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V.

11 October 2018
GUIDE PRATIQUE ( KoboToolbox )
Enquête bénéficiaires des moyens de subsistance
Avant l’enquête (Point focal uniquement)
1. Installer KoboCollect sur votre portable
2. Configurer votre enquête bénéficiaires personnalisée Attention:
Seul le point focal (pas
2a. Enquête de formation (formation uniquement)
les enquêteurs) doit
Pendant l’enquête (Point focal et enquêteurs) exécuter: les tâches n° 1,
2, 12,
3. Démarrer l’enquête
13, 14, 15
4. Changer la langue
5. Ajuster la taille du texte
6. Passer d’une question à l’autre
7. Types de questions
8. Validation et messages d’erreur
9. Visualiser toutes les questions/réponses
10. Sauvegarder/Quitter/Recharger une enquête
11. Finir une enquête

Après l’enquête (Point focal uniquement)


12. Soumettre les réponses en ligne
13. Supprimer les enquêtes sauvegardées
13a. Nettoyer les données stockées
14. Supprimer le formulaire vierge
15. Actualiser l’enquête personnalisée
1. Installer KoboCollect sur votre portable
Vérifiez que votre tablette/téléphone est connectée à internet
1) Dans Google Play, recherchez “Kobocollect”: → Cliquez sur “Install”
2) Ou, saisissez dans google “kobocollect download” → Cliquez sur “Install”
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Attention: Si rien ne fonctionne, téléchargez l’application via


http://apk-dl.com/kobocollect, et l’installez manuellement par USB (Voir la section
TI).
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2. Configurer votre enquête bénéficiaires personnalisée
1) Cliquez (appuyer) sur l’icône KoboCollect pour lancer l’application.
2) La page “KoboCollect’s Main Menu” s’ouvrira → En haut à droite de la
fenêtre, cliquez sur → et sélectionnez “Modifier les Paramétres”.
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3) Cliquez sur “Serveur”.


4) Saisissez l’adresse → https://kobocat.unhcr.org/livelihoods_monitoring_surveys
Comme pour saisir l’URL, saisissez l’Username et le Password fournis par le
Siège (dans un email séparé) – ne les communiquez pas.
Revenez au Main Menu en cliquant sur le bouton retour de votre
tablette/smartphone
2. Configurer votre enquête bénéficiaires personnalisée
1) Dans le Main Menu, sélectionnez “Telecharger un formulaire vierge”. Attention: votre
tablette/smartphone doit être connecté à internet
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1) Saisissez/confirmez l’Username et le Password fournis par le Siège (dans un email séparé)


– ne les communiquez pas. Cliquez sur “OK” → Les enquêtes disponibles s’afficheront.
• Pour créer une enquête à des fins de formation → Aller à la page suivante.
• Pour créer une enquête réelle → procédez aux étapes indiquées sur cette page.
3) Sélectionnez “<Année> + CUSTOMISED – Livelihoods Beneficiary Survey”→ Cliquez
sur “Télécharger la sélection”
4) Votre enquête sera automatiquement téléchargée. Si votre enquête est téléchargée avec
succès, un message de confirmation indiquant “Success” apparaîtra. RETOUR EN HAUT
2. Configurer votre enquête bénéficiaires personnalisée
MODE AVION: Pour économiser la batterie, il est recommandé de mettre le smartphone/la
tablette en mode avion pendant l’enquête sur le terrain.

5) Quittez KoboCollect en appuyant sur le


bouton de la page d’accueil du
smartphone/de la tablette pour aller sur
la page d’accueil.
6) Sur la page d’accueil, sélectionnez
“Paramétres”
7) Dans la pageParamètre, sélectionnez
“Plus…” sous Wireless & Networks.
8) Activez “Mode Avion” → Cela va
couper la connexion Wi-FI.
REMARQUE : Chaque téléphone a une interface différente, mais l’accès au mode
avion est généralement le même.
REMARQUE : Une fois que l’enquête aura été téléchargée dans KoboCollect,
vous n’aurez plus besoin de connexion internet jusqu’à ce que vous envoyiez les
réponses sauvegardées. RETOUR EN HAUT
2a. Enquête de formation (pour la formation uniquement)
REMARQUE : Cette page ne doit être utilisée que lorsque vous suivez/ organisez
une formation, et que vous avez besoin d’une enquête de FORMATION (DEMO).
Si vous commencez une enquête réelle, retournez à la page précédente.

