QuickBooks Guide de Mise en Route. QuickBooks Logiciel Comptable MC Pro QuickBooks Logiciel Comptable MC de Base

QuickBooks MC
Guide de mise en route

QuickBooks Logiciel comptableMC Pro
QuickBooks Logiciel comptableMC de base
Droits Droit d’auteur © 2001, 2003 Intuit Canada limitée Intuit Canada limitée
Tous droits réservés. Boîte postale 4182
d’auteur Première impression, juin 2003. Edmonton, Alberta T6E 5G6
ii
Table des matières
Chapitre 1 Guide d'installation, 5
Exigences du système, 6
Comment utiliser ce guide?, 7
Installer et enregistrer QuickBooks, 8
Mise à niveau d'une version antérieure de QuickBooks, 11
Chapitre 2 Importer et exporter, 15

Convertir les données de Quicken, 16
Importer et exporter, 26
Chapitre 3 Configurer une nouvelle compagnie, 31

Décisions à prendre avant de commencer, 32
Commencer l'Entrevue EasyStep, 41
L'Entrevue EasyStep, 43
Dernières étapes de la configuration, 62
Chapitre 4 Principes de base de QuickBooks, 69

Comment naviguer dans QuickBooks?, 70
Information supplémentaire sur l'utilisation de QuickBooks, 74
Obtenir des détails sur votre compagnie, 75
Sauvegarde des données d'entreprise , 79
Mode multi-usager, 81
Suivre et payer la TPS et TVP, 88
Rassembler des renseignements fiscaux, 96
Chapitre 5 Configurer le livre de paye et le suivi

des heures de travail, 103
Livre de paye : avant de commencer..., 104
Configurer le livre de paye : un aperçu, 105
Comptes d’engagements salariaux et de charges de paye, 108
Configurer vos éléments de paye, 111
Configurer les données des employés, 116
Résumer les montants cumulatifs annuels, 120
Mettre à jour le livre de paye et l'information sur les employés, 126
iii
Rédiger un chèque de paye, 128
Payer les cotisations sociales et les engagements salariaux, 132
Remplir le feuillet T4 et le relevé 1 , 136
Effectuer le suivi des heures travaillées d'un employé (QuickBooks Pro
seulement) , 140
Installer le compte-heures, 154
Aide-mémoire du compte-heures, 155
Chapitre 6 Multidevises, 157

Utilisation de devises multiples (QuickBooks Pro seulement), 158
Chapitre 7 Renseignements relatifs aux mises à

jour, 173
Nouveautés dans QuickBooks Logiciel comptable, 174
Effectuer le suivi de diverses unités de mesure (version Pro
seulement), 175
Assembler des articles en stock, 179
Index, 181
Appendice 1 Options de soutien au client, 193

Options de soutien au client et services d'Intuit, 194
Pour parler à un représentant du soutien au client, 195
Pour communiquer avec Intuit, 198
iv
C h a p i t r e 1
Guide
d'installation
Exigences du 6
système
Comment installer
Comment utiliser 7
ce guide? QuickBooks?
Installer et 8
enregistrer
QuickBooks
Mise à niveau 11
d'une version
antérieure de
QuickBooks
Bienvenue à QuickBooks logiciel comptable! Le
présent chapitre vous explique comment installer
votre nouveau logiciel sur votre ordinateur et vous
mettre en route. CHAPTER 1
Le guide de mise en route s'applique à QuickBooks et à QuickBooks Pro. Dans le

guide, le terme QuickBooks désigne en général les deux programmes, à moins qu'il
n'existe une différence essentielle entre les deux. Dans un tel cas, le logiciel
approprié sera indiqué.
Si vous utilisez déjà Quicken pour votre comptabilité, veuillez passer

à la section intitulée « Convertir les données de Quicken » à la
page 16.
5
Exigences du système
Pour utiliser QuickBooks logiciel comptable, il vous faut ce qui suit :
■ Un ordinateur compatible IBM avec un processeur Pentium ou un autre processeur
compabible. Un Pentium de 200 MHz ou mieux est requis. (Un Pentium II de 350 MHz
est recommandé.)
■ Au moins 64 Mo de mémoire vive (96 Mo ou mieux recommandé).
■ Un disque dur possédant l'espace requis suivant :
Dans Dans
QuickBooks QuickBooks
Pour installer
de base il vous Pro il vous
faut faut
QuickBooks 200 Mo 205 Mo
Le compte-heures N/A 10 Mo
Microsoft Internet Explorer 5.5 70 Mo 70 Mo
Adobe Acrobat Reader 5.0 10 Mo 10 Mo
■ Un lecteur CD-ROM à double vitesse (ou mieux).

■ Une carte sonore, si vous comptez utiliser les fonctions sonores.
■ Une carte vidéo et un écran pouvant accepter 256 couleurs VGA; la résolution de l'écran
réglée à un minimum de 800 sur 600 pixels est recommandé (lorsque vous sélectionnez
l’option Petites polices pour l’affichage dans le Panneau de configuration).
■ Windows 98, Me, 2000, NT 4.0 (mise à jour 6a) ou XP.
Remarque: Si vous exploitez Windows 2000 et que deux ou plusieurs personnes se serviront de
QuickBooks, tous les utilisateurs de Windows doivent être configurés à titre de Utili-
sateur standard (Groupe des utilisateurs avec pouvoirs) ou mieux. Si ce n'est pas le
cas, il sera impossible d'exécuter QuickBooks de façon appropriée.
■ Une imprimante pouvant fonctionner avec votre système d'exploitation, si vous

comptez imprimer à partir de votre logiciel QuickBooks.
■ Microsoft® Word 97 (ou mieux) et/ou Excel 97 (ou mieux), si vous comptez utiliser les
les fonctions d'intégration QuickBooks Pro et Microsoft® Office (mémoire vive supplé-
mentaire recommandée).
■ Microsoft® Outlook 97 (ou mieux) ou Symantec ACT! 3.08, 4.02 ou Interact 2000, si
vous comptez synchroniser QuickBooks Pro et votre gestionnaire de contacts (mémoire
vive supplémentaire recommandée).
■ Une connexion Internet et un compte auprès d'un fournisseur Internet, si vous
comptez utiliser les fonctions en ligne de QuickBooks ou télécharger des mises à jour
ou les tables d'impôt pour le livre de paye.
■ Un logiciel de messagerie compatible avec MAPI (tel que Microsoft Outlook mais non
Microsoft Outlook Express) si vous comptez envoyer les formulaires de vente à vos
clients par courriel (mémoire vive supplémentaire recommandée).
6 CHAPITRE 1 Guide d’installation

Comment utiliser ce guide?
Utilisez-vous Lisez la section

QuickBooks intitulée « Installer
ou Quicken Non et enregistrer
pour gérer QuickBooks » à la
votre page 8.
entreprise?
Oui
S'agit-il d'une
S'agit-il de
Oui Non S'agit-il de Non version
Utilisez-vous QuickBooks pour
QuickBooks antérieure de
QuickBooks? Windows 4.0 ou
pour QuickBooks
mieux?
Macintosh? pour Windows
ou DOS?
Oui Oui Oui
Lisez la section
intitulée « Mise à Appelez le soutien
Non
niveau d'une version au client pour
antérieure de obtenir de l'aide
QuickBooks » à la (voir page 198).
page 11.
Consultez la section
Oui intitulée « Convertir les
Utilisez-vous
Quicken? données de Quicken » à la
page 16.
Non
Installez QuickBooks, créez

Utilisez-vous Oui un nouveau fichier, puis
Simple consultez la section
Comptable? intitulée « Importer et
exporter » à la page 26.
Comment utiliser ce guide? 7

Installer et enregistrer QuickBooks
Si vous effectuez une mise à niveau d'une version antérieure de QuickBooks,

consultez d'abord les renseignements essentiels à la page 11 avant de continuer.
Si vous transférez vos données de Quicken, consultez d'abord les renseignements

essentiels à la page 16 avant de continuer.
Installation de QuickBooks sur votre ordinateur

Remarque: Pour pouvoir utiliser QuickBooks logiciel comptable, Microsoft® Internet Explorer 5.5 (ou
supérieur) doit être installé sur votre ordinateur, même si vous n'avez pas de connexion Internet.
Si vous n'avez pas Internet Explorer 5.5, le programme d'installation QuickBooks installera ce
programme pour vous.
Si vous avez une version antérieure de Internet Explorer, le programme d'installation effectuera
une mise à niveau vers la version 6.0 (ou mieux). Si le navigateur qui est installé sur votre ordi-
nateur n'est pas Internet Explorer, le progamme d'installation installera Internet Explorer 5.5
sans toucher à votre navigateur.
1 Fermez toutes les applications, y compris les programmes anti-virus (certains

programmes de la sorte peuvent faire obstacle au processus d'installation du
programme d'installation).
2 Insérez le CD-ROM QuickBooks dans votre lecteur. En général, l'installation du
programme commence automatiquement.
■ Si ce n'est pas le cas, dans le menu Démarrer, sélectionnez Exécuter. Inscrivez la
lettre correspondant à votre lecteur de CD-ROM, suivi de :\autorun.exe, puis cliquez
sur OK (par exemple, d:\autorun.exe).
3 Dans la fenêtre d'installation, cliquez sur Installer QuickBooks.
4 Dans la fenêtre du code d'identification pour l'installation, inscrivez votre code d'iden-
tification, puis cliquez sur Suivant. Vous trouverez votre code d'identification dans l’un
des emplacements suivants: au dos du guide de mise en route, sur l'enveloppe
contenant votre CD-ROM QuickBooks, ou sur une carte qui a été incluse dans la boîte
du CD-ROM QuickBooks.
■ Si vous ne trouvez pas votre code d'identification ou si celui-ci est indéchiffrable,
veuillez appeler le Service à la clientèle d'Intuit (voir page 200). Il vous faudra
fournir votre preuve d'achat pour obtenir un autre code d'identification.
Si vous avez acheté plusieurs copies de QuickBooks Pro qui feront partie d'un
même réseau, il vous faudra entrer un code d'identification distinct pour
chacune de ces copies.
Conseil: Il vous est recommandé d'inscrire votre code d'identification dans le guide de mise en route au
cas où vous perdriez l'étiquette où figure ce code.

5 Dans la fenêtre configuration, choisissez l'une des options suivantes :
■ Express: Pour installer QuickBooks dans le répertoire implicite (en général,
c:\fichiers programmes\intuit\quickbooks) ou, si vous effectuez une mise à
niveau, dans le répertoire de votre version antérieure de QuickBooks (par exemple,
c:\qbooksw).
■ Personnalisé: Pour installer QuickBooks dans un répertoire autre que le répertoire
implicite.
6 Cliquez sur Suivant. La Convention de licence s'affiche à l'écran.
7 Après avoir lu celle-ci, seléctionnez J'accepte, puis cliquez sur Suivant. La fenêtre de
copie des fichiers s'affiche à l'écran.
8 Cliquez sur Suivant. Le programme d'installation commencera à installer QuickBooks.
Une fois l'installation de base terminée, le contrat de licence d'utilisation s'affiche à
l'écran.
9 Si vous ne l'avez pas déjà fait, lisez le contrat puis cliquez sur Oui.
Il vous est maintenant possible d'installer d'autres composants, comme le Compte-

heures (un programme distinct qui est inclus dans QuickBooks Pro et qui effectue le
suivi des heures de travail des employés et des sous-traitants).
Conseil: Pour démarrer QuickBooks, cliquez deux fois sur l'icône QuickBooks de votre bureau, ou dans
le menu Démarrer, choisissez le groupe de programmes QuickBooks, puis QuickBooks.
Étape suivante
Maintenant que vous avez installé QuickBooks, vous êtes prêt à configurer votre
compagnie. L'Entrevue EasyStep vous guide d'une étape à l'autre du procédé de
configuration en vous posant de simples questions sur votre entreprise. Pour vérifier les
renseignements dont vous aurez besoin pour procéder à l'Entrevue EasyStep, lisez la section
intitulée « Configurer une nouvelle compagnie » à la page 31.
Pour en savoir plus sur la configuration et l'utilisation des fonctions importantes de
QuickBooks, lisez la section intitulée « Principes de base de QuickBooks » à la page 69.
Installer et enregistrer QuickBooks 9

Enregistrement de QuickBooks
Vous pouvez ouvrir un maximum de 15 sessions QuickBooks avant de devoir l'enregistrer.
Suite à votre 15ième session, il vous faudra enregistrer votre logiciel pour pouvoir continuer
à l'utiliser. Il vous est recommandé d'enregistrer votre produit au plus tôt. Ceci vous
permettra de profiter de toute mise à jour et offre spéciale disponibles.
QuickBooks affichera un message de rappel d'enregistrement de temps à autre. Si vous

choisissez de ne pas enregistrer votre logiciel à l'affichage de cette fenêtre, cliquez sur Me
rappeler plus tard. Si vous choisissez d'enregistrer votre logiciel à une date ultérieure, deux
options s'offrent à vous.
Vous pouvez l'enregistrer:

■ En ligne: ouvrez le fichier de votre compagnie, puis, dans le menu Fichier, choisissez
Enregistrer QuickBooks. Dans la fenêtre d'enregistrement du produit, cliquez sur En
ligne et suivez les instructions à l'écran.
■ Par téléphone : ouvrez le fichier de votre compagnie, puis, dans le menu Fichier,
choisissez Enregistrer QuickBooks. Appelez ensuite sans frais le service d'enregistrement
de QuickBooks.
Conseil: Inscrivez votre numéro d'enregistrement sur la page de titre du guide de mise en route. Il vous
faudra fournir ce numéro si vous appelez le soutien au client ou si vous décidez de vous inscrire
au service de livre de paye de QuickBooks. Pour vérifier votre numéro d'enregistrement,
choisissez À propos de QuickBooks dans le menu Aide.
Si vous utilisez plusieurs copies de QuickBooks Pro dans un même réseau, vous devez
enregistrer chaque copie séparément à l'aide d'un numéro d'enregistrement distinct.
S'il vous faut réinstaller QuickBooks

Il vous faudra peut-être réinstaller QuickBooks si votre ordinateur vous pose des problèmes
ou si vous croyez que votre programme QuickBooks est endommagé. Comme le processus
de réinstallation n'a aucun effet sur vos données, celles-ci resteront intactes.
La réinstallation s'effectue de la même façon que l'installation de QuickBooks (voir «

Installation de QuickBooks sur votre ordinateur » à la page 8). Lorsque le programme
d'installation vous invitera à entrer votre code d'identification, inscrivez le code que vous
avez entré lors de l’installation initiale de QuickBooks. Vous n'avez pas besoin d'enregistrer
QuickBooks de nouveau, à moins d'avoir réinstallé le logiciel sur un autre ordinateur.
Une fois la réinstallation terminée, QuickBooks recherchera les fichiers de données dans le
répertoire implicite. Si vos fichiers de données se trouvent dans un autre répertoire, il vous
faudra sélectionner «Choisir une compagnie» pour indiquer à QuickBooks l'emplacement
de vos fichiers.
Remarque: Si vous installez une mise à jour corrective de QuickBooks mais que vous réinstallez le logiciel
ultérieurement, vous devrez également réinstaller la mise à jour.

Mise à niveau d'une version antérieure de
QuickBooks
Si vous avez utilisé une version antérieure de QuickBooks, vous pouvez transférer vos
fichiers existants dans QuickBooks logiciel comptable.
Avant d'effectuer une mise à niveau vers QuickBooks logiciel comptable,

vous devriez :
1 Sauvegarder vos fichiers à l'aide de disquettes neuves (ou de tout autre moyen de
sauvegarde habituel). Assurez-vous de bien marquer vos disquettes et de les placer en
lieu sûr.
Pour obtenir des précisions sur la façon de sauvegarder vos fichiers, consultez les
instructions qui accompagnent la version antérieure de votre logiciel QuickBooks.
2 Créer et imprimer une Balance de vérification pour votre compagnie. Pour obtenir
des précisions sur la façon d'imprimer une Balance de vérification, consultez les
instructions qui accompagnent l'ancienne version de votre logiciel QuickBooks.
Une fois que vous aurez effectué la mise à niveau, créez et imprimez la Balance de
vérification une seconde fois dans QuickBooks logiciel comptable (dans le menu
Rapports, sélectionnez Comptabilité et impôt, puis Balance de vérification).
Comparez les deux rapports afin de vous assurer que tous vos comptes aient bien été
convertis.
3 Vérifier le fichier de votre compagnie dans la version antérieure de votre logiciel.
Sélectionnez Utilitaires dans le menu Fichier, puis Vérifier. Si vous avez une version
plus ancienne de QuickBooks, consultez la documentation qui l'accompagne afin
d'obtenir des instructions.
QuickBooks logiciel comptable peut automatiquement mettre à jour les données qui ont été
créées à l'aide de QuickBooks 2000, 6.0 ou supérieur.
Processus d'installation
Lors de l'installation de QuickBooks logiciel comptable, le programme d'installation
recherche toute version antérieure du logiciel sur votre disque dur. S'il en existe une, votre
nouvelle version sera installée automatiquement dans le répertoire contenant l'ancienne
version du logiciel.
À moins que vous ne changiez de répertoire lors de l'installation, QuickBooks logiciel

comptable remplacera automatiquement toute version antérieure du programme.
Mise à niveau d'une version antérieure de QuickBooks 11

Si vous n'avez pas téléchargé la dernière mise à jour disponible pour votre
ancienne version de QuickBooks, le programme d'installation installera celle-
ci avant de procéder à l'installation de QuickBooks logiciel comptable.
Suite à ce procédé, votre ancienne version de QuickBooks démarrera et le dernier fich-
ier sur lequel vous avez travaillé sera mis à jour. Veuillez noter que vous devrez ouvrir
tout autre fichier, s'il y a lieu, et le mettre à jour. Une fois que tous vos fichiers seront à
jour, quittez l'ancienne version de QuickBooks et lancez de nouveau le programme
d'installation de QuickBooks logiciel comptable.
Pour mettre à niveau QuickBooks :

1 Installez QuickBooks selon les directives dans ce chapitre.
2 Une fois le programme d’installation terminé, vous serez incité à redémarrer votre ordi-
nateur. Cliquez sur Redémarrer.
3 Lors du redémarrage de votre ordinateur, cliquez deux fois sur l’icône de QuickBooks
pour lancer le logiciel.
4 QuickBooks cherchera le fichier d’une compagnie existante.
■ Si QuickBooks ne trouve pas le fichier de votre compagnie, sélectionnez Ouvrir une
compagnie existante dans la fenêtre d’accueil, puis cliquez sur OK.
■ Ensuite cherchez le fichier de votre compagnie, sélectionnez-le, puis cliquez sur
Ouvrir.
Si QuickBooks détermine que le fichier de votre compagnie a été créé utilisant une
version antérieure de QuickBooks, l’utilitaire de mise à niveau démarrera. Cet utilitaire
mettra à niveau le format du fichier de votre compagnie pour qu’il puisse être ouvert
dans cette version de QuickBooks.
5 Dans la fenêtre Mise à niveau du fichier de compagnie à la nouvelle version, entrez Oui
et cliquez sur OK pour commencer la mise à niveau du fichier.
Après la mise à niveau, il se peut que vous deviez restaurer les données de quelques
fichiers de compagnie. Ce processus peut prendre plus de 30 minutes selon la taille du
fichier de votre compagnie.
6 Dans la fenêtre Copie de sûreté QuickBooks, faites ce qui suit :
■ Dans le champ Nom de fichier, gardez le nom implicite ou entrez un nouveau nom
pour le fichier de sauvegarde.
■ Si vous ne voulez pas sauvegarder votre fichier dans l’emplacement implicite,
cliquez sur Parcourir pour en chercher un autre.
■ Cliquez sur OK. Pour ouvrir ce fichier de sauvegarde ultérieurement, utilisez la
fonction Restaurer.
QuickBooks commencera à mettre à niveau votre fichier de compagnie et créera un
fichier de sauvegarde dans l’emplacement désigné. Si le fichier de votre compagnie est
volumineux, il faudra peut-être du temps pour faire cela. Il ne faut pas interrompre
QuickBooks, ni éteindre l’ordinateur, avant que le processus soit terminé.
Si la mise à niveau ne réussi pas, consultez le processus à la page 13 pour régler le
problème. Vous pouvez aussi communiquez avec le soutien au client (consultez la
page 198) pour plus de renseignements.

7 Une fois la conversion terminiée, cliquez sur OK. L’utilitaire de mise à niveau se
fermera.
8 Si vous voulez vérifier vos données :
■ Dans le menu Fenêtre, sélectionnez Tout fermer.
■ Dans le menu Fichier, sélectionnez Utilitaires, puis Vérifier les données.
■ Si un problème est découvert lors de la vérification, suivez les directives affichées à
l’écran ou communiquez avec le soutien au client (consultez la page 198).
9 Enregistrez cette version de QuickBooks selon les directives dans ce chapitre.
Si un problème se produit lors de la mise à jour

S'il vous est impossible de mettre à jour le fichier de votre compagnie à partir d'une version
plus ancienne de QuickBooks, suivez les étapes ci-dessous. Si ce processus ne fonctionne
pas, communiquez avec le soutien au client (voir page 198).
1 Réinstallez votre ancienne version de QuickBooks dans un nouveau répertoire.
2 Installez toute mise à jour disponible.
3 Lancez l'ancienne version de QuickBooks, puis restaurez la copie de sauvegarde que
vous avez créée lors de l'installation de votre nouveau logiciel. (Pour obtenir des préci-
sions sur la façon de restaurer une copie de sauvegarde, consultez les instructions qui
accompagnent l'ancienne version de votre logiciel QuickBooks.)
4 Dans le menu Window, sélectionnez Close All.
5 Sélectionnez l'utilitaire de restauration. (Pour les utilisateurs de versions plus récentes
de QuickBooks, dans le menu File, sélectionnez Utilities, puis Rebuild afin de lancer
l'utilitaire de restauration. Si vous avez une version plus ancienne de QuickBooks,
consultez la documentation qui l'accompagne afin d'obtenir des instructions.
Ce processus exige que vous créiez plusieurs copies de sauvegarde. Assurez-vous

de ne pas remplacer la copie de sauvegarde que vous avez utilisée à l'étape 3!
Nous vous conseillons de recourir à des disquettes neuves pour chaque copie de sauvegarde
que vous faites, ou d'utiliser un nom distinct pour chaque copie de sauvegarde si vous placez
vos fichiers sur votre disque dur.
6 Une fois la restauration terminée, sauvegardez le fichier restauré.

7 Quittez l'ancienne version de QuickBooks. (Vous pouvez la désinstaller si vous le
désirez).
8 Réinstallez QuickBooks logiciel comptable dans le répertoire d'origine (voir la page 10
pour obtenir des instructions d'installation).
9 Une fois l'installation terminée, cliquez deux fois sur l'icône QuickBooks de votre
bureau afin de lancer votre nouveau logiciel.
■ Si la fenêtre de bienvenue s'affiche, cliquez sur Annuler.
10 Dans le menu Fichier, choisissez Restaurer.
11 Recherchez la copie de sauvegarde du fichier restauré de votre compagnie (que vous
avez créé à l'étape 5), sélectionnez-le, puis cliquez sur Ouvrir.
12 Restaurez et mettez à jour le fichier de votre compagnie en suivant les instructions à
l'écran. Si vous rencontrez des problèmes au cours de ce processus, communiquez avec
le soutien au client. (voir page 198).
Mise à niveau d'une version antérieure de QuickBooks 13

C h a p i t r e 2
Importer et
exporter
Convertir les 16
données de
Quicken Comment
Importer et 26 importer vos
exporter
Exporter des 28
données dans
données pour un
comptable
QuickBooks?
(Assistant
comptable)
Nous vous félicitons d'avoir choisi QuickBooks! À

l'aide de cet outil, vous pourrez bientôt gérér votre
entreprise avec plus de facilité. Pour vous mettre en
route, il faudrait d'abord transférer les données de
votre ancien logiciel de comptabilité. Le présent
chapitre vous explique comment transférer vos
données dans QuickBooks. CHAPTER 2
15
Convertir les données de Quicken
Cette section explique comment convertir vos données Quicken en données QuickBooks et
fournit des différences entre les programmes. Après avoir terminé le processus de
conversion, il faudra que vous apportiez quelques changements à votre nouvelle entreprise
QuickBooks afin de pouvoir profiter des fonctions offertes par QuickBooks et non par
Quicken.
Avant de convertir vers QuickBooks logiciel comptable, sauvegardez votre

fichier de données Quicken.
Pour obtenir des instructions, consultez les documents relatif au logiciel Quicken.
Préparer vos données Quicken en vue de la conversion

Pour que la transition vers QuickBooks ne produise pas d'erreurs, il est possible que vous
deviez modifier votre liste de comptes Quicken, votre liste d'opérations mémorisées et le
nom des clients figurant dans les opérations de comptes débiteurs (comptes clients).
Remarque: Si vous voulez utiliser ces données dans Quicken (p. ex. si vous unissez vos finances d'entre-
prise et vos finances personnelles dans votre fichier Quicken), faites une copie du fichier Quicken
avant d'apporter des modifications.
Convertir seulement les comptes que vous voulez

utiliser dans QuickBooks
Avant d'effectuer la conversion vers QuickBooks, supprimez tous les comptes Quicken dont
vous n'aurez pas besoin dans QuickBooks. (La suppression des comptes contenant des
opérations peut se faire dans Quicken; toutefois, cette fonction ne vous est pas disponible
dans QuickBooks. Il est donc plus facile de retirer les comptes non voulus avant la
conversion vers QuickBooks.) Nous vous recommandons de supprimer les comptes de votre
fichier Quicken si l'une des situations suivantes s'applique à vous :
■ Vous avez des comptes personnels ainsi que des comptes d'entreprise dans votre fichier
Quicken.
■ Vous avez des comptes de placements dans votre fichier Quicken.
Si vous ne supprimez pas vos comptes de placements, ils seront convertis en comptes d'actif
à court terme hors catégorie. Il en est ainsi parce que QuickBooks et Quicken n'effectuent
pas le suivi des placements de la même manière. Deux options s'offrent à vous :
■ Vous pouvez conserver les comptes d'actif à court terme hors catégorie de Quick-
Books afin d'inclure la valeur de vos placements dans votre bilan QuickBooks. En
pareil cas, il est conseillé d'effectuer le suivi de vos placements à l'aide de Quicken
et de mettre à jour régulièrement le solde des comptes d'actif à court terme hors
catégorie de QuickBooks.
16 CHAPITRE 2 Importer et exporter

■ Vous pouvez supprimer les comptes de placements du fichier Quicken de sorte
qu'ils ne soient pas transférés dans QuickBooks et puis continuer à effectuer le suivi
des placements dans Quicken. (Les placements demeureront dans la sauvegarde
des données Quicken que vous avez créée.)
Réviser les opérations mémorisées et les opérations

à venir
Si certaines opérations à venir dans votre fichier Quicken sont échues,

enregistrez-les avant la conversion.
Par exemple, imprimez les chèques que vous avez configurés à l'avance.
Si la fonction Saisie Rapide de Quicken, qui mémorise chaque opération effectuée, est
inactive, QuickBooks convertira à la fois les opérations mémorisées et celles qui sont à venir.
Toutefois, si cette option est active, QuickBooks convertira seulement les opérations à venir
et les groupes d'opérations. Il ne convertira pas les opérations mémorisées uniques.
S'il existe des opérations mémorisées dans Quicken que vous ne désirez pas entrer à nouveau
dans QuickBooks, exécutez l'une des tâches suivantes :
■ Désactivez la fonction Saisie Rapide, qui mémorise chaque opération effectuée dans
Quicken. Si votre liste d'opérations mémorisées contient une multitude d'opérations,
retirez celles qu'il ne vous faudra pas dans QuickBooks; ou
■ Organisez ces opérations dans un groupe d'opérations dans Quicken. QuickBooks
convertit toujours les opérations regroupées. Une fois la conversion terminée, vous
pouvez retirer les opérations mémorisées de leur groupe et les utiliser comme vous le
faisiez dans Quicken.
Pour obtenir de plus amples renseignements sur les groupes d'opérations dans Quicken,
consultez les documents relatifs au logiciel Quicken.
Remarque: Étant donnée que les opérations mémorisées des comptes créditeurs Quicken se transféreront
mal dans les comptes fournisseurs QuickBooks, il est recommandé de les supprimer avant de
convertir vos données.
Pour en savoir plus sur… Rechercher l'index d'Aide…
Les groupes d'opérations dans opérations mémorisées

QuickBooks
Convertir les données de Quicken 17

Classer automatiquement le nom des clients
Lorsque vous transférez les données de Quicken dans QuickBooks, les noms qui figurent
dans le relevé de comptes clients deviennent les clients, alors que les opérations deviennent
les factures et paiements. Si, dans Quicken, vous avez involontairement attribué des noms
différents à un même client, QuickBooks ne peut pas lier les factures aux paiements des
clients.
Par exemple, si l'un de vos clients s'appelle Éric Larivière et É. Larivière, modifiez l'épellation
de son nom de sorte qu'il n'en ait qu'un seul. La modification doit se faire dans Quicken
avant la conversion.
Convertir les données de Quicken dans QuickBooks

Au cours du processus de conversion des données de Quicken, les données ne sont
aucunement modifiées. De plus, QuickBooks ne crée aucun lien entre les données de
Quicken et votre nouvelle compagnie de QuickBooks. Il crée plutôt de nouveaux fichiers de
données que vous pouvez utiliser.
■ Si vous utilisez Quicken 5.0 ou supérieur pour Windows, Quicken pour DOS ou
Quicken pour Macintosh, communiquez avec notre département de soutien au client
pour obtenir plus d'instructions (voir page 198).
Quicken 2001, 2000, 98 et 6.0 pour Windows

QuickBooks peut convertir les données des versions de Quicken ci-dessus.
1 Assurez-vous que Quicken est fermé.
2 Installez QuickBooks logiciel comptable selon les instructions d'installation à la page 8.
3 Dès que l'Assistant aura terminé l'installation, cliquez deux fois sur l'icône QuickBooks
de votre bureau pour démarrer votre nouveau logiciel.
4 Exécutez l'une des tâches suivantes :
■ Dans la fenêtre « Bienvenue à QuickBooks logiciel comptable », sélectionnez
Convertir un dossier Quicken en QuickBooks, puis cliquez sur OK; ou
■ Dans le menu Fichier, choisissez Utilitaires, puis Convertir les données de Quicken.
5 Recherchez votre fichier Quicken, sélectionnez-le et cliquez sur le bouton Ouvrir.
6 Suivez les instructions de conversion à l'écran.
■ Si l'accès aux données de Quicken est protégé par un mot de passe, QuickBooks
vous demandera de l'entrer. Il faudra ensuite retirer le mot de passe.
7 Enregistrez QuickBooks logiciel comptable. Pour obtenir des instructions d'enregis-
trement, consultez la page 10.

Mise au point des données après la conversion vers
QuickBooks
Après la conversion des données à partir de Quicken, vous devrez peut-être y apporter des
modifications supplémentaires avant d'utiliser QuickBooks.
Modifier la Liste Autres

À la fin de la conversion des données de Quicken, on vous demande de choisir vos comptes
clients. Tel n'est pas le cas si vous utilisez Quicken de luxe.
Lorsque le processus de conversion prend fin, QuickBooks vous fournit une liste des noms
auxquels vous avez versé des paiements mais que vous n'avez pas utilisés dans vos comptes
clients. En plus de comprendre le nom des clients, des fournisseurs et des employés, cette
liste peut également fournir certains détails comme « Dépôt », « Virement » et « Intérêts ».
Modifiez les noms qui figurent dans cette liste pour qu'ils représentent le type correct. (Si
vous préférez ne pas modifier les noms maintenant, ils demeureront dans la Liste Autres et
vous pourrez les changer ultérieurement.)
Toute modification apportée à la catégorie d'un nom est définitive.

Vous pouvez déplacer des noms de la Liste Autres vers la Liste de fournisseurs, la Liste
de projets/clients ou la Liste d'employés. Notez qu'un déplacement quelconque est
définitif. Si vous n'êtes pas certain de vouloir modifier un nom maintenant, il vaut
mieux de ne pas le modifier.
Remarque: Si vous désirez utiliser les comptes fournisseurs de QuickBooks, assurez-vous de déplacer les
bénéficiaires dans Quicken (autres que les employés) de la Liste Autres vers la Liste de fournis-
seurs.
Pour obtenir plus de renseignements, consultez « Convertir aux comptes fournisseurs de

QuickBooks » à la page 23.
Modifier la catégorie des noms :

■ Dans la fenêtre Changer la catégorie des noms, sélectionnez la colonne correspondante
vers laquelle vous désirez déplacer chaque nom. Lorsque les noms sont bien marqués,
cliquez sur OK.

Pour rétablir toutes les
coches dans la colonne
Noms divers, cliquez sur
Restaurer.
Variante du même nom

S'il existe une variante du même nom (par exemple, Marie Beaulieu, Marie-Hélène Beaulieu
et Marie-Hélène A. Beaulieu), QuickBooks catégorisera chaque variante du nom dans la
colonne intitulée Autre.
En utilisant QuickBooks, il est impossible de supprimer un nom qui figure dans une
opération. Vous pouvez cependant fusionner les noms afin d'abréger la Liste Autres.
Fournir les renseignements sur votre compagnie

Dans le menu Compagnie, choisissez Info sur la compagnie et remplissez les champs qui se
rapportent à votre compagnie. Si vous voulez que QuickBooks effectue le suivi des
renseignements fiscaux, dans le menu déroulant, sélectionnez le formulaire d'impôt que
vous aurez à remplir.
Activer les fonctions QuickBooks dont vous vous

servirez
Dans le menu Édition, choisissez Préférences et sélectionnez les options qui vous seront
utiles.
■ Si vous percevez de vos clients la taxe sur les ventes (TPS, TVQ, TVP ou TVH), activez la
fonction Effectuer le suivi de la TPS/TVP. Après avoir fermé la fenêtre Préférences, vous
devriez confirmer que les codes des taxes implicites sont corrects. Pour ce faire, dans le
menu Listes, choisissez Liste de codes des taxes. Cliquez deux fois sur les codes des
taxes à modifier. Pour obtenir plus de renseignements sur le suivi de la TPS/ TVP,
consultez la section intitulée « Suivre et payer la TPS et TVP » à la page 88.
■ Si vous effectuez le suivi de l'inventaire ou si vous créez des bons de commande, sélec-
tionnez l'option relative aux bons de commande et à l'inventaire.

■ Si vous comptez utiliser QuickBooks aux fins du livre de paye, vous devez d'abord vous
inscrire au Service de livre de paye de QuickBooks afin de pouvoir activer les préférences
ayant trait au livre de paye. Pour en savoir plus sur la configuration du livre de paye,
consultez la section intitulée « Configurer le livre de paye : un aperçu » à la page 105.
L'établissement des préférences préférences
Le suivi de l'inventaire inventaire, suivi
Réactiver vos comptes de télétraitement bancaire

Si vous êtes abonné à un service de télétraitement bancaire, il faudra que vous réactiviez vos
comptes en ligne après les avoir importés dans QuickBooks.
Recourez à l'Assistant de configuration pour réactiver les comptes en ligne. Pour lancer
l'Assistant, dans le menu Activités bancaires, choisissez Configurer les services en ligne, puis
Inscription au télétraitement bancaire.
Rajuster votre solde d'ouverture du compte de

capital
Dans QuickBooks, le solde d'ouverture du compte de capital sera automatiquement créé.
Lorsque vous configurez un nouveau compte et introduisez son solde d'ouverture,
QuickBooks entre le montant du solde dans le compte «Solde d'ouverture du compte de
capital» afin de solder vos comptes. Vous pouvez choisir de ne pas modifer le solde
d'ouverture du compte de capital ou vous pouvez en virer des fonds vers d'autres comptes
de capital.
La répartition du capital avant la solde d'ouverture du compte de cap-

date de début ital
Le virement des fonds du compte capital, virement à partir du compte

de capital vers d'autres comptes «Solde d'ouverture du compte de
de capital capital»

Comment QuickBooks convertit-il les opérations des comptes
clients?
Les opérations contenues dans vos comptes débiteurs Quicken sont converties de la
manière suivante :
Cet élément des comptes ...est converti dans

débiteurs Quicken... QuickBooks en :
Chaque opération qui augmente le solde une facture à émettre à un client

des comptes débiteurs
Chaque opération qui diminue le solde un paiement d'un client

des comptes débiteurs et qui ne com-
prend qu'une répartition
Chaque opération qui diminue le solde une note de crédit à émettre à un client
des comptes débiteurs et qui comprend
plusieurs répartitions
Chaque bénéficiaire un client dont le nom figure dans la liste

Client:projet
Chaque catégorie un élément de la Liste d'articles et un

compte de produits du plan comptable
QuickBooks règle d'abord les factures impayées les plus récentes d'un client.
Grâce au processus de conversion, vous n'avez pas à saisir toutes les opérations des comptes
débiteurs. Toutefois, vous devrez peut-être apporter des modifications aux données
converties. Par exemple, si la catégorie que vous utilisiez pour effectuer des opérations de
comptes débiteurs se nommait « Revenus des ventes », vous attribueriez un nom à cette
même catégorie afin de représenter le produit ou service vendu, comme « Heures de
consultation ». Notez que ceci est une suggestion et que vous n'avez pas besoin de
renommer la catégorie « Revenus des ventes ».
Vous pouvez effectuer ces changements à une date ultérieure. À l'aide de QuickBooks, toute
modification peut se faire en tout temps.
Les articles de QuickBooks articles, à propos des
L'utilisation des comptes clients comptes clients

Convertir aux comptes fournisseurs de QuickBooks
Si vous utilisiez Quicken de luxe 2001, il se peut que vous disposiez d'un compte créditeur.
QuickBooks convertit dans votre journal les opérations du compte créditeur en opérations
historiques. Ces opérations détaillent la nature de vos dettes ainsi que les personnes envers
lesquelles vous les avez. Elles ne figureront pas dans vos comptes fournisseurs QuickBooks.
■ Si vous vous trouvez dans cette situation, effectuez le suivi des règlements des factures
impayées tout comme vous le faisiez dans Quicken. À partir de maintenant, entrez les
nouvelles factures dans la fenêtre Entrer une facture à payer (QuickBooks configure
automatiquement un nouveau compte fournisseur lorsque vous entrez une facture
pour la première fois).
Dans toute autre version de Quicken, les documents informatifs expliquent la configuration
des comptes créditeurs selon les méthodes de la comptabilité de caisse et de la comptabilité
d'exercice dans Quicken. Si vous avez opté pour la méthode de la comptabilité de caisse
dans Quicken, il est recommandé d'utiliser un compte bancaire et de rédiger des chèques
postdatés. Par contre, si vous avez choisi la méthode de la comptabilité d'exercice, Quicken
vous recommande d'utiliser un compte de passif divers.
Peu importe la méthode de comptabilité, la transition vers les comptes fournisseurs de

QuickBooks s'effectue de la même manière.
■ Si vous rédigez des chèques postdatés pour effectuer le suivi des factures, traitez les
chèques que vous avez déjà entrés de la même façon que dans Quicken.
■ Dans Quicken, si vous vous servez d'un compte de passif divers en tant que compte
créditeur, celui-là deviendra un compte de passif divers à court terme.
Peu importe la méthode de comptabilité que vous utilisiez dans Quicken, entrez désormais
les nouvelles factures dans la fenêtre Entrer une facture à payer. Cette fenêtre utilise les
comptes fournisseurs pour effectuer le suivi de vos factures. Deux choix de configuration de
ce compte s'offrent à vous :
■ Vous pouvez utiliser le compte de passif divers à court terme seulement pour les
factures impayées actuelles et permettre à QuickBooks de configurer un nouveau
compte fournisseur pour vous; ou
La première fois que vous utiliserez la fenêtre Entrer une facture à payer, un nouveau
compte qui se nomme « Comptes fournisseurs » sera ajouté à votre plan comptable.
■ Vous pouvez déplacer les opérations du compte de passif divers à court terme vers un
compte fournisseur (consultez la section ci-après).

Déplacer le compte de passif divers à court terme vers le compte
fournisseur :
1 Dans Quicken, créez un rapport qui fournit le total des sommes que vous devez à
chaque fournisseur. Sélectionnez la période du rapport Toutes les dates. Imprimez le
rapport à titre de référence.
2 Exécutez QuickBooks logiciel comptable.
3 Dans le menu Activités bancaires, choisissez Écriture au journal.
4 Effectuez les tâches suivantes à la première ligne :
■ Dans le champ Compte, choisissez Comptes fournisseurs dans la liste déroulante.
■ Dans le champ Nom, choisissez le nom du fournisseur.
■ Dans le champ Crédit, inscrivez le solde d'ouverture. Vous aurez à saisir un solde
pour chaque fournisseur.
5 Effectuez les tâches suivantes à la seconde ligne :
■ Dans le champ Compte, choisissez Compte de passif divers à court terme dans la
liste déroulante.
■ Dans le champ Débit, inscrivez le même montant que vous avez inscrit dans le
champ Crédit.
6 Cliquez sur Enregistrer et fermer.
Changer les bénéficiaires en fournisseurs dans

QuickBooks
Déplacez les bénéficiaires (Quicken) de la liste Autres vers la liste de fournisseurs.
Vous devez également supprimer et entrer de nouveau les opérations mémorisées qui ont
été converties à partir des comptes créditeurs de Quicken. Il en est ainsi parce que les
comptes créditeurs de Quicken se transfèrent mal dans les comptes fournisseurs de
QuickBooks.
Le déplacement des noms de la liste Autres

Liste Autres vers d'autres listes
La suppression d'une opération opérations mémorisées,

mémorisée suppression
Les comptes fournisseurs de comptes fournisseurs

QuickBooks

Peut-on utiliser Quicken pour effectuer d'autres opérations?
Au cours de l'importation, QuickBooks ne modifie aucunement les données qui sont
contenues dans le fichier original de Quicken. Par ailleurs, QuickBooks ne crée pas de lien
entre le fichier Quicken et la nouvelle compagnie de QuickBooks. Ainsi, il vous est possible
de continuer à utiliser votre fichier original dans Quicken.
Lorsque vous utilisez QuickBooks pour des raisons d'entreprise, nous vous conseillons de
vous servir de Quicken pour la gestion de vos finances personnelles et des comptes de
placements.
Il vous est déconseillé d'utiliser les services de télétraitement bancaire pour

le même compte par l'entremise des deux logiciels.
Si vous effectuez le suivi d'un même compte à l'aide de Quicken et de QuickBooks, vous
ne pouvez profiter des services de télétraitement bancaire que dans un seul pro-
gramme. Par exemple, si vous essayez de faire des opérations de télétraitement
bancaire pour le même compte au moyen des deux logiciels, vos opérations seront mal
effectuées.
Voici une liste de certaines opérations financières personnelles qui s'effectuent uniquement
dans Quicken :
■ Le suivi des placements
Quicken offre des fonctions qui vous permettent d'effectuer le suivi des placements et
de créer des rapports. Par exemple, il met à jour la valeur marchande des cours d'actions
les plus récents et crée des rapports de rendement total annuel moyen, des rapports de
gains en capital et des rapport de revenus de placements.
■ L'amortissement des prêts hypothécaires
Chaque fois que vous inscrivez un remboursement de prêt, Quicken met à jour le
nombre de paiements effectués et calcule le montant imputé sur le capital et sur les
intérêts.
■ La création de rapports de finances personnelles
Quicken peut créer de nombreux rapports prédéfinis pour votre usage.

Importer et exporter
Importer à partir d'autres logiciels

QuickBooks peut importer des données à partir de certains programmes de comptabilité, tel
Simple comptable® (versions 5.0, 6.0 et 7.0 seulement). Pour lancer l'Assistant
d'importation, dans le menu Fichier, sélectionnez Utilitaires, Importer, puis choisissez le
programme depuis lequel vous désirez importer des données. Pour obtenir de l'aide, cliquez
sur le bouton Aide.
Si vous utilisez QuickBooks Pro, vous pouvez importer les contacts de Microsoft Outlook ou
de Symantec ACT et ce, à l'aide de quelques simples clics de la souris! (voir page 27).
Pour tout autre logiciel, QuickBooks importe les données sous format IIF (Intuit Interchange
Format). Il s'agit là d'un type de fichier texte spécial (ASCII ) dont les en-têtes indiquent à
QuickBooks le genre d'information contenue dans le fichier. (Notez que ce format diffère de
celui des fichiers .QIF, qui sont générés par Quicken.)
Si vous souhaitez importer des données à partir d'un autre logiciel, créez un tout nouveau
fichier IIF ou reformatez vos données actuelles afin de répondre aux normes des fichiers IIF.
Remarque: La création d'un tout nouveau fichier IIF ou la conversion de données provenant d'un autre
logiciel de comptabilité en fichier IIF constitue une procédure plutôt complexe. Ne tentez pas
d'exécuter cette procédure si vous n'avez pas d'expérience en programmation. Vous devez tout
de même vous renseigner sur le format IIF afin de pouvoir exporter des listes et les retransférer
dans QuickBooks (consultez la section ci-après).
Trasférer des listes entre les compagnies de QuickBooks

Vous pouvez transférer une liste (p. ex. la liste Client:projet) d'une compagnie de
QuickBooks à une autre en l'exportant d'abord dans un fichier IIF et en important le fichier
IIF vers la nouvelle compagnie.
Remarque: Lorsque vous importez une liste dans une compagnie existante, QuickBooks remplace les
entrées dupliquées par celles provenant du fichier d'importation.
Si vous importez des renseignements sur les clients ou fournisseurs depuis un fichier IIF,
il faudra que vous modifiiez chaque client ou fournisseur, selon le cas, afin d'ajouter de
l'information, telles les modalités de paiement. D'ailleurs, s'il existe des sommes à régler
(clients ou fournisseurs), créez une facture à payer ou à recevoir qui indique le montant
total dû.

Exporter dans un autre logiciel
Lorsque vous exportez une liste à partir de QuickBooks, cette dernière est automatiquement
formatée en tant que fichier IIF. Par la suite, vous pourrez importer le fichier IIF dans des
tableurs, des logiciels de traitement de texte, des programmes de base de données ou dans
d'autres compagnies de QuickBooks.
Méthode Fonction Avantages Désavantages
Impression dans Fait une copie dans un Le fichier est reconnu par Seules les listes et les
un fichier format reconnu par des tableurs ou des pro- rapports peuvent être
d'autres logiciels grammes de traitement de imprimés dans un
texte. fichier.
QuickBooks ne recon-
naît pas les fichiers
imprimés dans un
fichier.
Exportation Convertit les listes en Il est possible de déplacer QuickBooks n'exporte

fichier IIF - une entrée les listes vers d'autres que les listes et non les
par ligne, une col- compagnies de QuickBooks opérations ou les rap-
onne pour chaque ou vers des bases de don- ports.
champ nées, des logiciels de traite-
ment de texte ou des
tableurs. De plus, vous pou-
vez mettre à jour une liste et
la retransférer dans Quick-
Books.
Transférer des données dans Word, Excel, Outlook

ou Symantec ACT!
Si vous utilisez QuickBooks Pro, l'exportation des données dans Microsoft Word ou dans
Excel est très simple et vous pouvez synchroniser les contacts clients et ceux qui se trouvent
dans Microsoft Outlook ou dans Symantec ACT!
■ Si Microsoft Word est votre logiciel de traitement de texte, le nom des clients, des four-
nisseurs et des employés ainsi que les noms divers peuvent être incorporés dans des
lettres.
■ Si vous vous servez de Microsoft Excel, vous pouvez exporter les renseignements sur les
rapports de QuickBooks dans Excel en vue de les personnaliser et les filtrer davantage.
■ Si vous utilisez Outlook ou ACT!, vous pouvez synchroniser vos contacts avec Quick-
Books.
Importer et exporter 27
Exporter des données pour un comptable (Assistant
comptable)
La fonction Assistant comptableMC permet à un comptable d'apporter des modifications à
un fichier distinct de votre compagnie. Lorsque votre comptable utilise ce fichier, continuez
à entrer vos opérations quotidiennes dans le fichier-maître. Une fois les modifications
terminées, transférez-les dans le fichier-maître.
À l'aide de l'Assistant Utilisez votre fichier Transférez les

comptable, créez une de compagnie pour rajustements de
copie des données l'enregistrement des votre comptable
Vous
pour votre opérations dans votre fichier de
comptable. quotidiennes. compagnie.
Enregistre les
Votre Ouvre la copie du Révise les données
rajustements sur
comptable comptable. et les rajuste.
disquette(s).
Quelles données peuvent être modifiées?

