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Créé le 15/07/2021

MISE EN PLACE D’UN SYSTEME DE GESTION


Auteur BDC/DAF/SI/RSI/EN
ELECTRONIQUE DES DOCUMENTS ET
DEMATERIALISATION DES ARCHIVES
CAHIER DE CHARGES Vérificateurs BDC/DAF/CK

Cahier de charges :
MISE EN PLACE D’UN SYSTEME DE
GESTION ELECTRONIQUES DES
DOCUMENTS ET DEMATERIALISATION DES
ARCHIVES
Le 15 juillet 2021
Version 2.0

VERSION DATE OBJET AUTEUR VERIFICATEUR APPROBATEUR


Stephane
2 16/07/2021 Validation Edward NANDA Carine KOYOU
SOUMAHORO
Stephane
1 15/07/2021 Création Edward NANDA Carine KOYOU
SOUMAHORO

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Sommaire
1 INTRODUCTION 4
1.1 PRESENTATION DE BVS DISTRIBUTION
CAMEROUN 4
1.1.1 Qui est BVS ? 4
1.1.2 Les missions de BVS 4
1.2 CONTEXTE 4
1.3 OBJECTIF DU DOCUMENT 5
1.3.1 Objectif général 5
1.3.2 Objectifs spécifiques 5

2 DESCRIPTION DE L’EXISTANT ET
RESULTATS ATTENDUS 6
2.1 DESCRIPTION DE L’EXISTANT 6
2.2 RESULTATS ATTENDUS 6

3 BESOINS 7
3.1 FOURNITURE DU LOGICIEL DE CAPTURE 7
3.2 FOURNITURE DU LOGICIEL DE GESTION
ELECTRONIQUE DES DOCUMENTS ET
D’ARCHIVES 7
3.2.1 Architecture et spécifications techniques 7
3.2.2 Fonctionnalités 8

4 DEROULEMENT DU PROJET 17

5 CRITERE D’EVALUATION DE LA SOLUTION


PROPOSEE 19

6 QUALIFICATION DU CONSULTANT 25
6.1 LE SOUMISSIONNAIRE 25
6.2 L’ÉQUIPE PROJET 25
6.3 MÉTHODOLOGIE DE CONDUITE 27
6.4 CRITERES D’EVALUATION DE L’OFFRE
TECHNIQUE ERREUR ! SIGNET NON DEFINI.

7 MODALITE DE REPONSE 28
7.1 RÈGLES D’ACQUISITION 28
7.1.1 Participation et origine 28
7.1.2 Période de validité des offres 28
7.1.3 Présentation et identification des offres 28
7.1.4 Etape du processus 28
7.1.5 Examen préliminaire et corrections
d’erreurs ou d’omissions réparables 28
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7.2 ATTRIBUTION DU MARCHÉ 29
7.2.1 Critère d’évaluation 29
7.2.2 Critères éliminatoires 30
7.2.3 Rapport d’évaluation et notification des
soumissionnaires 30

8 VALIDATIONS 31

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1 INTRODUCTION

1.1 PRESENTATION DE BVS DISTRIBUTION CAMEROUN

1.1.1 Qui est BVS ?


▪ Date de création : 01 janvier 2019
▪ Type d’entreprise : Agro-alimentaire
▪ Raison sociale : Boissons Vins et Spiritueux Distribution Cameroun ; BP 1352 Douala
▪ NIU : M091812724382J
▪ Forme juridique : Société par Actions Simplifiées avec un Président au capital de 1 000 000
000 FCFA

1.1.2 Les missions de BVS


▪ Domaines d’intervention : Industrie agro-alimentaire
▪ Secteurs d’intervention : Spécialisée dans la commercialisation des boissons, vins et
spiritueux.

1.2 CONTEXTE

Dans le but d’améliorer sa contribution à la croissance du Cameroun, BVS compte sur la qualité des
prestations de service qu’elle offre à sa clientèle. L’indicateur majeur d’appréciation de la qualité
de service est la célérité qui se rapproche implicitement au délai de traitement des différentes
tâches liées au service rendu.

Le traitement des dossiers administratifs, le fonctionnement des différents services et l’offre de


l’ensemble des prestations suscitent au sein de l’entreprise BVS l’usage d’une masse importante de
documents papier très souvent difficiles à retrouver lors d’éventuelles requêtes ou réclamations.
Ces documents pour la plupart actifs, semi-actifs, voire d’archives mortes ont une haute valeur
(comptable, juridique et historique) pour la structure. La gestion de ce patrimoine documentaire,
essentielle pour la vie de l’entreprise, s’avère fastidieuse.

Le mode de traitement de cette masse de documents présente une forte corrélation entre la
codification documentaire et le personnel qui en a la charge. Cet état des faits a pour conséquence
une inaccessibilité et la lenteur observée dans le traitement des requêtes et par ricochet une
détérioration de la qualité de service, source d’accroissement de la valeur ajoutée de BVS. Cette
situation nécessite une modernisation du système de gestion documentaire dans un environnement
fortement concurrentiel.

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Au-delà des questions organisationnelles, il sera question d’acquérir et mettre en œuvre une
solution de gestion électronique de documents. Ladite solution sera exploitée pour solutionner
toutes les difficultés de gestion des documents identifiées.

1.3 OBJECTIF DU DOCUMENT

1.3.1 Objectif général


Le présent projet a pour objectif principal de numériser les archives et mettre en place une
application de gestion électronique des documents (GED) et des archives au sein de la société BVS
afin d’améliorer le stockage, la gestion et le partage de la documentation liée à ses différents
projets et activités. Plus précisément, il s’agit de :

• Favoriser l’efficacité administrative en améliorant la qualité et le temps de traitement des


documents et d’évaluer la performance des services
• Faciliter le traitement, le suivi et la recherche des documents
• Gérer le cycle de vie complet des documents (archives courantes, intermédiaires et
définitives)
• Limiter au maximum l’accès aux archives physiques afin de réduire les risques de perte de
documents

1.3.2 Objectifs spécifiques


Les objectifs visés par la mise en place de cette plateforme sont les suivants :

• Mutualisation
• Accessibilité
• Traçabilité de l’information et de la documentation.
• Pérennité
• Sécurité
• Confidentialité

Les répercussions concrètes sur le plus long terme seraient de :

• Faciliter l’accès à l’information


• Simplifier la prise de décision
• Pouvoir gérer les situations d’urgence ou de crise,
• Améliorer les relations en interne et en externe avec les partenaires
• Gagner en temps, en performance, en qualité et donc en coût pour les projets,
• Assurer la mémoire des projets de l’entreprise.

