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SOLIDARITE DE LA JEUNESSE CHRETIENNE POUR LA PAIX ET L’ENFANCE

SOJPAE-BURUNDI en sigle

Ensemble pour le bien être de l’enfant

MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES,


BUDGETAIRES, FINANCIERES ET COMPTABLES

Bujumbura, Décembre 2012


Site web: www.sojpae.org
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LISTE DES SIGLES ET ABRÉVIATIONS

APEDI : Appui psychosocial aux enfants en difficultés


B.C : Bon de commande
CDF : Centre de developpement familial
CV : Curriculum vitae
DAF : Directeur Administratif et Financier
EFK : Expert local du service civil pour la paix de GIZ
FBU : Franc burundais
GIZ/ZFD : Coopération Technique Allemande/Service civil pour la paix
IPR : Impôt professionnel sur la rémunération
MME : Madame
MR : Monsieur
MSNDPHG : Ministère de la Solidarité nationale, des droits de l’homme du genre
N° : Numéro
ONG : Organisation non gouvernementale
PEC : Prise en charge psychosociale
PPSIM : Programme chargé de la promotion de la santé infantile et
maternelle
PTBA : Programme de travail et budget annuel
Qté : Quantité
ROI : Règlement d’ordre intérieur
SOJPAE : Solidarité de la Jeunesse chrétienne pour la Paix et l’Enfance
UNICEF : United Nations Children’s Fund (Fonds des nations Unies pour
l’Enfance)
VIH : Virus de l’immunodéficience humaine
WASH : Water sanitation and Hygiene

MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES, BUDGETAIRES, FINANCIERES ET COMPTABLES DE LA SOJPAE


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TABLE DES MATIERES

LISTE DES SIGLES ET ABRÉVIATIONS ........................................................ i


TABLE DES MATIERES ......................................................................... ii
0. PRÉAMBULE ................................................................................. 1
I.1. ORGANES STATUTAIRES DE SOJPAE ET LEURS ATTRIBUTIONS................... 2
I.1.2. Attributions du Comité Exécutif ...................................................... 2
1.1.3. Attributions du Comité de surveillance ............................................ 3
I.1.4. Organigramme de la SOJPAE .......................................................... 3
I.2. LES ATTRIBUTIONS DE CHACUN DES MEMBRES DU PERSONNEL DE LA SOJPAE4
I.2.1. Directeur National ...................................................................... 4
I.2.2. Auditeur interne ........................................................................ 5
I.2.3. Secrétaire de direction ................................................................ 6
I.2.4.Chargé du suivi-évaluation ............................................................. 7
I.2.5. Expert chargé de la PEC psychosociale .............................................. 7
1.2.6. Directeur adjoint chargé des programmes et du personnel ..................... 8
1.2.6.1. Le Directeur du programme PPSIM ................................................ 8
1.2.6.2. Le Directeur du programme chargé de la communication pour le ........... 9
développement et la mobilisation communautaire ....................................... 9
1.2.6.3. Le Directeur du programme APEDI ................................................ 9
I.2.7. Directeur Administratif et Financier ............................................... 10
I.2.8. Comptable ............................................................................. 10
I.2.9. Caissier ................................................................................. 11
1.2.10. Logisticien ........................................................................... 11
I.2.11. Chauffeur ............................................................................. 12
I.2.12. Sentinelles............................................................................ 12
I.2.13. Plantons .............................................................................. 12
I.3. GESTION DES RESSOURCES HUMAINES .............................................. 12
I.3.1. Recrutement .......................................................................... 12
I.3.2. Conditions de travail ................................................................. 13
I.3.2.1. Horaire du travail .................................................................. 13
I.3.2.2. Congé annuel ....................................................................... 14
I.3.2.3. Congé de circonstance ............................................................ 14
I.3.2.4. Congé de maternité ................................................................ 15
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I.3.2.5. Traitements et avantages sociaux. ............................................. 16
I.3.2.5.1. Rémunération.................................................................... 16
I.3.2.5.2. Soins médicaux ................................................................... 16
I.3.2.5.3. Frais funéraires .................................................................. 17
I.3.2.6. Evaluation annuelle ................................................................ 17
I.3.2.7. Milieu du travail .................................................................... 17
I.3.2.8. Classement des dossiers du personnel .......................................... 18
I.3.3. Régime disciplinaire .................................................................. 18
I.3.3.1. Absences, maladies, retards, démission ou abandon de poste .............. 18
I.3.3.2. Sanctions et voies de recours..................................................... 19
I.3.4. Rupture du contrat de travail ....................................................... 19
I.3.5. Formation et stages .................................................................. 20
I.3.6 Gestion des missions .................................................................. 20
I.3.6.2. Ordonnancement de la mission .................................................. 20
I.3.6.3. Liquidation des frais de mission .................................................. 20
I.4. GESTION DES RESSOURCES MATERIELLES .......................................... 21
I.4.1. Gestion des immobilisations........................................................ 21
I.4.1.1. Généralités .......................................................................... 21
I.4.1.3. Suivi des immobilisations ......................................................... 22
I.4.1.3.1. Enregistrement des acquisitions ............................................... 22
I.4.1.3.2. Affectation et détention ........................................................ 22
I.4.1.3.3. Inventaires physiques ........................................................... 23
I.4.1.3.4. Sorties des immobilisations .................................................... 23
I.4.1.3.5. Entretien et réparation des immobilisations................................. 23
I.4.1.3.6. Assurances des immobilisations ................................................ 23
I.4.1.3.7. Gestion du matériel roulant .................................................... 23
1.4.1.3.8. Gestion du carburant ........................................................... 24
I.4.2. Gestion des stocks .................................................................... 24
I.5. GESTION DES DOCUMENTS ............................................................ 25
I.5.1. Gestion du courrier « Arrivé » ...................................................... 25
I.5.2. Expédition du courrier ............................................................... 25
I.5.3. Classement des documents.......................................................... 25
II. PROCEDURES BUDGETAIRES, FINANCIERES ET COMPTABLES .................... 25
II.1. PROCÉDURES BUDGETAIRES ......................................................... 25

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II.1.1. Elaboration du budget............................................................... 26
II.1.2. Exécution du budget................................................................. 26
II.1.3. Contrôle budgétaire ................................................................. 26
II.2. PROCÉDURES FINANCIERES .......................................................... 26
II.2.1. Gestion des comptes bancaires et payement des factures .................... 26
II.2.2. Gestion de la caisse ................................................................. 27
II.2.3. Procédures d’achat .................................................................. 28
II.2.3.1. Demande d’achat .................................................................. 28
II.2.3.2. Sélection des fournisseurs. ....................................................... 28
II.2.3.2.1. Achat d’un bien/service pour un montant inférieur ou égal à 500 000
FBU ............................................................................................. 28
II.2.3.2.2. Achat d’un bien/service pour un montant compris entre 500 000 FBU et29
5 000 000 FBU. ............................................................................... 29
II.2.3.2.3. Achat d’un bien/service d’un montant supérieur à 5 000 000 FBU. ..... 29
II.2.4. Procédures d’engagement, de liquidation et d’ordonnancement des
dépenses ...................................................................................... 30
II.2.4.1. Engagement des dépenses des achats .......................................... 30
II.2.4.1.1. Réception des achats ........................................................... 30
II.2.4.1.2. Vérification des factures ....................................................... 30
II.3. PROCÉDURES COMPTABLES .......................................................... 31
II.3.1. Tenue de la comptabilité ........................................................... 31
II.3.2. Organes de contrôle ................................................................. 32
III. DISPOSITIONS COMMUNES AUX PROCEDURES ADMINISTRATIVES ET
FINANCIERES ................................................................................. 32
III.1. MISE A JOUR DU MANUEL DES PROCEDURES ..................................... 32
III.2.DISPOSITIONS FINALES ................................................................ 33
ANNEXES ......................................................................................... I

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0. PRÉAMBULE

La SOJPAE est une association sans but lucratif de droit burundais agréée par
Ordonnance Ministérielle n° 530/1358 du 24/12/2008.

Elle a pour mission la mobilisation communautaire pour le développement, le


respect et le bien être de l’enfant.

La SOJPAE est régie par la législation nationale sur les associations sans but lucratif,
ses statuts ainsi que son règlement d’Ordre Intérieur.

Les ressources de la SOJPAE proviennent notamment :

 des cotisations des membres ;


 des dons et legs des personnes physiques ou morales nationales ou étrangères ;
 des produits des activités génératrices de revenus organisées par la SOJPAE et
compatibles avec son objet ;
 des subventions versées par les institutions publiques nationales ou étrangères;
 des financements des bailleurs de fonds.

La gestion quotidienne de la SOJPAE est assurée par un Directeur National.

L’élaboration d’un manuel des procédures administratives, budgétaires, comptables


et financières de la SOJPAE vise le renforcement des capacités managériales de cette
organisation et à en faciliter le contrôle tant interne qu’externe.

Le présent manuel des procédures administratives, budgétaires, comptables et


financières est un ensemble de règles et de dispositions qui régissent la mise en
application des statuts et du règlement d’ordre intérieur de la SOJPAE. Il constitue
un outil de référence pour les organes statutaires ainsi que pour tout le personnel de
la SOJPAE.

Ce manuel comprend trois parties:

- la première partie porte sur les procédures administratives (organes statutaires


et gestion administrative) ;
- la deuxième partie porte sur les procédures budgétaires, financières et
comptables ;
- la troisième partie porte sur les dispositions communes aux procédures
administratives, financières et comptables.

Son application vise à permettre le meilleur fonctionnement des services et à rendre


le contrôle interne aisé et efficace.
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I. PROCEDURES ADMINISTRATIVES

I.1. ORGANES STATUTAIRES DE LA SOJPAE ET LEURS ATTRIBUTIONS

Les organes de la SOJPAE sont : l’Assemblée Générale, le Comité Exécutif et le


Comité de Surveillance.

I.1.1. Attributions de l’Assemblée Générale

Les attributions de l’Assemblée Générale sont celles expressément dévolues par les
statuts et/ou par le règlement d’ordre intérieur. Elle décide des orientations
générales de l’association et adopte les rapports d’activités et d’orientations.

De façon spécifique, elle a les attributions suivantes :

 modifier les statuts, le règlement d’ordre intérieur ;


 prononcer la dissolution de la SOJPAE;
 approuver le(s) programme(s) d’activités annuel(s) ou pluriannuel(s) de la
SOJPAE;
 recevoir et trancher les recours relatifs à la suspension ou à l’exclusion des
membres de l’association ; décerner la qualité de membre d’honneur ;
 élire et révoquer les membres du Comité Exécutif et la représentation
légale ;
 approuver les budgets et les comptes de la SOJPAE et fixer le montant de la
cotisation.

