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Conceptos,
objetivos y
funciones del
almacén

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Conceptos, objetivos y funciones del alm acén Tecsup
Abril 2010

ÍNDICE

1. Introducción ....................................................................................... 3
2. Objetivos ............................................................................................. 3
3. Generalidades..................................................................................... 3
4. Origen de los almacenes ................................................................... 4
5. Objeto de los almacenes en la organización................................... 6
6. Importancia del almacén .................................................................. 7
7. Funciones del almacén ...................................................................... 9
8. Principios básicos del almacén ...................................................... 11
9. Clasificación de almacenes ............................................................. 13
9.1. Por el tipo de mercancía que guardan ............................. 13
9.2. Por su cobertura .................................................................. 16
9.3. Clasificación de los artículos ............................................. 17
10. Relación del almacén con otras áreas de la empresa .................. 19
10.1. Dentro de la empresa ......................................................... 19
10.1.1. Relación con Producción (Ventas) ................ 20
10.1.2. Relación con Compras ................................. 21
10.1.3. Relación con Contabilidad ........................... 22
10.1.4. Otras relaciones internas ............................. 23
10.2. Fuera de la Empresa ........................................................... 24
11. Plan de trabajo para la planeación y la organización de los
almacenes .......................................................................................... 25
12. Resumen ............................................................................................ 28

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1. Introducción

Por muchos años el almacén ha sido considerado como una carga


dentro de las organizaciones, esto ha cambiado con la necesidad
de reducir los costos y hacer que las empresas sean cada vez más
competitivas y de esta forma sobrevivir en el mercado.

En la actualidad, los nuevos métodos y tecnologías han permitido


que el almacén no sólo contribuya a una reducción de los costos
sino también sea un medio para alcanzar los objetivos
corporativos, como la pronta atención de pedidos de clientes cada
vez más exigentes, evitar paralizaciones de producción al
mantener existencias con costos mínimos, proteger y conservar en
buen estado los materiales dados en custodia y reducir los costos
en sus operaciones rutinarias.

Es importante también que se establezcan políticas y normas que


permitan al almacén un manejo efectivo tanto de procesos y
control como de información oportuna.

2. Objetivos

Los objetivos que se pretenden lograr con la presente unidad son:

• Reconocer la importancia del almacén dentro de la


organización como un medio para alcanzar sus fines
corporativos.
• Establecer políticas y normas de funcionamiento del almacén
que otorguen una operatividad fluida y bajo control.
• Diferenciar los tipos de mercancías y poder definir, para cada
una, el tipo de almacenaje más apropiado.
• Determinar las áreas de la empresa con las cuales el almacén
deba mantener una constante comunicación y así elaborar los
informes de manera oportuna y pertinente.

3. Generalidades

En todo negocio y en cualquier empresa (de carácter industrial,


comercial o de servicio), el almacenamiento cumple una función
esencial, por cuanto es una actividad que está tomando un cariz
de verdadera ciencia y de un profesionalismo propio, con claro y
amplio futuro.

La administración de los suministros y los materiales dentro de


cualquier empresa, ya sea de carácter público, privado o
cooperativo, plantea a la administración de la empresa en general
el problema de su optimización.

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Dentro de los órganos o elementos que conforman la estructura


de una empresa, el almacén constituye un elemento que muchas
veces es olvidado, al considerársele como el depósito donde se
guardan las existencias, y donde generalmente se envía personal
de confianza de la empresa, sin tener en cuenta si la persona
designada reúne, además de las cualidades indicadas, los
conocimientos necesarios para cumplir con la finalidad que
dentro de la organización, le corresponde cumplir al almacén.

Sin embargo, nada más erróneo que esta manera de proceder, ya


que la influencia del almacén en el funcionamiento de la empresa
y en los casos de productos, es esencialmente directa y llega en
muchos casos a variar las utilidades, que toda persona al invertir
su dinero espera obtener.

Se puede decir que el almacenamiento no es una actividad


exclusiva y propia de la logística, sino que su administración y
distribución es también de utilidad para los gerentes de
producción, que tiene que ver con operaciones de recepción y
embarque; a los gerentes de compras, responsables de
adquisiciones y control de existencias; a los gerentes de
transportes, que tienen a su cargo operaciones relacionadas con
depósitos; e inclusive, son de utilidad a los contadores y
auditores, que se ocupan del almacenamiento.

Sólo a partir de la década del 50, se han logrado adelantos


significativos en esta nueva ciencia en nuestro medio, debido a
que se ha tenido conciencia de su utilidad y beneficio para las
empresas.

El crecimiento en magnitud y el aumento de la complejidad


tecnológica en una empresa, hace necesario el servicio de gente
preparada técnica y/o científicamente en el manejo de almacenes
y en la mecánica de su funcionamiento, que se hace más difícil,
cuanto mayor es la responsabilidad económica, generada por el
costo o la cantidad de artículos que tienen que administrar.

4. Origen de los almacenes

La necesidad del ser humano de mantener reservas y otros bienes


necesarios para su subsistencia, generó la idea desde las primeras
épocas, de contar con algún medio o lugar donde guardar
aquellas cosas de las cuales necesitaba proveerse. Se puede decir
entonces, que la idea o necesidad de almacenar, es tan antigua,
como la del hombre mismo.

Sin embargo, para pensar en una forma incipiente de


organización a la cual se pueda denominar almacén, tendremos

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que referirnos a las primeras épocas del comercio entre regiones.


Se puede hablar de depósitos organizados, según la lógica y el
interés de cada uno, cuando los comerciantes que transportan de
un lugar a otro, bienes para su trueque, haciendo recorridos
extensos y de larga duración, requerían llevar cantidades de cierta
magnitud a fin obtener un beneficio de dicho viaje. Requiere así,
de lugares más o menos protegidos, donde depositar
temporalmente los bienes con los cuales comerciaban.

Más adelante, con la llegada de la revolución industrial, las


empresas productivas tuvieron que recurrir al almacenamiento en
cantidades adecuadas de insumos, que les permitieran alcanzar
sus metas de producción, introduciéndose también las primeras
ideas de organización en el almacenamiento.

