Boletín Advisory*

Febrero 2005 En este número

Distribución exclusiva para
clientes y relacionados de
Espiñeira, Sheldon y Asociados
• Infraestructura Tecnológica
• Integración
• Ventajas de la e-procura
• E-logística
• E-facturación
• E- pagos
• Riesgos alrededor de la e-procura
• Riesgo Tecnológico
• Nuevos competidores
• Modelos de negocio
• Alianza de negocios
• Derecho de propiedad
• Gestión del contenido
• Interdependencia Global

E-Procura. La globalización, el entorno altamente • Los sistemas para la

La gestión de compras
electrónicas
competitivo y el desarrollo
tecnológico, demandan procesos
eficientes, para que las empresas
proveedoras de productos y servicios
puedan competir y convertirse en
líderes en el segmento de la industria
en el que se desarrollan.
administración de la cadena de
suministros (Supply Chain
Managment).
• Los sistemas de administración de
las relaciones del cliente (Customer
Relationship Management).

Las tecnologías de información son Estas alternativas de tecnologías de

parte fundamental de la nueva
administración de negocios. Existen
diferentes alternativas tales como:
• Los sistemas que permiten la
planeación, organización,
comunicación e integración de los
procesos y datos internos de la
empresa (Enterprise Resource
Planning).
información han permitido enfrentar
los nuevos retos originados por el
desarrollo de la industria y la
evolución de los procesos y
relaciones industriales.
La tecnología de aprovisionamiento
electrónica (e-procura), es una de las
diversas aplicaciones que han
surgido para complementar las

*connectedthinking
tecnologías de información
anteriores y robustecer el nuevo
esquema de negocios electrónicos
(e-business) utilizando las ventajas
de la infraestructura de Internet.
La e-procura es un modelo para
gestionar las compras en una
organización, ofreciendo ventajas
competitivas a través del ahorro de
recursos, un mejor nivel de
información y una mayor integración
cliente-proveedor. Es el resultado de
aplicar las tecnologías de comercio
electrónico al área de compras de
una organización, con el objetivo de
facilitar el flujo de los procesos del
abastecimiento estratégico.
En la actualidad la e-procura cubre
desde las compras sobre un
catálogo electrónico propio hasta la
participación en subastas y
mercados digitales de todo tipo, con
el fin de mejorar y automatizar al
máximo la cadena de valor.
El principal objetivo de e-procura, es
sistematizar toda la cadena de la
oferta y la demanda mediante la
creación de centros virtuales de
compras personalizados para cada
compañía, utilizando las ventajas que
Internet ofrece en este tipo de
transacciones.
A simple vista parece sencillo:
utilizando Internet y el correo
electrónico, se accede a e-procura.
Pero no lo es. En todos los procesos
de compra, al menos, en aquéllos
que persiguen el éxito de su
implantación, en primer lugar se
realiza un análisis del mercado de
proveedores y el diseño de una
estrategia, valorando los costos
2 Advisory • FEBRERO
asociados al ciclo de vida del
producto. Esta etapa, que finaliza
con la firma de contratos con los
diferentes proveedores, es la que se
denomina, en inglés, sourcing. Con
la aplicación de las Nuevas
Tecnologías de la Información y,
sobre todo, con la utilización de
Internet, ha surgido todo un
potencial desarrollo, creándose el
mercado del e-sourcing.
La segunda etapa de este proceso,
la del procurement, es la que se
refiere al proceso de compra y
comprende la realización de pedidos,
la recepción del producto y la
gestión de facturas y sus pagos. Y,
por último, para completar el
proceso, se hace un seguimiento y
se realiza una medición de los
resultados antes de renovar los
contratos; es lo que se conoce como
etapa ‘post-transaccional’.
Si bien las categorizaciones varían,
podría decirse que el e-procurement
tiene 3 categorías:
• E-procurement simple: la
adquisición de bienes y servicios
mediante procesos sencillos de
compra.
