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Restez en forme avec un entraînement de sept minutes

Tout a commencé avec cinq paragraphes publiés dans le New York Times en septembre
2013. L'article décrivait une étude menée par l'American College of Sports Medicine
concernant une nouvelle méthode d'entraînement qui, bien qu'elle ne dure que sept
minutes, promettait des résultats similaires à un entraînement d'endurance prolongé. Cela
a créé un tel buzz que le New York Times a ensuite publié une application d'entraînement
de sept minutes qui a depuis été téléchargée des millions de fois.

Il existe désormais une trentaine d'applications similaires sur l'App Store et le Google Play Store.
Si vous nous le demandez, le meilleur est l'entraînement de 7 minutes de Johnson & Johnson
dans lequel un entraîneur virtuel nommé Chris vous guide pas à pas à travers la méthode.

En un mot, le 7 Minute Workout se compose de douze exercices de 30 secondes exécutés les


uns après les autres (pompes, craquements, squats, planches) avec une pause de 10 secondes
entre chacun. Vous pouvez le faire où vous voulez: tout ce dont vous avez besoin est une chaise
et un mur.

Si vous voulez quelque chose où vous pouvez personnaliser le temps et fixer des objectifs, l'application
Sworkit a également été fortement recommandée par les entrepreneurs que nous avons interviewés.

Régime

Nous avons tendance à attribuer beaucoup d'importance aux «sentiments intestinaux» - et la recherche
contemporaine commence à nous montrer pourquoi.

Le système digestif est plus qu'une simple série d'organes conçus pour traiter les aliments et les transformer en
carburant pour le corps. C'est plus comme un second cerveau: nos intestins contiennent plus de 200 millions de
neurones - autant que dans le cerveau d'un chien - et plus de cellules nerveuses que nos yeux, nos oreilles ou
notre peau.
Les scientifiques ont découvert que la stimulation électrique du nerf vague (le nerf responsable de
la communication entre le cerveau et le système digestif) pouvait avoir des e ff ets dramatiques sur
l'humeur d'un sujet.

Nous n'allons pas prêcher sur les vertus des carottes et des graines germées, mais il convient de garder à
l'esprit que ce que vous mangez a un impact beaucoup plus important sur votre état d'esprit et votre niveau
d'énergie que vous ne le pensez. Jouez et voyez ce qui fonctionne le mieux pour vous.

Piratez votre horloge biologique

Profitez pleinement de ce que certains appellent votre «prime time biologique» (c'est-à-dire le moment
de la journée où vos niveaux d'énergie sont naturellement à leur maximum). Il ne s'agit pas d'être une
personne du matin ou du soir. Vous devriez - vous devez - être plus précis que cela. Spécifiquement,
votre prime time est le moment de la journée où votre motivation et votre concentration sont à leur
plus haut niveau. Comprendre cela vous aidera à déterminer quand il est préférable de faire un travail
important et quand vous feriez mieux de faire une pause café. Pour déterminer votre heure de grande
écoute, participez à l'évaluation du rythme circadien conçue par les chercheurs James Horne et Oleg
Ostberg (Morningness Evening Questionnaire). Le test prend dix minutes et peut être facilement
trouvé en ligne, et détermine votre chronotype, ou les heures de vigilance maximale.

Une fois que vous avez les résultats, commencez à construire votre emploi du temps autour d'eux. Si vous êtes
une personne tôt le matin, par exemple, déplacez toutes vos réunions vers l'après-midi et utilisez le matin pour
les aspects les plus exigeants de votre charge de travail.

Juste pour que vous le sachiez, aucun des entrepreneurs à qui nous avons parlé n'a dit qu'il était plus
productif le soir. En revanche, au moins vingt d'entre eux ont spontanément évoqué le fait de
commencer tôt le matin comme l'un des secrets clés pour améliorer la productivité. Tout d'abord, le
bureau est un endroit incroyablement paisible quand il n'y a personne d'autre là-bas, mais plus
important encore, votre esprit est la première chose la plus lucide le matin, lorsque le sommeil s'est
dissipé
encombrement mental, vous permettant de vous attaquer à vos tâches les plus exigeantes.

Essayez d'établir une routine matinale e ff cace qui tire le meilleur parti de cette clarté d'esprit. Ne le
gâchez pas en lisant les e-mails et en vous remplissant l'esprit
plus indésirable. Les entrepreneurs à qui nous avons parlé avaient tous une routine matinale clairement définie.
Voici quelques-unes des recommandations les plus courantes:

• Définissez vos trois tâches les plus importantes. Alors commencez par le plus dur (souvenez-vous de la
grenouille)

• qui?
Faites de l'exercice. 7 minutes d'entraînement, n'importe

• Méditez. La meilleure chance que vous ayez de ne pas être dérangé est lorsque tout le monde dort
encore.

• Buvez un grand verre d'eau. Vous perdez environ 7 oz d'eau pendant une nuit de sommeil, ce qui n'est pas
beaucoup, mais ce n'est jamais une mauvaise idée de vous réhydrater.

• Fais ton lit. Une tâche simple facilement accomplie aidera à motiver ceux qui suivront.

Obtenez le bon équipement

Pour créer des conditions de travail optimales, équipez-vous de matériaux optimaux.

Cela commence par votre ordinateur.

