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AIDE-MÉMOIRE

La centrale de préparation des ordonnances

Table des matières

1. La Centrale et le système de préparation

2. La création de foyers

3. Les dossiers-patients

4. Le transfert des fichiers à la Centrale

5. La réception des piluliers

6. Les cartables de préparation des piluliers

Brunet – Capsule CPO (Centrale de préparation des ordonnances)


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Chapitre 1 :
la Centrale et le système de préparation

SynMed est un système automatisé de préparation de piluliers utilisant les artes alvéolées Dispill.
La sécurité est au cœur de tout service de piluliers, et SynMed est vraiment conçu pour répondre à cet
enjeu.

L’appareil qui produit les piluliers répond aux plus récents


développements technologiques en matière de robotisation,
de façon à procurer une sécurité à toute épreuve.

Les Dispills qui sortent de la Centrale


de préparation des ordonnances sont
dotées d’étiquettes qui fournissent toute
l’information nécessaire pour assurer
un contrôle rigoureux et simplifié des
médicaments.

Le verso de l’étiquette est imprimé


en couleur, avec la photo du patient
ainsi que les photos des pilules, ce
qui facilite la vérification. Notez
que cette présentation d’un pilulier
est très appréciée par les patients et
les fournisseurs de service dans les
résidences de personnes âgées. C’est
un outil marketing à ne pas négliger
pour la rétention ou le recrutement de
nouveaux patients. 2

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Vous allez manier deux outils pour utiliser la Centrale de préparation des ordonnances :

Le 1er outil, c’est le logiciel Assyst Rx que vous connaissez


bien : il servira à envoyer vos fichiers de préparation des
piluliers à la Centrale.

Le deuxième outil est aussi quelque chose que vous


connaissez bien : c’est le ou les cartables de préparation
des piluliers que vous utilisez déjà en pharmacie.

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Chapitre 2 :
La création de foyers

C’est par le logiciel Assyst Rx que vous pouvez créer des fichiers de préparation de piluliers, pour
ensuite les transmettre à la Centrale.

Au cours du présent chapitre, nous allons apprendre à créer des foyers. C’est peut-être une nouvelle
notion pour vous, et c’est important de bien la saisir.

Un foyer, c’est un regroupement de patients qui utilisent un pilulier débutant le même jour de la
semaine. Il peut évidemment y avoir un ou plusieurs foyers pour une même journée.

Il peut s’agir de patients individuels que vous allez regrouper dans un foyer, ou d’un groupe de patients
d’une résidence pour personnes âgées, ou encore, d’un groupe de patients d’un étage précis d’une
résidence. Peu importe d’où ils viennent, le foyer est un regroupement de patients que vous faites pour
des raisons méthodologiques.

Un foyer devrait contenir au moins 8 patients, et au plus 32 patients. Si vous avez plus de 32 patients,
vous devrez créer un autre foyer.

Dernière caractéristique : le foyer est toujours associé à un jour de la semaine, le lundi, par exemple,
et c’est le jour du début du pilulier pour le patient.

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En ouvrant le logiciel Assyst Rx, tapez


d’abord l’inscription FOY au bas de
l’écran.

Pourquoi FOY? Parce que ce sont les 3


premières lettres du mot FOYER.

Ensuite, appuyez deux fois sur la touche


Entrée de votre clavier : vous allez ainsi
ouvrir la Liste des foyers.

FOY

Appuyez sur Créer pour ouvrir l’Éditeur


de Foyers.

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En haut, à gauche, dans la fenêtre 2
Numéro, entrez 5 caractères débutant
par les 3 premières lettres de la journée
de la semaine. Par exemple, LUN01.

Dans cet exemple, si vous aviez un


second foyer commençant par le lundi,
vous inscririez LUN02, et ainsi de suite.

À la fenêtre Nom, entrez le nom du


foyer.

Vous choisissez le nom que vous


voulez, mais nous vous conseillons de
débuter par les trois premières lettres de
la journée. Par exemple, vous pourriez
nommer le foyer LUN-Marie ou
LUN-Joseph ou tout autre nom que vous Exemples de noms de foyers :
choisirez.
LUN-Marie
LUN-Joseph
LUN-XXX…

1 2
À la fenêtre Mode de distribution,
choisissez Compte-pilules.

À la fenêtre Format, choisissez SynMed.

Quand vous avez terminé ces réglages,


appuyez sur Appliquer, puis sur l’onglet
Enregistrer et Quitter.

