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Formation Environnement Windows – 1.

Initiation

WORD 1er niveau


Bases du traitement de texte
Un « traitement de texte » est un logiciel qui comprend deux parties distinctes :
 Un éditeur de texte, pour générer le texte,
 Un traitement de texte, pour le mettre en forme.
Contrairement aux anciennes machines à écrire, le clavier ne sert qu’à produire le texte et non à la
mise en forme. Les options de mise en forme se trouvent dans les menus du logiciel. L’erreur
classique des débutants est d’utiliser un traitement de texte comme une machine à écrire.

Il est donc toujours nécessaire de commencer par se familiariser avec la présentation du logiciel, à
commencer par les menus. Avant 2007, Word utilisait les menus déroulants (repris par OpenOffice).

Les barres d’outils


Le menu « Fichier » (ici 2) ne comportent
semble ici se que des raccourcis. Elles
« dérouler » vers le sont « incrustées » sous … comme on peut le voir ici (barres
bas. les menus… d’outils extraites).

Depuis Word 2007, les menus sont de type « ruban » :

Les menus ne se « déroulent » plus vers le bas mais prennent la forme d’une barre horizontale
appelée ruban. Les icones qu’il contient ne sont plus des raccourcis comme par le passé mais les
outils mêmes du menu. Les rubans sont accessibles par leurs onglets (ci-dessus : « Accueil ») et sont
partagés en plusieurs groupes (ci-dessus : « Presse-papiers », « Police », « Paragraphe », …).

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La version Word 2016 utilisée pour cette formation comprend les menus (de type ruban) suivants :
 Fichier : c’est le seul qui ne renvoie pas à un ruban mais à un écran entier. On y trouve
notamment les outils permettant de créer un nouveau document, d’en ouvrir un existant,
d’enregistrer (y compris au format pdf) ou d’imprimer.
 Accueil : contient les principales fonctions d’écriture. Il comprend les groupes Presse-papiers
(copier/coller…), Police (taille, couleur, effets de caractères…), Paragraphe (alignement,
puces et numérotions, retraits, couleur d’arrière-plan, bordures…), Style (modèles d’écriture
pré-formatés) et Modification (remplacer du texte…)
 Insertion : contient toutes les options d’insertion dans le document (saut de page, images,
formes, graphique, numérotation, entête et pied de page, lettrine, symbole…)
 Création : contient un grand nombre de thèmes (un thème utilise un ensemble unique de
couleurs, polices et effets pour créer une présentation homogène)
 Disposition : à ne pas confondre avec « Affichage », concerne la disposition du document
dans le groupe Mise en page (marges, orientation, taille, colonnes…) et du paragraphe dans
le groupe Paragraphe (retraits et espacements).
 Références : permet d’insérer une table des matières, des notes, citations, légendes, index
(niveau avancé).
 Publipostage : permet de fusionner un courrier principal avec une base de données de
destinataires afin de générer des envois de courriers en nombre (niveau avancé).
 Révision : contient les correcteurs orthographique et grammatical, ainsi que les outils
permettant de partager des modifications avec plusieurs contributeurs (niveau avancé).
 Affichage : à ne pas confondre avec « disposition », concerne l’affichage du travail sur
l’écran à destination de l’utilisateur (zoom, nombre de pages simultanées, règle graduée,
documents côte à côte…). Rien dans ce menu ne modifie donc le document lui-même.

EXERCICES

Exercice 1 : alignement.
Reproduisez le texte suivant en allant à la ligne au moyen de la touche « Entrée » du clavier :
COPAVO
RAPPORT D’ACTIVITES
Document de synthèse
Ce bilan synthétique, organisé par domaines d’activités, rend compte des
actions menées par les services dans le cadre des orientations de la
collectivité. Il a pour objet de communiquer sur les actions transversales
réalisées au cours de l’année écoulée et les projets en cours de réalisation.
2015-2016
Aérez le document et réalisez les formatages suivants :
 « COPAVO » : gauche, Calibri 14, gras ;
 « RAPPORT D’ACTIVITES » : centré, Arial Black 20 ;
 « Document de synthèse » : centré, calibri 20, italique
 Pavé de texte : justifié, Calibri 12, retrait de 5cm par rapports aux bords des 2 côtés ;
 « 2015-2016 » : droite, Calibri 14, gras, italique.