Si l'icône du sablier apparaît chaque fois que votre ordinateur charge un fichier, vous avez besoin de quelque
chose de plus puissant. Si un nouvel ordinateur ne vous fait gagner que 10 minutes par jour, sur cinq ans, vous
économiserez 25 jours de temps. Cela justifie certainement de débourser 1 200 $ pour un meilleur ordinateur
portable.

Mac ou PC? Sans vouloir perdre des amis, la grande majorité des entrepreneurs rencontrés travaillent sur
Mac. Le raisonnement principal est qu'ils plantent moins souvent et qu'ils ont meilleure apparence :) Cela dit,
la plupart des logiciels modernes sont SaaS (ce qui signifie que vous avez accès à tout ce dont vous avez
besoin avec n'importe quel navigateur Web) et, en tant que tel, est disponible pour Mac et PC . Ton appel.

Un autre conseil utile qui nous a été donné était d'augmenter la vitesse de suivi de votre souris. Cela peut
sembler anodin, mais cela peut changer votre vie! Si vous utilisez une souris, essayez d'augmenter sa
vitesse de suivi à 80% (100% si vous vous sentez
courageux). Cela semblera un peu hors de contrôle au début, mais après quelques minutes de
pratique, vous comprendrez. Et si vous utilisez un trackpad, la règle de base est la suivante: si vous
exécutez votre index en diagonale sur le pad, le curseur doit facilement traverser tout l'écran.

Gardez également une paire d'écouteurs à portée de main. Vous aurez les mains libres pour prendre des notes si vous

êtes au téléphone (ce qui signifie également moins de douleurs au cou).

La dernière petite chose que les entrepreneurs ont suggérée était de doubler tous vos câbles et chargeurs, en
gardant un ensemble à la maison et un au bureau. Ils seront plus faciles à trouver et vous ne perdrez pas de
temps à essayer de vous rappeler où vous les aviez pour la dernière fois… de plus, votre sac sera plus léger.

Google est roi

En ce qui concerne les logiciels, vous feriez mieux de vous inspirer de la foule. Google occupe une
position dominante sur le marché, ce qui signifie qu'ils peuvent embaucher plus de développeurs, qui
travaillent tous sans relâche pour s'assurer que leurs produits restent à la pointe. Et comme l'un des
entrepreneurs que nous avons rencontrés l'a dit (assez précisément): Facebook a été inventé pour
prendre du temps, et Google a été inventé pour le sauver.

99% des entrepreneurs interrogés utilisent Gmail pour les e-mails et Chrome comme navigateur Web.
En plus d'être plus rapide, la plus grande longueur d'avance de Google sur la concurrence réside dans
les milliers d'extensions utiles qu'il propose, que nous détaillerons plus en détail dans les pages
suivantes.

De la même manière que Microsoft O ffi ce (Word, Excel et Powerpoint) a révolutionné notre façon
de travailler dans les années 1990, les entrepreneurs d'aujourd'hui sont tous passés aux solutions
en ligne de Google (Google Sheets, Google Docs et Google Slides). Ces outils présentent trois
avantages distincts (en plus d'être gratuits).

• Collaboration. Être capable de travailler simultanément et de modifier le même


document en temps réel est un énorme avantage: plus de perte de temps à envoyer des e-mails avec
des pièces jointes volumineuses. Pour écrire ce livre, nous avons travaillé tous les trois exclusivement
sur Google Docs.

• Enregistrer automatiquement. Ne vous inquiétez plus de perdre votre travail lorsque votre ordinateur tombe
en panne ou d'essayer de vous rappeler quel fichier est le bon Google enregistre automatiquement votre
travail et vous permet d'accéder aux versions précédentes de votre historique. Cela est très pratique lorsque,
par exemple, le nouveau stagiaire supprime accidentellement tout votre document.

• Fonctionnalité. En plus d'avoir toutes les mêmes capacités que le bureau


Les outils de Google disposent également de plusieurs fonctions uniques 12 avec des graphiques plus
sophistiqués (Google Sheets).

Si vous ne savez pas quel logiciel choisir…

Comme nous l'avons déjà dit, en cas de doute sur un logiciel, suivez la foule. Lorsque vous
choisissez un outil, choisissez celui qui a le plus de développeurs travaillant dessus, que vous
pouvez déterminer en voyant celui qui a le plus d'utilisateurs. Un moyen simple de le faire est de
consulter Google Trends avant de faire votre choix. Voici un graphique extrait de Google Trends
comparant les quatre principales plateformes de commerce électronique depuis 2004.
Automatisation: automatisez les actions répétitives

La règle d'or: si vous devez répéter la même action plus de une seule fois, automatisez-le. Voici
quatre domaines dans lesquels l'automatisation est extrêmement simple.

Laissez votre ordinateur remplir automatiquement les formulaires

Nous sommes tous allés là-bas une centaine de fois: passé dix minutes à renseigner des détails personnels pour
faire planter le site, essayé cinq mots de passe différents avant de cliquer enfin sur «Mot de passe oublié», été
obligé de chercher une carte de crédit pour acheter quelque chose… En ligne les formulaires sont un fléau sur
le Web.

Cependant, il existe de fantastiques outils numériques disponibles qui remplissent


automatiquement vos données en ligne (en plus d'améliorer la sécurité). Pour se souvenir des
noms d'utilisateur et des mots de passe, 1Password fonctionne bien. Si vous recherchez quelque
chose de plus complet qui contiendra tous vos détails, Dashlane était celui le plus souvent
recommandé par les entrepreneurs à qui nous avons parlé.