I.1.2. Attributions du Comité Exécutif


Tel que prévu par les dispositions des statuts et du ROI, il est principalement chargé
de :
 superviser, contrôler et évaluer les activités du bureau permanent de la
SOJPAE;
 présenter, devant l’Assemblée Générale, le rapport d’activité et du budget
annuel et les programmes annuels ou pluriannuels ;
 superviser l’élaboration et veiller à la bonne exécution des programmes
d’activité et du budget annuel et pluriannuel ;
 adopter les programmes d’activités à court terme ;
 concevoir et adopter les politiques spécifiques de la SOJPAE pour le bon
fonctionnement des sections et la bonne administration et gestion de ses
ressources humaines, matérielles et financières ;
 décider des actions à mener chaque fois qu’une situation ou un problème
particulier le requiert ;
 autoriser tous les actes qui ne sont pas exclusivement réservés à
l’Assemblée Générale ;
 représenter la SOJPAE devant les partenaires nationaux et étrangers ;
 mobiliser les financements et autres ressources.

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I.1.3. Attributions du Comité de surveillance


Ses attributions sont les suivantes :
 effectuer le contrôle de gestion des fonds, de la régularité des opérations
comptables et de la conformité des activités de la SOJPAE avec son plan
d’action, son plan stratégique, et en vérifier la cohérence avec la mission
de la SOJPAE;
 Présenter le rapport de contrôle et de surveillance à l’Assemblée Générale
lors des sessions ordinaires ;
 établir un rapport et formuler des recommandations adressées au Comité
Exécutif et au Directeur National de la SOJPAE.

I.1.4. Organigramme de la SOJPAE

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A. Organisation

A.1. L’Unité opérationnelle de la SOJPAE-BURUNDI

Elle est placée sous la supervision du Comité Exécutif de la SOJPAE. Elle est
responsable de la conception et de la gestion des Projets, de la coordination de la
mise en œuvre des activités, de l’approvisionnement et de la gestion financière, du
recrutement du personnel, de l’exécution et des activités de suivi et d’évaluation.

L’Unité opérationnelle est composée comme suit:


Directeur National ;
Secrétaire de direction ;
Directeur National Adjoint chargé des programmes et du personnel;
Expert chargé de la PEC psychosociale
Directeur administratif et de financier ;
Responsable chargé du suivi-évaluation ;
Directeur chargé du programme santé infantile et maternelle (vaccination,
malaria, VIH et WASH) ;
Directeur chargé de la communication pour le développement et le
changement de comportement ;
Directeur chargé du programme appui psychosocial aux enfants en
difficultés(APEDI) ;
Comptable ;
Logisticien
Caissier ;
Chauffeur ;
Sentinelles et plantons.

I.2. LES ATTRIBUTIONS DE CHACUN DES MEMBRES DU PERSONNEL DE LA SOJPAE


I.2.1. Directeur National
Sous l’autorité et la supervision directe du Président de la SOJPAE-BURUNDI, le
Directeur National aura à assumer les responsabilités suivantes :
En matière d’organisation, il est chargé de :

assurer la gestion de la SOJPAE-BURUNDI en accord avec la politique générale et


les règlements régissant ses activités ;
proposer toutes les modifications apportées à l’organisation ;
collaborer avec les institutions nationales et internationales, bailleurs de fonds y
compris, pouvant aider à la réalisation des objectifs de la SOJPAE-BURUNDI ;
superviser la mise en application des procédures administratives développées plus
loin ;
s’assurer de l’exécution de toutes les activités en vue d’atteindre les objectifs
fixés par la SOJPAE-BURUNDI ;
participer à la préparation des plans d’actions annuels de la SOJPAE-BURUNDI ;

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Coordonner et faciliter l’échange d’informations entre tous les niveaux : Bailleurs,
consultants, membres du Comité Exécutif et tous les partenaires impliqués dans le
processus de planification de la SOJPAE-BURUNDI.

En matière de gestion financière, il est chargé de :

présenter les budgets prévisionnels, les comptes annuels de l´association, y


compris l’état d’avancement des activités ainsi que le rapport annuel au comité
exécutif;
gérer les comptes de l´association ouverts dans les banques commerciales du
Burundi ;
cosigner avec le DAF les titres de paiement qui ont été préparés par le
responsable de la comptabilité;
approuver avec le Directeur Administratif et Financier les bons de commande de
biens et services et autres ;
superviser la mise en œuvre des procédures administratives, comptables et
financières.
En matière de gestion du personnel, il est chargé de :

veiller à l’application stricte des procédures en matière de gestion des ressources


humaines telles que développées dans le manuel des procédures administratives et
financières de la SOJPAE-BURUNDI;
recruter tout le personnel et signer les contrats y relatifs;
interpréter et appliquer les lois et règlements énoncés dans les manuels,
directives, circulaires et mémoires relatifs à la gestion du personnel ;
autoriser les acomptes et avances sur salaires et signer les états de salaires ;
informer le personnel de toutes les conditions de travail ;

En matière de production de rapport :

La production de rapports financiers et d’activités doit se faire selon la


périodicité prévue par le manuel des procédures administratives et financières de
la SOJPAE-BURUNDI et les conventions de financement.
Pour lui permettre de répondre à ses obligations, il aura les prérogatives de
contrôler et d’approuver les rapports financiers et d’activités produits par les
services techniques avant leur soumission au Comité Exécutif et aux bailleurs de
fonds.

I.2.2. Auditeur interne

Sous l’autorité du Directeur National auquel il est directement rattaché, l’auditeur


interne dans son mandat, devra exécuter les missions d’audit interne en conformité
avec les normes internationales régissant la pratique professionnelle de l’audit
interne et les procédures admises.

De façon Générale, l’auditeur interne aura pour mission de s’assurer de l’application


des procédures dans les domaines de l’administration générale, de la gestion des
programmes, de la passation des marchés, de la gestion financière mais surtout de

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toutes procédures débouchant sur le financement des structures et institutions de
gestion du projet.

 analyser l’exécution des composantes du projet ;


 identifier les dysfonctionnements au niveau de toutes les composantes du
Projet, ainsi que leurs conséquences et proposer des solutions au Directeur
National pour y remédier ;
 conduire les missions de contrôle opérationnel de terrain afin de s’assurer que
les procédures sont respectées et que les activités des Structures et Institutions
d’Exécution se déroulent de manière satisfaisante.
 travailler en collaboration avec les auditeurs financiers et techniques ;
 s’assurer de la mise en œuvre des recommandations des audits externes
notamment techniques et Financiers;
 s’assurer de la mise en œuvre des recommandations des différentes missions
de supervision;
 veiller à la bonne application du manuel de procédures administratives,
financières et comptables;
 apprécier à posteriori et par sondage, les transactions financières faites dans le
cadre du Projet, en s’assurant de leur opportunité, de leur régularité et des
niveaux de risques, fraudes et corruptions éventuelles ;
 s’assurer dans les premiers mois de sa mission de l’efficacité des outils de
contrôle de la gestion du projet et des structures et institutions de gestion et
proposer des mises à jour, le cas échéant ;
 établir un rapport d’audit interne trimestriel sur les missions effectuées au
cours de la période, ledit rapport devra être disponible dans les 15 jours qui
suivent la fin du trimestre.

I.2.3. Secrétaire de direction

Il/Elle assure certaines tâches administratives et de gestion sous la supervision du


Directeur National. La Secrétaire de Direction aura particulièrement pour tâches
principales de :
 dactylographier les documents lui confiés et de façon prioritaire les travaux de
la Direction ;
 tenir à jour les registres de toutes les correspondances reçues et expédiées ;
 assumer la responsabilité du système de classement et appliquer la procédure
d’archivage ;
 assumer la responsabilité de la gestion du courrier électronique de la SOJPAE ;
 assumer la responsabilité de la gestion des communications par le téléphone
fax ;
 rédiger les projets de réponses aux correspondances diverses ; les soumettre au
Directeur National pour correction éventuelle ;
 participer à l’organisation administrative et logistique des séminaires/ateliers
de la SOJPAE ;
 prendre des dispositions relatives à l’agenda du Directeur National et des
missions de supervision ;
 prendre connaissance du courrier et le trier en fonction des priorités et le
redistribuer aux concernés ;
 faire toutes autres tâches lui confiées par ses supérieurs.

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I.2.4.Chargé du suivi-évaluation

Sous l’autorité du Directeur National de la SOJPAE et en collaboration avec les


opérateurs de terrain, la personne chargée du Suivi-Evaluation sera appelée entre
autres à:
 participer à la mise en place et à l’exploitation d’un système opérationnel de
suivi et d’évaluation des activités de l’organisation avec des indicateurs pertinents
de suivi technique, comptable et financier ;
 participer à l’élaboration d’un système opérationnel d’information et de
communication ;
 participer à une évaluation socio-économique aux différentes phases
d’évaluation de la SOJPAE ;
 organiser des sessions de suivi participatives des bénéficiaires de la SOJPAE ;
 participer au suivi de l’exécution des conventions conclues entre la SOJPAE et
les opérateurs de terrain (ONG, privés, structures publiques,…) ;
 participer à la préparation des dossiers des études à réaliser par la SOJPAE;
 faire des descentes régulières sur terrain pour le suivi des activités ;
 animer les séances d’évaluation et planifications périodiques ;
 participer à l’élaboration des rapports périodiques et circonstanciels sur les
activités de l’organisation (mensuel, trimestriel, semestriel, annuel) ;
 participer à la préparation des missions de suivi et d’évaluation des bailleurs de
fonds et du Gouvernement;
 contribuer à l’élaboration du Prolan de Travail et Budget Annuels (PTBA),
 exécuter toute autre tâche lui confiée par le Directeur National.

I.2.5. Expert chargé de la PEC psychosociale

Sous l’autorité et la supervision directe du Directeur National de la SOJPAE-BURUNDI,


il aura à assumer les responsabilités suivantes :

Assister la mise en place et le fonctionnement de la plateforme des intervenants


dans la prise en charge psychosociale et assurer le secrétariat du comité de
pilotage ;
Planifier, mener et évaluer des activités contribuant à l’identification des besoins
de la Plateforme ;
Appuyer la planification, le suivi et l’évaluation des activités réalisables selon le
Plan d’Action déjà élaboré et faire le plaidoyer pour sa mise en œuvre effective ;
Collaborer étroitement avec le MSNDPHG/ CDF et renforcer leur implication dans
la coordination des actions des partenaires dans l’assistance psychosociale ;
Préparer et coordonner les réunions de la Plate forme selon les résultats
attendus ;
Faire un suivi régulier des avancées et des analyses du comité de pilotage en vue
de les partager avec les organisations de la société civile et les membres de la
Plateforme ;
Faciliter la collaboration et la synergie entre SOJPAE-BURUNDI et les autres
organisations de la société civile soutenues par la GIZ/ZFD et l’UNICEF dans les
projets d’appui psychosocial ;

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S’occuper des questions psychosociales et santé mentale au sein de la SOJPAE en
concert avec le Directeur du programme d’appui psychosocial aux enfants en
difficultés (APEDI) au sein de la SOJPAE.
Assurer le plaidoyer en faveur de la mise en place d’un système communautaire de
prise en charge psychosociale opérationnel au Burundi ;
Renforcer les capacités techniques sur la planification, le suivi et évaluation de la
SOJPAE-BURUNDI et soutenir ses actions de manière générale ;
Collaborer étroitement avec l’Expert International de l’UNICEF chargé des
questions psychosociales et planifier ensemble les activités de la Plateforme et du
groupe permanent de coordination ;
Contribuer à la mobilisation des ressources financières de la plate forme en
général et de la SOJPAE en particulier.