Il est vrai que la fonction Assistant comptable ne convient pas à tout le monde. Le
comptable peut effectuer certains changements mais non pas tous.
Grâce à la fonction Assistant comptable, vous pouvez continuer à utiliser le fichier-maître
de votre compagnie, c'est-à-dire le fichier principal de votre compagnie avec lequel vous
créez la copie du comptable. Une fois les modifications terminées, transférez-les dans le
fichier-maître.
Le tableau suivant dresse une liste des rajustements qu'un comptable peut et ne peut pas
effectuer en utilisant l'Assistant comptable. La liste fournit également les restrictions qui
s'appliquent à vous.

Votre comptable ne
Votre comptable peut... Vous ne pouvez pas...
peut pas...
■ Afficher toutes les opérations ■ Entrer une opération autre ■ Supprimer un article de la
existantes et les listes qu'une écriture au journal liste d'articles
■ Ajouter de nouveaux élé- général ■ Réorganiser les listes
ments au plan comptable, à la ■ Mémoriser une opération (déplacer les éléments, faire
liste d'articles, aux rapports autre qu'une écriture au jour- d'un élément un sous-élé-
d'activités à venir et à la liste nal général ment)
d'opérations mémorisées (les ■ Modifier ou supprimer une
opérations écrites au journal opération existante, y compris
général seulement) un chèque de paye
■ Modifier le nom et le numéro ■ Réorganiser les listes
des comptes (déplacer les éléments, faire
■ Modifier l'info fiscale ou d'un élément un sous-élé-
l'information sur un compte ment)
dans une liste d'articles ■ Renommer un compte ou un
■ Faire une écriture au journal article
général ■ Rendre un article inactif
■ Concilier les nouvelles opéra- ■ Modifier le nom des articles
tions dans une liste d'articles
■ Rajuster la valeur ou la quan- ■ Rajuster un engagement sala-
tité des articles en stock rial
■ Créer des rapports ■ Modifier les opérations de
■ Modifier temporairement les livre de paye des employés
préférences ■ Exporter une modification
■ Créer, ajuster et imprimer les dans les préférences
formulaires PD7A, T4 et le ■ Mémoriser un rapport
relevé 1 ■ Rendre un article habituelle-
■ Imprimer les formulaires T4A ment non stocké en article
d'inventaire.
■ Fusionner un nouvel article
d'inventaire et les articles
d'inventaire existants.
■ Ajouter des éléments à la liste
des éléments de paye
■ Entrer ou modifier des opéra-
tions de configuration des
cumuls annuels du livre de
paye
Importer et exporter 29
Comptables seulement :
l'utilisation de la copie du comptable
Le fichier créé à partir du fichier-maître constitue une version compressée d'un fichier de
compagnie spécial. Avant d'utiliser le fichier pour la première fois, décompressez-le.
Remarque: Si votre client a configuré des utilisateurs et mots de passe, vous devez connaître le nom d'utili-
sateur et mot de passe qu'il vous a attribués.
Si vous tentez d'enregistrer une modification interdite, QuickBooks vous signale que le
changement ne peut pas être enregistré dans la copie du comptable.
Si la date et l'heure de votre ordinateur sont antérieures à la date et à l'heure

où votre client a créé la copie du comptable, celle-ci ne s'ouvrira pas.
Pour corriger cette erreur, vous aurez d'abord à déterminer lequel des deux ordinateurs
affiche la date et l'heure inexactes. Ensuite, modifiez les renseignements et rouvrez la
copie. Il serait peut-être nécessaire que le client annule la copie originale du comptable
et en crée une nouvelle.

C h a p i t r e 3
Configurer une
nouvelle
compagnie
Décisions à 32
prendre avant de
commencer Comment
Commencer 41 configurer mon
l'Entrevue
EasyStep entreprise dans
Choisir une date
de début
36
QuickBooks?
Renseignements 38
à rassembler
L'Entrevue 43 Le présent chapitre vous informe des renseignements

EasyStep
Dernières étapes 62 qu'il faudra rassembler avant de passer à l'Entrevue

de la
configuration EasyStep. Suite à ce chapitre, vous serez en mesure de
Points à 67
examiner suite à configurer votre compagnie dans QuickBooks.CHAPITRE 3
la configuration
31
Décisions à prendre avant de commencer
Dans QuickBooks, le «fichier de la compagnie» contient tous les dossiers financiers d'une
entreprise. Avant de pouvoir utiliser QuickBooks, vous devrez fournir les renseignements
essentiels à la configuration du fichier de votre compagnie.
Trouver un conseiller QuickBooks

Conseil : Les comptables et conseillers professionnels peuvent vous aider à configurer le fichier de votre
compagnie. Pour mieux vous servir, Intuit Canada vous donne accès à une base de données
par l’entreprise du Programme de conseillers Intuit. Si vous voulez devenir conseiller Intuit ou si
vous en cherchez un, consultez le site Web de QuickBooks
(http://www.intuit.com/canada/quickbooks/fr/).
Dois-je configurer chacune de mes entreprises de façon

distincte?
L'Agence des douanes et du revenu du Canada (anciennement Revenu Canada) exige que
vous déclariez tous les revenus et dépenses de chaque entreprise que vous exploitez. Aux
fins de l'impôt sur le revenu, il vaut mieux configurer une compagnie distincte dans
QuickBooks pour chaque entreprise qui doit soumettre une déclaration de revenus.
Par exemple, si vous possédez deux boutiques et que vous soumettez une déclaration de
revenus distincte pour chacune de ces entreprises, vous devrez configurer deux fichiers de
compagnie dans QuickBooks. Cependant, si vous exploitez une entreprise agricole dont les
activités principales sont la culture du blé et l'élevage de porcs, et que vous ne soumettez
qu'une seule déclaration de revenus à l'égard de ces activités, il vous suffit de configurer un
seul fichier de compagnie dans QuickBooks.
Si vous exploitez une seule entreprise mais que vous devez effectuer le suivi de plusieurs
secteurs, configurez un seul fichier de compagnie dans QuickBooks et utilisez les catégories.
Les catégories constituent un moyen de classer les revenus et dépenses à l'intérieur même
d'un compte de produits ou de charges. Par exemple :
Utilisez les catégories pour effectuer Exemples

le suivi des éléments ci-dessous d'entreprises
Chefs de publicité Publicité, services de consulta-

tion
Associés Cabinets d'avocats, services de

consultation
Construction (chantier, ciment, maçonnerie, et ainsi de Entrepreneurs en construction

suite)
Départements Entreprises budgétisant selon

les départements; détaillants
32 CHAPITRE 3 Configurer une nouvelle compagnie

Utilisez les catégories pour effectuer Exemples
le suivi des éléments ci-dessous d'entreprises
Fonds Organismes à but non lucratif,

Vous pouvez commencer avec deux catégories princi- groupes religieux
pales (fonds affectés et non affectés). Ces fonds devien-
dront par la suite des sous-catégories d'une catégorie
principale.
Emplacements de l'entreprise Restaurants, détaillants,

entreprises offrant des services
Fabricants ou lignes de produits Distributeurs, représentants en

fabrication, agents de vente
Configurez des sous-catégories pour les catégories existantes s'il vous est nécessaire de
rassembler les données d'une catégorie au moyen de sous-catégories dans vos rapports.
Rechercher l'index d'Aide

Pour en savoir plus sur ...
...
L’ajout de catégories et sous- catégories, ajout de

catégories
Dois-je m'y connaître en comptabilité?

Avec QuickBooks, vous n'avez pas besoin de vous y connaître en comptabilité. Veuillez
noter cependant que le programme a souvent recours à des expressions financières
courantes.
Votre plan comptable

Lorsque vous vous occupez des livres comptables d'une compagnie, vous effectuez le suivi
des profits et pertes et de la façon dont vous placez vos revenus et acquittez vos dépenses.
Vous suivez ce flux financier au moyen de comptes. Une liste de tous ces comptes constitue
votre plan comptable.
Actif
L'actif tient compte des biens que vous possédez et des montants que l'on vous doit. Ces
montants représentent vos comptes clients. QuickBooks crée des comptes clients pour
effectuer le suivi des l'argent que l'on vous doit.
L'actif de votre compagnie peut également inclure les comptes de chèques, les comptes
d'épargne, la petite caisse, l'actif à long terme (par exemple, l'équipement ou les camions),
l'inventaire, les comptes de réserve (qui contiennent les fonds provenant de clients mais
que vous n'avez pas encore déposés).
En créant le fichier de votre compagnie dans QuickBooks, bien que les comptes de chèques,
d'épargne et de petite caisse constituent l'actif de votre compagnie, vous devez les
configurer à titre de compte bancaire.
Décisions à prendre avant de commencer 33

Passif
Le passif représente les sommes que votre compagnie doit aux autres. Le suivi de ces
montants s'effectue dans les comptes de passif. Par exemple, le passif peut inclure
■ un prêt bancaire,
■ la taxe de vente que vous percevez de vos clients mais que vous devez au
gouvernement, ou
■ les sommes que vous retenez sur le salaire des employés et que vous devez à l'ADRC.
QuickBooks crée un compte fournisseurs pour effectuer le suivi de l'argent que vous devez
aux autres sous forme de factures à payer. En créant le fichier de votre compagnie dans
QuickBooks, bien que les factures à payer constituent un passif, vous devez les configurer à
titre de comptes créditeurs (comptes fournisseurs).
Capital
Le capital représente la différence entre ce que vous possédez (votre actif) et ce que vous
devez (votre passif). Si vous disposiez de votre actif entier aujourd'hui et que vous acquittiez
vos dettes au moyen du produit de la disposition des biens, le montant qu'il vous resterait
constituerait votre capital :
Capital = Actif – Passif
Vu que le capital représente le montant qu'il vous reste suite à l'acquittement de vos dettes,
il reflète l'état financier de votre entreprise. Le capital provient de trois sources :
■ L'argent que les propriétaires investissent dans leur compagnie
■ Le profit net résultant de l'exploitation de l'entreprise au cours de la période comptable
courante
■ Les bénéfices non répartis, ou les bénéfices nets d'une période comptable antérieure,
qui n'ont pas été répartis entre les propriétaires.
En tant que propriétaire, vous pouvez également retirer des fonds de l'entreprise. De tels
retraits réduisent bien sûr le capital de l'entreprise.
Si vous exploitez une entreprise à propriétaire unique (si l'entreprise n'existe et ne produit
un rendement que grâce à vos efforts), vous pouvez vérifier la valeur de votre capital en
créant un rapport de bilan.
Rapports qui mesurent le rendement d'une

entreprise
Les rapports dont les comptables et les agents financiers tiennent compte en général
lorsqu'ils souhaitent vérifier le rendement d'une entreprise sont les suivants : le bilan, l'état
des résultats et l'état de la trésorerie.

Le bilan
Le bilan vous donne un aperçu financier de votre compagnie à une date précise. Il indique :
■ Votre actif (ce que vous détenez).
■ Vos comptes clients (ce que l'on vous doit).
■ Votre passif et vos comptes fournisseurs (les sommes que votre entreprise doit).
■ La valeur nette de votre entreprise (votre capital).
L'état des résultats

L'état des résultats indique vos revenus, vos dépenses, ainsi que les profits ou pertes nets
(c'est-à-dire, les revenus moins les dépenses). Il résume les résultats de votre entreprise par
catégories (les revenus d'abord, puis les dépenses).
L'état de la trésorerie
L'état de la trésorerie indique les montants qui vous ont été versés ou les paiements que vous
avez effectués au cours d'une période comptable précise.
Quelle méthode de comptabilité dois-je utiliser?
Comptabilité de caisse vs comptabilité d'exercice

Il existe deux méthodes courantes de comptabilité : de caisse ou d'exercice. La méthode que
vous choisirez d'utiliser pour gérer la comptabilité de votre entreprise déterminera la façon
dont vous aurez à déclarer vos résultats dans votre déclaration de revenus.
L'Agence des douanes et du revenu du Canada (ADRC) exige que les

entreprises qui perçoivent la TPS (à l'exception des agriculteurs, des
pêcheurs, et de certaines autres entreprises) déclarent leurs revenus selon la
méthode de comptabilité d'exercice.
Veuillez consulter votre comptable ou vérifier auprès de l'ADRC avant d'effectuer votre
choix.
Une fois que vous aurez effectué votre choix, il est généralement déconseillé de passer d'une
méthode à l'autre. Il vous est cependant possible de créer des rapports selon l'une ou l'autre
méthode, sans que ceci touche la méthode de comptabilité que vous avez choisie.
QuickBooks crée par défaut des rapports selon la méthode de comptabilité d'exercice. Si
vous voulez que vos rapports soient créés selon la méthode de comptabilité de caisse (à
l'exception des rapports d'opérations), recherchez les mots suivants dans l'index de l'Aide :
Rapports, comptabilité de caisse vs comptabilité d'exercice.

Comptabilité de caisse
Certaines petites entreprises rendent compte de leurs revenus lorsqu'elles reçoivent ces
sommes, et de leurs dépenses lorsqu'elles acquittent les dettes. Il s'agit alors de la méthode
de comptabilité de caisse. Si vous inscrivez les montants qui vous sont versés par vos clients
mais que vous n'incluez pas la somme qu'ils vous doivent dans vos revenus, vous utilisez la
méthode de comptabilité de caisse. Si vous inscrivez vos dépenses à la date où vous payez
vos factures, et non à la date où vous les recevez, vous utilisez la méthode de comptabilité
d'exercice.
Comptabilité d'exercice
Si vous utilisez la méthode de comptabilité d'exercice, vous rendez compte de votre revenu
à la date où vous réalisez la vente, et non à la date où vous recevez le paiement du client.
Vous inscrivez vos dépenses lorsque vous recevez vos factures, et non lorsque vous les payez.
La plupart des comptables sont d'avis que la méthode de comptabilité d'exercice vous
donne une idée plus précise de la situation financière de votre entreprise.
Les méthodes de comptabilité et QuickBooks

Que vous utilisiez la méthode de caisse ou d'exercice, vous entrez les opérations de la même
façon dans QuickBooks.
Suite à l'installation initiale de QuickBooks, la méthode implicite est celle de la comptabilité

d'exercice. Par exemple, même si vous n'avez pas encore reçu le paiement d'un client, le
montant figurera dans votre état des résultats dès que vous en aurez rendu compte. De la
même façon, les dépenses figureront dans l'état des résultats dès que vous aurez inscrit les
factures qui y sont associées, même si celles-ci sont encore impayées.
Vous pouvez produire tous les rapports selon la méthode de comptabilité de caisse (à
l'exception des rapports d'opérations). Il vous suffit de modifier les préférences relatives aux
rapports. (Pour obtenir des précisions, recherchez les mots suivants dans l'index de l'Aide :
Rapports, comptabilité de caisse vs comptabilité d'exercice).
Choisir une date de début
Nouvelle entreprise
Si vous n'avez pas encore inscrit des opérations financières pour votre entreprise (c'est à dire,
si vous venez de lancer votre entreprise et que vous la configurez dans QuickBooks), votre
date de début sera la date du jour. Passez à la section intitulée « Renseignements à
rassembler » à la page 38.
Entreprise existante
Votre date de début est la date à laquelle vous commencez à gérer les finances de votre
entreprise dans QuickBooks. Cette date décide des renseignements qu'il vous faudra entrer
au cours de l'Entrevue EasyStep et des étapes ultérieures.

Par exemple, si vous choisissez la date du jour à titre de date de début, vous devrez entrer le
solde de chacun de vos comptes ainsi que les montants que vos clients vous doivent et ceux
que vous devez à vos fournisseurs. Si vous choisissez une date antérieure, vous devrez entrer
également toutes les opérations que vous avez effectuées aux fins de votre entreprise entre
la date de début et la date du jour.
Si vous choisissez la date du jour à titre de date de début, vous n'aurez pas à entrer
d'opérations historiques, ce qui vous fera gagner du temps. Par contre, si vous choisissez une
date antérieure et que vous entrez vos opérations historiques, vos rapports seront beaucoup
plus détaillés.
Afin de choisir une date de début qui conviendra le mieux à votre compagnie, songez aux
questions suivantes :
■ À quelle date commence l'exercice financier de votre entreprise?
■ Combien de mois reste-t-il avant la fin de votre exercice financier?
■ Avez-vous un bilan précis de votre exercice financier courant?
■ Avez-vous un état des résultats précis de votre exercice financier courant?
■ Désirez-vous entrer des opérations historiques pour une certaine période de temps
seulement? (anciens paiements, factures, opérations de comptes bancaires)
■ Allez-vous effectuer le suivi du livre de paye dans QuickBooks?
Remarque: Bien qu'il soit possible de changer de date de début à tout moment, veuillez noter que cette date
détermine plus ou moins la façon dont vous devrez configurer le fichier de votre compagnie. Par
conséquent, il vaut mieux décider de la date de début avant la configuration plutôt que de la
changer ultérieurement.
Si l'année de votre exercice financier est presque terminée, nous vous conseillons de garder
votre ancienne méthode de tenue de livre. Configurez ensuite le fichier de votre compagnie
au moyen de la date de début correspondant à la clôture de votre exercice financier afin de
pouvoir commencer à utiliser QuickBooks à la date du nouvel exercice financier. De cette
façon, les rapports de chacun de vos exercices seront détaillés et votre configuration sera
minimale.
S'il vous reste encore quelques mois avant la fin de votre exercice financier, pensez aux
questions suivantes et décidez des renseignements à entrer dans QuickBooks en fonction de
vos réponses :
■ Désirez-vous obtenir des rapports détaillés pour l'exercice financier courant?
ou
■ Préférez-vous entrer un nombre minimum d'opérations historiques (pour la période qui
se situe entre la date de début et la date du jour)? Si vos opérations historiques ne se
rapportent qu'à une partie de l'exercice financier, nous vous conseillons de choisir une
date qui se situe au début d'un trimestre civil à titre de date de début. Ceci s'applique
d'autant plus si vous allez vous servir du livre de paye QuickBooks.
Nous vous conseillons d'entrer des opérations historiques pour une période maximale de
trois mois s'il vous faut créer de nombreux chèques, paiements ou factures dans
l'exploitation de votre entreprise. Si ce n'est pas le cas, vos opérations historiques peuvent
s'échelonner sur plusieurs mois.

Renseignements à rassembler
Qui est propriétaire de votre entreprise?

Il vous faut tout d'abord déterminer le type d'entreprise que vous exploitez en considérant
le ou les propriétaires. S'agit-il d'une entreprise à propriétaire unique, d'une société de
personnes, ou d'une corporation? La déclaration de revenus que vous aurez à produire (T1
ou T2), les dates limites de soumission et la façon dont vos profits seront répartis varient
selon le type d'entreprise que vous exploitez.
■ Entreprise à propriétaire unique : Une entreprise à propriétaire unique consiste en
une compagnie non constituée en société et détenue par une seule personne.
■ Société de personnes :Une société de personnes est une entreprise non constituée en
société et détenue par deux associés ou plus. Dans une société de personnes, chaque
associé détient une part de l'actif et du passif. Chaque associé a investi un certain
montant dans cette société, et chacun reçoit un certain pourcentage des profits. Les
associés ne reçoivent pas de salaire, mais ils peuvent retirer de l'argent sur leur pour-
centage des profits.
■ Corporation : Une corporation est détenue par ses actionnaires. Contrairement aux
entreprises à propriétaire unique ou aux sociétés de personnes, il arrive que les corpo-
rations payent un salaire aux propriétaires actifs.
Votre entreprise est-elle inscrite aux fins de la

TPS/TVP?
L'Agence des douanes et du revenu du Canada recommande à toutes les entreprises de
s'inscrire aux fins de la TPS/TVP (certaines petites entreprises sont toutefois exemptes). En
général, les compagnies dont les ventes dépassent un certain montant sont tenues de
s'inscrire. Pour obtenir des précisions, communiquez avec le bureau régional de l'ADRC.
Les entreprises qui sont inscrites aux fins de la TPS/TVP effectuent le suivi des taxes qu'elles
payent sur les achats et qu'elle reçoivent des clients. En général, le montant que le
propriétaire d'une entreprise perçoit à titre de taxe de vente est supérieur à celui qu'il doit
payer. La différence entre ces deux montants est versée à l'ADRC.
En général, les gouvernements provinciaux exigent également que les entreprises

s'inscrivent aux fins des taxes provinciales sur les ventes. Veuillez communiquer avec le
ministère des Finances de votre province pour déterminer si ceci s'applique à votre
entreprise.
Autres renseignements pertinents

Le tableau ci-dessous vous informe des renseignements qu'il vous faudra rassembler avant
de passer à l'Entrevue EasyStep et vous indique où trouver ces renseignements. Vous devrez
entrer la plupart de ces renseignements au cours de l'Entrevue, mais vous nécessiterez
également certains de ces renseignements au cours de la configuration de votre compagnie.

Renseignements nécessaires Où les trouver ✓
Le nom et l'adresse de la compagnie Le propriétaire, le comptable ou les
formulaires d'impôt ❏
Le numéro d'entreprise. Ce numéro est obligatoire si votre
entreprise
L'Agence des douanes et du revenu
du Canada (anciennement Revenu
Canada)
❏
■ perçoit la TPS ou
■ paye un salaire à des employés
Les dates de votre période comptable :

■ le premier mois de votre exercice financier
Vos dossiers ou votre comptable
❏
■ le premier mois de votre année d'imposition, et
■ votre date de début dans QuickBooks
La déclaration de revenus que votre entreprise doit produire

Conseil : Lorsque l'Entrevue EasyStep vous le demande,
sélectionnez la déclaration de revenus que votre compagnie
Votre comptable, l'ADRC, ou
les formulaires d'impôt ❏
doit produire. QuickBooks se sert de ces renseignements
pour associer vos comptes à des formulaires d'impôt et
créer des rapports fiscaux.
Le plan comptable de votre entreprise

Conseil : Si vous n'avez pas de plan comptable, l'Entrevue
EasyStep vous aidera à choisir le plan comptable qui convi-
Votre comptable ou votre ancienne
méthode de tenue de livre ❏
ent à votre entreprise.
Les noms des personnes qui font partie de votre compagnie

et qui utilisent QuickBooks, ainsi que les parties de vos dos-
siers financiers auxquelles ces personnes ont accès
Consultez la section intitulée
« Mode multi-usager » à la page 81. ❏
Le solde des comptes suivants :
■ carte de crédit
■ Les états de compte bancaire (y
compris les états de comptes de
chèques, d'épargne et les CPG)
❏
■ marge de crédit
qui tiennent compte de la péri-
■ emprunt/prêt
ode entre votre date de début et
■ compte bancaire la date du jour
■ Tous les chèques à encaisser, les
dépôts ou autres documents (les
reçus de carte de crédit, par
exemple)
■ Le bilan, tel que préparé par
votre comptable
Le montant de la TPS/TVP que vous devez Votre comptable, l'ADRC, ou le min-

istère des Finances de votre province ❏

Renseignements nécessaires Où les trouver ✓
La liste des types d'articles que vous vendez (produits et
services ), y compris :
Les dossiers de votre compagnie
❏
■ le numéro ou le nom de l'article
■ le prix de vente ou le taux horaire courant
■ le code des taxes qui est associé à l'article
■ le compte des résultats que vous utilisez pour suivre la
vente de l'article
Uniquement pour inventaire :
■ le coût d'achat
■ la quantité en stock
■ la valeur totale de l'inventaire pour cet article
La liste des clients, y compris :

■ les adresses
❏
■ les personnes-ressources
■ les numéros de téléphone
■ les factures impayées
La liste des fournisseurs, y compris :

■ les adresses
❏
■ les personnes-ressources
■ les numéros de téléphone
■ les factures impayées
La valeur de votre actif

Pour l'actif à long terme, il vous faudra également le coût
initial et l'amortissement cumulé.
Le bilan, tel que préparé par votre
comptable ❏
Les renseignements sur votre capital
La somme totale que vous avez investie dans la
compagnie, plus le montant des bénéfices non répartis
Votre comptable
❏
(profit/perte nets) pour chaque année d'exploitation de
votre entreprise.
Les renseignements de livre de paye Pour obtenir des précisions, con-

sultez la section intitulée
« Configurer le livre de paye : un
❏
aperçu » à la page 105.

Commencer l'Entrevue EasyStep
L'Entrevue EasyStep vous guide d'une étape à l'autre de la configuration de votre entreprise
dans QuickBooks. Ce procédé dure environ une heure. S'il vous faut quitter l'Entrevue avant
la fin, cliquez sur Quitter à tout moment.
Conseil : Pour obtenir une liste de questions qui figurent dans l'Entrevue, consultez le fichier EasyStep.txt
de votre répertoire QuickBooks. Vous pouvez vous servir de cette liste pour organiser vos rensei-
gnements en vue de l’Entrevue.
Pour commencer l'Entrevue EasyStep au démarrage initial de QuickBooks :
■ Lorsque vous lancez QuickBooks pour la première fois, une fenêtre d'options s'affiche à
l'écran. L'une de ces options vous invite à créer une nouvelle compagnie. Choisissez
cette option et cliquez sur OK pour commencer l'Entrevue EasyStep.
QuickBooks affiche la fenêtre de l'Entrevue EasyStep.
Pour lancer l'Entrevue EasyStep à tout autre moment :

■ Ouvrez le fichier de votre compagnie, puis, dans le menu Fichier, choisissez Entrevue
EasyStep. L'Entrevue vous mène à l'endroit où vous en étiez lors de votre dernière
session.
Il est impossible de modifier des renseignements en retournant à l'Entrevue

EasyStep et en fournissant une autre réponse aux questions.
S'il vous faut modifier certains des renseignements que vous avez entrés au cours de
l'Entrevue EasyStep, vous devez apporter vos modifications directement dans le pro-
gramme QuickBooks. L'Entrevue EasyStep a été conçue pour faciliter la configuration
initiale du fichier de votre compagnie, non pour modifier celui-ci.
Pour naviguer dans l'Entrevue EasyStep
L'Entrevue EasyStep se divise en six parties. Après que vous aurez terminé toutes les parties,
le fichier de votre compagnie contiendra les renseignements de base sur votre entreprise.
■ Général : cette section vous permet d'entrer des renseignements sur votre compagnie,
de choisir un plan comptable qui convient à votre entreprise, de sélectionner vos
préférences, et d'indiquer une date de début pour votre entreprise.
Remplissez la partie générale de l'Entrevue avant de passer aux autres

parties.
Si vous ne fournissez pas les renseignements de base et la date de début, QuickBooks
n'aura pas assez de renseignements sur votre compagnie pour pouvoir continuer
l'Entrevue.
Commencer l'Entrevue EasyStep 41

■ Produits et Charges : cette section vous permet de réviser les comptes de résultats de
votre plan comptable et de créer de nouveaux comptes, au besoin.
■ Détails sur les revenus : cette partie de l’Entrevue vous permet d'indiquer que le
revenu de votre entreprise provient des services que vous offrez et/ou des produits que
vous vendez. En fonction de ces renseignements, QuickBooks détermine les fonctions
de suivi des revenus et de comptes clients qu'il vous faut.
■ Soldes d'ouverture : ceci vous permet d'entrer des renseignements sur les clients qui
vous doivent de l'argent depuis votre date de début, sur les fournisseurs à qui vous
devez de l'argent depuis votre date de début, et sur le solde de vos comptes de bilan
depuis cette même date.
■ Livre de paye : ceci vous permet d'entrer des renseignements tels que le numéro
d'assurance sociale et la date de naissance de vos employés, de configurer la périodicité
des chèques de paye et les éléments de paye (que vous utiliserez pour associer à vos
employés un taux de paye, des retenues à la source ainsi que d'autres retenues et
montants supplémentaires sur leur chèque de paye).
■ Étapes suivantes : cette section décrit certaines activités courantes que nous vous
conseillons d'effectuer dans QuickBooks suite à l'Entrevue.
Certaines questions vous sollicitent de prendre une décision qu'il vous sera
sans doute impossible d'annuler.
Si tel est le cas, le symbole suivant s'affichera à l'écran :

L'Entrevue EasyStep
L'Entrevue EasyStep vous pose des questions sur votre entreprise, et se sert de vos réponses
pour configurer les comptes et les listes appropriés afin que vous puissiez vous mettre en
route.
Général
La section Général de l'Entrevue EasyStep vous permet d'entrer des renseignements de base
sur votre compagnie et de sélectionner vos préférences dans QuickBooks.
Bienvenue
1 Dans la première fenêtre de l'onglet Bienvenue, cliquez sur Suivant pour commencer.
2 Puisque vous configurez une nouvelle compagnie dans QuickBooks—c'est-à-dire, vous
n'effectuez pas une simple mise à niveau à partir d'une version antérieure de Quick-
Books — cliquez sur Suivant pour continuer.
3 Lisez les renseignements qui figurent dans chaque fenêtre de l'onglet Bienvenue, puis
cliquez sur Suivant. Une fois que vous aurez terminé la section de Bienvenue, Quick-
Books ajoutera une coche à l'onglet Bienvenue et passera à l'onglet suivant, votre
compagnie.
Votre compagnie
1 Lisez les renseignements qui figurent dans la première fenêtre de l'onglet votre
compagnie, puis cliquez sur Suivant.
2 Remplissez le champ Nom de la compagnie, puis appuyez sur la touche TAB. Quick-
Books copie automatiquement le nom que vous venez d'entrer et le place dans le
champ dénomination sociale.
■ Dénomination sociale est le nom que votre avocat enregistre à l'égard de votre
compagnie. Ce procédé implique une recherche provinciale, voire fédérale, de
compagnies portant la même dénomination sociale.
■ En général, le nom de la compagnie correspond à la dénomination sociale. Avant
de choisir un nom qui diffère de la dénomination sociale de votre compagnie, il
vous est conseillé de consulter un avocat.
Une fois terminé, cliquez sur Suivant.
3 Inscrivez l'adresse de votre compagnie, puis cliquez sur Suivant.
QuickBooks inscrira cette adresse sur les chèques, les factures et sur d'autres formulaires.
4 Dans la fenêtre Autres informations sur la compagnie, sélectionnez :
a le premier mois de l'année d'imposition de votre compagnie (c'est à dire, le premier
mois de la période qui s'applique à votre déclaration de revenus).
b le premier mois de l'exercice financier de votre compagnie (c'est à dire, le premier
mois de votre période comptable).
L'Entrevue EasyStep 43
En général, le premier mois de l'année d'imposition d'une entreprise correspond au
premier mois de l'exercice financier de celle-ci; cependant, dans certains cas spéciaux,
il arrive que ces dates ne correspondent pas. Veuillez consulter votre comptable pour
obtenir des précisions.
c Sélectionnez la déclaration de revenus que votre entreprise doit soumettre :
-Déclaration de revenus personnelle - T1 : pour les particuliers, les
entreprises non constituées en sociétés, et les sociétés de personnes
-Déclaration de revenus des sociétés - T2 : pour les entreprises
constituées en sociétés
d Choisissez la province d'exploitation de votre entreprise. En fonction de votre
choix, QuickBooks déterminera les taxes à suivre sur les ventes et les achats.
e Inscrivez le numéro d'entreprise de votre compagnie, s'il y a lieu. En général,
l'Agence des douanes et du revenu du Canada attribue ce numéro à votre entreprise
lorsque vous inscrivez celle-ci aux fins de la taxe sur les ventes ou de la
rémunération d'employés.
5 Cliquez sur Suivant. L'Entrevue EasyStep va à présent vous aider à personnaliser Quick-
Books et à créer divers comptes pour votre entreprise.
Plan comptable
Lorsque vous configurez votre compagnie dans QuickBooks, vous pouvez sélectionner le
type d'entreprise qui correspond de plus près au vôtre. De cette façon, QuickBooks peut
créer non seulement un plan comptable qui répond aux besoins de votre compagnie, mais
également d'autres options, telles que les méthodes de paiement, les types de clients et de
fournisseurs, et les modalités de paiements.
1 Dans la fenêtre Sélectionner votre type d'entreprise, choisissez le type qui correspond
de plus près à votre compagnie.
Une fois que votre plan comptable sera configuré pour le type d'entreprise choisi, il
vous sera impossible de changer de type. Vous pourrez cependant ajouter, modifier ou
supprimer des comptes et sélectionner vos préférences.
2 Lisez les renseignements sur les types d'entreprise, et cliquez sur Suivant jusqu'à ce que
la fenêtre Enregistrer sous s'affiche à l'écran.
3 Remplissez le champ Nom du fichier, puis cliquez sur Enregistrer. QuickBooks crée un
fichier qui contient les renseignements que vous avez entrés.
4 Vérifiez les comptes de produits et charges crées par QuickBooks afin de vous assurer
qu'ils correspondent aux besoins de votre compagnie.
Si ce n'est pas le cas, il vous faut apporter les modifications nécessaires.

Cliquez sur Précédent jusqu'à ce que la fenêtre Sélectionner votre type d'entreprise
s'affiche à l'écran, et choisissez un autre type d'entreprise.

5 Cliquez sur Oui afin d'accepter les comptes prédéfinis pour votre type d'entreprise ou
Non pour créer vos propres comptes à une étape ultérieure de l'Entrevue. Cliquez
ensuite sur Suivant. La fenêtre Accès à votre compagnie s'affiche à l'écran.
6 Dans la fenêtre Accès à votre compagnie, entrez le nombre de personnes qui devront
avoir accès au fichier de votre compagnie.
■ Si ce nombre correspond à 0 (zéro), cela signifie que vous avez terminé cet onglet
et que vous pouvez cliquer deux fois de suite sur Suivant pour passer à l'onglet
Préférences.
■ Si vous choisissez un autre chiffre et que vous cliquez sur Suivant, QuickBooks vous
fournit des renseignements sur la façon appropriée de configurer le fichier de votre
compagnie. Lisez les renseignements fournis, puis cliquez sur Suivant deux fois
pour passer à l'onglet Préférences.
Dans le programme QuickBooks Pro (uniquement), plusieurs utilisateurs à la fois
peuvent accéder au fichier par l'entremise du réseau de votre compagnie (chapitre 4).
7 QuickBooks ajoute une coche à l'onglet Info sur la compagnie pour indiquer que
vous avez terminé cette partie de l'Entrevue, et passe à l'onglet Préférences.
Préférences
1 Dans cet onglet, vous indiquez quelles fonctions de QuickBooks vous souhaitez utiliser.
Lisez les renseignements de la fenêtre Quelles sont vos préférences, puis cliquez sur
Suivant.
2 Dans la fenêtre Inventaire, sélectionnez Oui si votre compagnie achète des articles à un
fournisseur, les stocke, puis les revend à des clients. Dans le cas contraire, cliquez sur
Non. Après avoir effectué votre choix, cliquez sur Suivant.
Selon le type d'entreprise que vous avez choisi, il se peut que vous ne puissiez pas
activer ici les fonctions de l'inventaire. Si vous avez besoin de l'inventaire, vous pourrez
l'activer une fois que vous aurez terminé l'Entrevue. Dans le menu Edition, choisissez
Préférences. Cliquez sur Achats et fournisseurs, puis sur l'onglet Préférences de la
compagnie, et cochez la case Commandes d'achat et d'inventaire activées.
■ Si vous avez activé l'inventaire, sélectionnez Oui pour configurer les articles en
stock maintenant ou Non pour le faire ultérieurement, puis cliquez sur Suivant.
■ Si vous sélectionnez Oui pour configurer les articles en stock, QuickBooks vous
demandera si vous souhaitez effectuer le suivi de diverses unités de mesure. Sélec-
tionnez Oui si vous utilisez diverses unités de mesure pour vos articles en stock.
3 Dans la fenêtre Multidevise, sélectionnez Oui si vous avez des clients ou des fournis-
seurs étrangers et que vous traitez en devises étrangères, ou Non dans le cas contraire,
puis cliquez sur Suivant.
La Multidevise est une fonction assez complexe. Une fois activée, cette
fonction ne peut être désactivée.
Assurez-vous de n'activer cette fonction que si vous en avez besoin. Rappelez-vous
qu'il vous sera toujours possible d'activer cette fonction à une date ultérieure. Pour
obtenir des précisions sur la configuration et l'utilisation, consultez le chapitre 6.
Préférences à l'égard des taxes de vente fédérales et provinciales
L'une des fonctions les plus utiles de QuickBooks constitue à suivre la TPS (ou la TVP) et la
taxe de vente imposée par votre province, s'il y a lieu. Une fois cette fonction activée,
QuickBooks applique automatiquement les taxes sur les achats et les ventes et les inscrit
dans les comptes appropriés.
Une fois que vous aurez terminé l'Entrevue EasyStep, consultez la section
intitulée « Suivre et payer la TPS et TVP » à la page 88 pour obtenir des
précisions sur cette fonction.
Plusieurs options s'offrent à vous dans la fenêtre de l'onglet Préférences qui traite de la taxe
de vente. Le tableau suivant vous aidera à choisir l'option appropriée.
Début
Suivez-vous la
TPS/TVP et la taxe Non Terminé!
sur les ventes? Passez à la page 45.
provinciale?
Oui
Désirez-vous
Êtes-vous inscrit Non suivre la TPS et
aux fins de la
vous inscrire
TPS/TVP?
ultérieurement?
Oui Oui/Non
Entrez les Suivez-vous la Codes des taxes -
renseignements sur Non choisissez un des Attribuez-vous Non
taxe sur les
votre inscription codes implicites et un code précis à
ventes de votre
aux fins de la un client?
province? cliquez sur Suivant.
TPS/TVP
Oui Oui
■ Si vous avez entré votre Oui/Non
numéro d'entreprise dans Codes des taxes
Désirez-vous
Êtes-vous inscrit (clients) - choisissez
la section Info sur la Non suivre la TVP
aux fins de la un des codes
compagnie, celui-ci dans un compte
TVP? implicites et cliquez
distinct?
s'affiche ici, tout comme sur Suivant.
les autre renseignements Oui
Les codes des taxes des
que vous avez fournis sur
Entrez les clients remplacent
la TPS/TVP. renseignements automatiquement les
Si vous avez oublié votre sur votre
■
inscription aux fins
codes que vous avez
numéro d'entreprise, vous de la TVP attribués aux articles et
pourrez l'entrer services que vous vendez
ultérieurement. ■ Si vous avez un numéro de TVP, entrez-le ici
ainsi que le nom de l'agence, et sélectionnez la Pour obtenir des
■ Si vous n'avez pas de précisions, consultez la
période visée.
numéro d'entreprise, page 50.
cliquez sur Suivant pour ■ Si vous n'avez pas de numéro de TVP, cliquez
passer à la fenêtre Taxe de sur Suivant pour passer à la fenêtre Suivi de la
vente provinciale. TPV. Consultez la section qui se rapporte à
Consultez la section qui se cette taxe dans le tableau ci-contre.
rapporte à cette taxe dans
le tableau ci-contre.

Dans QuickBooks, il est possible d'attribuer un code des taxes précis à un client. Ce code
remplace automatiquement les codes que vous avez attribués aux articles ou services que
vous vendez. Par exemple, si vous vendez des articles ou services à un département
gouvernemental qui est exempt de toute taxe de ventes, vous pouvez attribuer le code des
taxes E (Exempt) à ce client. Ce code remplacera celui que vous avez attribué à vos articles
ou services et figurera dans toutes les factures que vous créerez pour votre client.
Vous pouvez activer les codes des taxes des clients si certains d’entre eux bénéficient d'un
statut spécial à l'égard des taxes. Vous pourrez par la suite attribuer un code des taxes à
chaque client lors de la configuration. Si vous avez plusieurs clients qui bénéficient du
même satut spécial à l'égard des taxes, vous pouvez configurer un code des taxes implicite
qui s'appliquera à tous les nouveaux clients que vous ajouterez à votre compte. À moins
qu'un cas particulier de la sorte ne s'applique à vos clients, il est en général préférable de ne
pas activer cette option.
Format de factures
Conseil : Il vous sera possible de personnaliser le format des factures plus tard.
1 Choisissez le format qui convient le mieux à votre entreprise. Dans la fenêtre Format
des factures, sélectionnez l'un des types de factures suivants :
■ Produit : Pour les entreprises qui vendent des produits ou des services et dont les
factures doivent rendre compte des modes d'expédition (par exemple, les magasins
de détail).
■ Professionnel : Pour les entreprises qui vendent des services et qui doivent en faire
la description sur les factures (par exemple, les consultants en relations publiques).
■ Service : Pour les entreprises qui fournissent surtout des services, mais qui vendent
également certains produits (par exemple, les compagnies d'aménagement
intérieur).
■ Personnalisé: Pour les entreprises qui désirent créer leur propre format de factures.
2 Cliquez sur Suivant pour continuer.
Autres préférences
1 Dans la fenêtre Employés, inscrivez le nombre d'employés qui travaillent pour votre
entreprise. N'incluez ni le propriétaire de l'entreprise et ses associés, ni les sous-traitants.
Cliquez sur Suivant pour continuer.
■ Si votre entreprise n'a pas d'employés, l'Entrevue passera à l'étape suivante.
■ Si vous avez des employés et que vous désirez utiliser QuickBooks pour suivre le
livre de paye, vous devez vous inscrire au service de livre de paye. Veuillez à présent
fournir les renseignements d'inscription.
Sélectionnez Oui si vous êtes déjà inscrit à ce service ou si vous désirez vous
y inscrire. Choisissez Non si vous souhaitez le faire à une date ultérieure ou
si vous ne désirez pas vous inscrire à ce service. Une fois que vous aurez
effectué votre choix, cliquez sur Suivant.
Oui La fenêtre « Avis important sur le service de livre de paye » s'affiche à l'écran.
Vous pouvez entrer votre numéro de membre ou appelez sans frais le
numéro de téléphone affiché à l'écran pour obtenir un numéro de membre.
Non Les fonctions de livre de paye de QuickBooks ne sont pas activées. Vous
pouvez soit vous inscrire à ce service à une date ultérieure, soit recourir à un
service externe pour suivre le livre de paye de vos employés. Si vous utilisez
un service externe, consultez la section intitulée « Si vous n'utilisez pas la
fonction de livre de paye de QuickBooks » à la page 105 pour obtenir de plus
amples renseignements.
2 Pour les utilisateurs de QuickBooks Pro : sélectionnez Oui si votre compagnie fournit
des devis aux clients ou Non si ce n'est pas le cas, puis cliquez sur Suivant.
Oui Indiquez si vous désirez recourir à la facturation au prorata des travaux. La factu-
ration au prorata des travaux vous permet d'émettre des factures à vos clients en
fonction du pourcentage du travail accompli. Ces factures relèvent des devis que
vous avez fournies à votre client.
Sélectionnez Oui si vous désirez recourir à la facturation au prorata des travaux ou
Non dans le cas contraire, puis cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante.
Non Si vous n'utilisez ni les devis ni la facturation au prorata des travaux, passez à
l'étape suivante.
3 Dans la fenêtre Suivi des heures travaillées, sélectionnez Oui si vous voulez suivre le
nombre d'heures que vos employés ou sous-traitants consacrent à chaque projet et créer
des chèques de paye en fonction de ces heures. Dans le cas contraire, sélectionnez Non,
Le Suivi des heures travaillées n'est disponible que dans la version QuickBooks Pro.
Oui Si vous utilisez QuickBooks, veuillez noter que la fonction de Suivi des heures
travaillées n'est disponible que dans la version QuickBooks Pro.
Si vous utilisez QuickBooks Pro, passez à l'étape suivante.
Non Si vous utilisez QuickBooks, la fenêtre Suivi des dépenses remboursables s'affiche
à l'écran. Sélectionnez Oui si vous voulez suivre les dépenses remboursables à
titre de revenu. Choisissez Non dans le cas contraire, puis cliquez sur Suivant
pour continuer.
Si vous utilisez QuickBooks Pro, passez à l'étape suivante.
Les catégories constituent une façon d'effectuer le suivi de certaines parties de votre
entreprise. Vous pouvez vous en servir selon la méthode qui vous convient le mieux.
Par exemple, vous pourriez suivre diverses sources de revenus et dépenses, catégoriser
vos entreprises commerciales ou organiser vos divers secteurs. Un entrepreneur
pourrait catégoriser ses revenus et dépenses comme étant d'ordre commercial ou
résidentiel.
Si vous désirez utiliser le Suivi des catégories, sélectionnez Oui. Choisissez Non dans le
cas contraire, puis cliquez sur Suivant.
4 Certains propriétaires de petites entreprises paient leurs factures dès qu'ils les reçoivent.
D'autres préfèrent ne régler qu'une certaine partie de leurs factures, ce qui leur permet
de disposer de fonds supplémentaires jusqu'à la date d'échéance des factures.
Si ceci s'applique à vous, QuickBooks peut vous aider à effectuer le suivi du montant de
vos factures et des dates d'échéance au moyen des comptes fournisseurs.

Dans la fenêtre Deux méthodes de traitment des factures et des paiements, faites votre
sélection puis cliquez sur Suivant.
■ Inscrire les chèques directement : Vous paierez vos factures dès que vous les
recevrez (aucun compte fournisseur).
■ Inscrire les factures avant les paiements : Vous inscrirez vos factures dès que vous
les recevrez mais vous les réglerez à une date ultérieure (au moyen des comptes
fournisseurs).
5 L’Aide Mémoire QuickBooks vous signale qu'il est temps de payer vos factures,
d'imprimer des chèques ou d'autres formulaires, de traiter le compte en souffrance d'un
client, et ainsi de suite. Tous les rappels que vous configurez se trouvent dans l’aide
mémoire.
Quand voulez-vous que la liste de Rappels s'affiche à l'écran? Faites votre sélection puis
cliquez sur Suivant.
■ En début de session. L’aide mémoire s'affiche lorsque vous lancez QuickBooks.
■ Sur demade. L’aide mémoire est affichée à l'écran lorsque vous demandez qu'elle
le soit.
■ Rarement. QuickBooks affiche l’aide mémoire de temps à autre.
6 Vous avez déjà choisi une méthode de comptabilité pour votre entreprise (caisse ou
exercice). Vous pouvez à présent choisir de produire les rapports de votre compagnie
selon la comptabilité de caisse ou la comptabilité d'exercice. La plupart des utilisateurs
de QuickBooks ont recours à la même méthode pour les rapports et la comptabilité.
Cette préférence n'a aucun effet sur les rapports qui rendent compte d'opérations
individuelles (et qui relèvent toujours de la méthode de caisse) ou ceux qui rendent
compte de tout passif relatif à la TPS/TVP (et qui relèvent toujours de la méthode
d'exercice).
Dans la fenêtre Méthode de caisse ou d'exercice, sélectionnez l'une des deux options
■ Comptabilité de caisse. Sélectionnez cette option si vous désirez que vos rapports
affichent vos ventes en tant que revenu à partir de la date où vous recevez le
paiement, et vos factures en tant que dépenses à partir de la date où vous les payez.
■ Comptabilité d'exercice. Sélectionnez cette option si vous désirez que vos rapports
affichent vos ventes en tant que revenu à partir de la date où vous effectuez une
vente, et vos factures en tant que dépenses à partir de la date où vous les recevez.
7 Vous avez terminé la section Préférences.
QuickBooks ajoute une coche à l'onglet Préférences pour indiquer que vous avez
terminé cette partie de l'Entrevue. Cliquez sur Suivant pour passer à l'onglet Date de
début.
Date de début
Si vous n'avez pas encore lu la section intitulée « Choisir une date de début » à la page 36,
nous vous conseillons de le faire maintenant.Votre date de début est la date à laquelle vous
commencez à entrer dans QuickBooks toutes les opérations que vous effectuez dans le cadre
de l'exploitation de votre entreprise.
1 Lisez les renseignements figurant dans la fenêtre à propos de la date de début de Quick-
Books et la fenêtre Renseignements sur la date de début, puis cliquez sur Suivant.
2 Inscrivez votre date de début ou sélectionnez une date dans le calendrier Quick-
Books, puis cliquez sur Suivant.
3 Vous avez à présent terminé la section générale. QuickBooks ajoute une coche à
l'onglet Date de début et à la section Général pour indiquer que vous avez terminé ces
parties de l'Entrevue. Cliquez sur Suivant pour passer au premier onglet de la section
Profits et pertes.
Section Produits et charges

Cette section vous aide à configurer des comptes de résultats supplémentaires dans votre
plan comptable, s’il y a lieu. QuickBooks configure certains comptes de résultats lorsque
vous sélectionnez un type d'entreprise dans la section Général de l'Entrevue.
Comptes de produits
1 Lisez les renseignements figurant dans la première fenêtre de cet onglet, puis cliquez
sur Suivant. Lisez ensuite les renseignements de la fenêtre Comptes de produits et
2 Dans la fenêtre Ajouter un compte de produits, sélectionnez Oui si vous désirez ajouter
des comptes supplémentaires à la liste. Dans le cas contraire, sélectionnez Non, puis
Oui Inscrivez le nom du compte que vous désirez ajouter, puis cliquez sur Suivant.
La fenêtre Ajouter un autre compte de produits s'affiche à l'écran. Sélectionnez
Oui si vous désirez ajouter un autre compte. Dans le cas contraire, sélectionnez
Non.
Non Passez à l'étape suivante.
3 Cliquez sur Suivant pour terminer cet onglet. QuickBooks ajoute une coche à
l'onglet Comptes de produits pour indiquer que vous avez terminé cette partie de
l'Entrevue. Cliquez de nouveau sur Suivant pour passer à l'onglet Comptes de charges.
Comptes de charges
1 Dans la fenêtre Comptes de charges, sélectionnez Plus de détails si vous désirez obtenir
des précisions sur les comptes de charges. Dans le cas contraire, sélectionnez Non merci,
Plus de détails Lisez les renseignements figurant dans les deux fenêtres qui suivent,
Non merci Passez à l'étape suivante.

