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mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

Conceptos básicos de Excel


2007
Autor: Julián Casas

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Presentación del curso

En "Conceptos básicos de Excel 2007" vamos a dar un repaso a los conceptos que
representan la base del trabajo con Excel. En concreto veremos la manera de
ejecutar Excel y salir del programa, estudiaremos el entorno que nos ofrece Excel
y aprenderemos la manera de guardar y recuperar el trabajo que hayamos realizado.
Excel es un programa de hoja de cálculo y, como su propio nombre indica, se
dedica fundamentalmente a realizar cálculos. Lógicamente, antes de pedirle a Excel
que realice un cálculo debemos suministrarle los datos pertinentes. En este curso
veremos también la forma de introducir datos en Excel y de corregir los que ya hay.

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1. Ejecutar Excel. Los documentos

Ejecutar Excel
Hay distintas maneras de arrancar Excel, es decir, de ponerlo en funcionamiento.
A saber:
ð Hacer clic en el icono de Excel que se encuentra en el menú Inicio, Programas (o
Todos los programas, dependiendo de tu versión de Windows), Microsoft Office
(figura 1.1). Si usas este procedimiento se iniciará Excel y se abrirá un documento
en blanco.

Figura 1.1. El icono de Excel en el menú Inicio, Programas


ð Pulsar dos veces en el icono de un documento de Excel. Se iniciará Excel y se
abrirá el documento sobre el que hayas pulsado dos veces.

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Figura 1.2. Office 2007 en la lista de programas recientes


ð Hacer clic sobre Microsoft Office Excel 2007 en la lista de programas abiertos
recientemente (si la tenemos habilitada, figura 1.2) que se encuentra en el menú Inicio
Inicio de Windows. Se iniciará Excel del mismo modo que en el primer
procedimiento (figura 1.3).

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Figura 1.3. Acabamos de abrir con éxito Office 2007


Documentos
Como todo programa de ordenador, la misión de Excel es trabajar con documentos
creados por y para él. Por ejemplo, en el caso de un programa procesador de textos,
el documento sería la carta escrita con ese procesador de textos.
En el caso de Excel, sus documentos se denominan libros de trabajo. Cada libro de
trabajo está compuesto por una o más hojas de cálculo (en concreto, tres por
omisión).
Para comprender el concepto de libro de trabajo veamos de nuevo el ejemplo del
procesador de textos. Supón que el documento del procesador de textos, en lugar
de ser una carta, fuera una carpeta que contuviera cartas. Así, en cada documento
se podrían tener varias cartas. En el caso de Excel es igual: su documento, en lugar
de ser una hoja de cálculo, son varias hojas de cálculo agrupadas en un libro de
trabajo.
El motivo de hacerlo así es que resulta muy frecuente tener la necesidad de repartir
el trabajo que se realiza con Excel entre varias hojas de cálculo. Es más fácil tener
un solo documento que agrupe todas esas hojas de cálculo relacionadas que tener
un documento por cada hoja.
Los libros de trabajo se almacenan como archivos dentro del disco duro o de una
memoria portátil. De esa manera es posible conservar el trabajo realizado cuando se
apaga el ordenador.

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En el apartado anterior, cuando se utilizan las opciones primera o tercera para


ejecutar Excel, éste arranca y crea un libro de trabajo nuevo y en blanco. Este libro
de trabajo no está todavía almacenado en el disco duro. Si se utiliza las opción
segunda, Excel arrancará y abrirá un libro de trabajo (el que tú selecciones) que
estaba previamente almacenado en el disco duro.
Más adelante, en este mismo capítulo, veremos la manera de guardar en disco duro
un libro de trabajo de Excel. Y en el capítulo 5 veremos la manera de gestionar los
libros de trabajo y sus hojas de cálculo.

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2. Entorno de trabajo de Excel I

Para comenzar el estudio de Excel vamos a suponer que lo has ejecutado utilizando
el icono Excel que aparece en el menú Inicio. Si es así, el aspecto que tiene Excel
cuando se ejecuta es el que puedes ver en la figura 1.4.

Figura 1.4. La pantalla de Excel con un libro en blanco


Es posible que el aspecto de Excel en tu ordenador no sea exactamente igual que el
que aparece en la figura 1.4. No te preocupes, eso es completamente normal y no
afecta a la funcionalidad del programa.
La ventana de Excel
Todo el trabajo con Excel se realiza dentro de la ventana denominada Microsoft
Excel (que puedes ver en la figura 1.4), y a la que también se llama ventana del
programa para diferenciarla de la ventana del documento que veremos más adelante.
La ventana de Excel contiene un gran número de elementos distintos. Veamos para
qué sirven todos estos elementos (figura 1.5).

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Figura 1.5. Las partes de la ventana de Excel (maximizada)


La barra de título
En la parte superior de la ventana está la barra del título. En ella aparece el nombre
del programa (Microsoft Excel) y también aparece el nombre del documento con el
que estés trabajando. En el caso de la figura 1.5 el nombre es Libro1.
En el extremo derecho de la barra del título hay tres botones que son,
respectivamente, los siguientes:
ð Minimizar. Si haces clic en él, la ventana de Excel se convierte en un icono en la
barra de tareas de Windows, liberando
espacio en el escritorio para que puedas hacer otras cosas.
ð Maximizar/Restaurar. Si la ventana de Excel no ocupa todo la pantalla (como
ocurre en la figura 1.4), el dibujo que aparece en este botón es el de un cuadrado. Si
entonces haces clic en él, la ventana pasará a ocupar toda la pantalla (se
maximizará), como aparece en la figura 1.5. En ese momento el dibujo del botón se
transformará en el de dos cuadrados superpuestos. Si pulsas el botón, la ventana
volverá a tener el tamaño intermedio que tenía antes de maximizarla (se restaurará).
Nota
En general, siempre resulta más cómodo trabajar con la ventana de Excel
maximizada (como en la figura 1.5). A lo largo del resto del libro lo haremos así. Te
sugiero que tú también lo hagas para que las figuras del libro se parezcan lo
máximo posible a lo que aparece en tu pantalla.
ð Cerrar. Si haces clic en el botón que está más a la derecha de los tres se cerrará la

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ventana, es decir, saldrás del programa (o sea, de Excel).
La cinta de opciones
La cinta de opciones está justo debajo de la barra del título. Cada una de las fichas o
pestañas que aparecen en esta cinta es el nombre de un grupo de comandos. Las
opciones o comandos que contiene cada grupo se organizan por tareas lógicas o
tipos de actividad (como por ejemplo configurar la página, elegir el formato del
texto o insertar imágenes). Las fichas y sus grupos permiten acceder a todas las
características y funcionalidades que Excel pone a tu disposición. Para seleccionar
una opción o comando, sólo tienes que buscarlo por su actividad en la cinta de
opciones y pulsar sobre su nombre o botón.
Aunque el número de fichas de Excel no es muy grande, solo seis en principio, el de
los comandos que contienen todos los grupos sí que lo es. Para simplificar el acceso
a todos esos comandos, por omisión Excel oculta de la vista algunas fichas y solo
aparecerán en la cinta cuando se las necesite, es decir, el entorno de trabajo de
Excel interactuará con el usuario y cambiará en función de nuestras elecciones. Si
quieres comprobarlo rápidamente sigue estos pasos:
ð Maximiza la ventana de Excel si no lo está (acabamos de aprender a usar ese
botón) y fíjate bien en los grupos y botones de la cinta de opciones. Ahora devuelve
la ventana al tamaño que tenía antes y, si es preciso, reduce un poco el tamaño de
la ventana. Lo que tratamos de ver es cómo los grupos de comando se contraen o
alargan para ocupar mejor el espacio de la ventana y cómo los botones pueden
reducirse a iconos que muestran sus opciones en un desplegable (fig 1.6).

Figura 1.6. El grupo de comandos Alineación cambia su tamaño y el de sus botones


para adaptarse al de la pantalla.
ð En el grupo de opciones donde veas un icono como este en su esquina inferior
derecha púlsalo para lanzar un cuadro de diálogo o un panel. Estos se abren para
darte más opciones o el control total sobre la herramienta que vas a utilizar.
ð Haz clic en la segunda ficha, Insertar, y luego en Tabla; acepta en el cuadro de
diálogo sin importarte las opciones, solo queremos ver la ficha nueva, que antes no
figuraba en la ventana de Excel, Herramientas de tabla (fig 1.7). Para diferenciarse
de las otras se monta sobre la barra de título y se muestra retroiluminada. Pues así,
cada vez que insertes una imagen, una gráfica, un dibujo o cualquier tarea que
requiera unas herramientas específicas, Excel añadirá a la cinta de opciones nuevas
fichas que solo aparecerán cuando seleccionemos el elemento u objeto que vayamos
a editar. Es decir, solo aparecerán cuando las necesitemos. Así la ventana de Excel
está más limpia de botones y es más difícil que los confundamos.