1.2.6. Directeur adjoint chargé des programmes et du personnel

Placé sous l’autorité du Directeur National, le Directeur Adjoint Chargé des


programmes et du personnel est responsable de la mise en œuvre, le suivi des
programmes et projets.
A ce titre, il développe et coordonne des plans opérationnels mensuels, trimestriels
et annuels, appuie le Directeur du programme PPSIM, le Directeur du programme
APEDI et le Directeur chargé de la mobilisation communautaire et du personnel dans
la mise en œuvre des projets.

Le Directeur National adjoint chargé du programme a comme charge les tâches


suivantes :

 assurer la planification, la mise en œuvre et le suivi des programmes et


projets ;
 développer et coordonner des plans opérationnels mensuels, trimestriels et
annuels ;
 appuyer les Directeurs de programme dans la mise en œuvre des projets ;
 assurer une exécution correcte des activités (avec accomplissement des
résultats attendus)
 effectuer des missions de mise en œuvre, de contrôle et d’évaluation sur le
terrain;
 proposer des plans de formation technique aux membres de la SOJPAE ;
 rédiger les rapports à fournir au Comité Exécutif.

1.2.6.1. Le Directeur du programme PPSIM

Sous l’autorité et la supervision directe du Directeur National de la SOJPAE-BURUNDI,


il aura à assumer les responsabilités suivantes :

Gérer quotidiennement le programme PPSIM;


Mettre en œuvre les activités en rapport avec la promotion de la santé infanto-
maternelle;
Proposer des innovations à l’organisation dans le domaine de WASH, VIH et
Vaccination ;
Conseiller l’équipe SOJPAE en ce qui concerne la santé infantile ;

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Collaborer étroitement avec les partenaires de la SOJPAE intervenant dans le
domaine de la santé infantile;
Proposer des projets et rédiger des rapports à soumettre aux bailleurs de
fonds ;
Participer dans des réunions tant internes qu’externes de planification sur
l’ensemble des programmes de la SOJPAE ;
Participer dans l’élaboration des rapports et plans de la SOJPAE ;
Mener des contacts avec les partenaires qui s’intéressent à la question des
enfants
Exécuter toute autre tâche lui demandée par l’organisation.

1.2.6.2. Le Directeur du programme chargé de la communication pour le


développement et la mobilisation communautaire

Sous l’autorité et la supervision directe du Directeur National de la SOJPAE-BURUNDI,


il aura à assumer les responsabilités suivantes :

Gérer quotidiennement le programme CCC et mobilisation communautaire ;


Exécuter des activités en rapport avec la mobilisation communautaire et la
communication pour le changement de comportement;
Conseiller l’équipe SOJPAE en ce qui concerne la communication ;
Travailler comme porte parole de la SOJPAE ;
Participer à la conception et défense des projets de tous les programmes;
Collaborer étroitement avec les partenaires de la SOJPAE intervenant dans le
domaine de la santé infantile;
Participer dans des réunions tant internes qu’externes de planification sur
l’ensemble des programmes de la SOJPAE ;
Participer dans l’élaboration des rapports et plans de la SOJPAE ;
Mener des contacts avec les partenaires qui s’intéressent à la question des
enfants ;
Exécuter toute autre tâche lui demandée par l’organisation.

14.2.6.3. Le Directeur du programme appui psychosocial aux enfants en difficultés


(APEDI)

Sous l’autorité et la supervision directe du Directeur National de la SOJPAE-BURUNDI,


il aura à assumer les responsabilités suivantes :

Gérer quotidiennement et s’occuper des questions psychosociales et santé


mentale au sein de la SOJPAE ;
Concevoir et gérer les projets entrant dans le domaine de PEC psychosociale ;
Appuyer la planification, le suivi et l’évaluation des activités réalisables selon le
Plan d’Action de la SOJPAE et faire le plaidoyer pour sa mise en œuvre effective ;
Collaborer étroitement avec le MSNDPHG, le Ministère de la Santé et autres
Ministères techniques dans la recherche de solution durable à la problématique de
la PEC psychosociale au Burundi ;
Préparer, coordonner le personnel et animer les réunions du programme APEDI
selon les résultats attendus ;
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10
Faciliter la collaboration et la synergie entre SOJPAE-BURUNDI et les autres
organisations de la société civile soutenues par la GIZ/ZFD et l’UNICEF dans les
projets d’appui psychosocial ;
Assurer le plaidoyer en faveur de la mise en place d’un système communautaire de
prise en charge psychosociale opérationnel au Burundi ;
Renforcer les capacités techniques sur la planification, le suivi et évaluation de la
SOJPAE-BURUNDI en matière de Pec psychosociale ;
Collaborer étroitement avec l’Expert National (EFK) chargé des questions
psychosociales et planifier ensemble les activités de la SOJPAE en ce domaine ;
Contribuer à la mobilisation des ressources financières du programme APEDI.

I.2.7. Directeur Administratif et Financier

Il travaille sous la supervision du Directeur National de la SOJPAE et a pour tâches


principales la gestion financière, comptable et administrative du projet. Il supervise
et coordonne le reste du personnel administratif. De façon spécifique, ses principales
attributions sont :
participer à l’élaboration du programme annuel et budget de l’organisation ;
 cosigner les chèques, ordre de paiement et les engagements de dépenses ;
 contrôler et surveiller les entrées et les sorties de fonds des comptes bancaires
ou de caisses ;
 gérer les comptes de la SOJPAE conformément aux procédures et règles
comptables ;

 s’assurer que les demandes de décaissements sont envoyées à temps et que les
demandes sont dûment signées ;
 assurer l’exactitude des transactions financières et le maintien en ordre de la
documentation financière ;
 effectuer le suivi des dépenses et s’assurer qu’elles demeurent dans les
montants autorisées sous rubriques budgétaires ;
 s’assurer que les fonds sont dépensés pour le but auquel ils ont été affectés ;
 s’assurer que les procédures d’achat des biens et services sont suivies au sein
de l’organisation ;
 s’acquitter des tâches administratives liées à la gestion du personnel de la
SOJPAE;
 coordonner, superviser et évaluer le travail du personnel administratif ;
 produire les rapports trimestriels d’exécution budgétaire ;
 faire les rapports financiers et bilan de l’exercice
 faciliter le travail d’audit financier du projet ;
 faire toutes autres tâches lui confiées par la Direction Nationale.

I.2.8. Comptable

Placé (e) sous l’autorité du Directeur administratif et Financier, le comptable est


chargé(e) de :
 tenir une comptabilité informatisée et sortir les rapports de présentation
régulière des comptes, états et tableaux de bord du réseau faisant apparaître les
engagements, les factures reçues et payées ainsi que les fichiers pour chaque
prestataire de services.

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11
 tenir à jour et de manière régulière les documents financiers (journaux et
livres comptables) suivant le système défini et tenir une comptabilité informatisée
donnant les détails pour chaque catégorie de dépenses, composantes, sous
composantes et sources de financement ;
 dresser mensuellement les états de rapprochement bancaire des comptes de la
SOJPAE et sortir la situation financière de chaque composante ;
 préparer le paiement des factures ;
 saisir les pièces comptables dans les journaux ;
 préparer les états de rapprochement ;
 tenir les livres de banques ;
 classer et archiver les documents comptables ;
 faire toutes autres tâches lui confiées par la Direction Nationale

I.2.9. Caissier

Sous l’autorité directe du comptable, le caissier devra effectuer les tâches suivantes :
 tenir la petite caisse ;
 classer les pièces comptables payées par caisse ;
 tenir les livres de caisse ;
 produire les rapports de gestion de la caisse ;
 préparer l’alimentation caisse ;
 faire toutes autres tâches lui confiées par la direction.

1.2.10. Logisticien

Sous la supervision du Directeur Administratif et Financier, le logisticien devra


effectuer les tâches suivantes :
assurer le bon fonctionnement des postes de travail : disponibilité et
fonctionnalité du mobilier, du matériel informatique, de l’éclairage, de la
climatisation ;
assurer le bon fonctionnement et la maintenance du groupe électrogène ;
assurer la gestion et la maintenance du parc de véhicules ;
contrôler au départ et à l’arrivée l’état des véhicules, la présence à bord des
équipements de sécurité et outillages, et la tenue du livre de bord ;
tenir le carnet de suivi des entretiens et réparations des véhicules ;
assurer l’autorité hiérarchique sur les chauffeurs ;
établir le planning de travail des chauffeurs ;
établir le planning d’utilisation des véhicules ;
tenir l’inventaire physique du matériel ;
gérer le stock de fournitures de bureau et assurer son approvisionnement ;
préparer et suivre l’exécution des commandes de fournitures et de pièces
détachées ;
pré MSNDPHG parer et suivre l’exécution des contrats de maintenance du
matériel et
d’entretien et de réparation des véhicules ;
suivre les contrats de fourniture d’eau, d’électricité, d’internet, de téléphone
et vérifier la conformité des factures aux consommations au compteur ;
assurer le bon fonctionnement des photocopieurs et du groupe électrogène;
faire toutes autres tâches lui confiées par ses supérieurs.

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12
I.2.11. Chauffeurs

Sous la supervision directe du logisticien, les chauffeurs auront pour tâches


principales de :

 conduire les véhicules de service ;


 veiller à l’entretien régulier des véhicules;
 tenir à jour les carnets de bord des véhicules ;
 faire rapport régulier sur l’état des véhicules ;
 assurer les courses de service ;
 faire toutes autres tâches leurs confiées par leurs supérieurs.

I.2.12. Sentinelles

Sous la supervision directe du logisticien, les sentinelles accompliront les principales


tâches suivantes :
 veiller sur les biens dont elles ont la garde ;
 assurer la sécurité des lieux ;
 faire toutes autres tâches leurs confiées par leurs supérieurs.

I.2.13. Plantons

Sous la supervision directe du logisticien, les plantons accompliront les principales


tâches suivantes :
 assurer la propreté des bureaux ;
 assurer les courses de service ;
 assurer la sécurité des bureaux durant la journée ;
 faire toutes autres tâches demandées par leurs supérieurs.

I.3. GESTION DES RESSOURCES HUMAINES

I.3.1. Recrutement

Le recrutement des agents et cadres de la SOJPAE est fait par un comité de


recrutement nommé par le comité exécutif suivant les règles fixées par les textes
législatifs et réglementaires en vigueur, les statuts et le Règlement d’Ordre Intérieur.

