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OPERATIONS DANS UN GROUPE

CLIENT LES ACTEURSREF


DATE
MISE A JOUR APPARTENANCE A UN GROUPEINTERVENANT

REPONSE OBSERVATIONS ET REF


INCIDENCES
1 Est-ce que les intérêts relatifs
aux créances et dettes / groupe
ont été calculés et comptabilisés ?

2 Obtenir les contrats ou autres


justificatifs des opérations
nouvelles
(charges communes notamment)

3 Obtenir la confirmation des soldes


ou réciprocité à la fin de l'exercice
Si des états financiers sont fournis,
est-ce que la situation nette est suffisante?

4 Réunir les éléments probants


suffisants et appropriés justifiant
que les opérations réciproques sont
correctement enregistrées et qu'une
information pertinente est donnée
dans l'annexe lorsqu'il s'agit des
entreprises liées (achats, ventes,
sous-traitance, frais commerciaux)
Obtenir notamment le ou les tableaux
de ventilation des charges communes

5 Vérifier le bien-fondé des provisions


pour dépréciation des créances
rattachés à des participations qui
ont été comptabilisés

6 S'assurer que les abandons de


créances accordés ont été
autorisés par l'organe
d'administration

7 En cas de sociétés situées à l'


étranger, vérifier la conversion à
la clôture
DELAIS DE CONSERVATION DES DOCUMENTS COMPTABLES

0
TEXTE
DUREE DUREE IMPOSANT CONSEQUENCES
DOCUMENTS RECOMMANDEE RAISONS OBLIGATOIRE LA DUREE EVENTUELLES
LA PLUS DU DEFAUT DE
LONGUE CONSERVATION
1-Documents et
comptables

Documents décrivant Intérêts 10 ans Décret a) Faillite et


les procédures Illimitée Documentaire 29/11/83 banqueroute

Livre d'inventaire Illimitée b) Absence de preuve

Livre journal et
Grand livre 10 ans Code de c) Sanction fiscale
Livres auxilliaires ou 10 ans obligation 10 ans commerce
facultatifs rectification d'office

Registre des achats 10 ans


(forfaitaires)
Livre de recettes 10 ans
forfaitaires)

2-Pièces justificatives

Correspondance 10 ans
commerciale
Inventaires 10 ans Code
Factures émises Obligation 10 ans de Voir a,b,c, ci-dessus
Factures Commerce
Fournisseurs 10 ans (art.16)
Contrats commerciaux 10 ans
Documents bancaires 10 ans

3-Documents divers

Titre de propriété illimitée intérêt Art2262 et s, Absence de preuve


Contrats de prêts 30 ans
Leasing illimitée documentaire code civil (code de commerce)

4-Livre de paie
Prescription Code du
pour travail
Livre de paie 30 ans paiement 5 ans
Article L143-5
Registre des entrées et Cotisations Code du Travail
sorties du personnel 30 ans régime 5 ans Article R 620-3 (Article R 154-3)
Retraite
Reçus pour solde de complément,
tout compte 30 ans 5 ans Article 143-14
1
SEPARATION DE FONCTIONS

