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MINISTERE DE LA FONCTION PUBLIQUE REPUBLIQUE DE CÔTE

----------------- D’IVOIRE
ECOLE NATIONALE D’ADMINISTRATION ---------------
----------------- Union-Discipline-Travail
DIRECTION GENERALE ---------------
-----------------

COURS DE REDACTION
ADMINISTRATIVE

Dispensé Par :
OULEI Louis Bonaventure
Expert consultant formateur en Management des
Organisations
Consultant National en Cohésion sociale auprès du PNUD
Administrateur Civil
Sous-préfet

1 Conçu par M. OULEI Louis Bonaventure


MODULE 1 : LES PRINCIPES GENERAUX DE LA REDACTION
ADMINISTRATIVE

PLAN DE LA PRESENTATION

ACTIVITE 1: GENERALITES

1. Définition de la Rédaction Administrative


2. Préparation de la Rédaction Administrative
2.1 Avoir une connaissance parfaite du dossier
2.2 Rassembler les éléments
2.3. Établir le plan
2.4. la rédaction proprement dite

ACTIVITE 2: CARASTERISTIQUES DU STYLE ADMINISTRATIF

1. la dignité;
2. la précision et l'exactitude;
3. le respect de la hiérarchie;
4. le sens de la responsabilité;
5. l'objetivité;
6. la courtoisie;
7. la prudence;
8. 8-la clarté, la concision et l'efficacité.

ACTIVITE 1: GENERALITES

2 Conçu par M. OULEI Louis Bonaventure


OBJECTIFS PÉDAGOGIQUES:

Définir la rédaction administrative;


Appréhender les spécificités de la rédaction administrative;
Maitriser les phases de préparation de la rédaction administrative

1. DEFINITION DE LA REDACTION ADMINISTRATIVE

moyen d’expression et de communication privilégié de l’Administration,


art de concevoir et de présenter les documents administratifs dans les formes
singulières et à travers un langage particulier et soutenu.
L’objectif recherché est de marquer l’autorité et l’impartialité de l’Administration
dans la défense de l’intérêt commun et le règlement des conflits sociaux.

Dans cette perspective, « l’Administration doit se rapprocher des administrés ». Mais,


cela ne peut être possible que si elle se fait comprendre de tous ses usagers, à
travers un langage débarrassé de toutes fioritures, peu sujet à interprétation et donc
peu susceptible de polémique. La question qui se pose alors est de savoir d’où
l’Administration tire-t-elle l’essence de son style?

Un regard rétrospectif laisse apparaître que l’Administration, qui se présente comme


un système, une autorité de gestion des affaires publiques, tire son pouvoir de celui du
monarque que les mutations sociales ont contraint à renoncer à son pouvoir.

Or, nul n’ignore que la haute classe sociale à laquelle appartenait le monarque se
caractérise par un style de vie fait de noblesse et de finesse aussi bien dans le
langage que dans le vécu quotidien. L’on comprend dès lors que l’Administration qui
s’est substitué au monarque ait hérité et conservé de ce dernier des exigences
langagières.

2. LA PRÉPARATION DE LA RÉDACTION

La rédaction se prépare en quatre (4) phases.

2.1. Avoir une connaissance parfaite du dossier

Pour rédiger un document administratif, il est nécessaire d’exposer tous les contours
utiles du sujet abordé pour amener le correspondant à fournir les informations
attendues. De même, la réponse à un courrier exige une lecture minutieuse de ce
dernier afin d’éviter les oublis et d’aborder des aspects sans intérêt.

En un mot, le rédacteur doit avoir un esprit ouvert et un bon niveau de culture


générale ; il sera enclin à faire des recherches, à se renseigner, tout en restant discret.

2.2 .Rassembler les éléments

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Il ne faut retenir que les informations qui présentent un intérêt pour le sujet à traiter.
D’ailleurs, il est impératif de n'aborder qu'un seul sujet, un seul objet par document,
notamment dans les lettres. Autrement, il serait difficile d’énoncer le libellé de l’objet.

Le sujet traité peut, certes, revêtir plusieurs aspects ; mais ces derniers peuvent se
confondre dans un seul objet. Un effort de synthèse permet d’y parvenir.

2.3. Établir le plan

L’écrit administratif comporte généralement une introduction, un développement ou


corps du sujet et une conclusion. Il est donc conseillé de suivre un ordre pour
permettre au lecteur de noter l’importance accordée à chaque idée.

L’introduction, en une ou deux phrases, situe l’objet.

Quant au développement ou corps du sujet, il va des idées les moins importantes vers
celles qui présentent le plus d’intérêt.

Enfin, la conclusion, la plus brève possible, est l’exposé des conséquences tirées du
développement qui précède.

2.4. la rédaction proprement dite

Le ton sera fonction du sujet traité, des personnes à qui l'on s'adresse et des
circonstances. Un ton courtois s’impose dans tout écrit administratif, même lorsqu’il
s’agit, pour le rédacteur, de relever que les accusations dont il est l’objet sont sans
fondement. La politesse est davantage exigée pour les courriers adressés à un
supérieur hiérarchique.

A la fin de la rédaction, il faut toujours et plusieurs fois relire son texte, si possible à
haute voix, pour déceler les éventuelles fautes grammaticales et redondances qui ne
sont facilement perçues que par l'oreille.

ACTIVITE 2: CARASTERISTIQUES DU STYLE ADMINISTRATIF

OBJECTIFS PÉDAGOGIQUES:

-Faire apparaître les caractères spécifiques de l’administration qui sont


l’origine des règles particulières de la rédaction administrative;
-Connaitre les traits communs de l’écrit administratif;
-S'approprier les principes fondamentaux de la rédaction administrative

Emanation directe de l’Autorité de l’Etat, l’Administration publique a pour mission la


mise en œuvre des lois et règlements ; le Service public agit dans un cadre
réglementaire, toujours dans le respect de l’intérêt général.

Cette Administration a pour mission de :


prendre des décisions ;
donner des avis ;
4 Conçu par M. OULEI Louis Bonaventure
édicter des règles ;
répondre à des demandes ;
informer ;
instruire des dossiers.

Ces diverses attributions passent par l’utilisation de l’écrit pour tous les agents.
Les écrits administratifs présentent des traits communs qui permettent de les
reconnaître comme tels. Des mots, des tournures et des formules consacrés par un
long usage et résultant des nécessités du service aident à les identifier, en dehors des
aspects formels des documents.

Ils deviennent des normes de rédaction qui impriment au style administratif une
homogénéité et s'imposent à tout rédacteur.

Ces mêmes principes régissent d’une part, les rapports au sein des services publics et
d’autre part, ceux que l’Administration entretient avec les usagers.
Ces caractéristiques sont les suivantes :la dignité,
la précision et l’exactitude,
le respect de la hiérarchie,
le sens des responsabilités,
l’objectivité,
la courtoisie,
la prudence,
la clarté, la concision et l’efficacité.

1. LA DIGNITE;

Sa nature de puissance et sa mission de service public, qui la placent au-dessus des


intérêts particuliers, imposent à l'Administration d'inspirer le respect et de refléter par
ailleurs la noblesse et la distinction de l'autorité souveraine de l'Etat qu'elle représente.
Les écrits administratifs éviteront donc les expressions triviales et les tournures
douteuses ; ils doivent être respectueux des règles grammaticales.

La dignité se traduit également, à l’égard du correspondant ou de l’interlocuteur, par la


politesse qui est de rigueur dans tout document administratif ou dans un échange
verbal auquel participe un administrateur en cette qualité.

Exemple :

5 Conçu par M. OULEI Louis Bonaventure


EXPRESSIONS A PROSCRIRE EXPRESSIONS INDIQUEES

Votre rapport est un tissu de mensonges Votre rapport manque de réalisme (me
parait comporter beaucoup d’erreurs)

Votre demande est ridicule Votre demande me parait peu fondée

Je refuse votre demande Il ne m’est pas possible de donner une


suite favorable à votre demande

Le Docteur Koffi m’a signalé que vous avez Il m’a été signalé que
fait une fausse déclaration relative à votre
état de santé

Tachez d’apporter plus de soin aux affaires Je vous serai obligé d’apporter
qui vous sont confiées
J’attacherai du prix à ce que vous
apporter

2. LA PRECISION ET L'EXACTITUDE;
Le document administratif doit éviter les quiproquos ou les interprétations diverses et
les sigles obscurs. Par exemple, une lettre invitant à une réunion et qui ne mentionne
pas la date et le lieu va nécessairement embarrasser les usagers. Par ailleurs, il s'agit
d'utiliser le vocabulaire technique qui convient pour éviter les interprétations et les
compréhensions divergentes d'un même dossier.
Dans le corps de la correspondance, il faut éviter une inflation de termes qui font peur,
c'est-à-dire:
Une inflation de mots techniques, notamment les termes juridiques souvent
perçus comme menaçants, hostiles parce qu'incompréhensibles;
Une inflation de mots qui appartiennent à un parler distinguée, élevé, parfois
désuet, et qui peuvent être perçus comme inaccessibles.
Une utilisation abusive d'articles de loi, de chiffres, de codifications, de sigles
incompressibles et inadaptés au cas de l'usager.
Une inflation de délais, brandis comme des menaces.

La précision et l’exactitude permettent d’identifier et de classer les documents


administratifs. C’est pourquoi les mentions nécessaires doivent être portées.

3. LE RESPECT DE LA HIERARCHIE;

L'Administration est une structure organisée hiérarchiquement :


6 Conçu par M. OULEI Louis Bonaventure
une autorité hiérarchique s'exerce du haut vers le bas ;
des agents subordonnés exécutent les ordres du supérieur et rendent compte.

La hiérarchie implique un langage approprié et des formes de documents adaptés à


chaque situation. D’autres conséquences résultant du principe de la hiérarchie sont
également à relever.

3-1- Les expressions

Du haut partent les décisions, ordres et instructions tandis que les collaborateurs
émettent des suggestions et requêtes.

Les expressions et formules utilisées dans le langage administratif traduisent la


position hiérarchique de celui qui s’exprime. Ainsi, le subordonné ou collaborateur
rendra compte (mais n’informera pas) tandis que le chef ou supérieur fera connaître
ou indiquera (mais ne fera pas savoir) ; l'agent appellera l'attention de son supérieur
hiérarchique sur… pendant que celui-ci attirera l'attention de son collaborateur sur…

Dans les situations d'urgence, le supérieur demandera qu'il lui soit rendu compte
« dans les meilleurs délais » mais le collaborateur écrira : « Je me permets d'appeler
(respectueusement) votre attention sur l'urgence attachée à ce dossier… »

Il existe cependant des cas d'absence de connotation hiérarchique : relation entre


égaux ou avec les tiers (personnes étrangères à l'Administration) : on utilisera les
mots comme « proposer », « suggérer », « demander » ; lorsque le supérieur veut
atténuer, par courtoisie, la relation hiérarchique : il dira : « J'ai l'honneur de porter à
votre connaissance, de vous demander de bien vouloir…»

la règle du « sous-couvert »

Dans l’Administration, beaucoup de documents sont transmis sous couvert, que l’on
écrit S/c de …..

Ce passage de certains documents administratifs par la voie hiérarchique répond à


une double nécessité : tenir toutes les autorités hiérarchiques intéressées et permettre
de formuler des avis ou observations sur l’affaire dont il est question.

Il existe un seul échelon intermédiaire entre l’émetteur du document et le destinataire.


Par exemple, le ministre s’adresse au Directeur Départemental de X … sous couvert
du Préfet.

Le Ministre
à
Monsieur le Directeur Départemental de X..
S/c de Monsieur le Préfet du Département de X..

7 Conçu par M. OULEI Louis Bonaventure


3-2- La forme des documents de correspondance
Un chef de service n’expédiera jamais, par soit-transmis ou par bordereau d’envoi,
des documents à un autre chef de service qui occupe une position hiérarchique par
rapport à lui. Il le fera toujours par une lettre de transmission. Seul le supérieur
hiérarchique a ce droit.

3-3-Les autres implications de la hiérarchie

Tous les Ministres (Ministres d’Etat et autres Ministres) étant au même niveau
hiérarchique, la délégation de signature qu’ils accordent à leurs collaborateurs
respectifs (Directeurs de Cabinet) ne peut comprendre les correspondances que les
uns adressent aux autres.

