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23/09/2020 Exporter / importer un inventaire via un fichier Excel – Sage 100cloud

Exporter / importer un inventaire


Sage 100cloud
via un fichier Excel
Si vous réalisez un inventaire en enregistrant les données de
stocks directement dans un fichier Excel, regardez comme
faire pour vous faciliter le travail :

Dans un premier temps, vous


allez créer un fichier de transfert
au format paramétrable.

Une fois créé, vous utilisez ce


fichier comme un modèle pour Sur le même sujet
exporter vers un fichier Excel
seulement les données Pourquoi créer un fichier de transfert
d’inventaire qui vous semblent au format paramétrable ?
importantes (code article,
quantité, emplacement, etc.).

Pendant l’opération d’inventaire,


vous enregistrez vos données
d’inventaire directement dans ce
fichier Excel à l’aide de Microsoft Excel.

Dernière étape, vous importez dans la Gestion commerciale les données


d’inventaire enregistrées dans le fichier Excel afin de mettre à jour vos
données de stock.

Ces étapes sont décrites ci-dessous.

Etape 1 – Création
d’un fichier de
Coup d’œil rapide
transfert au format Création d’un fichier de transfert au
paramétrable format paramétrable

Export des données d’inventaire vers


Pour être sûr d’importer les données un fichier Excel
qui vous intéresse (afin d’éviter
d’importer des données qui Ouverture du fichier .txt pour y
viendraient polluer votre base), créez enregistrer les données d’inventaire
au préalable un fichier de transfert
au format paramétrable. Ce type de Import des données d’inventaire en
fichier vous permet de choisir les Gestion commerciale
données à importer.

En ce qui concerne l’import


d’inventaire, créez le fichier en vous
inspirant de l’exemple ci-dessous.
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Fichier > Format import/export paramétrable

Dans le menu Fichier, cliquez sur Format import/export paramétrable.

Cliquez sur Nouveau .

Saisissez un nom de fichier (par ex. Inventaire) puis enregistrez.


Dans la fenêtre qui s’affiche, paramétrez les éléments du fichier.

Dans l’onglet Description :

Sélectionnez un type de données Inventaire.

Sélectionnez un fichier de type Délimité.

Ajoutez par exemple les champs suivants (s’ils sont pertinents dans votre
cas) : Réf. article, N° de série/lot, Quantité, Prix de revient unitaire,
Emplacement, etc.

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Dans l’onglet Particularités, sélectionnez le délimiteur Tabulation.

Validez.
Le fichier paramétrable est enregistré au format .egc, ici, Inventaire.egc.

Passez à l’étape suivante.

Etape 2 – Export des données


d’inventaire vers un fichier Excel

Traitement > Saisie d’inventaire

Vous allez utiliser le fichier paramétrable créé à l’étape précédente pour exporter
vos données d’inventaire. Pour cela :

Dans la fenêtre Saisie d’inventaire, sélectionnez au minimum le type de


traitement, Export de la situation de stock format paramétrable et les

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articles à prendre en compte.

Validez.

Dans la fenêtre Ouvrir le format paramétrable, ouvrez le fichier créé à


l’étape 1 (Inventaire.egc).

Dans la fenêtre Ouvrir le fichier d’export, saisissez un nom pour ce fichier


d’export au format .txt (par ex. Inventaire.txt).

Enregistrez.
La situation de stock est exportée dans le fichier .txt.
Ouvrez-le dans Microsoft Excel au moment de réaliser votre inventaire pour
enregistrer vos données de stock.

Passez à l’étape suivante.

Etape 3 – Ouverture du fichier .txt pour y


enregistrer les données d’inventaire
Dans Excel, ouvrez le fichier d’inventaire .txt via l’option Tous les fichiers
(*.*).

A l’ouverture de ce fichier, les 3 étapes de l’Assistant Importation de


textepermettent de convertir les données. Pour cela, sélectionnez :

A l’étape 1, l’origine du fichier de type Windows (ANSI).

A l’étape 2, la nature des séparateurs Tabulation.

A l’étape 3, modifiez si nécessaire certaines colonnes pour que les


informations soient cohérentes.

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Cliquez sur Terminer .


Une fois le fichier affiché, reportez vos données d’inventaire pendant
l’opération d’inventaire.

Une fois l’inventaire terminé, enregistrez le fichier.


Vous pouvez désormais importer dans la Gestion commerciale ces
nouvelles valeurs d’inventaire.

Passez pour cela à l’étape suivante.

Etape 4 – Import des données


d’inventaire en Gestion commerciale

Traitement > Saisie d’inventaire

Dans la fenêtre Saisie d’inventaire, sélectionnez au minimum le type de


traitement Import de la situation de stock format paramétrable.

Validez.

Dans la fenêtre Ouvrir le format paramétrable, ouvrez le fichier créé à


l’étape 1 (Inventaire.egc).

Dans la fenêtre Ouvrir le fichier d’export, ouvrez le fichier créé à l’étape 2


(Inventaire.txt).

Enregistrez.
La situation de stock est exportée dans le fichier .txt.
Ouvrez-le dans Microsoft Excel au moment de réaliser votre inventaire pour
enregistrer vos données de stock.

Passez à l’étape suivante.

Pour importer le fichier dans la Gestion commerciale :

Traitement > Saisie d’inventaire

Dans la fenêtre Saisie d’inventaire, dans le champ Type de traitement,


sélectionnez Import de la situation de stock format paramétrable.

Cliquez sur OK.

A partir de la fenêtre Ouvrir le fichier d’import, ouvrez le fichier .txt à


importer.

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