTP//CBTR
CBTR
§§IC
IC33==28
28000
000$$//24
24600
600$$ §§IT
IT33==47
47000
000$$//24
24600
600$$
==1,14
1,14 ==1,91
1,91

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Mesure

ERCP et ERDP
llERCP:
ERCP: Estimation
Estimation llERDP
ERDP :: Estimation
Estimation
révisée
révisée du
du coût
coût du
du projet
projet révisée
révisée de
de la
la durée
durée du
du
projet
projet
§§ERCP
ERCP==(Budget
(Budgetoriginal)
original)**IC
IC
§§ERCP
ERCP33== 95
95000
000$$**1,14
1,14 §§ERDP
ERDP==(Budget
(Budgetoriginal)
original)**IT
IT
==108
108300
300$$ §§ERDP
ERDP33==66**1,91
1,91
==11,46
11,46mois
mois

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Mesure
Représentation graphique
700
600

Coût cummulatif
500
400 Variance d’échéancier
CBTP CRTR
300
200 Variance de coûts
100 CBTR Valeur acquise

Tâche 1 $ 100 K
Travail effectué
Tâche 2 $ 50 K

CBTP
Tâche 3 $ 50 K

Tâche 4 $ 140 K

Tâche 5 $ 90 K

$ 80 K
Tâche 6
$ 100 K
Tâche 7
$ 75 K
Tâche 8
0 1 2 3 4 5 6 7 8 (mois)
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Mesure

Exemple (1)
l Planification budgétaire du projet
Tâche Analyste Concepteur Programmeur1 Programmeur2 Total
Description des exigences du système 4 4 4 442 $
Analyse des interfaces 12 4 8 970 $
Analyse des services du système 16 8 1 172 $
Analyse de la base de données 8 8 723 $
Implantation des interfaces 16 549 $
Implantation des services 24 20 136 3 432 $
Conception de la base de données 24 1 346 $
Intégration des modules 40 20 1 773 $
Tests unitaires de la base de données 16 898 $
Intégration du système et tests 24 24 2 170 $
Rédaction du manuel utilisateur 8 449 $
Tests d'acceptation 40 30 2 843 $

Centre de responsabilité budgétaire Coût Centre de responsabilité budgétaire Coût


Analyste 9 874 $ Chef de projet - 13 sem. - quart de temps 7 313 $
Concepteur 3 570 $ Ressources matérielles 2 000 $
Programmeur 1 1 638 $ Coût de revient estimé 26 081 $
Programmeur 2 1 686 $ Budget convenu avec le client 30 000 $
Coût des ressopurce humaines 16 768 $ Marge budgétaire 3 919 $

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Mesure
Exemple (2)
l Tâches accomplies au temps t
Tâche CBTR CRTR VC IC
A Description des exigences du système 442 $ 475 $ (33) $ 108%
B Analyse des interfaces 970 $ 911 $ 59 $ 94%
C Analyse des services du système 1 172 $ 2 007 $ (835) $ 171%
D Analyse de la base de données 723 $ 835 $ (112) $ 115%
E Implantation des interfaces 549 $ 465 $ 84 $ 85%
F Implantation des services 3 432 $ 3 015 $ 417 $ 88%
G Conception de la base de données 1 346 $ 1 346 $ - $ 100%
Coût total des tâches terminées 8 634 $ 9 054 $ (420) $ 105%

l Tâches en cours au temps t


Coût Estimation Budget
Coût budgété budgété CRTR CBTR coût restant révisé
H Intégration des modules 1 et 2 1 773 $ 709 $ 504 $ 1 269 $ 2 494 $
I Tests unitaires de la base de données 898 $ 500 $ 498 $ 400 $ 902 $
Coût total des tâches en cours 2 671 $ 1 209 $ 1 002 $ 1 669 $ 3 396 $

20
Mesure

Exemple (3)
l Coût des tâches au temps t
§ Coût des tâches = 12 413 $
o Tâches accomplies = 9 054 $
o Tâches en cours = 3 394 $
§ Coût budgété des tâches = 11 306 $
o Tâches accomplies = 8 635 $
o Tâches en cours = 2 671 $
§ Différence = (1 107) $ ou 10 %

l Que peut faire le chef de projet ?

21
Mesure

Exemple (4)
l Budget des tâches à accomplir au temps t
Coût Coût Coût à Budget
budgété encouru encourir révisé
J Intégration du système et tests 2 170 $ 1 628 $ 1 628 $
K Rédaction du manuel utilisateur 449 $ 449 $ 449 $
L Tests d'acceptation 2 843 $ 2 843 $ 2 843 $
Coût total des tâches en cours 5 462 $ - $ 4 920 $ 4 920 $

l Re planification des tâches


§ J réduite de 25 % donc de 6 jours
§ Mais attention : augmentation des risques!

22
Mesure

Exemple (5)
l Re planification des tâches
§ Coût prévu de toutes les tâches 17 333 $
§ Coût budgété initialement 16 768 $ } 565 $
ou 3 %

§ Marge budgétaire initiale 3 919 $


§ Marge actualisée 3 354 $

23
Mesure

Exercice
l Une activité critique a une durée prévue de 12
semaines et un coût budgété de 8000 $.
l À la fin de la semaine 7, les observations suivantes
ont été recueillies :
§ 50 % du travail a été complété
§ 4500 $ ont été dépensés sur l ’activité
l Quelles conclusions pouvons-nous tirer des ces
informations en regard des durées de l ’activité et de
son coût ?
l Y a-t-il dépassement de coût ? Y a-t-il un retard ?
Quelles seraient les prévisions de la date de
terminaison, du coût total de l ’activité ?

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Mesure

Analyse
Cas CBTP CRTR CBTR
1 800 $ 800 $ 800 $
2 800 $ 600 $ 400 $
3 800 $ 400 $ 600 $
4 800 $ 600 $ 600 $
5 800 $ 800 $ 600 $
6 800 $ 800 $ 1 000 $
7 800 $ 1 000 $ 1 000 $
8 800 $ 600 $ 800 $
9 800 $ 1 000 $ 800 $
10 800 $ 1 000 $ 600 $
11 800 $ 600 $ 1 000 $
12 800 $ 1 200 $ 1 000 $
13 800 $ 1 000 $ 1 200 $

25
Mesure

Résumé
l Quelques règles élémentaires
§ Toujours donner l’heure juste
§ S’assurer que le coût du contrôle, de l’analyse et
de la mise en œuvre demeure inférieur aux
bénéfices espérés du suive et du contrôle des
ressources
§ Ne prendre que les informations pertinentes à la
maîtrise des ressources et de la qualité du produit
§ Vérifier que le contrôle et l’analyse se font
rapidement pour que les mesures correctives
demeurent d’actualité
§ Organiser le contrôle autour des biens livrables
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