La seule chose dont vous devrez vous souvenir avec ces outils est votre mot de passe principal, le
sésame ouvert pour tous vos comptes sur le Web.

Laissez votre ordinateur trier vos e-mails

Les e-mails que vous recevez contiennent une mine d'informations (destinataire, sujet, date, etc.) qui
peuvent toutes être utilisées pour automatiser les réponses et vous faciliter la vie. Gmail propose de
nombreux filtres auxquels vous pouvez accéder en cliquant sur la petite flèche en bas de la barre de
recherche. Voici quelques exemples de ce que Gmail peut faire:
• Mettez en évidence les e-mails que vous recevez de votre patron et de vos cinq clients clés avec une étiquette
rouge, ce qui vous permet de différencier votre e-mail le plus important de tous les autres.

• Répondre automatiquement à certains e-mails. Par exemple, si vous recevez fréquemment des
demandes de stage que vous ne pouvez pas répondre, vous pouvez configurer un filtre pour que tous
les e-mails contenant le sujet `` stage '' envoyés depuis une adresse e-mail extérieure reçoivent une
réponse automatique en les refusant. . (Cette fonction est disponible sous 'Réponses standardisées
dans Gmail Labs ou à l'aide de modèles Mixmax)

• Refusez automatiquement les réunions qui sont soit programmées en dehors des heures de travail ou
qui chevauchent un engagement existant.

• Supprimer ou archiver automatiquement certains types d'e-mails inutiles. Exemple:


confirmations de présence (c'est-à-dire e-mails avec «Invitation acceptée en objet). Il vous
suffit de connaître les invitations refusées et non confirmées.

Mixmax = Gmail sous stéroïdes


Mixmax est l'un des deux seuls outils à avoir sa propre boîte dans le livre, et pour une bonne raison.
Mixmax peut libérer tout le potentiel de Gmail et a été cité comme un changeur de jeu par de nombreux
entrepreneurs avec lesquels nous avons parlé. Voici quelques-unes de ses principales caractéristiques:

1. Envoyez plus tard. Vous pouvez configurer Mixmax pour qu'il envoie un e-mail à la date et à
l'heure de votre choix (par exemple si c'est la fin de la journée et que vous ne voulez pas irriter
vos collègues).

2. Définissez des rappels. Mixmax peut vous envoyer un rappel si vous n'avez pas
reçu de réponse à un e-mail après un certain nombre de jours, vous évitant ainsi
de vous souvenir du suivi.

3. Partager la disponibilité. En un seul clic, vous pouvez rendre visibles à quelqu'un toutes les
lacunes disponibles dans votre emploi du temps, puis créer un
invitez dans vos deux agendas. Il s'agit d'une ressource inestimable lorsqu'il s'agit
de planifier des réunions et d'éviter les échanges de courriels inutiles.

4. Suivi. Mixmax vous permet de savoir si et quand quelqu'un a lu votre e-mail. Pratique si
vous voulez savoir s'il faut poursuivre la personne ou non - ou si vous êtes simplement
curieux.

5. Séquences. Mixmax vous permet d'envoyer des courriels en masse à des centaines de
vos contacts en même temps, puis s'ils n'ont pas répondu dans un délai imparti, il peut
les suivre pour vous avec un message personnalisé. Par exemple, vous pourriez écrire:
"Hé ______, j'ai remarqué que vous n'avez pas encore répondu à mon e-mail et je me suis
demandé si vous aviez besoin de plus d'informations." Si vous voulez être un gars sage,
vous pouvez même taper simplement «bump» ou «ping». C'est un peu inattendu et
augmentera probablement votre taux de réponse.

En gros, vous appuyez sur «envoyer», vous vous asseyez et laissez Mixmax faire le travail. La version
gratuite vous permet d'utiliser chaque fonction environ 10 fois par mois, ce qui est plutôt bien pour
commencer. Seule la fonction de publipostage n'est pas incluse dans la version gratuite, auquel cas
vous pouvez toujours utiliser Yet Another Mail Merge, une alternative moins riche en fonctionnalités,
mais toujours assez solide.

Laissez votre ordinateur gérer les processus

De nombreux processus que nous utilisons dans notre vie quotidienne sont basés sur des déclarations
conditionnelles si-alors (si x se produit, alors faites y). Par exemple, si vous recevez votre facture mensuelle
d'un fournisseur, vous devez d'abord lui envoyer un e-mail accusant réception de ladite facture, puis la
déposer dans Dropbox - une action fastidieuse et répétitive qui peut facilement être automatisée pour gagner
du temps et de l'énergie. L'un des entrepreneurs à qui nous avons parlé avait automatisé avec succès plus
de 50 de ces processus quotidiens.
Le roi des outils d'automatisation est Zapier, qui peut connecter plus de 1000 applications (y compris
Gmail, Google Sheets, Expensify, Dropbox et Facebook) pour automatiser votre travail et augmenter
votre productivité. En utilisant l'exemple de la facture fournisseur, vous pouvez utiliser Zapier pour
définir les e-mails de votre fournisseur contenant une facture comme déclencheur, puis envoyer une
réponse et insérer la facture dans Dropbox comme action résultante. Il y a des milliers de possibilités
à explorer (par exemple, bloquer automatiquement les deux heures

avant et après une nuit dans votre calendrier pour tenir compte du temps de transfert) 13 .

