BUSINESS PLAN D’AGENCE EVENEMENTIEL

DENOMINATION :

En ce qui concerne la dénomination de l’agence nous proposons les noms

suivant :

1. La Fée Noménal Agency : Jouant avec le mot phénoménal ce nom

original suggère que vous organisez des événements inoubliables.
2. Extrav’Agence : Jouant avec le mot « extravagance », ce nom est
mémorable et moderne.
3. Décadence Agency : La rime rend ce nom facile à retenir. Idéal pour une
boite d’organisation de fêtes exubérantes (confiantes).
4. Pool Nord Agency : Le nom lié aux établissements de l’investisseur du
business Plan.

5. Magic Event : Comment son nom l’indique celui-ci nous montre que
l’agence organise des évènements d’une magique.

RESUME
…………………….. sera une agence événementielle, situé en RDC dans la
Ville Province de Kinshasa, commune de Ngaba.

Notre agence sera spécialisée dans l’organisation d’événements pour les

entreprises, ONG, ASBL ainsi que toute personne voulant nous faire par
l’organisation de son événement, nous organisons les événements ci-après :

- Inauguration ;
- Mariage ;
- Anniversaire ;
- Séminaire où Conférence ;
- Soirée ;
- Lancement d’un nouveau Produit ;
- Team building ;
- Atelier etc.

Nos Services seront réalisés sur mesure pour répondre à la demande et aux
besoins de nos clients. Nous comptons apporter un service clé en main aux

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entreprises et toutes personnes de la région et leur apporter le savoir-faire
nécessaire dans l’organisation d’événement.

L’Agence Evénementiel sera une SAS au capital de 5.000$ dirigée par Madame
Esther MBUTAMUTU.

Notre siège social est situé dans la commune de Ngaba, Ville-province de

Kinshasa en République Démocratique du Congo.

Nous disposons une grande expérience dans l’organisation des événements, ainsi
qu’un parcours qui nous permet d’être aptes à diriger une entreprise
d’événementiel et en outre, nous sommes spécialisés dans le secteur du
Marketing Web (Digital).

MARCHE CIBLE
Nous avons décidé de cibler tous les couches voulant organiser un événement
tels que :
1) Les entreprises (De 50 employés ou plus) ;
2) Les Parties Politique ;
3) Les Restaurants ;
4) Les Salles Polyvalentes ;
5) ONG et ASBL ;
6) Tout individu qui cherche à être guidé ou gérer dans la l’organisation de
son événement tels que :
 Mariage, Anniversaire, Conférence, Séminaire, Sortie Officiel d’un
Produit …

Les entreprises de plus de 50 salariés font appel aux servies des événements
pour différents types d’événement.

Utiliser une agence événementielle présente plusieurs avantages pour ces

entreprises : prise en main de la logistique compète de l’événement par l’agence
événementiel (dont la recherche du site de l’événement), l’acheminement et
l’accueil des participants, gestion de la décoration, des animations, la
restauration, la couverture médiatique etc.

CONCURRENCE

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Nous nous attendons à un niveau de concurrence élevé avec les agences
d’événementiel de Kinshasa, en particulier celles qui se concertent sur les
événements d’entreprise.

Nous allons œuvrer et se positionné sur la segmentation de la niche.

STRATEGIES
Sachant qu’une agence d’événementiel est en charge d’organiser des
événements en partant du plus petit événement. Comme la réception de briefe.
Elle prend également en compte la réalisation de toutes sortes d’évènements.
Quelques points stratégiques :
1. Disposer un service de titan et réaliser les travails dans le délai ;
2. Disposé un prix abordable suivant la concurrence ;
3. Rénover l’image d’évènementiel ;
4. Exploité nos cible ainsi que tous les réseaux ;
5. Exposé nos services et valorisé chaque département ou service.

COMMENT NOUS PROCURE DES CLIENTS

1) La Marketing Digital ;
2) Proposer à nos visiteur une expérience de réservation optimal ;
3) Fluidifier notre accueil grâce à la bonne gestion de nos opérations sur
place ;
4) Faire de nos clients et participant des événements des ambassadeurs de
nos services ;
5) L’annonce ou des sorties médiatiques ;
6) Marketing Oral…

LES PERSONNELS AU SEIN DE L’AGENCE

1) Manager Général et Organisateur événementiel/Chef de Projet ;
2) Manager Adjoint (Chargé de Production événementiel) ;
3) Chargé de la Logistique ;
4) Chargé de la Marketing ; 

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 5) Chargé de Communication Evénementielle ;
6) Chargé de Relations Presse ;
7) Conseiller Juridique ;
8) Secrétaire.
DEPARTEMENT OU SERVICE INTERNE DE L’AGENCE
1) Audio-visuel (Studio Photo) ;
2) Marketing Web ;
3) Service Traiteur ;
4) Protocole/Accueil ;
5) Service de la Décoration ;
6) Département de la Danse.

N.B : - Sachant que tous ses personnels feront partie de l’équipe de l’élaboration
et s’assurer du déroulement et la réussite de chaque événement organisé
par l’agence.
- En dehors l’organisation du projet ou événement reçu par l’agence,
chaque département a la liberté d’œuvre ou s’associé à un client pour la
réussite d’un événement quelconque même pas l’agence est
l’organisateur.

PLAN FINANCIER
Le lancement de notre agence d’événementielle nécessitera les investissements
suivants d’un montant de 5.000$.