• E-procurement complejo: se refiere
a la adquisición de bienes y
servicios que debido a la gran
cantidad de artículos o a su difícil
descripción, requiere de una
atención especial.
• E-procurement estratégico: el
proceso de seleccionar un
pequeño grupo de proveedores,
evaluados para conocer si pueden
garantizar buen precio y poder
reaccionar con volumen ante una
posible demanda. Se tienen aquí
muy en cuenta los descuentos y
los servicios que puede obtener
como valor agregado.
Desde este punto de vista, la e-
procura es algo más que la
contratación de proveedores online.
Significa una evolución en los
procesos de compra, pagos y de
decisión. En esencia, se trata de
aplicar las tecnologías de comercio
electrónico al área de compras de
una organización para facilitar el flujo
de los procesos del abastecimiento
estratégico. A través de los procesos
de e-commerce se genera un
escenario donde cualquier empresa,
sin importar su tamaño, puede
proveer o comprar mejores productos
a un mejor precio, acelerando el
proceso de compra y de pago, y por
tanto, ayudando a reducir costos y
tomar decisiones rápidas.
Infraestructura Tecnológica
Es muy importante para ambas
organizaciones (cliente-proveedor)
contar con tecnologías de
información que le permitan la
implementación y funcionamiento
adecuado de una herramienta de e-
procura. Ambas necesitan de acceso
a Internet y relacionar los sistemas
de intercambio electrónico de datos
(EDI, XML, ASCII) con Internet para
mostrar los datos internos de una
manera gráfica a través de una
página en línea.
El aspecto tecnológico no es el único
factor que las empresas deben
evaluar antes de implementar una
herramienta de e-procura. El factor
humano es parte del éxito en la
implementación, por lo que los
responsables de esta aplicación
deben tener los conocimientos y
habilidades que permitan tomar
decisiones con base a la información
compartida por ambos negocios.
Además, las estrategias de
implementación deben establecer
procesos de colaboración y
coordinación para lograr la
integración de ambas empresas a
través de una tecnología de e-
procura.
Integración
La integración es consecuencia de
una buena comunicación entre
proveedores y clientes. Es
importante que los proveedores
conozcan las necesidades de cada
uno de sus clientes y realicen los
ajustes necesarios al interior de su
organización para cumplir sus
expectativas. Algunas variables
importantes que el cliente debe
mostrar a sus proveedores son:
• Proyección de requerimientos
futuros para cada número de parte.
• Inventarios reales y actualizados de
cada uno de los productos.
Variables para la medición del
desempeño de una herramienta de
e-procura
Inventarios.
Vuelos de materia prima.
Costos administrativos.
Tiempo muerto.
• Cantidad de material recibido para
facilitar procesos de facturación.
• Establecimiento de cantidad
mínima y máxima de materia prima
en planta (niveles de inventario
físico y capacidad de
almacenamiento).
• Considerar el tiempo de tránsito
del material para generación de
órdenes.
• Información personal del
administrador de materiales para
verificar información urgente y
facilitar el proceso de
comunicación humana.
• Procesamiento automático de
información al momento de utilizar
el material en producción.
A su vez, el comprador requiere que
el proveedor informe sobre:
• Cantidad de material embarcado.
• Fecha de embarque del material.
• Medio de transporte seleccionado
para embarque (terrestre, marítimo
o aéreo).
• Guías para rastrear el material con
el departamento de logística.
Porcentaje de reducción utilizando
e-procura
60%
70%
80%
80%
• Promesa en cantidad y fecha de
futuros embarques.
• Problemas de capacidad en el
suministro con tiempo de
anticipación.
• Alertas de material defectuoso
(cantidad y guía).
