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TUTORIEL

EXCEL
INITIATION

Rédacteur : S.BOLL Version 9 Mars 2019


TUTORIEL EXCEL INITIATION

Sommaire

1 - PRÉSENTATION.....................................................................................................8

2 - LES DÉFINITIONS ESSENTIELLES.....................................................................9


2.1 - La barre de menu...................................................................................................................... 9
2.2 - Les outils d'accès rapide .........................................................................................................9
2.3 - La feuille de calcul et les cellules............................................................................................9
2.4 - Le tableau.................................................................................................................................. 9
2.5 - La référence d'une cellule......................................................................................................10
2.6 - Le contenu des cellules.......................................................................................................... 10
2.7 - Les opérateurs mathématiques.............................................................................................11
2.7.1 - Arithmétiques........................................................................................................................................ 11
2.7.2 - De comparaison.................................................................................................................................... 11

2.8 - La formule................................................................................................................................ 11
2.8.1 - Avec opérateur(s) mathématique(s) .................................................................................................. 12
2.8.2 - Les fonctions........................................................................................................................................ 12

2.9 - La valeur.................................................................................................................................. 12
2.10 - Le format............................................................................................................................... 13
2.10.1 - Texte ou nombre ?.............................................................................................................................. 13
2.10.2 - Les formats spécifiques, dates, heures, scientifiques, etc ... ........................................................13
2.10.3 - Formats personnalisés....................................................................................................................... 13

2.11 - Le formatage (la mise en forme)..........................................................................................14


2.12 - L'affichage............................................................................................................................. 14
2.13 - La mise en page.................................................................................................................... 14
2.14 - L'incrémentation................................................................................................................... 14
2.15 - Les graphiques..................................................................................................................... 15
2.16 - Les objets.............................................................................................................................. 15
2.17 - La protection......................................................................................................................... 16

3 - LES ACTIONS DE BASES...................................................................................16


3.1 - Sélectionner une ou des cellules...........................................................................................16
3.1.1 - Cellules consécutives.......................................................................................................................... 16
3.1.2 - Cellules dispersées.............................................................................................................................. 16

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3.2 - Fusionner des cellules........................................................................................................... 17


3.3 - Copier, coller, collage.spécial, couper et supprimer............................................................17
3.3.1 - Copier ................................................................................................................................................... 17
3.3.2 - Coller et collage.spécial....................................................................................................................... 17
3.3.3 - Cas particulier du collage.spécial avec transposition.......................................................................18
3.3.4 - Couper................................................................................................................................................... 18
3.3.5 - Supprimer.............................................................................................................................................. 19

3.4 - Insérer, Supprimer des cellules.............................................................................................19


3.5 - Le copier-déplacer.................................................................................................................. 20
3.6 - Rechercher et remplacer........................................................................................................20
3.7 - Les feuilles de calcul.............................................................................................................. 20
3.7.1 - Sélectionner.......................................................................................................................................... 20
3.7.2 - Renommer............................................................................................................................................. 20
3.7.3 - Ajouter/Supprimer................................................................................................................................ 20
3.7.4 - Déplacer une feuille.............................................................................................................................. 20
3.7.5 - Afficher les onglets............................................................................................................................... 20

3.8 - L'optimiser l'affichage............................................................................................................ 21


3.8.1 - Affichage d'une feuille de calcul.......................................................................................................... 21
3.8.2 - Figer ou libérer les volets.................................................................................................................... 21
3.8.3 - Fractionner des volets.......................................................................................................................... 22
3.8.4 - Affichage de plusieurs feuilles de calcul............................................................................................ 22

3.9 - L'insertion de commentaire ..................................................................................................22


3.10 - L'insertion de caractères spéciaux......................................................................................22
3.11 - L'insertion d'hyperlien.......................................................................................................... 23

4 - L'UTILISATION.....................................................................................................24
4.1 - L'aide....................................................................................................................................... 24
4.2 - Masquer ou afficher le ruban.................................................................................................24
4.3 - Afficher/imprimer ou non le quadrillage...............................................................................25
4.4 - Afficher ou non les entêtes de lignes et de colonnes .........................................................25
4.5 - Afficher ou non les zéros.......................................................................................................25
4.5.1 - Sur toutes la feuille de calcul.............................................................................................................. 25
4.5.2 - Utiliser un format de nombre pour masquer les valeurs zéro dans des cellules sélectionnées...25
4.5.3 - Autres possibilités................................................................................................................................ 26

4.6 - La saisie semi-automatique...................................................................................................26


4.7 - La saisie dans une zone sélectionnée ..................................................................................26

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4.8 - La recopie automatique.......................................................................................................... 26


4.8.1 - La recopie incrémentée sur des nombres.......................................................................................... 28
4.8.2 - L'incrémentation mono directionnelle des références......................................................................29
4.8.3 - L'incrémentation bidirectionnelle des références ............................................................................29
4.8.4 - L'incrémentation soumise à restriction..............................................................................................31
4.8.5 - La recopie-incrémentée personnalisée basée sur une liste existante.............................................32
4.8.6 - La recopie-incrémentée personnalisée basée sur une nouvelle liste d'éléments..........................32

4.9 - Le remplissage........................................................................................................................ 32
4.10 - Les listes personnalisées.....................................................................................................32
4.10.1 - Créer une nouvelle liste..................................................................................................................... 33
4.10.2 - Utilisation et intérêt............................................................................................................................ 33

4.11 - Les fonctions......................................................................................................................... 33


4.11.1 - Les fonctions simples ....................................................................................................................... 34
4.11.2 - Les fonctions à arguments ............................................................................................................... 34
4.11.3 - L'imbrication........................................................................................................................................ 35

4.12 - La mise en forme (formatage)..............................................................................................35


4.12.1 - Appliquer une mise en forme à l'ensemble d'une feuille de calcul................................................37
4.12.2 - Modifier la taille des colonnes ou des lignes...................................................................................37
4.12.3 - Modifier l'affichage des nombres (%, nb entier, augmenter ou diminuer le nb de décimale)......37
4.12.4 - Choisir la police et le style de caractères.........................................................................................38
4.12.5 - Choisir les encadrements, la couleur du fond et la couleur des caractères.................................38
4.12.6 - Les alignements et le retour à la ligne automatique .......................................................................38
4.12.7 - Le retrait.............................................................................................................................................. 38

4.13 - La mise en forme conditionnelle.........................................................................................38


4.13.1 - Connaître la priorité des règles de mise en forme conditionnelle..................................................39
4.13.2 - Si plusieurs règles renvoi VRAI......................................................................................................... 40
4.13.3 - Impact des fonctionnalités Coller, Remplir, Reproduire la mise en forme sur les règles............40
4.13.4 - S'il y a conflit entre une mise en forme conditionnelle et une manuelle.......................................40

4.14 - Rechercher et remplacer......................................................................................................40


4.14.1 - Rechercher.......................................................................................................................................... 41
4.14.2 - Remplacer .......................................................................................................................................... 41

4.15 - Le tri....................................................................................................................................... 42
4.15.1 - Tri sur matrice n x 1............................................................................................................................ 43
4.15.2 - Tri sur matrice i x n............................................................................................................................. 43
4.15.3 - Tri d'après une liste personnalisée .................................................................................................. 44
4.15.4 - Trier une plage dans une plage plus grande....................................................................................44

4.16 - Le filtrage............................................................................................................................... 44

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4.16.1 - Filtrer une plage de données ............................................................................................................ 45


4.16.2 - Filtrer les données d'un tableau........................................................................................................ 45
4.16.3 - Filtrer des éléments sur la couleur.................................................................................................... 45
4.16.4 - Créer un segment pour filtrer des données d'un tableau croisé dynamique (à partir de la
version 2010)..................................................................................................................................................... 45

4.17 - Les commentaires................................................................................................................ 46


4.18 - Nommer une cellule ou une plage de cellule......................................................................46
4.19 - Créer une mini base de données pour éviter des saisies répétitives...............................46
4.19.1 - Base de données, définition.............................................................................................................. 46
4.19.2 - Affichage automatique en rentrant un code.....................................................................................47

4.20 - Ajouter un objet..................................................................................................................... 49


4.20.1 - Les formes........................................................................................................................................... 50
4.20.2 - Les textes Word Art............................................................................................................................ 50
4.20.3 - Les images.......................................................................................................................................... 51

4.21 - Les créations graphiques.....................................................................................................51


4.22 - Les graphiques Sparkline (n'existent pas sur les versions < à 2010)...............................52
4.23 - La mise en page.................................................................................................................... 53
4.23.1 - Points importants............................................................................................................................... 54
4.23.2 - La Page................................................................................................................................................ 54
4.23.3 - En-tête/Pied de page........................................................................................................................... 55
4.23.4 - L'onglet Marge.................................................................................................................................... 55
4.23.5 - L'onglet Feuille.................................................................................................................................... 55

4.24 - L'exportation au format PDF................................................................................................56

5 - ASTUCES.............................................................................................................57
5.1 - Les modèles............................................................................................................................ 57
5.2 - Les onglets.............................................................................................................................. 57
5.3 - La conservation...................................................................................................................... 57

6 - LES NOTIONS PLUS COMPLEXES ET APERÇU DES CAPACITES D'EXCEL


.....................................................................................................................................58
6.1 - La concaténation ................................................................................................................... 58
6.2 - Les listes déroulantes ........................................................................................................... 58
6.3 - Les bases de données externes (comme Acess).................................................................59
6.4 - Les formulaires....................................................................................................................... 59
6.5 - Les macros.............................................................................................................................. 60

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Conseil : avant de commencer lire/relire Bureautiques Généralités.

RAPPEL DES RACCOURCIS CLAVIER

Ils font gagner beaucoup de temps. Le clavier est plus rapide que la souris.

Communs à toutes les applications

Ctrl + c = copier
Ctrl + x = couper
Ctrl + v = coller
Ctrl + Alt + v = collage.spécial
Ctrl + z = annule la dernière action
Ctrl + y = rétabli la dernière action
Ctrl + a = tout sélectionner
Ctrl + s = enregistrer
Ctrl + p = imprimer
Ctrl + h = rechercher et remplacer

Particuliers mais très répandus

Ctrl + g = met en gras ou annule


Ctrl + i = met en italique ou annule
Ctrl + u = souligne ou annule le soulignage

QUELQUES DEFINITIONS

Une fenêtre est un lieu d'affichage.


Une application est un exécutable qui génère des documents spécifique
Un fichier est un document spécifique généré par une application.
Un dossier est un lieu de stockage, il peut contenir des fichiers et/ou d'autres
dossiers ; les outils système, les applications, … dont eux aussi rangés dans
des dossiers.
Un raccourci est un chemin d'accès, placer judicieusement il permet d'accéder
à un dossier ou un fichier sans avoir à ouvrir une multitude de fenêtre.
Une extension informe sur la nature du fichier, elle suit le nom du fichier dont
elle séparée par un point. L'affichage des extensions n'est pas sélectionné par
défaut par Windows.

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Excel est un tableur. La logique d'un tableur répond à la finalité pour laquelle il a
été créé, effectuer des calculs.

C'est un outil extrêmement puissant dont la plupart des utilisateurs n'exploitent


qu'une infime partie.

1- PRÉSENTATION

Par défaut, Excel propose un classeur composé de 3 feuilles de calcul vierges (ou feuillets). Nombre
modifiable selon les besoins de l'utilisateur.

A noter un document Excel correspond à un classeur, et non à une feuille de calcul.

Voici comment cela ce présente :


Nom du document Nom de l'application Barre de menu Aide Excel

Ruban

Cellule active Zone de nom Barre de formule Identifiant colonne


(contient soit les
références cellule
soit un nom)

Identifiant ligne Curseurs de défilement

Barre d'état Onglets feuillet Outils affichage

Comme toutes les applications, des fonctionnalités ont été créées, elles se trouvent dans les
menus déroulants (présents dans la Barre de menu). Mais pour facilité le travail et gagner en rapidité, des
petites icônes, qui correspondent aux principales fonctionnalités, ont été regroupées dans des barres d'outils
situées au-dessus et au-dessous de la feuille de calcul.

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2- LES DÉFINITIONS ESSENTIELLES

2.1 - La barre de menu

La barre de menu regroupe différents onglets, chacun correspondant à un menu spécifique et


présentant le ruban associé contenant de outils d'accès rapide.

