Académique Documents
Professionnel Documents
Culture Documents
opasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfgh
jklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvb
nmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwer
Arhivistika 2
tyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopas
Skripta studenata 3.godine
dfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzx
2009/2010
Bibliotekari
cvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmq
wertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuio
pasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghj
klzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbn
mqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwerty
uiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdf
ghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxc
vbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmrty
uiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdf
ghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxc
vbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqw
ertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiop
АРХИВИСТИКА II
Испитна питања
1. Архивска зграда
2. Техничка опрема у архивима
3. Архивски кадар: стварање, едукација и кадровско стање у нашим
архивима
4. Неоргански узрочници оштећења архивске грађе и заштита од њих
5. Органски узрочници оштећења архивске грађе и заштита од њих
6. Комплетирање архивске грађе у архивима
7. Посебна грађа
8. Документарна грађа
9. Мемоарска грађа
10. Системи архивирања
11. Принцип целовитости
12. Принцип провенијенције
13. Критеријуми за формирање фонда
14. Методологија сређивања архивске грађе
15. Лични и породични фондови
16. Архивске збирке: појам и врсте
17. Збирка плаката и збирка географских карата
18. Збирка фотографија и varia
19. Информативна средства: појам и врсте
20. Општа информативна средства
21. Научноинформативна средства
22. Сумарни инвентар
23. Аналитички инвентар
24. Регест
25. Каталог
26. Индекси
27. Општи међународни стандард за опис архивске грађе
28. Коришћење архвиске грађе у науци, култури и образовању
29. Коришћење архивске грађе за оперативне потребе
30. Архивска читаоница
31. Архивска библиотека
32. Сврха публиковања докумената
33. Врсте публикација
34. Зборник докумената
35. Припрема докумената за публиковање
36. Научни апарат
2
37. Архивско законодавство у свету
38. Архивско законодавство Србије
ЛИТЕРАТУРА
3
Arhivekonomija
4
4. depoi – Ulaz u depoe je dozvoljen samo službenicima i odgovornim licima
(načelniku depoa i direktoru arhiva). Depoi se nalaze pod zemljom.
5. radne prostorije za službenike arhiva (kancelarije) – Nalaze se uglavnom na
spratu.
6. prostorije za javnost (korisničke prostorije) – To je čitaonica, arhivska
biblioteka, izložbene sale, prostorije za skupove, garderoba, bifei, toaleti itd.
5
zaražen gljivicama, proveravaju se svi ostali dokumenti iz tog fonda, obustavi se
strujanje vazduha da se ne bi gljivice prenosile dalje, a obolela građa se nosi u
prostoriju za dezinsekciju. Depoi u arhivu uvek se nalaze pod zemljom, a
prostorije za smeštaj su okrenute ka istoku, jer tamo nema toliko valge, prašine i
sunčeve svetlosti.
7. štetni gasovi – To su izduvni gasovi automobila koji sadrže ugljen-dioksid i
ugljen-monoksid. U štetne gasove spada i sumporna kiselina, koja je najopasnija i
koje najviše ima u plinu. Zbog toga u arhivima nema plinskog grejanja.
8. prirodne katastrofe – Građu mogu da unište zemljotresi, poplave, ratovi. Prva
zgrada koja je gađana u bombardovanju 1999. godine bio je Vojni arhiv. Arhivi
manje stradaju od biblioteka u ratovima, jer se tokom rata iz arhiva obično krade,
ne uništava se. U Kelnu je 2009. godine srušena zgrada arhiva zbog podrhtavanja
tla zbog tramvaja, kada je poginulo 12 ljudi i uništeno 75% građe.
6
Konzervacija i restauracija građe
Konzervacija (conservare - čuvanje) je proces očuvanja dokumenata u prvobitnom
stanju i sprečavanje daljeg oštećenja.
Restauracija predstavlja mere za obnovu oštećenih i obolelih dokumenata.
Druga faza:
1. Neutralizacija (raskišeljenje) - ono je važno za hartiju zbog toga što kiselina
najviše uzrokuje raspadanje celulozne mase u hartiji. Kiseline, između ostalog, ima
i u vazduhu, ali je opasno kada se ona taloži u dokumentu. Kiseline se ubijaju čistim
bikarbonatom i amonijakom, koji ulaze u hartiju i brane je od kiseline. Ovakvim
tretiranjem hartije smatra se da je zaštićena oko 50 godina. U 90% slučajeva tekst
bledi zbog oštećenja celuloze u hartiji, ali ne bledi tekst, već mastilo koje tone
dublje u hartiju.
2. Oživljavanje izbledelog teksta - vrši se pomoću svetlosti, tj. pomoću infracrvenih
zraka. Uz njihovu pomoć tekst se ponovo vraća.
3. Čišćenje mrlja (ako postoje) - tu moramo paziti na izbeljenje da ne bismo uništili
mastilo. Neorganski uzročnici mrlja su voda, vosak i masnoća. Organski uzročnoci
mrlja su gljivice i bakterije. Najbrže se razmnožavaju u dodiru sa glodarima, pa se u
arhivima najčešće vrši dezinsekcija i deratizacija.
Mrlje su postojane i čiste se jedino hemijskim sredstvima, što predstavlja opasnost
da se ne napravi veća šteta. Za uklanjanje mrlja koriste se hlor-dioksid i natrijum-
hlorid. Sastav mastila je veoma važan, jer ako ne znamo sastav mastila, a
upotrebimo natrijum-hlorid, tekst će izbledeti nepovratno. Anilinsko mastilo
koristilo se do kraja XVIII veka, ono je jako osetljivo i može se čistiti samo čistim
7
benzinom. Iz tog razloga je važno koje se mastilo koristilo na dokumentu i kako ga
je najbolje zaštititi. Najznačajniji ukazi, kao i svedočanstva između dva rata pisana
su anilinskim mastilom.
4. Ojačavanje podloge dokumanta - dokument će sam po sebi da se iskrivi od
dugotrajnog stajanja ili upotrebe. To je zato što papir vremenom gubi celulozu,
postaje neelastičan i počinje da se cepa, jer ne može da se gužva. Stepen elastičnosti
hartije se proverava savijanjem, pa se tako vrše ispitivanja koja savijaju papir i do
100 puta. Ubrizgavanjem želatina vraća se elastičnost iz tog razloga što se želatin
sastoji od 40% celuloze.
5. Konzervacija i/ili restauracija
Kada sve ovo navedeno uradimo dešava se da nisu potrebni ni konzervacija ni
restauracija. Dokument ne treba tretirati kada to nije potrebno, jer na taj način slabi.
Dakle, konzervacija i restauracije se vrše samo u iodređenim slučajevima. Kada
podlogu ne možemo ojačati nikako, čak ni želatinom, kada je jako oštećen
gljivicama, kada nedostaje deo podloge ili kada je tekst razliven. Konzervacija i
restauracija može biti i ručna i mašinska. Ručno se jako oštećeni dokumenti
tretiraju, tako što se umeću delovi tamo gde je dokument jako oboleo, pa se isisava
oboleli deo, tačnije celuloza, a tekst ostaje na novoj zdravoj podlozi koju smo
dodali, malo bleđe. Taj posao rade hemičari i mikrobiolozi.
Mašinska obrada (laminacija) je oblaganje lista folijom. Ona je toliko tanka da se ni
pod prstima ne oseti. Prvo se termoplastičnom folijom obloži dokument, što se i
vidi. Stavlja se u laminator, pritiska pod određenom temperaturom i folija više nije
vidljiva, pa kada pipamo rukom dokument osetimo hartiju, a ne foliju. Tada je
dokument potpuno zaštićen od vlage, masnoće, svetlosti (4-5 puta duže) i
mikroorganizama. Jedino nije zaštićen od glodara. Laminacija se vrši i na zdravim
dokumentima, pogotovu na jako važnim. Kada se folija skine dobija se hartija koja
je potpuno čista.
6. Knjigovezački poslovi
Skoro svaki arhiv ima knjigoveznicu. Ona izrađuje fascikle i kutije koje moraju biti
posebno izrađene za dokumente koji su različite veličine. Takođe, koriče arhivske
knjige koji se inače vode na papirima, zatim se izrađuju kataloški listići koji su
specifični za arhiv.
Ovo su sve poslovi koji se rade pre nego što se dokumenta stave u fond. Neki od
ovih poslova mogu da tarju veoma dugo. Kada prvi put papir stigne u arhiv, najpre
se ispita. Javnosti se nikadxa ne daje neobrađena građa. Tek kada se završe ovi
poslovi formira se fond, ili ako je već formiran, ulaže se u isti.
