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TABLE

DES MATIERES
INTRODUCTION
Test de Pré-évaluation
QuickBooks 2016 ?
Comparaison des éditions et versions
Installation

PREMIERE PARTIE : CONFIGURER QB 2016)
I- Créer un fichier Compagnie
a. Lancer Quickbooks
b. Créer une Compagnie
i. Renseignements sur votre Compagnie
ii. Secteur d’activité
II- L’Environnement de QuickBooks
a. Les Menus et la barre d’icône
b. Le Tableau de bord
c. Personnaliser l’environnement QB
d. Les Préférences
III- Le Plan Comptable
a. Les comptes
b. Les sous-comptes
c. Les Etats Financiers
i. Bilan
ii. Etat des résultats
IV- Les Centres QuickBooks
a. Centre Clients
i. Créer un Clients sur QB
b. Centre Fournisseurs
i. Créer un fournisseur
c. Centre d’Emploi
V- Articles
VI- Les Ventes
VII- Raccourci Clavier




DEUXIEME PARTIE : LE LIVRE DU COMPTABLE
I- Suivies des heures, milleage
II- Activités au compte clients
III- Fournisseurs
a. Entrer une facture à payer
b. Payer une facture
c. Rapports
IV- Payer les factures
V- Proforma
VI- Activités Bancaires
a. Virement de fonds
b. Carte de crédit
c. Conciliation
d. Annuler ou Supprimer un chèque
e. Rapports
VII- Soldes D’ouverture
a. Comptes du bilan
b. Comptes clients et fournisseurs
c. Stocks
d. Solde bancaire
VIII- Régler le payroll
IX- Etats des Résultats

TROISIEME PARTIE : GÉRER LA COMPAGNIE
I- Gérer l’inventaire
II- Gérer les fichiers QuickBooks
III- Utiliser les taxes
IV- Budgets et Planification
V- Intégrer QuickBooks sur d’autres programmes
VI- Multi-Utilisateur et sécurité
VII- Fonctions Utilitaires
VIII- Multidevise
a. Activer la multidevise
b. Liste des devises
c. Calculatrice de devise
d. Plan comptable en devise étrangère
IX- Procédures de fin d’année
PREMIÈRE PARTIE

INTRODUCTION
Test de Pré-évaluation

QuickBooks est un logiciel de comptabilité développé et commercialisé par Intuit. Les
produits QuickBooks sont orientés principalement vers les petites et moyennes
entreprises et offre des applications sur site ainsi que des versions à base de nuages
représentant [2] qui acceptent les paiements commerciaux, gérer et payer les factures,
et les fonctions de paie.

Avec ses millions d'utilisateurs dans le monde, QuickBooks est la solution de gestion la
plus populaire par les petites entreprises. QuickBook a réussi le tour de force de rendre
la gestion comptable et commerciale simple et plaisante pour que vous puissiez vous
concentrer uniquement sur votre coeur de métier.
En terme de fonctionnalités proposées QuickBooks vous permet de :

• Faire le suivi quotidien et en direct de votre trésorerie : surveillez les entrées et


sorties pour maintenir un niveau de trésorerie optimal pour votre activité.
QuickBooks vous aide à détecter les anomalies afin que vous puissiez réagir
rapidement
• Tenir votre comptabilité simplement : saisissez rapidement votre comptabilité
avec votre plan comptable integer.
• Piloter votre gestion commerciale : créez vos devis et vos factures dans
QuickBooks et envoyez-les directement à vos clients par email ou en dur.
• Suivre les paiements en cours : Contrôlez en direct le paiement des prestations
ou des produits facturés, relancez vos clients au bon moment grâce aux
notifications de retard de paiement, etc.
• Prendre du recul sur votre activité pour mieux la piloter : recettes
prévisionnelles, surveillance des dépenses en cours, résultats analysés en
temps réel, tableaux de bord et rapport.

QuickBooks offre une interface très agréable qui ne manque pas de fonctionnalités pour
simplifier votre gestion quotidienne.