De manière générale, il est contraire au principe de la hiérarchie qu’un collaborateur


signe un courrier adressé à un correspondant du même rang que son supérieur
hiérarchique et, a fortiori, d’un rang supérieur.

Inversement, un Ministre ou le Premier Ministre ne respecte pas cette règle lorsqu’il


écrit directement à un Directeur Général qui ne relève pas de son département. Ici, le
Ministre de tutelle est inévitablement la courroie de transmission du courrier adressé
au correspondant. La mention « sous couvert de » sera utilisée dans une telle
hypothèse.

Le collaborateur, qui reçoit une correspondance dans de telles conditions, c’est-à-dire


directement, doit en rendre compte à son supérieur hiérarchique et y répondre sous
son couvert.

4. LE SENS DE LA RESPONSABILITE;

L'Administration, en sa qualité de puissance publique, doit prendre ses responsabilités


de façon claire, non équivoque parce que ses écrits l'engagent aux yeux du public.

Le premier signe du souci de responsabilité est le refus de l'anonymat. En effet, tout


document administratif doit porter l'identité, la qualité et la signature de son auteur. La
correspondance sera du reste rédigée à la première personne du singulier.

Le « Je » marque la responsabilité de celui qui s'exprime.

Exceptionnellement, le « Nous », pluriel de majesté ou de modestie se retrouve dans


certains documents types (cas du procès-verbal judiciaire, du procès-verbal de
passation de service, du procès-verbal d’affichage, de la réquisition…).

L'autre dérogation à ce principe est l'utilisation de la troisième personne du singulier


dans les actes réglementaires (décrets, arrêtés, décisions) : « LE MINISTRE DE LA
FONCTION PUBLIQUE… DECIDE » ou dans le style diplomatique : « L'Ambassade
de la République de Côte d'Ivoire présente ses compliments au … »

8 Conçu par M. OULEI Louis Bonaventure


Mais l'usage du pronom impersonnel « on » est interdit dans un écrit administratif. Il en
est de même des formules du genre « il paraît que, il se peut que, il se trouve que, il
est jugé nécessaire que, il a été décidé que, il s'ensuit que, etc. ».

La responsabilité exige également du signataire d’éviter de citer les tiers qui lui
fournissent les informations. Ainsi, il dira : Il me revient que…et non Monsieur X m'a dit
que…Cette exigence permet à l'Administration de protéger ses sources d'information
et constitue par ailleurs une attitude de courtoisie à l'égard de l’informateur.

5. l'objectivité;

Il s'agit ici de l'impartialité, de la neutralité, de la recherche de l'intérêt général, de


l'absence de passion et d'état d'âme.

EXPRESSIONS A PROSCRIRE EXPRESSIONS INDIQUEES

Je vous annonce que… (évoque J'ai l'honneur de vous faire connaître que…
l'idée de surprise ou de soudaineté)
Dans l'espoir d'une suite favorable, Je vous prie d'agréer (supprimer ce qui précède
je vous prie d'agréer… lorsque l'Administration écrit, parce qu'elle n'a
pas à exprimer l'espoir qui est un sentiment
personnel) 

Souhaitant recevoir rapidement Je vous saurais gré de me faire parvenir votre


votre réponse, je vous assure de mon réponse dans les meilleurs délais 
indéfectible attachement 
Je vous serais très reconnaissant si Je vous serais obligé (ou je vous saurais gré) de
vous pouviez me renvoyer ce me renvoyer ce dossier avant le…
dossier avant le…

6. LA COURTOISIE;

L'Administration doit respect et politesse à tous les citoyens qu'elle représente et


auxquels elle s’adresse. La courtoisie se manifeste déjà entre les services par les
nuances hiérarchiques.

Les écrits administratifs se garderont conséquemment des expressions choquantes et


désobligeantes. Des mots comme « vol », « mensonges » seront remplacés par «
indélicatesse », « contrevérités ».
Le supérieur ne dira pas du rapport de son collaborateur qu'il est «  un tissu de
sottises » mais plutôt qu'il « manque de réalisme ou semble comporter beaucoup
d'erreurs ».

Exemple :

9 Conçu par M. OULEI Louis Bonaventure


EXPRESSIONS A PROSCRIRE EXPRESSIONS INDIQUEES

Votre rapport est un tissu de mensonges Votre rapport manque de réalisme (me parait
comporter beaucoup d’erreur)

Votre demande est ridicule Votre demande me paraît peu fondée

Tachez d’apporter plus de soin aux affaires Je vous serai obligé d’apporter
qui vous sont confiées
J’attacherai du prix à ce que vous apporter

7. LA PRUDENCE;

Cette qualité est indissociable du sens de la responsabilité, de l'objectivité et de la


courtoisie :

elle évite les décisions peu fondées et les négligences ;


il est parfois nécessaire de ne pas trop engager l'avenir et de se ménager la
possibilité de revoir les décisions en fonction des données nouvelles, d'où
l'usage du conditionnel ou des verbes qui expriment la nuance.

Voici quelques exemples :

Il me semble indiqué de vous proposer la révision de cette décision…ou il serait


souhaitable de réviser cette décision… et non : vous devez réviser cette décision…
Dans les circonstances actuelles, il ne m'a pas paru possible de réserver une suite
favorable à votre requête… et non : Je rejette définitivement votre demande.

8. LA CLARTE, LA CONCISION ET L'EFFICACITE.

Il faut utiliser le mot juste, approprié. C'est ici qu’apparaît l'intérêt du dictionnaire qu'il
ne faut pas hésiter à consulter car les mots et expressions n'ont pas toujours le sens
qu'on leur donne couramment.

L'écrit administratif est un document de travail dont la lecture ne doit pas faire perdre
de temps. Le rédacteur rejettera donc les digressions inutiles, les phrases et les
tournures trop complexes et indigestes pour l'esprit. Un écrit clair et concis est
forcément efficace car il évite les pertes de temps et permet d'atteindre les objectifs
que vise son auteur.

Essayer d'éviter les expressions qui peuvent susciter l'anxiété. Par exemple

10 Conçu par M. OULEI Louis Bonaventure


Vous préférez à

Par erreur À tort

Dès que possible immédiatement

ne pas retenir rejeter

Vous savez sans doute que Vous n’êtes pas sans savoir

Vous devriez Vous êtres censé

Étudier Soumettre à examen

MODULE 2 : LA STRUCTURE, LE STYLE ET LA MISE EN FORME

PLAN DE LA PRESENTATION

ACTIVITE 1: LA STRUCTURE ET LE STYLE DE LA LETTRE

11 Conçu par M. OULEI Louis Bonaventure


1. Les mentions d'identification
2. Développement du contenu
3. Conclusion

ACTIVITE 2: LA MISE EN FORME DE LA LETTRE

ACTIVITE 1: LA STRUCTURE ET LE STYLE DE LA LETTRE

OBJECTIFS PÉDAGOGIQUES:

Connaitre les composantes du courrier administratif;


Maitriser les différentes mentions et leur emplacement;
Appréhender l'importance de chaque mention.

12 Conçu par M. OULEI Louis Bonaventure


Le caractère officiel du courrier administratif résulte essentiellement e des mentions
qu'il comporte. Le destinataire d'un courrier doit pouvoir identifier aisément l’Autorité
qui lui écrit ; c’est la raison pour laquelle tout document administratif doit comporter les
indications ou mentions obligatoires.

Mais selon les circonstances, des mentions circonstancielles ou même


exceptionnelles, peuvent y figurer. Les mêmes mentions peuvent également figurer
sur la lettre administrative à forme personnelle.

1 - LES MENTIONS D'IDENTIFICATION


1-1- Les mentions obligatoires
1-1-1-Le timbre du service
C'est la mention d'identification du service émetteur du document. Il doit indiquer
l'origine de la lettre avec précision, en respectant la hiérarchie des services. Le timbre
est presque le reflet de l'organigramme structurel du service émetteur de la
correspondance.
Les noms des différents services administratifs, du service de tutelle à la structure
émettrice du courrier, placés dans l’ordre hiérarchique, s'écrivent en majuscules.

Le timbre comprend généralement les indications suivantes :


LE MINISTERE ;
LA DIRECTION ;
LA SOUS-DIRECTION ;
LE SERVICE etc… MINISTEREDE LA FONCTION
Exemple: PUBLIQUE ET DE L’EMPLOI
---------------
ECOLE NATIONALE D’ADMINISTRATION
---------------
DIRECTION DE LA FORMATION
CONTINUE

Par ailleurs, il est utile d’indiquer que s’agissant des services qui correspondent à des
découpages territoriaux (Directions Régionales ou Départementales, Villages,
Communes, Sous-Préfectures, Départements, Régions, etc.), le timbre se référera à
ces subdivisions.

Ainsi, pour un document administratif rédigé à la Sous-Préfecture de Worofla, on


aura :
REGION DU WORODOUGOU
---------------
DEPARTEMENT DE SEGUELA
---------------
SOUS-PREFECTURE DE WOROFLA

13 Conçu par M. OULEI Louis Bonaventure


Le timbre du service se place en haut, à gauche de la première page en face de
l'appellation officielle et de la devise de l'Etat.

Pratiques à proscrire:
utilisation des logos ou des mentions d’identification du service en
lettres minuscules des services administratifs (Ministères, Directions
Générales, Etablissements Publics, Districts, Départements, Mairies).
inscription des contacts téléphoniques, des adresses électroniques et
postales dans le timbre d’une lettre entre services.

1-1-2-les initiales du rédacteur et de la dactylographe ou de l’opératrice de


saisie

Il s’agit des premières lettres, écrites en majuscule, du nom du rédacteur et de celui


de la dactylographe ou de l’opérateur de saisie. Elles se placent en haut et à gauche,
au-dessus du timbre. Elles permettent au signataire, d’identifier le rédacteur et la
dactylographe.

Exemple : GDP/BY
MINISTERE DE LA DEFENSE
----------
CABINET DU MINISTRE
----------

Pratiques à proscrire:
Les initiales ne doivent pas figurer dans le numéro d’enregistrement;
cette mention ne doit pas figurer sur la lettre à forme personnelle ;
elle ne sera pas non plus inscrite si l'autorité a elle-même rédigé la lettre entre
services

1-1-3- L'appellation officielle et la devise de l'Etat


L'appellation officielle de l'Etat se présente sur une seule ligne, entièrement écrite en
majuscules, en haut, à droite de la première page en face du timbre du service.
En dessous, se place la devise dont les différentes composantes, séparées par des
tirets, sont écrites en minuscule avec des initiales en majuscules.
Le document administratif mentionnera :

REPUBLIQUE DE COTE D’IVOIRE


Union – Discipline – Travail
1-1-4-Le lieu et la date d'expédition

14 Conçu par M. OULEI Louis Bonaventure


Cette mention est placée en haut, à droite de la première page, sous l'appellation
officielle et la devise de l'Etat. Elle doit comporter :
le nom de la ville (en toutes lettres avec l’initiale en majuscule et le reste en
minuscule) ;
le jour du mois en chiffres ;
le mois (en toutes lettres, en minuscules) ;
l'année en quatre chiffres.
 
Ainsi, on aura Abidjan, le 18 mars 2005.

1-1-5-Le numéro d'enregistrement


C'est le numéro d'ordre que l'expéditeur donne à la lettre. Un registre du courrier
« départ » permet de suivre cet ordre.
Le numéro d'enregistrement est suivi des initiales du service émetteur, éventuellement
de celles de la subdivision dont émane effectivement le document. Ces initiales sont
séparées par des barres obliques et se succèdent dans l'ordre hiérarchique des
services.
Le numéro d'enregistrement se place sous le timbre du service. Chaque année, la
numérotation est reprise. La numérotation est donc toujours celle de l'année en cours.
Les numéros d'enregistrement du courrier ordinaire ne sont pas du même ordre que
ceux du courrier confidentiel.
1-1-6-La suscription ou (la) réclame
C'est la formule d'envoi de la lettre par l'expéditeur au destinataire. La suscription
englobe donc la désignation des deux correspondants.
Elle est en effet composée de deux parties reliées par la préposition «à», la première
partie indique la qualité de l'expéditeur (le chef du service émetteur), la seconde, la
qualité du destinataire (le chef du service destinataire).
Il est possible de mentionner la qualité de l’expéditeur sous le timbre, en minuscules,
avec les initiales en lettres capitales.