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Les retraits se trouvent dans les


paramètres du paragraphe accessibles
en cliquant sur cette petite flèche.

On peut cependant aussi utiliser la règle graduée :

On remarque à gauche de la règle une sorte de « sablier » (en fait deux triangles indépendants tête-
bêche) et à droite un seul triangle…

 Les deux triangles « pointe en haut », au bas de la règle, définissent les retraits gauche et
droite du paragraphe sélectionné.
 Le triangle « pointe en bas », qui ne se trouve qu’à gauche, définit le retrait de la première
ligne du paragraphe uniquement (dans un sens ou dans l’autre).

NB : il ne faut pas confondre les marges du document (qui


s’appliquent à toute la page) et le retrait du paragraphe (qui ne
s’applique qu’au paragraphe sélectionné). Dans l’exemple ci-
contre, la marge est de 2,5 cm. On le remarque sur la règle par
la couleur grise des parties situées en dehors des marges. Le 1er
paragraphe a un retrait de 2,5 cm par rapport à la marge du
document. Il s’imprimera donc à 5 cm du bord de la page.

On retrouve ces réglages dans « Paramètres du paragraphe » (retrait gauche, droite et de 1ère ligne).

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Le règlage du retrait est particulièrement important en cas


d’utilisation de papier à en-tête qui peut présenter des contraintes
à l’impression. Par exemple, celui de la Copavo mentionne la liste
des communes en bas à gauche (représentée ci-contre sur un fond
jaune). Si la distance du texte (marge + retrait) est inférieure à 3 cm
du bord de la feuille, il débordera sur cette liste. Une distance plus Mage de gauche
esthétique sera de 3,5 voire 4 cm. minimale : 3 cm

On est souvent tenté de faire tenir sur une page un texte un peu
trop long. Au besoin, d’autres paramètres du paragraphe peuvent
être utilisés, comme la taille de police, l’espace entre paragraphes
ou l’interligne. Attention toutefois à rester lisible. Si nécessaire, il
peut être préférable de renoncer et d’utiliser deux pages.

Exercice 2 : insertion d’une image (logo).


Un document émis par un collectivité doit y
faire figurer son logo. Nous allons le placer
en haut à gauche à la place de « COPAVO »
tapé précédemment. Allez dans le menu
« insertion » et cliquez sur « Images ».

Dans l’explorateur de fichier, insérer le


fichier « Logo Copavo pour format A4.jpg »
depuis la bibliothèques « Images ».

Une fois le logo inséré dans le document,


cliquez dessus pour le sélectionner. Celui-ci
apparait dans un cadre parsemé de petits
ronds : les poignées de redimensionnement.
Utilisez-les pour agrandir le logo.
Quelle est l’incidence sur le texte ?
On voit que le logo bouleverse la mise en
page du document. L’image doit en effet
« faire sa place » au milieu des lignes et
repousse donc le texte vers le bas.
Le bouton apparaissant à droite de l’image
sélectionnée sert à modifier cette
disposition. Choisissez « Devant le texte » et
observez la différence.
Comment l’expliquez-vous ?

ATTENTION : renseignez-vous sur les instructions de votre collectivité en matière de communication.


Dans le cas de la COPAVO, l’insertion du logo dans un courrier est proscrite. Il faut utiliser le papier à
en-tête (pour des raisons d’identité graphique et aussi d’économie).

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Exercice 2 : tabulations.
Reproduisez le courrier ci-contre :
 Laissez les marges par défaut du
document soit 2,5 cm ;
 Remplacez les parties entre crochets
par les champs indiqués ;
 Le bloc d’adresse est situé à 5 cm
sous le bord supérieur de la feuille, et
à 11 cm du bord gauche ;
 Dans le bloc « Affaire suivie… »,
utilisez les tabulations pour aligner
votre nom et la référence du
courrier ;
 Le corps du texte est en retrait de
2,5 cm (autrement dit situé à 5 cm du
bord de la feuille) ;
 Le retrait des deux lignes de signature
est aligné sur celui du bloc d’adresse.
 Mettez en gras le nom du
destinataire ainsi que l’objet du
courrier ;
 Mettez votre nom en italiques au bas
du courrier.
 Enregistrez-le.