Avant tout recrutement, tout poste doit être budgétisé et comporter une description
détaillée des tâches. L’occupation d’un poste se fait prioritairement par une
promotion interne par mérite. Sinon, le poste vacant est rendu public par un
communiqué de recrutement.
Le processus de recrutement comprendra les principales étapes suivantes :

 La définition du poste et du profil du candidat : c’est l’expression du besoin en


personnel et la précision des exigences attendues par la SOJPAE. Cela se fait à
travers les termes de référence ;

Les termes de référence préciseront entre autres :

la description du poste à pourvoir ;

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13
le niveau d’études et diplômes requis ;
l’expérience requise ;
les contraintes liées au poste ;
le lieu d’affectation, etc.

 La mise en place des moyens de recrutement et la sélection des candidats ;


 La décision d’embauche et la signature du contrat ;
 L’intégration du nouvel employé;

L’appel d’offres donne lieu à une sélection objective.

Chaque nouvel agent retenu doit, avant sa prise de fonction, signer un contrat de
travail portant les mentions et les obligations suivantes :
- l’identification de l’employeur ;
- l’identification du travailleur (la date et le lieu de naissance, la nationalité,
l’adresse, le nom du père et de la mère) ;
- la désignation du poste de travail ou de la fonction ;
- le type de contrat (contrat à durée déterminé ou à durée indéterminée) ;
- la durée de la période d’essai ;
- la définition des fonctions ou description des tâches ;
- le salaire brut ;
- les dispositions relatives à la législation du travail (taxe professionnelle,
sécurité sociale et autres retenues légales obligatoires) ;
- les obligations du travailleur ;
- les obligations de l’employeur.

La période d’essai commence à partir de la conclusion du contrat. Elle est de 6 mois


pour le personnel de la catégorie de direction et de 3 mois pour le reste du personnel.
A la fin de cette période, l’évaluation est faite par le chef hiérarchique qui soumet le
rapport d’évaluation de l’employé au Président du Comité Exécutif qui confirme ou
infirme par écrit son engagement au poste. Si l’employé n’a pas fait l’objet
d’évaluation et de confirmation au poste 2 mois après la période d’essai, il est
considéré comme confirmé à son poste.

I.3.2. Conditions de travail

I.3.2.1. Horaire du travail

La durée hebdomadaire du travail est de 40 heures à raison de 8 heures de travail par


jour. Néanmoins en cas de besoin, le personnel doit participer aux réunions et autres
activités en dehors de cet horaire.
Chaque employé est tenu de respecter les heures de services suivantes :

Du Lundi au Vendredi :
- Le matin : de 7 heures 30 min à 12 heures.
- L’après – midi : de 14 heures à 17 heures 30 min.

Samedi : Facultatif.

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14
Les heures prestées au-delà des heures normales du travail c’est-à-dire 8 heures par
jour, sont considérées comme des heures supplémentaires, exception faite pour les
cadres.

Sauf sur demande ou accord de l’employeur, les heures supplémentaires ne sont pas
rémunérées. Les heures supplémentaires autorisées sont rémunérées comme suit :
- 35% du salaire de base horaire pour les deux premières heures prestés au- delà des
heures régulières ;
- 60% du salaire de base horaire pour toute heure supplémentaire au-delà des deux
premières heures prestées au- delà des heures régulières ;
- 100% pour les heures prestés durant un congé officiel (jour férié) ou un jour de
repos hebdomadaire.

L’horaire de travail à la SOJPAE exige une flexibilité en fonction du projet dans


lequel est affecté l’employé ; elle est toutefois communiquée à l’employé avant la
signature de son contrat de travail.

I.3.2.2. Congé annuel

Après une période de présence effective de douze (12) mois, appelée « période de
référence », un droit à un congé est acquis par l’employé. Cependant, la jouissance
du droit aux congés est soumise à l’autorisation du supérieur hiérarchique. Sous
réserve de l’autorisation ci-dessus, l’employé est tenu de jouir de ses congés qui ne
peuvent être cumulés pendant deux années consécutives.
La durée du congé annuel est de vingt (20) jours ouvrables par période d’ancienneté
d’une année de service. Cette durée est augmentée d’un jour par période de quatre
(4) ans d’ancienneté. Les congés pour fêtes légales suivent les procédures fixées par
les lois et règlements en vigueur dans le pays.

Au début de l’exercice, chaque supérieur hiérarchique dresse le planning des départs


en congé du personnel placé sous son autorité et le soumet au Directeur National. La
prise effective des congés fait l’objet d’une décision du Directeur National.

I.3.2.3. Congé de circonstance

Les congés de circonstance tels que définis par la loi seront accordés sur demande
écrite du membre du personnel avec les éléments d’appréciation indiscutables.
L’octroi du congé de circonstance doit coïncider avec l’événement qui en est la
cause. Le Directeur National peut exiger la production d’un document attestant
l’événement le jour de la reprise du travail.

Un congé de circonstance est accordé dans les cas suivants :

1°) 4 jours ouvrables

a) mariage de l’agent ;
b) accouchement de l’épouse de l’agent ;
c) décès du conjoint de l’agent ;
d) mariage ou décès d’un enfant de l’agent ;

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15
e) mariage ou décès d’un parent au premier degré1.

2°) 2 jours ouvrables

f) mariage ou décès d’un parent au 2ème degré2 ;


g) mariage ou décès d’un allié au 1er degré.

En cas de maladie, les agents peuvent obtenir un repos médical sur production d'un
certificat médical dûment visé par un médecin. Le certificat de repos médical doit
parvenir au Directeur National le plus tôt possible et au plus tard dans les 48 heures
sauf cas de force majeure. L’employeur se réserve le droit de demander une
confirmation de la maladie et du repos médical auprès d’un médecin de la SOJPAE.
Toute absence non autorisée, incluant la non- production des attestations médicales
fait courir le risque de perdre le salaire ou de subir une sanction disciplinaire.

Si l’employé est incapable de travailler pour cause de maladie prolongée, défini


comme une absence au travail pour plus d’absence de maladie qu’accumulés ;
l’employeur a la liberté de suspendre le contrat pour une durée maximale de six (6)
mois ou jusqu’à la fin du contrat. Au cours des trois (3) premiers mois de suspension,
l’employé perçoit les 2/3 de son salaire de base.

Pour les trois (3) mois suivant, l’employé et les personnes à charge perçoivent
seulement les soins médicaux et une indemnité de logement.

A la fin de la période de suspension, si l’employé :

 Est en mesure de reprendre son poste initial et a été déclaré apte à travailler ;
il incombe à l’employeur de le réintégrer au poste qu’il occupait, sinon il
occupera un poste comparable.
 N’est pas en mesure de reprendre son travail et/ou a été déclaré inapte à
travailler dans le poste qu’il occupait, l’employeur s’engage à lui trouver un
poste qui convient à son état. Si ce poste n’est pas disponible, l’employeur a
donc le droit de mettre fin au contrat de travail de l’employé.

I.3.2.4. Congé de maternité

Le congé de maternité est obligatoirement subdivisé en deux, soit 45 jours avant la


naissance et 45 jours après la naissance.

 Les femmes enceintes doivent informer leurs supérieurs hiérarchiques à partir du


3ème mois de grossesse afin de prévoir un remplaçant durant leur congé ;
 La femme en congé de maternité bénéficie de 2/3 de son salaire et elle n’est pas
tenue de prendre les 45 jours de congé prénatal. Par contre, le congé post natal
de 45 jours est obligatoire ;
 Une fois le congé de maternité interrompu et dans l’éventualité où il n’a pas été
pris complètement pour quelque raison que ce soit, il ne peut être reconduit à une
date ultérieure sauf accord écrit préalable de l’employeur ;

1
Premier degré= Père ou Mère du conjoint
2
Deuxième degré= Frère ou Sœur du conjoint
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16
 Pendant la période d’allaitement, la femme a droit à une heure de repos par jour
pendant six mois après la reprise du travail.

I.3.2.5. Traitements et avantages sociaux.

I.3.2.5.1. Rémunération

Le Barème des salaires et les avantages offerts par la SOJPAE varient en fonction du
type de contrat offert à chaque employé.

Lorsqu’un employé signe un contrat avec la SOJPAE, il reconnaît que toutes les
questions relatives aux règlements et le profil du poste ont été discutés, compris et
acceptés avec les responsables indiqués de la SOJPAE.

Le paiement de salaire du personnel se fera durant les cinq premiers jours du début
de chaque mois. Les avances sur salaire sont payées une fois le 15ème jour de chaque
mois ; le montant ne devant pas dépasser la totalité du salaire mensuel.

La liste de paie est établie sur base des registres des présences par le chargé du
personnel. La liste de paie comporte les renseignements ci-après :
- Nom et prénom de l’employé ;
- Numéro matricule ;
- Adresse de paiement ;
- Nombre de jours prestés ;
- Salaires bruts ;
- Primes et indemnités ;
- Retenues selon la législation du travail (IPR, INSS, opposition du salaire sur
jugement du tribunal) ;
- Retenues contractuelles (prêts, avances, acomptes).

Le paiement des salaires s’effectue par virement bancaire. La procédure de la


liquidation de la paie est la suivante :
- la préparation du salaire de chaque employé compte tenue des éléments
variables survenus au cours du mois ;
- le calcul de la paie, édition et contrôle de l’ébauche de paie ;
- l’édition et contrôle des bulletins et des états de paie ;
- signature des listes de paie ;
- la préparation des ordres de virement ;
- la signature des ordres de virement ;
- le dépôt des ordres de virement dans les banques.

Les retenues légales doivent être effectuées et versées sur les comptes appropriés. Il
s’agit de l’INSS et l’IPR (Impôt Professionnel sur les Rémunérations). Les cotisations
dans ces deux dernières institutions sont obligatoires pour tout le personnel
permanent de la SOJPAE.

I.3.2.5.2. Soins médicaux

Le SOJPAE assure à ses agents et à leurs ayants droit ne pouvant pas bénéficier
ailleurs de cet avantage, des soins médicaux et pharmaceutiques au Burundi prescrits
par un médecin agréé ou un médecin recommandé par ce dernier.
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17
Leur prise en charge par la mutualité des soins de santé s’élève à 80% et les autres
20% sont supportés par les agents.

I.3.2.5.3. Frais funéraires

En cas de décès d’un agent, la SOJPAE participe aux frais funéraires par l’achat du
cercueil (qualité moyenne) et le déplacement du corps vers la tombe.

La SOJPAE versera à un ayant droit un secours fixé selon l’ancienneté du défunt


comme suit :

- 0 à 3 ans : 1 mois de salaire brut ;


- 3 à 5 ans : 1,5 mois de salaire brut ;
- 5 à 10 ans : 2 mois de salaire brut ;
- 10 ans et plus : 3 mois de salaire brut.

I.3.2.6. Evaluation annuelle

Le Directeur National procède à la cotation de son personnel qui porte sur des
critères objectivement vérifiables tels que : aptitudes professionnelles, l’esprit
d’initiative et sens de responsabilités, le dévouement au travail, puissance de travail
et activités, disponibilité et tenue à jour des obligations, aptitudes à travailler en
groupe, comportement et morale, sens d’organisation du travail.

