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I.

Quelles sont les fonctions de calcul


Excel ?
Comment utiliser les fonctions de calcul. Comment est organisée la bibliothèque de fonctions
Excel. Quelles sont les principales catégories.

Les fonctions de calcul Excel sont classées par catégories : statistiques, mathématiques,
logique, finance….

Cliquez sur une catégorie pour parcourir ses fonctions. Ou appuyez sur Ctrl+F pour rechercher
une fonction en tapant les premières lettres ou un mot descriptif.

Astuce : pour obtenir des informations détaillées sur une fonction, cliquez sur son nom dans la
première colonne.

Pour utiliser une fonction prédéfinie, il suffit d’écrire la formule : = nom de la fonction ()
et de préciser, entre les parenthèses, à quelles données doit s’appliquer le calcul en
sélectionnant ou en écrivant les références des cellules à utiliser.

Voici, à titre d’exemple un extrait des fonctions disponibles dans Excel :

a) les dernières utilisées :

b) dans la catégorie : mathématiques :


c) dans la catégorie statistique :

d) dans la catégorie logique :

Astuce : l’aide en ligne, disponible dans Excel, donne une information complète sur les
conditions d’usage des fonctions prédéfinies.

II. Comment gérer les plages de cellules


Excel
Pour opérer sur de grandes quantités de données, les fonctions de calcul (somme, moyenne,
maximum…) s’appliquent sur des plages de cellules.
On appelle plage de cellules, un ensemble rectangulaire de cellules contiguës, délimité par
la cellule en haut à gauche et la cellule en bas à droite.
On note habituellement une plage par les références aux 2 coins séparés par le symbole « : ».
Par exemple :

• A1:A6 désigne les 6 premières cellules de la colonne A.


• B2:H2 désigne les cellules de la ligne 2 comprises entre les
colonnes B et H
• A1:D3 désigne les cellules contenues dans le rectangle entre les
coins A1 et D3 soit les cellules A1, A2, A3, B1, B2, B3, C1, C2, C3, D1,
D2 et D3.
• Dans le tableau suivant comportant les ventes de Mars de
produits, on saisit dans la cellule C13 la formule
« =SOMME(C3:C12) » en saisissant la formule « =somme()« , puis en
sélectionnant la plage de données par un clic sur C3 maintenu
jusqu’en C12.
Attention : On peut
aussi, dans une
opération généralisée,
énumérer une liste de
cellules ou de plages
en les séparant par des
« ; » par exemple : A1;
A2; A3; A4; A5.

III. Comment marche les références


relatives ou absolues dans Excel
Comment sont référencées les cellules Excel. Comprendre les références relatives et absolues.
Utiliser le caractère $. Qu’est-ce qu’une ligne relative ou une ligne absolue.

Rappel : une cellule est désignée par son numéro de colonne et de ligne, appelée aussi
la référence ;
ainsi, A1 est la référence de la cellule A1 !

Pour utiliser efficacement les formules de calcul, il est important de bien comprendre comment
sont référencées les cellules.
Il existe 4 types de références :

• Référence relative (ex : A1)


• Référence absolue (ex : $A$1)
• Ligne absolue (ex : A$1)
• Colonne absolue (ex : $A1)

Nous allons détailler chacun de ces types de référence. Je vais volontairement expliquer dans le
détail le fonctionnement du référencement des cellules car cette base est indispensable pour
utiliser efficacement Excel.

1- Comment utiliser une référence relative Excel ?

La référence de la cellule est relative. Si l’on fait un copier/coller d’une formule contenant cette
référence (Par exemple A1 ) alors la référence de la formule s’ajustera en fonction du nouvel
emplacement.
EXEMPLE

1. Entrer dans la cellule A1 le texte « les chanteurs » comme indiquer ci-dessous :

2. Utiliser dans la cellule A2 la


formule MAJUSCULE qui permet de transformer un
texte minuscule (ici le contenu de la cellule A1 : les
chanteurs) en texte en majuscule.

