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mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes
En "Conceptos básicos de Excel 2007" vamos a dar un repaso a los conceptos que
representan la base del trabajo con Excel. En concreto veremos la manera de
ejecutar Excel y salir del programa, estudiaremos el entorno que nos ofrece Excel
y aprenderemos la manera de guardar y recuperar el trabajo que hayamos realizado.
Excel es un programa de hoja de cálculo y, como su propio nombre indica, se
dedica fundamentalmente a realizar cálculos. Lógicamente, antes de pedirle a Excel
que realice un cálculo debemos suministrarle los datos pertinentes. En este curso
veremos también la forma de introducir datos en Excel y de corregir los que ya hay.
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Ejecutar Excel
Hay distintas maneras de arrancar Excel, es decir, de ponerlo en funcionamiento.
A saber:
ð Hacer clic en el icono de Excel que se encuentra en el menú Inicio, Programas (o
Todos los programas, dependiendo de tu versión de Windows), Microsoft Office
(figura 1.1). Si usas este procedimiento se iniciará Excel y se abrirá un documento
en blanco.
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Para comenzar el estudio de Excel vamos a suponer que lo has ejecutado utilizando
el icono Excel que aparece en el menú Inicio. Si es así, el aspecto que tiene Excel
cuando se ejecuta es el que puedes ver en la figura 1.4.
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ventana, es decir, saldrás del programa (o sea, de Excel).
La cinta de opciones
La cinta de opciones está justo debajo de la barra del título. Cada una de las fichas o
pestañas que aparecen en esta cinta es el nombre de un grupo de comandos. Las
opciones o comandos que contiene cada grupo se organizan por tareas lógicas o
tipos de actividad (como por ejemplo configurar la página, elegir el formato del
texto o insertar imágenes). Las fichas y sus grupos permiten acceder a todas las
características y funcionalidades que Excel pone a tu disposición. Para seleccionar
una opción o comando, sólo tienes que buscarlo por su actividad en la cinta de
opciones y pulsar sobre su nombre o botón.
Aunque el número de fichas de Excel no es muy grande, solo seis en principio, el de
los comandos que contienen todos los grupos sí que lo es. Para simplificar el acceso
a todos esos comandos, por omisión Excel oculta de la vista algunas fichas y solo
aparecerán en la cinta cuando se las necesite, es decir, el entorno de trabajo de
Excel interactuará con el usuario y cambiará en función de nuestras elecciones. Si
quieres comprobarlo rápidamente sigue estos pasos:
ð Maximiza la ventana de Excel si no lo está (acabamos de aprender a usar ese
botón) y fíjate bien en los grupos y botones de la cinta de opciones. Ahora devuelve
la ventana al tamaño que tenía antes y, si es preciso, reduce un poco el tamaño de
la ventana. Lo que tratamos de ver es cómo los grupos de comando se contraen o
alargan para ocupar mejor el espacio de la ventana y cómo los botones pueden
reducirse a iconos que muestran sus opciones en un desplegable (fig 1.6).
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Figura 1.7. Las ficha Herramientas de tabla solo aparece de forma eventual cuando
esté seleccionada alguna tabla
La barra de herramientas de acceso rápido
Encima de la cinta de opciones y compartiendo espacio en línea con la barra de
menú hay una barra pequeña, la barra de herramientas de acceso rápido. Esta barra
de herramientas es un conjunto de botones agrupados (aunque además de botones
también puede haber otros controles, como cuadros desplegables). Hacer clic en
uno de esos botones es equivalente a seleccionar un comando de de entre los
muchos que hay por toda la cinta de opciones y, en algunos casos, después
seleccionar una opción en un cuadro de diálogo. La gran diferencia es que resulta
mucho más rápido y cómodo pulsar un botón en esta barra que tener que
desplazarse por las fichas hasta encontrar el comando que se busca o tener que
rellenar opciones en un cuadro de diálogo.
Por omisión, Excel muestra solo tres comandos en esta barra, pero su gran ventaja
es que es totalmente personalizable. Cualquier comando de la cinta de opciones
puede agregarse a la barra de herramientas de acceso rápido, lo que significa que el
aspecto final de esta barra puede ser el que queramos y contendrá los comandos
que más utilicemos, como una especie de "favoritos". Y así los tienes más a mano
(figura 1.8).
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secundario sobre el icono en la barra de acceso rápido y eliges eliminarlo.
Si además haces clic en el desplegable de la propia barra de herramientas, Excel te
sugerirá una serie de comandos para agregar. Aquellos nombres que tengan una
marca de verificación a su izquierda identifican a los comandos que ya se ven en la
barra en este momento. Para que se vea cualquier otro, haz clic sobre su nombre. Si
quieres ocultar un comando de estos, pulsa sobre su nombre en este menú: el
comando desaparecerá de la barra y su nombre dejará de tener una marca de
verificación a la izquierda.
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nuestra barra de herramientas de acceso rápido.
3. Luego selecciona ese mismo comando u otro en la columna de la derecha y pulsa
los botones de Arriba o Abajo para darle un orden en la barra.
