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Planejamento e Organização 

Planejamento e Organização
de Eventos Empresariais
p
Leo Togashi
g
01‐Abril‐2011
PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO DO EVENTO
PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO DO EVENTO
• Por quê fazer o evento
q
• Importância de um Briefing completo
• Objetivo estratégico para a empresa
j g p p
– Calendário de eventos e datas comemorativas
– Criação de um calendário específico para a empresa e suas 
necessidades
• Definição do perfil do público
• Definição do evento
D fi i ã d
– Corporativo
– Social
– Cultural
– Comercial
– A bi t l
Ambiental
PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO DO EVENTO
PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO DO EVENTO
• Responsabilidade dos promotores, patrocinadores e 
p p ,p
organizadores
• Quais os resultados que se pode esperar
• Quais eventos podem ser constantes
– Periodicidade (annual, semestral, mensal, semanal, diário)
• Gestão de responsabilidades
• Relação e administração de recursos necessários
• Definição de Cerimonial e Protocolo
• Elaboração do plano para Contingências
• Preparação do Check‐list
CRIATIVIDADE – COMO INOVAR PARA IMPRESSIONAR
CRIATIVIDADE – COMO INOVAR PARA IMPRESSIONAR

• O pensamento criativo sobre eventos
• Tendências e atualidades nos vários tipos de eventos
• Novidade em eventos empresariais
• Ações para criar integração
• Desenvolvimento de diferenciais exclusivos
• Hospitalidade
ESTRATÉGIAS DE COMUNICAÇÃO
ESTRATÉGIAS DE COMUNICAÇÃO
• Estratégia de comunicação e divulgação
• Icones de identidade visual
d d d d l
• Criação de peças de comunicação do evento:
– Comunicação pessoal com público e convidados
– Comunicação visual e ambiental (cenários e decoração)
Comunicação visual e ambiental (cenários e decoração)
– Vídeos e apresentações
– Som e Luz
• Desenvolvimento de estímulos à participação
• Networking pessoal e dos executivos
• Posturas pessoais
– Funcionários da empresa envolvidos
– Funcionários do Staff
Funcionários do Staff
– Pessoal de apoio
• Planejamento do apoio de assessoria de imprensa
– Comunicação com imprensa
– Midia training
• Registro do evento (fotos/video)
• Brindes e presentes que encantam
• C
Comunicação pós‐evento
i ã ó t
• Cronograma
RECURSOS FÍSICOS
RECURSOS FÍSICOS
• O local mais atraente/adequado
• Espaços de apoio
• g
Fatores de logística
• Visita técnica
• Hospedagem
• Serviços de alimentação e bebidas
• Deslocamento
– Aéreo
– Terrestre
– Transfers
RECURSOS HUMANOS
RECURSOS HUMANOS

• Dimensionamento das equipes
• Responsabilidades e autonomia
Responsabilidades e autonomia
• Motivação e comprometimento da equipe 
i
interna/staff
/ ff
• Plano de contingência para falta de pessoal
g p p
PLANEJAMENTO FINANCEIRO E CUSTOS
PLANEJAMENTO FINANCEIRO E CUSTOS

• Planilhas de custos
• Gestão dos recursos financeiros
Gestão dos recursos financeiros
• Captação de recursos externos
• Permutas e apoios
• Plano de contingências
Plano de contingências
EXECUÇÃO

• Elaboração do roteiro passo‐a‐passo
• Mestre de Cerimônias
Mestre de Cerimônias
• Palestrantes
• Interação com público
• Dinâmicas e atividades em grupo
Dinâmicas e atividades em grupo
• Homenagens e premiações
• Shows e performances
METODOLOGIA PARA AVALIAÇÃO DO EVENTO
METODOLOGIA PARA AVALIAÇÃO DO EVENTO

• Definição dos critérios a serem avaliados


• Criação de ferramentas de avaliação e próximos passos
• Conceito de pós‐evento
• Geração de oportunidades
FIM