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La 25 ème heure

Productivité de suralimentation: les secrets de 300


Entrepreneurs prospères

Guillaume Declair
Bao Dinh
Jérôme Dumont
Publié pour la première fois en juillet 2018

Copyright © Declair - Dinh - Dumont, 2018

Tous les droits sont réservés. Edité par Jérôme Dumont.

Aucune partie de cette publication ne peut être reproduite ou stockée dans un fichier
système, ou transmis sous quelque forme ou par quelque moyen que ce soit, électronique,
mécanique, photocopie ou autre, sans autorisation écrite de
l'éditeur, sauf en cas de brèves citations dans les revues. Pour plus d'informations
sur l'autorisation, écrivez à hey@25hbook.com .

ISBN: 978-2-901240-04-4

www.25hbook.com
Contenu

Avant de commencer…
La vie est courte

Le paradoxe du progrès - pourquoi travaillons-nous davantage? Heureux les

paresseux

Comment nous avons écrit ce livre en un week-end (plus ou moins) L'équation

de la productivité

Chapitre 1 - Soyez organisé


Le pouvoir du non
Tirez le meilleur parti de votre liste de tâches La

règle des deux minutes

Déléguer, déléguer, déléguer


Prioriser
Lutter contre la procrastination

Chapitre 2 - Concentré
Élimine les pensées interférentes
Protégez-vous de la tentation Créez
une bulle
Choisissez la communication asynchrone
Désactiver les noti cations

Chapitre 3 - Accélérer
Fondamentaux: réunissez les conditions pour un bon démarrage Automatisation:

automatisez les actions répétitives

Vitesse: accomplissez vos tâches quotidiennes plus rapidement

Règle vingt / quatre-vingt: 20% de l'e ort donne 80% des résultats

Conclusion - que ferez-vous de votre 25e heure?

Ressources
Remerciements
Pour tous ceux qui tapent d'un seul doigt,
et pour ceux qu'ils rendent fous.
Avant de commencer…

La vie est courte

Tout d'abord, un diagramme, ou plutôt une série de cercles.

Chaque cercle représente un mois de votre vie.


Pour la plupart, il est difficile de penser que la vie est autre chose qu'une série de mois
interminables, chacun se déversant sur le suivant. Mais les voici tous: les mois de votre vie, tracés
un par un. Si vous avez 30, 60 ou 90 ans, voici exactement où vous vous situez sur le diagramme.

L'infographie ci-dessus par Tim Urban, l'auteur derrière le fantastique


WaitButWhy Le blog démontre une chose: que la vie est une ressource infinie et bien trop courte pour être
perdue.
Dans ce contexte, la productivité n'est pas la fin en soi, mais le moyen d'une meilleure existence globale. En
consacrant le moins de temps possible à des tâches sans intérêt et fastidieuses, nous pouvons dépenser davantage
pour ce qui nous rend vraiment heureux.

En d'autres termes, maîtriser la productivité peut nous aider à vivre plus pleinement. Pour vous, cela pourrait signifier:

• Partir à l'aventure dans un endroit où vous avez toujours voulu aller.

• Profiter de longues conversations significatives avec des amis pendant le dîner.

• Rentrer à la maison tôt le soir pour passer du temps avec vos enfants.

• Travailler sur les projets qui vous inspirent vraiment.

Le paradoxe du progrès - pourquoi travaillons-nous davantage?

Il y a trois siècles, vous deviez travailler pendant environ six heures pour payer la quantité de
bougies nécessaire pour vous aider à lire ce livre. Aujourd'hui, grâce à la hausse des
revenus et aux avancées technologiques
ont considérablement réduit le prix des ampoules 1 , il ne vous reste plus qu'à travailler une demi-seconde pour
obtenir la même quantité de lumière.

Depuis le début de la révolution industrielle, l'e ffi cacité de la production a considérablement


augmenté dans la plupart des secteurs économiques. En conséquence, le nombre d'heures
travaillées par personne a considérablement baissé depuis, en particulier parmi les cols bleus.

La semaine de travail moyenne d'un bleu d'Amérique du Nord / d'Europe occidentale

col ouvrier 2
En 1930, l'économiste John Maynard Keynes a prédit qu'avec
progrès continus de la productivité, le 21 st siècle donnerait lieu à une semaine de travail de 15 heures
pour tous.

Et pourtant, cela n'est jamais arrivé. En fait, ces dernières années, les progrès de la productivité se
sont pratiquement arrêtés.

La troisième révolution industrielle voit une croissance rapide dans les secteurs de l'informatique
et des communications. Mais à la suite d'un premier pic de productivité, la croissance a ralenti à tel
point qu'entre 2010 et 2016, la productivité en Amérique du Nord et en Europe occidentale n'a
augmenté que de 0,5%
par an 3 Déjà en 1987, l'économiste lauréat du prix Nobel, Robert Solow, observait que «vous
pouvez voir l'ère de l'informatique partout sauf dans les statistiques de productivité», et cela est
toujours vrai.

Là où les économistes imaginaient autrefois une diminution régulière des heures de travail, la semaine de
travail moyenne d'un employé à temps plein aux États-Unis est restée

pratiquement inchangé depuis 2001 à un peu plus de 47 heures 4 , alors qu'en France, il a augmenté, les
cadres travaillant en moyenne 44,1 heures par semaine en 2011
5 contre 42,6 en 2003.
De nos jours, une pause déjeuner décontractée est hors de question, et nos travailleurs sont
habituellement sous l'eau. Nos amis travaillent tard le soir et le week-end, et le trimestre Burnout est
devenu une partie standard de notre vocabulaire. Le col blanc est le nouveau col bleu.

L'introduction des machines a réussi à réduire la semaine de travail des cols bleus, mais les
nouvelles technologies n'ont pas eu les mêmes avantages pour leurs collègues du conseil.
Pourquoi ?

C'est une question raisonnable. Alors que les générations précédentes n'avaient guère plus que des stylos et du
papier pour faciliter les tâches, nous possédons désormais une gamme impressionnante d'outils numériques dont le
seul objectif est de faciliter notre travail et notre vie, de la rationalisation des tâches à leur automatisation complète.

Une réponse est que les approches modernes du travail nous rendent en fait moins e ffi caces. Nous
perdons trop de temps dans des réunions inutiles, sommes interrompus à l'infini dans des espaces de
bureau ouverts et dépendons tellement de la technologie numérique que nos smartphones, tablettes et
ordinateurs sont constamment en concurrence pour notre attention. Ajoutez le flux constant d'e-mails
et de SMS qui perturbent sans cesse notre concentration, et il semble assez clair que même si nous
passons beaucoup de temps à travail, nous n’obtenons pas vraiment beaucoup de travail.

Notre point ici est que les nouvelles technologies devraient être utilisées pour nous libérer du travail, plutôt
que pour nous y lier. Nous devons définir les rôles dans notre relation avec la technologie numérique et la
faire fonctionner pour nous, et non l'inverse. Nous devons apprendre à exploiter la pression que nous
subissons au travail pour nous motiver, nous organiser, mieux nous concentrer et travailler plus vite. En
laissant la corvée à la technologie numérique, nous pouvons nous concentrer sur les aspects les plus créatifs
et les plus intéressants de notre travail et de nos vies.

Heureux les paresseux


Plus que tout, la productivité est une question de trouver le bon état d'esprit. Pour nous, cet état d'esprit
se résume à une seule devise: embrassez la paresse.