4. Quitar un comando es el procedimiento contrario; seleccionas en la columna de
la derecha y pulsas el botón Quitar.
Puedes agregar incluso grupos de comandos enteros (los que en la columna de la
izquierda tienen una flecha hacia la derecha, indicando que contienen más
comandos).
Nota
Cambia todo lo que quieras para probar. Siempre podrás devolver la barra a su
estado original y eliminar todos los cambios pulsando el botón Restablecer.
Cuando tu barra de herramientas crezca con tus comandos favoritos tal vez te
interese tenerla más cerca de la hoja de trabajo. Puedes hacer que cambie de
posición activando la casilla Mostrar la barra de herramientas de acceso rápido
debajo de la cinta de opciones. Si además combinas el cambio de ubicación con
minimizar la cinta de opciones (haz clic secundario sobre la cinta y elige Minimizar
la cinta de opciones), conseguirías un aspecto de la ventana de Excel muy parecido
al de versiones anteriores; ideal si eres un nostálgico (fig 1.10).
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de estado y decide, por el sistema de marcas de verificación, qué tipo de
información quieres que aparezca en la barra. La información que ofrece es muy
diversa pero por ejemplo Promedio y Suma cumplen la función de una pequeña
calculadora.
La ventana del documento
Todo lo que está por debajo de la barra de fórmulas y por encima de la barra de
estado es la ventana del documento de Excel. Tal y como aparece en la figura 1.5 no
parece una ventana, pero eso es porque la ventana está maximizada. Si observas los
tres botones que hay en el extremo derecho de la barra del título de la ventana del
programa (los que vimos un poco más arriba), verás que hay otros casi idénticos
debajo de ellos. Esos tres botones pertenecen a la ventana del documento y, si
haces clic en el del medio (Maximizar/ Restaurar), conseguirás ver la ventana del
documento dentro de la ventana del programa (figura 1.11).
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En el extremo izquierdo de la barra del título está el menú de control de la ventana
del documento (aparece como un icono de los documentos de Excel). Este menú
contiene comandos para mover, cambiar el tamaño y cerrar la ventana, aunque no
se utilizan casi nunca.
En el extremo derecho de la barra del título hay tres botones:
ð Minimizar.Sirve para reducir al mínimo tamaño la ventana del documento y para
colocarla en la parte inferior de la ventana del programa.
ð Maximizar/Restaurar. Cuando la ventana está minimizada o cuando esté
maximizada, éste es el botón Restaurar y sirve para devolver a la ventana su
tamaño intermedio. Cuando la ventana está restaurada, es decir, tiene un tamaño
intermedio, sirve para hacer que ésta pase a ocupar el máximo tamaño posible
dentro de la ventana del programa.
ð Cerrar.Sirve para cerrar la ventana del documento, es decir, el libro de trabajo, sin
cerrar Excel. Si has realizado cambios en el libro de trabajo y no los has guardado
en el disco, Excel te ofrecerá la posibilidad de hacerlo antes de cerrarlo.
Cuando la ventana del documento está maximizada (como en la figura 1.5), se
producen algunos cambios en la barra del título de la ventana del documento. En
realidad ésta desaparece como tal, y sus elementos se disponen de la siguiente
manera:
ð El nombre del libro de trabajo aparece en la barra del título de la ventana del
programa, precediendo al título del programa Microsoft Excel.
ð El menú de control de la ventana del documento desaparece por completo.
ð Los botones Minimizar, Maximizar/ Restaurar y Cerrar de la ventana del
documento se sitúan en el extremo derecho de la barra de menús, debajo de los
botones equivalentes de la ventana del programa.
Durante el resto del libro trabajaremos casi en todos los casos con la ventana del
documento maximizada, ya que resulta más cómodo.
La barra de selección de las hojas del libro
En la parte inferior izquierda de la ventana del documento está la barra de selección
de las hojas del libro de trabajo. Recuerda que cada libro de trabajo puede contener
más de una hoja de cálculo; pues bien, esta barra permite pasar de una a otra hoja
de las que contenga el libro.
En la parte izquierda de la barra hay cuatro botones que permiten pasar,
respectivamente, a la primera hoja del libro, a la anterior a aquella en la que
estemos, a la siguiente y a la última.
A continuación de los botones hay una ficha o solapa por cada una de las hojas que
contenga el libro, cada una con el nombre de la hoja (que será distinto al nombre
del libro de trabajo). Para pasar a cualquier hoja del libro, sólo hay que hacer clic en
la ficha que contiene su nombre.
Las barras de desplazamiento
A lo largo del borde derecho de la ventana del documento se encuentra la barra de
desplazamiento vertical y en la parte derecha del borde inferior está la barra de
desplazamiento horizontal. La función de ambas barras consiste en permitir cambiar
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desplazamiento horizontal. La función de ambas barras consiste en permitir cambiar
la parte de la hoja de cálculo que se ve en la pantalla.
Filas, columnas y celdas
El interior de la ventana del documento está compuesto por una red de casillas. En
realidad, estas casillas se forman por el cruce de filas (horizontales) y columnas
(verticales). En cada cruce de una fila con una columna aparece una casilla que se
denomina celda. Cada fila y cada columna tienen un nombre. Los nombres de las
filas se pueden ver a lo largo del borde izquierdo de la ventana del documento y
consisten en un número. Los nombres de las columnas aparecen a lo largo del
borde superior de la ventana del documento y están formados por una o más letras.