(Exemple : Le Ministre ; Le Préfet ; Le Directeur Général ; Le Sous-Préfet ; Le


Directeur Régional).
Dans ce cas, la première partie de la suscription sera supprimée car elle serait une
répétition inutile. Voici les libellés habituels du timbre et de la suscription d’une lettre
émise par le Ministre de l’Intérieur :
Le Ministre de l’Intérieur
MINISTERE DE L’INTERIEUR à
------- Monsieur le Directeur Général de
l’Administration Territoriale
15 Conçu par M. OULEI Louis Bonaventure
ABIDJAN
Mais il est aussi possible d’écrire :

MINISTERE DE L’INTERIEUR
-------
Le Ministre

à
Monsieur le Directeur Général de
l’Administration Territoriale

ABIDJAN

L’expéditeur peut même désigner nominativement, de la manière suivante (sous la


suscription), l'agent chargé de traiter l'affaire : A l'attention de Monsieur X…

La réclame est obligatoirement portée en haut, à droite sous la date.

Il est d'usage, dans l'Administration ivoirienne, de mentionner, dans la suscription,


sous sa qualité, la distinction honorifique de l'autorité expéditrice.

Ainsi, l’expéditeur écrira : Le Préfet du Département de Grand-


Bassam
(Officier du Mérite Agricole)
à
Monsieur le Sous-préfet de Grand-
Bassam

1-1-7-L'objet

C'est la mention, aussi brève que possible, de la matière traitée dans la lettre. Elle
indique le résumé de l’affaire traitée. Les deux points introduisant l’objet sont toujours
suivis d’une majuscule. L'objet se place au-dessus du corps de la lettre, sous le
numéro d'enregistrement.
L'objet a pour but de permettre au destinataire d'avoir, d'un coup d'œil, l'idée
générale du contenu du courrier et d'en faciliter la ventilation et le classement. Il est
obligatoire de l’indiquer pour chaque courrier. Il ne faut mentionner qu’un seul par
correspondance.
16 Conçu par M. OULEI Louis Bonaventure
Exemple : OBJET : Autorisation d'absence

1-1-8-La signature et le cachet

La signature est le nom d'une personne, écrite de sa main sous une forme qui lui est
particulière ; elle sert à affirmer la sincérité d'un écrit, l'authenticité d'un acte, etc., à en
assumer la responsabilité. La signature est donc l'élément fondamental, la condition
de validité des actes et autres documents administratifs.
 La signature peut être précédée de l'attache, c'est-à-dire de l'indication de la qualité
du signataire et éventuellement du pouvoir l'autorisant à signer (par délégation, par
ordre ou par intérim).
En outre, indépendamment de la fonction qu'il occupe, le signataire peut mentionner
sa qualité administrative ou son corps de rattachement (Ingénieur Agronome ou
Administrateur Civil par exemple) sous son nom.
 La signature est suivie de la mention dactylographiée des nom et prénoms du
signataire.
Quant au cachet du service, il est apposé à côté, à gauche de la signature et non à
droite ou sur la signature.
 Lorsqu’une correspondance est accompagnée, en annexe, d’un tableau, celui-ci doit
être paraphé, c’est-à-dire daté, signé (avec l’attache, les nom et prénoms du
signataire) et cacheté ; c’est la seule façon d’authentifier ce document.

Les hypothèses suivantes, quant à la signature d'une correspondance, peuvent se


présenter :

Le signataire est l'autorité compétente, investie d'un pouvoir propre ou d'une


délégation de pouvoirs (délégation dite aussi de compétences) ; la signature est
alors suivie du nom du signataire. Ceci est le principe.
L'autorité signataire est investie d'une délégation de signature, signe par ordre
ou par intérim. La signature se présentera ainsi :

Pour le Directeur Général et par délégation


Le Directeur de l'Action Régionale

Signature
Nom et prénoms du signataire (délégataire)

La signature par ordre (ou p.o.) se présentera dans la même forme :

Le Directeur Général par intérim


Signature

Nom et prénoms
Conçu par M. OULEI Louis Bonaventure Le Directeur de l'Action Régionale
17
ou encore :

Pour le Directeur Général


p.i. le Directeur de l'Action Régionale
Signature
Nom et prénoms.
Le Directeur de l’Action Régionale
assurant l’intérim du Directeur
Ou encore : Général

Signature
Nom et prénoms

1-2- Les mentions circonstancielles ou occasionnelles

Par principe, il n'est pas obligatoire de faire figurer ces mentions dans une lettre. Mais
des circonstances, faits ou données inhabituels peuvent, pour ainsi dire, les imposer
au rédacteur d'une lettre administrative (proprement dite ou à forme personnelle ou de
toutes autres correspondances). Ce sont la référence, les pièces jointes, les
ampliations et la mention «sous couvert».

1-2-1-La (ou les) référence(s)

Cette mention ne se justifie que si l'on se réfère à un ou plusieurs documents (lettre,


texte législatif ou réglementaire…) ou un événement antérieur (communication
téléphonique par exemple). La référence comportera donc, selon le cas :

le numéro d'enregistrement et la date de la correspondance ;


la date de la conversation ou de la communication téléphonique ;
le numéro et la date du dossier cité ;
le numéro et la date du texte législatif ou réglementaire auquel l’on se
réfère.

La référence se place immédiatement en dessous de l'objet, disposée de la même


façon en partant de la marge (de la gauche).

On écrira: Réf. : -V/L n°… du…


-(V/L = votre lettre ;
-V/TO = votre télégramme
officiel)
-ou Loi n°…du….relative à…

18 Conçu par M. OULEI Louis Bonaventure


1-2-2- La mention « Pièces jointes » ou « P.J.»
Elle se positionne en principe sous la référence avec la même marge  ; toutefois, elle
peut se placer en bas à gauche du texte, si cet espace n'est pas déjà occupé par la
mention « ampliations » à laquelle il est réservé.

Pratique à proscrire: Les mentions « ampliations » et « pièces jointes » ne


doivent pas se superposer en bas de la page.

Cette mention peut être abrégée (P.J. :).


Mais il est plus courtois et préférable de l'écrire en toutes lettres, notamment pour les
courriers adressés aux supérieurs hiérarchiques.
Elle comportera, soit uniquement le nombre de pièces (documents), soit également
leur désignation succincte : Pièces jointes : 2 ou P.J. : 2 ou encore : Pièces jointes : 2
certificats de prise de service.

1-2-3-La mention « Ampliations »

Elle indique les destinataires secondaires (services, personnes) qui reçoivent des
copies signées et conformes à l'original d'un document administratif adressé à un
destinataire principal, et, ceci lorsque ce document présente un intérêt pour eux ou
lorsqu'il est utile, voire important pour l'expéditeur de rendre compte à un supérieur
hiérarchique.
 Cependant, dans certains documents qui ne comportent pas de suscription (notes de
service, décisions, arrêtés), la mention «Ampliations» désigne les destinataires
(principaux et/ou secondaires).

Cette mention est portée en bas, à gauche de la dernière page de la lettre. Elle peut
se présenter sous la forme d'une liste de destinataires ou des sigles par lesquels les
services qu’ils dirigent sont désignés (avec éventuellement la mention du nombre de
copies expédiées à chaque service).

Exemples : Ampliations : ou Ampliations :

- Directeur Général CCIA…..2 - DG-CCIA………….…2

- Directeur Financier CCIA…1 - Dir. fin CCIA…………1

Le mot «Ampliations» s’écrit en minuscules, avec la première lettre en majuscule.

1-2-4-La mention « Sous couvert de »

19 Conçu par M. OULEI Louis Bonaventure


On peut aussi écrire «Sous le couvert de» ou, parfois en abrégée, «S/c». Cette
mention se place directement sous la suscription, lorsque le document doit passer par
l'étape hiérarchique intermédiaire entre l'expéditeur et le destinataire, que ce soit dans
le sens ascendant ou dans le sens descendant.

 Exemple :

Le Ministre de l’Intérieur Le Sous-Préfet de Songon


à à
Monsieur le Sous-Préfet de Songon Monsieur le Ministre de l’Intérieur
. Sous couvert de Monsieur le Sous couvert de Monsieur le Préfet
Préfet du Département d'Abidjan du Département d'Abidjan

L’intérêt de cette mention est double:


permet au supérieur hiérarchique immédiat d’être informé des activités de son
collaborateur ;
apporter éventuellement des correctifs.
En un mot, elle permet au supérieur hiérarchique de coordonner les activités des
services placés sous ses ordres. Lorsque la voie hiérarchique est faite de plusieurs
étapes, il n'est pas nécessaire de répéter « Sous couvert de »; on pourra remplacer
cette mention par la formule : «Sous (le) couvert de la voie hiérarchique». La forme
abrégée « S/C» est expéditive ; quoique juste, elle est déconseillée à cause de son
caractère peu courtois, notamment pour un courrier qui emprunte la voie ascendante.
1-3- Les mentions exceptionnelles
 On peut les classer en trois catégories :

les mentions relatives aux degrés de protection de la correspondance,


les mentions indiquant le degré d’urgence,
et celles se rapportant à l'acheminement postal du courrier.

1-3- les mentions relatives aux degrés de protection de la correspondance.

1-3-1 les hypothèses habituelles de protection de la correspondance.

 PERSONNEL : cette mention invite (le secrétariat ou le chargé de courrier) à


remettre le courrier si possible en mains propres au destinataire sans ouvrir
l'enveloppe, lorsqu'elle est inscrite sur celle-ci. Ecrite en majuscules, elle n'est utilisée
que pour les lettres personnelles ;

CONFIDENTIEL : équivalente de la précédente, cette mention est utilisée seulement


pour les documents administratifs (lettres, rapports, soit-transmis, bordereau d’envoi,
compte rendu, etc.) dont la divulgation pourrait provoquer des embarras pour
l’Administration.

20 Conçu par M. OULEI Louis Bonaventure


1-3-2- cas particuliers des dossiers contenant des informations relatives à la
Défense nationale et à la Sûreté de l’Etat.
Pour les documents relatifs au secret de Défense nationale, la mention
DIFFUSION RESTREINTE est portée sur un courrier dont le contenu ne peut être
communiqué qu'à des personnes autorisées à en connaître.
Les documents administratifs qui portent la mention CONFIDENTIEL-DEFENSE ont
trait à la sécurité de la Défense nationale (tableaux des effectifs et de dotation des
unités).
Enfin, le SECRET-DEFENSE est réservé aux documents dont la divulgation pourrait
compromettre la Sûreté nationale.

1-4- les mentions relatives au degré d’urgence de la correspondance 

La notion d’urgence est employée pour fixer l’ordre dans lequel une lettre, un rapport,
un compte rendu d’activités, etc. ou un message d’une urgence donnée doivent
être traités ou acheminés par rapport à d’autres documents du même type.

Il existe quatre degrés d’urgence qui sont, dans l’ordre de priorité, le flash, l’immédiat,
l’urgent et la routine.

1-5- les mentions relatives à l’acheminement postal.

 Identiques pour les lettres personnelles et les lettres administratives, elles sont
portées en majuscules sous le timbre de la lettre et sur l'enveloppe.

la mention «RECOMMANDE»: pour une lettre que le postier remettra en mains


propres au destinataire contre émargement dans un registre spécial des
services postaux ;
la mention «RECOMMANDE AVEC ACCUSE DE RECEPTION» : la lettre est
remise au destinataire contre une carte d'accompagnement signée de lui et
renvoyée à l'expéditeur qui a ainsi la preuve irréfutable de la réception effective
du courrier ;
la mention « EXPRESS » ou « par porteur spécial » (cette dernière
formulation de la présente mention est inscrite en minuscules) : utilisée en cas
d'urgence ; le courrier est alors porté au destinataire dès réception, même en
dehors des heures de distribution.