Podsećanje - dve osnovne jedinice arhivske građe su fond (građa nastala organskim
procesom rada pravnih i fizičkih lica) i zbirka. Pri preuzimanju fonda bitniji su
arhivski principi. Što je činilo celinu čini i u fondu. Princip celovitosti i
provenijencije. Svaki fond ima svojj naziv - poslednji naziv ustanove. Prvobitni
poredak se može promeniti ako je naki drugi element zalutao tu, on se vraća gde mu
je mesto, ali se to naglasi da bi se znalo da je bio tu i da je sada gde treba da bude.
Posebno značajni dokumenti čuvaju se samostalno, dakle to nije ni fond ni zbirka.
Oni imaju posebnu signaturu, u fondu iz kojeg su postoji uputnica gde se taj važan
dokument nalazi.
8
Kriterijumi za formiranje fonda
3. promene nadležnosti
Uglavnom su vezane za teritoriju na kojoj se nalazi jedna ustanova. To važi
uglavnom za organe vlasti i oni su vezani za teritoriju države. Mi u Srbiji trenutno imamo
podelu na okruge.
Ne otvara se uvek novi fond, već samo ako je u pitanju organ vlasti (opština,
policija, sudstvo) i to samo ako se bitno proširuje ili sužava nadležnost. Javne ustanove,
bez obzira na bilo kakvu promenu, ne dobijaju novi fond.
Uvek treba razlikovati granične godine fonda i granične godine građe. Uglavnom se
granične godine fonda i granične godine građe ne poklapaju. Granične godine fonda su
uže od graničnih godina građe. Granične godine fonda su godina osnivanja i godina
9
gašenja, tj. akt o prestanku rada. Granične godine građe su šire (npr. u ličnom fondu
postoje smrtovnice, telegrami saučešća, in memoriam...)
Fond je nedeljiva celina i ne može se ni pod kojim uslovima deliti sam po sebi i
mora se u arhivu čuvati ceo fond.
Dokumenta koja su zavedena u instituciji koja je ukinuta, a koja su preneta u drugu
instituciju pripadaju toj drugoj instituiji koja je i pravni naslednik. Otvara se novi fond u
toj drugoj instituciji u kome se naglasi odakle je građa preuzeta. Naziv fonda je uvek
poslednji naziv institucije, ali kod ustanova koje su menjale naziv, on se u arhivu menja
tek kada u arhiv dođe građa iz perioda kada je promenjen naziv.
10
Pored fondova koji se prirodno stvaraju postoje posebni fondovi. Posebna građa u
arhivima je značajna, često nepotpuna i najčešće tako nepotpuna stiže u fondove, ali ume
da bude oštećena ili uništena (više građe je odnošeno u I svetskom ratu nego u II). Svaki
arhiv u svetu kompletira svoje fondove i zbirke i tu se arhivistika najviše dodiruje sa
istorijom i istorijom književnosti, jer se bez istoričara i istoričara književnosti ne može
kompletirati arhivska građa. Arhivska građa trpi malverzacije i samovoljna uništenja, kao
što je posle 5. oktobra 2000. godine uništeno 15000 dokumenata državne bezbednosti.
Često se dešavalo da su ambasade uništavale dokumente i to najčešće pred rat sa nekom
zemljom. Dokumenti izgubljeni na ovaj način mogu se dopuniti kopijama (ako su
originali uništeni) ili originalima (ako su kopije uništene), ili naručivanjem (fotokopijom)
dokumenata iz inostranstva. Što se tiče Srbije jasno se zna gde se može naći građa velikih
državnih institucija. Gradovi Niš i Pirot izgubljenu arhivsku građu najčešće potražuju u
Sofiji. Značajniji arhivi za nas su u Istambulu, u Austriji (Bečki nacionalni arhiv, koji do
1868. godine čuva građu za Vojvodinu), u Budimpešti (posle 1868.). Bugari su odneli
celu arhivu Nikole Pašića koja je vraćena kasnije. Nemci nisu bili mnogo zainteresovani
za arhivsku građu, već su uzimali muzejske eksponate, ali su za nas značajni arhivi u
Berlinu i Minhenu. Za našu srednjovekovnu istoriju građu potražujemo u Rimu,
italijanskim arhivima, Veneciji i Dubrovniku.
Građa koja se tako prikupi da bi se njome dopunio fond zove se dokumentarna građa.
Dakle, to je ona građa koja je iz bilo kog razloga izdvojena iz fonda i zadatak arhiva je da
za njom traga i da je snima. Nema povratka ove građe osim ako se ne dokaže da je oteta
tokom rata i okupacije, kada ona spada, u tzv. ratnu odštetu (reparaciju). Najčešće se ne
vrati sva građa i taj proces zna dugo da traje. Od svesti države zavisi koliko će se građa
vraćati ili snimati. Bogatije zemlje sistematično istražuju. Angažuju se istoričari, ali se
najpre istražuju domaći arhivi. Stvara se lista prioriteta i obično se istražuje državna
građa. Prvo se istraži fond da bi se videlo šta fali. Mora se utvrditi dotadašnje
istraživanje naučnika da li je nešto snimljeno, npr. u SANU se neki naučnik možda bavio
periodom koji nas interesuje i već je snimio građu u inostranstvu, pa je ne moramo
ponovo snimati. Često građe ima i u bibliotekama. Znači, prvo utvrđujemo šta nedostaje,
pa u matičnoj zemlji proveravamo da li ima te građe, pa tek onda istražujemo arhiv koje
zemlje bi mogao da ima građu koja nama treba.
Odabir građe je selektivan, što znači da se popunjavaju celine koje će što pre upotpuniti
fond. Sve se radi uz jasan plan i učešće države. Kod nas je najviše u tome napredovao
arhiv Beograda, jer je Beograd u II svetskom ratu trebalo da bude grad prince Eugena,
centar Gestapoa (Beč bi bio centar za zapad, a Beograd za istok) i iz njega je u to vreme
uzeto dosta građe. Zato se veoma sitematski snima građa za Beograd.
Drugi vid dokumentarne građe nije usmeren na popunjavanje fonda, to je snimanje one
građe koja se tiče našeg naroda, a nalazi se u drugim arhivima. To se radi samo do 1804.
godine kada je formirana srpska država. Najvažniji arhivi su Dubrovnik i Istanbul. Oko
70% procenata građe dubrovačkog arhiva je snimljeno pred rat koji je prekinuo rad.
Sledeći vid građe kojim se popunjavaju fondovi su memoari. Tu spadaju sećanja
(memoari), svedene utobiografije, dnevnici (oficirski iz rata), beleške, zapisi. I memoari
dnevnici mogu biti književna građa, kao npr. Kazanovini dnevnici koji pored toga što je
bio veliki zavodnik, bio je i špijun. Nas zanima memoarska građa, kao arhicvska građa, a
to su sva sećanja i svedočenja o nekom vremenu, događaju ili ličnosti. Ona najčešće nisu
11
literarna, ponekad se snimaju, mogu to biti intervjui. Najbolji fono arhiv ima radio
Beograd (emisije poput Svedoci vremena koje prate život ili rekapituliraju nešto).
Memoarska građa spada u sekundarnu građu, dok su dokumenta primarna građa. Da bi
nešto bilo memoarska građa mora sadržati faktografske podatke (to rade lokalni arhivi,
zavičajni fondovi biblioteka). Osobine faktografske građe su neselektivni podaci, a to
znači da čovek koji daje intervju nije vešt literarno, mada to zavisi od obrazovanja i opšte
kulture i onoga koji pita i onoga koji priča. Sledeća osobina memoarske građe (one koja
je već prikupljena) je da bi građa trebalo da bude prikupljena iz više izvora. Sećanja sem
što su iz više izvora, moraju biti raznorodna, a to znači da moraju biti od ljudi koji su bili
različitog položaja, različitog statusa. To je rađeno sa Prvim srpskim ustankom, kada je
oko hajduk Veljka bilo 800 do 1000 stalnih vojnika (1804-1808), a ostali vojnici su radili
njive pa su uskakali kada je bilo potrebno. Memoarska građa se sakuplja u naučne svrhe,
a prvi put je počela da se sakuplja u XVIII veku u doba prosvetiteljstva. Mi smo vrlo rano
počeli da sakupljamo tu grđu. Studenti iz društva srpske slovesnosti leti bi išli na selo i
sakupljali memoarsku građu od starijih seljaka, kako bi mogli da upišu narednu godinu
studija. Memoarska građa je značajna kao arhivski izvor iako je subjektivna i uvek
ograničena (jer se niko ne seća baš svega). Ona je treća po hijerarhiji, prvo su dokumenti,
a drugo je štampa. Rukopisna sećanja su verodostojnija kada čovek nema literarne
anbicije. Važno je da se dobro prouči građa pre intervjua. Od obrazovanja onog koji
postavlja pitanja zavisi uspeh memoarske građe, objektivnost, kao i način priređivanja.