Para llegar a esta conclusión, debemos recordar que “producir”


significa contar con materia prima conveniente, para que,
elaborada en la fábrica pueda convertirse en el producto, el cual
ofrecido o solicitado por el cliente será vendido y dará lugar a una
nueva producción. De esta manera se forma el ciclo que podemos
denominar CICLO DE PRODUCCIÓN, y que comprende los
elementos siguientes: materia prima, fábrica, producto y cliente.

Es este ciclo el que da origen a la concepción moderna de


almacenes en razón de que:

• Nunca se podrá contar con la materia prima en el momento


preciso y en cantidad suficiente, si no se ha adquirido con
anterioridad como para tenerla a la mano cuando se le
necesite (almacenes industriales).

• Tampoco, una vez elaborado el producto, se dispondrá del


cliente que lo adquiera apenas se termine su fabricación, sino,
que es necesario guardarlo, después de elaborado y mientras
es adquirido (almacenes comerciales)

En un principio, la bonanza y facilidad para obtener la mayoría


de los bienes materiales que requería una empresa y la existencia
de un dinero barato, hizo que las primeras técnicas concebidas
con el objeto de racionalizar, fueran abandonándose, hasta que los
almacenes llegan a constituir lugares en los cuales se acumulaban
tanto las cosas útiles, como aquellos que habían ido quedando
obsoletas o discontinuas.

De otra parte, se conoce que existen factores, tales como la


demanda, la escasez, la obtención de buenos precios, la lejanía del
lugar de obtención, etc. que obligan a las organizaciones, a
abastecer de materias primas o de productos, en cantidades

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suficientes para progresar y seguir adelante. Estos factores exigen


un adecuado almacenamiento.

En nuestro medio, esta situación de abandono se ha mantenido


hasta después de la década de los sesenta. En cambio en países
desarrollados ya se habían creado métodos, técnicas y recursos,
que habían hecho evolucionar considerablemente la teoría y la
práctica de la gestión de inventarios al punto que existen
empresas, cuyos almacenes resultan relativamente pequeños, sin
que produzca dificultades en el abastecimiento, y al punto
también, de crearse y aparecer empresas encargadas de dar
asesoramiento y servicio de almacenamiento.

Recién en nuestro medio, las técnicas modernas se están


asimilando y adaptando, y lo que es más importante, la
conciencia de racionalización de los recursos materiales ha sido
forzosamente puesta en evidencia por el alto costo del dinero y
por las dificultades para obtener determinados materiales
importados. La falta de seriedad y competencia de algunos
proveedores locales, ha hecho más difícil la gestión de materiales
en la empresa. Esta situación, constituye un reto a la creatividad,
capacitación y dedicación de las personas que laboran en el área
de abastecimiento.

5. Objeto de los almacenes en la organización

En el estudio y la aplicación de la administración moderna, el


almacén es un medio para lograr economías potenciales y para
aumentar las utilidades de la empresa. Este concepto ahuyenta la
idea de que un almacén es un mal necesario cuya función
principal es la de agregar gastos y disminuir utilidades. Ahora se
piensa de una manera científica al integrar sus funciones a las de
ventas, compras, producción y distribución.

Por lo tanto, se desprende cómo es lógico, que el objeto de los


almacenes, consiste en permitir a la empresa, contar
permanentemente con los recursos materiales que ella requiere
para el desarrollo normal de sus actividades y la consecución de
sus metas.

También se da al almacén la altura que debe tener dentro de la


organización en la selección de su personal: desde el puesto
ejecutivo o de control de inventarios, hasta el último puesto de
mozo o cargador. Se estudia científicamente su localización, las
medidas adecuadas de su área, división de sus espacios, los
medios de almacenamiento y manejo de productos y materiales,
los diseños más indicados de estantería y, muy especialmente, los
procedimientos y prácticas administrativas que han de normar su

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funcionamiento económico y eficiente. Con todo esto debe partir


la definición y establecimiento de objetivos y políticas.

Definición de almacén

El almacén es una unidad de servicio en la estructura orgánica y


funcional de una empresa comercial o industrial, con objetivos
bien definidos de resguardo, custodia, control y abastecimiento
de materiales y productos.

Con un ejemplo fácil de comprender, se plantea el de una


empresa de producción, cuya maquinaria e instalaciones,
requieren de un abastecimiento y mantenimiento continuo; para
lo cual es necesario contar con almacenes diseñados y
organizados para satisfacer eficientemente sus requerimientos.
Esta fábrica puede tener procesos parciales que transforman
insumos en productos semielaborados, los que a su vez deberán
ser almacenados de manera conveniente, constituyendo un ciclo
de producción, que se inicia con la previsión de insumos y otros
materiales y continúa con la adquisición, el almacenamiento,
transformación o fabricación y concluye con la entrega al cliente.

El almacén debe controlar los materiales que guarda, de manera


de estar alerta para solicitar la reposición o impulsar su
movimiento según se observe su agotamiento o su acumulación.

Esta finalidad es comprensible, por cuanto es el personal que está


al lado del artículo, el que con mayor razón se da cuenta del
movimiento que tiene cada uno de los artículos que guarda, sabe
dónde se encuentra, quién lo necesita, en qué forma sale, en qué
cantidades, etc., y por consiguiente, su vida dentro de la empresa
gira alrededor de las existencias que está obligado a cuidar y
mantener, para que en todo momento se pueda encontrar en su
almacén, lo necesario para continuar produciendo o vendiendo.

Elemento importante dentro de esa organización lo constituyen


las personas y los métodos y procedimientos que le permiten a la
empresa estar alerta para evitar roturas de stock y la acumulación
de existencias.

6. Importancia del almacén

La importancia del almacenamiento, hay que tenerla en cuenta


tanto desde el punto de vista empresarial, como del nacional, por
cuanto representa:

• Una enorme economía en el periodo de entrega de los


artículos requeridos, desde los proveedores hasta los

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consumidores. En muchas líneas de productos, los clientes


esperan recibir los materiales, el mismo día que hacen el
pedido, convirtiéndose el “periodo de entrega”, en un
elemento esencial de la mercadotecnia. El conveniente
almacenamiento, ha hecho que se convierta en frecuente, el
planteamiento de ofrecer los clientes, periodos de entrega más
cortos, en vez de rebajas en los precios de venta de ciertos
artículos.

