INSPECTION GENERALE DES FINANCES

REPUBLIQUE DU BENIN
FRATERNITE- JUSTICE-TRAVAIL

MINISTERE DE L’ECONOMIE
ET DES FINANCES
-----------------
INSPECTION GENERALE DES
FINANCES
-------------------

AUDIT DU PROJET DE CENTRE D’EXCELLENCE AFRICAIN EN SCIENCE

MATHEMATIQUES ET APPLICATIONS (CEA-SMA)


RAPPORT SUR LE CONTROLE INTERNE DU

CEA-SMA GESTION 2015

Etabli par messieurs:

- FACINOU Zisson, Inspecteur des Finances, Président ;

- BALARO O. Norbert, Inspecteur des Finances, Rapporteur ;
- HOUNGNIBO Nicomède, Administrateur civil, Membre.

MARS 2017

1
 SOMMAIRE

Sigles et abréviations ...................................................................... 3

Introduction .................................................................................... 5

1. Revue des recommandations antérieures ...................................... 7

2. Nouvelles observations et recommandations ............................... 11

2.1. Les objectifs du projet sont clairement définis et déclinés de

haut en bas: ................................................................................. 11

2.2. Une organisation adaptée :.................................................... 14

2.3. Les moyens sont en adéquation avec les objectifs du projet ... 18

2.4. Les procédures formalisées couvrent toutes les fonctions et sont

réellement appliquées ................................................................... 20

2.5. Le système d’information est pertinent .................................. 24

2.6. La supervision des opérations est pertinentes ........................ 25

Conclusion ..................................................................................... 30

Annexes : liste des encadrés ......................................................... 32

2
 SIGLES ET ABREVIATIONS

BCEAO : Banque Centrale des Etats de l’Afrique de l’Ouest

CAA : Caisse Autonome d’Amortissement

CDMT : Cadre des Dépenses à Moyen Terme

CEA : Centre d’Excellence en Afrique

CNS : Comité National de Suivi

COSO: Committee of Sponsoring Organizations

COSP : Comité d'Orientation Scientifique et Pédagogique

CR : Cadre de Résultats

CTE : Comité Technique d'Exécution

DGB : Direction Générale du Budget

DPP : Direction de la Programmation et de la Prospective

DRFM : Direction des Ressources Financières et du Matériel

IDA: Association Internationale de Développement

IGF : Inspection Générale des Finances

IGM : Inspection Générale de Ministère

ILD : Indicateur Lié au Développement

IMSP : Institut de Mathématiques et de Sciences Physiques

INTOSAI : Organisation Internationale des Institutions Supérieures de

Contrôle des Finances Publiques

ISSAI : Normes Internationale des Institutions Supérieures de Contrôle

des Finances Publiques

3
MESRS : Ministère de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche

Scientifique

ODP : Objectif de Développement du Projet

PAD: Document d’Evaluation du Projet

PDE : Programmes des Dépenses Eligibles

PPMP : Plan de Passation des Marchés Publics

PTA : Plan de Travail Annuel

PV : Procès-Verbal

RFD : Receveur des Finances de la Dette

RFI : Rapport Financier Intérimaire

RGF : Rapport de Gestion Financière

S&E : Suivi Evaluation

SMA : Sciences Mathématiques et Applications

UAC : Université d’Abomey-Calavi

4
 INTRODUCTION

En exécution de la décision n°4178/MEF/DC/IGF/SP du 22

décembre 2016 portant création de la commission chargée de l’audit
du Centre d’Excellence Africain en Sciences Mathématiques et
Applications (CEA-SMA) au titre de l’année 2015, la commission
d’audit créée à cet effet a examiné le dispositif de contrôle interne du
CEA-SMA.

Elle a procédé, d’une part, à la revue des procédures utilisées dans

le cadre des opérations financées par la Banque Mondiale et d’autre
part, à l’évaluation de manière objective, de la qualité du dispositif de
contrôle interne. L’évaluation a été faite conformément aux normes et
standards internationaux notamment au cadre de référence pour la
gestion du contrôle interne du COSO1 (Committee of Sponsoring
Organizations).

En se basant sur le référentiel COSO1, un bon système de contrôle

interne doit donner l’assurance raisonnable que :
- les fonds du projet sont utilisés avec efficience, parcimonie et
uniquement aux fins prévues ;
- les rapports produits par le système de comptabilité sont
préparés en temps et en heure, précisément et qu’ils sont fiables
; et
- les biens acquis avec les fonds du projet sont préservés de toute
mauvaise utilisation, détournement, altération et autres formes
de malversation.

La méthodologie utilisée par la commission dans le cadre de l’examen

du contrôle interne a consisté à :

5
- évaluer le niveau de mise en œuvre des recommandations
antérieures par l’entité ;
- administrer aux responsables du projet un questionnaire élaboré
sur la base des procédures du contrôle interne généralement
reconnus à travers les composantes du cadre de référence du
COSO;
- effectuer un examen diagnostic de la situation au regard de la revue
documentaire, de l’observation physique et de l’inspection en vue de
dégager les forces et faiblesses de l’entité et prescrire des
recommandations.

Ces diligences lui ont permis de relever quelques insuffisances qui

pourraient conduire à des erreurs importantes dans les différents états
comptables (état des ressources et emplois et tableau de suivi
budgétaire) présentés par le CEA-SMA.

6
 1. REVUE DES RECOMMANDATIONS
ANTERIEURES
Le point de mise en œuvre des recommandations contenues dans les
rapports de contrôle antérieurs se présente comme suit :

Tableau n° 1 : Tableau de suivi de la mise en œuvre des

recommandations antérieures

Si
Niveau de recommandation
mise en faiblement mise
Recommandations Acteur principal œuvre en œuvre,
N° antérieures concerné (faible, formuler
Observations
moyen, nouvelle
total) recommandation
ou reconduire
Au niveau du
projet, les fiches
Nous
d’imputation sont
recommandons que
éditées
les imputations
1- Comptable Total directement à
soient faites à
partir du logiciel
l’encre
PERFECTO et
indélébile.
visées par le
régisseur.
Nous
Les fiches
recommandons que
d’imputation sont
2- le visa de la Comptable total
visées par le
hiérarchie soit
régisseur.
matérialisé.
Nous
recommandons que
Les numéros ne
les numéros
sont pas reportés
de saisie des
sur les pièces
écritures comptables
parce que les
3- dans le Comptable faible
pièces sont
logiciel soient
regroupées par
reportés sur les
activités dans des
fiches
sous-chemises.
d’imputations
correspondantes.
Nous
recommandons que
la comptabilité
Au niveau du
5- veille à ce qu’il y est Comptable Total
projet.
une harmonie entre
les imputations
comptables
7
 Si
Niveau de recommandation
mise en faiblement mise
Recommandations Acteur principal œuvre en œuvre,
N° antérieures concerné (faible, formuler
Observations
moyen, nouvelle
total) recommandation
ou reconduire
effectuées et
les enregistrements
comptables.

