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GUIDE DU FORMATEUR

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TABLE DES MATIÈRES


1 CONNEXION À EVOLUTION VIA SSO ............................................................................................. 4
2 ÉVÉNEMENTS ET SESSIONS ......................................................................................................... 5
2.1 Accéder au menu Présentiels .................................................................................................................... 5
2.2 Gérer les Événements ................................................................................................................................ 5
2.2.1 Rechercher un Événement ........................................................................................................... 6
2.2.2 Visualiser un Événement .............................................................................................................. 7
2.3 Sessions ................................................................................................................................................... 10
2.3.1 Création de Session(s) ............................................................................................................... 10
2.3.2 Recherche de Sessions .............................................................................................................. 18
2.3.3 Liste d’attente .............................................................................................................................. 19
2.3.4 Demandes de dérogation ............................................................................................................ 19
2.3.5 Suivi d’intérêt ............................................................................................................................... 20
2.3.6 Visualiser les Sessions à partir du calendrier ............................................................................. 20
3 LANCER UNE SESSION DE FORMATION ........................................................................................ 21
3.1 Formation virtuelle .................................................................................................................................... 21
3.2 Formation non virtuelle ............................................................................................................................. 22
3.2.1 Obtenir la liste des participants ................................................................................................... 23
3.2.2 Obtenir la liste de présences ...................................................................................................... 23
3.3 Soumettre la liste des participants ayant terminé la formation (important) .............................................. 25
3.4 Annuler la mise à jour d’une présence soumise par erreur ..................................................................... 26
3.5 Ajouter une présence à une date antérieure sous une formation virtuelle .............................................. 26
3.6 Un formateur veut annuler l’inscription d’un participant à une Session ................................................... 27
4 DIVERS ..................................................................................................................................... 27
4.1 Matériel (documents) ................................................................................................................................ 27
4.2 Évaluation ................................................................................................................................................. 27
5 RAPPORTS ................................................................................................................................ 28
5.1 Rapports ................................................................................................................................................... 28

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INTRODUCTION
Formateurs, que peut faire Evolution pour vous?
▪ Une plateforme qui vous assiste pour la création de Sessions de formation.
▪ Une plateforme qui vous permet de former virtuellement ou en salle.
▪ Une plateforme qui permet de répertorier automatiquement les formations terminées dans le profil de chaque
employé.
▪ Une plateforme qui vous permet d’imprimer des rapports.

Pour toutes questions non résolues après la lecture de ce guide, evolution@pomerleau.ca est présent pour vous
assister.

Lexique

Événement Décrit le « Quoi » d’une formation

Session (séance) Décrit le « Où » et le « Quand » d’une formation

Fournisseur Entreprise qui fournit le formateur

Légende
Indique une note, une information importante

Indique un truc ou une astuce

Indique un avertissement

Développer

Réduire

Rechercher

Menu

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1 CONNEXION À EVOLUTION VIA SSO


Pour vous connecter à Evolution via SSO, vous devez utiliser un ordinateur fourni par l’entreprise
et suivre les étapes ci-dessous.

Étapes Description

1 Double-cliquer sur l’icône Evolution qui apparait sur le bureau de votre ordinateur.

2 Si une identification Okta est requise lors de votre première connexion à votre ordinateur, entrer votre nom
d’utilisateur et votre mot de passe, puis cliquer sur Connexion.

Votre nom d’utilisateur et votre mot de passe sont les mêmes que ceux utilisés pour ouvrir votre ordinateur
et/ou Outlook.

Si vous utilisez un ordinateur ne disposant pas d’un raccourci sur le bureau, vous devez vous
connecter au moyen de Pomerleau Okta.

Étapes Description

1 Accéder à la page Pomerleau Okta en cliquant sur ce lien : https://pomerleau.okta.com/

2 Cliquer sur l’icône Evolution.

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2 ÉVÉNEMENTS ET SESSIONS
2.1 Accéder au menu Présentiels

Après avoir ouvert une session dans Evolution, vous verrez le menu de navigation sur la page
d’accueil. Cliquer
ici

2.2 Gérer les Événements

Un Événement représente une formation dispensée par un formateur, alors qu’une Session est une
occurrence d’un Événement avec une heure et un lieu spécifiques.

