Référence : PM01_PRO_MAD

Version : C
Date application : 15/04/2008
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Procédure de maîtrise des documents

1. Objet
Cette procédure définit les dispositions à prendre pour l’élaboration, l’approbation, la
diffusion, la révision et l’annulation des documents.
Elle s’applique pour tout document du Système de Management de la Qualité et donc à toute
personne étant amenée à créer, approuver et réviser des documents.

2. Définitions
Document : Support d’information et l’information qu’il contient. (norme ISO 9000)

Information : Données signifiantes (norme ISO 9000)

Enregistrement : Document faisant état de résultats obtenus ou apportant la preuve de la

réalisation d’une activité. (norme ISO 9000)

Procédure : Manière spécifiée d’effectuer une activité ou un processus. (norme ISO 9000)

Processus : Ensemble d’activités corrélées ou interactives qui transforme des éléments

d’entrée en éléments de sortie. (norme ISO 9000)

Représentant de la direction : La direction doit nommer un membre de l’encadrement qui,

nonobstant d’autres responsabilités, doit avoir la responsabilité et l’autorité en particulier
pour
 Assurer que les processus nécessaires au système de management de la qualité
sont établis, mis en œuvre et entretenus ;
 Rendre compte du fonctionnement du système de management de la qualité et de
tout besoin d’amélioration ;
 Assurer que la sensibilisation aux exigences du client dans tout l’organisme est
encouragée.
(norme ISO 9001)

Le représentant de la direction est souvent appelé responsable qualité.

Rédaction Approbation

Thérèse CHRAYE
Joël AUBERT, Jean HEUTTE, Nadège SINSEAU Adjointe au Sous-directeur
Visa
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3. Logigramme

Qui ? Quoi ?

Besoin d’un document

OUI Document de type

enregistrement ?

NON

Représentant besoin NON

de la Direction validé ?

OUI

Rédacteur (s) Rédiger le document

Approbateur Approuver le document

NON
Document
Approbateur
approuvé ?

OUI
Représentant
de la Direction
Diffuser le document
ou pilote de
processus

Représentant
OUI
de la Direction Document
ou pilote de adapté ?
processus

NON

Représentant
NON
de la Direction Document
ou pilote de à supprimer ?
processus
OUI
Représentant
de la Direction Retirer le document
ou pilote de de la diffusion
processus

Document retiré Besoin abandonné

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4. Descriptif
Validation du besoin
En cas de besoin, toute personne de la SDTICE peut demander la création d’un document.
Dans le but de garantir, l’intégrité du système documentaire, ce besoin doit être validé par le
représentant de la direction, dans le cas d’un document autre qu’un enregistrement lié à un
processus existant. En effet, les enregistrements sont de la responsabilité des pilotes de
processus qui connaissent parfaitement les besoins d’enregistrements. Pour les autres types
de documents, seul le représentant de la direction, recensant toutes les demandes, peut
prendre la décision. Si la demande de création est refusée, le représentant de la direction
informera le demandeur du document.

Rédaction d’un document

Si le besoin est validé, un rédacteur ou groupe de rédacteurs est nommé par le représentant
de la direction, ainsi qu’un approbateur. S’il s’agit de document de type
 dossier de processus
 procédure
le rédacteur doit utiliser le modèle de document approprié.

Pour tous les autres documents, le rédacteur peut créer son modèle et le soumettre alors au
représentant de la direction.

Un nouveau document propre au SMQ devra comprendre :

 un entête, dans tous les cas.
Référence :
Version :
Date application :
Page : x sur y

Titre du document

 un cartouche, s’il s’agit d’un processus ou d’une procédure.

Rédaction Approbation

Prénom Nom
Prénom et Nom de tous les participants des groupes de Fonction
travail Visa

Ce cartouche peut être utilisé pour d’autres documents (exemple : un enregistrement), dès
lors que l’on veut formaliser l’approbation du document.
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Principes de codification des documents :

- PMxy_DP pour les dossiers de processus de management

- PRxy_DP pour les dossiers de processus de réalisation
- PSxy_DP pour les dossiers de processus support
xy étant un numéro chronologique

- Code du processus + PRO + initiales du titre pour une procédure,

- Code du processus + ENR + initiales du titre pour un enregistrement nouvellement
créé
- Code du processus + IND (+ numéro chronologique si plusieurs indicateurs) pour un
indicateur de mesure
Le code du processus étant PMxy ou PRxy ou PSxy

Pour les autres types de documents, tels que « guide », « liste », « formulaire », on s’assure
qu’ils comportent à minima un intitulé et une date de mise à jour.

Approbation d’un document

Lorsque le document est rédigé, il doit être approuvé avant sa diffusion. Si le document
présenté demande des modifications, il sera retourné au rédacteur pour qu’il puisse apporter
les corrections nécessaires, avant d’être à nouveau soumis à approbation. Ce cycle de
rédaction – approbation est réalisé autant de fois que nécessaire.

Diffusion d’un document

Lorsque le document est approuvé, il est alors mis à la disposition de chaque personne par
le représentant de la direction ou un pilote du processus.
Au préalable, celui-ci complète, l’entête du document en précisant :
 La référence du document selon les règles de codifications définies
 La version (A lors de création, B pour la 1ère révision, C pour la 2ième révision, …)
 La date d’application du document

Seuls les documents en vigueur sont accessibles à l’ensemble des personnes.

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Modification d’un document

Lorsqu’un document doit être modifié, il suit à nouveau le cycle rédaction – approbation et
diffusion. La version du document est alors « incrémenté » (exemple : passage de l’indice de
révision A à l’indice B). Toutes les modifications apportées au document sont identifiées par
un trait vertical dans la marge.

Annulation d’un document

Lorsqu’un document n’est plus adapté, il est soit modifié (cf. ci-dessus) ou alors annulé, c’est
à dire, retiré de la diffusion. Dans ce dernier cas, le document n’est plus accessible.

Archivage d’un document

Lors de la diffusion ou du retrait d’un document, la version précédente est détruite.

Gestion des documents d’origine extérieure

Documents concernés
 Notes de service

 Formulaires et bordereaux du Ministère ou du service STSI

Diffusion
Les documents « papier » arrivent au secrétariat de la sous-direction qui les diffuse aux
secrétariats de chaque bureau. Les secrétaires les mettent dans le casier individuel de
chaque personne.

Les documents « électroniques » arrivent au secrétariat de la sous direction. Chaque

personne est informée via la liste de diffusion.

Classement
La version originale est conservée dans le secrétariat de la sous-direction, pendant la durée
de vie du document.

5. Annexes

 Modèle de dossier de processus

 Modèle de procédure