2.2 - Les outils d'accès rapide

Les outils correspondent aux options les plus courantes en corrélations avec ce menu et sont
présentés en groupe .

Exemple avec le menu Insertion

En posant le curseur sur l'icône d'un outil sa fonction s'affiche. Pratique !

Lors de la prise en main, ne pas hésiter à tester les icônes. Cela peut donner des idées et en tout
cas permet d'avoir en tête l'existence d'options.

2.3 - La feuille de calcul et les cellules

La feuille de calcul est composée de ligne et de colonne formant des cellules.

Le nombre de colonne et de ligne n'est pas fini, quand on déplace l'ascenseur au maximum, le
nouvel affichage replace l'ascenseur en position intermédiaire et donne l'impression qu'il y a de nouvelles
cellules.

Plusieurs points sont associés à une cellule, ils seront développés ci-après. Les trois plus importants
sont sa référence (ses coordonnées sur la feuille de calcul), son contenu (sa formule, s'il y en a une), sa
valeur (soit une entrée directe, soit le résultat du calcul de sa formule).

Donc à garder en permanence en tête : cellule => référence, contenu, valeur

2.4 - Le tableau

Un tableau est une partie de la feuille de calcul. Il est caractérisé par un ensemble de cellules
consécutives et quasiment toujours personnalisées.

Une feuille de calcul peut contenir plusieurs tableaux, cela peut être pratique mais cela peut aussi
compliquer l'impression.

Conseil un tableau = une feuille de calcul, surtout qu'on peut avoir autant de feuille de calcul que
nécessaire au sein d'un même classeur. Sauf pour les petits tableaux que l'on organisera en diagonale à la
création pour que les modifications sur l'un ne perturbent pas les autres tableaux.

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Exemples tableau de A1 à A12 tableau de F1 à J10

dans cet exemple les cellules


sont restées standard dans celui-ci elles ont été personnalisées

2.5 - La référence d'une cellule

La position de la cellule dans la feuille de calcul est sa référence, elle est composée par la lettre
de la colonne et le numéro de la ligne dans lesquelles la cellule se trouve. Dans l'exemple ci-dessus, la cellule
active est dans la colonne A et sur la ligne 1, d'où A1 dans la case référence cellule.

La référence d'une cellule peut être intégrée dans une formule (de calcul).

Exemple référence de formule de la cellule active


la cellule
active
cellule active

Une cellule peut contenir du texte, des chiffres, des formules ou rien, par défaut elle est vide.

2.6 - Le contenu des cellules

Voici ce que l'on peut trouver formule de la cellule active, ici B2

nombre

cellule active avec sa valeur affichée, la


valeur est le résultat du calcul de la formule

texte

vide

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2.7 - Les opérateurs mathématiques

2.7.1 - Arithmétiques

Opérateur Signification

+ (signe plus) Addition

– (signe moins) Soustraction


Négation

* (astérisque) Multiplication

/ (barre oblique) Division

% (signe pourcentage) Pourcentage

^ (accent circonflexe) Élévation à la puissance

Excel calcule la formule de gauche à droite, selon un ordre spécifique pour chaque opérateur de la
formule. Comme en mathématique pour changer l’ordre de calcul, mettre entre parenthèses la ou les
parties qui doivent être calculée en premier.

2.7.2 - De comparaison

Opérateur Signification

= (signe égal) Égal à

> (signe supérieur à) Supérieur à

< (signe inférieur à) Inférieur à

>= (signe supérieur ou égal à) Supérieur ou égale

<= (signe inférieur ou égal à) Inférieur ou égale

<> (signe différent) Différent de

2.8 - La formule

Le signe = marque le début d'une formule, opération(s) mathématique(s) et/ou fonction(s).

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La formule est d'abord insérée ou tapée dans la cellule, ensuite le résultat s'affiche dans celle-ci, la
formule elle-même apparaissant dans la case de contenu de la cellule (entouré en cyan dans l'exemple de
Contenu des cellules, ci-dessus) où elle peut être modifiée si nécessaire.

Une formule s'applique non seulement aux nombres mais aussi aux références (l'application traite en
fait les valeurs de ces références).

Dans l'exemple ci-dessus, on trouve en B2 le nombre 3, qui est le résultat de la formule B1+2, B1
ayant comme valeur 1.

2.8.1 - Avec opérateur(s) mathématique(s)


La formule contient au moins l'un des quatre opérateurs classiques (+, -, *, /) et/ou le signe ^
l'opérateur de puissance (3^2 = 3²). Les règles de priorité des opérateurs s'appliquent, donc l'utilisation des
parenthèses est nécessaire pour les opérations complexes [rappel :15+3*5^4 ≠ (15+3)*5^4 ≠ 15+(3*5)^4].

2.8.2 - Les fonctions


A l'origine, les fonctions ont été créées pour réduire le nombre d'opération mathématique à rentrer
dans les cellules. Mais, affichage et informatique oblige, d'autres ont été créées pour répondre aux besoins non
mathématiques.

Une fonction suit le signe = , elle est en majuscule, vient en suite, entre parenthèses, soit une
sélection (la plage de référence à laquelle la fonction s'appliquera) soit ses arguments (conditions ou actions).

Exemples RACINE(B8) renvoie la racine carrée de la valeur contenue en B8.

ARRONDI(arg1;arg2) l'argument 1 est la référence de la cellule contenant le nombre


à arrondir, l'argument 2 est le nombre de chiffre spécifié pour l'arrondi.
exemple : si E2 = 46,75 alors ARRONDI(E2;0) donnera 47

Les fonctions dites mathématiques renvoient un résultat mathématique, comme SOMME qui
additionne les valeurs des cellules qui auront été sélectionnées.

Exemple taper, dans la cellule C76, =SOMME(C10:D75) est bien plus simple que de faire
=C10+C11+.....+C75+D10+D11+.....+D75 mais il y a encore plus simple, taper
=SOMME( puis sélectionner les cellules par balayage avec la souris et enfin taper ) et
appuyer sur Entr.

Il existe pléthore de fonctions, d'informations, dates et heures, matricielles, financières, statistiques,


logiques, texte, etc... qui renvoient qui des valeurs, qui du texte, qui des renseignements.

Exemple comme ESTVIDE(C25) qui teste si la cellule C25 ne contient rien et renvoie VRAI si
C25 est vide.

2.9 - La valeur

La valeur d'une cellule peut lui avoir été attribuée ou être le résultat du calcul de l'opération
mathématique ou de la fonction qui a été rentrée dans cette cellule. La valeur peut se présenter sous forme la
forme d'un nombre, d'une valeur logique (VRAI ou FAUX), d'une date ou d'une heure, ou autres ; même si
c'est toujours un nombre pour le système car qu'un tableur est conçu pour effectuer des calculs.

A noter dans les dernières versions d'Excel, une source d'information sur l'état du travail en cours à
été ajoutée, c'est la Barre d'Etat, situé en bas à gauche.
Exemple Si vous entrez la fonction Somme en définissant la plage de cellule (mais que vous
n'avez pas encore validé, la Barre d'Etat affiche Somme : résultat du calcul.

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2.10 - Le format

C'est une notion extrêmement importante. Ça ne se réduit pas à la police de caractère !

Ne pas confondre le format et le formatage (la mise en forme), le format s'applique à l'affichage
de la cellule, la mise en forme se réfère à tout ce qui s'y rapporte (dont le format mais aussi la police de
caractère, sa taille, son style, son orientation, l'arrière-fond, l'encadrement, la protection …)

2.10.1 - Texte ou nombre ?


Une suite de caractère alphanumérique donne du texte (si ''123 ml'' est tapé, c'est considérer comme
du texte). Par défaut, un texte est calé à gauche dans la cellule.

Une suite de chiffre, avec ou sans virgule, donne un nombre. Nombre qui pourra être traité dans les
calculs, alors qu'une suite de caractère alphanumérique ne le pourra pas. Par défaut, un nombre est calé à
droite dans la cellule.

Exemple
la colonne D présente le résultat d'une
opération mathématique, les nombres (entouré
en rouge donnent un résultat, pas le texte
(entouré de cyan)

Si les cellules B3 et B4 paraissent se ressembler, il n'en est rien. L'une est un nombre,
B4, l'autre un texte, B3, d'où la valeur d'erreur en D3.

Alors que B3 et B5 sont des nombres, ce qui les différencient c'est leur format. Les
chiffres 1,2 et 3 ont été tapé seuls, le format défini pour les cellules B4 et C4 affiche
automatiquement '' ml''.

En appliquant un format à un nombre, l'affichage comprend des caractères alphanumériques


mais le nombre reste reconnu comme tel par l'application, et donc peut être inclus dans des opérations
mathématiques. Lesquelles affichent alors un résultat numérique et non une valeur d'erreur
(#VALEUR!).

2.10.2 - Les formats spécifiques, dates, heures, scientifiques, etc ...


Tous se rapportent à un nombre auquel pourra s'appliquer des opérations mathématiques.

Les dates par exemple, lorsque l'on taper 10/11/03, l'application reconnaît un format date mais le
considère comme un nombre, si on demande, dans une autre cellule, d'ajouter à 30 à 10/11/03 s'affichera
10/12/03 sans avoir à définir un format date.

2.10.3 - Formats personnalisés


Il est possible de créer ses propres formats en fonction de besoins spécifiques.

C'est le cas pour afficher une unité, comme m², ml, A, V, Pa, ...

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2.11 - Le formatage (la mise en forme)

Elle concerne ''l'habillage'' de la cellule, la couleur du fond, la police de caractère, son style,
sa couleur, l'encadrement, le centrage, etc …

Exemple de cellules de divers formatages

les tires de colonne sont en jaune, les valeurs


de la colonne B ont un fond gris, celles de la
colonne C sont restées sur le fond proposé par
défaut, celles de la colonne D sont en gras et
ont une fond cyan clair

2.12 - L'affichage

C'est ce qui se voit dans la fenêtre, rien de plus, rien de moins (ne concerne pas la taille du
tableau, ni l'impression).

Dans le cas d'un tableur, on cherche souvent à voir le maximum d'un tableau dans la fenêtre et/ou le
maximum de confort de travail.

2.13 - La mise en page

La mise en page concerne l'impression, pas ce qui se voit à l'écran. Mais elle peut avoir des
répercutions sur tableau (une ou quelques colonne et/ou ligne isolées sur une page, ce n'est pas satisfaisant).
Il suffit quand c'est possible, de simplement réduire des largueurs de colonne ou des hauteurs de ligne.

2.14 - L'incrémentation

En mathématique, l'incrémentation est l'augmentation d'une variable par une valeur fixe. Comme au
Monopoly lorsque l'on passe par la case Départ, on reçoit toujours la même somme, sa cagnotte est alors
incrémentée à chaque passage de cette valeur (mais le montant de sa cagnotte n'est pas le même à chaque
passage, il dépend des gains et dépenses survenus durant le tour).

Exemple dans les cellules ci-dessous on ajoute 3 au nombre de la case précédente

donc 3 est la valeur fixe, et la variable c'est le nombre de la case précédente (ce
nombre change à chaque fois qu'on change de case, d'où variable)

Mais dans un tableur ça va loin, car l'incrémentation s'applique aux références (des cellules).
Un tableur ça ressemble à un échiquier, donc ça va être l'image utilisée pour appréhender ce concept.

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Exemple On peut exprimer la position des pièces en fonction de leur position sur l'échiquier

Au départ la pièce se trouve


en B3, après déplacement
elle est en H6.

Elle a donc été déplacer de


6 cases vers la droite et de 3
vers le bas, on dit que c'est
position de départ le pas (composé par les
déplacements latéraux et
verticaux)

position d'arrivée

Si on considère les références pour passer de B3 à H6, on a appliqué le pas. C'est à dire que la
colonne qui est 6 positions après la B est la H et que la ligne qui est 3 positions après la 3 est la 6.
La référence de la pièce dans la position de départ a été incrémentée du pas pour arrivée à la
référence de sa position d'arrivée.
L'incrémentation est extrêmement utile pour éviter les actions répétitives, on va le voir plus
loin.

2.15 - Les graphiques

Les graphiques permettent une meilleure visualisation de données.

Un graphique est réalisé à partir de plages de données définies dans la feuille de calcul.

Exemple de deux types de graphiques réalisés à partir de la même plage de données

2.16 - Les objets

Les objets sont indépendants sur feuille de calcul. Ce peut être des formes, du texte ou des images.

