1) DEFINITION Dans le cadre de la refonte de son système informatique, le groupe OCP a acquis un nouveau produit informatique : Oracle Applications (progiciel qui constitue un ensemble d’applications mis en place par le groupe OCP en l’an 2000).
Avant d’analyser les apports du nouveau système, nous allons présenter brièvement son architecture. Les chantiers couverts par Oracle sont :
Finances et comptabilité Ressources humaines Production Vente Approvisionnement
En 2003, le groupe OCP s’est contenté de l’exploitation du chantier « Finances et
comptabilité » qui se compose de quatre modules à savoir :
La comptabilité générale, analytique et budgétaire (module GL)
La comptabilité fournisseurs (module AP= à payer) La comptabilité clients (module AR= à recevoir) La gestion des immobilisations (module FA)
Ce changement du système informatique a généré une suppression des anciennes
applications à vocation comptable (CG20, CG30, GSFS, GT, TVA03) et une mise à jour d’autres, notamment : SPA, GAFA, BUDG, PAIE (toutes les applications qui concernent les autres chantiers).
Résultats escomptés Refonte du système informatique actuel Structurer l’information (éviter les redondances et les pertes de temps…) Comptabilisation des factures avant ordonnancement Rapprochement inter filiale Automatisation de l’ensemble des opérations comptables notamment : Saisie des factures Intégration par abonnement Edition des états Analyse des comptes Faire des arrêtés mensuels (états de synthèse…)
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2) NOTIONS CLES D’ORACLE APPLICATIONS
Clé Comptable Flexible : C’est la piste d’audit des opérations effectuées dans oracle. C’est un code qui se compose de 11 segments significatifs. (Centre comptable, compte, LPR, SA, matricule, produit, sac, interco, IAS, activité, projet).
Centre Comptable : Segment d’équilibrage, à l’intérieur d’une même pièce les autres pièces doivent être équilibrées. Compte : Il est reconnu par OA (OA solde les comptes de gestion et de bilan en fin d’exercice). LPR : C’est une extension des comptes, utilisée comme un compte analytique. SA : Sert pour identifier les produits et les charges, ainsi elle est utilisée afin d’identifier les personnes et les immobilisations (en terme de gestion). Chiffres Compte analytique Lettres nature de compte Matricule : Suivi des immobilisations importantes liées à l’activité de l’OCP, autres que celles ayant des SA (camions, tracteurs, sondeuses) Produit : Pour positionner le produit, codificateur lié aux produits. Sac : Section analytique cliente qui devra ordonnancer la facture (manuel de gestion). Interco : Facilite la consolidation (opérations effectuées avec les tiers). Projet : Identification des projets (IV – GT- PE –PA -PI-AF) IAS : (international accounting standards) et Activité sont deux segments gardés pour le futur. REFERENTIELS Plusieurs fichiers sont normalisés au niveau du groupe OCP : Fichier clients Fichier fournisseurs Découpage analytique Autres ORGANISATION Oracle Applications permet aux différentes organisations d’avoir une autonomie de gestion à travers deux notions : MULTISOB : (site of book) Permet de séparer les comptabilités des différentes filiales. Plusieurs sociétés vont avec le même système mais chacune a sa comptabilité à part (principe d’autonomie de gestion). MULTIORG : Permet à des entités appartenant à une même société d’être autonomes dans leurs comptabilités auxiliaires : AP et AR. Les points communs entre ces différentes comptabilités sont : Référentiels C.C.F Calendrier -2- Centre de Formation et Perfectionnement de Safi
3) MODULES D’ORACLE APPLICATIONS
GL (GENERAL LEDGER) : Permet de centraliser les écritures comptables, analytiques et
budgétaires. Il constitue le réceptacle qui reçoit des écritures synthétiques des autres modules dits auxiliaires, qui eux contiennent le détail des opérations. Il est le noyau central d’Oracle Applications. AR (ACCOUNT RECEIVABLE) : Permet de gérer les clients, comptabiliser les opérations de ventes ainsi que les encaissements. AP (ACCOUNT PAYABLES) : Permet de gérer les fournisseurs, comptabiliser les opérations d’achats et de règlements. FA (FIXED ASSETS) : Permet de gérer les immobilisations du groupe, et de centraliser sur GL.
