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Anápolis
Novembro, 2010
UNIVERSIDADE ESTADUAL DE GOIÁS
UNIDADE UNIVERSITÁRIA DE CIÊNCIAS EXATAS E TECNOLÓGICAS
BACHARELADO EM SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
Anápolis
Novembro, 2010
UNIVERSIDADE ESTADUAL DE GOIÁS
UNIDADE UNIVERSITÁRIA DE CIÊNCIAS EXATAS E TECNOLÓGICAS
BACHARELADO EM SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
Aprovado por:
1. Sistemas de informação
2. Escritórios de contabilidade
3. ERP
4. CRM
5. Data Warehouse
REFERÊNCIA BIBLIOGRÁFICA
BRANDÃO, Brenda Regis Pires Brandão. Análise do uso das tecnologias aplicáveis aos
escritórios contábeis. Anápolis, 2010. 47 p. Monografia – Curso de Sistemas de Informação,
UnUCET, Universidade Estadual de Goiás.
CESSÃO DE DIREITOS
A Deus, pois sem Ele jamais teria chegado aonde cheguei e sei que Ele tem um
propósito perfeito em todos as suas ações.
À minha orientadora, professora Walkíria Nascente Valle, pelas instruções para
que a pesquisa saísse como realmente deveria, sempre me atendendo prontamente em todas as
minhas dúvidas e questionamentos.
Aos amigos da Horda e da Aliança, que sempre estiveram presentes para
balancear o stress da monografia com a diversão dos nossos encontros. Sendo muito
importante deixar aqui um enorme “muito obrigada” ao Thiago e ao Gago pela grande força
que me deram com a monografia.
A minha amiga Juliana, pela disputa saudável de quem tinha mais páginas e quem
terminava primeiro, sendo uma corrida fantástica para que terminássemos a tempo e todos os
momentos que deixávamos tudo de lado e ríamos um pouco para aliviar a tensão.
E aos familiares que me ajudaram na minha caminhada, principalmente a minha
mãe, com todo seu curto tempo, que se desdobrava em milhares de horas para atender a meus
pedidos, seja de tempo para fazer a monografia, empréstimo de carro para realização dos
questionários e tantos outros favores, não só desse ano, mas desde o início da minha vida.
Favores que eu jamais conseguirei retribuir, mas darei o máximo de mim para fazer o que for
possível. E ao meu esposo Filipe, que sempre me fez acreditar na brilhante frase: “Vai dar
tudo certo!” e que me deu forças a nunca baixar a cabeça diante das dificuldades, mas seguir
em frente sempre com essa idéia em mente.
LISTA DE ILUSTRAÇÕES
Siglas Descrição
CRM Customer Relationship Management
(Gestão de Relacionamento com o Cliente)
ECD Escrituração Contábil Digital
EDI Eletronic data interchange
(Intercâmbio Eletrônico de Dados)
EFD Escrituração Fiscal Digital
EISs Enterprise Information System
(Sistema de Informação Empresarial)
ERP Enterprise Resource Planning
(Planejamento de recursos empresariais)
LALUR Livro de Apuração do Lucro Real
MRP Material Requiriment Planning
(Planejamento da Necessidade de Material)
MRP II Manufacturing Resource Planning
(Planejamento de Recursos de Manufatura)
NF-e Nota Fiscal Eletrônica
OLAP On-line Analytical Processing
(Processo de Análise On-line)
SIC Sistemas de Informação Contábeis
SIGE Sistemas Integrados de Gestão Empresarial
SPED Sistema Público de Escrituração Digital
VoIP Voice over Internet Protocol
(Voz sobre Protocolo de Internet)
RESUMO
This work shows a study about the applications and the systems information that
can be used in accounting offices. These have like focus the applications of ERP (Enterprise
Resource Planning), CRM (Customer Relationship Management) and Data-warehouse.
These features help in three main essentials points of a business: the areas joining,
their clients and a data basing of consistent information, respectively.
There are many others applications that help in these processes, however, actually,
the above are the most used in business and therefore there is greater assurance of an efficient
deployment in an accounting office.