La référence (relative) utilisée dans la


formule majuscule doit être “A1“

Ensuite appuyez sur entrée. Le résultat


obtenu doit être le suivant :

LES CHANTEURS est affiché en


majuscule dans la cellule A2.

3. Inscrivez dans la cellule A2 le texte


suivant ‘les danseurs‘ :

4.Sélectionner et copier la cellule B1

5.Coller la formule dans la cellule B2

Le résultat affiché dans la cellule B2 est


le suivant : ‘LES DANSEURS” et non
pas ‘LES CHANTEURS‘

Quelles remarques pouvons-nous faire ?

En faisant un copier/coller nous n’obtenons pas dans la cellule B2 le même contenu que celui
de la cellule B1.
Pourquoi ? –> Car seule la formule (=MAJUSCULE) a été copié telle quelle. La référence dans
la formule, elle, a changé. On peut le constater en double cliquant dans la cellule B2, alors on
s’apercevra que la référence (relative) n’est plus A1 mais A2.
2- Comment utiliser une référence absolue Excel ?

Si l’on fait
un copier/coller d’une formule contenant une
référence absolue (Par exemple $A$1 ) alors
la référence de la formule ne changera pas. Le
symbole dollars « $ » permet de
transformer une référence
relative en référence absolue.

Ainsi si on effectue un copier/coller dans


la cellule B2 de la
formule =MAJUSCULE($A1$) contenue
en B1 comme dans l’exemple ci-dessus
alors le résultat sera le suivant :

On remarque que la référence $A$1 est


la même dans la cellule B2 et B1. Dans
les deux cas la formule
« =MAJUSCULE($A$1) » utilise la
référence “$A$1“

Astuce : Lorsque vous avez saisi le code


suivant : « =MAJUSCULE(A1), en
appuyant sur la touche F4 vous
obtiendrez automatiquement le résultat
suivant “=MAJUSCULE($A$1)“

3- Comment définir une ligne absolue dans Excel ?

Dans ce cas, la référence est partiellement absolue, seule la ligne est figée. La colonne reste
relative au nouvel emplacement. Une référence avec ligne absolue s’écrit de la façon
suivante “A$1“
4- Comment définir une colonne absolue dans Excel

Dans ce cas la référence est partiellement absolue, seule la colonne est figée. La ligne reste
relative au nouvel emplacement. Une référence avec colonne absolue s’écrit de la façon
suivante “$A1“

Note : Vous remarquerez que le signe dollars $ se place juste en avant ce qui doit rester figé.
Avant le ‘1’ si l’on veut que la référence reste figée sur la ligne ‘1‘. Juste avant le ‘A‘ si l’on veut
que la référence reste figée sur la colonne ‘A‘. Et devant la référence de ligne et de colonne si
l’on veut qu’il y soit une référence absolue sur une cellule.

IV. Insérer des colonnes ou lignes


Insérer une colonne dans une feuille Excel

Pour insérer une seule colonne,

1. Sélectionnez une colonne ou une cellule dans


la colonne située immédiatement à droite de l’endroit où vous voulez insérer la
nouvelle colonne
2. Faîtes alors un clic droit afin d’afficher le menu contextuel puis cliquez sur Insertion

Par exemple, pour insérer une colonne à gauche de la colonne B, cliquez sur une cellule de la
colonne B.

Pour sélectionner une ligne ou une colonne, cliquez sur l’en-


tête de colonne (2) : 2. En-tête de colonne

Insérer une ligne dans une feuille Excel

Pour insérer une ligne unique,

1. Sélectionnez une ligne entière ou une cellule dans la ligne située au-dessus de
laquelle vous souhaitez insérer la nouvelle ligne.
2. Faîtes alors un clic droit afin d’afficher le menu contextuel puis cliquez sur Insertion

Par exemple, pour insérer une nouvelle ligne au-dessus de la ligne 5, cliquez sur une cellule de
la ligne 5.

Pour sélectionner une ligne, cliquez sur l’en-tête de ligne (1) : 2. En-
tête de ligne
V. comment trier ou filtrer les données
Comment trier ou filtrer ses données Excel pour les rendre synthétique. Comment définir les
critères de tri ou de filtre.