GNAV SAISIES GS GPSA CONSULTATION ET TRAITEMENTS GACD -3- Centre de Formation et Perfectionnement de Safi
5) CREATION DES PIECES DANS ORACLE APPLICATIONS
Saisir une pièce est l’action de base de tout le fonctionnement du système comptable Oracle Applications. L’ensemble des évènements (flux réels ou financiers) est traduit dans Oracle Applications en utilisant ces différents modules.
Nature d’opérations Module traitement
Opérations de trésorerie GL Saisir et imputer Règlement de la paie Retrait de fonds Virements DG Règlement et encaissement des liquidations financières Opérations diverses Opérations fournisseurs AP Saisir et approuver Achats locaux Frais médicaux Prime de stage Frais d’inhumation Subventions sociales Impôts et taxes Divers Opérations Clients AR Saisir et terminer Factures des prestations MP Safi aux autres filiales Vente de ferrailles et matière de récupération Recouvrement des créances Loyer Remise des chèques à la banque Divers Autres Saisie des liquidations financières GPLF Saisir , Enregistrer et Traitement de la paie PAIE Allocations familiales Vlider SPA Avances et prêts au personnel
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MANUEL D’UTILISATION D’ORACLE APPLICATIONS
La présente partie se propose d’exposer un guide pratique concernant l’utilisation et la navigation dans Oracle Applications.
1. DEMARRER ET SE CONNECTER Pour se connecter à ORACLE Applications, il faut disposer d’un mot de passe et d’un nom d’utilisateur, que l’on appelle également informations de connexion pour ORACLE Applications. Ceux ci sont différents du mot de passe et du nom d’utilisateur utilisés, pour ouvrir la session sur l’ordinateur. La sécurité d’Oracle Applications, s’appuie sur les informations de connexion reliées aux responsabilités. Pour accéder à Oracle Applications, en premier lieu, il faut saisir le nom d’utilisateur ainsi que le mot de passe puis cliquer sur connecter. NB : Il ne faut surtout pas appuyer sur [retour] après chaque option parce qu’elle sert à valider le bouton par défaut.
2. CHOISIR UNE RESPONSABILITE
L’utilisateur d’Oracle est confronté à deux cas de figure lorsqu’il le lance :
Soit une fenêtre du navigateur répertoriant la responsabilité en cours dans le
titre de cette fenêtre. -5- Centre de Formation et Perfectionnement de Safi Soit une fenêtre contenant une liste de responsabilités.
Une responsabilité est un niveau d’autorité qui permet de n’accéder qu’aux fonctions et données d’Oracle. Chaque responsabilité permet d’accéder à :
Une ou des applications spécifiques.
Une entité comptable. Une liste restreinte de fonctions, par exemple : Deux responsabilités peuvent avoir accès à la même fenêtre, mais la fenêtre de l’une de ces deux responsabilités peut comprendre des boutons de fonctions supplémentaires dont la fenêtre de l’autre responsabilité ne dispose pas. Des états dans une application donnée, l’administrateur du système peut affecter des groupes d’états à une ou plusieurs responsabilités, en conséquence, la responsabilité choisie détermine les états lancés.
Chaque utilisateur dispose d’au moins une ou plusieurs responsabilités et
plusieurs utilisateurs peuvent partager la même responsabilité. -6- Centre de Formation et Perfectionnement de Safi
2. UTILISER LA REGION FONCTIONS DU NAVIGATEUR
Au dessus de la liste de navigation, il existe deux champs qui couvrent toute la largeur de la fenêtre. Ces deux champs permettent d’identifier la sélection. Le champ supérieur affiche le nom de l’option sélectionnée et le champ inférieur donne une description de cette option. Développer ou réduire la liste de navigation : 1) choisir l’une des méthodes suivantes pour développer une option susceptible d’être développée à son sous niveau Cliquer deux fois sur l’option Sélectionner cette option et Choisir ouvrir Sélectionner cette option et choisir le bouton développer. 2) Choisir l’une des méthodes suivantes pour réduire une option développée : Cliquer deux fois sur l’option Sélectionner cette option et choisir le bouton réduire.
3) Pour développer ou réduire plusieurs options à la fois, choisir l’un des boutons suivants : Développer tous les enfants : Développe tous les sous niveaux de l’option sélectionnée. Développer tout : Développe tous les sous niveaux des options susceptibles d’être développées dans la liste de navigation Réduire tout : réduit toutes les options
Pour ouvrir un panneau à partir de la liste de navigation:
Cliquer sur ouvrir Double clic activera l’action deux fois. Pour ouvrir un panneau à partir d’une fenêtre de liste de valeurs: Sélectionner le panneau dans la liste, et choisir OK ou réduire d’abord la liste en saisissant un titre de panneau partiel.