Važno je i kako je on na kraju napravio tu priču. Oko 80% memoarske građe koja se
nalazi u arhivima je ciljano sakupljana građa.
Kako se ciljano prikuplja građa?
Prva faza – priprema samog intervjuera. Opšta znanja o dobu koje se prikuplja (istorijsko
i kulturološko). Proučavanje svih dokumenata i sve štampe iz tog vremena. Mora se
prikupiti i poznavati sva prethodno prikupljena građa.
Druga faza – počinje pronalaženjem ličnosti. Najčešće je to jedna ili više ličnosti, a ne
sve. Prioritet imaju neposredni akteri. Ponekad su potrebni očevici, zavisno od toga šta
želimo da saznamo. Konačno intervjuer treba da poznaje život čoveka kojeg intervjuiše i
pre i posle tog događaja, zato pravila nema. Intervjuer mora da vodi razgovor, a ne onaj
koji se seća. On mora da izbegna najveću opasnost, a to je da ne sluša nečiju
autobiografiju. Ako se radi sa više izvora moraju se proveriti faktografski podaci (druga
divizija umesto treće, datumi). Oni se mogu ispraviti samo upoređivanjem sa
dokumentarnom građom. Memoarska građa služi da dopuni dokumentarnu građu.
Sva sećanja delimo na opšta (period vremena, npr. I svteski rat) i pojedinačna (sećanja
Živojina Mišića na određenu bitku). Rukopisna sećanja se ređe rade, jer su manje
objektivna.
12
Klasifikacija arhivske građe
13
upisuju pod slobodni broj u delovodnom protokolu. Ceo predmet stoji pod jednim brojem
u delovodnom protokolu.
45/1927
1-23/1932 - predmet broj 1, dokument broj 23, godina 1932
Osnovni problem je što je 1931. godine regulisana ovakva obrada samo za organe
državne uprave. Sve do negde 1970. godine time nisu regulisana privatna preduzeća.
Načela klasifikacije
14
Načela sređivanja arhivske građe – nastavak
Pominjali smo princip celovitosti arhivske građe po kojem se građa ne sme izdvajati iz
fonda. Godine 1841. u Francuskoj se poštovao ovaj princip celovitosti fonda, a 1881.
godine u Nemačkoj se pominje princip provenijencije, po kojem se poštuje redosled
građe u fondu. Arhivska građa mora da odražava organizaciju ustanove iz koje spisi
potiču. Fond se smatra nedeljivom celinom i može se čuvati samo u jednom arhivu, što
ponekad zna da dovede do problema šta je u čijoj nadležnosti. Godine 1968. je to kod nas
rešeno uputstvom o razgraničenju nadležnosti nad arhivskom građom i registraturskim
materijalom. Po tom uputstvu glavna ustanova je nacionalni arhiv, koja ima nadležnost
nad istorijskim arhivima. U principu je nadležnost nacionalnog arhiva manja od
nadležnosti Narodne biblioteke nad javnim bibliotekama. Nacionalni arhiv ima
nadležnost nad državnim organima i ustanovama čiji je osnivač država, tačnije onih koje
se finansiraju iz budžeta (javne, kulturne, obrazovne...). Istorijski arhivi (opštinski) imaju
nadležnost nad regionalnim i opštinskim organima vlasti i nad državnim ustanovama koje
su ispod države. Izuzetak su škole koje iako se finansiraju iz budžeta nadležnost nad
njima imaju opštinski arhivi. Neke nadležnosti koje bi pripale nacionalnom arhivu se
prebacuju na opštinske arhive, kao što je slučaj sa školama. Drugi izuzetak su univerziteti
(u Beogradu, Novom Sadu, Nišu, Kragujevcu i Novom Pazaru). Arhiv Srbije je preneo
nadležnosti u ovom slučaju na opštinske arhive (Novosadski univerzitet pripada
pokrajunskom arhivu). Privredne ustanove pripadaju istorijskim arhivima, u mestima gde
se nalaze. Banke pripadaju tamo gde su registrovane, sve filijale i sva građa iz filijala ide
tamo gde je centrala. Vezano za privredne ustanove, do 1993. godine kod nas su vojne
fabrike pripadale arhivu vojno-istorijskog instituta.
Građa biblioteka i muzeja koja je nastala radom ovih institucija (upis članova...) ide u
nadležni (regionalni) arhiv. Problem je sa neknjižnom građom, koja se prebacuje u
zavičane fondove kod nas, a u svetu u arhiv. Jedino što bi moglo da ostane su plakati, a
sve ostalo bi po zakonu, kao što je u Italiji i Nemačkoj, moralo da bude predato arhivima.
Ako postoji specijalizovani arhiv (SANU), građa može da ostane u njemu ako nacionalni
arhiv to odobri. To znači da građa koja nastaje radom SANU ostaje tamo, jer oni imaju
obučen arhivski kadar.
Sređivanje arhivske građe
Ovaj postupak sledi nakon lečenja i konzervacije. Obavlja se u tri faze.
1. faza – u prvoj fazi su pripreme za obradu i sređivanje. Ova faza zavisi od toga kako je
građa vođena, kako je stigla u arhiv i kako je sređena u registraturi. Najvažnije je kako
izabrati fond. Arhiv pravi 1) listu prioritetnih registratura
- značaj građe (opšti značaj građe za društva) – prvo se sređuje građa koja je
najvažnija, a to je građa vlade, skupštine, opština.
- naučna intersovanja
- stepen sređenosti građe u registraturi – prvo se sređuje ona očuvanija građa.
Obično je to ona građa koja je i najvažnija, jer se ona najbolje čuva.
Kada se izabere građa, treba je pregledati i moraju se prikupiti osnovne informacije o
tvorcu građe. Ovde se određuje stepen fonda, granične godine fonda (kada je počela i
kada je završena građa), jer građa stigne tek 30 godina nakon početka rada neke
institucije ili firme koja može i da ne postoji više. Znači, sada govorimo o fondu koji prvi
put vidimo. Tu se približno ustanovljuje količina građe (po kutijama i fasciklama, kasnije
se meri u metrima), gleda se koja je osnovna delatnost tvorca fonda, kao i sporedne
15
delatnosti, bar sada na početku. Takođe se u ovoj fazi vrši priprema za izlučenje
bezvrednog materijala. Ono što se sada ne izluči ne sme se više nikada izlučiti.
U ovoj fazi se otvara 2) dosije fonda. On će se dopunjavati u drugim fazama. Ako je u
pitanju ugašen fond uzima se dosije registratura. Tu nema šta da stigne osim nekih
dokumenata dodatnih o gašenju ustanove ili dokumenata sa suda. Proveravaju se
manjkavosti i to je sve. Kod otvorenog fonda se ne zna šta će sve stići. Dosije fonda
može da sadrži overene kopije, koncepte, čak i kada imamo originale. Dakle, dosije fonda
sadrži dosije registrature i dokumentaciju nastalu obradom građe.
Osnovni princip u toj pripremi je da se građa što bolje pripremi za neposrednu obradu, da
se ustanovi da ništa ne nedostaje, da se uskladi sa dosijeom registrature.
2. faza – Istraživačka faza – pravi se cilj, a to je preliminarna istorijska beleška, to je
krajnji rezultat. Da bi se ovo uradilo arhivist mora da zna sve o fondu.
Prvi stepen ove faze je 1) istorijat tvorca fonda (institucije). On mora biti što detaljniji. Iz
prve faze već znamo naziv fonda, već znamo granične godine fonda, znamo i promenu
unutrašnje strukture tvorca građe (Velika škola, fakultet, odvajanje od Filozofskog
fakulteta, katedre). Mora se tačno videti hijerarhijska shema univerziteta, i po godinama i
po unutrašnjoj organizaciji. 2) unutrašnja organizaciona shema – tu će stajati ono iz lista
kategorija. 3) sistem arhiviranja – ako je arhiv imao kontrolu nad građom, neće biti
problema, ali ako arhivističari nisu vodili računa o građi koju je neko prikupljao u nekoj
ustanovi, moraće ponovo da je slažu.