Par exemple :
La formation « Santé et Sécurité » est un Événement.
La formation « Santé et Sécurité » donnée à Québec le 2018-01-01 à 10 h est une Session de
l’Événement « Santé et Sécurité ».
La formation « Santé et Sécurité » donnée à distance le 2018-02-02 à 14 h est une autre Session
du même Événement « Santé et Sécurité ».

Comme vous pouvez le constater, l’Événement décrit le « Quoi » et la Session décrit le « Où » et le


« Quand ».

Les formateurs ne peuvent créer ou modifier un Événement; donc, si une modification ou une création est
requise, utiliser le formulaire « Demande de création ou de modification d’un Événement » et l’envoyer par
courriel, dument rempli, à evolution@pomerleau.ca.

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2.2.1 Rechercher un Événement


Il existe deux façons d’effectuer une recherche.
Cliquer
1- La première consiste à utiliser Présentiels/Gérer les Événements et Sessions. ici

La recherche peut être effectuée par nom, sujet, fournisseur ou numéro de localisation. Si la case « Afficher
les Événements actifs uniquement » n’est pas cochée, des recherches sur les Événements non actifs
seront effectuées.

2- La deuxième façon consiste à utiliser Apprentissage/Calendrier des Événements.


Cliquer
ici

Il est important de vérifier un des filtres du calendrier associé à votre profil. Il s’agit du filtre d’emplacement,
qui apparait automatiquement et qui correspond au bureau auquel vous êtes affecté. Pour voir tous les
Événements et toutes les Sessions, vous devez changer l’emplacement pour « Tous » en cliquant sur

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2.2.2 Visualiser un Événement

Avec la première façon, quand l’Événement a été trouvé, cliquer sur pour voir toute l’information de
l’Événement. Pour voir toutes les Sessions de cet Événement, cliquer sur le calendrier .

Fournisseur : nom de l’entreprise qui fournit le formateur; cependant, ce champ sera configuré à « Live Webinar –
Go To » pour tous les Événements virtuels.

Sessions provisoires : nombre de Sessions en attente d’approbation.


(Cocher la case à cocher Confirmation requise pour exiger que l’emplacement de la Session soit approuvé par le
propriétaire de l’installation avant l’approbation de la Session. Dans ce cas, l’état de la Session est provisoire.)

Sessions approuvées : nombre de Sessions approuvées.

Sessions achevées : nombre de Sessions terminées.

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Évaluation : elle est créée par evolution@pomerleau.ca.

: cette icône sert à afficher les informations récapitulatives des données d’évaluation. Une nouvelle fenêtre
s’ouvrira. Les options de filtres de dates et de filtres avancés seront disponibles. Ces filtres affinent les informations
qui apparaitront sur le rapport demandé. Pour voir le nom des formateurs, utiliser le rapport d’évaluation de
niveau 1.

Critères de Date : sélectionner un jour, une semaine, un mois, etc. ou utiliser le calendrier

Titre de la formation : il apparaitra automatiquement


étant donné que vous êtes sous cet Événement.

Site de la Session : cliquer sur pour choisir un


emplacement spécifique, si requis.

Pour choisir un fournisseur spécifique (si requis),


cliquer sur

Cliquer sur pour choisir un nom de formateur (le


fournisseur doit avoir été choisi au préalable).

Cliquer sur le champ de catégorie pour la spécifier,


si requis.

Cliquer sur le champ TOUS pour choisir un type de


formation précis, si requis. Cocher le niveau requis.

Cocher la case du regroupement requis.

Cocher ou décocher la ou les cases de détails.

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Il est possible d’exporter les données en format


Excel ou d’obtenir une version imprimable.

Pour sortir de cet écran, cliquer sur « Retour ».

Avec la deuxième façon, quand l’Événement a été trouvé sur le calendrier, cliquer sur
pour avoir accès à tous les détails de cette formation.
Options : cliquer sur pour voir le détail d’un Événement.