Así se habla de la fila 5, de la columna R o de la columna HZ.
A su vez, todas las celdas de la hoja de cálculo tienen un nombre o referencia, que
se forma uniendo el nombre de la columna y de la fila que, al entrecruzarse, dan
lugar a esa celda. Así se habla de la celda A1, C72, AD5, etcétera (figura 1.12). Al
nombrar una celda siempre se pone en primer lugar el nombre de la columna y
luego el de la fila, y nunca al revés.
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1. Mirando la dirección o referencia que aparece en el extremo izquierdo de la barra
de fórmulas.
2. Por el reborde grueso que aparece a su alrededor y que se denomina puntero de
celda.
3. Mirando la intersección de la columna y la fila activas, que se reconocen porque
sus respectivos nombres aparecen en negrita.
En la figura 1.11 puedes ver que el puntero de celda está en la celda A1, que pone
A1 en el extremo izquierdo de la barra de fórmulas y que el nombre de la columna A
y el nombre de la fila 1 están en negrita.
Nota
La forma más segura de localizar la celda activa es mirando su dirección en el
extremo izquierdo de la barra de fórmulas, puesto que hay ocasiones en las que la
celda activa estará fuera de la zona de la hoja que se ve en pantalla, con lo que los
procedimientos 2 y 3 no servirán.
Para introducir un dato en la celda activa basta con que lo teclees y pulses Intro.
Cambiar la celda activa
El procedimiento para introducir datos en la hoja de cálculo consiste pues en
seleccionar una celda (que una vez seleccionada pasará a ser la celda activa), teclear
el dato y pulsar Intro.
Seleccionar una celda como activa implica poner el puntero de celda (el reborde
grueso) sobre la misma. Eso se puede hacer con el teclado o con el ratón.
Para mover el puntero de celda de una celda a otra utiliza las teclas del cursor: se
moverá en la dirección que marque la correspondiente tecla.
Si la celda que quieres seleccionar no está cerca de la que actualmente es la celda
activa, es mucho más aconsejable utilizar el ratón para seleccionar esa nueva celda.
El procedimiento consiste en situar el puntero del ratón (que cuando está sobre la
hoja de cálculo tiene forma de cruz ancha) sobre la celda que se quiere seleccionar y
hacer clic. El puntero de celda pasará inmediatamente a esa celda.
Seleccionar un rango
Un rango es un conjunto de celdas. Igual que se puede seleccionar una celda, en
Excel se puede seleccionar un rango, es decir, un grupo de celdas. Esto se hace
habitualmente cuando se quiere trabajar a la vez con todas las celdas seleccionadas,
lo que ahorra tiempo y esfuerzo. Hay dos tipos de rangos:
ð Rangos sencillos, en los que todas las celdas que componen el rango se tocan
unas con otras.
ð Rangos discontinuos, en los que las celdas que lo componen pueden estar alejadas
unas de otras.
En la figura 1.13 puedes ver seleccionado un rango sencillo de 28 celdas (4
columnas por 7 filas). Se reconoce porque las celdas que componen el rango
aparecen sombreadas.
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dos puntos. En el caso de la figura 1.13, la referencia del rango sería C4:F10.
Si te fijas, un rango discontinuo no es más que la unión de varios rangos sencillos.
Entonces, para seleccionar un rango discontinuo con el ratón, haz lo siguiente:
1. Sigue el mismo procedimiento de antes para seleccionar el primero de los rangos
sencillos.
2. Cuando termines, pulsa la tecla Ctrl y mantenla pulsada.
3. Repite el procedimiento por cada uno de los rangos sencillos adicionales que
compongan el rango discontinuo.
En la figura 1.14 puedes ver un rango discontinuo seleccionado. Observa que este
rango es la unión de tres rangos sencillos. La referencia de un rango discontinuo se
forma separando con punto y coma las referencias de los rangos sencillos que lo
componen. Así, la referencia del rango discontinuo que aparece en la figura 1.14
sería B3:C6;D11:E15;G18:H22.
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Una vez que hayas creado o modificado tu libro de trabajo, introduciendo, borrando
o modificando el contenido de las celdas de las hojas de cálculo, querrás
guardarlo en el disco, ya que en caso contrario perderás el trabajo una vez que
salgas de Excel.
Para guardar en el disco el libro de trabajo (y, por tanto, todas las hojas de cálculo
que contiene) ejecuta el Botón Office, y luego Guardar (observa la figura 1.15).
Entonces aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como (figura 1.16).
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guardaste el libro de trabajo.