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Chapitre 3 :
Les dossiers-patients

Nous avons appris, au chapitre précédent, à créer des fichiers de préparation des piluliers, pour
éventuellement les transmettre à la Centrale. Mais le travail n’est pas terminé. Nous devons maintenant
apprendre à configurer les dossiers-patients, à choisir les médicaments et à en préciser la posologie.
C’est l’objet du présent chapitre.

Dans le logiciel Assyst Rx, ouvrez le dossier-patient. À l’onglet Foyer/Compte du dossier-patient, cliquez
sur le bouton orné de trois points d’extension qui se trouve à droite de la fenêtre NUméro.

Sélectionnez alors le bon foyer : c’est le jour de début du pilulier. Par exemple, LUN01 pour lundi.

Dans l’onglet Impression, sélectionnez


le mode Compte-pilules.

Pour le format, sélectionnez SynMed. 1

2 SynMed

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Patient hospitalisé ou absent


Comme vous le savez, certains patients
peuvent changer de statut.

Par exemple, lorsque vous apprenez


qu’un patient est hospitalisé ou absent
pour une certaine période, vous
devrez cocher la case Désactiver
temporairement et mettre une note
dans votre cartable de préparation des
piluliers.

Patient qui ne requiert plus le service du pilulier


Dans le cas d’un patient qui ne requiert
plus le service du pilulier suite à un
décès, un déménagement ou pour
toute autre raison, vous allez mettre
en surbrillance le numéro de foyer
et appuyer sur la touche Supprimer/
Delete de votre clavier pour effacer
l’information du système.

Enlevez alors le dossier-patient du


cartable de préparation des piluliers
et mettez-le dans un cartable distinct
sous la rubrique « Dossiers-patients en
piluliers - Obsolètes ».

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Le choix des médicaments - Étape 1


Parlons maintenant du choix des
médicaments et leur préparation.

Comme première opération, vous allez


devoir prioriser les médicaments qui
sont dans le système. Ils sont identifiés
par la lettre D.

Voici les 4 étapes pour choisir


le générique qui se trouve dans
l’inventaire du système.

1ère étape, dans la fenêtre Choix,


au bas de l’écran, tapez MO, puis
appuyez sur la touche Entrée de MO
votre clavier.

Le choix des médicaments - Étape 2


2 étape : toujours au bas de l’écran,
e

dans la fenêtre On continue?, tapez O


pour oui, puis appuyez sur la touche
Entrée de votre clavier.

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Le choix des médicaments - Étape 3


3e étape : encore au bas de l’écran,
dans la fenêtre Quelle modification?,
tapez QTE – c’est l’abréviation de
« quantité » - puis appuyez sur la
touche Entrée de votre clavier.

QTE

Le choix des médicaments - Étape 4


Enfin, 4 étape, dans la fenêtre
e

Quantité Émise, toujours au bas de


l’écran, appuyez sur la touche Fin/End
de votre clavier.

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À l’aide de votre souris ou des touches


de déplacement de votre clavier,
sélectionnez le médicament en le
mettant en surbrillance. Il s’agit du
médicament inscrit sur la ligne de la
lettre D, dans la colonne CP.

La lettre D représente l’inventaire du


système.

Les lettres CP sont les deux premières


lettres de « compte-pilules ».

Voici d’autres détails importants concernant le choix des médicaments pour le système.

• Vous devrez éviter les ½ et les ¼ de comprimés.


• Dans le cas de patients qui prennent plus de 16 médicaments par jour, vous recevrez un deuxième
pilulier.
• Notez aussi qu’il n’est pas possible de séparer la médication pour un même patient en 2 piluliers
selon les heures de prise. Par exemple, le système ne peut pas produire un pilulier pour une
prise de médicaments à jeun, et un second pilulier pour les médicaments qui doivent être pris
en mangeant. Si vous rencontrez des cas semblables, vous devrez préparer ces médicaments
en utilisant la fonction « Usage personnel » de votre propre système. Le système de la Centrale
ne détecte pas la fonction « Usage personnel ». C’est donc un dispill qui devra être préparé en
pharmacie.

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Voici encore d’autres informations sur les médicaments.

