CÓDIGO

DESCRIPCIÓN DE RESPONSABILIDADES Y 2107

COMPETENCIAS VERSIÓN
01

VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA - DEPARTAMENTO DE RELACIONES LABORALES

ELABORÓ APROBÓ REVISÓ

Equipo consultor interno-Procesos
Gestión del Talento Humano y Jefe Departamento de Relaciones
Rector
Planeación Laborales
FECHA FECHA FECHA
Resolución Rectoral 21882 de enero
05-May-2005 19-Dec-2005
13 de 2006.

I. IDENTIFICACIÓN DEL EMPLEO

Coordinador 2 Proceso Administrativo - (Jefe Sección Servicios Generales y

Denominación
Administrativos)
Nivel Profesional
Rol Coordinador Proceso Administrativo
Clasificación del empleo Libre nombramiento y remoción
Número de plazas 1
Procesos en los que participa:
Ubicación administrativa Dependencia Centro de
Costos
Docencia, extensión e Facultad Nacional de Salud Pública Sección de Servicios Generales y
investigación Administrativas 3251

II. DESCRIPCIÓN DEL EMPLEO

Misión
Coordinar, planear y orientar el equipo de colaboradores y los recursos físicos, para el desarrollo de los
procesos de apoyo a la docencia, extensión e investigación de acuerdo con las políticas y directrices
establecidas, con el fin garantizar un adecuado desarrollo de los procesos y de generar un impacto positivo en
términos de alto desempeño, para asegurar la satisfacción de los usuarios, el mejoramiento continuo y la
proyección de los productos y servicios.

Responsabilidades / Elementos de competencia (logros de desempeño específicos).

Desarrollar y participar en la planeación, ejecución, seguimiento y evaluación de los programas,
1. proyectos y actividades del proceso coordinado, asegurando su coherencia con los planes
estratégicos y de acción, para el logro de los objetivos institucionales.

1.1
Formular propuestas para la elaboración del plan de acción, acorde con el plan de desarrollo
institucional.

1.2
Participar en la elaboración de directrices y programación recolectando las propuestas para la
construcción del plan de acción.

1.3
Planificar la ejecución, seguimiento y evaluación de los ingresos y gastos asignados a los programas,
proyectos y actividades de los procesos, para la racionalización de los recursos.
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1.4
Autorizar el trámite para la adquisición de recursos físicos y la contratación de personal, conforme a la
planeación de los programas y proyectos, para su efectiva ejecución.

1.5
Presentar informes de ejecución con la periodicidad establecida para la evaluación y seguimiento del
Plan de Acción.

Analizar y evaluar la información que permita la toma de decisiones y la producción de informes,

2. conducentes al cumplimiento de los objetivos, la satisfacción de los requerimientos de los
usuarios y la mejora continua de los servicios.

2.1
Definir, aplicar y ajustar las herramientas conforme al control de los documentos para recopilar la
información pertinente y oportuna.

2.2
Recopilar, identificar, validar y procesar la información aplicando los procedimientos establecidos para
generar los informes que permitan la toma de decisiones.

Desarrollar las responsabilidades propias del comité de calidad ejecutando, promoviendo,

3. comunicando y mejorando los procesos y procedimientos del Sistema de Gestión para la
satisfacción de los usuarios.

3.1
Identificar, documentar y divulgar los procesos y procedimientos del Área de Responsabilidad siguiendo
el procedimiento previsto para ello, con el fin de normalizar los servicios.

Participar en las auditorías internas de los sistemas de gestión, actuar en el control de producto o servicio
3.2 no conforme, y en el tratamiento de las sugerencias quejas y reclamos, para verificar la eficacia del
mismo.

4.
Coordinar el talento humano de acuerdo con las políticas establecidas para el adecuado
desarrollo de los procesos.

4.1
Asignar las actividades al equipo de colaboradores, suministrándoles las orientaciones requeridas y
efectuando el seguimiento necesario, para asegurar su efectivo desempeño.

Ejecutar las acciones necesarias para mantener un clima laboral en el que prevalezcan la motivación, el
4.2 sentido de pertenencia, y el empoderamiento por parte de los empleados, conducentes al mejoramiento
de la cultura organizacional.

4.3
Cooperar proactivamente en las labores que aseguren la formación integral, la calidad del desempeño y
la productividad del equipo de colaboradores.

Promover estrategias para la comunicación de los servicios, programas y proyectos, en los

5. medios de comunicación definidos por la institución, asegurando que el usuario final reciba la
información de manera efectiva.