2 Dans la fenêtre Ajouter un compte de charges, sélectionnez Oui si vous désirez ajouter
des comptes supplémentaires à la liste. Dans le cas contraire, sélectionnez Non, puis
Oui Inscrivez ce qui suit :
-Nom du compte : Inscrivez le nom du compte que vous désirez ajouter.
-Compte secondaire : S'il s'agit d'un compte secondaire associé à un
compte que vous avez déjà créé, sélectionnez cette option-ci.
-Compte primaire : S'il s'agit d'un compte secondaire associé à un
compte que vous avez déjà créé, choisissez le compte principal
(primaire) dans la liste déroulante.
Cliquez sur Suivant, puis sélectionnez Oui si vous désirez ajouter un compte.
Dans le cas contraire, sélectionnez Non.
3 Cliquez sur Suivant pour terminer cet onglet. QuickBooks ajoute une coche à
l'onglet Comptes de charges et à la section Produits et charges pour indiquer que vous
avez terminé ces parties de l'Entrevue. Cliquez sur Suivant pour passer à la section
suivante.
Section Détails sur les revenus

Cette section vous permet de choisir la façon de suivre les articles ou services que vous
vendez et les paiements que vous recevez de vos clients.
Introduction
1 Lisez les renseignements figurant dans la première fenêtre de cet onglet, puis cliquez
sur Suivant. Lisez ensuite les renseignements de la première fenêtre de la section Détails
sur les revenus, et cliquez sur Suivant.
2 Dans la fenêtre Réception de paiement, indiquez si vos clients vous versent le montant
total du paiement à la date de la vente. Pour ce faire, sélectionnez l'une des options suiv-
antes:
■ Toujours : Vous indiquez que vos clients vous versent toujours le montant total du
paiement à la date de la vente et que, par conséquent, vous n'avez pas à effectuer
le suivi du montant qu'ils vous doivent.
■ Parfois : Vous indiquez que vos clients vous versent parfois le montant total du
paiement à la date de la vente et que, par conséquent, vous devez effectuer le suivi
du montant qu'ils vous doivent.
■ Jamais : Vous indiquez que vos clients ne vous versent jamais le montant total du
paiement à la date de la vente et que, par conséquent, vous devez effectuer le suivi
du montant qu'ils vous doivent.
3 Cliquez sur Suivant.
■ Si vous avez choisi Toujours, passez à l'étape suivante.
■ Si vous avez choisi Parfois ou Jamais, QuickBooks vous demande si vous désirez
fournir à vos clients des états de compte qui affichent leurs dernières opérations
ainsi que leur solde.
Sélectionnez Oui si vous désirez fournir à vos clients des états de compte.
Dans le cas contraire, sélectionnez Non. Cliquez ensuite sur Suivant.
4 QuickBooks ajoute une coche à l'onglet Introduction pour indiquer que vous avez
terminé cette partie de l'Entrevue. Cliquez de nouveau sur Suivant pour passer à
l'onglet Articles.
Articles
Vérifiez bien les renseignements que vous entrez dans cette section avant de
cliquer sur Suivant, car il vous sera impossible d'y retourner plus tard et de
modifier les renseignements entrés.
Cependant, une fois que vous aurez terminé l'Entrevue EasyStep, vous pourrez
apporter au besoin les modifications voulues directement dans QuickBooks.
1 Lisez les renseignements de la première fenêtre de cet onglet, puis cliquez sur Suivant.
2 Si votre compagnie fournit des services et que vous désirez porter les frais de main-
d'oeuvre au compte de vos clients, sélectionnez Oui. Dans le cas contraire, sélectionnez
Non, puis cliquez sur Suivant.
Oui Dans la fenêtre Articles de service : Nom, effectuez ce qui suit :
a Inscrivez les renseignements ci-dessous, puis cliquez sur Suivant.
-Nom de l'article : Vous indiquez le nom de l'article ou du service que
vous vendez.
-Description de vente : Vous fournissez une description de l'article ou
du service à vos clients. Cette description figurera sur les formu-
laires de ventes, tels que les factures.
-Prix de vente : Vous indiquez à vos clients les sommes à verser en
contrepartie d'articles ou de services.
-Code des taxes : Vous indiquez les taxes de vente qui s'appliquent à
l'article ou au service que vous vendez.
b Dans la liste déroulante Comptes de produits, sélectionnez le compte dans lequel
vous désirez transférer l'argent que vous recevez de vos clients, puis cliquez sur
Suivant.
-Si vous utilisez QuickBooks, sélectionnez Oui si vous désirez ajouter un
autre article de service à la liste. Dans le cas contraire, sélectionnez
Non, puis cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante.
-Si vous utilisez QuickBooks Pro, inscrivez les renseignements supplé-
mentaires suivants :

Dépenses de sous-traitance
■ Si un sous-traitant effectue ce service pour vous et que vous portez les
sommes appropriées au compte de votre client, sélectionnez Oui, puis
cliquez sur Suivant. Dans le cas contraire, sélectionnez Non pour
configurer un autre article de service, puis cliquez sur Suivant.
Articles de service : Renseignements d'achat
■ Description de l'achat : Vous fournissez une description de ce service
à vos sous-traitants. Cette description figurera sur les formulaires de
commande.
■ Coût : Vous indiquez le taux horaire ou salaire de vos sous-traitants.
■ Code des taxes : Vous indiquez les taxes de vente qui s'appliquent au
service que vos sous-traitants vous vendent.
Articles de service : Comptes de charges
■ Comptes de charges : Sélectionnez le compte de charges à partir
duquel vous comptez payer vos sous-traitant en contrepartie de ce
service, puis cliquez sur Suivant.
c Dans la fenêtre Configurer un autre article de service, sélectionnez Oui si vous
désirez ajouter un article de service supplémentaire. Dans le cas contraire, sélec-
tionnez Non, puis cliquez sur Suivant.
3 Si vous vendez des articles à des clients mais que vous ne les stockez pas, sélectionnez
Oui pour configurer des articles hors inventaire, puis cliquez sur Suivant. Dans le cas
contraire, cliquez sur Non.
Ceci ne s'applique que dans certains cas, par exemple:
■ Si vous achetez des articles à un client aux fins d'un projet précis et que vous portez
la somme au compte de ce client (par exemple, si vous lui achetez des placards de
cuisine fabriqués sur demande).
■ Si l'article ou le produit que vous vendez est fait de pièces constituantes (par
exemple, si vous faites et vendez de la pizza).
■ Si vous achetez des articles que vous ne revendez pas, comme des fournitures de
bureau.
Oui Dans la fenêtre Articles hors inventaire : Renseignements sur les ventes,
effectuez ce qui suit :
-Nom de l'article : Vous spécifiez le nom de l'article.
du service à vos clients.
l'article que vous vendez.
vous désirez transférer les sommes que vous recevez de vos clients, puis cliquez sur
Suivant.
-Si vous utilisez QuickBooks, sélectionnez Oui si vous désirez ajouter un
autre article hors inventaire. Dans le cas contraire, sélectionnez
Non, puis cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante.
Les produits que vous avez achetés pour des clients précis
■ Sélectionnez Oui si vous achetez cet article pour un client précis ou
Non si vous désirez configurer un article de service supplémentaire,
Articles hors inventaire : Renseignements d'achat
■ Description de l'achat : Vous fournissez une description de cet
élément. Celle-ci figurera sur les bons de commande.
■ Coût : Il s'agit du montant que vous payez pour cet article.
■ Code des taxes : Vous indiquez les taxes de vente qui s'appliquent
à l'article que vous achetez.
Articles hors inventaire : Comptes de charges
duquel vous allez effectuer le paiement de cet article.
c Sélectionnez Oui si vous désirez ajouter un autre article hors inventaire. Dans le cas
contraire, sélectionnez Non, puis cliquez sur Suivant.
4 Si vous désirez ajouter des frais spéciaux à vos formulaires de vente (par exemple, des
frais de manutention ou des frais financiers), sélectionnez Oui pour configurer ces frais.
Dans le cas contraire, sélectionnez Non, puis cliquez sur Suivant.
Oui Dans la fenêtre Autres frais : Nom et détails, effectuez ce qui suit :
Suivant.
-Si vous utilisez QuickBooks, sélectionnez Oui si vous désirez ajouter des
frais supplémentaires. Dans le cas contraire, sélectionnez Non, puis
cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante.

Remboursement à l'égard des ces frais supplémentaires
■ Sélectionnez Oui si vous comptez porter ces frais au compte de vos
clients (ceux-ci vous rembourseront le montant par la suite). Dans
le cas contraire, sélectionnez Non pour configurer un autre élément.
Autres frais : Renseignements d'achat
■ Description de l'achat : Vous fournissez une description de cet
élément. Celle-ci figurera sur les bons de commande.
■ Coût : Il s'agit du montant que vous payez pour cet article.
■ Code des taxes : Vous indiquez les taxes de vente qui s'appliquent
à cet article.
Autres frais : Comptes de charges
duquel vous allez effectuer le paiement des autres frais.
c Sélectionnez Oui si vous désirez ajouter des frais supplémentaires. Dans le cas
5 Cliquez sur Suivant lorsque vous aurez rempli les champs de cet onglet. QuickBooks
ajoute une coche à l'onglet Articles pour indiquer que vous avez terminé cette
partie de l'Entrevue. Cliquez sur Suivant pour passer à l'onglet suivant.
Inventaire
Dans l'onglet Préférences de la section Général, vous avez indiqué si vous vouliez ou
non utiliser la fonction de l'inventaire. Si vous n'avez pas utilisé l'inventaire, vous
pouvez à présent l'activer.
■ Sélectionnez Continuer sans configurer les articles en stock si vous ne souhaitez
pas activer l'inventaire, ou Configurer les articles en stock pour l'activer, puis
-Si vous sélectionnez Continuer sans configurer les articles en stock, cela
signifie que vous avez terminé cet onglet ainsi que la présente
section. Passez à la section intitulée « Section Soldes d'ouverture » à
la page 57.
-Si vous sélectionnez Configurer les articles en stock, la fenêtre Ajouter
un article d'inventaire s'affiche à l'écran.
2 Sélectionnez Oui pour configurer les articles d'inventaire maintenant. Dans le cas
Oui Dans la fenêtre Article en stock : Renseignements sur les ventes, inscrivez ce qui
suit, puis cliquez sur Suivant.
-Unités de mesure : Si vous avez activé la fonction Unités de mesure
dans l’onglet Préférences de l’entrevue Easystep, cliquez sur le
bouton « Unités de mesure » afin de configurer les unités d’achat et
les unités de vente pour cet article. Consultez « Configurer diverses
unités de mesure » à la page 175, pour en savoir plus.
a Dans la liste déroulante Comptes de produits, sélectionnez le compte dans lequel
Suivant.
b Inscrivez ce qui suit, puis cliquez sur Suivant.
-Description de l'achat : Vous fournissez une description de cet article.
Celle-ci figurera sur les bons de commande.
-Coût : Il s'agit du montant que vous payez pour cet article.
cet article.
-Inscrivez ce qui suit, puis cliquez sur Suivant.
-Quantité minimale des stocks : Une fois que votre inventaire aura
atteint la quantité minimale d'un certain article, QuickBooks vous
rappellera de passer une nouvelle commande à l'égard de cet article.
-Quantité en stock : De quelle quantité disposez-vous depuis votre date
de début? Si vous avez configuré diverses unités de mesure pour cet
article, la quantité en stock est présentée en unités d’achat. Par
exemple, si vous achetez un article en caisses (qui contiennent 12
canettes chacune) mais que vous vendez les canettes individuel-
lement, la quantité en stock est présentée en nombre de caisses et
non canettes.
-Valeur totale depuis votre date de début : Vous indiquez la valeur de
la quantité totale en stock de cet article depuis la date de début. Par
exemple, si vous possédez six T-shirts qui valent 10 $ chacun, la
valeur totale est de 60 $. Si vous avez entré le nombre de pièces en

stock et la valeur de chacune, QuickBooks calcule automa-
tiquement la valeur totale.
c Sélectionnez Oui si vous désirez ajouter un autre article d'inventaire. Dans le cas
3 Cliquez sur Suivant pour terminer l'onglet Inventaire et la section Détails sur les
revenus. QuickBooks ajoute une coche à l'onglet ainsi qu'à la section pour indiquer
que vous avez terminé ces parties de l'Entrevue et vous mène à la section Soldes
d'ouverture.
Section Soldes d'ouverture

Cette section vous permet d'entrer les montants que vous doivent vos clients depuis votre
date de début, les montants que vous devez à vos fournisseurs depuis votre date de début,
ainsi que le solde de vos comptes de bilan.
Ces renseignements sont nécessaires car ils servent à créer des comptes appropriés et des
rapports précis avant même l'entrée de vos opérations quotidiennes.
Introduction
1 Lisez les renseignements figurant dans chacune des fenêtres de cet onglet, puis cliquez
sur Suivant.
2 QuickBooks ajoute une coche à l'onglet Introduction pour indiquer que vous avez
terminé cette partie de l'Entrevue.
Clients
2 Dans la fenêtre Entrer les clients, sélectionnez Oui si vous désirez configurer les rensei-
gnements des clients qui vous doivent de l'argent depuis votre date de début. Dans le
cas contraire, sélectionnez Non, puis cliquez sur Suivant.
Non Si vous utilisez QuickBooks et que vous avez sélectionné Non, passez à l'étape
suivante.
Pro Si vous utilisez QuickBooks Pro et que vous avez sélectionné Non, lisez les
renseignements figurant dans la fenêtre affichée à l'écran, puis cliquez sur
Suivant. Procédez de la même façon dans la fenêtre suivante. Passez à la section
intitulée « Comptes - carte de crédit » à la page 59.
Oui Dans la fenêtre Suivi des projets des clients, sélectionnez Oui si vous désirez
suivre plusieurs projets pour chaque client. Dans le cas contraire, sélectionnez
apporter au besoin les modifications voulues directement dans le programme
QuickBooks.
■ Si vous n'effectuez pas le suivi des projets, inscrivez les renseignements ci-dessous,
-Nom du client : Fournissez le nom du client.
-Solde dû en date de début : Il s'agit du montant que ce client vous doit
depuis votre date de début.
Pour ajouter un autre client, sélectionnez Oui. Dans le cas contraire, sélectionnez
Non, puis cliquez sur Suivant. Passez à l'étape suivante.
■ Si vous suivez plusieurs projets pour chaque client, consultez le tableau ci-dessous :
Début
Fournissez le
nom du client
Oui
Inscrivez le solde à Terminé! Passez au
Ce client a-t-il Non
plusieurs projets?
Non payer du client Ajouter un paragraphe intitulé
depuis votre date de autre client? «Fournisseurs», ci-
début dessous.
Oui
Inscrivez le solde à
Ajoutez le Ajouter un autre Non
payer pour ce projet
projet du client projet pour ce
depuis votre date de
client?
début Puisque chaque client peut
avoir un ou plusieurs projets,
Oui
QuickBooks place deux-points
(:) entre le nom du client et
celui du projet dans le champ
Client: projet.
3 Vous avez terminé cette section. QuickBooks ajoute une coche à l'onglet Clients
pour indiquer que vous avez terminé cette partie de l'Entrevue.

Fournisseurs
2 Dans la fenêtre Ajouter un fournisseur, sélectionnez Oui si vous désirez entrer les rensei-
gnements des fournisseurs à qui vous devez de l'argent depuis votre date de début. Dans
le cas contraire, sélectionnez Non, puis cliquez sur Suivant.
Oui Dans la fenêtre Ajouter un fournisseur, inscrivez ce qui suit, puis cliquez sur
Suivant.
apporter au besoin les modifications voulues directement dans le programme
QuickBooks.
-Nom du fournisseur : Inscrivez le nom du fournisseur.

-Solde dû en date de début : Il s'agit du montant que vous devez à ce
fournisseur depuis votre date de début.
Pour ajouter un autre fournisseur, sélectionnez Oui. Dans le cas contraire,
sélectionnez Non, puis cliquez sur Suivant.
3 Vous avez terminé cette section. QuickBooks ajoute une coche à l'onglet Fournis-
seurs pour indiquer que vous avez terminé cette partie de l'Entrevue.
Comptes - carte de crédit
2 Dans la fenêtre Comptes de carte de crédit, sélectionnez Oui si vous désirez configurer
un compte de carte de crédit. Dans le cas contraire, sélectionnez Non, puis cliquez sur
Suivant.
Non Passez au type de compte suivant.
Oui Dans la fenêtre Ajouter une carte de crédit, inscrivez le nom de la carte de crédit,
-Date de fin de relevé : À l'aide de votre dernier état de compte bancaire,
choisissez une date qui correspond ou est antérieure à votre date de
début dans QuickBooks. Vous pouvez l'entrer directement ou la
sélectionner dans le calendrier QuickBooks.
-Solde de clôture du relevé : Il s'agit du solde de la carte de crédit à la
date que vous avez choisie.
b Sélectionnez Oui si vous désirez ajouter une autre carte de crédit. Dans le cas
Comptes - marge de crédit
1 Dans la fenêtre Ajouter une marge de crédit, sélectionnez Oui si vous désirez configurer
un compte de marge de crédit. Dans le cas contraire, sélectionnez Non, puis cliquez sur
Suivant.
Oui Dans la fenêtre Ajouter une marge de crédit, inscrivez le nom du compte de
marge de crédit, puis cliquez sur Suivant.
-Solde de clôture du relevé : Il s'agit du solde de votre marge de crédit
à la date que vous avez choisie.
b Sélectionnez Oui si vous désirez ajouter un autre compte de marge de crédit. Dans
le cas contraire, sélectionnez Non, puis cliquez sur Suivant.
Comptes - prêt/emprunt
1 Dans la fenêtre Prêt/emprunt et effet à payer, sélectionnez Oui si vous désirez configurer
un compte de prêt/d'emprunt ou d'effet à payer. Dans le cas contraire, sélectionnez
Oui Dans la fenêtre Ajouter un compte de prêt/d'emprunt (passif), inscrivez ce qui
suit, puis cliquez sur Suivant.
-Nom : Fournissez le nom du prêt/de l'emprunt.
-Solde impayé : Il s'agit du montant exigible du prêt/de l'emprunt
depuis votre date de début.
-Passif à long terme : Sélectionnez Passif à long terme si le
remboursement s'étalera sur un an ou plus.
Pour ajouter un autre compte de prêt/d'emprunt, sélectionnez Oui. Dans le cas
contraire, choisissez Non puis cliquez sur Suivant.
Comptes bancaires
1 Dans la fenêtre Comptes bancaires, sélectionnez Oui si vous désirez configurer un

compte bancaire. Dans le cas contraire, choisissez Non, puis cliquez sur Suivant.
Oui Dans la fenêtre Ajouter un compte bancaire, inscrivez le nom du compte, puis

-Solde de clôture du relevé : Il s'agit du solde de votre compte bancaire
à la date que vous avez choisie.
b Sélectionnez Oui si vous désirez ajouter un autre compte bancaire. Dans le cas
Comptes - actif
1 Dans la fenêtre Introduction à l'actif, lisez les renseignements puis cliquez sur Suivant.
2 Dans la fenêtre Comptes d'actif, sélectionnez Oui si vous désirez configurer un compte
d'actif. Dans le cas contraire, choisissez Non, puis cliquez sur Suivant.
Oui Dans la fenêtre Ajouter un compte d'actif, inscrivez ce qui suit, puis cliquez sur
Suivant.
-Nom : Fournissez le nom du compte d'actif.
-Type : Sélectionnez le type de compte d'actif.
-Valeur de l'actif : Inscrivez la valeur de cet actif depuis votre date de
début dans QuickBooks.
Si vous désirez ajouter un autre compte d'actif, sélectionnez Oui. Dans le cas
contraire, choisissez Non, puis cliquez sur Suivant.
Comptes - capital
1 Dans la fenêtre Introduction au capital, lisez les renseignements fournis, puis cliquez
sur Suivant. Procédez de la même façon dans la fenêtre suivante.
2 Cliquez sur Suivant pour terminer l'onglet Comptes et la section Soldes d'ouverture.
QuickBooks ajoute une coche à l'onglet ainsi qu'à la section pour indiquer que vous
avez terminé ces parties de l'Entrevue et vous mène à la section Soldes d'ouverture.
Section Livre de paye

Gérer le livre de paye peut s’avérer complexe : vous devez effectuer le suivi des heures de
travail, du salaire, des numéros d'assurance sociale, des congés payés, des jours de congé de
maladie, des primes, des avances sur salaire, et des avantages offerts par la compagnie, tels
que les cotisations aux régimes de pension.
Si vous n'avez jamais utilisé le livre de paye, il vous est conseillé de le configurer à l'extérieur
de l'Entrevue EasyStep. Consultez la section intitulée « Configurer le livre de paye : un
aperçu » à la page 105. Vous y trouverez des renseignements détaillés sur les diverses
fonctions du livre de paye QuickBooks.
Si vous savez déjà comment fonctionnent les programmes de livre de paye, il vous est
conseillé d'utiliser l'Entrevue EasyStep pour configurer le livre de paye de QuickBooks et
vous mettre en route. L'Entrevue vous guide d'une étape à l'autre de la configuration des
employés, des cumuls annuels, des salaires, de la fréquence des chèques de paye, et des
diverses retenues à la source.
Pour utiliser les fonctions du livre de paye QuickBooks, vous devez être
inscrit au service de livre de paye QuickBooks.
Pour obtenir des renseignements sur l'inscription à ce service, sélectionnez Service de
livre de paye dans le menu Employés.
Section Étape suivante

La dernière partie de l'Entrevue EasyStep vous aide à configurer QuickBooks en fonction de
vos préférences. Nous vous invitons à parcourir cette section à votre gré.
■ Pour quitter l'Entrevue EasyStep et enregister vos modifications, cliquez sur Quitter.
Après avoir configuré votre compagnie à l'aide de l'Entrevue EasyStep, il

vous sera impossible d'y retourner et de modifier certains renseignements.
Cependant, vous pouvez apporter toute modification directement dans QuickBooks, au
besoin. Consultez les renseignements figurant dans la fenêtre Bienvenue à QuickBooks
et dans l'Aide à l'écran pour modifier le fichier de votre compagnie à votre gré.
Dernières étapes de la configuration
Mise au point finale de vos comptes

QuickBooks configure votre plan comptable au cours de l'Entrevue. Avant de commencer à
entrer des opérations, assurez-vous que votre plan comptable soit précis et qu'il relève de
votre entreprise. Modifiez au besoin le nom de vos comptes et supprimez/ajoutez des
comptes, s'il y a lieu, afin que votre plan comptable corresponde aux activités financières
de votre compagnie.
Assurez-vous que l'ensemble de vos comptes réponde aux besoins de votre

entreprise.
Bien qu'il soit possible de modifier le plan comptable ultérieurement, il est cependant
plus facile d'y apporter des modifications avant même de commencer à entrer des
opérations.

Il vous est conseillé de nommer et numéroter vos comptes de façon suivie. Certains
comptables suggèrent que les divers comptes d'un plan comptable soient classés à l'aide de
chiffres, par exemple :
1000-1999 - Actif
2000-2999 - Passif
3000-3999 - Capital
4000-4999 - Revenus
5000-5999 - Dépenses
6000-6999 - Autres revenus et dépenses
Ce classement par chiffres vous aide à identifier le type de comptes et peut donc vous faire
gagner du temps lorsqu'il s'agit de sélectionner un compte pour un formulaire précis.
Pour en savoir plus sur ... Rechercher l'index d'Aide…
La modification de votre plan ■ comptes, ajouter au plan compta-

comptable ble
■ comptes, modification des rensei-
gnements sur
■ comptes, suppression
Entrer les opérations historiques de votre compagnie

Si vous avez choisi une date de début qui est antérieure à la date du jour, il vous faudra
entrer toutes les opérations que vous avez effectuées dans le cadre de l'exploitation de votre
entreprise avant la date du jour afin de vous assurer que vos dossiers financiers soient précis
et complets dans QuickBooks.
Entrez les opérations historiques dans l'ordre suivant :
1 Les factures que vous avez émises depuis votre date de début
2 Les bons de commande que vous avez émis depuis votre date de début et dont le solde
est impayé
3 Les paiements en espèces ou par chèques que vous avez reçus depuis votre date de début
4 Les factures que vous avez reçues depuis votre date de début
5 Les factures que vous avez payées depuis votre date de début
6 Les montants que vous avez déposés dans vos comptes depuis votre date de début
7 Tout autre chèque que vous avez rédigé depuis votre date de début (dans un but autre
que le paiement de factures)
Il importe que vous entriez vos opérations historiques dans un ordre précis.
Par exemple, QuickBooks ne sera en mesure de porter un montant au compte d'un cli-
ent que si vous avez au préalable associé cette facture à ce client.
Dernières étapes de la configuration 63

Puisque les opérations de comptes fournisseurs et de comptes clients toucheront votre
compte bancaire, il vous est fortement conseillé d'entrer vos opérations de compte bancaire
en dernier. Une fois que vous aurez entré toutes vos opérations historiques, votre relevé des
chèques devrait être à jour.
Entrée d'opérations historiques et courantes

Vous n'avez pas besoin d'entrer toutes vos opérations historiques avant de commencer à
utiliser QuickBooks et à inscrire vos opérations courantes. Il vous est recommandé d'entrer
vos nouvelles opérations à mesure que vous effectuez celles-ci afin d'éviter de prendre du
retard. Par contre, vous pouvez entrer vos opérations historiques à n’importe quel moment.
Veuillez noter, cependant, que le solde de vos comptes ne sera exact que lorsque vous aurez
entré toutes vos opérations historiques.
S'il existe un lien entre une opération courante et une opération historique, entrez d'abord
l'opération antérieure. Par exemple, si vous recevez le paiement d'une facture que vous
n'avez pas encore inscrite, entrez d'abord le montant de la facture puis le montant du
paiement reçu. De cette façon, QuickBooks associe automatiquement ces deux opérations.
Entrée des renseignements historiques du livre de

paye
Si vous comptez vous servir du livre de paye de QuickBooks, entrez vos opérations
historiques de sorte que QuickBooks tienne compte du cumul annuel des salaires que vous
avez payés. QuickBooks se sert de ces renseignements pour créer des rapports d'impôt et de
livre de paye. Pour obtenir des précisions, consultez la section intitulée « Configurer le livre
de paye : un aperçu » à la page 105.
L'entrée d'opérations historiques de livre de paye

livre de paye
Entrée des renseignements sur le compte bancaire

Si vous avez entré toutes vos opérations historiques, le relevé de votre compte de chèques
ou d'épargne contient déjà les entrées se rapportant aux factures que vous avez payées, aux
chèques que vous avez rédigés à d'autres fins, et aux montants que vous avez déposés dans
vos comptes. Afin que les relevés de vos comptes soient exacts, il vous faudra entrer les
opérations additionnelles suivantes :
■ Les chèques qui ont été rédigés avant votre date de début mais encaissés après cette
date.
■ Les montants que vous avez déposés avant votre date de début mais qui ne figurent
dans vos états de compte qu'après cette date.
■ Les chèques que vous avez émis ou les paiements que vous avez effectués avant votre
date de début mais qui ne servaient pas aux règlements de factures ou aux comptes
fournisseurs (par exemple, les paiements de carte de crédit).

■ Les montants que vous avez déposés après votre date de début mais qui ne constit-
uaient pas des paiements de clients.
■ Les frais bancaires et les intérêts payés.
L’entrée de renseignements dans le relevés, entrer des opérations

relevé des comptes
Renseignements sur les clients, les fournisseurs et les articles

Au cours de l'Entrevue, vous avez entré des renseignements sur le solde de vos clients et de
vos fournisseurs. Il vous faudra à présent fournir des renseignements supplémentaires
(adresses, numéros de téléphone, limites de crédit). Vous n'avez pas besoin d'entrer tous ces
renseignements à la fois.
Remarque: Si vous utilisez QuickBooks Pro et Symantec ACT! ou Microsoft Outlook, vous pouvez synchro-
niser les données de vos clients/fournisseurs (adresses et numéros de téléphone) au moyen du
gestionnaire des contacts. De cette façon, vous n'aurez pas à entrer ces renseignements une
seconde fois. Pour en savoir plus sur la synchronisation, recherchez les mots «Gestion des
contacts, synchronisation» dans l'index de l'Aide.
Les articles sont les produits et les services que vous vendez et achetez. QuickBooks
configure une liste initiale d'articles pour vous au cours de l'Entrevue. Vous aurez sans doute
à ajouter des articles supplémentaires à cette liste et à mettre au point les renseignements
que vous aurez déjà entrés.
L'ajout d'un nouveau client clients, ajouter
L'ajout d'un nouveau fournisseur fournisseurs, ajouter
Les types d'articles et l'usage articles, à propos des
Rajuster les soldes d'ouverture

Après avoir créé votre compagnie dans l'Entrevue, il vous faudra sans doute entrer des soldes
d'ouverture additionnels ou effectuer des rajustements aux soldes des comptes que vous
aurez configurés :
■ Si vous percevez la TPS ou la TVP, inscrivez le montant que vous devez depuis votre date
de début.
Si vous avez entré vos factures et achats antérieurs, ne tenez pas compte du montant
que vous devez depuis votre date de début puisque la TPS/TVP perçue est déjà calculée.
Vérifiez si le montant que vous devez est supérieur aux factures. Si tel est le cas, rajustez
la partie assujettie à la TPS/TVP au besoin. Dans le menu Fournisseurs, sélectionnez
Activités de TPS/TVP, puis Rajustement de la TPS/TVP. Pour obtenir des précisions,
consultez la section intitulée « Suivre et payer la TPS et TVP » à la page 88.

L'inscription de la TPS ou la TVP taxe sur les ventes, données his-

exigible depuis votre date de début toriques
Le rajustement du montant TPS, rajustement

assujetti à la TPS/TVP TVP, rajustement
■ Rajuster le compte de produits hors catégorie et de charges hors catégorie (si vous
utilisez la comptabilité d'exercice).
Lorsque vous entrez des soldes d'ouverture impayés pour vos clients, QuickBooks
associe les revenus à un compte de produits hors catégorie. De la même façon, lorsque
vous entrez vos soldes impayés à l'égard de vos fournisseurs, QuickBooks associe les
dépenses à un compte de charges hors catégorie.
- Si vous utilisez la méthode de comptabilité de caisse (si vous inscrivez vos revenus
en recevant les paiements de vos clients), l'état des résultats de QuickBooks ne
relèvent de ces deux comptes que lorsque vos clients vous ont versé les paiements.
Par conséquent, vous n'avez pas à effectuer des rajustements.
- Si vous utilisez la méthode de comptabilité d'exercice (si vous inscrivez une
opération dès que vous effectuez une vente ou subissez des dépenses), l'état des
résultats de QuickBooks relève de ces deux comptes à partir de votre date de début.
Il se peut que votre comptable vous demande d'effectuer certains rajustements afin
que QuickBooks puisse suivre selon la méthode de comptabilité d'exercice tous les
revenus et dépenses qui sont antérieurs à la date de début, que les paiements aient
été versés ou non. Consultez votre comptable afin de vérifier si cette situation
s'applique à vous.
■ Effectuez des rajustements en vue des revenus et dépenses courants si votre date de
début ne relève pas du début de votre exercice financier.
Si la date de début de votre compagnie se situe en mi-année et que vous savez quels ont
été vos revenus et dépenses entre le début de votre exercice financier et votre date de
début dans QuickBooks, vous pouvez effectuer des rajustements à l'égard des ces
revenus et dépenses. De cette façon, tout état des résultats que vous créerez dans
QuickBooks affichera des données précises à l'égard de la période entre le début de votre
exercice financier et une date quelconque suite à votre date de début dans QuickBooks.
Pour obtenir ces renseignements, demandez que votre comptable produise un état des
résultats selon le cumul annuel et que cet état couvre votre exercice financier courant
ainsi que votre date de début.
■ Répartissez les revenus et le capital dont vous disposiez avant votre date de début.
Après avoir entré tous vos soldes d'ouverture et effectué d'autres rajustements, vous
pouvez répartir les fonds qui ont été déposés automatiquement dans le compte «Solde
d'ouverture du compte de capital» entre plusieurs autres comptes de capital afin de
pouvoir identifier d'où viennent certains montants (par exemple, les bénéfices non
répartis ou l'apport des propriétaires).

La répartition des revenus et du Solde d'ouverture du compte de capi-

capital dont vous disposiez avant tal
votre date de début
Le capital reporté d'exercices capital, bénéfices non répartis

antérieurs
La répartition des fonds entre plus- capital, virement à partir du compte «

ieurs comptes de capital Solde d'ouverture du compte de capi-
tal »
Points à examiner suite à la configuration
Créer des rapports pour vérifier votre configuration

Après avoir configuré votre compagnie dans QuickBooks et effectué les rajustements
nécessaires, il vous est conseillé de créer des rapports afin de confirmer l'exactitude des
résultats.
Créez un état des résultats et un bilan à l'aide de QuickBooks et faites de même au moyen
de votre ancien système de comptabilité. Chaque rapport devrait couvrir le début de votre
exercice financier ainsi que votre date de début dans QuickBooks. Par exemple, si le début
de votre exercice financier correspond au 1er juillet et que votre date de début dans
QuickBooks est le 1er septembre, créez des rapports qui couvrent la période entre le 1er
juillet et le 1er septembre.
Une fois que vous aurez créé ces rapports au moyen de QuickBooks et de votre ancien
système de comptabilité, vérifiez que les soldes de vos comptes sont identiques.
Conservez votre ancien système de comptabilité

Si vous exploitiez votre entreprise avant de commencer à utiliser QuickBooks, assurez-vous
de garder votre ancien système de comptabilité intact au cas où l'Agence des douanes et du
revenu du Canada vous demanderait de fournir des renseignements se rapportant aux
années antérieures.
Vous devriez conserver tout logiciel et matériel se rapportant à votre ancien système de
comptabilité ou une copie de tous vos rapports comptables.
Si vous avez plus d'un fichier de compagnie

Si vous utilisez QuickBooks pour gérer les finances de deux compagnies ou plus, vous
devriez conserver tous vos fichiers dans le même répertoire.
Si vous mettez à jour QuickBooks, téléchargez des tables d'impôt, recevez des avertissements
et ainsi de suite, il vous faudra sans doute télécharger plusieurs copies des nouveaux
renseignements si vos fichiers ne se trouvent pas tous dans le même répertoire.

C h a p i t r e 4
Principes de
base de
QuickBooks
Comment 70
naviguer dans
QuickBooks? Que faut-il savoir
Information 74 pour utiliser
supplémentaire
sur l'utilisation
de QuickBooks
QuickBooks?
Obtenir des 75
détails sur votre
compagnie
Sauvegarde des 79
données Le présent chapitre explique les principes de base qui
d'entreprise
Mode multi- 81 vous aideront à vous mettre en route. Lorsque vous

usager
aurez appris à naviguer dans QuickBooks, vous
Suivre et payer la 88
TPS et TVP
pourrez vous servir des fonctions qui nécessitent une
Rassembler des 96
renseignements configuration additionnelle, telle que la sauvegarde
fiscaux
des données, l'accès des employés au fichier de
compagnie, la collecte de la TPS/TVP et l'association
de vos comptes aux formulaires d'impôt. CHAPTER 4
69
Comment naviguer dans QuickBooks?
Dans QuickBooks, vous pouvez obtenir les renseignements qu'il vous faut et accéder aux
fonctions de bien des façons.
À propos de la fenêtre Mise en route

La fenêtre Mise en route s'affichera dès la première exécution de QuickBooks. Elle sert à
présenter les étapes à suivre pour terminer la configuration d'un nouveau fichier de
compagnie, à vous diriger vers les renseignements dont vous aurez besoin au cours de votre
session et à offrir des conseils utiles au sujet de la gestion de votre entreprise.
Pour retourner à la fenêtre Mise en route, choisissez le menu Aide.
Vous trouverez également dans QuickBooks la fenêtre Info et Soutien. Cet écran fournit des
ressources d'entreprise, des renseignements et nouvelles sur nos produits et de l'aide. Pour
l'afficher, dans le menu Aide, choisissez Info et soutien.
Naviguer dans les zones de travail

QuickBooks vous facilite la tâche d'obtenir des renseignements et d'accéder aux nombreuses
fonctions. Les méthodes de navigation dans bien des zones de travail dans QuickBooks sont
multiples; il suffit de choisir la méthode qui vous plaît. De plus, plusieurs aspects du logiciel,
telle la barre d'icônes, peuvent être personnalisés afin de convenir aux besoins de votre
entreprise.
70 CHAPITRE 4 Principes de base de QuickBooks

La barre d'icônes
vous permet
d'accéder aux
fonctions dont
vous vous servez
le plus souvent - en
un simple clic de la
souris.
Les Navigateurs
sont utiles lorsque
vous travaillez
dans une zone
spécifique.
En utilisant
QuickBooks, la
liste de fenêtres
ouvertes énumère
les zones dans
lesquelles vous
avez travaillé.
Chaque Navigateur présente les activités concernant un aspect spécifique de votre entreprise.
Le Navigateur Clients vous permet d'exécuter les tâches relatives à votre clientèle comme la
création de factures. Pour plus de renseignements sur les Navigateurs, consultez la page 75.
Si vous désirez afficher plusieurs fenêtres à la fois, dans le menu Visualiser, sélectionnez
Fenêtres multiples.
Alterner d'une fenêtre à l'autre

QuickBooks facilite la navigation en fournissant une liste des fenêtres ouvertes. Vous
pouvez alterner entre ces fenêtres pendant votre session. Toutes les fenêtres peuvent être
agrandies pour qu'elles occupent toute la surface de l'écran.
Comment naviguer dans QuickBooks? 71

Utiliser les listes, formulaires et relevés
Lorsque vous utilisez QuickBooks, la plupart des tâches s'effectuent dans un formulaire, une
liste ou un relevé. Compte tenu de l'importance de ces feuilles de travail, nous vous
recommandons de vous familiariser avec leurs fonctions.
Utiliser les formulaires

Vous inscrivez la plupart des opérations d'entreprise quotidiennes dans un formulaire de
QuickBooks qui ressemble au type de formulaire sur papier que vous utilisiez auparavant.
Une fois le formulaire rempli, QuickBooks fait les calculs nécessaires.
Lorsque vous rédigez un chèque après avoir préparé une facture (Fenêtre
Payer une facture), QuickBooks tient compte de la dépense d'entreprise
engagée et du paiement effectué dans votre relevé des comptes fournisseurs.
Le montant du chèque est noté dans votre compte de chèques pour que vos
dossiers soient à jour et qu'un solde courant des sommes dues soit calculé.
Utiliser une liste

Les listes servent à enregistrer des renseignements sur les clients, les fournisseurs, les
employés, les articles ou services destinés à la vente et ainsi de suite. L'utilisation des listes
vous fait gagner du temps et assure la cohérence et l'exactitude des renseignements entrés.
Vous remplissez bon nombre de formulaires dans QuickBooks en sélectionnant une entrée
voulue dans une liste. Par exemple, lorsque vous remplissez une facture, choisissez le nom
de votre client dans la liste Client:projet. Par la suite, QuickBooks fournit le nom du client,
son adresse, ses modalités de paiement et d'autres renseignements.

Cette liste Pour trier la liste selon le nom
contient les ou le type, cliquez sur l'en-tête
clients, les de la colonne.
projets et les
soldes impayés Une note peut être composée
associés à leur dans une liste.
nom.
Cliquez sur les boutons de
menu au bas des listes pour
Un « X » signifie effectuer diverses tâches : créer
qu'un élément une nouvelle entrée, modifier
est inactif. Pour afficher les éléments « inactifs », cochez la case Tout
afficher. Pour masquer ces éléments, retirez la coche. une entrée existante, générer
des rapports relatifs aux
éléments dans la liste, etc.
Utiliser les relevés

Habituellement, on inscrit les opérations de compte de chèques dans un relevé sur papier.
Dans QuickBooks, le relevé est électronique et les activités de compte sont enregistrées.
Bien que vous utilisiez habituellement des formulaires, vous pouvez également utiliser des
relevés pour inscrire et afficher des opérations. Voici un exemple d'un relevé des comptes
clients.
Le relevé fournit
des
renseignements
sur les factures
émises aux
clients : la date
d'émission, la
date
d'échéance, le
nom du client et
le montant dû.
Le relevé affiche aussi les règlements de factures.

Au coin droit inférieur du relevé s'affiche le solde courant de tous les comptes clients. C'est ainsi
que vous connaissez le total des dettes que l'on a envers vous.
Comment naviguer dans QuickBooks? 73

Information supplémentaire sur l'utilisation de
QuickBooks
Grâce à QuickBooks, il existe de nombreuses façons d'obtenir des réponses à vos questions
et de l'information utile. Si une erreur spécifique s'est produite et que vous préférez en
discuter avec un représent du service à la clientèle, consultez la section intitulée « Options
de soutien au client et services d'Intuit » à la page 194.
Instructions étape par étape
Aide à l'écran
Pour obtenir des précisions à l'égard des fonctions de la fenêtre active, appuyez sur F1 ou
sur la touche Aide (Help) de votre clavier, ou bien, dans le menu Aide, choisissez Aide sur
cette fenêtre.
Pour rechercher des instructions à propos d'un sujet spécifique, dans le menu Aide,
choisissez Index et recherchez la rubrique.
L'index de l'aide a une

fonction de défilement
automatique.
Fouiller dans QuickBooks avec une compagnie de référence

Utilisez la compagnie fictive et familiarisez-vous avec le logiciel : observez les fonctions,
entrez des données d'essai et générez des rapports.
Pour afficher la compagnie fictive

1 Dans le menu Fichier, sélectionnez Choisir une compagnie.
2 Dans la fenêtre Choisir une compagnie, cliquez sur le fichier fictive.qbw.

Obtenir des renseignements par Internet
Si vous avez des questions à propos de QuickBooks ou d'Intuit Canada, vous pouvez
parcourir la foire aux questions dans le site Web suivant http://www.quickbooks.ca.
Obtenir des détails sur votre compagnie

Utilisez les Navigateurs comme point de départ idéal pour afficher un aperçu de l'évolution
de votre compagnie. Les outils de navigation servent à rassembler et à afficher en un seul et
même endroit les renseignements provenant des données de QuickBooks. Voilà un autre
moyen de gérer votre entreprise avec plus de facilité.
Il existe huit Navigateurs :

■ Compagnie ■ Activités bancaires
■ Clients ■ Services aux compagnies
■ Fournisseurs ■ Rapports
■ Employés ■ Info et soutien
Cliquez sur ces

Le graphique icônes pour
de mouvement accéder aux
montre fonctions de
l'évolution des gestion de votre
activités reliées clientèle.
aux clients.
Cliquez sur les
icônes pour
Ce menu déroulant
avoir accès aux
vous donne accès
renseignements.
aux rapports
compris dans la
liste de rapports
mémorisés.
Dans cette boîte, QuickBooks fournit des suggestions concernant vos clients.
Obtenir des détails sur votre compagnie 75

Créer des rapports
QuickBooks offre divers types de rapports prédéfinis et de graphiques pour afficher des
renseignements sur votre compagnie. Par ailleurs, vous pouvez créer vos propres rapports
personnalisés et modifier leurs préférences pour que celles-ci répondent aux besoins de
votre entreprise.
Trouver le rapport approprié

Au moyen de la fonction Index des rapports, vous pouvez scruter et choisir un des
nombreux rapports prédéfinis que fournit QuickBooks. Pour vous aider à choisir le rapport
approprié, l'Index des rapports affiche des échantillons et un sommaire des fonctions du
rapport sélectionné.
Choisissez une
catégorie et
visualisez une Une imagette est affichée à titre
description d'échantillon pour que l'on sache
générale du ce qu'offre un rapport donné. Un
rapport. rapport est personnalisable avant
ou après sa création.
S'affichent ici
les rapports
spécifiques
disponibles dans QuickBooks vous présente des
cette catégorie. détails qui se rapportent au
contenu du rapport pour que vous
puissiez déterminer si ce dernier
convient à vos besoins.
Personnaliser un rapport
Il est possible de personnaliser la plupart des rapports en vue d'obtenir une présentation
unique des données. Par exemple, vous pouvez :
■ Modifier la police et l'affichage des chiffres
■ Ajouter ou retirer une colonne et en ajuster la largeur
■ Créer ou modifier le groupement d'un total partiel
■ Modifier la méthode de trier une opération

Cliquez sur Modifier le rapport
pour personnaliser le rapport.
Chacun des
onglets donne
accès à
différents
aspects du
rapport. Par
exemple,
cliquez sur cet
onglet pour
choisir les
colonnes à
afficher.
Après la personnalisation d'un rapport, les paramètres peuvent être enregistrés en vue d'une
utilisation ultérieure. Le fait d'enregistrer les paramètres d'un rapport est appelé la
mémorisation. La prochaine fois que vous lancerez le rapport, QuickBooks affichera le
même format du rapport ainsi que les données financières les plus récentes.
Lorsqu'un rapport est mémorisé, QuickBooks l'ajoute à la liste de rapports mémorisés. Pour
afficher cette liste, dans le menu Rapports, choisissez Rapports mémorisés, puis sélectionnez
Liste de rapports mémorisés.
Conseil: Si vous utilisez QuickBooks Pro et Microsoft Office et vous désirez plus de contrôle des données,
vous pouvez exporter un rapport dans un tableur Microsoft Excel en cliquant sur Excel.
Obtenir des détails sur votre compagnie 77

Modifier l'étendue des renseignements d'un rapport
Créer une version personnalisée d'un rapport existant comprend par exemple le filtrage ou
le changement de l'étendue des renseignements affichés dans un rapport défini.
Nous vous
encourageons à explorer les
divers filtres disponibles.
Ici, les options disponibles
incluent le filtrage des données
que vous avez entrées dans les
champs personnalisés.
Que signifie le mot « Divers » dans un rapport?

Si vous avez opté pour utiliser des comptes secondaires, des sous-éléments ou des projets, le
mot « Divers » se présentera à un moment donnée dans un rapport :
La dépense au montant de 18,45 $ se

catégorise dans Automobile-Divers (dont
le compte principal est Automobile) et
n'appartient à aucun compte secondaire.

