Etude de l'Existant de système gestion d’événements

Introduction

Choisir le meilleur logiciel de gestion d'événements disponibles sur le marché est extrêmement
important pour les organisateurs d'événements afin de simplifier et gérer les exigences de leurs
événements ,ce faisant, ils furent éviter beaucoup de problèmes inutiles , on a trouvé que leurs
succès augmente la fréquentation de 20%, la productivité de 27% et la marge bénéficiaire de 20 à
30% Par rapport à la gérer d'événements de manière traditionnelle et qui majoritairement échoue
[7].

Cela a également évité aux audiences la peine de rechercher les événements qui nourrissent sa
passion et à faire la queue pendant des heures pour acheter des billets et qu'ils peuvent ne pas être
obtenus ,car la quantité épuisée.

Le but de ce projet est de construire une plateforme électronique en ligne, afin que les
organisateurs d'événements puissent gérer des événements et vendre des billets , et permettre les
audiences de participer a tout événements qui a alimentent leurs passions et d'acheter des billets
de manière simple.

La première étape de ce projet est de discuter des systèmes de gestion les plus utilisée dans le
monde, d'étudier leurs forces et leurs faiblesses ,et de révéler leurs limites et restrictions imposés
en fonction du contexte algérien.

Définitions de base 

Que signifie la gestion des événements ?

-La gestion: est le processus de direction, de planification, d'organisation, de coordination, de

contrôle et de prise de décision en utilisant des ressources matérielles, humaines, financières et
informationnelles pour atteindre un objectif de manière efficace et efficiente.

- Les événements :sont le rassemblement de personnes dans un lieu spécifique à un moment

précis pour atteindre un objectif.

- La gestion des événements: est l'application de méthodes administratives de manière efficace

et efficiente pour atteindre les objectifs de la réunion.

les cinq étapes de la gestion des évenements

L'Université George Washington a décrit cinq méthodes pouvant aider à mieux gérer les
événements :
1- la phase de recherche : il en résulte un besoin d'efficacité du marché et de connaissance de
l’existence d’evenement simultanées ou passées et des facteurs de leur succès, la recherche aide à
la possibilité de tenir l'événement dans une situation concurrentielle réussie.
 2- la phase de conception : il comprend le type, le lieu, l'identité, les exigences techniques et
formelles d'un événement, les activités d'accompagnement et les conceptions techniques .
3- la phase de planification : Établir des plans clairs de gestion du temps et des ressources
humaines ,définir les tâches, les budgets financiers , les mécanismes de marketing et atteindre le
public cible et choisissez le site approprié et déterminez les prestataires.
4- la phase de gestion et de mise en œuvre: Les tâches planifiées sont mises en œuvre,gérer les
activités sur le site de l'événement et coordonner les activités des prestataires.
5- la phase d'évaluation : Le niveau de l'événement est divulgué en fonction des critères et des
objectifs de l'événement à travers et mesurer la satisfaction des clients, évaluer les objectifs,
évaluer l'inscription et mesurer les ventes d'événements.

Types des personnes dans système de gestion de management

 Responsable de l'événement .
 L'auditoire && partisipant .
 Admin .
 Parrainer.
type des événements
 La conférence.
 Le congrès.
 Le séminaire.
 Le salon professionnel.
 Le team building.
 L’incentive.
 Le lancement de produit.
 Webinaires (BONUS!) .
 Une soirée d'ouverture.
 Les festivals.
 Les salons ou expositions.
 Les événements sportifs.
 Prix et concours.
 événement de remise des diplômes.
 Anniversaire.
 Mariages / Fêtes.

System existants de gestion d'événement

Dans cette étude, je me suis appuyé sur 4 outils afin de déterminer les meilleurs programmes de
gestion d'événements dans le monde et leur prix du marché l'international et aussi pour nous
fournir les informations nécessaires afin de nous aider à identifier les défauts et les avantages de
chaque programme.

1 G2: est un fournisseur de marché en ligne gratuit servant d'intermédiaire entre les acheteurs et
les fournisseurs de technologie au sein de l'industrie du logiciel. La société aide les consommateurs
à sélectionner des logiciels adaptés à leurs besoins grâce à des avis d'utilisateurs et à des
recherches.
2 Google trends : est un service général sur le Web fourni par Google, basé sur la recherche
Google, pour afficher les statistiques de certains termes de recherche et leur corrélation avec les
quantités de leur utilisation vers différentes régions du monde dans différentes langues, la
popularité de la recherche est ventilée par pays, ville et langue.