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Figura 1.7. Las ficha Herramientas de tabla solo aparece de forma eventual cuando
esté seleccionada alguna tabla
La barra de herramientas de acceso rápido
Encima de la cinta de opciones y compartiendo espacio en línea con la barra de
menú hay una barra pequeña, la barra de herramientas de acceso rápido. Esta barra
de herramientas es un conjunto de botones agrupados (aunque además de botones
también puede haber otros controles, como cuadros desplegables). Hacer clic en
uno de esos botones es equivalente a seleccionar un comando de de entre los
muchos que hay por toda la cinta de opciones y, en algunos casos, después
seleccionar una opción en un cuadro de diálogo. La gran diferencia es que resulta
mucho más rápido y cómodo pulsar un botón en esta barra que tener que
desplazarse por las fichas hasta encontrar el comando que se busca o tener que
rellenar opciones en un cuadro de diálogo.
Por omisión, Excel muestra solo tres comandos en esta barra, pero su gran ventaja
es que es totalmente personalizable. Cualquier comando de la cinta de opciones
puede agregarse a la barra de herramientas de acceso rápido, lo que significa que el
aspecto final de esta barra puede ser el que queramos y contendrá los comandos
que más utilicemos, como una especie de "favoritos". Y así los tienes más a mano
(figura 1.8).

Figura 1.8. La Barra de herramientas de acceso rápido personalizada


Agregar y eliminar comandos de la barra de acceso rápido es muy sencillo:
1. Elige el comando que quieras agregar y pulsa sobre él con el botón secundario
del ratón.
2. En el menú contextual que aparece selecciona la opción Agregar a la barra de
herramientas de acceso rápido.
Nota
Si quieres saber qué función tiene cada comando, sólo tienes que situar el puntero
del ratón sobre ese botón unos segundos; entonces aparecerá un recuadro con la
descripción de las características de ese comando.
3. ¡Ya está agregado!. Si ahora quieres eliminarlo el proceso es parecido. Clic

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secundario sobre el icono en la barra de acceso rápido y eliges eliminarlo.
Si además haces clic en el desplegable de la propia barra de herramientas, Excel te
sugerirá una serie de comandos para agregar. Aquellos nombres que tengan una
marca de verificación a su izquierda identifican a los comandos que ya se ven en la
barra en este momento. Para que se vea cualquier otro, haz clic sobre su nombre. Si
quieres ocultar un comando de estos, pulsa sobre su nombre en este menú: el
comando desaparecerá de la barra y su nombre dejará de tener una marca de
verificación a la izquierda.

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3. Entorno de trabajo de Excel II

Personalizar y cambiar de posición la barra de herramientas de acceso rápido


Agregar y quitar comandos varias veces puede llevarte a tener una barra de acceso
rápido algo desorganizada o con demasiados comandos para el lugar que ocupa en
la pantalla. Sería ese el momento de tener un control más completo sobre qué
comandos y qué orden deberían ocupar en la barra.
Sigue la secuencia del apartado anterior, pero en el segundo paso selecciona Personalizar la ba
Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido, aparecerá la ventana que
muestra la figura 1.9.

Figura 1.9. Ventana Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido


Aquí puedes hacer básicamente lo mismo que hicimos desde la cinta de opciones,
agregar comandos, pero ahora están todos listados en la columna de la izquierda y
no tienes que buscarlos por la cinta (que como hemos dicho, a veces no aparecen
todos visibles). La mecánica para configurar nuestra barra es simple.
Haz lo siguiente:
1. Sitúa el puntero del ratón sobre el comando que elijas para seleccionarlo (usa el
desplegable para ver más).
2. Haz clic en el botón Agregar para pasarlo a la columna de la derecha, que es

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nuestra barra de herramientas de acceso rápido.
3. Luego selecciona ese mismo comando u otro en la columna de la derecha y pulsa
los botones de Arriba o Abajo para darle un orden en la barra.
4. Quitar un comando es el procedimiento contrario; seleccionas en la columna de
la derecha y pulsas el botón Quitar.
Puedes agregar incluso grupos de comandos enteros (los que en la columna de la
izquierda tienen una flecha hacia la derecha, indicando que contienen más
comandos).
Nota
Cambia todo lo que quieras para probar. Siempre podrás devolver la barra a su
estado original y eliminar todos los cambios pulsando el botón Restablecer.
Cuando tu barra de herramientas crezca con tus comandos favoritos tal vez te
interese tenerla más cerca de la hoja de trabajo. Puedes hacer que cambie de
posición activando la casilla Mostrar la barra de herramientas de acceso rápido
debajo de la cinta de opciones. Si además combinas el cambio de ubicación con
minimizar la cinta de opciones (haz clic secundario sobre la cinta y elige Minimizar
la cinta de opciones), conseguirías un aspecto de la ventana de Excel muy parecido
al de versiones anteriores; ideal si eres un nostálgico (fig 1.10).

Figura 1.10. La barra de acceso rápido y la cinta de opciones imitando a un Excel


anterior
La barra de fórmulas
Debajo de la cinta de opciones está la de fórmulas, que tiene dos partes. En la
izquierda aparece siempre la dirección o referencia de la celda seleccionada (en la
figura 1.10 puedes ver que pone A1). Como verás más adelante, esto es muy útil
para saber en todo momento cuál es la celda activa aunque esté fuera de la pantalla.
La parte derecha de la barra de fórmulas se utiliza para introducir datos en la hoja
de cálculo (aunque esto también se puede hacer escribiendo directamente en las
celdas) y para ver el contenido de la celda activa. En algunas ocasiones, cuando una
celda contiene fórmulas o formatos es difícil distinguir su contenido real; mediante
la barra de fórmulas siempre es posible ver cuál es ese contenido.
La barra de estado
Esta barra aparece a lo largo del extremo inferior de la pantalla. También tiene dos
partes. En la izquierda aparece información sobre el estado de Excel en cada
-momento (ahora pone Listo, como puedes ver en la figura 1.5).
En la parte derecha de la barra hay un botón, Macro, que no trataremos aquí (sirve
para grabar una secuencia de actos y reproducirla cuando se desee) y mucho
espacio para mostrar información. ¿Qué información?. Pues al igual que con la barra
de acceso rápido, la que decidamos. Haz clic secundario con el ratón sobre la barra

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de estado y decide, por el sistema de marcas de verificación, qué tipo de
información quieres que aparezca en la barra. La información que ofrece es muy
diversa pero por ejemplo Promedio y Suma cumplen la función de una pequeña
calculadora.
La ventana del documento
Todo lo que está por debajo de la barra de fórmulas y por encima de la barra de
estado es la ventana del documento de Excel. Tal y como aparece en la figura 1.5 no
parece una ventana, pero eso es porque la ventana está maximizada. Si observas los
tres botones que hay en el extremo derecho de la barra del título de la ventana del
programa (los que vimos un poco más arriba), verás que hay otros casi idénticos
debajo de ellos. Esos tres botones pertenecen a la ventana del documento y, si
haces clic en el del medio (Maximizar/ Restaurar), conseguirás ver la ventana del
documento dentro de la ventana del programa (figura 1.11).

Figura 1.11. La ventana del documento dentro de la ventana del programa


Esa ventana es un libro de trabajo y Excel permite tener abiertos varios a la vez.
Teniendo cada libro de trabajo en su respectiva ventana facilita mucho su gestión.
En los próximos apartados veremos cuáles son las partes de la ventana del
documento.
La barra del título
En la barra del título de la ventana del documento aparece el nombre del libro de
trabajo que tengas en esa ventana. En el ejemplo de la figura 1.11 pone Libro1,
porque ese es el nombre del libro de trabajo. En caso de que tengas varios libros de
trabajo abiertos a la vez, lo que pone en la barra del título te permitirá saber cuál de
ellos tienes seleccionado en cada momento.

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En el extremo izquierdo de la barra del título está el menú de control de la ventana
del documento (aparece como un icono de los documentos de Excel). Este menú
contiene comandos para mover, cambiar el tamaño y cerrar la ventana, aunque no
se utilizan casi nunca.
En el extremo derecho de la barra del título hay tres botones:
ð Minimizar.Sirve para reducir al mínimo tamaño la ventana del documento y para
colocarla en la parte inferior de la ventana del programa.
ð Maximizar/Restaurar. Cuando la ventana está minimizada o cuando esté
maximizada, éste es el botón Restaurar y sirve para devolver a la ventana su
tamaño intermedio. Cuando la ventana está restaurada, es decir, tiene un tamaño
intermedio, sirve para hacer que ésta pase a ocupar el máximo tamaño posible
dentro de la ventana del programa.
ð Cerrar.Sirve para cerrar la ventana del documento, es decir, el libro de trabajo, sin
cerrar Excel. Si has realizado cambios en el libro de trabajo y no los has guardado
en el disco, Excel te ofrecerá la posibilidad de hacerlo antes de cerrarlo.
Cuando la ventana del documento está maximizada (como en la figura 1.5), se
producen algunos cambios en la barra del título de la ventana del documento. En
realidad ésta desaparece como tal, y sus elementos se disponen de la siguiente
manera:
ð El nombre del libro de trabajo aparece en la barra del título de la ventana del
programa, precediendo al título del programa Microsoft Excel.
ð El menú de control de la ventana del documento desaparece por completo.
ð Los botones Minimizar, Maximizar/ Restaurar y Cerrar de la ventana del
documento se sitúan en el extremo derecho de la barra de menús, debajo de los
botones equivalentes de la ventana del programa.
Durante el resto del libro trabajaremos casi en todos los casos con la ventana del
documento maximizada, ya que resulta más cómodo.
La barra de selección de las hojas del libro
En la parte inferior izquierda de la ventana del documento está la barra de selección
de las hojas del libro de trabajo. Recuerda que cada libro de trabajo puede contener
más de una hoja de cálculo; pues bien, esta barra permite pasar de una a otra hoja
de las que contenga el libro.
En la parte izquierda de la barra hay cuatro botones que permiten pasar,
respectivamente, a la primera hoja del libro, a la anterior a aquella en la que
estemos, a la siguiente y a la última.
A continuación de los botones hay una ficha o solapa por cada una de las hojas que
contenga el libro, cada una con el nombre de la hoja (que será distinto al nombre
del libro de trabajo). Para pasar a cualquier hoja del libro, sólo hay que hacer clic en
la ficha que contiene su nombre.
Las barras de desplazamiento
A lo largo del borde derecho de la ventana del documento se encuentra la barra de
desplazamiento vertical y en la parte derecha del borde inferior está la barra de
desplazamiento horizontal. La función de ambas barras consiste en permitir cambiar