Nous
recommandons que
l’IMSP veille à
l’enregistrement des Au niveau du
6- Comptable total
charges suivant projet.
leur nature dans les
comptes de charge
appropriés.
Nous
recommandons que
l’AIB soit
Au niveau du
7- systématiquement Comptable total
projet.
prélevé sur toutes les
prestations dont
bénéficie l’IMSP.
Nous
recommandons que
les primes et
indemnités accordés
au personnel de
l’IMSP soient
intégrées dans la
base de
Les avantages ne
détermination des
8- Comptable Inopérant sont pas payés au
retenues à la source
niveau du projet.
sur salaires
(IRPP/traitements et
salaires
et cotisations
sociales) ainsi que
des
charges sociales
patronales.

8
 Si
Niveau de recommandation
mise en faiblement mise
Recommandations Acteur principal œuvre en œuvre,
N° antérieures concerné (faible, formuler
Observations
moyen, nouvelle
total) recommandation
ou reconduire
Nous
recommandons
Il n’existe pas
qu’un journal de
une caisse de
caisse soit créé pour
9- Comptable Inopérant menues dépenses
enregistrer les
au niveau du
opérations de caisse
projet.
menues dépenses
effectuées.
Nous Au niveau du
recommandons que projet, le fichier
10- le tableau des Comptable total des
immobilisations soit immobilisations
mis à jour. est tenu.
Nous
recommandons que
les chèques
soient émis au nom
des entreprises
Au niveau du
11- prestataires et que Comptable total
projet.
les copies des
chèques
soient
systématiquement
acquittées.
Nous
recommandons que
Le chef de
12- l’IMSP mette Faible
l’administration
en place un registre
de l’employeur.
Nous
recommandons que
le dossier du
personnel soit tenu à
jour et que les
Le chef de
13- contrats de travail du
l’administration
personnel
conventionné soient
soumis au visa de
l’inspection du
travail.

9
 Si
Niveau de recommandation
mise en faiblement mise
Recommandations Acteur principal œuvre en œuvre,
N° antérieures concerné (faible, formuler
Observations
moyen, nouvelle
total) recommandation
ou reconduire
Nous
recommandons que
l’IMSP fasse
les diligences
nécessaires pour se Le projet n’a pas
mettre Inopérant de personnel
14- Comptable
à jour vis-à-vis de la recruté sur ses
Caisse Nationale de ressources.
Sécurité Sociale
jusqu’au 30
Septembre
2014.
Nous
recommandons que
tous les
Les avantages ne
avantages sur salaire
15- Comptable Inopérant sont pas payés au
dont bénéficie
niveau du projet.
chaque agent soient
portés sur sa fiche de
paie.
Nous
recommandons que
la direction de
l’IMSP effectue ses
approvisionnements, Au niveau du
16- Comptable total
conformément aux projet.
dispositions du
manuel de
procédures de
l’UAC.
Source : Extraits des rapports d’audit de l’ISMP de 2012 à 2014

10
2. NOUVELLES OBSERVATIONS ET RECOMMANDATIONS

Notre mission a consisté à évaluer le dispositif de contrôle interne

existant afin d’apprécier, au regard des normes définies par le COSO
et/ou des bonnes pratiques, le degré d’exposition aux risques pouvant
impacter l’atteinte des objectifs du projet et aussi la qualité des
informations financières produites.
Il s’agit principalement de voir si :
- les objectifs du projet sont clairement définis et déclinés de haut
en bas ;
- l’organisation mise en place pour le projet est adaptée ;
- les moyens dont dispose le projet sont en adéquation avec ses
objectifs ;
- les procédures sont formalisées et sont appliquées ;
- le système d’information est pertinent ;
- la supervision des opérations du projet est pertinente et
universelle.

2.1. LES OBJECTIFS DU PROJET SONT

CLAIREMENT DEFINIS ET DECLINES DE HAUT EN
BAS

Les contrôles effectués ici ont pour but d’apprécier l’environnement

global et le niveau stratégique de mise en œuvre du projet ainsi que la
cohérence du projet avec les objectifs sectoriels du Gouvernement.

Dans ce cadre, nous nous attendons à l’existence des documents de

programmation et de planification tels que les textes fondateurs du
projet, le document de politique générale du secteur de l’éducation, le
plan stratégique etc…
Nous voulons nous assurer également que les objectifs poursuivis par
le projet y sont clairement définis et déclinés de haut en bas.

11
a) Par rapport à l’existence des documents de planification
hiérarchisés

Constats : Les différents textes fondateurs et les documents de

planification qui réglementent spécifiquement la mise en place et la
gestion du projet, mis à la disposition de la commission, sont classés
par ordre chronologique de leur élaboration comme suit:

- le Rapport PAD 332 du 21 mars 2014 de la Banque Mondiale qui a

fait l’évaluation a priori des Centres d’Excellence en Afrique à même
d’abriter le projet ;
- la version anglaise de l’accord de financement entre la République
du Bénin et l’Association IDA datant du 20 mai 2014 (financing
agreement ; credit number 5421-BJ) ;
- le manuel d’exécution régional du projet des centres d’excellence
africains pour l’enseignement supérieur (BROUILLON – JUILLET
2014) ;
- le contrat de performance et de financement portant rétrocession du
prêt IDA n°5421-BJ au CEA-SMA signé entre le Gouvernement du
Bénin et l’Université d’Abomey-Calavi le 21 octobre 2014 ;
- le manuel de procédures de gestion administrative, financière et
comptable du projet élaboré en octobre 2014 ;
- le modèle de plan de mise en œuvre 2014 – 2018 [Proposition de
CEA N° 043 (Décembre 2014) ;
- le Manuel de Procédures Financières et Comptables des entités de
l’Université d’Abomey-Calavi élaboré en mars 2015. Ce manuel
intègre en son titre 2 les procédures de passation des marchés
publics.

En analysant minutieusement ces différents documents, la

commission fait les observations ci-après :

12
- la validité de certains documents exploités dans le cadre du projet
pose problème (versions brouillon, modèle ou proposition etc…).
Autrement dit, les versions définitives ou finales pouvant servir de
documents de repère n’existent pas ;
- il est difficile d’établir une hiérarchie entre ces documents ;
- il n’y a pas de traduction officielle en langue française de la version
anglaise de l’accord de financement ;
- il n’y a pas un document unique de référence finalisé et adapté
au contexte béninois pour la gestion du projet comme l’a pourtant
recommandé le rapport PAD du 21 mars 2014 de la Banque
Mondiale qui a fait l’évaluation à priori des Centres d’Excellence en
Afrique capables d’abriter le projet (voir encadré n°1 en annexe) ;
- la pluralité de ces documents ne facilite pas la compréhension du
projet ;
- il y a une confusion entre « le manuel d’exécution régional du
projet des centres d’excellence africains pour l’enseignement
supérieur (BROUILLON – JUILLET 2014) » et « le modèle de plan
de mise en œuvre 2014 – 2018 [Proposition de CEA N° 043
(Décembre 2014) ».

b) Par rapport à l’existence d’objectifs bien définis et déclinés en

actions

Il s’agit de s’assurer de l’existence d’un cadre logique du projet avec la

déclinaison de l’objectif global en objectifs spécifiques, en
activités/actions et en indicateurs de résultat.