• Certains médicaments nécessitent des mesures spéciales avec la Centrale. C’est le cas des
médicaments réfrigérés, des narcotiques et des médicaments contrôlés.
• Les médicaments réfrigérés ne peuvent pas transiter par la Centrale. Dans les cas de patients
qui prennent des médicaments réfrigérés, vous pourrez quand même envoyer leur dossier à la
Centrale, mais sans cocher le produit réfrigéré lors de la sélection des médicaments. Vous devrez
évidemment compléter le dispill à sa réception en y ajoutant le médicament réfrigéré.
• Les narcotiques et les médicaments contrôlés font également l’objet de mesures spéciales, à cause
de contraintes réglementaires de Santé Canada chargée d’appliquer la Loi réglementant certaines
drogues et autres substances. Votre première option consiste tout simplement à ne pas envoyer
ces dossiers-patients à la Centrale. Dans la deuxième option, vous enverrez le dossier-patient à
la Centrale, et le personnel de la Centrale produira une feuille dispill distincte. Cette feuille sera
brochée au pilulier du patient. C’est dire qu’à la réception, vous devrez incorporer manuellement
les médicaments dans le pilulier, ou préparer un pilulier à part uniquement pour ces médicaments,
et faire vérifier le tout par un pharmacien.

D’autres médicaments font l’objet d’un traitement particulier : c’est le cas de l’Actonel et du Fosamax.

Ces médicaments seront déposés par le


personnel de la Centrale dans la case
du matin et ils seront emballés. Si vous
ne voulez pas que ces médicaments
soient emballés, vous devez inscrire «
Déballé » dans le champ Indications, au Déballé
centre de votre écran.

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Dans le cadre d’un horaire de prise


cyclique, sous la fenêtre Posologie,
vous devrez choisir l’onglet Outils, puis
sélectionner l’item « Calendrier des
heures de prise avancé »

Créer un calendrier
• heures de prises cycliques sur
7 jours
• le mettre le matin 1 jour sur 7

Cochez en haut à droite « Date début


du cycle » et entrez la date en débutant
par les 4 chiffres de l’année, les 2
chiffres du mois et les 2 chiffres du jour.
2
Cliquer sur le bouton Ajouter qui se
trouve en dessous du mot Jours : vous
3
allez ainsi créer un cycle de plusieurs
jours. Vous devez cliquer sur le bouton
Ajouter autant de fois que vous désirez
de jours.

Entrez enfin le nombre de comprimés.

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Cliquez maintenant sur Liste Détaillée


pour voir le calendrier.

Pour un meilleur suivi des dossiers-


patients, vous pouvez imprimer ce
calendrier.

Pour ce faire, cliquez sur le bouton


Éditer pour d’abord voir le calendrier.

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Pour imprimer, cliquer simplement sur


l’icône de l’imprimante qui se trouve en
haut, à gauche.

L’horaire de prise cyclique est utilisé non seulement pour l’Actonel ou le Fosamax, mais pour tout
médicament qui doit être pris selon un cycle particulier. C’est le cas pour le Coumadin, pour les
hormones, la vitamine D et plusieurs autres médicaments qui doivent être pris un jour sur deux. Si le
cycle est complexe, il est préférable d’imprimer le calendrier et de le placer dans votre cartable.

Médicaments B/O
Médicaments en rupture d’inventaire
(back order)

Chaque semaine, préférablement le


jour de l’envoi de vos fichiers, consultez
les communiqués de la Centrale de
préparation des ordonnances.

Ces communiqués vous avisent


régulièrement des changements
de compagnies pour les molécules
qui font l’objet d’un problème
d’approvisionnement.

Vous pourrez ainsi mettre à jour votre


base de données pour l’inventaire
SynMed.
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Pour accéder à cet inventaire SynMed,


ouvrez l’Éditeur de produits en tapant
les lettres MP, puis appuyez sur la
touche Entrée de votre clavier.

Choisissez l’onglet Inventaire.

En bas de l’écran, dans la fenêtre


Distribuer en compte pilules automatisé,
choisissez D-SynMed dans la barre de
défilement, afin d’ajouter le nouveau
médicament dans l’inventaire.

Mettez le mot SynMed en surbrillance.

Si vous désirez l’enlever, appuyer sur


la touche SUPPRimer/Delete de votre
clavier.

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Chapitre 4 :
Le transfert des fichiers à la Centrale

Le transfert en lot doit être fait la veille


du jour convenu avec la Centrale pour
la préparation des piluliers, et ce, avant
16 heures.

Voici comment procéder.

Au bas de l’écran, à la ligne de


commande, tapez IFL puis appuyez sur
la touche Entrée de votre clavier.

IFL

Choisissez un foyer et appuyez sur


Accepter.

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Sélectionnez Compte-Pilules et SynMed.