Exemples de formules d’introduction s’il y a eu correspondance antérieure :

Par lettre en date du…, vous avez bien voulu attirer mon attention sur la
situation de M. X…
Par lettre du…, vous avez attiré mon attention sur…
Par lettre du…, vous m’avez saisi du problème…
Suite à votre lettre du… relative à…
En réponse à votre lettre du… rappelée en référence…
J’ai l’honneur d’accuser réception de votre lettre du…
21 Conçu par M. OULEI Louis Bonaventure
Vous avez bien voulu me faire part de…

Exemples de formules d’introduction s’il n’y a pas eu de correspondance


antérieure :

J’ai l’honneur d’attirer votre attention sur…


Je viens d’être saisi d’une question relative à…
La question m’a été posée de savoir si…
Mon attention a été attirée sur…

2- Développement du contenu
L’argumentation d’une réponse devra reposer sur la réglementation en vigueur.
L’auteur de la lettre doit amener progressivement le lecteur à adhérer à son
argumentation. Ceci est particulièrement important si la demande doit recevoir une
réponse négative.
Les formules d’exposition des arguments ou de discussion :
de manière générale : je note, je constate, je précise, je rappelle, j’estime…..
de manière courtoise : je me permets de noter (observer, constater…)
de manière autoritaire : il m’appartient, il vous appartiendra de …/ je prends
note…
Les formules tendant à prévenir ou à réfuter certains arguments :
Je ne sous-estime pas….. mais…..
Je ne perds pas de vue….cependant…..
Je n’ignore pas …..néanmoins….
Il ne saurait être question de …….
Les formules énumératives ou les formules utilisées pour structurer une
argumentation :
D’une part…., d’autre part
D’abord, ensuite………, enfin
Par ailleurs
A titre principal….
Primo, secundo, tertio……

3-Conclusion
La conclusion fait connaître la décision de l’administration, c’est-à-dire une réponse
affirmative, négative ou un message d’attente. Elle doit être brève et ne comporter
aucune répétition de ce qui précède. Le destinataire ne doit avoir aucun doute sur
l’interprétation de la décision qui lui est notifiée.
Les formules utilisées sont :
De manière générale : en conséquence, aussi, dans ces conditions…..
Pour suggérer une solution : il convient, il importe, il parait donc indispensable
(préférable, nécessaire, opportun, souhaitable)
22 Conçu par M. OULEI Louis Bonaventure
Pour donner un ordre : je décide, je vous invite (engage) à , je vous prie de
vouloir bien, vous voudrez bien

-De manière courtoise :


je vous demande de bien vouloir,
je vous serais reconnaissant (obligé) de bien vouloir…
je vous saurai gré des dispositions que vous prendrez …..
-Pour donner une réponse défavorable :
Il ne m'a pas été possible pour le moment (dans les circonstances actuelles) de ……,
je ne manquerai pas dès que….(le moment venu) de …

ACTIVITE 2: LA MISE EN FORME DE LA LETTRE

OBJECTIFS PÉDAGOGIQUES:

Maitriser l’organisation de la lettre dans l’espace de la page;


Connaitre les différences typographiques qui contribuent à la compréhension
du contenu de la lettre;
Assurer une bonne présentation de la lettre;
Faire ressortir des indices visuels qui guideront et faciliteront la lecture du
destinataire.

1-ORGANISATION DE L’ESPACE DE LA LETTRE

Veillez à limiter de préférence l’ensemble de la lettre à une seule page de format A4.

Dans la mesure du possible, essayez d'organiser la page de format A4 de la manière


suivante :

L’en tête occupe le 1/4 supérieur de la page;


Le corps de la lettre occupe la moitié centrale de la page;
La signature (y compris, le cas échéant, des notes de bas de page, une citation
de la loi X relative à l’informatique, la mention P. J.) occupe le 1/4 inférieur de la
page.

23 Conçu par M. OULEI Louis Bonaventure


2-L’EN-TÊTE DE LA LETTRE

L’en-tête occupe de préférence le 1/4 supérieur de la page de format A4. Cette partie
comprend:

Les initiales placées en haut et à gauche, au-dessus du timbre;


le timbre en haut à gauche de la lettre;
L'appellation officielle et la devise de l'Etat en haut, à droite de la première page
en face du timbre du service;
Le lieu et la date d'expédition en haut, à droite de la première page, sous
l'appellation officielle et la devise de l'Etat;
Le numéro d'enregistrement placé sous le timbre du service;
La réclame est obligatoirement portée en haut, à droite sous la date;
L’objet placé au-dessus du corps de la lettre, sous le numéro d'enregistrement.

24 Conçu par M. OULEI Louis Bonaventure


3-LE CORPS DE LA LETTRE
Le corps de la lettre occupe, dans la mesure du possible, la moitié centrale de la page
de format A4.
Veillez à séparer nettement la qualité du destinataire (“Madame”, “Monsieur”,
“Madame, Monsieur”) de l’en-tête et de la suite du texte.
Pensez à ne pas abuser de la segmentation en paragraphes. Réservez-la à des
changements importants dans votre texte : changements de phases, de thèmes,
d’idées, etc
Veillez à utiliser des alinéas et des tirets pour introduire les différents éléments d’une
liste. Chaque élément doit être énoncé brièvement. Si nécessaire, vous pouvez
ajouter des précisions en annexe.
Mieux vaut utiliser pour l’ensemble du corps de la lettre, à l’exception des tableaux et
des citations d’articles de loi, les mêmes caractères minuscules de taille 12.

25 Conçu par M. OULEI Louis Bonaventure


Pour les tableaux courts qui figurent dans le corps de la lettre, il est préférable
d’utiliser la même police de caractères que pour le texte même. Pour la casse et la
taille de caractères, vous avez libre choix.
Pour les citations d’articles de loi, décrets, etc., utilisez de préférence l’italique.
Pensez à utiliser le gras pour mettre en relief une information particulièrement
importante ; par exemple, une échéance ou une décision grave ou encore une
démarche urgente à accomplir.
Les tableaux
Il est préférable qu’un tableau ne donne pas d’informations nouvelles et importantes. Il
peut reprendre en les précisant des informations déjà exposées dans le texte même.
De manière générale, évitez le plus possible d’utiliser des tableaux. Par exemple, un
tableau qui n’apporterait que peu de précisions pouvant, de plus, être mises en
phrases dans le texte même, n’a pas lieu d’être.
En effet, un tableau est difficile à lire. Le lecteur doit repérer et identifier les différents
types d’informations qu’il contient et les mettre en relation.
Si vous êtes obligé(e) d’utiliser un tableau, veillez à ce qu’il soit le plus court possible.
Si un tableau est court, il peut faire partie du corps de la lettre.
Si un tableau est long (c’est-à-dire s’il ne permet pas au corps de la lettre d’occuper
uniquement la moitié centrale de la page), mieux vaut le faire figurer en annexe sur
une feuille à part et non au verso de la lettre.
Pensez à préciser la fonction d’un tableau par le biais d’un intitulé placé au-dessus de
son cadre. De plus, il est souhaitable d’annoncer cette fonction dans le texte même du
corps de la lettre.
Veillez à présenter tout tableau de manière à ce qu’il puisse être lu horizontalement,
dans son intégralité. Autrement dit, évitez à l’intérieur d’un tableau, d’écrire dans
plusieurs sens, sur le côté, verticalement.

Veillez à supprimer les parties (lignes, cellules, colonnes, cadres) et éléments d’un
tableau qui ne concernent pas directement le destinataire;

Préférez les tableaux à une ou deux entrées, plus faciles à lire que les tableaux avec
un nombre d’entrées supérieur;

Pour les tableaux courts qui figurent dans le corps de la lettre, mieux vaut utiliser la
même police de caractères que pour le texte même.

Pour la casse et la taille de caractères, vous avez libre choix. Pour les tableaux qui
figurent en annexe, aucune contrainte;

26 Conçu par M. OULEI Louis Bonaventure


Essayez de distinguer de façon typographique, par la taille et / ou par la casse, les
entrées du tableau des éléments de son contenu;

Dans la mesure du possible, utilisez uniquement les abréviations ou les sigles qui sont
déjà employés dans le corps de la lettre.

Les annexes

Il est déconseillé de faire figurer en annexe une information importante pour le


destinataire. Veillez à donner cette information, même succinctement, dans le corps
de la lettre.

Soyez attentif (ve) à annoncer et à présenter clairement dans le corps de la lettre tout
type de document renvoyé en annexe.

Veillez à placer les annexes sur une feuille à part et non au recto de la lettre. Ceci
permettra au destinataire de les consulter au cours de sa lecture chaque fois qu’il en
ressentira le besoin.

Veillez à faire figurer en annexe des citations d’articles de loi ou des tableaux ou des
précisions supplémentaires dès l’instant où le corps de la lettre s’en trouverait trop
allongé (plus de la moitié centrale de la page de format A4).

Pensez à séparer, le cas échéant, les différents documents annexes à l’aide d’indices
visuels (un espace, un encadré, de la couleur, etc.).

Pour tout document qui figure en annexe, présenter le texte horizontalement. Evitez
d’écrire verticalement sur le côté droit ou gauche d’un encadré.

Pour les annexes, vous avez libre choix de typographie.

MODULE 3 : LES PRINCIPAUX DOCUMENTS ADMINISTRATIFS

27 Conçu par M. OULEI Louis Bonaventure


PLAN DE LA PRESENTATION

ACTIVITE 1: LA LETTRE

ACTIVITE 2: LE BORDEREAU ET LE SOIT TRANSMIS

ACTIVITE 3: LA NOTE

ACTIVITE 4: LE PROCES VERBAL ET LE COMPTE RENDU

ACTIVITE 5: LE RAPPORT

ACTIVITE 6: LA NOTE DE SERVICE ET LA CIRCULAIRE

ACTIVITE 7: L’ATTESTATION ET LE CERTIFICAT

ACTIVITE 8: L’AVIS ET LE COMMUNIQUE

ACTIVITE 1: LA LETTRE

28 Conçu par M. OULEI Louis Bonaventure


Les rapports entre l’administration et les administrés, mais aussi entre les services
publics se manifestent par des correspondances dont la lettre est l’élément
prépondérant.

Une lettre administrative est donc une lettre qui émane de l’administration publique.

L’administration utilise deux (2) types de lettres :

la lettre à forme personnelle (ou lettre personnelle) ;


la lettre entre services administratifs ou lettre à forme administrative.

Distinction entre la lettre à forme administrative et la lettre à forme personnelle :

la lettre à forme administrative est celle dont :

l’expéditeur est une Administration publique d’Etat ;


le destinataire est une Administration publique du même Etat.

Elle est adressée pour les raisons du service.

Certains auteurs l'appellent aussi « lettre administrative ». Son caractère officiel


résulte notamment des mentions obligatoires qu'elle comporte (cf Module 2) .

1- la lettre à forme administrative (cf Module 2)

2 - Quelques cas particuliers de lettres entre services

L’Administration utilise souvent des formes particulières de lettres entre les services.
Ce sont  la lettre d’accusé de réception, la lettre de transmission, la lettre de
présentation et la lettre de rappel.

2.1- La lettre d’accusé de réception

Par cette lettre, le destinataire d’un précédent courrier informe l’expéditeur qu’il a
reçu la correspondance qui lui a été adressée. Toutefois, l’accusé de réception peut
être obligatoire dans les cas suivants :

le supérieur hiérarchique le demande expressément ;


l’instruction du dossier nécessite un délai. Par ce moyen, le destinataire rassure
l’expéditeur et sollicite sa patience ;
une disposition légale et réglementaire le prévoit ;
l’Administration reçoit une réclamation ;
la lettre reçue est parvenue par erreur. Il convient de rassurer l’expéditeur
qu’elle sera transmise au destinataire.

L’une des expressions ci-dessous sera toujours utilisée dans la lettre d’accusé de
réception :

29 Conçu par M. OULEI Louis Bonaventure


J’ai l’honneur d’accuser réception de…. ;
En accusant réception de votre lettre n°……du…. ;
J’ai pris bonne note de votre demande n°……du ……relative à….

Remarque : l’objet de ce type de lettre n’est pas «  accusé de réception » comme nous
le rencontrons couramment. L’objet doit rappeler la matière du document dont on
accuse réception.

2.2- La lettre de transmission

La lettre de transmission permet de transmettre un document (lettre, rapport….). Elle


s’utilise du subordonné au supérieur ou, par courtoisie, entre autorité de même rang.

