ESCOLA PROFISSIONAL DA

APRODAZ

Organização e manutenção do Arquivo

No âmbito da UFCD de Organização e Manutenção do Arquivo, com a

formadora Margarida Medina, que uma vez mais se disponibilizou a dar esta
formação, como já tenho o curso de Práticas Administrativas reavivei a minha
memória e aprendi mais algumas coisas acerca da mesma. Agora formando-me em
Técnico Comercial vou precisar de tudo o que foi abordado nesta UC. Foi uma
formação de 25 horas, mas que vem ajudar em tudo o que futuramente poderei fazer
tanto a nível de Técnico Comercial, como a nível Administrativo.

Organização e Manutenção do Arquivo

Todas as organizações sejam elas grandes ou pequenas empresas, todas elas
possuem um arquivo, até nós nas nossas próprias casas também fazemos um pequeno
arquivo como, por exemplo, as declarações do IRS que temos de guardar durante 5
anos são colocados dentro de um dossier ou num guarda papéis para que estes não se
percam.
Agora levando isso para as empresas, estas se não tivessem em atenção a
arrumação dos documentos necessários, era um grande caos, pois a procura dos
documentos iria fazer com que a maior parte do tempo fosse perdido só na sua
procura, assim, se os documentos estiverem bem classificados, tudo será facilitado.
Como acima referido, a classificação ajuda e faculta a procura de documentos,
estes podem ser classificados por ordem numérica, alfabética, cronológica, geográfica
e ideológica. Todos estes critérios correspondem a um sistema adequado, depois de
um destes ser adoptado deverá obrigatoriamente ser seguido.
Numa visita de estudo à Biblioteca Municipal da Ribeira Grande verificámos
que existem dois tipos de arquivo: aquele que pode ser consultado por várias pessoas
e de várias classes, desde a criança ao idoso, refiro-me à biblioteca, que não é mais do
que um arquivo dos mais diversos tipos de documentos para todo o tipo de consulta e
o outro arquivo que é o histórico. Este pode ser consultado por várias pessoas, mas só
se estes precisarem de algum documento que tenha como objectivo comprovar algo
importante, como uma factura que não poderá ser destruída e que tem validade para
uma empresa. Também pode lá estar os arquivos das igrejas, e nestes constam as
certidões de óbito, casamentos, dos baptismos ou até a própria história da igreja,
porque serve de uma tomada de conhecimentos que uma pessoa poderá vir a precisar
para comprovar algo que poderá ser pedido um dia mais tarde.
Todos os restantes documentos que tenham um prazo de validade muito curto
são guardados durante algum tempo e depois destruídos, de maneira que ninguém
consiga ter acesso. São guardados documentos entre 5 a 10 anos e os originais ficam
sempre e passam a históricos.

Tenho como tema de PRA as Redes Sociais e para englobar esta UC tive de
reflectir qual era o melhor método. Contudo, sei que existe dois tipos de redes, as
reais e as virtuais.

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Organização e manutenção do Arquivo

As redes sociais têm um tipo de arquivo para as mais diversas consultas. O

Wikipédia, por exemplo, dá-nos informações como datas de um monumento
histórico, um acontecimento de muitos anos que fez história. Quem organizou o
Wikipédia foi aos mais diversos arquivos saber a história para que esta possa ser
consultada pelos mais diversos utilizadores/ clientes destas redes.
Poderei também publicar um documento, logo que este não seja confidencial,
para as minhas mais diversas redes, por exemplo. Estas reflexões que estou redigindo
vão para uma determinada rede que eu vou gerir e serão colocadas num blogue o qual
será visto pelas diversas pessoas que eu pretendo, pois este encontra-se privado e só
entra quem eu autorizar.
Uma turma é uma rede social real, como nós, turma de Técnicos Comerciais,
que já fomos algumas vezes fazer pesquisas em bibliotecas; através de uma pesquisa
nos computadores da biblioteca chegamos ao livro ou documento que precisávamos.

Para concluir, tenho feito uma reflexão de que daqui a alguns anos não vamos
ter talvez documentos em papel, porque a tecnologia está sempre em constante
evolução e um dia, de certeza, vão criar algum sistema para todos os documentos
estarem informatizados e vistos por um determinado número de pessoas.

Muito obrigado à formadora Margarida Medina que se disponibilizou para dar

esta formação, para que fosse satisfatória e, futuramente, com os conhecimentos
alcançados, poder pôr em prática.
Como disse logo no princípio já tinha alguns conhecimentos, mas com esta
formação aprofundei e enriqueci os meus conhecimentos.

Um muito obrigado.

Ponta Delgada, 10 de Fevereiro de 2011

Manuel Azevedo Silva

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