Le deuxième outil que nous recommandons est Hazel (actuellement disponible uniquement pour Mac, mais
consultez DropIt pour PC). Au lieu de connecter di érents services, Hazel organise automatiquement les
fichiers sur votre ordinateur en fonction de certains paramètres que vous définissez. Un exemple basique: si
l'un des documents de votre dossier de téléchargement est plus grand qu'un gigaoctet et n'a pas été ouvert
depuis plus de deux semaines, Hazel peut le supprimer automatiquement. Ou, si un document contient le mot
«facture», Hazel peut créer une copie, la renommer avec la date et l'heure, et la déposer automatiquement
dans votre dossier de comptes.

Si vous cherchez à faire passer la connectivité au niveau supérieur, alors IFTTT (If This Then That) vaut le
détour. Il remplit certaines des mêmes fonctions que Zapier, mais vous permet également de connecter des
appareils ménagers. C'est là que ça devient vraiment intéressant: vous pouvez arroser votre jardin
automatiquement s'il n'a pas plu depuis un moment, recevoir une alerte sur votre smartphone si vous avez
laissé la porte du réfrigérateur ouverte, éteindre le chauffage chez vous une fois que tout le monde est parti,
mettez votre téléphone en mode silencieux lorsque vous entrez dans le bureau… Essentiellement, vous pouvez
à peu près automatisez toute votre vie. C'est à vous de décider si vous trouvez cela cool ou effrayant.

Si vous utilisez des applications spécifiques à votre entreprise qui ne peuvent pas être liées à Zapier ou
IFTTT, votre meilleure option est RPA (Robotic Process Automation). Au lieu d'utiliser du code
informatique pour connecter vos applications (la fameuse API), RPA reflète le comportement humain en
observant l'utilisateur effectuer une tâche, puis répète ces tâches, que ce soit en comparant des données
ou en remplissant des formulaires. La RPA devient rapidement une grande entreprise avec des
«licornes» de l'industrie comme UiPath ou Blue Prism, évaluées à plus d'un milliard
dollars au moment de la rédaction. Leur hausse ne montre aucun signe de ralentissement de sitôt.

Nous devons souligner qu'il existe un potentiel de croissance énorme pour l'automatisation
papier lourd secteurs tel comme bancaire, Assurance et
télécommunications. Les robots permettraient d'automatiser tout, de la rédaction des contrats à la gestion des
réclamations, en passant par la facturation et la protection contre la fraude. L'objectif principal est d'éliminer les
tâches fastidieuses, laissant ainsi votre personnel libre de se concentrer sur les tâches qui bénéficieront le plus
de leurs talents particuliers, de leur empathie ou de leur jugement. Bien sûr, la plupart des entreprises pourraient
mettre en place des logiciels spéci ques pour prendre en charge ces tâches, mais l'avantage de la RPA est
qu'elle ne nécessite pas une refonte complète de votre système informatique, ce qui le rend beaucoup moins
cher à long terme.

Que peut faire la RPA pour vous? Si vous trouvez que vos tâches quotidiennes deviennent trop répétitives, rien ne
vous empêche de mettre en place votre propre système RPA. Vous n'avez pas besoin d'un expert informatique;
La RPA ne nécessite pas de connaissance du codage. Tout ce dont vous avez besoin est de la patience et du bon
sens. De plus, UiPath, par exemple, est gratuit pour les entreprises de moins de 250 employés.

Utiliser l'IA

De 2001: Une odyssée de l'espace à Blade Runner et Mur-E, Arti cial Intelligence est présente sur les écrans
de cinéma depuis des années. Dans la vraie vie, les progrès de l'IA ont été lents en comparaison. Jusque
récemment.

Tout a changé en 2010 avec l'introduction du deep learning (un modèle basé sur la manière dont les
humains acquièrent des connaissances), qui a révolutionné le processus d'apprentissage de l'IA. Par
exemple, disons que vous travailliez sur la formation d'une IA de reconnaissance d'image. Au lieu
d'avoir à enseigner à l'algorithme qu'un chat est un animal avec quatre pattes, des moustaches et deux
oreilles, vous lui donnez simplement accès à des millions d'images d'animaux et dites-lui lesquelles
sont en effet des chats. Cette avancée radicale a été rendue possible par la croissance exponentielle
de l'information en ligne (en grande partie grâce aux
réseaux et médias en ligne) qui fournit désormais à l'IA sa ressource pédagogique.

Le résultat de tout cela est une accélération soudaine du développement de l'IA qui réécrit notre façon de
vivre et de travailler. Bien sûr, nous ne savons pas encore quels seront les e ff ets à long terme de l'IA sur
l'économie et la société - seulement qu'ils seront énormes. Pour l'instant au moins, nous pouvons l'utiliser à
notre avantage pour gérer des tâches de faible valeur en notre nom.

Reconnaissance vocale

L'image du patron dictant des lettres à une secrétaire est désormais complètement dépassée. Nous pouvons
parler au moins deux fois plus vite que le dactylo le plus rapide peut taper, et combiné à la reconnaissance
vocale, nos idées peuvent être écrites plus rapidement que jamais.