3 Alexa : est un site Web de la société Amazon,qui se spécialise dans les statistiques et l'organiser
d'ordre de sites Web,y compris les mots clés qui génèrent du trafic vers des sites concurrent , et
donner les infomations total sur ces sites.

4 MuStat :service général sur le Web qui Calculer la valeur, le trafic et les performances de
n'importe quel site web.

1-G2 :

Figure 1.0 classification des meilleur programmes de gestion d'événement

Ce site a classé les 10 meilleurs programmes d'organisation d'événements dans le monde sur la
base d'opinions et de sondages d'utilisateurs vérifiés et des bénéfices qu'ils réalisent, j'en ai choisi
cinq logiciels d'inscription et de billetterie en fonction de leur popularité d'événement le plus facile
à l'utiliser.

 Eventbrite.
 Cvent.
 Eventzilla .
 Hopin .
 Splash.

1 Eventbride 
 1.1 Définition :

Eventbrite est une plateforme technologique de billetterie et d'événements qui aide les
entreprises à organiser et à vendre des billets pour des événements en ligne - tout en aidant les
gens à découvrir des événements qui alimentent leurs passions .[1][2]

Figure 1 : Résultat de recherche les mots trafic de site Figure 2: Nombre des visiteur sur le site Eventbrite sur site
eventbrite sur Alexa similarweb

1-2 Avantages :

1- Libre d'organiser et de partager des événements.

2- L'inscription est gratuite pour l'événement .
3- Le processus d'enregistrement est facile .
4- No fees for free tickets .
5- salle ticket electronique .

1-3 Inconvénients

1- Pas assez de sécurité des informations de carte de crédit .

2- Limité type d'événement .
3- Affichier just les événements à venir pas des événement passer .
4- L'assistance en direct n'est disponible que pour les plans professionnels et premium.
5- PAS SUPPORTER Essai gratuit.

2 Cvent

2-1 Définition:
 Fournit la meilleure technologie de sa catégorie qui vous aide à simplifier la
gestion de chaque étape du cycle de vie de l'événement, tout en vous donnant les
données et les informations dont vous avez besoin pour maximiser leur valeur, fournit
des solutions technologiques intégrées faciles à utiliser pour maximiser l'impact de
réunions et événements de toutes tailles . .[1][2]

Figure 4 : Nombre des visiteur sur le site Cvent sur site similarweb

Figure 3 : les mots trafic de site Cvent sur Alexa

2-4 Avantages :

1- Processus transparent de l'inscription à l'enregistrement.

2- Facilité de configuration de l'enregistrement.

2-5 Inconvénients :

1- Trop de problèmes d'intégration avec la force de vente.

2- Pas facile à apprendre.

3- Le remboursement des paiements étant mis en place automatiquement.

 4- la perte de réponses à remplissage automatique, les liens rompus lors de
l'envoi d'une demande de propositions par courrier électronique et le fait de
ne pas recevoir d'avis lorsqu'un client choisit un lieu.

2 Eventzilla

3-1 Définition:

Eventzilla propose une puissante plate-forme d'inscription, d'application mobile, de webinaire et de

diffusion en direct pour une suite complète de solutions prêtes pour le virtuel. Elle aide les
organisateurs d'événements à vendre des billets, créer des pages de destination, gérer les
inscriptions, héberger des webinaires ou des flux en direct, traiter les paiements, promouvoir
événements en ligne, et bien plus encore en un seul endroit. Qu'il s'agisse d'un événement en
personne, hybride ou virtuel, la plate-forme offre une suite complète de solutions pour rationaliser
le processus de planification d'événements.[1][2]

Figure 5 : les mots trafic de site EventZilla sur Alexa Figure 1: Nombre des visiteur sur le site Eventbrite sur site similarweb

3-2 Avantages :

1- Idéal pour un événement gratuit ou à petit budget et une organisation à petite échelle.
2- Facile à utiliser, facile à personnaliser.
3- Envoyer et collecter les informations des participants était un jeu d'enfant avec Eventzilla.
4- L'application mobile est également pratique.
 3-3 Inconvénients :

1- Un manque d'outils de personnalisation, des frais supplémentaires pour l'utilisation de tout

autre processeur de paiement en dehors de l'interne.
2- Certaines fonctionnalités de personnalisation sont manquantes, et parfois
certaines fonctionnalités ne sont pas toujours liées correctement.
3- L'interface était un peu difficile à configurer.