Constats :

- La nature et la formulation des objectifs du projet varient d’un

document à un autre. Exemples : objectif de développement du

13
 projet (ODP), objectif global du projet, objectif principal du projet ;
objectif de plus haut niveau (voir encadrés n°2 à 6);
- dans le contrat de performance, les objectifs sont formulés
différemment (voir encadré n°6) ;
- Il n’y a pas d’objectifs clairement définis dans « Le modèle de plan
de mise en œuvre 2014 – 2018 [Proposition de CEA N° 043
(Décembre 2014) page 3 (voir encadré n°5).

Risque :

Non atteinte des objectifs du projet.

Recommandations :

La coordination du projet doit :

- finaliser le plan d’exécution du projet qui sera le document de
référence, conformément aux recommandations du rapport PAD du
21 mars 2014 et sa validation par les instances habilitées ;
- veiller à décliner clairement les objectifs du projet dans la version
finale du plan d’exécution ;
- veiller à la traduction officielle en français par les services
compétents du Ministère en charge des Affaires Etrangères de
l’accord de financement.

2.2. UNE ORGANISATION ADAPTEE

L’objectif visé ici est de s'assurer de la mise en place et du

fonctionnement régulier en 2015 de tous les organes prévus par le
projet.

Dans ce cadre, nous nous attendons à voir un organigramme adapté

au projet, détaillé et assorti des fiches de description des postes.

14
Nous nous attendons donc à ce que le cadre institutionnel prévu pour
gérer le projet soit adéquat et fonctionnel.

Constats :

a) Par rapport aux organes à créer

- Les organes prévus pour la mise en œuvre du projet sont éparpillés

dans différents documents (voir encadrés n°7 et 8 ci-dessous);
- la désignation d’un même organe varie quelque fois d’un document
à un autre (Equipe d’Exécution dans un document et Comité
Technique d’Exécution dans un autre) ;
- l’effort d’adaptation du dispositif type de gestion des CEA au
contexte institutionnel du Bénin amorcé dans le document « Modèle
de plan de mise en œuvre 2014 – 2018 [Proposition de CEA N° 043
Décembre 2014) » n’est pas allé jusqu’au bout. A titre d’exemple,
les structures de gouvernance se limitent seulement aux structures
techniques;
- les autres organes de gouvernance (comité d’audit, les structures de
contrôle par exemple) n’apparaissent pas dans l’organigramme.

b) Par rapport à la création effective des organes prévus

- Le Comité d'Orientation Scientifique et Pédagogique (COSP) a été

créé par arrêté n° 024-14/UAC/SG/VR-AARU/SEOU du 20 avril
2014 portant création, organisation et fonctionnement du Conseil
d’Orientation Scientifique et Pédagogique (COSP) du Centre
d’Excellence Africain en Sciences Mathématiques et Applications
(CEA-SMA) à l’Institut de Mathématiques et de Sciences Physiques
(IMSP) de l’Université d’Abomey-Calavi ;
- le Comité National de suivi (CNS) a été créé par arrêté ministériel
n°399/MESRS/DC/SGM/DRFM/DPP/SA du 27 août 2014 portant

15
 création, composition, attributions et fonctionnement du comité
national de suivi du projet des "centres d'excellence en Afrique";
- le Comité Technique d'Exécution (CTE) par arrêté ministériel
n°397/MESRS/DC/SGM/DRFM/DPP/SA du 27 août 2014 portant
création, composition, attributions et fonctionnement du comité
technique d'exécution du projet des "centres d'excellence en
Afrique".

Bien que prévus dans l’organigramme, les organes ci-après n’ont pas
d’existence formalisée (pas d’acte de création) :
- le collectif des points focaux des institutions partenaires n’est pas
formalisé. Il existe, toutefois, un répertoire des points focaux dans
25 pays. Ce répertoire reste à parfaire (mode de désignation
informel, contacts à préciser etc…) ;
- le collectif des responsables des formations ;
- le comité chargé des affaires sociales pour connaître des problèmes
d’accueil et d’hébergement des nouveaux étudiants.

Or, ces organes ont des attributions bien précises dans le plan de mise
en œuvre du projet.

c) Par rapport au fonctionnement au cours de l’exercice 2015 des

organes créés

- le Comité d'Orientation Scientifique et Pédagogique (COSP) :

Ses membres ont été nommés par arrêté rectoral n°045-14/UAC/SG-
VR-AARU/SEOU du 13 juin 2014 portant nomination du président et
des membres du Conseil d'Orientation Scientifique et Pédagogique du
Centre d'Excellence Africain en Sciences Mathématiques et
Applications.
Ce comité s’est réuni une seule fois (pour sa première session) le 9
juin 2015. Cette séance a été sanctionnée par un procès-verbal (PV).

16
La commission n’a pas pu se prononcer sur le nombre de sessions
prévu dans l’année en raison de la non disponibilité de l’arrêté portant
création du COSP.

- le Comité National de Suivi (CNS) : Il est prévu conformément à

l’article 4 de l’arrêté portant création du CNS, deux sessions
ordinaires dans l’année. Mais une seule session a pu se tenir au
cours de l’exercice 2015, du 04 au 05 juin 2015. Cette session est
sanctionnée par un procès-verbal.

- le Comité Technique d'Exécution (CTE) : Il est prévu à l’article 12 de

l’arrêté de création que ce comité doit se réunir périodiquement sur
convocation du coordonnateur sans que la périodicité ne soit
définie. Au titre de 2015, aucun PV ou rapport attestant de la
tenue de réunion n’a été présenté à la commission.

Il faut toutefois remarquer que c'est en novembre 2015 que tous les
membres du Comité Technique d'Exécution ont été nommés. Le
coordonnateur et son adjoint ont été nommés respectivement par
arrêtés ministériels n°398 et
400/MESRS/CAB/DC/SGM/DRFM/DPP/SA du 27 août 2014 ; les
autres membres ont été nommés par arrêté ministériel n°
830/MESRS/DC/SGM/DRFM/DRH/DPP/SA le 02 novembre 2015.
- le collectif des points focaux des institutions partenaires : aucun PV
ou rapport attestant de la tenue de réunions n’a été présenté à
la commission au titre de l’année 2015.