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desplazamiento horizontal. La función de ambas barras consiste en permitir cambiar
la parte de la hoja de cálculo que se ve en la pantalla.
Filas, columnas y celdas
El interior de la ventana del documento está compuesto por una red de casillas. En
realidad, estas casillas se forman por el cruce de filas (horizontales) y columnas
(verticales). En cada cruce de una fila con una columna aparece una casilla que se
denomina celda. Cada fila y cada columna tienen un nombre. Los nombres de las
filas se pueden ver a lo largo del borde izquierdo de la ventana del documento y
consisten en un número. Los nombres de las columnas aparecen a lo largo del
borde superior de la ventana del documento y están formados por una o más letras.
Así se habla de la fila 5, de la columna R o de la columna HZ.
A su vez, todas las celdas de la hoja de cálculo tienen un nombre o referencia, que
se forma uniendo el nombre de la columna y de la fila que, al entrecruzarse, dan
lugar a esa celda. Así se habla de la celda A1, C72, AD5, etcétera (figura 1.12). Al
nombrar una celda siempre se pone en primer lugar el nombre de la columna y
luego el de la fila, y nunca al revés.

Figura 1.12. Filas, columnas y celdas


La celda activa
Según lo que hemos visto, los documentos de Excel son los libros de trabajos, y
estos están compuestos por una o más hojas de cálculo. Las hojas de cálculo a su
vez están compuestas de celdas. Es en las celdas en donde se introducen todos los
datos con los que se quiera trabajar. La cuestión por tanto es, habiendo tantas
celdas, ¿en cuál de ellas se introducirá la información que yo teclee?
La celda en la que se introducirá la información que se teclee se denomina celda
activa y hay varias maneras de reconocerla:
1. Mirando la dirección o referencia que aparece en el extremo izquierdo de la barra

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1. Mirando la dirección o referencia que aparece en el extremo izquierdo de la barra
de fórmulas.
2. Por el reborde grueso que aparece a su alrededor y que se denomina puntero de
celda.
3. Mirando la intersección de la columna y la fila activas, que se reconocen porque
sus respectivos nombres aparecen en negrita.
En la figura 1.11 puedes ver que el puntero de celda está en la celda A1, que pone
A1 en el extremo izquierdo de la barra de fórmulas y que el nombre de la columna A
y el nombre de la fila 1 están en negrita.
Nota
La forma más segura de localizar la celda activa es mirando su dirección en el
extremo izquierdo de la barra de fórmulas, puesto que hay ocasiones en las que la
celda activa estará fuera de la zona de la hoja que se ve en pantalla, con lo que los
procedimientos 2 y 3 no servirán.
Para introducir un dato en la celda activa basta con que lo teclees y pulses Intro.
Cambiar la celda activa
El procedimiento para introducir datos en la hoja de cálculo consiste pues en
seleccionar una celda (que una vez seleccionada pasará a ser la celda activa), teclear
el dato y pulsar Intro.
Seleccionar una celda como activa implica poner el puntero de celda (el reborde
grueso) sobre la misma. Eso se puede hacer con el teclado o con el ratón.
Para mover el puntero de celda de una celda a otra utiliza las teclas del cursor: se
moverá en la dirección que marque la correspondiente tecla.
Si la celda que quieres seleccionar no está cerca de la que actualmente es la celda
activa, es mucho más aconsejable utilizar el ratón para seleccionar esa nueva celda.
El procedimiento consiste en situar el puntero del ratón (que cuando está sobre la
hoja de cálculo tiene forma de cruz ancha) sobre la celda que se quiere seleccionar y
hacer clic. El puntero de celda pasará inmediatamente a esa celda.
Seleccionar un rango
Un rango es un conjunto de celdas. Igual que se puede seleccionar una celda, en
Excel se puede seleccionar un rango, es decir, un grupo de celdas. Esto se hace
habitualmente cuando se quiere trabajar a la vez con todas las celdas seleccionadas,
lo que ahorra tiempo y esfuerzo. Hay dos tipos de rangos:
ð Rangos sencillos, en los que todas las celdas que componen el rango se tocan
unas con otras.
ð Rangos discontinuos, en los que las celdas que lo componen pueden estar alejadas
unas de otras.
En la figura 1.13 puedes ver seleccionado un rango sencillo de 28 celdas (4
columnas por 7 filas). Se reconoce porque las celdas que componen el rango
aparecen sombreadas.

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Figura 1.13. Un rango sencillo seleccionado


Para seleccionar un rango sencillo mediante el teclado, haz lo siguiente:
1. Haz que la celda activa sea la que ocupe el extremo superior izquierdo del rango
que vas a seleccionar.
2. Pulsa la tecla Mayús y mantenla pulsada.
3. Utiliza las teclas del cursor para ir seleccionando las demás celdas que vayan a
componer el rango. A medida que lo hagas irás viendo que esas celdas cambian de
color para mostrar que están seleccionadas como parte del rango.
4. Cuando termines, suelta la tecla Mayús.
Si quieres utilizar el ratón en lugar del teclado para seleccionar un rango sencillo,
haz lo siguiente:
1. Sitúa el puntero del ratón sobre la celda que va a ocupar el extremo superior
izquierdo del rango.
2. Haz clic y mantén pulsado el botón del ratón.
3. Desplaza el ratón alejándote de la celda inicial hasta seleccionar todas aquellas
que quieras incluir en el rango. A medida que lo hagas irás viendo que esas celdas
cambian de color para mostrar que están seleccionadas como parte del rango.
4. Cuando se encuentren todas seleccionadas, suelta el botón del ratón.
Al igual que las celdas, los rangos tienen un nombre o referencia. En el caso de los
rangos sencillos, esta referencia se compone de los nombres de las celdas que
ocupan los extremos superior izquierdo e inferior derecho del rango, separados por

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dos puntos. En el caso de la figura 1.13, la referencia del rango sería C4:F10.
Si te fijas, un rango discontinuo no es más que la unión de varios rangos sencillos.
Entonces, para seleccionar un rango discontinuo con el ratón, haz lo siguiente:
1. Sigue el mismo procedimiento de antes para seleccionar el primero de los rangos
sencillos.
2. Cuando termines, pulsa la tecla Ctrl y mantenla pulsada.
3. Repite el procedimiento por cada uno de los rangos sencillos adicionales que
compongan el rango discontinuo.
En la figura 1.14 puedes ver un rango discontinuo seleccionado. Observa que este
rango es la unión de tres rangos sencillos. La referencia de un rango discontinuo se
forma separando con punto y coma las referencias de los rangos sencillos que lo
componen. Así, la referencia del rango discontinuo que aparece en la figura 1.14
sería B3:C6;D11:E15;G18:H22.

Figura 1.14. Un rango discontinuo seleccionado


Para deseleccionar un rango, haz clic con el ratón sobre cualquier celda de la hoja
de cálculo (o pulsa cualquier tecla del cursor).

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4. Guardar el libro de trabajo

Una vez que hayas creado o modificado tu libro de trabajo, introduciendo, borrando
o modificando el contenido de las celdas de las hojas de cálculo, querrás
guardarlo en el disco, ya que en caso contrario perderás el trabajo una vez que
salgas de Excel.
Para guardar en el disco el libro de trabajo (y, por tanto, todas las hojas de cálculo
que contiene) ejecuta el Botón Office, y luego Guardar (observa la figura 1.15).
Entonces aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como (figura 1.16).

Figura 1.15. El Botón Office desplegado


Este cuadro de diálogo sirve para que le des un nombre al libro de trabajo.
Introduce el nombre que quieras darle en el cuadro Nombre de archivo (en la figura
1.16 pone Libro1.xlsx).