3. UTILISER LA LISTE DES DIX PREFERENCES
La liste des dix préférences présente les panneaux sous forme numérique pour permettre de les choisir instantanément sans avoir effectuer de recherche dans la liste de navigation. Il est possible d’ajouter jusqu’à dix panneaux par liste et même créer une liste différente pour chacune des responsabilités. Pour créer une liste de navigation des dix préférences : 1) Il faut sélectionner un panneau souvent utilisé dans la liste de navigation. 2) Cliquer sur ajouter 3) Le panneau apparaît alors dans la liste de navigation des dix préférences, précédé d’un numéro. Pour retirer un panneau de la liste des dix préférences, il faut sélectionner ce panneau dans la liste et choisir RETIRER.
-7- Centre de Formation et Perfectionnement de Safi Pour ouvrir un panneau à partir de la liste de navigation des dix préférences : 1) Il faut activer ou désactiver la case à cocher FERMER LES AUTRES PANNEAUX. 2) Taper le numéro qui précède le panneau souhaité. 3) NB : Le nom et la description du panneau apparaissent également dans les champs de sélection active, au dessus de la liste de navigation.
5. MODIFIER L’ACCES SECURISE
Dans Oracle Applications, Si l’utilisateur a plusieurs responsabilités, il peut quand il le souhaite travailler sous une autre, le faire sans avoir à sortir du système. De la même manière si ce dernier a plusieurs noms d’utilisateur / mots de passe qui correspondent à différents jeux de responsabilités, et qu’il veut ouvrir une session avec un autre nom d’utilisateur/ mot de passe, il peut le faire sans avoir quitter Oracle. POUR CHANGER DE RESPONSABILITE 1) Cliquer dans la fenêtre Naviguer ou choisir l’option NAVIGATEUR de menu fenêtre pour activer NAVIGUER. 2) Choisir CHANGER DE RESPONSABILITE dans le menu FICHIER 3) Sélectionner une nouvelle responsabilité dans la fenêtre Responsabilités et choisir OK POUR CHANGER VOTRE MOT DE PASSE 1) Cliquer dans la fenêtre Naviguer ou choisir l’option NAVIGATEUR du menu fenêtre pour activer la fenêtre naviguer. 2) Choisir MODIFIER MOT DE PASSE Dans le menu Editer, préférences pour afficher la fenêtre Mettre à jour le mot de passe. -8- Centre de Formation et Perfectionnement de Safi
3) Saisir l’ancien mot de passe dans le champ ancien mot de passe.
4) Saisir le nouveau mot de passe dans le champ nouveau mot de passe. 5) Ressaisir le nouveau mot de passe dans le champ saisir LE NOUVEAU MOT DE PASSE. 6) Choisir OK
POUR SE CONNECTER EN TANT QU’UTILISATEUR DIFFERENT
1) Cliquer dans la fenêtre Naviguer ou choisir l’option NAVIGATEUR du menu fenêtre pour activer la fenêtre NAVIGUER. 2) Choisir Se CONNECTER SOUS UN NOM D’Utilisateur différent dans le menu Fichier pour afficher la fenêtre de connexion d’Oracle Applications. 3) Saisir le nom d’utilisateur et le mot de passe de la session désirée et choisir connecter.
NB : Si la Connexion à Oracle est faite en tant qu’utilisateur différent, toutes les fenêtres ouvertes sont automatiquement refermées.
6-UTILISER LES MENUS
Oracle Applications utilise une interface multi document (MDI). Toutes les fenêtres s’affichent à l’intérieur d’une même fenêtre principale avec la barre d’outils, la barre des menus , la ligne de message et la ligne de statut attachés à cette fenêtre. MENU DEROULANT La barre des menus déroulant comprend les menus suivants : Fichier Editer Voir Dossier Outils Fenêtre Aide Ces menus servent à naviguer dans un panneau, à modifier ou extraire des données ou à exécuter diverses autres actions.
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MENU CONTEXTUEL Outre les menus déroulant, on peut utiliser les menus contextuels qui s’affichent lorsqu’on clique sur le bouton droit de la souris et qui donnent accès aux options suivantes : Couper Copier Coller Menu Dossier Aide