- le collectif des responsables des formations : selon les explications

des responsables du projet, ce collectif fonctionne dans le cadre des
réunions pédagogiques de l’IMSP et n’a pas de périodicité de
réunion définie. Comme dans toute université, le collectif se réunit

17
 en début de semestre pour faire le point des enseignements et des
délibérations mais il n’y a pas de PV de séance à l’issue de ces
réunions.

- le comité chargé des affaires sociales pour connaître des problèmes

d’accueil et d’hébergement des nouveaux étudiants. Ce comité
fonctionne comme le collectif des responsables des formations.

Risques :

- Non atteinte des objectifs du projet ;

- Non traçabilité dans le fonctionnement des organes ;
- Conflits d’attributions entre les organes.

Recommandations :

La coordination du projet doit veiller :

- à la mise à jour de l’organigramme et à l’harmonisation des
appellations des organes du projet dans le cadre de
l’actualisation du plan de mise en œuvre;
- à la mise en place effective et au fonctionnement régulier des
organes ;
- à la tenue du secrétariat des réunions de chaque organe et à
l’archivage correct des comptes rendus ou procès-verbaux qui les
sanctionnent.

2.3. LES MOYENS SONT EN ADEQUATION AVEC LES

OBJECTIFS DU PROJET

Les contrôles clés effectués ici ont pour objectif de s’assurer de

l’existence :

18
 - de moyens humains (de qualité et en quantité) ;
- d’un plan de formation des acteurs du projet ;
- des éléments de motivation ;
- des moyens matériels suffisants et adaptés ;
- des moyens financiers.

Constats :

En 2015, les problèmes majeurs ont été :

- absence d'une équipe d'appui dédié au projet (les responsables qui
ont été nommés avaient d'autres fonctions) ;
- le non-paiement d’indemnité à toute l'équipe d'exécution ;
- les moyens matériels utilisés dans le cadre du projet sont confondus
avec ceux de l’Institut.

Risques :

- Non atteinte des objectifs du projet ;

- Démotivation du personnel intervenant sur le projet.

Recommandations :

- la Banque Mondiale doit autoriser le recrutement de personnel

d’appui à l'équipe d'exécution,
- la coordination du projet doit prendre les dispositions en vue de
mobiliser à temps les fonds prévus sur le budget national.

19
 2.4. LES PROCEDURES FORMALISEES COUVRENT
TOUTES LES FONCTIONS ET SONT REELLEMENT
APPLIQUEES

Les contrôles clés effectués ici ont pour but de s’assurer que les
procédures relatives aux principales fonctions sont formalisées,
appliquées et mises à jour régulièrement.

Nous nous attendons donc à l’existence de manuel de procédure du

projet, de notes de procédures ou de guide des tâches, d’un manuel
d’exécution, d’une cartographie des processus et de fréquentes mises à
jour de ces documents.

Constats

a) Par rapport à la formalisation des procédures

- existence de deux (2) manuels de procédures :

 le manuel de procédures de gestion administrative,
financière et comptable élaboré spécifiquement pour le
projet en octobre 2014 ;
 le Manuel de Procédures Financières et Comptables des
entités de l’Université d’Abomey-Calavi élaboré en mars
2015. Ce manuel intègre en son titre 2 les procédures de
passation des marchés publics ;

- à défaut de processus, les opérations relatives aux fonctions

administrative, financière et comptable du projet ont fait l’objet
de procédures écrites dans le manuel de procédures élaboré
spécifiquement pour le projet en octobre 2014. Ces opérations
concernent :
 les formalités de mise en œuvre du projet ;

20
  l'inscription des ressources du projet dans le budget
général de l'Etat;
 l'élaboration des outils de gestion (PTA, PPMP et Budget) ;
 la mobilisation des ressources du budget national ;
 les décaissements des fonds ;
 la comptabilisation des opérations ;
 l’élaboration des rapports et leur diffusion.

b) Par rapport à l’application et au respect des procédures

Les tests de conformité ont été effectués sur les trois premières
opérations de la liste ci-dessus pour s’assurer du respect des
procédures prévues dans ledit manuel au titre de 2015. Un projet
étant limité dans le temps, les tests effectués ont consisté à vérifier le
respect de certains délais.

i) S'assurer que les formalités de mise en œuvre du projet ont

été effectuées dans le délai imparti

Constats

- Certaines formalités de mise en œuvre devraient être effectuées

au niveau de la Caisse Autonome d’Amortissement (CAA) (voir
encadré n°9) avant l’entrée en vigueur de la convention de
financement ;
- le projet CEA-SMA a été mis en vigueur le 19 décembre 2014
par une lettre d’acceptation par la Banque Mondiale, des
documents et pièces justificatives fournis pour satisfaire aux
conditions préalables de l’entrée en vigueur de l’accord de prêt ;
- le coordonnateur du projet a communiqué au DG/CAA le 26
janvier 2015 par lettre n°02/UAC/IMSP/CEA-SMA/CA/SA, le
RIB du compte ouvert à Eco Bank-Bénin pour la gestion du
CEA-SMA, financement n°5421-BJ du 20 mai 2014 ;

21
 - le coordonnateur du projet a communiqué au DG/CAA le 14
décembre 2015 par lettre n°0104/UAC/IMSP/CEA-
SMA/CA/SA, les numéros des deux (2) comptes ouverts à la
BCEAO pour la gestion du CEA-SMA, financement n°5421-BJ du
20 mai 2014, l’un pour recevoir l’avance et l’autre pour les
décaissements liés aux indicateurs ;
- les responsables du projet n’ont pas connaissance si le reste des
formalités a été effectué par la CAA et dans les délais requis.

En définitive, les formalités de mise en œuvre relèvent

concomitamment du CEA-SMA et de la CAA.
Les comptes ont été ouverts au cours de l’exercice 2015 par le CEA.
Les deux comptes ouverts à la BCEAO n’ont été communiqués à la
CAA en vue d’informer la Banque Mondiale qu’en fin d’exercice, le 14
décembre 2015.

ii) S'assurer que les procédures d'inscription des ressources du

projet dans le budget général de l'Etat au titre de 2015 ont
été effectuées dans le délai imparti

L’objectif est de voir l’arrimage des procédures du projet avec les

procédures nationales.

Constats :

- Les délais ou date butoir d’exécution des différentes tâches ne

sont pas précisés dans les procédures (voir encadré n°9) ;
- les ressources du projet n'ont pu être inscrites dans le budget
général de l'Etat au titre de l’année 2015 en raison de la mise en
vigueur tardive du projet (décembre 2014) malgré cela le projet a
pu démarrer au cours de l’exercice ;
- les procédures d’inscription du projet dans le budget général de
l’Etat impliquent plusieurs directions même en dehors du
22
 Ministère de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche
Scientifique.

En conclusion, l’arrimage du dispositif budgétaire du projet avec celui

de l’élaboration des budgets des ministères n’est pas clairement établi.