Guardar el libro de trabajo para otras versiones de Excel
En la figura 1.16 vimos que el tipo de archivo que guardábamos era *.xlsx. Esto no
ha sido siempre así, y hasta esta versión 2007 ese no era el formato que Excel
utilizaba para guardar los libros de trabajo, era *.xls. Con formato nos referimos a la
extensión, lo que acompaña al nombre del archivo detrás del punto, y que
determina qué tipo de fichero es. Y lo que diferencia uno de otro es la manera de
codificar el archivo; el formato *.xslsx utiliza un lenguaje llamado XML que, aparte
de las mejoras de rendimiento y ventajas que conlleve, lo cierto es que afectará a
nuestra forma de trabajar porque ambos formatos son incompatibles entre sí. No
tendremos problemas si no compartimos nuestros documentos, pero de tener que
trabajar en grupo e intercambiar nuestros libros de trabajo con un colaborador,
puede ocurrir que:
ð Tengas que ceder tu archivo creado en Excel 2007 a un usuario que utiliza una
versión anterior. No hay problema. Con el comando Guardar como crea un
documento como Libro de Excel 97-2003 para que pueda abrirlo.
Consejo
Cada vez que se guarde un archivo en otro formato, es posible que se pierda parte
de su formato, sus datos y sus características. Pulsa en el Botón Office y ve al menú
Preparar, allí ejecuta el comprobador de compatibilidad para ver si eso ocurriría.
ð Tengas que abrir un archivo de una versión anterior. Ábrelo normalmente como
hemos visto en este capítulo. A lo mejor no notas nada pero fíjate que se activa el
modo de compatibilidad (en la barra de título aparece Modo de compatibilidad).
Este modo asegura que no estarán disponibles las características nuevas de Excel
2007, de manera que al guardarlo, quienes utilicen versiones anteriores podrán
editarlo sin problemas.
Nota
Existe la opción de saltarte el Modo de compatibilidad. Pulsa el Botón Office y ve al
comando Convertir. Si aceptas la conversión podrás usar todas las mejoras que trae
el formato nuevo.
Cerrar el libro de trabajo
Para finalizar la tarea con el libro de trabajo, después de guardarlo debes cerrarlo.
Esto es tan fácil como ejecutar el comando Cerrar, dentro de las opciones que
despliega el Botón Office.
Si has hecho modificaciones en el libro de trabajo desde la última vez que lo
guardaste, Excel te advertirá de ello (figura 1.17), dándote la opción de guardar de
nuevo el libro antes de cerrarlo (si lo cierras sin guardarlo, perderás los cambios que
hubieras hecho).
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Si quieres comenzar a trabajar con un libro nuevo y en blanco, haz clic en el Botón
Office, Nuevo y luego clic en el botón Crear del cuadro de diálogo Nuevo libro que
aparecerá.
Excel creará un libro de trabajo nuevo y en blanco y lo mostrará en la pantalla para
que puedas comenzar a trabajar con él.
Abrir un libro de trabajo
Cuando inicies una sesión de trabajo con Excel tienes dos opciones: comenzar a
trabajar con un libro nuevo o seguir con un libro que hayas guardado previamente.
En este segundo caso, para poder seguir trabajando con el libro, primero deberás abrirlo
abrirloen Excel.
Para abrir un libro de trabajo ejecuta el comando Abrir después de pulsar el Botón
Office. Excel te mostrará el cuadro de diálogo Abrir, que es muy parecido al cuadro
de diálogo Guardar como.
Selecciona el disco y la carpeta en la que esté el libro guardado. Cuando lo hagas, el
libro aparecerá en el cuadro que hay debajo del desplegable Buscar en (figura 1.18).
Haz clic sobre él para seleccionarlo y luego pulsa Abrir.
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libro en el que estuvieses trabajando y no lo has guardado, Excel te mostrará el
mismo cuadro de diálogo de la figura 1.17. Después de responder a este cuadro de
diálogo, Excel se cerrará (a menos que selecciones la opción Cancelar).
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6. Introducir datos
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ð Lo que vas escribiendo aparece en el interior de la celda activa, así como un cursor
parpadeante al final que se denomina punto de inserción (lo siguiente que teclees
aparecerá donde esté el punto de inserción).
ð Lo que vas escribiendo también aparecerá en la barra de fórmulas y a su izquierda
se mostrarán dos botones, uno en forma de aspa (botón Cancelar), que sirve para
anular la introducción del dato (es equivalente a la tecla Esc), y otro en forma de
signo de verificación (botón Introducir), que sirve para aceptar la introducción del
dato (es equivalente a la tecla Intro).
ð En el extremo izquierdo de la barra de estado de Excel aparece la palabra Introducir
Introducir.
Puede que cometas un error mientras estás escribiendo el dato. Si es así, utiliza la
tecla Retroceso para borrar lo que esté mal y completa el dato correctamente.
Cuando hayas terminado de escribir el dato y pulsado la tecla Intro, éste se
introducirá en la celda activa y el puntero de celda se desplazará a la celda
inmediatamente inferior de aquella en la que estaba.
Si quieres modificar un dato que ya hayas introducido en una celda, deberás utilizar
técnicas distintas, técnicas que veremos en el apartado «Editar los datos», más
adelante en este mismo capítulo.
Sin embargo, si introduces un dato en una celda que ya contenía otro, el nuevo dato
sustituirá al antiguo. Esto es útil para sustituir un dato por otro o, si añades un dato
con errores y no quieres complicarte la vida, para corregir un dato ya introducido.