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Figura 1.16. El cuadro de diálogo Guardar como


Excel ha seleccionado la carpeta Documentos en el cuadro desplegable Guardar en.
Esta es la carpeta que Excel selecciona por omisión para que guardes tu trabajo,
pero si quieres puedes utilizar cualquier otra: usa la lista desplegable Guardar en y
el cuadro que aparece debajo de ella para seleccionar la unidad de disco y la carpeta
en la que quieras guardar el libro de trabajo.
Después de introducir un nombre para el libro de trabajo y la carpeta en la
que quieres guardarlo, pulsa el botón Guardar. Excel guardará el libro de trabajo en
el disco.
Guardar el libro de trabajo por segunda y sucesivas veces
Si después de guardar un libro de trabajo en el disco lo modificas, deberás hacerlo
de nuevo para que se guarden esas modificaciones. La forma de guardar por
segunda y sucesivas veces un libro de trabajo es más sencilla que hacerlo por
primera vez, basta con que hagas clic en el comando Guardar, en la barra de acceso
rápido (el primero por la izquierda), o pulses la combinación de teclas Ctrl+G. Excel
se limitará a guardar la versión modificada de tu libro de trabajo en la misma
carpeta donde estaba la original, sustituyendo a ésta, y sin preguntarte nada. Esta
operación es tan sencilla porque es muy recomendable que guardes tu libro de
trabajo a medida que trabajes con él; así, en el caso de que ocurra un accidente (por
ejemplo un corte de luz) no perderás apenas nada del trabajo que hayas realizado.
Si quieres guardar el mismo libro de trabajo con otro nombre o en otra carpeta,
entonces utiliza el comando, Guardar como... , Libro de Excel, después de pulsar el Botón Offi
Botón Office. Los pasos a seguir son los mismos que si fuese la primera vez que
guardaste el libro de trabajo.

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guardaste el libro de trabajo.
Guardar el libro de trabajo para otras versiones de Excel
En la figura 1.16 vimos que el tipo de archivo que guardábamos era *.xlsx. Esto no
ha sido siempre así, y hasta esta versión 2007 ese no era el formato que Excel
utilizaba para guardar los libros de trabajo, era *.xls. Con formato nos referimos a la
extensión, lo que acompaña al nombre del archivo detrás del punto, y que
determina qué tipo de fichero es. Y lo que diferencia uno de otro es la manera de
codificar el archivo; el formato *.xslsx utiliza un lenguaje llamado XML que, aparte
de las mejoras de rendimiento y ventajas que conlleve, lo cierto es que afectará a
nuestra forma de trabajar porque ambos formatos son incompatibles entre sí. No
tendremos problemas si no compartimos nuestros documentos, pero de tener que
trabajar en grupo e intercambiar nuestros libros de trabajo con un colaborador,
puede ocurrir que:
ð Tengas que ceder tu archivo creado en Excel 2007 a un usuario que utiliza una
versión anterior. No hay problema. Con el comando Guardar como crea un
documento como Libro de Excel 97-2003 para que pueda abrirlo.
Consejo
Cada vez que se guarde un archivo en otro formato, es posible que se pierda parte
de su formato, sus datos y sus características. Pulsa en el Botón Office y ve al menú
Preparar, allí ejecuta el comprobador de compatibilidad para ver si eso ocurriría.
ð Tengas que abrir un archivo de una versión anterior. Ábrelo normalmente como
hemos visto en este capítulo. A lo mejor no notas nada pero fíjate que se activa el
modo de compatibilidad (en la barra de título aparece Modo de compatibilidad).
Este modo asegura que no estarán disponibles las características nuevas de Excel
2007, de manera que al guardarlo, quienes utilicen versiones anteriores podrán
editarlo sin problemas.
Nota
Existe la opción de saltarte el Modo de compatibilidad. Pulsa el Botón Office y ve al
comando Convertir. Si aceptas la conversión podrás usar todas las mejoras que trae
el formato nuevo.
Cerrar el libro de trabajo
Para finalizar la tarea con el libro de trabajo, después de guardarlo debes cerrarlo.
Esto es tan fácil como ejecutar el comando Cerrar, dentro de las opciones que
despliega el Botón Office.
Si has hecho modificaciones en el libro de trabajo desde la última vez que lo
guardaste, Excel te advertirá de ello (figura 1.17), dándote la opción de guardar de
nuevo el libro antes de cerrarlo (si lo cierras sin guardarlo, perderás los cambios que
hubieras hecho).

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Figura 1.17. Excel te da la opción de guardar el libro de trabajo antes de cerrarlo


si has realizado modificaciones
Si no hay cambios que guardar o, si los hay, después de que elijas la opción
adecuada del cuadro de diálogo de la figura 1.17 (excepto si es Cancelar), la
ventana del libro de trabajo se cerrará y sólo quedará la ventana del programa.
Si pulsas el botón Cancelar en el cuadro de diálogo de la figura 1.17, el libro
no se cerrará y no se guardarán los cambios, de modo que podrás seguir trabajando
en él.

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5. Crear y abrir un libro de trabajo

Si quieres comenzar a trabajar con un libro nuevo y en blanco, haz clic en el Botón
Office, Nuevo y luego clic en el botón Crear del cuadro de diálogo Nuevo libro que
aparecerá.
Excel creará un libro de trabajo nuevo y en blanco y lo mostrará en la pantalla para
que puedas comenzar a trabajar con él.
Abrir un libro de trabajo
Cuando inicies una sesión de trabajo con Excel tienes dos opciones: comenzar a
trabajar con un libro nuevo o seguir con un libro que hayas guardado previamente.
En este segundo caso, para poder seguir trabajando con el libro, primero deberás abrirlo
abrirloen Excel.
Para abrir un libro de trabajo ejecuta el comando Abrir después de pulsar el Botón
Office. Excel te mostrará el cuadro de diálogo Abrir, que es muy parecido al cuadro
de diálogo Guardar como.
Selecciona el disco y la carpeta en la que esté el libro guardado. Cuando lo hagas, el
libro aparecerá en el cuadro que hay debajo del desplegable Buscar en (figura 1.18).
Haz clic sobre él para seleccionarlo y luego pulsa Abrir.

Figura 1.18. El cuadro de diálogo Abrir


Salir de Excel
Para terminar una sesión de trabajo con Excel hay que cerrar la ventana del
programa o, lo que es lo mismo, salir de Excel. Cuando quieras cerrar Excel, utiliza
el comando Botón Office, y luego el comando Salir de Excel. Si has modificado el

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libro en el que estuvieses trabajando y no lo has guardado, Excel te mostrará el
mismo cuadro de diálogo de la figura 1.17. Después de responder a este cuadro de
diálogo, Excel se cerrará (a menos que selecciones la opción Cancelar).

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6. Introducir datos

Excel es un programa de hoja de cálculo y, como su propio nombre indica, se dedica


fundamentalmente a realizar cálculos. Lógicamente, antes de pedirle a Excel que
realice un cálculo debemos suministrarle los datos pertinentes. En este capítulo
veremos la forma de introducir datos en Excel y de corregir los que ya hay.
Cualquier información que se introduce en Excel es un dato. Cuando se añade un
dato en Excel, en realidad se introduce en una celda determinada de la hoja de
cálculo en la que estemos trabajando. En concreto, cuando se inserta un dato en
Excel, éste siempre se introduce en la celda activa, es decir, en la celda seleccionada
(consulta el capítulo anterior). Sabido esto, introducir un dato es un proceso muy
sencillo:
1. Selecciona la celda en la que quieres introducir el dato (puedes utilizar el teclado
o el ratón para desplazar el puntero de celda activa, tal y como vimos en el capítulo
anterior).
2. Escribe seguidamente el dato que quieres introducir (simplemente tecleándolo).
3. Cuando termines de escribir el dato, pulsa Intro para aceptar la introducción del
mismo en la celda activa.
Prestemos un poco de atención a lo que ocurre en el punto 2 mientras tecleas el
dato. Tan pronto como comiences a teclear podrás notar que suceden varias cosas
(figura 2.1):

Figura 2.1. Introduciendo un dato en la celda activa

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ð Lo que vas escribiendo aparece en el interior de la celda activa, así como un cursor
parpadeante al final que se denomina punto de inserción (lo siguiente que teclees
aparecerá donde esté el punto de inserción).
ð Lo que vas escribiendo también aparecerá en la barra de fórmulas y a su izquierda
se mostrarán dos botones, uno en forma de aspa (botón Cancelar), que sirve para
anular la introducción del dato (es equivalente a la tecla Esc), y otro en forma de
signo de verificación (botón Introducir), que sirve para aceptar la introducción del
dato (es equivalente a la tecla Intro).
ð En el extremo izquierdo de la barra de estado de Excel aparece la palabra Introducir
Introducir.
Puede que cometas un error mientras estás escribiendo el dato. Si es así, utiliza la
tecla Retroceso para borrar lo que esté mal y completa el dato correctamente.
Cuando hayas terminado de escribir el dato y pulsado la tecla Intro, éste se
introducirá en la celda activa y el puntero de celda se desplazará a la celda
inmediatamente inferior de aquella en la que estaba.
Si quieres modificar un dato que ya hayas introducido en una celda, deberás utilizar
técnicas distintas, técnicas que veremos en el apartado «Editar los datos», más
adelante en este mismo capítulo.
Sin embargo, si introduces un dato en una celda que ya contenía otro, el nuevo dato
sustituirá al antiguo. Esto es útil para sustituir un dato por otro o, si añades un dato
con errores y no quieres complicarte la vida, para corregir un dato ya introducido.
Borrar el contenido de una celda
Una vez que has introducido un dato en una celda, para borrarlo completamente
utiliza este sencillo procedimiento:
1. Lleva el puntero de celda a la celda cuyos datos quieres borrar.
2. Pulsa la tecla Supr o la tecla Retroceso.
3. Si elegiste pulsar la tecla Retroceso habrá aparecido el punto de inserción dentro
de la celda. Pulsa Intro o introduce otro dato.
Otra forma de borrar el contenido de una celda consiste en utilizar el comando
Borrar en la cinta de opciones, una vez que la celda activa es aquella cuyo
contenido quieres borrar. Sin embargo, este procedimiento es más complejo,
porque el comando Borrar no permite sólo borrar el contenido de una celda, sino
también otros aspectos de la misma, como los formatos o los comentarios. Este es
el procedimiento:
1. Lleva el puntero de celda a la celda cuyos datos quieres borrar.
2. Selecciona el comando Borrar del grupo Modificar de la ficha Inicio de la cinta
de opciones.
3. Observa que al hacerlo se despliega un submenú con distintas opciones (figura
2.2). En este caso, como lo que quieres borrar es el dato de la celda, selecciona la
opción Contenido.

