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Présentation du logiciel d’administration pour les écoles

Version 1.0.4.0

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INTRODUCTION
Le monde connait aujourd’hui une avalanche d’avancées technologiques hors du commun. Et au
centre de toutes ces avancées il y’a l’informatique. De ce fait, la plupart des différentes
structures et organisations adoptent désormais les TIC pour leur faciliter la tâche dans leurs
différentes opérations, le secteur éducatif ne déroge pas à la règle. Dans ce secteur, le besoin se
fait sentir tant au niveau des enseignements que des acteurs qui y sont impliqués. Il est donc
important pour tout établissement soucieux de ses résultats et de sa notoriété d’améliorer sa
gestion en s’acquérant des derniers outils technologiques pouvant leur faciliter la tâche.

C’est dans l’objectif d’apporter notre contribution à l’améliorer du dispositif éducatif de ces
différentes écoles que ce logiciel a été créé, respectant notamment les différentes contraintes
de gestion et de sécurité moderne. Doté d’une interface simple, fluide et d’un système
performant. SchoolAdmin se revendique aujourd’hui l’un des meilleurs outils de gestion
administrative des établissements scolaires.

Informations techniques
Dans le souci de garantir la confidentialité des données, surtout dans le domaine scolaire,
SchoolAdmin a mis à disposition de l’utilisateur différents niveaux d’accès dont il pourra se
servir pour limiter l’accès de certaines parties à des personnes spécifiques possédants des rôles
qu’il aura lui-même prédéfinis.

Par ailleurs, conscient du fait que chaque personne est unique, que donc chaque établissement
est unique, il a aussi été mis à disposition de l’utilisateur différentes options qui lui permettront
de personnaliser le logiciel de tel sorte à l’adapter à la stratégie de gestion de son
établissement.

Pourquoi choisir ce logiciel ?


De nos jours, existe sur le marché plusieurs logiciels qui peuvent prétendre aider dans
l’administration d’un établissement. Beaucoup de ces logiciels peuvent effectivement le faire,
mais à quel prix ?

En plus de vous permettre d’échapper aux dizaines fichiers Excel stockés dans un coin de votre
bureau, ce logiciel se démarque de beaucoup de ses concurrents de par sa simplicité et son
système de gestion fluide.

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• Des interfaces simples et peu nombreuses

Les fenêtres de ce logiciel échappent au quotidien surchargé de la plupart des logiciels du genre.
Cette simplicité est venue de notre ambition d’ouvrir le monde de la technologie au plus grand
nombre. En effet beaucoup de gens bloquent devant la plupart des logiciels de gestion à cause
de leur complexité (Trop de boutons, trop d’options, trop de …, trop de …, etc.). Par exemple
l’un des avantages de cette simplicité est que vous prendrez moins de temps à effectuer des
actions, dans ce monde ou le temps se fait de plus en plus précieux. Malgré toute cette
simplicité d’utilisation, ce logiciel reste un outil sérieux d’administration et possèdent toutes les
différentes facettes d’administration possible.

• Des améliorations continuelles

Pas que nous ne pouvons pas dormir sur nos lauriers, mais le monde ne stagne pas, nous non
plus. Ce logiciel dispose déjà d’options peut visibles dans beaucoup de logiciel du genre,
cependant nous continuons à mener des réflexions permanentes en vue d’améliorer les
performances du dit logiciel ainsi que ses options de gestion. Notre ambition est de réussir à
fournir à terme un outil plus que complet d’administration scolaire. Et c’est ce qui fait la
particularité de ce logiciel.

• De plus en plus proche du client

Nous ne donnons pas seulement un logiciel, nous vous donnons aussi le savoir-faire qui va avec
celui-ci. Nous mettons continuellement à la disposition du client un technicien pouvant
répondre à toutes ses interrogations, pouvant aussi le faire profiter des prochaines mises à jour
du logiciel et par ailleurs de certains de nos utilitaires.

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Présentations des principales interfaces de SchoolAdmin et brève
description
Nous tenons à noter que la présentation qui suivra ne prend pas en compte toutes les fenêtres
du logiciel mais seulement les principales.