1- Trier les données

Trier des données consiste à choisir une zone de données puis à en trier les lignes (ou les
colonnes) en fonction de l’ordre sur un ou plusieurs critères – en ordre croissant ou décroissant
selon la valeur d’une ou plusieurs colonnes (ou lignes, si on trie des colonnes de données).

Trier des lignes de données permet de regrouper celles qui partagent la même valeur dans
une colonne particulière, si on utilise cette colonne comme indice de tri.

Concernant l’exemple suivi, on a utilisé les critères de tri suivant :

Pour obtenir le fichier contenant au début les données 1986 (tri croissant par année),
par Vignoble (tri croissant alphabétique), et par Appellation (tri croissant alphabétique).
2- Filtrer les données

Filtrer des données consiste à sélectionner par un ou plusieurs critères – les valeurs des
colonnes sur lesquelles portent le filtre – les lignes qui devront être visualisées et celles qui
seront cachées.

Filtrer permet de choisir de ne voir que telle partie des données, ce qui peut s’avérer très utile
pour commencer l’analyse d’un fichier comportant beaucoup de données.

Sur l’exemple du fichier ‘cave à vin’, sélectionner la plage des cellules A3:H3 contenant les en-
têtes de colonnes puis activer les filtres en cliquant sur Données> Trier et Filtrer> Filtrer

a) on a utilisé successivement un filtre N°1 sur le niveau couleur pour ne retenir que
le blanc :

On notera en indice de colonnes que les numéros ne sont plus consécutifs car seule une petite
partie des lignes est alors affichée à l’utilisateur, celles qui respectent les critères choisis.

b) puis on a utilisé un filtre N°2 sur l’âge pour ne retenir que les plus de 15 ans d’âge.
c) enfin, on a utilisé un filtre N°3 sur le nom pour ne retenir que les château :

VI. Donner un nom aux cellules


Comment donner un nom aux cellules Excel. L’utilisation de nom pour identifier une cellule rend
plus lisible les formules de calcul.

Excel offre la possibilité de nommer une cellule ou une plage de cellules

L’utilisation de noms rendra plus lisible vos formules de calcul, ainsi :

=B2*C2*H35 n’est pas très parlant


=Prix * Quantité* Taux TVA est bien plus lisible.

Un autre avantage des noms est qu’ils ne sont pas modifier/incrémenter lors des copies
incrémentales.

Comment nommer vos cellules

1. Sélectionner la cellule à nommer :

2. taper directement le nom dans la zone nom. (Liste déroulante à gauche de la barre formule)

=> Une autre solution consiste à cliquer sur le bouton “Définir un nom“ de l’onglet “Formule" :
Indiquer le nom que vous souhaitez attribuer à la cellule “B2“

Le nom “résultat“ pourra ensuite avantageusement être utilisé dans le contexte suivant :

Cela équivaut à la formule suivante, avec l’avantage d’être beaucoup plus explicite.

Dans les 2 cas le résultat est le suivant :


VII. Ajouter des commentaires
Ajouter un commentaire à une cellule Excel

• Sélectionnez la cellule à laquelle vous souhaitez ajouter un commentaire.


• Sous l’onglet Révision, dans le groupe Commentaires, cliquez sur Nouveau
commentaire.

Raccourci clavier vous pouvez également


appuyer sur MAJ + F2.Un nouveau
commentaire est créé. Le pointeur se place
dans le commentaire. Un indicateur apparaît
dans l’angle de la cellule.

Par défaut, le nouveau commentaire est marqué par un nom. Pour utiliser un autre nom,
vous pouvez sélectionnez le nom dans le commentaire, puis tapez un nouveau nom. Ou
bien, vous pouvez supprimer le nom, sélectionnez le nom dans le commentaire, en
appuyant sur SUPPR.

• Dans la zone de texte du commentaire, tapez le texte associé.


• Cliquez en dehors de la zone du commentaire. La zone de texte du commentaire
disparaît, mais son indicateur reste affiché. Pour que le commentaire soit toujours visible,
procédez comme suit :
a. Sélectionnez la cellule.
b. Sous l’onglet Révision, dans le groupe Commentaires, cliquez
sur Afficher/Masquer les commentaires.