La transmission peut être faite : pour attribution, à titre de compte rendu, pour
compétence, à toutes fins utile…..

La lettre de transmission peut être le lieu de faire des commentaires ou des


annotations explicatives si la situation l’exige.

Remarque : l’objet de la lettre de transmission n’est pas «  lettre de transmission ».


L’objet doit être le document transmis.

2.3- La lettre de présentation

Elle est aussi appelée lettre d’accompagnement. La lettre d’accompagnement ou de


présentation s’impose pour faciliter la lecture et la compréhension d’un document
complexe et volumineux transmis à une autorité supérieure.

2.4. La lettre de rappel

La lettre de rappel vise à rappeler au destinataire, en général un subordonné, qu’il n’a


pas encore répondu à une lettre qui lui a été préalablement adressée. Elle ne peut
intervenir que lorsqu’un délai raisonnable s’est écoulé.

Le ton d’une telle lettre sera courtois certes mais ferme.

La mention « RAPPEL » écrit en majuscule sera apposée sous le timbre.

3 - La lettre à forme personnelle

Il peut arriver qu’une personne privée s’adresse à l’Administration et vice versa. Ce


type de lettre qui a des caractéristiques particulières est appelé lettre à forme
personnelle. Nous distinguons essentiellement deux cas :

une personne privée écrit à l’Administration ;


l’Administration écrit à une personne privée.

3-1- Une personne privée écrit à l’Administration 

30 Conçu par M. OULEI Louis Bonaventure


La personnalité de celui qui écrit, la déférence qu’il a pour le destinataire
transparaissent à travers la qualité du papier, le choix des mots et expressions, la
qualité de l’écriture (lorsque la lettre est manuscrite), la propreté ( éviter les ratures et
les surcharges), le respect des marges. Le rédacteur devra y veiller pour donner une
bonne impression au destinataire.

Cette lettre comporte les mentions obligatoires suivantes : le nom et l’adresse de


l’expéditeur, le lieu et la date, la suscription ou réclame, l’objet, la formule d’appel, la
signature et le nom de l’expéditeur.

3-2- L’Administration écrit à une personne privée

Dans ce cas, la lettre comporte toutes les mentions d’une lettre entre services. A ces
mentions s’ajoutent la formule d’appel et la formule de courtoisie.

3-2-1 - Les formules d'appel et de courtoisie

3-2-1- Les formules d'appel

Les formules d'appel sont les termes utilisés pour « appeler » le correspondant. Elle
est la forme abrégée des termes ayant servi à désigner le correspondant dans la
suscription.

La formule d’appel est utilisée dans les lettres à forme personnelle. Elle se situe après
la suscription et juste avant le corps de la lettre.

Par exemple, dans la suscription d'une lettre, l'on écrira :

à Monsieur le Principal du Collège Moderne de l’Autoroute, mais la formule


d’appel sera : Monsieur le Principal…

La formule d’appel s’utilise également au début d’un discours, au moment de


l’énumération, par ordre hiérarchique ou protocolaire, des personnalités présentes à
la rencontre au cours de laquelle est lue une allocution.

De manière générale, les formules d'appel sont : Monsieur, Madame ou Mademoiselle


(lorsque le correspondant se présente sous son état civil et est désigné comme tel
dans la suscription).

Mais pour les représentants de l'Administration, les autorités politiques et les


personnes privées, il est d'usage de donner à ses correspondants leur titre quand ils
en ont. Voici quelques formules d'appel.

  

Les autorités politiques, administratives et judiciaires


31 Conçu par M. OULEI Louis Bonaventure
-Le Président de la République : Monsieur le Président de la République (et non
Monsieur le Président. Le titre simple de Président s'appliquant à des personnalités
multiples d'un rang inférieur qu'il n'est pas indiqué de confondre avec le premier
responsable de l'Etat).

Les Présidents et Vice-présidents d'institutions : Monsieur le Président, Madame


la Présidente.

-Les Ministres et Secrétaires d'Etat : Monsieur le Ministre, Madame le Ministre (même


après cessation des fonctions) ;
-Le Ministre de la Justice : Monsieur le Garde des Sceaux (toutefois, lorsque ce
Ministre est Ministre d’Etat, Garde des Sceaux, Ministre de la Justice, la formule
d’appel sera : Monsieur ou Madame le Ministre d’Etat) ;
-Les membres du Corps Préfectoral : Madame, Monsieur le Préfet ; Madame,
Monsieur le Secrétaire Général de Préfecture ; Madame, Monsieur le Sous-préfet.
-Les autres autorités administratives : Monsieur le Gouverneur, Monsieur le Chef
de Canton, Monsieur le Chef de Village, Monsieur le Directeur Général, Monsieur le
Directeur.
-Les autorités judiciaires : Monsieur le Président ou Monsieur le Premier Président
(le Président d’une juridiction) ; Monsieur l’Avocat Général ; Monsieur le
Procureur Général, Monsieur le Procureur, Monsieur le Substitut, Monsieur le Juge ;
Maître (pour le Greffier).
Les autorités diplomatiques et consulaires.
-L'Ambassadeur : Monsieur l'Ambassadeur ;
-Les Consuls : Monsieur le Consul Général, Monsieur le Consul,
-Monsieur le Chargé d’Affaires, Monsieur le Chargé d’Affaires,
-Monsieur le Premier Conseiller, Monsieur le Premier Conseiller.
Les autorités religieuses

- le culte catholique :
* le Pape : Très Saint Père ;
* Monsieur le Nonce, Monsieur le Cardinal, Monsieur l’Archevêque, Monsieur
l'Evêque ou Monseigneur, Monsieur le Curé, Monsieur l'Abbé ;
- le culte protestant :
* le Président d'un consistoire : Monsieur le Président;
* le Pasteur : Monsieur le Pasteur ;
- le culte islamique :
* Monsieur le Grand Imam, Monsieur l'Imam ;
* Monsieur l'Ayatollah ;
- le culte israélite :
Monsieur le Grand Rabbin, Monsieur le Rabbin ; 

32 Conçu par M. OULEI Louis Bonaventure


- le culte orthodoxe :
Monsieur l’Archimandrite, Monsieur l’Archiprêtre.
Les personnes privées

- Présidents et Secrétaires Généraux de sociétés, de syndicats, d’associations :


* Monsieur le Président ; Madame la Présidente ;
* Monsieur le Secrétaire Général ; Madame la Secrétaire Générale.
- Directeurs Généraux et Directeurs des établissements scolaires, industriels,
commerciaux :
* Monsieur le Directeur Général ; Madame la Directrice Générale ;
* Monsieur le Directeur ; Madame la Directrice.
membres des professions judiciaires (avocats, avoués, huissiers,
notaires) : Maître.

L’appellation « Maître » est également employée à l’égard des membres des


académies nationales ou des artistes réputés (écrivains, peintres, sculpteurs,
musiciens).

- titulaire d’un doctorat d’Etat : Monsieur le Docteur ou Docteur.

3.2.2.- Les formules de courtoisie ou de politesse


Elles marquent la fin des lettres à forme personnelle.
La formule de politesse tient compte du rapport hiérarchique entre l’expéditeur et le
destinataire.
« Veuillez agréer » est plus élégant que « Je vous prie d’agréer » ou « Agréez ».
«…l’expression de ma haute considération » s’utilise pour s’adresser à un
supérieur.
« … l’assurance de ma haute considération » s’utilise pour s’adresser à un égal.
Le choix du degré de considération (la plus, très) complète l’indication de hiérarchie :
Hiérarchie de la courtoisie :

Veuillez agréer…,

mes salutations les meilleures


mes salutations distinguées
mes salutations respectueuses
l’assurance de mes sentiments les meilleurs
l’assurance de mes sentiments distingués
l’assurance de mes sentiments respectueux
l’assurance de ma haute considération
l’assurance de ma plus haute considération
l’assurance de ma parfaite considération
l’assurance de ma considération distinguée

33 Conçu par M. OULEI Louis Bonaventure


l’assurance de ma considération très distinguée

Quelques formules d’usage :

— Formule de politesse

Ministres : ma très haute considération


Secrétaire général : ma haute considération
Directeur général : ma considération très distinguée

Une femme qui écrit à un homme veillera à ne pas utiliser une formule de
politesse contenant le mot sentiments.
Attention! Le participe présent dans la subordonnée se rapporte toujours au sujet de
la proposition principale. Le changement de sujet est donc à proscrire absolument :
— Formulation incorrecte :
Espérant avoir répondu à vos questions, agréez, Messieurs, l’expression de mes
sentiments distingués.
Formulation correcte : Espérant avoir répondu à vos questions, je vous prie d’agréer,
Messieurs, l’expression de mes sentiments distingués.
De même que :
— Formulation incorrecte : Dans l’attente de vous lire, veuillez agréer, Madame,
l’expression de ma parfaite considération.
Formulation correcte : Dans l’attente de vous lire, je vous prie d’agréer, Madame,
l’expression de ma parfaite considération.

3.2.3. - Corrélation entre les formules d'appel et de courtoisie

La formule de courtoisie doit correspondre à la formule d'appel. En d’autres termes, si


la formule d’appel est « Monsieur le Directeur Général », la formule de politesse sera
«Je vous prie d’agréer, Monsieur le Directeur Général, l’assurance… » ; de même, si
la formule d’appel est « Madame », la formule de politesse sera « Je vous prie de
croire, Madame, …»

Lorsque le correspondant est désigné dans la suscription par son attache (sa qualité),
la formule d’appel devient la forme abrégée de cette qualité. Ainsi, Monsieur le
Directeur général de la Société d’Importation de Volaille de l’Ouest donnera la formule
d’appel suivante : Monsieur le Directeur général.

Par contre, si la suscription mentionne l’identité civile (nom et prénoms avec ou sans
la qualité) du correspondant, la formule d’appel est Monsieur, Madame. Pour
« Monsieur CAMARA Dodo, Directeur de l’Ecole Primaire Publique de Belleville »
dans la suscription, la formule d’appel sera «Monsieur ». 

3.2.4. Le traitement

34 Conçu par M. OULEI Louis Bonaventure


Le traitement est la manière dont on traite, désigne, dans le corps d'une lettre ou d'un
discours, la personne à qui l'on s'adresse par écrit ou oralement. Habituellement, le
traitement est à la deuxième du pluriel : « vous ».
Il ne faut pas confondre la formule d'appel et le traitement entre lesquelles il y a
d'ailleurs une corrélation.
Lorsque l’on s’adresse à un diplomate au cours d’un échange verbal, il est incorrect de
dire « Excellence ». Le terme indiqué est « Monsieur l’Ambassadeur ».
L’utilisation des formules d’appel et de courtoisie par les ministres ivoiriens (et toutes
autres autorités), dans les lettres entre services (d’un ministre à un autre ou d’un
ministre au Premier Ministre, au Président d’une institution ou au Président de la
République) ne se justifie pas.

FORMULES D'APPEL FORMULES DE TRAITEMENT

-Monsieur le Président de la République.…} - Il m'est agréable d'exprimer à Votre


-Monsieur le Ministre.……………..} Excellence la gratitude de la population
-Monsieur 'Ambassadeur.………………..} bénéficiaire de vos dons.
  -Monsieur l'Evêque…………………….}   
- Monsieur le Cardinal………………..} - La présence de Votre Eminence à la
  - Très Saint Père (le Pape)………………} rencontre de ce jour réjouit profondément les
  - Sire (un souverain)………………..….} fidèles…
 
- Monseigneur (un prince de sang royal)……..} - Votre Sainteté a bien voulu…
- Madame (une princesse)………………..}  
- Votre Majesté a bien voulu…
 
- Votre Altesse Sérénissime…
 
- Votre Altesse…

4 - La lettre à forme personnelle d'une autorité à une personne privée

La personne privée peut être une personne physique ou une personne morale. Une
telle lettre, comme la lettre à forme personnelle d'une autorité à un fonctionnaire
subalterne, tout en gardant la forme personnelle (avec les formules d'appel et de
courtoisie), présente une allure administrative. Elle comporte en effet les mentions
obligatoires de la lettre entre services. Elle peut être revêtue, le cas échéant, des
mentions occasionnelles et même exceptionnelles.