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2 DESCRIPTION DE L’EXISTANT ET RESULTATS ATTENDUS

2.1 DESCRIPTION DE L’EXISTANT


Typologie Support utilisé Formats Volumétrie
▪ Factures
▪ Courriers
▪ Bordereaux de livraison
▪ Devis
Papier A3 & A4 NA
▪ Reçus de paiement
▪ Ordre de mission
▪ Ordre de congé
▪ Permission
▪ Panier de nuit

NB : Ne disposant pas d’informations sur la volumétrie exacte des archives, BVS suggère le
traitement d’un échantillon de 5 mètres linéaires assorti d’un transfert de compétences. Cette
approche permet de combiner formation et implémentation. De cette manière, BVS pourra procéder
à la numérisation de tout son fond documentaire par phases.

2.2 RESULTATS ATTENDUS


Les résultats suivants sont attendus au terme de la prestation :
▪ Fourniture d’une solution de dématérialisation industrielle
▪ Fourniture d’un système d’archivage électronique des documents en mode SaaS
▪ Formation du personnel à l’exploitation de la solution cible

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3 BESOINS

3.1 FOURNITURE DU LOGICIEL DE CAPTURE


Le logiciel de capture doit permettre la numérisation unitaire et en masse des documents ainsi que
leur indexation suivant des métadonnées prédéfinies selon le type de document. Il doit intégrer la
numérisation intelligente qui va permettre d’assurer la reconnaissance, la lecture automatiques de
documents (Lecture Automatique des Documents / Recherche Automatique des Documents) et la
lecture des QR Code et des codes à barres. Les documents numérisés et indexés doivent être
reversés automatiquement au niveau de la GED.

De manière générale, ce logiciel devra offrir les fonctionnalités suivantes :

▪ Captures des images numériques


▪ Contrôle qualité des documents numérisés
▪ Gestion des lots
▪ Indexation des documents par métadonnées structurés
▪ Indexation automatique par reconnaissance optique des caractères (OCR) et codes à barres
▪ Vérification de l’indexation
▪ Moteur OCR
▪ Moteur de reconnaissance intelligente des caractères (ICR)
▪ Export des documents sous une large gamme de formats (PDF, PDF/A, JPEG, TIFF, etc.)
▪ Reporting des statistiques de numérisation

La solution doit permettre de séparer les processus de numérisation, de contrôle qualité,


d’indexation et d’export en tâches indépendantes qui peuvent être réalisés par différents
opérateurs.

3.2 FOURNITURE DU LOGICIEL DE GESTION ELECTRONIQUE DES DOCUMENTS


ET D’ARCHIVES

3.2.1 Architecture et spécifications techniques


Le logiciel proposé doit être basée sur des technologies ouvertes de type JAVA/JEE. Il doit être
constitué de modules distincts et imbriqués de telle sorte qu’une panne survenant sur l’un des
modules n’affecte pas le fonctionnement du reste de l’application. Il doit être compatible avec la
majorité des systèmes de gestion de base de données (PostgreSQL, MySQL, SQL Server, Oracle).
Le logiciel doit offrir les caractéristiques suivantes :

• Accessibilité : le logiciel sera déployé dans le cloud privé du prestataire en mode SaaS. Il
devra être accessible à partir d’un navigateur web en mode sécurisé (https) sur tous les sites
de la société.

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• Formatage : l’application doit respecter les standards de formatage responsive design afin
d’avoir une interface qui s’adaptera à la taille de formation (ordinateur, tablette,
smartphone, etc.)
• Portabilité : l’application doit pouvoir être déployée sur un serveur Windows.
• Sécurité : l’application doit pouvoir s’interfacer avec l’annuaire de l’entreprise pour une
meilleure gestion des comptes utilisateurs. Les accès aux fonctionnalités devront être gérés
via des profils, avec la possibilité de gérer des groupes d’utilisateurs et y affecter des droits.
L’accès à la l’application ne devra être possible qu’en mode web sécurisé (https). Le système
devra disposer d’une tâche de sauvegarde journalière des bases de données et conservera
en permanence les quinze (15) dernières sauvegardes.
• Interfaçage : l’application doit pouvoir échanger avec des données de manière transparente
et automatique avec d’autres applications de l’entreprise (messagerie électronique,
applications métiers).
• Déploiement : l’application devra être calibrée pour répondre aux problématiques de haute
disponibilité et de montée en charge.

3.2.2 Fonctionnalités
Le schéma ci-dessous illustre l’architecture fonctionnelle de la solution cible.

La solution cible devra être composée au moins de :

▪ Une plateforme qui devrait comporter les modules suivants :


- Module de gestion électronique des documents
- Module d’automatisation des Workflows
- Module d’archivage électronique des documents

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- Module de reporting et statistiques
▪ Un bloc de capture et de numérisation
▪ Des modules transversaux à toute la solution
- La solution doit être dotée d’une console d’administration qui permet d’effectuer le
paramétrage du système
- La solution doit être capable de s’interfacer avec des systèmes tiers
- L’accès à la plateforme doit être soumis à des droits et des habilitations bien
déterminés qui dépendent de la nature de l’utilisateur
- La solution doit être conforme aux normes de sécurité
- La solution doit être ergonomique et facile à paramétrer
- La solution doit favoriser la collaboration entre les différents utilisateurs du système

3.2.2.1. MODULE DE GESTION ELECTRONIQUE DES DOCUMENTS


La solution doit intégrer un module de GED qui va permettre la conservation des dossiers et des
documents suivant une arborescence prédéfinie.
La GED va prendre en considération le cycle de vie du document de la numérisation au stockage et
l’archivage. La GED va comporter principalement les fonctionnalités majeures :

▪ La classification des documents suivant une arborescence claire et prédéfinie


▪ La recherche et la visualisation de l’information
▪ Le stockage des documents par typologie
▪ La numérisation et l’indexation des documents suivant des métadonnées prédéfinies
▪ La gestion des permissions sur les dossiers et les documents
▪ La gestion des versions des documents

Le module GED doit gérer et vérifier la complétude des dossiers en termes de documents requis et
expirés. La solution doit pouvoir alerter sur les dossiers incomplets.