3 4 3) Sélectionnez “TRAINING (DEMO) :


CUSTOMISED Livelihoods Beneficiary
Survey”→ Cliquez sur “Télécharger la
sélection”

4) L’enquête de FORMATION (Demo) sera


automatiquement téléchargée. Si votre enquête
est téléchargée avec succès, un message de
confirmation indiquant “Success” apparaîtra. →
Allez étape
REMARQUE : Cette enquête de FORMATION (DEMO) contient
les mêmes éléments que ceux de l’enquête réelle, mais les
données seront stockées dans le compte demo, et vous pouvez
vous exercer à envoyer les données autant de fois que
nécessaire.

A LA FIN DE LA FORMATION : Avant de commencer l’enquête réelle,


SUPPRIMEZ l’enquête de FORMATION (DEMO) (pour supprimer, voir n° 13)
des téléphones utilisés par les enquêteurs, afin d’éviter toute confusion.
VÉRIFIEZ QUE : seule l’enquête réelle doit restée sur les téléphnes (Voir
étapes (3) et (4) de la page précédente).
3. Commencer l’enquête
1) Dans ‘Main Menu’, sélectionnez “Remplir un Formulaire”
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1) L’enquête de votre pays devrait figurer dans la liste → Sélectionnez votre


enquête.
Attention: Si votre enquête n’apparaît pas, c’est qu’elle n’a pas été téléchargée
correctement → revenez à l’étape n°2
3) KoboCollect va commencer une nouvelle enquête. → Sur la première page
apparaît le message “Vous êtes au début de CUSTOMISED – Livelihoods
Beneficiary Survey”
RETOUR EN HAUT
4. Changer la langue
L’enquête s’affiche dans la langue par défaut (généralement l’anglais).
Attention : L’enquête est disponible dans 3 autres langues - arabe, français,
espagnol.
1) Pour utiliser d’autres langues, après avoir lancé une nouvelle enquête, cliquez
sur en haut à droite de la fenêtre, et sélectionnez “Changer la langue”.
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1) La liste des langues disponibles apparaît → Sélectionnez celle dont vous avez
besoin et double cliquez.
→ KoboCollect changera automatiquement la langue d’affichage pour cette
enquête. RETOUR EN HAUT
5. Ajuster la taille du texte
Pour faciliter la lecture, vous pouvez agrandir ou réduire la taille du texte à votre
guise. La taille par défaut est “Normal”.
1) Pour changer la taille de la police, cliquez sur en haut à droite de la fenêtre, et
sélectionnez “Modifier les Paramétres”.
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1) Cliquez sur “Interface utilisateur”


2) Cliquez sur “Taille de la Police”
3) Sélectionnez l’une des 5 tailles disponibles (Tres grand, grand, normal, petit, tres
petit) → Double cliquez. → KoboCollect changera automatiquement la taille de
RETOUR EN HAUT
la police pour toutes les enquêtes.
6. Faire défiler (glisser) les questions
Dans l’enquête, vous visualisez normalement une seule question par écran.
• Pour passer à la question suivante, faites glisser de droite à gauche.
• Pour revenir à la question précédente, faites glisser de gauche à droite.
Attention: la plupart des questions sont obligatoires. En conséquence, si vous n’avez pas
répondu à la question en cours, vous ne pourrez pas passer à la question suivante.

Pour ce type de Si la question suivante


questions, le passage à la n’apparait pas
question suivante est automatiquement, vous
automatique devez glisser de gauche à
droite pour terminer la Vous ne pouvez pas aller à
question en cours et la question suivante avant
pouvoir passer à la de répondre à la question
suivante actuelle

Attention : Pour certaines questions (du type à sélectionner), l’écran passera


automatiquement à la question suivante. Pour d’autres, il faudra confirmer la
réponse en cours, et vous passerez ensuite à la question suivante. RETOUR EN HAUT
7. Types de questions
L’enquête présente 4 types de questions (choix unique, choix multiple, texte, nb)
Choix unique Choix multiple Texte Nombre