ACTIVITE 2: LE BORDEREAU ET LE SOIT TRANSMIS

Le bordereau de transmission (annexe 4/page 48)


35 Conçu par M. OULEI Louis Bonaventure
Ce document peut s’appeler bordereau d’envoi, bordereau de transmission ou
bordereau récapitulatif.

Le bordereau d’envoi est utilisé pour la transmission de documents d’un service à un


autre dans les cas suivants :

une autorité hiérarchique transmet des documents à une autorité de


même rang ou à un collaborateur ;
la transmission des documents n’appelle pas de commentaire qui
justifierait l’utilisation d’une lettre.

Dans le bordereau de transmission, les mentions du timbre, l’appellation officielle et la


devise de l’Etat, le lieu et la date, le numéro d’enregistrement sont identiques à celles
de la lettre administrative (lettre entre services).

Le titre bordereau d’envoi écrit en majuscule est suivi, en dessous, de la désignation


de l’ensemble des pièces ou documents à expédier.

La suscription ne comporte que l’identité du destinataire précédée de la préposition « 


à ».

En dessous de ces éléments d’identification figure un cadre de quatre colonnes. De


gauche à droite, nous avons :

1ère colonne : N° d’ordre : comporte les numéros par ordre croissant des
pièces à transmettre ;
2è colonne : Désignation ou nature des pièces : titre ou nature des pièces ;
3è colonne : nombre de pièces ou nombre ;
4è colonne : observations. Cette colonne indique à quelle fin chaque document
est transmis.

Remarque : le bordereau ne comporte pas d’objet. En outre, la signature se place


dans la colonne observations.

36 Conçu par M. OULEI Louis Bonaventure


2-LE SOIT-TRANSMIS

Le soit-transmis permet de transmettre un ou des documents. Il ne s’utilise que par


une autorité hiérarchique en direction d’une autorité de même rang ou d’un
subordonné. En d’autres termes, un collaborateur ne doit jamais faire de soit-transmis
à un supérieur. En outre, le soit-transmis ne s’emploie qu’à l’intérieur du même
service.

A la différence du bordereau d’envoi, le soit-transmis ne comporte pas de cadre divisé


en colonnes.

Le titre soit-transmis écrit en majuscule est suivi de l’identité du destinataire.

Le libellé du soit-transmis comprend :

le nombre de document sur le nombre de page ( ex :1/2 : un document en deux


pages) ;
l’identification du document suivi de l’objet ;
l’observation (à quelle fin le document est destiné).

La signature se place en bas et à gauche comme dans le cas d’une lettre.

37 Conçu par M. OULEI Louis Bonaventure


En observation, plusieurs formules qui correspondent aux différentes fins auxquelles
les documents sont transmis sont utilisées.

Exemples :

« Pour information » ou « A toutes fins utiles » : la pièce est envoyée à titre
indicatif car elle peut présenter un intérêt pour le destinataire ;
« Pour attribution » : la pièce est transmise à titre définitif; elle relève de la
compétence du destinataire qui en fera l'usage qui lui semble convenable ;
« Comme suite à votre demande » : la pièce est expédiée sur demande du
destinataire ;
« En communication » : le destinataire devra renvoyer la pièce à l'expéditeur
après usage. Cette communication est généralement faite « pour étude » ou
« pour avis ». Ces dernières formules peuvent d'ailleurs se retrouver seules ;
« Pour éléments de réponse » : le supérieur transmet à un subordonné une
pièce pour étude et lui demande de lui proposer un projet de réponse ;
« Pour exécution » : transmission d'un dossier à un subordonné avec l'ordre
de faire l'essentiel pour traiter l'affaire ; un compte rendu sera fait après
accomplissement de cette tâche.

ACTIVITE 3: LA NOTE

38 Conçu par M. OULEI Louis Bonaventure


Il s'agit d'un document de correspondance interne écrit à l'occasion du traitement des
affaires courantes du service.
La note administrative vise les objectifs suivants : transmettre des informations, des
demandes ou envois de renseignements, d'avis ou d'instructions, résultats de
recherche ou de synthèse d'un dossier ; garder trace écrite d'un échange verbal
antérieur, ainsi complété et mis en forme.
La note s'emploie indifféremment entre collègues, de supérieur à subordonné et vis-
versa, avec toutefois une nuance de forme.
Le supérieur à son collaborateur enverra une « NOTE à Monsieur… » tandis que le
collaborateur à son supérieur enverra de préférence une « NOTE à l'attention de
Monsieur le… » ou une « NOTE pour Monsieur le… »
La note peut être nominative (NOTE pour Monsieur DIA Roger) ou fonctionnelle
(NOTE pour Monsieur le Directeur général…).
Présentation formelle de la note
Les notes entre agents de niveau équivalent peuvent se présenter de façon très
simple et sans aucune règle particulière quant à la forme, excepté la mention «  NOTE
à Monsieur… » et la signature du rédacteur.
En revanche, les notes échangées entre le supérieur et le collaborateur sont tenues
au respect des règles de présentation qui les rapprochent de la forme de la lettre
administrative, titre mis à part.
La note étant un document utilitaire, elle doit être concise et claire; on l'appelle
d'ailleurs « note succincte ».

Dans le texte de la note entre deux correspondants en relation fonctionnelle ou


hiérarchique, le rédacteur utilise les styles direct et personnel (« Je »).

Mais pour les notes d'étude ou de synthèse, les styles indirect et impersonnel sont de
rigueur : on retiendra les personnes et le style des documents étudiés.

Il y a différents types de notes (par le but), sur cette base (le but), on peut distinguer
quatre types de notes :

- la note d'information : peut être purement informative ou servir à exposer une


question que l'on analyse avec proposition de solution. Elle peut être une demande
d'avis (à un collaborateur, à un collègue) ou d'instruction ou une proposition (à un
supérieur) ;

- la note d'instruction : d'un supérieur à un collaborateur, elle donne les directives


nécessaires au règlement d'une affaire, à l'initiative du chef ou sur demande du
subordonné ;

- la note de synthèse : elle sert à présenter à un supérieur et à sa demande, sous la


forme d'un condensé, une affaire complexe, une situation juridique (résumé d'un

39 Conçu par M. OULEI Louis Bonaventure


ensemble de textes de loi) ou un dossier. La note de synthèse fait appel aux capacités
d'analyse, de discernement et de synthèse du rédacteur ;

- la note de présentation : elle doit être claire et concise, sinon elle s'apparenterait à
un rapport de présentation. Elle accompagne un projet de texte dont elle ressort les
grandes lignes pour donner au destinataire les précisions et explications justificatives
de la mesure proposée ou des dispositions envisagées.

Quel que soit le but de la note qui s’apprécie à partir de son contenu, seul le terme
« NOTE » apparaît comme titre du document, suivi de la qualité ou du nom du
destinataire.

Sont donc proscrits les titres : NOTE TECHNIQUE à… ou NOTE D’INFORMATION


à…

ACTIVITE 4: LE PROCES VERBAL ET LE COMPTE RENDU

1- LE PROCES-VERBAL (PV)
Bien que son nom évoque un témoignage oral (verbal), le PV est en réalité un
document écrit. C’est la relation, par un agent de l'Administration ou mandaté par
celle-ci, de ce qu'il a fait, vu ou entendu dans l'exercice de ses fonctions.
Le PV est un compte rendu, mais un compte rendu très particulier parce que,
destiné à faire foi jusqu'à l'administration de la preuve contraire. Il ne peut être établi
que par des agents légalement habilités ou désignés à cet effet par une autorité
judiciaire ou administrative.
Cependant, le terme « procès-verbal » a été emprunté par l'Administration, dans
un sens général, pour désigner des documents qui ne sont que des comptes rendus
ordinaires, sans valeur spéciale sur le plan légal, mais auxquels on a voulu donner,
par imitation des règles de forme du PV judiciaire, une importance particulière.

Le procès-verbal (PV) proprement dit ou PV judiciaire

C'est le seul qui coïncide avec la définition fournie plus haut de la relation par un
agent, spécialement habilité à cet effet, de ce qu'il a fait, vu ou entendu dans
l’accomplissement d’une mission.
Acte authentique destiné à servir de preuve aux termes de l’article 420 du code de
procédure pénale, le PV judiciaire ne peut être établi que par un agent commissionné
par les autorités judiciaires ou sur instruction de ces dernières ou des autorités
administratives : magistrats instructeurs, commissaires de Police et officiers de Police
judiciaire en général, gendarmes, ingénieurs de voirie et tous autres fonctionnaires
assermentés appartenant à certains corps particuliers (Eaux et Forêts, Douanes,
services des Domaines), gardes privés assermentés.

L'agent verbalisateur ne peut relater que les faits qu'il a lui-même constatés ou qui lui
ont été directement rapportés ; dans ce dernier cas, l'origine de l'information doit être

40 Conçu par M. OULEI Louis Bonaventure


précisée : c'est la déclaration faite qui est constatée dans le PV et non les faits eux-
mêmes.

Il existe plusieurs types de PV judiciaire : le PV de constatation et le PV


d’interpellation.

Le PV de réunion

Le procès-verbal de réunion est aussi un compte rendu mais non un acte authentique.
Cependant, alors qu'il est possible à chaque participant à une réunion de rédiger un
compte rendu à l’attention de son supérieur hiérarchique, il n'y aura qu'un seul procès-
verbal qui en sera la relation officielle.

L’on s’en doute, chacun des comptes rendus sera nécessairement différent des autres
parce que chaque rédacteur retiendra certainement les informations et interventions
qu’il jugera utiles de rapporter à son chef de service qui l’a mandaté.

Par contre, le procès-verbal de réunion, comme le procès-verbal judiciaire dont il tire


son origine, est unique pour toute rencontre de travail et revêt un caractère officiel.

Il fait foi entre les participants à la réunion et non à l’égard des tiers qui n’ont aucune
raison de le contester. C’est pourquoi il est soumis à un certain formalisme qui se
résume en ceci : il doit être approuvé de tous les participants. Cette approbation est
donnée au début de la séance suivante et mentionnée dans le nouveau procès-
verbal ; le procès-verbal est alors dit « adopté ». Il ne peut plus être contesté par l'un
des participants dont la liste (avec la signature de chaque participant en regard de ses
nom, prénoms, qualité, adresses  téléphonique, postale et électronique, fonction et/ou
service) est jointe en annexe.

Le procès-verbal sanctionne les réunions à l'issue desquelles d'importantes décisions


sont prises. C'est principalement le cas des réunions que tiennent les assemblées et
les commissions institutionnalisées (locales, régionales ou nationales) ; c’est aussi le
cas des réunions hebdomadaires auxquelles prennent part les membres de cabinet
ministériel, etc.

Mais, un procès-verbal peut être dressé à l'issue d'une réunion occasionnelle à


laquelle le chef de service accorde une importance particulière, en raison de l'intérêt
que présentent les sujets abordés.

Le procès-verbal de réunion comporte les mentions qui figurent sur les lettres
administratives (timbre du service ou de la collectivité, appellation officielle et devise
de l'Etat. La date se retrouve dans le texte du procès-verbal. Le titre est ainsi libellé :

PROCES-VERBAL

41 Conçu par M. OULEI Louis Bonaventure


de la première session ordinaire,
au titre de l'année 2005, du Conseil
Municipal du Plateau
Seul le titre « PROCES-VERBAL » est écrit en majuscules tandis que l’objet se
présente en lettres minuscules.

Le texte se présente comme suit :

Introduction :

les temps du passé sont utilisés ici, le passé composé et l'imparfait notamment
;
les jour, mois, année et l'heure à laquelle débute la réunion sont présentées de
façon solennelle : « L'an deux mille cinq et le samedi dix-neuf mars, à dix
heures » ;
l'identité et la qualité du président de séance, celles des personnalités
éventuellement présentes ;
l'identité et la qualité du secrétaire de séance ;
la liste des membres de l'assemblée, présents et absents (avec la distinction
entre les absents excusés et non excusés), la nature de leur participation (voix
délibérative ou consultative) ;
l'ordre du jour détaillé (pour les réunions des assemblées statutaires. Le
premier point à inscrire toujours à l’ordre du jour est la lecture et l’approbation
de la réunion précédente. Le quorum se définit par rapport à la présence
physique des membres statutaires. Lorsqu’une réunion régulièrement
convoquée n’a pu se tenir, un PV doit tout de même être rédigé pour constater
par là même la défection des personnes absentes. Ce document est appelé
« procès-verbal de carence ».
le caractère public ou à huis clos (motivé) de la séance ;
le nombre de membres statutaires présents par rapport au quorum requis. C'est
seulement lorsque le quorum est atteint que la séance peut valablement (c'est-
à-dire conformément aux règles en vigueur) avoir lieu. Le quorum légalement
requis n'est généralement plus exigé s'il s'agit de la reprise d'une séance
remise une première fois, faute d'avoir atteint le quorum.