Calendrier : cliquer sur pour voir toutes les Sessions et aussi pour en créer de nouvelles.

Si vous laissez le curseur sur le nom de la formation, un sommaire apparaitra.

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2.3 Sessions

2.3.1 Création de Session(s)


Très important : s’assurer que l’Événement est bien configuré avant de commencer la
création de Sessions.
Pourquoi? L’Événement gère plusieurs configurations qui apparaitront automatiquement lors de la création de
Sessions; certaines ne sont pas accessibles sous une Session.
Pour créer une nouvelle Session sous un Événement spécifique, cliquer sur le calendrier .

Cette nouvelle fenêtre s’ouvrira. Cliquer sur « Créer une Session » ou « Créer une Session Webémission ». En
cliquant sur « Show Me » situé à droite du nom de l’Événement, le système vous accompagnera étape par étape.

Utiliser l’ASSISTANT DE CALENDRIER pour créer plusieurs Sessions à la fois.

Cliquer sur Suivant…

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HORAIRES DES PARTIES

Modifier la partie

Nom : inscrire le nom de la formation.

Emplacement : si la formation est virtuelle, choisir Formation Virtuelle. Si la formation n’est pas virtuelle, choisir le
bureau ou un autre endroit où se déroulera la formation.

Ajouter un formateur : choisir le nom d’un formateur et le rôle principal; ne pas cocher Confirmation requise.
Cliquer sur Terminé.
**Pour les formations virtuelles, il est possible de choisir seulement un nom.**

Date et heure

Choisir les dates de début et de fin. Choisir les heures de début et de fin. S’assurer que le fuseau horaire est bien
votre fuseau horaire et cocher la case « Affiche les heures en fonction du fuseau horaire de l’utilisateur ».

Cliquer sur « Enregistrer la partie » s’il y a une seule partie à cette Session et aucune pause. Si cette Session a
plus d’une partie, cliquer sur « Enregistrer et ajouter une partie ».

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Pause de la partie

Inscrire un nom tel que « Pause-café » ou « Diner » et la durée en minutes.

Si la formation dure plus d’une journée, elle doit être configurée comme étant une « Occurrence de partie ».

Cliquer sur « Enregistrer la partie » si la Session a seulement une partie. Si la Session a une autre partie, cliquer
sur « Enregistrer et ajouter une partie ».

Après l’enregistrement, un résumé apparaitra. Il sera possible de faire ce qui suit :

- Ajouter une partie


- Afficher le calendrier des Événements
- Exporter en format Excel
- Vérifier s’il y a des conflits d’horaire
- Éditer les données
- Supprimer une Session

Cliquer sur « Suivant » pour passer à la prochaine étape.

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DÉTAILS

ID de la Session : cette valeur se génère automatiquement.

Langues disponibles : la configuration est gérée à partir de l’Événement.

Langue de la formation : la configuration est gérée à partir de l’Événement.

Contact de formation : la configuration est gérée à partir de l’Événement.

Ressources
Toutes les pièces jointes doivent être assignées à partir de l’Événement. Il est possible d’ajouter une pièce jointe
à une Session. Il est important de définir la visibilité pour chacune des pièces jointes. Plusieurs pièces jointes
peuvent être téléchargées, mais en procédant une à la fois. Cliquer sur la disquette pour enregistrer les choix.

Après l’enregistrement, vous pourrez ajouter une autre pièce jointe, ou éditer ou supprimer cette pièce jointe.

Inscription
La configuration est gérée à partir de l’Événement.

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Inscription
La configuration est gérée à partir de l’Événement.

Liste d’attente
La configuration est gérée à partir de l’Événement.

Coût
La configuration est gérée à partir de l’Événement, si applicable.

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Prérequis
La configuration est gérée à partir de l’Événement.

Travail préparatoire
La configuration est gérée à partir de l’Événement.

Travail complémentaire
La configuration est gérée à partir de l’Événement.
.

Cliquer sur la flèche pour accéder à l’historique des modifications. Chaque fois qu’une modification est faite, le
système la répertorie.