En mai 2017, exploitant la puissance de l'apprentissage profond, le logiciel de reconnaissance vocale IA de


Google a atteint une précision de 95% dans la transcription de la voix en texte, bien supérieure à la
transcription humaine. Les progrès dans ce secteur ont été considérablement rapides: en juillet 2016, le
taux de précision du logiciel de reconnaissance vocale de Google atteignait 91,5%. Cortana (l'équivalent de
Microsoft) et Siri (Apple) ont suivi des trajectoires de progrès similaires.

Alors que vous parlez plus vite que vous n’écrivez, les messages sont toujours plus rapides à lire qu’à écouter.
Donc, si vous ne le faites pas déjà, nous vous recommandons d'utiliser la reconnaissance vocale pour dicter les
messages de votre smartphone, que ce soit pour les textes, WhatsApp ou n'importe où ailleurs.

Là où l'IA de reconnaissance vocale brille vraiment, c'est dans le secteur des enceintes connectées /
assistant domestique. Que vous utilisiez Alexa d'Amazon, Google Home ou Homepod d'Apple, ces
systèmes o rent un potentiel incroyable pour améliorer votre productivité personnelle. Le logiciel de
commande vocale a éliminé le besoin d'un écran / clavier éliminant encore plus de points de friction
entre
vous et un désir donné. Au moment où cela vous vient à l'esprit, vous pouvez écouter une chanson, réserver un taxi,

ajouter quelque chose à votre liste de courses ou acheter quelque chose en ligne.

De toute évidence, ces haut-parleurs sont mieux utilisés à la maison, plutôt que dans un bureau à aire
ouverte. Cela dit, il existe Alexa for Business qui vous permet de créer ou de rejoindre une conférence
téléphonique, d'ajuster l'éclairage ou même la température sans jamais quitter votre chaise ou toucher
votre clavier.

Texte prédictif pour votre téléphone

Swiftkey est l'une des applications les plus populaires pour iOS et Android, actuellement installée sur quelque 300
millions de smartphones dans le monde, au moment de la rédaction de cet article. En proposant trois options juste
au-dessus du clavier sur votre écran tactile au fur et à mesure que vous tapez, Swiftkey peut réduire
considérablement le temps passé à taper sur votre téléphone.

La précision des prédictions de Swiftkey a fait un bond en avant significatif en 2016 lorsque
Swiftkey s'est éloigné d'un modèle basé sur la probabilité statistique d'un mot suivant un autre et a
adopté un modèle d'apprentissage en profondeur dans lequel il était capable de prédire ce que
vous vouliez réellement dire. Donc, si vous venez de mentionner votre lundi matin dans un
message texte, et que vous avez ensuite tapé «j'avais», le Swiftkey proposerait «un bon
week-end» plutôt que «un bon moment». En gros, c'est comme si le clavier réfléchissait à votre
place.

Traduction

Pendant longtemps, nous avons cru que les machines ne seraient jamais capables d'effectuer des
traductions précises et nuancées. Nous les considérions incapables de comprendre la nature
organique du langage, que ce soit dans sa subtilité, son ironie ou son double sens. Cependant, depuis
sa création en 2016, le deep learning a changé la donne. Les nouvelles traductions de logiciels d'IA
sont désormais supérieures à la majorité des traductions fournies par des locuteurs non natifs.
En conséquence directe, l'idée de la langue comme barrière entre les gens disparaît des
communications écrites (e-mails, chat, etc.) et l'intégralité d'Internet devient de plus en plus accessible
aux gens du monde entier quelle que soit la langue qu'ils parlent. . Il est désormais aussi facile de lire
un article dans un journal coréen que dans votre journal local. Pour une fois, malgré des
investissements massifs dans la technologie de traduction, ni Google ni Facebook ne sont en tête du
marché. Cet honneur revient plutôt à Systran, un programme de traduction basé sur l'apprentissage en
profondeur qui a atteint un degré de subtilité et de détail auparavant considéré comme impossible. Les
résultats sont remarquables (essayez leur version de démonstration gratuitement, il suffit de google).
Malheureusement, vous devez payer pour la version pro, mais si vous cherchez quelque chose de
gratuit, suivez les conseils de nos entrepreneurs et installez l'extension Google Translate pour Chrome.
Il traduira automatiquement tous les mots que vous mettez en surbrillance et vous pourrez l'utiliser pour
traduire n'importe quelle page de votre choix en cliquant simplement sur l'icône.

Organisation de rendez-vous

Faire des allers-retours pour organiser un simple rendez-vous ou une réunion peut prendre un temps
et une énergie disproportionnés. Les assistants IA tels que X.ai, Claralabs ou Julie Desk apportent
une solution soignée à ce problème. Avec
X.ai par exemple, juste CC Amy@x.ai dans vos e-mails et Amy se chargera de la planification, en proposant
aux deux parties des plages horaires pratiques en fonction des disponibilités. Amy vous proposera même vos
restaurants préférés si vous avez besoin d'organiser un déjeuner d'affaires. Les assistants virtuels alimentés
par l'IA coûtent entre 20 et 200 dollars par mois, selon le niveau de service que vous obtenez. De nombreux
entrepreneurs avec lesquels nous nous sommes entretenus ont déclaré que le temps qu'ils avaient
économisé a valu à ces assistants virtuels un investissement important.