Exemples de formes de texte d'image

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2.17 - La protection

La protection empêche toute modification, que ce soit sur le document complet, sur certaines feuilles
de calcul ou encore sur seulement certaines cellules. Cette fonctionnalité sera développée au niveau avancé.

Par défaut, toutes les cellules sont protégées si on active la protection de la feuille ou du
document, alors elles ne sont plus modifiables. Très utile, pour éviter des modifications malencontreuses,
par des tiers ou non. La protection de certaines cellules peut être levée pour permettre leur modification,
comme quand des entrées doivent être effectuées par des tiers.

Ce sujet sera développé dans Excel Avancé.

3- LES ACTIONS DE BASES

Revoir les raccourcis claviers rappelés page 5.

Notamment le Ctrl + z qui annule la dernière frappe (répété il en annule plusieurs). C'est très utile
lorsque une ou plusieurs actions ne donnent pas le résultat escompté ou en cas d'erreur.

3.1 - Sélectionner une ou des cellules

L'intérêt de sélectionner plusieurs cellules est de pouvoir leur appliquer le même traitement ;
comme changer leur taille, coller des formules, définir un format commun, faire un cadre ou des
encadrements, choisir une couleur de fond, etc …

3.1.1 - Cellules consécutives


Positionner le curseur sur la première cellule à sélectionner en appuyant sur le côté gauche de
la souris, maintenir la pression et balayer, avec la souris, jusqu'à la dernière cellule à sélectionner.

Quand tout le tableau n'est pas visible à l'écran, l'afficher en plusieurs zones (voir plus loin le $
L'optimisation de l'affichage). Puis faire un clic gauche sur la première cellule à sélectionner, appuyer en
continu sur la touche Maj ( ) . déplacer le curseur faire un clic gauche sur la dernière cellule à sélectionner.
Pour sélectionner toutes les cellules d'une colonne, il suffit de cliquer sur l'identifiant de celle-
ci, sa lettre. Pour sélectionner plusieurs colonnes, balayer en maintenant l'appui dans la zone d'identification
des colonnes.
Pour sélectionner toutes les cellules d'une ligne, il suffit de cliquer sur l'identifiant de celle-ci,
son numéro. Pour sélectionner plusieurs lignes, balayer en maintenant l'appui dans la zone d'identification des
lignes.
Pour sélectionner toutes les cellules d'une feuille de calcul, il suffit de cliquer sur la case de
jonction des identifications (tout en haut à gauche de la feuille de calcul) ou faire Ctrl+a au clavier.

3.1.2 - Cellules dispersées


Maintenir la touche Ctrl enfoncé, et sélectionner les plages de cellules les unes après les autres
en faisant des appuis gauche suivi d'un balayage (comme pour les cellules consécutives).

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3.2 - Fusionner des cellules

Permet de remplacer plusieurs cellules en une seule, ce qui rend la lecture du tableau plus
facile. On a pu le remarquer dans les exemples ayant comme titres de colonnes.

Pour ce faire utiliser l'icône de fusion de la barre d'outil après avoir sélectionner les cellules à
fusionner. La même icône sert à ''dé-fusionner'' (scinder). icône de fusion (et scission) de cellule

Exemple

On voit qu'une fenêtre de confirmation s'affiche si plusieurs cellules sont non vides. S'il y a
confirmation, on obtient le résultat ci-après

3.3 - Copier, coller, collage.spécial, couper et supprimer

Comme dans un tableur l'affichage et le contenu d'une cellule sont différents, ces actions ne
fonctionnent pas tout à fait comme on s'y attend.

3.3.1 - Copier
Copier prend tout en compte, le contenu, la valeur et la mise en forme.

3.3.2 - Coller et collage.spécial


Contrairement à copier où il faut sélectionner toutes les cellules devant être copiées le collage,
simple ou spécial ne nécessite la sélection que d'une cellule, celle qui correspondra à l'extrémité haute et
gauche de la plage où doit s'effectuer le collage.

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Comme copier prend tout en compte, coller prend tout en compte. Mais très souvent tout coller est
contre-productif, d'où l'utilisation du collage.spécial qui permet le(s) choix de ce qui doit être coller et aussi
dans quelles conditions.

Attention : l'incrémentation des références des cellules s'effectuera si rien n'y a été spécifié (voir plus
loin le chapitre L'utilisation)

Le collage.spécial prend tout son sens dans un tableur, c'est d'une extrême souplesse. Ce qui
permet d'important de gains de temps. Lorsqu'il est choisi la fenêtre ci-après apparaît.

de nombreux choix s'offrent

cela oblige réfléchir à ce que l'on veut


vraiment coller

3.3.3 - Cas particulier du collage.spécial avec transposition


La transposition consiste à intervertir les lignes et les colonnes.

C'est très utile quand on doit changer l'orientation d'un tableau sans avoir tout à refaire, seule la taille
des colonnes et des lignes auront a être retouchées. A noter que les formules sont également transposées.

Exemple si ce tableau est copier

la transposition donnera celui-ci

3.3.4 - Couper
Couper supprime le contenu et le formatage des cellules, donc laisse des cases vide (au formatage
par défaut) dans le tableau, donc à manier avec attention.

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3.3.5 - Supprimer
Supprimer peut concerner plusieurs choses, les cellules elles-mêmes, le texte, les formules,
la mise en forme (le format), etc … (voir § 3.4, ci-après). Le menu Edition propose plusieurs choix de
suppression, la touche Suppr du clavier ne supprime pas les cellules et ouvre la fenêtre ci-dessous.

3.4 - Insérer, Supprimer des cellules

L'insertion ou la suppression d'une plage de cellules est à manier avec extrême précaution,
car cela décale toute la feuille de calcul. Donc s'il y a des formules, des mises en formes, ... c'est le bazar.

C'est pourquoi il est conseillé de faire un tableau par feuille de calcul, ou dans le cas de petits
tableaux de les organiser en diagonales pour qu'une insertion/suppression, que ce soit de ligne(s) ou de
colonne(s), dans un tableau ne perturbe pas les autres.

Exemple on va supprimer les cellules entourées du tableau suivant

il y a deux possibilités décaler les cellules vers le haut ou vers la gauche

résultat en décalant vers le haut résultat en décalant vers la gauche

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Le résultat serait aussi peu satisfaisant avec l'insertion.

Conseil Dans la mesure du possible préférer l'insertion ou la suppression de colonne(s) ou de


ligne(s) entière(s).

3.5 - Le copier-déplacer

Il consiste à faire une sélection puis à positionner le pointeur en bas à droite de la sélection puis de
maintenir le coté gauche de la souris enfoncer tout en balayant avec la souris jusqu'à la cellule en haut à
gauche de la nouvelle position souhaitée. Voir son intérêt au § L'incrémentation du chapitre suivant.

3.6 - Rechercher et remplacer

Consiste à rechercher une chaîne de caractère, et à la sélectionner autant de fois qu'elle est trouvée
après validation, éventuellement, à la replacer par une autre. Elle s'effectue de haut en bas puis dans la
colonne située immédiatement à droite.

3.7 - Les feuilles de calcul

3.7.1 - Sélectionner
Pour sélectionner une feuille de calcul, il faut cliquer sur son onglet, elle devient la feuille active.

3.7.2 - Renommer
Choisir des noms explicites, surtout quand on fait des tableaux croisés dynamiques sur les feuilles
indépendantes (un tableau croisé dynamique est une présentation des données différentes de la présentation
d'origine).
Pour changer son nom, double-cliquer sur l'onglet, une petite fenêtre s'ouvre, y rentrer le nouveau
nom ou passer par la fenêtre qui s'ouvre avec un le clic droit au dessus de l'onglet.

3.7.3 - Ajouter/Supprimer
Placer le pointeur sur l'onglet, faire un clic droit, faire son choix.

3.7.4 - Déplacer une feuille


Placer le pointeur sur l'onglet, faire un clic droit, renseigner la fenêtre.

Pour déplacer une feuille au sein d'un même classeur, le glisser-déplacer (appui gauche continu +
balayage) est plus rapide.

3.7.5 - Afficher les onglets


Dans le cas d'un nombre important de feuilles de calcul dans un classeur, tous les onglets ne sont
pas visibles. Pour les faire apparaître, utiliser les flèches de déplacement . On voit
qu'elles sont situées à gauche des onglets de feuille de calcul.

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3.8 - L'optimiser l'affichage

Rappel l'affichage, c'est ce qui se voit dans la fenêtre. Rien à voir avec la mise en page qui
concerne l'impression.

Par exemple : veut-on voir le quadrillage, la barre de formule, la matérialisation des sauts de page,
les entêtes de lignes et de colonne, faire des zooms, etc... A chacun de tester en fonction de ses besoins.

Dans le cas d'un tableur, on cherche souvent à voir le maximum d'un tableau dans la fenêtre ou le
maximum de confort de travail. On peut déjà jouer sur la taille de la fenêtre.

Ensuite on peut modifier le % d'affichage pour agrandir ou réduire la zone de travail en utilisant le
curseur (en bas à droite de la feuille) (ça ne change pas la mise en forme), ou
modifier la taille des colonnes et/ou des lignes (ça, ça change la mise en forme). Mais, dans le cas de grand
tableaux, ça ne suffit pas.

3.8.1 - Affichage d'une feuille de calcul


On a alors la possibilité de scinder l'affichage de la feuille de calcul (pour garder visibles les titres de
colonne et/ou de ligne par exemple).

Exemple
Zone 1 Zone 2 tableau scinder en 4 zones

2 curseurs de défilement
Zone 3 Zone 4 au lieu de 1

2 curseurs de défilement au lieu de 1

La méthode pour effectuer le découpage consiste à déplacer le(s) curseur(s) par un appui gauche
continu et un balayage.

3.8.2 - Figer ou libérer les volets


Il est parfois bien pratique d'avoir certaines parties de l'affichage qui restent fixes lors de défilement,
cela peut être uniquement ponctuel, par exemple lors de la phase de création d'un tableau.

A partir de l'onglet Affichage > groupe Fenêtre > Figer les volets.

Se positionner juste après la ligne ou la colonne qui devra être figer

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3.8.3 - Fractionner des volets


Cette possibilité permet de créer des fenêtres séparées au sein d'une même feuille de calcul.
Très pratique pour les grands tableaux ou quand toutes les parties d'un tableau n'ont pas le même utilisateur.

3.8.4 - Affichage de plusieurs feuilles de calcul


Il peut être nécessaire d'avoir plusieurs feuilles de calcul ouvertes, qu'elles proviennent d'un même
classeur ou non.

L'onglet Affichage propose des outils pour gérer l'affichage de ces feuilles ; en cascade, en
mosaïque, horizontales, verticales, de passer d'une feuille ou d'un classeur à l'autre, de synchroniser le
défilement de deux classeurs ou encore d'enregistrer l'espace de travail pour pouvoir le réutiliser sans avoir à
tout redéfinir.

3.9 - L'insertion de commentaire

User et abuser des commentaires surtout quand il y a des formules complexes. Expliciter la
logique de conception de la formule permet de moins perdre de temps quand on doit y revenir.

Une cellule ayant un commentaire associé présente un repère rouge dans son angle haut et droit.
Comme ceci si on place le curseur dessus le commentaire s'affiche dans une fenêtre colorée.

3.10 - L'insertion de caractères spéciaux

Comme dans toutes applications où l'on utilise du texte, il peut être utile d'inclure des
caractères spéciaux, comme des majuscules avec accent ou cédille, ou des symboles.

Passer par le menu Insertion.


Exemples

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3.11 - L'insertion d'hyperlien

Passer par le menu Insertion pour ouvrir la fenêtre à renseigner.

Un lien hypertexte permet d'accéder rapidement à des informations associées mais stockées dans
un autre fichier ou une page web, vous pouvez insérer un lien hypertexte dans une cellule d’une feuille de
calcul. Vous pouvez également insérer des liens hypertexte dans des images ou des éléments de graphique
spécifiques.

Un lien web permet d'accéder rapidement à une page web sa cible est une adresse URL.

Exemple : http://www.microsoft.com/office/productinfo/default.htm, où http est le protocole utilisé,


www.microsoft.com est le serveur web ou emplacement réseau, office/productinfo est un chemin d'accès, enfin
default.htm est le nom du fichier ciblé.

Un lien (simple) permet d'accéder rapidement à un document.

