Thème Règles de la correspondance médicale

Sous thème 1 Les lettres

Module 1 Généralités sur la lettre médicale

L’en-tête
Il a pour but d’identifier l’émetteur du courrier c’est-à-dire celui qui envoie la lettre.
On trouve donc :
- Le nom de l’établissement ou du cabinet médical ou le nom du médecin et sa qualité
(en majuscules)
- L’adresse dactylographiée en minuscules mais la ville en majuscules
- Le service (si nécessaire). Par exemple, si le courrier vient d’un médecin qui exerce
dans un service spécialisé d’une clinique
- Le numéro de téléphone
- Eventuellement les jours et heures de consultations.

Remarque : comme nous l’avons dit précédemment, l’en-tête peut être pré-imprimé.

Les renseignements concernant l’émetteur de la lette se trouvent généralement à gauche

de la feuille. Parfois, ils se situent en haut et au milieu de la feuille.

La suscription
On l’appelle aussi « le bloc destinataire » c’est-à-dire la personne à qui on envoie le courrier.
La suscription se compose :
- Des nom, prénom et qualité du destinataire précédés des mentions Monsieur, Madame
ou Mademoiselle. Le nom doit être en majuscules.
Ex : Monsieur le Docteur Luc HECQUET
- L’adresse du destinataire
- Le code postal et la ville en majuscules

Les renseignements concernant le destinataire se trouvent toujours à droite de la feuille.

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Module 1 Généralités sur la lettre médicale
Les références
Les références permettent de retrouver rapidement la personne qui dicte la lettre (le signataire)
et le rédacteur de la lettre.
Ainsi, en cas de problème, on retrouve facilement les personnes qui sont à l’origine du
courrier.
Les références peuvent comporter des lettres et des chiffres.
Les lettres reprennent généralement les initiales du signataire et du rédacteur, en l’occurrence
vous-même.

Les chiffres peuvent renvoyer à un numéro de dossier.

Exemple : Nos réf : JL/SM
Vos réf : LH/AH
Dans notre exemple, JL correspondent au docteur Jean Lemoine et SM à secrétaire médicale.
La rubrique « vos réf » n’est pas nécessaire si on ne répond pas à un courrier. Cependant,
quand elles sont connues, il est préférable de les mentionner.

Les références se situent juste en dessous des coordonnées de l’émetteur de la lettre

c’est-à-dire à gauche de la feuille.

La date

La date doit toujours être précédée du lieu.

L’objet
Cette mention facilite la lecture rapide de la lettre au moment où la personne responsable
dépouille le courrier.
Ainsi une lettre importante ou urgente pourra être traitée en priorité.
Toutefois, vous devez savoir que dans les courriers médicaux, l’objet n’est pas toujours
mentionné.

L’objet se situe sous les références à gauche de la feuille.

Le titre de civilité
Il permet de débuter la lettre et va varier en fonction de la personne à laquelle on adresse le
courrier.

Le choix du titre de civilité dépend de la situation de l’émetteur par rapport au récepteur et du

titre éventuel du destinataire.

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Module 1 Généralités sur la lettre médicale
Voici quelques exemples de titres de civilité :

• Madame, Mademoiselle, Monsieur

• Chère Madame, Chère Mademoiselle, Cher Monsieur
• Chère ou Cher Collègue, Confrère, Ami (e)
• Madame la Directrice, Monsieur le Directeur
• Madame ou Monsieur le Chef de service
• Madame ou Monsieur le Chef du personnel

Plusieurs cas peuvent être envisagés :

1er cas : le médecin s’adresse aux médecins généralistes ou spécialistes, il peut faire usage
de plusieurs titres :

• Cher Confrère
• Mon Cher Confrère

Si le médecin connaît très bien le médecin à qui il écrit, il peut utiliser :

• Cher Ami
• Cher Bernard

Attention : Si le médecin généraliste ou spécialiste s’adresse à un Professeur en cardiologie

par exemple, il devra faire usage du titre de Maître

Remarque :
Il est important quand ces lettres concernent un patient, d’ajouter parfois un minimum de
renseignements administratifs tels que la date de naissance, l’adresse….
Si le médecin ne les précise pas, n’oubliez pas de lui demander s’ils sont nécessaires ou pas,
auquel cas vous les ajouterez.

2ème cas : le médecin s’adresse aux membres de la profession paramédicale.

Les membres de la profession paramédicale (dentistes, pharmaciens, …), de

même que les auxiliaires médicaux (kinésithérapeutes, orthophonistes,…)
ne sont pas les confrères des médecins car ils ne sont pas eux-mêmes des
médecins. (cf livre Organisation et éthique de la profession médicale)

Il est donc incorrect pour un médecin d’envoyer une lettre à un

kinésithérapeute ou à un dentiste en la commençant par « Cher Confrère ».

Cette erreur est fréquente chez les secrétaires qui n’ont pas encore d’expérience et c’est la
raison pour laquelle nous insistons.