E-procura es una tecnología que
facilita la integración al comunicar de
manera rápida y confiable la
información necesaria para anticipar
problemas, establecer acciones
correctivas y alternativas que
permitan el buen funcionamiento de
ambas organizaciones. La
integración requiere de intercambio
de información y apoyo mutuo para
el logro de objetivos comunes.
Los compradores evalúan el
desempeño de los proveedores para
tomar la decisión de continuar o no
con la relación de negocios. En la
Figura Nº 1 se muestran algunas
variables a considerar para medir el
desempeño de una herramienta de
e-procura. Una buena integración
permite relaciones de negocio
duraderas, que a su vez, hacen
posible el desarrollo de estrategias
de planeación y desarrollo de
productos.
Figura Nº 1.
Resultados de la aplicación de e-procura
Advisory • FEBRERO 3
Ventajas de la e-procura
• Reduce los precios de compra,
reuniendo grandes volúmenes o
negociando con múltiples
proveedores simultáneamente.
• Optimiza los procesos de compra.
• Reduce los costos operativos.
• Toda la gestión de compras o de
procura se concentra en un solo
sitio (sea en un portal o en una
página Web).
Las soluciones de e-procura
disponibles en el mercado son
accesibles vía Web, por lo tanto, los
requerimientos tecnológicos para
acceder a este tipo de sistemas van
desde los más simples (desde un
computador con un browser y acceso
a Internet) hasta los más complejos
(conectando aplicaciones de procura
electrónica entre empresas).
Modelo de integración de la
e-Procura
Desde el punto de vista operativo, el
flujo de información se inicia con el
catálogo de proveedores, a partir de
Catalogo Orden de Compra Entrega
e-Compra e-Logística
4 Advisory • FEBRERO
ese momento, el cliente potencial
analiza las ofertas de productos y
realiza la orden de compra. Con la
entrega del pedido se genera otro
flujo de información con la factura y
el posterior pago donde se
concentra gran parte del trabajo más
importante desde el punto de vista
económico y financiero. En la Figura
Nº 2, se muestra la integración del
flujo de información.
E-logística
La logística o distribución es uno de
los aspectos sobre los que más debe
de trabajar una empresa para afrontar
el desafío del comercio electrónico.
En el mundo Internet, en el que la
información de los precios de
productos es una realidad, los
márgenes se estrechan, por lo cuál es
fundamental tener unas estructuras
logísticas, que disminuya los costos.
El proceso logístico en Internet no
comienza en el almacén: comienza
en el proveedor. Los productos
ofertados son tantos, que quién los
oferta no los tiene en stock, sino en
el stock de sus múltiples
proveedores: se trabaja con lo que
se conoce como Stock Virtual. Sabe
Facturación Pago
e-Facturación e-Pagos
que si el plazo de entrega que da es
excesivo no venderá, y también sabe
que si el plazo es demasiado corto
no lo cumplirá, y perderá un cliente.
La logística se refiere a la distribución
física, almacenamiento y transporte del
producto terminado a los clientes u
otros almacenes de la red de
distribución. Su función principal es
definir la gestión de los recursos y el
flujo de materiales desde el origen
hasta el usuario final y su
correspondiente información, al menor
coste, de tal manera que satisfaga las
necesidades del cliente en cuanto a
cantidad, calidad y tiempo.
En la práctica de esta función
logística, se diferencian
tradicionalmente tres grandes áreas
de gestión: aprovisionamientos,
producción y distribución física. Los
retos logísticos actuales pasan por la
reducción de niveles de stocks y de
roturas, por mejorar el servicio, por
evitar incidencias en la comunicación
(pedidos, facturas, etc.), por reducir
niveles intermedios de manipulación,
almacenamiento y transporte, por
optimizar el uso de transportes, por
reducir tiempos de espera en
recepción, por mejorar la
planificación del reaprovisionamiento
Figura Nº 2.
Modelo de Integración de e-procura
y por reducir los costos
administrativos de la gestión y
mejorar los flujos de información.
