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Gestion des opérations de caisse : C as de l’ISL

INTRODUCTION GENERALE

Pendant son exploitation l’entreprise réalise des opérations avec son


environnement et dans son enceinte même. Il s’agit des transactions qui entraînent les
mouvements de biens, de services et de moyens de règlement entre l’entreprise et les
banques : on parle de flux .Les flux d’espèces sont les mouvements de monnaie entre
l’entreprise et les autres agents économiques ou à l’intérieur de l’entreprise.
Durant notre stage académique à l’ISL au service de la scolarité notre principal
travail a été de procéder à l’encaissement des frais d’inscriptions et de scolarité. Cela
nous a amené à nous demander à quoi est destiné cet encaissement et s’il en existe
d’autres ? Autrement dit, quelle est la finalité de cet encaissement et est il l’unique ?
Pour répondre à ces questions nous sommes parti d’un plan de travail à savoir :
 Première partie : le cadre de la gestion des opérations de caisse

 Deuxième partie : la mise en évidence de la gestion des opérations de


caisse

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PREMIERE PARTIE
CADRE DE GESTION DES
OPERATION DE CAISSE

Cette partie consistera à étudier l’entreprise dans son organisation et son


fonctionnement, puis elle énuméra le déroulement du stage et le principe de gestion des
opérations de caisse.

..

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CHAPITRE I
PRESENTATION DE L’ISL

L’ISL est un établissement d’enseignement secondaire général et technique. La


section technique comprend les filières commerciales, industrielles et technologiques.
Aussi elle possède un historique, des ressources, une structure et des activités qui lui sont
propres développés ci-dessous.

SECTION 1 : HISTORIQUE

1-Création
Avant l’année 1992, la zone de bassa avait très peu d’établissement scolaire
d’enseignement secondaire. Le lycée de la citée des palmiers et le lycée technique de
douala bassa en étaient les principaux. Avec le nombre croissant de la population, ces
établissements s’étaient avérés insuffisants pour assouvir le besoin éducatif des habitants
de cet- te zone .Nombreux étaient ceux qui, n’ayant pas eu une place au lycée se
trouvaient dans l’obligation de s’inscrire au-delà de la zone bassa. C’est avec fierté que
les habitants de cette localité ont accueilli la naissance de l’institut saint louis, naissance
naturellement faite par Monsieur LOUIS MARIE DJAMBOU.

2-Evolution
Une analyse rétrospective nous a indiqué que l’évolution des effectifs est
croissante et rythmée .De 150(cent cinquante) à l’origine, l’ISL dénombre de nos jours
2776(deux mille sept cent soixante seize) et répartis d’après la grille ci après :

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TABLEAU N°1 : RECAPITULATIF DES ELEVES


Enseignement Effectifs Effectifs
garçons filles
Enseignement général 718 691
Enseignement technique féminin 9 423
Enseignement technique masculin 527 34
Enseignement technique commercial 128 246
Total inscrits 1382 1394
SOURCE : document de l’entreprise

Nous avons noté une nette évolution au niveau des infrastructures. A sa création
l’ISL n’avait q’un seul bâtiment qui comportait 06 salles de classes, maintenant l’on
compte des bâtiments répartis de la manière ci-après :
 bâtiment A qui comprend, 04 blocs pédagogiques ayant 60 salles de
classes.
 bâtiment B qui abrite uniquement les salles de classes.
 bâtiment C qui comprend, 01 bloc administratif comprenant des bureaux,
une salle de conférence d’environ 300 places, et :
 01 salle d’informatique, afin que les élèves soient à la
technologique.
 01 cuisine pour les élèves de la série Economie Sociale et Familiale.
 01 bibliothèque pour faciliter la réussite des élèves.
 01 salle de reprographie.
 bâtiment D : 01 réfectoire permettant aux élèves et aux enseignants de se
restaurer. Tout près du réfectoire se composant des ateliers de mécanique
et d’électricité .Sans oublier la présence de 02 stades de sports.
 bâtiment E qui abrite 02 salles de classes de coupe pour les séries IH et
une salle d’atelier.