Pour clarifier, nous ne disons pas de vous détendre et de vous soustraire à vos responsabilités, nous disons d'être
stratégique dans vos tâches en recherchant des moyens d'éviter autant de tâches de faible valeur que possible.
Fondamentalement, chaque fois que vous vous retrouvez à vous lancer dans une tâche longue, répétitive ou
ennuyeuse, vous devriez vous demander comment vous pourriez modifier votre façon de travailler pour éviter
d'avoir à la refaire à l'avenir. Certes, face à tous nos problèmes quotidiens les plus urgents, prendre le temps de
réfléchir Comment nous travaillons n'est pas facile. Ce qui est, et sera toujours, est simplement de rester sur le
pilote automatique et de continuer à faire comme vous l'avez toujours fait. Quelques exemples:

• Organiser les mêmes réunions inutiles chaque semaine au lieu de prendre le temps de redéfinir les priorités de
votre emploi du temps une fois pour toutes.

• Perdre du temps sur des tâches sans importance mais chronophages au lieu de former quelqu'un
d'autre à les faire.

• Suppression des newsletters promotionnelles non lues une par une au lieu de simplement
vous désabonner.

Ce que nous devons faire, c'est adopter un état d'esprit d'investissement dans lequel nous mettons un e ort à
court terme pour obtenir des résultats à long terme. Fondamentalement, nous devrions penser à notre
productivité comme le ferait une entreprise et investir pour réussir.

Si une semaine passe et que vous n'avez pas apporté de modifications à votre façon de travailler, vous
n'examinez probablement pas vos habitudes avec un œil suffisamment critique. Il est essentiel d'adopter
l'idée d'amélioration continue et de placer cet état d'esprit d'investissement au cœur de votre routine.
Avertissement juste: vos gains sembleront probablement insignifiants au début. Un petit ajustement qui vous
rend 1% plus rapide ne vous fait gagner qu'environ 30 minutes au cours d'une semaine de quarante heures - à
peine perceptible pour vous (ou pour quiconque autour de vous, d'ailleurs). Mais c'est l'effet boule de neige de
ces petites améliorations qui finira par faire la di érence. Si chaque semaine, vous pouvez faire un
changement qui ne vous fera gagner que 1% de votre temps, alors d'ici la fin de l'année, une semaine de
travail ne vous prendra que 24 heures au total. En adoptant cette approche, vous bénéficierez également de
ce que les économistes appellent le Ratchet E ff ect, où chaque amélioration crée tellement de valeur qu'un
retour aux anciennes méthodes semble
presque inconcevable. Pour rester motivé, rappelez-vous que plus vos investissements initiaux sont
importants, plus le salaire futur est élevé.

Et là, vous avez le secret fondamental d'une productivité suralimentée: mettre en œuvre une
série d'améliorations progressives qui finissent par créer une énorme différence.

Malgré ce que certains aimeraient vous faire croire, la productivité extrême n'est pas un don inné. Les
personnes que nous connaissons qui finissent travailler tôt, ont une belle vie de famille et mènent des projets
réussis en parallèle ont investi du temps chaque jour pour développer des compétences et mettre en œuvre des
méthodes qui leur permettent de

être très e ffi cace. Voici un excellent exemple: une étude récente 6 des 50 000 employés ont constaté que
ceux qui utilisaient Firefox ou Chrome comme navigateur Web surpassaient systématiquement ceux qui
utilisaient Internet Explorer ou Safari. En moyenne, les utilisateurs de Firefox et Chrome ont atteint leurs
objectifs 25% plus rapidement que ce dernier groupe. L'explication de l'équipe de recherche à cela: ceux
qui prennent le temps de rechercher les meilleurs navigateurs - au lieu de simplement s'en tenir aux options
par défaut de l'ordinateur - sont probablement le genre de personnes toujours à la recherche de moyens de
s'améliorer.

Investissez du temps pour vous améliorer et améliorer vos habitudes lentement mais sûrement. Faire une
différence positive se fait progressivement. Les résultats peuvent être imperceptibles au début, mais ne vous
découragez pas: un jour, vous regarderez en arrière et serez étonné de voir le chemin parcouru.

Comment nous avons écrit ce livre en un week-end (plus ou moins)

Quand nous - c'est Bao, Jérôme et Guillaume - avons commencé notre carrière, nous avons fait ce que la plupart des

gens font: nous travaillions tard, nous travaillions le week-end et nous nous sentions épuisés. Au collège et au travail,

l'accent est mis sur l'acquisition de compétences techniques; curieusement, personne ne vient à l'esprit de nous

apprendre à travailler e ff cacement.


Peu à peu, nous sommes devenus tous les trois obsédés par la recherche de moyens d'augmenter notre
productivité afin de passer le moins de temps possible sur des tâches fastidieuses qui nous épuisaient, et plus
de temps sur des choses qui comptaient pour nous. Nous avons commencé à lire tous les livres et blogs que
nous pouvions sur le thème de la productivité et en avons parlé à tous ceux que nous connaissions, tout en
testant les différentes méthodes et approches que nous avions choisies. Aujourd'hui, nous sommes tellement
productifs que nous passons la majorité de nos journées à siroter des cocktails aux Bahamas.

Je rigole. Mais améliorer notre e ff cacité a nous a permis d'avoir un impact beaucoup plus important au
travail et sur nos propres projets en moins de temps, ce qui signifie qu'en fin de compte, nous passons
plus de temps avec la famille et les amis et moins avec les collègues.

À un moment donné, nous avons réalisé que nous avions accumulé suffisamment de recherches pour
remplir un livre. Avant de commencer à l'écrire, nous avons décidé de demander de l'aide à des
entrepreneurs. Ce que toutes les meilleures startups partagent en commun, c'est qu'elles ont réussi à créer
un impact maximal avec à la fois un temps limité et des ressources financières limitées. Du point de vue
d'une startup, travailler e ffi cacement signifie souvent la différence entre la vie ou la mort lente du projet.
Donc, pour ceux qui recherchent des conseils sur la gestion du temps, les startups sont la ressource idéale.
Après tout, si vous cherchez des conseils sur la gestion d'un approvisionnement en eau limité, vous feriez
mieux de demander à quelqu'un qui vit dans le désert plutôt que près d'un ruisseau de montagne.

Nous avons envoyé un e-mail à tous nos amis et contacts entrepreneurs en leur posant une question simple: quelle
est la chose qui vous fait gagner le plus de temps dans votre vie de tous les jours? Pour être honnête, nous ne
nous attendions pas à plus que quelques brèves réponses, mais nous nous sommes retrouvés avec plus de 200
réponses enthousiastes. Et au lieu de mener nos conversations en grande partie par e-mail comme nous l'avions
imaginé, nous avons eu la chance de rencontrer la plupart des entrepreneurs en face à face, ce qui nous
permettait de vraiment choisir leur cerveau. Nos recherches étant réunies, nous avons loué une voiture et nous
sommes allés chez Jérôme en Normandie pour le week-end. Ici, fermés du reste du monde, nous avons ouvert nos
ordinateurs portables et avons commencé à taper. Dimanche soir, nous avons eu notre premier repêchage.
Suite au succès de notre livre en France, nous avons décidé d'écrire une édition internationale
(que vous tenez désormais entre vos mains), en ajoutant au texte original les contributions de plus
de 100 entrepreneurs supplémentaires basés dans le monde entier. Parmi les 300 entrepreneurs
qui ont contribué à ce livre, nous sommes ravis de pouvoir inclure les conseils des fondateurs de
BambooHR, Bolt, Casper, Hired, Instacart, Made, MealPal, Group Nine Media, OnePlus, Product
Hunt, Spotify, Techstars , Zoom, Zumper… Ces nouvelles idées ont enrichi notre livre de nouvelles
perspectives sur un large éventail de sujets, de la gestion d'équipe, à l'IA en passant par les
enceintes connectées.