E-facturación
La firma electrónica asociada a la
factura es lo que la convierte en una e-
factura. Una vez creada la factura en
un sistema de información se asocia la
firma a la factura y se envía al sistema
de intercambio de facturación
electrónica a través de Internet.
Elementos de un sistema de e-
facturación:
Un sistema de e-facturación requiere
de diversos elementos tales como: el
emisor, el receptor, el prestador de
servicio y la autoridad de
certificación.
• Emisor: entidad jurídica que genera
una factura y la envía al receptor.
• Receptor: persona, física o jurídica,
que recibe la factura del emisor.
• Prestador de servicios de e-factura
al emisor: agente que suministra al
emisor el acceso al sistema de e-
facturación, así como los
programas que hacen posible que
desde el sistema de información se
puedan realizar numerosas
funciones. Permite formatear las e-
facturas, firmarlas y comprobar las
remesas de facturas firmadas por
el prestador de servicios de
intercambio y generar y encriptar
las remesas antes de enviarlas.
• Prestador de servicios de e-factura
al receptor: agente del cliente que
proporciona servicios para la
recolección e integración de e-
facturas. Sólo es necesario si el
receptor requiere integrar las
facturas en su sistema de
información.
• Prestador de servicio de
intercambio de e-facturas: agente
que gestiona las emisiones y la
entrega de e-factura a los
receptores, así como también las
remesas de devolución. También
comprueba la integridad de los
documentos y autentica a los
participantes de las
transacciones.
• Autoridad de certificación: emite y
gestiona la emisión de los
certificados electrónicos de los
patrocinantes.
Proceso de e-facturación
El proceso de e-facturación se inicia
con la generación de la e-factura,
que es el documento firmado
electrónicamente por el emisor y que
contiene:
• Identificador de factura.
• Dirección de correo electrónico
donde se envía la factura.
• Fecha de envío de la factura.
• Fecha límite de espera de
confirmación de entrega.
En el proceso de e-facturación lo
que se generan son remesas, que
son los archivos que contienen un
conjunto de e-facturas. La remesa
está firmada por el emisor y
encriptada para que sólo pueda
recibirla y descifrarla el prestador de
servicios de intercambio.
El envío de la remesa se produce, de
un modo automático desde los
propios programas en que se genera
y contiene registros de
autocomprobación de las e-facturas
que contiene. También pueden
producirse un envío manual en el que
emisor se conecta al servidor Web
del prestador de servicio y transmite
el archivo de e-facturas. Después de
comprobar la remesa, obtiene una
notificación de que ésta ha sido
recibida. En ese momento la e-
factura se envía por e-mail al
receptor, que deberá confirmar la
entrega dentro del plazo máximo de
confirmación de la misma.
Finalmente, el emisor recibirá una
remesa firmada y encriptada con el
resultado de la entrega de la
e-factura.
E-pagos. EBPP (Electronic
Bill Presentment Payment)
EBPP se refiere a la presentación de
la facturación de su compañía en
Internet con la seguridad y métodos
de acceso adecuados. Se refiere
también al pago de las facturas que
se muestran en línea.
Con una solución de tipo EBPP los
clientes podrán visualizar sus
facturas inmediatamente después de
la generación de las mismas a través
de Internet y podrán pagarla en
minutos y no horas o días. No será
Advisory • FEBRERO 5
necesario desplazarse para hacer el
pago correspondiente ni esperar la
llegada de la factura en papel.
Además, las soluciones EBPP
permiten realizar consultas a detalle
de la facturación, permitiendo
generar reportes y gráficas de la
información de su facturación que le
interesa a la compañia y todo en
línea a través de Internet.
Para el emisor de la factura, las
ventajas de utilizar este sistema esta
asociado a la reducción de costos
producto de la eliminación de las
facturas en papel, la automatización
de reclamación de facturas y la
optimización del flujo interno de
documentación.