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SECTION 11 : LES RESSOURCES

La réalisation des objectifs fixés par l’entreprise nécessite la mise en œuvre d’un
certain nombre de moyens au rang duquel :

1. Le potentiel humain
Le facteur travail est un élément important au sein de toute entreprise. A l’ISL les
domaines sont variés et les tâches aussi. Le personnel comprend 162 membres de statuts
différents dont voici la répartition :

TABLEAU N°2 : RECAPITULATIF DU PERSONEL


Eléments Permanent Vacataires Total %
s
Personnel 40 - 40 24,69
administratif
Enseignants 28 94 75,31

Total 68 94 162 100

SOURCE : document de l’entreprise

2-Les moyens matériels et financiers


Il s’agit de l’ensemble de biens patrimoniaux constitués essentiellement de l’actif
immobilisé de l’ISL. Il existe également des biens meubles tels que des minibus pour le
transport des élèves, du matériel de bureau et du matériel didactique pour faciliter
l’enseignement des cours comme la géographie, les sciences de la vie et de la terre, les
mathématiques.
Par ailleurs, les moyens financiers de l’ISL sont constitués de fonds obtenus de
ses promoteurs et des emprunts reçu des banques et des tiers.

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SECTION 111 : STRUCTURE ET FONCTIONNEMENT.

Pour l’évolution croissante de son activité, une entreprise doit avoir une structure
assez consistance dont nous examinerons sous les deux volets ci-dessus.

1-structure
La structure de l’ISL est présentée dans l’organigramme en annexe.

2-Fonctionnement : Rôle des principaux postes dans l’organigramme


 LE FONDATEUR : il joue le rôle de pilote : c’est lui qui est au centre
de toutes les décisions.

 LE PRINCIPAL
Il joue le rôle de chef hiérarchique : c’est lui qui coordonne les activités dans
tous les plans (pédagogique, disciplinaire, financier, etc.).
Il gère le recrutement des enseignants et des élèves (en cas d’études de dossiers).

 LE PREFET DES ETUDES


Il joue le rôle de guide pédagogique. Il gère le recrutement des élèves (par
concours). Il est assisté d’un adjoint.
 L’INTENDANT
Il gère les sorties d’espèces et travaille en étroite collaboration avec le principal
et le chef d travaux

 LE CHEF DE TRAVAUX
Il assiste l’intendant dans les achats du matériel didactique et dirige certains
travaux d’ateliers.

 LE SURVEILLANT GENERAL
Il est au centre de la discipline. Il travaille en collaboration avec les surveillants
généraux adjoints, les surveillants de secteurs et les portiers.

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 LE RESPONSABLE DE LA SCOLARITE
 Il joue le rôle d’économe.
 Il coordonne toutes les activités liées à la scolarité des élèves à savoir : la collecte des
fonds à la fin de chaque journée ouvrables, la mise à jour des dossiers, des cartes d’accès,
le contrôle des entrées et sorties d’espèces liées à la caisse. En fin de journée, un bilan
financier édité par l’un des agents de saisie est soumis à son appréciation.
 En cas de recouvrement des arriérés de pensions de l’année précédente, la somme requise
est collectée par lui contre un reçu manuscrit.
 Il gère la distribution des écussons et T-shirts
 Il assure le recouvrement proprement dit (de l’année en cours) par le contrôle des cartes
d’accès et les reçus en collaboration avec les surveillants et les portiers.
 Il a la main mise sur la distribution des bulletins qui est conditionné par le paiement des
frais de scolarité (par tranche).
 Il s’occupe enfin de la négociation des moratoires simples ou échelonnés en collaboration
avec le principal

 L’AGENT DE SAISIE ET D’ARCHIVAGE


 Il travaille en étroite collaboration avec le responsable de la
scolarité. Il a pour rôle primordial :
 La collecte des dossiers remplis ou non par une équipe mise
en place pendant les premiers jours de la rentrée scolaire
 Le remplissage, le placement et l’archivage des dossiers des
élèves.
 La saisie des reçus d’inscription, de réinscription et de
versement de pensions des élèves

SECTION lV : ACTIVITE ET OBJECTIF.