INTRODUÇÃO .......................................................................................................................... 1
CAPÍTULO 1 - Referencial Teórico .......................................................................................... 4
1.1 Aplicações e Tecnologias de Informação ......................................................................... 4
1.2 ERP ................................................................................................................................... 7
1.2.1 Tron ........................................................................................................................... 9
1.2.2 Dominio ................................................................................................................... 10
1.2.3 Prosoft...................................................................................................................... 11
1.2.4 WK .......................................................................................................................... 13
1.3 CRM ............................................................................................................................... 14
1.3.1 Ferramentas do CRM .............................................................................................. 16
1.3.1.1 Sites ...................................................................................................................... 17
1.3.1.2 Call Centers .......................................................................................................... 18
1.3.1.3 Help Desk ............................................................................................................. 18
1.4 Data Warehouse .............................................................................................................. 19
CAPÍTULO 2 - Metodologia .................................................................................................... 21
2.1 Ambiente de estudo e problemática................................................................................ 21
2.2 Procedimento da Pesquisa .............................................................................................. 22
CAPÍTULO 3 - Resultados ...................................................................................................... 24
CONCLUSÃO / RECOMENDAÇÕES ................................................................................... 29
REFERÊNCIAS ....................................................................................................................... 31
APÊNDICES ............................................................................................................................ 33
1
INTRODUÇÃO
A tecnologia é uma área que fornece um amplo apoio a todos os outros serviços
prestados à sociedade, como em meio jurídico, médico, empresarial ou, assim como o foco
desse trabalho, no meio contábil.
A contabilidade, por sua vez, também possui aplicações em diversos setores,
marcadas principalmente por processos de balanços contábeis, análises financeiras e
contabilidade gerencial e, segundo Souza (2010), possui como objetivos primordiais: registro,
controle e informação. Dessa forma, visto que os sistemas de informação tem a função de
agilizar e melhorar a organização das informações, seu auxílio na área contábil é de grande
valia, sendo quase imprescindível para um resultado mais eficiente.
Diante dessa associação quase obrigatória entre os sistemas de informação e a
contabilidade, esse trabalho se propõe a apresentar algumas das diversas opções que auxiliam
os processos, incentivando-os à implementação e a constante atualização dos profissionais
contábeis.
As aplicações mais comuns de uso empresarial são o ERP (Enterprise Resource
Planning – Planejamento de Recursos Empresariais), conhecido no Brasil como SIGE
(Sistemas Integrados de Gestão Empresarial), e o Data Warehouse. O primeiro, assim como
sugere o nome, faz a integração de todos os sistemas de uma empresa, ou seja, administração,
gerência, finanças e as diversas outras áreas, a fim de auxiliar na tomada de decisões e na
própria gestão. No caso apresentado nessa obra, o sistema ERP está voltado diretamente ao
uso nos escritórios contábeis, fazendo, portanto, a integração dos Sistemas de Informações
Contábeis (SIC).
O Data Warehouse, por sua vez, está relacionado com o armazenamento de
grande quantidade de dados de forma segura e consolidada em um banco de dados único, afim
de que esses dados possam ser transformados em informações relevantes ao negócio. Propõe-
se também a uma constante atualização das informações e disponibilização a todos os setores
dos escritórios de acordo com seus privilégios, possibilitando um rápido manejamento das
informações e consequentemente uma melhor gestão das mesmas.
Também será foco desse estudo a interação entre o profissional contábil e o
cliente, tendo abordado o termo cliente como sendo as empresas as quais os escritórios
contábeis prestam seus serviços, no caso a pessoa jurídica.
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Assim como relatou Corrêa (2002), nos últimos anos as empresas têm passado por
uma fase de constantes mudanças, resultantes da globalização, que permitiu a entrada de
novas empresas estrangeiras com alta tecnologia no desenvolvimento de bens e serviços. Isto
forçou as empresas nacionais a buscar instrumentos rápidos e eficazes para aprimorar as
técnicas de gerenciamento de resultados, custeio dos seus bens e serviços e de fundamentar
suas decisões.
As tecnologias tiveram avanço semelhante, com grande rapidez as grandes
máquinas de computação, que se restringiam a função de cálculo, se transformaram em
computadores pessoais, notebooks, netbooks e celulares com inúmeras funções.
Paralelamente, a evolução dos softwares também vem acompanhando e disponibilizando um
leque de opções para diversos tipos de serviços.
Hoje, os escritórios contábeis contam com algumas ferramentas que já são
indispensáveis em seu dia-a-dia, sendo a internet uma das quais podemos citar entre as mais
importantes e utilizadas. Essa rede mundial de computadores possibilita o envio e
recebimento de documentos, seja entre o contador e as empresas, ou até mesmo para órgãos
governamentais, por exemplo em caso de declarações aos fiscos. Portanto, haverá uma
economia de tempo, permitindo que o profissional contábil possa focar em outras atividades.