L'avenir de l'IA

Ce n'est que le début de la révolution. Au cours des prochaines décennies, l'intelligence artificielle
prendra en charge de plus en plus de ces types de tâches de faible valeur et chronophages. Les startups
cherchent déjà des moyens d'exploiter cela. UNE
La startup appelée Growbots développe l'IA pour prospecter de nouveaux clients afin que vous n'ayez
pas à le faire. L'introduction des véhicules autonomes signifiera que nous n'aurons plus à passer du
temps à nous conduire. Au lieu de cela, nous aurons le temps pour d'autres choses: travailler, lire,
regarder un film ou simplement regarder par la fenêtre. Le fondateur d'Alibaba, Jack Ma, prédit que
grâce à l'IA, nous travaillerons 4 heures par jour et 4 jours par semaine d'ici 30 ans. D'ici là, l'accent
sera mis sur la créativité que nous apportons à un rôle et la qualité du travail que nous produisons
plutôt que sur le nombre d'heures que nous passons à travailler.

Vitesse: accomplissez vos tâches quotidiennes plus rapidement

Pour déterminer ce qui a le plus d'impact sur votre productivité, vous devez d'abord déterminer comment
vous répartissez votre temps entre les tâches au cours d'une semaine donnée. Combien de temps
passez-vous en réunion, sur Excel, à vérifier vos e-mails ou à naviguer sur les réseaux sociaux? Si vous
recherchez un calcul précis plutôt qu'une estimation approximative, vous pouvez utiliser une application
gratuite comme RescueTime, qui s'exécute en arrière-plan sur votre ordinateur et votre smartphone et suit le
temps que vous passez sur les sites Web et les applications, vous offrant ainsi un ventilation complète de
votre journée. Si vous ne pouvez pas le mesurer, vous ne pouvez pas l'améliorer!

Écrivez plus vite

Nous aimerions commencer par souligner un point évident que beaucoup de gens semblent oublier: au
travail, le seul avantage de votre téléphone par rapport à votre ordinateur est que vous pouvez l'utiliser
facilement lorsque vous vous déplacez. Dans tout le reste, votre ordinateur a l'avantage. C'est plus rapide,
plus puissant, avec un écran plus grand et un meilleur clavier. Bref, évitez de toucher votre téléphone au
travail sauf si vous passez un appel!

Considérez votre téléphone comme une sorte de modem pour votre ordinateur qui vous permet de
communiquer par SMS ou WhatsApp. Lorsque vous êtes au travail, laissez-le dans la poche de votre
veste et ne l'utilisez pas! Il existe de nombreux
sites Web ou applications de bureau qui vous permettent d'accéder à votre téléphone à partir de votre
ordinateur, y compris Whatsapp (https://web.whatsapp.com), Android Messages
(https://messages.android.com) ou Messages (application de bureau Mac qui permet vous accédez à votre
iPhone).

Tapez plus vite

Tout d'abord: testons votre vitesse de frappe (il existe de nombreux sites pour cela, mais
10fast ngers est un bon). Si vous tapez moins de 30 mots par minute, vous êtes plus lent que
la moyenne. La bonne nouvelle est qu'il y a encore beaucoup à faire. Juste pour vous donner
une idée, une dactylo professionnelle peut produire entre 70 et 100 mots par minute, et le
record du monde (détenu par Barbara Blackburn) est de 212 mots par minute (même si elle
avait un clavier spécial).

Le secret pour être un bon dactylo réside dans le positionnement des mains sur le clavier. Vos
ngers devraient pouvoir atteindre toutes les touches avec un minimum de mouvement. Sur un
clavier QWERTY, placez vos index sur les touches F et J, qui ont toutes deux une petite bosse
dessus pour vous aider à les trouver sans regarder (ouais, c'est à ça qu'elles servent). Placez vos
autres ngers sur les touches A, S et D à gauche et K, L et; à droite, avec vos pouces posés sur la
barre d'espace. À partir de là, chaque chiffre correspond à une zone spéci que du clavier (par
exemple, votre sonnerie gauche doit toujours être utilisée pour toucher les touches W, S et X).

Il existe d'excellents outils en ligne pour vous aider à améliorer votre saisie. Pour nous, l'un des meilleurs
est le Typingclub, qui est utilisé par plus de 50 000 écoles à travers les États-Unis. Essayez une session de
dix minutes chaque jour, mais sachez que la vitesse de frappe suit une courbe en forme de J, c'est-à-dire
que changer votre technique vous ralentira au début, mais vous bénéficierez d'une accélération rapide en
une semaine ou deux.

Raccourcis pour écrire plus rapidement


Lorsque vous écrivez un e-mail, vous vous retrouvez souvent en train de répéter certaines phrases, par
exemple «nos bureaux sont situés au 248 Acceleration Avenue, Westchester, New York».

Le moyen de dénigrer cela plus rapidement qu'un pirate informatique d'Anonyme: l'extension Auto Text
Expander de Google Chrome, qui vous permet d'attribuer des phrases ou des phrases pré-écrites à des
raccourcis particuliers, tels que «: addr» pour votre adresse professionnelle, puis… hop. Vous pouvez
également essayer l'application aText qui coûte 5 $, mais qui vous permet de remplacer les raccourcis sur
l'ensemble de votre Mac plutôt que sur Chrome. Il y a aussi l'application Alfred dont la version payante fait
la même chose.