Mora se na kraju utvrditi 4) stanje građe, ali ne fizičko. Ustanovljava se na osnovu
arjivske knjige (kada je preuzeta, od koga je preuzeta, da li je građa preuzeta u celini, da
li je bilo izdvajanja građe).
5) izrada klasifikacionog plana predstavlja konačnu osnovu za obradu arhivske građe, po
kom principu i po kom redosledu će se sređivati arhivska građa. Važno je znati sistem
kancelarijskog poslovanja jednog tipa (samo osnovne škole) i to poznavanje rada dotične
registrature, a bilo bi dobro da građu obrađuje onaj koji sastavlja registrature. Princip
provenijencije se u ovom delu primanjuje u potpunosti. Kada se potpiše klasifikacioni
plan koji odobrava direktor arhiva može doći do nekakvih izmena, ali samo uz komisiju.
Tu svaki dokument mora biti doveden u pravi poredak i to moraju arhivisti da srede.
Princip provenijencije potpuno poštuje sistem kancelarijske registrature.
Princip slobodne provenijencije – kada je građa fragmentarno sačuvana ili kada je bilo
puno unutrašnjih promena, iako ne postoji sistem arhiviranja građe, arhivista sam
utvrđuje prvobitni poredak, jer ne može sa sigurnošću znati princip provenijencije kada ta
građa nije u celosti sačuvana.
16
Sređivanje arhivske građe (nastavak)
III faza sređivanja arhivske građe u kojoj postoje dve etape: klasifikacija i
sistematizacija. Prvo treba pristupiti klasifikaciji, tj. razvrstavanju građe. Ona ima šest
etapa.
1. razvrstavanje registarskih knjiga po organizacionim jedinicama – na osnovu njih
se dalje prati razvrstavanje
2. klasifikacija na razne vrste u okviru organizacione jedinice
3. izdvajanje grupa dokumenata i to onih koji nisu nužno u okviru jednog
predmeta ali su iste vrste (npr. platni spiskovi, bilansi)
4. klasifikovanje građe po godinama
5. smeštaj građe u fascikle i kutije
6. izrada privremenog spoljnog opisa građe
17
Predmeti se smeštaju najčešće u fascikle. Posebni prilozi koji idu uz predmete
(crteži, grafikoni, cd, mikrofilm) smeštaju se u posebne kutije o čemu postoji
napomena u samom predmetu. Sav bibliotečki materijal se izdvaja i predaje
biblioteci arhiva.
Uporedo sa formiranjem predmeta, vrši se i razvrstavanje građe. Važno je
izdvojiti dokumenta koja nemaju sojstvo arhivske građe a koja ranije nisu
uništena. Ako takva dokumenta postoje, ona se izdvajaju i stavljaju sa strane i
daje se napomena odakle su preuzeta. Ništa se ne sme uništiti, jer se poslednje
uništavanje radi u prvoj fazi, sada to više nije dozvoljeno.
4. popis predmeta za lečenje i restauraciju – Popisuje se i stavlja signatura
fascikle u kojoj se nalazi predmet, kaže se da u toj fascikli fali jedan
dokument koji je odnet na restauraciju. Ovde se konačno leče sva dokumenta i
osposobljavaju se za upotrebu.
5. uspostavljanje konačnog redosleda dokumenata u jednom predmetu –
U registraturi su dokumenta poređena tako da na početku stoji dokument
najnovijega datuma, a na kraju najstariji dokument. U arhivu se dokumenta
slažu obrnuto – tako da se prvo vidi najstariji dokument, a onda iza ili ispod
njega slažu se ostala dokumenta do najnovijeg.
6. numerisanje dokumenata u okviru predmeta, tj. folijacija – Numeriše
se svaki list. Prvo će brojeve dobiti oni listići sa tekstom. Ne obeležavaju se
posebni dokumenti u predmetu, već se numeriše ceo predmet tako što se
čita kao knjiga. Brojevi se pišu u gornjem desnom uglu i to isključivo
grafitnom olovkom. Kada završimo sa numeracijom na predmetu mora da
se napiše koliko ima listova. Postoji tri vrste listova:
- pun list – koji je ispisan sa obe strane
- prazan list – koji je ispisan samo sa jedne strane
- čist list – neipisan list
Numeracija izgleda ovako:
123 + (42) + [12] - pun + prazan + čist
ili
123 + 42 + (12)
18
Sređivanje arhivske građe – III faza (nastavak)
To se zove šifra organizacione jedinice. Ona nikada nije ista kao i registraturi.
Arhivista najčešće hronološki daje brojeve, iako se osniva kao organiaciona jedinica. Za
državne organe se broj nekad daje hijerarhijski.
Poseban broj dobija strogo poverljiva građa, kao da je posebna organizaciona
jedinica. Takva građa se ne izdvaja fizički iz predmeta, već joj se dodeljuje poseban broj.
Personalni dosijei su kao deo organizacione jedinice.
Na osnovu signature izrađuje se unutrašnja lista. Određuje se mesto pojedinih
predmeta. Izrada unutrašnje liste se vrši nakon signiranja, jer je tada ustanovljen pravi
poredak dokumenata. Unutrašnja lista definitivno označava strukturu predmeta i fondova.
Unutrašnja lista sadrži:
- naziv arhiva: Istorijski arhiv Niš (IAN)
- naziv fonda: Elektronska industrija (EI)
- naziv i broj organizacione jedinice: Proizvodno odeljenje (9)
- godina: 1976
- broj fascikli: I-XI
- raspon brojeva predmeta: 1-906
- brojevi predmeta koji nedostaju: 23, 44
- ukupan broj listova: 14712
19
- signature predmeta koji su na „lečenju“: (nekad se piše a nekad ne)
- potpis arhiviste
- datum završetka obrade
20
1. naziv ličnog ili porodičnog fonda – To su ime i prezime ličnosti, npr. fond
Ivo Andrić (IA). Ako neko ima pseudonim, uzima se ono ime pod kojim je
poznatiji, pod kojim je stekao zaslugu da mu se fond otvori. Kod
porodičnog fonda naziv je prezime porodice, a ako ima dve porodice koje
su rodbinski povezane kao naziv fonda uzimaju se dva prezimena sa
crticom.
2. granične godine ličnog ili porodičnog fonda – To su godine rođenja i
godine smrti. Granična godina fonda je nepomeriva. Kod porodičnog fonda
to su granična godina rođenja najstarijeg člana i godina smrti poslednjeg od
tih poznatih članova porodice.
3. granične godine građe u fondu – Početna godina je godina rođenja, a prvi dokument
je najčešće krštenica. Druga granična godina je nekoliko godina posle smrti. Tu dolaze
telegrami saučešća, čitulje, umrlice. Čuvaju se dokumenta nekog starijeg člana, ako je on
bio poznat.
21
Sređivanje ličnog fonda
Najređe se dešava da je građa sređena već kod tvorca fonda. Sređivanje građe
podrazumeva proučavanje istorijata tvorca građe i istorijata samog fonda. Na osnovu toga
sačinjava se preliminarna istorijska beleška sa planom sređivanja.
Problem je što lični fond često sadrži raznorodne dokumente. Građa se mora opisati
i po diplomatičkim principima, jer su dokumenti raznorodni i po materijalu i po vrsti.
Svaki pojedinačni dokument se mora opisati prema sadržaju.
Osnovni podaci koji se moraju utvrditi su:
- bibliogreafija tvorca fonda
- detaljni podaci o delatnosti tvorca fonda (ako je reč o nekom književniku ili
naučniku dodaje se ovde i bibliografija)
- podaci o fondu (kako je dospeo u arhiv, koliko otprilike dokumenata sadrži)
- podaci o stanju građe (da li je građa sređena, da li je oštećena)
- podaci o značaju građe (mišljenje arhiviste)
22
Za prepisku se obavezno pravi indeks imena, sa osnovnim podacima
(čime se ta osoba bavila, godina rođenja i smrti). Pored hronološkog, koristi se i
azbučno sređivanje, a retko i tematsko. U okviru prepiske posebno se stavlja
raznorodna prepiska (telegrami, čestitke), a razglednice se tretiraju kao pisma.
Porodična prepiska se sređuje hronološki i hijerarhijski prema stepenu
srodstva: majka, otac, braća, sestre, muž/žena i deca; bliži rođaci; dalji rođaci.