• En la economía nacional, el almacenamiento tecnológicamente


desarrollado, ha permitido reducir muchos campos de
actividad, especialmente en la industria minera del país, por
cuanto es posible proporcionar un mejor servicio a los
clientes, y permite también obtener costos unitarios de
producción más bajos, sobre todo cuanto el proceso de
producción se realiza en periodos largos.

• Mantener la continuidad en la producción (cuando se trata de


empresas industriales), o en el abastecimiento de artículos
terminados (para empresas comerciales).

En una empresa industrial, el no disponer en determinados


momentos de la cantidad deseada de un artículo o materia
prima que va a intervenir en el proceso de producción,
significaría cuantiosa pérdida, ya que podría implicar
inclusive, la paralización total o parcial del proceso integral de
la producción.

Vale decir, que en este periodo de inadecuado abastecimiento,


se va a tener que pagar personal de operadores que no
trabajan, pago de energía consumida sin ser utilizada
convenientemente, así como pago por asuntos administrativos
que no se puede paralizar. Y los más importante, se dejará de
tener utilidades, por la ausencia de venta de mercaderías no
producidas. Todo esto, por falta de un conveniente
almacenamiento.

• La calidad y oportuna adquisición de cada uno de los recursos


e insumos necesarios en el proceso de producción,
dependerán del funcionamiento de los almacenes, que deben
marchar coordinadamente con los sistemas de compras y de
inventarios de la empresa. De allí la importancia que tiene
para los Gerentes de Producción y Logística, el tener personal
adecuado para el manejo y administración de los almacenes,
permitiendo tener un stock óptimo para no incurrir en un
costo oculto.

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• El almacenaje de materias primas o artículos semi


manufacturados o fabricados, visto en relación con la
totalidad de la empresa, es un factor económico nacional de
gran importancia, ya que sirve para regular la distribución de
las mercancías que por razones estacionales (productos
agrícolas), de producción (fabricación en grandes series), o de
transporte (barcos o trenes), se convierten en disponibles en
masa.

Los almacenes constituyen dentro de la empresa, verdaderos


pulmones, cuyo objeto es permitir a ésta, una uniformidad de
marcha adecuada al programa de producción o consumo.

Todas estas razones, hace que el reorganizar una empresa, se


comience, generalmente, por el almacén, que constituye el eje
o número de las actividades administrativas – contables,
razón por la cual debe dedicarse a su organización y buen
funcionamiento el mayor esmero posible, tratando de obtener
precisión y simplicidad en sus labores.

7. Funciones del almacén

Es imperioso conocer los objetivos de la empresa para planear los


almacenes y dirigir sus actividades. El responsable de los
almacenes debe recibir de la alta gerencia la información precisa y
comprensible de tales objetivos para orientar sus esfuerzos hacia
ellos y para que pueda delinear las funciones del almacén.

Ejemplos de funciones del almacén:

1. Recibir, para su cuidado y protección, todos los materiales y


suministros: materias primas, materiales parcialmente
trabajados, productos terminados, y piezas y suministros para
la fabricación, para mantenimiento y para la firma.

2. Proporcionar y suministrar, mediante solicitudes autorizadas,


a los departamentos que los requieren.

3. Controlar los productos terminados para su posterior destino.

4. Hacerse cargo de los materiales en curso de fabricación o de


las materias primas que se almacenen con el fin de terminar
su proceso de fabricación (procesos de maduración).

5. Mantener el almacén limpio y en orden, teniendo un lugar


para cada cosa y manteniendo cada cosa en su lugar, en los

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lugares destinados según los sistemas aprobados para


clasificación y localización.

6. Mantener las líneas de producción ampliamente abastecidas


de materias primas, materiales indirectos y de todos los
elementos necesarios para un flujo continuo de trabajo.

7. Custodiar fielmente todo lo que se le ha dado a guardar, tanto


su cantidad como su buen estado.

8. Realizar los movimientos de recibo, almacenamiento y


despacho con el mínimo de tiempo y costo posible.

9. Llevar registros al día de sus existencias.

Figura 1

La manera de organizar y administrar el departamento de


almacenes depende de varios factores, tales como el tamaño y
plan de organización de la compañía, el grado de centralización
deseado, la variedad de productos fabricados, la flexibilidad
relativa de los equipos y facilidades de manufactura y de la
programación de la producción. Sin embargo, para proporcionar
un servicio eficiente, cada almacén debe organizarse de acuerdo a
las necesidades de cada empresa. Las siguientes funciones son
comunes a todo tipo de almacenes:

1. Recepción de materiales en el almacén.


2. Registro de entradas y salidas del almacén.
3. Almacenamiento de materiales.
4. Mantenimiento de materiales y del almacén.
5. Despacho de materiales.
6. Coordinación del almacén con los departamentos de control
de inventarios y de contabilidad.

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Fuente: Recuperado el 24.01.2010 de www.novohit.com

Figura 2

8. Principios básicos del almacén

El almacén es un lugar especialmente estructurado y planificado


para custodiar, proteger y controlar los bienes de activo fijo o
variable de la empresa, antes de ser requeridos para la
administración, la producción o la venta de artículos o
mercancías.

Todo almacén puede considerarse redituable para un negocio


según el apoyo que preste a las funciones productoras de
utilidades: producción y ventas.

Es importante hacer hincapié en que lo almacenado debe tener un


movimiento rápido de entrada y salida, o sea una alta rotación.

Todo manejo y almacenamiento de materiales y productos es algo


que eleva el costo del producto final sin agregarle valor, razón por
la cual se debe conservar el mínimo de existencia con el mínimo
de riesgo de faltantes y al menor costo posible por operación.

Los siguientes principios son básicos para todo tipo de almacén:

1. La custodia fiel eficiente de los materiales o productos debe


encontrarse bajo la responsabilidad de un sola personal de
cada almacén.

2. El personal de cada almacén debe ser asignado a funciones


específicas, hasta donde sea posible, de recepción,

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almacenamiento, registro, revisión, despacho y de ayuda en el


control de inventarios.

3. Debe existir una sola puerta, o bien una de entrada y otra de


salida, y ambas bajo control.