Thème Règles de correspondance médicale 3

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Module 1 Généralités sur la lettre médicale
S’il est interdit d’utiliser le titre de « Confrère », comment faut-il s’adresser aux membres des
professions paramédicales ?

Vous utiliserez tout simplement :

• Monsieur
• Madame,
• Cher Monsieur,
• Chère Madame,
• Ou Cher Ami s’ils se connaissent.

3ème cas : le médecin s’adresse à un patient.

Il arrive que le médecin ait à écrire à l’un de ses patients. Il s’agit ici essentiellement de
confirmation, de rappel de rendez-vous…

Si vous travaillez en clinique par exemple, certaines hospitalisations sont décidées avec
quelques semaines d’avance. Un courrier rappelant les date, heure ainsi que les documents à
amener est le bienvenu quelques jours avant l’entrée.

Ici encore, les règles usuelles sont d’application :

• Madame,
• Monsieur,
• Mademoiselle.

4ème cas : le médecin s’adresse à un laboratoire.

La distinction doit être faite entre les laboratoires pharmaceutiques (qui commercialisent
des médicaments) et les laboratoires d’analyses médicales (qui pratiquent les
analyses de sang, d’urine, …).

Dans le cadre du laboratoire pharmaceutique, le directeur ou le responsable

peut très bien ne pas être un médecin. On écrira alors :
• Monsieur,
• Madame.

Dans le cadre de laboratoire d’analyses médicales, le responsable du laboratoire est

obligatoirement un médecin. On écrira donc :
• Cher Confrère

Thème Règles de correspondance médicale 4

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 Le titre de civilité se situe sous l’objet, à gauche de la feuille

Le corps de la lettre
Le corps de la lettre est le contenu de la lettre. Il regroupe toutes les informations que l’on
veut transmettre au destinataire.

Le corps de la lettre se situe au centre de la page. La présentation doit être aérée et le

texte justifié.

Thème Règles de correspondance médicale 5

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La formule de politesse

Elle représente la conclusion de la lettre et tout comme le titre de civilité, cette formule peut
varier en fonction du destinataire.

La formule de politesse est la dernière phrase qui clôt le corps de la lettre

Elle doit se distinguer de la conclusion dans la présentation (on passe une ligne).
On reprend le titre de civilité utilisé au début de la lettre.

Recevez
Croyez à Mes salutations distinguées
L’expression de Mes sincères salutations
Veuillez recevoir
Veuillez croire à Ou Mes sentiments les meilleurs
Veuillez agréer Mes sentiments confraternels

Je vous prie de croire à L’assurance de Ma considération

Je vous prie de recevoir
Je vous prie d’agréer

Remarque : il vaut mieux éviter les tournures à l’impératif quand on s’adresse à un supérieur.

Il faut adapter la formule de politesse au titre de civilité.

Destinataires Titres Formules de politesse
Cher Confrère Confraternellement
Mon Cher Confrère Bien confraternellement
Médecins
Cher Ami Amicalement
Cher Bernard Bien amicalement
Je vous prie de recevoir,
Professeurs Maître Maître, l’assurance de mes
sentiments respectueux.
• Monsieur
Veuillez croire, Monsieur, à
• Madame,
Patients l’expression de mes
• Mademoiselle sentiments dévoués »
• Cher Monsieur,
• Chère Madame,
Membres de la «Veuillez croire, Cher
• Madame,
profession Monsieur, à l’expression de
paramédicale • Monsieur, mes sentiments les meilleurs »
• Cher (chère) ami(e)
s’ils se connaissent

Thème Règles de correspondance médicale 6

Sous thème 1 Les lettres
Module 1 Généralités sur la lettre médicale
La signature
Il s’agit ici de la signature de la personne qui est à l’origine du courrier (docteur par exemple)
et non pas celle de la personne qui met en forme le courrier (la secrétaire).
La qualité et le nom du signataire doivent être notés en toutes lettres.
Le signataire appose sa signature juste en dessous.

Les qualité, nom et signature du signataire se situent en bas de la lettre sur la droite de
la feuille. (Certains préfèrent signer à gauche).

Elle doit obligatoirement figurer.

Même si c’est vous qui dactylographiez le courrier, votre supérieur doit le relire et le signer de
sa main.
En général, la signature est précédée du nom et de la qualité.

Exemple : Docteur X ou Le chef de service

Chef de service
Docteur X

La mention pièce(s) jointe(s) : PJ

Elle permet au destinataire de savoir quels sont les documents qui accompagnent la lettre.
Donc, dès qu’un document est joint à l’envoi, vous devez le mentionner.

La mention PJ se place soit en bas à gauche de la feuille, soit sous l’objet.

En tant que rédactrice du courrier, votre responsabilité est engagée. Vous ne devez commettre
la moindre erreur.
Il convient donc de respecter les différentes étapes que nous venons de vous citer quant à la
présentation.

Toutefois, la première règle à suivre est de vous adapter aux exigences de votre supérieur.

Thème Règles de correspondance médicale 7

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