À droite et au milieu de l’écran,


inscrivez la bonne date dans la fenêtre
Imprimer à partir du:

Appuyez ensuite sur Imprimer.


3

1 2
4

Pour chaque patient, sélectionnez les


pilules qui seront préparées par le
robot SynMed en vous référant à votre 1
cartable.

Au besoin, décochez celles qui ne


doivent pas être dans le pilulier.

Comme vous le savez, les piluliers sont


préparés pour 7 jours.

Si c’est nécessaire, vous pouvez 2


changer la durée d’un pilulier en
modifiant le nombre de jours à traiter
dans la fenêtre Nombre de jours à
traiter, en haut à droite.

Appuyez ensuite sur


Accumuler les Rx sélectionnées.

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Les piluliers doivent débuter au moins 7 jours après la date de l’envoi pour permettre un délai suffisant
pour la préparation et la vérification des piluliers.

Par contre, si votre gestion interne permet de vérifier plus rapidement la réception de la commande,
ou à l’inverse, si vous avez besoin de plus de temps, ces délais peuvent être modifiés pour votre
pharmacie, selon vos besoins.

Pour transférer vos fichiers à la


Centrale, à la ligne de commande
au bas de l’écran, tapez ECP, c’est
l’abréviation de « Envoi du compte
pilule ».

Appuyez ensuite sur la touche Entrée de


votre clavier.

ECP

Assurez-vous ensuite de lire ce message qui apparaîtra à l’écran : « Les ordonnances sont envoyées au
compte pilules ». C’est la confirmation que votre fichier est bien transféré au répertoire de SynMed.

Si un changement survient quelques heures après l’envoi du fichier, vous pouvez appeler la Centrale
pour savoir s’il y a possibilité d’annuler la production. Si la réponse est positive, faites la correction et
envoyez un nouveau fichier.

Si la production du foyer a déjà débuté, il ne sera pas possible d’annuler. Il faudra mettre une note
dans le cartable de préparation des piluliers pour faire la correction lors de la réception et procéder
aux corrections nécessaires des piluliers déjà en pharmacie.

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Pour ajouter un nouveau patient à un foyer existant, vous devrez :

• créer un dossier-patient dans votre cartable de préparation des piluliers,


• envoyer la photo du patient à la Centrale,
• faire signer le Formulaire de consentement pour la divulgation de la liste de médicaments.

Ajoutons que vous devrez monter un ou deux piluliers pour ce nouveau patient jusqu’à la prochaine
livraison des piluliers.

Pour imprimer en pharmacie, vous devez changer le Mode d’impression à Dispill, et mettre le Format à
Régulier Laser – Pictogrammes (Lettre).

Quand vous aurez terminé, n’oubliez pas de revenir à Compte-pilules SynMed.

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Chapitre 5 :
La réception des piluliers

Le présent chapitre traite de la réception des piluliers à la pharmacie.

Lorsque vous recevez les piluliers, vous devez vérifier l’entête : est-elle encore valide? Y a-t-il eu des
changements par rapport à votre cartable?

De fait, pour chaque patient, vous devez toujours comparer la fiche du pilulier avec le dossier-patient
de votre cartable de préparation des piluliers. S’Il y a eu des changements au dossier, notez-les et
corrigez l’entête du pilulier.

Comme nous l’avons vu au cours de cette formation, ajoutez et faites vérifier par le pharmacien les
narcotiques et les médicaments contrôlés, si le cas se présente.

Nous vous rappelons que, selon les standards de pratique de l’Ordre des pharmaciens concernant
la délégation de la vérification contenu-contenant, le pharmacien en service à la Centrale procède
à la vérification d’au moins 10 % des piluliers scellés. Vous pouvez les identifier par la signature du
pharmacien en service.
Par ailleurs, pour ajuster votre pratique et apprivoiser ce nouveau service, nous vous recommandons de
vérifier 100 % des dispills lors des premières livraisons. Vous pourrez par la suite ajuster votre pratique
pour finalement vérifier de façon aléatoire un autre 10 % des dispills qui n’auront par été vérifiés par la
Centrale.

Nous vous rappelons que ces procédures de délégation de la vérification contenant-contenu sont
énoncées par l’Ordre des pharmaciens.

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Chapitre 6 :
Les cartables de préparation des piluliers

Le présent chapitre traite des cartables de préparation des piluliers en pharmacie.

En faisant affaires avec la Centrale de préparation des ordonnances, vous devrez peut-être modifier
certaines habitudes concernant le ou les cartables de préparation des piluliers que vous utilisez
présentement.

