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LA IMPORTANCIA DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION EN LOS NEGOCIOS ACTUALES

Por: Carlos Arcos Chirito (*)

Una de las principales características del desarrollo tecnológico es que la comunicación y transmisión de la información son cada vez más rápidas y fluidas y que las empresas se han visto obligadas a seguir este desarrollo para mantenerse o avanzar en un mercado cada vez más competitivo y globalizado.

En este sentido, los sistemas de información y sus herramientas se han constituido en soporte principal para las empresas, incluídas las del sector hidrocarburos, permitiendo mejorar la información de la empresa, mejorar sus procesos, organización y administración; con el agregado que se han convertido en herramienta estratégica para lograr ventajas competitivas.

El desarrollo de los sistemas de información significa el desarrollo del uso de la información. De lo que inicialmente representaba un procesamiento de datos para el control del negocio ahora ha pasado a ser un elemento estratégico para el crecimiento de la empresa. Ya no sólo se habla de infraestructura física sino también de procesos de negocios, organización y administración.

Laudon, Kenneth. C. y Laudon, Jane. P. (2008) pone énfasis sobre la oportunidad de utilizar los sistemas de información en la mejora de desempeño de los negocios, de la creciente interdependencia entre la capacidad de una empresa para utilizar tecnología de información y su capacidad para implementar estrategias corporativas y lograr metas corporativas. Los sistemas de información constituyen un importante instrumento para crear valor para la empresa, incrementar los ingresos, reducir los costos o mejorar la realización de los procesos de negocios.

Por eso a los principales recursos de la empresa como son mano de obra, materia prima y capital; se agrega la información como elemento que permite la toma de decisiones y ser un factor para la supervivencia, mantención, éxito o fracaso de la empresa. Las empresas vienen realizando inversiones en tecnología de información con el fin de buscar ventajas en el mercado; sin embargo, el sólo hecho de invertir no garantiza resultados favorables.

El desarrollo de los sistemas de información también ha significado que su implementación sea costosa; lo que constituye un reto para las empresas al momento de decidir sobre su desarrollo e implementación. Ello plantea la necesidad de definir que sistema de información se necesita, en función al modelo de negocio que se desea implementar y sobre todo a las estrategias corporativas.

Conforme se desarrolla la tecnología de información y la empresa vaya a la par de dicho desarrollo, la empresa sufre una transformación de una “empresa análoga” a una empresa digital (parafraseando el avance de la tecnología en comunicaciones). Sobre este punto, Laudon, K. C. y

Laudon, J. P. (2008) definen como empresa digital como aquella“en la que casi todas las relaciones significativas de negocios de la organización con clientes, proveedores y empleados se realizan y controlan por medio digitales. Los procesos de negocios centrales se completan a través de redes digitales que abarcan toda la empresa o se enlazan con múltiples organizaciones. Ofrecen oportunidades para establecer una organización y administración global más flexible.”

Antes las empresas contaban con diversas opciones para diferenciarse u obtener ventajas. Ahora, agotadas estas opciones, y conforme la tecnología avanza, con acceso no sólo a empresas sino a personas; más las condiciones del mercado (globalizado y competitivo) obliga a las empresas a convertirse en empresa digital.

Laudon, J. P. (2008) definen como empresa digital como aquella “en la que casi todas las

Pero centrarse en lo tecnológico podría caerse en el error de que sólo instalando tecnología, los beneficios llegan solos. No basta conocer las herramientas digitales disponibles, sino entenderlas y ello significa ver al interior de la empresa, analizar si la organización está preparada para recibirla, si se debe adaptar a ella o viceversa, si se cuenta con el personal capacitado o requiere capacitación, que nuevas fortalezas y amenazas les crea, que oportunidades les ofrece.:

Al respecto, Edgar Armando Vega Briceño (2005) señala que: “si deseamos maximizar la utilidad que posee nuestra información, el negocio la debe manejar de forma correcta y eficiente, tal y cómo se manejan los demás recursos existentes. Los administradores deben comprender de manera general que hay costos asociados con la producción, distribución, seguridad, almacenamiento y recuperación de toda la información que es manejada en la organización. Aunque la información se encuentra a nuestro alrededor, debemos saber que ésta no es gratis, y su uso es estrictamente estratégico para posicionar de forma ventajosa la empresa dentro de un negocio”