Além disso, a internet, associada com tecnologias como VoIP, EDI (Eletronic data
interchange – Intercâmbio Eletrônico de Dados) e wireless, também propicia um canal de
comunicação com o cliente com custos reduzidos e independente da localização.
Como auxiliadores da contabilidade, aparecem também os softwares livres que
são softwares isentos do pagamento para licença do uso. É o caso do BROffice , equivalente
ao software pago Microsoft Office. Esse programa contém editor de texto, planilha eletrônica,
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recursos para apresentações e confecções de gráficos, possibilitando seu uso para diversos
tipos de ações dentro de um escritório contábil.
Porém, recentemente, estamos presenciando a padronização das planilhas
contábeis em arquivos XBRL, arquivos baseados na sintaxe da linguagem XML, mas que
priorizaram os padrões internacionais de demonstrações financeiras, baseadas nas Normas
Internacionais de Contabilidade. Além de demonstrações padronizadas, o software ainda se
propõe a reduzir os custos com preparação de demonstrações, validação dos dados,
simplificação ao acesso pelos usuários, ampliação da disponibilidade de informação e reforço
para as capacidades analíticas, facilitando a análise e avaliação das informações e a tomada de
decisão. (RBC, 2008)
A certificação digital é outro software imprescindível aos escritórios de
contabilidade. Esse recurso possibilita as ações entre o contribuinte e a Receita Federal do
Brasil, garantindo privacidade nas transações, validade jurídica nos documentos eletrônicos,
economia de tempo e custos, e desburocratização do processo.
O armazenamento desses certificados digitais pode ser em computador ou em
Smart Cards. Esses cartões ainda armazenam informações sobre o usuário funcionando como
mídias armazenadoras e tem seu acesso restrito por senha pessoal. Podem ser ainda cartões e-
CNPJ e e-CPF, de acordo com a certificação digital, sendo considerado um documento de
identificação eletrônica. Tais documentos garantem a autenticidade da assinatura digital,
integridade na troca de mensagens eletrônicas e inúmeras possibilidades de transações de
documentos sem a necessidade de que o profissional se desloque à um posto de atendimento.
De acordo com Madruga (2010), o uso da certificação digital está atualmente em
diversas áreas como: Receita Federal, Supremo Tribunal Federal, Superior Tribunal de
Justiça, Justiça Federal, Tribunais de Justiça Estaduais e Varas da Fazenda Pública de Goiás.
Portanto, os documentos hoje podem ser certificados e legitimados por ordem judicial, mesmo
em formatos digitais, através do uso da certificação digital. Tal fato, gera a revolução dos
Sistemas de Contabilidade, pois tem ocorrido a transformação do contador que era chamado
de guarda-livros para a total digitalização e informatização dos processos.
Há algumas tecnologias que têm passado a ser obrigatórias no meio contábil, o
uso da tecnologia SPED é uma delas, que segundo Duarte (2009), consiste na substituição dos
livros e documentos contábeis e fiscais em papel pelos documentos eletrônicos,
acompanhados da certificação digital, que como já citado, lhes dará a garantia de autoria,
integridade e validade jurídica.
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Como visto, a tecnologia se tornou, não apenas uma parte importante, mas sim,
um componente obrigatório do meio contábil. Devido a isto, o profissional de contabilidade
deve se manter atualizado quanto aos avanços de sua área de atuação e as ferramentas
disponíveis para tal. Como foco desse trabalho, as aplicações ERP, CRM e Data warehouse
serão descritas com maior profundidade nos tópicos seguintes.
1.2 ERP
para a contabilidade gerencial. Como foi ressaltado e m um estudo feito por Macêdo (2005), “na
visão dos usuários, o poder da contabilidade em fornecer as informações úteis ao processo
decisório prevalece e aumenta após a implantação de um sistema ERP”.
Porém, para implantar essa aplicação em um escritório contábil, deve-se avaliar as
condições e opções para o uso do ERP. Há empresas grandes, como SAP e Microsiga, que
administram o software em grandes empresas. Por outro lado, há outras empresas menores
que possuem softwares específicos para gestão contábil e a custo acessível aos escritórios. É o
caso da Tron, Domínio, Prosoft e WK que serão tratadas mais a frente.