4. Hay que llevar un registro al día y control interno de entradas


y salidas.

5. Es necesario informar a control de inventarios y a


contabilidad de los movimientos diarios de entradas y salidas
del almacén, y a programación y control de producción de las
existencias.

6. Se debe asignar una identificación a cada producto y


unificarla por el nombre común y conocido de compras,
control de inventarios y producción.

7. La identificación debe estar codificada cuando sea posible.

8. Cada material o producto se tiene que ubicar según su


clasificación e identificación en pasillos, estantes y espacios
marcados con una nomenclatura que facilite la colocación en
su lugar y la localización cuando haya de buscarse. Esta
misma localización debe marcarse en la tarjeta
correspondiente del registro y control de las existencias.

9. Los inventarios físicos deben hacerse únicamente por personal


ajeno al almacén.

10. Toda operación de entrada o de salida del almacén requiere la


documentación autorizada según un sistema establecido.

11. La entrada al almacén debe estar prohibida a toda persona


que no esté asignada a él, y estará restringida al personal
autorizado por la gerencia o al departamento de control de
almacenes.

12. Los materiales almacenados deberán obtenerse fácilmente


cuando se necesiten.

13. La disposición del almacén deberá ser lo más flexible posible,


es decir, deberá disponerse de manera que puedan hacerse
modificaciones o ampliaciones con una inversión mínima
adicional.

14.La disposición del almacén deberá facilitar el control de los


materiales.

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15.El área ocupada por los pasillos respecto de la del total del
almacenamiento propiamente dicho, debe ser tan pequeña
como lo permitan las condiciones de operación.

9. Clasificación de almacenes

La clasificación es la siguiente:

a. Por el tipo de mercancía que guardan.


b. Por el tipo de cobertura.

9.1. Por el tipo de mercancía que guardan

La mercancía que resguarda, custodia, controla y abastece


un almacén puede ser la siguiente:

• Materias primas y partes componentes.


• Materiales auxiliares.
• Productos en proceso.
• Productos terminados.
• Herramientas.
• Refacciones.
• Materiales de desperdicio.
• Materiales obsoletos.
• Devoluciones.

Figura 3

Almacén de materias primas


Este almacén tiene como función principal el
abastecimiento oportuno de materias primas o partes
componentes, a los departamentos de producción.

Normalmente requiere tener tres secciones:

• Recepción.
• Almacenamiento.
• Entrega.

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Las áreas de recepción y entrega pueden estar dentro del


almacén o bien fuera de él.

Un almacén central de materias primas puede tener uno o


varios sub-almacenes en una planta, según las necesidades
del departamento de producción, o bien, localizados en
varias plantas de un mismo negocio.

Almacén de materiales auxiliares


Los materiales auxiliares, o también llamados indirectos,
son todos aquellos que no son componentes de un
producto, pero que se requieren para fabricarlo, envasarlo
o empacarlo. Por ejemplo, para la fabricación de una
mercancía se emplean:

• Lubricantes.
• Grasa.
• Combustible.
• Trapos, etc.

Y para envasarlo y empacarlo:

• Etiquetas.
• Frascos.
• Envases de cartón.
• Papel.
• Material de empaque, etc.

Este almacén puede ser una sección del almacén de


materias primas cuando las necesidades de la
organización no necesiten una instalación aparte.

La función del almacén de materiales auxiliares es la de


dar servicio oportuno e información a:

• Los departamentos de producción.


• La sección de empaque.
• Departamento administrativo para el control contable
y de reabastecimiento.

Almacén de materiales en proceso


Si los materiales en proceso o artículos semiterminados
son guardados bajo custodia y control, intencionalmente
previstos por la programación, se puede decir que están
en un almacén de materiales en proceso. Puede haber uno
o varios de estos almacenes según las necesidades de
fabricación.

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Almacén de productos terminados


El almacén de productos terminados presta servicio a los
departamentos de ventas guardando y controlando las
existencias hasta el momento de despachar los pedidos de
los clientes.

Almacén de herramientas y equipo


Un almacén de herramientas y equipo, bajo custodia de un
encargado especializado, ofrece grandes ventajas; muy
especialmente para el control de esas herramientas y del
equipo y útiles que se prestan a los distintos
departamentos y operarios de producción o de
mantenimiento. Este cuarto de herramientas guarda y
controla también las herramientas no durables tales como
brocas, piezas de esmeril, tornillos, etc.

Almacén de refacciones
Cuando el departamento de mantenimiento se encuentra
fuera del área de manufactura, se ha encontrado
conveniente el que tenga su propio almacén de refacciones
y herramientas con un control tan estricto como el de los
demás almacenes.

Almacén de material de desperdicio


Los productos, partes o materiales rechazados por el
departamento de control de calidad y que no tienen
salvamento o reparación, deben tener un control por
separado; éste queda, por lo general, bajo el cuidado del
departamento de control de calidad.

Siendo el control de rechazos y material de desperdicio un


elemento que afecta directamente los costos de
fabricación, debe destinársele un almacén de control.

Almacén de materiales obsoletos


Los materiales obsoletos son los que han sido
descontinuados en la programación de la producción por
falta de ventas, por deterioro, por descomposición o por
haberse vencido el plazo de caducidad.

La razón en este caso para tener otro almacén separado del


de materias primas es que los materiales obsoletos no
deben ocupar los espacios disponibles para lo que sí es el
consumo actual.

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Almacén de devoluciones
Aquí llegan devoluciones de clientes. En él se separan y
clasifican los productos para reproceso, desperdicio y
entrada al almacén.

9.2. Por su cobertura

El tipo almacenamiento por su cobertura, está


determinado esencialmente por las características de los
artículos que se van a almacenar y/o por la manera cómo
se encuentran envasados o embalados.

Según esto pueden ser:

a. Almacenes cubiertos (o cerrados).


b. Almacenes abiertos (o descubiertos), y Cobertizos.

Almacenes cubiertos o cerrados


El almacenamiento cubierto o cerrado, es el que se realiza
bajo techo (aligerado, con eternit, canalones, etc.), en
locales con muros, especialmente construidos o adaptados
para tal fin. Normalmente acondicionados y equipados en
forma conveniente, se les adiciona otras instalaciones
complementarias para asegurar su buen funcionamiento.