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Configuration virtuelle

La configuration est gérée à partir de l’Événement et est standard.

Disponibilité

La configuration est gérée à partir de l’Événement.

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La configuration est gérée à partir de l’Événement.


- Toujours choisir « Tous les utilisateurs dans Organisation Pomerleau (Pomerleau) ».
- Cocher la case « Inclure les subordonnés » (cela signifie que les employés qui relèvent des gestionnaires
pourront eux aussi voir les formations et s’y s’inscrire).
- Cocher la case « Inscrire à l’approbation ».
Cocher la case « Pré-approuvé » pour éviter le processus d’approbation du « Gestionnaire », sauf dans certains
cas (par exemple, décocher la case si la formation a un coût et qu’elle doit être approuvée par le gestionnaire).

Cliquer sur la flèche pour accéder à l’historique des modifications. Chaque fois qu’une modification est faite, le
système la répertorie.

Cliquer sur « Enregistrer », puis sur « Suivant ».

Sommaire

Le sommaire présente les principaux points des détails et du calendrier de la


Session.

Cliquer sur « Enregistrer ». Toutes les Sessions disponibles apparaitront.

Options disponibles par Session :

- Voir la liste des participants inscrits

- Éditer une Session

- Copier une Session

- Visualiser les détails d’une Session

- Supprimer une Session

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2.3.2 Recherche de Sessions


Des recherches peuvent être faites par numéro de Session, numéro de repère, emplacement, formateur,
fournisseur, nom de l’Événement, matière, date de début ou date d’échéance.
Cliquer
ici

Il est aussi possible d’effectuer des recherches à partir de Présentiels et « Afficher mes Sessions ».

Cliquer
ici

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Possibilité de filtres et options à afficher en fonction du résultat escompté.

2.3.3 Liste d’attente

Il y a toujours une limite quant au nombre de participants qu’une Session de formation peut accueillir. S’il n’y a
plus de place pour la Session à laquelle un participant veut s’inscrire, son inscription sera ajoutée à la liste d’attente.
Dès qu’une place deviendra disponible, le participant recevra automatiquement un courriel pour l’informer de la
disponibilité. L’inscription est basée sur le principe du premier arrivé, premier servi. Le formateur responsable de la
Session pourra aussi accepter l’inscription et le participant sera informé par courriel de son inscription à cette
formation. Le bouton Exporter en format Excel en haut de la page exportera la liste des participants en attente.

2.3.4 Demandes de dérogation

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La demande de dérogation s’applique à des participants pour lesquels les Sessions ne sont à priori pas
disponibles. Les participants inscrits sur cette liste ont demandé des exemptions en fonction de la disponibilité, de
l’emplacement, de l’espace ou des prérequis. Le bouton Exporter en format Excel en haut de la page exportera la
liste des demandes de dérogation.

2.3.5 Suivi d’intérêt

Le suivi d’intérêt s’applique à des participants pour lesquels les Événements/Sessions sont à priori disponibles,
mais auxquels ils ne peuvent pas participer. Le bouton Exporter en format Excel situé à droite de chaque
Événement n’exporte que les informations de suivi d’intérêt pour cet Événement spécifique. Le lien Exporter en
format Excel en haut de la page exportera toute la liste de suivi d’intérêt de tous les Événements.

2.3.6 Visualiser les Sessions à partir du calendrier

Il est possible de modifier la présentation visuelle pour utiliser un affichage par Jour, Semaine ou Mois, ou sous forme
d’ordre du jour. Pour imprimer, utiliser l’icône

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3 LANCER UNE SESSION DE FORMATION


3.1 Formation virtuelle

Trouver la Session de formation sur votre calendrier et cliquer sur l’icône de l’écran et l’heure pour lancer la
Session. Si vous ne voyez pas cette icône à l’écran, c’est que l’Événement n’a pas été configuré comme
étant une formation virtuelle (fournisseur GoTo).

GoToMeeting s’ouvrira.