QuickBooks affiche le mot « Divers » quand vous créez un rapport qui vise un compte
composé de comptes secondaires (ou des éléments qui se composent de sous-éléments, des
clients et des projets qui sont associés à ces derniers, etc.) et dans lequel il existe une
opération associée au compte principal. Généralement, si vous utilisez des comptes
secondaires (ou sous-éléments/projets), il vous est recommandé d'associer une opération au
compte secondaire et non pas au compte principal.
Conseil: Pour retirer le mot « Divers » d'une ligne ou d'une colonne de rapport, cliquez deux fois sur le
montant en dollars afin que l'opération s'affiche et qu'elle puisse être modifiée. Lorsque Quick-
Books affiche un rapport qui montre plusieurs opérations, cliquez deux fois sur chaque opération.
Dans l'opération même, remplacez le nom inexact par le bon compte secondaire/sous-
élément/projet.
Sauvegarde des données d'entreprise

Pour éviter toute perte de données, vous devriez effectuer régulièrement une sauvegarde des
données de votre compagnie de QuickBooks. En cas de perte de données, restaurez les
données perdues en recourant à la sauvegarde.
Vous pouvez faire une copie de sauvegarde du fichier de compagnie sur le disque dur ou sur
une disquette.
Il serait avantageux pour vous d'emmagasiner au moins une copie de sauvegarde récente sur
un serveur externe. Ainsi, dans le cas d'un vol ou d'une catastrophe naturelle, la copie des
données de compagnie sera conservée en lieu sûr. Si vous sauvegardez le fichier sur
disquette(s), nous vous conseillons de conserver plusieurs sauvegardes sur diverses
disquettes et de remplacer périodiquement ces disquettes par des nouvelles.
Remarque: La commande Sauvegarder n'effectue pas non seulement une simple copie du fichier de
données, mais elle réduit les données pour celles-ci soient transformées en un fichier de sauve-
garde qui ne peut s'ouvrir qu'au moyen du logiciel QuickBooks. L'attribution d'un nom person-
nalisé au fichier de sauvegarde est permise.
Procédure de sauvegarde suggérée

Si vous utilisez QuickBooks Pro en mode multi-usager, vous devez passer au mode mono-
usager pour créer une sauvegarde. Pour obtenir plus de renseignements sur le mode mono-
usager, consultez la section intitulée « Mode multi-usager » à la page 81.
■ Le formatage complet de plusieurs disquettes de sauvegarde est requis. Le nombre de
disquettes à utiliser dépend de la taille du ficher de compagnie que vous sauvegardez.
■ Marquez les disquettes : « QB sauvegarde - lundi », « QB sauvegarde - mardi », etc. (s'il
vous faut plus d'une disquette pour la sauvegarde, numérotez les disquettes comme suit
: « QB sauvegarde - lundi 1 », « QB sauvegarde - lundi 2 », et ainsi de suite.)
En conservant un ensemble de disquettes de sauvegarde pour chaque jour ouvrable,
vous ne perdriez peut-être pas plus d'une journée de données s'il arrivait une perte
quelconque.
Sauvegarde des données d'entreprise 79

■ Sauvegardez vos données sur les diquettes qui s'utilisent pour le jour courant (lundi,
mardi, mercredi, etc.), et conservez-les dans votre lieu de travail.
■ Effectuez une seconde copie de sauvegarde au moins une fois par semaine et conservez
les disquettes de sauvegarde hors du lieu de travail.
Utilisez deux ensembles de disquettes pour faire une copie de sauvegarde à stocker hors
du lieu de travail. Si ce dernier est frappé par un sinistre, il est sûr que vous aurez besoin
de recourir à une copie fiable des données.
■ Remplacez régulièrement les disquettes de sauvegarde par des nouvelles disquettes
formattées. Une disquette peut être endommagée facilement, alors vous feriez mieux
de la remplacer périodiquement.
■ Lorsque votre exercice financier prend fin, faites une copie de vos données d'entreprise
à archiver à l'extérieur du bureau.
Restaurer les données

Si vous êtes tenu de restaurer votre fichier de compagnie à partir d'une copie de sauvegarde,
utilisez la commande Restaurer. Puisque les fichiers de sauvegarde de QuickBooks sont
compressés, vous n'avez pas à les copier dans le répertoire QuickBooks pour avoir accès aux
données.
Remarque: S'il existe déjà un fichier de compagnie qui porte le même nom que celui que vous copiez dans
un répertoire donné, QuickBooks vous demande si vous êtes sûr de vouloir remplacer le fichier
existant.
Si vous cliquez sur « Non », on vous redirigera vers la fenêtre Restaurer où vous devrez
renommer le fichier de sauvegarde. Lorsque vous aurez renommé le fichier, vous posséderez
deux versions distinctes des données de compagnie.
Si vous effectuez une sauvegarde du fichier de données en raison d'un défaut d'ordinateur
ou de système, assurez-vous que toute réparation essentielle est accomplie. Vous devriez
peut-être réinstaller QuickBooks avant de poursuivre la restauration.
La compression des données

Si votre fichier de compagnie est trop grand, une réduction de sa taille est possible en
comprimant les opérations dont les détails ne sont plus pertinents.
La compression des données a un impact sur toutes les opérations effectuées, dès votre
première session QuickBooks jusqu'à ce que vous atteigniez la date de fin définie. Par
exemple, si la date de fin est le 12/31/99, toutes les opérations datées le 1/1/00 et après
demeurent intactes dans le fichier de compagnie.
Celles qui portent la date de fin ou une date antérieure sont résumées et supprimées, pourvu
qu'elles répondent à certains critères (p. ex. elles ont été imprimées ou conciliées.).
Remarque: Aucune opération qui comprend des articles en stock ne sera comprimée.

Mode multi-usager
Dans QuickBooks et QuickBooks Pro, vous pouvez configurer les fichiers de compagnie de
sorte que divers utilisateurs ont différents accès aux fonctions (consultez la section intitulée
« Configurer un utilisateur et un mot de passe » à la page 85).
Dans QuickBooks Pro seulement, plusieurs individus peuvent utiliser simultanément le

fichier de compagnie par le biais d'un réseau d'ordinateurs (consultez la section intitulée
« Configurer un réseautage multi-usager dans QuickBooks Pro » à la page suivante).
Configurer un réseautage multi-usager dans QuickBooks Pro

QuickBooks Pro doit être installé sur chaque poste de travail connecté au réseau. Il est
également nécessaire que chaque ordinateur possède une copie unique du logiciel ayant ses
propres numéros d'enregistrement et de série.
Il vous est impossible d’utiliser un fichier de compagnie de QuickBooks

logiciel comptable à partir d’anciennes versions de celui-ci par l’entremise
d’un réseau.
Assurez-vous d'effectuer une sauvegarde de votre fichier de compagnie avant
d'installer votre nouveau logiciel.
Exigences de réseau
Pour utiliser la fonction de réseautage, il est recommandé d'installer une mise à niveau
récente ou une mise à jour du système d'exploitation ou du logiciel de réseautage.
Vous devez donner à chaque utilisateur les droits de lecture/composition et de

création/suppression dans le répertoire où se trouve le fichier de compagnie.
Conseil: Si votre cédérom QuickBooks se situe de façon permanente dans un serveur partagé, l'instal-
lation à partir d'un CD ainsi hébergé est faisable, mais il est impossible d'effectuer une installation
vers un ordinateur distant. (Le fichier de compagnie doit être emmagasiné dans le lieu de
partage.)
Réseaux d'égal à égal

Un réseau d'égal à égal signifie qu'aucun serveur de fichiers n'est utilisé. Tous les ordinateurs
qui sont connectés au réseau peuvent partager leurs ressources les uns avec les autres et
aucun d'entre eux ne joue le rôle de serveur.
■ Pour pouvoir profiter d'un réseau d'égal à égal, il faut que votre système d'exploitation
soit Windows NT 4.0 ou supérieur avec la mise à niveau 3 ou mieux (Service Pack 3),
ou bien Windows 98 ou supérieur.
Mode multi-usager 81
Remarque: Certains réseaux d'égal à égal qui sont destinés à l'usage à domicile peuvent fonc-
tionner trop lentement pour QuickBooks Pro. Si QuickBooks Pro effectue souvent une
temporisation par défaut du réseau, il vous est conseillé de mettre à niveau votre
réseau vers un système plus rapide.
Dans le graphique ci-dessous, trois ordinateurs sont connectés à un réseau d'égal à égal. Ici,
il y a un utilisateur (Jacques, Sylvain et Sarah) pour chaque ordinateur. Chacun des
utilisateurs a accès à une copie unique de QuickBooks Pro et chaque copie installée a un
code d'installation unique. Le fichier de compagnie QuickBooks se trouve sur l'ordinateur
qu'utilise Sarah.
Il est important de stocker le fichier de compagnie dans un seul emplacement auquel tous
les ordinateurs peuvent accéder. Nous recommandons que le fichier de compagnie se trouve
sur l'ordinateur de la personne qui se sert de QuickBooks le plus souvent. Cette personne
aura donc un accès rapide au fichier.
QuickBooks Pro QuickBooks Pro

est installé est installé
QuickBooks Pro est installé -

le fichier de compagnie est sur le disque dur
Réseaux client/serveur
Les réseaux client/serveur comprennent au moins un ordinateur dont le rôle principal est
de mettre en commun les fichiers, les imprimantes et d'autres ressources. En règle générale,
personne ne se sert de cet ordinateur pour exécuter ses tâches quotidiennes.
■ Pour pouvoir profiter d'un réseau d'égal à égal, il faut que votre système d'exploitation
soit Windows NT 4.0 Serveur ou supérieur avec la mise à niveau 3 ou mieux (Service
Pack 3), Windows 2000, ou bien NetWare Network File Server 3.12 ou supérieur.
Dans le graphique ci-dessous, les trois utilisateurs (Jacques, Sylvain et Sarah) ont accès à un
poste de travail indépendant. Notez qu'il existe également un serveur de fichiers. Nous vous
conseillons d'entreposer le ficher de compagnie sur le serveur pour qu'il soit accessible par
tous les ordinateurs du réseau.
Puisque Jacques, Sarah et Sylvain ont besoin de QuickBooks, tous les trois ont installé une
copie de QuickBooks Pro ayant un code d'installation unique. Toutefois, il n'est pas
nécessaire d'installer QuickBooks sur le serveur de fichiers.

QuickBooks Pro n’est pas installé sur le serveur de fichiers,
mais le fichier de compagnie est sur le disque dur.
QuickBooks Pro
est installé
QuickBooks Pro
est installé
QuickBooks Pro
est installé
Mode multi-usager
Installation de QuickBooks Pro logiciel comptable

Avant d'effectuer l'installation du programme, assurez-vous que tous les postes de travail
soient bien branchés sur le réseau et que le logiciel de réseautage soit à jour.
Ensuite, installez QuickBooks Pro sur chaque ordinateur à l'aide duquel un utilisateur
accédera au fichier de compagnie (consultez la section intitulée « Installer et enregistrer
QuickBooks » à la page 8 ou « Mise à niveau d'une version antérieure de QuickBooks » à la
page 11). Rappelez-vous que chaque copie du logiciel doit avoir un code d'installation
distincte.
Remarque: Assurez-vous que les mêmes versions du logiciel et des mises à jour soient installées sur vos
ordinateurs en réseau.
Configurer un administrateur et d'autres utilisateurs

Une fois QuickBooks Pro installé, l'administrateur devrait configurer les utilisateurs qui
partageront le fichier de compagnie (consultez la section intitulée « Configurer un
utilisateur et un mot de passe » à la page 85).
Remarque: Dans QuickBooks Pro, aucune limite du nombre d'utilisateurs n'est imposée. Toutefois, un
maximum de cinq utilisateurs peuvent accéder au fichier de compagnie en même temps.
Enregistrer les copies de QuickBooks Pro
Avant d'enregistrer le produit, ouvrez le fichier de compagnie à partir de chaque ordinateur
possédant une copie de QuickBooks Pro. Ceci vous permet d'enregistrer correctement toute
copie du logiciel. Pour obtenir plus de précisions au sujet de l'enregistrement, consultez la
section intitulée « Installer et enregistrer QuickBooks » à la page 8.
La configuration des préférences préférences, général

d'un utilisateur
Partager les fichiers de compagnie dans QuickBooks

Pro
Il n'existe qu'une légère différence entre l'utilisation de QuickBooks au moyen d'un réseau
et d'un ordinateur indépendant. Pour la plupart des tâches quotidiennes, un maximum de
cinq utilisateurs sont capables d'utiliser le fichier de compagnie simultanément. Lorsque
plusieurs utilisateurs peuvent accéder au fichier de compagnie de manière simultanée, cela
signifie que le fichier est en mode multi-usager.
Toutefois, quant à certaines activités, seulement une personne à la fois aura accès au fichier
de compagnie, alors que les autres utilisateurs devront mettre fin à leur session et fermer le
fichier de compagnie, ou bien quitter le programme. Ensuite, celui ou celle qui désire
effectuer une activité sera tenu(e) de changer le mode du fichier en mode mono-usager.
Après avoir terminé l'activité, cette même personne pourra rétablir le mode multi-usager et
tout autre utilisateur aura le droit de rouvrir une session ou le fichier de compagnie.
Voici quelques-unes des activités que l'on peut effectuer en mode mono-usager :
■ Des opérations relatives au fichier comme la sauvegarde, la compression et l'expor-
tation des données
■ Certaines modifications aux listes
■ L'ajustement de l'inventaire
■ Des activités reliées à la copie du comptable
Il existe également une troisième catégorie d'activités. Quoique tous les utilisateurs de
QuickBooks ayant une connexion au réseau puissent accéder aux fonctions de cette
catégorie (il faut obtenir la permission nécessaire!), seulement une personne à la fois peut
les utiliser. (Pour en savoir plus sur la restriction de l'accès aux fonctions, consultez la
section intitulée « Configurer un administrateur et un utilisateur » à la page 85).
Voici certaines des activités verrouillées :

■ Le règlement des factures
■ Le livre de paye continu
■ La configuration de nouveaux utilisateurs ou le maintien des utilisateurs existants

Actualiser après l'entrée des données
Si vous créez des rapports pendant que d'autres utilisateurs travaillent dans le fichier de
compagnie, cliquez sur le bouton Actualiser afin de rafraîchir les renseignements contenus
dans les rapports. En cliquant sur le bouton Actualiser, les renseignements affichés à l'écran
sont remplacés par les modifications introduites par les autres utilisateurs depuis que vous
avez commencé la création de votre rapport.
Lors de votre session, une liste ou un formulaire peut être actualisé(e) en appuyant sur la
touche F5 ou en cliquant sur un élément avec le bouton droit de la souris et en
sélectionnant Actualiser.
Configurer un utilisateur et un mot de passe
Bien que le mot de passe constitue une méthode de base pour protéger vos
données, il n'est pas un système de sécurité complète.
Par exemple, un mot de passe ne défend pas à un individu qui est en train d'utiliser Win-
dows Explorer de supprimer votre fichier de compagnie.
Puisque certaines données de compagnie sont plus sensibles que d'autres, il vous est
possible d'attribuer un mot de passe à chaque utilisateur pour qu'il n'accède qu'aux données
dont il a besoin.
Les aspects de QuickBooks qui peuvent être protégés sont les suivants : les ventes/comptes
clients, les achats/comptes fournisseurs, les chèques et les cartes de crédit, l'inventaire, le
suivi des heures travaillées, le livre de paye, les activités comptables sensibles et les rapports
financiers sensibles.
Grâce à la protection, la sécurité des données d'entreprise est assurée, même si plusieurs
utilisateurs accèdent au fichier de compagnie en même temps. N'importe qui ayant accès au
fichier pourra se servir de toutes les fonctions du programme jusqu'au moment où vous lui
attribuez ses nom d'utilisateurs et mot de passe.
Configurer un administrateur et un utilisateur
À propos de l'administrateur QuickBooks

Quand vous créez un fichier de compagnie, le nom d'utilisateur « Admin », qui est
automatiquement configuré, joue le rôle de l'administrateur du fichier de compagnie dans
QuickBooks.
Conseil: Lorsque vous attribuez un mot de passe à l'administrateur, notez-le bien et conservez-le en lieu
sûr. Au cas où vous le perdriez, il faudra que vous fassiez parvenir votre fichier de compagnie
à Intuit Canada afin de le déverrouiller. (Certains frais s'appliquent à ce service.) Après la con-
figuration du mot de passe de l'administrateur, QuickBooks vous invite à établir une session à
l'ouverture du fichier de compagnie.
L'administrateur QuickBooks a accès illimité à tout le fichier de compagnie et est la seule
personne qui a l'autorité de configurer des utilisateurs supplémentaires et d'altérer les
privilèges d'accès. Voici ce que l'administrateur accorde à chaque utilisateur :
■ Un mot de passe. Le mot de passe peut comprendre un maximum de 16 caractères
alphanumériques non sensibles à la casse. Un utilisateur a le droit de modifier son mot
de passe ultérieurement, mais l'administrateur QuickBooks pourra toujours modifier les
privilèges d'accès de ce dernier et, le cas échéant, lui attribuer un nouveau mot de passe.
■ L'accès complet, l'accès restreint ou aucun accès aux fonctions de QuickBooks.
Configurer et personnaliser les utilisateurs

Dès que vous aurez configuré l'administrateur, vous pourrez configurer plusieurs nouveaux
utilisateurs. Utilisez l'Assistant Nouvel utilisateur pour choisir les fonctions ou les aspects
du logiciel dont le nouvel utilisateur aura besoin.
■ Dans le menu Compagnie, choisissez Nouvel utilisateur.
Dans QuickBooks, vous pouvez configurer un nombre illimité d'utilisateurs. Toutefois, un

maximum de cinq utilisateurs peuvent effectuer des opérations dans le fichier de
compagnie de façon simultanée.
Remarque: Dans le panneau de configuration de Windows 2000, l'élément Utilisateurs et mots de passe
vous permet de configurer un nom d'utilisateur et mot de passe pour chacun de vos employés.
Afin d'assurer le bon fonctionnement de QuickBooks, ceux et celles qui utiliseront le programme
devront être un utilisateur standard (groupe des utilisateurs avec pouvoirs) ou devront obtenir un
niveau d'accès supérieur et non pas Utilisateur restreint (groupe des utilisateurs).
Lorsque l'Assistant aura terminé la configuration, un sommaire des privilèges des

utilisateurs s'affichera :

Clôture d'une période comptable et permissions
Contrairement à d'autres logiciels de comptabilité, QuickBooks n'exige pas que vous
clôturiez une période comptable lorsque l'excercice fiscal se termine. La fermeture d'une
période s'avère souvent un processus compliqué où l'on doit transférer des renseignements
d'un journal à l'autre et préparer un sommaire des écritures au journal. Si vous souhaitez
clôturer une période comptable, QuickBooks peut générer en tout temps les rapports qu'il
vous faut.
Nous recommandons que vous restreigniez l'accès aux opérations qui ont été effectuées lors
des périodes comptables précédentes. Ainsi, personne ne peut modifier aucune opération à
votre insu. Le fait d'exiger la permission pour supprimer, ajouter ou modifier une opération
avant une date spécifiée empêche la modification involontaire ou occasionnelle d'une
période clôturée; il vous est encore possible de faire des changements au besoin. Par
exemple, les permissions vous sont utiles lorsque vous voulez défendre à vos employés de
modifier des anciennes opérations après que vous avez réglé les dettes qui y sont associées.
Vous pouvez restreindre l'accès des utilisateurs aux anciennes opérations pendant le
processus de configuration. Pour refuser à un utilisateur d'accéder aux périodes clôturées,
ne lui permettez pas de modifier ou supprimer des opérations effectuées avant la date de
clôture. Dans le menu Compagnie, sélectionnez Nouvel utilisateur et entrez la date de
clôture dans la fenêtre Liste d'utilisateurs.
Qui a modifié quoi?

QuickBooks prend note de toute modification apportée à une opération ainsi que le nom
de l'utilisateur qui l'a faite. Ces changements apparaîtront dans le rapport de piste de
vérification.
Choisissez
la période à
afficher.
Cette opération a été modifiée. L'entrée «Opération courante» montre l'état actuel de
l'opération, alors que «Opération précédente» présente l'état avant la modification.
Notez que le nom de l'utilisateur qui a effectué le changement et la date sont visibles.
Suivre et payer la TPS et TVP
L'Agence des douanes et du revenu du Canada (ADRC) recommande que toutes les
entreprises, sauf les petites enreprises, s'inscrivent aux fins de la TPS ou, dans les provinces
où la TPS et la TVP sont combinées, aux fins de la TVH (taxe de vente harmonisée).
Les entreprises inscrites perçoivent la TPS/TVH sur la plupart de leurs ventes et paient la
TPS/TVH sur la plupart des achats qu’ils effectuent pour leur exploitation. Généralement,
vous percevez plus de taxe de vente que vous n'en payez, alors vous êtes obligé de verser
l'excédent à l'ADRC. (Si vous payez plus de TPS/TVH que vous n’en percevez, vous pouvez
demander un remboursement.)
Grand nombre de gouvernements provinciaux exigent que votre entreprise soit inscrite afin
que vous puissiez imposer la taxe de vente provinciale (la TVP ou, au Québec, la TVQ). Dans
la plupart des provinces, on rend compte seulement du montant de la taxe de vente
provinciale perçue (au lieu du montant perçu et le montant payé) et puis on verse cette
somme au gouvernement. Toutefois, au Québec, une entreprise traite la TVQ et la TPS de
façon semblable : les entreprises peuvent peut-être déduire la TVQ payée sur les achats aux
fins de l'exploitation de l'entreprise de la TVQ perçue et verser l'excédent au gouvernement.
Il vous est conseillé de vous renseigner sur le traitement des taxes de vente fédérale et
provinciale auprès de l'ADRC, de votre ministère des Finances provincial ou de votre
comptable.
Calcul de la TPS et la TVP dans QuickBooks

En utilisant l'adresse de votre entreprise, QuickBooks détermine le taux de la taxe de vente
(TPS/TVP) qui est en vigueur dans votre province. Le taux désigné s'associe aux codes de
taxe implicites.
Ensuite, QuickBooks calcule séparément la TPS et la TVP perçue ou payée sur les articles
énumérés sur les formulaires de ventes ou d'achats, en fonction du code de taxe associé. Les
montants de la TPS et de la TVP s'affichent dans des cases situées au bas du formulaire et
sont inclus dans le total. La TVH est calculée comme un taux unique dans le champ TPS.
Le montant des taxes est inscrit dans vos comptes de passif pour la TPS et la TVP. Lorsque
vous vendez un article, QuickBooks rend compte de la TPS perçue à titre d'augmentation du
montant assujetti à la TPS. Il en est ainsi parce que vous devez verser le montant de cette
taxe au gouvernement. Lorsque vous effectuez un achat, la TPS représente une réduction du
montant assujetti à la TPS, car vous pouvez déduire les frais à titre de crédit de taxe sur les
intrants.
Tout comme la TPS, la TVP perçue sur les ventes est traitée à titre d'augmentation du
montant assujetti à la TVP. Cependant, si votre gouvernement provincial vous permet de
déduire les crédits de taxe sur les intrants, vous pouvez traiter la TVP que vous payez sur les
achats en tant que réduction du montant assujetti à la TVP.
Vous devez produire une déclaration de TPS/TVP selon une période de déclaration
déterminée par l'ADRC et émettre un chèque aux gouvernements provincial et fédéral pour
le montant dû. À mesure que votre entreprise évoluera, vous serez tenu de soumettre une
déclaration de TPS/TVP de façon plus régulière. Chaque fois que vous incluez un montant
de taxe de vente dans une déclaration de TPS/TVP et que vous soumettez celle-ci, ce

montant est marqué comme étant déclaré. Si vous entrez une opération provenant d’une
période de déclaration antérieure après avoir soumis votre déclaration, le montant sera
inclus dans la prochaine déclaration que vous soumettrez.
Effectuer le suivi de la taxe de vente
Activer les préférences de taxe de vente

1 Dans le menu Édition, sélectionnez Préférences.
2 Dans la case de défilement, sélectionnez TPS/TVP, puis cliquez sur l'onglet Préférences
de la compagnie.
3 Configurez les préférences selon les besoins de votre entreprise, puis cliquez sur OK.
Si une taxe de
vente
harmonisée
(TVP) est en
L'ADRC et le
vigueur dans
ministère
votre province,
des Finances
effectuez le suivi
provincial
de la TPS
attribuent
uniquement.
votre
Vous n'avez pas
numéro
à effectuer le
d'entreprise.
suivi de la TVP.
Cochez cette L'attribution

case si certains de ce code
de vos clients aux
requièrent un nouveaux
code des taxes articles se fait
particulier. Cette option vous permet d'associer un code par défaut.
des taxes au profil d'un client. Un code des taxes associé
à un client sur un formulaire de ventes surpasse celui que
vous associez aux articles.
Comment effectuer le suivi de la TVP?

Dans la plupart des provinces, lorsque vous achetez un article dans le cadre de l'exploitation
de votre entreprise, vous n'êtes pas obligé de payer la TVP sur l'article s'il est destiné à la
vente ou bien vous ne pouvez pas déclarer la TVP payée à titre de crédit de taxe sur les
intrants (contrairement à la TPS). Aux fins de la comptabilité, vous pouvez traiter la TVP
payée sur un article en tant que montant intégral du prix de ce dernier et ne pas effectuer
le suivi de la TPS du tout.
Suivre et payer la TPS et TVP 89

Toutefois, si le gouvernement vous rembourse la TVP sur les articles achetés dans le cadre
de l'exploitation de votre entreprise (ceci est le cas au Québec) ou si, pour des raisons
personnelles, vous notez le montant de la TVP payée, il est possible d'effectuer le suivi de la
TVP comme montant distinct. Dans le premier cas, afin de réduire le montant de la TVP à
remettre au gouvernement, la TVP à payer est associée à un compte de TVP payable. Dans
le second, la TVP payable est associée à un compte de charges pour la TVP (à titre de
renseignements seulement).
Entrer le montant assujetti à la TVP selon la date de

début
Si votre entreprise percevait la TPS/TVP avant que vous ayez commencé à utiliser
QuickBooks, entrez le montant de chacune des taxes que vous devez verser au
gouvernement (c.-à.-d. le montant assujetti à la taxe de vente), en fonction de la date de
début de QuickBooks.
1 Dans le menu Fournisseurs, sélectionnez Taxe de vente, puis choisissez Rajuster la taxe
de vente due. La fenêtre Rajustement de la taxe de vente s'affiche.
2 Introduisez la date de début de QuickBooks dans le champ approprié ou sélectionnez-
la dans le calendrier fourni.
3 Dans la liste déroulante Taxe de vente, sélectionnez le fournisseur (l’organisme gouv-
ernemental) auquel ce rajustement se rapporte.
4 Indiquez s’il s’agit d’une taxe sur les achats ou d’une taxe sur les ventes.
5 Inscrivez le montant du rajustement :
■ Si vous avez un montant dû, entrez-le en tant que montant négatif. Ce montant
sera inscrit dans la colonne Crédit de votre compte de taxe de vente (p. ex., TPS
payable).
■ Si vous avez droit à un remboursement, entrez un montant positif. Ce montant
sera inscrit dans la colonne Débit de votre compte de taxe de vente (p. ex., TPS
payable).
6 Dans la liste déroulante des comptes, sélectionnez Solde d'ouverture de capital.
7 Cliquez sur OK.
Modifier les codes des taxes implicites

Il arrive rarement que les codes des taxes implicites doivent être modifiés.
Par exemple, si votre province augmente le taux de la taxe de vente d'un article que vous
vendez, nous recommandons que vous configuriez un nouveau code des taxes qui tiendra
compte du nouveau taux.

Pour configurer un nouveau code des taxes :
1 Dans le menu Listes, choisissez Liste de codes des taxes.
Si cette colonne est marquée par une coche,

cela signifie que la TVP s'applique au prix de
vente après le calcul de la TPS (c'est-à-dire
que la taxe est cumulée).
Si la colonne est vide, la TVP est calculée sur
le prix de vente et la TPS est calculée à part.
2 Cliquez sur bouton Code des taxes, puis choisissez Nouveau.

3 Fournissez les renseignements concernant le nouveau code des taxes.
Entrez une
lettre ou un
numéro unique Si l'une des taxes de vente ne s'applique
qui identifie le pas au nouveau code des taxes que vous
code des taxes configurez, cochez la case Exempt de taxe.
et une
Si vous sélectionnez cette case, vous ne
description.
réduisez pas le pourcentage à zéro!
(Consultez la section intitulée « La
Introduisez un fourniture est-elle détaxée? (Z) » ci-après.)
pourcentage
pour la TPS et la
TVP. Si la TVP s'applique à un article dont la TPS est déjà calculée (p. ex. la TPS est calculée
sur le produit et est appliquée au total, puis la TVP est imposée sur le total cumulé),
sélectionnez la case Taxe cumulée.
4 Cliquez sur OK.
La fourniture est-elle détaxée? (Z)

Certains produits et services sont assujettis à la TPS/TVP, mais à un taux de 0 %. On les
appelle « fournitures détaxées ». (Pour déterminer si un produit ou service est détaxé,
informez-vous-en auprès de l'ADRC ou de votre comptable.)
Remarque: Un produit ou service détaxé n'est pas exonéré, alors n'y associez pas le code Exonéré (E).
Si vous vendez un article détaxé, vous percevez de vos clients la TPS à un taux de 0 %. Cela
signifie qu'aucune TPS/TVP n'est facturée sur la vente de ces produits et services et par
consequent, aucune taxe n'est versée au gouvernement. Puisque cet article est taxable, vous
pouvez toutefois demander un crédit de taxe sur les intrants (c.-à.-d. la TPS/TVP que vous
avez payée sur les achats et dépenses faits en vue de fournir ces produits et services). Après
avoir produit votre déclaration de TPS, vous recevrez un remboursement dont le montant
est calculé selon le nombre de crédits demandés.

Associer un code des taxes à un article
Pour que QuickBooks applique le taux de taxe correct, introduisez un code des taxes pour
chaque article ou service dans la Liste des articles.
Une fois les codes configurés, QuickBooks applique le code des taxes approprié aux articles
ou services sur les formulaires de ventes ou d'achats. (Pour vous renseigner sur les taxes qui
s'appliquent à votre entreprise, consultez l'ADRC, votre ministère des Finances provincial
ou votre comptable.)
L'association des codes des taxes articles, association des codes des
aux articles taxes
Associer un code des taxes à un client

Si certains de vos clients ont un statut fiscal particulier (p. ex. s'ils sont exonérés de
TPS/TVP), vous pouvez leur attribuer un code des taxes pour clients qui surpasse, sur tous
les formulaires, les codes des taxes pour articles.
D'abord, assurez-vous que l'option Associer un code des taxes à un client soit sélectionnée
dans les préférences de TPS/TVP. Vous pourrez ensuite attribuer le code des taxes au profil
du client dans la liste Client:projet.
L'activation de l'option « Per- clients, association de codes des

mettre les codes des taxes pour taxes
clients »
La configuration de clients clients, ajout de nouveaux
Appliquer un code des taxes aux ventes et achats

Dès que vous avez associé les codes des taxes aux clients ayant un statut fiscal particulier et
aux articles que vous vendez et achetez, QuickBooks applique les taxes nécessaires à mesure
que vous remplissez les formulaires. Le code des taxes apparaît à la droite de la colonne
Montant et le montant de la taxe s'affiche au-dessus du total.
Au cas où il faudrait appliquer un code des taxes différent, changez-le dans le formulaire
même. Si jamais vous êtes obligé de rajuster manuellement le montant de la taxe appliquée
à une opération, effectuez les changements dans la case TPS ou TVP.
L'utilisation d'un code des taxes codes des taxes, modification sur les
sur un formulaire formulaires

Déterminer votre montant assujetti aux taxes de vente
Si vous percevez de vos clients la taxe de vente, vous devez la verser régulièrement au
gouvernement. Pour connaître l'assujettissement à la taxe de vente que vous aurez à verser
à l'ADRC et à votre ministère des Finances provincial, créez des rapports relatifs au montant
assujetti à la TPS/TVP.
Créer des rapports relatifs au montant assujetti à la

TPS/TVP
Ce genre de rapport fournit des renseignements détaillés concernant la taxe de vente qui a
été perçue sur les ventes, qui a été payée sur des dépenses d'entreprise (s'il y a lieu) et qui est
due au gouvernement (ou qui sera remboursée par le gouvernement) selon une période
déterminée.
L'ADRC demande que les entreprises déclarent la TPS selon la méthode de la comptabilité
d'exercice. Si, dans la fenêtre Préférences des rapports et graphiques, vous convertissez votre
méthode de comptabilité en comptabilité de caisse, cela n'a aucun impact sur le rapport
relatif au montant assujetti à la TPS.
Les rapports relatifs au montant assujetti à la TPS/TVP sont créés de la même façon. Si une
taxe de vente harmonisée est en vigueur dans la province où vous exploitez votre entreprise,
ne créez que les rapports relatifs au montant assujetti à la TPS. La taxe de vente provinciale
est incluse dans la TVP.
■ Dans le menu Rapports, choisissez Fournisseurs et comptes, puis Sommaire de la TPS
ou Sommaire de la TVP. Assurez-vous que les dates sélectionnées représentent bien la
période de déclaration.
Ce rapport contient les renseignements suivants au sujet de la déclaration de TPS :

■ Le total des ventes et autres revenus, sans inclure la TPS ni la TVP (ligne 101 : ventes et
autres recettes).
■ Le total des achats, qui est soustrait de la ligne Ventes et autres revenus afin de calculer
les ventes nettes.
■ Le total de la TPS perçue ou à percevoir sur les ventes (ligne 103 : TPS/TVP perçue ou à
percevoir).
L'Agence des douanes et du revenu du Canada considère une facture comme étant
échue selon la date à laquelle on l'émet. Alors, pour une période de déclaration donnée,
inscrivez à la ligne « TPS perçue ou à percevoir » un montant pour la TPS incluse dans
les factures impayées.
■ Le total des crédits de taxe sur les intrants (ligne 106 : crédit de taxe sur les intrants
[CTI]).

Remettre le montant assujetti à la TPS/TVP au gouvernement
Utilisez la fonction Payer la taxe de vente pour rédiger des chèques au montant de la taxe
de vente que vous avez perçue. Vous aurez à joindre ces chèques à votre déclaration de TPS
lorsque vous la soumettrez à l'ADRC ou à votre ministère des Finances provincial.
Vous êtes tenu de produire une déclaration de TPS pour chaque période de déclaration,
même si vous n'envisagez pas de verser des sommes au gouvernement ou de recevoir un
remboursement. Si aucune opération ne s'est effectuée durant une période de déclaration,
produisez une déclaration dont le solde dû est nul.
1 Dans le menu Fournisseurs, choisissez Taxe de vente, puis Payer la taxe de vente.
QuickBooks affiche la fenêtre Payer la taxe sur les ventes.
2 Sélectionnez l’organisme gouvernemental (le fournisseur) qui sera bénéficiaire du
paiement en cliquant dans la colonne Payer.
3 Notez que votre compte de chèques figure dans le champ Compte de paiement. Si vous
souhaitez rédiger un chèque dont les fonds proviennent d'un autre compte, sélec-
tionnez ce compte dans le menu déroulant.
4 Si vous souhaitez imprimer un chèque, sélectionnez la case À imprimer. Si vous
souhaitez rédiger un chèque manuellement, sélectionnez la case Attribuer chèque.
5 Cliquez sur Suivant.

6 QuickBooks affiche votre déclaration de revenus. Vous pouvez effectuer des rajuste-
ments directement dans le formulaire. Cependant, si vous souhaitez rajuster les
montants des lignes 103 et 106, cliquez sur le bouton Rajuster.
7 Cliquez sur Suivant. QuickBooks affiche de nouveau votre déclaration de revenus avec
tous les rajustements. Vous pouvez maintenant imprimer celle-ci.
8 Cliquez sur Imprimer.
QuickBooks inscrit et crée un chèque à l'ordre du Receveur général ou du ministre des
Finances. Le chèque peut maintenant s'imprimer. Dans le menu Fichier, sélectionnez
Imprimer les formulaires, puis Chèques. QuickBooks met également à jour vos rapports
et relevés appropriés afin d'indiquer que vous avez effectué un paiement.
Rajuster le compte d'assujettissement à la TPS/TVP

Il sera parfois nécessaire que vous rajustiez votre compte d'assujettissement à la TPS/TVP en
augmentant ou en réduisant la somme que vous aurez à verser au gouvernement.
Ces rajustements peuvent inclure l'élimination de la TPS d'une créance irrécouvrable. Par
exemple :

Fournitures taxables dans une facture 200,00 $
TPS due 14,00 $
TVP due 18,00 $
Total 232,00 $
TPS déclarée dans la période de déclaration du 4/1/2001 au 6/30/2001

TVP déclarée dans la période de déclaration du 4/1/2001 au 6/30/2001
Aucun paiement reçu en 2001
Éliminer la créance irrécouvrable en 2001
Déclarer un rajustement de TPS calculé comme suit : 7/107 x 214 $ = 14 $

Déclarer un rajustement de TVP calculé comme suit : 7/107 x 218 $ = 18 $
Pour rajuster votre compte d'assujettissement à la TPS/TVP :

1 Dans le menu Fournisseurs, sélectionnez Taxe de vente, puis choisissez Rajuster la taxe
de vente due.
2 Inscrivez la date de l'opération et un numéro d'écriture.
3 Vérifiez le compte d'assujettissement à la TPS/TVP et le montant du débit ou crédit.
4 (Facultatif) Entrez des renseignements supplémentaires à titre de mémo.
5 Sélectionnez un compte (p. ex. Créance irrécouvrable) et entrez le montant du débit ou
crédit.
Si vous n'avez pas de compte de créance irrécouvrable, vous pourrez en configurer un
ultérieurement. Choisissez Dépense ou Autre dépense comme type de compte.
6 Cliquez sur OK.
Verrouiller des anciennes opérations après le paiement de

votre montant assujetti à la TPS/TVP
Après que vous avez payé votre montant assujetti à la TPS/TVP pour une période donnée, il
est important que vos employés ne modifient pas les opérations qui ont influé sur votre
paiement. QuickBooks vous permet d'empêcher l'accès aux anciennes opérations afin
d'assurer qu'elles ne sont pas modifiées à votre insu. Le fait d'exiger la permission pour
supprimer, ajouter ou modifier une opération avant une date spécifiée empêche l'altération
d'une période comptable clôturée, mais autorise les changements nécessaires.
Pour refuser à un utilisateur l'accès aux période clôturées, ne lui accordez pas (lorsque vous
configurez les noms d'utilisateur et mots de passe) le droit de modifier ou supprimer les
opérations inscrites avant la date de clôture. Entrez ensuite une date de clôture qui est
ultérieure à la date du paiement. Pour obtenir plus de renseignements sur la configuration
des utilisateurs et mots de passe, consultez la section intitulée « Configurer un utilisateur et
un mot de passe » à la page 85.

Suivez les étapes suivantes pour verrouiller des anciennes
opérations après le paiement du montant assujetti à la taxe de
vente :
1 Dans le menu Compagnie, sélectionnez Nouveaux utilisateurs pour configurer ou
modifier un nom d'utilisateur.
2 Exécutez l'une des tâches suivantes :
■ Sélectionnez un nom d'utilisateur existant dans la liste, puis cliquez sur Modifier
utilisateur; ou
■ Cliquez sur Ajouter un utilisateur pour créer un nouveau nom d'utilisateur.
3 Si vous ne voulez pas qu'un utilisateur ait accès aux anciennes opérations, accordez-lui
l'accès seulement aux « Zones sélectionnées dans QuickBooks » lorsque l'Assistant vous
le demande.
4 Suivez l'Assistant jusqu'à ce que vous arriviez à l'écran concernant la modification ou la
suppression des opérations.
5 Répondez Non à la question suivante : « Cet utilisateur aura-t-il le droit de modifier ou
supprimer des opérations inscrites avant la date de clôture? »
6 Continuez à suivre l'Assistant pour configurer cet utilisateur et tout autre utilisateur
dans la liste d'utilisateurs.
7 Au bas de la liste d'utilisateurs, cliquez sur Date de fermeture.
■ Si vous avez fermé la liste d'utilisateurs, dans le menu Compagnie, sélectionnez
Nouveaux utilisateurs.
8 Entrez la date à laquelle vous avez clôturé l'exercice, puis cliquez sur OK.
9 Cliquez sur Fermer pour quitter la liste d'utilisateurs.
Rassembler des renseignements fiscaux

C'est à vous de communiquer avec un conseiller en matière d'impôt ou avec
l'ADRC pour connaître votre situation fiscale.
Les droits fiscaux sont souvent modifiés et la façon dont on les applique varie selon le
cas. Le présent chapitre ne se veut pas une source exhaustive de renseignements fis-
caux.
Comment QuickBooks effectue-t-il le suivi des

renseignements fiscaux?
À mesure que vous configurez une nouvelle compagnie dans QuickBooks, sélectionnez le
formulaire qui vous concerne :
■ Le formulaire T1 Générale - pour particuliers, sociétés de personnes et entreprises non
constituées en société; ou
■ Le formulaire T2 - déclaration de revenus des sociétés.

Vous pouvez choisir un formulaire
d'impôt lorsque vous configurez votre
compagnie dans l'entrevue EasyStep
ou dans la fenêtre Info sur la compagnie
(dans le menu Compagnie, choisissez
Info sur la compagnie).
Au cours de la configuration de votre
entreprise, il est important de
sélectionner le formulaire d'impôt
approprié. Si vous décidez de changer
de formulaire, ce procédé pour s'avérer
très long.
Vous allez devoir également déterminer le secteur économique auquel votre entreprise
appartient. Lorsque vous faites ce choix, QuickBooks configure un plan comptable pour
votre compagnie et lie les comptes d'entreprise aux lignes appropriées du formulaire
d'impôt.
Si vous changez de formulaire d'impôt (p. ex. de T1 en T2), tout lien établi
entre les comptes et les formulaires d'impôt est rompu.
En pareil cas, il faudra associer à nouveau les comptes d'entreprise aux liens d'impôt.
Alors, assurez-vous de sélectionner le bon formulaire lors de la configuration de votre
compagnie.
QuickBooks associe les comptes de votre plan comptable à la ligne appropriée de votre
déclaration en fonction des exigences de l'Agence des douanes et du revenu du Canada. S'il
s'agit du formulaire T2, l’index général des renseignements financiers (IGRF) est utilisé. Le
IGRF est un état financier « normalisé » qui permet à l'ADRC de comparer, avec plus
d'exactitude et d'efficacité, des secteurs économiques semblables. L'index a pour but de
catégoriser les comptes que vous utilisez et que vous incluez dans l'état financier que vous
aurez à joindre à votre déclaration de revenus annuelle. En règle générale, l'état financier
constitue un bilan, un état de bénéfices non répartis et un état de revenus.
Vous avez peut-être remarqué dans l'entrevue EasyStep que,
en choisissant le type de secteur économique auquel votre
entreprise appartient, QuickBooks fournit « IGRF pour
société exploitant une petite entreprise » comme option. Si
vous sélectionnez cette option, le plan comptable de votre
entreprise contiendra la plupart des comptes IGRF que
spécifie l'ADRC. Supprimez ceux dont vous n'avez pas
besoin. Peu importe le genre de secteur économique choisi, QuickBooks emploie le IGRF
pour faire correspondre les comptes relatifs à un secteur économique au formulaire T2.
Rassembler des renseignements fiscaux 97

En créant des nouveaux comptes, liez vous-même chaque compte à la ligne d'impôt
appropriée. Sinon, vos données fiscales seront inexactes. Si vous ne savez pas à quelle ligne
vous devriez lier un compte, vous pouvez obtenir plus de précisions auprès d'un conseiller
en matière d'impôt ou de l'Agence des douanes et du revenu du Canada (anciennement
Revenu Canada).
Quand vous modifiez

un compte, les choix
qui apparaissent dans
le menu Ligne d'impôt
varient selon le
formulaire d'impôt que
vous avez choisi pour
votre entreprise.
En plus de vous permettre d'exporter vos données fiscales vers les logiciels d'impôt fabriqués
par Intuit Canada, l'association de vos comptes aux lignes d'impôt vous permet de générer
des rapports fiscaux précis qui servent à vous informer de votre situation fiscale et à faciliter
la production de votre déclaration de revenus.
Aussitôt que vous aurez lié vos comptes aux lignes d'impôt appropriées, QuickBooks
effectuera le suivi des opérations relatives à l'impôt à mesure que vous les entrerez. Vous
pouvez en tout temps créer des rapports et des états financiers représentatifs du statut fiscal
de votre compagnie. Les états satisfont les exigences imposées par l'Agence des douanes et
du revenu du Canada.
Ce qui peut être suivi par QuickBooks

Vous n'avez qu'à prendre quelques minutes pour configurer QuickBooks afin d'effectuer le
suivi des renseignements fiscaux. Ceci vous fait gagner du temps et épargner de l'argent
lorsqu'arrive le temps des impôts.
QuickBooks peut effectuer le suivi de l'information qui se rapporte à divers formulaires et à

diverses annexes.
QuickBooks effectue le suivi Résultats
des renseignements fiscaux, tels ceux qui Un rapport qui fournit les montants qui
traitent la T1 Générale, la déclaration de seront inscrits aux lignes des formulaires
revenus des sociétés (T2), les annexes 3 d'impôt que vous avez sélectionnés au
et 4, les formulaires T777, T2124, T2124C, cours de la configuration de votre
T2032, T2042 et T2121, les frais de loca- compagnie.
tion et les frais médicaux. Vous pouvez importer la plupart de cette
Cette liste est présentée à titre d'exemple. information dans ImpôtRapide® et dans
Les options qui s'offrent à vous dépen- QuickTax for Incorporated Business (ang-
dent de la nature de votre entreprise. lais seulement).

Configurer le suivi de l'impôt
Utilisez la liste de contrôle qui suit pour assurer l'exactitude de la configuration du suivi de
l'impôt. Il se peut que vous ayez configuré en partie le suivi de l'impôt pendant la
configuration de votre compagnie.
Rechercher
Tâche Commentaires l'index ✓
d'Aide…
Vérifiez que le premier

mois de l'année
d'imposition de votre
En règle générale, vous ou votre comptable
serez obligé de déterminer une année d'impo-
sition appropriée avant de configurer votre
compagnie, modi-
fication des
renseignements
❏
compagnie est sélec- compagnie dans QuickBooks. Si vous ne con-
tionné. naissez pas votre année d'imposition, con-
sultez votre dernière déclaration de revenus.
Votre année d'imposition peut être soit une
année civile, soit un exercice financier. Utilisez
la même année d'imposition chaque année.

Rechercher
Tâche Commentaires ✓
l'index d'Aide…
Vérifiez que le formu-

laire d'impôt pour
votre compagnie est
Important: Si vous changez de formulaire
d'impôt, tout lien établi entre les comptes et
les formulaires d'impôt devient <non
■ compagnie, change-
ment de formulaire
d'impôt
❏
sélectionné : assigné>. En pareil cas, il faudra associer à ■ comptes, liens
■ Le formulaire T1 nouveau les comptes d'entreprise aux lignes d'impôt
Générale vise les d'impôt.
particuliers, les
sociétés de per-
sonnes et les entre-
prises non
constituées en
société.
■ Le formulaire T2
vise les sociétés.
Sélectionnez une ligne

de formulaire d'impôt
à laquelle s'associera
Pour des raisons fiscales, votre conseiller en
matière d'impôt peut vous suggérer de modi-
fier vos comptes ou en configurer des nou-
■ comptes, lignes
d'impôt ❏
■ comptes, ajout au
chacun des comptes veaux. plan comptable
du plan comptable. .
Renseignez-vous sur
votre situation fiscale
en utilisant des rap-
Créez un rapport de détails sur l'impôt ou un
rapport de sommaire de l'impôt (consultez la
section intitulée « Déclarer les renseigne-
■
■
index des rapports
ImpôtRapide ❏
ports fiscaux et trans- ments fiscaux » à la page 101). Il est impor-
férez vos données tant que la date de début et la date de fin
d'impôt dans représentent votre dernière année d'imposi-
ImpôtRapide. tion.
Pour obtenir plus de Suivez les instructions d'importation pour

précisions sur cette apprendre à importer des données depuis
étape, consultez la QuickBooks vers ImpôtRapide (les instruc-
section suivante tions se trouvent dans l'emballage
intitulée « Déclarer les d'ImpôtRapide).
renseignements (Veuillez noter qu'ImpôtRapide importe les
fiscaux ». données provenant du fichier de compagnie
que vous avez ouvert pendant votre dernière
session QuickBooks.)