Es el tipo de almacenamiento más usado, para propósitos


de carácter general. Sin embargo algunas veces se les dota
de tipos especiales de acondicionamiento ad–hoc, para
que puedan funcionar almacenes refrigerados,
inflamables, deshumedecidos, etc., a fin de asegurar la
conservación de materiales o artículos que determinarían
su deterioro de no contar con esas condiciones especiales.

a. El área útil de almacenamiento cubierto, es el área


determinada por las dimensiones interiores de la
construcción.

b. Es área total de almacenamiento cubierto, es el área de


terreno necesario para locales de almacenamiento,
espaciados a distancias mínimas, incluyendo todas las
áreas operativas (camino de acceso, área de
estacionamiento, etc.)

Almacenes cubiertos o descubiertos


El almacenamiento abierto o descubierto, es el que se
realiza sobre una superficie adecuada del terreno, en la
cual no se ha ejecutado ningún tipo de construcciones. Su

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perímetro para efectos de seguridad, puede estar


constituido por muros de material noble, o por cercos de
alambre, madera u otro tipo.

En estos almacenes se depositan generalmente materiales


que no son afectados por el medio ambiente o cuyo
embalaje le da protección del aire, sol, lluvia y que en otras
situaciones, podrían deteriorar el artículo o materia prima
almacenada.

De acuerdo con los trabajos que se pudieran realizar sobre


su superficie, en algunas ocasiones estos almacenes
funcionan sobre terrenos no mejorados, es decir en estado
natural; en otras ocasiones se efectúan trabajos de semi –
mejoramiento (nivelaciones, extendiendo material para
evitar el polvo, etc.); y por último pueden hacerse trabajos
de mejoramiento de la superficie, mediante construcciones
de losas de concreto o asfalto. Esto es lo que da lugar a los
almacenes abiertos no mejorado, semi mejorado o
mejorado.

a. El área útil es el espacio de almacenamiento que se


encuentran al aire libre, incluyendo los caminos, zonas
de estacionamiento, etc.

b. El área total comprende el área neta más un espacio


adicional necesario para cumplir con las reglas de
seguridad y ejecución de las operaciones de
almacenamiento.

Cobertizo
Un tipo de almacenamiento intermedio entre los
anteriormente mencionados, lo constituyen los
“cobertizos”, también llamados “galpones”, los que se
caracterizan por tener una cobertura, pero sin muros
perimétricos. En estos ambientes se almacenan
generalmente artículos que no requieren protección del
aire, de la humedad ni del calor, pero que sí necesitan ser
protegidos de la lluvia, del sol y de la nieve.

9.3. Clasificación de los artículos

La primera tarea en el proyecto del almacén consistirá en


clasificar los artículos a tener en stock que se
determinaron. Clasificaciones que se realizan siguiendo
diversos criterios, los que muchas veces se cruzan. El
número de clasificaciones para cada uno de los criterios se
limitara entre 3 y 5 como máximo. La finalidad de estas

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clasificaciones es definir los volúmenes de


almacenamiento que serán necesario, los equipos estáticos
y los equipos dinámicos a utilizar.

Clasificación por naturaleza del artículo


Ciertos productos se almacenan a granel (líquido o
pulverizado), pero requieren equipos especiales. En
cambio, otros productos requieren ser conservados a
temperatura controlada (por ejemplo el almacenamiento
de ciertos sueros requiere de recintos donde la
temperatura no fluctúe más de 1 o 2 grados respecto al
valor indicado), ciertos productos fotográficos y
alimenticios requieren condiciones similares.

Clasificación por volumen


Los volúmenes unitarios de los productos tienen una
importancia evidente en la proyección del almacén, por
ejemplo un almacén de repuestos y partes de de buses,
tendrá zonas asignadas y medios adaptados a las diversas
morfología de las piezas. Mientras en una zona se
ubicaran las piezas pequeñas que pueden almacenarse en
cajones o pequeñas cubetas. Otra zona se destinará a todo
lo que puede almacenarse en palets. Y otra zona estará
destinada a partes de diversas formas, como ser
parachoques, parabrisas, alerones, etc.

Clasificación por peso


El peso del producto tendrá gran importancia en la
definición del almacén, por ejemplo el almacenaje de
almohadas de pluma térmica no requiere de complejas
estructuras, lo que sí ocurriría en piezas mecánicas
pesadas.

Clasificación por estatutos


Se requiere definir productos con estatutos particulares,
los que están sometidos a cuarentena, los que estén
sometidos a controles administrativos (artículos que pasan
por aduana, alcoholes, productos farmacéuticos, etc.)

Clasificación por valor mercantil de los artículos


En determinados proyectos se deberá considerar, ya que
este puede obligar a su almacenamiento en sectores
especialmente adaptados, incluso en caja fuerte.

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Figura 4

10. Relación del almacén con otras áreas de la empresa

10.1. Dentro de la empresa

El almacenamiento corporativo normalmente, forma parte


de una división, de una gerencia, un ente más grande
dentro de la organización de la empresa.

El almacén puede formar parte de la Gerencia Logística,


de producción, de Ventas o de Compras. En realidad,
depende de la naturaleza de la empresa (industrial,
comercial o de servicio), y de la envergadura o magnitud
de éstas.

Lo interesante es conocer que el almacenamiento es un


servicio muy valioso, el cual va a ser utilizado por la
organización que lo controle en beneficio de su propio
interés y el de la empresa.

El almacenamiento debe ser dependiente, hasta donde sea


posible, de la Gerencia de Logística o Gerencia de
Abastecimiento, (mientras unas de éstas existan en la
empresa), sin dejar de tener relación directa o indirecta,
con otras dependencias de la empresa.

El Almacén debe informar directamente al más alto


funcionario logístico de la empresa, por ser el encargado
de la función de distribución física; y a la vez, recibe
información de Compras, de Tráfico y de otras
dependencias de suministro y de control de materiales.

Sin embargo, si la empresa no tiene un ente de esa


categoría y si el almacenamiento no tiene el tamaño
suficiente, la información debe hacerse al departamento o
división que proporcione sus servicios principales.