Essas empresas, uma vez que já estão consolidadas no mercado, fornecem o
produto adaptado aos escritórios contábeis de forma que, por já terem implantado seus
sistemas ERPs em uma grande quantidade de escritórios, já possuem o conhecimento do que
tem sido realmente vantajoso e do que seria um gasto não proveitoso. Com isso é possível ter
um bom custo/benefício em se aplicar tais softwares nos escritórios contábeis.
1.2.1 Tron
enquanto outros de menor porte poderão implantar, por exemplo, apenas contabilidade, livro
caixa, folha de pagamento e escrita fiscal. (Junior, 2010)
1.2.2 Domínio
1.2.3 Prosoft
A empresa Prosoft teve fundação em São Paulo a partir de uma das maiores
empresas contábeis da cidade e tem trabalhado na área a mais de 20 anos. Através de sua
experiência com a implantação de soluções, a empresa desenvolveu o diagrama que podemos
ver na Figura 1, que envolve desde a integração de todas as rotinas de um escritório contábil
até os clientes, e associam a ferramentas como o Data warehouse (única base de dados), CRM
e a internet que são tratados nesta obra.
1.2.4 WK
1.3 CRM
Por outro lado, uma vez que o cliente passa a conhecer o serviço que está
comprando e a entendê-lo, passará também a exigir mais do produto. Tal fator irá fazer com
que o cliente passe a ter uma participação direta no processo do serviço.
Dentre as vantagens que a participação direta do cliente trás para a otimização do
serviço está o fornecimento de informações úteis, detalhamento da sua necessidade e das
expectativas em relação ao que se pede, e a avaliação do tempo e do trabalho em cada etapa
necessária da execução do serviço. Uma vez que um serviço contábil pode demorar, não por
culpa do contador, esses pontos se mostram de grande importância, pois faz com que o cliente
sinta que o tempo está sendo gasto em execução e não sinta que seu pedido foi esquecido ou
que há grande demora na entrega.
O CRM pode ser considerado como uma extensão dos sistemas ERP, pois
também utiliza de todas as áreas da empresa para extrair suas informações. Porém, se
diferencia pelo fato de que, enquanto o ERP se foca nos negócios, o CRM está voltado para o
cliente.
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Portanto, é importante para a empresa que deseja implantar essa ferramenta o uso
dos sistemas ERP e consequentemente a adoção de um Data Warehouse para a centralização
desses dados em um único banco de dados.
Uma vez que o foco do CRM é o cliente, podemos também ressaltar algumas das
ferramentas ligadas à essa tecnologia:
1.3.1.1 Sites
Pode-se tratar o termo “call center” como centrais de atendimento, nas quais
pessoas especializadas no marketing contábil se dispõem a explicar o serviço prestado e
conquistar novos clientes para os escritórios.
Enquanto para as empresas, a parte de call center se responsabiliza a oferecer os
produtos, nos escritórios contábeis essa ferramenta se propõe a oferecer os serviços prestados.
Temos então o mesmo conceito, porém com o foco diferente, como a transformação do
serviço em um produto que pudesse ser comercializado.
Assim sendo, é importante salientar com base em Hernandes (2010), que “o
insucesso de muitas empresas contábeis está no fato de que elas não foram capazes de tornar
visíveis seus serviços oferecidos, tornando os serviços contábeis como mera commodity.”
Através disso, reforçamos a idéia de que, uma vez que o cliente começa a
conhecer o que ele está comprando, ele passará também a valorizar o serviço. Portanto, vemos
assim a necessidade da implantação de um call center para manter o cliente sempre atualizado
das novidades e informações referentes ao serviço.
Pode-se tratar o termo “help desk” como suporte ao cliente, nos quais qualquer
dúvida que o cliente tiver, poderá contatar o suporte para obter informações auxiliares.
Atualmente, estamos na fase em que quase 100% dos documentos que devem ser
entregues pelas empresas estão sendo digitalizados e muitos desses documentos estão
incluídos nos sistemas ERPs Contábeis. Portanto, essa função pode estar ligada aos próprios
fornecedores dos sistemas, principalmente quando a empresa também usa a mesma solução
adotada pelo escritório contábil. Assim, estes fornecedores dão o suporte ao cliente sobre o
preenchimento de documentos, usos do sistema e instruções para abstração de informações
dos documentos transferidos à empresa pelos escritórios contábeis.