L'équation de productivité

Les livres d'auto-assistance ont plutôt tendance à danser autour de leur thèse principale

que d'aller droit au but. Avec Le 25 e Heure, nous avons essayé de garder le nôtre aussi concis
et exploitable que possible. Alors allons-y. La productivité suit une équation simple:
En ce qui nous concerne, pour devenir super-productif, il faut:

• Soyez organisé: allouez suffisamment de temps pour faire chaque travail correctement.

• Concentrez-vous: donnez à chaque tâche l'attention dont elle a besoin.

• Accélérez: accomplissez chaque tâche aussi rapidement et e ffi cacement que possible.

Ces trois compétences forment les piliers de ce livre, et nous leur avons consacré un chapitre.

L'importance de chaque compétence et leur incidence sur votre travail dépendront en grande partie de votre
rôle au sein d'une entreprise ou d'une organisation. En théorie, la priorité pour un employé de niveau junior
est la production, il s'ensuit donc que sa principale préoccupation sera d'apprendre à concentrer et accélérer chaque
tâche. La tâche de la bonne répartition du temps incombera probablement à leur manager, dont le rôle,
entre autres, est de les aider organiser leur journée de travail. Pendant ce temps, un cadre doit à la fois organiser
temps e ff ectivement et démontrer une capacité à

concentrer propice au développement d'une vision à long terme de l'entreprise (tout en résolvant des problèmes
complexes en cours de route). Quel que soit votre rôle particulier au travail, il n'est jamais trop tôt (ni trop tard!)
Pour essayer de vous améliorer dans chacun de ces domaines.

Les priorités clés pour chaque poste


Une dernière chose: plusieurs des techniques décrites dans le premier chapitre ( S'organiser
) sont bien établis et ont été largement testés et éprouvés. Le grand nombre d'entrepreneurs
qui les approuvent témoigne autant de leur efficacité que du besoin d'explications plus
détaillées que celles que nous avons fournies ici. Donc, juste au cas où vous voudriez
approfondir un peu plus un sujet particulier, nous vous avons fourni les noms des auteurs
ainsi que des références à leur travail.

Bonne lecture!

A propos des auteurs (Jérôme, Bao et Guillaume)

Jérôme est Senior Product Manager chez Back Market, le (super) marché en ligne des appareils
technologiques reconditionnés. Il a précédemment co-fondé One More Thing Studio, une agence
française de développement d'applications mobiles. Il est allé à son premier Burning Man Festival il
y a dix ans et a parcouru le monde en sac à dos. Jérôme organise désormais Opal, un festival
annuel gratuit en France, et dans ses temps libres joue de la guitare, fait du vélo et aime traîner
dans les parties les plus souterraines de Paris (littéralement)
Bao est un investisseur en capital-risque chez Idinvest Partners, l'un des fonds de capital-risque et de capital de
croissance les plus actifs d'Europe. Il était auparavant directeur pour la région EMEA chez HotelTonight,
l'application de réservation d'hôtels acquise par Airbnb. Lui aussi a parcouru le monde et est un cuisinier
passionné qui invite régulièrement les candidats de Top Chef à dîner chez lui dans l'espoir de récolter quelques
conseils.

Guillaume est le co-fondateur de la marque de mode durable Loom, où il s'efforce de faire acheter
des vêtements moins nombreux mais de meilleure qualité. Auparavant, il a cofondé Merci Alfred, une
entreprise médiatique prospère. Il écrit souvent de longs articles sur des sujets obscurs, dans l'espoir
qu'un jour ils changeront les attitudes des gens sur l'urgence de protéger l'environnement.

Si les pages de ce livre vous ont aidé de quelque manière que ce soit, nous serions ravis de vous entendre à hey@25hbook.com
. Vous pouvez également nous trouver sur Facebook, Linkedin, Twitter et Instagram en recherchant
«25hbook».

Tout au long du livre, nous avons cité un ensemble d'outils très utiles que vous pouvez trouver sur www.25hbook.com
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envoyez-nous un e-mail à
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l'expédition).
Chapitre 1 - Soyez organisé

8000 ans se sont écoulés entre les révolutions agricole et industrielle, 120 ans entre la
première révolution industrielle et l'invention de l'ampoule électrique, 90 ans entre l'invention
de l'ampoule et le premier voyage de l'homme sur la lune, 22 ans entre le moonwalk et
l'invention Internet, et neuf ans entre Internet et le séquençage ADN.

En d'autres termes, la technologie n'a jamais progressé plus vite qu'aujourd'hui. Il y a un terme pour cela,
inventé par le scientifique et chercheur en progrès Ray Kurzweil: La loi des retours accélérés. La loi de
Kurzweil soutient que, parce que nous construisons de nouvelles technologies sur le dos des technologies
existantes, le progrès croît de manière exponentielle. Essentiellement, il est beaucoup plus facile de
séquencer l'ADN à l'aide d'un ordinateur moderne de grande puissance que la calculatrice mécanique que
Blaise Pascal a inventée en 1642.

Cela ne s'arrête pas là. La technologie se propage également à travers le monde plus rapidement que jamais. Il
a fallu 80 ans à 80% du monde pour avoir accès aux lignes téléphoniques, 30 ans pour les téléphones portables
et seulement 10 ans pour les smartphones.

L'avenir verra sûrement le rythme du changement s'accélérer davantage, notamment avec la


convergence des technologies NBIC (nanotechnologie, biotechnologie, technologie de
l'information et sciences cognitives).

Dans ce contexte, les entreprises modernes doivent se préparer à des changements soudains et
monumentaux du paysage. Que cela se produise maintenant ou plus tard, chaque industrie devra
éventuellement compter avec une sorte de perturbation. Hier, c'était l'industrie de la musique avec
l'arrivée des services de streaming, de la vente au détail avec Amazon, ou des hôtels avec Airbnb.
Dans un avenir pas trop lointain, l'automatisation entraînera des changements massifs dans
l'industrie automobile, la nanotechnologie révolutionnera la santé et la numérisation transformera les
secteurs de la banque et de l'assurance. Sept des dix premières entreprises ayant la plus grande
valeur marchande mondiale en 2018—
Apple, Alphabet, Microsoft, Amazon, Facebook, Alibaba et Tencent étaient totalement
inconnus de la génération précédente.

Dans un monde de priorités en constante évolution, les entreprises ont été forcées de déplacer leur objectif
du long terme vers l'immédiat. La planification stratégique sur 10 ans a cédé la place à des préoccupations
annuelles, voire trimestrielles.

Les employés doivent également être capables de s'adapter aux priorités en constante évolution de leur
entreprise. Qu'il s'agisse de la course pour développer un produit avant un concurrent, pour mettre à jour les
technologies existantes en réponse à l'évolution des pratiques, ou pour exploiter le potentiel de la Blockchain et
de l'apprentissage automatique, chacun de nous sera confronté à une liste toujours croissante de tâches et de
projets changeants. Achevée.