Une note allant de 0 à 100 est attribuée à chacun des critères et une moyenne
comprise entre :

- ≥ 90% donne droit à une augmentation de 4% du salaire de base qui correspond


à ELITE ;
- 80 et 89 % donne droit à une augmentation de 3% du salaire de base qui
correspond à Très Bon ;
- 70 et 79% donne droit à une augmentation de 2% du salaire de base qui
correspond à Bon ;
- 55 à 69% donne droit à une augmentation de 1% du salaire de base qui
correspond à Assez Bon. Cette dernière notation mène à un licenciement d’un
agent lorsqu’il obtient deux fois de suite ;
- < 55% correspond à la Cote insuffisante et ne donne droit à aucune
augmentation salariale. Cette dernière notation mène directement à un
licenciement.

Les recours éventuels seront adressés au Directeur National de la SOJPAE pour la


catégorie de collaboration et au Représentant Légal pour la catégorie de Direction.

I.3.2.7. Milieu du travail

En tant qu’Employeur, la SOJPAE doit s’assurer que le personnel travaille dans un


milieu favorable et dans des conditions adéquates. Il doit se rassurer que le personnel
est pourvu de tout ce qui est nécessaire, notamment :

- le contrat de travail ;
- le règlement d’ordre intérieur ;
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18
- les outils de travail ;
- la liste des documents nécessaires pour compléter son dossier.

I.3.2.8. Classement des dossiers du personnel

Sous réserve des dispositions légales et réglementaires, chaque employé doit avoir un
dossier complet. Une farde contenant les éléments d’identification d’un membre du
personnel est ouverte. Il y a alors une farde par personne qui renferme notamment
les sous-dossiers suivants :

- un sous-dossier « engagement » (contrat écrit et signé, procédures


d’engagement, CV, diplômes, attestations de perfectionnement) ;
- un sous-dossier « état civil » (mariage, extrait d’acte de naissance des enfants,
identité complète,...) ;
- un sous-dossier relatif à la notation, aux absences et congés, aux
correspondances avec l’employeur, aux sanctions ;
- un sous-dossier relatif aux salaires et aux prêts ;

Le dossier du personnel est conservé dans un endroit sécurisé.

I.3.3. Régime disciplinaire

Le personnel de la SOJPAE doit veiller à tout moment à la sauvegarde des intérêts de


l’association. Il doit exécuter les ordres de leurs supérieurs et s’entraider dans la
mesure où l’intérêt du service l’exige. Dans les rapports entre collègues, avec les
bénéficiaires, le personnel adoptera une attitude irréprochable.
Le personnel de la SOJPAE est tenu au secret professionnel pour tous les faits et
informations dont il a pu avoir connaissance pendant l’exercice de ses fonctions. Il
doit respecter le code de conduite en vigueur et veiller à la propreté sur le lieu du
travail.

Il est strictement interdit d’exercer des activités politiques pendant les heures de
service.

I.3.3.1. Absences, maladies, retards, démission ou abandon de poste

Pendant les heures de travail, aucun employé ne peut s’absenter de son poste sans
l’autorisation de son supérieur hiérarchique. Les absences pour cause de maladie sont
justifiées par un certificat médical délivré par un médecin et déposé au plus tard
dans les quarante huit heures au bureau du supérieur hiérarchique. Tout retard au
service doit être justifié auprès du supérieur hiérarchique. Un retard réputé non
justifié donne lieu à une sanction.

Toute absence non justifiée d’une durée de quinze (15) jours est assimilée à un
abandon de poste. La procédure à suivre est la suivante :

- Après 3 jours d’abandon de poste, la SOJPAE lance un communiqué de


recherche à la radio et dans un journal officiel ;
- Après 8 jours d’abandon de poste, un dossier disciplinaire est ouvert à
l’encontre de l’employé déserteur ;

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19
- Si après 15 jours d’abandon de poste l’employé ne se manifeste pas, son
dossier disciplinaire est clôturé par un licenciement sans préavis ni indemnité.

L’employé a la possibilité de présenter sa démission sous réserve du respect de


l’obligation de préavis. Lorsqu’un employé démissionne sans respect du préavis ou
abandonne son poste de travail, la SOJPAE se réserve le droit de réclamer à
l’intéressé l’indemnité compensatrice de préavis ou de l’assigner en justice pour
réparation du préjudice qui résulterait de cette démission ou de cet abandon
intempestif de poste.

I.3.3.2. Sanctions et voies de recours

Tout membre du personnel qui enfreint aux dispositions du règlement d’ordre


intérieur est passible d’une sanction allant du blâme jusqu’au licenciement.

Suivant la gravité de la faute, les sanctions applicables sont :

1) Avertissement verbal ;
2) Avertissement écrit ;
3) Blâme écrit ;
4) Blâme valant dernier avertissement ;
5) Mise à pied de 5 jours ;
6) Mise à pied de 10 jours ;
7) Mise à pied de 15 jours ;
8) Licenciement avec préavis et indemnités de licenciement ;
9) Licenciement sans préavis ni indemnités de licenciement.

L’avertissement et le blâme sont pris par le chef hiérarchique avec copie aux
supérieurs hiérarchiques du preneur de la sanction. Les autres sanctions sont
prononcées par le Directeur National après avis du Comité Exécutif.

Les recours se font par des requêtes de réclamation adressées au Directeur National.

I.3.4. Rupture du contrat de travail

La rupture du contrat de travail peut intervenir pour l’une des causes ci-après :

- arrivée du terme ;
- démission ou abandon de poste ;
- licenciement ;
- décès ;
- dissolution de la SOJPAE.

Sauf en cas de décès, la partie qui prend l’initiative de la rupture du contrat de


travail doit observer le délai de préavis prévu par les dispositions légales et
réglementaires. Au moment de son départ, l’employé doit remettre tous les biens et
matériels mis à sa disposition.
En tout état de cause, l’employé ne sera libre de tout engagement envers la SOJPAE
qu’au moment où il lui sera remis son certificat de cessation de travail.

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20
Les droits d’un travailleur licencié sont liquidés conformément aux dispositions du
contrat de travail et de la législation du travail en vigueur au Burundi.

I.3.5. Formation et stages

Le personnel peut bénéficier d’une formation selon les opportunités pour améliorer
ses compétences. Si les moyens financiers le permettent, il est établi un plan de
renforcement des compétences du personnel qui est suivi en fonction des priorités et
des besoins en formation de la SOJPAE.

Une formation ou stage continu d’au moins 6 mois dans un centre de formation
reconnu et sanctionnée par un diplôme ou un certificat donne droit à une
bonification. Les taux de bonification des titres sont fixés par le Comité Exécutif et
consignés dans le règlement d’ordre intérieur.

I.3.6 Gestion des missions

I.3.6.1. Missions à l’intérieur et à l’extérieur du pays

La procédure s’applique pour les missions à effectuer dans le cadre des activités de la
SOJPAE. Les membres de la SOJPAE non salariés peuvent effectuer des missions pour
le compte de ce dernier. Ils sont soumis aux mêmes conditions que le personnel de la
SOJPAE. Les missions à l’extérieur du pays sont autorisées en privilégiant l’intérêt que
cette mission représente pour la SOJPAE.

I.3.6.2. Ordonnancement de la mission

La procédure de l’ordonnancement de la mission comprend les opérations suivantes :

- motivation de la mission ;
- approbation de la mission par le Directeur National ;
- établissement de l’ordre de mission qui reprend : le n° de l’ordre de mission,
le nom, prénom et la fonction de l’intéressé, le lieu de destination, l’objet de
la mission, le n° de la plaque du véhicule, l’index kilométrique au départ, les
dates de départ et de retour ;
- signature de l’ordre de mission par l’autorité compétente ;
- établissement de la fiche de demande des frais de mission ;
- paiement des frais de mission et fourniture d’autres moyens nécessaires pour la
mission (techniques, administratives) ;
- réalisation de la mission ;
- rédaction du rapport de mission.

I.3.6.3. Liquidation des frais de mission

Les taux journaliers de l’indemnité forfaitaire de mission au niveau local, régional et


international sont proposés par le Comité Exécutif par catégorie du personnel en
tenant compte du coût de la vie de la localité où se déroule la mission.

Les taux journaliers de l’indemnité forfaitaire de mission à l’intérieur du pays sont de


deux catégories :
- journée complète avec frais de couchage ;
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21
- journée complète sans frais de couchage.

Au plus tard huit jours après le retour de la mission, un rapport doit être rédigé, signé
et déposé avec l’original de l’ordre de mission. Si la mission comporte plusieurs
membres et que la rédaction est collégiale, le rapport est rédigé par le chef de
mission qui consulte les autres.

I.4. GESTION DES RESSOURCES MATERIELLES

I.4.1. Gestion des immobilisations

I.4.1.1. Généralités

Les immobilisations comprennent notamment :


- Les immeubles ;
- le matériel roulant ;
- le matériel informatique ;
- le matériel de bureau ;
- le matériel de formation ;
- le mobilier de bureau ;
- et autres.

La responsabilité de ces immobilisations est confiée au Directeur National. La


gestion physique de ces immobilisations est confiée au Directeur Administratif et
Financier. Toutes les immobilisations sont inventoriées, codifiées et enregistrées dans
un fichier d’immobilisations.

Les informations à inscrire sur le fichier sont :

- nature de l’immobilisation ;
- date d’acquisition ;
- désignation ;
- description /n° série ;
- valeur d’acquisition ;
- source de financement ;
- affectation ;
- code.

Chaque immobilisation est identifiée dans le fichier par un numéro d’immatriculation


unique. Le numéro d’immatriculation est inscrit sur l’immobilisation de façon
indélébile (toute altération de ce numéro laissera une marque visible sur
l’immobilisation).

I.4.1.2. Codification et marquage des immobilisations

La codification des immobilisations est effectuée selon le schéma suivant :


1ère position : nom de l’association « SOJPAE »
2ème position : code catégorie (Mobilier, Matériel de bureau, Matériel de transport)
3ème position : source de financement
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22
4ème position : catégorie
5ème position : numéro d’ordre chronologique et séquentiel

Après acquisition, toute immobilisation doit être immédiatement codifiée et


marquée. Le code attribué à l’immobilisation est directement inscrit sur celle-ci par
tout moyen ineffaçable sans dommage pour le bien.

I.4.1.3. Suivi des immobilisations

I.4.1.3.1. Enregistrement des acquisitions

L’immobilisation est enregistrée en comptabilité à sa date d’entrée au la SOJPAE qui


est consignée dans le procès-verbal de réception ou le bon de livraison. La
comptabilité tient une fiche par matériel qui retrace les étapes de la vie du matériel
pendant sa durée de détention par l’association.

La fiche comprend en plus des informations reprises ci-dessus, les informations


suivantes :

- Entretiens effectués sur le matériel ;


- Réparations ou modifications subies par le matériel.

L’amortissement des immobilisations est obligatoire pour la comptabilité. A la fin de


chaque exercice, la comptabilité édite le tableau d’amortissement des
immobilisations. Toute immobilisation acquise au cours de l’exercice et des exercices
antérieurs doit figurer dans ce tableau.