Tal fato, trás certa compensação aos escritórios contábeis, pois uma vez adotado o
sistema de ERP, os contadores passam a possuir também este suporte ao cliente quanto ao
preenchimento e envio de documentos.
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Como já falado nos tópicos anteriores, o Data Warehouse é inerente aos processos
de ERP e CRM, uma vez que se trata de um banco de dados para o armazenamento de
informações relevantes ao negócio, assim como conceitualiza Jackson e Sawyers:
pode delinear a estratégia para que o escritório contábil possa se firmar no mercado e
concorrer com outros escritórios.
É possível ainda, através do Data Warehouse, que o escritório adicione valor ao
serviço prestado. Uma vez que ele tenha todas as informações de cada empresa de maneira
consistente e organizada, sua capacidade de gestor é grandiosamente aumentada. Assim como
ressalta Primak (2009), o profissional contábil passa a “gerenciar informações para auxiliar a
alta administração a trabalhar com bases de informação precisas, ágeis e eficientes”.
Vemos portanto, a obrigatoriedade do uso de tecnologias nos escritórios contábeis
e o quanto as mesmas podem tornar o trabalho muito mais efetivo, trazendo eficiência em
tempo e custo e a valorização de cada serviço prestado.
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CAPÍTULO 2 - Metodologia
CAPÍTULO 3 - Resultados
Certifica-se, através deste, a grande utilização das soluções propostas pela Tron e
pela Domínio. Logo em seguida, percebe-se a utilização de outras soluções, sendo importante
ressaltar que esses outros se dividem, basicamente, em softwares particulares e no software
disposto pelo próprio Sindicato dos Contabilistas.
Porém, baseando também em outra pesquisa realizada nos escritórios contábeis de
Anápolis, nesse mesmo ano de 2010, por Almeida e Lobato (2010), podemos observar através
do Gráfico 2 que há uma defasagem no conhecimento dos sistemas implantados, uma vez que
65% dos contadores alegam não conhecer totalmente o programa utilizado.
passo para a sua utilização e a consequentemente eficiência na entrega dos livros fiscais e
contábeis, os escritórios ainda aparentam ter receios quanto a implantação de tal tecnologia.
Podemos confirmar o despreparo dos escritórios contábeis através do Gráfico 3, no qual
revela que 75% dos escritórios contábeis não estão preparados para as novas tecnologias.
que atendem as diversas necessidades e raramente solicitarem modificações nos sistemas para
atender situações específicas de uma empresa, é o que se pode observar através do Gráfico 5
(Almeida e Lobato, 2010).
Por meio da pesquisa percebe-se, portanto, que muitos escritórios não têm
acompanhado as tecnologias como deveriam e acabam perdendo diversas vantagens como
total eficiência nos processos, fidelização de clientes e proveitos em tempo e custo para a
execução de outras atividades, ao invés daquelas que podem ser feitas digitalmente.
29
CONCLUSÃO / RECOMENDAÇÕES
REFERÊNCIAS
BITTAR, Roberto Dib. Sistemas de Informações Contábeis. Goiás: [S.n.], 2008. (Apostila
da disciplina de Sistemas de Informações Contábeis, Curso de Ciências Contábeis,
Universidade Estadual de Goiás).
DOMÍNIO Sistemas. Disponível em: < http:// www.dominiosistemas.com.br > Acesso em: 05
out. 2010.
SOUZA, Josemar Jeremias Bandeira de. O ERP como instrumento para a decisão
corporativa: estudo de viabilidade econômica de implantação na micro-empresa
Infolight. João Pessoa: 2003. 65f. Trabalho de Conclusão de Estágio. Curso de
Administração, UFPB, Universidade Federal da Paraíba.
APÊNDICES
Apêndice A – Questionário
( ) Sim ( ) Não
( ) Tron
( ) Domínio
( ) Prosoft
( ) WK Sistemas
( ) Outro
( ) Sim ( ) Não
( ) Sim ( ) Não
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5- Se sim, qual das ferramentas são utilizadas? (Nessa questão poderá ser marcada uma
ou mais opções.)
[ ] E-mail
[ ] Help-desk (solicitações de ajuda)
[ ] Site do escritório contábil
[ ] Call Center (central de atendimento ao cliente)
[ ] Outra(s) Qual (is)? ________________________________________________