Fig. No 1. CADENA DE VALOR DE LA INFORMACIÓN DE UNA EMPRESA

Procesos de negocios

Procesos de negocios Administración de la cadena de abastecimiento Administración de la empresa Planeación Coordinación Valor
Procesos de negocios Administración de la cadena de abastecimiento Administración de la empresa Planeación Coordinación Valor

Administración de la cadena de abastecimiento

Administración de la empresa

Procesos de negocios Administración de la cadena de abastecimiento Administración de la empresa Planeación Coordinación Valor
Procesos de negocios Administración de la cadena de abastecimiento Administración de la empresa Planeación Coordinación Valor

Planeación

Coordinación

Valor de negocios

Administración Administración del cliente del conocimiento Rentabilidad y posición Estratégica de la Empresa Control Modelado y
Administración
Administración
del cliente
del conocimiento
Rentabilidad
y posición
Estratégica
de la Empresa
Control
Modelado y
Toma de decisiones

Actividades administrativas

 
Recolección Transformación Distribución de datos en Sistemas de Negocios
Recolección Transformación Distribución de datos en Sistemas de Negocios
Recolección Transformación Distribución de datos en Sistemas de Negocios
Recolección Transformación Distribución de datos en Sistemas de Negocios

Recolección

Transformación

Distribución

de datos

en Sistemas de

Negocios

Negocios

Actividades de proceso de la información

|Fuente: http://www.gestiopolis.com/canales8/mkt

Como lo plantea Laudon, K. C. y Laudon, J. P., al relacionar el sistema de información con los procesos de negocios y las actividades administrativas, podemos hablar de una Cadena de Valor de la Información (Figura No. 1), es decir, donde en un inicio los datos sufren una transformación para convertirse en información (valor agregado a los datos) para ser utilizado con un fin estratégico que es la de proporcionar rentabilidad económica y posición estratégica en el mercado.

Quizás los casos de implementación de sistemas de información que nos presentan los autores antes mencionados nos permitan ver la importancia de los sistemas de información:

En Toyota se implementó un sistema de administración de pedidos de vehículos, que a su vez se vinculaba con los procesos productivos y distribución, lo que permitió reducir sus costos de inventarios e incrementar la satisfacción del cliente.

El desarrollo de la tecnología de información ha desarrollado el comercio electrónico y

dentro de ello trajo consigo la publicidad por Internet. Es este último aspecto, los ingresos en la línea de Google en el 2005 fueron superior a los US$ 6,000 millones. Wal-Mart, lo califica como el mejor ejemplo de conjugación entre sistema de información,

procesos de negocio y administración, al implementar su sistema de RetailLink, alcanzando ventas en el 2005 superiores a los US$ 258,000 millones. Citibank, introdujo los primeros cajeros automáticos en New York, en 1977. Actualmente todos los bancos cuentan con cajeros automáticos y se ha convertido en una necesidad para mantenerse en el mercado.

El Perú no podría estar ajeno a este proceso. Según a un estudio de la International Data Corporation (IDC,) realizado a 180 empresas, el 55% planeaban incrementar sus inversiones en tecnología de la información con respecto al 2007. “La forma habitual de comprar Tecnología de Información es de adquirir uno o más productos independientes y luego son integrados con recursos propios, lo que de acuerdo al estudio, limita la incorporación de desarrollos y niveles de

calidad a los que ha llegado la industria de Tecnología de la Información a través de su proceso de maduración. Es muy interesante resaltar que las dos características que figuran a la cabeza en la selección de un proveedor son la habilidad para entregar una solución y productos innovadores para el 29.6% y el 23.4% de las empresas”.(http://tecnologiko.blogspot.com/2008/08)

Entre los casos de implementación de Sistemas de Información en el Perú tenemos:

Tiendas Wong en el año 2001 que le permitió la apertura a nuevos negocios, la

disminución de inventarios y la de costos administrativos de 37% a 23%. Los Sistemas implementados fueron Solución SAP R/3, GEMS (Global Enterprise Management System). Alicorp implementó la solución SAP R/3 entre 1998 y 1999. Ello le permitió disminuir los

días de cobranza, mejorar la rotación de inventarios y disminuir los costos administrativos de 26% a 15%. Similar resultado obtuvo JR Lindley Respecto a los Bancos en el Perú, todo vemos que no importa el tamaño del mismo, pero todos tienen cajero automáticos, y más bien han desarrollado productos para la banca personal y empresarial para que a través de medios virtuales puedan realizar sus operaciones y/o transacciones

Pero también empresas internacionales, no tuvieron éxito en la implementación de Sistemas de Información:

En Dell, el Sistema escogido no concordaba con la estrategia de administración

descentralizada y el crecimiento del negocio. En Hersheys se invirtió US$ 115 millones En 3 años se formaron 4 equipos de consultores.