Exemple ci-dessous le chemin est celui du document actif

Les hyperliens peuvent être également utiles en tant que renseignements apparaissant à
l'impression. S'ils ne sont pas sur la feuille de calcul, il suffit de les notifier dans l'en-tête ou le pied de page.

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4- L'UTILISATION

Pour bien utiliser un tableur, il faut pratiquer ! Comme c'est un outil extrêmement flexible,
certaines de ses capacités peuvent se contrarier. Notamment, les formatages que soit pour l'affichage ou
l'impression. On est donc amené à refaire des actions, c'est normal.

Comme l'incrémentation et la mise en forme lors des copier-déplacer ou de copier-coller, ou bien


entre la taille des cellules et l'affichage ou la mise en page.

Exemple de conflit de mise en forme avec un copier coller

plage de sélection de copier

zone de conflit

plage de collage

Il n'y a pas une bonne méthode car il y a trop de possibilités de réglage et/ou d'utilisation d'un
tableur. En tout état de cause, mieux vaut être discipliner ; rien de plus cartésien que l'informatique.

La prise en main peut prendre un peu de temps mais c'est tellement pratique ! Et les fonctions
c'est tellement puissant !

Exemple contenu de la cellule C10

En C10 la somme des montants (colonne


C) est calculée uniquement si les dates de
paiement correspondantes (colonne D)
sont vide

valeur de la cellule C10

4.1 - L'aide

L'aide d'Excel est atteignable par l'icône de la barre d'outils. On y trouve tout si l'on fait la bonne
recherche (c'est à dire le ou les bons mots clés). Donc être tenace.

4.2 - Masquer ou afficher le ruban

Rappel le ruban est l'ensemble des barres d'outils (petite fenêtre de liste déroulante, icône,
pictogramme, ...) situé dans la partie supérieur de la fenêtre.

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Pour récupérer de la surface d'affichage, il est parfois utile de le masquer. Sachant que tous les outils
sont accessibles par les Menus.

Barre de Menus Outil Masquage / Affichage du ruban

Ruban

4.3 - Afficher/imprimer ou non le quadrillage

Par l'onglet Mise en page, dans le groupe Options de la feuille de calcul. Sous Quadrillage

Cocher ou non Afficher et/ou Imprimer.

4.4 - Afficher ou non les entêtes de lignes et de colonnes

Par l'onglet Mise en page, dans le groupe Options de la feuille de calcul. Sous Entêtes

Cocher ou non Afficher et/ou Imprimer.

Attention : ne pas confondre ces entêtes avec les titres de lignes ou de colonnes, qui eux sont
définis par l'utilisateur.

4.5 - Afficher ou non les zéros

4.5.1 - Sur toutes la feuille de calcul


Par l'onglet Fichier, choix Options, choix Options avancées.

Sous Afficher les options pour cette feuille de calcul, sélectionner une feuille de calcul, cocher ou
non la case Afficher un zéro dans les cellules qui ont une valeur nulle.

4.5.2 - Utiliser un format de nombre pour masquer les valeurs zéro dans des cellules sélectionnées
Suivre cette procédure pour masquer les valeurs zéro dans les cellules sélectionnées. Si la valeur
figurant dans l’une de ces cellules se transforme en valeur différente de zéro, son format est similaire au format
numérique standard.

• Sélectionner les cellules qui contiennent des valeurs zéro (0) à masquer.
• Appuyer sur Ctrl+1 ou, dans l’onglet Accueil, cliquer sur Format > Format de cellule.
• Dans la liste Catégorie, cliquer sur Personnalisée.
• Dans la zone Type, taper 0;-0;;@

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4.5.3 - Autres possibilités


Utiliser la mise en forme conditionnelle (voir § qui lui est consacré plus loin) ou encore la fonction
SI. Avec cette dernière, il est possible de remplacer les zéros par tout autre caractère, un tirer par
exemple.

4.6 - La saisie semi-automatique

Si les premiers caractères que vous tapez dans une cellule correspondent à une entrée existante de
la même colonne, Excel entre automatiquement les autres caractères à votre place. L’application ne complète
automatiquement que les entrées contenant du texte ou une combinaison de texte et de chiffres. Les entrées
qui contiennent uniquement des chiffres, des dates ou des heures ne seront pas complétées automatiquement.

Il est possible de désactiver ou de réactiver cette fonctionnalité par l'onglet Fichier, choix Excel >
Options > Avancé > Options d'édition et enfin cocher ou décocher Saisie semi-automatique des valeurs de
cellule.

4.7 - La saisie dans une zone sélectionnée

Pour gagner du temps Excel permet la saisie de données dans des cellules consécutives sans avoir
à les sélectionner une à une. Il suffit de sélectionner toutes les cellules à compléter et de saisir les données, à
chaque validation d'entrée, la cellule active sera la suivante. Le sens de remplissage se fait du haut vers le bas
puis de gauche à droite.

Exemple sens de remplissage zone de sélection

4.8 - La recopie automatique

La recopie automatique permet de gagner un temps fou, donc y consacrer du temps.

La poignée de recopie automatique est le petit carré noir en bas à droite d'une cellule ou un groupe
de cellules.
Poignée de recopie Options de recopie-incrémentée

Pour utiliser cette fonctionnalité, placer le curseur sur la poignée, maintenir l'appui gauche de la
souris, balayer jusqu'à la dernière cellule où doit s'effectuer la recopie enfin relâcher l'appui.

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Exemple

Les cellules B1 et B2 ont été sélectionnées et la poignée de recopie étirée jusqu'à G2.
On constate que si la valeur de B1 a été répétée sans modification ce n'est pas le cas la
valeur de B2. Celle-ci a été incrémentée.

Revoir, la notion d'incrémentation dans le chapitre Définitions Essentielles et voir le paragraphe


suivant car la recopie automatique incrémente ou non les valeurs ou le contenu des cellules.

Attention Si plusieurs cellules sont sélectionnées la recopie automatique ne donnera pas


le même résultat que si elle est faite cellule par cellule.

Exemple recopie groupée de A1:C1 recopie individuelle de A1 puis B1 puis C1

à noter : dans ces tableaux les valeurs dans la colonne A sont des dates avec un choix
de format et non du texte, à contrario les valeurs de la colonne C sont du texte. Les
positions dans les cellules ont été choisies (format > position) pour une meilleur lecture.

Par défaut, si une seule cellule contenant uniquement un nombre est sélectionnée, la recopie
automatique n'incrémentera pas ce nombre (voir ci-après comment incrémenter automatiquement des
nombres) ; si une cellule contient des caractères alpha-numériques et que des chiffres se trouvent à
une des extrémités de la chaîne de caractères, ils sont reconnus comme un nombre et seront
incrémentés ; si une cellule contenant uniquement un nombre est sélectionnée avec d'autres cellules
alors le nombre sera incrémenté, d'où la différence de résultat dans l'exemple ci-dessus.

Et comme pour tout dans Excel, il est possible de choisir les options de recopie en remplissant le
menu contextuel qu'ouvre l'outil qui apparaît quand à la fin du glisser-déplacer le côté gauche de la souris
n'a pas été relâché.

Exemple

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4.8.1 - La recopie incrémentée sur des nombres


Exemples ► pour attribuer les valeurs de 1 à 20 à 20 cellules consécutives, inutile de renter 20
valeurs.

Il suffit de rentrée les valeurs 1 et


2 dans les 2 premières cellules,
de les sélectionner, de placer le
pointeur dans le coin en bas à
droite, de maintenir le coté
gauche de la souris enfoncer en
balayant avec la souris jusqu'à la
dernière cellule

Et on obtient ceci

► pour attribuer des valeurs avec un pas de 3 (ajout de 3 au nombre de la cellule


précédente) inutile de rentrer les nombres un à un ou d'écrire une formule.

Il suffit de rentrée les valeurs 1 et 4 dans les 2 premières cellules, de les sélectionner,
de placer le pointeur dans le coin en bas à droite, de maintenir le coté gauche de la
souris enfoncer en balayant avec la souris jusqu'à la dernière cellule.

► pour faire un calendrier (rappel, un jour de semaine (tel lundi) est reconnu comme
un nombre avec un format date, donc incrémentable. Par défaut, les formats sont
aussi recopiés.

4.8.2 - L'incrémentation mono directionnelle des références


L'incrémentation s'applique aussi aux références, pour l'appréhender, il faut y aller par étapes. C'est
une gymnastique d'esprit.

La première étape consiste à voir ce qui se passe quand on copie une cellule contenant une formule,
et c'est là que l'on va comprendre l'importance essentielle de différencier, les références de la cellule, le
contenu de la cellule et sa valeur (qui est le résultat du calcul de la formule, ce qui est affichée sur la feuille
de calcul).

Pour ne pas avoir à rentrer une formule par cellule, les concepteurs d'Excel ont penser à
appliquer l'incrémentation aux références. Ce qui permet de rentrer une formule dans une cellule puis
de la copier et d'aller la coller à un autre emplacement (soit par copier puis coller ou par recopie
automatique).

Exemples ► les cellules du tableau ci-dessous contiennent des formules (sauf la première qui est
un nombre),

formules qui ont toutes la même structure, soit la cellule précédente + 5, comme on le
voit dans l'affichage ci-dessous

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La formule a été rentrée en N6 puis N6 a été sélectionnée, le curseur a été placer dans
le coin droit en bas, et le carré noir a été étiré jusqu'à T6. Il y a eu incrémentation des
références dans les formules de O6 à T6.

► ici pour calculer la colonne Coût, il suffit de rentrer la formule en J20 de faire une
recopie automatique de cette cellule vers le bas jusqu'à J26

4.8.3 - L'incrémentation bidirectionnelle des références


Rappel le pas est composé par les déplacements latéraux et verticaux.

Démonstration imagée

Etape 1

Ici le pion a été déplacée de 5


cases vers la droite et de 2
vers le bas
Le pas d'incrémentation est
donc 5 à droite, 2 vers le bas
position de départ
En terme de références A + 5
donne F et 3 + 2 donne 5
position d'arrivée d'où F5

Etape 2

Maintenant le pion est


l'enfant du roi et de la reine,
ils sont donc liés.

On peut l'exprimer en terme de


position de départ références.
position d'arrivée

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En position de départ cela donne A3=B2+C4, A3 est la référence de la cellule de


l'enfant, =B2+C4 est la formule de la cellule A3 (le roi + la reine = un enfant).

En position d'arrivée cela donne F5=G4+H6, car le pion est toujours l'enfant du roi
et de la reine.

Pour passer de la position de départ à la position d'arrivée, il a suffit d'appliquer le pas


d'incrémentation, soit 5 à droite et 2 vers le bas à toutes les références contenu dans la formule de A3. Donc
B2 est devenu G4 et C4 est devenu H6.

A noter Quand on insère soit une ou plusieurs lignes, soit une ou plusieurs colonnes,
soit les deux entre de cellules liées par une formule, celle-ci est incrémentée automatiquement.

Ici ont été insérées une ligne et


une colonne (lignes pointillées)
entre les membres de la
famille.

Le pion étant toujours l'enfant du roi et de la reine. Cela donne en termes de


références F5=H4+I7. Le roi n'a vu sa référence modifier que sur la colonne puisque la
ligne a été insérée sous sa position mais la reine étant affectée par l'insertion à vu sa
référence modifiée et sur la colonne et sur la ligne.

Extrêmement pratique, l'incrémentation n'en est pas moins source de perturbation. Une
insertion, un copier coller, …, et hop des formules, où on a oublié de mettre un dollar (voir ci-dessous), sont
modifiées sans qu'on s'en rend compte ce qui conduit à la découverte d'un grand bazar, souvent tard.

4.8.4 - L'incrémentation soumise à restriction


Comme pour les nombres, il est parfois nécessaire qu'il n'y ait pas d'incrémentation. Cela est
possible de plusieurs manières en fonction du résultats à obtenir.

Le signe de restriction de l'incrémentation est le signe $ (dollar)


Un $ devant une lettre n'entraînera pas l'incrémentation de colonne, un $ devant un chiffre
n'entraînera pas l'incrémentation de ligne.

Exemple ici pour calculer un prix de vente TTC

Pour réaliser les calculs de la colonne


R il faut utiliser les valeurs de N1 et N2
dans chaque formule des cellules de la
colonne R.

Pour pouvoir utiliser la copie-


incrémentée il ne faut pas que N1 et
N2 ne soient pas incrémentés

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Cependant en cas d'insertion de colonne ou de ligne avant la cellule qui ne devra pas être
incrémentée, l'identification des colonnes ou des lignes sera incrémenté du nombre de colonne ou de
ligne insérée.