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1-Activité
L’ISL est un établissement scolaire dont l’activité est la prestation de service .Il
fournit à la jeunesse camerounaise une éducation à travers un personnel qualifié .Ainsi les
nombreuses branches s’illustrent comme suit :

BRANCHES Premier cycle Second cycle


Enseignement Général Sixième (6e) en Troisième (3e) Seconde (2nde) en
2-
Terminale (Tle)
Enseignement technique Première année (1ere) en Seconde (2nde) en
Commercial et industriel Quatrième année (4ème) Terminale (Tle)
Objectif
L’objectif premier de l’ISL a toujours été de rendre l’éducation accessible à tous,
et en rapprochant par la même occasion les jeunes de la zone Bassa de leur établissement
scolaire. Bref, ISL voudrait fournir une formation appropriée aux élèves afin d’obtenir
des résultats satisfaisantes.

En bref, l’ISL est un établissement dont la structure a été minutieusement


élaborée et mise en place et dont le fonctionnement fait la fierté des habitants.

CHAPITRE II
PRATIQUE DU STAGE ET NOTION
DE GESTION
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Durant notre stage à l’ISL nous avons eu à aborder de près l’environnement de


l’entreprise et de là noter la structure organisationnelle qui a poussé notre curiosité à
faire un choix de notre thème ci-dessous.

SECTION 1 : DEROULEMENT DU STAGE


Dès nos premières semaines en entreprise nous avons été frappé par la stratégie
choisie par l’ISL pour mener à bien son objectif et avons pu donc desceller au niveau de
la gestion le grand complexe qu’elle engendre et la manière dont l’ISL s’y est pris pour
la simplifier.

1-Activité de stage
L’ISL est un établissement qui abrite plusieurs compartiments et dont le
principal est celui de l’administration.
L’administration est l’organe au centre de la hiérarchie, puisqu’elle identifie
d’une part les problèmes en aval et une fois le compte rendu en amont, il lui est proposé
des solutions stratégiques d’un coté et en plus de celles stratégiques de l’amont
celles financières.

2- Choix du thème
Nous avons effectué notre stage au service de la scolarité qui procède
uniquement à l’encaissement d’espèce. Notre attention a été portée sur la gestion de ce
flux. A quoi était-il destiné exactement et était-il le seul flux existant ?
Nous avons constaté que ce flux n’était pas le seul flux d’où notre choix du
thème : gestion des opérations de caisse.

SECTION 2 : PRINCIPE DE GESTION DES OPERATIONS DE CAISSE

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La gestion de la caisse fait intervenir les flux d’encaissement et de décaissement,


il existe un certain nombre de document utilisés à cet effet, et qui servent de base pour
l’analyse comptable des opérations. Le compte de caisse est mouvementé par chaque
encaissement et décaissement.
La notion d’opération de caisse, les documents comptables, l’analyse comptable
et le compte caisse seront étudiés dans cette section.

1- Définition de la notion d’opérations de caisse


Une opération de caisse est une opération d’entrée et de sortie d’espèces dans
l’entreprise

2-Documents utilises
a- Reçu
Le reçu est un écrit (document) qui constate la remise d’une somme d’argent,
d’un chèque ou d’un objet quelconque .Ce reçu est utilisé comme moyen de preuve par
celui qui fait le versement ou le dépôt.

b-La quittance
La quittance est un document remis par le créancier payé, à son débiteur qui
vient de régler .Elle constate l’exécution des obligations du débiteur et lui donne
décharge.
c- La pièce de caisse
A chaque mouvement de caisse (entrée ou recette et sortie ou dépense), on doit
remplir une pièce de caisse. C’est une pièce interne à l’entreprise qui sert de document
comptable de base.
NB : Une pièce de caisse est remplie pour une seule opération de recette ou de
dépense. C’est ce document qui sert à faire des imputations.

d-Le bordereau de caisse


C’est un relevé récapitulatif de la situation journalière de la caisse.

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e- Journal de caisse
C’est un document à l’image d’un compte qui permet d’enregistrer les
encaissements et les décaissements journaliers.

f- Avis d’encaissement
C’est un document sur lequel on atteste le reversement d’une somme d’argent
dans la caisse.
g- Avis de décaissement
C’est un document qui matérialise la sortie des fonds dans une caisse

h- Etat de billetage
C’est un document qui présente la situation réelle d’une caisse à la fin du mois.

i- Brouillard de caisse
C’est un registre dans lequel le caissier note les encaissements et les
décaissements de fonds au jour le jour et le solde est tiré de la journée.