Truc :
Si un participant doit se joindre à une formation à la dernière
minute, lui envoyer par courriel le lien qui inclura
l’ID de la réunion.

Voici les informations qui lui seront nécessaires :

https://www.gotomeeting.com et joindre l’ID de la réunion.

De plus, pour toute formation virtuelle dont vous êtes le


contact, vous recevrez ce rappel et ce lien à votre écran ce
qui vous permettra de débuter la formation.

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3.2 Formation non virtuelle

Quand une Session de formation est donnée dans une salle de cours, il est particulièrement important de
valider la présence des participants à la fin de la formation pour que ces renseignements soient enregistrés
à leur profil. Pour plus de détails, consulter la section 3.3. Si une feuille de présence à faire signer est requise,
voici la marche à suivre.

o Trouver la Session sur votre calendrier.


o Cliquer sur le nom de la Session pour l’ouvrir.
o Sous l’onglet « Détails », chercher « Liste ».
o Cliquer sur « Afficher la liste ».

Onglet Détails

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3.2.1 Obtenir la liste des participants

L’option Télécharger sera utilisée pour télécharger la


liste des présences signée. Pour obtenir
cette liste, consulter le point 3.3.

Les participants inscrits sur cette liste ont fait des demandes d’exemption
basées sur la disponibilité, l’emplacement, l’espace ou les prérequis. Le
participant peut aussi avoir fait une demande de dérogation s’il n’a pas à
suivre ce cours parce que son rôle a changé ou s’il l’a déjà suivi, mais
que l’historique n’a jamais été documenté. Dans tous les cas, le
formateur doit valider avant d’accepter une demande de dérogation.

Le bouton Exporter en format Excel en haut de la page exportera la liste des demandes d’exemption. Pour
plus de détails, consulter la section 2.3.4.

Toutes les Sessions ont un nombre maximum de participants


qui peuvent s’inscrire. Si la Session est complète, vous pourrez
voir le nom des participants en attente d’approbation. Un formateur
peut forcer le système à accepter plus de participants.

Les pièces jointes proviendront de l’Événement.

3.2.2 Obtenir la liste de présences

Cliquer sur pour imprimer la


feuille des présences à faire signer.

Cependant, si aucune signature n’est requise


il ne restera qu’à valider la présence des participants; consulter la section 3.3.

Si un participant doit être ajouté à la dernière


minute, cliquer sur Ajouter des utilisateurs,
choisir le participant et cliquer sur Ajouter les utilisateurs en attente à la liste. Attention de décocher la
case « Envoyer des courriels » si ce n’est pas nécessaire.

Pour afficher les utilisateurs retirés/supprimés,


cocher cette case.

Il sera possible d’envoyer un courriel aux participants inscrits pour les informer.

Des options permettent de commenter , de voir l’historique et de supprimer un utilisateur

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Des commentaires peuvent être ajoutés, mais ils n’apparaitront pas sur la liste des présences. À titre informatif,
cette section sera visible par le participant, mais sera difficile à trouver. Il serait donc préférable de ne pas l’utiliser
pour communiquer avec un participant.

Voici un exemple de liste de présences. Elle s’ouvre dans Excel; cependant, par la suite, elle peut être
enregistrée en format PDF au besoin.

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3.3 Soumettre la liste des participants ayant terminé la formation


(important)
Cliquer
ici

Effectuer le suivi des présences et de la notation ci-dessous. Utiliser le bouton « Soumettre la liste des utilisateurs
ayant terminé » pour soumettre les présences, les notes et l’état de passage pour les participants qui ont terminé
suffisamment d’éléments requis pour achever la Session. Les présences, les notes et l’état de passage ne peuvent
pas être modifiés lorsque la liste est soumise et que l’état « achevé » a été attribué à la Session d’un participant.
Le formateur peut décider de soumettre encore une fois la liste et de mettre à jour les présences, les notes et l’état
de passage des participants lorsque l’état des Sessions des participants n’est pas encore achevé.