Borrar el contenido de una celda
Una vez que has introducido un dato en una celda, para borrarlo completamente
utiliza este sencillo procedimiento:
1. Lleva el puntero de celda a la celda cuyos datos quieres borrar.
2. Pulsa la tecla Supr o la tecla Retroceso.
3. Si elegiste pulsar la tecla Retroceso habrá aparecido el punto de inserción dentro
de la celda. Pulsa Intro o introduce otro dato.
Otra forma de borrar el contenido de una celda consiste en utilizar el comando
Borrar en la cinta de opciones, una vez que la celda activa es aquella cuyo
contenido quieres borrar. Sin embargo, este procedimiento es más complejo,
porque el comando Borrar no permite sólo borrar el contenido de una celda, sino
también otros aspectos de la misma, como los formatos o los comentarios. Este es
el procedimiento:
1. Lleva el puntero de celda a la celda cuyos datos quieres borrar.
2. Selecciona el comando Borrar del grupo Modificar de la ficha Inicio de la cinta
de opciones.
3. Observa que al hacerlo se despliega un submenú con distintas opciones (figura
2.2). En este caso, como lo que quieres borrar es el dato de la celda, selecciona la
opción Contenido.
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acciones memorizadas y que Borrar es la última tarea que has llevado a cabo en
Excel (figura 2.3).
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acción de borrado y recuperar el dato en la celda C5. Pero de nuevo vuelves a
cambiar de idea y decides borrarlo definitivamente. Ahora tienes dos opciones:
utilizar cualquiera de los sistemas de borrado que ya hemos visto o usar el
comando Rehacer. Este comando repite la última acción que hayas realizado. Como
lo último que hiciste fue borrar un dato, si ahora ejecutas el comando Rehacer
volverás a borrar el dato que haya en la celda activa.
Lógicamente, en el caso de borrar un dato es más rápido y cómodo pulsar la tecla Supr
Supr que utilizar el comando Rehacer. Sin embargo, y como veremos a lo largo del
libro, hay muchas tareas en Excel que son complejas y que llevan bastante tiempo.
Es en esos casos en los que el comando Rehacer representa una ayuda inestimable.
Al igual que Deshacer, el comando Rehacer cambia de nombre en la Barra de
herramientas de acceso rápido para mostrar lo que rehará si lo utilizas.
Si utilizas el comando Deshacer varias veces consecutivas para invertir un grupo de
acciones que hayas realizado, el comando Rehacer te permitirá también recuperar
consecutivamente las acciones que hayas deshecho.
Además, el comando Rehacer también sirve para repetir sobre otras celdas la última
acción que hayas realizado. Por ejemplo, si después de borrar un dato desplazas el
puntero de celda a otra celda y ejecutas este comando, Excel borrará el contenido de
esa otra celda.
El atajo de teclado del comando Rehacer es F4 (o bien Ctrl+Y). Con sólo pulsar esta
tecla podrás rehacer una acción que previamente hubieses anulado o repetir en otras
celdas la última acción que hayas realizado.
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7. Tipos de datos
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Excel también reconoce la mayoría de las formas comunes de fechas. Si utilizas una
de ellas (como por ejemplo, 8/11), Excel la reconocerá como fecha, pero la
introducirá en la celda con una de las formas de la tabla 2.1.
Consejo
Si quieres introducir la fecha actual en una celda, pulsa Ctrl+Mayus +, (coma), y si
deseas insertar la hora actual, pulsa Ctrl+Mayus+. (punto). Esto es distinto que
utilizar una función para obtener la fecha y hora actuales (hay un capítulo dedicado
a las funciones más adelante), ya que al contrario de las funciones, que actualizan la
fecha y la hora cada vez que se abre el libro de trabajo, las fechas y horas
introducidas así no cambian por sí mismas.
Valores
El tercer y último tipo de dato que Excel reconoce es el tipo valor. Los valores son,
en general, números y se caracterizan fundamentalmente porque es posible realizar
operaciones matemáticas con ellos.
Al igual que ocurre con las fechas, para que Excel considere que un dato es un valor
debe poder reconocerlo como tal, y para ello se deben introducir los valores con una
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debe poder reconocerlo como tal, y para ello se deben introducir los valores con una
forma aceptada por Excel.
Para estar seguro de que Excel reconoce un dato como un valor, sólo tienes que
seguir estas dos sencillas reglas:
1. Introduce sólo números (ni letras ni símbolos).
2. Los únicos símbolos que Excel reconoce como partes de un dato de tipo valor
son los siguientes:
a) La coma decimal (para los números fraccionarios).
b) El punto de millar.
c) El símbolo € (euro) delante o detrás del número.
d) El signo menos (para los números negativos); si lo prefieres, también puedes
usar paréntesis en lugar del signo menos.
e) El símbolo de porcentaje (%) para introducir tantos por ciento; por ejemplo, 10%
es lo mismo que 0,1.
f) El signo de división para números fraccionarios; por ejemplo, 5 1/4 es lo mismo
que 5,25.
g) El signo de exponenciación (E o e) para notaciones científicas; por ejemplo,
5,5E+02 es lo mismo que 550.