Déclarer les renseignements fiscaux
Lorsque vous avez associé vos comptes aux lignes de formulaire d'impôt, QuickBooks
commence à effectuer le suivi des revenus et dépenses relatifs à l'impôt. Ce processus se fait
automatiquement et continue tout au long de l'année. Pour connaître la situation fiscale de
votre entreprise, générez des rapports fiscaux, qui affichent les renseignements suivants :
vos comptes et les lignes de formulaire d'impôt auxquelles ils sont associés, et le montant
qui sera inscrit à la ligne. Les rapports peuvent être imprimés en vue de les conserver dans
vos dossiers personnels.
Dans le menu Rapports, choisissez Index des rapports et sélectionnez Comptable et impôt
dans le menu déroulant. Ensuite, déterminez quel rapport vous avez à créer. Il est important
que la date de début et la date de fin représentent votre dernière année d'imposition!
Pour faciliter davantage la production de votre déclaration de revenus, transférez vos

données fiscales depuis QuickBooks vers l'un des logiciels d'impôt fabriqués par Intuit
Canada (consultez la section intitulée « Transférer des données fiscales dans un logiciel
d'impôt d'Intuit » à la page 102).
Obtenir les montants nécessaires à la production de

votre déclaration de revenus
Que votre déclaration de revenus soit produite par vous, votre comptable ou un logiciel
d'impôt d'Intuit Canada, il vous est tout de même conseillé de suivre les étapes suivantes
pour assurer l'exactitude des montants :
■ Vérifiez l'association de vos comptes aux lignes de formulaire d'impôt. Pour que les
données générées dans les rapports fiscaux soient exactes, associez chaque compte
relatif à l'impôt à la ligne de formulaire d'impôt correspondante (consultez la section
intitulée « Comment QuickBooks effectue-t-il le suivi des renseignements fiscaux? » à
la page 96).
Nous vous suggérons d'utiliser le rapport de préparation de l'impôt, qui détaille les
comptes de votre plan comptable et les lignes d'impôt auxquelles ces derniers sont
associés, d'autant plus qu'il constitue une manière simple de vérifier l'association.
■ Vérifiez l'exactitude des montants qui figurent dans le rapport de sommaire de l'impôt.
Vous pouvez comparer le rapport de sommaire de l'impôt à la balance de vérification
afin d'assurer l'exactitude des montants (rappelez-vous que les périodes représentées
dans les rapports doivent être identiques!). Comparez les montants des comptes
(balance de vérification) à ceux qui sont inscrits aux lignes de formulaire d'impôt corre-
spondantes (rapport de sommaire de l'impôt). Si les montants ne se correspondent pas,
il est probable qu'un compte n'est pas bien lié à une ligne d'impôt. Il se peut également
que vous ayez associé plus d'un compte à une ligne d'impôt. Si tel est le cas, la somme
globale des comptes devrait correspondre à celle des lignes d'impôt.

Rapport de sommaire sur l'impôt
Le rapport de sommaire de l'impôt indique le montant associé à chaque ligne de formulaire
d'impôt que vous avez sélectionnée pendant la configuration.
Rapport de détails sur l'impôt

Le rapport de détails sur l'impôt indique le montant associé à chaque ligne de formulaire
d'impôt que vous avez sélectionnée pendant la configuration, y compris toutes les
opérations.
Plusieurs entreprises jugent ce niveau de détails convenable pour la préparation des

formulaires d'impôt.
Il est très important que la méthode de la comptabilité employée pour la

déclaration de votre impôt soit sélectionnée dans les préférences de rapport.
Dans le menu Édition, choisissez Préférences, Rapports et graphiques, puis cliquez sur
l'onglet Préférences de la compagnie.
Rapport de préparation de l'impôt

Le rapport de préparation de l'impôt affiche les comptes du plan comptable et les lignes
d'impôt qui y sont associées.
Transférer des données fiscales dans un logiciel

d'impôt d'Intuit
Si vous produisez votre déclaration de revenus à l'aide d'une version à jour d'ImpôtRapide
ou d'un autre logiciel fiscal d'Intuit, il est facile de transférer les données fiscales générées
dans QuickBooks.
Remarque: QuickBooks logiciel comptable n'exporte des renseignements fiscaux que dans les produits
fiscaux d'Intuit. Pour en savoir plus sur nos produits, nous vous invitons à visiter notre site Web
à l'adresse suivante : http://www.quickenstore.ca
Tous les logiciels fiscaux d'Intuit Canada contiennent des instructions détaillées sur le
transfert des données depuis QuickBooks. Veuillez noter que ces produits importent les
données provenant du fichier de compagnie que vous avez ouvert lors de votre dernière
session QuickBooks.

C h a p i t r e 5
Configurer le
livre de paye et
le suivi des
heures de
travail
Livre de paye : avant de 104
commencer...
Comment payer
Configurer le livre de 105
paye : un aperçu
l e s e m p l o y és e t
Comptes
d’engagements
108
suivre leurs
salariaux et de charges
de paye
heures de travail?
Configurer vos 111
éléments de paye
Configurer les données 116

des employés
Gérer le livre de paye peut s’avérer complexe, mais
Résumer les montants 120
cumulatifs annuels QuickBooks peut vous simplifier cette tâche. À l'aide
Mettre à jour le livre de 126
paye et l'information de ce programme, vous pouvez suivre les heures de
sur les employés
travail de vos employés, leurs salaires, leurs congés
Rédiger un chèque de 128
paye
payés, leurs primes, les avantages sociaux auxquels ils
Payer les cotisations 132
sociales et les
engagements salariaux ont droit, et bien plus encore. Le suivi des heures
Remplir le feuillet T4 et 136
le relevé 1
travaillées (fonction disponible dans QuickBooks Pro
Effectuer le suivi des 140 seulement) vous permet de suivre les heures de
heures travaillées d'un
employé (QuickBooks
Pro seulement)
travail de vos employés ou sous-traitants. Vous
Installer le compte- 154 pouvez leur verser un paiement en contrepartie de
heures
Aide-mémoire du 155 leurs heures de travail, puis porter cette somme au

compte-heures
compte de votre client. CHAPTER 5
103
Livre de paye : avant de commencer...
Pour utiliser les fonctions du livre de paye de QuickBooks, vous devez
être inscrit au service de livre de paye.
Lorsque le gouvernment propose de nouvelles modifications, le service de
livre de paye fournit des mises à jour périodiques pour votre logiciel. Notez que
ces mises à jour visent uniquement la version la plus récente de QuickBooks.
Service de livre de paye QuickBooks

Pour utiliser les fonctions du livre de paye de QuickBooks, vous devez être inscrit au
service de livre de paye. (Il vous est toujours possible d'utiliser certaines des fonctions de
suivi des heures travaillées dans QuickBooks Pro même si vous n'êtes pas inscrit au service
de livre de paye.)
La table d’impôt, qui fait partie de votre logiciel QuickBooks, contient le calcul de toutes les
cotisations sociales fédérales et provinciales. Elle devra être mise à jour lorsque le
gouvernement apportera des modifications aux règles fiscales. Si la table d’impôt n’est pas
mise à jour, QuickBooks ne sera pas en mesure de calculer les retenues à la source de façon
précise.
Le service de livre de paye QuickBooks vous fournit des mises à jour automatiques de la table
d'impôt suite à chaque modification de règles fiscales. Ainsi, vous vous assurez que Quick-
Books retient toujours les montants appropriés sur les chèques de paye de vos employés. En
plus des mises à jour de la table d'impôt, ce service vous présente également celles qui sont
reliées aux fonctions de livre de paye. Notez bien que ces mises à jour visent uniquement
la version la plus récente de QuickBooks.
Si vous avez une connexion Internet, le service de livre de paye fonctionne en arrière-plan.
Lorsque vous vous connectez à Internet, votre table d'impôt est automatiquement mise à
jour au besoin, que votre programme QuickBooks soit lancé ou non. Si vous n'avez pas de
connexion Internet, vous pouvez obtenir des mises à jour à partir de disquettes.
Pour vous inscrire à ce service, il vous faudra d'abord enregistrer votre logiciel QuickBooks
(voir « Enregistrement de QuickBooks » à la page 10). Sélectionnez Service de livre de paye
dans le menu Employés, puis À propos de la table d'impôt.
Si vous utilisez la fonction multi-usager de QuickBooks Pro, ce service couvrira un

maximum de 5 exemplaires du logiciel. Lorsque vous vous inscrirez au service de livre de
paye, vous devrez fournir le numéro de série de tous les exemplaires de QuickBooks Pro qui
seront couverts par ce service. Pour vérifier ces numéros de série, sélectionnez À propos de
QuickBooks dans le menu Aide.
L'inscription au service de livre de Service de livre de paye de

paye de QuickBooks QuickBooks
104 CHAPITRE 5 Configurer le livre de paye et le suivi de travail

Si vous n'utilisez pas la fonction de livre de paye de
QuickBooks
Le suivi du livre de paye est obligatoire pour toute entreprise qui emploie des salariés. Il ne
vous est pas nécessaire de recourir à QuickBooks pour créer les chèques de paye des
employés— vous pourriez vous adresser à un comptable ou à un service de livre de paye. Il
vous faut toutefois configurer les données de vos employés dans la liste d'employés et suivre
leurs chèques de paye afin de vous assurer que tous vos comptes soient exacts.
Si vous n'utilisez pas la fonction de livre de paye ou si vous la désactivez, il ne vous sera
possible d'entrer que certains renseignements de base dans la liste d'employés —le nom, les
coordonnées, le numéro d'assurance sociale, la date de début et de fin d'emploi, ainsi que
certains renseignements personnalisés.
L'utilisation d'un service de livre Utilisation de QuickBooks avec un

de paye externe service de livre de paye extérieur
Si vous avez des employés mais Utilisation de la liste d'employés

n'utilisez pas le livre de paye sans effectuer le suivi du livre de
QuickBooks paye dans QuickBooks
Configurer le livre de paye : un aperçu

Le temps qu'il vous faudra pour entrer vos renseignements de paye dans QuickBooks varie
suivant le nombre d’employés. En général, plus les employés sont nombreux, plus ce
procédé s’avère long. Il peut parfois durer une ou deux heures.
Pour configurer votre livre de paye :

1 Inscrivez-vous au service de livre de paye. Pour utiliser les fonctions du livre de paye,
vous devez être inscrit à ce service (voir page 104).
2 Assurez-vous d'avoir activé la fonction de livre de paye dans les préférences Livre de
paye et employés.
Vous pouvez à présent configurer d'autres préférences. Par exemple, vous pouvez
choisir une certaine façon de trier votre liste d'employés, ou encore sélectionner les
éléments à imprimer sur vos chèques de paye et les bons qui s'y rapportent.
3 Rassemblez les renseignements qu'il vous faut pour configurer le livre de paye
(consultez la page 106).
4 Vérifiez que les comptes de passif crées par QuickBooks répondent aux besoins de votre
entreprise (consultez la page 111).
Configurer le livre de paye : un aperçu 105

5 Configurez ce qui suit :
■ Les éléments de paye (consultez la section intitulée « Configurer vos éléments de
paye » à la page 111)
■ Vos employés (consultez la section intitulée « Configurer les données des
employés » à la page 116)
■ Les montants cumulatifs annuels de vos employés (consultez la section intitulée «
Résumer les montants cumulatifs annuels » à la page 120)
6 Sécurisez les données reliées au livre de paye de votre compagnie en configurant des
droits d'accès. Pour obtenir des précisions, consultez la section intitulée « Configurer
un utilisateur et un mot de passe » à la page 85.
La configuration du livre de paye configurer le livre de paye
L'inscription au service de livre de service de livre de paye

paye de QuickBooks
La mise à jour des tables d'impôt tables d'impôt, mise à jour
La configuration des préférences préférences, livre de paye

pour le livre de paye
Rassembler les renseignements nécessaires

Si vous avez versé des salaires à vos employés avant de configurer votre compagnie dans
QuickBooks, il vous faudra récupérer tous les renseignements nécessaires dans votre ancien
système de comptabilité ou auprès de votre comptable.
Renseignements de mise en route Où les trouver
Votre compagnie
La périodicité des chèques de paye Vos dossiers ou votre comptable
La province où travaillent vos employés Vos dossiers ou votre comptable
La date de début du livre de paye Les dossiers de votre compagnie
Les renseignements fiscaux
Le numéro d'enregistrement provenant de l'Agence des Votre comptable ou l'Agence des

douanes et du revenu du Canada (ADRC) douanes et du revenu du Canada
Les tables d'impôt courantes contenant les retenues fiscales, QuickBooks télécharge
les primes d'assurance-emploi et les cotisations aux régimes automatiquement les tables d'impôt
de pension

Renseignements de mise en route Où les trouver
Le salaire, les avantages sociaux ainsi que d'autres éléments de paye
Quelle sorte de rémunération offrez-vous à vos employés : Vos dossiers ou votre comptable
paiement à l'heure, salaire, et/ou commission.
Types de retenues sur le salaire Vos dossiers ou votre comptable

■ Par exemple : cotisations syndicales, remboursements
d'emprunts ou d'avances sur le salaire, primes d'assur-
ance-vie ou d'assurance médicale versées par l'employé,
retenues en vue de régimes de pension
Types de montants supplémentaires à payer Vos dossiers ou votre comptable

■ Par exemple : les primes, les frais de voyage, les sommes
prêtées à un employé
Types de cotisations versées par la compagnie et qu'il vous Vos dossiers ou votre comptable
faut suivre à chaque période de paye
■ Par exemple : les primes d'assurance-vie ou d'assurance
médicale versées par la compagnie
Les employés
Les noms, adresses et numéros d'assurance sociale des Les employés

employés
La configuration des retenues salariales Les formulaires TD-1 des employés
Les traitements/salaires courants, les montants supplémen- Les chèques de paye, les rapports et le
taires à payer, les retenues, et les cotisations versées par la grand livre
compagnie, s'il y a lieu.
Les politiques et les montants relatifs aux jours de congé Chèques de paye, rapports et grand
accumulés et aux congés payés livre
Les montants cumulatifs annuels
■ Les sommaires des montants du livre de paye pour la péri- Le service de livre de paye, votre
ode entre le début de l'année civile et votre date de début comptable, le grand livre, ou les talons
dans QuickBooks de chèques de paye
■ Les chèques de paye pour la période entre votre date de
début et la date du jour
■ Les sommaires des paiements d’engagements salariaux Le service de livre de paye, votre
pour la période entre le début de l'année civile et votre comptable, ou le grand livre
date de début
■ Les chèques d’engagements salariaux pour la période
entre votre date de début et la date du jour
Configurer le livre de paye : un aperçu 107

Comptes d’engagements salariaux et de
charges de paye
Lorsque QuickBooks configure vos éléments de paye implicites, le programme ajoute
également les deux comptes suivants à votre plan comptable :
■ Charges salariales (un compte de dépenses)
■ Engagements salariaux (un compte d’autre passif actuel)
Vous pouvez associer la plupart des éléments de paye que vous créez à ces comptes, bien
que certains types d'éléments de paye doivent être associés à des comptes autres que des
comptes d’engagements salariaux et de charges salariales (par exemple, une retenue salariale
qui représente un remboursement d'emprunt).
Si vous le désirez, vous pouvez modifier le nom de ces comptes. Vous pouvez également
créer des comptes secondaires afin que votre bilan soit plus détaillé. Par exemple, si votre
entreprise est une corporation, vous pourriez recourir à des comptes secondaires afin de
faire état de la rémunération des membre du conseil d’administration de façon distincte.
Le compte d'engagements engagements salariaux

salariaux
Le compte de charges salariales charges salariales, compte
La modification de renseigne- comptes, modification des

ments sur les comptes renseignements sur
La création et l'utilisation de comptes, comptes secondaires

comptes secondaires
Éléments de paye associés à des charges

Les charges salariales les plus courantes comprennent ce qui suit : le salaire brut, les
cotisations sociales versées par la compagnie et les avantages sociaux dont bénéficient les
employés.
Chaque fois que avez recours au livre de paye de QuickBooks, le programme effectue
automatiquement le suivi des charges de votre compagnie à l'égard de chacun de vos
employés. Vous pouvez vérifier le montant total de vos charges dans le rapport sommaire
du livre de paye et dans l'état des résultats.

Suivi des charges salariales
Il est possible d’effectuer le suivi des charges à l'égard des salaires, des paiements à l'heure,
et des autres montants suivants :
■ Les cotisations sociales versées par la compagnie
■ Les montants supplémentaires, les commissions et les cotisations versées par la
compagnie, si la case Suivi des dépenses par projet est cochée pour l'élément de paye en
question. (Dans l'Assistant Ajouter un nouvel élément de paye, sélectionnez Suivi des
dépenses par projet.)
QuickBooks calcule au prorata les charges payées par la compagnie à l'égard d'un employé,
tel que vous le faites pour son salaire.
Suivi des charges selon le client et le projet

Certaines entreprises désirent prendre note des clients et des projets qui occasionnent les
charges les plus importantes. Si vous voulez effectuer le suivi de toutes les charges salariales
selon le client ou le projet, suivez les étapes énoncées ci-dessous :
■ Si vous n'utilisez pas QuickBooks Pro, sélectionnez l’option Effectuer le suivi des
dépenses par client : projet. (Dans QuickBooks Pro, la préférence Effectuer le suivi des
dépenses par client : projet est toujours activée. )
■ Sélectionnez ensuite la préférence livre de paye et employés : Rapport de toutes les
charges sociales par client : projet et catégorie.
■ Pour chaque élément de paye se rapportant à une commission, un montant supplé-
mentaire ou une cotisation versée par la compagnie, cochez la case Suivi des dépenses
par projet.
■ Pour chaque chèque de paye que vous rédigez, associez le salaire ou le paiement horaire
au projet approprié.
Suivi des charges selon la catégorie

Si votre entreprise est un organisme à but non lucratif et qu'il vous faut effectuer la
comptabilité par fonds, nous vous conseillons de suivre les charges selon la catégorie. Pour
ce faire, suivez les étapes ci-dessous:
■ Sélectionnez la préférence de comptabilité Suivi des catégories.
■ Sélectionnez ensuite la préférence de livre de paye et employés : Rapport de toutes les
charges sociales par client : projet et catégorie.
par projet.
■ Selon la préférence d’employé et de paye que vous aurez choisie, associez une catégorie
à un chèque total, ou associez une catégorie distincte à chaque élément de paye d'un
chèque de paye.
Comptes d’engagements salariaux et de charges de paye 109

Suivi des charges selon l'élément de service (QuickBooks
Pro seulement)
Certaines entreprises effectuent le suivi des charges selon l'élément de service. Pour ce faire,
suivez les étapes ci-dessous :
■ Sélectionnez la préférence livre de paye et employés : Rapport de toutes les charges
sociales par client : projet et élément de service.
par projet.
■ Sélectionnez « Utiliser les données sur l’emploi du temps pour créer les chèques de paye
» lors de la configuration du profil des employés.
■ Pour chaque chèque de paye que vous rédigez, associez chaque Client/projet à
l'élément de service approprié.
Le suivi des charges salariales livre de paye, suivi des dépenses

selon le client/projet, la catégorie
ou l’élément de service
Éléments de paye associés aux engagements salariaux

Il est souvent nécessaire de retenir des montants sur le salaire des employés et de les verser
au gouvernement. Ces types de retenues constituent des engagements salariaux car vous
détenez des fonds qu'il vous faudra verser au gouvernement. Ils ne constituent pas des
charges car les sommes que vous versez proviennent de vos employés et non de votre
compagnie.
Par exemple, lorsque vous payez un employé, votre compagnie détient à titre temporaire
l'impôt que cet employé doit au gouvernement. En d’autres termes, votre compagnie a une
obligation jusqu'à ce que vous versiez ce montant au gouvernement. Les éléments de paye
pour ces types de retenues sont en général associés au compte d'engagements salariaux.
Lorsque vous lancez l’application du livre de paye, QuickBooks calcule le montant que vous
devez au gouvernement ou à toute autre agence pour chaque élément de paye relatif aux
retenues fiscales, aux retenues à la source et aux cotisations versées par la compagnie, et
inscrit ce montant dans le compte d'engagements salariaux. Le solde de ce compte
augmente à mesure que vous rédigez des chèques de paye.
Lorsque vous payez vos cotisations sociales et vos autres engagements salariaux dans la
fenêtre Payer un engagement salarial, QuickBooks réduit le solde de votre compte
d'engagements salariaux.

Charges et engagements salariaux combinés
Certains éléments de paye constituent une combinaison de charges et d'engagements
salariaux. Par exemple, la fraction de l'Assurance-emploi (AE) qui est retenue sur le chèque
de paye d'un employé représente une obligation pour votre compagnie, alors que la fraction
que vous payez est une charge.
Les éléments de paye qui se rapportent à l'impôt et aux cotisations versées par la compagnie
sont en général associés à un compte d’engagements salariaux ainsi qu'à un compte de
charges.
Configurer vos éléments de paye

Les éléments de paye représentent la composante de base de votre système de livre de paye.
Lorsque vous créez un type quelconque d'opération de paye dans QuickBooks—qu'il s'agisse
d'un chèque de paye, d'un paiement d’obligation ou d'un rajustement de paye lors de la
configuration ou à une date ultérieure —vous le créez à l'aide d'éléments de paye.
Les éléments de paye effectuent le suivi de la rémunération des employés (salaires et

traitements), des cotisations sociales, des sommes versées par la compagnie (telles que les
avantages sociaux), des retenues à la source et de tout montant supplémentaire (tel que les
primes et les remboursements d'emprunt). Le nom des éléments de paye figure sur les
chèques de paye et les rapports de livre de paye.
À propos des éléments de paye implicites

Lorsque vous activez pour la première fois la fonction de livre de paye, QuickBooks crée la
liste d'éléments de paye à l'aide de certains éléments de paye implicites qui comprennent ce
qui suit:
Nom de l'élément
Type À usage suivant
de paye
Salaire pour congé de Salaire Jours de congé accumulés (p. ex., congé de maladie) et
maladie annuel remboursés à un salarié
Salaire pour vacances Salaire Somme versée à un salarié pour une période de vacances
annuel
Taux horaire : congé de Salaire Jours de congé accumulés (p. ex., congé de maladie) et
maladie horaire remboursés à un employé à salaire horaire
Taux horaire : vacances Salaire Somme versée à un employé à salaire horaire qui est en
horaire vacances ou qui quitte la compagnie
Paye_Vac - accumulé / Paye de Une certaine somme représentant un congé payé et rem-
payé vacances boursée à un employé, par exemple à la cessation d'emploi
Configurer vos éléments de paye 111

Nom de l'élément
Type À usage suivant
de paye
Paye_Vac - accumulé Paye de Vacances acquises mais non remboursées

vacances
Paye_Vac - payé Paye de Somme versée à un salarié pour une période de vacances.
vacances Cette somme est remboursée à chaque période de paye
Impôt fédéral Impôt sur le Impôt fédéral retenu sur le salaire des employés. L'impôt
salaire provincial est également inclus, sauf au Québec.
RPC - Compagnie Impôt sur le Régime de pension du Canada, cotisations versées par la
salaire compagnie
RPC - Employé Impôt sur le Régime de pension du Canada, cotisations versées par
salaire l'employé
AE - Compagnie Impôt sur le Assurance-emploi, cotisations versées par la compagnie

salaire
AE - Employé Impôt sur le Assurance-emploi, cotisations versées par l'employé

salaire
RRQ - Compagnie Impôt sur le Régime de rentes du Québec, cotisations versées par la
salaire compagnie
RRQ - Employé Impôt sur le Régime de rentes du Québec, cotisations versées par
salaire l'employé
Impôt du Québec Impôt sur le Impôt retenu sur le revenu du Québec

salaire
Créer de nouveaux éléments de paye

À mesure que vous configurerez votre livre de paye, vous devrez créer de nouveaux éléments
de paye. Pour ce faire, vous pouvez recourir à l'Assistant Ajouter un nouvel élément de paye.
Pour lancer l'Assistant :

■ Dans la fenêtre de la liste d'éléments de paye, cliquez sur le bouton Élément de paye et
sélectionnez Nouveau.

Type d'élément de
À usage suivant
paye
Salaire (horaire, salaire, Utiliser les éléments de paye du salaire pour

commission, prime) ■ payer les employés dont le salaire annuel ne relève pas du nombre
d'heures de travail
■ payer les membres du conseil d’administration d’une corporation
■ verser un salaire calculé en fonction du nombre d'heures de travail
■ calculer la rémunération en fonction du pourcentage d’une autre

valeur (par exemple, le volume des ventes) ou d'un montant for-
faitaire multiplié par une autre valeur (par exemple, le nombre
d'unités vendues)
Retenue Tout montant retenu sur le salaire brut ou net (après impôt), par exem-
ple les cotisations syndicales, les remboursements d'emprunt, et les
primes d'assurance versées par l'employé
Rémunération supplémen- Tout montant ajouté au salaire brut ou net (après impôt), par exemple,
taire une prime
Cotisations patronales Tout avantage social payé par la compagnie ou dépense dont vous
désirez effectuer le suivi à chaque période de paye, par exemple les
cotisations à un régime de pension ou les primes d'assurance médicale
ou d'assurance-vie
Autres retenues d'impôt Retenues diverses calculées en fonction du salaire de l'employé. Ces
montants sont payés soit par la compagnie, soit par l'employé.
Exemples d'autres retenues d'impôt : les montants versés à la Commis-
sion des accidents du travail, l'impôt-santé des employeurs de l'Ontario,
et le Fonds des services de santé du Québec.
En créant votre nouvel élément dans l'Assistant Ajouter un nouvel élément de paye, vous
devriez :
■ Vérifier que les comptes de charges et d’engagements salariaux qui y sont associés
répondent aux besoins de votre entreprise et les modifier, s'il y a lieu.
■ Choisir un type de suivi afin de vérifier si l'élément de paye qui figure sur le feuillet
T4 (ou le Relevé 1 au Québec) constitue un montant supplémentaire, une retenue
ou une cotisation versée par la compagnie.
Remarque: Dans le menu déroulant Type de suivi de l'impôt, vous pouvez choisir des options de suivi qui
s'appliquent au feuillet T4, au relevé 1 ou aux deux.
Si vous ne savez pas comment catégoriser un élément de paye, veuillez consulter l'Agence
des douanes et du revenu du Canada, le ministère des Finances de votre province ou encore
votre comptable.

La modification du nom des élé- éléments de paye, modification

ments de paye
L'ajoute d'éléments de paye éléments de paye, ajouter
Comment configurer des éléments de paye courants

Veuillez consulter le tableau suivant lors de la configuration de vos éléments de paye.
Brut
T4 ou
Élément de paye Type ou Féd RPC AE IRQ RRQ
RL-1
net
■ Gratification ou prime Suppl. Brut Case

■ Paiement unique ou traite- 14/A
ment supplémentaire
■ Remboursements divers
Avance sur salaire Suppl. Net n/a n/a n/a n/a n/a
Remboursement d'avance Ret. Net n/a n/a n/a n/a n/a
Pension alimentaire ou Ret. Brut

versement d'allocation
d'entretien (déductible)
Pension alimentaire ou Ret. Net n/a n/a n/a n/a n/a

versement d'allocation
d'entretien (non déductible)
Allocation pour usage d'une Suppl. Brut Case

automobile (imposable) 34/I
Remboursement de frais Suppl. Net n/a n/a n/a n/a n/a

d'automobile (non
imposable)
Obligation d'épargne du Ret. Net n/a n/a n/a n/a n/a

Canada
Don de bienfaisance Ret. Net n/a n/a n/a n/a n/a Case
46/N
Salaire saisi Ret. Net n/a n/a n/a n/a n/a
Fonds de travailleurs Ret. Brut

Brut
T4 ou
RL-1
net
Assurance-santé Cot. n/a Case

provinciale (versée par comp. 40/L
la compagnie)
Régime privé d'assurance- Ret. Net n/a n/a n/a n/a n/a
santé (cotisations versées
par l'employé)
Régime privé d'assurance- Cot. n/a

santé (cotisations versées comp.
par la compagnie)
Régime de pension agréé Ret. Brut Case

(RPA), cotisations versées 20/D
par l'employé
Régime de pension agréé Cot. n/a n/a n/a n/a n/a n/a n/a
(RPA), cotisations versées comp.
par la compagnie
Cotisations à un régime Ret. Brut n/a

enregistré d'épargne-
retraite (REÉR)
Cotisations syndicales Ret. Brut Case

44/F
Cotisations sociales
■ Cotisations sociales du Autres n/a n/a n/a n/a n/a n/a n/a
Manitoba retenues
■ Impôt-santé des em- d'impôt
ployeurs de l'Ontario
■ Fonds des services de
santé du Québec
Cotisations sociales des Autres n/a n/a n/a n/a n/a n/a n/a
Territoires du Nord-Ouest retenues
d'impôt

Brut
T4 ou
RL-1
net
Avantages en nature
Logement, pension et repas Cot. n/a Case

comp. 30/H
Voyages dans une zone Cot. n/a Case

visée par règlement comp. 32/K
■ Usage personnel de Cot. n/a Case

l'automobile de comp. 34/I
l'employeur
■ Frais pour droit d'usage et
frais de fonctionnement
Intérêt imposable Cot. n/a Case

comp. 36/L
Avantages liés aux options Cot. n/a Case

d'achat d'actions comp. 38/L
Autres avantages Cot. n/a Case

imposables comp. 40/L
■ TPS sur les avantages Cot. n/a

conférés aux employés comp.
■ TVQ sur les avantages
conférés aux employés
Configurer les données des employés

En général, un employé désigne quelqu’un à qui vous versez un salaire régulier en
contrepartie des services qu'il fournit à votre compagnie au moyen des fournitures et
de l'équipement que vous mettez à sa disposition.
Le livre de paye sert à gérer la rémunération des employés, non des sous-
traitants ou des propriétaires de la compagnie.
Les sous-traitants doivent être configurés à titre de fournisseurs. Toute facture est
portée à votre compte et réglée à l'aide de la fonction Régler une facture à payer.
Vous pouvez créer un rapport T4A qui vous aidera à remplir les feuillets T4A pour ces
sous-traitants.
Pour payer les propriétaires de la compagnie, vous devez effectuer des retraits du
compte de capital.

Si votre entreprise est une entreprise à propriétaire unique ou une société de personnes non
constituée en corporation, les propriétaires et les associés ne sont pas considérés comme
étant des employés. (Pour effectuer le suivi des ventes à la commission à l’égard des
propriétaires et des associés, ajoutez-les à la liste de représentants de commerce et payez-les
au moyen d'un retrait du compte de capital.) Si votre compagnie est constituée en
corporation, les membres du conseil d’administration qui exploitent cette entreprise sont
en général considérés comme étant des employés.
Si vous ne savez pas si la personne qui vous fournit des services est un employé, un
propriétaire ou un sous-traitant, communiquez avec l'Agence des douanes et du revenu du
Canada ou consultez votre comptable.
Pour configurer les données des employés dans le livre de paye, il vous faudra :
■ Établir les retenues salariales automatiques (facultatif mais recommandé).
■ Ajouter les employés à votre liste d'employés, ou ajouter les renseignements de livre de
paye à l'égard des employés qui figurent déjà sur votre liste d'employés.
Configurer les retenues salariales automatiques

Les retenues salariales automatiques vous permettent de configurer les données des
nouveaux employés de façon simple et rapide. Il vous suffit d'entrer les renseignements
implicites qui s'appliquent à tous les employés dans la fenêtre Paramètres : Employés. Ces
renseignements implicites s'affichent à l'écran chaque fois que vous configurez un nouvel
employé. Si ces renseignements ne s'appliquent pas à l'employé, il vous est toujours possible
d'apporter des modifications. Si vous modifiez les renseignements implicites, ces nouveaux
renseignements s'afficheront à l'écran la prochaine fois que vous configurerez un nouvel
employé. Les renseignements de vos autres employés ne seront pas touchés.
La fenêtre Paramètres : Employés ressemble à l'onglet Livre de paye de la fenêtre

Nouveau/modifier employé. Vous pouvez configurer les renseignements suivants dans cette
fenêtre :
■ Les éléments de paye relatifs aux salaires ou aux traitements (avec ou sans taux)
■ La période de paye
■ La catégorie, si vous avez recours aux catégories pour effectuer le suivi des employés
■ Les données relatives aux heures de travail (si vous désirez les utiliser pour créer vos
chèques). Cette option n'est disponible que dans QuickBooks Pro.
■ Les montants supplémentaires, retenues, et cotisations versées par la compagnie qui
figurent sur les chèques de paye
Remarque: Il se peut que l'ordre dans lequel vous entrez les éléments de paye dans la table des montants
supplémentaires, des retenues et des cotisations versées par la compagnie influe sur le montant
que QuickBooks calcule à l'égard de chaque élément et de l'impôt.
■ Les cotisations sociales et autres retenues d'impôt

■ Les jours de congé accumulés et les congés payés
Configurer les données des employés 117

Dans QuickBooks
Pro, cette case n'est
cochée que si vous
avez activé le suivi Le champ Catégorie
des heures n'est disponible
travaillées. que si vous avez
activé le suivi des
catégories.
La configuration des retenues sal- retenues salariales automatiques,

ariales automatiques modification
L'ordre des éléments de paye Fenêtre Paramètres : Employés, ordre

dans la fenêtre Paramètres : des éléments de paye dans
Employés
Configurer les employés

Avant de configurer vos employés dans QuickBooks, vous devriez créer les éléments de paye
qu'il vous faut pour votre entreprise. (Si vous n'avez pas déjà effectué cette étape,
QuickBooks vous donne l'occasion de le faire). Si vous avez créé des retenues salariales
automatiques dans la fenêtre Paramètres : Employés, QuickBooks fournit automatiquement
certains renseignements à mesure que vous configurez vos employés.
Vos employés doivent remplir un formulaire TD1 qui vous renseignera sur l'état de
production de leur déclaration ainsi que sur les exemptions personnelles qui y figureront.
Vous pouvez obtenir des exemplaires de ce formulaire auprès de l'Agence des douanes et du
revenu du Canada.
Vous devez ajouter les renseignements sur un employé au profil qui existe à cette fin dans
la liste d'employés. Chaque profil contient trois onglets :
■ Info générale : coordonnées, numéro d'assurance sociale, date de naissance, et date
de début et de fin d'emploi
■ Info supplémentaire : champs personnalisés pour le suivi des renseignements
voulus

■ Info sur la paye: le salaire ou le taux horaire précis de l'employé ainsi que les
montants supplémentaires, les retenues à la source ou les cotisations versées par la
compagnie.
Pour rajuster les renseignements de cotisations sociales à l'égard de cet employé, cliquez
sur Retenues sur la paye.
Pour configurer les jours de congé accumulés de cet employé (par exemple, les congés
de maladie ou les heures compensatoires), cliquez sur Heures accumulées.
Pour modifer la façon dont les employés perçoivent leurs congés payés, cliquez sur Paye
de vacances.
Remplissez les champs des onglets pour chacun de vos employés. Pour obtenir des
précisions, consultez le menu Comment... ou l'index d'Aide.
Si vos employés gagnent un revenu de commission

(QuickBooks Pro)
Lorsque vous entrez le nom des employés à leur profil, QuickBooks inscrit les initiales des
employés. Si vos employés gagnent un revenu de commission en contrepartie des articles
qu'ils vendent, vous devez également ajouter le nom de l'employé à la liste des représentants
de commerce.
Ainsi, lorsque vous inscrivez une vente ou un devis, il vous suffit de sélectionner les initiales
de l'employé approprié dans la liste déroulante Rep. Vous pouvez également créer des
rapports qui affichent les ventes selon les employés. Payez ces employés au moyen d'un
chèque de paye, non d'un chèque personnel.
L'ajout d’employés employés, ajout
La configuration des renseigne- employés, renseignements de livre

ments de livre de paye pour les de paye
employés actuels
Le classement des employés employés, regroupement par service

selon la catégorie ou emplacement
La façon dont l'ordre des élé- chèques de paye, modification

ments de paye influe sur les mon-
tants qui figurent sur les chèques
de paye
La rémunération du/des retraits de capital

propriétaires(s) de l'entreprise
Configurer les données des employés 119

Résumer les montants cumulatifs annuels
Remarque: Cette section ne vous concerne pas si vous n'avez jamais tenu les livres pour votre compagnie
ou si vous n'avez rédigé aucun chèque de paye cette année. Vous pouvez à partir de maintenant
rédiger des chèques de paye.
Si vous commencez à utiliser QuickBooks aux fins du livre de paye et vous avez déjà rédigé
des chèques de paye au cours de l'année civile, suivez les étapes suivantes :
■ Entrez toutes les données qui se rapportent au cumul de l'année pour résumer les opéra-
tions de livre de paye effectuées du 1er janvier à votre date de début de QuickBooks.
(Pour obtenir plus de renseignements sur la date de début, consultez la section intitulée
« Choisir une date de début » à la page 36.)
Il est nécessaire de créer deux types de sommaires qui se rapportent au cumul de l'année
: un sommaire pour chaque employé que vous avez payé cette année et un sommaire
indiquant les paiements d'engagements salariaux que vous avez effectués jusqu'à
présent. Un assistant a été conçu pour vous aider à créer les sommaires. (Dans le menu
Employés, choisissez Configurer le cumul de l’année).
■ Entrez les opérations de livre de paye (chèques de paye et engagements salariaux) qui
se sont effectuées entre votre date de début de QuickBooks et la date du jour.
Après que vous avez entré ces renseignements, QuickBooks met à jour les montants
cumulatifs à mesure qu'il émet des chèques de paye et assure l'exactitude des montants des
engagements salariaux.
Créer des sommaires qui se rapportent au cumul de l'année

pour employés
Créez un sommaire qui indique le salaire, les retenues sur la paye et d'autres montants pour
chaque employé (actuel et ancien) que vous avez payé au cours de l'année civile (du 1er
janvier à votre date de début de QuickBooks).
Vous avez à entrer les retenues sur la paye et les cotisations patronales. Par exemple, entrez
les montants de l'impôt sur le revenu, du RPC/RRQ et de l'assurance-emploi.
Suite à l'entrée de ces montants, vous pourrez :

■ Imprimer les montants à jour corrects sur chaque chèque de paye.
■ Imprimer, à la fin de l'année civile, les montants corrects dans les cases du feuillet T4
et du relevé 1 (au Québec).
■ Générer des rapports précis de livre de paye et des rapports d'engagements salariaux
courants.
■ Observer la limite annuelle de l'impôt à retenir, des retenues sur la paye et des montants
additionnels.
Il est possible d'entrer des montants qui sont résumés selon le mois, la période de paye ou
toute l'année à ce jour, mais cela dépend de la façon dont on tient ses dossiers.

Il est possible de créer des sommaires qui se rapportent au cumul de l'année à l'aide de
l'Assistant du cumul de l'année. Lorsque vous sélectionnez un employé et cliquez sur Entrer
un sommaire, QuickBooks affiche chaque élément de paye qui appartient au profil de
l'employé.
Sélectionnez cette option si le Lorsque vous

montant payé à l'employé a été avez entré les
retiré de votre compte montants de la
bancaire. période,
terminez la
Vous pouvez inclure une
procédure en
description du rajustement.
cliquant sur OK.
Si vous désirez
Dans cette zone, inscrivez le faire des entrées
total du salaire, du salaire pour une autre
horaire ou de la paye de période, cliquez
vacances versée à l'employé sur Période
dans cette période. suivante.
Entrez les heures que
l'employé a travaillées dans
cette période, si vous voulez
que celles-ci figurent sur les Pour introduire
rapports. Si vous aurez à entrer un nouvel
les heures travaillées, élément de
QuickBooks affichera un paye, appuyez
message d'avertissement. sur
CTRL+INSERT.
Entrez dans cette zone le total des autres gains, retenues et Négligez les
cotisations patronales- pour cet employé. éléments qui ne
Inscrivez toutes les retenues, même si vous ne les avez pas encore visent pas la
payées. période.
■ Dans la zone Éléments de paye hors catégorie employés/compagnie, n'inscrivez rien

dans le champ Montant s'il n'y a aucun montant qui vise la période.
■ Dans la zone Salaire et salaire horaire, entrez les éléments de paye pour les heures accu-
mulées et les vacances prises pendant la période. Inscrivez également les montants
correspondants. N'incluez pas ces éléments dans le total des salaires ou salaires horaires
réguliers.
■ Introduisez des éléments de paye pour les montants versés une seule fois pendant la
période, telle une prime. Tout ce qui influe sur le salaire ou sur les cotisations sociales
doit être pris en compte. N'entrez pas les rajustements non liés au livre de paye comme
un remboursement pour des fournitures de bureau.
■ Inscrivez des montants distincts pour la part des cotisations payées par l'employé et
l'employeur au RPC/RRC et à l'AE. QuickBooks utilise ces deux montants pour suivre le
cumul des retenues sur la paye. La part des cotisations que paye l'employé et celle que
paye l'employeur servent aux fins du calcul de l'obligation fiscale.
■ Entrez toutes les obligations fiscales qui découlent des salaires versés, même si les coti-
sations ont été payées ultérieurement ou si elles sont des dépenses d'entreprise.
Résumer les montants cumulatifs annuels 121

■ Si, pour chaque période de paye, vous décidez d'effectuer le suivi des dépenses engagées
par la compagnie, telles qu'une prime d'assurance traitées à titre de dépense de livre de
paye, inscrivez-en le montant dans cette fenêtre. Durant la procédure de configuration,
vous avez à entrer les montants payés pour que QuickBooks suive le montant dû.
Les renseignements qui se rapportent au cumul de

l'année influent-ils sur mes comptes?
Que fait
Option Choix...
QuickBooks?...
Ne pas modifier Le plus souvent, les utili- ■ Il ne modifie aucun compte

les comptes sateurs devraient choisir cette de bilan et n'ajoute aucune
option dans la configuration. dépense.
■ Entrez le solde d'ouverture ■ Il rajuste les montants cumu-
de vos comptes de passif en latifs en vue de les imprimer
fonction de votre date de sur les chèques de paye, de
début. Ces montants ne les afficher dans les rapports
doivent pas modifier le de livre de paye et
solde. d'observer la limite annuelle
■ Si votre date de début est au de l'impôt à retenir, des
milieu de l'année et vous retenues et d'autres mon-
avez rajusté tous vos tants.
comptes de produits et
comptes de charges, ces
montants ne doivent pas
modifier le rajustement.
Modifier les Vous aurez peut-être à choisir ■ Il inscrit une augmentation

comptes de pas- cette option durant la configu- dans chaque compte
sif et comptes de ration si vous n'utilisiez pas de d'engagements salariaux qui
charges, et non le compte d'engagements salari- s'associe à un élément de
compte bancaire aux et désirez un solde exact. paye utilisé pour la période.
Si vous devez rajuster le mon- ■ Il effectue le suivi d'une
tant d'un élément de paye, dépense pour chaque
cette option s'avère conven- compte de charges qui
able après que vous com- s'associe à un élément de
mencez à utiliser le livre de paye utilisé pour la période.
paye. ■ Il inscrit une réduction dans
le solde d'ouverture du
compte de capital pour le
montant net payé à
l'employé dans la période.
(Ce rajustement sert à solder
vos livres)

Que fait
Option Choix...
QuickBooks?...
Modifier les Il est peu probable que vous ■ Inscrit un paiement dans le
comptes de ayez besoin de choisir cette champ approprié pour le
passif, de option durant la configuration, montant net payé à
charges, et car elle influe sur le solde de l'employé dans la période.
les comptes votre compte bancaire. ■ Inscrit une augmentation
bancaires dans chaque compte de pas-
sif qui s'associe à un élé-
ment de paye utilisé pour la
période.
■ Effectue le suivi d'une
dépense pour chaque
compte de charges qui
s'associe à un élément de
paye utilisé pour la période.
À propos de la base salariale

La base salariale représente le bénéfice net d'un employé et sert à calculer les cotisations
sociales. L'expression « bénéfice net » est synonyme des termes suivants : revenu imposable,
gains assurables ou gains donnant droit à une pension.
QuickBooks calcule la base salariale pour les cotisations sociales de la manière suivante :
■ D'abord, il totalise les salaires, les salaires horaires et les commissions.
■ Ensuite, il inclut les montants additionnels et cotisations patronales, qui sont assujettis
à un taux d'impôt spécifié, dans les salaires bruts.
■ Enfin, il soustrait les retenues déduites des salaires bruts avant de calculer le taux
d'impôt spécifié.
Si le total dépasse la limite du revenu annuel maximum pour ce taux d'impôt, la base
salariale représente la limite du revenu maximum. Si vous avez rajusté des montants qui se
rapportent au cumul de l'année d'un employé, QuickBooks inclut le rajustement dans le
maximum.
L'entrée des renseignements qui montants cumulatifs, employés

se rapportent au cumul de l'année
pour employés
La base salariale base salariale

Entrer le sommaire cumulatif des cotisations sociales
Remarque: Cette section ne vous concerne pas si vous n'avez pas payé d'engagements salariaux ni d'autres
engagements encourus lors de l'année civile.
Pour ce type de rajustement, vous devez connaître le montant des obligations payées entre
le 1er janvier et votre date de début de QuickBooks. Les obligations incluent :
■ les cotisations sociales (qu'elles soient retenues sur le salaire des employés ou payées à
titre de dépense d'entreprise)
■ les montants que vous avez retenus et puis payés
■ les cotisations patronales que vous avez versées
Excepté les cotisations sociales payées par l'employeur, ce genre de rajustement ne vise que
les engagements salariaux que vous avez payés. Ce rajustement ne s'utilise pas pour d'autres
dépenses reliées aux employés (p. ex. les salaires, traitements et primes).
Introduisez la date de
fin de la période selon
Introduisez la laquelle vous créez un
date à laquelle sommaire.
vous avez
effectué le
paiement de
l'engagement.
Rechercher l'index
Pour en savoir plus sur…
d'Aide…
Le cumul des paiements montants cumulatifs, paiements

d'engagements d'engagements

Entrer tous les renseignements de livre de paye
Les nouvelles opérations de livre de paye sont basées sur des données existantes, alors il est
très important que vous entriez tous les renseignements de livre de paye de façon précise.
Après avoir configuré votre système de livre de paye et entré les renseignements qui se
rapportent au cumul de l'année, exécutez les tâches suivantes :
Rechercher
Procédure Commentaires ✓
l'index d'Aide…
Révisez la liste d'employés. Cette liste devrait comprendre le nom

des employés que vous avez payés
à un moment de l'année durant l'année
listes, à propos
❏
civile en cours (même s'ils ne travail-
lent plus pour vous).
Révisez votre liste d'éléments

de paye.
Cette liste devrait comprendre tous les
éléments de chèque de paye pour
lesquels vous devez effectuer un suivi.
livre de paye
listes, à propos ❏
Révisez un rapport de carnet
d'adresse: employés.
Ce rapport devrait contenir les numéro
d'assurance sociale, adresse et numéro
de téléphone de tous vos employés.
employés
❏
Révisez le sommaire du livre
de paye pour tous les
employés qui ont travaillé
Les montants relatifs aux éléments de
paye devraient correspondre à ceux
des comptes de paye qui figurent dans
employés
❏
pour vous pendant l'année le dernier rapport du livre de paye.
civile.
Révisez les engagements

salariaux en date du 31
décembre de l'année en cours.
Les montants relatifs aux éléments de
paye devraient correspondre à ceux
des comptes de paye qui figurent dans
comptes
❏
le dernier rapport d'engagements
salariaux.
Imprimez un bilan en date du

31 décembre de l'année en
cours.
Ce bilan devrait correspondre
à votre ancien bilan en date du
31 décembre de l'année en cours.
comptes
❏
Imprimez un bilan en date du
31 décembre de l'année
dernière.
Ce bilan devrait correspondre
à votre ancien bilan en date du
31 décembre de l'année dernière.
comptes
❏
Imprimez un compte de
résultats pour toute l'année
civile.
Ce compte de résultats devrait
correspondre à votre ancien compte
de résultats pour toute l'année civile.
comptes
❏

Mettre à jour le livre de paye et l'information
sur les employés
À mesure qu'évolue votre entreprise, il sera peut-être nécessaire d'ajouter ou retirer des
éléments de paye, d'engager des employés (ou en renvoyer) et d'effectuer le suivi de
renseignements supplémentaires traitant de votre livre de paye.
Mettre à jour le livre de paye