Risque

- Non atteinte des objectifs du projet ;

- Non-respect des clauses de l’accord de financement.
Recommandation :

La coordination du projet doit veiller à la mise à jour du manuel de

procédures du projet pour se conformer au calendrier d’élaboration du
budget général de l’Etat et aux exigences des bailleurs.

iii) S'assurer du respect des procédures d'élaboration des

outils de gestion (PTA, PPMP et Budget) et de leur
disponibilité dans les délais prévus dans le manuel de
procédures

Constats :

En ce qui concerne l’année 2015, tous ces documents (PTA, PPMP et

Budget) faisaient partie des documents préparatoires à la mise en
place du projet et à sa mise en vigueur par la Banque Mondiale. Les
procédures y afférentes n’ont pas été rigoureusement respectées
notamment la validation préalable par le Comité National de Suivi.

Toutefois, l’avis favorable de la Banque Mondiale a été obtenu par

courrier électronique datant du 23 décembre 2014 notamment sur le
projet de plan de mise en œuvre avec des propositions d’amélioration.
Nous pouvons noter donc le non-respect des procédures d'élaboration
des outils de gestion (PTA, PPMP et Budget) notamment sa validation
préalable par toutes les instances habilités.

23
 Risque

- Non atteinte des objectifs du projet ;

- Non appropriation du contenu des documents par les acteurs
concernés.

Recommandation :

La coordination du projet doit veiller à la mise à jour du manuel de

procédures du projet pour se conformer au calendrier d’élaboration du
budget général de l’Etat, aux outils de son opérationnalisation, aux
exigences du bailleur et à la validation des outils par les instances
habiletés.

2.5. LE SYSTEME D’INFORMATION EST PERTINENT

Au regard des normes définies par le COSO et/ ou des bonnes

pratiques, un bon système d’information couvre toutes les fonctions et
produit des informations fiables, exhaustives et disponibles à temps.
Dans ce cadre, nous nous attendons à voir, la mise en place d’un
système d’information adapté aux spécificités du projet CEA-SMA.

Constats :

- la comptabilité du Projet est tenue conformément au référentiel

comptable SYSCOHADA ;
- le système d’information est informatisé à partir du progiciel
PERFECTO qui traite à la fois :
 la comptabilité générale des opérations et permet de
produire et d’éditer en temps opportun les différents
documents comptables (journaux, grands livres, balance
des comptes, bilan, comptes de résultats et annexes) ;
24
  la comptabilité analytique et le suivi budgétaire qui
permettent de produire en temps opportun le Tableau de
Suivi Budgétaire ;
 le suivi et la gestion des immobilisations du projet.
- le progiciel n’est pas paramétré pour générer automatiquement les
états spécifiques au projet notamment les RFI (l’état des ressources
et emplois des fonds, l’état détaillé des emplois des fonds par
activité/composante du projet) et les rapports d’avancement des
marchés (voir encadré n°1) ;
- les états ou rapports (leur dénomination, leur format réel) à élaborer
dans le cadre du projet sont éparpillés dans différents documents
(voir encadrés n°1 et n°12 à 15);
- la désignation d’un même rapport (ou état) varie quelque fois d’un
document à un autre (par exemple Rapport Technique dans un
document et Point de Réalisation des Indicateurs dans un autre).

Risques :
- Rapports non conformes aux prescriptions du bailleur ;
- Redondance dans les états produits.

Recommandation :

La coordination du projet doit veiller à la mise à jour du plan

d’exécution du projet prenant en compte les états ou rapports (voir
encadré n°1) et les adaptés aux spécificités du projet CEA-SMA et son
harmonisation avec les différents manuels de procédures.

2.6. LA SUPERVISION DES OPERATIONS EST

PERTINENTE

Au regard des normes définies par le COSO et/ou des bonnes

pratiques, une supervision pertinente implique des contrôles

25
hiérarchiques (autorisation, réunion, sanctions), des contrôles sur les
processus par la hiérarchie (séparation des tâches et des fonctions,
procédure de prévention et de détection, procédures de traitement des
incidents) et des contrôles indépendants (y compris l’audit et
l’inspection).

Les tests effectués ont consisté à s’assurer que la validation des

rapports de suivi technique et financier du projet a été faite par les
acteurs concernés et dans les délais.

Constats :

- les missions de vérification des rapports de suivi technique et

financier du projet n'ont pu se tenir car l'équipe technique
d'exécution n’était composée que deux membres (coordonnateur
et son adjoint) jusqu'en novembre 2015 ;
- l’inexistence de preuve de validation des différents rapports de
suivi technique et financier du projet au titre de l’année 2015 par
les structures concernées. L’absence de ces documents ne
rassure pas la commission que les responsables à divers niveaux
impliqués dans la mise en œuvre du projet se reconnaissent à
travers les informations contenues dans lesdits rapports ;
- les structures d’audit interne n’ont pas été informées à temps de
leur mission.

Risques :
- Non fiabilité des informations produites
- Non réalisation à temps des audits.

Recommandations :

La coordination du projet doit veiller à ce que :

- les différents rapports soient régulièrement validés ;

26
- les structures d’audit soient saisies à temps pour la réalisation
des audits.

27
Tableau n° 2 : Tableau récapitulatif des nouvelles recommandations de l’audit 2015

Structure / Acteur
principal chargé de
N° Recommandations
la mise en œuvre de
la recommandation
Finaliser le plan d’exécution du projet qui
sera le document de référence,

1. conformément aux recommandations du La coordination

du projet
rapport PAD du 21 mars 2014 et sa
validation par les instances habilitées.
Veiller à décliner clairement les objectifs

2. du projet dans la version finale du plan La coordination

du projet
d’exécution.
Veiller à la traduction officielle en français
par les services compétents du Ministère
La coordination
3.
en charge des affaires étrangères de du projet
l’accord de financement.
Veiller à la mise à jour de l’organigramme
et à l’harmonisation des appellations des
La coordination
4.
organes du projet dans le cadre de du projet
l’actualisation du plan de mise en œuvre.
Veiller à la mise en place effective et au
La coordination
5.
fonctionnement régulier des organes. du projet
Veiller à la tenue du secrétariat des
réunions de chaque organe et à
La coordination
6.
l’archivage correct des comptes rendus ou du projet
procès-verbaux qui les sanctionnent.
Autoriser le recrutement de personnel
La Banque
7.
d’appui à l'équipe d'exécution. Mondiale
Prendre les dispositions en vue de

8. mobiliser à temps les fonds prévus sur le La coordination

du projet
budget national.