Observez la tabulation du bloc « Affaire suivie… ». Le texte est-il à l’emplacement souhaité ?


Approchez le curseur de la règle et affichez les caractères invisibles au moyen de la touche indiquée :

7 tabulations

On voit dans le texte que chaque tabulation apparait sous la forme d’une flèche, et dans la règle que
chaque tabulation déplace le curseur selon un espacement défini (tous les 1,25 cm).
Si l’emplacement ne convient pas, il suffit de placer des taquets de tabulation en cliquant simplement
au bon endroit sur la règle. On constate que les taquets remplacent toutes les positions par défaut :

2 tabulations

L’alignement de la tabulation est défini à l’intersection des règles


(ci-contre), par exemple ici : gauche, droite, centrée, décimale
(alignement vertical des nombres sur les virgules).
Si la position choisie doit être ajustée, le taquet peut toujours être
déplacé sur la règle avec la souris.

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Exercice 4 : déplacement et duplication.


Il peut arriver que l’on ait à modifier un courrier à partir d’éléments déjà rédigés sur un autre
document. Dans ce cas, on ne va pas retaper ce texte mais le dupliquer. Dans votre courrier :
1. Vous souhaitez ajouter, juste avant la formule de politesse, le paragraphe suivant : « A titre
indicatif, je vous communique l’intitulé du prochain atelier : » ;
2. Ajoutez l’intitulé en question à la suite de cette phrase. Pour cela :
- Ouvrez le fichier « Liste des formations.docx » dans la bibliothèque documents ;
- Sélectionnez dans ce texte la formation souhaitée puis copiez-la.
- Revenez dans votre courrier et collez-la à la suite de la phrase précédemment tapée.
3. Vous vous ravisez et souhaitez maintenant introduite cette précision en PS au bas du
courrier, et non plus dans le corps du texte.
- Effectuez la même opération en utilisant cette fois un couper/coller.
- Quelle différence avec le copier/coller ?
4. On vous demande maintenant d’envoyer ce courrier à M. le Président du Conseil régional.
Seuls les formules d'appel et de politesse sont à modifier.
- Ouvrez le document « Formules de politesses.docx » dans la bibliothèque documents ;
- Copiez les formules concernés (Attention aux parties à supprimer : Madame ou Monsieur)
- Collez-les à la place des formules existantes.
Nota : Pour remplacer le texte sans avoir à effacer d’abord les parties à remplacer,
sélectionnez-les avant de coller.

Exercice 5 : rechercher et remplacer.


On vous charge d’établir une attestation de stage. Vous disposez déjà d’un précédent document
utilisé pour un stage identique antérieur. Vous pouvez donc le ré-utiliser à un détail près : ce
document mentionne de nom de M. Pierre Meffre qui doit être remplacé par celui de M. Jean-Pierre
Larguier. Vous allez utiliser la fonction de recherche et de remplacement :
 Ouvrez le fichier « attestation-de-stage.docx » depuis la bibliothèque « Documents »,
 Cliquez sur « Remplacer » à droite du ruban « Accueil » et procédez au remplacement :

 La recherche est-elle sensible à la casse ?


 Lisez bien le texte et trouver les autres remplacements à effectuer. Pourquoi n’ont-ils pas été
pris en compte lors du premier ?
 Expérimentez la fonction « Rechercher ».

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Exercice 6 : correction orthographique, grammaticale et synonymes.