4 Hopin

4-1 Définition:

est la première plateforme d'événements en ligne en direct tout-en-un où les participants peuvent
apprendre, interagir et se connecter avec des personnes de partout dans le monde. Les événements
Hopin sont connus pour leurs capacités de conférence complètes. Tout est en ligne - tout le monde
peut y assister gratuitement. [1][2]

Figure 2  : les mots trafic de site Hopin sur Alexa Figure 3: Nombre des visiteur sur le site Hopin sur site
similarweb

4-2 Avantages :

1- Il est facile d'utiliser, d'enseigner et d'assister à des événements sur.

2- Le logiciel a une interface soignée.

3- Avoir plusieurs sessions en même temps.

4-3 Inconvénients :

1- pas essay gratuit pour tester.

 2- La tarification mensuelle est encore trop élevée, ce qui en fait une option difficile pour
l'hébergement de réunions de groupes d'utilisateurs et d'événements plus petits.
3- Les prix augmentent avec les différentes mises à jour et à mesure que Hopin grandit.

5 Splash :

5-1 Définition:

est une plateforme de marketing événementiel de nouvelle génération qui aide les
équipes à faire tout cela en créant et en hébergeant des événements virtuels, en
personne et hybrides. En associant données et conception, Splash vous aide à
commercialiser, mesurer et faire évoluer vos programmes d'événements d'une manière
qui était auparavant impossible.[1][2]

Figure 4: les mots trafic de site Splash sur Alexa Figure 5 : Nombre des visiteur sur le site Hopin sur site
similarweb

5-2 avantages :

1- Facile à utiliser et à installer.

2- Des capacités et des solutions de contournement robustes pour chaque
événement.
3- Fonctionnalités de reporting et données pour les événements.

5-3 Inconvénients :
 1- L'impression des badges sur place était problématique (utilisée une seule fois).
2- Coûts supplémentaires pour le domaine de messagerie en marque blanche pour une
meilleure livraison des e-mails.
3- Parfois, la navigation peut être délicate dans la création de la page de destination.
4- langue de support :Anglais.

2-google trands :

Figure 1 .1 Comparaison les noms des programmes des gestion d'évenement dans monde

Figure 1.3 Comparaison les noms des programmes des gestion

Figure 1.2 Comparaison les noms des programmes des gestion
d'évenement en l'Algérie
d'évenement en US

Les Figure 1.1 et 1.2 montrent les statistiques de la recherche effectuée en fonction des noms
des programmes ce qui montre l'ampleur de la dépendance du monde et des pays développés
vis-à-vis de ces programmes dans la gestion d'événements.

Le Figure 1.3 donné que la recherche était basée sur l'année dernière, où l'épidémie s'est
propagée Covid , elle montre la volonté de l'Algérie de faire le premier pas afin de suivre le
rythme de la modernisation et de son utilisation de ces programmes .
 Tableau 1 tableau Comparatif entre les systèmes concurrent 