3.2.2.1.1 Acquisition des documents


▪ La solution doit supporter tous les formats de documents : PDF, Image (png, jpeg, Tiff, etc.),
Document Office (doc/docx, xls/xlsx, ppt/pptx, etc.), fichiers multimédia (mp3, mp4, etc.),
OpenOffice, etc.
▪ La solution doit offrir à l’utilisateur des assistants simples et intuitifs pour ajouter un ou
plusieurs documents en une seule opération. Les formulaires d’indexation doivent s’afficher
en fonction du type de document sélectionné.
▪ La solution doit permettre l’enregistrement de documents par simple action «
glisser/déposer » à partir de l’explorateur vers l’espace de travail.
▪ La solution doit supporter l’import de courriers et de leurs pièces jointes à partir du client
de messagerie électronique Outlook vers la solution de GED.

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3.2.2.1.2 Classement des documents
Les administrateurs doivent avoir la possibilité de créer des dossiers de classement arborescents en
suivant un plan de classement préalablement défini avec les services. Un document peut être
associé à plusieurs mécanismes de classement et sera donc visible à plusieurs endroits. Cependant,
un document ne doit exister qu’une seule fois physiquement et les droits d’accès aux dossiers
doivent être respectés. La solution doit disposer de mécanismes de classement par catégories, par
tags et par dossier qui reflètent un classement physique ou dynamiques des documents.

3.2.2.1.3 Gestion des versions


Un historique des versions devra être disponible pour chaque document ainsi qu’une trace des
différentes interventions des agents.
La solution cible doit fournir un service de gestion des versions pour maintenir l'intégrité des
versions tout au long du cycle de vie du document. Ainsi :

▪ Il doit fournir les indicateurs de contrôle et de versionning majeurs (ex : 1.0, 2.0) et mineurs
(ex : 1.1, 1.2),
▪ Selon les droits d'accès alloués, les utilisateurs doivent pouvoir choisir de remplacer la
version existante ou de choisir de sauvegarder sous une nouvelle version à modification
majeure ou mineure,
▪ Un historique des versions devra être disponible pour chaque document ainsi qu’une trace
des différentes interventions des agents.
▪ Chaque document verrouillé ne peut être modifié que par la personne qui l’a verrouillé.
▪ La solution doit fournir un rapport de comparaison entre la version originale et la nouvelle
version.

3.2.2.1.4 Ajout de commentaire


La solution devra permettre l’ajout de commentaires à un document. Chaque commentaire sera
daté, signé et classé par ordre chronologique afin de créer un fil de discussion. Les commentaires
sont aussi régis par des droits d'accès et sont indispensables pour des besoins de communication
moins poussés.

3.2.2.1.5 Export et téléchargement des documents


La solution devra permettre le téléchargement et l’export des documents et des dossiers en
respectant l’arborescence existante dans la GED. Un téléchargement sous forme de zip (dossier et
document compressé) devra être possible afin de minimiser le temps de téléchargement.
L’arborescence du dossier téléchargé doit être réservée.

3.2.2.1.6 Consultation et recherche des documents


La consultation, la modification et l’enregistrement des documents se feront directement depuis
les applications proposées par Office sous Windows standard en fonction des droits de chaque
utilisateur. Un moteur de recherche devra être intégré à la solution. Elle devra prévoir un outil de

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conversion au format de PDF. La solution doit répondre aux différentes exigences suivantes quant
aux modes de recherche simple et avancée (multicritère) :

▪ Les documents « non-image » stockés dans le système doivent être indexés par leurs index
prédéfinis (métadonnées) et/ou par leurs contenus permettant ainsi des recherches en texte
intégral,
▪ Les fonctions de recherche doivent être disponibles dans les interfaces web.
▪ Les recherches doivent être possibles avec les opérations (booléennes et autres) standards
de recherche ; on doit retrouver les deux modes de recherche : la recherche simple et
avancée
▪ L'enregistrement des requêtes est spécifique à la recherche avancée
▪ Une prévisualisation de l'information (présentation des identifiants du document)
pratiquement immédiate,
▪ Une recherche full-texte sur le contenu des documents et les documents.
▪ Les propriétés des de recherches multicritères doivent être personnalisables à partir de
l’interface d’administration.
▪ Les résultats de recherches peuvent être exporté et télécharger sous forme de ficher CSV
ou PDF.

3.2.2.1.7 Navigation dans la bibliothèque


La page « Bibliothèque de documents » permet de stocker et de gérer tout le contenu enregistré :
documents, dossiers, images, médias, etc. Elle doit proposer à ses usagers plusieurs méthodes
comme les filtres d’accès rapide et plans de classement, pour faciliter et accélérer l’opération de
localisation de contenus. La solution doit être dotée de :

▪ Un filtre pour l’affichage de tous les documents enregistrés dans la bibliothèque de


documents indépendamment de leur emplacement de stockage.
▪ Un filtre pour l’affichage de tous les documents verrouillés par l’utilisateur connecté.
▪ Un filtre pour l’affichage de tous les documents verrouillés par les autres utilisateurs
▪ Un filtre pour l’affichage des derniers documents modifiés (durant les sept derniers jours).
▪ Un filtre pour l’affichage des derniers documents ajoutés (durant les sept derniers jours).
▪ Un filtre pour l’affichage des éléments (dossier et documents) que l’utilisateur connecté
avait marqués comme favoris.

3.2.2.1.8 Modification des documents


Les utilisateurs autorisés pourront modifier un document en verrouillant ce dernier afin d’éviter
toute modification concurrente par un autre utilisateur. Chaque document verrouillé ne peut être
modifié que par la personne qui l’a verrouillé. Il sera remplacé par une copie de travail accessible
en lecture seule pour le reste des collaborateurs. Une fois libéré (à la suite d’une mise à jour ou
bien annulation de l’opération d’édition), le document sera de nouveau accessible en modification
à tous les utilisateurs habilités.
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3.2.2.1.9 Type de documents
La solution doit fournir un ensemble de type de documents (type et index) et doit permettre à
l’administrateur de la solution de créer ses types de documents et de définir leurs index
(métadonnées) spécifiquement au besoin métiers. Ces modèles comprennent des métadonnées
prédéfinies comme le projet, le client, le site, l’échéance, ... Un administrateur devra pouvoir
enrichir la liste des modèles de documents par la suite en ajoutant d’autres types et index. Des
documents numérisés pourront être intégrés dans la solution retenue.

3.2.2.1.10 Métadonnées des documents


La solution devra prendre en compte des métadonnées pour chacun des documents et des dossiers
du système. Ces métadonnées devront être proposées automatiquement à l’utilisateur et pourront
être modifiées manuellement par l’administrateur.

3.2.2.1.11 Mode d’affichage


La solution doit offrir des modes d’affichage de la bibliothèque de documents :

▪ Une vue détaillée : pour présenter la liste des éléments de la bibliothèque de documents
sous forme de ligne affichant les informations de base telles que le nom, la date de dernière
modification, les tags associés, les fonctionnalités sociales et la miniature du document /
dossier en question.
▪ Une vue Galerie : représente la liste des éléments de la bibliothèque de documents sous
forme de miniatures graphique.