CLIENT 0 LES
SYSTEME
ACTEURS
COMPTABLE REF
DATE
MISE A JOUR SEPARATION DES FONCTIONS INTERVENANT

COURRIER-OUVERTURE

COURRIER-SIGNATURE

ACHATS-BON DE COMMANDE

ACHATS-BON DE RECEPTION

ACHATS-VERIFICATION FACTURES

ACHATS-BONS A PAYER

ACHATS-COMPTABILITE

VENTES-BONS DE LIVRAISON

VENTES-FACTURATION

VENTES-CONTRÔLE-TARIFS-CALCULS

VENTES-RELANCE

VENTES-AVOIRS

VENTES-COMPTABILITE

CAISSE-VISA DES PIECES

CAISSE-TENUE DU BROUILLARD

CAISSE-DETENTION DES ESPECES

CAISSE-COMPTABILITE

BANQUES-BORDEREAUX DE REMISES

BANQUES-SIGNATURES

BANQUES-COMPTABILITE

PAIE-ETABLISSEMENTS BULLETINS

PAIE-LIVRE DE PAIE

PAIE-REGLEMENTS

PAIE-DECLARATIONS SOCIALES
2
TENUE DE LA COMPTABILITE - JOURNAUX

CLIENT 0 SYSTEME COMPTABLE REF

DATE
MISE A JOUR SAISIE COMPTABLE INTERVENANT

Nom du logiciel N° version


Editeur

SATISFAIT NON SATISFAIT


1 - CONTROLE DE LA COHERENCE DES CUMULS ENTRE
JOURNAUX-BALANCE-GRAND LIVRE

2 - TEST DE COHERENCE DES ENREGISTREMENTS ENTRE


LES JOURNAUX ET LE GRAND LIVRE :

- Sur quelques enregistrements


- Sur les centralisations du mois de

Journal de Ventes
Journal d'Achat
Journal de Trésorerie

Journal de Caisse
Journal d'OD

3 - CONTRÔLE DE LA DATATION ET DE LA
NUMEROTATION CHRONOLOGIQUE DES EDITIONS

4 - CONTRÔLE DE LA FIABILITE DES TRANSFERTS


D'ECRITURES IMPORTES D'AUTRES LOGICIELS :

Facturation
Paie
Indiquez s'ils sont ou non du même éditeur
OUI NON

5 - IMPOSSIBILITE DE MODIFIER UNE PERIODE


CLOTUREE

6 - EXISTENCE D'UNE DOCUMENTATION

7 - EXISTENCE D'UNE ASSISTANCE EXTERNE

8 - EXISTENCE D'UNE PROCEDURE DE SAUVEGARDE

CONCLUSION
ORGANISATION DE LA COMPTABILITE 3

CLIENT 0 SYSTEME COMPTABLE REF


DATE
MISE A JOUR VOLUMES INTERVENANT

PERSONNEL ADMINISTRATIF
NOM FONCTION QUALIFICATION

SYSTEME COMPTABLE
Plan comptable spécifique

Procédures formalisées
Edition mensuelle de balances
Possibilité récupérat fichiers ASCII
Centralisation des ventes, …
Périodicité Enregistrements Traitements

Nombre de comptes utilisés Compta générale Compta. Clients


Compta Fournisseurs Caisses et Banques

Liste des journaux utilisés


(notamment en trésorerie)

MODE CLASSEMENT DES PIECES (CHRONO, ALPHA)

- Fournisseurs Clients
- Trésorerie OD

Conservation de documents (archivage)

SYSTEME DE PAIE
Contrôle
- Convention collective
- Préparation bulletins

Centralisation en comptabilité

COMPTABILITE ANALYTIQUE
Contrôle
- Y a-t-il une comptabilité analytique
intégrée à la comptabilité générale ?
- Sinon un rapprochement décèle-t-il un écart important ?
- Quels sont les axes : familles articles, lieux, activités ?
- Comment sont réparties les charges indirectes ?
4
ACHATS

CLIENT 0 ORGANISATION REF


DATE
MISE A JOUR ACHATS FOURNISSEURS INTERVENANT

CYCLE ACHATS-FOURNISSEURS REPONSE OBSERVATIONS ET REF


INCIDENCES
0 - Qui reçoit les marchandises ?
Visa d'un double des bons
de livraison et classement ?
RECEPTION DES FACTURES
1 - Qui reçoit les factures ?
2 - Sont-elles enregistrées au courrier ?
3 - Les originaux sont-ils différenciés
des duplicatas ?
4 - Qui contrôle que toutes les
commandes sont livrées et facturées
ENREGISTREMENT COMPTABLE
5 - Les factures sont-elles mentionnées
"Original" lorsqu'elles parviennent
au service comptable ?
6 - Qui contrôle les factures :
- rapprochement avec la commande
- contrôle des conditions (prix, éché)
7 - Sont-elles annotées du bon à payer
8 - Existe-t-il un échéancier ?
9 - La fréquence de comptabilisation
Est-elle correcte ?
10 - Responsable de la tenue du
journal d'achats ?
11 - Respect de la chronologie des
enregistrements ?
12 - Contrôle de l'exhaustivité des
enregistrements (Rapproch.courrier)
13 - La comptabilisation est-elle
matérialisée sur la facture ?
14 - Les factures sont-elles correctement
classées après enregistrement ?
SUIVI DES COMPTES FOURNISSEURS
15 - Le service comptable connaît-il les
conditions accordées par les
fournisseurs ?
16 - Les contrôle-t-il ?
17 - Les factures sont-elles annotées
"Payées" avec indication des
modalités de paiement ?
18 - Le service comptable assure-t-il un
suivi régulier des comptes fournisseur
Fréquence et méthode de lettrage
19 - Responsable et méthode de
recensement des factures et avoirs
non parvenus ?
5
STOCKS ET EN-COURS