Finalmente se instaló junto con el CRM y un paquete de logística. Chrysler, dedicó 7 años y US$ 500 millones, antes de abandonar el proyecto.

Ahora bien, algunos autores señalan que más allá de una administración del sistema de información se debe hablar de gobierno, que considera a la información y la tecnología de información como un activo de la empresa de permanente mejora continua.

Bajo este concepto se pone énfasis en la reorientación de las funciones del Gerente de Información, que pasa de ser un apoyo a la empresa, a una persona activa que presente propuestas de innovación, participe en la elaboración de estrategias corporativas y esté alerta a los cambios tecnológicos.

“El Gobierno de TI conduce a la empresa a tomar total ventaja de su información logrando con esto maximizar sus beneficios, capitalizar sus oportunidades y obtener ventaja competitiva”.(http://www.network-sec.com/contenidos/Gobierno_TI.pdf).

CONCLUSIONES

Los Sistemas de Información y las Tecnologías de Información han permitido a las empresas mejorar sus procesos de negocios, crear valor, logrando no sólo rentabilizar sino también posicionarse en el mercado y obtener ventajas sobre sus competidores

La necesidad de implementar sistemas de información se hace evidente por las inversiones que realizan las empresas en tecnología de información; hecho que el Perú no ha sido ajeno, como son los casos de Wong, J.R. Lindley y Alicorp. Las empresas del sector hidrodcarburos no pueden estar ajenas a esta corriente.

Los Sistemas de información como herramienta estratégica, permitirá implementar, según las condiciones y posición de la empresa en el mercado, las estrategias definidas por la empresa. Por ejemplo, si se plantea una estrategia de costos, la mejora de los procesos de negocios (ERP´s) para reducir costos, o aprovechar los servicios de Internet para implementar el comercio electrónico para negocios B2B. También podría establecerse, estrategias de diferenciación, buscando utilizar la tecnología de información para mejorar o cambiar procesos que permitan innovar o crear nuevos productos o servicios, por ejemplo las librerías virtuales que por medio de Internet se puede adquirir libros, o incluso servicios de publicidad por Internet.

Un aspecto importante a resaltar en la vinculación de los Sistemas de información, con los procesos de negocio, lo que significa tomar aspectos de organización y administración, lo que significa considerar a los actores internos y externos de la empresa que se vinculan directa e indirectamente con el negocio, que en conjunto producen los Sistemas Gerenciales de información (MIS) que en realidad es un Sistema sociotécnico pues en su análisis involucran áreas de economía, psicología y sociología.

Las inversiones en Sistemas de información deben realizarse de

acuerdo a

los objetivos y

estrategias

de

la empresa

y

en función de los recursos disponibles.

El

gobierno de

TI,

es

importante pues considera la información con un activo de la empresa y porque ayuda a

consolidar lo estratégico que significa los Sistemas de información, pues el responsable se

convierte en una persona dinámica que

no sólo vela por los aspectos tecnológicos sino por

aquellos aspectos relacionados a la búsqueda de oportunidades de mejora de procesos e innovación.

Los Sistemas de información como herramienta estratégica, permitirá implementar, según las condiciones y posición de la

(*) Magister en Administración con Mención en Finanzas

Referencias Bibliográficas

Laudon, Kenneth. C. y Laudon, Jane. P. (2008). “Sistemas de información Gerencial -

Administración de la Empresa Digital”. Capítulo 1: “Sistemas de información en los negocios globales actuales” Pág. 2 – 34. Weill, P., y Ross, J.W. (2004). “Cinco decisiones estratégicas en TI: Convirtiendo la TI en un activo estratégico.” En IT governance: How top performers manage IT decision rights for superior results. Boston, MA: Harvard Business School Press, Cap. 2.

Referencias de Internet

Vega Briceño, Edgard Armando (2005). “Los sistemas de información y su importancia para las organizaciones y empresas”.http://www.gestiopolis.com/Canales4/mkt/

http://tecnologiko.blogspot.com/2008/08/empresas-planean-incrementar-su.html

http://www.monografias.com/trabajos24/tics-empresas/tics-empresas.shtml

http://www.digitalycia.com/2008/07/24/que-es-una-empresa-digital/

http://www.scribd.com/doc/7326538/Sistemas-de-Informacion

http://www.network-sec.com/contenidos/Gobierno_TI.pdf