Exemple

l'insertion d'une colonne


avant la colonne
contenant les valeurs à ne
pas incrémenter (dans la
colonne N de l'exemple
précédant).

Les références des cellules à ne pas incrémenter ont été modifiées dans les formules
où elles apparaissaient (comparer les formules de R3, du tableau précédent, et de S3,
du tableau ci-dessus, entourées en rouge).

Une autre méthode pour empêcher l'incrémentation, consiste à attribuer un nom une cellule.
Attention cette méthode n'est valable que s'il ne doit y avoir d'incrémentation ni de ligne ni de colonne .
C'est l'équivalent du dollar devant lettre (de la colonne) et devant le numéro (de la ligne).

Exemple

ici la cellule O1 a été nommé


CoefEntreprise et O2 Taux20, et
ce sont ces noms qui sont
appelés dans la formule

4.8.5 - La recopie-incrémentée personnalisée basée sur une liste existante


Sélectionner la liste existante, puis dans l'onglet Fichier, choix Excel > Options > Avancé > Général >
Modifier les listes personnalisées (s'assurer que la liste existantes est affichée dans la zone Importer la liste
des cellules) > Importer. Les éléments de la liste sélectionnée sont ajoutés dans la zone Listes personnalisées.
Refermer les fenêtres en validant chaque fois.

Dans la feuille de calcul, sélectionner une cellule, puis entrez l’élément de recopie incrémentée
personnalisée que vous souhaitez utiliser pour initier la liste. Resélectionner cette cellule pour faire apparaître
la poignée de recopie et faire glisser sur les cellules à remplir.

4.8.6 - La recopie-incrémentée personnalisée basée sur une nouvelle liste d'éléments


Sélectionner la liste existante, puis dans l'onglet Fichier, choix Excel > Options > Avancé > Général >
Modifier les listes personnalisées > Listes personnalisées > Nouvelle liste.Rentrer les éléments de la liste dans
la zone Entrées de la liste, en validant chaque saisie. Lorsque la liste est complète cliquer sur Ajouter.
Refermer les fenêtres en validant chaque fois.

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Dans la feuille de calcul, sélectionner une cellule, puis entrez l’élément de recopie incrémentée
personnalisée que vous souhaitez utiliser pour initier la liste. Re-sélectionner cette cellule pour faire apparaître
la poignée de recopie et faire glisser sur les cellules à remplir.

4.9 - Le remplissage

A utiliser pour remplir des séries de nombres. Pour l'attendre passer par le groupe Edition de l'onglet
Accueil. Cliquer sur Remplissage puis sur Série.

Puis sous Type choisir une des options :


• Linéaire Permet de créer une série dont le calcul consiste à ajouter la valeur de la zone Valeur
du pas à la valeur de chaque cellule successivement.
• Géométrique Permet de créer une série dont le calcul consiste à multiplier la valeur de la zone
Valeur du pas à la valeur de chaque cellule successivement.
• Chronologique Permet de créer une série incrémentant les valeurs de date de la valeur figurant
dans la zone Valeur du pas et dépendant de l’unité spécifiée sous Unité de temps.
• Recopie incrémentée Permet de créer une série donnant le même résultat qu’un glissement de
la poignée de recopie.

Vous pouvez supprimer la recopie incrémentée d’une série en maintenant la touche Ctrl enfoncée
lorsque vous faites glisser la poignée de recopie d’une sélection de plusieurs cellules. Les valeurs
sélectionnées sont alors copiées dans les cellules adjacentes et Excel n’étend pas de série.

4.10 - Les listes personnalisées

Une autre façon de remplir des cellules régulièrement avec les mêmes données consiste à rentrer
celles-ci sous forme de listes personnalisées. En tapant le nom de la liste dans une cellule, puis en
utilisation la poignée de recopie automatique sur une plage de cellule adjacente, les données de la liste
s'afficheront dedans.

Excel propose des listes prédéfinies, elles apparaissaient dans les listes personnalisées.

Accéder aux listes personnalisées par l'onglet Fichier > Options > Options avancées puis
sélectionner Modifier les listes personnalisées. S'ouvre la fenêtre suivante :

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4.10.1 - Créer une nouvelle liste


Deux méthodes :

1 - Saisir les données

- sélectionner Nouvelle liste dans la zone Listes personnalisées


- saisir les données dans la zone Entrées de la liste
- cliquer sur Ajouter

2 - Importer le contenu d'une plage de cellule

- sélectionner la plage de cellule contenant les données sur la feuille de calcul, celles-ci
doivent apparaître dans la zone Importer la liste des cellules.
- cliquer sur Importer

4.10.2 - Utilisation et intérêt


Outre d'éviter de ressaisir des données, les listes personnalisées étant stockées sur le registre de
l'ordinateur, elles sont utilisables par d'autres classeurs et peuvent servir comme options de tri.

4.11 - Les fonctions

A utiliser sans modération.

Pour rentrer une fonction dans une cellule, commencer toujours par taper le signe =, puis taper le
nom de la fonction ou l'insérer, grâce aux icônes et listes déroulantes de fonction.

Reste à renseigner ce qui doit se trouver entre les parenthèses (en passant par Insertion une
fenêtre s'ouvre avec les spécificités de la formule à insérer ainsi que ses arguments, s'il y en a).

4.11.1 - Les fonctions simples


Elles se présentent sous la forme d'un nom, en majuscule, suivi d'une parenthèse ouverte et d'une
parenthèse fermée.

La plage de sélection à laquelle la fonction doit s'appliquer doit être rentrée entre ces
parenthèses.

La plage de sélection est définie par la première référence de la plage de sélection (la cellule la plus
en haut et à gauche) et la dernière la référence de la plage de sélection (la cellule la plus en bas et à droite).

Le séparateur de sélection est le signe :


Exemple la fonction SOMME qui additionne toutes les valeurs contenues dans les cellules de la
plage de sélection.

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la cellule D7 contient la fonction SOMME qui


s'applique aux cellules de D2 à D6

la plage de sélection peut être taper ou rentrer par


balayage avec la souris

4.11.2 - Les fonctions à arguments


Elles se présentent sous la forme d'un nom, en majuscule, suivi d'une parenthèse ouverte, de
plusieurs arguments et d'une parenthèse fermée.

Le séparateur d'argument est le signe ;

Exemple la fonction SI qui renvoie la valeur VRAI, si un test-logique est vrai, FAUX s'il est faux

l'argument 1 est un test


logique, le résultat est-il >10,
l'argument 2 la valeur (Oui) à
afficher si le test est positif
l'argument 3 la valeur (Non) à
afficher si le test est négatif

A noter : si un argument n'a pas à être défini, et qu'il n'est pas en dernière position, le séparateur
doit impérativement être présent, ce qui donne ;; (2 séparateurs consécutifs)
dans l'exemple ci-dessus, si on ne voulait aucun affichage quand la condition est remplie la
fonction s'écrirait =SI(D6>$A$10;;''Non'') mais si on ne voulait aucun affichage quand la
condition n'est pas remplie la fonction pourrait s'écrire =SI(D6>$A$10;''Oui'';) mais
=SI(D6>$A$10;''Oui'') serait suffisant.

4.11.3 - L'imbrication
L'argument d'une formule peut être une autre formule, elles sont donc imbriquées ; cette autre
formule pouvant elle-même avoir une formule comme argument, etc... C'est comme des poupées russes,
quand on en ouvre une, on en trouve une autre. La limite de nombre de niveaux imbriqués est de 64.

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Exemple

l'argument 1 de la fonction
SI est une double condition,
celle-ci est testée par la
fonction ET

C'est extrêmement pratique mais ça demande de l'attention, toute parenthèse ouverte doit être
fermée, et il ne faut pas mélanger les arguments des diverses fonctions. Heureusement dans les dernières
versions il y a des couleurs de détrompage.

4.12 - La mise en forme (formatage)

Elle s'effectue sur les cellules, individuellement, par groupe ou sur l'ensemble de la feuille de
calcul.

Il n'y a pas de méthode miracle, parfois il est plus pratique d'appliquer des mises en forme dès la
conception du tableau, d'autrefois après avoir rentré les données et les formules. De manière générale
commencer par ce qui s'applique au plus grand nombre de cellules ou les répétitions, puis aller vers le plus
individuel.

Certaines mises en forme peuvent être faite par des outils (icônes des barres d'outils). Sinon en
passant par le menu Format.

A savoir dans les dernières versions d'Excel est apparu l'outil , choisi après avoir sélectionné
une cellule mise en forme (formatée), il suffit de faire un balayage sur la plage de cellule où doit être répété le
format.

Les dernières versions d'Excel propose des styles prédéfinis, qui sont rassemblés dans une galerie
de styles. Pour y accéder il suffit de cliquer sur l'icône de l'onglet Accueil

Apparaît alors la galerie de styles


(selon les versions elle peut être
légèrement différente)

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TUTORIEL EXCEL INITIATION

Il est possible de créer son propre style en choisissant Nouveau style de cellule (en dessous de la
galerie de style pour les versions ≥ 2010)

apparaît alors

le choix Format ouvre la fenêtre Format Cellule

A savoir un clic droit (au-dessus) d'une sélection de cellule, permet d'accéder rapidement au
choix Format Cellule.

lorsque l'on insère une ou plusieurs colonnes entre deux colonnes ayant la
même mise en forme (pas forcement la même largeur) la ou les nouvelles
colonnes auront la même mise en forme (et non celle par défaut), idem pour les
lignes.

Astuce penser au collage.spécial qui permet de coller seulement le formatage, très utile
quand des données et/ou des formules ont déjà été rentrées dans le tableau. Ici le
formatage consiste à appliquer un fond gris une ligne sur deux. Pour cela, le fond a été
appliqué aux premières cellules devant avoir un fond gris, ensuite copier une plage de

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TUTORIEL EXCEL INITIATION

cellules contenant les deux fonds différents, sélectionner la plage de cellules qui auront
ce formatage puis faire un collage.spécial en choisissant que Formats.

copier

résultat

collage.
spécial

4.12.1 - Appliquer une mise en forme à l'ensemble d'une feuille de calcul


Pour, par exemple, appliquer une police de caractère à l'ensemble de la feuille.

Faire Ctrl+a ou cliquer dans la case en haut à gauche de la feuille de calcul (croisement des ligne et
colonne d'identification) pour sélectionnées toutes les cellules. Appliquer la mise en forme souhaitée.

4.12.2 - Modifier la taille des colonnes ou des lignes


Si plusieurs colonnes ou lignes sont sélectionnées la modification rendra une taille identique
à tous les éléments sélectionnés (même si ce n'était pas le cas avant la modification)

Méthode 1 Dans la zone d'identification, placer le pointeur sur le trait de séparation droit d'une
colonne sélectionnée dans le cas des colonnes, sur le trait de séparation bas d'une ligne sélectionnée dans le
cas des lignes, maintenir l'appui gauche de la souris et la déplacer jusqu'à obtenir taille désirée.

voici comment cela se présente

Méthode 2 Passer par le menu déroulant Format (c'est plus long que la méthode 1 mais ça permet
plus de précision).

4.12.3 - Modifier l'affichage des nombres (%, nb entier, augmenter ou diminuer le nb de décimale)
Utiliser les icônes de la barre d'outils ou par le menu Format, Cellules.

4.12.4 - Choisir la police et le style de caractères


Utiliser les listes déroulantes et les icônes de la barre
d'outils ou par le menu Format, Cellules.

L'affichage dans la fenêtre des liste déroulantes correspond au dernier choix réalisé, la flèche à
droite déroule la liste. Tous les choix ne sont pas accessibles par la barre d'outils mais c'est souvent suffisant,
sinon passer par le menu Format.

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4.12.5 - Choisir les encadrements, la couleur du fond et la couleur des caractères


Utiliser les icônes de la barre d'outils ou par le menu Format, Cellules.

Les icônes correspondent au dernier choix réalisé dans cette catégorie, la flèche à leur droite ouvre
une fenêtre de choix limités mais souvent suffisants. En passant par le menu Format, il y a plus de possibilités
dont celle de personnaliser.

4.12.6 - Les alignements et le retour à la ligne automatique


Utiliser les icônes de la barre d'outils ou par le menu Format, Cellules.