3.2.2.2. GESTION DES WORKFLOWS


3.2.2.2.1 Validation et prise de décision
La solution doit supporter plusieurs niveaux de validations et les circuits d’approbation à savoir :
▪ Les différents intervenants : personne ou groupe
▪ Les circuits de validation en prenant en considération tous les chemins et les bifurcations
▪ Les écrans affichés au personnel
▪ Les tâches qui vont être exécutées automatiquement par le système : la génération des
documents, l’envoi de courriel, l’interfaçage avec des systèmes tiers, etc.
▪ Les délais de traitement et les échéances à chaque étape du workflow.

3.2.2.2.2 Génération des alertes


La solution doit permettre au personnel d’être alerté en cas de besoin pour la validation d’un
dossier/demande ou pour tout autre besoin. Également, la solution doit permettre d’alerter les
concernés quant au dépassement des délais de traitement.

3.2.2.2.3 Traçabilité dans les traitements des dossiers et demandes


La solution devrait permettre de savoir à quel niveau de traitement se trouve chaque dossier ou
demande, combien de temps a pris le traitement d’un dossier/demande ainsi que l’historique des
traitements des dossiers/demandes.

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La visualisation des workflows doit être faite suivant des indicateurs choisis par l’utilisateur.

3.2.2.2.4 Le Designer de Workflow


Pour les besoins de l'organigramme et des sous-organigrammes, de modélisation de procédures, il
est indispensable que le système offre un outil graphique ergonomique, simple d'utilisation
présentant les fonctionnalités suivantes :

▪ Définir graphiquement des schémas de procédure métier,


▪ Réaliser des étapes conditionnelles, et des sous procédures synchrones/asynchrones,
▪ Gérer les intervenants de chaque étape d'un processus,
▪ Gérer les différents types de séquencement des étapes d'un processus,
▪ Des priorités des opérations d'un processus,
▪ Mettre à jour un processus en production.
▪ Possibilité de voir l'histoire d'exécution d'une instance.
▪ Gérer les affectations conditionnelles d'utilisateurs par étape
▪ Gérer les données à passer d'étape en étape doit être simple et souple d'utilisation.

Le designer de Workflow doit être doté d’un designer de formulaire graphique permettant de créer
des formulaires destinés aux utilisateurs de la plateforme.

3.2.2.3. MODULE D’ARCHIVAGE ELECTRONIQUE


La solution doit intégrer un Système d’Archivage Electronique (SAE) qui permet d’archiver les
documents et les dossiers suivant un plan de classification. Le SAE doit permettre également de
gérer le cycle de vie d’un document conformément aux règles de conservation définies par
catégorie.
Le module SAE doit intégrer une piste d’audit afin d’assurer une traçabilité sur l’ensemble des
consultations des documents et des accès. Le système d’archivage électronique doit inclure les
fonctionnalités suivantes :

▪ Création du plan de classement suivant des catégories bien déterminées


▪ Gestion et création des règles de conservation selon la catégorie, le type de dossier et
document
▪ Gestion de l’audit relatif au SAE
▪ Création des métadonnées personnalisées par catégorie, type de dossier et document
▪ Recherche simple et avancée
▪ Filtres de recherche permettant de visualiser les documents à une étape bien déterminée
du calendrier de conservation.

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3.2.2.4. DASHBOARD ET REPORTING
La solution devrait permettre un suivi global de l’activité en fournissant des statistiques sur les
différents traitements, ainsi qu’un tableau de bord personnalisé à la charge de l’utilisateur
connecté.

3.2.2.5. CONSOLE D’ADMINISTRATION


La solution doit impérativement intégrer une console d’administration graphique qui permettra de
gérer et d’administration au moins les fonctionnalités suivantes :

▪ Gestion des utilisateurs et des groupes


▪ Gestion des rôles et des habilitations
▪ Gestion des formulaires de création, d’édition et de recherche par type de
document/dossier
▪ Gestion des types de données
▪ Gestion graphique des processus
▪ Gestion des statistiques
▪ Gestion d’audit
▪ Gestion de complétude
▪ Gestion de la délégation
▪ Gestion du système d’archivage électronique
▪ Paramétrage du Back-up et restauration

3.2.2.5.1 Gestion des utilisateurs et groupes


À travers sa console d’administration, l’administrateur doit être capable de :
▪ Gérer les utilisateurs : Création, suppression, modification des informations personnelles
des utilisateurs et réinitialisation de leurs mots de passe.
▪ Gérer les groupes d’utilisateurs : Création, suppression de groupes d’utilisateurs ajout et
suppression d’utilisateurs aux groupes,
▪ Gérer les rôles : attribuer et mettre à jour les rôles attribués aux groupes crées.

3.2.2.5.2 Gestion des catégories de classification


La solution doit permettre à l’administrateur de définir un plan de classement figé, basé sur des
catégories. Les utilisateurs ne peuvent que choisir une ou plusieurs catégories parmi celles créés et
les associer à leurs contenus.

3.2.2.5.3 Gestion des tags


Les utilisateurs disposants des droits de création de contenu et de modification des propriétés
doivent être capables d’attribuer aux documents enregistrés des tags (mots clés) à la volée.
La console d’administration des tags permet à l’administrateur de gérer les tags créés par :

▪ Édition : en corrigeant l’orthographe d’un tag,

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▪ Suppression : en supprimant par exemple les doublons créés avec une orthographe
différente.

3.2.2.5.4 Gestion des proprietés des resultats de recherche


La solution doit permettre à l’administrateur de configurer et de personnaliser librement les
propriétés affichées et exportées (fichier Excel) dans les résultats de recherche et cela pour chaque
type de données.

3.2.2.5.5 Gestion des documents supprimés


La solution doit permettre à l’administrateur de gérer les éléments (fichiers ou dossiers)
antérieurement supprimés par les utilisateurs de l’application. Cette fonctionnalité offre à
l’administrateur un moyen simple pour récupérer des documents supprimés par erreur sans recourir
à un mécanisme de restauration complète.

3.2.2.5.6 Gestion des types de données


La solution doit être une plate-forme de gestion de contenu extensible, souple et évolutif. La
solution doit permettre à l’administrateur de définir via une interface graphique les types de
données (type et indexe) pour les faire correspondre à des besoins métiers.
L’administrateur doit être capable via l’interface de :

▪ Configurer la liste de propriétés proposés dans le formulaire de création et qui sont associées
à un type donné
▪ Configurer la liste de propriétés proposées dans le formulaire d’édition d’un type donné.
▪ Configurer les propriétés à prendre en compte dans la recherche avancée (recherche
multicritère).