IMPORTANT — Sessions FDF virtuelles : Attendre 24 heures après la fin de la Session avant de mettre à jour
les présences. 1. Utiliser « Mettre à jour les présences » pour obtenir les présences du fournisseur vITL. Les
présences du fournisseur vFDF apparaitront ci-dessous. 2. Utiliser le bouton « Soumettre la liste » pour soumettre
les présences, les notes et l’état de passage pour les participants qui ont terminé suffisamment d’éléments requis
pour achever la Session. Veuillez noter : Lorsque la liste est soumise à l’aide du bouton « Soumettre la liste »,
l’utilisation du bouton « Mettre à jour les présences » ne permettra plus d’obtenir les présences du fournisseur
vFDF.

Enfin, après avoir effectué les deux étapes ci-dessus, suivre les étapes suivantes pour mettre à jour manuellement
les présences des participants : 1. Apporter les changements appropriés. 2. Utiliser « Mettre à jour les présences »
pour enregistrer les modifications. 3. Utiliser encore une fois le bouton « Soumettre la liste » pour soumettre les
présences, les notes et l’état de passage pour les participants qui ont terminé suffisamment d’éléments requis pour
achever la Session.

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3.4 Annuler la mise à jour d’une présence soumise par erreur

Que la formation soit virtuelle ou en classe, si une présence a été soumise, confirmée par erreur, vous devez
envoyer un courriel à evolution@pomerleau.ca pour qu’un administrateur supprime définitivement la
présence au dossier de l’employé.

3.5 Ajouter une présence à une date antérieure sous une formation virtuelle

Étant donné que le système n’offre pas la possibilité de créer une session virtuelle à une date antérieure ou
d’y ajouter des participants lorsque la session est complétée, voici la façon de contourner le système.

1- Créer une session en date du jour


2- Inscrire une heure de début dans le futur et une heure de fin qui totaliseront le nombre d’heures voulues
3- Une fois la session sauvegardée, cliquer sur

4- Sous l’onglet « Liste » :

a. Ne pas oublier de décocher « Envoyer courriel » car il est toujours coché par défaut
b. Cliquer sur « Ajouter les utilisateurs en attente à la liste »

5- Sous l’onglet « Présence et Notes » :

a. Modifier la date d’achèvement de la session pour chacun des participants pour une date
antérieure

b. Cocher la case « Présence » pour chaque participant

c. Cliquer sur « Mettre à jour des présences »


d. 15 minutes plus tard, revenir cliquer sur « Soumettre la liste »

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3.6 Un formateur veut annuler l’inscription d’un participant à une Session

À partir du menu, choisir Présentiels/Afficher mes Sessions.


Choisir la Session et cliquer sur « Afficher la Liste » qui se trouve
sous l’onglet Détails. À la droite du nom sous Options, cliquer sur
(compléter les options) et cliquer sur Envoyer.

4 DIVERS
4.1 Matériel (documents)
Pour ajouter des fichiers à une Session, envoyer un courriel à evolution@pomerleau.ca. Les fichiers
seront ajoutés à partir de l’Événement pour qu’ils soient disponibles à toutes les Sessions.

- Information à inclure dans votre courriel :


o Nom de l’Événement
o Le ou les fichiers à joindre

4.2 Évaluation
Les évaluations sont ajoutées à partir de l’Événement. Veuillez communiquer avec evolution@pomerleau.ca
pour toute demande de création d’évaluation d’une formation.

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5 RAPPORTS
5.1 Rapports
Plusieurs rapports standards sont déjà disponibles par défaut. Pour accéder aux rapports, cliquer sur le
(Rapports). Pour toutes demandes de création selon les besoins du formateur, écrire à
evolution@pomerleau.ca.

Faire le suivi des employés


Cette option sert à afficher les demandes de formation en attente que vous devez approuver, différer ou
refuser.

Formation donnée par un formateur

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Formation

Rapport de vérification du dossier de formation de l’utilisateur


Afficher les renseignements de vérification du dossier de formation pour les utilisateurs de votre
organisation. Le filtre de date plus bas se rapporte à la date à laquelle la vérification a eu lieu. Le nombre
maximum de rangées retournées dans un rapport est de 100 000.

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