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Centre de Formation et Perfectionnement de Safi

PRESENTATION D’ORACLE APPLICATIONS


1) DEFINITION
Dans le cadre de la refonte de son système informatique, le groupe OCP a acquis un
nouveau produit informatique : Oracle Applications (progiciel qui constitue un ensemble
d’applications mis en place par le groupe OCP en l’an 2000).

Avant d’analyser les apports du nouveau système, nous allons présenter brièvement son
architecture.
Les chantiers couverts par Oracle sont :

 Finances et comptabilité
 Ressources humaines
 Production
 Vente
 Approvisionnement

En 2003, le groupe OCP s’est contenté de l’exploitation du chantier « Finances et


comptabilité » qui se compose de quatre modules à savoir :

 La comptabilité générale, analytique et budgétaire (module GL)


 La comptabilité fournisseurs (module AP= à payer)
 La comptabilité clients (module AR= à recevoir)
 La gestion des immobilisations (module FA)

Ce changement du système informatique a généré une suppression des anciennes


applications à vocation comptable (CG20, CG30, GSFS, GT, TVA03) et une mise à jour
d’autres, notamment : SPA, GAFA, BUDG, PAIE (toutes les applications qui concernent les
autres chantiers).

Résultats escomptés
 Refonte du système informatique actuel
 Structurer l’information (éviter les redondances et les pertes de temps…)
 Comptabilisation des factures avant ordonnancement
 Rapprochement inter filiale
 Automatisation de l’ensemble des opérations comptables notamment :
 Saisie des factures
 Intégration par abonnement
 Edition des états
 Analyse des comptes
 Faire des arrêtés mensuels (états de synthèse…)

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2) NOTIONS CLES D’ORACLE APPLICATIONS

 Clé Comptable Flexible : C’est la piste d’audit des opérations effectuées dans oracle.
C’est un code qui se compose de 11 segments significatifs. (Centre comptable, compte,
LPR, SA, matricule, produit, sac, interco, IAS, activité, projet).

Centre Comptable : Segment d’équilibrage, à l’intérieur d’une même pièce les autres pièces
doivent être équilibrées.
Compte : Il est reconnu par OA (OA solde les comptes de gestion et de bilan en fin
d’exercice).
LPR  : C’est une extension des comptes, utilisée comme un compte analytique.
SA  : Sert pour identifier les produits et les charges, ainsi elle est utilisée afin d’identifier
les personnes et les immobilisations (en terme de gestion).
Chiffres Compte analytique
Lettres nature de compte
Matricule : Suivi des immobilisations importantes liées à l’activité de l’OCP, autres que
celles ayant des SA (camions, tracteurs, sondeuses)
Produit  : Pour positionner le produit, codificateur lié aux produits.
Sac  : Section analytique cliente qui devra ordonnancer la facture (manuel de gestion).
Interco  : Facilite la consolidation (opérations effectuées avec les tiers).
Projet  : Identification des projets (IV – GT- PE –PA -PI-AF)
IAS  : (international accounting standards) et Activité sont deux segments gardés pour le
futur.
 REFERENTIELS 
Plusieurs fichiers sont normalisés au niveau du groupe OCP :
 Fichier clients
 Fichier fournisseurs
 Découpage analytique
 Autres
 ORGANISATION
Oracle Applications permet aux différentes organisations d’avoir une autonomie de
gestion à travers deux notions :
MULTISOB : (site of book) Permet de séparer les comptabilités des différentes filiales.
Plusieurs sociétés vont avec le même système mais chacune a sa comptabilité à part
(principe d’autonomie de gestion).
MULTIORG : Permet à des entités appartenant à une même société d’être autonomes
dans leurs comptabilités auxiliaires : AP et AR.
Les points communs entre ces différentes comptabilités sont :
 Référentiels
 C.C.F
 Calendrier
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3) MODULES D’ORACLE APPLICATIONS

GL (GENERAL LEDGER) : Permet de centraliser les écritures comptables, analytiques et


budgétaires. Il constitue le réceptacle qui reçoit des écritures
synthétiques des autres modules dits auxiliaires, qui eux
contiennent le détail des opérations. Il est le noyau central
d’Oracle Applications.
AR (ACCOUNT RECEIVABLE) : Permet de gérer les clients, comptabiliser les opérations
de ventes ainsi que les encaissements.
AP (ACCOUNT PAYABLES) : Permet de gérer les fournisseurs, comptabiliser les
opérations d’achats et de règlements.
FA (FIXED ASSETS) : Permet de gérer les immobilisations du groupe, et de centraliser sur
GL.