4.12.7 - Le retrait
Le retrait permet de décaler légèrement l'affichage de(s) cellule(s), sans pour autant changer
l'alignement, pour que les caractères ne soient plus collés contre la limite de la cellule. Améliore la lecture
quand la cellule a un encadrement.

Utiliser les icônes (augmentation ou diminution) de la barre d'outils ou par le menu Format.

4.13 - La mise en forme conditionnelle

Extrêmement pratique, elle permet différentes mise en forme d'une cellule ou d'une plage de
sélection en fonction des résultats.

Exemple

cellules avec mise en forme conditionnelle


ici si une cellule de la colonne C contient O alors elle est a
un fond vert

Attention Il est possible de créer plusieurs règles de mise en forme conditionnelle pour une
même plage de cellule. Il est donc important de connaître l'ordre qui va prévaloir lorsque des règles sont en
conflit (vérifier dans Gérer les règles, traiter plus loin), de comprendre comment des opérations de copier-coller
peuvent affecter l'évaluation de la règle et comment modifier l'ordre d'évaluation des règles.

Attention Une nouvelle règle est placée en haut de la liste de règle et devient donc prioritaire. Il
est bien sûr possible de modifier l'ordre.

Pour applique une mise en forme conditionnelle passer par l'onglet Accueil > groupe Styles > Mise
en forme conditionnelle

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s'ouvre la fenêtre de choix

4.13.1 - Connaître la priorité des règles de mise en forme conditionnelle


Lorsqu’au moins deux règles de mise en forme conditionnelle s’appliquent à une plage de cellules,
ces règles sont évaluées dans l’ordre dans lequel elles sont répertoriées dans la boîte de dialogue Gérer
les règles (de haut en bas).

Exemple ici des dates d’expiration sont utilisées pour des badges d’identification. Les
conditions sont que les badges qui expirent dans les 60 jours mais qui n’ont
pas encore expirés soient indiqués avec une couleur d’arrière-plan jaune (1ère
règle), et les badges qui ont expiré avec une couleur d’arrière-plan rouge
(2ème règle).

Le gestionnaire des règles affiche

le programme commence par tester

- la première condition (si la date contenue est antérieure à aujourd'hui pour toutes
les cellules de la colonne B correspondant à la plage de cellule de la colonne A
spécifiée dans S'applique à) si la formule renvoi la valeur VRAI alors la couleur de
l'arrière plan devient rouge.

- puis la seconde (si la date contenue est antérieure à aujourd'hui + 60 jours pour
toutes les cellules de la colonne B correspondant à la plage de cellule de la colonne
A spécifiée dans S'applique à) si la formule renvoi a valeur VRAI alors la couleur de
l'arrière plan devient jaune.

A noter lorsque les dates contenues de la colonne B sont supérieures à aujourd'hui,


la formule renvoie la valeur FAUX donc les cellules correspondantes dans la colonne A
n'ont pas de couleur d'arrière plan.

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4.13.2 - Si plusieurs règles renvoi VRAI


Plusieurs règles de mise en forme conditionnelle peuvent avoir la valeur VRAI pour une plage de
cellules. Voici comment les règles sont appliquées :

• Si les règles ne sont pas en conflit Par exemple, si une règle met en forme une cellule avec une
police en gras et une autre applique à la même cellule la couleur rouge, la cellule est mise en
forme avec une police en gras de couleur rouge. Étant donné, qu’il n’y a pas de conflit entre les
deux formats, les deux règles sont appliquées.

• Si les règles sont en conflit Par exemple, une règle applique la couleur rouge à la police d’une
cellule et une autre la couleur verte. Étant donné que les deux règles sont en conflit, une seule est
appliquée. La règle qui est appliquée est celle qui est prioritaire sur l’autre (située plus haut dans
la liste de la boîte de dialogue).

4.13.3 - Impact des fonctionnalités Coller, Remplir, Reproduire la mise en forme sur les règles
Lorsqu'une feuille de calcul est modifiée, par des actions copier et coller les valeurs de cellules qui
comportent une mise en forme conditionnelle, remplir une plage de cellules avec des mises en forme
conditionnelles ou utiliser la fonction Reproduire la mise en forme. Ces opérations peuvent avoir un impact sur
la priorité des règles de mise en forme conditionnelle ce qui se traduit par la création d’une nouvelle règle
conditionnelle pour les cellules de destination basée sur les cellules source.

Si sont copiées et collées des valeurs de cellules dotées d’une mise en forme conditionnelle vers une
feuille de calcul ouverte dans une autre instance d’Excel (un autre processus Excel.exe exécuté en même
temps sur l’ordinateur), aucune règle de mise en forme conditionnelle n’est créée dans l’autre instance et la
mise en forme n’est pas copiée vers cette instance.

4.13.4 - S'il y a conflit entre une mise en forme conditionnelle et une manuelle
Si, pour une plage de cellules, une règle de mise en forme a la valeur VRAI elle prévaut sur une mise
en forme manuelle existante. Il est possible appliquer une mise en forme manuelle à l’aide des boutons du
groupe Police sous l’onglet Accueil (Excel 2016/2013) ou du groupe Cellules sous l’onglet Accueil (Excel
2010/2007). Si la règle de mise en forme conditionnelle est supprimée, la mise en forme manuelle de la plage
de cellules est conservée.

La mise en forme manuelle n’est pas indiquée dans la boîte de dialogue Gestionnaire des règles de
mise en forme conditionnelle, ni utilisée pour déterminer la priorité.

4.14 - Rechercher et remplacer

Ces fonctionnalités permettent de trouver une chaîne de caractères alphanumériques et,


éventuellement, de la remplacer par une autre.

Rappel : une entrée (saisie) nombre est une chaîne de caractères alphanumériques mais pas un
nombre résultat du calcul obtenu par une formule.

Elles sont atteignables par l'onglet Accueil > groupe Edition.

A noter le choix Remplacer ouvre automatiquement Rechercher.

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4.14.1 - Rechercher

1 - Dans la zone à renseigner taper la chaîne de caractère à rechercher.

Les caractères génériques tels qu’un astérisque (*) ou un point d’interrogation (?) sont
utilisables dans les critères de recherche.

- Utilisez l’astérisque pour rechercher n’importe quelle chaîne de caractères. Par exemple, t*s
trouve « triste » et « tours ».

- Utilisez le point d’interrogation pour rechercher un caractère donné. Par exemple t?s trouve
« tas » et « tus ».

2 - Si nécessaire affiner la recherche par Options.

- Pour rechercher des données dans une feuille de calcul ou dans la totalité d’un classeur, dans
la zone Dans, sélectionner Feuille ou Classeur.

- Pour rechercher des données dans des lignes ou colonnes, dans la zone Sens, cliquer sur Par
ligne ou Par colonne.

- Pour rechercher des données de nature spécifique, dans la zone Regarder dans, cliquer sur
Formules, Valeurs ou Commentaires.

Remarque : Formules, valeurs et commentaires sont disponibles uniquement sous l’onglet


Rechercher; uniquement les formules sont disponibles sous l’onglet Remplacer.

- Pour rechercher des données respectant la casse, activer la case à cocher Respecter la
casse.

- Pour rechercher des cellules contenant uniquement les caractères tapés dans la zone
Rechercher, activer la case à cocher Totalité du contenu de la cellule.

3 - Si la recherche concerne du texte ou des nombres avec mise en forme spécifique, cliquer sur
Format et apportez vos sélections dans la boîte de dialogue Rechercher le Format.

Conseil Pour ne rechercher que les cellules présentant un format spécifique, il est possible de
supprimer des critères dans le champ Rechercher, puis sélectionner un format de cellule spécifique
comme exemple. Cliquer sur la flèche accolée à Format, puis sur Choisir le format à partir de la
cellule et cliquer sur la cellule qui présente le format à rechercher.

4 - Effectuez l’une des opérations suivantes :

Pour rechercher du texte ou des nombres, cliquez sur Rechercher tout ou Suivant.

Conseil Lorsque le choix est Rechercher tout, toutes les occurrences des critères recherchés sont
répertoriés, puis en cliquant sur une occurrence spécifique dans la liste rendra une cellule active.
Pour trier les résultats d’une recherche Rechercher tout en cliquer sur un en-tête de colonne.

4.14.2 - Remplacer

1 - Pour remplacer du texte ou des nombres, taper les caractères de remplacement dans la zone
Remplacer par (ou laissez cette zone vide pour remplacer les caractères par aucun caractère), puis
cliquer sur Rechercher ou Rechercher tout.

Remarque Si la zone Remplacer par n’est pas disponible, cliquer sur l’onglet Remplacer.

Au besoin, il est possible d'annuler une recherche en cours en appuyant sur Échap.

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TUTORIEL EXCEL INITIATION

2 - Pour remplacer les caractères trouvés au fur et à mesure de la recherche ou en une seule
opération, cliquez sur Remplacer ou sur Remplacer tout, respectivement.

4.15 - Le tri

Le tri s'effectue sur une plage de cellule.

Par défaut le tri s'effectue sur les lignes à partir de critères définis sur une ou des colonnes en
utilisant les outils , pour un tri descendant, ou , pour un tri montant, accessible dans le groupe Trier et
filtrer de l'onglet Accueil.

Pour effectuer des tris sur les colonnes à partir de critères définis sur une ou des lignes
passer par l'onglet Accueil > groupe Trier et filtrer > Tri > Options.

s'ouvre la fenêtre ci-contre qu'il suffit de modifier.

Attention à sélectionner toutes cellules associées au(x) critère(s) de tri.

Exemples soit la zone en bleu clair


à trier sur le critère nom
et par ordre croissant

si le tri est effectué


sur la zone bleu clair
(ingrédients seuls)
on obtient le résultat
ci-contre

les valeurs ne correspondent plus au produit

si le tri est effectué


sur la zone bleu clair
(ingrédients, prix ,
quantité et coût)
on obtient le résultat
ci-contre

toutes les valeurs correspondent et le tri s'est


bien effectué sur les ingrédients

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TUTORIEL EXCEL INITIATION

Remarquer : la dernière cellule active est G20, la sélection a été faite de J24 à G20

si la sélection avait
été faite de G20 à
J24
on aurait obtenu le
résultat ci-contre

toutes les valeurs correspondent mais le tri


s'est effectué sur les coûts

Par défaut, le tri s'effectue en prenant comme 1er critère la dernière cellule active.

4.15.1 - Tri sur matrice n x 1


Soit n lignes et 1 colonne, les icônes de la barre d'outils sont le plus pratique. Celle de
gauche, tri croissant, celle de droite, tri décroissant.

Rappel si la matrice est de type 1 x n, soit 1 ligne et n colonnes, il faut modifier les options. Voir
debut du § Tri.

4.15.2 - Tri sur matrice i x n


Soit i lignes et n colonnes, il est possible choisir le critère de tri et/ou poser plusieurs conditions
de tri par l'onglet Accueil > groupe Edition > Trier et Filtrer.

s'ouvre la fenêtre suivante :

où l'on peut notamment choisir les niveaux de tri et ses critères.


Par défaut ce sont les lignes qui sont triée et les critères définis sur les colonnes d'où Colonne
indiqué dans la fenêtre (entouré en bleu).
Si l'on veut que les tris s'effectue sur les colonnes il faut modifier les options. Voir debut du § Tri.

4.15.3 - Tri d'après une liste personnalisée


Vous pouvez effectuer un tri d’après une liste personnalisée.

Exemple une colonne peut contenir des valeurs sur la base desquelles vous voulez effectuer un
tri, telles que Élevé, Moyen et Faible. Comment pouvez-vous trier de façon à ce que les
lignes contenant Élevé apparaissent en premier, suivie par Moyen, puis Faible ? S’il

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TUTORIEL EXCEL INITIATION

s’agissait d’un tri alphabétique, un tri de A à Z placerait Élevé en haut, mais Faible
viendrait avant Moyen. Et, s’il s’agissait d’un tri de Z à A, Moyen viendrait en premier,
avec Faible au milieu. Quel que soit l’ordre, vous voulez que Moyen apparaisse
toujours au milieu. En créant votre propre liste, vous pouvez contourner ce problème.

• Créer une liste de valeurs croissantes dans une plage de cellules


telle que

• Sélectionner la plage A1:A3

• Dans l'onglet Fichier > Options > Avancé > Général > Modifier les listes
personnalisées > Listes personnalisées (vérifier que la plage sélectionnée s'y trouve)
cliquer sur Importer. Refermer les fenêtres en validant chacune.