5. dokumenta srodnika tvorca fonda – Najčešće ih nema mnogo, to su
obično lična i imovinsko-pravna dokumenta. To su dokumenta srodnika koji
nisu značajni, a koje je tvorac fonda sačuvao i od njih se ne može formirati
porodični fond.
6. dokumenta o tvorcu fonda – Skuplja ih ili tvorac fonda ili njegova
porodica. To su najčešće novinski isečci, recenzije, kritike u časopisima,
nekrolozi, čitulje iz novina, in memoriam. Sređuju se prema vrsti
dokumenata.
7. ilustrativni materijal – Najvažniji je zbog jedne stvari, zato što se u njemu
nalaze fotografije, koje se uvek izdvajaju. Tu spadaju još i posetnice, vizit-
karte, plakati, umrlice... Sređuju se prema vrsti građe.
23
Sređivanje posebnih zbirki
Svaki arhiv ima građu koja se ne može svrstati u neke fondove, zbog toga što se ne
zna njeno poreklo i zbog toga što se radi o posebnom materijalu, odnosno podlozi na
kojoj je sačuvana. Svaka zbrika je veštačka celina sa dokumentima različite
provenijencije ili različite vrste (podloge). Postoje dve vrste zbirki:
• klasične zbirke – čine ih klasična dokumenta, na papiru ili na pergamentu
• karakteristične zbirke – to su tzv. zbirke na savremenim podlogama (nastalih
tokom poslednjih 50 godina). Ove zbirke se izdvajaju zbog podloge da bi se
obezbedili posebni uslovi čuvanja i tehničke zaštite. To su zbirke zvučnih
(gramofonske ploče, audio kasete, cd) i vizuelnih zapisa (video kasete,
filmske trake, tv snimci).
24
b) specijalne karte – dele se na podgrupe i u okviru njih se dele prema
teritoriji. Mogu biti katastarske, karte šuma, rečne karte, topografske
karte, drumske, železničke...
III. zbirka memoarske građe – Skoro svaki arhiv ima memoarsku građu (to su
intervjui, sećanja, dnevnici...). Memoarska građa se preuzima komisijski i
zavodi se prema datumu kada je ušla u arhiv, a ne prema datumu njenog
nastanka. To je jedina zbirka koja ima posebnu knjigu prijema i od samog starta
se smatra vrlo vrednom. U knjizi prijema postoji 7 obaveznih podataka:
1. datum preuzimanja građe
2. prezime i ime tvorca građe
3. datum i mesto nastanka građe
4. kratak sadržaj – može da bude i na 10-20 stranica
5. obim građe – broj stranica pisanog dokumenta ili broj minuta ako je
snimano
6. način preuzimanja građe – otkup, poklon, depozit ili ciljano prikupljena
građa
7. napomena o dostupnosti – da li je građa dostupna odmah ili postoji neki
rok. Iako građa nije odmah dostupna arhivista je dužan da je sredi.
25
Regest se izrađuje u obliku kartotečkih listića, koji su veći od bibliotečkih. Jedini
princip kod sastavljanja sadržaja je da je precizan i da ukaže na geografske, hronološke i
imenske odrednice.
Za memoarsku građu se izrađuju četiri kataloga: autorski, predmetni, topografski i
hronološki. Hronološki je veoma važan jer u njemu onaj ko ga pretražuje može da nađe
neku godinu koja ga zanima, zapiše signaturu i na taj način pronađe građu koju traži.
sadržaj
spoljašnje karakteristike
i oznaka dostupnosti vrsta građe
26
Sređivanje zbirki – nastavak
IV. zbirka snimljene arhivske građe – To je građa koja već postoji u arhivu, a koja
se snima radi zađtite, radi čuvanja u više primeraka, radi zamene građe i za naučno-
istraživačke potrebe. To je građa na mikrofilmovima ili digitalizovana građa.
Snima se po tri kriterijuma:
- dragoceni dokumenti – zbog opasnosti od krađe
- građa koja je oštećena i koju bi dalje korišćenje oštetilo
- građa koja se najčešće koristi
Kada se izvrši snimanje građe iz nekog fonda, ne drži se više u tom fondu, već se
formira zbirka snimljene građe iz tog arhiva. Vode se precizni podaci o tome koja građa
se snima, koliko je snimljeno itd. Snimanje arhivske građe je skupa i pipava stvar.
Često se snima građa koja je oštećena, te pre toga treba uraditi konzervaciju,
ispravljanje zgužvanih listova, a sve to zahteva posebne tehničke pripreme. Zato se
snima samo oštećena građa i izuzetno vredna građa.
Zbirka snimljene građe ima svoju knjigu (koja se još zove list ili naslov) sa
sledećim podacima:
1. naziv arhiva – Arhiv Srbije
2. naziv fonda – Ministarstvo prosvete
3. naziv organizacione jedinice – Univerzitet u Beogradu
4. broj fascikle ili kutije
5. broj mikrofilma
Podaci će biti zapisani ovako: AS, Mpr, U, 42, I-2
V. zbirka zvučnih (tonskih zapisa) – Ova zbirka se pravi od nosača zvuka. Obično
se sređuje prema vrsti nosača, koji mogu biti: gramofonske ploče, magnetofonske trake,
audio trake (kasete), cd... Sve to zajedno čini jednu zbirku. U knjizi prijema moraju da
stoje posebni podaci, a to su:
1. datum i mesto snimanja
2. vrsta dokumenta
3. autor
4. sadržaj
5. trajanje reprodukcije – vremensko trajanje
6. brzina reprodukcije
7. način preuzimanja građe – da li je poklonjena, preuzeta ili nastala u arhivu
Zvučni zapisi ponekad mogu biti deo nekog fonda. Tada se zapisi prenose u ovu
zbirku, a u fondu ostaje uputni listić o tome.
27
Kao naučno-informativno sredstvo izrađuje se analitički inventar u kome stoje svi
prethodni podaci, a dodaje se još podatak o tome da li je snimak original ili kopija i to se
beleži pre načina preuzimanja građe.
VI. zbirka filmskih zapisa – tu spadaju dve vrste zapisa: film i televizijski snimci.
28
poseduje taj arhiv. Ta građa se po osobinama i vrsti ne može svrstati u neki fond. Često
su to pisma bez početka i kraja i to na klasičnom materijalu – papiru.
Ova građa se teško sređuje. Treba je grupisati ako je to moguće. Grupisanje se
vrši prema temu ili po ličnosti, a ako postoji datum vrši se i grupisanje po hronologiji.
Za variu se radi analitički inventar. Svaka zbirka varia je otvorena zbirka i u nju
uvek može da dođe novi dokument. Zbirke se uvek otvorene, za razliku od fondova koji
se zatvaraju kada se ugasi institucija ili kada umre tvorac fonda. Zbirka je uvek jedna
jedina i može da sadrži mnogo dokumenata. Ponekad se može dogoditi da se izvadi
dokument i stavi se u fond, ako se sazna odakle je i gde pripada.
29
Informativna sredstva u arhivima
30
4. informativna sredstva evidencije o korišćenj arhivske građe – Ovi podaci se
prikupljaju u čitaonici. Kada korisnik prvi put u jednoj godini uđe u arhiv,
mora da popuni karton sa sledećim podacima:
podaci o korisniku – ime, prezime, zanimanje, adresa
podaci o temi istraživanja – to najčešće popunjuju istraživači
podaci o korišćenim fondovima i zbirkama
datum korišćenja građe
5. informativna sredstva evidencije o tehničkoj zaštiti građe – Građa se iz
fonda može jedino vaditi kada se daje na korišćenje i na lećenje. Ova
informativna sredstva su o stanju arhivske građe, tj. o reviziji. Drugo su
evidencije o građi koja je na lečenju, restauriranju. Sadrži sledeće podatke:
• naziv fonda iz koga je uzeta građa na lečenje
• brojevi inventarnih jedinica
• signatura dokumenata
• vrsta oštećenja – bolestan ili oštećen
• vrste lečenja
31
Opšta informativna sredstva - nastavak
Upis u opšti inventar se vrši po redosledu prijema arhivske građe. Redosled prijema
se utvrđuje na osnovu knjige prijema. Opšti inventar daje najopštije podatke za sve
fondove i zbirke.