En cas de besoin, vous pouvez modifier la plupart des éléments de paye. Par exemple, vous
auriez peut-être à apporter des modifications à l'un des éléments suivants :
■ La limite annuelle d'une retenue sur la paye.
■ L'association d'un élément de paye à un autre compte.
Si vous avez bien configuré un élément de paye, il est peu probable que vous soyez obligé
de modifier la façon dont il influe sur l'impôt, même si d'autres renseignements doivent être
changés. De plus, vous n'avez pas à configurer un élément non fiscal ni différents salaires
pour chacun de vos employés, car ce montant ou pourcentage est personnalisé dans la
fenêtre de configuration.
Il est impossible de supprimer des éléments de paye implicites qui ont trait à l'impôt ou à
d'autres cotisations gouvernementales. Vous pouvez toutefois les masquer.
Quelles sont les conséquences d'une modification

Les changements apportés à un élément de paye ont un effet sur les nouveaux chèques de
paye que vous rédigez. Certains changements ont aussi une incidence sur le classement
historique des montants qui figurent dans des formulaires d'impôt, des rapports et des
détails de chèque.
Un changement apporté à un élément de paye modifie les profils d'employés ainsi que tous
les chèques qui ont été déjà rédigés. Tel est le cas si vous changez :
■ le nom de l'élément de paye
■ le(s) compte(s) associé(s) à l'élément
■ la case liée du feuillet T4 ou du relevé 1 (traitements, gratifications, etc.)
Seuls les chèques de paye seront modifiés si vous changez les renseignements suivants :
■ les cotisations sociales touchées (retenues ou montants additionnels à l'égard du salaire
brut)
■ la façon dont l'élément de paye est calculé
La modification des renseigne- élément de paye, modification

ments d'un élément de paye

Mettre à jour l'information sur les employés
Les renseignements sur les employés, tels que l'information personne-ressource, son
numéro d'assurance sociale et sa date de naissance, sont enregistrés dans la liste d'employés.
QuickBooks fournit également un bloc-notes dans lequel vous pouvez faire des notes à
propos d'un employé.
Modifier l'information de paye sur les employés

Vous pouvez modifier les renseignements de paye au besoin. Notez que tout changement a
un effet sur les futurs chèques de paye émis à un employé. Si vous modifiez le nom d'un
employé, son adresse ou son numéro d'assurance sociale, ceci influe sur les chèques que
vous avez déjà rédigés, mais non leurs montants.
Les renseignements énumérés ci-après (à l'égard des employés touchés) doivent être
modifiés individuellement. La modification d'un élément de paye ne touche pas les
employés actuels.
■ Les limites annuelles d'une retenue sur la paye.
■ Le changement du taux ou du montant d'une retenue sur la paye, d'une cotisation
patronale, etc.
Conseil: Modifiez d'abord les renseignements sur les retenues salariales automatiques. Répondez
« oui » à la question concernant la modification des renseignements sur tous les employés
correspondants.
La modification de l'information employés, modification des données

sur un employé actuel
L'attribution d'une augmentation employés, augmentations

de salaire
Engager et renvoyer un employé

Lorsque vous embauchez un nouvel employé, vous n'avez qu'à configurer un nouveau
profil (consultez la section intitulée « Configurer les employés » à la page 118).
Lorsqu'un employé cesse de travailler pour vous, entrez sa date de départ dans son profil.
Une fois la date entrée, QuickBooks affiche une fenêtre qui contient la case « Décédé ». Si
l'employé est décédé, activez cette case.
Conseil: Il vous est recommandé d'inscrire la date de départ d'un employé après avoir rédigé son chèque
de paye final. Si la période de paye est ultérieure à la date de départ, QuickBooks n'affichera
plus le nom de l'employé dans la fenêtre Sélectionner les employés à payer.
QuickBooks vous empêche de supprimer le profil d'un employé renvoyé s'il existe encore
des opérations qui lui sont associées. Toutefois, vous pouvez masquer son nom dans la liste
d'employés.
Mettre à jour le livre de paye et l'information sur les employés 127

Remplir un relevé d'emploi
Si un employé quitee la compagnie, QuickBooks fournit deux types de rapports pour vous
aider à remplir son relevé d'emploi.
1 Dans le menu Rapports, choisissez Employés et livre de paye, puis Relevé d'emploi.
2 Sélectionnez un employé, puis cliquez sur OK.
3 Deux rapports s'affichent :
■ Dans l'index des heures d'emploi assurable, recherchez les heures d'emploi
assurable qu'un employé a accumulées l'an dernier.
■ Dans le rapport de gains assurables, recherchez les gains assurables qu'un employé
a accumulés au cours des six derniers mois. Si vous désirez obtenir des détails sur
les revenus qu'un employé a touchés (par exemple, si les versements de salaire ont
été interrompus), introduisez la période de paye dans le champ Colonne du
rapport.
Rechercher l'index
Pour en savoir plus sur…
d'Aide…
L'engagement d'un nouvel employés, ajout

employé
Le renvoi d'un employé employés, cessation d'emploi
Communiquer avec vos employés par la poste

Dans QuickBooks Pro, vous pouvez utiliser vos données de QuickBooks conjointement avec
les lettres composées à l'aide de Microsoft Word. Cette fonction s'avère utile lorsque vous
voulez poster des avis de paye de vacances ou de congé-maladie à vos employés.
Rédiger un chèque de paye

Avant de rédiger des chèques de paye, assurez-vous de télécharger la table d'impôt la plus
récente ou d'installer celle-ci à partir d'une disquette (s'il y a lieu). QuickBooks est incapable
de bien calculer les cotisations sociales sans que la table d'impôt soit à jour.
Remarque: Pour obtenir les tables de retenues les plus récentes, vous devez vous être abonné au service
de Livre de paye QuickBooks (consultez la page 104).
Sélectionner les employés à payer

■ Dans le menu Employés, choisissez Payer les employés. QuickBooks affiche la fenêtre
Sélectionner les employés à payer :

QuickBooks retire les Si vous entrez les heures, les bases de Si tous vos employés sont salariés et
fonds du compte de commission, la rémunération, les heures reçoivent un chèque de paye dont les
chèque bancaire accumulées ou d'autres détails, sélectionnez montants ne changent pas pour cette
indiqué. cette option. période, sélectionnez cette option.
Si vous imprimez les

chèques, activez cette
case.
Si vous rédigez les
chèques à la main,
retirez la coche et
entrez ici le numéro du
premier chèque.
Quoique la date
implicite soit la date
du jour, vous pouvez
tout de même choisir
une date différente et
une période de paye QuickBooks rédige un chèque de paye pour Lorsque vous créez un chèque, la date
différente. chaque employé sélectionné. Vous pouvez trier la du chèque correspond à la date de fin
liste selon le nom ou le prénom de l'employé, de la dernière période de paye.
pourvu que les préférences choisies dans
Préférences livre de paye et employé.
Lorsque vous avez sélectionné les employés à payer, cliquez sur Créer pour afficher les
renseignements de paye sur le premier employé.
Conseil: Les employés peuvent être payés en groupes. Par exemple, sélectionnez d'abord les salariés
dont les chèques de paye ne sont pas à prévisualiser et payez-les. Ensuite, sélectionnez les
employés à salaire horaire et prévisualisez leurs chèques de paye afin de pouvoir entrer le
nombre d'heures de travail.
Prévisualiser, rajuster et créer des chèques de paye

Lorsque vous sélectionnez l'option Entrer les heures et afficher un aperçu du chèque avant
de le créer dans la fenêtre Sélectionner les employés à payer, cliquez sur Créer et QuickBooks
affichera la fenêtre Aperçu du chèque de paye.
Rédiger un chèque de paye 129

Si un employé reçoit un salaire horaire, entrez ou S'il s'agit d'une prime ou d'un chèque pour
modifiez les heures travaillées selon chaque taux. commissions, vous n'avez probablement pas
(QuickBooks Pro remplit automatiquement le besoin d'inclure les heures accumulées ni la
nombre d'heures paye de vacances.
travaillées en Pour ne pas
utilisant soit des accumuler les
données relatives heures
au temps, soit des travaillées et la
renseignements paye de
provenant du vacances sur
dernier chèque de un chèque de
paye.) paye, cochez
cette case.
Entrez une
quantité pour
la commission,
le montant
additionnel,
la retenue ou
la cotisation Total du
patronale. chèque.
Le sommaire de compagnie indique les cotisations Le sommaire de compagnie énumère également les salaires,
patronales et d'autres cotisations qui ne touchent commissions, cotisations syndicales, retenues sur la paye et
pas le montant du chèque de paye. d'autres montants qui s'impriment sur le talon de chèque.
QuickBooks est plus à jour que les tables d'impôt imprimées.

Il peut y avoir de légères différences entre le calcul des fourchettes salariales dans
QuickBooks et celui qui figure dans la table d'impôt. De mineurs écarts sont accepta-
bles.
Dans la fenêtre Aperçu du chèque de paye, vous pouvez :

■ Afficher les montants que QuickBooks a calculés pour chaque élément de paye (y
compris les revenus bruts, l'impôt et d'autres montants additionnels, retenues et coti-
sations) qui vise le chèque.
■ Entrer ou modifier le nombre d'heures travaillées.
■ Inscrire les heures ou la paye de vacances accumulées ou désactiver les accumulations
sur ce chèque de paye.
■ Entrer, s'il y a lieu, la quantité selon laquelle les commissions, montants additionnels,
retenues et cotisations patronales doivent être calculés.
■ Ajouter ou supprimer un élément de paye relatif à un salaire, une commission, un
montant additionnel, une retenue ou une cotisation patronale.

Remarque: Pour exclure le salaire régulier d'un chèque donné à titre de prime, supprimez
l'élément de salaire dans la fenêtre Aperçu du chèque de paye (sélectionnez l'élément
et appuyez sur CTRL+DEL.)
■ Modifier le montant de n'importe quel élément de paye.
La prévisualisation et le rajuste- chèques de paye, vérifier les mon-

ment d'un chèque de paye tants
Réviser et corriger un chèque de paye

Après avoir inscrit un chèque de paye, vous pouvez le réviser à tout moment et y apporter
des modifications au besoin. QuickBooks vous permet aussi d'annuler et de supprimer des
chèques de paye, s'il le faut.
■ Il est conseillé d'annuler un chèque de paye si une erreur s'est glissée dans un chèque
de paye non encaissé.
Remarque: Si vous déclarez des formulaires fiscaux de livre de paye pour une période que vise un chèque
de paye, annulez ce dernier car vous aurez peut-être à déclarer les formulaires de nouveau. Il
serait peut-être plus facile pour vous d'émettre à un employé un chèque normal au montant de
l'écart (fenêtre Émettre un chèque) et vous pourriez par la suite rajuster vous-même l'engage-
ment salarial. Pour ce faire, nous recommandons que vous consultiez d'abord votre comptable.
■ S'il s'agit d'un chèque en double non imprimé, vous pouvez le supprimer.
La modification de chèques de chèques de paye, modification

paye existants
L'annulation de chèques de paye chèques de paye, annulation
La suppression de chèques de chèques de paye, suppression

paye
Rédiger un chèque de paye 131

Imprimer des chèques de paye et talons de chèque
Il est possible d'imprimer tous les chèques de paye en même temps, mais ne les imprimez
pas avec d'autres types de chèques.
Conseil: Configurez votre imprimante pour l'impression des chèques de paye en utilisant les mêmes
paramètres définis aux fins de l'impression d'autres chèques.
Si vous ne voulez pas imprimer de chèques avec les bordereaux s'y rattachant, imprimez les
talons de chèque. Les talons de chèque fournissent tous les renseignements juridiques
requis :
■ le nom au complet, l'adresse et le numéro d'assurance sociale des employés
■ la date de début et la date de fin de la période
■ le salaire ou le salaire horaire et les heures travaillées, ainsi que la paye brute pour la
période
■ les retenues, cotisations et d'autres montants additionnels
■ les cotisations patronales imposables
■ (facultatif) les heures et la paye accumulées (utilisées et restantes)
■ la paye nette
■ les montants cumulatifs des éléments précédents
L'impression de chèques de paye chèque de paye, impression
L'impression de talons de chèque talon de chèque de paye
Payer les cotisations sociales et les

engagements salariaux
Lorsqu'arrive le temps de payer vos cotisations sociales et engagements salariaux,
QuickBooks vous fournit le montant total dû, vous permet de choisir les obligations que
vous voulez payer et vous aide à créer les chèques. De plus, il vous facilite la tâche de remplir
les formulaires que vous aurez à soumettre avec les paiements.
Lorsque vous réglez vos obligations, rédigez toujours les chèques dans la
fenêtre Payer un engagement salarial.
N'utilisez jamais la fenêtre Émettre un chèque! Si vous utilisez cette fenêtre, Quick-
Books ne mettra pas à jour votre compte d'engagements salariaux et les rapports de
livre de paye seront donc imprécis.

Remettre les cotisations sociales, les formulaires et les
engagements salariaux
Étape Procédure
1 Créez un rapport d'engagements salariaux pour connaître les détails

d'une dette.
2 S'il y a lieu, rajustez le montant dû
3 Dans la fenêtre Payer un engagement salarial, rédigez les chèques pour le

paiement des dettes.
4 Remplissez le formulaire PD7A, qui doit être joint à votre paiement et

envoyé à l'ADRC.
5 (Québec) Remplissez les champs du sommaire des retenues : QC que

vous devez joindre à votre paiement au MRQ.
Rajuster l'engagement relatif à un élément de paye

Bien que rare, le montant d'un élément de paye dans votre compte d'engagements salariaux
ne correspondra pas au montant à payer. Par exemple, il peut y avoir un écart si un montant
a été arrondi.
Les rajustements peuvent à tout moment être entrés dans la fenêtre Rajuster un engagement
salarial.
1 Dans le menu Employés, choisissez Rajuster un engagement salarial.
Un montant positif
augmente le total des
engagements.
Entrez la date à
Par exemple, le rapport
compter de
d'élément de paye
laquelle vous
selon l'engagement
désirez que le
indique que le montant
rajustement soit
dû est de 450 $, mais
en vigueur.
vous savez bien qu'il est
de 475 $. En pareil cas,
entrez l'écart, soit 25 $.
Un montant négatif
réduit le total des
engagements.
2 Dans la fenêtre Rajuster un engagement salarial, choisissez l'élément de paye à rajuster

dans le champ Nom de l'élément.
Payer les cotisations sociales et les engagements salariaux 133

3 (facultatif) Cliquez sur Comptes touchés pour déterminer comment le rajustement
touchera vos comptes.
■ Si vos comptes d'engagements salariaux et de charges indiquent des totaux et des
engagements inexacts (le cas habituel), choisissez Toucher les comptes de passif et
de dépenses.
■ Si les engagements sont inexacts mais les totaux des comptes d'engagements sala-
riaux et de charges sont corrects, choisissez de ne pas toucher les comptes.
4 Cliquez sur OK.
5 Si vous choisissez de modifier les comptes d'engagements salariaux et de charges et que
vous avez rajusté un montant retenu sur les chèques de paye, vous avez à rajuster un
compte de charges pour corriger l'écart présent dans le compte d'engagements sala-
riaux. Inscrivez le nom du compte de charges à modifier, puis cliquez sur OK. (Plusieurs
choisissent les charges de paye.)
Le rajustement des engagements engagements salariaux, rajustement

salariaux
Payer les engagements salariaux actuels

Plusieurs entreprises sont tenues de remettre avant le 15ième jour du mois en cours le
paiement des montants retenus sur la paye le mois précédent . (Communiquez avec l'ADRC
pour déterminer une date de versement pour votre compagnie.) Il est conseillé d'inscrire un
rappel dans la liste d'activités à venir.
1 Dans le menu Employés, choisissez Payer un engagement salarial.
2 Entrez la période des engagements à payer, puis cliquez sur OK.
Remarque: Vérifiez bien les dates, car QuickBooks s'en servira quand il remplira le formulaire PD7A. Vous
devez joindre ce formulaire à votre paiement mensuel.
3 Dans la fenêtre Payer un engagement salarial, marquez les engagements salariaux à

payer maintenant et sélectionnez les préférences de chèque.
■ Avant de pouvoir payer un engagement salarial, incluez un bénéficiaire (p. ex.
Receveur Général) dans le champ À l'orde du. S'il n'existe aucun bénéficiaire,
QuickBooks vous invitera à en créer un.
■ Les engagements salariaux suivants doivent être payés ensemble : RPC Employé,
RPC Compagnie, AE Employé, AE Compagnie, impôt fédéral sur le revenu et autres
montants fédéraux retenus sur le revenu.

Si vous imprimez des Les engagements salariaux dus et impayés en date du mois
chèques au moyen de précédent sont affichés. Modifiez les dates si vous effectuez
QuickBooks, cochez plus d'un paiement par mois.
cette case.
Cliquez sur Rapport pour
Si vous rédigez des créer un rapport
chèques à la main, d'engagements salariaux
compensez-le. qui vise la période spécifiée.
Voici la date à Cette date, qui s'affiche sur

laquelle l'opération le chèque du paiement de
touchera votre l'engagement, représente la
compte de chèques. date jusqu'à laquelle le
paiement est imputé.
Cochez cette case

pour afficher tous les Si vous le désirez, modifiez
engagements le montant à payer dans
salariaux pour cette cette colonne.
période, y compris
les crédits et les
montants nuls.
Marquez les engagements à payer. QuickBooks crée un chèque à l'orde de chaque bénéficiare
(p. ex. le Receveur Général) et non un chèque par engagement.
Pour ajouter un nom manquant à la colonne À l'ordre du, modifiez l'élément de paye.
4 Si vous le désirez, révisez le(s) chèque(s), puis cliquez sur Créer.

■ Après que vous créez un chèque, le montant dû est diminué dans le rapport
d'engagements salariaux afin d'indiquer que le paiement a été effectué. En
revanche, le rapport de sommaire PD7A indique le montant dû qui vise la période,
que vous ayez fait des paiements ou non.
Le paiement des engagements engagements salariaux, paiement

salariaux
L'ajout d'un bénéficiaire dans la éléments de paye, modification

colonne À l'ordre du
L'entrée d'un escompte de paye engagements salariaux, escomptes
L'entrée d'une pénalité de paye engagements salariaux, pénalités
L'entrée d'un chèque de rem- engagements salariaux, escomptes

boursement en raison d'un
engagement salarial payé en trop
Payer les cotisations sociales et les engagements salariaux 135

Produire un formulaire PD7A (Relevé de compte de
retenues à la source courantes)
Vous devez joindre le formulaire PD7A au paiement que vous envoyez à l'Agence des
douanes et du revenu du Canada. Pour vous aider à remplir le formulaire, QuickBooks
fournit un rapport de sommaire PD7A.
1 Dans le menu Rapports, choisissez Employés et livre de paye, puis Rapport PD7A.
2 Vérifiez les dates de la période des retenues à la source (il est normal que les dates soient
inexactes!) et entrez de nouvelles dates, le cas échéant.
3 Remplissez le formulaire PD7A au moyen des montants qui figurent dans ce rapport.
Produire un sommaire des retenues : QC

Vous devez joindre le sommaire des retenues : QC au paiement que vous envoyez au MRQ.
1 Dans le menu Rapports, choisissez Employés et livre de paye, puis Rapport TPZ-1015.
2 Vérifiez les dates de la période des retenues à la source (il est normal que les dates soient
inexactes!) et entrez de nouvelles dates, le cas échéant.
3 Remplissez le formulaire au moyen des montants qui figurent dans ce rapport.
Remplir le feuillet T4 et le relevé 1

En janvier ou en février, vous devez préparer des formulaires de paye de fin d'exercice pour
vos employés, l'Agence des douanes et du revenu du Canada et, au Québec, le ministère du
Revenu du Québec.
QuickBooks peut créer et imprimer à la fois les feuillets T4-supplémentaire (État de la

rénumération payée) et relevés 1 (RL-1).
Préparer les formulaires d'impôt de fin d'exercice
Étape Procédure
1 Communiquez avec l'ADRC pour obtenir des feuillets T4 en blanc. Pour

ce qui est des relevé 1, faites-en une demande auprès du ministère du
Revenu du Québec.
2 Consultez votre comptable, l'ADRC et les directives provinciales pour

obtenir des renseignements sur la déclaration de bénéfices et de tout
autre montant dont vous êtes incertain.
3 Remplissez et révisez un feuillet T4 pour chacun des employés qui, à un

moment de l'année, a travaillé pour vous (consultez la section intitulée
« Préparer et réviser les formulaires de paye de fin d'exercice » ci-après).
Introduisez des rajustements au besoin.

Étape Procédure
4 Pour vérifier l'alignement des pages, imprimez un échantillon de form-

ulaire et ajustez les paramètres, s'il y a lieu.
5 Imprimez les formulaires (consultez la section intitulée « Imprimer les for-

mulaires de fin d'exercice » ci-après). QuickBooks n'offre pas actuelle-
ment le service de transmission des déclarations par voie électronique.
6 Distribuez les formulaires imprimés. Les employés reçoivent habituelle-

ment deux exemplaires de chaque formulaire, tandis que chaque organ-
isme fiscal qui émet le formulaire n'en reçoit qu'un.
7 (Québec) Suivez les étapes 3 à 6 pour le relevé 1.
8 Remplissez un feuillet T4-supplémentaire que vous aurez à soumettre à

l'ADRC.
9 (Québec) Remplissez les champs du sommaire des relevés 1 que vous

aurez à envoyer au MRQ.
Préparer et réviser les formulaires de paye de fin

d'exercice
1 Dans le menu Employés, choisissez Traiter les feuillets T4 ou Traiter les relevés 1.
QuickBooks affiche une liste où figure le nom de tous les employés que vous avez payés
au cours de l'année.
2 Sélectionnez l'année voulue.
3 Cochez le nom des employés pour lesquels vous voulez traiter le feuillet T4 (ou le
relevé 1).
■ Pour cocher un employé, cliquez dans la colonne ✓ (coche) à côté de son nom.
4 Sélectionnez Révisez les feuillets T4 ou Réviser les RL-1, selon le cas.
5 Examinez attentivement le formulaire de l'employé.
6 Pour corriger une erreur, cliquez sur Annuler et apportez des modifications aux zones
suivantes :
■ Pour corriger le nom, les coordonnées ou le numéro de votre entreprise, dans le
menu Compagnie, sélectionnez Votre compagnie.
■ Pour corriger le nom de l'employé, ses coordonnées ou son numéro d'assurance
sociale, dans le menu Employés, sélectionnez Liste des employés, puis cliquez deux
fois sur l'employé à modifier.
7 Pour modifier un montant qui figure à une case, cliquez deux fois dessus. S'affiche une
fenêtre dans laquelle vous pouvez entrer le rajustement.
■ (Facultatif) Inscrivez une description du rajustement.
■ Entrez le montant, puis cliquez sur OK.
Remplir le feuillet T4 et le relevé 1 137

Remarque: QuickBooks inclut le rajustement dans le montant indiqué et affiche le nouveau total.
Pour réduire un montant, placez un signe négatif (-) devant celui-ci.
8 Pour accepter les données du formulaire (avec des changements, s'il y a lieu), cliquez
sur Suivant.
9 Suivez de nouveau les étapes 5 à 8 afin de réviser les formulaires des autres employés
sélectionnés.
10 Lorsque vous êtes rendu au dernier formulaire, cliquez sur OK.
Imprimer les formulaires de fin d'exercice

Réviser les feuillets ou relevés des employés avant l'impression.
1 Mettez du papier dans l'imprimante.
■ Si vous disposez d'une imprimante à alimentation continue (p. ex. une imprimante
par points), mettez-y les formulaires en blanc tout comme vous le feriez pour toute
autre imprimante à alimentation continue. Il se peut que vous deviez ajuster les
mécanismes de l'imprimante pour qu'elle prenne l'épaisseur des formulaires à
exemplaires multiples. Il suffit d'imprimer un feuillet (ou relevé) pour chaque
employé, car plusieurs exemplaires sont imprimés en même temps (trois exem-
plaires du feuillet T4, quatre du relevé 1).
■ Si votre imprimante est munie d'un bac d'alimentation, telles les imprimantes laser
ou à jet d'encre, insérez les formulaires en blanc vous-même. (Lorsque vous
alimentez l'imprimante manuellement, vous êtes donc capable d'imprimer le
feuillet ou le relevé désiré.)
2 Imprimez une page de test.
Avant d'imprimer les feuillets ou relevés, vérifiez si l'imprimante les imprimera selon
leur format. S'il y a lieu, ajustez les mécanismes pour obtenir l'alignement idéal.
3 Imprimez les feuillets ou relevés:
a) Assurez-vous que l'employé dont les feuillets seront imprimés soit sélectionné.
- Pour cocher (ou décocher) un employé, cliquez dans la colonne ✓ (coche) à côté
de son nom.
b) Sélectionnez Imprimer les feuillets T4 ou Imprimer RL-1, selon le cas.
c) Si vous disposez d'une imprimante laser ou une imprimante à jet d'encre, placez-y
le prochain formulaire en blanc et cliquez à nouveau sur Imprimer les feuillets T4
ou Imprimer RL-1. Continuez à alimenter l'imprimante jusqu'à ce que tous les
exemplaires soient imprimés.

4 Distribuez les feuillets ou relevés :
■ Imprimante à alimentation continue (p. ex. la majorité des imprimantes par
points):
- Distribuez les deux premiers exemplaires du feuillet T4 à l'employé et soumettez
le troisième à l'ADRC.
- Soumettez le premier exemplaire du relevé 1 de l'employé au MRQ, distribuez les
deux prochains à l'employé et enfin conservez le quatrième dans vos dossiers.
■ Imprimantes munies d'un bac d'alimentation (p. ex. la majorité des imprimantes
laser ou à jet d'encre):
- Imprimez trois formulaires pour chaque employé : distribuez deux formulaires à
l'employé et un formulaire à l'Agence des douanes et du revenu du Canada.
- Chaque relevé 1 est divisé en trois parties. Envoyez la première au ministère du
Revenu du Québec et donnez la deuxième et troisième à l'employé.
Remarque: Si certains montants sont inexacts ou manquants, vérifiez l'alignement du formulaire

dans l'imprimante. Si l'alignement ne semble pas être la cause des problèmes, vérifiez
la configuration des éléments de paye et assurez-vous que ceux-ci effectuent le suivi
du T4 et du relevé 1.
Remplir le sommaire T4
Vous devez joindre le sommaire T4 aux feuillets T4 que vous envoyez à l'Agence des
douanes et du revenu du Canada. Pour vous aider à remplir le formulaire, QuickBooks
fournit un rapport de sommaire T4.
1 Dans le menu Rapports, choisissez Employés et livre de paye, puis Sommaire T4.
2 Vérifiez que les dates de la période correspondent à celles de la période de déclaration.
Entrez de nouvelles dates, le cas échéant.
3 Cliquez sur OK pour élaborer le rapport.
4 Remplissez le sommaire T4 au moyen des montants qui figurent dans ce rapport.
Remplir les champs du sommaire des relevés 1

Au Québec, vous devez joindre le sommaire des relevés 1 aux relevés que vous envoyez au
ministère du Revenu du Québec. Pour vous faciliter la tâche de remplir le formulaire,
QuickBooks fournit un rapport de sommaire des relevés 1.
1 Dans le menu Rapports, choisissez Employés et livre de paye, puis Sommaire des
relevés 1.
2 Vérifiez que les dates de la période correspondent à celles de la période de déclaration.
Entrez de nouvelles dates, le cas échéant.
3 Cliquez sur OK pour élaborer le rapport.
4 Remplissez le formulaire au moyen des montants qui figurent dans ce rapport.
Remplir le feuillet T4 et le relevé 1 139

Effectuer le suivi des heures travaillées d'un
employé (QuickBooks Pro seulement)
Si vous effectuez le suivi des heures qu'un employé consacre à un projet, vous pourrez :
■ Émettre aux clients des factures qui indiquent le nombre d'heures consacrées à un
projet.
■ Calculer les heures et les inclure automatiquement dans les chèques de paye.
■ Effectuer le suivi des coûts salariaux selon le projet, la catégorie ou le genre de travail.
■ Inscrire des heures travaillées selon la personne, le projet ou le genre de travail.
■ Effectuer le suivi des heures facturables et non facturables.
■ Prendre de meilleures décisions au sujet de l'embauchement du personnel et de la
productivité des employés.
La plupart des entreprises n'ont pas à effectuer le suivi des heures que travaillé un sous-
traitant. Cette fonction est néanmoins disponible dans QuickBooks Pro.
Heures facturables et non facturables

Lorsque vous inscrivez les heures consacrées à un client ou à un projet en particulier, vous
pouvez choisir de les marquer comme étant facturables. Ainsi, lorsque vous émettrez une
facture au client, vous pourrez inclure les heures facturables. Une fois que les heures
figureront sur le formulaire de ventes, QuickBooks les traitera comme étant non facturables
pour ne pas calculer deux fois le montant dû.
Si vous facturez à un client un projet exécuté par vos employés, le travail est facturable au
moment où vous inscrivez les heures de travail dans QuickBooks, que vous ayez payé ces
employés ou non.
Certaines entreprises préfèrent effectuer le suivi des heures sans que celles-ci soient
facturables. Par exemple, si vous décidez d'exécuter un projet à un prix fixe, les heures de
travail sont donc non facturables. Lorsque vous avez terminé un projet, il est toujours
possible d'effectuer le suivi des heures pour déterminer si le prix demandé était juste. De
plus, vous pouvez effectuer le suivi des heures que vos employés ont accumulées. En
général, ces heures not sont pas facturables.
Après avoir terminé la lecture des sections intitulées « Configurer le suivi des heures
travaillées dans QuickBooks Pro » à la page 142 et « Configurer le compte-heures » à la
page 144, vous serez en mesure de commencer à effectuer le suivi du temps.

Choisir une méthode de suivi du temps
QuickBooks Pro offre un programme de compte-heures distinct qui peut s'exécuter à partir
de n'importe quel ordinateur, que QuickBooks soit installé ou non. D'autres fonctions
intégrales dans QuickBooks Pro comprennent le compte-minutes et des registres de paye
hebdomadaires.
Comment suivre le
Situation Sections à consulter
temps
Vous voulez vous servir du compte- Utilisez le compte-heures « Configurer le suivi des heu-
minutes pour le suivi des heures tra- dans la fenêtre Temps/Entrer res travaillées dans Quick-
vaillées. Par exemple, il vous faudra une activité unique (Quick- Books Pro » à la page 142
activer le compte-heures, travailler Books Pro). « Utiliser le compte-minutes
sur le projet et puis arrêter le compte- pour effectuer le suivi d'une
heures. activité » à la page 147
Vous préférez que tous ceux qui Distribuez à ces mêmes per- « Configurer le suivi des heu-
n'ont pas accès au fichier de données sonnes des copies du res travaillées dans Quick-
QuickBooks effectuent le suivi de compte-heures QuickBooks Books Pro » à la page 142
leurs propres heures de travail. et demandez-leur de vous « Configurer et utiliser le
remettre les données rela- compte-heures » à la page 143
tives au temps « Importer des données rela-
tives au temps dans Quick-
Books Pro » à la page 147
« Créer des copies du compte-
heures » à la page 154
Vous et vos employés avez accès au Entrez les données relatives « Configurer le suivi des heu-
fichier de données QuickBooks et au temps directement dans res travaillées dans Quick-
désirez entrer des données relatives QuickBooks Pro. Pour faire Books Pro » à la page 142
au temps après l'achèvement d'un les entrées, utilisez un regis- « Entrer les heures travaillées
projet. tre de temps hebdomadaire manuellement dans
ou inscrivez chaque activité QuickBooks » à la page 148
une à la fois.
Vos employés vous remettent des Une personne peut s'occu- « Configurer le suivi des heu-
registres de temps sur papier. per de l'entrée des données res travaillées dans Quick-
relatives au temps de tous Books Pro » à la page 142
les employés et inscrire les « Entrer les heures travaillées
heures directement dans un manuellement dans
registre de temps hebdoma- QuickBooks » à la page 148
daire pour chaque employé
(QuickBooksPro).
Effectuer le suivi des heures travaillées d'un employé (QuickBooks Pro seulement) 141
Configurer le suivi des heures travaillées dans QuickBooks Pro
Remarque: Les étapes ci-dessous doivent être suivies avant qu'un utilisateur puisse installer le compte-
heures et y recourir :
Rechercher
Élément à configurer Commentaires ✓
l'index d'Aide…
Activez la préférence du compte-

heures et déterminez la première
journée de la semaine de travail.
La date des registres de temps
hebdomadaires commencent en
fonction du jour de la semaine
heures
❏
spécifiée.
Dans la liste Client : projets,

entrez le nom des clients et des
projets à l'égard desquels les
Si vous ne comptez pas effectuer
le suivi des heures consacrées à
un client ou à un projet, il n'est
■ clients, ajout de
nouveaux ❏
■ projets, ajout de
heures seront suivies. pas nécessaire d'inclure un nom nouveaux
dans la liste maintenant.
Dans la liste d'articles, créez des

articles de service pour le travail
que vous voulez suivre.
Les articles de services ne sont
nécessaires que si les heures
consacrées à un client ou à un
articles de service,
création ❏
projet sont facturables.
Assurez-vous de créer des articles
de services distincts à l'égard des
services de sous-traitance.
Configurez le profil des

individus dont les heures
seront suivies.
Si vous payez des employés selon
leurs heures travaillées, vous avez
à configurer leurs renseignements
■
■
employés, ajout
fournisseurs, ajout ❏
Chaque nom doit figurer dans de paye. Consultez les sections
l'une des listes suivantes : suivantes :
■ Employés ■ « Configurer le suivi des heures
■ Noms divers (propriétaires et

de travail aux fins du livre de
associés) paye » ci-après
■ « Configurer les employés » à la
■ Fournisseurs (sous-traitants)
page 118
Lorsque vous payez un employé

selon ses heures de travail,
configurez son salaire ou salaire
Cette étape ne s'applique que si
vous effectuez le suivi des heures
travaillées des employés.
■
■
salaires horaire
salaires ❏
horaire dans la Liste d'éléments
de paye
Dans la liste de catégories,

configurez des catégories pour
le travail que vous voulez suivre
Le suivi des catégories est
facultatif.
catégories, ajout
❏

Configurer le suivi des heures de travail aux fins du
livre de paye
Lorsque vous créez le profil de vos employés,
sélectionnez Utiliser les données relatives au
temps pour créer les chèques de paye dans l'onglet Info sur le livre de paye.
Les données relatives au temps (y compris le projet, la catégorie et le genre de travail) et la

période de paye figureront automatiquement sur les chèques de paye. QuickBooks effectue
le suivi des dépenses de paye (selon le projet, la catégorie et le genre de travail) de la paie
brute (salaire et salaire horaire), des cotisations patronales, et d'autres engagements
patronaux.
Exporter des listes à partir de QuickBooks Pro aux

fins du compte-heures
Les activités inscrites dans le compte-heures doivent porter le même nom que celles qui
figurent dans les listes de QuickBooks. Par conséquent, pour que vous puissiez utiliser le
compte-heures, la première étape consiste à exporter à partir de QuickBooks un fichier
contenant les renseignements dont le compte-heures a besoin pour fonctionner.
Pour créer ce fichier, dans le menu Fichier, sélectionnez Compte-heures, puis Exporter les
listes vers le compte-heures. Suivez les instructions à l'écran. Enregistrez le fichier sur une
disquette ou sur un réseau auquel les ordinateurs ont accès.
Configurer et utiliser le compte-heures
Fonctionnement du compte-heures dans

QuickBooks Pro
Le compte-heures a été conçu pour effectuer le suivi des données relatives au temps, qui
peuvent être importées dans QuickBooks Pro, et pour enregistrer ces données. Cette
fonction s'avère très utile lorsque vous avez à rassembler les données relatives au temps de
ceux et celles qui ont accès à un ordinateur et non à QuickBooks.
Remarque: Si vous désirez tout simplement effectuer le suivi du temps d'une activité dans QuickBooks —
non rassembler des données relatives au temps des autres utilisateurs— servez-vous plutôt du
compte-minutes. Consultez la section intitulée « Utiliser le compte-minutes pour effectuer le suivi
d'une activité » à la page 147.
QuickBooks vous permet de produire des copies du compte-heures afin que vous puissiez
les distribuer à ceux dont le travail sera suivi dans QuickBooks Pro. Lorsque vous avez copié
le programme, il est recommandé de donner aux utilisateurs du compte-heures une
photocopie de l'aide-mémoire qui se trouve à la page 154.
Remarque: Si vous avez installé des versions antérieures du compte-heures, remplacez-les par la nouvelle
version comprise dans QuickBooks logiciel comptable Pro.
Le graphique de mouvement ci-dessous fournit une représentation visuelle du rapport entre
QuickBooks Pro et le compte-heures.
Les deux programmes partagent des informations comme suit :

■ QuickBooks Pro exporte des listes, comme Client: liste de projets.
■ Le compte-heures importe ces listes.
■ Le compte-heures enregistre des données relatives au temps d'un projet et exporte ces
données.
■ QuickBooks Pro importe les données relatives au temps.
Configurer le compte-heures
Avant de pouvoir configurer le compte-heures, vous devez d'abord installer le programme
(consultez la section intitulée « Installer le compte-heures » à la page 154). Ensuite, référez-
vous à la liste de contrôle ci-après pour savoir comment le configurer. (La liste de contrôle
indique quel type d'utilisateur (QuickBooks ou compte-heures) doit exécuter les tâches
décrites, au cas où il ne s'agirait pas de la même personne.)
Quel utilisateur
Rechercher l'index
Tâche et quel index ✓
d'Aide…
d'Aide?
Exporter des listes de QuickBooks sous

forme de fichier IIF et distribuer ce der-
nier à un utilisateur du compte-heures.
QuickBooks compte-heures, exporter
des listes ❏
Créer des disquettes d'installation du
compte-heures (si l'utilisateur du
compte-heures n'a pas accès au
QuickBooks compte-heures, créer des
diquettes ❏
CD-ROM de QuickBooks).
Installer le compte-heures sur l'ordina-

teur de l'utilisateur.
compte-heures Consultez la section
intitulée « Installer le
compte-heures » à la
❏
page 154.

Quel utilisateur
Rechercher l'index
Tâche et quel index
d'Aide…
✓
d'Aide?
Créer un fichier de données relatives au

temps pour une compagnie de Quick-
compte-heures fichiers de données, créer
❏
Books.
Importer des listes du fichier IIF dans le

fichier de données du compte-heures
compte-heures listes, importer
❏
Choisir un nom dans la liste
d'utilisateurs du compte-heures.
compte-heures utilisateur implicite
❏
Utiliser le compte-heures
Enregistrer des activités dans le compte-heures

Vous pouvez profiter du compte-heures pour effectuer le suivi du temps consacré à une
activité en cours ou terminée.
Le compte-
heures peut être
lancé dans une
grande fenêtre
qui fournit des
détails, ou bien Cliquez sur ce bouton pour
dans un petit alterner entre les fenêtres
écran au côté réduites et agrandies.
droit.
Il vous faudra configurer les nouvelles activités dans le compte-heures avant de les suivre.
Dès que vous aurez configuré une activité, vous pourrez la choisir, en tant que modèle, dans
la liste déroulante. Par conséquent, vous ne serez pas obligé d'introduire de nouvelles
préférences à chaque session.
Visualiser et modifier une activité enregistrée

Il vous est possible de visualiser la liste d'activités enregistrées dans le compte-heures. Ni la
liste ni d'autres éléments du compte-heures ne peuvent être imprimés. Cependant, un
utilisateur de QuickBooks peut imprimer cette liste après que celle-ci est exportée dans
QuickBooks.
Visualiser et modifier les renseignements sur un client

L'importation des données depuis QuickBooks comprend les renseignements personne-
ressource ainsi que le nom des clients.
Si le profil d'un client est importé à partir de QuickBooks ou si vous avez déjà exporté des
données relatives au temps à l'égard d'un client, les informations sur ce dernier ne peuvent
être modifiées. Toutefois, un utilisateur est en mesure de modifier les renseignements dans
QuickBooks et de vous les remettre en tant que fichier mis à jour.
Vous pouvez configurer un nouveau client lorsque vous enregistrez une activité. Il vous est
cependant impossible d'ajouter un projet pour un nouveau client ou un client existant
(recherchez des suggestions dans l'Aide du compte-heures, le cas échéant).
Traiter les fichiers de données du compte-heures

Vous devrez parfois mettre à jour les données du compte-heures pour qu'elles
correspondent à celles du fichier de compagnie QuickBooks. Les utilisateurs de QuickBooks
doivent créer un fichier à jour que peut importer le compte-heures et auquel vous pouvez
accéder.
Si vous le désirez, vous pouvez effectuer une sauvegarde des données du compte-heures.
(Vous aurez alors à restaurer la sauvegarde du fichier avant de l'ouvrir dans le compte-
heures.) De plus, il vous est possible de réduire la taille des données du compte-heures à
l'aide de la fonction de compression. Contrairement à la fonction de compression dans
QuickBooks, celle qui fait partie du compte-heures ne supprime ni ne regroupe aucune
information.
Si vous effectuez le suivi du temps pour plusieurs compagnies de QuickBooks, les fichiers de
données du compte-heures doivent être distincts.

Exporter des données relatives au temps dans
QuickBooks
Lorsque vous aurez terminé le suivi du temps, exportez les activités enregistrées sous forme
de fichier IIF afin que QuickBooks puisse l'importer.
Importer des données relatives au temps dans

QuickBooks Pro
Dès que l'utilisateur du compte-heures aura exporté des données sous forme de fichier IIF à
partir du compte-heures, il faudra que vous les importiez dans votre fichier de compagnie
QuickBooks.
Lorsque vous aurez terminé l'importation des données relatives au temps, examinez les
détails du rapport d'importation (qui s'ouvre uniquement dans la fenêtre Sommaire
d'importation) pour vous assurer que QuickBooks ait associé les éléments de paye
appropriés à chaque activité.
En plus des activités, QuickBooks importe tous les éléments de liste (c'est-à-dire les noms,
articles de service et catégories) qui ne figurent actuellement pas dans les listes QuickBooks
correspondantes. Vous pouvez créer un rapport qui affiche les éléments de liste qui ont été
importés.
Dans QuickBooks, les rapports relatifs au temps tiennent compte de toutes les activités, y
compris celles qui ont été importées depuis le compte-heures. Pour générer un rapport
semblable au rapport d'importation, vous pouvez personnaliser un rapport d'heures
travaillées selon le projet: détails, et introduire des colonnes en vue de classer à la fois les
éléments de paye et la date de l'importation.
Utiliser le compte-minutes pour effectuer le suivi d'une activité

Lorsque vous désirez effectuer le suivi du temps consacré à une activité dans QuickBooks
Pro, utilisez le compte-minutes dans la fenêtre Pointer/Entrer une activité unique. Il suffit
de lancer le compte-minutes, de travailler sur un projet et d'arrêter le suivi dès l'achèvement
du travail.
■ Dans le menu Employés, sélectionnez Suivi des heures travaillées, puis choisissez
Pointer/Entrer une activité unique.
Une fois le temps enregistré, les
minutes ou les heures travaillées
s'afficheront dans cette fenêtre
ainsi que dans la fenêtre Registre
de paye hebdomadaire.
Entrer les heures travaillées manuellement dans QuickBooks

Si, chaque semaine, vous voulez entrer des données relatives au temps et que vous
n'inscrivez pas habituellement beaucoup de détails concernant les activités, saisissez les
données manuellement dans la fenêtre Registre de paye hebdomadaire.
La colonne à l'extrême droite du registre de paye hebdomadaire affiche des symboles qui
indiquent si le temps pointé est facturable, non facturable ou déjà facturé.

Si vous avez tendance à entrer plusieurs notes détaillées concernant les activités ou si vous
préférez entrer des données relatives au temps à mesure que vous terminez chaque activité,
entrez-les dans la fenêtre Pointer/Entrer une activité unique.
Quand vous remplissez les champs de la fenêtre Pointer/Entrer une activité unique et que
vous enregistrez les renseignements inscrits, ceux-ci peuvent être affichés sur un registre de
paye hebdomadaire. De la même façon, lorsque vous remplissez et enregistrez un registre
de paye hebdomadaire, vous pouvez afficher, dans la fenêtre Pointer/Entrer une activité
unique, les renseignements relatifs au travail exécuté sur un projet au cours d'une journée.
Il s'agit là d'une représentation différente des mêmes données, comme l'affichage des
chèques individuels comparé à l'affichage du relevé de chèques.
Rédiger un chèque de paye au moyen de données relatives au
temps
Dans QuickBooks, le transfert de données relatives au temps se fait automatiquement
lorsque vous créez des chèques de paye pour les employés dont les heures travaillées sont
suivies. Les éléments de paye à l'égard du salaire ou du salaire horaire, qui proviennent des
données relatives au temps visant la période de paye, sont remplis.
Si des clients, projets, articles de service ou catégories sont associés aux activités relatives au
temps d'un employé, ces détails sont également inclus. Par exemple, sur 40 heures en tout,
19 sont peut-être associées au projet A, 11 au projet B et les heures restantes au projet C. En
pareil cas, QuickBooks fractionne les dépenses de paye pour l'employé selon la manière
dont vous avez associé les heures de travail.
QuickBooks ne sait pas si vous avez payé ou non des employés selon leurs
heures travaillées, mais il sait si vous avez transféré le coût des heures
travaillées à vos clients.
Si vous payez quelqu'un qui travaille pour vous (p. ex. un employé, le propriétaire ou
un sous-traitant) selon ses heures travaillées et puis vous modifiez les données rela-
tives au temps ou même importez de nouvelles données à partir du compte-heures,
QuickBooks n'effectue pas le suivi des heures de travail payées ou impayées. Seule la
date du dernier paiement des heures travaillées est prise en compte.
Si vous préparez toujours des paiements qui ont été versés avant le dernier paiement
des heures travaillées, le paiement ne sera donc pas fait deux fois. Si tel n'est pas le cas,
générez un rapport d'heures travaillées selon le projet: détails, et marquez les activités
à payer.
Payer le propriétaire, un associé ou un sous-traitant

(un non employé)
S'il y a des données relatives au temps pour un non employé — un propriétaire, un associé
ou un sous-traitant — il est recommandé de lui donner un chèque dont le montant est
calculé en fonction des heures travaillées. QuickBooks peut inclure dans le chèque le
nombre d'heures travaillées et le taux associé au genre de travail.
Conseil: Afin que les paiements des heures travaillées s'affichent dans les rapports, configurez les sous-
traitants en tant que fournisseurs. Utilisez toujours le nom de fournisseur du sous-traitant lorsque
vous effectuez le suivi de ses heures et lorsque vous lui versez un paiement.
Par conséquent, QuickBooks fera état du montant payé avec plus de précision. (Rappelez-vous
que pendant la configuration d'un sous-traitant, il vous faudra activer la case relative au suivi du
feuillet T4A.)