• Sélectionner une cellule dans la colonne à trier, dans le l'onglet Données > groupe
Trier et Filtrer > Trier.

• Dans la boite de dialogue dans la zone Trier par ou Puis par sélectionner la colonne
à trier selon la liste personnalisée, sous Ordre sélectionner Liste personnalisée.

• Dans la boite de dialogue Listes personnalisées, sélectionner la liste à partir de


laquelle le tri dois s'effectuer. Valider

4.15.4 - Trier une plage dans une plage plus grande


C'est possible mais pas recommandé, car il y risque de dissocier des informations. Aussi la fenêtre
suivante s'ouvre

Si le résultat du tri n'est pas satisfaisant, il est toujours possible de l'annuler avec ou, encore
plus rapide, au clavier avec Clt+z

4.16 - Le filtrage

Le filtrage permet d'afficher que les lignes dont les données répondent aux critères spécifiés.Une fois
les données filtrées, il est possible de les copier, les modifier, les mettre en forme, les représenter sous forme
de graphique et les imprimer sans les réorganiser ni les déplacer.

Les filtres sont additifs, à savoir que chaque filtre supplémentaire est basé sur le filtre actif, ce qui
réduit encore davantage le sous-ensemble de données.

Attention Lorsqu'on lance une recherche, à partir de la boîte de dialogue Rechercher, sur des
données filtrées la recherche ne porte que sur les données affichées. Elle ne porte pas sur les données
non affichées. Pour que la recherche porte sur toutes les données, il faut effacer les filtres.

La fonctionnalité Filtrer est accessible par l'onglet Données > groupe Trier et filtrer.

4.16.1 - Filtrer une plage de données


Sélectionner les données à filtrer et cliquer sur le bouton Filtrer. Pour des résultats optimaux, les
colonnes doivent comporter des en-têtes. Le bouton apparaît dans l'en-tête de chaque colonne.

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TUTORIEL EXCEL INITIATION

En cliquer de la colonne à filtrer puis choisir entre Filtres textuels ou Filtres numériques.

Dans la fenêtre qui s'est ouverte, choisir les éléments à trier, par défaut la case Sélectionner tout est
active, et renseigner les critères de filtre. Si aucun des choix proposés ne correspond aux besoins les définir
avec l'option Filtre Personnalisé... (en bas à droite).

4.16.2 - Filtrer les données d'un tableau


Sélectionner le tableau et cliquer sur le bouton Filtrer. Pour des résultats optimaux, les colonnes
doivent comporter des en-têtes. Le bouton apparaît dans l'en-tête de chaque colonne.

Cliquer sur de la colonne à filtrer puis choisir entre Filtres textuels ou Filtres numériques.

Dans la fenêtre qui s'est ouverte, choisir les éléments à trier et renseigner les critères de filtre.

Le bouton s'est modifié en , ce qui indique qu'un filtre est appliqué. Cliquer dessus pour
modifier ou supprimer le filtre.

4.16.3 - Filtrer des éléments sur la couleur


Si différentes couleurs de cellule ou de police ou une mise en forme conditionnelle ont été
appliquées, il est possible de filtrer sur base des couleurs ou des icônes figurant dans le tableau.

Cliquer sur de la colonne qui contient une mise en forme de couleur ou la mise en forme
conditionnelle appliquée.

Cliquer sur Filtrer par couleur, puis choisissez la couleur de cellule, la couleur de police ou l’icône sur
la base de laquelle le filtre doit s'effectuer.

4.16.4 - Créer un segment pour filtrer des données d'un tableau croisé dynamique (à partir de la
version 2010)
Dans Excel 2010, les segments ont été ajoutés pour offrir une nouvelle méthode de filtrage des
données des tableaux croisés dynamiques. Dans Excel 2013, il est également possible de créer des segments
pour filtrer les données d'un tableau. Un segment est vraiment utile parce qu’il indique clairement quelles
données apparaissent dans le tableau une fois que les données sont filtrées.

Cliquer à un endroit quelconque dans le tableau pour afficher les Outils de tableau dans le ruban >
Création > Insérer un segment.

Renseigner la boite de dialogue. Un segment apparaît pour chaque en-tête de tableau qui a été
cochée.

Dans chaque segment, cliquer sur les éléments à afficher dans le tableau.

4.17 - Les commentaires

Il y a possibilité d'associer un commentaire à une cellule. Pour associer un commentaire à une


cellule, passer par le menu Insertion. S'il n'y a qu'un commentaire, au sens de fenêtre, par cellule, il peut y
avoir plusieurs commentaires dans cette fenêtre.

La mini fenêtre ci-contre s'ouvre pour rentrer le commentaire.

On reconnaît une cellule ayant un commentaire par un signal rouge en haut à droite.

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TUTORIEL EXCEL INITIATION

4.18 - Nommer une cellule ou une plage de cellule

L'intérêt de nommer une cellule ou une plage de cellule est d'avoir une clarté dans l'écriture
de formule. Donc user et abuser de la définition de nom.

Exemple :

Attention si on doit attribuer beaucoup de nom, les choisir avec soins pour pouvoir s'y
retrouver.

Deux possibilités, soit faire un clic droit sur la cellule ou la plage de cellules et choisir Définir un
nom ou, toujours après avoir sélectionné la ou les cellule(s), positionner le curseur dans la case de la
référence (entourée en bleu dans l'exemple ci-dessous) et d'y rentrer le nom à la place des coordonnées de
la ou les cellule(s).

4.19 - Créer une mini base de données pour éviter des saisies répétitives

4.19.1 - Base de données, définition


C'est un ensemble de fiche contenant un certain nombre de renseignements (appelé champ).

Exemple la structure de la base de donnée nommée Client est


champ 1 champ 2 champ 3 champ 4 champ 5 champ 6 champ 7
état civil nom prénom adresse 1 adresse2 code ville
(Mr, Mme, ..) postal

Mr PETIT Marc 11 grande rue 01400 Cuzieu


Mme DURANT Anne 2 bld de Gaule 25590 Ornans
Ent. AXD Allée des Lilas ZI Vaudre 63200 Gerzat

Ce type de structure se rapproche d'une matrice, où les champs seraient les colonnes et chaque
fiche client une ligne (dans l'exemple il y a 7 champs et 3 fiches donc 7 colonnes x 3 lignes).

soit

4.19.2 - Affichage automatique en rentrant un code


Si un certain nombre de suite de caractère (format texte) doivent être régulièrement utilisés, on
gagne en efficacité en en faisant une mini base de donnée et jouant avec des fonctions SI imbriquées.

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Exemple d'un tableau à remplir ou les mêmes interventions reviennent régulièrement

le nombre d'intervention est limité donc il peut être créer la mini base de données ci-
dessous

dans la colonne A se trouve les codes qui


seront utilisés pour appeler les textes de la
colonne B

la saisie d'un des codes dans le tableau s'affichera le type d'intervention effectué, voici
ce que cela peut donner

dans ce tableau, l'affichage est conditionné par l'entrée d'une date et d'un code dans
l'une des zones prédéfinies. C'est possible en utilisant une longue formule (mais pas si
compliquée qu'elle en à l'air) dans les cellules de la colonne E.

Voici celle de E2

Rappel la fonction SI(test-logique;arg1;arg2), l'argument 1 est ce qui se passe si le


test-logique est concluant (c'est le si oui), l'argument 2 est ce qui se passe
si le test-logique n'est pas concluant (c'est le si non).

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TUTORIEL EXCEL INITIATION

la fonction OU(valeur-logique1;valeur-logique2;valeur-logique3;...), le nb
de valeur-logique n'est pas limité.

explication de l'écriture de la formule E2

toujours avoir à l'esprit que cette formule devra pouvoir être copier
puis coller dans les cellules de la colonne E. Pas question de la
réécrire à chaque ligne.

que veut-on ? qu'une intervention apparaisse dans la cellule E2 si un des


codes de la mini base de données est présent dans la plage de cellule F2:T2
et s'il y a une date dans la cellule D2
si le code a est présent dans l'une ou l'autre des cellules de la plage F2:T2
cela s'écrit
OU(F2="a";G2="a";H2="a";I2="a";J2="a";K2="a";L2="a";M2="a";N2="a";O2="
a";P2="a";Q2="a";R2="a";S2="a";T2="a")
si ce code est présent il faudra afficher la valeur de B2,
cette valeur étant la même quand la même condition OU sera testée sur la
plage suivante (F3:T3) et sur toutes les autres, bref B2 ne devra pas être
incrémentée donc on y ajoute des $ cela devient $B$2 cela s'écrit
SI(OU(F2="a";G2="a";H2="a";I2="a";J2="a";K2="a";L2="a";M2="a";N2="a";O
2="a";P2="a";Q2="a";R2="a";S2="a";T2="a");$B$2;)
le test-logique est la fonction OU, l'argument 1 est la cellule $B$2, et à ce
stade l'argument 2 n'est pas défini (ce qui se passe si le test est négatif)
À ce stade il convient de tester la validité de la formule donc on valide et on
rentre un a dans une des cellules de la plage F2:T2, si la valeur de B2
(l'intitulé de l'intervention) s'affiche, on continu sinon on cherche l'erreur
d'écriture.
maintenant si ce n'est pas un a mais b qui est rentré dans l'une ou l'autre
des cellules de la plage F2:T2, c'est à dire que l'on va définir l'argument 2 de
la condition SI(OU(....);$B$2;)
déjà si le code est un b dans la plage F2:T2 cela s'écrira
OU(F2="b";G2="b";H2="b";I2="b";J2="b";K2="b";L2="b";M2="b";N2="b";O2="
b";P2="b";Q2="b";R2="b";S2="b";T2="b"),
s'il y a bien un b dans la plage de cellule F2:T2 il faudra que s'affiche
l'intervention correspondant à ce code soit B3, qui ne devant pas être
incrémentée (dans les cellules du dessous) sera écrit avec des $ cela donne
SI(OU(F2="b";G2="b";H2="b";I2="b";J2="b";K2="b";L2="b";M2="b";N2="b";O
2="b";P2="b";Q2="b";R2="b";S2="b";T2="b");$B$3;) et tout cela va remplacé
le 2ème argument de la fonction SI avec le code a et cela donne
SI(OU(F2="a";G2="a";H2="a";I2="a";J2="a";K2="a";L2="a";M2="a";N2="a";O
2="a";P2="a";Q2="a";R2="a";S2="a";T2="a");$B$2;
SI(OU(F2="b";G2="b";H2="b";I2="b";J2="b";K2="b";L2="b";M2="b";N2="b";O
2="b";P2="b";Q2="b";R2="b";S2="b";T2="b");$B$3;))
bien évidemment la fonction OU, ici en rouge (c'est le test-logique), est
recopiée quand elle testait le a puis les a ont été remplacé par les b en
faisant attention de ne pas supprimer un guillemet par mégarde
Remarque , le test-logique de la fonction SI, écrite en noir, est en rouge, son
argument 1 est en bleu et son argument 2 en vert.
Et on continu en remplaçant l'argument 2 de la fonction SI, ici en vert, par le
code c, cela donne
SI(OU(F2="a";G2="a";H2="a";I2="a";J2="a";K2="a";L2="a";M2="a";N2="a";O
2="a";P2="a";Q2="a";R2="a";S2="a";T2="a");$B$2;
SI(OU(F2="b";G2="b";H2="b";I2="b";J2="b";K2="b";L2="b";M2="b";N2="b";O
2="b";P2="b";Q2="b";R2="b";S2="b";T2="b");$B$3;
SI(OU(F2="c";G2="c";H2="c";I2="c";J2="c";K2="c";L2="c";M2="c";N2="c";O2
="c";P2="c";Q2="c";R2="c";S2="c";T2="c");$B$4;)))

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TUTORIEL EXCEL INITIATION

Et on continu en faisant attention de refermer autant de parenthèse qu'il en a


été ouverte jusqu'au dernier code de la mini base de donnée
mais comme on veut être sûre qu'une intervention est eu lieu, on conditionne
toute la formule à la présence d'une date
comme il est plus simple de testé la non présence c'est date='''' qui sera le
test-logique, ici D2='''', d'une nouvelle fonction SI, dont l'argument 1 sera '''',
c'est à dire rien pas même un 0, et l'argument 2 tout ce qui a été écrit
précédemment.
en pratique on place le curseur dans la formule juste après le signe = et on
tape SI(D2='''';''''; puis on place le curseur tout à la fin de la formule pour
ajouter la parenthèse fermante, ), et on valide.
Reste qu'à faire une copie-incrémentée de E2 vers les autres cellules de la
colonne E.