Dans ce tourbillon, la ressource la plus importante dont vous disposez est votre temps, la façon dont vous
l'organisez est donc cruciale. Pour cela, vous devrez vous organiser et mettre en place un système pour
améliorer votre productivité. Ce chapitre vous aidera à faire exactement cela.
Le pouvoir du non

Pourquoi tu devrais juste dire non

La dé nition de la productivité ne consiste pas à «faire beaucoup de choses». La productivité consiste à choisir

stratégiquement vos priorités et à choisir les batailles qui correspondent le mieux à vos objectifs. Quel que soit votre

travail, dans votre vie de tous les jours, vous êtes confronté à une liste interminable de tâches, de courriels, de

réunions, de demandes de votre patron, etc. Votre compte de messagerie devient une liste de tâches géante à

laquelle n'importe qui peut ajouter n'importe quoi à tout moment. Si vous dites oui à tout ce qui vous est demandé,

votre journée sera bien remplie avant même d'avoir commencé.

Bien sûr, je vais examiner ce nouveau partenariat. Bien sûr,

je viendrai avec vous à cette réunion. Bien sûr, j'irai à cette

conférence.

Bien sûr, je vais interviewer votre ami.

Il y a deux raisons pour lesquelles nous avons tendance à dire oui à tout le monde.

Le premier est que nos objectifs personnels ne sont pas définis assez clairement.

Sans objectifs précis, vous devenez passivement vulnérable aux innombrables exigences imposées
à votre temps. De plus, la seule mesure de vos progrès est le nombre d'heures que vous passez au
bureau, ce qui peut vous conduire à prolonger les tâches plus longtemps que nécessaire.
Reprendre le contrôle de votre emploi du temps signifie être proactif et définir clairement vos
objectifs. Vous devriez être en mesure de fournir une réponse précise à la question «vers quel
objectif je travaille aujourd'hui (ou ce trimestre)?». à n'importe quel moment donné. Cela vous
fournira alors un cadre pour accepter ou rejeter une demande donnée. Presque tous les
entrepreneurs que nous avons rencontrés ont pu identifier précisément leurs objectifs à long et à
court terme.

La deuxième raison pour laquelle nous disons tellement oui, c'est que nous avons peur de laisser tomber les gens.
Nous devons dépasser cette façon de penser. En réalité, accepter quelque chose malgré vos
réserves ne démontre pas votre respect et peut en fait faire l'inverse. Faire quelque chose contre
votre volonté ou un meilleur jugement sape votre motivation et vous rend plus susceptible de
décevoir en conséquence. Prenez le temps de refuser poliment, en expliquant les raisons pour
lesquelles vous le faites. La personne qui fait la demande se sentira plus respectée à long terme.

La capacité de dire non devient de plus en plus importante à mesure que votre carrière progresse et que
les exigences qui vous sont imposées grandissent. Bien que votre capacité à assumer de nouvelles tâches
reste en grande partie la même, vous devrez refuser les demandes avec une régularité croissante. Pour
vous donner un peu de contexte, le fondateur d'une startup très performante que nous avons interviewée
nous a dit que pour 20 demandes qu'il reçoit, il refusera 19. Il est absolument crucial de peser le pour et le
contre avant d'accepter quelque chose. Pour chaque oui que vous donnez, soyez prêt à dire non plusieurs
fois.
L'illusion de fréquence: pourquoi il est important de garder vos objectifs à
l'esprit

Remarque: tout au long du livre, des cases grises comme celle-ci mettent en évidence des sujets à explorer et

des outils qui pourraient vous être utiles.

Avoir une idée claire de vos objectifs vous aidera également à reconnaître les choses qui peuvent
être bénéfiques et qui surviennent involontairement, que ce soit en discutant avec des collègues, en
rencontrant un client ou en lisant simplement un article.

Sans même nous en rendre compte, nous sommes incroyablement sélectifs lorsqu'il s'agit de savoir
où et comment concentrer notre attention. Vous avez probablement remarqué la façon dont quelque
chose qui vous préoccupait semble soudainement surgir tout autour de vous. Ou comment au
moment où nous choisissons un nouveau terme, tout le monde semble l'utiliser. Ou comment la
seconde où nous décidons d'acheter une nouvelle maison, le monde est soudainement rempli
d'agents immobiliers. C'est ce que les psychologues du comportement appellent «l'illusion de
fréquence». Tous les signes étaient déjà là, mais ils ont été filtrés par notre cerveau afin de nous
garder concentrés sur la tâche à accomplir. Avoir vos objectifs en tête vous incite à être à l'affût de
toute information ou opportunité qui pourrait vous être bénéfique.

Comment dire non

Quoi qu'il arrive, gardez à l'esprit qu'il est toujours préférable de dire non et d'expliquer votre raisonnement que de
dire oui à quelque chose que vous savez que vous ne pouvez pas faire ou que vous ne pouvez pas bien faire. Il
vaut mieux passer une minute à rejeter quelqu'un qu'une heure à perdre du temps sur une tâche infructueuse. Voici
un exemple de la façon dont vous pourriez refuser gracieusement une invitation à déjeuner, comme l'a fourni un
entrepreneur avec qui nous avons parlé.
«Salut Martin, merci de nous avoir contactés. J'aurais adoré déjeuner avec vous, mais j'ai essayé
de condenser mes journées de travail pour me libérer un peu plus de temps. Si vous avez des
questions spécifiques, envoyez-les par e-mail et je serai ravi d'y répondre pour vous. »

La ligne d'ouverture sert à garder le refus amical et non personnel (après tout, vous pourriez finir par
rencontrer cette personne un jour). La deuxième partie communique que votre non est nal. Il est
important de ne pas donner une excuse qui laisse la porte ouverte. Idéalement, prenez le temps de
personnaliser votre réponse
- c'est toujours beaucoup plus agréable pour la personne à qui vous répondez. N'oubliez pas que vous risquez de
perdre plus en acceptant quelque chose pour lequel vous n'êtes pas préparé que vous ne le faites en le refusant
poliment.

Cela vaut même si c'est votre patron qui vous demande de faire quelque chose qui semble être
une perte de temps, alors n'ayez pas peur de lui dire non. Expliquez votre raisonnement
clairement et poliment et essayez d'anticiper les éventuels contre-arguments. Un bon supérieur
vous respectera d'autant plus pour avoir réussi à faire valoir votre point de vue et, bien entendu, il
en bénéficiera également. Les meilleurs managers encouragent la discussion sur le lieu de travail
et soutiendront ceux qui font preuve d'une réelle conviction. Dans le pire des cas, votre manager
réussira à vous convaincre du contraire et vous aurez trouvé la motivation dont vous avez besoin!

Comment dire pas de rendez-vous

Sans aucun doute, l'un des conseils les plus utiles que nous avons reçus était le suivant:

"Si vous ne refusez pas au moins 20% des réunions, vous ne gérez pas votre temps
correctement." Si vous avez déjà senti qu'au moins une personne sur cinq à la plupart de
vos réunions n'avait aucune raison d'être là, eh bien, vous avez raison.

Pour la plupart des employés, le temps perdu en réunion est une source de frustration
énorme. Il existe cependant une solution très simple: juste
dis non.

Avant d'accepter une réunion, posez-vous la question suivante: «si j'étais malade, cette
réunion serait-elle reportée?» Si la réponse est non, il est peu probable que vous ayez
suffisamment d'impact pour que cela vaille la peine. Vous perdrez votre temps et celui
des autres. Refusez l'invitation en expliquant poliment que vous ne pensez pas apporter
grand-chose à la table, mais que vous aimeriez une copie du procès-verbal. Ensuite,
profitez du goût sucré de la liberté.

Selon un chef d'entreprise, un autre bon moyen de refuser une réunion est de
proposer un face à face de trois minutes à sa place. Apparemment, cela fonctionne
95% du temps.