Cuando Excel reconoce un dato como de tipo valor, lo alinea con respecto al borde
derecho de la celda.
El Euro
Un tipo especial de número es que el se utiliza para representar valores monetarios.
Para escribir cantidades monetarias, Excel pone a tu disposición un botón
desplegable llamado Estilo de moneda en la cinta de opciones, dentro del grupo de
comandosMoneda (en la ficha Inicio), que te permite expresar el valor que escribas
en euros o en otras monedas (figura 2.4). A menos que le digas lo contrario con este
comando, Excel toma los valores monetarios primero como euros.
Figura 2.4. El botón Estilo moneda y la opción de Euro que te permite expresar los
valores de las celdas con el símbolo del Euro
Además, desde Excel 2000, se incluye una herramienta para el euro, pero tienes que
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habilitarla en Opciones de Excel: pulsa primero el Botón Office; ve a la pestaña
Complementos y haz clic en el botón I r del desplegable Administrar
Complementos de Excel. Activa la casilla Herramientas para el Euro en la ventana
que aparece y acepta (es posible que Excel te pida una instalación para terminar).
Aviso
El botón Estilo de moneda lo único que hace es añadir el símbolo del Euro (u otro)
al valor escrito en una celda, pero no realiza ningún tipo de conversión ni de pesetas
a euros ni viceversa.
Para convertir cantidades de pesetas a euros y viceversa debes introducir unas
fórmulas muy sencillas. Observa la figura 2.5. En la celda A1 hemos introducido el
valor 1000 y en la B1 la fórmula que nos permite convertir el valor de dicha celda a
euros (observa que en la celda B1 aparece el valor 6,01, pero en la barra de fórmulas
se muestra la fórmula «=A1/166,386»). En las celdas A2 y B2 se realiza la
conversión inversa. En este caso, la fórmula introducida en la celda B2 es
«=A2*166,386».
Si habilitaste el complemento para el Euro, más fácil es el uso de la herramienta EuroValue
EuroValue (que instala el complemento), con la que tan solo tenemos que
seleccionar una conversión y marcar la casilla que contenga el valor que queramos
convertir, sin embargo, con este método no tenemos una casilla con su fórmula
(figura 2.5).
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del que se trate, el desbordamiento se comportará de una manera o de otra.
Si el dato es de tipo texto pueden ocurrir dos cosas:
ð Si la celda que hay a la derecha de la que se ha desbordado está vacía, Excel
utilizará ese espacio para mostrar el texto que no cabe en la celda en la que está el
dato.
ð Si la celda que hay a la derecha de la que se ha desbordado contiene un dato,
Excel sólo mostrará la parte del texto que quepa en la celda. Esto no altera para
nada al dato en sí, sino únicamente a la manera en la que aparece en pantalla (en
este caso, truncado porque no hay sitio para que se pueda ver en su totalidad).
Si el dato es valor o fecha, entonces Excel mostrará en la celda las marcas de
desbordamiento (#) para avisarte (ten en cuenta que si sólo mostrase parte del
número te podría inducir a error). De nuevo, el dato en sí no cambia, sino
únicamente la manera en la que aparece en pantalla (puedes comprobar que el dato
no ha cambiado seleccionando la celda en cuestión y mirando su contenido en la
barra de fórmulas en lugar de en la propia celda).
Hay varias maneras de solucionar un desbordamiento. Las más comunes son
aumentar la anchura de la celda o disminuir el tamaño de la fuente. Ambas las
veremos más adelante. En la figura 2.6 puedes ver el efecto que producen distintos
desbordamientos.
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Hasta ahora hemos visto cómo introducir datos en las celdas, cómo borrarlos y
cómo sustituirlos por otros. Sin embargo, en muchas ocasiones te encontrarás con
que es preferible modificar un dato que ya esté en una celda a sustituirlo
completamente.
Esto es tanto más cierto cuanto más largo es el texto que hay en una celda o más
complicada es la fórmula que hay en ella (las fórmulas se tratan en un capítulo
posterior).
Para corregir un dato erróneo que haya en una celda debes situar el puntero de
celda en ella y luego pasar al modo Modificar.
Para pasar al modo Modificar simplemente pulsa la tecla F2. Entonces verás que
ocurren dos cosas:
ð El punto de inserción aparece dentro de la celda activa, justo detrás del último
carácter que haya en la misma.
ð La palabra Modificar aparece en el extremo izquierdo de la barra de estado de
Excel.
Una vez que has hecho esto, sólo te queda corregir el dato y, cuando termines,
pulsar Intro para aceptar los cambios realizados. Si cambias de idea mientras estás
modificando los datos y quieres dejar la celda como estaba, pulsa la tecla Esc.
Mientras estás en el modo Modificar, puedes usar varias teclas que te ayudarán a
corregir los datos. Esas teclas aparecen en la tabla 2.2.
Tabla 2.2. Teclas que puedes usar mientras estés en el modo Modificar
Tecla Efecto
Flecha Mueve el punto de inserción un carácter hacia
izquierda laizquierda.