Principales Fonctionnalités (Liste • Gestion des commandes
non-exhaustive) fournisseurs

Achats Automatisation du processus de vente

• Gestion des factures fournisseur • Devis


Comptabilité • Conversion de devis en facture
• Factures personnalisées
• Comptabilité générale • Dématérialisation des factures
• Comptabilité analytique • Envoi des factures par email
• Accès sécurisé pour son Expert
Comptable Gestion des collaborateurs
• Prévisions de trésorerie
• Gestion des heures travaillées
Facturation

Les versions




















Installation
Lancer le Setup Installer
Cliquer sur <Next>
Accepter les termes et conditions <Next>
Entrez le Numéro de Licence <License Number>
Entrez le Numéro de Produit/Série <Product Number>
Choisir le type d’installation puis <Cliquer Next>
1) Utiliser QuickBooks sur cet ordinateur
2) Utiliser QuickBooks sur l’ordinateur et
sauvegarder les fichiers sur un réseau de
partage
3) Installer QuickBooks pour stocker les fichiers
sur cet ordinateur
Choisir l’emplacement de l’installation QuickBooks
Cliquer sur <Installer>




















core
PREMIERE PARTIE :
Le présent chapitre vous informe des renseignements qu'il faudra
rassembler avant de passer à l'Entrevue EasyStep. Suite à ce chapitre, vous
serez en mesure de configurer votre compagnie dans QuickBooks.

Décisions à prendre avant de commencer
Dans QuickBooks, le «fichier de la compagnie» contient tous les dossiers
financiers d'une entreprise. Avant de pouvoir utiliser QuickBooks, vous
devrez fournir les renseignements essentiels à la configuration du fichier de
votre compagnie.

Trouver un conseiller QuickBooks
Dois-je m'y connaître en comptabilité?
Avec QuickBooks, vous n'avez pas besoin de vous y connaître en comptabilité. Veuillez
noter cependant que le programme a souvent recours à des expressions financières
courantes.

Quelques Notions

Votre plan comptable


Lorsque vous vous occupez des livres comptables d'une compagnie, vous effectuez le
suivi des profits et pertes et de la façon dont vous placez vos revenus et acquittez vos
dépenses. Vous suivez ce flux financier au moyen de comptes. Une liste de tous ces
comptes constitue votre plan comptable.

Actif
L'actif tient compte des biens que vous possédez et des montants que l'on vous doit.
Ces montants représentent vos comptes clients. QuickBooks crée des comptes clients
pour effectuer le suivi des l'argent que l'on vous doit.

L'actif de votre compagnie peut également inclure les comptes de chèques, les comptes
d'épargne, la petite caisse, l'actif à long terme (par exemple, l'équipement ou les
camions), l'inventaire, les comptes de réserve (qui contiennent les fonds provenant de
clients mais que vous n'avez pas encore déposés).
En créant le fichier de votre compagnie dans QuickBooks, bien que les comptes de
chèques, d'épargne et de petite caisse constituent l'actif de votre compagnie, vous
devez les configurer à titre de compte bancaire.

Passif
Le passif représente les sommes que votre compagnie doit aux autres. Le suivi de ces
montants s'effectue dans les comptes de passif. Par exemple, le passif peut inclure un
prêt bancaire, la taxe de vente que vous percevez de vos clients mais que vous devez au
gouvernement, ou les sommes que vous retenez sur le salaire des employés et que vous
devez aux fiscs.

QuickBooks crée un compte fournisseurs pour effectuer le suivi de l'argent que vous
devez aux autres sous forme de factures à payer. En créant le fichier de votre
compagnie dans QuickBooks, bien que les factures à payer constituent un passif, vous
devez les configurer à titre de comptes créditeurs (comptes fournisseurs).

Capital
Le capital représente la différence entre ce que vous possédez (votre actif) et ce que
vous devez (votre passif). Si vous disposiez de votre actif entier aujourd'hui et que vous
acquittiez vos dettes au moyen du produit de la disposition des biens, le montant qu'il
vous resterait constituerait votre capital :

Capital = Actif – Passif

Vu que le capital représente le montant qu'il vous reste suite à l'acquittement de vos
dettes, il reflète l'état financier de votre entreprise. Le capital provient de trois sources :
L'argent que les propriétaires investissent dans leur compagnie, Le profit net résultant
de l'exploitation de l'entreprise au cours de la période comptable courante ou encore
les bénéfices non répartis, ou les bénéfices nets d'une période comptable antérieure,
qui n'ont pas été répartis entre les propriétaires.