4.20 - Ajouter un objet

Un objet se créé à partir du menu Insertion. Ils existent de nombreux objets proposés par Excel
auxquels on peut apporter de nombreuses modifications (taille, couleurs, orientation, etc...).

L'objet sera lié à la cellule active au moment de sa création. Bien qu'on puisse le déplacer, il est
conseiller de le créer dans l'environ de son emplacement définitif.

Quelque soit le type d'objet, sa sélection se fait par un clic gauche au-dessus de lui. Ce qui fait
apparaître des poignées, en cliquant dessus la taille et l'orientation sont modifiables.

poignée de rotation

poignées de modification de taille

Un objet est déplaçable sur la feuille de calcul en positionnant le curseur au-dessus et par un appui
gauche continu, suivi d'un glisser-déplacer jusqu'à la position souhaitée.

La modification de la feuille de calcul, par ajout ou suppression de cellules, de lignes ou de colonnes,


modifiera la position de objet pour qu'il reste au-dessus de(s) cellule(s) où il a été posé. (On parle de position
relative, par opposition à une position absolue qui elle ne serait pas modifiée par une modification de la feuille
de calcul)

4.20.1 - Les formes


Les formes permettent une meilleur lisibilité en étant judicieusement choisies et adaptées (taille,
couleur, orientation, etc...)

Il est proposé une multitude de forme, voir un aperçu des proposition dans les bandeaux ci-dessous.

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4.20.2 - Les textes Word Art


Word Art propose de styles originaux pour agrémenter le(s) tableau(x). Voir un aperçu de formes de
texte ci-dessous.

Des personnalisations par choix de couleurs, de taille, de texture ... sont bien sûr possibles.

4.20.3 - Les images

Elles sont choisies à partir d'un fichier

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Un grand choix d'effet sont proposés dans les dernières versions.

4.21 - Les créations graphiques

Les graphiques étant réalisés à partir des données d'un tableau, il faut donc sélectionner les cellules
du-dit tableau.

A noter les graphiques peuvent apparaître sur la feuille de calcul ou sur une page séparée. Voir ce
qui est le plus pratique selon l'utilisation.

Une fois la sélection opérée passer par le menu Insertion, puis faire son choix parmi les icônes du
groupe Graphiques.

Pour les anciennes versions passer par l'icône la présentation est


différentes mais les même choix s'y trouvent.

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Exemple

Après quelques choix, cela donne ce résultat sur la feuille de calcul

4.22 - Les graphiques Sparkline (n'existent pas sur les versions < à 2010)

Ce sont de tout petit graphiques intégrés à une cellule.

Comme pour les autres graphiques, ils s'appliquent à une plage de cellule.

Une fois la sélection opérée passer par le menu Insertion, puis faire son choix parmi les icônes du
groupe Graphiques Sparkline.

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Exemple

avec 2 graphiques Sparkline

A noter il est possible de mettre en avant certains points sur un graphique Sparkline
grâce aux outils du groupe Afficher (entouré en rouge) comme dans la colonne H du tableau ci-dessus (entouré
en bleu). Il est possible de personnaliser le style d'un graphique par le groupe Style.

4.23 - La mise en page

Comme nombre de cellules utilisables n'est pas défini, la mise en page peut être un peu casse-tête.
Il a donc plus d'un paramètre à régler.

Penser qu'insérer un saut de page peut éviter d'avoir des éléments indésirables (dans le cas
d'un tableau vertical une ou quelques colonnes vides).

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La mise en page passe soit la barre d'outils de mise page pour les versions les plus récentes, soit
par le menu Fichier.

Vérifier ou modifier et/ou renseigner chacun des onglets (ce sont les mêmes choix quand on passe
par les icônes du groupe Mise en page), on est souvent amené à revenir en arrière. C'est normal ! User et
abuser du bouton Aperçu !

4.23.1 - Points importants

* Avoir en tête qu'il faudra définir la zone la d'impression, c'est à dire choisir la plage de cellules
qui devra être imprimée (ce n'est pas nécessairement tout le tableau, donc l'orientation peut être
différente de celle d'affichage).

* L'identification des colonnes (lettre(s)) et des lignes (nombre) doit-elle apparaître à


l'impression ?

* Les titres des colonnes (une ou quelques lignes) et/ou des lignes (une ou quelques colonnes)
doivent-ils apparaître sur chaque page imprimée (pour une meilleure lecture des données) ?

* Sans indication contraire les objets, images et/ou graphiques présents dans la zone d'impression
seront imprimés.

* Faire attention à l'ordre d'impression des pages, surtout si les numéros de page doivent être
imprimés.

* Penser qu'une en-tête ou un pied de page s'ils sont définis sont imprimés sur chaque page. On
peut notamment y faire le nom du document, les numéros de page (n° de la page, et/ou le nb total
de pages, l'emplacement du document (chemin d'accès), etc …

4.23.2 - La Page

1ère étape de la mise en page, choisir l'orientation


(portrait ou paysage) et le format du papier.

2ème étape, modifier ou les marges et les


variables d'ajustement

Revenir sur cet onglet, si nécessaire pour d'autres ajustements, après être passé par les autres
onglets.

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4.23.3 - En-tête/Pied de page

Conseil commencer à renseigner cet onglet avant l'onglet Marge

En effet, l'existence d'en-tête et/ou de pied de page conditionne la taille des marges en haute
et en basse de la feuille d'impression.

A noter c'est dans cet onglet que seront choisis, entre autre, l'impression du nom du document ou
la numérotation des pages (voir les choix proposés à partir des menus déroulants qui apparaissent en cliquant
sur les petites flèches noires). Les personnalisations donnent toute latitude pour faire apparaître toutes sortes
d'informations, comme le nom ou le service rédacteur, l'emplacement du document, etc …

4.23.4 - L'onglet Marge


L'impression de l'en-tête, s'il y en a, s'effectuera dans l'espace définit dans En-tête, idem pour le pied
de page.

En définissant les marges, penser au traitement qui sera fait du tirage papier (perforé pour mise en
classeur, envoi, classement dans une chemise, etc...)

4.23.5 - L'onglet Feuille


C'est ici que la zone d'impression est définie.

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Ainsi que les titres des lignes et/ou de colonne (ce ne sont pas la lettre des colonnes ni le numéro
des lignes).

Attention si les titres de ligne et/ou de colonne doivent être imprimés les cellules les
contenant ne doivent pas être incluses dans la zone d'impression.

L'impression du quadrillage est une possibilité, si l'option n'est pas activée seuls les encadrements
définis seront imprimés.

Prêter attention à l'Ordre des pages (cela influe sur la numérotation des pages).

Une fois la zone d'impression définie Excel affiche les limites d'impression sur la feuille de calcul,
la matérialisation se fait par des pointillés.

Exemple

4.24 - L'exportation au format PDF

L'exportation au format PDF crée une image. Le format PDF se lit avec Acrobat Reader de la société
Adobe (application gratuite et quasiment présente sur tous les micro-ordinateurs).

L'avantage de créé une image est la transmission de document sans qu'il n'y ait pas besoin
de l'application, qui a servit à le créer, pour le lire.

Autres avantages, un tableau au format PDF n'est pas modifiable, et l'exportation peut concerner
qu'une partie d'un tableau.

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5- ASTUCES

5.1 - Les modèles

Quand une structure de tableau doit être utilisée périodiquement, il est plus confortable d'avoir
le tableau sans saisie plutôt que de supprimer les saisies rentrées dans le tableau déjà utilisé (action vivement
déconseillée à cause des risques de suppression accidentelle de formule ou autres).

D'où l'idée est d'enregistrer le tableau sans saisie comme modèle. Modèle qui peut être une feuille
de calcul au sein du classeur ou enregistrer comme document indépendant (choix Modèles du menu Fichier).
Le choix dépend de son organisation et de la praticité.

A chaque nouveau besoin, il suffit de dupliquer le modèle et de renommer la nouvelle création.

Conseil Repérer visuellement les zones à compléter pour ne pas modifier des formules.
(Dans l'exemple ci-dessous un encadrement orange des zones de saisies).
En cas de document indépendant, prêter attention à sa nomination et à son classement
(il est dommage de ne pas retrouver son modèle quand on en a besoin).

Exemple Modèle au sein d'un classeur

à chaque nouvelle année, il suffit d'insérer une nouvelle feuille de calcul à partir de la
feuille modèle

5.2 - Les onglets

Comme on le voit dans l'exemple ci-dessus, une couleur peut être appliquée aux onglets pour
mieux les différencier et/ou les repérer.

Il suffit de faire un clic droit au-dessus de l'onglet de choisir Couleur d'onglet puis de choisir la
couleur souhaitée dans la palette proposée.

5.3 - La conservation

Quand un tableau a été complété, il faut se poser la question de sa conservation. Doit-il être
conservé en l'état, à savoir modifiable si une action volontaire ou non est effectuée dans le tableau ? Où seules
les valeurs doivent-elles être conservées ?

Dans le cas où le tableau ne doit en aucun cas être modifié, tout sélectionner, copier et faire un
collage.spécial des valeurs seules sur la même sélection. C'est tout bête mais très pratique.

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6- LES NOTIONS PLUS COMPLEXES ET APERÇU DES CAPACITES


D'EXCEL

6.1 - La concaténation

Concaténer consiste à assembler des valeurs les unes après les autres. Il existe une fonction pour
cela. L'opérateur de concaténation est le signe &.
Exemple

Dans cet exemple, il a fallu transformer le nombre du code postal en texte pour n'en
prendre que les caractères correspondant au département, à savoir les 2 de gauche. Il
a fallu aussi intercaler un espace vide entre chaque élément pour une lecture explicite
(75DURANDPierre, ce serait moins clair).

6.2 - Les listes déroulantes

Une liste déroulante est une plage de valeurs (provenant d'une plage de cellule formant une base de
données) qui liée à une cellule permet d'afficher dans celle-ci une des valeurs après sélection dans la liste.

Selon les versions, une cellule liée présente une flèche à droite dans celle-ci ou la
flèche apparaît à côté de la cellule à la droite. En cliquant sur cette flèche la liste se déroule.

Exemple une liste et en bleu le choix

s'affiche alors dans la cellule liée

mais la liste peut être liée à plusieurs cellules

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6.3 - Les bases de données externes (comme Acess)

Une feuille de calcul peut récupérer de tout ou partie des données d'une base de données.

Exemple utiliser une base de données clients pour récupérer nom et adresse des clients pour
les intégrer à une feuille de calcul type courrier.

6.4 - Les formulaires

Un formulaire est une fenêtre conçu pour rentrer des renseignements qui iront compléter une base
de données. Il peut contenir et/ou des cases à cocher, des champs à remplir, des contrôles, des barres de
défilement, etc... enfin des boutons de validation et d'annulation.

Exemples

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6.5 - Les macros

Ce sont des programmes informatiques (ou routines) qui pilotent des actions sur une ou des feuilles
de calcul. Le langage pour les macros de la suite Office de Microsoft est le VBA (pour Visual Basic for
Applications).

Une macro peut être entièrement écrite mais aussi être enregistrée ou un mixe des deux. Enregistrer
une macro consiste a effectuer un certain nombre d'action (ouverture de document, incrémentation de
compteur, test, enregistrement, etc...). Toutes les fonctions proposées par le tableur peuvent être reprises dans
une macro, toutes les actions faites sur un document également.

Une macro peut être associée à un bouton présent sur la feuille de calcul, un clic sur le bouton et la
macro s'exécute. Il est possible de créer un menu déroulant personnalisé dans la barre de menu, dans lequel
des choix lanceront des macros.

Exemple soit une feuille de calcul de prix de revient (un tableau de mise en forme), un tableau
de prix de matières premières et une nomenclature de produit (nom du produit,
composition, quantité de MP, ...)

Une macro peut être écrite pour calculer le prix de revient de chaque produit présent
dans la base de donnée ''nomenclature'', elle pourrait renvoyer ces résultats sous
forme d'un tableau, pré-existant ou en créer un de toute pièce. Une autre pourrait
éditer une fiche de prix de revient individuelle pour chaque produit.

A chaque fois qu'il est nécessaire de refaire le calcul des PR, il suffit de lancer une ou
plusieurs macros.

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