Flecha derecha Mueve el punto de inserción un carácter hacia laderecha.
Sitúa el punto de inserción a la izquierda del
Inicio
primercarácter.
Sitúa el punto de inserción a la derecha del último
Fin
carácter.
Borra el carácter que haya a la izquierda del punto de
Retroceso
inserción.
Copiar y mover
Cuando comiences a tener hojas de cálculo con una cierta cantidad de datos
introducidos, te encontrarás muchas veces con la necesidad de mover parte de esos
datos o de copiarlos en otro lugar. Aunque podrías teclear de nuevo todos esos
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datos, resulta mucho más rápido y cómodo utilizar las técnicas de Mover/ Copiary
Pegar de Excel.
A continuación puedes ver el procedimiento para copiar datos, y en la figura 2.7 un
esquema del mismo procedimiento:
1. Selecciona los datos que quieras copiar. Puede ser una sola celda, en cuyo caso
basta con que sitúes en ella el puntero de celda, o un rango, en cuyo caso deberás
seleccionarlo (paso 1 de la figura 2.7).
2. Ejecuta el comando Copiar en la cinta de opciones. Verás que el único efecto es
la aparición de una línea discontinua móvil alrededor de los datos seleccionados
(paso 2 de la figura 2.7).
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izquierdo del rango cuando lo copie. El puntero de celda se moverá a la nueva
posición en la celda, pero la línea discontinua móvil seguirá alrededor de los datos
que vas a copiar.
5. Ejecuta el comando Pegar. Los datos se copiarán en la posición de destino, pero
la línea discontinua móvil permanecerá alrededor de los datos originales (paso 3 de
la figura 2.7).
6. Vuelve a pegar los datos tantas veces y en tantos lugares como quieras. Cuando
termines, pulsa Esc para detener la línea discontinua móvil.
En el caso de que quieras mover los datos en lugar de copiarlos, la única diferencia
en el procedimiento anterior consiste en que en el punto 2 debes ejecutar en el
grupo Portapapeles el comando Cortar en lugar de Copiar. Cuando ejecutes el
comando Pegar (punto 5), los datos aparecerán en la ubicación de destino y
desaparecerán de la ubicación original.
Debes tener en cuenta que estos procedimientos copian o mueven tanto los datos
como cualquier otro elemento que haya en la celda o rango seleccionados (como los
formatos). Si en vez de utilizar el comando Pegar usas el comando Pegado
especial, Excel mostrará un cuadro de diálogo que te permitirá escoger de qué
manera quieres pegar los datos (figura 2.8). La utilidad de este cuadro de diálogo la
verás mucho más clara después de leer el capítulo dedicado a los formatos.
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9. Insertar y eliminar
En ocasiones, tras introducir datos en una hoja de cálculo, te das cuenta de que
deberías haber añadido otro conjunto de datos en una zona que ya está ocupada o
de que han quedado espacios en blanco en medio de los datos. Una opción puede
ser la de mover los datos de un lado a otro. Sin embargo, algunas veces esta
solución es complicada o laboriosa. En esas ocasiones lo más fácil es insertar o
eliminar filas, columnas o celdas.
Seleccionar filas y columnas
Para poder insertar o eliminar filas y columnas es necesario seleccionarlas antes.
Observa que todas las columnas (en la parte superior) y todas las filas (a la
izquierda) tienen un encabezado donde aparece el nombre de la columna o de la
fila. Seleccionar una columna o una fila es tan fácil como hacer clic en el encabezado
correspondiente. Por ejemplo, para seleccionar la columna E haz clic en su
encabezado (donde aparece la letra E que da nombre a la columna). Cuando lo hagas
verás que Excel selecciona toda la columna (figura 2.10).
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columnas como quieras insertar.
Recuerda que al insertar columnas, Excel desplaza hacia la derecha las que haya
desde la posición en la que inserta; al insertar filas, Excel desplaza hacia abajo las
filas que haya desde la posición en la que inserta.
Eliminar filas y columnas
El procedimiento para eliminar filas y columnas es exactamente el mismo que para
insertarlas, con la diferencia de que debes utilizar el comando Eliminar. Al eliminar
una fila o una columna también desaparecen todos los datos que hubiera en ellas,
así que ten mucho cuidado al utilizar este comando.
Por ejemplo, para eliminar la columna que hemos insertado en el apartado anterior,
simplemente ejecuta el comando Eliminar (puesto que la columna C ya está
seleccionada; en caso de que no lo estuviera, selecciónala antes de ejecutar el
comando).
Cuando se eliminan filas y columnas, Excel desplaza las restantes, respectivamente,
hacia arriba y hacia la izquierda. Es decir, en el sentido contrario a cuando se
insertan.
Insertar y eliminar celdas
En ocasiones, insertar filas o columnas no es útil para lo que buscamos, ya que
estos comandos insertan una fila o columna completa, desplazando todo el resto de
la hoja hacia abajo o hacia la derecha según el caso. Si sólo quisieras insertar unas
celdas, estos comandos no te servirían y deberías usar el comando Insertar,
Insertar celdas en su lugar.