Faites-en la majeure partie de votre liste de choses à faire

Bluma Zeigarnik avait 20 ans e psychologue russe du siècle. Un après-midi, assise sur la terrasse d'un
café viennois très fréquenté, elle a observé quelque chose de particulier. Au fur et à mesure que les
serveurs se précipitaient, ils semblaient avoir une compréhension remarquable des commandes en
cours tout en semblant avoir instantanément oublié celles déjà servies. Elle a émis l'hypothèse que
nous avons une meilleure mémoire des tâches actives que des tâches terminées et est retournée dans
son laboratoire pour mettre sa théorie à l'épreuve.

Bluma a demandé à un groupe d'enfants de réaliser vingt activités courtes comprenant des puzzles, de
la pâte à modeler, etc. À la fin de la journée, lorsqu'elle a demandé aux enfants de se souvenir de
chaque activité, ils se sont souvenus de deux fois plus de tests qu'ils n'avaient pas complètement
terminés que ceux qu'ils avaient passés. Aujourd'hui, nous appelons cela le Zeigarnik E ff ect, qui, en un
mot, déclare qu'une tâche inachevée prend beaucoup plus de place dans le cerveau qu'une tâche
achevée.
Vous vivez cela tout le temps dans votre vie de tous les jours. Une liste mentale confuse de
tâches obscurcit votre esprit et vous empêche de vous concentrer. Considérez le cerveau comme
un disque dur d'ordinateur: si vous en faites trop en même temps, il risque de surchauffer et de
ralentir. Pour cette raison, il est crucial de se dégager de ce «nuage noir» de pensées
interférentes qui ne servent qu'à peser sur votre esprit.

La meilleure solution est de tout stocker sur une sorte de disque dur externe: votre liste de tâches.
Vous savez tout sur les listes de tâches, bien sûr, mais dans 95% des cas, vous ne les utilisez
probablement pas à leur plein potentiel. Le fait est que vous devriez les utiliser de manière
obsessionnelle. Dès que vous acceptez de faire quelque chose, écrivez-le, aucune question ne vous
est posée. Il en va de même pour les bonnes idées. Dès que vous en avez un, où que vous soyez,
notez-le. Que ce soit sur un ordinateur, un smartphone, un post-it ou un morceau de papier, peu
importe, faites-le.

Noter systématiquement chaque tâche sur une liste de tâches libère l'esprit. La dernière chose que vous voulez, c'est

de vous réveiller au milieu de la nuit, votre esprit s'emballant, après vous être soudainement souvenu que vous deviez

répondre au responsable des ressources humaines. Traitez votre tâche comme vous le feriez pour une liste d'épicerie,

en y ajoutant chaque fois que vous vous souvenez de quelque chose dont vous avez besoin plutôt que d'essayer de

vous souvenir de tout en même temps. C'est le même principe.

La rédaction de chaque tâche augmente également les chances de l'accomplir. Le processus


d'écriture de quelque chose nous oblige à nous y engager directement et nous met sur la voie
de son achèvement. Une étude a été menée sur deux groupes similaires, où les membres du
premier groupe ont été invités à réfléchir simplement à leurs objectifs et ceux du second à les
écrire. Les résultats ont montré que les personnes du deuxième groupe ont atteint en moyenne
40% de plus de leurs objectifs que le premier.

Prenez le temps de décrire chaque tâche que vous devez accomplir aussi précisément que
possible. Cela peut sembler évident, mais dès que le contexte dans lequel vous avez noté vos
tâches change, ce qui paraissait autrefois clair peut ne plus avoir de sens.
Voici le format que nous suggérons: un verbe d'action suivi de toutes les informations nécessaires. Par
exemple, «prenez les mises en page graphiques de Flora», «rédigez les spécifications techniques du
jeu emoji» ou «rédigez dix propositions pour le titre d'un livre sur la productivité».

Vous pouvez également essayer d'encadrer vos tâches autour du résultat, c'est-à-dire au lieu de
«réparer la fenêtre cassée», essayez «la fenêtre est réparée». Se concentrer sur le résultat est
motivant; nous préférons l'idée d'avoir une fenêtre xée que l'acte réel de la xer. L'une ou l'autre méthode
est bonne; le plus important est de trouver celui qui vous convient le mieux et de vous y tenir.

De quoi as-tu besoin

Si vous ne savez pas par où commencer, voici une liste des outils les plus couramment utilisés pour
une liste de tâches:

• Une feuille de papier. Évident, mais ça fera le travail tout simplement. À moins que vous ne le perdiez.

• L'outil de prise de notes de base fourni avec votre Mac ou PC, tel que TextEdit ou
Notepad. Déjà une avancée du monde analogique du papier :)

• Plus d'applications de prise de notes techniques. Evernote est de loin le plus utilisé, mais les entrepreneurs
avec lesquels nous avons parlé utilisent également Google Keep, Any.do ,

Trello , Todoist , et souvenez-vous du lait. Le principal avantage de ces applications est la possibilité de

synchroniser facilement des notes sur différentes plates-formes, de trouver rapidement ce dont vous

avez besoin, de partager facilement des documents et de les filtrer par catégorie.

• Les moteurs de recherche activés par la voix tels que Siri ou Google Voice peuvent
également être utiles si vous avez les mains pleines. Si vous jouez au basket-ball, par
exemple, et que vous vous souvenez soudainement d'un appel téléphonique important, vous
pouvez dire à voix haute: «Siri, rappelle-moi d'appeler untel quand je reviendrai au bureau»,
et cela arrivera .
(N'oubliez pas que Siri et Google Voice vous permettent de créer des rappels basés sur
l'emplacement!)

L'essentiel ici est de choisir un outil que vous aimez et de vous en tenir à lui. Ne passez pas des heures à

chercher l'application parfaite. Ce qui compte, c'est la manière dont vous l'utilisez.

La règle des deux minutes

David Allen, auteur du best-seller Faire les choses est venu avec une stratégie simple mais puissante
qu'il appelle la règle des deux minutes. Compte tenu du nombre d'entrepreneurs qui en ont parlé au
cours de nos recherches, cela vaut la peine de s'y intéresser.

C'est simple: si une tâche de votre liste de tâches vous prend moins de deux minutes, faites-le.
Immédiatement. Vous vous épargnerez le temps que vous auriez perdu à le relire tout au long
de la journée ou à essayer de l'insérer ailleurs dans votre emploi du temps.

Vous serez peut-être surpris de constater que la plupart de nos tâches quotidiennes prennent en fait moins de
deux minutes. En effectuant ces tâches immédiatement, nous pouvons réduire considérablement le nombre
d'articles sur notre liste et échapper au fardeau psychologique d'une infinité de choses à faire.

Déléguer, déléguer, déléguer

«Si je veux que quelque chose soit bien fait, je le ferai moi-même. "Cela se

fera plus rapidement si je le fais moi-même."

«C'est une tâche évidente - je vais donner l'exemple en la gérant moi-même.»

L'un des éléments ci-dessus vous semble familier? Alors vous ne déléguez pas assez. Il n'y a aucune tâche
qu'une seule personne au monde soit capable d'accomplir: vous
pouvez toujours déléguer une tâche à quelqu'un d'autre à condition que vous investissiez suffisamment de temps et

d'énergie dans leur formation. Chaque fois que vous regardez votre liste de choses à faire, la première chose que vous

devriez vous demander est: «Que puis-je déléguer ici?».

Déléguer n'est pas aussi simple que, par exemple, transférer un e-mail. Au départ, amener d'autres
personnes à faire des choses à votre place prendra plus de temps que si vous les faisiez vous-même, car
vous devrez investir du temps dans leur formation. Oui, vous perdrez du temps à court terme, mais encore
une fois, vous investissez du temps maintenant pour le récupérer (et plus) plus tard. Faites-nous confiance, le
retour en vaut la peine.