3- Fonctionnement
Les règlements par remise, réception ou envoi d’espèces sont enregistrés dans le
compte « 57 caisse » avec pour contre partie les comptes servant à enregistrer l’objet
ayant motivé le règlement (compte des tiers, comptes de charges, compte de produits),
Le poste de caissier dans toute entreprise est assez délicat puisqu’il doit
manipuler les espèces avec tout ce que cela comporte comme tentation ou risque
d’erreurs. Ce compte enregistre les flux d’entrée et de sortie d’espèces.

a- Les encaissements
Le caissier assure l’encaissement des sommes en espèce versées par les clients en
règlement des inscriptions et de toute autre versement de diverses provenances. Ici il
s’agit de tous les comptes mouvementés en contre partie du compte « 57 : caisse ». Ces
comptes sont Crédités par le débit du compte caisse à l’occasion
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 des encaissements au comptant contre espèces (compte de la classe7) ;


 des versements des clients (compte 47) ;
 des versements des fonds en banque ou CCP (521 ou 531);

b- Les décaissements
Les comptes sont débités par le crédit du compte caisse à l’occasion de :
 Achat en espèces (compte de la classe 6) ;
 Règlement aux fournisseurs (compte 472) ;
 Versement en banque ou au CCP (compte 521 ou 531) ;
 Etc.

4- Contrôle du compte caisse


Un contrôle doit être quotidiennement fait pour vérifier la concordance entre le
solde comptable (compte caisse) et le montant des espèces effectivement en caisse Cette
opération se fait en fin de journée et permet au caissier, à partir de la feuille d’imputation
de caisse d’arrêter la caisse .On peut aussi réaliser le contrôle à partir :
 des procès verbaux de caisse ;
 des états de réédition de la caisse ;
 des bordereaux de situations journalières.

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DEUXIEME PARTIE
MISE EN EVIDENCE DE LA GESTION
DES OPERATIONS DE CAISSE : Cas de l’ISL

Cette partie que nous ébaucherons présente une réalité quotidienne et périodique
de l’ISL en matière d’opérations de caisse ; c’est ainsi que nous étudierons la gestion des
opérations de caisse, ensuite nous énoncerons les limites de ceci et proposerons certaines
solutions prospectives aux fins d’une amélioration effective.

CHAPITRE III :
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OPERATIONS DE CAISSE A L’INSTITUT
SAINT LOUIS
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Nous savons bien que les fonds perçus par l’entreprise proviennent du fondateur,
d’un compte personnel à la banque que nos noterons A, du paiement frais scolaires
versés par les parents d’élèves au service de la scolarité que nous noterons B et parfois
des tirs comme l’Etat. On distingue deux phases dans la gestion des mouvements de ces
fonds à l’ISL : les encaissements et Les décaissements dont nous parlerons du
fonctionnement.

SECTION 1 : FONCTIONNEMENT DES OPERATIOS DE CAISSE

Il sera nécessaire de dire que les versements s’effectuent à deux Niveaux

1 – Les encaissements
L’institut saint louis a pu instaurer un mécanisme d’encaissement des diverses
ressources. Il s’énumère ainsi qu’il suit :
 Paiement des frais d’inscription (frais d’inscriptions et de scolarité)
 Les encaissements des fonds CNPS
 Le retrait des banques pour la caisse
 Les autres encaissements

a –Les versements des frais d’inscriptions à la caisse


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Les parents d’élèves ou les élèves eux même sont chargés de verser à des temps
repartis contre quoi il leur est délivrés un reçu constatant l’heure du versement ,la date
du versement , les renseignements sur la partie versante et le montant versé. Ici l’agent de
saisie remplit dans des pièces de caisse déjà conçues dans un programme informatique
constatant l’entrée effective de l’espèce.
Puis à la fin de la journée il établie un avis d’encaissement en trois exemplaires :
 La première est remise au responsable de la scolarité et le second est porté à la
comptabilisation.
 La souche est dûment conservée par l’agent de saisie dans les archives et dans le
disque local de l’ordinateur.

- comptabilisation
EX : le montant figurant sur le reçu en annexe de l’élève ABANDA JOSEPH de
la somme de 15 000frs perçue le 14/05/2005 en annexe 3.