3.2.2.5.7 Gestion de la complétude


La solution intègre la gestion de complétude de dossiers par la définition de règles de complétude.
Ces règles de complétude peuvent combiner plusieurs critères que le dossier devrait satisfaire pour
qu'il soit complet.
La vérification de la complétude d'un dossier consiste à confirmer la présence de l'intégralité des
éléments du dossier en question et leur validité.
La règle de complétude doit effectuer une mise à jour à chaque modification dans le dossier.
Dans le cas où le dossier est incomplet, l'utilisateur de la plateforme doit être capable de visualiser
les raisons relatives à cette incomplétude.

3.2.2.5.8 Gestion de la délégation


La délégation consiste à l'attribution des différentes tâches d'un utilisateur à un autre sur une
période déterminée.
La gestion de délégation doit permettre :

▪ La délégation des permissions d’un utilisateur à un autre


▪ Définition de la date de début et de fin de la délégation

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▪ Possibilité de délégation selon des habilitations personnalisables
▪ Notification du délégataire
▪ Prise en considération de la délégation dans l’historique et la piste d’audit

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4 DEROULEMENT DU PROJET

Le prestataire mobilisera toutes les ressources humaines, matérielles et immatérielles pour


l’accomplissement avec efficacité de la prestation. L’objectif de la prestation est la mise en place
d’un système de gestion électronique des documents et des archives. Elle se déroulera en quatre
phases principales :
▪ Etudes
▪ Mise en œuvre
▪ Test de fonctionnement
▪ Formation du personnel

Phase 1 : Etudes
A cette étape, le prestataire doit :
▪ Faire l’inventaire exhaustif des documents dans les différents sites de la société
▪ Faire un inventaire de l’ensemble des points de numérisations

LIVRABLES ATTENDUS :
▪ Rapport d’inventaire
▪ Document de spécifications techniques

Phase 2 : Mise en oeuvre


A cette étape, le prestataire doit :
▪ Fournir, installer et configurer la solution de capture pour l’ensemble des points de
numérisation
▪ Fournir, installer et configurer le logiciel de gestion électronique des documents et des
archives

LIVRABLES ATTENDUS :
▪ Une solution de capture opérationnelle et prenant en compte les exigences fonctionnelles
du cahier de charge
▪ Une solution de gestion électronique des documents et des archives opérationnelles et
prenant en compte les exigences fonctionnelles du cahier de charge
▪ Document de spécifications techniques
▪ La documentation technique (Guide d’installation et Manuel d’exploitation)

Phase 3 : Test de fonctionnement


A cette étape, le prestataire doit :
▪ Effectuer des tests afin de vérifier le respect des différentes exigences techniques et
fonctionnelles des solutions déployées
▪ Mettre en service la solution au sein de la société

LIVRABLES ATTENDUS :
▪ Le dossier de tests contenant :

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- Les tests unitaires
- Les tests d’intégration
- Les tests de performance et de mise à l’échelle
- Les tests fonctionnels
- Les tests de non-régression
▪ Le rapport de recette
▪ Le dossier de mise en service sur les solutions déployées
▪ Le dossier d’exploitation de la solution

Phase 4 : Formation
Le prestataire veillera à ce qu’à la fin du projet, le personnel de la société prenne entièrement la
main aussi bien pour l’utilisation de l’application que pour son administration fonctionnelle et
technique. A cet effet, les formations telles que détaillées dans ce tableau devront être faites :
Nombre de
Intitulé Lieu de formation Observation
personnes
Formation des Cette formation vise
formateurs à l’utilisation
4
l’utilisation de la courante de la
solution solution
Formation
installation et Dans les locaux de
02
administration l’entreprise
technique
Cette formation vise
Formation la prise en main sur
administration 02 les tâches
fonctionnelle d’administration de
l’application

LIVRABLES ATTENDUS :

▪ Tous les codes sources de l’application


▪ Le manuel d’installation de la solution sur un serveur Windows server R2 2012 ou 2016
▪ Le manuel d’utilisation
▪ Le manuel d’administration technique
▪ Le manuel d’administration fonctionnel
▪ Le support de formation

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5 CRITERE D’EVALUATION DE LA SOLUTION PROPOSEE

Ce tableau représente les exigences minimales souhaitées par rapport à la solution de gestion
électronique des documents et archives.
Couverture
Critères
Oui Non
1. Gestion Electronique de Documents
Arborescence Tree view avec profondeur
1.1.
illimitée
Création d’un nombre illimité de dossiers et de
1.2.
sous dossiers à l’intérieure de l’arborescence.
Assistants d'ajout de document simples et
1.3. intuitifs (glisser/déposer dans la fenêtre du
navigateur)
Support de tous les formats de fichiers
numériques : PDF, Image (png, jpeg, Tiff, etc.),
1.4.
Document Office (doc/docx, xls/xlsx, ppt/pptx,
etc.), OpenOffice, etc.
L’automatisation d’exécution d’un certain
nombre d’action sur un ensemble de contenu
1.5. satisfaisant une ou plusieurs conditions
spécifiques (exemple déplacement, suppression
ou conversion PDF automatique des documents).
La possibilité d’effectuer diverses actions sur les
1.6. PDF (Ajout d’un filigrane, extraction de pages,
division du PDF...)
La solution doit permettre l’insertion /
1.7.
suppression des filigranes
Notification des utilisateurs lors de l’ajout de
1.8.
document, suppression, etc.
Gestion des versions de documents avec la
possibilité de récupérer des anciennes versions
1.9.
ou de mettre à jour le document par une
nouvelle version.
Le système doit supporter la récupération des
1.10. documents supprimés par erreur sans recourir à
un mécanisme de restauration complète.
Le système doit fournir les fonctions logicielles
nécessaires pour la protection et le
1.11.
rétablissement de tous les dossiers, index,
images et bases de données, en cas d'incident.
Classement
Support de plusieurs modes de classement
1.12.
(catégories, tags, dossiers, etc…)
Classement par drag and drop et par sélection
1.13.
du dossier concerné.
Navigation
Navigation par dossier, par catégories ou par
1.14.
mots-clés
Accès rapide aux documents verrouillés par
1.15.
l’utilisateur connecté.
Accès rapide pour les éléments (dossier et
1.16. documents) que l’utilisateur connecté avait
marqués comme favoris.