La configuration d'un propriétaire ■ propriétaires

ou d'un associé ■ associés
L'ajout d'un nom à la liste de four- fournisseurs, ajouter

nisseurs
La modification du nom d'un employés, modification

employé
La configuration d'un fournisseur feuillet T4A

qui recevra un feuillet T4A
Articles de service à l'égard des données relatives au

temps d'un non employé
Si vous comptez transférer à un chèque les données relatives au temps d'un non employé,
associez un article de service au paiement. QuickBooks se réfère au taux qui porte sur les
articles de service en calculant le montant à verser à un non employé selon ses heures
travaillées.
■ Articles de service visant les sous-traitants (fournisseurs)
Lorsque vous payez un sous-traitant qui a été configuré en tant que fournisseur, le
paiement est traité à titre de dépense d'entreprise. Nous conseillons que vous associiez
les heures à un article de service que vous utilisez pour effectuer le suivi des coûts dans
un compte de charges. (Cet article de service ne doit pas s'utiliser pour un propriétaire
ou un associé.)
■ Articles de service visant un propriétaire ou un associé
Quand vous versez un paiement à un propriétaire ou à un associé, les fonds du
paiement proviennent du compte de capital de l'entreprise (c'est-à-dire que ce n'est pas
considéré comme une dépense). Associez les heures à un article de service qui a été
configuré aux fins du suivi du compte de capital de cet individu. Cet article de service
ne doit pas s'utiliser pour d'autres fins.
La configuration d'articles de ser- articles de service, pour les sous-

vice à l'égard d'un service acheté traitants
ou vendu
Transférer les heures de travail à un chèque ou une
facture
Lorsque vous payez quelqu'un, dont le nom ne figure pas dans votre livre de paye, selon ses
heures travaillées, utilisez la fenêtre Rédiger un chèque. (Payez toujours vos employés à
l'aide de la fonction de livre de paye!)
En rédigeant un chèque ou en entrant une facture, QuickBooks vous avertit s'il existe de
récentes données relatives au temps pour le bénéficiaire. Si vous souhaitez faire le paiement
selon les heures de travail maintenant, vous pouvez spécifier la période. Ainsi, QuickBooks
peut remplir automatiquement les champs de l'onglet Articles en incluant l'article de
service, le client, le projet (s'il y a lieu), le taux, le nombre d'heures et le montant.
Facturer un client pour les heures de travail

Il vous est possible de transférer dans une facture (ou un état de frais) les données relatives
au temps si ces dernières comprennent le nom du client:projet, sont inscrites pour un article
de service et sont marquées comme étant facturables.
En créant la facture, vous pouvez afficher les heures non facturées reliées au projet et
sélectionner les éléments nécessaires. Une fois la facture enregistrée, QuickBooks Pro
marque les heures sélectionnées comme étant facturables de façon à ne pas les facturer deux
fois.
Le transfert des heures dans une factures, heures et coûts

facture
La facturation des heures de travail en factures, heures et coûts

cas d'erreur
Inscrire ou facturer le coût d'un projet?

Lorsque vous inscrivez les heures de travail ou émettez une facture à un client pour ces
heures, vous n'inscrivez pas le coût que vous avez encouru. L'inscription du coût exige une
étape supplémentaire parce que l'inscription des heures de travail n'a aucun effect direct sur
les coûts. (Le rapport relatif au temps affiche les heures et non les coûts)
Les renseignements dans le tableau suivant vous montrent comment inscrire les coûts reliés
aux heures travaillées. Il fournit également les étapes que vous avez à suivre pour facturer
vos clients.

Qui a Lorsque vous facturez
Inscrivez le coût du
exécuté le le travail à quelqu'un
travail…
travail?… d'autre…
un employé lorsque vous payez les les heures sont facturables.

employés.
un sous-traitant lorsque vous entrez une fac- les articles ou dépenses qui
(un fournisseur) ture émise par un sous-traitant figurent sur une facture, un
(ou lorsque vous rédigez des chèque ou une dépense de
chèques ou entrez une carte de crédit sont factura-
dépense de carte de crédit qui bles.
touchent le travail). OU
les heures travaillées doivent
être suivies et sont facturables.
un propriétaire ou lorsque vous payez un pro- les heures sont facturables.

un associé priétaire ou un associé selon OU
ses heures travaillées, les rédigez un chèque à l'égard
fonds du paiement provien- des heures de travail (les élé-
nent du compte de capital et ments de chèques sont factur-
non du compte de charges. ables).
Les heures de travail d'un travailleur et le paiement que vous lui versez à
l'égard de ses heures ne doivent pas être facturables.
■ Si vous traitez une facture que vous avez reçue d'un sous-traitant comme étant
facturable, vous pouvez alors facturer à votre client les coûts demandés par le
sous-traitant. Lorsque vous créez la facture à émettre au client, ouvrez la fenêtre
Heures et coûts facturables et sélectionnez, dans l'onglet Coûts ou articles (selon
le cas), la facture émise par le sous-traitant.
■ Si, dans la fenêtre Rédiger un chèque, vous payez un sous-traitant, un propriétaire
ou un associé selon ses heures travaillées, vous pouvez traiter les articles de
service du chèque comme étant facturables. Ensuite, quand vous créez la facture à
émettre à votre client, ouvrez la fenêtre Heures et coûts facturables et sélectionnez
les heures travaillées dans l'onglet Articles.
■ Si vous traitez les heures comme étant facturables, facturez les heures dans
l'onglet Heures de la fenêtre Heures et coûts facturables.
■ Si vous traitez les heures et la facture ou le paiement comme étant facturables,
vous risquez de facturer le même travail deux fois!
Installer le compte-heures
Nous vous permettons de faire plusieurs copies du programme de compte-
heures et de l'aide-mémoire s'y rapportant afin que vous puissiez les
distribuer à ceux et celles dont le travail sera suivi dans QuickBooks Pro.
Avant de faire les copies, assurez-vous de lire les sections intitulées « Configurer le suivi
des heures travaillées dans QuickBooks Pro » à la page 142 et « Configurer le compte-
heures » à la page 144.
Le compte-heures nécessite les logiciels et matériels suivants :

■ Un PC 486 (ou supérieur) dont la MÉMOIRE VIVE contient au moins 8 MO (mégaoctets);
16 MO est recommandé.
■ Au moins 8 MO d'espace disque libre et de l'espace suffisant pour le fichier de données
■ Windows 3.1 ou supérieur
■ Un moniteur VGA ou mieux
Installer le compte-heures à partir du CD de QuickBooks Pro

Les employés de votre compagnie peuvent installer le compte-heures à partir du CD-ROM
de QuickBooks Pro sans devoir installer QuickBooks.
1 Quittez toutes les applications en cours. Fermez tout programme anitivirus (certains
programmes antivirus perturbent le processus d'installation.)
2 Insérez le CD-ROM dans le lecteur approprié.
3 Windows 95 ou supérieur : dans la fenêtre qui s'affiche, cliquez sur Autres options
d'installation et choisissez l'option concernant l'installation du compte-heures.
Windows 3.1 : dans le menu Fichier du gestionnaire de programmes, choisissez
Exécuter. Dans la fenêtre d'exécution, entrez la lettre qui représente le lecteur de
cédérom, suivi de :\timer\install.exe
(p. ex. d:\timer\install.exe) et cliquez sur OK.
4 Suivez les instructions à l'écran. Si vous disposez d'une version antérieure du compte-
heures, nous vous recommandons d'installer la version récente dans le même dossier
que l'ancienne.
5 Une fois le compte-heures installé, retirez le cédérom.
Créer des copies du compte-heures

En utilisant le CD de QuickBooks Pro, vous pouvez créer des disquettes d'installation et les
distribuer à ceux qui ont besoin d'installer le compte-heures. Lorsque vous aurez copié le
programme, consultez les instructions d'installation décrites dans l'aide-mémoire.

Aide-mémoire du compte-heures
Le compte-heures a été conçu pour vous permettre Créer et configurer un fichier de compte-heures
d'inscrire des données relatives au temps. 1 Dans la fenêtre Ouvrir un fichier de compte-
heures (cette fenêtre s'affiche dès le premier
Le compte-heures et QuickBooks Pro
lancement du compte-heures), choisissez Créer
■ Avant de pouvoir utiliser le compte-heures, un nouveau fichier de compte-heures, puis
vous devez d'abord importer certains renseigne- cliquez sur OK.
ments à partir de QuickBooks. 2 Attribuez un nom au fichier de compte-heures
■ Suite à l'importation, vous serez en mesure et précisez où l'enregistrer, puis cliquez sur OK.
d'utiliser le compte-heures aux fins du suivi des 3 Dans le menu Fichier (du compte-heures),
activités. choisissez Importer des listes de QuickBooks.
■ Enfin, vous pourrez exporter un fichier de 4 Sélectionnez le fichier IIF que vous allez
données relatives au temps que QuickBooks Pro importer à partir de QuickBooks Pro. (Il faudra
peut importer. peut-être choisir un nouveau lecteur ou un
nouveau dossier.) Cliquez sur OK.
Installer le compte-heures à partir des disquettes
1 Insérez la première disquette d'installation dans 5 L'utilisateur de QuickBooks Pro est tenu de vous
accorder l'accès au fichier IIF.
le lecteur approprié.
2 Affichez la fenêtre d'exécution : 6 Dans le menu Fichier (du compte-heures),
choisissez Préférences, puis Noms implicites.
■ Si votre système d'exploitation est
Windows 95 ou supérieur, dans le menu 7 Sélectionnez votre propre nom dans la liste
déroulante.
Démarrer, sélectionnez Exécuter .
■ Windows 3.1 : dans le menu Fichier du 8 Si les heures consacrées à un client ou à un
projet sont toujours facturables, activez la case
gestionnaire de programmes, choisissez
appropriée.
Exécuter.
3 Introduisez la lettre qui représente le lecteur de 9 Cliquez sur OK.
disquettes, suivi de :\install (p. ex. a:\install), 10 Remplissez les champs nécessaires et cliquez sur
puis cliquez sur OK. OK.
4 Suivez les instructions à l'écran.
Démarrer le compte-heures
■ Dans Windows 95 ou supérieur, cliquez sur
Démarrer, Programmes, QuickBooks Pro et
enfin sur Compte-heures de QuickBooks Pro.
■ Dans le gestionnaire de programmes de
Windows 3.1, cliquez deux fois sur l'icône du
compte-heures qui se situe dans le groupe de
programmes QuickBooks Pro.
Installer le compte-heures 155

Configurer une activité dont la durée est suivie 5 Dans le champ Durée, entrez le temps.
1 Dans la fenêtre principale du compte-heures, Il est possible d'entrer le temps en respectant
cliquez sur Nouvelle activité. l'un des formats suivants :
2 Remplissez les champs nécessaires et cliquez sur ■ Heures et minutes (p. ex. 01:30)
OK.
■ Heures et virgules (p. ex. 1,5)
Effectuer le suivi de la durée d'une activité ■ Heures et fractions (p. ex. 1 1/2)
1 Si vous effectuez le suivi de la durée d'une ■ Nombre de minutes (p. ex. 90)
activité qui ne figure pas dans le champ Activité Peu importe le format de préférence, le compte-
courante, sélectionnez-la dans la liste dérou- heures affiche les heures et minutes quand vous
lante. faites déplacer le curseur au moyen de la touche
■ Si vous choisissez l'activité dans Activités de tabulation.
d'aujourd'hui, le compte-heures ajoutera 6 Cliquez sur OK pour inscrire l'activité et le
du temps aux heures accumulées temps pointé
aujourd'hui.
Réduire l'écran du compte-heures
■ Si vous choisissez l'activité dans Modèles
d'activités, le compte-heures commencera à ■ Cliquez sur le bouton Réd/agr (du côté droit du
zéro. bouton Démarrer).
2 Pour démarrer le compte-heures, cliquez sur ■ Cliquez de nouveau sur le bouton Réd/agr pour
Début. agrandir l'écran.
3 Pour arrêter le compte-heures, cliquez sur Exporter des données relatives au temps
Arrêter.
1 Dans le menu Fichier (du compte-heures),
Entrer les heures manuellement
choisissez Exporter les activités de temps.
1 Dans le champ Activité courante, choisissez 2 En cas de besoin, modifiez la date des activités
l'activité dans la liste déroulante (Modèles non exportées dans la fenêtre Exporter une
d'activités). activité.
2 Si l'activité ne figure pas dans la liste déroulante, 3 Cliquez sur Exporter.
configurez-la. 4 Dans la fenêtre Créer un fichier d'exportation,
3 Lorsque l'activité apparaît dans le champ déterminez le nom, le lecteur et le dossier (ou
Activité courante, cliquez sur Modifier. répertoire) du fichier IIF que vous créez.
4 Si le travail n'a pas été exécuté aujourd'hui, 5 Cliquez sur OK.
changez la date dans la fenêtre Modifier une
activité.

C h a p i t r e 6
Multidevises
Activer la 158
fonction
multidevise Traiter en devises
multiples
La fonction Multidevise vous permet de traiter en

devises étrangères. Si vous comptez acheter ou
vendre des produits et services à l'étranger, vous
pouvez activer la fonction Multidevise pour créer des
reçus, factures et notes de crédit, pour recevoir des
paiements de carte de crédit, et pour rédiger des
chèques et des estimations, tout en traitant en
devises étrangères. Vous pouvez également inscrire et
payer des factures provenant de fournisseurs
étrangers. La fonction Multidevise simplifie le suivi
des opérations et des comptes qui y sont associés,
quelle que soit la devise utilisée. CHAPTER 6
157
Utilisation de devises multiples (QuickBooks
Pro seulement)
Dans QuickBooks Pro, vous pouvez inscrire des opérations au moyen de devises étrangères.
La fonction Multidevise simplifie le suivi des opérations étrangères et des comptes qui y
sont associés, quelle que soit la devise utilisée. Par exemple, si vous vendez des biens aux
États-Unis, il se peut que vous ayez à entrer certaines opérations en dollars américains et
d'autres en dollars canadiens. Pour suivre les opérations que vous traitez en devises
étrangères, il vous suffit de sélectionner le client ou fournisseur étranger dans votre liste
de clients:projets. QuickBooks effectuera alors un suivi automatique.
Remarque: Une fois activée, la fonction de multidevise ne peut être désactivée. Il vous est conseillé de faire
une copie de sauvegarde du fichier de votre compagnie avant d'activer cette fonction.
Remarque à propos des taux de change

Les taux de change des devises varient d'un jour à l'autre. Par conséquent, il se peut que vos
livres comptables fassent état de gains ou de pertes suite à ces fluctuations. QuickBooks
effectue le suivi de ces gains ou pertes dans le compte Gain/perte de change (pour obtenir
des précisions, consultez la section intitulée « Effet des taux de change sur les opérations »
à la page 164).
Activer la fonction multidevise

Si vous traitez en devises étrangères, vous devrez activer la fonction de multidevise. Comme
la majorité des entreprises ne traitent qu'en dollars canadiens, cette fonction est désactivée
par défaut.
Après avoir activé cette fonction, il vous faudra associer une devise aux clients et
fournisseurs. Si vous avez inscrit des clients et des fournisseurs avant d'activer la fonction
de multidevise, la devise implicite leur est associée (dollars canadiens). La valeur de toute
autre devise est calculée en fonction de la devise implicite. Une fois sélectionnée, la devise
implicite ne peut être modifiée ou supprimée.
Chacune de vos devises étrangères doit être associée à un compte client et un compte
fournisseur à devise correspondante. Ceci vous permet d'effectuer le suivi de toutes les
opérations qui s'appliquent à cette devise. Vous pouvez également configurer un compte
bancaire et un compte de carte de crédit à devises étrangères.
Pour configurer la fonction de multidevise, suivez les étapes ci-

dessous :
1 « Utilisation de devises multiples (QuickBooks Pro seulement) » à la page 158.
2 « Configurer des comptes étrangers » à la page 159.
3 « Configurer des clients et fournisseurs étrangers » à la page 160.
4 (Facultatif) « Ajouter des prix étrangers à des articles » à la page 162.
158 CHAPITRE 6 Multidevises

1 Sélectionner la préférence Multidevise
Si vous recevez des paiements ou payez des factures en devises étrangères, il vous faudra
activer la fonction de multidevise, soit dans l'Entrevue EasyStep lors de la configuration
d'une nouvelle compagnie (voir la section intitulée « Général » à la page 43), soit dans la
fenêtre Préférences.
Une fois activée, la fonction de multidevise ne peut être désactivée. Il vous est conseillé de
faire une copie de sauvegarde du fichier de votre compagnie avant d'activer cette fonction.
De cette façon, si vous décidez à une date ultérieure de ne plus utiliser cette fonction, vous
pourrez réinstaller le fichier de votre compagnie avec les préférences initiales.
Pour activer la fonction de multidevise dans la fenêtre

Préférences :
1 Dans le menu Édition, choisissez Préférences.
2 Dans la boîte de défilement vertical qui figure à la gauche, sélectionnez Comptabilité.
3 Dans l'onglet Préférences de la compagnie, sélectionnez Multidevise.
4 Cliquez sur OK. La fonction Multidevise est activée et la devise implicite est le dollar
canadien. Vous pouvez à présent :
■ Associer une devise étrangère aux clients et fournisseurs.
■ Recourir à une liste de devises qui inclut les taux de change en vigueur à la date de
lancement de QuickBooks.
■ Créer des rapports qui affichent les gains/pertes réalisés et non réalisés.
■ Convertir rapidement les devises étrangères en dollars canadiens et vice versa au
moyen de la Calculatrice de devises.
■ Utiliser le compte Gain/perte de change pour effectuer le suivi des gains et des
pertes attribuables aux fluctuations des taux de change.
■ Configurer un prix étranger pour des articles que vous vendez couramment à des
clients étrangers.
■ Trouver les opérations de multidevise au moyen de deux nouveaux outils de tri
dans l'option Rechercher.
2 Configurer des comptes étrangers

Vous pouvez choisir une devise étrangère pour les types de compte suivants : compte
bancaire, compte de carte de crédit, compte client, compte fournisseur.
Vous n'avez pas besoin de configurer des comptes étrangers bancaires et de carte de crédit
pour effectuer le suivi d'opérations étrangères. Cependant, pour chacune de vos devises
étrangères, vous aurez à créer des compte clients et fournisseurs à devise correspondante.
Par exemple, si vous avez affaire à des clients aux États-Unis et en Angleterre, il vous faudra
deux comptes clients supplémentaires : l'un en dollars américains, l'autre en livres
britanniques. Il est impossible d'utiliser le même compte client ou fournisseur pour les
opérations de devises étrangères et les opérations de devise implicite car les devises ont
chacune un taux de change différent.
Utilisation de devises multiples (QuickBooks Pro seulement) 159

Remarque: Une fois que vous inscrivez une opération dans un compte, il est impossible de modifier la devise
de ce compte.
Pour configurer un compte étranger :

■ Dans la fenêtre Nouveau compte ...
1 Chacune de vos devises

étrangères doit être associée à
un compte client et un compte
fournisseur à devise
correspondante. Consultez l'aide
à l'écran pour obtenir des
renseignements sur la façon de
configurer un nouveau compte.
2 Choisissez une devise pour

votre compte.
Lorsque vous sélectionnez une devise, le champ Taux de charge affiche le taux de change
de cette devise. Si vous désirez mettre à jour le taux de change, vous pouvez le faire à partir
de la Liste de devises. Pour obtenir des précisions, consultez la section intitulée « Paiements
versés par les clients étrangers » à la page 167.
La configuration de comptes comptes
3 Configurer des clients et fournisseurs étrangers

Après avoir créé vos comptes clients et fournisseurs à devises étrangères, vous pouvez
configurer les clients et fournisseurs étrangers qui y seront associés. Pour ce faire, créez un
nouveau client ou fournisseur tel que vous le faites habituellement, puis choisissez la devise
appropriée dans la liste déroulante du profil.
Une fois que vous aurez associé une devise à un client ou fournisseur, toutes les opérations
à venir qui s'appliquent à ce client ou fournisseur seront inscrites au moyen de la devise
sélectionnée, à l'exception des opérations de paiements de facture (le compte qui sert à
payer les factures décide de la devise de l'opération).

Les clients ou fournisseurs actuels (c'est à dire, ceux que vous avez configurés avant d'activer
la fonction de multidevise) sont automatiquement associés à la devise implicite (le dollar
canadien). Il est impossible de modifier cette devise si vous avez déjà inscrit des opérations
à l'égard de ces clients ou fournisseurs. Si vous désirez modifier la devise, il vous faudra créer
de nouveaux profils de clients ou de fournisseurs et sélectionner la devise voulue.
Remarque: Une fois que vous inscrivez une opération à l'égard d'un client ou fournisseur étranger, vous ne
pouvez pas modifier la devise que vous avez associée à celui-ci. Il est également impossible
d'associer une devise étrangère aux fournisseurs Receveur général et Ministre des Finances.
Pour créer un nouveau client ou fournisseur étranger :

■ Dans la fenêtre du profil ...
2 Sélectionnez la
devise que vous
1 Remplissez les souhaitez associer à
champs du profil ce profil. Si la
comme à devise voulue ne
l'ordinaire (voir figure pas dans la
l'index de l'Aide liste déroulante,
pour obtenir des sélectionnez
précisions). Nouvelle devise
pour créer la
nouvelle devise et
l'ajouter à la Liste
de devises.
Le taux de change varie suivant la devise sélectionnée. 3 (Facultatif) Inscrivez un solde d'ouverture,
Vous pouvez trouver le taux de change d'une devise ainsi s'il y a lieu.
que d'autres renseignements pertinents dans la Liste de
devises. Bien qu'il soit possible de modifier le champ Taux Le champ Solde d'ouverture disparaît une
de change, il vaut mieux modifier le taux de change d'une fois que vous inscrivez une opération pour
devise directement dans la Liste de devises. le profil en question.
Vous ne pouvez associer qu'une seule devise à un client ou fournisseur. Si vous traitez en
devises multiples avec un client ou fournisseur, il vous faudra créer des profils additionnels
pour chacune de ces devises.
La configuration de nouveaux clients

clients

4 Ajouter des prix étrangers à des articles
Les articles qui figurent dans la Liste d'articles affichent la devise implicite (le dollar
canadien). Quand un article figure dans une opération étrangère, la devise implicite de son
prix est convertie afin de correspondre à la devise étrangère que vous avez associée au client
ou fournisseur.
Si l'un de vos articles figure souvent dans des opérations étrangères, vous pouvez également
associer un prix étranger à cet article. De cette façon, le prix ne varie pas suivant les
fluctuations du taux de change.
Outre votre devise implicite, vous ne pouvez utiliser qu'une seule autre devise pour le prix
des articles. Choisissez la devise qui affiche la préférence Prix en devise étrangère. Si cette
préférence est activée et que la devise de l'opération correspond à la devise du prix étranger,
le prix étranger de l'article sera utilisé. Dans le cas contraire, la devise du prix sera convertie
comme à l'ordinaire.
Pour activer l'établissement de prix étrangers :

1 Dans le menu Édition, choisissez Préférences.
2 Dans la boîte de défilement vertical qui figure à la gauche, sélectionnez Comptabilité.
3 Dans l'onglet Compagnie : préférences, sélectionnez Prix en devise étrangère.
4 Dans la liste déroulante Devise étrangère de ’article, sélectionnez la devise que vous
voulez utiliser pour le prix étranger des articles.
5 Cliquez sur OK.
La prochaine fois que vous créerez un nouvel article, le champ Prix/taux étranger
s'affichera dans le profil de l'article. Vous pourrez inscrire un second prix dans ce
champ. Ce prix servira à toutes les opérations et affichera la devise que vous aurez sélec-
tionnée à l'étape 4.
Utilisation de la Liste de devises

La Liste de devises contient des renseignements divers sur les devises, tels que les taux de
change, les symboles monétaires et les touches directes. Lorsque vous inscrivez une
opération au moyen d'une devise étrangère, QuickBooks a recours au taux de change
figurant dans la Liste de devises pour convertir la devise implicite. Il ne vous sera nécessaire
d'apporter des modifications à la Liste de devises que si vous ajoutez de nouvelles devises,
supprimez les devises que vous n'utilisez pas ou mettez à jour les taux de change. Il est
impossible de supprimer la devise implicite.
Conseil: Si vous désirez qu'un article étranger affiche toujours le même prix, quel que soit le taux de
change, utilisez la fonction Prix en devise étrangère. Pour obtenir des précisions, consultez la
section intitulée « Ajouter des prix étrangers à des articles » à la page 162.

Pour ajouter une devise :
1 Dans le menu Listes, choisissez Liste de devises.
Les touches directes vous permettent de
convertir rapidement des prix étrangers en
devise implicite.
Sélectionnez le montant étranger que vous
souhaitez convertir, appuyez sur la touche
majuscule et tapez la lettre correspondant à
la touche directe de cette devise.
QuickBooks multiplie le montant étranger
par le taux de change approprié et affiche le
montant au moyen de la devise implicite.
Cette liste n'affiche pas les devises non

actives. Cliquez sur le champ Tout afficher
afin que les devises non actives figurent
dans la liste.
2 Au bas de la Liste de devises, cliquez sur le menu Devise et sélectionnez Nouveau.
Une coche indique que

la devise est non active.
Une devise non active
ne figure pas dans la
Liste de devises.
3 Remplissez les champs des options :

Conseil: Seuls les champs Nom de la devise et Pays sont obligatoires.
■ Nom de la devise : fournissez le nom de la devise.

■ Pays : il s'agit du pays où s'utilise la devise.
■ Code de la devise : c'est le code accepté internationalement pour cette devise.
■ Symbole monétaire : indiquez la lettre et le symbole (par exemple, $) qui
désignent la devise sur les formulaires.
■ Touche directe : choisissez une lettre unique que vous utiliserez avec la touche
majuscule afin de multiplier un montant par le taux de change approprié.
■ Taux de change : c'est la valeur en devise implicite d'une unité de la devise
étrangère. Afin que vos opérations étrangères affichent des calculs précis, il vous est
conseillé de mettre à jour le taux de change périodiquement.

Format
■ Position du symbole monétaire: sélectionnez l'emplacement du symbole
monétaire, soit précédant la valeur, soit suivant celle-ci.
■ Séparateur décimal : entrez le caractère qui servira à marquer la séparation frac-
tionnaire en numération décimale. Le symbole implicite est la virgule (,).
■ Nombre de décimales : sélectionnez le nombre de décimales voulu, soit 0, 1 ou 2.
■ Symbole de groupement des chiffres : entrez le caractère qui servira à marquer la
séparation des milliers. Le symbole implicite est un espace ( ).
4 Cliquez sur OK. La nouvelle devise est ajoutée à la Liste de devises.
La création, modification ou sup- ■ devise, création

pression d'une devise ■ devise, modification
■ devise, suppression
Mise à jour des taux de change

Les taux de change des devises qui sont fournies dans QuickBooks étaient en vigueur à la
date de fabrication de votre logiciel. Puisque la valeur des devises varient d'un jour à l'autre,
il vous est conseillé de mettre à jour les taux de change périodiquement. Pour ce faire,
utilisez la Liste de devises.
Il vous est également possible de mettre à jour les taux de change sur certains formulaires,
si ceux-ci affichent le champ Taux de change. Nous vous conseillons de mettre à jour le taux
de change de vos chèques et dépôts afin qu'ils correspondent au taux de change qui était en
vigueur à la date où votre banque a traité vos chèques et dépôts.
Effet des taux de change sur les opérations

Si vous traitez en devises étrangères, les fluctuations des taux de change ont un effet sur les
gains que vous réalisez sur les ventes à l'étranger, ainsi que sur le coût relié aux acquisitions
à l'étranger.
En général, les propriétaires d'entreprise désirent connaître l'effet que pourraient avoir les
fluctuations des taux de change sur les opérations étrangères non réalisées (c'est-à-dire, sur
les gains et pertes non réalisés) ainsi que les conséquences des fluctuations sur les gains et
pertes réalisés. QuickBooks fournit des rapports qui vous permettent de suivre les deux.

Gains et pertes non réalisés
Lorsque vous créez une opération étrangère, la devise étrangère correspond à une valeur
précise en devise implicite. Cette valeur est établie en fonction du taux de change qui est en
vigueur ce jour-là. Il est cependant fort possible que le taux de change soit assujetti à des
fluctuations avant la conclusion de l'opération. La différence entre la valeur de la devise
étrangère à l'ouverture de l'opération et la valeur actuelle de la devise représente votre gain
ou perte non réalisé(e).
Par exemple, supposons qu'un client vous achète un article pour le prix de 100 $ américains,
ce qui correspond à 130 $ canadiens lorsque vous lui émettez la facture. Avant de recevoir
le paiement du client, le dollar canadien baisse et le taux de change du dollar américain
passe de 1,3 à 1,5. Ceci signifie que le montant de 100 $ américains que vous doit votre
client correspond à présent à 150 $ canadiens. Par conséquent, votre gain non réalisé est de
20 $ CDN. Vous ne connaîtrez le montant en dollars canadiens que lorsque vous recevrez
le paiement de votre client et le déposerez à la banque. La banque convertira alors ce
montant en dollars canadiens et votre gain ou perte sera réalisé(e).
La plupart des comptables sont d'avis qu'il est préférable de faire état de vos gains et pertes
non réalisés relatifs aux opérations étrangères en cours (factures et paiements) lorsque vous
créez des rapports sur la valeur nette de votre compagnie, car ceci vous donne une idée plus
précise de la valeur à cette date. Veuillez consulter votre comptable pour obtenir des
précisions.
Pour déterminer et inscrire vos gains et pertes non réalisés :

1 Mettez à jour le taux de change de toutes les devises que vous utilisez, et créez un
rapport de gains et pertes non réalisés :
a) Dans le menu Rapports, sélectionnez Multidevise, puis Gains et pertes non réalisés.
b) Dans la fenêtre Gain/perte de change, mettez à jour les taux de change aux fins de
ce rapport. (Veuillez noter que ceci ne mettra pas à jour la Liste de devises.)
c) Cliquez sur OK. QuickBooks résume vos opérations étrangères en cours et vos gains
ou pertes possibles. Les montants qui figurent dans le rapport de gains et pertes
non réalisés sont affichés au moyen de la devise implicite, c'est-à-dire en dollars
canadiens.

2 Servez-vous des renseignements contenus dans le rapport pour effectuer une écriture au
journal général et rendre compte de votre gain ou perte. Dans l'exemple ci-dessus, le
rapport de gains et pertes non réalisés affiche un gain à l'égard du compte client et une
perte à l'égard du compte fournisseur. Par conséquent, les écritures au journal général
devraient être effectuées comme suit :
Sélectionnez la
devise implicite.
Vous devez indiquer le nom d'un client lorsque vous effectuez une écriture au journal
relative à un compte client. Aux fins de ce rapport, créez un client fictif auquel vous
pourrez associer des gains et pertes non réalisés.
Faites de même pour les gains et pertes non réalisés associés à un compte fournisseur.
3 Créez vos rapports de valeur nette.

4 Annulez l'écriture au journal général afin de retirer le gain ou la perte non réalisé(e) de
votre livre de paye.
Gains et pertes réalisés

Un gain ou une perte sur une opération étrangère en raison des fluctuations du taux de
change constitue un gain ou une perte réalisé(e) si une partie ou la totalité du paiement a
été versée. Une fois l'opération conclue, QuickBooks compare la valeur du montant étranger
qui était en vigueur à la date d'ouverture de l'opération à la valeur de ce montant à la date
de fermeture. QuickBooks inscrit la différence (le gain ou la perte) dans le compte
Gain/perte de change. Ce compte est créé automatiquement lorsque la fonction de
multidevise est activée.
Par exemple, si vous devez 500 francs français à un fournisseur et que le taux de change du
dollar et du franc passe de 0,25 à 0,20 entre la date à laquelle vous avez commandé les
produits et la date à laquelle vous payez la facture, votre gain réalisé est de 25 $ CDN. En
d'autres termes, lorsque vous avez commandé les produits, vous deviez 125 $ CDN, mais
vous avez fini par ne payer que 100 $ CDN car le franc français a baissé comparé au dollar
canadien. QuickBooks solde l'opération en attribuant le gain de 25 $ au compte Gain/perte
de change.
Pour déterminer vos gains et pertes réalisés à long terme, vous pouvez recourir au rapport
de gains et pertes réalisés. Ce rapport détaillé affiche le montant initial de chaque opération
étrangère dans la devise implicite, le taux de change qui était en vigueur à la date de
fermeture de l'opération, ainsi que les gains ou pertes consécutifs.

Pour imprimer un rapport de gains et pertes réalisés :
■ Dans le menu Rapports, sélectionnez Multidevise, puis Gains et pertes réalisés.
Les montants qui

figurent dans ce
rapport sont
affichés au
moyen de la
devise implicite.
Paiements versés par les clients étrangers

Si vous avez des clients qui vous versent des paiements en devises étrangères, il existe très
peu de différences entre la façon dont QuickBooks traite ces opérations-ci et celles qui sont
en devise implicite (en dollars canadiens). Vous créez les factures et recevez les paiements
de la même façon. Toutefois, la devise que vous associez à un client dans la fenêtre du profil
est également la devise de l'opération (consultez la section intitulée « Configurer des clients
et fournisseurs étrangers » à la page 160).
Créer des factures pour les clients étrangers

Avant de créer une facture pour un client étranger, vous devez configurer celui-ci dans la
liste client:projet et créer un compte client étranger. Suite à ces deux étapes, vous pourrez
créer une facture comme à l'ordinaire. Effectuez ce qui suit :
1 Sélectionnez un client
étranger, par exemple
un client américain. Le prix est convertie au
QuickBooks recherche moyen du taux de change afin
un compte client dont de correspondre à la devise
la devise correspond à du client (dollars américains).
celle du client Dans l'exemple ci-contre, le
sélectionné. Si un tel prix des cours de ski
compte n'existe pas, correspond à 50 $ canadiens,
QuickBooks vous invite mais lorsque l'article est
à en créer un. ajouté à la facture, le prix
converti équivaut à 33,95 $
Remplissez les champs américains.
de la facture.
2 Mettez à jour le taux de

change au besoin.
Si vous ne voulez pas que le prix soit converti au moyen du taux de

change, configurez un prix étranger. Consultez la section intitulée «
Ajouter des prix étrangers à des articles » à la page 162.

Remarque: Les codes des taxes qui sont associés à des articles ne sont pas transférés à la facture lorsque
vous sélectionnez un client étranger.
Recevoir le paiement d'un client étranger

Vous recevez les paiements des clients étrangers comme à l'ordinaire. Effectuez ce qui suit :
Les montants
1 Sélectionnez le client
figurant dans ce
étranger dont vous
recevez le paiement; formulaire sont en
dollars américains.
dans l'exemple ci-
contre, il s'agit d'un Le client détermine
client américain. la devise de
QuickBooks recherche l'opération.
un compte client dont
la devise correspond à
celle du client
sélectionné. Si un tel
compte n'existe pas, 2 Mettez à jour le
QuickBooks vous invite taux de change
à en créer un. au besoin.
Remplissez les champs

de la fenêtre Recevoir
un paiement, comme à
l'ordinaire.
Déposer des fonds étrangers

1 Dans le menu Activités bancaires, choisissez Dépôt de fonds.
2 Dans la fenêtre Paiements à déposer, sélectionnez la devise voulue dans la liste dérou-
lante. Lorsque vous déposez des fonds, vous ne pouvez utiliser qu’une seule devise par
dépôt.
3 Cliquez sur OK.
4 Dans le champ Déposer dans, sélectionnez le compte dans lequel vous souhaitez
déposer les fonds. Il est possible de déposer des fonds étrangers dans un compte de
dollars canadiens (le montant est converti au moyen du taux de change de la devise)
ou dans un compte bancaire étranger (à condition que la devise de ce compte corre-
sponde à la devise des fonds déposés).
5 Dans le champ Taux de change, mettez à jour le taux de change au besoin.
6 Remplissez les autres champs comme à l'ordinaire. Si vous retenez une certaine partie
des fonds étrangers lorsque vous les déposez, il vous faudra configurer un compte de
petite caisse pour cette retenue et vous assurer que la devise de ce compte corresponde
à celle des fonds déposés.

Paiements versés à des fournisseurs étrangers
Si vous avez des fournisseurs étrangers à qui vous versez des paiements, il existe très peu de
différences entre la façon dont QuickBooks traite ces opérations-ci et celles qui sont en
devise implicite (en dollars canadiens). Vous effectuez vos achats et payez vos factures de la
même façon. Cependant, la devise que vous associez au fournisseur dans la fenêtre du profil
est également la devise de l'opération (consultez la section intitulée « Configurer des clients
et fournisseurs étrangers » à la page 160).
Créer des bons de commande pour des fournisseurs

étrangers
Créez un bon de commande pour un fournisseur étranger comme à l'ordinaire. Effectuez ce
qui suit :
1 Sélectionnez un
fournisseur étranger. Si
la devise utilisée par ce
fournisseur est le dollar
américain, par exemple,
la devise de l'opération
sera également le dollar
américain.
QuickBooks recherche un
compte fournisseur dont
la devise correspond à
celle du fournisseur
sélectionné. Si un tel
compte n'existe pas,
QuickBooks vous invite à
en créer un.
Remplissez les champs
de la fenêtre Créer des
bons de commande,
comme à l'ordinaire.
2 Mettez à jour le taux de change au besoin.
À mesure que vous ajoutez des articles aux bons de commande étrangers, la devise des prix
est convertie afin de correspondre à la devise du fournisseur. Si un article affiche un prix
étranger et que la devise correspond à celle du fournisseur, le prix étranger sera utilisé (pour
obtenir des précisions, consultez la section intitulée « Ajouter des prix étrangers à des
articles » à la page 162).

Payer les factures provenant de fournisseurs
étrangers
Il arrive que vous ayez à payer une facture au moyen de la devise utilisée par le fournisseur
étranger qui vous l'a émise. Si vous achetez des produits à un fournisseur étranger, il vous
est conseillé d'ouvrir un compte bancaire dont la devise correspondra à celle du fournisseur.
Lorsque vous payez des factures, vous ne pouvez utiliser qu’une seule devise par facture.
1 Effectuez vos paiements dans la fenêtre Payer une facture, comme à l'ordinaire.
2 Dans la liste déroulante Compte fournisseur, sélectionnez le compte dont la devise
correspond à celle de la facture à payer. Par exemple, si vous payez une facture qui vous
provient d'un fournisseur américain, sélectionnez un compte fournisseur américain.
Vos factures doivent toutes Mettez à jour le taux de change.

afficher la même devise. Si celui-ci est assujetti à des fluctuations entre la date à laquelle vous avez reçu la
C'est le compte fournisseur facture et la date à laquelle vous avez inscrit le paiement, un gain ou ou une perte
que vous avez sélectionné est réalisé(e). QuickBooks rend compte de ce montant en l'inscrivant dans le compte
qui détermine la devise Gain/perte sur change.
actuelle. Dans l'exemple ci-
contre, il s'agit d'un compte
fournisseur américain, et les
factures proviennent de
fournisseurs américains.
Remplissez les autres

champs.
Sélectionnez le compte à
partir duquel vous
souhaitez effectuez le
paiement. Si le compte
bancaire n'est pas un
compte à devise étrangère,
QuickBooks affiche la
devise implicite après avoir
calculé le montant au
moyen du taux de change.
Si le taux de change a été assujetti à des fluctuations entre la date à laquelle vous avez reçu
la facture et la date à laquelle vous l'avez payée, QuickBooks rend compte du gain ou de la
perte dans le compte Gain/perte de change. Pour vérifier ce montant, consultez l'écriture
appropriée dans le journal des opérations.

Virer des fonds d'un compte à l'autre
Vous pouvez virer des fonds d'un compte bancaire canadien à un compte bancaire étranger
ou vice versa. Il est également possible de virer des fonds d'un compte étranger à un autre
compte étranger, à condition que la devise de ces deux comptes soit identique.
■ Effectuez des virements dans la fenêtre Effectuer des virements de fonds entre comptes :
Sélectionnez la devise
voulue dans le champ
Devise du virement de
Remplissez les
fonds. Par exemple, si
champs de cette
vous connaissez le
fenêtre.
montant à virer en
dollars canadiens,
sélectionnez CAD et
entrez le montant que
Mettez à jour le
vous désirez transférer
taux de change
en dollars canadiens.
afin que celui-ci
corresponde au Si, par contre, vous
taux de change connaissez le montant
en vigueur à la à virer en dollars
date du virement. américains,
sélectionnez USD afin
d'indiquer qu'il s'agit
d'un virement de
dollars américains.
Utiliser la calculatrice de devises

La calculatrice de devises vous permet de convertir de façon simple et rapide la devise
implicite en devise étrangère ou vice versa.
■ Dans le menu Compagnie, choisissez Calculatrice de devises.
1 Inscrivez le montant que vous

souhaitez convertir.
3 Sélectionnez la devise dans
2 Sélectionnez la devise que vous laquelle vous souhaitez
souhaitez convertir. convertir le montant inscrit.
4 Cliquez ici pour copier le montant

converti vers le presse-papiers. Ce champ non modifiable affiche
Puis, utilisez la commande Coller le résultat de la conversion.
(CTRL+V) pour entrer ce montant
dans le champ d'un formulaire.

C h a p i t r e 7
Renseignements
relatifs aux
mises à jour
Nouveautés dans 174

QuickBooks
Logiciel N o u v e a u t és d a n s
comptable
Effectuer le suivi 175

cette version de
de diverses
unités de mesure
QuickBooks
(version Pro
seulement) Logiciel comptable
Assembler des 179
articles en stock
QuickBooks Logiciel comptable continue à faciliter la

gestion de votre entreprise. Le présent chapitre vous
renseigne sur les nouvelles fonctions et
améliorations qui ont été apportées à cette version de
QuickBooks Logiciel comptable dans le but de rendre
le logiciel encore plus facile à utiliser. CHAPITRE 7
173
Nouveautés dans QuickBooks Logiciel comptable
Les nouvelles fonctions et améliorations dans QuickBooks Logiciel comptable facilitent
encore davantage la gestion de votre entreprise.
Dans le tableau ci-dessous, vous trouverez un sommaire des nouveautés ainsi que les sources
à consulter pour obtenir plus de renseignements.
Pour plus de
Nouvelle fonction À utiliser pour...
renseignements...
Unité de mesure (version Pro Effectuer le suivi des unités Consultez « Effectuer le suivi de
seulement) d'achat, d'inventaire et de vente diverses unités de mesure (version
de vos articles. Pro seulement) » à la page 175.
Trousse de développement de Intégrer les données et en Recherchez « SDK » dans l'index de

logiciels (SDK) partager avec d'autres applica- l'Aide.
tions qui ont été conçues
expressément pour les entre-
prises comme la vôtre.
Assemblage Assembler des articles en stock Consultez « Assembler des articles

pour en créer des produits finis. en stock » à la page 179.
Créer un budget automatique- Utiliser les données réelles con- Recherchez « Budgets » dans l'index
ment cernant vos revenus et dépenses de l'Aide.
afin de créer un budget automa-
tiquement.
Imprimer les feuillets T4 sur du Imprimer un feuillet T4 « officiel Consultez « Remplir le feuillet T4 et le
papier en blanc » sur du papier en blanc. relevé 1 » à la page 136.
Relevé d'emploi Imprimer un relevé d'emploi Consultez « Engager et renvoyer un

(brouillon) à partir de Quick- employé » à la page 127.
Books Logiciel comptable.
Suivi de la TPS/TVP Créer un rapport plus exact de Consultez « Effectuer le suivi de la

vos crédits et paiements de TPS taxe de vente » à la page 89.
et TVP.
Comprimer Mieux comprimer les données Rechercher « Comprimer »

QuickBooks Logiciel comptable. dans l'index de l'Aide.
Suivi amélioré des catégories Effectuer un suivi plus précis des Recherchez « Catégories » dans
éléments de revenu et de l'index de l'Aide.
dépense selon la catégorie.
Plus d'options d'impression Configurer les options d'impres- Recherchez « Imprimer les formu-
pour les formulaires sion pour les formulaires laires » dans l'index de l'Aide.
174 CHAPITRE 7 Renseignements relatifs aux mises à jour

Effectuer le suivi de diverses unités de mesure
(version Pro seulement)
Dans les versions précédentes de QuickBooks Logiciel comptable, l'unité de mesure d'un
article en stock a toujours été suivi en utilisant la même unité. Autrement dit, s'il s'agissait
d'acheter, de vendre ou de stocker un article, vous ne pouviez pas changer l'unité de mesure.
Dans cette version, vous pouvez configurer une unité de mesure pour qu'elle soit différente
de celle utilisée pendant l'achat de l'article. Par exemple, vous pouvez acheter des boissons
gazeuses en caisses de douze canettes, et ensuite les vendre individuellement. Ainsi, lorsque
vous vendez une canette, QuickBooks Logiciel comptable comprend que cette opération
correspond à 1/12 ième de votre inventaire.
Configurer diverses unités de mesure
Activer la préférence Unités de mesure

Avant de pouvoir configurer diverses unités de mesure pour les articles, il faut activer la
préférence Unités de mesure. Une fois activée, la fonction Unités de mesure ne peut être
désactivée. Il est donc conseillé d'activer cette fonction seulement si vous utilisez des unités
de mesure différentes pour acheter, vendre ou stocker un article.
1 Dans le menu Édition, sélectionnez Préférences.

2 Dans la barre d'icônes à gauche, cliquez sur Achats et fournisseurs.
3 Dans l'onglet Préférences de la compagnie, cochez L'inventaire et les bons de
commandes, puis cochez Unités de mesure. (L'inventaire doit être activé pour pouvoir
utiliser Unités de mesure.)
Qu'arrive-t-il lorsque la fonction Unités de mesure est

activée?
Lorsque la préférence Unités de mesure est activée, les modifications suivantes
s'effectueront dans QuickBooks Logiciel comptable :
■ Le bouton Unités de mesure apparaît dans les fenêtres relatives aux types Article en
stock et Produits assemblés en stock. Vous pouvez cliquer sur ce bouton pour afficher
la fenêtre Définir les unités de mesure, qui vous permet de configurer diverses unités de
mesure pour ces articles.
■ Un nouveau champ apparaît dans les fenêtres relatives aux types Service et Article hors
inventaire. Dans ce champ, vous pouvez entrer une description qui représente l'unité
de mesure associée à un article.
■ Une colonne intitulée Unité apparaît sur tous les formulaires. L'unité de mesure qui
s'applique au type d'opération s'affiche dans cette nouvelle colonne. Par exemple,
l'unité de vente s'affiche sur les formulaires de vente tels que les factures et les
bordereaux de commande. Également, l'unité d'achat figure sur les formulaires d'achat,
tels que les factures et les bons de commandes.
Effectuer le suivi de diverses unités de mesure (version Pro seulement) 175

■ Une colonne intitulée Unité s'affiche également dans certaines fenêtres, comme
Rajuster la valeur/quantité en stock et Modifier les prix des articles.
■ La colonne « Unité » s'affiche sur les rapports relatifs à la liste d'articles, aux achats, aux
ventes et aux opérations d'inventaire. L'unité de mesure appropriée apparaît dans cette
colonne.
Configurer les unités de mesure différentes

Maintenant, grâce à la fonction Unité de mesure, il vous est possible de voir comment vous
gérez vos achats, votre inventaire et la vente de vos articles. Vous pouvez configurer diverses
unités de mesure pour les articles de type Article en stock et Produits assemblés en stock.
Lorsqu'une opération d'un certain article est enregistrée, les associations établies entre les
unités de mesure pour cet article (p. ex., l'unité d'achat, l'unité d'inventaire, l'unité de vente)
ne peuvent pas être modifées. De cette façon, si vous avez une quantité en stock de cet
article, il faut configurer les unités de mesure avant d'inscrire un montant dans le champ
En stock.
1 Dans le menu Listes, sélectionnez Liste d'articles.

2 Cliquez sur le bouton Article. Dans la liste qui s'affiche, sélectionnez Nouveau.
3 Dans le menu déroulant « Type » de la fenêtre Nouvel article, sélectionnez Article en
stock ou Produits assemblés en stock. Ensuite, cliquez sur le bouton Unités de mesure.
La fenêtre Définir les unités de mesure pour les articles non désignés s'affiche.
Entrer l'unité de
mesure que
vous utilisez
pour l'inventaire Entrez le nombre d'unités de
de l'article. vente qui correspond à une unité
d'inventaire, ou vice versa.
Enlevez la coche
de cette case et
Si l'unité d'achat et l'unité
entrez l'unité
d'inventaire sont identiques,
que vous
cochez cette case. Si l'unité
utilisez lorsque
d'achat est différente, décochez la
vous vendez
case et configurez l'unité d'achat
l'article.
comme vous avez fait pour l'unité
de vente.
4 Cliquez sur OK.