Primero selecciona el rango de celdas que quieres insertar. Por ejemplo, si en la hoja
de la figura 2.12 quisieras insertar celdas en el rango C6:C8, selecciona ese rango.
Luego ejecuta el comando Insertar, Insertar celdas. Aparecerá el cuadro de
diálogo Insertar celdas que puedes ver en la figura 2.14.
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Figura 2.15. Tras insertar las celdas y desplazar las que había hacia la derecha
El procedimiento para eliminar celdas es idéntico al que se usa para insertarlas:
selecciona las celdas que quieres eliminar, ejecuta el comando Eliminar y señala en
el cuadro de diálogo que aparecerá hacia dónde deben desplazarse las celdas
existentes cuando elimines las seleccionadas. Utiliza este procedimiento para
eliminar las celdas que acabamos de insertar en el apartado anterior.
Observa que eliminar las celdas no es lo mismo que borrarlas; eliminar es hacerlas
desaparecer por completo con todo lo que contengan, desplazando el resto de las
celdas para ocupar el hueco dejado, mientras que borrarlas es suprimir total o
parcialmente lo que contengan.
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Excel dispone de muchas ayudas que facilitan la introducción de datos en las celdas.
En los próximos apartados vamos a ver algunas de las más notables.
Autocompletar
Si escribes una columna de datos (es decir, en celdas unas debajo de otras), cada
vez que inicies la introducción de un dato nuevo Excel tratará de completarla por sí
mismo basándose en los datos que ya hayas introducido.
Por ejemplo, mira la lista de nombres que hay en el rango B4:B8 de la figura 2.7.
Ahora supón que vas a la celda B9 y tecleas la letra S para escribir el apellido Sánchez
Sánchez. Tan pronto como escribas la letra S, Excel completará la introducción con Santiago
Santiago (figura 2.16), puesto que éste es el único dato que comienza por S que hay
en la columna (en la celda B4). En el caso de que te valiese Santiago sólo tendrías
que pulsar Intro para validar la entrada, y hubieses introducido todo un apellido con
sólo teclear la primera letra.
Figura 2.16. Excel completa la introducción de un dato automáticamente
Evidentemente, en este caso la entrada no te sirve, porque quieres introducir Sánchez
Sánchez y no Santiago. En estos casos, simplemente continúa escribiendo el dato
que quieres y Excel remplazará su sugerencia por el dato que tú escribas.
En el caso de que hubiese más de un dato en la columna que empezase por S, Excel
se esperaría a que escribieses suficientes letras para identificar uno de ellos de
manera exclusiva antes de autocompletar la entrada. Por ejemplo, si en la columna
apareciesen Santiago y Samaniego, Excel esperaría a que escribieses la tercera letra
antes de completar la entrada, puesto que la tercera es la primera diferente entre
ambos apellidos. Si tú escribes una tercera letra que no sea la n o la m, entonces
Excel no completará la entrada automáticamente; si la tercera letra que escribas es
la n completará Santiago; y si es la m escribirá Samaniego.
Elegir de la lista
Asociada a la característica Autocompletar está la característica Elegirde la lista. En
este caso, puedes hacer que Excel te muestre una lista con todos los datos
contenidos en una columna para que selecciones uno, en lugar de dejar que él
complete el dato automáticamente. El procedimiento es muy sencillo:
1. Selecciona la celda en la que vas a introducir el dato (la que haya debajo de la
última que contenga datos) y haz clic con el botón derecho del ratón sobre ella.
2. Selecciona el comando Elegir de la lista desplegable del menú emergente que
aparecerá.
3. Excel te mostrará una lista ordenada con todos los datos que haya en esa
columna (figura 2.17). Ahora ya sólo tienes que hacer clic sobre el que quieras
seleccionar.
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Lista Ejemplo
Días de la semana Lunes, Martes, Miércoles, Jueves, Viernes, etc.
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Días de la semana abreviados Lun, Mar, Mié, etc.
Meses Enero, febrero, Marzo, Abril, Mayo, Junio, etc.
Meses abreviados Ene, Feb, Mar, etc.
Si quieres, puedes crear tus propias listas para utilizarlas con la característica Autorrelleno
Autorrelleno. Las listas se definen en el botón Modificar listas personalizadas de
la ficha Másfrecuentes del cuadro de diálogo Opciones de Excel, al que se llega
pulsando el Botón Office.
Series
Además de listas, también puedes utilizar la característica Autorrelleno para crear
series. La diferencia entre una lista y una serie consiste en que en una lista los
elementos que la componen no guardan una relación numérica entre ellos, mientras
que en las series sí.
Introduce el texto Esta es la fila 3 en la celda B3. A continuación, igual que antes,
arrastra el gestor de relleno hacia abajo, hasta la celda B13. A medida que lo hagas,
el valor que se introducirá en cada una de las celdas por las que vaya pasando
aparecerá en un cartelito junto a esas celdas para que puedas comprobarlo (esto
ocurre siempre que se utiliza la característica Autorrelleno, y no sólo con las
series).
Cuando llegues a la celda B13 suelta el botón del ratón. Como podrás comprobar,
Excel crea una serie en la que va incrementando el número que hay en el texto
(figura 2.19).
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