4711 débiteurs divers 15 000


57 caisse 15 000
Reçu N° 11217

-le solde de la journée


Exemple de l’état journalier figurant en annexe n°2

13/04/09
4711 débiteurs divers 356 500
57 caisse (B) 356 500
Etat journalier

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- Remises au responsable de la scolarité


Ce document est figure en annexe n°2.

b- Les encaissements des fonds CNPS


Il s’agit des retenues sur salaires du personnel permanent de l’ISL par le service
fiscalité de l’ACP lors de la paie et versé à la CNPS au plus tard le 15 du mois suivant.
La CNPS est chargée de payer les allocations aux personnels de l’ISL. Nous
avons constatés un mécanisme nouvellement instauré lors du versement des fonds CNPS,
Ces fonds sont virés du compte A du fondateur au compte C de l’ISL, il s’ensuit
un transfert de la monnaie scripturale du compte C au compte de la CNPSS par
l’émission d’un chèque à l’ordre de celle-ci. Donc on ne procède plus au versement en
espèces comme avant à ces différents guichets.

- Comptabilisation
Illustrons par un virement d’une somme de 500 000f

43 organismes sociaux 500 000


52 banque 500 000
Avis de débit

c- Les retraits des banques pour alimenter la caisse


L’ISL supporte certaines charges lors de l’établissement du budget ayant pour but
l’achat des mobilisations. Nous pouvons citer ;
 l’achat des matières d’œuvres pour la filière technique concernée ;
 l’approvisionnement en fournitures de bureau (ruban d’imprimante, craie,
registres,)
 approvisionnement de l’infirmerie en médicaments.

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- comptabilisation
Le fondateur ordonne alors à un décaissement des fonds dans son compte
personnel (A) viré au compte (C) à la banque mis à la disposition de l’ISL.
EX : encaissement du chèque en annexe n°3

52 banque internationale 15639


57 caisse (C) 15639

Chèque n°1434

2- Les décaissements
a- Décaissement pour la paie

Lors du paiement des salaires, un premier traitement est fait à l’ISL par l’agent
comptable puis un deuxième pour la vérification de l’authenticité de ce traitement.

 Traitement du salaire par l’agent


A partir des fiches d’émargement des heures de travail effectuées par le
personnel enseignant, ces fiches dûment contrôlées par le surveillant général , le
comptable procède au pointage des heures ,puis ressort les rémunérations individuelles. A
la fin il établira les fiches de paie qu’il transmettra au cabinet ACF.

 Vérification de ce traitement à l’ACF


Le service fiscale de l’ACF procède à la vérification du traitement des salaires
tout en corrigeant les erreurs qui pourraient s’y trouver, et les renverra ensuite à l’ISL
pour le paiement effectif de ces salaires.

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- comptabilisation
Approvisionnement de la caisse pour la paie des salaires

57 caisse X
52 banque X

Paiement de salaire

6. salaire X
422 personnel rémunération due X

Le fondateur ordonnera un virement de son compte (A) au compte (C) de l’ISL à


la banque et l’espèce sera retirée à la banque sous la responsabilité de l’intendant et du
principal.
Exemple de comptabilisation lors du virement du compte en banque d’une
somme de 1 000 000
- Virement

522 banque compte (C) 1 000 000

521 banque compte (B) 1 000 000

- approvisionnement de la caisse pour la paie


585 virement interne 1 000 000
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522 banque compte (C ) 1 000 000

- paiement des salaires


Nous allons comptabiliser à partir du bulletin de paie en annexe n°4 (cas
EDOBIL).
6611 appointements, salaires et com.… 85 000
421 personnel, avances et acomptes 30 000
422 rémunérations dues 47 799
4252 syndicats et comités d’en’ ses 1 000
4313 caisse de retraite obligatoire 2 380
4472 impôt sur salaires 3 821
Suivant état des salaires
du mois de Février

6641 charges sociales sur remun… 8 203
6413 taxes sur appointements et salaires 2 125
4311 prestations familiales 3 145
4312 accident de travail 1 488
4313 caisse de retraite obligatoire 3 570
4473 impôt sur salaires 2 125

Suivant état des charges patronales


du mois de Février

b- Le décaissement pour le support des charges


Comme énumérées plus haut, lors des réunions du personnel et du fondateur, le
personnel enseignant surtout des filières techniques expose les insuffisances rencontrées