Eventbrite Cvent Eventzilla Hopin Splash

Fonctionnalités

Inscription gratuit Oui Oui No NO Oui

Gestion des Oui Oui Oui Oui Oui
inscriptions
Gestion des Oui Oui Oui Oui Oui
participants
Gestion des badges Oui Oui Oui No No
Conférences / Oui Oui Oui No Oui
Conventions
Gestion des No Oui No No No
expositions
/fournisseurs
Gestion des sponsors No Oui Oui Oui No
Gestion de la liste des Oui Oui Oui Oui Oui
invités
Enregistrement en Oui Oui Oui Oui Oui
ligne
Sondages et Oui Oui Oui Oui Oui
commentaires
Rôle Billetterie Oui Oui Oui Oui Oui
d'utilisa
teur
Gestion de la No No Oui No No
restauration
Configuration de No Oui No No No
l'espace
Récupération de leads No Oui Oui No No
Gestion des bénévoles Oui Oui No No Oui
Mariages / Fêtes pour Oui Oui No No Oui
des tiers
Promotion des médias Oui Oui Oui No Oui
sociaux
Essai gratuit Oui Oui Oui No No
Version gratuite No No Oui Oui Oui
Une valeur 38.473.060 $ 1.521.104 $ 30361 $ 162154 $
Type de paiement -Traitement des -Authorize.Net -WePay - PayPal -Visa
paiements -Payflow Pro -PayPal -MasterCard
Eventbrite -CyberSource -Stripe -Discover
-PayPal -Moneris - -American
-Authorize.net -Cashnet Authorize.NET Express
-Pay.gov -Braintree -JCB
- TouchNet.
Total visite par mois 35.92M 5.57M 254.94K 5.20M 2.23M
taux de visiteurs sur 73.3% 62.7% 39.9% 56.5% 52,5%
 l'États-Unis
sources de trafic dans 19% 15% 32% 16% 8%
google

Tableau 2: tableau Comparatif entre les systèmes concurrents en fonction de paiement

Paieement
Eventbrite - gratuit pour événement gratuit.
- Frais / par billet payé (+ 20% TVA UK).
Cvent - Prix sur demande de service.
Eventzilla -Gratuit pour des événements gratuits. Pas de frais mensuels, pas de contrats.
- Il y a des frais par inscription. Les organisateurs peuvent répercuter
les frais sur les participants ou choisir de les absorber.
 Plan de base pour les événements payants 1,50 $ par participant.
 Plan Plus pour les événements payants 2,9% + 1,50 $ par inscription.
 Plan PRO pour les événements payants 1,9% + 1,50 $ par inscription.

Hopin -Inscription en ligne à partir de:83,25 $ / mois .

- Modèle de tarification: par fonctionnalité.
Splash -Tarification de Création d'événement :
 0$ pour essay .
 À partir de 9500 $ par an.

Synthèse

Basés sur l'étude comparative Nous concluons que la plupart des programmes gestion
d'événements sont d'origine étrangère il se peut donc qu'ils ne prennent pas en charge la
fonction de localisation d'événements.

Les services gratuits sont limités et insuffisants pour créer et gérer l'événement, donc des
services Premium sont nécessaires à l'achat.

Même si certains de ces programmes offrent un service gratuit pour créer l'événement, à
condition qu'il soit gratuit ,mais il n'est pas recommandé de franchir cette étape car elle n'attire
pas l'audience.[7]

Certains programmes l'imposent un abonnement annuel, bien que l'événement puisse être
organisé jusqu'à un an .

Les méthodes de paiement électronique imposées par ces programmes ne sont pas prises en
charge en Algérie, et c'était donc un obstacle majeur pour l'organisateur de l'événement à
vendre des billets et à acheter les services nécessaires, ainsi qu'à empêcher les participants
algériens d'acheter des billets.

Un autre problème est que certains de ces programmes sont difficiles à utiliser et nécessitent
l'expertise .
 Les fonctions de base d'un système de gestion d'événements  

Inscription: l'utilisateur peut d'abord s'inscrire pour accéder à ce site

Gestion des profils: gérer les information naisaisaire d’ utilisateur (Login/Logout)

Gestion des événements: permet aux l'organisateur d' événement de créer, modifier ou
supprimer des événements, formuler des informations générales comme la detaile des
événement la date et combien des jours Et déterminez le lieu de l'événement et capacites ,et
gérer le budge ;

selection d'évenement:L'utilisateur peut sélectionner l'événement et également sélectionner le

methode de paiement.

Notification / mises à jour: L'utilisateur apprendra à connaître toute notification, mise à jour
récente .

Administration : permet de gérer le fonctionnement de l'application (gere les profile ,gérer les
événements ).

Bibliographie
1 https://www.g2.com consulté le 07/05/2021
2 https://www.capterra.com/ consulté le 07/05/2021
3 https://www.socialtables.com consulté le 22/02/2020
4 https://trends.google.com consulté le 22/02/2020
5 https://www.alexa.com/siteinfo consulté le 22/02/2020
6 https://www.similarweb.com/ consulté le 22/02/2020
7 https://www.academia.edu/ consulté le 22/02/2020
8 https://www.mustat.com/splashthat.com consulté le 22/02/2020
9 https://en.wikipedia.org/wiki/ consulté le 22/02/2020