9. Veiller à la mise à jour du manuel de La coordination

du projet

28
 Structure / Acteur
principal chargé de
N° Recommandations
la mise en œuvre de
la recommandation
procédures du projet pour se conformer
au calendrier d’élaboration du budget
général de l’Etat et aux exigences des
bailleurs.
Veiller à la mise à jour du manuel de
procédures du projet pour se conformer
au calendrier d’élaboration du budget

10. général de l’Etat, aux outils de son La coordination

du projet
opérationnalisation, aux exigences du
bailleur et à la validation des outils par
les instances habilités.
Veiller à la mise à jour du plan
d’exécution du projet prenant en compte
les états ou rapports (voir encadré 1) et
La coordination
11.
les adaptés aux spécificités du projet du projet
CEA-SMA et son harmonisation avec les
différents manuels de procédures.
Veiller à ce que les différents rapports La coordination
12.
soient régulièrement validés. du projet
Veiller à ce que les structures d’audit
La coordination
13. soient saisies à temps pour la réalisation
du projet
des audits.
Source : Elaboré par la commission d’audit.

29
 CONCLUSION
Suite à l’évaluation du dispositif de contrôle interne à travers les
composantes du COSO, la commission conclut que le contrôle interne au
niveau du CEA-SMA est de façon globale peu satisfaisante. Les points
critiques observés se présentent comme suit :

a) concernant la définition des objectifs du projet

Il existe une pluralité de documents qui régissent la gestion du projet.

La nature et la formulation des objectifs du projet varient d’un document à
un autre. Il n’y a donc pas un document unique de référence finalisé et
adapté au contexte béninois pour la gestion du projet.
L’accord de financement écrit et signé en anglais n’a pas été traduit en
langue française.
b) par rapport à une organisation adaptée

Les organes prévus pour la mise en œuvre du projet sont éparpillés

dans différents documents et la désignation d’un même organe varie quelque
fois d’un document à un autre. Dans l’organigramme du projet, les
structures de gouvernance se limitent seulement aux structures techniques.
Bien que prévus dans l’organigramme, certains organes n’ont pas d’existence
formalisée (pas d’acte de création).
Tous les organes du projet n'ont pas été mis en place en 2015 et ceux
qui sont mis en place n’ont pas tous régulièrement fonctionné au cours de
l’exercice.

c) concernant l’adéquation des moyens du projet avec ses objectifs

En 2015, les problèmes majeurs rencontrés sont relatifs à l’absence
d'une équipe d'appui dédié au projet et le non-paiement d’indemnité à toute
l'équipe d'exécution.

d) concernant la formalisation de toutes les procédures et leur

application réelle
La plupart des procédures sont formalisées. Toutefois, l’arrimage du
dispositif budgétaire du projet avec les procédures d’élaboration des budgets
des ministères n’est pas clairement établi.

30
 e) par rapport au système d’information pertinent

Le projet utilise un progiciel comptable qui peut être amélioré pour

générer automatiquement les états spécifiques au projet.
Les états ou rapports (leur dénomination, leur format réel) à élaborer dans le
cadre du projet sont éparpillés dans différents documents et la désignation
d’un même rapport (ou état) varie quelque fois d’un document à un autre.

f) concernant la supervision pertinente et universelle des opérations

L’inexistence de preuve de validation des différents rapports de suivi

technique et financier du projet au titre de 2015 par les structures
concernées ne rassure pas que les responsables à divers niveaux impliqués
dans la mise en œuvre du projet se reconnaissent à travers les informations
contenues dans les différents rapports.
Enfin les structures d’audit interne n’ont pas été informées à temps de leur
mission.

Des recommandations ont été donc formulées pour améliorer,

l’efficacité, la pertinence et la fiabilité des contrôles internes.

Fait à Cotonou, le ……….. 2017

Ont signé :

Le Président Le Rapporteur

Zisson FACINOU Norbert O. BALARO

Nicomède HOUNGNIBO
Membre

31
 1. LES OBJECTIFS DU PROJET SONT CLAIREMENT
DEFINIS ET DECLINES DE HAUT EN BAS

Encadré n°1
Extraits du document « Rapport PAD 332 du 21 mars 2014 de la Banque
Mondiale » page….

Chaque CEA préparera un Plan d’exécution. Ce plan d’exécution inclura le Manuel

de gestion financière et le Manuel de la passation des marchés qui constitueront les
rênes en main des CEA pour conduire la mise en œuvre du Projet.
Ce plan comportera également :
- les termes de références, les fonctions et responsabilités des membres des
équipes d’exécution ou du personnel des CEA travaillant sur le Projet ;
- le Manuel des procédures de passation des marchés ;
- le Manuel des procédures de gestion financière ;
- les indicateurs à utiliser pour le suivi-évaluation du Projet ;
- les critères, règles détaillées et procédures des PDE ;
- le contenu détaillé du Rapport des dépenses du PDE, les états des dépenses pré
formatés, les rapports financiers intermédiaires, le Rapport d’avancement du
Plan de passation des marchés et les rapports du Projet ;
- les dispositifs de flux et décaissement des fonds du Projet ; et
- les Indicateurs liés au décaissement.

Ce Plan d’exécution peut être amendé au fil de la vie du projet, sous réserve de
l’approbation de la Banque mondiale.

Encadré n°2
Extrait du Rapport PAD 332 du 21 mars 2014 de la Banque Mondiale page 7

Objectif de plus haut niveau auquel le projet contribue

L’objectif de plus haut niveau du projet proposé est de satisfaire la demande du
marché du travail en termes de compétences au sein des domaines spécifiques
souffrant d’une pénurie de main d’œuvre qualifiée qui affecte le développement, la
croissance économique et la réduction de la pauvreté.

L’objectif de développement du projet (ODP) est d’aider ses bénéficiaires à

promouvoir la spécialisation régionale au sein des universités participantes dans
les domaines qui répondent aux défis régionaux et renforcent leurs capacités à
fournir une formation et de la recherche appliquée de qualité.

Le projet consiste en deux composantes. La Composante 1 vise à renforcer les

capacités de 19 établissements compétitivement sélectionnés pour consolider ou
instaurer des CEA. Ces CEA fourniront une formation et de la recherche appliquée
régionales de qualité, répondant à la demande et de la recherche appliquée en
partenariat tant avec des établissements universitaires régionaux et internationaux
qu’avec des employeurs et industriels concernés.

32
 Encadré n°3
Extrait du Rapport PAD 332 du 21 mars 2014 de la Banque Mondiale Page 44

Description détaillée des activités des CEA

Chaque établissement sélectionné mettra en œuvre sa propre proposition de Centre
d’excellence africain visant à répondre à un défi spécifique du développement
régional via la préparation de professionnels (enseignement), la recherche appliquée
et, à l’intention des partenaires, des activités de sensibilisation associées.
Dans ce cadre, les établissements auront toute latitude pour mettre en œuvre leur
propre proposition inhérente à leur établissement spécifique englobant les cinq
éléments suivants :
a) Améliorer les capacités à dispenser une formation régionale de haute qualité dans
le but de répondre au défi du développement.
b) Consolider les capacités à produire de la recherche appliquée pour répondre au
défi du développement régional.
c) Construire et utiliser des partenariats industriels et sectoriels afin de renforcer
l’impact du Centre sur le développement et accroître la pertinence des centres
d’enseignement et de recherche.
d) Construire et fortifier des partenariats universitaires régionaux et internationaux
dans le but d’élever la qualité de l’enseignement dans d’autres établissements de la
région.
e) Renforcer la gouvernance et la gestion pour améliorer le suivi et l’évaluation,
l’administration, la gestion fiduciaire, la transparence, l’aptitude à générer des
ressources et la mise en œuvre de projet.