CLIENT 0 ORGANISATION REF


DATE
MISE A JOUR STOCKS ET EN COURS INTERVENANT

REPONSE OBSERVATIONS ET REF


INCIDENCES
STOCKS ET EN-COURS

INFORMATIONS GENERALES
1 Nature des stocks et importance
2 Lieux de stockage (point de vente, rayonnages..)
3 Suivi des stocks (fichier ou cardex)
4 Stocks appartenant à des tiers ou
détenus chez des tiers
5 Méthode de valorisation des stocks
de marchandises et matières
6 Mode d'incorporation des coûts dans
les stocks de produits finis et les
en-cours (frais d'approche & fabrication)
7 Méthode de calcul des provisions
pour dépréciation
8 Protection de stocks
( dont les assurances)
9 Autres informations (catalogues…)

GESTION
10 Suivi des niveaux de stocks
11 Contrôle de saisie de tous les
mouvements dans le fichier stocks
(si existence d'un inventaire
permanent)
12 Périodicité et déroulement de
l'inventaire physique
13 Inventaire physique effectué en
conformité avec les procédures
décrites
14 Analyse des écarts entre inventaire
physique et inventaire permanent

EVALUATION
15 Contrôle de l'application des
méthodes de valorisation des
stocks définies dans l'exercice
16 Analyse des marges par catégories
de stocks
17 Contrôle de l'application du principe
de séparation des exercices à la
clôture de l'exercice
18 Contrôle du calcul de la provision
pour dépréciation des stocks
(selon la méthode définie en annexe)
6
VENTES

CLIENT 0 ORGANISATION REF


DATE
MISE A JOUR VENTES-CLIENTS-ENCAISSEMENTS
INTERVENANT

REPONSE OBSERVATIONS ET REF


CYCLES CLIENTS-VENTES INCIDENCES
FACTURATION
0 - Les ventes sont-elles réalisées?
- sur stock, sur commande
- en gros, au détail, par agent, VRP
- au comptant, à crédit
1 - Qui établit les factures ?
1-1 S'agit-il de clients au comptant ?
2 - Quel document permet de facturer
3 - Fréquence de facturation ?
4 - Existe-t-il une séquence numérique
unique des factures ?
5 - Qui contrôle les factures ?
- rapprochement avec le bon
de livraison, de travail
- contrôle des conditions tarifaires
6 - Qui contrôle que toutes les livraisons
et prestations ont été facturées ?
Comment et à quelle périodicité?

ENREGISTREMENT COMPTABLE

7 - Contrôle arithmétique des factures


8 - La fréquence de comptabilisation
est-elle correcte ?
9 - Respect de la chronologie des
enregistrements ?
10 - Contrôle de l'exhaustivité des
enregistrements ?
11 - La comptabilisation est-elle
matérialisée sur la facture ?
Comment ?
12 - Les factures sont-elles bien
classées après enregistrement ?
13 - Le service comptable suit-il les
conditions accordées aux clients ?
14 - Les contrôle-t-il ?
15 - Assure-t-il un suivi régulier des
comptes clients ?
16 - Etablit-il une balance agée ?
17 - Informe-t-il la direction des retards
de paiement ?
18 - Qui fait les relances ?
19 - Responsable et méthode de
recensement des factures et avoirs
à établir ?
7
IMMOBILISATIONS

CLIENT 0 ORGANISATION REF


DATE
MISE A JOUR IMMOBILISATIONS INTERVENANT

IMMOBILISATIONS REPONSE OBSERVATIONS ET REF


INCIDENCES
1. IMMOBILISATIONS INCORPORELLES
1.1. Nature et valeur des principaux
montants immobilisés
1.2. Figurent-elles à leur juste valeur ?
(durée bail, concession ou loyer élevé?)
1.3. Y-a-t'il des engagements financiers
pris (nantissement, franchise…)