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Annotation de documents (ajout de
1.17.
commentaires).
Collaboration
Possibilité de notifier des utilisateurs lors de
1.18.
l’ajout de document, suppression, etc.
Gestion des versions de documents avec la
possibilité de récupérer des anciennes versions
1.19.
ou de mettre à jour le document par une
nouvelle version.
Le choix d’incrémenter le numéro de version du
1.20. document (majeur ou mineur) doit être laissé à
l’utilisateur.
Recherche
1.21. Recherche simple
Recherche avancée par type de document /
1.22.
dossier
La solution doit supporter la recherche
1.23.
phonétique
Une recherche full-texte sur le contenu des
1.24.
documents
1.25. Export des résultats de recherches
Possibilité de sauvegarder les requêtes de
1.26.
recherche fréquemment utilisées
Gestion de propriétés affichées dans les
1.27. résultats de recherches par type de document
(type métier).
Le système doit permettre la gestion des
formulaires de recherche avancée
1.28.
paramétrables graphiquement par type de
document.
Type de données
Définition des types de documents avec les
formulaires de saisies correspondantes.
1.29.
(Formulaire d’indexation, d’édition et de
recherche).
Le nombre de types de documents à créer ne
1.30.
doit pas être limité.
Les formulaires de saisie (métadonnées) doivent
1.31.
être paramétrables par les administrateurs.
Le paramétrage des champs de métadonnées
liés à un formulaire doit permettre aux
administrateurs de définir :
▪ Le format de valeur à saisir (liste
déroulante, libre, alphanumérique,
alphabétique, date, numérique, auto-
1.32. incrémenté),
▪ L’intitulé du champ (« titre », « auteur
»),
▪ Le nombre de valeurs acceptées : le
nombre de valeurs admises
▪ Le nombre de caractères admis pour les
champs libres,

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▪ L’importance du champ (obligatoire,
facultatif)

Le nombre de champs de métadonnées à


1.33.
ajouter aux formulaires ne doit pas être limité.
Des listes déroulantes doivent pouvoir être
1.34.
créées et paramétrées par les administrateurs.
Une gestion très poussée des permissions
1.35. d’accès des utilisateurs et cela par dossier et
par document.
Gestion des droits de lecture, d’édition, de
1.36. suppression sur les documents ou les dossiers
par utilisateur / groupe
Délégation
Permettre la délégation des permissions d’un
1.37.
utilisateur à un autre
Définition de la date de début et de fin de la
1.38.
délégation
Possibilité de délégation selon des habilitations
1.39.
personnalisables
1.40. Notification du délégataire
Prise en considération de la délégation dans
1.41.
l’historique et la piste d’audit
Complétude
Gestion de la complétude des dossiers sur la
1.42.
GED
Définition et personnalisation des règles de
1.43.
complétude
Possibilité de visualiser graphiquement le statut
1.44.
d’un dossier (complet/incomplet)
Mise à jour de l’état du dossier (complet ou pas)
1.45. lors d’une modification (Ajout, suppression,
mise à jour d’un élément)
Possibilité de paramétrer les conditions
1.46.
d’expiration d’un document
Possibilité de mettre à jour l’état de
1.47. complétude d’un dossier lorsqu’un document
n’est plus valide
Possibilité d’afficher la date de la dernière mise
1.48.
à jour du statut du dossier
Possibilité de visualiser les raisons de
1.49.
l’incomplétude du dossier
Gestion des groupes et des utilisateurs
Création des groupes/sous-groupes et
1.50.
définitions des rôles.
1.51. Synchronisation avec LDAP
1.52. Définition des chefs hiérarchiques par groupe.
Le super administrateur de la solution peut
1.53. attribuer des privilèges d’administration aux
utilisateurs finaux.
2. Gestion des processus métiers (Workflow)
Chaque utilisateur doit disposer d’un tableau de
2.1. bord pour le suivi de ses tâches ou de ceux qui
sont assignées à son groupe.

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Possibilité d’affecter une tâche à des
2.2.
intervenants externes de la plateforme
2.3. Gestion des échéances au niveau des tâches
Génération des alertes et des notifications tout
2.4.
au long du processus
Exposition de filtres de sélections pour mieux
organiser et gérer les tâches d’un utilisateur.
2.5.
Exemple des filtres pour les tâches en retard,
les tâches de haute ou basse priorité, etc…
Chaque utilisateur doit être en mesure de
2.6.
consulter l’historique de ses tâches.
Les responsables de services doivent être
2.7. capables de visualiser les tâches assignées à
leurs subordonnées.
La solution doit permettre l’import et l’export
2.8.
des différents processus métiers.
Génération de spécifications techniques et
2.9. fonctionnelles (documentation technique et
fonctionnelle) du Workflow
Paramétrer la recherche au niveau des
2.10.
processus
Paramétrer les permissions de recherches sur les
2.11.
processus
Possibilité de lancer un processus à partir d’un
2.12.
autre processus
Récupération des données via l’interfaçage avec
2.13.
des applications tierces
Archivage automatique des documents /
2.14.
dossiers dans la GED et à partir des processus
Génération automatique des documents à partir
2.15.
des Template prédéfinis
2.17. Possibilité de faire des calculs en temps
2.16.
réel sur les formulaires
2.18. Supporter la signature électronique
Conception graphique du Workflow
Création, suppression et mise à jour rapide des
2.19.
processus.
2.20. Classement des processus par catégories
Gestion des initiateurs d’un workflow (groupe,
2.21.
utilisateur interne et intervenants externes)
Fourniture d’une palette de modélisation simple
et riches incluant des outils de sélection, de
déplacement, de liaison, des événements de
2.22.
début et de fin, des tâches utilisateur et
système, des nœuds de bifurcation et de
jointure, etc.
Disposition d’un menu contextuel d’actions
2.23. rapide associé à chaque élément (tâche
utilisateur, tâche système, etc.…)
La possibilité de créer des propriétés
2.24. personnalisées et de les associer à une instance
de workflow
Gestion du libellé et des types des propriétés
2.25.
utilisés (texte, date, personne, groupe, etc.…).
Disposition des tâches systèmes pour l’exécution
2.26.
des opérations Runtime (envoi de mail de
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notification la génération de documents, ou la
copie des métadonnées, etc.).
Disposition de tâche utilisateur pour la
2.27. représentation de l’intervention humaine dans
le séquencement d’un processus
Affectation dynamique d’intervenants (personne
2.28.
/ groupes)
Affectation statique d’intervenants (utilisateurs
2.29.
/ groupes
Ajout de conditions de validation de transitions,
2.30. dynamiquement en fonctions des propriétés
utilisées dans le même workflow.
Gestion des formulaires de traitement qui sont
2.31. affichés aux utilisateurs lors de traitement
d’une tâche
Support des transitions simple et des transitions
2.32.
multiples
3. Outil de capture
Intégration native avec la solution de gestion
3.1.
électronique de documents
3.2. Supporte la norme TWAIN
L’utilisateur doit pouvoir indexer les documents
3.3.
numérisés dans l’outil de capture
Moteur de compression intégré configurable à
3.4.
partir de l’administration de la solution
3.5. Lecteur de codes à barres (1D et 2D)
3.6. Lecteur de QR Code
3.7. Traitement d’images
Génération de statistiques relatives aux
3.8.
documents numérisés
4. Dashboard et Reporting
Génération de statistiques sur les indicateurs
4.1.
clés de performance
Support de plusieurs modes de présentation :
4.2. graphique (Courbe, Histogramme, camembert)
et mode texte
Export des rapports statistiques sous formats
4.3.
Excel, Word, PDF, etc.
4.4. Historisation des accès et des traitements
4.5. Tableau de bord personnalisé par utilisateur
Audit
Permettre l’historisation et la traçabilité des
4.6.
différentes actions effectuées
4.7. Possibilité d’exporter le rapport d’audit
Possibilité de choisir la période d’audit (date de
4.8.
début et date de fin)
Possibilité d’effectuer l’audit suivant un
4.9. événement (accès, copie de document,
suppression, processus, etc.)
5. Spécifications techniques
5.1. Développé en JAVA/JEE
SGBDs compatibles : PostgreSQL, MySQL, SQL
5.2.
Server, Oracle
5.3. OS compatibles : Windows
5.4. Déploiement en mode SaaS
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Prise en compte de la HA et de l’équilibrage des
5.5.
charges
5.6. Interfaçage avec les applications métiers