Voici quelques raccourcis à essayer

• Votre adresse professionnelle et personnelle

• Les subtilités utilisées pour démarrer et terminer les e-mails

• Ton nom complet

• Votre numéro de téléphone

• Votre numéro de compte bancaire

• Votre numéro de sécurité sociale

• Votre numéro de passeport / les détails de votre permis de conduire

• Les détails de votre entreprise, nom, adresse Web, numéro d'immatriculation de l'entreprise, numéro fiscal…

• Toute phrase que vous vous retrouvez vous-même répéter dans votre métier, par exemple pour faire
une proposition commerciale, fournir un devis, envoyer une facture proposant un entretien ou une
réunion, refuser une demande de stage, etc.

• Raccourcis dynamiques tels que la date du jour

Utiliser des modèles


L'outil "Réponses standardisées" de Google vous permet d'insérer du contenu pré-écrit dans vos e-mails, une
ressource fantastique si vous vous retrouvez souvent à envoyer les mêmes e-mails encore et encore. Ensuite,
vous pouvez rapidement adapter des e-mails pré-écrits à des destinataires individuels, ce qui vous fait gagner du
temps et de l'énergie. Configurez-le dans le menu Paramètres de Gmail Labs. Si vous recherchez un peu plus de
souplesse dans la manière dont vous organisez vos réponses, les modèles Mixmax pourraient être une meilleure
option.

Si jamais vous avez besoin d'envoyer des e-mails identiques à di, érentes personnes, en personnalisant
uniquement les noms et adresses, utilisez Mail Merge. Fondamentalement, il combine un e-mail pré-écrit avec
une feuille de calcul des coordonnées qui figurent dans les variables. Encore une fois, Mixmax le fait très bien,
mais si vous recherchez une option moins chère (pour ne pas dire gratuite), l'extension Yet Another Mail Merge
(YAMM) de Chrome fait du bon travail.

Un exemple de modèle pourrait se lire: «Cher (Prénom), Cher << Prénom >>, Nous écrivons
pour confirmer que notre livre a été publié, et la soirée de lancement aura lieu le 1er
septembre. Nous serions ravis d'inviter également tous vos collègues de << Company_name
>>. Veuillez nous faire savoir si et comment beaucoup d'entre vous souhaitent venir. Merci et
faites attention!

Quatre façons d'accélérer la communication par e-mail

Lorsqu'il s'agit de communiquer par e-mail, la plus grande menace pour la productivité est le
ping-pong par e-mail:

• Email 1: Voici le dernier rapport nancier.

• Réponse: Super, que voudriez-vous que je fasse?

• Email 2: vérifiez-le et écrivez vos suggestions.

• Répondre: directement dans la feuille de calcul ou par e-mail?

• Email 3: ce que vous préférez!

• Réponse: il y a une erreur sur le dernier calcul, et je pense que


le tableau devrait être plus facile à lire.

• Email 4: Voici la version mise à jour, qu'en pensez-vous?

• Répondre: me semble bien.

• Email 5: Excellent, pouvez-vous l'envoyer à la comptabilité et au CCme?

• Répondre: je suis dessus.

Encore une fois, il vaut la peine de mettre un peu d'efforts au départ pour éviter de le gaspiller
comme ça plus tard. Essayez ces quatre techniques simples et vous ne regarderez jamais en
arrière.

1. Expliquez clairement au début de chaque e-mail ce que vous attendez de la


personne à qui vous écrivez, idéalement avec une seule question précise.

La technique TL; DR est un moyen pratique de résumer un texte trop long ou trop dense. En
haut de chaque e-mail, fournissez un résumé extrêmement succinct de l'objet de votre
e-mail. Si vous souhaitez proposer une session de formation à vos collègues, vous pouvez
écrire «TL; DR: Formation à la prise de parole en public mercredi prochain, faites-moi savoir
si vous êtes intéressé», en écrivant les détails spécifiques ci-dessous. (L'abréviation TL; DR
signifie `` Too Long; Didn't Read '' et est utilisée sur des sites comme Reddit pour fournir des
résumés concis de longs textes.)

2. Structurez votre e-mail avec précision. Essayez le «Si…. Puis 'structure (copyright
Tim Ferriss). Donc, en utilisant l'échange ci-dessus comme exemple, vous écririez
quelque chose comme: «Voici le rapport financier proposé, si c'est bon pour vous,
envoyez-le directement à la comptabilité et envoyez-moi un CC. Sinon, veuillez
indiquer tout changement ou suggestion en bas. " En écrivant un e-mail explicitement
clair, vous évitez d'avoir à entretenir des allers-retours.

3. Hiérarchisez les informations clés en utilisant des puces ou, mieux encore, utilisez une liste

numérotée afin de pouvoir vous référer à des éléments spécifiques dans tout le corps de votre e-mail.
4. Parfois, illustrer votre propos à l'aide d'images, de graphiques et de vidéos peut être à la
fois plus rapide et plus e cace que de longues explications. En un clic, CloudApp vous
permet de prendre des captures d'écran de ce que vous aimez (images statiques, gifs,
vidéos, etc.) et vous permet de les annoter si nécessaire. Cloud App vous permet
également de partager l'accès aux images via un lien copiable. Dans ce cas, la version
gratuite fait à peu près tout ce dont vous avez besoin.

Lisez plus vite

Le lecteur moyen lit entre 200 et 300 mots par minute, mais les plus rapides sont capables de
lire plus près de 1000 à ce moment-là. Il y a deux secrets clés derrière leur capacité à lire si
rapidement.