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Figura 2.2. El comando Borrar


Las otras opciones de este submenú, que utilizaremos más adelante, sirven para lo
siguiente:
ð Todo. Sirve para borrar absolutamente la celda, es decir, el contenido, los
formatos y los comentarios.
ð Formatos. Esta opción sirve para borrar los formatos de la celda, pero dejando
intactos el dato y el comentario (si los hay). Los formatos los veremos en el capítulo
«Formatos».
ð Comentarios. Esta opción sirve para borrar los comentarios de la celda, pero sin
alterar el contenido ni los formatos.
Deshacer
En muchas ocasiones se cometen errores durante el trabajo con Excel, lo que es
completamente normal. Pueden ser errores al introducir los datos, al editarlos, al
aplicar formatos o durante cualquier otra tarea que se realice en Excel.
A medida que se van realizando tareas en Excel, éste va almacenando en una
memoria lo que vas haciendo. El motivo de esto es que, si cometemos un error,
Excel nos permite deshacer esa acción, volviendo al estado anterior al de cometer el
error.
El comando que permite deshacer las acciones que hemos realizado es el comando Deshacer
Deshacer de la Barra de herramientas de acceso rápido. Por ejemplo, supón que
introduces el apellido Santiago en la celda C5 y que luego lo borras (como hemos
visto más arriba) por error. Si despliegas el submenú del comando Deshacer justo
después de borrar el dato de la celda C5, verás que aparece una lista de esas

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acciones memorizadas y que Borrar es la última tarea que has llevado a cabo en
Excel (figura 2.3).

Figura 2.3. El comando Deshacer


Si ahora ejecutas el comando Deshacer, Excel deshará la última acción que
realizaste, en este caso borrar el contenido de la celda C5, y el dato Santiago volverá
a aparecer en su interior.
Pero, como has visto, Excel almacena todas las acciones que vas realizando. Esto
significa que si después de deshacer la última acción que hayas realizado quieres
deshacer la inmediatamente anterior, puedes volver a ejecutar el comando,
Deshacer. De esta manera, en el caso de que se hayan cometido una serie
consecutiva de errores, o en el de que el trabajo realizado durante un rato no sirva,
mediante el comando Deshacer puedes volver a un estado anterior del trabajo que
fuese válido.
También debes tener en cuenta que hay algunas acciones que Excel no puede
deshacer y que, por tanto, si las realizas no podrás utilizar el comando Deshacer
para invertir su efecto. Sin embargo, Excel te avisará de esto antes de que realice
efectivamente la orden que le hayas dado. El atajo de teclado del comando
Deshacer es Ctrl+Z. Es decir, si pulsas a la vez la tecla Ctrl y la tecla Z, ejecutarás
el comando Deshacer.
Rehacer
El comando Rehacer (que también está en la Barra de herramientas de acceso
rápido) es hermano de Deshacer y es una especie de doble seguro.
Supón que introduces el dato Santiago en la celda C5 y que luego lo borras.
Entonces piensas que eso es un error y utilizas el comando Deshacer para anular la

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acción de borrado y recuperar el dato en la celda C5. Pero de nuevo vuelves a
cambiar de idea y decides borrarlo definitivamente. Ahora tienes dos opciones:
utilizar cualquiera de los sistemas de borrado que ya hemos visto o usar el
comando Rehacer. Este comando repite la última acción que hayas realizado. Como
lo último que hiciste fue borrar un dato, si ahora ejecutas el comando Rehacer
volverás a borrar el dato que haya en la celda activa.
Lógicamente, en el caso de borrar un dato es más rápido y cómodo pulsar la tecla Supr
Supr que utilizar el comando Rehacer. Sin embargo, y como veremos a lo largo del
libro, hay muchas tareas en Excel que son complejas y que llevan bastante tiempo.
Es en esos casos en los que el comando Rehacer representa una ayuda inestimable.
Al igual que Deshacer, el comando Rehacer cambia de nombre en la Barra de
herramientas de acceso rápido para mostrar lo que rehará si lo utilizas.
Si utilizas el comando Deshacer varias veces consecutivas para invertir un grupo de
acciones que hayas realizado, el comando Rehacer te permitirá también recuperar
consecutivamente las acciones que hayas deshecho.
Además, el comando Rehacer también sirve para repetir sobre otras celdas la última
acción que hayas realizado. Por ejemplo, si después de borrar un dato desplazas el
puntero de celda a otra celda y ejecutas este comando, Excel borrará el contenido de
esa otra celda.
El atajo de teclado del comando Rehacer es F4 (o bien Ctrl+Y). Con sólo pulsar esta
tecla podrás rehacer una acción que previamente hubieses anulado o repetir en otras
celdas la última acción que hayas realizado.

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7. Tipos de datos

Al comienzo del capítulo vimos que un dato es cualquier información que se


introduce en una celda de Excel. Excel, como programa de hoja de cálculo que es,
puede trabajar no sólo con esos datos y realizar cálculos, sino de otras formas.
Dependiendo del tipo de datos que introduzcas en una celda, Excel podrá trabajar
con ese dato de una manera o de otra. Por ejemplo, si introduces un número en una
celda, Excel podrá sumar ese dato con otro, pero si escribes un texto en una celda,
Excel no podrá sumar ese dato con ningún otro.
Por tanto, es muy importante conocer cuáles son los tipos de datos que se pueden
introducir en Excel, puesto que ello determinará qué puedes hacer con esos datos.
Hay tres tipos de datos que se pueden introducir en Excel: texto, fechas y valores.
En caso de que Excel no pueda reconocer un dato como una fecha o como un valor,
automáticamente lo considerará un texto. En los siguientes apartados veremos los
conceptos básicos de cada tipo, así como la manera de introducirlos en las hojas de
cálculo.
Texto
Los datos de tipo texto son cualquier combinación de letras, números y símbolos
(puntos, guiones, caracteres especiales, etcétera) que Excel no pueda considerar un
valor o una fecha (en los dos siguientes apartados veremos qué datos considera
Excel que sean fechas o valores). En el caso de que quieras forzar a Excel a que
considere como de tipo texto un dato que puede considerar como fecha o valor,
introduce un apóstrofe (‘) delante del dato. Por ejemplo, 2345 es un dato que Excel
considerará un valor; sin embargo, si introduces ‘2345, Excel lo considerará como
un dato de texto.
Frente a los otros dos tipos de datos, los de tipo texto se caracterizan porque no se
puede operar matemáticamente con ellos. Fundamentalmente se usan como rótulos
para los datos de tipo valor o fecha, para nombres y, en general, para realizar
anotaciones de todo tipo. Los datos de tipo texto se alinean por omisión con
respecto al borde izquierdo de la celda en la que estén.
Puedes introducir cientos de caracteres en una celda, aunque es posible que no
puedas verlos todos si la celda no es lo suficientemente ancha y la que esté a la
derecha contenga datos (consulta el apartado «Desbordamiento» más adelante en
este mismo capítulo).
Fechas
El segundo tipo de datos que Excel distingue es el de fechas. Excel puede hacer
operaciones con fechas; por ejemplo, puede calcular cuántos días han pasado desde
el 8 de noviembre de 1966, cuántos días hay entre dos fechas, el tiempo
transcurrido entre dos horas, etcétera.
Sin embargo, para que Excel pueda hacer todas esas operaciones (que se denominan
aritmética de fechas) es necesario que reconozca como fechas los datos que se
introduzcan. Cuando las reconoce, Excel alinea por omisión las fechas con respecto
al lado derecho de la celda donde se introducen y las muestra con un formato
determinado.

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Un formato es una modificación de la apariencia que un dato tiene en pantalla, pero


que no altera al dato en sí. Por ejemplo, un Renault Clio es un modelo de coche; el
color concreto de cada Clio podría considerarse un formato, puesto que sólo cambia
la apariencia estética, pero no el coche en sí.
Llevado a Excel, un dato puede tener un formato de negrita o no, y eso hará que se
vea distinto en pantalla; sin embargo, el dato en sí no habrá cambiado, sino
solamente su apariencia estética en la pantalla. Más adelante hay un capítulo
dedicado a los formatos.
Como te decía, es necesario que las fechas se introduzcan en las celdas de una
forma que Excel pueda reconocer para que las considere como tales (y además,
lógicamente, tiene que ser una fecha válida). La tabla 2.1 muestra todas las formas
posibles.
Tabla 2.1. Forma que debe tener un dato para que Excel lo reconozca como una
fecha

Dato Interpretación de Excel


8/11/10 La fecha que se indica.
8-Nov-10 La fecha que se indica.
8-Nov Excel tomará el año de la fecha del ordenador.
Nov-10 Excel tomará el día de la fecha del ordenador.
8 / 1 1 / 1 0 9 : 4 5 La fecha y hora que se indican.
14:45 La hora que se indica.
14:45:30 La hora que se indica.
1:45 PM La 1:45 de la tarde.
1:45 AM La 1:45 de la madrugada.