Encadré n°4
Le manuel d’exécution régional du projet des centres d’excellence africains pour
l’enseignement supérieur (BROUILLON – JUILLET 2014) page 7

L’objectif de développement du projet (ODP) est d’aider les bénéficiaires à

promouvoir la spécialisation régionale parmi les universités participantes dans des
domaines répondant aux défis régionaux et renforçant les capacités des universités
concernées afin qu’elles dispensent une formation de qualité et des travaux de
recherche appliquée de qualité.

L’objectif principal du projet proposé est de satisfaire la demande du marché de

travail en termes de compétences dans des domaines spécifiques souffrant de
pénurie de main d’œuvre qualifiée qui affecte le développement, la croissance
économique et la réduction de la pauvreté. De plus, le projet investira, sur
demande, dans les universités performantes capables de poser, pour l’Afrique, les
fondations de l’intensification de l’assimilation des connaissances et de la
technologie et créer des avantages comparatifs fondés sur le savoir.

La composante 1 qui vise à renforcer les capacités de 19 établissements

compétitivement sélectionnés pour le renforcement ou l’établissement des CEA. Ces
CEA dispenseront une formation et la recherche appliquée de qualité aux
partenaires régionaux sur demande et en partenariat avec des établissements
universitaires tant régionaux qu’internationaux qu’avec des employeurs et
industriels concernés.

33
 Encadré n°5
Extrait du « Le modèle de plan de mise en œuvre 2014 – 2018 [Proposition de CEA
N° 043 (Décembre 2014) page 3

1.2 Objectifs et méthodologie

Le projet Centre d’Excellence Africain en Sciences Mathématiques et Applications
(CEA-SMA) se propose de mettre à la disposition de la sous-région, des formations
et de la recherche diversifiées et de qualité de niveaux Master et Doctorat axées sur
les défis du développement, dans les domaines des mathématiques, de la Recherche
opérationnelle, de la sécurité informatique, de la statistique avec un accent
particulier sur leurs applications en industries, en santé publique et en sciences
sociales.[..].

1.3 Résultats attendus

En termes de résultats, il s'agira :
- De mettre en place des offres de formation de haut niveau en mathématiques et
ses applications en adéquation avec les besoins des marchés nationaux et
régionaux ;
- De former une masse critique d’enseignants de mathématiques de standard
international dans des domaines spécifiques en vue de remédier à l’insuffisance
qualitative et numérique dans la discipline, dans nos universités nationales et
celles de la sous-région;
- De former des chercheurs de haut niveau en mathématiques appliquées
capables d’apporter leurs expertises en entreprises ;
- De relever l’expertise des cadres des entreprises et de l’administration publique
par des formations continues ;
- De donner une visibilité internationale à l’enseignement supérieur au niveau de
la sous –région par la qualité et la quantité des productions scientifiques.

Encadré n°6
Extrait du contrat de performance et de financement portant rétrocession du prêt
IDA n°5421-BJ au CEA-SMA signé entre le gouvernement du Bénin et l’Université
d’Abomey Calavi le 21 octobre 2014

En préambule :
Attendu que, le Ministère et l’Association Internationale de Développement
(Association) ont signé le 20 mai 2014 un accord (l’accord de financement) pour la
mise en œuvre d’un projet connu sous le nom « Projet de Centres d’Excellence
d’Enseignement Supérieur en Afrique », dont l’objectif est de soutenir la
République du Bénin dans le but de la promotion de la spécialisation régionale
entre les Universités africaines participantes dans des domaines devant permettre
de relever les défis régionaux de développement, et renforcer les capacités de ces
Universités à offrir une formation de qualité et la recherche appliquée ;

Attendu que, l’objectif global du projet est de répondre aux exigences du marché
du travail en matière de compétences dans des domaines spécifiques souffrant de
pénurie de compétences qui affectent le développement, la réduction de la
croissance économique et la pauvreté ;

34
 2. ORGANISATION ADAPTEE

Encadré n°7

Extrait du document « Modèle de plan de mise en œuvre 2014 – 2018 [Proposition

de CEA N° 043 (Décembre 2014) page 14

4.2 Structures de gouvernance

Les structures techniques autour desquelles va s’articuler la gouvernance du CEA-
SMA peuvent se décliner comme suit :
a. le Conseil d’Orientation Scientifique et Pédagogique (COSP)
b. l’Équipe d’Exécution
c. le collectif des points focaux des institutions partenaires
d. le collectif des responsables des Formations.

NB : Il existe dans ce document un organigramme qui prend en compte tous ces

organes.

Encadré n°8

Extraits du Rapport PAD 332 du 21 mars 2014 de la Banque Mondiale page 68

Comités d’audit :
Ces comités d’audit sont essentiels pour garantir que les problèmes relatifs aux
audits sont portés au plus haut niveau d’attention et résolus. […] La constitution de
comités d’audit (pouvant être un sous-groupe formel du Conseil d’université
incluant des membres du conseil) est un élément de bonne gouvernance
institutionnelle garantissant que la direction résout les problèmes d’audit.
Aussi, il s’agira là d’un ILD pour les CEA afin de les encourager à améliorer leurs
dispositions de gouvernance. Il est prévu que les auditeurs internes relèvent, au
plan fonctionnel, de ces comités et, au plan administratif, du chef
d’établissement, par ex. le vice-chancelier ou le recteur pour les CEA.

Dispositions sur la gouvernance et la lutte contre la corruption :

Toutes les entités d’exécution sont encouragées à faire ce qui suit pour améliorer
leur dispositif de gouvernance et de lutte contre la corruption :
- Mettre en place un mécanisme indépendant de traitement des plaintes qui
recevra les réclamations et y répondra ; ce mécanisme sera assorti d’un bon
système d’enregistrement relevant tous les détails, y compris le délai entre
l’inscription de la réclamation et la réponse apportée.
- Constituer des comités s’occupant des questions de gestion des risques et
de lutte contre la corruption de sorte que les dispositions de gouvernance et
de lutte contre la corruption puissent être traitées de manière indépendante par
un comité non exécutif.