On nous a répété à maintes reprises que le véritable secret de l'augmentation de la productivité ne réside pas
dans le travail que nous faisons, mais dans la façon dont nous dirigeons les autres. Si vous êtes un manager, la
première chose à laquelle vous devriez penser lorsque vous entrez dans le bureau n'est pas votre liste de tâches
personnelle, mais celle de votre équipe. Plus vite vous pouvez les lancer en début de journée, plus vite vous
atteindrez vos objectifs.

Comment déléguer e ff ectivement

Le but de ce livre n'est pas de vous donner une leçon de management, mais voici
quelques-uns des grands principes à garder à l'esprit lors de la délégation de
responsabilités. Prenons un exemple basique:

Vous demandez à votre stagiaire de réserver une table dans un restaurant pour déjeuner avec un client.

1. Communiquez le but de la tâche. Expliquez l'importance du contrat potentiel


pour vous et pour l'entreprise.

2. Fournissez-leur toutes les informations pertinentes et autant de contexte que possible.


Donnez-leur l'adresse du bureau de votre client et une idée du type de restaurant qui
pourrait leur plaire.

3. Donnez-leur une date limite claire. Expliquez que vous devez vous donner
client l'adresse la veille du déjeuner au plus tard pour s'organiser.

4. Formez-les. Donnez-leur une liste de sites Web pour les aider à trouver le bon restaurant.
Investissez le temps maintenant, afin de ne pas avoir à rattraper le temps.

Remerciez-les. Que vous le disiez en face ou que vous l'écriviez, c'est


. important de reconnaître leur e ff ort (et cela ne prend que quelques secondes). S'ils n'ont pas
fait du bon travail, fournissez-leur des commentaires pour qu'ils fassent mieux la prochaine
fois.

6. Enfin, rappelez-vous que lorsque vous déléguez une tâche, c'est le résultat final vous
déléguez. Comment ils arrivent là-bas ne vous préoccupe pas (en d'autres termes, ne
microgérez pas). Si vous n'avez pas une confiance totale en votre personne nommée,
prévoyez un enregistrement régulier avec elle afin qu'elle n'aille pas trop loin.

Outre les collègues, vous pouvez également envisager de déléguer des tâches à des travailleurs indépendants,
c'est-à-dire à des pigistes. C'est une ressource particulièrement intéressante pour les entrepreneurs qui doivent
généralement s'occuper de beaucoup de choses qu'ils ne sont pas équipés pour gérer eux-mêmes, tels que:

• Création d’une identité visuelle et d’un logo

• Création d’un site Web

• Rédaction de contenu pour attirer les visiteurs sur votre site Web

• Cibler les clients potentiels

Ne passez pas des mois à apprendre à utiliser Photoshop ou Wordpress. Laissez les professionnels faire
leur travail!

• Créer une identité visuelle et un logo => Graphiste indépendant

• Construire un site web => Développeur web indépendant

• Créer du contenu pour votre site Web => Rédacteur indépendant


• Cibler des clients potentiels => Spécialiste indépendant de la génération de leads

Trouver le bon pigiste est plus facile que vous ne le pensez. Vous trouverez une multitude de pigistes
compétents via des plateformes comme Upwork qui, au moment de la rédaction de cet article, compte plus de
10 millions de membres.

Une option moins chère consiste à passer par des sites tels que Fiverr. Ils ont accès à des pigistes du
monde entier qui concevront votre logo ou créeront votre site Web à un coût négligeable (et avec des prix
commençant à 5 $, nous voulons dire négligeables). Bien sûr, ce prix ne vous rapportera probablement pas
beaucoup plus que des modèles de base avec peu de personnalisation, mais dans certains cas, c'est tout
ce dont vous avez besoin.

Une autre option pour l'externalisation des tâches répétitives qui ne sont pas automatisables
est via le très connu (et très critiqué) Amazon Mechanical Turk, qui vous donne accès à des
centaines de milliers de travailleurs dans le monde capables d'effectuer des tâches
mécaniques. A vous si vous voulez y aller.

Prioriser

La règle de 3

Imaginez que vous ayez un grand pot vide devant vous. À côté, il y a un tas de roches, un tas de cailloux
et un tas de sable. Votre travail consiste à mettre le plus possible dans le pot.

Dans quel ordre les mettez-vous?


Si vous travaillez du plus petit au plus grand, en commençant par une couche de sable, suivie des galets, il
n'y aura pas assez d'espace pour les rochers. Si vous commencez par les rochers, cependant, les cailloux
pénétreront dans les espaces intermédiaires tandis que le sable occupera tout l'espace restant.
Dans son best-seller Les 7 habitudes des personnes hautement efficaces, Stephen Covey utilise cette
métaphore pour illustrer la façon dont nous avons tendance à structurer notre journée de travail. Le pot
représente votre journée, et les roches, les cailloux et le sable sont les travaux dont vous avez besoin. Les
roches représentent les tâches les plus importantes, les cailloux vos priorités secondaires, et les grains de
sable toutes ces petites, petites tâches qui ne fournissent pas beaucoup de valeur. Ce que Covey dit, c'est
que si nous nous concentrons d'abord sur les petites tâches, il ne restera plus assez d'espace dans la
journée pour s'occuper des grandes. Donc, notre première priorité chaque jour est de déterminer ce que
sont nos gros rochers et de commencer par ceux-ci.

C'était en gros le le conseil le plus cité que nous ayons reçu du


entrepreneurs à qui nous avons parlé et est connue ailleurs sous le nom de The Rule Of 3 sept . Ils nous ont
dit qu'avant de commencer à travailler chaque matin, ils essaient d'oublier momentanément ce qui est urgent
et se concentrent plutôt sur l'identification
les trois tâches les plus importantes à accomplir d'ici la fin de la journée. Et puis ils bloquent
le temps de les faire.

Mais pourquoi trois tâches? Pourquoi pas deux ou quatre tâches? Au début, trois semble être un nombre
assez arbitraire, et il est difficile d'expliquer pourquoi ce nombre fonctionne à part ça ça fait juste. Le grand
nombre de personnes expérimentées qui semblent utiliser cette règle suggère que l'équilibre est juste.

Chaque matin, posez-vous la question: «Quelles sont les trois choses que je dois absolument faire
aujourd'hui?» Ou pour le dire d'une autre manière, «quelles sont les trois choses que je dois accomplir pour
me sentir satisfait de mon travail quotidien?»

Cette astuce va de pair avec une autre: commencez toujours par la tâche la plus difficile. Profitez du
fait que vous avez tendance à avoir le plus d'énergie en premier le matin et à éliminer le travail le plus
difficile en premier. Si vous commencez votre journée à trier les e-mails et à lire les newsletters, vous
risquez de tergiverser et vous serez obligé de vous rattraper plus tard dans la journée. Si vous
parvenez à terminer les tâches clés en premier, le reste de votre journée se mettra en place. Mark
Twain a dit un jour: «Mangez d'abord une grenouille vivante le matin et rien de pire ne vous arrivera le
reste de la journée. Nous sommes d'accord.