Excel también reconoce la mayoría de las formas comunes de fechas. Si utilizas una
de ellas (como por ejemplo, 8/11), Excel la reconocerá como fecha, pero la
introducirá en la celda con una de las formas de la tabla 2.1.
Consejo
Si quieres introducir la fecha actual en una celda, pulsa Ctrl+Mayus +, (coma), y si
deseas insertar la hora actual, pulsa Ctrl+Mayus+. (punto). Esto es distinto que
utilizar una función para obtener la fecha y hora actuales (hay un capítulo dedicado
a las funciones más adelante), ya que al contrario de las funciones, que actualizan la
fecha y la hora cada vez que se abre el libro de trabajo, las fechas y horas
introducidas así no cambian por sí mismas.
Valores
El tercer y último tipo de dato que Excel reconoce es el tipo valor. Los valores son,
en general, números y se caracterizan fundamentalmente porque es posible realizar
operaciones matemáticas con ellos.
Al igual que ocurre con las fechas, para que Excel considere que un dato es un valor
debe poder reconocerlo como tal, y para ello se deben introducir los valores con una

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debe poder reconocerlo como tal, y para ello se deben introducir los valores con una
forma aceptada por Excel.
Para estar seguro de que Excel reconoce un dato como un valor, sólo tienes que
seguir estas dos sencillas reglas:
1. Introduce sólo números (ni letras ni símbolos).
2. Los únicos símbolos que Excel reconoce como partes de un dato de tipo valor
son los siguientes:
a) La coma decimal (para los números fraccionarios).
b) El punto de millar.
c) El símbolo € (euro) delante o detrás del número.
d) El signo menos (para los números negativos); si lo prefieres, también puedes
usar paréntesis en lugar del signo menos.
e) El símbolo de porcentaje (%) para introducir tantos por ciento; por ejemplo, 10%
es lo mismo que 0,1.
f) El signo de división para números fraccionarios; por ejemplo, 5 1/4 es lo mismo
que 5,25.
g) El signo de exponenciación (E o e) para notaciones científicas; por ejemplo,
5,5E+02 es lo mismo que 550.
Cuando Excel reconoce un dato como de tipo valor, lo alinea con respecto al borde
derecho de la celda.
El Euro
Un tipo especial de número es que el se utiliza para representar valores monetarios.
Para escribir cantidades monetarias, Excel pone a tu disposición un botón
desplegable llamado Estilo de moneda en la cinta de opciones, dentro del grupo de
comandosMoneda (en la ficha Inicio), que te permite expresar el valor que escribas
en euros o en otras monedas (figura 2.4). A menos que le digas lo contrario con este
comando, Excel toma los valores monetarios primero como euros.

Figura 2.4. El botón Estilo moneda y la opción de Euro que te permite expresar los
valores de las celdas con el símbolo del Euro
Además, desde Excel 2000, se incluye una herramienta para el euro, pero tienes que

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habilitarla en Opciones de Excel: pulsa primero el Botón Office; ve a la pestaña
Complementos y haz clic en el botón I r del desplegable Administrar
Complementos de Excel. Activa la casilla Herramientas para el Euro en la ventana
que aparece y acepta (es posible que Excel te pida una instalación para terminar).
Aviso
El botón Estilo de moneda lo único que hace es añadir el símbolo del Euro (u otro)
al valor escrito en una celda, pero no realiza ningún tipo de conversión ni de pesetas
a euros ni viceversa.
Para convertir cantidades de pesetas a euros y viceversa debes introducir unas
fórmulas muy sencillas. Observa la figura 2.5. En la celda A1 hemos introducido el
valor 1000 y en la B1 la fórmula que nos permite convertir el valor de dicha celda a
euros (observa que en la celda B1 aparece el valor 6,01, pero en la barra de fórmulas
se muestra la fórmula «=A1/166,386»). En las celdas A2 y B2 se realiza la
conversión inversa. En este caso, la fórmula introducida en la celda B2 es
«=A2*166,386».
Si habilitaste el complemento para el Euro, más fácil es el uso de la herramienta EuroValue
EuroValue (que instala el complemento), con la que tan solo tenemos que
seleccionar una conversión y marcar la casilla que contenga el valor que queramos
convertir, sin embargo, con este método no tenemos una casilla con su fórmula
(figura 2.5).

Figura 2.5. Conversión de pesetas a euros y de euros a pesetas


Desbordamiento
El desbordamiento es un fenómeno que se produce cuando el dato que contiene una
celda no cabe en el tamaño de la misma. Entonces, dependiendo del tipo de dato

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del que se trate, el desbordamiento se comportará de una manera o de otra.
Si el dato es de tipo texto pueden ocurrir dos cosas:
ð Si la celda que hay a la derecha de la que se ha desbordado está vacía, Excel
utilizará ese espacio para mostrar el texto que no cabe en la celda en la que está el
dato.
ð Si la celda que hay a la derecha de la que se ha desbordado contiene un dato,
Excel sólo mostrará la parte del texto que quepa en la celda. Esto no altera para
nada al dato en sí, sino únicamente a la manera en la que aparece en pantalla (en
este caso, truncado porque no hay sitio para que se pueda ver en su totalidad).
Si el dato es valor o fecha, entonces Excel mostrará en la celda las marcas de
desbordamiento (#) para avisarte (ten en cuenta que si sólo mostrase parte del
número te podría inducir a error). De nuevo, el dato en sí no cambia, sino
únicamente la manera en la que aparece en pantalla (puedes comprobar que el dato
no ha cambiado seleccionando la celda en cuestión y mirando su contenido en la
barra de fórmulas en lugar de en la propia celda).
Hay varias maneras de solucionar un desbordamiento. Las más comunes son
aumentar la anchura de la celda o disminuir el tamaño de la fuente. Ambas las
veremos más adelante. En la figura 2.6 puedes ver el efecto que producen distintos
desbordamientos.

Figura 2.6. El efecto que producen distintos desbordamientos

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8. Modificar los datos. Copiar y mover

Hasta ahora hemos visto cómo introducir datos en las celdas, cómo borrarlos y
cómo sustituirlos por otros. Sin embargo, en muchas ocasiones te encontrarás con
que es preferible modificar un dato que ya esté en una celda a sustituirlo
completamente.
Esto es tanto más cierto cuanto más largo es el texto que hay en una celda o más
complicada es la fórmula que hay en ella (las fórmulas se tratan en un capítulo
posterior).
Para corregir un dato erróneo que haya en una celda debes situar el puntero de
celda en ella y luego pasar al modo Modificar.
Para pasar al modo Modificar simplemente pulsa la tecla F2. Entonces verás que
ocurren dos cosas:
ð El punto de inserción aparece dentro de la celda activa, justo detrás del último
carácter que haya en la misma.
ð La palabra Modificar aparece en el extremo izquierdo de la barra de estado de
Excel.
Una vez que has hecho esto, sólo te queda corregir el dato y, cuando termines,
pulsar Intro para aceptar los cambios realizados. Si cambias de idea mientras estás
modificando los datos y quieres dejar la celda como estaba, pulsa la tecla Esc.
Mientras estás en el modo Modificar, puedes usar varias teclas que te ayudarán a
corregir los datos. Esas teclas aparecen en la tabla 2.2.
Tabla 2.2. Teclas que puedes usar mientras estés en el modo Modificar

Tecla Efecto
Flecha Mueve el punto de inserción un carácter hacia
izquierda laizquierda.
Flecha derecha Mueve el punto de inserción un carácter hacia laderecha.
Sitúa el punto de inserción a la izquierda del
Inicio
primercarácter.
Sitúa el punto de inserción a la derecha del último
Fin
carácter.
Borra el carácter que haya a la izquierda del punto de
Retroceso
inserción.

Copiar y mover
Cuando comiences a tener hojas de cálculo con una cierta cantidad de datos
introducidos, te encontrarás muchas veces con la necesidad de mover parte de esos
datos o de copiarlos en otro lugar. Aunque podrías teclear de nuevo todos esos

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datos, resulta mucho más rápido y cómodo utilizar las técnicas de Mover/ Copiary
Pegar de Excel.
A continuación puedes ver el procedimiento para copiar datos, y en la figura 2.7 un
esquema del mismo procedimiento:
1. Selecciona los datos que quieras copiar. Puede ser una sola celda, en cuyo caso
basta con que sitúes en ella el puntero de celda, o un rango, en cuyo caso deberás
seleccionarlo (paso 1 de la figura 2.7).
2. Ejecuta el comando Copiar en la cinta de opciones. Verás que el único efecto es
la aparición de una línea discontinua móvil alrededor de los datos seleccionados
(paso 2 de la figura 2.7).