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6 QUALIFICATION DU CONSULTANT

Le consultant soumissionnaire est un cabinet ou consortium de cabinets ayant une expertise dans
la mise en place des solutions GED et d’automatisation des processus métiers et doit justifier d’une
solide expérience dans la mise en place de solutions similaires.

6.1 LE SOUMISSIONNAIRE
Le prestataire devra réunir les conditions suivantes :
▪ Avoir au moins cinq (05) années d’expériences dans la conduite et la coordination de projets
similaires.
▪ Avoir sept (07) références de mise en place de solution de gestion électronique de
documents et d’automatisation des processus métiers.
▪ Avoir un datacenter bâti selon les règles de l’art
▪ Disposer d’une attestation de partenariat pour chaque constructeur dont l’équipement est
disponible dans le datacenter.

6.2 L’ÉQUIPE PROJET


L’équipe du soumissionnaire, composée d’experts de haut niveau technique, comprendra au moins :
Un (01) Chef de projet
▪ Avoir au moins dix (10) années d’expérience.
▪ Être titulaire d’un diplôme BAC+5 en informatique, Polytechnique ou équivalent
▪ Avoir une (01) certification en gestion de projet (PMI/PRINCE2/PMP…) (Certificats reconnus
à l'échelle internationale qui attestent de l'aptitude à appliquer une méthodologie de
gestion de projet)
▪ Avoir une (1) certification dans le domaine de conception et gestion de SI (ITIL, CMMI ou
autres certifications reconnues mondialement dans ce domaine délivré par un organisme
indépendant)
▪ Avoir réalisé sept (07) missions similaires à la présente en tant que Chef de projet durant
la période [2010 – 2021].

Un (01) architecte technique


▪ Avoir au moins (07) années d’expérience
▪ Être titulaire d’un diplôme BAC+5 en informatique ou équivalent
▪ Avoir une (01) certification sur les technologies utilisées dans la solution proposée
▪ Avoir réalisé quatre (04) missions similaires à la présente durant la période [2012 - 2021].

Un (01) Expert Infrastructure & Système


▪ Avoir au moins (05) années d’expérience
▪ Être titulaire d’un diplôme BAC+5 en informatique ou équivalent

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▪ Avoir une (01) certification dans le domaine des infrastructures serveurs et Hyperconvergés
(DELLEMC, HPE, LENOVO, NUTANIX ou tout autre certification reconnue mondialement
dans ce domaine)
▪ Avoir réalisé quatre (02) missions similaires à la présente durant la période [2012 - 2021].

Un (01) Expert Virtualisation & Cloud


▪ Avoir au moins (05) années d’expérience
▪ Être titulaire d’un diplôme BAC+5 en informatique ou équivalent
▪ Avoir une (01) certification dans le domaine de la virtualisation (VMware ou Hyper-V ou
tout autre certification reconnue mondialement dans ce domaine)
▪ Avoir une certification dans le domaine du Cloud Computing (Azure, AWS ou tout autre
certification reconnue mondialement dans ce domaine)
▪ Avoir réalisé quatre (02) missions similaires à la présente durant la période [2012 - 2021].

Un (01) Expert Réseau & Sécurité


▪ Avoir au moins (05) années d’expérience
▪ Être titulaire d’un diplôme BAC+5 en informatique ou équivalent
▪ Avoir une (01) certification dans le domaine des réseaux informatiques (Cisco, Juniper ou
tout autre certification reconnue mondialement dans ce domaine)
▪ Avoir la certification CISSP ou équivalent
▪ Avoir réalisé quatre (02) missions similaires à la présente durant la période [2012 - 2021].

Un (01) ingénieur SAN & Stockage


▪ Avoir au moins (05) années d’expérience
▪ Être titulaire d’un diplôme BAC+5 en informatique ou équivalent
▪ Avoir une (01) certification dans le domaine du stockage (DELLEMC, HPE, IBM ou tout autre
certification reconnue mondialement dans ce domaine)
▪ Avoir réalisé quatre (02) missions similaires à la présente durant la période [2012 - 2021].

Un (01) développeur
▪ Avoir au moins (04) années d’expérience
▪ Être titulaire d’au moins un diplôme BAC+4 en informatique ou équivalent
▪ Avoir une (01) certification sur les technologies utilisées dans la solution proposée
▪ Avoir réalisé trois (03) missions similaires à la présente en tant que développeur durant la
période [2012 - 2021].

Un (01) consultant fonctionnel


▪ Avoir au moins trois (03) années d’expérience
▪ Être titulaire d’au moins un diplôme BAC+5 en informatique ou équivalent
▪ Avoir réalisé trois (03) missions similaires à la présente en tant que consultant fonctionnel
durant la période [2012 - 2021].