Opšti inventar ima 4 globalna dela:
a) opšti podaci o fondu ili zbirci – Ovi podaci su uglavnom već sadržani u knjizi
prijema, a to su podaci: kome građa pripada, ko je tvorac, raspon godina...
b) podaci o građi u fondu ili zbirci – To su osnovni podaci:
- datum prijema
- naziv (promene naziva)
- raspon godina fonda
- nazivi organizacionih jedinica i raspon godina
- inventarni broj
Obim građe: broj fascikli i kutija; metraža.
c) podaci o stanju građe u fondu ili zbirci – Ovi podaci se stalno dopunjavaju.
d) beleška o fondu ili zbirci – Stavlja se beleška da li su fond ili zbirka popunjavani,
da li postoji neka praznina, da li postoji snimljena građa, kako je građa dospela u
arhiv.
3. dosije fonda ili zbirke – Izrađuje se zajedno sa opštim inventarom. Mora da sadrži
sledeće delove:
- naziv fonda/zbirke
- inventarski broj
- zapisnik o prijemu građe u arhiv
- preliminarna istorijska beleška o fondu
- izveštaji o sređivanju građe pre dolaska u arhiv
- izveštaji o izlučivanju građe
- podaci o kompletiranju građe
- podaci o obradi građe
32
- autor dokumenta
- broj strana dokumenta
- jezik dokumenta
- materijal ili podloga dokumenta
- kratak sadržaj – 1-2 rečenice
33
Naučnoinformativna sredstva – nastavak
-Sumarni inventar-
To je osnovno naučnoinformativno sredstvo koje se izrađuje posle sređivanja fonda
i trebalo bi da ga ima svaki arhiv. Njegov zadatak je da informiše korisnika o sadržaju
građe. Predmet obrade sumarnog inventara je ceo fond ili zbirka. Osnovna jedinica opisa
je inventarska jedinica (a to je fascikla, kutija, knjiga).
Prilikom izrade sumarnog inventara mora se poštovati princip provenijenicije.
Inventarske jedinice se obrađuju onim redosledom kojim su sređene i ništa se ne sme
preskakati. Brojevi inventarskih jedinica idu u kontinuitetu bez obzira kojoj
organizacionoj jedinici pripadaju.
Nije propisano kolika treba da bude veličina opisa, već to zavisi od količine,
sadržaja i starosti građe. Zakonom je propisano da sumarni katalog izrađuje samo jedan
čovek, osim u slučaju duže bolesti ili smrti. Time se poštuje princip jednoobraznosti.
Jedan čovek može da obrađuje više fondova.
1
Pošto je u Arhivu Jugoslavije građa podeljena na tri dela, a fondovi Kraljevine Jugoslavije su jedan od
njih, ovo se uzima kao podnaslov.
34
- istorijat tvorca fonda – to je bibliografija institucije
- beleška o hijerarhijskoj organizaciji fonda – obično se sastavlja u
obliku grafikona
- beleška o unutrašnjoj strukturi fonda – treba da prikaže međusobnu
zavisnost organizacionih jedinica
4. inventarski opis – To je najvažniji deo i sastoji se iz sledećih delova:
- redni broj iz naslovne strane
- naziv tvorca fonda i naziv organizacione jedinice
- raspon godina građe u fondu
- „naziv“ svake inventarske jedinice – npr. broj 78 je fascikla, broj 95
je kutija...
- ukupan broj dokumenata i ukupan broj listova (punih, praznih i
čistih) u svakoj inventarskoj jedinici
- sumarni sadržaj građe – Ovaj sadržaj ne sme da bude prepričavanje,
već opis sadržaja. Npr. ako se radi o nekom pismu, treba napisati
samo: pismo sadrži: -privatne stvari, - o knjizi... Ovaj sadržaj treba
da bude precizan i pregledan i treba da ukaže na najvažnije činjenice
u dokumentu. Sadržaj se daje na maternjem jeziku arhivu, bez obzira
kojim je jezikom pisan dokument.
- Primedbe – Tu će se pisati da li je dokument oštećen i da li je
pronađen i naknadno ubačen neki novi dokument.
5. indeksi – U principu se izrađuju tri indeksa:
a) imenski indeks – Može da bude dvostruki: opšti indeks (u njega
se upisuju sva imena u toj inventarskoj jedinici) i specijalizovan
indeks (u njega se upusuju samo određena imena). Može još da
bude i uži (sa samo godinom rođenja i smrti) i razvijeni (sa
kratkom biografskim opisom). Lice se u indeksi opisuje onako
kako se javlja u tekstu dokumenta.
b) geografski indeks – Izrađuje se ako ima više pomenutih
geografskih mesta. Geografski indeks zavisi od fonda i može da
se vodi abecedno ili po teritorijalnoj osnovi.
c) predmetni indeks – Uopšteno, to je indeks pojmova ili događaja,
a u arhivima se predmetni indeks izrađuje prema događajima.
35
Naučnoinformativna sredstva – nastavak
- Analitički inventar -
Analitički inventar se ne izrađuje za cele fondove i zbirke, već samo za izuzetno
značajne i radi se tek nakon završenog sumarnog inventara. Dok je kod sumarnog
inventara osnovna jedinica opisa fond ili zbirka, kod analitičkog je to predmet.
Redosled obrade prati redosled predmeta. Ako se radi o više predmeta u jednom
fondu, mora se pratiti redosled predmeta.
Sadržaj je mnogo detaljniji i mora da bude precizan i objektivan. Vrsta dokumenta
se mora jasno naznačiti, npr. da li je pismo, da li je službeno, prijateljsko itd. To se u
sumarnom inventaru ne radi.
Analitički inventar se danas obično izrađuje i vidu knjige (u zavisnosti od toga za
koliko predmeta se radi, izrađuje se jedna ili više knjiga). Analitički inventar ukazuje na
strukturu određenog predmeta. Važno je da iz njega može da se vidi struktura tog
predmeta za koji se izrađuje.
Struktura analitičkog inventara prati strukturu sumarnog inventara, pa će tako i kod
analitičkog postojati naslovna strana a na njoj još dodatno naziv predmeta.
- Regest -
Izrađuje se samo za posebno važna dokumenta. Osnovna jedinica opisa sadržaja je
dokument. Npr. u fondu dvora Kraljevine Jugoslavije postoji dokument o proglašenju
ujedinjenja Kraljevine SHS, taj dokument ćemo opisati regestom.
Regest je prvo naučnoinformativno sredstvo u istoriji i potiče još iz srednjeg veka.
Regest se u 19. veku sve više prilagođavao potrebama nauke, i sve ređe i ređe su
izrađivani samo za posebno važna dokumenta sa naučnog stanovišta. Od 1958. godine
američke države ne izrađuju regest za nova dokumenta.
Kod nas postoji zakon koji kaže da se regest izrađuje za sva dokumenta do 1804.
godine (do I srpskog ustanka). Posle toga vremena, regest se izrađuje samo za posebno
važna dokumenta.
Reč regenere znači ukratko ponoviti. Regest zapravo ponavlja sadržaj i regest se
sastoji od 6 delova.
1. signatura jednog dokumenta – time se utvrđuje tačno mesto dokumenta u
fondu
2. datum i mesto nastanka dokumenta – godina, mesec, dan, mesto (1878,
mart, 23, Beograd). Ako na dokumentu stoji zapisan datum, onda ga pišemo
unutar (), a ako smo ga doznali iz nekog drugog izvora, onda pišemo [].
3. ime i prezime autora dokumenta, tj. adresanta (pošiljaoca) i adresata
(primaoca), npr. Ivo Andrić Milošu Crnjanskom. Uz ime se ispisuju i titule
ako stoje u dokumentu.
4. sadržaj dokumenta – to je glavni deo regesta. On treba da bude kratak, ali ne
mora uvek da bude, zavisi od toga koji dokument je u pitanju.
5. anotacija (beleška) – to je veoma važan deo. Tu se objašnjava i dopunjava,
npr. objasniti kako se do dokumenta došlo, da li je original ili kopija, itd.
6. spoljna obeležja dokumenta – predstavlja se značajan i/ili stari dokument i
zato je ovo bitan deo u kome se daju 4 podataka:
36
- vrsta dokumenta – da li je povelja, ukaz, pismo, ugovor, tužba
- oblik dokumenta – da li je original, kopija, koncept, prepis
- materijal ili podloga dokumenta – da li je hartija, mikrofilm
- broj listova i format dokumenta – pun, prazan, čist list i format koji
se uvek beleži u centimetrima
Arhivisti su često pod pritiskom da rade regest. Prilikom izrade regesta mora se biti
kranje restriktivan. Regesti se sve više manje i manje rade. Uz regest kao dokument mora
da se prepiše ceo sumarni inventar, Za ceo taj predmet se mora napraviti i analitički
inventar, ako radimo regest za jedan predmet.