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au niveau des matières d’œuvres lors de la transmission de leur savoir au personnel


administratif et au promoteur.
A cet effet le surveillant général et le principal établissent un cahier de besoin
qu’ils soumettent au fondateur. Celui-ci financera ces besoins par priorité et ordonnera un
virement. Ces fonds seront transférés à la caisse sous la responsabilité de la principale
seule habilitée à contrôler les sorties d’espèces. L’expression d’achat auprès des
fournisseurs et la justification incombent à l’intendant ; à cet effet celui-ci doit établir un
bon d’encaissement à soumettre à la signature du principal et adresser cette demande à la
caisse.
-Comptabilisation
Décaissement pour la charge à partir du bon de caisse n°10 en annexe n°5

602 achat de matières et fournitures 500 000


57 caisse 500 000

Bon de caisse n°10

c- Le retrait de la caisse pour la banque


Le versement à la banque se fait par le ramassage par un personnel de l’ISL qui
effectue le dépôt dans un compte à la banque .Ce décaissement se constate à partir d’un
bordereau de versement à la banque et un avis de décaissement .
- comptabilisation
Constatation du décaissement

585 virement interne X


57 banque X

Constatation du versement à la banque

52 banque X
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585 virement interne X

Cas du bordereau de versement à la banque


Constatation du décaissement de la somme de 7 370 000frs

585 virement interne 7 370 000


57 caisse 7 370 000

Bordereau de versement

Constatation du versement à la banque

52 banque 7 370 000


585 virement interne 7 370 000
Bordereau de versement

SECTION 2- LE CONTROLE DES OPERATIONS DE CAISSE

Un contrôle est fait quotidiennement pour vérifier la concordance des soldes


comptables et le montant des espèces effectivement. Il est fait deux contrôles : le contrôle
comptable et le contrôle interne.

A- CONTROLE COMPTABLE
C’est un contrôle qui consiste à vérifier les écritures comptables et les documents
qui matérialisent le flux des espèces.

1- Contrôle des versements

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a- Le versement des frais d’inscription et de scolarité


Le contrôle est fait à partir d’un avis d’encaissement et d’un bordereau de caisse.
Une fois le rapprochement fait avec le solde physique on peut reverser le solde à la
banque.

b- le versement à la banque
Ce contrôle s’effectue en deux étapes ;
 A l’ISL
Tout versement à la banque se fait à partir d’un avis de décaissement et du
bordereau de versement à la banque dont les originaux seront remis à son service. Une
copie au service caisse de la banque et la souche est conservée dans le logiciel WIN
ETUDE et aux archives.
 A la banque
La banque à son tour doit procéder à un comptage contradictoire, et arrête
le compte en y apposant un cachet.

c- Le reversement CNPS
Ces versements seront contrôlés par les relevés de comptes.

2- Contrôle des décaissements


a- décaissement pour la paie
Ce contrôle se fait à partir des bulletins de paie comptabilisés et du bordereau de
chèque établi au moment du décaissement.

b- décaissement pour le support des charges


Après l’achat justifié de l’utilisateur celui-ci devra rapporter des factures
concernant ces achats qui feront l’état d’un rapprochement de comptes faits auparavant.

B- CONTROLE INTERNE

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Le contrôle interne est le contrôle effectué aux différents niveaux de


responsabilité de l’ISL sur tous les documents ayant une incidence financière. Il a pour
objectif de réduire au maximum les erreurs et toute autres malversations financières.

1-le versement des fonds en banque


Avant le départ pour la banque il s’ensuivra une procédure de contrôle interne
 Le caissier en fin de journée établit un avis de décaissement et un bordereau de
banque grâce au programme WIN ETUDE conçu à cet effet.
 Des exemplaires sont remis au responsable de la scolarité, le comptable et le
principal
 Ceux-ci se chargent de contrôler les soldes établit sur le document et le solde
réelle de la caisse
 Si le compte est bon le principal appose des cachets sur ces documents
 Si le compte n’est pas bon on fera appel au caissier et détecter la faille :

 à cet effet on rentre à la source c'est-à-dire au programme qui avait permit cet
établissement
 on pourra consulter chaque pièce de caisse, vérifier toutes les entrées de la journée en
détails(le versement effectif, la somme versée, l’heure du versement)
Après avoir exposé le mécanisme de gestion des flux d’espèces à l’ISL, nous
avons descellé quelques insuffisances. Dans le chapitre qui suit nous allons énumérer ces
insuffisances et faire des suggestions.