4) Illustration schématique
Applications internes

MODULE AR MODULE AP

MODULE GL MODULE FA

Interfaces :
Applications externes
SPA
MODULE GL
BUDG
PAIE PARTIE STRUCTURANTE
GAFA
GPLF REFERENTIELS

GNAV
SAISIES
GS
GPSA CONSULTATION ET TRAITEMENTS
GACD
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5) CREATION DES PIECES DANS ORACLE APPLICATIONS


Saisir une pièce est l’action de base de tout le fonctionnement du système comptable
Oracle Applications.
L’ensemble des évènements (flux réels ou financiers) est traduit dans Oracle Applications
en utilisant ces différents modules.

Nature d’opérations Module traitement


Opérations de trésorerie GL Saisir et imputer
 Règlement de la paie
 Retrait de fonds
 Virements DG
 Règlement et encaissement des
liquidations financières
 Opérations diverses
Opérations fournisseurs AP Saisir et approuver
 Achats locaux
 Frais médicaux
 Prime de stage
 Frais d’inhumation
 Subventions sociales
 Impôts et taxes
 Divers
Opérations Clients AR Saisir et terminer
 Factures des prestations MP Safi
aux autres filiales
 Vente de ferrailles et matière de
récupération
 Recouvrement des créances
 Loyer
 Remise des chèques à la banque
 Divers
Autres
 Saisie des liquidations financières GPLF Saisir , Enregistrer et
 Traitement de la paie PAIE
 Allocations familiales Vlider
SPA
 Avances et prêts au personnel

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MANUEL D’UTILISATION D’ORACLE APPLICATIONS


La présente partie se propose d’exposer un guide pratique concernant l’utilisation et la
navigation dans Oracle Applications.

1. DEMARRER ET SE CONNECTER
Pour se connecter à ORACLE Applications, il faut disposer d’un mot de passe et d’un nom
d’utilisateur, que l’on appelle également informations de connexion pour ORACLE
Applications. Ceux ci sont différents du mot de passe et du nom d’utilisateur utilisés, pour ouvrir
la session sur l’ordinateur.
La sécurité d’Oracle Applications, s’appuie sur les informations de connexion reliées aux
responsabilités.
Pour accéder à Oracle Applications, en premier lieu, il faut saisir le nom d’utilisateur ainsi
que le mot de passe puis cliquer sur connecter.
NB : Il ne faut surtout pas appuyer sur [retour] après chaque option parce qu’elle sert à
valider le bouton par défaut.

2. CHOISIR UNE RESPONSABILITE


L’utilisateur d’Oracle est confronté à deux cas de figure lorsqu’il le lance :

 Soit une fenêtre du navigateur répertoriant la responsabilité en cours dans le


titre de cette fenêtre.
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 Soit une fenêtre contenant une liste de responsabilités.

Une responsabilité est un niveau d’autorité qui permet de n’accéder qu’aux fonctions et
données d’Oracle. Chaque responsabilité permet d’accéder à :

 Une ou des applications spécifiques.


 Une entité comptable.
 Une liste restreinte de fonctions, par exemple : Deux responsabilités peuvent avoir
accès à la même fenêtre, mais la fenêtre de l’une de ces deux responsabilités peut
comprendre des boutons de fonctions supplémentaires dont la fenêtre de l’autre
responsabilité ne dispose pas.
 Des états dans une application donnée, l’administrateur du système peut affecter des
groupes d’états à une ou plusieurs responsabilités, en conséquence, la responsabilité
choisie détermine les états lancés.

Chaque utilisateur dispose d’au moins une ou plusieurs responsabilités et


plusieurs utilisateurs peuvent partager la même responsabilité.
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2. UTILISER LA REGION FONCTIONS DU NAVIGATEUR


Au dessus de la liste de navigation, il existe deux champs qui couvrent toute la largeur
de la fenêtre. Ces deux champs permettent d’identifier la sélection. Le champ supérieur
affiche le nom de l’option sélectionnée et le champ inférieur donne une description de cette
option.
 Développer ou réduire la liste de navigation :
1) choisir l’une des méthodes suivantes pour développer une option susceptible d’être développée
à son sous niveau
 Cliquer deux fois sur l’option
 Sélectionner cette option et Choisir ouvrir
 Sélectionner cette option et choisir le bouton développer.
2) Choisir l’une des méthodes suivantes pour réduire une option développée :
 Cliquer deux fois sur l’option
 Sélectionner cette option et choisir le bouton réduire.