Développement 

C’est le compte rendu, au présent de l'indicatif, de toutes les interventions et des


incidents enregistrés au cours de la séance. En effet, comme le PV judiciaire dont il
tire son origine, le PV de réunion utilise le présent de l’indicatif pour rendre compte de
toutes les interventions.

42 Conçu par M. OULEI Louis Bonaventure


La relation des propos exprimés doit être introduite par des verbes qui indiquent, soit
un simple énoncé de la pensée du locuteur, soit une prise de position, soit une mise
en doute ou la négation de l’avis d’un autre participant.

Le développement rend compte :

de la lecture et de l’approbation du procès-verbal de la séance précédente,


avec indication des rectifications qui y ont été apportées ;
de toutes les interventions et tous les incidents de séance ;
des suspensions éventuelles de séance, avec indication de l'heure et du
motif des suspensions ; lorsque des décisions sont prises, il sera fait mention
des votes avec la répartition des voix (pour ou contre) et des abstentions.

Conclusion 

C’est la mention de la clôture de la séance, avec indication de l'heure. Ceci est


rendu par la formule suivante : « L'ordre du jour ayant été épuisé, la séance a été
levée; il était 17 heures (l'heure est indiquée en chiffre).

En allant à la ligne, le rédacteur termine le PV par la formule : « Fait à Abidjan les


heure, jour, mois et an ci-dessus. » 

Le PV de réunion est signé du président de séance (en dessous, à droite du texte) et


du secrétaire de séance (en dessous, à gauche du texte). Seule la signature du
président de séance s’accompagne du cachet du service.

2-LE COMPTE RENDU

Le compte rendu est un document descriptif de faits ou d'événements que le rédacteur


a pu constater ou d'activités qu'il a accomplies ou auxquelles il a pris part.

Le rédacteur relatera ces faits de façon objective, sans les interpréter, sans prendre
position, sans faire de suggestions ou tirer de conclusions personnelles. Le compte
rendu doit être le plus précis, exact, détaillé et complet possible parce qu’il est avant
tout un document d'information.

La production d'un compte rendu est motivée, soit par un ordre du supérieur
hiérarchique, soit par l'usage du service, soit par des dispositions réglementaires ou
légales qui en fixent la périodicité et le plan (notamment des comptes rendus
d’activité).

Les différents types de compte rendu sont :

Le compte rendu d'activité et le compte rendu de mission

Ces deux comptes rendus comportent les mentions d'identification de la lettre


administrative, en plus de la mention "COMPTE RENDU".

43 Conçu par M. OULEI Louis Bonaventure


- le compte rendu d'activité est le compte rendu détaillé et chronologique de
l'activité d'un agent ou de son service pendant une période donnée: le mois, le
bimestre, le trimestre par exemple. C'est un moyen pour le supérieur de s'informer du
fonctionnement des services sous sa direction et pour le rédacteur, celui de
justifier son activité ;

- le compte rendu de mission est le compte rendu, également détaillé et


chronologique, d'une mission spéciale confiée à un agent : mission
d’inspection d’un service, tournée de prise de contact avec les populations, tournée
d'information, compte rendu au supérieur hiérarchique à la fin d’un stage offert par le
service, etc. 

Le texte du compte rendu d’activité ou de mission comprendra :

une brève introduction (circonstances de la question et les motifs du compte


rendu ou l'objet de la mission) ;
un développement qui peut être chronologique, analytique rassembler les
questions qui sont liées) ou synthétique (par thème). Le texte peut être illustré
de tableaux, de graphiques. Pour une mission, il faut mentionner l'identité des
personnes rencontrées ou entendues ;
une conclusion sous forme de résumé des points développés et une
appréciation générale de la situation. les propositions de solutions ou de
mesures pour faire face à la situation exposée sont proscrites;
le lieu et la date peuvent figurer, soit sous la devise, soit sous le texte avant la
signature qui, elle, prend place au-dessus du nom du rédacteur.

Pour ce qui est de ces deux types voisins du compte rendu, l'on peut avoir les formes
suivantes (en remplaçant activité par mission) :

COMPTE RENDU D'ACTIVITE


pour la période du 1er avril au 30 juin 2005.
  ou
COMPTE RENDU
de l'activité de M…X, Directeur départemental de… pour la
période du…au…dans le département de Grand-Bassam.

Le compte rendu de réunion

En plus des mentions qui figurent sur la lettre, le titre compte rendu, suivi de la date et
de l'objet de la réunion, désigne ce document.

Exemple :
  COMPTE RENDU
de la réunion du 20 janvier 2005 relative à
la répartition du matériel de bureau entre les
services du ministère de l’Agriculture

44 Conçu par M. OULEI Louis Bonaventure


L'introduction, qui utilise les temps du passé, notamment le passé composé,
mentionne les lieu, date, heure et ordre du jour de la réunion. Elle présente la liste des
présents et des absents (excusés ou non) et indique l'identité du président et
éventuellement, celle du secrétaire de séance.

Voici un exemple d’introduction : Le jeudi 20 janvier 2005 à 10 heures, sous la


présidence de Monsieur YAO Joachim, Directeur de Cabinet, s’est tenue, dans la salle
de conférences du ministère de l’Agriculture, la réunion relative à la distribution du
nouveau matériel de bureau à l’ensemble des services relevant de ce département. Le
secrétariat de séance était assuré par Monsieur ATSIN Magloire, Sous-directeur du
Matériel à la Direction des Affaires financières et du Matériel du ministère de
l’Agriculture.

Les différentes interventions seront également rapportées au passé composé dans le


style indirect, le narrateur utilisant le verbe qui convient à l’opinion exprimée comme
dans un procès-verbal de réunion.

Dans un compte rendu comme dans un procès-verbal de réunion, le style indirect est
de rigueur. Les phrases du genre « a-t-il indiqué », « a-t-il dit » ou « a-t-il souligné »,
qui relèvent du style direct, sont interdites.

Par ailleurs, il est peu élégant de la part du secrétaire de séance de n’utiliser que le
verbe dire pour rapporter les différentes interventions. D’ailleurs, cela est lassant pour
le lecteur. Il faut donc varier les verbes introduisant les pensées des locuteurs en
puisant dans ce tableau qui est du reste loin d’être exhaustif.

Pour clore le compte rendu, une formule consacrée donne l'heure de levée de séance,
suivie de la date du compte rendu, de l'attache et de la signature du rédacteur :
« L'ordre du jour ayant été épuisé, la séance a été levée à 13 heures. »

Le compte rendu de réunion, document établi par un agent qui a représenté son
supérieur hiérarchique à une séance de travail, ne doit être signé que de son
rédacteur (à l’exclusion du président de séance qui est censé ignorer son existence).

Un compte rendu de réunion ne comporte donc qu’une seule signature, celle du


rédacteur.

Quant à la liste jointe en annexe, elle permet à l’autorité destinataire du compte rendu
d’avoir une idée de l’assistance qui a échangé avec l’animateur de la séance. Elle n’a
pas la même valeur « probante » que la liste que comporte un procès-verbal de
réunion.

En définitive, il est essentiel de retenir que le compte rendu de réunion n’est pas
soumis au même formalisme que le procès-verbal de réunion : lecture et adoption par
les participants à la réunion.

45 Conçu par M. OULEI Louis Bonaventure


ACTIVITE 5: LE RAPPORT

Comme le compte rendu, le rapport est un moyen de narration des faits.Mais, alors
que le compte rendu se borne à relater objectivement les faits, le rapport va au-delà
de la simple narration des faits.

En effet, par le rapport, un subordonné rend compte à son supérieur hiérarchique


d’une question importante en présentant d’abord les faits de façon objective avant
d’en donner un commentaire critique, porter des appréciations et un point de vue
personnel. Enfin, il dégage des conclusions et formule des suggestions. C'est en
raison de cette liberté d'interprétation et de commentaire que le rapport est présenté
comme un document à caractère interprétatif.

Etant adressé au supérieur hiérarchique, le rapport utilisera, pour ce qui est des
propositions, le conditionnel (qui est le mode de la suggestion) ou des expressions
appropriées (il me semble opportun de vous suggérer… ou de vous inviter à…).

-Les différents types de rapport sont :

Le rapport d'étude

C'est le rapport qui est établi à l’issue d'un travail de recherche ou de réflexion sur une
question précise : évolution démographique d'une région, déroulement (difficultés
rencontrées ou conditions favorables) d'une opération de vaccination, etc.

Ce rapport exige une étude approfondie du sujet traité. Son auteur devra en montrer
la connaissance parfaite. Ce document sera émaillé de données chiffrées (le cas
échéant), de commentaires, dégagera les éléments significatifs, formulera des
propositions ou suggestions pour remédier aux difficultés constatées dans l’exécution
d’un programme économique ou social, etc.

Le rapport d'inspection et le rapport de mission

Le rapport d'inspection est établi par un supérieur hiérarchique ou un agent d'un


corps d'inspection, à l'issue d'une tournée de contrôle effectuée dans des services ou
auprès d'agents subordonnés. Le rapport d'inspection porte sur le fonctionnement
général d'un service donné. Comme les autres rapports, il est fait pour rendre compte
au supérieur hiérarchique (de l’inspecteur).

Ce rapport signale les aspects positifs mais développe davantage les aspects négatifs
qu’il s’agira de corriger pour le perfectionnement de la législation ou du service. Le
rédacteur et évitera par conséquent de rendre un rapport au contenu dominé par des
intentions malveillantes à l’égard des agents dont il critique l'activité. D’ailleurs, ce
document peut être communiqué aux animateurs des services concernés.

46 Conçu par M. OULEI Louis Bonaventure


Le rapport disciplinaire

Il sert à relever le mauvais comportement d'un agent à l'encontre de qui le rédacteur


propose une sanction au supérieur hiérarchique compétent.

Ici, les faits reprochés seront rapportés clairement, chronologiquement et


objectivement, avec sobriété, c'est-à-dire sans excès dans l'expression.

Mais comme dans tout rapport, rien n'exclut l'appréciation de ces faits quant à leur
gravité due par exemple à leur caractère répétitif et intentionnel. C'est d'ailleurs de
cette appréciation que découlera la proposition de sanction attendue naturellement par
le destinataire.

Au contraire du rapport disciplinaire, un rapport peut aussi signaler l'exemplarité de la


manière de servir d'un collaborateur et le proposer pour une promotion ou une
distinction honorifique. Le supérieur hiérarchique ne sera pas prompt à punir
seulement.

Le rapport de passation de service

C'est le rapport rédigé et signé (seulement) par un chef de service muté à un autre
poste à l'attention de son successeur.

La mention « RAPPORT DE PASSATION DE SERVICE », les jour, mois et année,


de même que le nom du service figurent sur la couverture car ce document, comme
le rapport annuel, est volumineux puisqu'il est à la fois une monographie (pour une
circonscription administrative) ou un moyen de présentation du service, la synthèse
des activités réalisées, en cours de réalisation ou à programmer, le point des
problèmes à résoudre, en instance... C’est pourquoi il doit être « fouillé »,
accompagné de tableaux en annexes portant sur le personnel, les statistiques
agricoles, de l’état civil, etc.

Autres types de rapport : le rapport technique, le rapport de présentation, la


communication en Conseil des Ministres.

Voici le plan type du rapport 

Introduction : brève, elle situe les motifs ou l'objet du rapport et peut commencer
par : J'ai l'honneur… ou bien Comme suite à…

développement (si plusieurs questions différentes sont traitées dans le rapport, si


les faits sont complexes et les commentaires d’une certaine ampleur, chacune des
idées essentielles sera reprise dans une partie construite avec des sous-parties…
sur le schéma ci-après) : exposé des faits ; commentaire ; propositions pour
rendre facile la compréhension du sujet.