5.1
Conocer los servicios, programas y proyectos del área de desempeño, recopilando, analizando y
produciendo la información a comunicar, para la adecuada divulgación de la misma.
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5.2
Conocer los medios institucionales de comunicación (internos y externos) y sus condiciones de
publicación, para una comunicación efectiva.

6.
Las demás responsabilidades de acuerdo con el nivel, la naturaleza, y el área de desempeño que
sean propias o se deriven del desarrollo del proceso.

Criterios de desempeño (Características en la forma de ejecución y sus resultados que evidencian la competencia).
Aprobación de los programas, proyectos y actividades del área de responsabilidad técnicamente elaborados.
Plan de acción formulado y aprobado.
Presupuestos y plan anualizado de caja acordes con las directrices financieras de la Universidad.
Informes de ejecución financiera ajustados a los presupuestos asignados, coherentes, oportunos, confiable y verificable
que permitan la toma de decisiones.

Cumplimiento de los cronogramas y presupuestos de programas, proyectos y actividades del área de responsabilidad.
Cumplimiento de los objetivos del equipo de trabajo.
Manuales de procesos y procedimientos administrativos adoptados.
Disponibilidad de documentos para la orientación de usuarios.
Eficiencia y oportunidad en la realización de trámites administrativos.
Procedimientos administrativos actualizados acordes con las normas de la institución y su dinámica.
Estrategias acordes con el sistema de comunicación universitaria.
Comunicación efectiva, clara para el usuario.

III. NATURALEZA Y ALCANCE DE LAS RESPONSABILIDADES

Principales decisiones
Frecuentemente decidir sobre la priorización y temáticas de formación del talento humano bajo su responsabilidad.
Frecuentemente decidir sobre la asignación de responsabilidades al talento humano bajo su responsabilidad de acuerdo
con el nivel, la naturaleza y el área de desempeño que sean propias o se deriven del desarrollo del proceso.
Principales propuestas
Frecuentemente realizar propuestas para el mejoramiento y ampliación de servicios.
Frecuentemente realizar propuestas para el establecimiento de convenios de relaciones universidad-empresa-estado.
Frecuentemente proponer acciones de mejoramiento para los procesos.

IV. RELACIONES INTERNAS Y EXTERNAS

Internamente interactúa con: Dependencias académicas y administrativas.
Externamente interactúa con: Proveedores, contratistas, usuarios

V. PERFIL DE COMPETENCIAS
COMPETENCIAS TÉCNICAS
Título otorgado por institución de educación superior oficialmente reconocida por el Ministerio de
Educación Educación Nacional en: Administración de Empresas, Administración de Negocios, Ingeniería Industrial
o Ingeniería Administrativa, con postgrado en áreas de la administración.
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Formación Acreditar y/o demostrar formación en:
a) Competencia lengua extranjera:
Competencia en lengua extranjera en los mismos términos que se requiere para obtener el título de
postgrado.
b) Habilidades informáticas y tecnológicas:
Manejo de aplicativos de oficina: procesador de palabras, hoja de cálculo, presentación con diapositivas,
bases de datos, correo electrónico e Internet.
c) Habilidades técnicas y metodológicas:

Formulación y evaluación de proyectos.

Conocimientos básicos en la administración de equipos de trabajo.
Estrategias de comunicación.
Gestión de procesos.

En el momento de la selección se determinará de acuerdo con los certificados aportados, la conveniencia

de demostrar la formación mediante evaluación.

Experiencia Veinticuatro meses de experiencia profesional relacionada con procesos administrativos, docencia,
extensión o investigación relacionadas con los procesos indicados.

COMPETENCIAS CONDUCTUALES

Corporativas Grado Del empleo Grado

Liderazgo 6 Desarrollo de personas 5
Apertura al Cambio 5 Gestión del cambio 4
Trabajo en equipo 5 Pensamiento estratégico 5
Planeación 4 Pensamiento conceptual 5
Atención al usuario 5 Pensamiento analítico 5
Orientación a resultados 5 Conciencia Institucional 5
Impacto e influencia 5
Innovación 3
Integridad 3
Gerencia de proyectos 4

VI. ASPECTOS NORMATIVOS

Tarjeta profesional vigente.

VII. AMBIENTE Y CONDICIONES DE TRABAJO

Ambiente de oficina.
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VIII. OTROS ASPECTOS
No corresponde.

IX. NOTA DE CAMBIO

No corresponde en la versión 01.

Creó Modificó Suprimió

Resolución Rectoral 21882 de enero 13 No corresponde. No corresponde.
de 2006
Código: H-2400-033 Versión:01