Ajouter des articles ayant des unités de mesure aux
formulaires
Une fois que les unités de mesure pour un article seront configurées, l'unité de mesure
appropriée figurera sur les formulaires. Par exemple, les formulaires de vente affichent les
unités de vente et les formulaires d'achat affichent les unités d'achat. Il est impossible de
modifier l'unité de mesure dans les formulaires.
Paiements
Lorsque vous préparez une

facture à payer, l'unité d'achat
s'affiche. Dans l'exemple donné,
une caisse représente l'unité
d'achat pour la boisson gazeuse. QuickBooks Logiciel comptable comprend que cela
correspond à 12 canettes au sens de son unité de vente.
Factures
Par contre, lorsque cet article est ajouté à une facture, c'est l'unité de vente qui s'affiche.
Conseil : Vous pouvez également entrer un montant décimal ou une fraction. Par exemple,
si vous n'achetez que la moitié d'une caisse, vous pouvez entrer 0,5 ou 1/2 dans la facture.
Associer une description aux articles de type Service

ou Article hors inventaire
Un mot descriptif peut être ajouté aux articles de type Service et Article hors inventaire
(lorsque la fonction Unités de mesure est activée) pour vous aider à identifier l'unité de
mesure ou le taux pour ces articles. Il est impossible d'effectuer le suivi de diverses unités de
mesure pour ces deux types d'articles. Ces mots descriptifs s'emploient comme titre et,
aussitôt créés, apparaissent sur les formulaires et rapports.
Effectuer le suivi de diverses unités de mesure (version Pro seulement) 177

Créer des rapports avec diverses unités de mesure
Par défaut, certains rapports affichent l'unité de mesure pour un article. L'unité de mesure
affichée varie selon le type de rapport créé. Par exemple, un rapport « Achats selon l'article
: Sommaire » affiche les unités d'achat tandis qu'un rapport « Ventes selon l'article :
Sommaire » affiche les unités de vente. Dans la fenêtre Modifier le rapport, vous pouvez
modifier les rapports pour qu'ils affichent les unités voulues.
Si vous souhaitez
afficher l'unité
d'achat sur ce Qté * Unité
rapport, cliquez sur
1 canette
Modifier le rapport.
Vu qu'il s'agit d'un rapport

Dans la fenêtre de ventes, l'unité de vente
Modifier le rapport, s'affiche.
sélectionnez Unité
d'achat pour faire
afficher l'unité
d'achat de l'article. QuickBooks Logiciel
comptable convertira
la quantité (une
canette, si exprimée
en unités de vente) à
0,08333 d'une caisse.
Le rapport sera
modifié pour
afficher les articles
Qté * Unité
selon l'unité d'achat.
0,08333 caisse

Assembler des articles en stock
Vous pouvez utiliser le type « Produits assemblés en stock » afin de créer un produit
composé des matériaux assemblés (produits finis) que vous achetez ou fabriquez, gérez en
tant qu'articles en stock et revendez. Vous pouvez suivre le nombre d'articles en stock après
une vente, le nombre d'articles en commande, votre coût des biens vendus et la valeur de
votre inventaire. Notez que les produits assemblés en stock dans QuickBooks Logiciel
comptable peuvent servir à indiquer les produits assemblés sur les formulaires de vente et
dans les rapports. QuickBooks Logiciel comptable n'effectue pas le suivi de l'inventaire
pendant la fabrication.
Seule la version Pro de QuickBooks Logiciel comptable vous permettra de créer et de

fabriquer des produits assemblés. Une fois les produits assemblés, toute version de
QuickBooks Logiciel comptable convient pour visualiser, vendre et faire des rapports sur les
produits assemblés existants.
Définir et fabriquer des produits assemblés en stock

Il y a deux étapes dans la création des produits assemblés dans QuickBooks Logiciel
comptable. D'abord, définissez un produit assemblé puis enregistrez-le dans la fenêtre
Nouvel article. Ensuite, fabriquez le produit assemblé dans la fenêtre Assembler des
produits. Pour que les produits assemblés soient ajoutés à l'inventaire ou que les articles
d'assemblage (articles en stock, etc.) soient retirés de l'inventaire, il faut d'abord assembler
le produit. Veuillez noter que si vous entrez une quantité en stock dans la case En stock
lorsque vous travaillez dans la fenêtre Nouvel article, cette opération apporte un
rajustement à l'inventaire. En pareil cas, le nombre de produits assemblés s'ajoute à
l'inventaire mais les articles d'assemblage ne sont pas retirés.
Il faut définir tous les articles d'assemblage utilisés dans un produit assemblé selon les types
Articles en stock ou Produits assemblés en stock avant de pouvoir les utiliser pour assembler
un produit.
Modifier les produits assemblés en stock

Les détails compris dans la définition d'un produit assemblé, comme la liste et la quantité
des articles d'assemblage, peuvent être modifiés jusqu'au moment où le produit assemblé
fait partie d'une opération. Il est évident que le processus de fabrication est une opération
qui modifie l'état d'un produit assemblé. Toutefois, le fait de modifier la quantité en stock
(dans la fenêtre Nouvel article), pour effectuer un rajustement de l'inventaire, constitue une
autre opération.
Dès qu'un produit assemblé est associé à une opération, vous ne pouvez plus modifier la
liste d'articles d'assemblage. Cependant, il vous est toujours possible de modifier d’autres
éléments relatifs à la définition de l'assemblage.
Lorsque vous modifiez la quantité en stock pour les produits assemblés, le nombre de
produits assemblés sur l'ensemble est rajusté mais la quantité en stock des articles
d'assemblage (utilisés pour fabriquer le produit assemblé) ne change pas.
Assembler des articles en stock 179

Assemblages en suspens
Les assemblages peuvent être laissés en suspens s'il n'y a pas suffisamment d'articles
d'assemblage en stock pour fabriquer le nombre total de produits assemblés désirés. Si vous
assemblez des produits mais que l'opération ne peut pas s'achever en raison d'un manque
d'articles d'assemblage, elle est laissée en suspens. Dans ce cas, « en suspens » s'affiche dans
la fenêtre Assembler des produits pour vous rappeler que ces assemblages n'ont pas été
terminés.
Les opérations d'assemblage complétées peuvent devenir des opérations en suspens si vous
modifiez ou supprimez une opération d'assemblage antérieurement terminée. Ceci est
également possible si vous modifiez les quantités dans l'inventaire ou les dates sur les bons
de commande, les factures ou les formulaires de vente au comptant. Les assemblages déjà
terminés changent en opérations « en suspens » si la quantité d'au moins un des articles
d'assemblage nécessaires est insuffisante pour fabriquer le nombre de produits assemblés
voulus à la date précisée. Vous pouvez utiliser le rapport Assemblages en suspens pour
afficher une liste de tous les assemblages actuellement en attente.
Même si vous avez assez d'articles d'assemblage en stock pour en faire le nombre de produits
assemblés désirés, il est possible de laisser un assemblage en suspens. Ceci vous permet de
configurer l'assemblage et de préparer les renseignements nécessaires mais d'assembler le
produit à une date ultérieure. Pourquoi laisser un assemblage en suspens?
Vendre les produits assemblés en stock

Lorsque les produits assemblés figurent sur un formulaire (par exemple sur un formulaire
de vente au comptant ou dans un rapport), les articles d'assemblage qui les composent sont
masqués. Seuls le nom du produit assemblé, la description et le prix apparaîssent.
Lorsque vous essayez de vendre plus de produits assemblés que vous avez actuellement en
stock, QuickBooks Logiciel comptable vous avertira que les quantités sont insuffisantes
pour la commande. Si vous continuez avec l'opération, la quantité en stock pour le produit
assemblé est affiché sous forme de nombre négatif. Dans la fenêtre Assembler des produits,
vous pouvez établir un seuil d'assemblage qui sert à vous avertir lorsque le stock nécessaire
pour fabriquer plus de produits assemblés est faible. Si vous activez les aide-mémoire, une
liste d'assemblages en suspens apparaît dans la fenêtre Aide-mémoire.
Désassembler les produits assemblés en stock

Il existe de nombreuses façons de désassembler les produits assemblés et de remettre les
articles d'assemblage en stock. Vous pouvez :
Rajuster la quantité en stock pour chaque article d'assemblage et pour le produit assemblé
dans la fenêtre Rajuster la valeur/quantité en stock.
Réduire la quantité à assembler dans la fenête Assembler un produit, puis cliquez sur
Assembler et fermer. La quantité des produits assemblés en stock diminue et la quantité des
articles d'assemblage augmente.
Supprimer une opération d'assemblage La quantité des produits assemblés en stock diminue
et la quantité des articles d'assemblage augmente, mais toute trace de l'opération
d'assemblage est effacée. Ceci n'est pas recommandé si vous ne voulez pas effacer
l'opération de manière permanente.

Index
Si la rubique que vous recharchez ne figure pas ci-dessous, essayez l’index d’aide de quickBooks. Dans
le menu Aide, choisissez Index, inscrivez le mot-clé et appuyez sur la touche de retour.
Symbols de service
suivi des charges de paye selon (QuickBooks Pro
uniquement), 110
: (deux-points) entre le client et le projet, 58
prix étrangers, 162
TPS/TVP et codes, 92
assistant comptable, 28
A Assurance-emploi, éléments de paye pour, 112
actif, description, 33 autres retenues d'impôt, 113
activer avantages accordés aux employés, élément de paye
livre de paye, 104 pour, 113
unités de mesure, 175
activité unique
suivi du temps, 147 B
activités
enregistrer dans le compte-heures, 145 balance de vérification, 11
entrer manuellement les heures travaillées dans barre d'icônes, 71
QuickBooks Pro, 148
base salariale
importer dans QuickBooks Pro à partir du compte-
configuration du montant cumulatif pour
heures, 147
employés, affichage, 123
modifier ou visualiser des données relatives au
temps, 146 bilan, description, 35
suivi du temps à l’aide du compte-minutes, 147 bons de commande pour fournisseurs étrangers, 169
actualisation des données, 85 bons de commandes
administrateur, 85 créer, 178
AE (Assurance-emploi), éléments de paye pour, 112 bordereaux de dépôt, commander des fournitures
d’Intuit, 200
Agence des douanes et du revenu du Canada, 132
impôt, 96
TPS, 88
aide C
à l’écran, 74
index, 74 caisse vs exercice
déclaration, 102
amortissement d’un prêt hypothéquaire,
uniquement dans Quicken, 25 calcul des cotisations sociales, légères différences,
130
année civile, 99
capital
annuler, chèque de paye, 131
bénéfices non répartis provenant du, 67
articles, 175 description, 34
à propos de, 65 répartition au cours de la configuration, 66
ajouter aux formulaires avec l'ensemble des unités transférer du solde d'ouverture du compte en
de mesure, 177 capital, 21
configurer les unités de mesure, 176
Index 181
transférer du solde d’ouverture du compte de code d’identification, inscription, 8
capital, 21 codes des taxes
transfert à partir du compte «Solde d’ouverture du codes, configurer, 92
compte de capital», 67 détaxé, pour en savoir plus sur, 91
catégories pour articles, 92
à propos de, 32 pour clients, 92
ajouter, 33 colonnes, modifier dans un rapport, 76
charges de paye, suivi selon les, 109
employés, regroupement selon les, 119 commander
chèques, 200
CD-ROM créer des ventes, 178
installation de QuickBooks à partir de, 8 enveloppes, 200
installer le compte-heures, 154 factures, 200
Champ Rep. dans la fenêtre Nouvel employé, 119 mise à jour de logiciels, 200
champs mises à jour correctives de logiciels, 200
filtrage des rapports, 78 relevés, 200
personnalisés pour les employés, 118 commerce international, voir multidevise, 158
charges de livre de paye commissions
rapports, 108 employés à, 119
charges de paye modèle pour la configuration des employés,
article de service, suivi selon le (QuickBooks Pro ajouts, 117
uniquement), 110 compagnie
catégorie, suivi selon la, 109 activer le suivi de la TPS/TVP, 43
client, suivi selon le, 109 configuration, 41
projet, suivi selon le, 109 configuration, préparer, 40
chèques création d'une nouvelle, 43
commander des fournitures d’Intuit, 200 description, 32
livre de paye fichier de données, description, 32
imprimer, 132 fictive, 74
réviser et corriger, 131 mots de passe, 85
talons de chèque, imprimer, 132 restaurer les données, 80
sélection d'un formulaire d'impôt pour, 43
chèques de paye
annuler, 131 compagnie fictive, 74
historique, entrée, 120 comprimer les données, 80
imprimer, 132 comptabilité
imprimer un talon de chèque, 132 d’exercice, 36
modifier, 131 de caisse, 36
supprimer, 131 de caisse vs d’exercice
clients choix, 36
charges de paye, suivi selon les, 109 comptabilité d'exercice
codes des taxes, 92 définition, 36
étrangers, 167 rajustement lors de la configuration, 66
clôturer une période comptable, 87
182 Index
compte d'assujettissement à la TPS/TVP, 94 modifier, 63

compte d’assujettissement à la TPS/TVP passif, 34
rajustements, 94 produits, 50
compte de chèques, opérations historiques et, 64 comptes de charges

configurer, 50
compte de dépenses soldes d’ouverture, 66
hors catégorie, 66
comptes de produits
compte de revenus soldes d’ouverture, 66
hors catégorie, 66
comptes des résultats
compte secondaire, livre de paye, 108 configurer, 50
compte-heures configurer
configurer, 143 clients étrangers, 160
disquettes d'installation, créer, 154 comptes, 50
données comptes étrangers, 159
fichier, créer, 145 fournisseurs étrangers, 160
importer dans QuickBooks Pro, 147 livre de paye, 106
enregistrer des activités, 145 multidevise, 158, 162
installer, 154 plan comptable, 44
installer à partir du CD, 154 renseignements de paye des employés, 116
listes renseignements sur la rémunération des employés,
exporter à partir de QuickBooks Pro, 143 117
importer à partir de QuickBooks Pro, 145 retenues salariales automatiques, 117
matériels exigés, 154 sommaires se rapportant au cumul de l'année pour
utiliser, 141 employés, 120
compte-minutes unités de mesure, 175, 176
suivi d’activités, 147 votre entreprise, 41
utiliser, 141 congé
comptes heures et jours de congé accumulés, entrer dans les
actif, 33 retenues salariales automatiques, 117
capital, 34 maladie
charges, 50 cumul de l’année, entrée, 121
classement par chiffres, 63 employés, configuration pour, 119
clients heures et jours de congé accumulés, entrer dans
après la conversion à partir de Quicken, 22 les retenues salariales automatiques, 117
opérations historiques, 63 inscription, 119
configurer les revenus et dépenses, 50 payé
créditeurs employés, configuration pour, 119
convertir à partir de Quicken, 23 inscription, 119
fournisseurs, 48 conversion,données de Quicken, 16
opérations historiques, 63
lignes d'impôt, association, 100 copie du comptable, 30
livre de paye, 108 corporations
modification pendant la configuration du livre de description, 38
paye, 122 salaire des dirigeants, 113
Index 183
cotisations sociales devise, voir multidevise, 158
autres, éléments de paye pour, 113 différences - QuickBooks et table d’impôt, 130
dans les retenues salariales automatiques, 117
employés, configuration pour, 119 divers, dans un rapport, 78
feuillets T4 dollar É.-U., voir multidevise, 158
imprimer, 138
données
produire, 136
actualiser, 85
formulaires d’impôt, produire, 132
comprimer, 80
formulaires PD7A, produire, 136
compte-heures, importer dans QuickBooks Pro,
historique, 120
147
payer, 135
exportation, 26
rapport de sommaire T4, produire, 139
implicites, employés, pour le livre de paye, 117
relevés 1, 136
importer à partir d’autres logiciels, 26
relevés 1, imprimer, 138
piste de vérification, 87
remboursement du paiement en trop, 135
retstaurer, 80
sommaire cumulatif, 124
sauvegarde, 79
Sommaire des Relevés 1, produire, 139
transfert, 27
Sommaire des retenues , QC, 136
DOS
cotisations versées par la compagnie
Quicken, conversion à partir de Quicken
élément de paye pour
versions DOS, 18
cotisations versées par la compagnie, 113
versions Windows, 18
employés, individuels, configuration pour, 119
modèle pour la configuration des employés,
ajouts, 117
créance irrécouvrable, rajustement de la TPS/TVP E
due, 94
éléments de paye, 111
créer
affichage de QuickBooks, 111
bon de commande, 178
autres retenues d'impôt, 113
création de nouveaux, 112
crées par QuickBooks, 111
D engagements, rajuster, 133
exemples d'éléments de paye courants, 114
date de début, 37 modifications, conséquences, 126
choisir, 36 modifier, 126
en mi-année, 66 montants supplémentaires, 113
montant assujetti à la TPS/TVP, 90 ordre, effet sur les montants et le salaire brut, 119
paiement à l'heure, 113
date de départ d'un employé, 127 salaire des dirigeants, 113
déclarer les formulaires fiscaux de livre de paye, 132 vacances, 111
départements, suivi, 32 élimination, rajuster un compte d'assujettissement à
deux-points (:) entre le client et le projet, 58 la TPS/TVP, 94
devise étrangère, voir multidevise, 160 emplacements, suivi, 32

employés
184 Index
ajout, 128 déclaration de revenus et, 44

augmentation de salaire, 127 livre de paye et, 61
avantages pour, 113 plan comptable dans, 44
champs personnalisés, 118 enveloppes, commander des fournitures d’Intuit,
classement, 119 200
commissions, 119
configuration, 118 erreur du calcul des cotisations sociales, 130
effectuer le suivi, 140 espace disque requis, 6
entrées implicites, 117
état de facturation
mettre en commun QuickBooks au moyen d'un
facturer des heures de travail en cas d'erreur, 152
réseau, 85
modification des renseignements, 127 état de la trésorerie, 35
paye, 128 état des heures (non)facturables
préférences pour, 105 les heures sont-elles facturables, 140
primes pour, 114
état des résultats, description, 35
renseignements de livre de paye
configurer, 116, 117 exactitude du calcul des fourchettes salariales dans
sommaire se rapportant au cumul de l'année, QuickBooks et celui de la table d’impôt, 130
120 exercice financier, 80, 99
renseignements de paye rajustement en vue d'une date de début en mi-
modification, 127 année, 66
renvoyer, 127, 128
suivi du temps, 150 exportation
des listes aux fins du compte-heures, 143
engagements salariaux données, 26
escompte, 135 vs d'autres méthodes de transfert de données, 27
feuillets T4, 136
feuillets T4, imprimer, 138
paiements, entrer un sommaire cumulatif, 124
payer, 132, 135
PD7A, 136
F
pénalités, 135 factures
rajuster un élément de paye, 133 à payer
rapport de sommaire T4, 139 fournisseurs étrangers, 170
relevés 1, 136 commander des fournitures d’Intuit, 200
relevés 1, imprimer, 138 impayées, 48
Sommaire des retenues , QC, 136 fenêtres dans QuickBooks, 71
Sommaires des Relevés 1, 139
suivi effectué par QuickBooks, 110 feuillet relevés 1, 136
imprimer, 138
enregistrement de QuickBooks, 10, 198
feuillet T4A, configurer, 150
entreprise
sauvegarde, 79 feuillets T4, 136
imprimer, 138
entreprise à propriétaire unique, description, 38 préparer, 136
Entrevue EasyStep, 41 produire, 136
activation du suivi de la TPS/TVP, 46 suivi des renseignements dans QuickBooks, 113
Index 185
fichiers
comprimer, 80 H
IIF, 26
heures travaillées
restaurer, 80
enregistrer au moyen du compte-heures, 145
sauvegarde, 79
entrer, 148
filtrage des rapports, 78 entrer manuellement les heures travaillées dans
format des chiffres dans un rapport, 76 QuickBooks Pro, 148
entrer sur un chèque de paye, 130
formulaires
descriptions, 72 hors catégorie
dépenses
formulaires d’impôt
compte, rajuster lors de la configuration, 66
choisir un formulaire d’impôt, 100
revenu
PD7A, produire, 136
compte, rajuster lors de la configuration, 66
rapport de sommaire T4, 136, 139
sélection dans l’Entrevue EasyStep, 44
Sommaire des retenues , QC, 136
Sommaires des Relevés 1, 139 I
formulaires de paye
feuillets T4, 136 importer
feuillets T4, imprimer, 138 activités à partir du compte-heures, 147
livre de paye, 132 listes de QuickBook dans le compte-heures, 145
PD7A, 136 Simple comptable, 26
rapport de sommaire T4, 139 impôt
relevé d’emploi, 128 à propos des rapports, 102
relevés 1, 136 configuration et suivi, 96
relevés 1, imprimer, 138 éléments pour, 113
Sommaire des retenues , QC, 136 fédéral, éléments de paye pour, 112
Sommaires des Relevés 1, 139 formulaire, 39
fournisseurs ImpôtRapide, 101
feuillet T4A, 150 préparation des renseignements, 101
heures de travail, payer, 150 sélection d’un formulaire dans l’Entrevue
EasyStep, 44
fourniture détaxée, 91
sur le revenu du Québec, éléments de paye pour,
fusionner 112
noms et conversion à partir de Quicken, 20
ImpôtRapide, 101
impression
fichiers sur disquette, comparaison aux autres
G méthodes de transfert de données, 27
gains et pertes non réalisés, 165
gains et pertes réalisés, 166 rapport de gains et pertes réalisés, 167
graphiques de mouvement, 71 imprimantes à alimentation continue
gratifications, verser aux employés, 114 feuillet T4 ou relevé 1, 138
imprimer des formulaires de paye, 138
186 Index
imprimantes par points, feuillet T4 ou relevé 1, 138 modèle pour la configuration des employés,
imprimer ajouts, 117
chèques de paye, 132 opérations historiques, entrée, 120, 124
feuillets T4, 138 payer les employés, 128
rapport de talon de paye, 132 personnaliser les comptes pour, 108
relevés 1, 138 préférences pour, 105
service de, 104
indemnité de vacances suivi des charges, 110
élément de paye, 111 tableau récapitulatif en vue de la configuration,
index des rapports, 76 106–107
installer logiciel de comptabilité
compte-heures, 154 transfert des données, 27
processus d’installation, 11 logiciel de la comptabilité, transfert des données, 27
QuickBooks, 8
instructions étape par étape, rechercher, 74
Intuit
enregistrement du logiciel, 10
M
numéros de téléphone, 198–200 Macintosh
sites Web, 198–200 conversion de Quicken, 18
soutien technique, 194
masquage
éléments de liste, 72
L matériels exigés
exigences du compte-heures, 154
lignes d'impôt, association à des comptes, 100 mémoire vive, 6
lignes de produits, suivi selon les, 33 mémoriser un rapport, 77
Liste de fenêtres ouvertes, 71 méthode de comptabilité

comptabilité d’exercice, 35
Liste de noms divers, après la conversion vers comptabilité de caisse, 36
Quicken, 19
mettre en commun QuickBooks au moyen d'un
listes réseau, 85
description, 72
exportation, 27 mise à jour
exporter aux fins du compte-heures, 143 correctives, commander, 200
problèmes, 13
livre de paye taux de change, 164
activer et désactiver, 104
charges, 108 mise à niveau
comptes, 108 d’une version antérieure de QuickBooks, 11
comptes secondaires, 108 de logiciels, commander des produits d’Intuit, 200
configuration, 106 mode multi-usager, 85
employés, individuels, configuration pour, 119 modèles, pour le livre de paye, 117
Entrevue EasyStep et, 61
montants cumulatifs
Index 187
livre de paye, entrée, 120 numéro d'entreprise, 89
livre de paye, entrer, 124 numéros de téléphone
montants supplémentaires, élément de paye pour, commander des chèques et d'autres fournitures,
113 200
mot de passe, 85 commander des logiciels et d'autres produits, 200
utiliser un mot de passe pour clôturer une période enregistrement de QuickBooks, 198
comptable, 87 Intuit, 198–200
tables d'impôt du livre de paye, 199
multidevise
articles étrangers, 162
calculatrice de devises, 171
clients étangers, 160
configuration, 162
O
configuration d'une devise, 162 opérations
configuration de comptes étrangers, 159 historiques, 63
configurer, 158 entrée de, pour le livre de paye, 64
créer des bons de commande pour des fournisseurs piste de vérification, 87
étrangers, 169 tri
déposer des fonds étrangers, 168 d'un rapport, 76
effets des taux de change, 164 ouvrir session, 85
facturation des clients étrangers, 167
fournisseurs étrangers, 160
gains et pertes non réalisés, 165
gains et pertes réalisés, 166
paiements versés par les clients étrangers, 168
P
payer les fournisseurs étrangers, 170 paiements d'obligations précédentes, 124
taux de change, 164
paiements en trop
voir également multidevise, 158
engagement salarial, chèque de remboursement,
utilisation, 158–171
135
virement de fonds, 171
passif
multi-usager
description, 34
configurer, 81, 83
livre de paye, consultez engagement salarial
TPS/TVP, 90, 94
payer
N engagements salariaux, 132, 135
fournisseurs étrangers, 170
navigateurs, 71 non employé(s), 150
nombre d'utilisateurs maximal, 83 période comptable, clôturer, 87
noms dupliqués, après la conversion à partir de personnalier un rapport, 76
Quicken, 20
piste de vérification, 87
non répartis
plan comptable
bénéfices, rajustement au cours de la
ajouter des comptes, 63
configuration, 66
configurer, 44
188 Index
création, 44 utilisateurs multiples, 81

description, 33 Quicken, 16
polices, modifier dans un rapport, 76 comptes créditeurs, conversion, 19
préférence comptes créditeurs, convertir, 23
unités de mesure, 175 comptes débiteurs, après la conversion, 22
convertir
préférences dans QuickBooks, 16
configuration, 47 QuickBooks, 21
configurer, 45 données converties, mise au point, 19
description, 45, 47 établir les préférences, 20
employés, 105 pour Macintosh, conversion, 18
livre de paye, 105
multidevise, 159
TPS/TVP, 46, 89
utilisateurs, 84 R
primes, verser aux employés, 114
rajuster
problèmes, comment résoudre, 196 engagement relatif à un élément de paye, 133
procédures, 74 montant assujetti à la TPS/TVP, 94
produire des formulaires fiscaux de paye rapports
relevé 1, 136 balance de vérification, 11
T4, 136 “divers”, 78
enregistrer la personnalisation et le filtrage, 77
projets
état de la trésorerie, 35
charges de paye, suivi selon les, 109
filtrage, 78
propriétaires/associés, paiement à l’égard des heures gains et pertes non réalisés, 165
de travail, 150 gains et pertes réalisés, 166
mémoriser, 77
modifier l'étendue des renseignements, 78
Q montant assujetti à la TPS/TVP, 93

personnaliser, 76
polices, 76
QuickBooks, 6
rechercher le rapport désiré, 76
administrateur, 85
relevé d’emploi, 128
compagnie fictive, 74
enregistrement de votre logiciel, 10 régime de pension du Canada, éléments de paye
espace disque requis pour, 6 pour, 112
installation, 8 registres
multi-usager, 83 entrer des opérations dans les, 65
problèmes de mise à jour, régler, 13
règlement
réinstallation, 10
montant assujetti à la TPS/TVP, 94
réseau, mettre en commun, 85
Service de livre de paye, 104 réinstallation de QuickBooks, 10
site Web (QuickBooks.ca), 199 relevés
transfert des données, 26 commander des fournitures d’Intuit, 200
Index 189
descriptions, 73 sauvegarde des données, 79
relevés 1, 136 secteurs d'entreprise, suivi, 32
imprimer, 138 sécurité
suivi des renseignements dans QuickBooks, 113 mot de passe, 85, 87
remboursements Service de livre de paye QuickBooks, 104
engagement salarial, 135
Simple comptable, importation, 26
rémunération
de vacances sites Web
cumul de l’année, entrée, 121 Intuit, 199
paiement unique, 114 Soutien technique, 199
renvoyer un employé, 127 société de personnes

description, 38
réorganiser une opération de rapport, 76 heures de travail, payer un associé, 150
réseaux profits et pertes, suivi selon les associés, 32
configurer QuickBooks, 81, 83 solde d’ouverture
maximum du nombre d'utilisateurs, 83 du compte de capital, 67
mise en commun de QuickBooks, 85 rajustement du solde au cours de la
QuickBooks en réseau, 84 configuration, 66
restaurer les données, 80 inscription au cours de l’Entrevue EasyStep, 39
retenues salariales automatiques, 117 Sommaire des retenues , QC, 136
retenues, livre de paye sommaire T4
élément de paye pour préparer, 136
retenues, 113 rapport, 139
employés, individuels, configuration pour, 119 Sommaires des Relevés 1, 139
modèle pour la configuration des employés,
ajouts, 117 soumettre les formulaires pour engagements
salariaux
RPC (Régime de pension du Canada), éléments de PD7A, 136
paye pour, 112
sous-catégories, 33
RRQ (Régime de rentes du Québec), éléments de paye
pour, 112 sous-traitants
feuillets T4A, 150
heures de travail, payer, 150
S soutien technique
avant de téléphoner, 195
numéros de téléphone et sites Web, 198–200
salaires pour parler à un représentant, 195
cumul de l'année, configurer, 120
dirigeant, élément de paye pour, 113 spécifications
employé, inscription, 119 du logiciel, 6
employé, modification, 127 du matériel, 6
saisie du salaire, élément de paye pour, 114 suivi
supprimer d'un chèque donné à titre de prime, 131 charges de paye, 110
TPS/TVP, 46, 89
190 Index
suivi de diverses unités, 175 télétraitement bancaire, convertir à partir de

suivi des heures travaillées, 150 Quicken, 21
employés, 140 temps, payer un non employé, 150
entrer manuellement les heures travaillées dans totaux partiels dans les rapports, 76
QuickBooks Pro, 148
inscrire les heures de travail avec le compte- touche F1 pour obtenir de l’aide, 74
minutes, 147 TPS/TVP
les heures sont-elles facturables, 140 activer dans l’Entrevue EasyStep, 46
options disponibles, 141 appliquer aux ventes, 92
suivi des placements, uniquement avec Quicken, 25 calcul dans QuickBooks, 88
codes des taxes pour clients, 92
codes des taxes, configurer, 92
codes pour articles, 92
T créance irrécouvrable, 94
détaxé, 91
tableau récapitulatif en vue de la configuration du montant exigible depuis la date de début, 65
livre de paye, 106–107 numéro d'entreprise, 89
tables d'impôt, livre de paye passif, 90
numéros de téléphone pour, 199 préférences, 89
rapports de passif, 93
tableurs règlement du passif, 94
transfert des données, 27 suivi, 46, 89
talon, imprimer, 132 taxe incluse (achats), 92
taxe incluse (ventes), 92
taux de change, 158
verrouillage après paiement, 87
effet sur les opérations, 164
verrouiller après paiement, 95
mise à jour, 164
vos dettes, 93
taxe de vente
traitement de texte
activation dans l’Entrevue EasyStep, 46
transfert des données, 27
appliquer aux ventes, 92
calcul dans QuickBooks, 88 traitements
données historiques, 66 cumul de l'année, configurer, 120
numéro d'entreprise, 89 employé
passif, 90 inscription des taux horaires, 119
préférences, 89 inscription du salaire, 119
rajustements au compte d’assujettissement à la modifier le salaire horaire, 127
TPS/TVP, 94 horaire, élément de paye pour, 113
rapports de passif, 93 salaire des dirigeants, élément de paye pour, 113
règlement du montant assujetti à la TPS/TVP, 94 supplémentaires, 114
régler le passif, 94 transfert
suivi, 46, 89 à partir d'autres logiciels vers QuickBooks, 26
verrouillage après paiement, 87
verrouiller après paiement, 95 TVP
vos dettes, 93 compte d'assujettissement, 94
suivi, 46, 89
taxe sur les produits et services voir TPS/TVP, 46
Index 191
U V
unités d'achat, 175 ventes
unités d'inventaire, 175 clients étrangers, 167
formulaires, 72
unités de mesure suivi des commissions, 119
ajouter aux formulaires, 177
configurer, 175 verrouiller
suivi, 175 d’une taxe de vente après paiement, 87
la taxe de vente après paiement, 95
unités de vente, 175
versions antérieures de QuickBooks, mise à niveau,
usagers 11
multiple, 81
multiples, 83 versions de mise à jour de logiciels, commander des
produits d’Intuit, 200
utilisateurs
configurer, 83, 85 versions, mise à niveau, 11
et Windows 2000, 6 virement
limite maximale, 83, 86 fonds étrangers, 171
mots de passe, 85
ouverture de session, 85
vérification, 87
utilisateurs multiples
W
et Windows 2000, 6 Windows
maximum, 83 conversion des données de Quicken dans
nombre d'utilisateurs maximal, 86 QuickBooks, 16
logiciels et matériels exigés, 154
spécifications du logiciel pour QuickBooks, 6
Windows 2000 et utilisateurs multiples, 6
192 Index
A p p e n d i c e 1
Options de
soutien au
client 0
Options de 194
soutien au client
et services Comment
d'Intuit
Pour parler à un 195

communiquer
représentant du
soutien au client
avec Intuit?
Pour 198
communiquer
avec Intuit
S'il vous est impossible de résoudre un problème,

vous pouvez obtenir de l'aide par téléphone, par
télécopieur ou par Internet. Intuit Canada offre
également des services spéciaux qui vous permettent
de profiter au maximum de votre logiciel. CHAPTER 8
193
Options de soutien au client et services d'Intuit
Réseau de soutien QuickBooks (RSQB)
soutien au client QuickBooks par téléphone
Il vous est toujours possible d’appeler le soutien au client et de recevoir de l’aide,

moyennant certains frais pour chaque appel. Pour obtenir des précisions, consultez la
section intitulée «soutien au client par téléphone» à la page 198.
Service Mise en route QuickBooks
Notre équipe d'experts peut adapter le programme QuickBooks aux besoins de votre
entreprise et vous aider à configurer le fichier de votre compagnie. Le service Mise en route
vous offre deux options —le service de Configuration et le service de Consultation.
Le service de Configuration vous permet de parler avec un expert qui configurera

QuickBooks pour vous en fonction des renseignements que vous aurez fournis, et vous
guidera d'une fonction QuickBooks à l'autre.
Le service de Consultation vous offre quatre sessions de consultation d'une durée d'une
heure chacune. Ces sessions sont personnalisées afin de répondre aux besoins de votre
entreprise. (Veuillez noter que les experts du service Mise en route ne fournissent pas de
soutien au client).
Récupération des données
Le service de Récupération des données vous est disponible, moyennant certains frais, si
votre fichier de données devient corrompu. Pour obtenir des précisions, consultez la section
intitulée «Récupération des données» à la page 198.
Suppression d'un mot de passe
Le service de Suppression d'un mot de passe vous est disponible, moyennant certains frais,
si vous oubliez votre mot de passe. Pour obtenir des précisions, consultez la section intitulée
«Suppression d'un mot de passe» à la page 198.
194 APPENDICE 1 Options de soutien technique

Site Web QuickBooks.ca
QuickBooks.ca (http://www.intuit.com/canada/quickbooks/fr/) est le site Web officiel à
l'intention des utilisateurs de la version canadienne de QuickBooks. Dans ce site, vous
pouvez trouver des questions et réponses sur QuickBooks, des mises à jour de QuickBooks,
et des renseignements sur nos offres spéciales. Nous vous invitons également à visiter le site
http://www.quickbooks.com qui s’adresse à tous les utilisateurs de QuickBooks (aucun
contexte canadien).
Si vous avez un compte auprès d'un fournisseur Internet, vous pouvez accéder au site
QuickBooks.ca à partir du menu Aide de votre programme QuickBooks.
Programme pour conseillers professionnels QuickBooks

Les conseillers en QuickBooks Pro sont des experts-comptables qui connaissent le logiciel à
fond. Ces conseillers possèdent les outils, les ressources et les connaissances requises pour
vous aider à maîtriser et optimiser votre programme QuickBooks afin que vous puissiez
mieux gérer votre entreprise.
Bien que le service de présentation du Programme pour conseillers professionnels

QuickBooks vous soit offert gratuitement, le conseiller professionnel que vous aurez choisi
vous fournira des renseignements sur ses honoraires.
Si vous êtes comptable, aide-comptable ou conseiller en informatique, nous vous

encourageons à devenir membre de ce programme.
Si vous désirez devenir membre ou si vous souhaitez trouver un conseiller professionnel

QuickBooks, veuillez visiter le site QuickBooks.ca .
Pour parler à un représentant du soutien au

client
Rassemblez vos renseignements

Pour obtenir une réponse plus rapide lorsque vous appelez le soutien au client :
■ Assurez-vous d'avoir enregistré votre copie de QuickBooks. Soyez prêt à fournir votre
numéro d'enregistrement. Pour vérifier votre numéro d'enregistrement, choisissez À
propos de QuickBooks dans le menu Aide.
■ Assurez-vous que votre programme QuickBooks soit lancé.
■ Prenez note des étapes que vous avez suivies avant de rencontrer le problème en
question et de tout message d'erreur qui s'est affiché à l'écran.
■ Assurez-vous d'avoir accès à toutes les parties du programme QuickBooks, si celui-ci a
été configuré pour être exécuté en mode multi-usager et que chaque utilisateur a accès
à une partie distincte du logiciel. Il vous serait peut-être préférable de passer au mode
mono-usager.
■ Assurez-vous d'avoir du papier et un stylo à portée de la main, au cas où il vous faudrait
prendre des notes.
Pour parler à un représentant du soutien au client 195

■ Soyez prêt à fournir les renseignements suivants :
- Le modèle de votre ordinateur, la mémoire vive (RAM) et l'espace disque disponible
- Le fabricant, le type et le modèle du matériel périphérique (par exemple, le
moniteur et l'imprimante)
- La version de Windows
- La version du logiciel et la configuration du réseau
Comment résoudre un problème

Remarque: Nous vous conseillons de sauvegarder vos données sur des disquettes neuves ou dans Internet
avant de commencer. Pour obtenir des précisions, consultez la section intitulée «Sauvegarde
des données d'entreprise » à la page 79.
Directives pour la résolution de problèmes courants

Utilisez les exemples suivants à titre de guide pour résoudre les problèmes que vous
rencontrez.
Recommencez le procédé
Examinez les fenêtres où vous avez entré des données. Vérifiez que vous vous trouvez dans
la fenêtre appropriée et que vous choisissez les options exactes.
Par exemple, si les factures que vous venez d'entrer ne figurent pas dans votre état des
résultats, vérifiez ce qui suit :
■ La date de cet état inclut-elle les factures en question?
■ Si vous changez la méthode de comptabilité de caisse en comptabilité d’exercice, les
factures figurent-elle dans l'état des résultats?
■ Ce problème se produit-il lorsque vous travaillez sur les factures d'un client en parti-
culier?
■ Avez-vous changé les critères du rapport? (Si vous créez un nouveau rapport, vous
pourrez vérifier si le problème a été résolu ou non.)
Essayez de suivre un procédé connexe.

Par exemple, si vous avez des problèmes d'impression :
■ Imprimez un autre document pour vérifier s'il s'agit ou non d'une erreur d'imprimante.
Par exemple, si vous avez de la difficulté à imprimer des chèques, essayez d'imprimer
un rapport. S'il vous est impossible d'imprimer un des formulaires de vente, essayez
d'imprimer un formulaire semblable.
■ S'il vous est impossible d'imprimer à partir de QuickBooks, essayez d'imprimer à partir
d'un programme de traitement de texte, tel que Bloc-notes. Si rien ne s'imprime, cela
signifie qu'il s'agit d'une erreur d'imprimante, et non de logiciel. Vérifiez la connexion
de l'imprimante, le câblage, le gestionnaire d'imprimante, etc.

Avez-vous apporté certaines modifications?
Si un élément a cessé de fonctionner, pensez à tout ce qui aurait pu provoquer ce défaut de
fonctionnement.
■ Avez-vous modifié, mis à jour ou ajouté un programme récemment?
■ Avez-vous installé une nouvelle imprimante?
■ Avez-vous déplacé le fichier de votre compagnie QuickBooks vers un nouveau réper-
toire?
■ Avez-vous modifié certains paramètres dans la fenêtre Préférences?
Si votre programme fige

Il est possible que votre système fige lors d'une session QuickBooks, pour des raisons variées.
Essayez d'abord de redémarrer votre ordinateur. Si ceci ne résoud pas le problème, consultez
les questions qui suivent et prenez les mesures appropriées :
■ Votre système d'exploitation répond-il aux exigences requises pour l'installation de
QuickBooks? (Consultez la section intitulée «Exigences du système» à la page 6.)
■ Vous est-il possible de fermer certaines de vos applications afin de pouvoir répartir les
ressources de votre système de façon appropriée? (Vérifiez si les programmes en cours
vous sont tous nécessaires).
■ L'espace disque de votre ordinateur est-il suffisant? (Ceci peut s'avérer problématique si
le programme est exécuté en mode multi-usager et fait partie d'un réseau).
■ Avez-vous des problèmes de son ou de vidéo?
Remarque: Si votre système a tendance à figer lors de vos sessions QuickBooks, nous vous conseillons
d'appeler le soutien au client. Consultez la section intitulée «soutien au client par téléphone» à
la page 198. Lisez d'abord «Pour parler à un représentant du soutien au client» à la page 195.
Fonction des utilitaires QuickBooks

Il se peut que le représentant du soutien au client vous demande de lancer les utilitaires
Vérifier les données ou Rectifier les données, dans le but de récupérer des opérations
erronées. Le premier détecte toute erreur de données alors que le second rectifie les erreurs
trouvées.
Il se peut cependant que ce dernier cause certains problèmes à votre fichier, ce qui peut faire
obstacle à la récupération de vos données. Par conséquent, nous vous conseillons de
communiquer avec le soutien au client avant de lancer cet utilitaire.
Remarque: Cet utilitaire exige que vous sauvegardiez d'abord le fichier de votre compagnie. Si le
représentant du soutien au client vous demande de lancer l'utilitaire Rectifier les données,
assurez-vous d'avoir des disquettes à portée de la main.
Pour parler à un représentant du soutien au client 197

Pour communiquer avec Intuit
Enregistrement de QuickBooks
Pour obtenir des

Détails... Communiquer avec...
renseignements sur ...
Enregistrement de QuickBooks Vous pouvez enregistrer votre Pour enregistrer votre logiciel
ou QuickBooks Pro logiciel en ligne ou par téléphone. par téléphone :
Pour enregistrer votre logiciel en Composez le 1 877 442-8912
ligne : dans le menu Fichier, du lundi au vendredi, de 8h00
choisissez Enregistrer QuickBooks à 18h00, HNR. (Ces heures
et suivez les instructions à l'écran. peuvent être prolongées à
divers moments de l'année)
soutien au client QuickBooks
Pour obtenir des

soutien au client par téléphone Pour parler avec un représentant Composez le 1 877 772 9158
du soutien au client. du lundi au vendredi, de 8h00
à 17h00, HNR
Récupération des données Pour demander la récupération des Composez le 1 877 772 9158
données d’un fichier QuickBooks du lundi au vendredi, de 8h00
endommagé (certains frais à 17h00, HNR
s’appliquent).
Suppression d'un mot de Si vous avez oublié votre mot de Composez le 1 877 772 9158
passe passe, pour demander que celui-ci du lundi au vendredi, de 8h00
soit supprimé de votre fichier à 17h00, HNR
QuickBooks (certains frais
s’appliquent).

Pour obtenir des
Télétraitement bancaire ■ Si avez de la difficulté à vous ■ Si vous rencontrez des

connecter à Internet, problèmes dans la fenêtre de
communiquez avec votre télétraitement bancaire de
Fournisseur Internet. QuickBooks :
■ Si vous avez de la difficulté à Composez le 1 877 772-9158
vous connecter au site Web de du lundi au vendredi, de
votre institution financière, à 8h00 à 17h00, HNR
accéder à votre compte ou à
télécharger des opérations vers
QuickBooks au moyen du bouton
de téléchargement vers
QuickBooks, communiquez avec
votre institution financière.
Site Web QuickBooks.ca ■ Pour obtenir les mises à jours http://www.intuit.com/canada/

et les renseignements les plus quickbooks/fr/
récents sur QuickBooks. 24 heures sur 24, 7 jours sur 7
■ Pour trouver un conseiller
QuickBooks ou une liste de
séminaires de formation.
Service de livre de paye
Pour obtenir des

Service de livre de paye Pour utiliser les fonctions du livre Composez le 1 877 442-8912
QuickBooks de paye QuickBooks, vous devez du lundi au vendredi, de 8h00
être inscrit au service de livre de à 18h00, HNR
paye. ou
Il vous est fortement recommandé http://www.intuit.ca
d'avoir une connexion Internet.
Pour communiquer avec Intuit 199

Renseignements sur l’achat de fournitures et de produits
Pour obtenir des

Achat de fournitures Ceci inclut les : Ventes et service

QuickBooks ■ Chèques Composez le 1 877 442-8911
■ Factures du lundi au vendredi, de 8h00 à
■ Relevés 18h00, HNR
■ Enveloppes ou
■ Bordereaux de dépôt vistez le site
imprimables http://www.intuitsupplies-nebs.ca/
Achat de produits d'Intuit Mises à niveau Service à la clientèle Intuit

Composez le 1 877-442-8912
du lundi au vendredi, de 8h00 à
18h00, HNR
ou
visitez le site
http://www.QuickenStore.ca
Versions de remplacement, questions de facturation,

échanges et états de la commande
Pour obtenir des

■ Le remplacement d'un Il nous fera plaisir de vous Service à la clientèle Intuit

logiciel servir! Composez le 1 877-442-8912
■ Les questions de facturation du lundi au vendredi, de 8h00 à
■ Les échanges 17h00, HNR
■ L'état d'une commande

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QuickBooks MC

Guide de mise en route

Chapitre 2 Importer et exporter, 15

Chapitre 3 Configurer une nouvelle compagnie, 31

Chapitre 4 Principes de base de QuickBooks, 69

Chapitre 5 Configurer le livre de paye et le suivi

Chapitre 6 Multidevises, 157

Chapitre 7 Renseignements relatifs aux mises à

Appendice 1 Options de soutien au client, 193

Le guide de mise en route s'applique à QuickBooks et à QuickBooks Pro. Dans le

Si vous utilisez déjà Quicken pour votre comptabilité, veuillez passer

QuickBooks 200 Mo 205 Mo

Microsoft Internet Explorer 5.5 70 Mo 70 Mo

Adobe Acrobat Reader 5.0 10 Mo 10 Mo

■ Un lecteur CD-ROM à double vitesse (ou mieux).

■ Une imprimante pouvant fonctionner avec votre système d'exploitation, si vous

6 CHAPITRE 1 Guide d’installation

Utilisez-vous Lisez la section

Oui Oui Oui

Installez QuickBooks, créez

Comment utiliser ce guide? 7

Si vous effectuez une mise à niveau d'une version antérieure de QuickBooks,

Si vous transférez vos données de Quicken, consultez d'abord les renseignements

Installation de QuickBooks sur votre ordinateur

1 Fermez toutes les applications, y compris les programmes anti-virus (certains

8 CHAPITRE 1 Guide d’installation

Il vous est maintenant possible d'installer d'autres composants, comme le Compte-

Installer et enregistrer QuickBooks 9

QuickBooks affichera un message de rappel d'enregistrement de temps à autre. Si vous

Vous pouvez l'enregistrer:

S'il vous faut réinstaller QuickBooks

La réinstallation s'effectue de la même façon que l'installation de QuickBooks (voir «

10 CHAPITRE 1 Guide d’installation

Avant d'effectuer une mise à niveau vers QuickBooks logiciel comptable,

À moins que vous ne changiez de répertoire lors de l'installation, QuickBooks logiciel

Mise à niveau d'une version antérieure de QuickBooks 11

Pour mettre à niveau QuickBooks :

12 CHAPITRE 1 Guide d’installation

Si un problème se produit lors de la mise à jour

Ce processus exige que vous créiez plusieurs copies de sauvegarde. Assurez-vous

6 Une fois la restauration terminée, sauvegardez le fichier restauré.

Mise à niveau d'une version antérieure de QuickBooks 13

Nous vous félicitons d'avoir choisi QuickBooks! À

Avant de convertir vers QuickBooks logiciel comptable, sauvegardez votre

Préparer vos données Quicken en vue de la conversion

Convertir seulement les comptes que vous voulez

16 CHAPITRE 2 Importer et exporter

Réviser les opérations mémorisées et les opérations

Si certaines opérations à venir dans votre fichier Quicken sont échues,

Pour en savoir plus sur… Rechercher l'index d'Aide…

Les groupes d'opérations dans opérations mémorisées

Convertir les données de Quicken 17

Convertir les données de Quicken dans QuickBooks

Quicken 2001, 2000, 98 et 6.0 pour Windows

18 CHAPITRE 2 Importer et exporter

Modifier la Liste Autres

Toute modification apportée à la catégorie d'un nom est définitive.

Pour obtenir plus de renseignements, consultez « Convertir aux comptes fournisseurs de

Modifier la catégorie des noms :

Convertir les données de Quicken 19

Variante du même nom

Fournir les renseignements sur votre compagnie

Activer les fonctions QuickBooks dont vous vous

20 CHAPITRE 2 Importer et exporter