Le plus important changement, c’est que vous devrez dorénavant monter un cartable pour chaque jour
de début des piluliers.

Il se peut que le nombre actuel de dossiers patients n’exige qu’un seul cartable, mais au fur et è mesure
que votre clientèle de piluliers s’agrandira, vous devrez avoir deux, trois ou même sept cartables, un
pour chaque jour de début de vos piluliers.

Quant aux contenus et à la structure de vos cartables, nous vous recommandons fortement ce modèle.
Allons-y page par page.

1ère page :
liste des patients
La première page du cartable devrait contenir la liste des
patients d’un foyer telle que vous la voyez à l’écran.

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2e page :
Personnes contact à la CPO
La deuxième page du cartable devrait contenir les numéros
de téléphone des personnes qui sont concernées par le
système automatisé de préparation des ordonnances :

• les intervenants de la Centrale et les numéros de


téléphone
• la première personne responsable du dossier à la
pharmacie et une autre répondante en cas d’absence

3e page :
Le dossier-patient
La troisième page du cartable présente un dossier-
patient.

Nous vous recommandons d’insérer cette page dans


une enveloppe plastifiée. Ces pages de dossiers patients
sont les plus importantes du cartable puisqu’elles
contiennent la posologie du pilulier pour chaque patient.

Ces dossiers-patients devraient être classés par ordre


alphabétique du nom de famille du patient.

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Pour imprimer un dossier-patient, tapez


YDR au bas de l’écran dans la fenêtre
Choix, puis appuyez sur la touche
Entrée de votre clavier.

YDR

À la fenêtre Format du pilulier, en bas,


à gauche, choisissez Formule Dosette
cartable (laser).

Sélectionnez les médicaments à


imprimer puis appuyez sur Imprimer
les Rx sélectionnées. C’est le bouton au
bas de votre écran, à gauche.

Notez qu’il ne sera plus possible


d’utiliser la fonction IFD pour imprimer
le dossier-patient car cette fonction
envoie l’information à un fichier 1
SynMed.
2

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Au verso du dossier-patient :
Registre pour la préparation des
piluliers
À l’endos du dossier-patient, nous vous suggérons de
glisser la feuille intitulée Registre pour la préparation
des piluliers.

Pages 4 et 5 :
Dossier de justification du
service de pilulier
Les pages 4 et 5 du cartable devraient contenir le
Dossier de justification du service de pilulier, un
document de deux pages.

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Page 6 :
Rencontre de suivi pour le
service du pilulier
La page 6 du cartable devrait contenir le formulaire
Rencontre de suivi pour le service du pilulier.

Nous vous rappelons que le pharmacien devrait faire


une rencontre avec le bénéficiaire ou la personne
aidante au moins une fois par année pour réévaluer
la situation du patient et déterminer si son état justifie
encore l’utilisation du pilulier.

Page 7 :
Formulaire de consentement
En page 7 du cartable, vous pourrez déposer le Formulaire
de consentement pour la divulgation de la liste de
médicaments.

Comme vous le savez, vous devez faire signer ce formulaire


à chaque patient.

Ceci n’est pas un conseil : c’est une obligation légale !

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La photo du patient

Elle n’est pas obligatoire, mais elle est utile au dossier, et surtout, fortement apprécié par les patients
et les fournisseurs de service dans les résidences de personnes âgées. Comme nous l’avons déjà
mentionné au début de cette capsule, c’est un outil marketing à ne pas négliger pour la rétention ou le
recrutement de nouveaux patients.

Lorsque vous recevez les photos des


patients d’une résidence, il faut les
renommer avec le numéro de dossier
Telus du patient et les sauvegarder dans
une filière que vous identifierez « Photos
des patients ».

Si vous avez plus de 10 photos, vous


devrez les envoyer à la Centrale par
CD ou par clé USB. Si vous avez moins
de 10 photos, vous pouvez les envoyer
par courriel.

N’oubliez pas de toujours indiquer le


nom de votre pharmacie pour faciliter
la classification des photos.

Si vous éprouvez des difficultés avec le logiciel, vous pouvez appeler les services techniques de Telus.
Vous pouvez également appeler à la Centrale pour toute question relative au fonctionnement du
système.

Des questions?
Telus : 450-446-2268 ou 800-363-9398
Vous pouvez contacter l’équipe
CPO : 514-356-4687 ou 1-800-363-3345 poste 4687
de Telus et de la CPO.

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