2. IMMOBILISATIONS CORPORELLES
2.1. Nature et valeur des immobilisations
les plus importantes
2.2. Méthode d'évaluation des
immobilisations
2.3. Suivi des immobilisations
(tableau ou fichier)
2.4. Mode de calcul des amortissements
(durée, taux)
2.5. Production d'immobilisations
2.6. Protection des immobilisations
(protection physique et assurances)
2.7. Financement des immobilisations
(préciser les hypothèques éventuelles)
2.8. Autres informations et supports utilisés

IDENTIFICATION DES CONTROLES


INTERNES
2.9. Contrôle des investissements (décision
devis, commande, suivi, réception)
3.0 Vérification des factures
d'immobilisations (vérification des
éléments, bon à payer)
3.1. Contrôle de la comptabilisation des
opérations d'acquisition, de
production, de cession ou de la mise
au rebut d'immobilisations (imputation
comptable, TVA)
3.2. Rapprochement du tableau ou fichier
immobilisations avec le grand livre
3.3. Contrôle de l'application de
l'amortissement au regard des règles
comptables (mode, taux, prorata
temporis)
3.4. Contrôle de l'affectation en comptes de
charges ou immobilisations
8
PERSONNEL

CLIENT 0 ORGANISATION REF


DATE
MISE A JOUR PERSONNEL ET PAIE

REPONSE OBSERVATIONS ET REF


INCIDENCES
PERSONNEL-PAIE

Gestion

1 Système de rémunérations
2 Relevé des heures travaillées et
suivi des heures supplémentaires
3 Procédure de calcul de la paie
4 Suivi RTT et repos compensateurs
5 Mode de paiement des salaires
6 Mode de détermination de la
provision pour congés payés
7 Application de la convention
collective: Nom / code APE
8 Comité d'entreprise, délégués du
personnel, syndicats
9 Fixation et contrôle des niveaux
de rémunération
10 Contrôle des données variables de
de paie (heures travaillées, primes..)

Comptabilisation

11 Contrôle du journal de paie et


approbation
12 Rapprochement du journal de paie
et de l'état des règlements
13 Analyse des comptes de personnel
et des comptes des organismes
sociaux
14 Rapprochements journaux de paie,
grand livre et DADS/TDS
15 Analyse de validité du contrat
d'intéressement (non substitution
à des primes)
16 Respect des obligations légales
(notion d'unité économique et sociale)
TRESORERIE 9

CLIENT 0 SYSTEME COMPTABLE REF


DATE
MISE A JOUR TRESORERIE INTERVENANT

REPONSE OBSERVATIONS REF


ET INCIDENCES
CYCLE TRESORERIE
BANQUE

1 Qui détient la signature


1-a Qui bancaire
détient les codes?
des extranets bancaires
et minitel
2 Qui ouvre le courrier ?
3 Est-il enregistré ?
4 Qui prépare la remise en banque
Des encaissements ?
5 Quelle est la fréquence des remises
en banque ?
6 Existe-t-il un suivi des n° des
chèques ? Comment ?
7 Qui prépare les moyens de
règlement ?
8 Les chèques annulés sont-ils
agrafés à la souche ?
9 Les règlements sont-ils présentés à
la signature avec les pièces
justificatives ?
10 Le signataire appose-t-il son visa ?
11 La pièce justificative est-elle annotée
des modalités de règlement ?
12 L'enregistrement des pièces
comptables est-il matérialisé ?
13 Les états de rapprochement
bancaires sont-ils établis et justifiés
régulièrement ?
Sont-ils visés par le chef d'entreprise
ou l'expert-comptable?
CAISSE
14 Le montant des opérations par caisse
est-il significatif?
14 La caisse est-elle tenue par une
personne indépendante du service
comptable ?
15 Le solde comptable de caisse est-il
régulièrement rapproché de l'encaisse
physique ?
16 Les dépenses par caisse sont-elles
individualisées et justifiées?
DECISIONS
17 Existe-t-il des prévisions de
trésorerie ?