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10.1.1. Relación con Producción (Ventas)

Las relaciones que deben establecer almacenes con


ventas (comercio), o producción (industria), son
de suma importancia, puesto que son estas
dependencias las que mueven con sus consumos,
los artículos que se encuentran en almacén.

En ambos casos (producción o ventas), es


conveniente llevar a cabo un planeamiento
coordinado, que les permita adquirir los
materiales que van a tener salida y no van a
constituir una carga para el almacén y por
consiguiente para la empresa.

El almacén debe conocer los materiales de mayor


consumo o de mayor demanda, indicándosele en
lo posible:

1. La cantidad aproximada que se utilizará o


venderá en determinado tiempo.
2. Los artículos o materiales cuya adquisición
debe cesar, sea por que han sido puestos fuera
de uso o por que la demanda no justifica su
adquisición.
3. Las condiciones en que necesita el consumidor
el o los artículos (embalados o no), y la fecha
en que deberán estar en su poder.

Asimismo, el almacén debe dar a conocer a ventas


o producción, los datos referente a las existencias,
como por ejemplo, existencias críticas de algunos
artículos, documentación referente a los artículos
y que son enviadas por las casas productoras o
proveedoras, solicitudes que hace para entregarlos
de los que está pidiendo.

Sin embargo en un almacén ideal se deben contar


con esos datos para simular los volúmenes de
inventario que necesitará el área de producción
para fabricar un número determinado de
productos y prever el tamaño de sus inventarios y
sus necesidades de reabastecimiento, las áreas de
control de inventarios dependiendo de las
empresas dependen de los jefes de almacén.

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10.1.2. Relación con Compras

Como se sabe, Compras proporciona al Almacén


los artículos que adquiere y que son solicitados
por Almacén o por quien lo va a usar.

Es decir, que Compras procura los artículos o


materias primas que el Almacén debe guardar y
por ello sus relaciones se efectúan alrededor de
esos artículos que Almacén solicita para reponer
sus existencias.

Por consiguiente, es de gran interés para ambas


dependencias, estar informados del movimiento
de los artículos, fluctuaciones del mercado,
cantidades económicas, etc., que permitan
determinar cómo, cuándo y cuánto adquirir.

Los puntos de contacto entre estas dos


dependencias son:

a. Determinación de las cantidades por adquirir,


teniendo en cuenta el consumo de las
existencias y el volumen de adquisición más
bajo, para que el precio resulte compatible con
el menor costo.

b. Información sobre existencias disponible,


rapidez de consumo, necesidades futuras, por
parte del almacén, para que Compras pueda
fijar las cantidades a pedir y los plazos de
entrega en que deben cumplir los proveedores.

c. Información sobre fluctuaciones probables en


los precios de mercado, y en condiciones de
compra, para que Almacén anticipe sus
solicitudes.

d. Proporcionar registros de las cantidades más


económicas de adquisición, por cada artículo,
de manera de determinar con exactitud el
máximo de existencias por obtener y la época
de efectuar las solicitudes, procurando
establecer cantidades estándar.

e. Recabar del almacén la autorización de


compra, antes de efectuar cualquier
adquisición. Esta autorización, consiste en
proporcionar los datos correspondientes a

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existencias de artículos en los depósitos o por


llegar, así como los consumos promedios de los
meses o años anteriores.

f. Acordar la cantidad y el precio que abarcarán,


los compromisos de adquisición o los
contratos futuros que establezca Compras.

g. Determinar el espacio disponible en los


almacenes, para fijar el volumen de las
compras y obtener mejores precios.

h. Planear las adquisiciones en común acuerdo,


teniendo en cuenta los puntos ya
mencionados.

Todos estos puntos de contacto, son


informaciones que se proporcionan mutuamente
Almacenes y Compras, para lograr adquirir el
producto en las mejores condiciones de precios,
sin gravar a su entidad, inmovilizando grandes
cantidades de capital.

Las relaciones entre dos elementos, pueden liberar


gran parte del capital destinado a adquisiciones,
mediante la buena rotación de los artículos y de
esa manera obtener mayores utilidades y disponer
al mismo tiempo de ese capital liberado, para
invertirlo en otros aspectos del negocio.

10.1.3. Relación con Contabilidad

La Contabilidad ejerce control sobre el Almacén,


constituyéndose en un fiscalizador de su
funcionamiento. La relación almacén-contaduría
es sumamente estrecha, por cuanto el capital de
una empresa se encuentra invertido en las
existencias que el almacén guarda, de esta manera
la contabilidad es el elemento controlador de ese
capital inmovilizado.

El control que se realiza se refiere exclusivamente


a determinar la exactitud de los registros que
lleva, comparándoselos con la realidad, de manera
de evitar pérdidas, sustracciones, deterioros, etc.,
que atentan contra el capital invertido.

Para poder determinar si los valores están de


acuerdo con las existencias realiza inventarios que

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le permita hacer dichas comparaciones. Es preciso,


que el almacén debe proporcionar todos los datos
necesarios para que pueda llevar sus registros.
Estos datos se refieren generalmente a:

a. Ingresos y salidas efectuadas diariamente.


b. Distribución de las existencias dentro del
almacén (ubicación).
c. Pérdidas que se produzcan por deterioro,
rotura o envejecimiento.
d. Ajustes que se efectúen.

Con estos datos la contabilidad realiza sus


registros, los que se constatan con la realidad por
medio de los inventarios, que le proporcionan
elementos fundamentales, para los balances y
estados de cuenta, facilitando de esta manera a los
dirigentes, los datos necesarios para fijar precios
de ventas o de productos y dirigir y controlar la
marcha de sus negocios.

Otro aspecto de las relaciones entre el almacén y la


contabilidad, es el referente a la contabilidad de
costos, que para la industria o el comercio es
sumamente esencial, por cuanto sabiendo cuánto
ha costado el producto, se podrá determinar un
mejor precio de venta y hacer frente a la
competencia del mercado, al mismo tiempo que
obtener las relaciones de utilidades para los que
invierten su dinero.