Figura 2.7. El procedimiento para Copiar


3. Si vas a copiar los datos en otra hoja de cálculo del mismo libro o en una de otro
libro de trabajo, pasa a la hoja correspondiente. Las técnicas para cambiar de hoja
de cálculo y de libro de trabajo las veremos más adelante.
4. Selecciona la celda en la que vas a copiar los datos (paso 2 de la figura 2.7). Si
estás copiando un rango, esa celda debe ser la que va a ocupar el extremo superior

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izquierdo del rango cuando lo copie. El puntero de celda se moverá a la nueva
posición en la celda, pero la línea discontinua móvil seguirá alrededor de los datos
que vas a copiar.
5. Ejecuta el comando Pegar. Los datos se copiarán en la posición de destino, pero
la línea discontinua móvil permanecerá alrededor de los datos originales (paso 3 de
la figura 2.7).
6. Vuelve a pegar los datos tantas veces y en tantos lugares como quieras. Cuando
termines, pulsa Esc para detener la línea discontinua móvil.
En el caso de que quieras mover los datos en lugar de copiarlos, la única diferencia
en el procedimiento anterior consiste en que en el punto 2 debes ejecutar en el
grupo Portapapeles el comando Cortar en lugar de Copiar. Cuando ejecutes el
comando Pegar (punto 5), los datos aparecerán en la ubicación de destino y
desaparecerán de la ubicación original.
Debes tener en cuenta que estos procedimientos copian o mueven tanto los datos
como cualquier otro elemento que haya en la celda o rango seleccionados (como los
formatos). Si en vez de utilizar el comando Pegar usas el comando Pegado
especial, Excel mostrará un cuadro de diálogo que te permitirá escoger de qué
manera quieres pegar los datos (figura 2.8). La utilidad de este cuadro de diálogo la
verás mucho más clara después de leer el capítulo dedicado a los formatos.

Figura 2.8. Al pegar los datos puedes elegir la manera de hacerlo


El Portapapeles de Office
Las operaciones de Copiar/ Cortar y Pegar se realizan a través de un accesorio de
Windows denominado Portapapeles. El mecanismo consiste en que cuando se copia
o corta un dato, éste se almacena en el Portapapeles. Luego, al pegarse, ese dato
se copia desde el Portapapeles al lugar de destino. Desgraciadamente, el Portapapeles
Portapapeles de Windows sólo puede contener un elemento a la vez, por lo que
cualquier elemento que se copie o pegue sustituye al que estuviera anteriormente en
el Portapapeles.

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Para aumentar la versatilidad del sistema, Excel incorpora su propia versión


mejorada del portapapeles: el Portapapeles de Office. Éste puede contener hasta
24 elementos. Cada vez que se ejecuta una operación de copiar o cortar, los datos
se almacenan en posiciones sucesivas del Portapapeles de Office y permanecen allí.
Luego es posible pegar cualquiera de los elementos que contiene el Portapapeles
en el lugar deseado.
Es decir, supón que copias y pegas una celda, que más tarde copias y pegas un
rango. Una copia de ambos elementos (la celda y el rango) permanecen en el
Portapapeles de Office. Si quieres, más tarde puedes utilizar esas copias para
pegarlas de nuevo en la hoja de cálculo sin tener que seleccionar y copiar de nuevo
los datos.
Para verlo pulsa el lanzador de panel en el grupo de comandos Portapapeles y
aparecerá acoplado en el lado izquierdo de la ventana de Excel, aunque puedes
arrastrarlo a cualquier lugar de la pantalla (figura 2.9). Sitúa el puntero de celda en
el elemento que quieras pegar y haz clic sobre él. Si pulsas Pegar todo, se pegarán
todos los elementos del Portapapeles, el primero en la celda seleccionada y los
siguientes en las celdas de debajo. Para borrar todos los elementos del Portapapeles
Portapapeles, pulsa el botón Borrar Portapapeles.
En la figura 2.9 puede haber almacenados elementos de aplicaciones diferentes.
Puedes ver fácilmente el contenido de cada elemento su cuadro informativo.

Figura 2.9. El Portapapeles de Office

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9. Insertar y eliminar

En ocasiones, tras introducir datos en una hoja de cálculo, te das cuenta de que
deberías haber añadido otro conjunto de datos en una zona que ya está ocupada o
de que han quedado espacios en blanco en medio de los datos. Una opción puede
ser la de mover los datos de un lado a otro. Sin embargo, algunas veces esta
solución es complicada o laboriosa. En esas ocasiones lo más fácil es insertar o
eliminar filas, columnas o celdas.
Seleccionar filas y columnas
Para poder insertar o eliminar filas y columnas es necesario seleccionarlas antes.
Observa que todas las columnas (en la parte superior) y todas las filas (a la
izquierda) tienen un encabezado donde aparece el nombre de la columna o de la
fila. Seleccionar una columna o una fila es tan fácil como hacer clic en el encabezado
correspondiente. Por ejemplo, para seleccionar la columna E haz clic en su
encabezado (donde aparece la letra E que da nombre a la columna). Cuando lo hagas
verás que Excel selecciona toda la columna (figura 2.10).

Figura 2.10. La columna E seleccionada


Si quieres seleccionar varias filas o varias columnas a la vez debes hacerlo como si
se tratase de un rango. Por ejemplo, para seleccionar a la vez las filas 8, 9, 10 y 11,
primero haz clic sobre el encabezado de la fila 8 y mantén pulsado el botón del
ratón. Luego arrastra el ratón hacia abajo hasta que llegue a la fila 11. Entonces
suelta el botón (figura 2.11).

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Figura 2.11. Varias filas seleccionadas a la vez


Si quieres seleccionar filas o columnas discontinuas, es decir, que no sean
consecutivas, debes seleccionar la primera, pulsar la tecla Ctrl y mantenerla pulsada
y luego ir haciendo clic en los encabezados de las demás filas o columnas que
quieras seleccionar. Por último suelta la tecla Ctrl.
Cuando una o más filas o columnas se encuentran seleccionadas, todas las acciones
que realices (como asignar un formato) se aplicarán a todas las celdas de esa
columna.
Insertar filas y columnas
Una vez que sabes seleccionar una fila o una columna, insertarlas es muy sencillo:
selecciona la fila o la columna que esté donde quieras insertar la nueva y ejecuta en
la ficha Inicio, en el grupo Celdas, el comando Insertar y elige en el desplegable.
Por ejemplo, imagina que queremos insertar una columna en blanco en la columna C
de la hoja de cálculo que aparece en la figura 2.12. Selecciona la columna C y
ejecuta el comando Insertar, Insertar columnas de hoja. Excel insertará una
columna en blanco en ese lugar y desplazará todas las demás columnas hacia la
derecha (observa la figura 2.13).

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Figura 2.12. Vamos a insertar una columna

Figura 2.13. Después de insertar la columna


Si quieres insertar varias filas o columnas a la vez, primero selecciona tantas filas o
columnas como quieras insertar.

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columnas como quieras insertar.
Recuerda que al insertar columnas, Excel desplaza hacia la derecha las que haya
desde la posición en la que inserta; al insertar filas, Excel desplaza hacia abajo las
filas que haya desde la posición en la que inserta.
Eliminar filas y columnas
El procedimiento para eliminar filas y columnas es exactamente el mismo que para
insertarlas, con la diferencia de que debes utilizar el comando Eliminar. Al eliminar
una fila o una columna también desaparecen todos los datos que hubiera en ellas,
así que ten mucho cuidado al utilizar este comando.
Por ejemplo, para eliminar la columna que hemos insertado en el apartado anterior,
simplemente ejecuta el comando Eliminar (puesto que la columna C ya está
seleccionada; en caso de que no lo estuviera, selecciónala antes de ejecutar el
comando).
Cuando se eliminan filas y columnas, Excel desplaza las restantes, respectivamente,
hacia arriba y hacia la izquierda. Es decir, en el sentido contrario a cuando se
insertan.
Insertar y eliminar celdas
En ocasiones, insertar filas o columnas no es útil para lo que buscamos, ya que
estos comandos insertan una fila o columna completa, desplazando todo el resto de
la hoja hacia abajo o hacia la derecha según el caso. Si sólo quisieras insertar unas
celdas, estos comandos no te servirían y deberías usar el comando Insertar,
Insertar celdas en su lugar.
Primero selecciona el rango de celdas que quieres insertar. Por ejemplo, si en la hoja
de la figura 2.12 quisieras insertar celdas en el rango C6:C8, selecciona ese rango.
Luego ejecuta el comando Insertar, Insertar celdas. Aparecerá el cuadro de
diálogo Insertar celdas que puedes ver en la figura 2.14.

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Figura 2.14. El cuadro de diálogo Insertar celdas


Este cuadro de diálogo te permite elegir hacia dónde desplazar las celdas existentes
cuando insertes las nuevas. Si dejas seleccionada la opción por omisión y haces clic
en Aceptar, Excel insertará celdas en blanco y desplazará las que había hacia la
derecha, tal y como puedes ver en la figura 2.15.