Interfaces d’accueils

Authentification

Première fenêtre affichée dès que l’utilisateur décide d’accéder à l’application. Il lui est proposé
de sélectionner l’année scolaire visée, un identifiant et un mot de passe. Si ceux-ci sont valides,
le système vérifie le niveau d’accès accordé à cet utilisateur et lui affiche la fenêtre d’accueil en
fonction évidemment de ses privilèges.

Fenêtre d’accueil

Sur cette fenêtre pas grand-chose, à part les informations de base sur l’état de l’établissement
(informations personnelle, nombres d’inscris filles et garçons) ainsi que les boutons
d’accessibilités par modules.

Interfaces du module << Élève >>

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Dans ce module, vous pourrez notamment gérer toutes les informations relatives à un élève, de
l’inscription à la gestion approfondie de son profil, de ses absences, de sa scolarité, …

Inscription

Dans cette fenêtre vous renseigner quelques informations relatives au nouvel élève, certaines
informations sont obligatoires, d’autres non. Les informations valides, une petite fenêtre
apparait et vous montre le matricule qui lui a automatiquement été octroyé ainsi que sa
scolarité. Par la suite vous pourrez entrer la somme qu’il désire avancer pour sa scolarité et
valider. Si l’établissement dispose d’une imprimante un reçu pourra être imprimer, si vous n’en
disposé pas, ce n’est pas un drame car le logiciel a été conçu de sorte à répondre aux réalités de
chaque établissement.

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Fiche d’un élève

La fiche d’un élève est assez détaillée, savoir qui l’on recrute est assez important quand vous
voulez bâtir autour de votre établissent une bonne réputation. Vous pourrez notamment édité
toutes les informations de bases relatives à un élève et même lui associer une description
personnelle. Toutes les actions possibles sur cette fenêtre sont assistées de sorte à ce que vous
sachez continuellement ce que vous faites. Aussi conscient du fait que l’erreur est humaine,
nous faisons en sorte d’éviter certaines erreurs regrettables (plus ou moins) à l’utilisateur. Nous
vous donnons également la possibilité d’imprimer la fiche d’un élève, d’effectuer une mise à
jour sur sa scolarité, etc.

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Liste des élèves

Donne un accès à la liste des élèves, cette liste est affichée en prenant en compte différents
paramètres qui sont sélectionnables dans les options visibles au haut de la fenêtre. Toutes ces
options peuvent être associées de sorte à vous permettre la création de combinaisons de filtres
personnalisés. Vous avez droit dans cette fenêtre à plus de 50 combinaisons de filtre, par
exemple il est possible de voir les élèves d’une certaine classe à jour de leur scolarité, les élèves
boursiers ou non, etc. Elle permet aussi d’accéder directement au profil d’un élève. Comme
pour toute nos fenêtres, la liste obtenue d’une combinaison de recherche est imprimable.

Absences des élèves

Il est très important d’éditer les absences pour les élèves. D’abord pour des raisons personnelles
aux établissements, mais aussi pour une meilleure gestion des bulletins scolaires. En effet les
absences marquées sont utilisées dans le calcul automatique des moyennes pour les élèves. Le
système est également conçu de sorte à ce qu’à tout moment ces absences soient éditables et
modifiables. De cette fenêtre il est possible d’avoir un état complet des absences effectuées par
un ou plusieurs élèves depuis une date prédéfinie.

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Interfaces du module << Professeurs >>

Les principales fenêtres de gestion de ce module sont assez similaires à celles du module
précédent, cependant les options et choix ont une particularité différente. Il s’agit quand même
de gérer des professeurs. En général, il est possible de les inscrire dans la liste, gérer leur fiche
personnelle, définir les matières qu’ils enseignent, voir les classes qu’ils enseignent et bien
d’autres options relatives aux professeurs.
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Interfaces du module << Planning >>

L’objectif principal de ce module est de permettre une gestion assistée et efficace des emplois
du temps (Classe enseignées, professeurs enseignant, matières enseignées, jours, heures, …).
L’emploi du temps étant différente pour chaque classe, pour chaque professeur et pour chaque
matière, les fenêtres de ce module prennent en compte ces différents aspects pour vous
permettre de mettre en place un parfait programme sans encombre et de la façon la plus simple
possible. Il est possible, une fois le planning édité, d’avoir accès aux programmes complet des
différentes classes ainsi que ceux des professeurs, tous sont imprimables. Dans ce module, on
peut également déterminer les jours de congé (premier et deuxième trimestre, grèves, fériés,
etc.).