- Katalog –
Najznačajnije sredstvo koje se mora uraditi pored sumarnog inventara je katalog, i
to je pored sumarnog inventara osnovno naučnoinformativno sredstvo. Naziv potiče iz
grčke reči katalogos, što znači popis, spisak. Ako istraživač dođe u arhiv, najčešće će
prvo potražiti katalog, jer on daje podatke o tome šta ima od građe i podatke o samom
dokumentu.
Predmet obrade kataloga je predmet ili dokument. Prilikom izrade kataloga ne
poštuje se princip provenijencije. Katalog se radi ako postoji regest, tj. katalog se izrađuje
na osnovu regesta.
Da bi se izradio katalog, postoje neki principi koji se moraju poštovati. Katalog
treba da bude sistematičan – nikad se ne pravi jedan katalog, već više vrsta. Katalog se
radi naporedo sa sumarnim inventarom.
Katalog se mora sintetizovati, jer se ne poštuje princip provenijencije, pa se na neki
način mora srediti. Od načina grupisanja podataka, postoje sledeći:
a. logički katalozi – u njima se podaci mogu inventarisati po temama, po
delatnostima... U okviru toga se uglavnom prave po hronološkom redu.
b. formalni katalozi – podaci se grupišu azbučno ili abecedno, pa onda prema
imenima, geografskim odrednicama, itd.
37
3. predmetno-tematski katalog – tu je uvek rubrika delatnost. Npr. ako je
rubrika informacione nauke, podrubrika može da bude: arhivistika, teme:
prijem građe, obrada građe, itd. Vrlo se retko izrađuje ova vrsta kataloga.
4. hronološki katalog – podaci su u njemu grupisani po godinama i datumima.
Radi se samo ako u dokumentima postoje čvrste veze između ljudi i
događaja u dokumentima.
Katalozi se prave u vidu kataloških listića ili u vidu knjiga. Moraju da pruže 5
vrsta podataka.
38
Katalog – nastavak
Izrada kataloga je važna za korisnike zato što ne poštuje princip provenijencije (npr.
izrađuju se katalozi za neku ličnost ili za neki događaj). Izrada kataloga je težak posao jer
treba sistematizovati sve podatke. Arhivista prvo mora da prođe kroz fonodve i da
sistematizuje podakte.
Bilo koji katalog da se izrađuje, obavezno je 5 vrsta podataka u njemu:
1. klasifikacioni podaci – Kataloge pravimo za dokument ili predmet, ali
moramo znati kojem predmetu taj dokument pripada. Tu se upisuju sledeći
podaci:
- rubrika i podrubrika – npr. industrija:elektronska industrija
- vreme, tj. godina dokumenta –1976
- mesto – Niš
2. informativni podaci – označavaju mesto dokumenta u fondu. Oni informišu
o dokumentu, ko su adresanti i adresati, šta osnovno sadrži taj dokument, To
su sledeći podaci:
- oznaka dokumenta, tj. kom fondu pripada – npr . EIN 2
- vrsta dokumenta – godišnji izveštaj
- materijal dokumenta – papir
- adresant (autor dokumenta) – računovodstvo
- adresat (kome je dokument upućen) - kolegijum
- sažet prikaz sadržaja – prihodi i rashodi
- bibliografski podaci – uglavnom se piše za pisma
3. upitni podaci – označavaju kako pronaći dokument ili predmet, oni lociraju
dokument ili predmet u fondu ili taj fond u arhivu. To su sledeći podaci:
- naziv arhiva – Istorijski arhiv Niš - IAN
- naziv fonda – EIN
- naziv organizacione jedinice – 9
- signatura – IAN 9,1976/IV/28
4. spoljni podaci:
- prezime i ime arhiviste koji je izradio katalog
- datum kada je sastavljen katalog
5. kontrolni podaci – koriste se posle revizije dokumenta
2
Elektronska industrija Niš
39
Izrada naučnoinformativnih sredstava
Ovi principi podrazumevaju pravo bilo kog istraživača, pojedinca, ustanove, itd. da
koristi arhivsku građu bez bilo kakvih ograničenja osim propisanih zakonom, a to su:
- kada je dokument zaštićen zakonom kao dokument od državnog interesa
- ako tvorac građe naloži drugačije, npr. kod ličnog fonda
Građa se može koristiti u više svrha, u osnovne i naučne svrhe, kulturne, obrazovne,
operativne svrhe, umetničke svrhe, itd.
40
Korišćenje arhivske građe
Među glavnim uslugama koje arhiv nudi nalazi se korišćenje arhivske građe,
najviše u naučne svrhe. Arhviska građa predstavlja primaran istorijski izvor, pa se može
koristiti za istoriju školstva, književnosti, kulture... Arhivi su nacionalne institucije i zato
si značajni za proučvanje nacionalne istorije, a istorijski arhivi značajnji su za
proučavanje lokalne istorije.
Sa druge strane, radi naučnog korišćenja građe važno je imati naučnoinformativna
sredstva i publikovati ih. Ako bi se ona publikovala, istraživač bi znao šta je to što postoji
u arhivu i kako je arhivistički obrađeno.
Arhivi su značajni i sa aspekta arhivistike kao nauke, važna je međusobna
koordinacija arhiva, organizovanje kongresa arhiva, itd. Arhivska građa koristi se i za
kulturne potrebe, jer je ona svedočanstvo o kulturnoj istoriji; bez arhivske građe ne bi bila
napisana neka književna dela. Arhivi omogućavaju i popularizaciju kulture, jer oni mogu
da izdaju određene publikcaije, koje će imati popularan karakter.
Izložbe se najčešće organizuju u prostorijama arhiva. Tematske izložbe se prave od
građe koju poseduje arhiv. Izložbe su vid popularizacije arhiva u malim sredinama, a one
mogu da bude obogaćena isečcima i snimcima iz štampe. Izložbe su u suštini tematske i
dokumentarne, a mogu da budu i interdisciplinarne, a najčešće su privremene u
arhivu.Priprema izložbe ide kao i u svakom muzeju, prave se katalozi sa reprodukcijama
najvažnijih dokumenata.
Arhivi neizostavno pomažu pri izradi turističkih vodiča. Arhiv je dućan da stavi na
raspolaganje građu onome ko izrađuje turistički vodič, a na korišćenje daje geografske
karte, stare fotografije, i druga potrebna dokumenta.
Arhivska građa koristi se i za nastavne potrebe, najčešće za nastavu istorije, radi se i
izrada istorijskih čitanki (hrestomatija – izbor originalnih dokumenata npr. iz I svetskog
rata). Arhiv ima ulogu i u učestvovanju u školskim programima, emisijama, koje se rade
na osnovu arhivske građe.
Arhiv je važan i za operativne potrebe. Ne može se znati kada će neki dokument biti
potreban. Arhivskom građom se služe državni i sudski organi. Koriste se da bi se videla
organizaciona struktura neke firme, omogućavaju uvid u zemljišne knjige, itd. Za
operatvine potrebe u arhiv dolaze i pojedinci, najviše u istorijske lokalne arhive.
Operativno korišćenje dokumenata nije dozvoljeno za ona dokumenta koja se smatraju
državnom ili službenom tajnom.
Strani državljani mogu takođe da koriste arhvie. Srbija ima potpisan sporazum o
bilateralnoj saradnji sa mnogim državama. Strani državljanin mora da dobije odobrenje
naležnog organa (Skupštine Srbije) da bi koristio arhivsku građu. Naučnici-stranci
moraju da dokažu da su naučnici i da pokažu koja ih tema interesuje, i ne moraju da traže
odobrenje od nadležnog organa.
Da bi se koristila arhivska gađa, arhiv mora da poseduje još dve službe: arhivsku
čitaonicu i arhivsku biblioteku. Arhivska čitaonica je posebno mesto gde se isključivo
može koristiti arhivska građ, nigde više. Ona mora da bude posebno opremljena, da ima
priručna sredstva (enciklopedije, leksikone, rečnike, priručnike, bibliografije, atlase) i
naučnoinformativna sredstva (sumarni inventar). U svakoj arhivskoj čitaonici postoje
upitnici, koji se popunjavaju kada korisnik dođe u arhiv prvi put u jednoj godini. Taj
upitnik je statističkog tipa (podaci: broj lične karte, matični broj, broj telefona, tema
41
kojom se bavi, koji fond je korišćen). Gleda se koji arhivi su najposećeniji, koji fondovi
se najčešće koriste. Kada se popuni upitnik, korisnik naručuje dokument koji želi. U
evidenciju se unosi i zanimanje korisnika, da li je stranac, kojom temom se bavi.