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Un (01) ingénieur qualité
▪ Avoir au moins trois (03) années d’expérience
▪ Être titulaire d’au moins un diplôme BAC+5 en informatique ou équivalent
▪ Avoir réalisé deux (02) missions similaires à la présente en tant qu’ingénieur qualité durant
la période [2012 - 2021].

6.3 MÉTHODOLOGIE DE CONDUITE


Le soumissionnaire doit présenter :
▪ L’organisation du projet
▪ La méthodologie de conduite de projet
▪ Le plan projet et le calendrier de réalisation
▪ Le plan de formations et de transfert de compétences
▪ Les spécifications techniques et fonctionnelles détaillées de la solution proposée

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7 MODALITE DE REPONSE

7.1 RÈGLES D’ACQUISITION

7.1.1 Participation et origine


Les soumissionnaires doivent être enregistrés au Cameroun (RCCM) et satisfaire à toutes les
exigences légales et fiscales en vigueur.

7.1.2 Période de validité des offres


L’offre de service déposée doit demeurer valide pour une période de soixante jours (du calendrier)
à compter de la date d’ouverture des offres de service établie par le maître d’ouvrage.

7.1.3 Présentation et identification des offres


Les offres techniques et financières doivent être signées, cachetées et envoyées dans leur version
électronique à l’endroit de M. NANDA Edward : enanda@bvssas.com

7.1.4 Etape du processus


▪ Lancement de la consultation restreinte : 06/08/2021
▪ Dernières questions des soumissionnaires : 12/08/2021
▪ Dernières réponses de BVS Distribution Cameroun : 16/08/2021
▪ Date limite de dépôt des offres : 31/08/2021 avant 12h00.
▪ Dépouillement des offres et annonce des résultats : 16/08/2021

7.1.5 Examen préliminaire et corrections d’erreurs ou d’omissions réparables


Le maître d’ouvrage examinera les offres pour déterminer si elles sont complètes, si elles
contiennent des erreurs de calcul, si les documents ont été dûment signés et si, d’une façon
générale, les offres sont en ordre.

Avant de procéder à l’évaluation détaillée des offres, le maître d’ouvrage doit déterminer si chaque
offre est conforme substantiellement aux documents de consultation restreinte.

Une offre est considérée comme conforme substantiellement au document de consultation


restreinte quand elle satisfait, sans différence significative, à toutes les conditions stipulées dans
ledit document. Constitue une différence substantielle, par exemple :

▪ Une proposition non signée


▪ L’omission d’un document nécessaire pour déterminer les qualifications d’un
soumissionnaire

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La détermination par le maître d’ouvrage qu'une offre est conforme substantiellement au document
de consultation restreinte est basée sur le contenu de l’offre elle-même, sans avoir à recourir à des
preuves externes.

Chaque fois qu'il s'agit d’erreurs ou omissions de nature réparable, considérées en général comme
étant les questions qui n'affectent pas le principe que les offres doivent se conformer
substantiellement au document de consultation restreinte, le maître d’ouvrage peut corriger
l’erreur ou solliciter que, dans un bref délai, le soumissionnaire transmette l’information
manquante. Ne peut être considérée comme erreur ou omission réparable, par exemple, la non-
signature d’une offre, ou une quelconque correction altérant la substance de l’offre ou qui
l’améliore.

Les erreurs arithmétiques sont corrigées de la manière suivante :

▪ S’il y a une différence entre le prix unitaire et le prix total obtenu en multipliant les prix
unitaires par les quantités correspondantes, le prix unitaire prévaut et le total est corrigé
▪ Si la différence résulte d’une erreur d’addition ou de soustraction, les corrections sont
effectuées de la même manière, c'est à dire que les prix unitaires prévalent et les totaux
sont corrigés
▪ S’il y a une différence entre les lettres et les chiffres, le montant exprimé en lettres prévaut

7.2 ATTRIBUTION DU MARCHÉ


Le maître d’ouvrage attribue le marché au soumissionnaire qui, ayant rempli les conditions de
qualification, aura présenté l’offre la mieux-disante, et qui se conforme substantiellement au
document de consultation restreinte.

7.2.1 Critère d’évaluation


L’évaluation technique sera faite conformément à la méthodologie suivante : voir barèmes, au
niveau des tableaux d’évaluation. La note technique NT est la moyenne pondérée des notes Ti
attribuées aux différents critères.

La proposition financière dont le prix évalué est le moins élevé (Pm) se verra attribuer la note de
prix (Np) maximale de 100.

La note de prix des autres propositions sera calculée par la formule ci-après :

Np = 100 x Pm/ P, dans laquelle "Np" est la note de prix, "Pm" est le prix le moins élevé, et "P" le
prix de la Proposition évaluée.

Les pondérations attribuées respectivement à la proposition technique (T) et à la proposition


financière (F) sont :
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T = 70% et F = 30%

Les propositions sont classées en fonction de leur note technique (Nt) et de prix (Np) combinées en
utilisant les pondérations (T = la pondération attribuée à la Proposition technique ; F = la
pondération attribuée à la Proposition financière ; T + F = 1) comme suit : N = Nt x T% + Np x F%.

La note technique minimum de qualification (NT) requise est de : 75

Le tableau de pondération est comme suit :

Critère d’évaluation Pondération


1. Critères relatifs au soumissionnaire 25
2. Critères relatifs à l’équipe intervenante
2.1. Chef de projet 15
2.2. Architecte Technique 15
2.3. Développeur 10
2.4. Consultant Fonctionnel 5
2.5. Ingénieur qualité 5
3. Critères relatifs à la méthodologie de conduite et de 25
réalisation
TOTAL 100

7.2.2 Critères éliminatoires


Les critères éliminatoires sont les suivants :
▪ Non-respect de la clause relative à la date et à l’heure d’envoi des offres
▪ Offre présentant de fortes similitudes avec celle d’un autre soumissionnaire
▪ Absence de documents prouvant la qualification du soumissionnaire
▪ Offres non signées

7.2.3 Rapport d’évaluation et notification des soumissionnaires


En cas d’avis favorable sur le rapport d’évaluation des offres, le maître d’ouvrage avise tous les
soumissionnaires, en même temps, des résultats de l’évaluation des offres reçues en réponse à la
consultation restreinte.

Le soumissionnaire sélectionné reçoit la notification de l’acceptation de son offre et, par la même
occasion, est invité à donner son approbation dans un délai de 24 heure, selon les conditions établies
dans les documents de consultation restreinte.

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8 VALIDATIONS

R.S.I D.A.F D.G

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