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CHAPITRE X : PROCEDURES DE REPORTING

X.1. Obligation de reporting de la Direction Exécutive

X.1.1. Principes généraux

Les obligations de reporting sont de deux ordres :


 Les obligations vis-à-vis des bailleurs de fonds à travers la procédure officielle décrite
dans les conventions de financement. Elles sont résumées dans le tableau présenté à
la page suivante ;
 Les obligations de reporting interne liées au bon fonctionnement et à la bonne
Direction Exécutive des activités du.
Ces rapports doivent être présentés mensuellement, trimestriellement et
annuellement :

 Les ressources et emplois de fonds du Centre de Recherche sur


l'AntiCorruption (CERC), tant cumulativement que pour la période couverte
par le rapport en indiquant séparément les fonds accordés au titre de la
subvention et expliquer les écarts entre les ressources et emplois prévisionnels
;

 L’avancement matériel de l’exécution des Projets cumulativement et pour la


période couverte par le rapport et expliquer les écarts entre les objectifs
prévus et les résultats obtenus dans le cadre des Projets ;

 L’état d’avancement de la passation des marchés des Projets à la fin de la


période couverte par le rapport.

Le rapport d’avancement technique et financier reprendra les documents élaborés à des


fins d’usage tant externe qu’interne. Ce sont :

 Les états financiers annuels ;


 Le rapport d’activités réalisées ;
 Le rapport technique sur l’état d’avancement des activités et la programmation des
activités pour le prochain trimestre.

.1.2. Rapports et périodicités

Type de rapport Périodicit Date limite Destinataire Responsable


é de
Interne Externe
transmission
- rapports - A Chefs de Bailleurs Chargé de
financiers Mensuel, déterminer services, finance
trimestrie pour chaque Responsables
l, bailleur Le d’Antennes,
15 du mois Directeur
semestrie
pour le Exécutif et
l et
rapport Conseil
annuel d’usage
selon les d’Administration
interne
conventio
ns
- rapport de - Même jour Comptable Caissier
Caisse Journalier

- rapport de stock - Le 10 du Chefs de services, Magasinier


Mensuel mois suivant Responsable
d’antennes,
Directeur
Exécutif

- rapport - Le 10 du Chefs de Projets, Chargé de


administratif Mensuel mois suivant Responsable des l’Administrati
Programmes, et on et
Directeur Ressources
Exécutif Humaines

Rapport technique Le 15 du Chefs de Projets, Bailleur et Service


des trimestrie mois suivant SE, Responsable partenair Programmes
Projets l, la fin de la des es
semestrie période Programmes, et
l et Directeur
annuel Exécutif

Rapport des Mensuel, Le 08 du Directeur Exécutif Différent s SE


services Trimestri mois suivant partenair
el, la fin de la es
Semestrie période
l et
Annuel

X.2. Obligation de reporting des antennes et sous-bénéficiaires


Les obligations de reporting des antennes et sous-bénéficiaires tournent essentiellement
autour du projet, d’activités et de budget annuel adopté et validé. Ils sont l’état des
indicateurs de résultats du Plan d’Action.

De la même manière que le siège, le reporting des antennes et sous bénéficiaires sera
structuré essentiellement autour des rapports mensuels et trimestriels, semestriels et
annuels suivants :

 Etat cumulatif présentant les ressources et les emplois de fonds ;


 Etat cumulatif de l’avancement matériel de l’exécution du projet avec comparaison au
;
 Informations prévisionnelles.

Dès l’achèvement du Plan d’Action, l’activité déployée par le sous bénéficiaire doit
conduire à établir un rapport présentant l’avancement matériel de l’exécution du Plan
d’Action et expliquer les écarts entre les objectifs prévus et les résultats obtenus dans le
cadre du Projet.

X.2.1. Synthèse des rapports et leur périodicité.

N° Type de Description Périodicité Date limite de Responsable


rapport transmission
Rapports exigés aux antennes et sous bénéficiaires
1. Rapport de Etat cumulatif Le 05 du mois
suivi financier présentant les suivant
ressources et les Responsable
emplois de fonds des Mensuel d’Antennes
antennes et de la Responsable
composante Composante
bénéficiaire. Les Bénéficiaire
pièces comptables
seront envoyées en
même temps que les
états financiers.
Etat cumulatif de
l’avancement
matériel de
l’exécution du projet
avec
comparaison au
PABA
Rapport Informations sur les
d’activité activités de la
période
2. Rapport de Etat cumulatif Le 05 du mois
suivi financier présentant les suivant
ressources et les Responsable
emplois de fonds des Trimestriel d’Antennes
Antennes et de la Responsable
composante Semestriel Composante
bénéficiaire Bénéficiaire
Etat cumulatif de
l’avancement
matériel de
l’exécution du projet
avec
comparaison au
PABA
Rapport Informations sur les
d’activité activités de la
période
3. Rapport Etats financiers Le 10 du mois
d’avancemen annuels suivant Responsables
t annuel Annuel d’Antennes
technique et Rapport d’activités Responsable
financier réalisées Composante
Rapport de mise en Bénéficiaire
œuvre du projet