Conseil : Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit dans la cellule qui contient le
commentaire, puis cliquer sur Afficher/Masquer les commentaires.

VIII. Créer un graphique


Quel type de graphique choisir ?

Excel vous permet de créer facilement un graphique à partir d’une série de données.

Mais le choix du type de graphique à utiliser : histogramme, courbe, camembert ou radar, ne


doit pas être limité à de simples considérations esthétiques.

La conception d’un graphique pertinent passe d’abord par le choix des données à
visualiser sans oublier les entêtes de lignes et colonnes.

En effet la zone de données sélectionnée déterminera l’ensemble de ce qui pourra être


affiché dans le graphique.

Les graphiques de type : courbes et histogrammes mettent bien en évidence les tendances
dans le temps (année, mois …).

Le camembert (secteur) est bien adapté pour montrer les proportions d’un tout (ex
: répartition de données exprimées en pourcentage).

Le radar met bien en évidence la répartition des données.


Comment créer un graphique avec Excel ?

Pour créer un graphique :

1. Sélectionnez les cellules qui contiennent les données à utiliser pour le graphique

2. Cliquez sur l’onglet Insertion, puis dans le groupe Graphiques :


cliquez sur le type de graphique souhaité : 1) histogramme, 2) courbe, 3) camembert,
4) radar …

3. Puis cliquez sur le sous-type de graphique à utiliser.

4. Par défaut, le graphique est placé dans la feuille de calcul sous la forme d’un graphique
incorporé. Vous pouvez le déplacer en le faisant glisser avec la souris.

Dans le tableau de production par


mois, c’est l’évolution de la
production qui est pertinente, la
visualisation peut se faire par
une courbe ou un histogramme,
en fonction du mois.

Pour le tableau de composition d’un


produit alimentaire, les masses
absolues en gramme n’ont pas de
signification. C’est leur grandeur
relative qui permet d’apprécier la
composition du produit. Le
graphique de
type camembert remplit bien cette
fonction.
IX. Mettre en page une feuille Excel
Définir la zone d’impression

Si vous imprimez fréquemment une section spécifique de votre feuille de calcul, vous pouvez
définir une zone d’impression pour celle-ci. Ainsi, lorsque vous imprimez votre feuille de calcul,
seule cette section s’imprime.

a. Comment définir une zone d’impression

1. Sélectionnez la plage des cellules que vous souhaitez imprimer (ici : A1:F15) et qui
constituera la zone d’impression.

2. Cliquez sur l’onglet Mise en page puis cliquez sur l’icône ZoneImpr

3. Cliquez sur l’icône Définir

La plage de cellules sélectionnées prend alors le nom : Zone d’impression


b. Définir les marges de la feuille
Réaliser les opérations suivantes :

1. Cliquez sur l’onglet Mise en page


2. Cliquez sur l’icône Marges
3. Choisissez Normales ou Larges ou Etroites

c. Définir l’orientation portrait ou paysage d’une feuille


Vous pouvez opter pour une orientation Portrait (verticale) ou Paysage (horizontale) pour votre
feuille Excel.

d. Modifier l’orientation

Réaliser les opérations suivantes :

1. Cliquez sur l’onglet Mise en page


2. Cliquez sur l’icône Orientation
3. Choisissez Portrait ou Paysage
X. Imprimer une feuille Excel
Imprimer et afficher un aperçu de la feuille

Pour imprimer une feuille Excel, cliquez sur l’onglet Fichier et l’écran suivant apparait.

Cliquez sur l’image pour l’agrandir. Effectuez les actions suivantes :

1. Cliquez sur Imprimer dans le bandeau vert de gauche


2. Sélectionner les feuilles à imprimer : les feuilles actives ou tout le document
3. Sélectionner le nombre de copies que vous souhaitez imprimer
4. Sélectionner l‘imprimante sur laquelle sera faite l’impression
5. Lancer l’impression en appuyant sur le bouton Imprimer

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