Des phrases de transition permettent de passer d'une partie à une autre.

47 Conçu par M. OULEI Louis Bonaventure


Conclusion : résumé des propositions présentées et demande d'instructions s'il y a
lieu.

Présentation du rapport

Le rapport est dactylographié (ou saisi) sur papier libre. Les mentions suivantes
doivent figurer sur la première page :

le n° d’enregistrement ;
le timbre du service ;
le lieu et la date d’expédition du rapport ;
le titre « RAPPORT à » et l'indication du destinataire suivi de l'objet du
rapport ;

La qualité, la signature et le nom de l'auteur figureront à la dernière page du rapport.


Toutefois, pour les mémoires, la qualité et l’identité de l’auteur figurent sur la
couverture.

ACTIVITE 6: LA NOTE DE SERVICE ET LA CIRCULAIRE

Ces documents, qui émanent du supérieur hiérarchique, sont destinés aux


collaborateurs.

Qu'ils aient un caractère impératif ou explicatif, ils servent à marquer l'autorité. Ils
visent à rappeler ou à expliciter des dispositions réglementaires ou des décisions
prises par le chef de service.

1- La Note de service

La note de service est un document interne par lequel un supérieur hiérarchique


donne à ses subordonnés (les autres chefs de service sous ses ordres) soit des
informations, soit des instructions sur un problème particulier relatif aux activités du
service ou sur le fonctionnement général de celui-ci (émargement du cahier de
présence par exemple).

Ces documents, qui émanent du supérieur hiérarchique, sont destinés aux


collaborateurs.

Qu'ils aient un caractère impératif ou explicatif, ils servent à marquer l'autorité. Ils
visent à rappeler ou à expliciter des dispositions réglementaires ou des décisions
prises par le chef de service.

La note de service

La note de service est un document interne par lequel un supérieur hiérarchique


donne à ses subordonnés (les autres chefs de service sous ses ordres) soit des
informations, soit des instructions sur un problème particulier relatif aux activités du
service ou sur le fonctionnement général de celui-ci (émargement du cahier de
présence par exemple).
48 Conçu par M. OULEI Louis Bonaventure
Document d’information exclusivement destiné au personnel d’un service donné, la
note de service, qui n’est donc ni un avis, ni un communiqué ne s’affiche pas.

2-La circulaire

L’on distinguera entre la circulaire proprement dite et la lettre-circulaire.

la circulaire proprement dite

La circulaire est un document hiérarchique à destination collective, adressé par une


autorité administrative supérieure (chef d'Etat ou Premier Ministre, ministre, préfet et
sous-préfet, à l'exclusion des directeurs généraux ou centraux et de tout autre chef de
service) aux autorités ou services subordonnés déconcentrés ou décentralisés.
La circulaire, qui fait souvent suite à la publication d'un texte réglementaire, vise à
clarifier le sens des dispositions de ce dernier, à en rappeler les buts et à en préciser
les modalités d'application.
Mais une circulaire peut aussi être prise dans des circonstances autres que
l'application d'un texte réglementaire nouveau, par exemple pour redéfinir les
modalités pratiques de l'action administrative face à des situations concrètes ou
nouvelles.
 

49 Conçu par M. OULEI Louis Bonaventure


Emise par des autorités administratives, la circulaire prend la qualification de l'autorité
dont elle émane : circulaire présidentielle, ministérielle (ou interministérielle lorsqu'elle
est édictée par plusieurs ministres), préfectorale, sous-préfectorale.
la lettre-circulaire

Alors que la circulaire, en raison de sa vocation normative et de son caractère


hiérarchique, est un document qui tend, dans sa forme, à se rapprocher des actes
réglementaires et donc à s'éloigner de la forme de la lettre administrative, la lettre-
circulaire, dont le contenu est essentiellement informatif et souvent sans référence
hiérarchique, n'a en commun avec la circulaire que le fait d'être collectivement
adressée à des destinataires multiples.

La lettre-circulaire se présente donc plus comme un document ordinaire de la


correspondance administrative (c'est-à-dire une lettre) que comme un document
d'instruction.

Deux cas de lettre-circulaire sont traditionnellement connus :

la lettre-circulaire d'une autorité supérieure à ses collaborateurs : même si ce


document est expressément désigné par la dénomination « lettre-circulaire », il
n'y a pas d'observation particulière à faire. L’on reste dans le cadre normal des
rapports hiérarchiques. Le ton d'une telle correspondance peut être marqué par
l'autorité.
la lettre-circulaire d'une autorité pour l'invitation à une réunion ou à une fête
(la lettre-circulaire s'adresse ici à la fois à des directeurs et chefs de services
publics, parapublics et privés, à des élus et à des responsables d'organisations
privées tels les syndicats, les ONG…).

En plus des mentions habituelles (timbre du service, n° d'enregistrement sous le


timbre, appellation officielle et devise de l'Etat, lieu et date), la lettre-circulaire (dans
les deux cas) peut revêtir les physionomies suivantes :

soit : LETTRE-CIRCULAIRE
à
Mesdames et Messieurs les Préfets
Les destinataires sont présentés dans la suscription, l'objet étant séparément inscrit
comme pour une lettre ;

soit : LETTRE-CIRCULAIRE
relative à l'organisation de l'élection
des délégués régionaux de la Chambre
nationale des Métiers de Côte d'Ivoire

50 Conçu par M. OULEI Louis Bonaventure


Ici, l'objet est joint au titre ; les destinataires peuvent alors être présentés, soit en
suscription (LETTRE-CIRCULAIRE relative à l’organisation… à Mesdames et
Messieurs les Préfets), soit en ampliation.

En outre, comme pour la lettre administrative, le n° d'enregistrement est placé sous le


timbre du service et la date sous l'appellation de l'Etat au-dessus de la suscription.

La lettre-circulaire revêt parfois la forme parfaite d'une lettre administrative dont elle
utilise par ailleurs le style et le ton. Les mentions « CIRCULAIRE » ou « LETTRE-
CIRCULAIRE » sont absentes. Mais les destinataires seront multiples et forcément
désignés dans la suscription.

En voici un exemple:

Le Ministre de l'Intérieur

Mesdames et Messieurs les Préfets et Sous-préfets

ACTIVITE 7: L’ATTESTATION ET LE CERTIFICAT

Présentés comme des synonymes, à l’instar des verbes « attester » et « certifier »


dont ils dérivent, l’attestation et le certificat renvoient à des documents que la pratique
tend à confondre.

Etablis par une autorité administrative et sous sa responsabilité, ils sont destinés à
prouver la réalité de certains faits que le bénéficiaire peut invoquer à son avantage
dans des circonstances administratives ou personnelles diverses.

Malgré leurs similitudes, les deux documents se distinguent par les traits suivants.

les certificats se rapportent généralement aux événements de la vie civile des


individus (non-divorce, situation sociale, obtention de diplômes scolaires ou
universitaires) ; ils sont notamment établis par les officiers d’état civil, les
autorités judiciaires ou para-judiciaires, les autorités scolaires ou universitaires,
etc. et soumis à une certaine solennité de formulation ;

les attestations, qui ne sont pas soumises aux mêmes exigences de solennité
quant à la formulation, sont rédigées à l’occasion des activités administratives
courantes (attestations de prise ou de reprise de service, de travail, de stage,
etc.).

Pour ce qui est de la forme, les certificats sont en général préétablis. Ce sont des
formulaires qu’il suffit de remplir (dans un registre par exemple) à l’occasion de
l’événement de la vie civile que l’autorité administrative veut certifier (exemple : cas du
certificat de non-divorce, non-séparation de corps prévu par la loi n° 62 - 105 du 7

51 Conçu par M. OULEI Louis Bonaventure


novembre 1962 portant régime des pensions civiles que l’on peut lire dans le guide
pratique de la Fonction publique de Côte).

Ils portent les mentions habituelles d’identification des documents administratifs


(l’appellation officielle et la devise de l’Etat, le timbre du service, la date à la fin du
texte, la signature et le cachet de l’autorité, auteur de l’acte).

Quant aux attestations, l’autorité administrative les rédige chaque fois que les
circonstances l’exigent. Elles comportent les mentions d’identification habituelles des
documents administratifs (la date figure sous le texte, avant l’attache, la signature et
les nom et prénoms de l’autorité administrative).

ACTIVITE 8: L’AVIS ET LE COMMUNIQUE

Ce sont des documents d'information externe qui ont généralement pour destinataires
le public ou les usagers du service.

1-L'avis

L'avis est un document d'information destiné à l'affichage pour un public relativement


restreint : usagers et personnel du service.

L'avis sert à présenter des informations essentiellement temporaires : conférences,


réunions de travail (notamment lorsqu'un effectif important de personnes est
concerné), l'ouverture ou la fermeture de bureaux, l'annonce de travaux, etc.

52 Conçu par M. OULEI Louis Bonaventure


L'avis porte les mentions habituelles des documents administratifs : timbre du service,
appellation officielle et devise de l'Etat. Le titre "AVIS" (toujours en majuscules au
milieu de la page) peut se présenter de plusieurs manières :

seul, sans désigner les destinataires et séparé de l'objet ; on aura alors :

AVIS

  Objet : Conférences-débats hebdomadaires.

 Un tel avis désignera les destinataires dans l'introduction.

Exemple : La prochaine conférence-débat destinée aux élèves de l'Ecole Nationale


d'Administration aura lieu dans l'amphithéâtre Félix HOUPHOUËT-BOIGNY le jeudi 23
décembre 2004 à 15 heures 30.

Les personnes qui seront intéressées par cette conférence (professeurs et autres
chargés de cours) peuvent y être invitées par une phrase qui se situera après
l'annonce du thème et la présentation du conférencier.

le titre « AVIS » accompagné de la mention des destinataires ; l'objet sera alors


présenté comme précédemment indiqué.

AVIS AVIS AVIS

aux usagers à tout le personnel aux élèves du cycle supérieur

L'objet est incorporé au titre : les destinataires seront connus dès la première phrase
du texte (pour un avis de vente aux enchères) et un peu plus loin (pour un avis
d'enquête de commodo et incommodo). Ainsi, l’on aura :

AVIS DE VENTE AUX ENCHERES PUBLIQUES

ou

AVIS D'ENQUETE DE COMMODO ET INCOMMODO.

2-Le communiqué

Les communiqués sont de plusieurs sortes.

Un communiqué peut s’offrir comme le moyen par lequel l’on présente les résultats
d'une réunion administrative, d'une enquête, d'une étude d'intérêt général.

Il est rédigé par une autorité administrative pour porter à la connaissance du public
une information, une décision ou des dispositions légales diverses d'intérêt général
(annonce d'un concours, recensement général ou partiel de la population, fermeture
momentanée d’une voie de circulation ouverte au public, etc.).

53 Conçu par M. OULEI Louis Bonaventure


Seule la formule indiquant l'origine et le texte du communiqué seront publiés par la
presse et, le cas échéant, le titre, sauf si la publication est insérée sous une rubrique
générale « COMMUNIQUES » ; il en est d’ailleurs de même de l’avis. C’est pour cette
raison que les mentions d’identification n’apparaissent pas.

Le communiqué comporte les mentions suivantes :

le timbre du service émetteur ;


l'appellation officielle et la devise de l'Etat (même si l'usage omet cette mention,
il n'est pas inapproprié de la faire figurer à sa place habituelle sur ce document
administratif car au regard des règles de la rédaction administrative, rien n'en
justifie l'absence) ;
le titre : « COMMUNIQUE » au milieu de la page ; la formule qui indique
l'origine du communiqué : LE DIRECTEUR GENERAL DES IMPOTS
COMMUNIQUE ou LE MINISTRE DE LA FONCTION PUBLIQUE ET DE
L’EMPLOI COMMUNIQUE (au milieu de la page sous le titre) ;
le lieu et la date, l'attache, la signature, les nom et prénoms de l'autorité
signataire sous le texte;
la mention du nombre de passages dans les média : inscrite sous le titre, si
elle est brève (à diffuser deux fois) ou sous forme de tableau en bas à gauche
du texte en face de la signature, lorsqu'elle doit être plus détaillée.

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