Riesgos alrededor de la e-
procura
Las compañías que busquen
implantar y mantener una estructura
de confiabilidad en sus negocios
electrónicos, deben considerar la
forma en la cual utilizan la
información que mantienen, tanto de
sus clientes como de proveedores
Tecnológico
Interdependencia
Externa
Riesgos de la
e-procura
Gestión del
contenido
Derechos de
propiedad
6 Advisory • FEBRERO
para asegurar la capacidad e
integridad de sus infraestructuras de
tecnología; evaluar la posibilidad de
accesos indebidos o no autorizados;
e identificar y entender la
complejidad de las debilidades
tecnológicas y sus soluciones.
Los avances en las tecnologías de
información, y el uso de Internet para
“hacer negocios”, ofrecen
herramientas de gran capacidad que
se han convertido en un factor
fundamental, y que hoy en día
constituye una nueva dimensión de
soluciones empresariales, cuyo
objetivo primordial es ofrecerle
ventajas competitivas a las
organizaciones al permitirles operar
en un ambiente de colaboración
integrado. Sin embargo, paralelo a
estas ventajas, existen riesgos
inherentes, tal como se muestra en la
Figura Nº 3.
Riesgo Tecnológico
Los principales obstáculos que debe
superar la e-procura están asociados
a la confidencialidad, autenticación,
Nuevos
competidores
Modelos de
ingresos
Transparencia
de precios
disponibilidad y seguridad de las
transacciones que se ejecutan en
cada uno de las componentes que
integran la cadena de suministro,
para ello las organizaciones deben
implementar mecanismos de control
que permitan proteger la identidad
de las partes que intervienen en una
transacción electrónica, restringir el
acceso no autorizado a información
sensitiva, mantener la integridad de
los datos y la continuidad de las
operaciones.
Nuevos competidores
La e-procura abre las fronteras
originando nuevos competidores
antes desconocidos debido a la
globalización de los mercados, lo
que representa riesgos para las
empresas proveedoras debido a que
los clientes podrán monitorear
constantemente precios y
condiciones de mercado, obligando
a las empresas proveedoras a
competir entre ellas
independientemente de su tamaño y
localidad.
Figura N° 3:
Riesgos de la e-procura
Modelos de negocio
Lo modelos de negocio tienen que
adaptarse a las tendencias globales
y considerar el incremento del radio
de acción de las operaciones, esto
conlleva a la creación de nuevas
formas de hacer negocio
promoviendo valor agregado al
cliente, lo que da origen a la
implantación de nuevas estrategias
de control que provean seguridad a
las operaciones electrónicas.
Alianza de negocios
La gerencia de las organizaciones
reconoce el valor de las alianzas, a
fines de maximizar sus
oportunidades. Mientras las alianzas
han demostrado ser valiosas en
muchos niveles, es importante que
las organizaciones realicen
seguimiento de las operaciones
compartidas.
Derecho de propiedad
El éxito de una organización dentro
el mundo de la e-procura, dependerá
en gran medida, de la información
que exponga en Internet. La
información de las operaciones de la
Compañía, sus productos, sus
clientes, proveedores y el mercado,
debe ser controlada de tal manera
que se proteja de accesos no
autorizados.
Gestión del contenido
La gerencia del contenido es crítica
en el entorno de la e-procura; si el
contenido es incompleto o
desactualizado pierde valor y provee
bases inciertas para la toma de
decisiones.
Interdependencia Global
La interdependencia global afecta a
todos los agentes que intervienen en
la cadena de abastecimiento
independientemente de su localidad,
lo que obliga a las compañías
optimizar sus procesos logísticos,
de manera tal que se considere el
impacto que puedan ocasionar
cambios en el entorno global
empresarial y así garantizar la
operatividad y rentabilidad de la
compañía.

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El presente boletín es de carácter informativo y no expresan opinión de la Depósito Legal pp 1999-03CS141
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Advisory • FEBRERO 7