Ouvrez le document « Fautes.docx » et réalisez les exercices.
1. Orthographe.
Le correcteur orthographique souligne les mots absents du dictionnaire. Il ne
corrige donc pas à proprement parler les fautes d’orthographes mais fournit
une aide à la correction qui ne dispense ni de vigilance ni de relecture (s). Dans
l’exemple ci-contre, « partti » est souligné et non « partie » qui se trouve dans
le dictionnaire (« partie de carte »).
A l’inverse, des mots peuvent être soulignés à tort, en particulier
des noms propres. Ainsi un interlocuteur peut s’appeler Jean
Poulin et non Jean Poulain ! Si le nom est souligné, il ne faut pas
en tenir compte.
Si un mot est trop souvent souligné (parce que souvent employé)
malgré une orthographe correcte, on peut toujours l’ajouter au
dictionnaire par un clic droit sur ce mot.
2. Grammaire
Dans l’exercice « Grammaire », notez que les suggestions grammaticales sont soulignées en bleu et
non en rouge (en vert dans de précédentes versions de Word). Le correcteur grammatical s’attache
aux accords entre les mots. La prudence de mise pour le correcteur orthographique se justifie encore
davantage car cette vérification est plus difficile. Le correcteur ne peut en effet interpréter le sens
particulier des mots dans la phrase. Il peut ainsi souligner des accords apparemment faux mais justes
dans le contexte, et à l’inverse en laisser passer d’autres. Relevez ces pièges dans l’exercice.
3. Synonymes
Un clic droit sur un mot permet d’afficher
ses synonymes. Si aucun ne convient, on
peut cliquer en bas sur le Dictionnaire des
synonymes. Dans la liste qui apparait alors
à droite, cliquer sur un mot suggéré
renvoie à la liste des synonymes de ce
dernier mot, et ainsi de suite…

Exercice 7 : enregistrement, pdf et modèle de document.


Vous allez enregistrer votre document dans un dossier à votre nom dans la bibliothèque
« documents ». Pour cela, allez dans le menu « Fichier ». Contrairement aux autres, il ne se présente
pas sous la forme d’un ruban mais occupe
la totalité de l’écran.
Cliquez sur « enregistrez sous ». Des
emplacements sont proposés : le « Dossier
actif » est celui contient le fichier en cours
de modification. Plus bas, les dossiers
ouverts aujourd’hui et plus tôt.
NB : « Enregistrer » sert à enregistrer les
modifications d’un fichier ouvert sans
choix de l’emplacement ou du nom.

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Pour choisir un autre emplacement, cliquez sur « Parcourir ». Vous ouvrez alors l’explorateur
Windows (voir le module de
formation « environnement
Windows – Gestion des fichiers et
dossiers).
1. Créez votre dossier dans la
bibliothèque « Documents » ;
2. Enregistrez-y votre fichier. De
quel type est-il ?
3. On vous demande d’enregistrez
votre fichier au format « .doc ».
A quoi correspond-il ?
4. A quoi correspond la format
« Texte OpenDocument (*.odt) »
au bas de la liste ?
5. Enregistrez-le au format « .pdf ».
A quoi correspond-il ?
L’enregistrement au format pdf n’est disponible que depuis la
version 2013. Avec les versions antérieures, on peut le faire avec
pdfcreator. Ce programme gratuit agit comme une imprimante
virtuelle, c’est-à-dire qu’il faut cliquer sur Imprimer et non
Enregistrer. Après avoir sélectionné l’imprimante « PDFCreator »,
passer la fenêtre suivante et choisir les options appropriées dans
l’explorateur Windows.
6. Enregistrez votre fichier en pdf avec pdfcreator.
Le format « .dot » est appelé « modèle ». Il se comporte comme un fichier normal à ceci près que
« Enregistrer » mène automatiquement à « Enregistrer sous » pour conserver le modèle intact. Les
modèles sont accessibles dans le menu Fichier en cliquant sur « Nouveau ».
7. Enregistrez votre fichier en modèle puis ouvrez un nouveau document selon votre modèle ;
8. Essayez quelques-uns des modèles proposés ;
9. Nous avons besoin d’un modèle de carte de remerciements, mais aucun n’est proposé. Peut-on
en chercher un en ligne, facilement et rapidement ? Essayez.
10. Testez d’autres modèles sur https://templates.office.com/

Exercice 9 : impression
NB : cet exercice requiert une imprimante recto/verso, A3 couleur, connectée à l’ordinateur.
Modifiez les réglages suivants et interprétez les résultats :
 Marges ;
 Recto / verso ;
 Couleur / Noir et blanc ;
 Orientation : portrait / paysage ;
 Sélection des pages (interprétez la sélection suivante : 1-2 ;4-5) ;
 Agrandissement et réduction (A4, A3, A5).

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