I.4.1.3.2. Affectation et détention

La procédure suivante doit être appliquée :

- L’affectation des immobilisations relève de la responsabilité du Directeur


National ;
- Toute affectation est effectuée sur la base d’une note écrite par le Directeur
National en collaboration avec le DAF;
- Chaque immobilisation doit avoir un détenteur individualisé ;
- Le détenteur de chaque immobilisation est le premier responsable de la bonne
tenue de cette immobilisation.
- Les immobilisations utilisées en commun sont réputées détenues par le DAF ;
- L’affectation initiale d’une immobilisation, le changement d’affectation ou
l’affectation d’une immobilisation nouvellement acquise doit faire l’objet d’une
inscription et d’une signature par le bénéficiaire sur la fiche de l’immobilisation.

La fiche peut prendre la forme d’une fiche ou d’un registre et sert à :

- retracer les affectations successives de chaque immobilisation ;


- identifier clairement le détenteur d’une immobilisation à un moment donné pour
la détermination de la responsabilité.

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23
Les fiches des immobilisations sont tenues par le logisticien. Elles sont mises à jour
uniquement sur base d’une note écrite d’affectation ou en cas de réaffectation. Le
nouveau détenteur signe sur la fiche de l’immobilisation et devient le responsable de
l’immobilisation.
I.4.1.3.3. Inventaires physiques

A chaque fin d’exercice, le Directeur Administratif et Financier fait procéder à


l’inventaire physique des immobilisations de l’association. Cet inventaire fait l’objet
d’un procès-verbal dûment signé par tous les membres de l’équipe chargée de la
réalisation des inventaires.

Le Directeur Administratif et Financier compare les inventaires avec les fiches de


détention. En cas de divergence, il vérifie les dernières mises à jour des fiches de
détention à partir des notes d’affectation.

I.4.1.3.4. Sorties des immobilisations

La décision de mettre au rebut ou de sortir une immobilisation relève uniquement de


la responsabilité du Directeur National. Cette décision peut se faire suite à une
demande de la part des utilisateurs concernés.

I.4.1.3.5. Entretien et réparation des immobilisations

Chaque détenteur est le premier responsable de l’entretien des immobilisations mise


à sa disposition.

I.4.1.3.6. Assurances des immobilisations

En plus des dispositions prises pour protéger les immobilisations, le Directeur National
souscrira chaque année à une assurance pour les différentes immobilisations :

- Le charroi: à une assurance tout risque ou une couverture en responsabilité civile.


- Le matériel de bureau, le matériel informatique et autres équipements de façon
générale : à une assurance contre l’incendie et vol ;
- Les locaux : à une assurance contre incendie.

I.4.1.3.7. Gestion du matériel roulant

Les véhicules doivent être immatriculés au nom de la SOJPAE et être utilisés dans le
cadre de ses activités.

Le Directeur National veille à l’entretien régulier et préventif des véhicules. Toute


panne ou tout dysfonctionnement constaté sur un véhicule doit être porté à sa
connaissance.

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1.4.1.3.8. Gestion du carburant

Cette procédure a pour objectif de contrôler et de suivre l’utilisation des véhicules et


leurs consommations en carburant. Elle s’applique à tous les véhicules de la SOJPAE.

Chaque véhicule est muni d’un carnet de bord permettant de suivre son utilisation,
son entretien et sa consommation en carburant.

Le carburant est acheté sur la base d'un bon de commande ou bon de carburant signé
par le Directeur National et le DAF selon les procédures habituelles concernant les
achats.

I.4.2. Gestion des stocks

La gestion des stocks est faite par le logisticien sous la supervision du Directeur
Administratif et Financier.
Pour chaque article, la gestionnaire des stocks tient une fiche de stock qui reprend
les informations suivantes :

- la nature de l’article ;
- la date pour chaque mouvement ;
- la quantité du stock initial ;
- le prix unitaire des stocks initial;
- la valeur du stock initial ;
- la quantité des entrées ;
- le prix unitaire des entrées ;
- la valeur des entrées ;
- la quantité des sorties ;
- le prix unitaire des sorties ;
- la valeur des sorties ;
- quantité du stock final ;
- prix unitaire du stock final
- la valeur du stock final.

Le stock est valorisé au coût unitaire moyen pondéré.

La réquisition des articles est faite par service sur un formulaire ad hoc, préparé par
le logisticien et vérifié et signé pour accord par le Directeur Administratif et
Financier. Le service demandeur signe pour réception des articles demandés.

Un inventaire physique est effectué par une équipe chargée de l’inventaire sous la
supervision du Directeur Administratif et Financier au mois de décembre de chaque
année. Cet inventaire permet de rapprocher la situation des stocks avec les fiches. Un
contrôle ponctuel peut être réalisé par le chargé de la logistique.

Tout écart constaté entre l’inventaire physique et l’inventaire théorique doit être
mentionné et expliqué sur la fiche d’inventaire et fera l’objet d’une note adressée au
Directeur National. Celle-ci indique la position à adopter le cas échéant ainsi que les
corrections éventuelles.

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I.5. GESTION DES DOCUMENTS

I.5.1. Gestion du courrier « Arrivé »

Le courrier « Arrivé » est celui en provenance de l’extérieur. Ce courrier suit la


procédure suivante :
- il entre par le secrétariat ;
- la secrétaire de direction l’enregistre dans le registre « Arrivé », le met dans le
parapheur approprié et le transmet au Directeur National;
- le Directeur National en prend connaissance, l’annote et retourne à la
secrétaire de direction pour le transmettre à qui de droit ou le classer.

En cas de courrier ordinaire, la secrétaire de direction:


- fait une photocopie du courrier annoté ;
- classe le courrier non destiné aux services ;
- transmet la copie au responsable concerné et archive l’original.

Le responsable traite le courrier et le retourne au secrétariat pour transmission au


Directeur National qui en prend connaissance et lui donne la suite appropriée.

I.5.2. Expédition du courrier

La procédure à suivre par la secrétaire de direction est la suivante :


- copie du document à expédier pour classement ;
- enregistrement du document dans un registre « courrier expédié » (date,
nature du document et destinataire) ;
- enregistrement du document à expédier dans un carnet décharge pour
réception du document par le destinataire dans le carnet de transmission et/ou
sur une copie du document.

I.5.3. Classement des documents

Les documents sont classés, soit par :


- ordre chronologique pour les courriers « Départ » et « Arrivé » ;
- par nature du document, en cas de besoin ;
- par projet, si nécessaire.
Chaque service peut également avoir son propre classement qui respecte les mêmes
critères.

II. PROCEDURES BUDGETAIRES, FINANCIERES ET COMPTABLES

Toutes les opérations portant sur la gestion des fonds et d’autres biens de la SOJPAE
doivent suivre les procédures contenues dans le présent manuel.

II.1. PROCÉDURES BUDGETAIRES

Il existe 3 phases dans le processus budgétaire qui sont :


- Elaboration du budget ;
- Exécution du budget ;
- Contrôle budgétaire.

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II.1.1. Elaboration du budget

L’exercice financier coïncide avec l’année civile, c’est-à-dire qu’il commence le 1er
janvier et se clôture le 31 décembre de chaque année.

Le Directeur National soumet le projet du plan d’action, le budget des programmes et


le budget de fonctionnement au Comité Exécutif pour adoption et à l’Assemblée
Générale pour approbation.

Le budget adopté par le Comité Exécutif et approuvé par l’Assemblée Générale


constitue un indicateur des dépenses et des recettes qui peut changer selon le
nombre de projets financés au cours de l’année.

II.1.2. Exécution du budget

L’exécution du budget est effectuée par le Directeur National, sous la supervision du


Président du Comité Exécutif et le contrôle du Comité de surveillance.

Les dépenses doivent être engagées aux fins pour lesquelles les budgets ont été votés
par les organes compétents.

Les comptes et articles du budget portent la même nomenclature des comptes du


plan comptable de la SOJPAE.
A chaque session ordinaire de l’Assemblée Générale, le Président du Comité Exécutif
présente pour information à l’Assemblée Générale le rapport d’activités, le rapport
financier ainsi que le plan d’action de la période ou de l’exercice suivant.

II.1.3. Contrôle budgétaire

Les réalisations doivent être périodiquement comparées aux prévisions contenues


dans le budget ; les écarts sont dégagés et analysés ; les ajustements nécessaires sont
opérés pour atteindre l’objectif défini, en dépit des variations intervenues et ayant
perturbé les facteurs de décisions initiaux.

Un tel souci de normalisation et de contrôle n’exclut pas la souplesse nécessaire à


toute action dans la mesure où un budget est établi à un moment précèdent celui de
sa réalisation et pour un certain niveau d’activités. Il doit, cependant être
suffisamment flexible pour répondre aux aléas apparus pendant son exécution.

A long terme, l’exercice du contrôle budgétaire, comporte la recherche des écarts


apparents et de leurs causes, afin de prévoir des budgets successifs plus précis.

II.2. PROCÉDURES FINANCIERES

II.2.1. Gestion des comptes bancaires et payement des factures

Il est ouvert un ou plusieurs comptes de la SOJPAE auprès des banques agréées sur
lesquels sont déposés les avoirs financiers de cette dernière. Certains de ces comptes
peuvent être producteurs d’intérêts.

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Les titres de paiement (carnets de chèques et formulaires des ordres de paiement)
doivent être conservés dans un endroit sécurisé.

Les ordres de paiement et les chèques sont établis par le Directeur Administratif et
Financier, vérifiés par le Directeur National et signé par les personnes autorisées.

Le paiement suit la procédure ci-après :

- le DAF reçoit les factures et notes de paiement régulièrement ordonnancées par les
personnes habilitées et procède aux vérifications suivantes :

existence de l’original ou bon de commande attaché à la facture ;


la qualité des signataires de la lettre ou bon de commande ;
existence sur la facture de la mention « Exécution conforme » ou « livraison
conforme » signée par le service demandeur d’achat ;
l’autorisation de payement du Directeur National par la mention « Bon à
payer »;
contrôle de l’exactitude arithmétique de la facture ;
concordance du montant de la facture avec le montant qui figure sur la
lettre ou bon de commande ;
- après ces vérifications, il établit les titres de paiement et les transmets avec
les pièces justificatives au Directeur National après avoir apposé sa signature.

Après la signature du Directeur National, le DAF:

- fait des photocopies des titres de payement qu’il conserve avec les pièces
justificatives ;
- fait acquitter les chèques et les remet aux bénéficiaires ;
- dépose l’original de l’ordre de payement à la banque ;
- appose la mention « payé » sur tous les documents ainsi que le n° du chèque
ou ordre de paiement ;
- envoie les pièces comptables au comptable pour procéder à l’imputation et à
la saisie et les retourne chez la DAF pour le classement des pièces.

Les extraits et ou relevés bancaires sont classés chronologiquement dans le classeur


approprié. Le livre de banque doit être rempli au jour le jour.