En tant que propriétaire, vous pouvez également retirer des fonds de l'entreprise. De
tels retraits réduisent bien sûr le capital de l'entreprise.

Rapports qui mesurent le rendement d'une entreprise


Les rapports dont les comptables et les agents financiers tiennent compte en général
lorsqu'ils souhaitent vérifier le rendement d'une entreprise sont les suivants : le bilan,
l'état des résultats et l'état de la trésorerie.
Le bilan

Le bilan vous donne un aperçu financier de votre compagnie à une date précise. Il
indique : Votre actif (ce que vous détenez).

Vos comptes clients (ce que l'on vous doit). Votre passif et vos comptes fournisseurs (les
sommes que votre entreprise doit). La valeur nette de votre entreprise (votre capital).

L'état des résultats


L'état des résultats indique vos revenus, vos dépenses, ainsi que les profits ou pertes
nets (c'est-à-dire, les revenus moins les dépenses). Il résume les résultats de votre
entreprise par catégories (les revenus d'abord, puis les dépenses).

L'état de la trésorerie

L'état de la trésorerie indique les montants qui vous ont été versés ou les paiements que
vous avez effectués au cours d'une période comptable précise.


Renseignements sur votre compagnie
Le tableau ci-dessous vous informe des renseignements qu'il vous faudra rassembler
avant de passer à l'Entrevue EasyStep et vous indique où trouver ces renseignements.
Vous devrez entrer la plupart de ces renseignements au cours de l'Entrevue, mais vous
nécessiterez également certains de ces renseignements au cours de la configuration de
votre compagnie.

Renseignements nécessaires Où les trouver


Le nom et l'adresse de la compagnie. Le propriétaire, le comptable ou les formulaires
d'impôt
Les dates de votre période comptable : le Vos dossierrs ou votre comptable
premier mois de votre exercice financier ,
et votre date de début dans QuickBooks

La déclaration de revenus que votre Votre comptable, ou les formulaires d'impôt
entreprise doit produire.


Le plan comptable de votre entreprise Votre comptable ou votre ancienne méthode de
Conseil : Si vous n'avez pas de plan tenue de livre
comptable, l'Entrevue EasyStep vous aidera
à choisir le plan comptable qui convient à
votre entreprise.


Les noms des personnes qui font partie de Consultez la section intitulée « Mode multi-usager »
votre compagnie et qui utilisent
QuickBooks, ainsi que les parties de vos
dossiers financiers auxquelles ces
personnes ont accès.

Les états de compte bancaire qui tiennent compte de
Le solde des comptes suivants : la période entre votre date de début et
carte de crédit la date du jour
marge de crédit Tous les chèques à encaisser, les
emprunt/prêt dépôts ou autres documents (les reçus de carte de
compte bancaire crédit, par exemple)
Le bilan, tel que préparé par votre comptable


La liste des types d'articles que vous vendez Les dossiers de votre compagnie
(produits et services ), y compris :
- le numéro ou le nom de l'article
- le prix de vente ou le taux horaire
courant
- le code des taxes qui est associé à
l'article
- le compte des résultats que vous utilisez
pour suivre la vente de l'article

Uniquement pour inventaire :
- le coût d'achat
- la quantité en stock s la valeur totale de
l'inventaire pour cet article


La liste des clients, y compris :
- les adresses Les dossiers de votre compagnie
- les personnes-ressources
- les numéros de téléphone
- les factures impayées

La liste des fournisseurs, y compris : Les dossiers de votre compagnie
- les adresses
- les personnes-ressources
- les numéros de téléphone
- les factures impayées

La valeur de votre actif Le bilan, tel que préparé par votre comptable
Pour l'actif à long terme, il vous faudra
également le coût initial et l'amortissement
cumulé.