Timeboxing

Une fois que vous avez identifié vos trois tâches clés, vous devez les chronométrer, ce qui
signifie essentiellement bloquer le temps nécessaire pour les accomplir. Considérez cela
comme la planification d'une réunion avec vous-même. Le blocage physique de l'espace dans
votre emploi du temps comme celui-ci vous permet d'éviter d'être distrait par les réunions et
vous offre un créneau horaire dédié dans lequel vous pouvez faire le travail une fois pour
toutes. Si vous suivez la règle de 3, vous aurez environ deux ou trois créneaux horaires
chaque jour, ce qui laissera automatiquement moins d'espace pour les réunions. Avec votre
journée composée de créneaux horaires et uniquement des réunions les plus intéressantes,
votre niveau d'énergie restera élevé tout au long de la journée. Si vous êtes très inquiet de
vous retrouver dans un groupe de réunions qui pourraient obstruer votre emploi du temps,
faire. Certains des entrepreneurs à qui nous avons parlé appellent simplement ces «temps de travail»
ou «ne planifient rien».

La plupart des entrepreneurs ont suggéré de bloquer les créneaux d'une à deux heures, mais n'hésitez
pas à choisir votre propre durée. Par exemple, vous pouvez essayer la méthode Pomodoro, qui a été
inventée par Francesco Cirillo, un chercheur italien qui a découvert que la période de concentration
optimale pour le cerveau humain est de 25 minutes. Il suggère de diviser votre emploi du temps en
périodes de travail de 25 minutes ponctuées de pauses de cinq minutes. Il l'a nommé d'après ces
minuteries de cuisine en forme de tomate (pour un chercheur, l'homme a certainement un bon sens du
marketing). Vous pouvez bien sûr choisir des périodes de travail plus longues: pour écrire ce livre, nous
avons travaillé deux heures à la fois avec des pauses de dix minutes entre les deux (et cela a plutôt bien
fonctionné pour nous).

Il est important de se rappeler que quelle que soit la durée de vos délais, votre emploi du temps est au cœur de la

manière dont vous structurez votre travail. Beaucoup d'entre nous ont tendance à remplir nos emplois du temps avec

rien d'autre que des réunions, que ce soit avec des clients ou des collègues, ce qui est dommage. Si vous ne

déterminez pas votre propre horaire, quelqu'un d'autre le fera. En planifiant votre journée de la manière qui vous

convient, vous serez mieux organisé pour assumer vos tâches clés et éviterez que votre temps ne soit détourné par

des collègues, des e-mails et des newsletters. Utilisez votre calendrier pour planifier votre emploi du temps et

réserver du temps pour les tâches importantes.

Voici deux types de calendriers. Lequel vous ressemble?

• Un calendrier qui fonctionne: trois tâches clairement programmées, quelques petites réunions, du temps
alloué aux courriels dans trois créneaux différents répartis sur la journée avec une vraie pause pour le
déjeuner.

• Un calendrier qui craint: rien de limité dans le temps, trop de rappels de dates limites de réunions trop
longues qui s'accumulent inutilement sur la pression (il n'est pas nécessaire de noter les délais si vous avez
alloué suffisamment de délais pour terminer les choses) et un déjeuner rapide et triste à votre bureau.
O ffl ine fois

Le temps passé en mode inactif (lorsque vous êtes dans un avion par exemple) représente une
excellente occasion de progresser sur vos tâches les plus importantes. De nombreux entrepreneurs
nous ont dit qu'ils profitaient du fait d'être coupés des courriels, des SMS et d'autres distractions
pour travailler sur les tâches qui nécessitent le plus d'attention. Si vous devez travailler sur des
rapports ou des présentations à l'aide de Google Docs ou Slides, désactivez l'accès dans le menu
des paramètres de Google Drive (drive.google.com) avant de partir: cela vous prendra cinq
secondes, en plus. Sinon, si vous avez un tas d'e-mails à rédiger, activez le mode désactivé dans
les paramètres de Gmail.

Tâches passives en premier

Lorsque nous disons «tâches passives», nous ne parlons pas de tâches que vous n'avez pas du tout à faire, mais

plutôt de tâches qui vous obligent simplement à faire une action pour les faire avancer. Celles-ci pourraient être:

• Tâches liées à la délégation, telles que donner à un collègue une présentation sur un argumentaire
ou lui fournir le matériel nécessaire pour commencer une présentation.

• Tâches de «première étape» telles que la demande d'autorisation auprès d'un service administratif, le
téléchargement d'un gros fichier ou tout simplement l'allumage du four.

Si vous êtes confronté au choix entre démarrer une tâche active ou une tâche passive, optez d'abord pour
l'option passive. Après avoir mis le processus en mouvement, vous pouvez traiter en parallèle vos tâches
actives pendant que la tâche passive est en cours. Par exemple, si vous ne savez pas s'il faut briefer un
graphiste (une tâche passive), ou craquer avec une présentation (tâche active), informez d'abord le
graphiste. De cette façon, ils peuvent poursuivre le projet pendant que vous travaillez simultanément sur
votre présentation. Devez-vous d'abord publier une offre d'emploi (tâche passive) ou commencer un
rapport détaillé (tâche active)? Prenez soin de l'offre d'emploi en premier: les parties intéressées peuvent
continuer avec leur candidature et vous pouvez rédiger votre rapport.
Cela fonctionne de la même manière dans une cuisine. Il vous faudra deux fois plus de temps pour cuisiner un plat si vous

travaillez sur chaque aspect d'une recette en séquence plutôt que de commencer par les tâches passives.

Cela semble une évidence? Ce n'est pas. En vérité, face à la réalité d'une journée de travail donnée, il est
difficile de résister à plonger dans ses tâches, les yeux fermés. Votre inclination sera toujours de vous
lancer tout de suite, d'assumer les tâches au fur et à mesure. Au lieu de cela, vous devriez prendre le
temps d'identifier stratégiquement les tâches passives sur votre liste, puis faire démarrer le bal sur
celles-ci. Ils peuvent être travaillés en arrière-plan pendant que vous vous concentrez sur les choses les
plus importantes.

Combattre la procrastination
Dernier obstacle majeur sur la voie de la productivité: la procrastination.

Que vous ayez besoin de donner une rétroaction constructive à un collègue, de préparer une
présentation importante ou d'appeler un client pour lui dire que vous avez fait une erreur, nous sommes
tous naturellement enclins à abandonner des tâches di ciles. Nous les contournons en nous disant qu'il y
a quelque chose d'aussi important à faire en premier, qu'il s'agisse de répondre à un e-mail, de
réorganiser notre bureau ou de voir ce que nos amis font sur Facebook.

Face à une situation di cile, le cerveau déclenche un mécanisme de défense qui nous encourage à
résister à cette situation et à trouver quelque chose de moins stressant à faire. Ce ré ex a été
construit pendant des centaines de milliers d'années et est essentiellement le même instinct de
survie que nos ancêtres ont développé pour éviter d'être mangé par les tigres à dents de sabre et
pour manger plus de fruits sucrés.

Ce phénomène est connu sous le nom de loi de Laborit, du nom d'un neurologue français qui a étudié la
tendance de l'homme à éviter les situations di ciles et à rechercher les situations agréables à la place.
Lorsque nous faisons l'expérience de quelque chose d'agréable - comme boire un jus de fruit sucré,
déguster une glace à la pistache ou recevoir un «j'aime» sur l'une de nos photos Instagram - le cerveau
nous récompense en libérant de la dopamine, un produit chimique qui génère du plaisir. Afin d'obtenir plus
de cette hormone gratifiante, le cerveau donne la priorité aux actions qui nous récompensent avec une
gratification immédiate par rapport à celles qui prennent plus de temps.

À long terme, la procrastination peut empoisonner nos vies, car les tâches les plus importantes - celles qui
nous mettent vraiment à l'épreuve et qui nous profiteront le plus dans notre développement personnel et
professionnel - sont invariablement les plus di ciles.