Des états de rapprochement bancaires mensuels doivent être établis par le Directeur
Administratif et Financier, vérifiés et approuvés par le Directeur National.

II.2.2. Gestion de la caisse

Sous la supervision du Directeur Administratif et Financier, le comptable et le Caissier


sont responsables de l’approvisionnement de la caisse.

Sauf exception, la caisse ne peut contenir un montant supérieur à 200 000 FBU.

Le renflouement de la caisse s’effectue sur demande du caissier et sur présentation


du rapport et de la justification d’utilisation de la dernière tranche.

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28
Toute dépense supérieure ou égale à 100 000 FBU doit être payée par voie
scripturale.

Toute sortie de fonds se fait sur présentation d’une demande de fonds (avec un état
des besoins en annexe) signée par le requérant, vérifiée puis signée pour accord par
le Directeur Administratif et Financier et approuvée par le Directeur National.

La sortie de fonds est sanctionnée par un bon de sortie de caisse rempli par le
caissier. Il doit être daté et signé par le bénéficiaire et avoir le visa du caissier. La
demande de fonds et les pièces justificatives doivent être annexées au bon de sortie
de caisse.

Les bons de sorties doivent être pré numérotés et classés à la comptabilité. La


mention « Payé cash » doit figurer sur la pièce justificative.

Les recettes et les dépenses sont enregistrées dans le livre de caisse au jour le jour.
Les pièces justificatives des opérations sont classées suivant leur ordre numérique et
par source de financement.

Le contrôle de caisse est fait au moins une fois par mois et de façon improvisée par le
Comptable. Un rapport de contrôle de caisse signé par le contrôleur et approuvé par
le DAF et le caissier est transmis au Directeur National.

II.2.3. Procédures d’achat

II.2.3.1. Demande d’achat

Toute demande d’achat des fournitures, des biens et services doit au préalable être
budgétisée et les crédits encore disponibles. En cas d’indisponibilité des crédits
budgétaires sur une activité prévue, le Directeur National peut procéder à une
redistribution des crédits après avoir obtenu la non objection du bailleur des fonds.

Tout achat ou service doit faire l’objet d’une demande du chef de service utilisateur
ou du logisticien. Ce dernier remplit et signe un bon de demande d’achat et le
transmet au Directeur Administratif et Financier pour vérification et accord et au
Directeur National pour approbation.

II.2.3.2. Sélection des fournisseurs.

II.2.3.2.1. Achat d’un bien/service pour un montant inférieur ou égal à 500 000
FBU
Pour ce type d’achat, les fournisseurs ou prestataires de service sont généralement
payés par caisse. La procédure d’achat à suivre est la suivante :

- l’employé demandeur remplit la demande d’achat ;


- la soumet au chef hiérarchique pour visa ;

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29
- le chef hiérarchique transmet la demande au Directeur Administratif et
Financier pour vérification et accord puis ce dernier le transmet à son tour au
Directeur National pour approbation ;
- le chargé de la logistique ou son délégué contacte par téléphone l’un des
fournisseurs de la SOJPAE;
- le fournisseur amène la facture pro forma s’il en a.

Le bon de commande n’est pas nécessaire pour ce type d’achat.

II.2.3.2.2. Achat d’un bien/service pour un montant compris entre 500 000 FBU et
5 000 000 FBU.

Le processus d’acquisition des biens ou des services dans cette tranche


d’approvisionnement se fait comme suit :
- les services utilisateurs expriment le besoin en termes de biens ou de services ;
- la direction envoie une correspondance aux différents fournisseurs) de biens ou
des services (au moins 4 fournisseurs) se trouvant dans leur banque de données
selon le cas pour leur demander leur proposition de meilleure une offre de prix
à présenter sous enveloppe fermée ;
- la direction de la SOJPAE nomme une commission d’ouverture et d’analyse des
offres ;
- la commission procède à l’ouverture et à l’analyse des offres à présenter dans
un tableau comparatif des offres financières et propose l’attributaire du
marché ;
- le président de la commission transmet le rapport au Directeur National pour
vérification et approbation ;
- la direction de la SOJPAE notifie le marché au soumissionnaire le mieux
disant par un bon de commande ou lettre de marché ;

II.2.3.2.3. Achat d’un bien/service d’un montant supérieur à 5 000 000 FBU.

Si la demande d’achat est approuvée par les autorités compétentes, le Directeur


Administratif et Financier prépare un avis d’appel d’offre qui précise :
- la description de l’article recherché ;
- les spécifications techniques ;
- la quantité ;
- le délai de livraison ;
- le délai d’exécution (pour les services) ;
- le mode de paiement ;
- la date limite du dépôt des offres ;
- la durée de validité de l’offre ;
- les termes de référence (s’il s’agit d’une consultance) ;
- les pénalités en cas de retard, de la non exécution ou de l’exécution non-
conforme du marché.

Le Directeur National désigne une commission d’ouverture et d’analyse des offres. La


procédure d’ouverture et de l’analyse des offres est la suivante :

- le Président de la commission procède à l’ouverture des enveloppes ;


- la commission procède au dépouillement des offres ;
- le comité dresse un tableau de comparaison des prix ;
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30
- le comité dresse un tableau des autres critères d’élimination contenus dans
l’avis d’appel d’offre (délai, qualité, capacité technique et financière, etc.) ;
- le comité classe les soumissionnaires par ordre croissant en fonction des points
obtenus ;
- le Président de la commission dresse le procès-verbal d’analyse des offres ;
- tous les membres du comité signent le procès-verbal avec proposition
d’attribution du marché;
- le procès-verbal est transmis au Directeur National pour analyse et
approbation ;
- la direction de la SOJPAE notifie le marché au soumissionnaire le mieux disant
et appelle ce dernier pour la négociation du contrat ;
- la direction de la SOJPAE prépare et envoie le bon de commande au
soumissionnaire le mieux disant pour l’exécution du marché ;
- le Directeur National nomme une commission de réception des biens ou des
services ;
- La commission de réception des biens ou services produit un rapport de
réception et l’envoie au Directeur National pour vérification et approbation.

II.2.4. Procédures d’engagement, de liquidation et d’ordonnancement des


dépenses

L’engagement est l’acte par lequel l’ordonnateur fait naître des droits en faveur des
tiers vis-à-vis de l’institution par l’émission des bons/lettres de commande ou par des
contrats.

La liquidation est l’acte par lequel l’ordonnateur arrête le montant à payer en faveur
des tiers conformément à l’acte d’engagement.

L’ordonnancement est l’acte par lequel l’ordonnateur demande au comptable de


payer la dette que l’institution doit aux tiers conformément à l’engagement et à la
liquidation.

II.2.4.1. Engagement des dépenses des achats

II.2.4.1.1. Réception des achats

La réception des fournitures et biens mobiliers est faite par le service chargé de la
logistique. La vérification de l’exécution d’une prestation de service incombe au
service demandeur.
Toute livraison doit être accompagnée d’un bon de livraison mentionnant :
- la date ;
- le n° du bon de commande ;
- les quantités livrées ; le transporteur ;
- le nom et la signature du réceptionnaire.

Toute livraison non- conforme à la commande doit être refusée et communiquée au


Directeur National pour décision.
Le fournisseur doit faire parvenir une facture et l’original du bon de commande. La
facture doit porter la signature et le cachet du fournisseur.

II.2.4.1.2. Vérification des factures


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31

Les factures accompagnées de l’original du bon/lettre de commande sont reçues par


la secrétaire de direction qui les enregistre et les achemine au Directeur National.
Elles suivent la procédure habituelle d’entrée des documents. Elles sont enregistrées
dans le registre « Factures arrivées ».

La vérification des factures en vue d’arrêter le montant à payer aux tiers obéit à la
procédure suivante :
- la facture est transmise au Directeur Administratif et Financier par le Directeur
National;
- le Directeur Administratif et Financier transmet la facture au service qui a
initié la dépense (service ordonnateur ou demandeur) ;
- le service ordonnateur vérifie :
l’existence de l’original du bon ou lettre de commande signée par les
autorités habilitées ;
l’existence d’un bon de livraison ;
l’existence de la date, numéro et signature ou cachet du fournisseur sur la
facture :
la concordance du montant du bon de commande avec le montant de la
facture ;
l’exactitude arithmétique de la facture ;
- après la vérification, le vérificateur appose sur la facture la mention « pour
livraison conforme » ou « exécution conforme » et sa signature.

Le service ordonnateur transmet la facture vérifiée au DAF qui fait les mêmes
vérifications et appose la mention « Bon à payer » et sa signature et transmet la
facture au Directeur National pour autorisation de payement.
Après avoir autorisé le payement, le DAF prépare le payement.

II.3. PROCÉDURES COMPTABLES

II.3.1. Tenue de la comptabilité

La saisie et les imputations se font selon les principes comptables généralement


acceptés dans le respect des lignes budgétaires et du plan comptable de la SOJPAE.

Les principes et normes comptables fondamentaux applicables sont les suivantes :

- gestion séparée suivant les sources de financement ;


- principe du coût historique : les biens achetés et les services reçus sont
enregistrés aux coûts auxquels ils ont été reçus ;
- principe d’objectivité : les données comptables doivent être aussi précises que
possibles et soutenues par des pièces justificatives authentiques et objectives ;
- principe de synchronisation des revenus et des dépenses (indépendance des
périodes) : chaque période supporte ses charges et ses produits, rien que ses
charges et rien que ses produits ;
- principe de permanence : pour une période comptable donnée : les méthodes
et procédures comptables ne changent pas à moins d’en informer le lecteur par
une note explicative ;

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32
- principe de prudence : les pertes et charges sont enregistrées dès qu’elles sont
probables au moment où les produits et profits ne sont enregistrés que s’ils
sont réalisés ;

La procédure d’élaboration des états financiers est la suivante :

- réception, vérification, numérotation, imputation, saisie et classement des


pièces comptables ;
- justification des soldes des comptes financiers (rapprochement entre les livres
des banques et les livres de la comptabilité) ;
- édition de la balance avant inventaire ;
- analyse des comptes et corrections éventuelles ;
- édition de la balance après inventaire ;
- confection des états financiers ;
- ouverture du nouvel exercice.

Toutes les pièces justificatives et les documents comptables doivent être protégés
contre la perte, la destruction ou l’altération. Elles doivent être pré numérotées et
classées chronologiquement.
Le classement supplémentaire des copies par projet et par programme est obligatoire
pour des raisons de justification aux bailleurs de fonds.

Les rapports financiers des projets sont élaborés par le DAF et approuvés par le
directeur National dans la forme et les détails exigés par les bailleurs de fonds. Les
dossiers des débiteurs et des créanciers sont tenus à jour par le DAF.
La clôture des comptes est fixée au 31 décembre de chaque année.

II.3.2. Organes de contrôle


L’audit externe des états financiers est obligatoire à la fin de chaque exercice et
chaque fois que de besoin sur demande des bailleurs des fonds ou de l’Assemblée
Générale.
Les rapports financiers, les contrats de financement, les livres de caisse et de
banque, les pièces justificatives ainsi que tout autre document ayant trait à la
comptabilité doivent être disponibles pour permettre l’audit.