35
3. LES PROCEDURES FORMALISEES COUVRENT TOUTES
LES FONCTIONS ET SONT REELLEMENT APPLIQUEES

Encadré n°9
Pour la mise en œuvre du projet, les formalités administratives et comptables
suivantes doivent être accomplies :

- transmission d’une copie de la convention au Receveur des Finances de la

Dette (RFD) par le DG/CAA ;
- demande d’ouverture des comptes désignés du projet à la BCEAO par le
DG/CAA ;
- demande d’ouverture d’un compte courant dans une banque commerciale
pour les opérations du projet adressée au Ministre des Finances par le RFD ;
- communication au bailleur et au Projet par le DG/CAA des numéros des
comptes dédiés (comptes désignés ouverts pour le projet à la BCEAO et
comptes de transactions ouverts dans les banques primaires) ;
- ouverture dans les livres du RFD d’un compte de tiers par bailleur du crédit
du projet en vue d’y transcrire toutes les opérations y relatives
(Mobilisations, décaissements). Une fiche de compte par Bailleur permet au
RFD de suivre les mouvements à ce compte.

Encadré n°10
Telles que définies dans le manuel de procédures, les procédures d'inscription
des ressources du projet dans le budget général de l'Etat au titre de 2015
sont résumées comme suit :

- Collecte d’informations annuelles sur le projet ; élaboration du rapport

d’avancement ; envoi du rapport d’avancement à la DPP par l’Equipe
Technique d’Exécution :
- examen du rapport d’avancement et du rapport de session du Comité
National de Suivi ; Envoi des informations collectées à la DGIFD et à la DGB;
prévision au CDSMT des crédits du projet CEA-SMA ; envoi du CDSMT à la
DGB par le DPP
- Validation des informations reçues de la DPP, détermination du montant du
crédit à inscrire au budget général de l’Etat. – envoi du crédit arrêté à la DGB
pour inscription au CDMT du MESRS par le DGIFD/DGSPP
- élaboration du CDMT global et sectoriel ; - envoi du CDMT du MESRS au
DPP/DRFM par le DGB
- inscription du projet CEA-SMA dans les projets lors de l’élaboration du
budget du ministère, envoi du budget à la DGB pour prise en compte dans le
budget général de l’Etat par le DPP/DRFM.

36
 Encadré n°11
Telles que définies dans le manuel de procédures, les procédures d’élaboration
des outils de gestion sont résumées comme suit :

- élaboration du projet de PTA, de PPMP et du budget et leur transmission au

Comité National de Suivi au plus tard le 15 Octobre par l’Equipe Technique
d’Exécution: les projets de PTA et PPMP 2016 n'ont pas été transmis au
Comité National de Suivi ;
- analyse et validation des projets de PTA, du PPMP, du budget et renvoi à
l’Equipe Technique d’Exécution par le Comité National de suivi au plus tard
le 15 Novembre ;
- transmission des projets du PTA, du PPMP et du budget amendés par Equipe
Technique d’Exécution à la banque mondiale au plus tard le 5 décembre ;
- avis de non objection par Banque Mondiale au plus tard le 31 décembre

37
 4. SYSTEME D’INFORMATION PERTINENT

Encadré n°12
Extraits du document « Rapport PAD 332 du 21 mars 2014 de la Banque
Mondiale »

Dans le cadre de la composante 1, toutes les entités d’exécution (CEA) soumettront

des Rapports financiers intermédiaires (RFI) semestriels à l’IDA dans les 45 jours
suivant la fin de la période de référence. Les périodes semestrielles suivront
l’année calendaire. Les formats de ces RFI seront convenus avec l’IDA dans la
mesure où la présentation en temps voulu des rapports financiers constitue un
élément du décaissement lié aux résultats. Les RFI comprendront :
- Un état des ressources et emplois des fonds ;
- Un état détaillé des emplois des fonds par activité/composante du projet et
- Les relevés bancaires des comptes désignés et de projet et leurs conciliations.

Les autres documents à fournir avec la demande de décaissement pour la

composante 1 incluent :

L’engagement du gouvernement à investir dans le CEA par le biais d’une ligne

budgétaire spécifique ;
La preuve du transfert de fonds de la précédente tranche depuis le ministère des
Finances sur le compte désigné ;

La preuve de l’engagement pour l’année suivante ;

La preuve de l’accomplissement des résultats par le CEA ; et

Les Programmes des dépenses éligibles (PDE) vérifiés par le Département d’audit
interne du CEA. »
Les PDE n’ont trait qu’à la composante 1 et doivent principalement comprendre les
salaires du personnel du CEA ou autres coûts de fonctionnement du programme
correspondant à des acquisitions hors passations de marchés. Ces coûts seront
vérifiés par un auditeur interne avant leur soumission à l’IDA pour
remboursement.

38
 Encadré n°13
Extraits du document « Rapport PAD 332 du 21 mars 2014 de la Banque
Mondiale »

Le S&E sera principalement mené par chacun des CEA sélectionnés à partir de
leurs bases de données existantes et d’outils de suivi qui seront spécifiquement
modelés pour les exigences de rapportage du projet sur le S&E.
Les outils de S&E des CEA incluent le Cadre de résultats(CR) et le plan de S&E.
Les mécanismes supplémentaires d’examen des CR des CEA et leurs outils de suivi
comprendront :
a) les rapports sur les progrès institutionnels et les rapports d'audit interne de la
qualité et de l'efficacité ;
b) la vérification externe par une tierce partie indépendante qui contrôlera
l’obtention des résultats, dont certains sont cruciaux dans la mesure où ils
concernent les décaissements ;
c) les informations provenant de banques de données
bibliométriquesinternationalementreconnuesetd’agencesd’accréditationelles-
mêmessurles publications de travaux et les accréditations de recherche; et
d) les interactions avec les parties prenantes, y compris les étudiants.

Encadré n°14
Extrait du manuel de procédures de gestion du projet CEA élaboré en octobre 2014
Procédure 6 : Procédures d’élaboration des rapports :

Le projet CEA-SMA doit faire l’objet de deux rapports:

- le rapport technique ;
- le rapport financier.

Les rapports sont élaborés à la fin de chaque semestre. A la fin de l’exercice, un

rapport de synthèse est produit. La consolidation des rapports du projet est sous la
responsabilité du coordonnateur.

Encadré n°15
Extrait du contrat de performance signé entre le Ministère et l’UAC
Article 21, les responsabilités de l’Université d’Abomey-Calavi
Préparer un programme de travail annuel ;
Réaliser le projet conformément aux obligations opérationnelles du Plan d’exécution
du Projet (y compris le Manuel de Procédures et dans le Manuel de la passation des
marchés) prévues dans l’accord de financement entre l’Association et le Ministère et
comme convenu dans le Manuel de Procédures concernant la gestion financière
approuvé pour l’Université participante : (i) élaborer un manuel de procédures de
gestion financière pour l’université participante ; (ii) maintenir un compte et un
registre distincts des financements reçus du Ministère et rendre des comptes
annuellement et (iii) fournir au Ministère des rapports de gestion financière
semestriels (RGF) en suivant un format prescrit conformément aux procédures
et comme mentionné dans le Manuel de procédures de gestion financière.

39