• Choix unique : vous ne pouvez sélectionner qu’un seul choix – vous serez
généralement amené directement à la question suivante.
• Choix multiple : vous pouvez sélectionner plusieurs choix – faire glisser pour
confirmer votre choix, et passer en même temps à la question suivante.
(L’introduction de l’enquête précise le type de questions).
• Texte et nombre : Le clavier s’affichera et vous pourrez saisir la réponse - Faire
glisser pour confirmer et passer à la question suivante. RETOUR EN HAUT
8. Validation et messages d’erreur
Les réponses à certaines questions seront vérifiées afin d’être validées.
• Si la réponse est incorrecte ou non valable, un message d’erreur s’affichera
(exemple: “Désolé, cette réponse n’est pas valable”, etc.)
• Si ce message s’affiche, corriger votre réponse
Les cas figurant dans les exemples suivants ne seront pas acceptés :
Exemple : si la question concerne l’année d’arrivée et que vous saisissez 156, la réponse n’est pas correcte.
Exemple : si le nombre de membres de la famille de différents groupes d’âge ne correspond pas à la taille du ménage indiquée dans la
précédente question, la réponse n’est pas correcte.

Attention : tant que vous n’aurez pas saisi une réponse correcte, vous ne pourrez
pas passer à la question suivante.

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9. Visualiser toutes les questions/réponses
Vous pouvez visualiser la liste de toutes les questions/réponses sur un seul écran.
1) Cliquez sur en haut à droite de l’écran de l’enquête.
2) Toutes les questions/réponses s’afficheront et vous pourrez les corriger si
besoin. Vous pouvez faire défiler les questions verticalement.
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Pour saisir des modifications, sélectionnez une question en particulier et revenez à l’écran de
la question.
Attention : cette fonction doit servir à revoir les questions auxquelles vous avez déjà apporté
des réponses. Pour les questions auxquelles vous n’avez pas encore répondu, il se peut que
les questions n’apparaissent pas toutes, puisqu’elles sont liées à la réponse à d’autres
questions (auxquelles vous n’avez pas encore répondu). RETOUR EN HAUT
10. Sauvegarder/Quitter/Recharger une enquête
1) Pour sauvegarder rapidement un brouillon de l’enquête, cliquez sur l’icône sauvegarder
en haut à gauche de l’écran.
2) Pour mettre sur pause ou terminer, cliquez sur le bouton retour de la tablette pour fermer
l’application → Une fenêtre s’affichera avec les deux choix suivants.
• Si vous voulez sauvegarder le contenu sauvegardé en tant que brouillon, sélectionnez “Sauvegarder
les Modifications” → Le brouillon sera sauvegardé sous “Editer un Formulaire Sauvegardé”
• Si vous voulez abandonner cette enquête, sélectionnez “Ignorer les changements”. Attention : les
données seront définitivement supprimées

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3) Pour recharger le brouillon, sélectionnez “Editer un Formulaire Sauvegardé” dans le


menu principal → Sélectionnez l’enquête (le nom de l’enquête comprend le nom du
bénéficiaire) et continuez.. RETOUR EN HAUT
11. Terminer l’enquête
Lorsque vous arrivez à la fin de l’enquête, vous pouvez la sauvegarder en tant que formulaire
“finalisé”.
1) Vérifiez que la case “Marquer le formulaire comme finalisé” est cochée → puis cliquez
sur “Sauvegarder et Sortir”.
2) L’outil validera encore une fois toutes les réponses. Si un message d’erreur s’affiche,
corrigez/modifiez les réponses correspondantes. Tant que vous n’aurez pas répondu
correctement à toutes les questions, vous ne pourrez pas sauvegarder l’enquête en
tant que formulaire “finalisé”.
3) Le formulaire “finalisé” n’est pas encore transmis, mais il est sauvegardé localement
sous “Envoyer un Formulaire Finalisé”, ce qui signifie qu’il est finalisé et prêt à être
envoyé.
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12. Soumettre les réponses en ligne
Assurez-vous d’abord que votre appareil est connecté à internet.
Pour ce faire, vérifiez que le Mode avion est DÉSACTIVÉ (il a été précédemment
activé)
1) Quittez KoboCollect en appuyant sur
le bouton Accueil du smartphone/de la
tablette pour aller sur la page
d’accueil.
2) Sur la page d’accueil, sélectionnez
“Paramétres”
3) Dans la page “Paramètres”,
sélectionnez “Plus…” sous Wireless &
Networks.
4)
Décochez la case “Mode Avion” →
vous pourrez vous connecter à la
Wi-Fi.
REMARQUE : L’interface de chaque téléphone est différente, mais l’accès au
Mode Avion est généralement le même.