III. DISPOSITIONS COMMUNES AUX PROCEDURES ADMINISTRATIVES ET FINANCIERES


III.1. MISE A JOUR DU MANUEL DES PROCEDURES
Motifs de mise à jour du Manuel des Procédures

La mise à jour du manuel des procédures est aussi importante que sa mise en place.
S’il n’est pas mis à jour régulièrement et si chaque exemplaire ne subit pas la mise à
jour, il perd son efficacité. Une liste des détenteurs du manuel sera maintenue à la
Secrétariat pour permettre une modification de tous les exemplaires chaque fois
qu’une mise à jour sera opérée.
La mise à jour du manuel peut être motivée par :
- des changements dans la structure ou les activités de l’association;
- les modifications des systèmes et procédures dans le but d’améliorer les procédures
existantes pour faire face à des situations nouvelles ;

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33
- des changements rendus nécessaires par l’application des textes et décrets
concernant les lois et règles comptables en vigueur au Burundi ;
- des modifications en ce qui concerne l’affectation du personnel ou des tâches lui
incombant.
Responsabilité de la tenue et de la mise à jour du manuel des procédures
La responsabilité de la tenue et de la mise à jour du manuel de procédures incombe
au Comité Exécutif qui décide en outre des copies à mettre à la disposition des
détenteurs. La décision de modification des procédures existantes est prise sur
l’initiative du Directeur National.

III.2.DISPOSITIONS FINALES
Le Comité Exécutif charge au Directeur National de veiller à l’application du présent
manuel des procédures.
Les dispositions internes et pratiques relatives aux procédures de gestion
administrative, budgétaire, financière et comptable antérieures et contraires au
présent manuel des procédures sont abrogées.
Le présent Manuel des Procédures Administratives, Budgétaires, Financières et
Comptables de la Solidarité de la Jeunesse Chrétienne pour la Paix et l’Enfance,
SOJPAE en sigle entre en vigueur le jour de son adoption par le Comité Exécutif.

Le Directeur National Le Président du Conseil


de la SOJPAE d’Administration de la SOJPAE

NSHIMIRIMANA Jacques MBONIMPA Athanase

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I

ANNEXES
II
Annexe N°1

FORMULAIRE DU RAPPROCHEMENT BANCAIRE

Description Montant
Solde sur le relevé bancaire
(fin du mois)

Ajouter : Dépôts en transit : …………….


Chèque N°…………… …………….
Chèque N°…………... …………….
Erreur provenant de la banque

Déduire chèque en circulation ………………


Chèque N°………………………. ………………
Chèque N°………………………. ………………
Chèque N°……………………….

Total banque ajusté ………………

Solde du livre de banque ………………

Ajouter
Intérêts retenus par la banque ………………
Commission bancaire sur le relevé ………………
Erreur dans l’enregistrement du chèque
………………

Solde corrigé ……………...

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III
Annexe N°2

FORMULAIRE D’ARRET DE LA CAISSE

Espèce en caisse

Billets de 10.000
Billet de 5.000
Billet de 2.000
Billet de 1.000
Billet de 500
Billet de 100
Billet de 50
Billet de 20
Billet de 10
Pièce de 50
Pièce de 10
Pièce de 5
Pièce de 1

TOTAL EN CAISSE …………………………

TOTAL EN CAISSE CONFORME AU …………………………


PLAFOND AUTORISE

L’ENCAISSE THEORIQUE …………………………

SURPLUS DE CAISSE OU DEFICIT DE CAISSE …………………………

Préparé par : ---------------- DATE : ---------------

Revu par : ---------------- DATE : ---------------


Fonction

APPROUVE PAR : --------------- DATE : ----------------

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IV

Annexe N°3

BON DE CAISSE

B.C N°………… du /………… /……… Projet N° :………

Nom :…………………………………………………………………………………………………………………………

Prénoms :………………………………………………………………………………………………………………

Fonction :……………………………………………………………………………………………………………

Montant : FBU

Montant en lettre : …………………………………………………………………………………


……………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………

Motif : ………………………………………………………………………………………………………………

Montant utilisé :

Solde remis :

Caissier Bénéficiaire Visa

Date : --------- date : -------- date : ------

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V
Annexe N°4

FORMULAIRE D’AUTORISATION DE PAIEMENT

Pièce N°………

Je demande l’autorisation de payer par (choisir un):

 Chèque N°…………………………
 Cash

A l’ordre de:

NOM & PRENOMS: _______________________________

ADDRESSE:_______________________________

N° de compte Code du Description de la dépense Montant:


projet

Montant total _____________________

______________________ _______________________
Préparé par : Approuvé par :

Signature Signature
________________________ __________________________
Date Date

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VI

Annexe N°5
Modèle de rapport financier mensuel
Du 1er/1/200N au 31/200N
N° de Comptes Prévisions Réalisations % des réalisations sur Ecart observations
comptes En termes de En termes de les prévisions Négative
budget budget ou Positive

LIQUIDES SITUATION DEBUT 200N


Caisse au 1/1/200N
Banque au 1/1/200N
TOTAL LIQUIDES AU 31/1/200N

RECETTES Du 1/1/200N au 31/1/200N


Cotisations des membres
Dons divers
Travaux onéreux
Ventes diverses
Profits de changes
Créditeurs divers
TOTAL RECETTES AU 31/1/200N
DEPENSES Du 1/1/200N au 31/1/200N
Loyer
Mobilier
DEPENSES Rémunérations dues au personnel
Eau et électricité
Fournitures de bureau
Carburant
Entretien et réparation véhicule
Courrier et communiqués
Téléphone
VII
N° de Comptes ou rubriques budgétaires Prévisions Réalisations % des réalisations sur Ecart observations
comptes En termes de En termes de les prévisions Négative
budget budget ou Positive
Internet
Mission à l’intérieur
Mission à l’étranger
Honoraires et frais d'actes
Reproduction des rapports
Pertes et charges diverses
Assurances véhicules
IPR
Frais de douane
Frais bancaires
Remboursement crédits
TOTAL DEPENSES AU 31/1/200N
LIQUIDES SITUATION FIN JANVIER 200N
Caisse au 31/01/200N
Banque au 31/01/200N
TOTAL LIQUIDES AU 31/01/200N
RECETTES TOTAL RECETTES AU 31/01/200N
DEPENSES TOTAL DEPENSES AU 31/01/200N
SOLDE AU 31/01/200N
Préparé par : Approuvé par :
Date : Date :
Nom : Nom :
Fonction : Fonction
Signature : Signature :
Vérifié par : Cachet de SOJPAE
Date :
Nom :
Fonction :
Signature :

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VIII
Annexe N°6

LIVRE DE BANQUE MENSUEL

Période du 01/01/200N au 31/01/200N

Date de N° titre Libellé Montants entrés Montants Solde Extraits bancaires Observations
l’opération bancaire sortis

Préparé par : Approuvé par :

Date : Date :
Nom : Nom :
Fonction : Fonction
Signature : Signature :

Vérifié par : Cachet de SOJPAE

Date :
Nom :
Fonction :
Signature :

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IX

Annexe N°7

LIVRE DE CAISSE MENSUEL

Période du 01/01/200N au 31/01/200N

Date Libellé Bon de Bon Montants Montants Solde Date de Montants Rubrique Observat
sortie d’entrée entrés sortis justification justifiés budgétaire ions

Préparé par : Approuvé par :


Date : Date :
Nom : Nom :
Fonction : Fonction
Signature : Signature :

Vérifié par : Cachet de SOJPAE

Date :
Nom :
Fonction :
Signature :

MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES, BUDGETAIRES, FINANCIERES ET COMPTABLES DE LA SOJPAE


X
Annexe N°8

INVENTAIRE TRIMESTRIEL
DATE DE L’INVENTAIRE : XX/YY/20NN

Date N° de Descriptio Financement Affectatio N° Qté Coût Etat Observations


d’acquisition série n n d’inventaire d’achat

Préparé par : Approuvé par :


Date : Date :
Nom : Nom :
Fonction : Fonction
Signature : Signature :
Vérifié par : Cachet de SOJPAE
Date :
Nom :
Fonction :
Signature :

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Annexe N°9

BON DE SORTIE DE CAISSE No 00/XX/200N

(A rédiger en deux exemplaires)

Payé à Mr/ Mme……………………………………….…………

Le montant de ………………………… Fbu(en lettres): ……………………………………………………………


…………………………………………………………………………………………………………………………………………..

Motif : ……………………………………………………………………………………………….………………

Pour réception (le destinataire/demandeur)

Nom et prénom: ...........................................

Fonction :.....................................................

Date : ………………………………………………….…………

Signature :...............................................

Montant utilisé …………………………… Fbu

Solde remis ...……………………………… Fbu

Pour réception (le caissier)

Nom et prénom : ................................................

Fonction :..........................................................

Date : ………………………………………………….…………

Signature :........................................................

Cachet de SOJPAE et
Signature du Directeur National
I

Annexe N°10

PROCES- VERBAL DE CHARGE ET DE DECHARGE DE MATERIEL


(A rédiger en deux exemplaires : un pour chaque agent)
Je soussigné …………………………………………………… confirme que j'ai reçu temporairement
les actifs (matériels) suivants, nécessaires pour ma fonction au sein de L’ASSOCIATION
Solidarité de la Jeunesse Chrétienne pour la Paix et l’Enfance :
Date : ..............................................................
Nom et prénom: .................................................
Fonction : .......................................................
Signature : ......................................................
Je soussigné …………………………………………………… confirme que les actifs (matériels)
suivants ont été rendu à l’association Solidarité de la Jeunesse Chrétienne pour la
Paix et l’Enfance.
N° Description du matériel Nombre Date reçu Date rendu

Les éléments suivant ont été égarés pendant la période de ma fonction ou à la date
de départ :
1………………………………………………………………….
2………………………………………………………………….
Sujet à un paiement de Fbu…………………………. pour compenser la perte des éléments
ci-dessus, l’association Solidarité de la Jeunesse Chrétienne pour la Paix et l’Enfance
certifie la décharge
Nom et prénom : ................................................

Fonction :..........................................................

Date : ………………………………………………….…………

Signature :........................................................

Cachet de SOJPAE et
Signature du Directeur National

MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES, BUDGETAIRES, FINANCIERES ET COMPTABLES DE LA SOJPAE


II
Annexe N°11

Bon de réquisition du matériel N°XX/200N

La Demande :

Article Qté réquisitionnée Description détaillée/caractéristiques des


biens ou services réquisitionnés

1. Préparé par : le Demandeur 2. Approuvé par : le DAF

Date : ........................... Date : ...........................


Nom et prénom: ............... Nom et prénom: ...............
Fonction : ...................... Fonction : ......................
Signature : ..................... Signature : .....................

3. Autorisé par : (la direction)

Date : ...........................
Nom et prénom: ...............
Fonction : ......................
Signature : .....................
Cachet de SOJPAE et
Signature du Directeur National

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