Los artículos que se encuentran almacenados, se


gravan con gastos que se efectúan en el cuidado y
manipuleo, en los salarios del personal
encargados de él, en seguros, inventarios, interés
de capital invertido, etc., que constituyen un costo
especial, que se denomina “costo de posesión y
almacenaje”, diferente al costo de adquisición de
compra. Siendo todos estos gastos propios del
almacenamiento, es lógico que a contabilidad le
interese este aspecto, lo mismo que a
almacenamiento, y de allí nace otro vínculo entre
estas dos dependencias.

10.1.4. Otras relaciones internas

A parte de las relaciones ya tratadas, el almacén


como toda dependencia, tiene relaciones de
subordinación y mando, es decir, que tiene jefes

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de subordinados, y con ellos deben mantener


relaciones tan estrechas como las anteriores, en lo
referente a informar o recibir información en
forma periódica sobre las necesidades, ocurrencias
y labor desarrollada.

Tiene relaciones también con otras dependencias,


como por ejemplo: mantenimiento, seguridad,
transporte y tránsito, inspección y control de
calidad, así como con el área de ingeniería.

En conclusión, debemos recordar que una


organización que reúne a diversos elementos con
una finalidad común y, que todos los que forman
parte de ella, y el óptimo funcionamiento sólo se
logrará por medio de la coordinación y el
planeamiento de manera de prever los tropiezos
que se puedan presentar y hacerles frente en
forma conjunta.

10.2. Fuera de la Empresa

Fuera de la empresa, las actividades de almacenamiento,


normalmente no tienen relaciones directas, pero sí, están
tácitamente autorizadas con:

a. Los proveedores de los artículos o materias primas,


que se van a utilizar en los procesos de fabricación de
la empresa de quienes debe conocer la seriedad con
que prestan sus servicios, así como de la bondad debe
conocer la seriedad con que se prestan sus servicios,
así como de la bondad de los materiales o artículos que
producen y que proporcionan.

b. Los clientes, de quienes requiere conocer


principalmente, cómo acostumbran o desean que se
remitan los productos que se le envían: debe conocer
los plazos de entrega de los artículos que solicitan, a
fin de atenderlos oportunamente y así mantener la
buena imagen de la empresa; así como para conocer
los medios de transporte a emplearse, cantidad a
despacharse, número de vehículos a emplear, etc.

c. Con los propietarios de compañías de transportes de


terceros, cuando se requiere su empleo, en caso que
nuestra empresa ni la del cliente dispongan de medios
necesarios. De ellos es preciso conocer capacidades de
transporte, medios disponibles, estados de
mantenimiento de sus vehículos, seriedad y garantía

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que ofrecen, así como la forma y momento de cargar


los vehículos.

d. Con las compañías de seguros, con sus agentes o


ajustadores, a fin de que puedan concurrir
oportunamente a verificar el estado en que se reciben o
llegan las cargas a los almacenes y determinar los
daños o disconformidades en los artículos que sido
adquiridos o solicitados por la empresa. De acuerdo
con el informe de los ajustadores es que se procederá a
la recepción de las mercancías, para en caso necesario,
proceder al cobro del seguro (de transporte)
respectivo.

El resultado de estas relaciones, debe ser motivo de


informes oportunos que se deben hacer llegar al ente de
quien dependa el Jefe de Almacén, para así asegurar una
correcta tramitación administrativa y deslindar
responsabilidades.

11. Plan de trabajo para la planeación y la organización de los


almacenes

Si hemos de tener un plan de trabajo para logra runa organización


óptima de los almacenes, sugerimos este orden:

• Asomémonos a los problemas actuales de nuestros almacenes


y analicémoslos para encontrar soluciones prácticas que
puedan aplicarse de inmediato y hasta donde las
circunstancias que predominen en la empresa lo permitan. A
este análisis debe seguir un plan general congruente con las
actividades de otros departamentos y con otras funciones de
la organización.

Como ejemplo, podemos reconocer los problemas que son


más posibles de encontrar en una gran mayoría de los
almacenes:

a. El espacio es insuficiente.
b. El personal es insuficiente.
c. El personal es incapaz por falta de adiestramiento.
d. Está mal localizado el almacén.
e. Existe una mala distribución de las facilidades y equipos de
almacenamiento.

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Deficiente colocación de la mercancía (materiales o productos)


que dificulta la localización rápida para acomodarla o surtir una
demanda.

Equipo de almacenamiento inadecuado, obsoleto o en mal estado.


Equipo de manejo de materiales insuficiente o inadecuado, y
mentes cerradas a la innovación que se oponen al cambio o son
muy conformistas.

• Consideremos lo ideal, o sea la aplicación de los conceptos y


principios básicos que sobre organización de almacenes
estamos tratando, para acercarnos a ello hasta donde sea
posible. Para que la meta que se fije en una nueva
organización del almacén sea realista y posible de alcanzar, es
necesario tener una mente abierta, un deseo de superación y
la disposición para dedicarle el tiempo que requiera su
estudio y puesta en marcha.

´
• El paso siguiente exige que recabemos datos de manera
metódica y sistemática para conocer con certeza lo siguiente:

Las necesidades actuales y futuras de almacenamiento.

Los recursos físicos y humanos actualmente disponibles y los


que habrán de necesitarse en el futuro.

Los sistemas de abastecimiento y de control interno actuales.

Los métodos actuales que se siguen en los trabajos dentro del


almacén.

Qué cambios habrá en los productos y sus envases y cuáles


son las necesidades de ventas, esto lo habremos de investigar
en el departamento de ingeniería y en el de programación y
control de la producción respectivamente.

Qué área y qué espacio se tiene disponible para el almacén,


cómo está distribuido actualmente. Deben incluirse las áreas
de pasillos para maniobras de estiba, así como los espacios
ocupados por oficinas, escaleras, elevadores, etc. Deben
conocerse los planes de la gerencia de cualquier ampliación,
cambio de local o de lugar.

Cómo están localizados el almacén y sus áreas de recibo y de


despacho en relación con los andenes y plataformas, y cómo
respecto de los centros de producción de la planta.

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• Con la anterior recolección de datos, hemos desmenuzado el


problema almacén en sus pequeños detalles; analicemos cada
uno de ellos aplicando el razonamiento lógico de una manera
metódica y sistemática.