RETOUR EN
HAUT
12. Soumettre les réponses en ligne
Vérifiez que vous êtes connecté à internet
5) Sélectionnez “Envoyer un Formulaire Finalisé” dans le menu principal.

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6) Vérifiez l’enquête que vous voulez soumettre en ligne (pour tout sélectionner,
cliquez sur “(dé)sélectionner tout”). → Cliquez sur “Envoyer Eléments
Sélectionés”.
7) Entrez l’Username et le Password fournis par le Siège. Il s’agit des mêmes
données utilisées pour le n° 2. → Cliquez sur “OK”.
8) Si les données ont été soumises avec succès, un message indiquant
RETOUR EN HAUT
“Success” s’affichera.
13. Supprimer les formulaires sauvegardés (si nécessaire)
1) Pour supprimer les formulaires sauvegardés → sélectionnez “Supprimer Formulaire
Souvegardé” dans le menu principal.
2) Vous visualiserez tous les formulaires sauvegardés localement. Il existe 3 types: 1) brouillons
sauvegardés non finalisés, 2) formulaires finalisés pas encore soumis, 3) formulaires soumis
→ Vérifiez quelle est l’enquête à supprimer. Chaque enquête contient le nom du bénéficiaire et le
type de formulaire (sauvegardé, finalisé ou envoyé). Pour tout sélectionner, cliquez sur “(de)
sélectionner tout”. → Cliquez sur “Supprimer la sélection”.
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3) Sélectionnez “Supprimer ces formulaires” → 4) Le message “formulaire(s) supprimés


avec succès” s’affichera.
Attention : Les formulaires “envoyés” sont toujours sauvegardés localement par mesure de sécurité.
Il est recommandé de supprimer les formulaires “envoyés” uniquement à la fin. RETOUR EN HAUT
13a. Supprimer définitivement les données stockées
REMARQUE : cette page explique comment procéder pour supprimer toutes les données des
enquêtes dans chaque appareil (contenant des informations personnelles), à la fin de l’enquête,
et après avoir confirmé que toutes les données soumises ont été reçues sur le serveur Kobo.
Remarque : contactez d’abord le Siège pour vérifier que le nb de données soumises et le nb de
données reçues correspondent bien.
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1) Sélectionnez “Supprimer des Formulaires Sauvegardés” dans le menu principal.


2) Sélectionnez tous les formulaires sauvegardés sous “FORMULAIRES SAUVEGARDES”
en cliquant sur “(de) sélectionnér tout”, et “Supprimer la sélection” → Confirmez
“Supprimer ces formulaires”
3) Confirmez qu’aucun formulaire sauvegardé n’est encore dans les smartphones/tablettes.
Attention : Une fois supprimées, les données ne pourront plus être récupérées RETOUR EN HAUT
14. Supprimer votre formulaire bénéficiaire personnalisé
1) Pour supprimer les formulaires vierges → sélectionnez “Supprimer des
Formulaires Sauvegardés” dans le menu principal.
2) Cliquez sur “FORMULAIRES VIDES” en haut à droite → Choisissez le
formulaire vierge que vous voulez supprimer (pour tout sélectionner, cliquez
sur “(de) sélectionnér tout”) → Cliquez sur “Supprimer la sélection”.
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1) Un message de confirmation s’affichera → Sélectionnez “Supprimer ces


formulaires”
2) Si le formulaire a été supprimé, le message “formulaire(s) supprimes avec
succes” s’affichera. RETOUR EN HAUT
15. Actualiser votre formulaire d’enquête bénéficiaire
personnalisé
Si vous devez actualiser le formulaire d’enquête bénéficiaire personnalisé (par
exemple, si l’enquête a été modifiée par le Siège, etc.), suivez avec attention les
étapes suivantes pour chaque appareil.
1) Il est recommandé de finaliser tous les formulaires en attente, et de les
soumettre en ligne, afin d’éviter toute perte d’information (voir n° 12).
2) Supprimez votre formulaire d’enquête bénéficiaire personnalisé (voir n° 14)
3) Télécharger un formulaire vierge (voir n° 2)
RETOUR EN HAUT

Pour toutes questions relatives aux enquêtes sur les


bénéficiaires des moyens de subsistance, veuillez
prendre contact à:

LIVELIHOODS@UNHCR.ORG

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