1. Ils ne sous-vocalisent pas.

La sous-vocalisation est essentiellement le processus de parler mentalement des mots que nous lisons, ce qui
ralentit la vitesse de lecture jusqu'à la vitesse de parole.

2. Ils augmentent leur vitesse de numérisation.

Contrairement à ce que vous pourriez penser, nos yeux ne lisent pas les mots d'une ligne de texte dans l'ordre, un
par un, mais dans une série de 5 à 6 sauts, chacun d'une durée d'environ 0,25 seconde. Pour parcourir le texte plus
rapidement, vous pouvez essayer de lire le troisième mot sur chaque ligne et le troisième au dernier mot sur cette
même ligne, et laissez votre vision périphérique faire le gros du travail.

L'idée de doubler ou même de tripler votre vitesse de lecture peut sembler très attrayante, et il existe
un certain nombre de livres et de sites qui offrent une formation. Legentas propose des cours en ligne
pour vous aider à réduire le nombre de points d'arrêt sur une ligne, tandis que Spreeder vous forme à
lire plus rapidement en
incendiant des séquences de mots sur l'écran, une méthode connue sous le nom de présentation visuelle en
série rapide.

Malgré les affirmations audacieuses de certains de ces sites, les recherches contemporaines suggèrent
qu'il n'y a en fait pas de formule magique. Si nous accélérons notre

lecture, notre capacité à nous souvenir et à comprendre est diminuée 14 Par conséquent.

Notre conseil est de n'essayer les techniques de lecture rapide que sur vos documents les plus longs et
les plus ternes. Pour tout le reste, nous ne le recommanderions pas. En fait, si vous vous trouvez assis à
côté d'un bon roman en main, nous vous recommandons même de ralentir.

Cela dit, si vous avez du mal à trouver le temps de lire, essayez d'écouter des podcasts
- ou des livres audio. Au moins une douzaine d'entrepreneurs à qui nous avons parlé nous ont dit que c'était
la meilleure façon d'utiliser le temps pour faire la navette, cuisiner ou s'entraîner. Les podcasts couvrent une
grande variété de sujets, du développement personnel aux actualités en passant par la culture, et la
meilleure partie est que contrairement à la radio, vous choisissez exactement ce que vous écoutez. Bien sûr,
la majorité de ce que vous apprenez ne sera pas immédiatement applicable, mais s'il y a une chose que les
personnes les plus réussies ont toutes en commun, c'est leur soif incessante de connaissances et leur sens
de la curiosité sans bornes. Warren Buffet prétend passer 80% de son temps à lire, Bill Gates parcourt plus
de 50 livres par an, et Elon Musk affirme avoir appris à construire des fusées simplement en lisant des livres.
Comme l'a dit un jour l'ancien président américain Harry S. Truman, "tous les lecteurs ne sont pas des
leaders, mais tous les dirigeants sont des lecteurs."

Faites le plus de raccourcis

Il faut autant de temps pour faire glisser le curseur sur l'écran et cliquer sur un lien que pour utiliser trois ou
quatre raccourcis clavier. À moins que vous ne soyez un graphiste ou un architecte travaillant en grande partie
avec des logiciels visuels, utilisez le moins possible votre souris. Vous réaliserez rapidement à quel point vous
pouvez vous en passer. (Les RMS de la banque d'investissement encouragent les nouvelles recrues à
travailler sans souris dès le premier jour.)
Prendre le temps d'apprendre les raccourcis clavier est l'un des investissements de temps les plus utiles que vous

puissiez faire. Dans l'encadré ci-dessous, vous trouverez quelques raccourcis clés que nous vous recommandons

d'intégrer dans votre routine quotidienne, un à la fois.

Raccourcis Gmail

Gmail peut être entièrement utilisé avec des raccourcis. Sélectionnez simplement «Raccourcis
clavier activés» dans le menu Paramètres pour commencer. Voici notre top 5:

Google Sheets et raccourcis Excel

À moins que vous n'ayez beaucoup de temps à perdre, une souris n'a absolument
aucune raison de survoler vos feuilles de calcul. Google Sheets et Microsoft Excel
partagent 80% du même clavier
des raccourcis, permettant aux utilisateurs d'Excel de passer facilement aux variantes en ligne de Google.

Voici dix raccourcis Google Sheets / Excel répertoriés en fonction de la fréquence d'utilisation. Pour
notre recherche, nous avons demandé à ceux qui étaient capables de créer une feuille de calcul avec
sept onglets en moins de quinze minutes… (La plupart étaient des banquiers et des consultants.)

La clé la plus utile selon nos recherches est F2. Dans certaines sociétés de conseil, il est
même conseillé aux nouveaux employés de supprimer la touche F1 afin d'éviter d'afficher le
menu Aide de Windows alors qu'ils essayaient réellement d'appuyer sur F2. La touche F2
vous permet de basculer entre le mode Édition et le mode Entrée. Si vous naviguez dans la
feuille de calcul, appuyez sur F2 lorsque vous avez choisi une cellule et le curseur indiquera
que vous modifiez maintenant son contenu. Les touches fléchées gauche et droite se
déplaceront ensuite dans la formule au lieu de continuer à vous déplacer dans la feuille de
calcul. Si vous utilisez Mac, vous devrez définir les touches F comme des «touches de
fonction standard», sinon vous devrez continuer à appuyer simultanément sur fn et F2. Pour
ce faire, allez dans Préférences Système> Clavier> Raccourcis.
Raccourcis du navigateur

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