• Reagrupemos estos conocimientos para construir nuevos


sistemas para una mejor distribución de las áreas de recibo,
almacenamiento y entrega; para una mejor distribución de las
cargas de trabajo para implantar más eficientes métodos de
trabajo, así como más útiles y sencillos sistemas de control.

• Nos queda por hacer lo más importante; un buen plan de


acción para poner en práctica las mejoras y un sistema de
seguimiento y evaluación de las transformaciones realizadas.

Hemos de realizar todos y cada uno de los pasos para el plan de


trabajo que acabamos de ver, como sigue:

1. Seleccionar la zona o el trabajo en donde resida el problema.


2. Desmenuzar el problema en las partes que lo componen.
3. Analizar cada parte por separado.
4. Reorganizar las partes en un mejor conjunto o solución.
5. Poner a prueba la solución.

Información necesaria para planear

Antes de planear es necesario tener información acerca de:

• Los artículos que se deben almacenar.


• La disposición de las áreas de recepción, almacenamiento y
entrega.

El plan se puede dividir en los siguientes pasos:

• Recolección de datos.

• Solución a la localización del almacén en un nuevo plano de


las áreas de la planta.

• Diseño de medios de almacenamiento y de medios de manejo


de materiales.

• Distribución racional de las actividades del almacén y de las


labores de su personal, materiales y los sistemas de
información.

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La parte importante en el plan de trabajo, en la planeación de un


almacén, es conocer su situación y condiciones actuales, así como
las necesidades de almacenamiento presentes y futuras. No
bastaría con hacerle arreglos a lo existente si el negocio ha de estar
en constante desarrollo y crecimiento. Se requiere conocer lo que
se espera almacenar en el futuro.

12. Resumen

El tema abordado en esta primera unidad, tiene como objetivo


fijar en el participante la necesidad de una toma de conciencia
sobre la labor del almacén en la empresa y no identificarlo como
un depósito simple de mercancías; sino, todo lo contrario, tiene
sus funciones claramente definidas, contribuye al logro de
objetivos corporativos y se debe considerar principios para su
manejo y control.

Para que lo mencionado se cumpla, se precisa en primer lugar,


definir el tipo de almacén que se va administrar y ello parte por
establecer la mercadería que se va almacenar y ella puede ser:
materia prima, productos terminados, productos en proceso,
repuestos, mercadería devuelta, etc. Identificada la mercadería
nos ayudará a diseñar el tipo de protección que necesitamos darle
de ello puede ser que sea un almacén cerrado o un almacén
abierto o simplemente un cobertizo.

Luego de definir el tipo de almacén, necesitamos establecer los


vínculos con las demás áreas de la empresa, esto es, con quienes
el almacén mantiene o intercambia comunicaciones, estas pueden
ser dentro o fuera de la empresa y ello dependerá del tipo de
mercancía que guarda.

Finalmente, en esta unidad hemos querido dar las pautas


necesarias para llevar a cabo una planeación de la organización
del almacén, a fin de que a partir de este punto, se pueda abordar
el texto bajo el conocimiento de qué es lo que se desea alcanzar
como objetivo de optimización del almacén.

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Caso 01: La compañía Viacha

La compañía “VIACHA” es una fábrica de cemento. Está ubicada


en la localidad de Viacha, departamento de La Paz – República de
Bolivia a 33 km de la ciudad de La Paz.

Fuente: Recuperado el 20.01.2010 de http://maps.google.com

Figura 5

Esta empresa contaba en 1980 con una capital de 50 millones de


dólares. Tiene un movimiento de 8 000 ítems aproximadamente es
sus almacenes, para el mantenimiento en general de sus
diferentes maquinarias de planta, funcionamiento de producción
y todo servicio de las dependencias que forman esta compañía.

El almacén de productos terminados está en un área totalmente


separada de los almacenes mencionados en el párrafo anterior. El
mismo que se encuentra a cargo del Departamento de Ventas.

El tipo de almacenes que tiene esta empresa es de cobertura


cubierta y están situados en diferentes lugares y distantes del
Almacén Central. Se tiene hasta cinco almacenes:

a. Almacén central: donde se concentran los repuestos eléctricos


y mecánicos.
b. Almacén de carburantes.
c. Almacén de lubricantes y materiales refractarios.
d. Almacén: polvorín de explosivos.
e. Almacén de envases vacíos para productos terminados.

El encargado y responsable directo de todos estos Almacenes, es


el Jefe de Almacén Sr. José Montalvo Colli, quien es un eficiente

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empleado, conocedor de la técnica propia de sus funciones y tiene


a su cargo tan sólo 4 personas entre los cuales están 2 de ellos de
avanzada edad (próximos a jubilarse).

Figura 6

Todo este personal, incluyendo el Jefe de Almacén, tiene


experiencia en el manejo de materiales, mas no tienen la debida
capacitación para un mayor control en la recepción, el despacho y
almacenamiento y así pueda lograr un mejor funcionamiento.

Esta empresa mueve artículos y materiales de importación: en un


55% importación directa; 40% productos importados, pero
comprados en plaza y un 5% netamente nacional.

En esta empresa funciona un Sindicato de Trabajadores (obreros y


empleados), existiendo entre ambas partes Pactos Colectivos, uno
de los cuales contempla respetar las promociones de ascensos
entre el personal más antiguo.

Asimismo la empresa ha manifestado y demostrado que


solamente contratará personal nuevo, con condiciones de sueldos
y salarios mínimos.

En el área donde está situada la empresa “Viacha” no existen


centros de capacitación adecuada sobre Organización y
Administración de Almacenes.

Los pocos centros de capacitación se encuentran en La Paz (a 33


km). El personal trabaja diariamente hasta las 6 p.m. en invierno y
verano.

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Al efectuar los inventarios y las respectivas conciliaciones, se


encuentran muchas diferencias, de más en unas y de menos en
otras.

Usted ha sido nombrado como jefe Logístico de la Fábrica de


Cemento VIACHA y la gravedad de la situación que se le ha
hecho conocer, hace que le dé primera prioridad en la solución de
este problema. ¿Cuál sería la solución que usted plantearía a la
Dirección de la empresa? Justifique su recomendación.

FIN DE LA UNIDAD

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