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Figura 2.15. Tras insertar las celdas y desplazar las que había hacia la derecha
El procedimiento para eliminar celdas es idéntico al que se usa para insertarlas:
selecciona las celdas que quieres eliminar, ejecuta el comando Eliminar y señala en
el cuadro de diálogo que aparecerá hacia dónde deben desplazarse las celdas
existentes cuando elimines las seleccionadas. Utiliza este procedimiento para
eliminar las celdas que acabamos de insertar en el apartado anterior.
Observa que eliminar las celdas no es lo mismo que borrarlas; eliminar es hacerlas
desaparecer por completo con todo lo que contengan, desplazando el resto de las
celdas para ocupar el hueco dejado, mientras que borrarlas es suprimir total o
parcialmente lo que contengan.

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10. Ayuda para la introducción de datos

Excel dispone de muchas ayudas que facilitan la introducción de datos en las celdas.
En los próximos apartados vamos a ver algunas de las más notables.
Autocompletar
Si escribes una columna de datos (es decir, en celdas unas debajo de otras), cada
vez que inicies la introducción de un dato nuevo Excel tratará de completarla por sí
mismo basándose en los datos que ya hayas introducido.
Por ejemplo, mira la lista de nombres que hay en el rango B4:B8 de la figura 2.7.
Ahora supón que vas a la celda B9 y tecleas la letra S para escribir el apellido Sánchez
Sánchez. Tan pronto como escribas la letra S, Excel completará la introducción con Santiago
Santiago (figura 2.16), puesto que éste es el único dato que comienza por S que hay
en la columna (en la celda B4). En el caso de que te valiese Santiago sólo tendrías
que pulsar Intro para validar la entrada, y hubieses introducido todo un apellido con
sólo teclear la primera letra.
Figura 2.16. Excel completa la introducción de un dato automáticamente
Evidentemente, en este caso la entrada no te sirve, porque quieres introducir Sánchez
Sánchez y no Santiago. En estos casos, simplemente continúa escribiendo el dato
que quieres y Excel remplazará su sugerencia por el dato que tú escribas.
En el caso de que hubiese más de un dato en la columna que empezase por S, Excel
se esperaría a que escribieses suficientes letras para identificar uno de ellos de
manera exclusiva antes de autocompletar la entrada. Por ejemplo, si en la columna
apareciesen Santiago y Samaniego, Excel esperaría a que escribieses la tercera letra
antes de completar la entrada, puesto que la tercera es la primera diferente entre
ambos apellidos. Si tú escribes una tercera letra que no sea la n o la m, entonces
Excel no completará la entrada automáticamente; si la tercera letra que escribas es
la n completará Santiago; y si es la m escribirá Samaniego.
Elegir de la lista
Asociada a la característica Autocompletar está la característica Elegirde la lista. En
este caso, puedes hacer que Excel te muestre una lista con todos los datos
contenidos en una columna para que selecciones uno, en lugar de dejar que él
complete el dato automáticamente. El procedimiento es muy sencillo:
1. Selecciona la celda en la que vas a introducir el dato (la que haya debajo de la
última que contenga datos) y haz clic con el botón derecho del ratón sobre ella.
2. Selecciona el comando Elegir de la lista desplegable del menú emergente que
aparecerá.
3. Excel te mostrará una lista ordenada con todos los datos que haya en esa
columna (figura 2.17). Ahora ya sólo tienes que hacer clic sobre el que quieras
seleccionar.

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Figura 2.17. Elegir de la lista


Si ya has escrito alguna letra cuando hagas clic con el botón derecho, Excel resaltará
el primer dato de la lista que comience por las letras que hayas escrito (si hay
alguno), de forma que te resulte más fácil localizar los datos que comienzan por
esas letras.
También puedes hacer clic con el botón derecho del ratón sobre una celda de la
columna que ya contenga datos y seleccionar el comando Elegir de la lista
despelgable. Aparecerá la lista y, si haces clic sobre uno de los datos de la misma,
éste sustituirá al dato que ya había en esa celda.
Autorrelleno
La característica Autorrelleno sirve para copiar datos de una celda a las adyacentes
de una forma muy sencilla. Su interés radica en que cuando los datos cumplen unos
requisitos determinados, Excel adapta la copia de los datos a lo que
presumiblemente queremos hacer, facilitándonos así en gran medida la introducción
de datos.
Como te decía, la función básica de Autorrelleno es copiar datos. Por ejemplo,
supón que tienes el dato Santiago introducido en la celda B2 (paso 1 de la figura
2.18). Sitúa el puntero de celda sobre el dato y ahora fíjate en el propio puntero de
celda. Observa que en su extremo inferior derecho hay un pequeño recuadro. Ese
recuadro se llama gestor de relleno (paso 2 de la figura 2.18).

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Figura 2.18. Procedimiento para utilizar la característica Autorrelleno


Si sitúas el puntero del ratón sobre el gestor de relleno, verás que se transforma en
una cruz delgada. Haz clic sobre él y, sin soltar el botón del ratón, arrástralo hacia
abajo. Verás que Excel va seleccionado todas las celdas por las que pase el puntero
del ratón (paso 3 de la figura 2.18). Cuando se haya sombreado un rango de diez o
doce celdas, suelta el botón. Excel copiará el dato Santiago en todas las celdas
sombreadas (paso 4 de la figura 2.18).
Listas
Aunque la función de copiar que hemos visto en el apartado anterior es muy
apreciable en sí misma por su sencillez, el verdadero interés de Autorrelleno estriba
en copiar datos que, como te decía anteriormente, cumplen unos requisitos.
Por ejemplo, introduce Enero en la celda B2 y utiliza Autorrelleno para copiarlo
hasta la celda B12 (igual que en el apartado anterior).
Fíjate en lo que ha ocurrido: en lugar de copiar Enero en todas las celdas, lo que
hecho Excel es completar la lista de meses; ha supuesto que querías crear una lista
de meses y lo ha hecho por ti. Por supuesto, si hubieses introducido Marzo en lugar
de Enero, Excel también hubiese creado una lista de meses que comenzaría por
Marzo.
Si quieres que Excel copie Enero en todas las celdas en lugar de crear la lista de
meses, mantén pulsada la tecla Ctrl mientras arrastras el gestor de relleno y hasta
que sueltes el botón del ratón.
Además de la lista de los meses, Excel crea automáticamente otras listas de datos
cuando se utiliza Autorrelleno. En la tabla 2.3 puedes ver cuáles son esas otras
listas.
Tabla 2.3. Las listas que Excel crea automáticamente con la característica
Autorrelleno

Lista Ejemplo
Días de la semana Lunes, Martes, Miércoles, Jueves, Viernes, etc.

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Días de la semana abreviados Lun, Mar, Mié, etc.
Meses Enero, febrero, Marzo, Abril, Mayo, Junio, etc.
Meses abreviados Ene, Feb, Mar, etc.

Si quieres, puedes crear tus propias listas para utilizarlas con la característica Autorrelleno
Autorrelleno. Las listas se definen en el botón Modificar listas personalizadas de
la ficha Másfrecuentes del cuadro de diálogo Opciones de Excel, al que se llega
pulsando el Botón Office.
Series
Además de listas, también puedes utilizar la característica Autorrelleno para crear
series. La diferencia entre una lista y una serie consiste en que en una lista los
elementos que la componen no guardan una relación numérica entre ellos, mientras
que en las series sí.
Introduce el texto Esta es la fila 3 en la celda B3. A continuación, igual que antes,
arrastra el gestor de relleno hacia abajo, hasta la celda B13. A medida que lo hagas,
el valor que se introducirá en cada una de las celdas por las que vaya pasando
aparecerá en un cartelito junto a esas celdas para que puedas comprobarlo (esto
ocurre siempre que se utiliza la característica Autorrelleno, y no sólo con las
series).
Cuando llegues a la celda B13 suelta el botón del ratón. Como podrás comprobar,
Excel crea una serie en la que va incrementando el número que hay en el texto
(figura 2.19).

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Figura 2.19. Autorrelleno para crear una serie


También puedes crear cualquier serie de números o de fechas, aunque en este caso
debes seleccionar dos celdas antes de arrastrar el gestor de relleno (es decir,
seleccio-nar un rango de dos celdas y arrastrar el gestor de relleno del rango):
ð En la primera celda debe estar el número o fecha que da comienzo a la serie.
ð En la segunda celda debe estar el incremento que va a haber entre dos elementos
consecutivos de la serie.
Por ejemplo, puedes decirle a Excel que cree una serie que empiece en el 1 y que
vaya de 3 en 3, u otra que empiece en el 10 y vaya de 10 en 10, etcétera. O puedes
decirle a Excel que cree una serie de fechas que empiece el día 20 de febrero y vaya
de 7 en 7 días.
Veamos el procedimiento para crear esta última serie:
1. Introduce 20 febrero en la celda B3.
2. Introduce 27 febrero en la celda B4.
3. Selecciona el rango B3:B4.
4. Arrastra el gestor de relleno hasta la celda B13 (ve mirando el cartelito que
aparece junto a las celdas que vas seleccionando).

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5. Suelta el botón del ratón cuando llegues a la celda B13.


Como verás, Excel crea una serie de fechas que empieza el 20 de febrero y que va de
semana en semana (figura 2.20).

Figura 2.20. Una serie de fechas que va de 7 en 7 días

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