N° DESIGNATION QUANTITE PRIX ($)

01 Boitier Dslr Eos Canon 7D 2 1.000
02 Lens 18-200mm 1 300
03 Lens 18-135mm 1 200
04 Trépied Professionnel 2 300
05 Flasheur 1 100
06 1 Routeur 4G Orange ou Airtel 1 100
avec 30Go
07 Cartes mémoire compact 64Go 2 80
08 Lumière et Electricité - 200
09 Ordinateurs (I5) 2 500
10 Disk Externe (Box 1T) 1 70
11 Sofbox complet 1 250
12 Rouleau de Fond (Noir, blanc, 6 250

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 Jaune, Vert, Bleu, Rouge)
13 Clés UBS, adapter Carte - 100
Mémoire, Rallonge UBS
14 Matériaux de Service Traiteur - 200
15 Matériaux de Service de la - 300
Décoration
16 Matériaux de Service - 100
d’Accueil/Protocole
17 Mobilier - 150
18 Document Juridique - 300
19 Marketing, Publicité Sociaux et
Médiatique, Ouverture des - 300
comptes officiels, Poste et booste,
Tenue de Service
20 Imprévu et Transport - 200
Total Général 5.000$

LES ATTRIBUTIONS

L’événementiel est un secteur de plus en plus attractif. Cette tendance amène

beaucoup de personnes à vouloir se lancer sur ce marché.

1. L’Equipe Administratif

 Manager Général et Organisateur événementiel/Chef de Projet

Comme son nom l’indique, le rôle de ce métier est d’organiser les événements.
L’organisateur événementiel est un véritable chef d’orchestre. Cela implique
beaucoup de responsabilités. Les évènements organisés à ce poste peuvent être
de tous types : Gala, Congrès, Séminaire, Mariage…
Les compétences nécessaire à ce poste sont généralement les mêmes : rigueur,
organisation, créativité, qualités de management et de communication. Ce poste
est déconseillé aux times et aux personnes très stressées car celui-ci gère une
équipe et rencontre beaucoup d’imprévus (faire preuve de sang-froid et d’une
grande flexibilité).

 Manager Général Adjoint (Chargé de Production événementiel)

Le Chargé de Production Evénementiel est chargé d’assurer le déploiement
conforme des moyens (humains, logistiques, matériels…) sur le terrain. Il doit
régulièrement veiller à la tenue du cahier des charges, c’est-à-dire le budget, le

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planning, la conformité du projet. Les qualités nécessaires à ce poste sont le
management, la rigueur.

 Chargé de la Logistique
Contrairement au Directeur de Production le chargé de la logistique ne s’occupe
que d’une catégorie de ressources en particulier : matériel. En adéquation avec
le concept, il liste tous les besoins du projet. Il se charge ensuite de trouver les
prestataires et achète ou loue l’ensemble des éléments requis. L’installation, le
test, le suivi et la désinstallation font partie de ses attributions.

 Chargé de la Marketing 

Le chargé de la Marketing joue le rôle d’amélioration de chiffre d’affaires de

l’agence et la marge par types de clientèle. Il coordonne les activités nécessaires
à la progression des différents événements dans le cadre de la politique
commerciale de l’agence.

 Chargé de Communication Evénementielle

Le chargé de communication événementielle est chargé d’établir une stratégie de
communication pour les événements de l’agence. La stratégie est souvent
interne et externe. Le plan doit être défini selon la cible, le budget avec un choix
de supports de communication. Le chargé de communication peut aussi mener
des missions d’organisations d’événements, mais cela dépend l’agence.

La maîtrise des outils de communication est obligatoire pour ce métier. Exceller

sur les logiciels de montages et de création est aussi impératif. Rigueur,
patience, imagination et organisation sont les maîtres mots du chargé de
communication événementielle.

 Chargé de Relations Presse

Le rôle principal de ce métier de l’événementiel est d’assurer de faire relayer
l’événement par les médias afin d’assurer la promotion de celui-ci. C’est un
poste clé dans la stratégie de communication de l’entreprise. Le chargé de

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relations presse doit parfaitement connaitre l’activité de l’entreprise et chacun
des événements réalisés. Ainsi, il aura de quoi convaincre les journalistes de
diffuser les informations sur les manifestations de l’entreprise. Il doit aussi
service d’intermédiaire entre les médias et les responsables de l’agence.

Il est impératif d’être à l’aide à l’écrit comme à l’oral pour ce poste. Avoir des
capacités d’analyse est également nécessaire pour identifier les médias
susceptibles d’être de bons partenaires.

 Conseiller Juridique
Celui-ci conçoit des actes juridiques ainsi que des procédures. Il veille à la
régularité des actes, assure des expertises et un rôle de conseil et assure la
diffusion de l’information juridique.

 Secrétaire
Réceptionner, rédiger et transmettre les courriers et les e-mails, gérer l’agenda
de ses responsables de l’agence, préparer les voyages et déplacements, organiser
des réunions, prendre en notes les échanges et rédiger les comptes rendus, trier
et organiser le classement de documents et dossiers.

Celui-ci doit avoir une connaissance de l’outil informatique (Maitrise de la

Bureautique).

CONCLUSION

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En attendant la mise en œuvre ou l’installation de l’agence, nous vous rassurons
que l’investissement dans la création d’une agence événementiel est une de
meilleur investissement.
Seul le département de l’audio-visuel dans un bref délai pourra remonter ou
encaisser un chiffre d’affaire plus élevé que le budget initial, cet ainsi que nous
croyons qu’avec la constitution d’une équipe des professionnels et des
départements et services qui seront toujours à la disposition de nos clients
quelque qu’en soit l’heure ou le l’endroit.
Aussitôt que nous nous mettrons aux activités, en outre que l’agence gagnera
une renommée ainsi que la confiance mais aussi le chiffre d’affaire s’élèvera au-
delà de nos attentes.

Fait à Kinshasa, le 05 Mai 2021

Les Géniteurs du Projet

TSHIBANGU David BUMULAY MAYELE Joel