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Gestion des opérations de caisse : C as de l’ISL

CHAPITRE lV
APPROCHE CRITIQUE

La nécessité de la pratique d’un stage donne aussi l’occasion à l’étudiant de


montrer son point de vue sur la structure d’une entreprise, il aura l’occasion de constater
des insuffisances et des suggestions

SECTION 1 : INSUFFISANCES ET SUGGESTIONS


Compte tenu des difficultés rencontrées dans la gestion des frais de scolarités,
nous allons essayer de les énumérer dans le tableau ci-après :

DOMAINE CONSTATS SUGGESTIONS


POSSIBLES
L’absence d’une enquête _pendant l’inscription il faut
minutieuse amène un ancien mener une enquête
élève (surtout un délinquant) à minutieuse pour dépister les
se retrouver avec deux anciens délinquants et éviter
DONNEES numéros matricules. l’attribution de plusieurs
dossiers et matricules à un
même élève.
-Il n’ya aucune réclamation du -exigence d’un justificatif
papier médical pour justifier médical pour chaque nouvelle
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l’aptitude de l’élève inscription et réinscription.


-
-absence de numérotation des -le dossier doit porter un
dossiers cause les problèmes numéro
de repérage.
-certaines rubriques restent -il faudra les détailler dans la
encore cachées (T-shirts rame fiche de renseignement voire
et écussons …) ce qui supprimé certaines (T-shirt
engendre de nombreuses pour les anciens élèves)
« prise de bec » entre la
caissière et les parents.
-La dépendance de la caisse du -la caisse doit être autonome
bureau de saisie influence comme dans certains
quelques fois le transfert supermarchés et banques.
TRAITEMENT d’argent.

-l’interruption brusque du -l’achat d’un groupe


courant entraînent la perte de électrogène pour éviter les
certaines donnés et de retour pertes de temps.
au remplissage manuel

Nous avons eu à observer certaines failles dans la gestion des opérations de


caisse notamment. :

1- La sécurité dans la tenue des documents matérialisant les flux


d’espèces
Bien que l’ISL ait voulu fonctionner dans le système de l’informatique, elle a pu
rester dans le système d’archivage qui pour elle serait une sorte de sécurité s’il advenait

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que les machines tombaient en panne. Mais ceci incombe l’entretien des documents et
l’intervention d’un personnel d’archivage constituant une charge pour l’entreprise

2- la concentration des tâches vers le responsable de la scolarité.


Dans la définition du rôle de celui-ci on constate que ses tâches sont lourdes on
pourrait le confondre au surveillant général lors du contrôle de la solvabilité des élèves.

SECTION 2 : SUGGESTIONS

Face à ceci nous avons suggéré tout d’abord :

1- Sécurité des documents


 . Se procurer des supports amovibles
Les supports amovibles sont des mémoires de stockages des informations tels
que les clés USB à grande capacité de stockage ou même des CD (compact disc), si l’on
tient à éviter le travail supplémentaire d’entretien des documents archivés.

2- la concentration des tâches vers le responsable de la scolarité


Ici nous suggérons tout simplement d’alléger ses tâches en donnant une
définition plus objective au service de la scolarité.

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CONCLUSION GENERALE

Tout au long de notre stage nous avons pu constater que l’encaissement effectué
au service de la scolarité n’était pas la seule source de revenu de l’ISL, qu’elle provenait
aussi de son fondateur à travers le mécanisme d’emprunts ou de placement de ses propres
fonds en banque et à chaque besoin exprimé autorisait le transfert d’espèces au compte de
l’ISL.
Ceci s’est fait à travers un plan qui s’organisait en deux parties ;
 Cadre de gestion des opérations de caisse
 Mise en évidence de la gestion des opérations de caisse.
A la fin de ceci nous avons par notre modeste niveau fait des suggestions qui
pourraient sans doute être une contribution à la prospérité de l’ISL ; Puisque notre stage a
été effectué au service de la sécurité de la scolarité nos suggestions ont porté sur les
données, le traitement, selon nous subissaient certaines négligences qui à la longue
constituaient un frein à la prospérité de l’ISL et donc nous avons tenu compte de ces
éléments négligés. Ensuite dans les autres services nous avons parlé de la sécurité des
documents de l’entreprise qui aurait pu être amélioré ; en même temps diminuer les couts
dans l’archivage de ces documents et enfin l’impact de la centralisation des postes.

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