3) Pour développer ou réduire plusieurs options à la fois, choisir l’un des boutons suivants :
 Développer tous les enfants : Développe tous les sous niveaux de l’option sélectionnée.
 Développer tout : Développe tous les sous niveaux des options susceptibles d’être
développées dans la liste de navigation
 Réduire tout : réduit toutes les options

 Pour ouvrir un panneau à partir de la liste de navigation:


 Cliquer sur ouvrir
 Double clic activera l’action deux fois.
 Pour ouvrir un panneau à partir d’une fenêtre de liste de valeurs:
 Sélectionner le panneau dans la liste, et choisir OK ou réduire d’abord la liste en saisissant
un titre de panneau partiel.

3. UTILISER LA LISTE DES DIX PREFERENCES

La liste des dix préférences présente les panneaux sous forme numérique pour permettre de
les choisir instantanément sans avoir effectuer de recherche dans la liste de navigation.
Il est possible d’ajouter jusqu’à dix panneaux par liste et même créer une liste différente
pour chacune des responsabilités.
 Pour créer une liste de navigation des dix préférences :
1) Il faut sélectionner un panneau souvent utilisé dans la liste de navigation.
2) Cliquer sur ajouter
3) Le panneau apparaît alors dans la liste de navigation des dix préférences, précédé d’un
numéro. Pour retirer un panneau de la liste des dix préférences, il faut sélectionner ce
panneau dans la liste et choisir RETIRER.

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 Pour ouvrir un panneau à partir de la liste de navigation des dix
préférences :
1) Il faut activer ou désactiver la case à cocher FERMER LES AUTRES PANNEAUX.
2) Taper le numéro qui précède le panneau souhaité.
3) NB : Le nom et la description du panneau apparaissent également dans les champs de
sélection active, au dessus de la liste de navigation.

5. MODIFIER L’ACCES SECURISE


Dans Oracle Applications, Si l’utilisateur a plusieurs responsabilités, il peut quand il le
souhaite travailler sous une autre, le faire sans avoir à sortir du système. De la même manière si
ce dernier a plusieurs noms d’utilisateur / mots de passe qui correspondent à différents jeux de
responsabilités, et qu’il veut ouvrir une session avec un autre nom d’utilisateur/ mot de passe, il
peut le faire sans avoir quitter Oracle.
 POUR CHANGER DE RESPONSABILITE
1) Cliquer dans la fenêtre Naviguer ou choisir l’option NAVIGATEUR de menu fenêtre pour
activer NAVIGUER.
2) Choisir CHANGER DE RESPONSABILITE dans le menu FICHIER
3) Sélectionner une nouvelle responsabilité dans la fenêtre Responsabilités et choisir OK
 POUR CHANGER VOTRE MOT DE PASSE
1) Cliquer dans la fenêtre Naviguer ou choisir l’option NAVIGATEUR du menu fenêtre pour
activer la fenêtre naviguer.
2) Choisir MODIFIER MOT DE PASSE Dans le menu Editer, préférences pour afficher la
fenêtre Mettre à jour le mot de passe.
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3) Saisir l’ancien mot de passe dans le champ ancien mot de passe.


4) Saisir le nouveau mot de passe dans le champ nouveau mot de passe.
5) Ressaisir le nouveau mot de passe dans le champ saisir LE NOUVEAU MOT DE
PASSE.
6) Choisir OK

 POUR SE CONNECTER EN TANT QU’UTILISATEUR DIFFERENT


1) Cliquer dans la fenêtre Naviguer ou choisir l’option NAVIGATEUR du menu fenêtre pour
activer la fenêtre NAVIGUER.
2) Choisir Se CONNECTER SOUS UN NOM D’Utilisateur différent dans le menu Fichier
pour afficher la fenêtre de connexion d’Oracle Applications.
3) Saisir le nom d’utilisateur et le mot de passe de la session désirée et choisir connecter.

NB : Si la Connexion à Oracle est faite en tant qu’utilisateur différent, toutes les fenêtres
ouvertes sont automatiquement refermées.

6-UTILISER LES MENUS


Oracle Applications utilise une interface multi document (MDI). Toutes les fenêtres
s’affichent à l’intérieur d’une même fenêtre principale avec la barre d’outils, la barre des menus ,
la ligne de message et la ligne de statut attachés à cette fenêtre.
 MENU DEROULANT
La barre des menus déroulant comprend les menus suivants :
 Fichier
 Editer
 Voir
 Dossier
 Outils
 Fenêtre
 Aide
Ces menus servent à naviguer dans un panneau, à modifier ou extraire des données ou à
exécuter diverses autres actions.

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 MENU CONTEXTUEL
Outre les menus déroulant, on peut utiliser les menus contextuels qui s’affichent lorsqu’on
clique sur le bouton droit de la souris et qui donnent accès aux options suivantes :
 Couper
 Copier
 Coller
 Menu Dossier
 Aide

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