Les renseignements sur votre capital Votre comptable
La somme totale que vous avez investie
dans la compagnie, plus le montant des
bénéfices non répartis (profit/perte nets)
pour chaque année d'exploitation de votre
entreprise.





Démarrer avec QuickBooks
1- Choisir dans la liste une compagnie récemment utilisée ;
2- Créer une nouvelle compagnie <New
Company>
3- Ouvrir ou restaurer une compagnie
existante
4- Ouvrir un modèle de compagnie

Créer une nouvelle Compagnie
1- Démarrage éclair <Express Start>
2- Démarrage détaillé
3- Créer une compagnie à partir d’une autre
4- Convertir des données





Démarrage détaillé de la Compagnie
Fournir les renseignements sur votre compagnie
Etapes
• Choisir le type d’industrie ou d’activité
• Choisir son statut légal
• Choisir le début de l’année fiscal
• Ajouter un mot de passe d’administrateur
• Cliquer sur <Next> pour continuer
• et sauvegarder le fichier QB de la compagnie

Sinon, dans le menu Compagnie, choisissez Info sur la compagnie et
remplissez les champs qui se rapportent à votre compagnie. Si vous voulez
que QuickBooks effectue le suivi des renseignements fiscaux, dans le menu
déroulant, sélectionnez le formulaire d'impôt que vous aurez à remplir.

Personnaliser QuickBooks
• Les produits ou services que vous vendez
• Activer les taxes
• Activer les devis sur QB
• Tracer les commandes sur QB
• Activer l’option des Facturations <Billing Statements>
• Activer l’option de Facturation proportionnée à l’avancement des
travaux
• Gérer vos dettes
• Tracer votre inventaire


Saisies de vos données
1- Ajouter vos contacts, clients, fournisseurs et employés
2- Ajouter les produits et services que vous vendez en trois catégorie
3- Ajouter vos comptes bancaires





L’Environnement de QuickBooks
a. Les Menus et la barre d’icône
b. Le Tableau de bord
c. Personnaliser l’environnement QB
d. Les Préférences

a- Les Menus

Utilisez les menus QuickBooks pour accéder à différents écrans ou activités
sur QuickBooks.

File - utilisation pour ouvrir et fermer les entreprises et d'avoir accès à des
services publics, de sauvegarde ou de restauration des fonctions.

View - utiliser pour accéder aux préférences, une calculatrice et la
fonction de recherche. Les fichiers QuickBooks de clients sont configurés
avec des préférences standard. Vous pouvez personnaliser certaines
préférences à votre convenance mais seulement si vous êtes
l’administrateur.

Listes - utiliser pour accéder au tableau de la liste des comptes (plan
comptable), la liste des classes, la liste des articles et certaines autres listes.

Favoris - utiliser pour accéder à vos favoris (ou les plus couramment
utilisé).

My Company - utiliser pour accéder aux informations de la compagnie (à
savoir le Nom de la société, l'adresse, les taxes, etc.)

Clients - utiliser pour ouvrir le Centre de clients et afficher les fenêtres des
activités concernant la clientèle.

Vendors - utiliser pour ouvrir le Centre de fournisseur et afficher les
activités concernant vos fournisseurs de services ou de marchandises.

Employés - utiliser pour accéder au Centre des employés (liste des
employés) et les fonctions de paie.

Banking - utiliser pour accéder à des activités bancaires, y compris la saisie
des dépôts, frais de carte de crédit, les virements, etc.

Rapports - utiliser pour accéder aux rapports de QuickBooks et la liste de
rapports au mémoire.


2- Le Plan Comptable
Sur QuickBooks, le solde d'ouverture du compte de capital sera
automatiquement créé. Lorsque vous configurez un nouveau compte et
introduisez son solde d'ouverture, QuickBooks vous demande d’entrer le
montant du solde dans le compte «Solde d'ouverture du compte de
capital» afin de solder vos comptes. Vous pouvez choisir de ne pas modifer
le solde d'ouverture du compte de capital ou vous pouvez en virer des
fonds vers d'autres comptes de capital.

a. Les comptes
b. Les sous-comptes
c. Les Etats Financiers
i. Bilan
ii. Etat des résultats

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