La procrastination a également des conséquences cachées (ou `` pénalités de procrastination '') qui ne
semblent pas toujours évidentes:

• Pénalités financières: plus vous attendez pour réserver votre vol, plus
cher les billets seront. Si vous payez vos factures en retard, vous devrez payer un ne.

• Pénalités de qualité: si vous ne vous donnez pas assez de temps pour mener à bien votre projet,
vous risquez de compromettre le résultat final. Il en va de même si vous commandez un pigiste.
Moins vous leur donnez de temps pour terminer un projet, plus vous risquez de vous retrouver avec
un travail de qualité inférieure.

• Pénalités de temps: Laisser les choses à la dernière minute comporte le risque de problèmes de boule de
neige hors de contrôle. Par exemple, si vous laissez vos achats de Noël jusqu'à la dernière minute, vous
vous retrouverez au centre commercial le 24 décembre en faisant la queue pendant des heures. La même
chose est vraie si vous attendez pour huer un rendez-vous avec votre médecin ou une réunion avec des
collègues. Plus vous le mettez longtemps, plus il est probable qu'ils seront déjà réservés.

Lisez la suite pour en savoir plus sur les meilleures façons d'arrêter de procrastiner.

Pour les tâches complexes, utilisez la technique de l'échelle

Prenons l'exemple d'une tâche qui peut paraître intimidante: écrire un livre. La taille de la tâche la rend
immédiatement décourageante, comme essayer de grimper sur un mur incroyablement haut.
Pour surmonter cela, divisez le projet en une série de sous-tâches motivantes (c'est-à-dire simples et faciles à
remplir). N'oubliez pas que votre cerveau est toujours à la recherche d'une grati cation immédiate, il est donc
important d'écrire toutes ces sous-tâches sur votre liste de choses à faire. Les franchir au fur et à mesure que
vous faites avancer les choses signifie que vous resterez motivé tout au long du projet.

Si nous revenons à la métaphore du mur, la meilleure façon de l'escalader est de vous construire une échelle
composée de ces petites sous-tâches. Lorsque nous avons écrit ce livre par exemple, notre échelle comportait
huit marches:
Le premier échelon de l'échelle pourrait même être quelque chose qui semble sans rapport avec le
projet, mais facile à réaliser. Comme l'a expliqué l'amiral William McRaven, officier qui a dirigé
l'opération de capture d'Oussama ben Laden en 2011: «Si vous faites votre lit chaque matin, vous
aurez accompli la première tâche de la journée. Cela vous donnera un petit sentiment de fierté et
vous encouragera à faire une autre tâche, et une autre… »Si vous ne faites pas les petites choses,
vous ne ferez jamais les grandes choses.

Pour les tâches désagréables, lancez-vous

une. Les délais

L'un des moyens les plus évidents d'éviter la procrastination est de vous fixer un délai précis. Si
vous devez faire une présentation à 9h du matin, vous n'avez pas le choix, vous paniquez, puis
vous y arrivez.

Fixez-vous autant de délais que possible. Vous trouvez que votre stratégie commerciale est lente? Envoyez un
e-mail à votre patron pour lui dire que vous souhaitez lui montrer vos progrès dans une semaine. Vous devez
annoncer de mauvaises nouvelles à un collègue? Réservez une place dans leur agenda pour le lendemain. Pour
que notre livre soit écrit à temps, nous avons dit à tout le monde qu'ils l'auraient entre les mains d'ici trois mois.
Les entrepreneurs avec lesquels nous nous sommes entretenus ont également suggéré de fixer des délais
agréables: par exemple, beaucoup ont réservé une séance de sport à 19h pour éviter de traîner trop tard au
bureau. Cela vaut la peine de réserver quelques séances d'entraînement ou des sorties après le travail
chaque semaine pour vous éviter de passer trop de temps derrière votre bureau.

b. La première seconde

Nous avons tendance à penser que nous devons être motivés pour que quelque chose se produise. Il
s'avère que c'est le contraire: nous devons faire en sorte que quelque chose soit motivé. Si vous voulez
vous motiver à courir, faites du jogging de 9 mètres. Si vous voulez vous motiver à écrire, écrire les
premiers mots atténuera l'anxiété des pages vides. Le romancier Stephen Press eld écrit: «Il y a un secret
que les vrais écrivains savent que les écrivains en herbe ne savent pas, et le secret est le suivant: ce n'est
pas la partie de l'écriture qui est difficile. Ce qui est difficile, c'est de s'asseoir pour écrire. Ce qui nous
empêche de nous asseoir, c'est la résistance.

La première seconde est toujours la plus difficile, mais une fois que vous avez commencé, ce sera beaucoup plus facile.
Vous avez un appel di cile à passer? Commencez par prendre le téléphone et composez le numéro. Vous avez un
e-mail difficile à écrire? Commencez par les premiers mots.

Pour les tâches ennuyeuses, organisez des Power Hours

Remplir une base de données, rédiger un formulaire de dépenses, redimensionner des photos… Si un travail vous
ennuie, c'est probablement parce qu'il est répétitif et a une valeur ajoutée limitée. Vous devez trouver un moyen de
le rendre plus amusant. Rassemblez vos collègues, mettez de la musique et préparez des collations. Certaines
personnes appellent cela une «salle de guerre» ou des «heures de puissance», et c'est un excellent moyen de faire
avancer les choses. Vous pouvez également transformer le travail en défi en cherchant un moyen de l'automatiser
une fois pour toutes. Nous avons dédié une section entière à ce sujet dans le chapitre «Accélérer».
Chapitre 2 - Concentré

Si vous aviez commencé votre carrière professionnelle il y a 50 ans, votre bureau aurait eu une
apparence assez différente. Vous auriez votre propre bureau avec des stylos et une pile de chiers
dans un coin, un assistant pour taper vos lettres, et de temps en temps votre téléphone sonnait.

Plus remarquable encore, vous auriez eu beaucoup moins de distractions: en bref, le contraire de
l'environnement de travail d'aujourd'hui. Cela peut essentiellement être attribué à trois phénomènes:

1. La révolution du plan ouvert: si le grand espace ouvert du lieu de travail moderne a


certainement réduit les coûts et facilité la communication, il a également ouvert la voie à une
foule de perturbations et d'interruptions.

2. L'omniprésence des téléphones et des ordinateurs: nos appareils nous ont certes permis de
travailler plus vite, mais ils favorisent également des basculements rapides entre les tâches
(AKA multitâche). On peut faire une recherche sur Google en un clic, passer sur notre page
Facebook, puis terminer une feuille de calcul Excel… La prédominance des ordinateurs et des
smartphones a également considérablement augmenté le nombre de messages que nous
recevons. Dans le passé, les lettres étaient rares et exigeaient des e fforts: il fallait d'abord
écrire la lettre, puis acheter un timbre, puis l'envoyer par la poste… Aujourd'hui, un message
ne coûte rien et ne demande guère d'énergie à écrire. En conséquence, nous sommes
bombardés de centaines d'entre eux chaque jour. Bien qu'utile dans certains contextes, la
pratique consistant à copier dans (CCing) les collègues est également largement surutilisée,
en grande partie à des fins politiques, comme «regardez comment je travaille bien»,

3. L'explosion des fournisseurs de contenu: les médias et les réseaux sociaux sont entrés
dans l'ère de l'infobésité. Eric Schmidt, président exécutif de Google de 2001 à 2017, a
estimé qu'en 2010, il n'a fallu que trois jours pour produire la même quantité
d'informations qu'en 2003 La concentration devient notre ressource la plus rare.

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