Arhivska biblioteka spada u specijalizovane biblioteke i ima fond prilagođen
delatnosti arhiva. Spada u naučne biblioteke, ima veliku zbirku periodike, ostvaruje
međubibliotečku pozajmicu. Ima 5 vrsta publikacija koje se nalaze u arhivskoj biblioteci:
1. arhivistička literatura – njome se služe sami arhivisti, ali i korisnici. To su
vodiči kroz arhiv, inventari, itd.
2. literatura iz pomoćnih istorijskih nauka
3. naučna literatura – arhivi imaju građu iz kulurne istorije, književne istorije,
itd. Takva literatura se nabavlja namenski prateći strukturu fondova i zbirki.
4. publikacije opšteg značaja – to su rečnici koji se nabavljaju prema jeziku
dokumenata koje arhiv poseduje
5. stručna bibliotečka literatura – to su bibliografije
Arhivska biblioteka ima i knjige koje nisu planski sakupljane, koje stoje u odeljku
neplanski sakupljenih knjiga i koje se obično izdvajaju iz nekih fondova. Dug je proces
otpisa tih knjiga, a arhivske biblitoteke ih uglavnom poklanjaju narodnim bibliotekama.
Kada stignu lični fondovi, porodica često želi da se sve čuva na jednom mesto. Arhiv ne
može da utiče na strukturu poklona i zaveštanosti, ali ima zakonsko pravo da zadrži samo
dokumenta koja su važna.
Arhiv građu nabavlja kupovinom i međuarhivskom pozajmicom.
42
Publikovanje arhivske građe
Publikovanje informativnih sredstava
43
Inventari se štampaju za posebne fondove i zbirke.
Koje god informativno sredstvo da se štampa, ono mora da zadovolji određene
uslove:
1. podaci moraju da budu tačni
2. podaci moraju da budu potpuni
3. opis mora da odražava sadržaj fonda i dokumenata, podaci se svuda moraju
navoditi istim redom
trebalo bi da imaju priloge, npr. fotografije najvažnijih dokumenata iz fonda
44
Publikovanje samih dokumenata
45
2. jednotomni zbornici – Ne uzimaju ceo fond, već imaju uži oblik
istraživanja. Koncentrišu se na određeni deo fonda, određenu temu (npr. o
Beogradu iz 18, 19. i 20. veka, za svaki vek po jedna knjiga). Miroslav
Pantić napravio je zbornik o dubrovačkim Jevrejima u 18. veku. Jednotomni
zbornici mogu da sadrže određenu vrstu dokumenata (npr. zapisnici sa
sednica). U Evropi se štampaju tzv. kumulativna dokumenta, odnosno svi
završni godišnji izveštaji svih državnih i privatnih preduzeća. Takođe,
jednotomni zbornici se štampaju iz dokumenata iz važnih državnih
institucija, npr. štampana je sva građa koja u Arhivu Srbije postoji o
Narodnoj biblioteci Srbije do 1945 godine. Zbornici se tretiraju kao naučni
rad.
Svaki višetomni ili jednotomni zbornik ima svoju strukturu. Naučni aparat može
biti uži ili širi. U širi naučni aparat spadaju hronološki popis dokumenta, rečnik manje
poznatih reči, itd.
Osnovna struktura zbornika dokumenata:
I. uvod ili predgovor – u njemu postoje tri dela:
1) istorijski deo – To je naučni deo i obično ga piše istoričar. To je
istorijski prikaz perioda iz kog su dokumenta, a potom se piše istorijat
tvorca građe. Na kraju se ukazuje značaj tih dokumenata, da li su sva
dokumenta ista, itd.
2) arheografski deo – Govori se o samoj građi, kakva je struktura fonda,
koliki je obim, granične godine građe koju smo uzeli u razmatranje, kako je
i kada građa dospela u arhiv, u kojoj je meri očuvana. Mora se dati što
celovitija slika fonda, bez obzira na to šta smo iz njega uzeli. Ovde spada i
paleografski opis.
3) skraćenice – Ovde se pišu skraćenice koje su najviše upotrebljavane u
dokumentu. Za svaki dokument se moraju razrešiti skraćenice pre
štampanja. U skraćenice se ubrajaju i tzv. nepotpune reči. Sve se to radi u
cilju utvrđivanja kompletnog teksta.
46
Publikovanje samih dokumenata – nastavak
47
Književna redakcija teksta se takođe ne sme vršiti. Tekst se ne sme
proizvoljno skraćivati, već se mogu skratiti samo određene formule
koje onda treba definisati u prvom dokumentu. Svako skraćivanje se
mora obrazložiti u napomeni. Sve se ovo radi zbog reprodukovanja
dokumenta i naučne proverljivosti.
2. uočavanje grešaka – Greške su najčešće pravopisne i gramatičke.
Neke greške se ne ispravljaju već se na njih ukazuje u napomeni.
Druge greške se ne ispravljaju u samom tekstu dokumenta. Sve što je
sam autor posebno obeležio ostaje u tekstu (npr. ako je nešto
podvukao ili stavio pod navodnike).
U tekstu se ispravljaju gramatičke greške, npr. veliko slovo.
To se prekuca ispravno u tekstu. Ispravlja se takođe sastavljeno i
rastavljeno pisanje reči, ako se vidi da je slučajno pogrešno
napisano.Interpunkciju treba ispraviti prema sadašnjim pravopisnim
pravilima. Ispuštena slova se uvek ubacuj uunutar []. Gramatičke
greške u rodu, broju i padežu ispravljaju se u zvaničnim
dokumentima. Fonetska transkripcija ispravlja se u skladu sa
tadašnjim pravopisom. Zatim se radi redakcija teksta.
48
Publikovanje samih dokumenata – nastavak
49
Arhivsko zakonodavstvo
Godine 1891. počelo se raditi na donošenju zakona o državnoj arhivi, taj predlog su
izneli SANU i Stojan Novaković. Vladan Đorđević je 1898. godine izdejstvovao da se
izdvoji novac za Zakon o državnoj arhivi, koji je donet u decembru 1898. godine, a stupio
na snagu 1900. godine. Ovim zakonom regulisanja su neka pitanja i problemi, kao što su:
objavljivanje dokumenata, za koje upravnik daje dozvolu. ZAtim, formiran je Odbor
državne arhive, koji su činili 1 akademik, 1 profesor Velike škole, 8 činovnika iz svih 8
ministarstava. Odbor je odlučivao o kupovini i preuzimanju ličnih i porodičnih fondova.
Odmah je počelo da važi pravo preče kupovine. Upravnika Državnog arhiva je postavljao
kralj, a njegova plata je bila kao plata redovnog prfesora u Velikoj školi. Prvi upravnik
arhiva bio je Mihailo Gavrilović. Sekretar arhiva je imao rang i platu kao prefesor
gimnazije 7. kategorije. Pisari u arhivu iali su kategoriju pisara 1. klase i rang i platu
pisara Vlade. Prvi pisar aarhiva od 1900. godine bio je Radoje Domanović. Ovim
zakonom odmah je regulisana zaštita građe i propisane su kazne za oštećenja i
falsifikovanje.
Ovaj zakon iz 1900. godine bio je zakon o Državnoj arhivi, tj. o Arhivu Srbije. To
nije bio zakon o arhivskoj građi, i nije regulisao pitanje zaštite građe pre dolaska u arhiv.
To je regulisano tek zakonom iz 1951. godine.
Zakon iz 1900. godine važio je sve do 1951. godine, kada je donet novi Zakon o
državnim arhivama. Ovaj zakon je stvorio osnovu za stvaranje mreže arhiva. Nadležnost
nad arhivima od tada ima Ministarstvo za nauku i kulturu, a nadležnost nad pokrajinskim
arhivima ima pokrajinski sekretarijat.
Godine 1967. donet je Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj službi. Tada si dati
rokovi predaje gađe. To je poslednji zakon o arhivskoj građi. Ostalo je regulisano
Zakonom o kulturnim dobrima.
Godine 1990. donet je Zakon o kulturnim dobrima.
Godine 1994. donet je novi Zakon o kulturnim dobrima koji je i danas na snazi.
KRAJ
50