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Interfaces du module << Notes >>

Personnalisation des matières

Cette fenêtre permet en quelque sorte de mettre à jour les matières enseignées dans chaque
classe, de définir les coefficients attribués à ces matières, ainsi que de faire une gestion
complète de ces matières. Après cette gestion les matières attribuées permettront de mieux
gérer les notes et par ailleurs les emplois du temps.

Edition des notes

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Une interface simple gérée par un système complexe. Toujours dans le souci de rendre simple
l’utilisation de nos fenêtres, celle-ci reflète tout à fait notre ambition. On sélectionne une classe,
une matière et le trimestre visé, puis on a automatiquement accès aux notes des élèves de cette
classe pour la matière et le trimestre visé que vous pouvez directement modifier. Ces
paramètres sont assistés et répondent strictement aux choix préalablement fait lors du
paramétrage. Dans cette même fenêtre, il est possible d’importer des notes directement d’une
feuille Excel, à contrario, vous pourrez également exporter certaines notes. Et comme pour
toutes nos fenêtres principales, celle-ci offre également des possibilités d’impression.

Relevés de notes

Sur cette fenêtre on peut voir le relevé de notes de chaque classe, pour une ou toutes les
matières. Certaines options permettent de personnaliser chaque relevé en fonction du résultat
voulu.

D’ici ont peut obtenir plus de détails d’un élève, comme par exemple voir un état complet de
ses performances académiques et de sa régularité (Ses absences, ses retards, …).

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Interfaces du module << Comptabilité >>

Pour ce module, la simplicité a été une fois de plus l’objectif lors de l’implémentation des
fenêtres.

Les fenêtres de ce module permettent notamment de faire, des retraits, des dépôts, voir et
imprimé les registres des différentes actions financières (Scolarité, Dépôts, Retraits, Révisions,
Salaires, …).

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On peut également voir pour les professeurs vacataires, ce qui leur est dû. Les paramètres pris
en compte pour cela sont :

• Leur régularité (A ce niveau se pressent l’importance de marquer les absences).


• La dernière date à laquelle ils ont perçu une rémunération, sinon la rentrée.
• Les classes et matières enseignées
• Le total d’heures enseignées.
• Les revenus reçus par classes/matières/heures.

Tous ces paramètres sont acquis automatiquement par le système suite aux choix
préalablement faits dans les paramètres. Pour les professeurs permanent, le système récupère
simplement leur salaire, la dernière date de rémunération et vous montre ce qui leur est du.

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Interfaces du module << Paramètre >>

Ce module permet de mettre en place les paramètres de gestion du présent logiciel. Mais
comme pour toutes nos autres fenêtres, celles de ce module ont été rendue le plus simplement
possible afin de permettre à toute personne accédant à cette partie de s’en sortir facilement.
Les fenêtres ici sont nombreuses, nous feront donc la présentation des principales. Parmi celles-
ci justement, nous avons la fenêtre de paramétrage des informations générales de
l’établissement (informations générales, utilisateurs, …).

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Cette fenêtre nous donne accès à différents onglets permettant par exemple de gérer les
utilisateurs, de définir les classes de l’établissement, de supprimer un professeur (certaines
contraintes doivent être respectées pour cela) et de configurer une nouvelle année scolaire.

Gestion des utilisateurs

• Gestion des groupes d’utilisateurs

Elle permet de créer (par l’administrateur) les différents groupes auxquels un utilisateur pourra
appartenir.

• Création d’un nouvel utilisateur

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Il est possible de créer un utilisateur en lui attribuant un identifiant, un mot de passe et un
groupe. Chaque nouvel utilisateur doit être un employé de l’établissement, chaque employé ne
pouvant disposé que d’un seul compte.

Définir les classes

Définir nouvelle année scolaire

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Gestion du personnel permanent

Cette fenêtre offre la possibilité d’ajouter de nouveaux membres au staff permanent


(secrétaire, facteur, vigil etc.) et de gérer toutes les informations qui leur sont relatifs. Les
professeurs permanents sont automatiquement ajouté à cette liste.

Etablissement des paramètres de classe

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D’ici, le gestionnaire peut définir les scolarités (boursiers, non boursiers), les mentions, les notes
de retrait de passage ainsi que les devoirs pour chaque classe ou toutes les classes

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