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LAGO RUBBEN Consultant RH et Recruteur + 225 0779931908

Titre du poste :
OFFICE MANAGER
PÔLE FONCTION SUPPORT
SERVICE ADMINISTRATION
CATÉGORIE PROFESSIONNELLE CADRE
1- MISSIONS
L'office manager a un rôle de coordination de l'agence. Elle.il a la charge de l’assistanat des équipes, d’une partie
administration du personnel, de la gestion opérationnelle des Services Généraux et de la transmission des
informations au département comptabilité. Elle.il assite les Dirigeants afin d’optimiser la gestion de leur activité
(emplois du temps, agenda, déplacements, préparation de réunions, etc.), assure la gestion opérationnelle et
logistique des activités de l'agence. Il/Elle effectue le suivi administratif des projets, assiste la Direction dans
l’activité de prospection et de développement de portefeuille client (veille des consultations ouvertes, réalisation
des dossiers de participation de l’agence, etc.) organise et coordonne les informations et les actions internes et
externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de l’agence. Il/Elle est également chargé.e de la
communication, d’organiser des évènements spécifiques (organisation de séminaires, réunions, salons, etc.) et
d’une partie du back-up du RAF pour les volets administratifs.

2- RELATIONS DE TRAVAIL

RELATION RELATIONS FONCTIONNELLES RELATIONS


HIERARCHIQUE ( Avec quel service/département de EXTERIEURES
(N+1 et N-1) l’entreprise le poste a-t-il des (Avec quels
Le cadre relations fonctionnelles dans des Prestataires/sociétés le poste a-t-
. N+1 : Président- activités menées ?) il des relations dans le cadre des
Directeur Général Chef d'agence . Architectes et Ingénieurs chef de activités menées ?)
le cas échéant projet pour échanger des . Les fournisseurs
. N-1 : informations sur les projets . Les clients
- Assistante . Responsable Administratif et
polyvalente Financier : échange sur la
- Chauffeurs- facturation des projets, back-up
coursiers administratif

3- ACTIVITES PRINCIPALES

Logistique opérationnelle de l'agence


Objectif : Assurer l'adéquation et la disponibilité des ressources humaines et matériels avec les besoins de
l'agence et son budget. Optimiser la rentabilité économique de l'agence et le développement du chiffre d’affaires
via l'optimisation de ses ressources et préserver la qualité de service et le respect des délais.
Cette mission est assurée au travers de l'optimisation transverse de l'ensembles des missions de l'Office Manager
Support administratif à l’équipe projet

Support administratif à l’équipe projet

. Organisation des chantiers et projets

o Assister l’OPC pour l’élaboration du planning hebdomadaire des chantiers (lui servir de back-up le
cas échéant)
o Elaborer le planning projet consolidé hebdomadaire du pôle technique
o Contrôler le suivi horaire des équipes et le reporter
o
. Suivi des chantiers et travaux :

o Assurer le suivi des projets, sur une base hebdomadaire : point d’avancement du pôle technique o
Etablir et suivre les situations de travaux avec l’OPC
o Enregistrer et transmettre les situations de travaux à l’équipe technique
o Calculer les situations des travaux des entreprises (à faire double checker par l’assistante au
contrôle de gestion ou le RAF)
o Participer à des visites de chantier
o Coordonner le planning des sorties du pole techniques

. Gestion administrative projet

• Gestion des dossiers de Consultation Entreprises et de mise au point des travaux de Marché

- Assurer le montage du dossier de consultation des entreprises (appel d’offres)


- Assurer la gestion de la phase d’appel d’offre (invitation, diffusion réception des offres, assistance à
l‘analyse, rédaction de la synthèse des offres, ouverture des plis, résultats, etc.)
- Élaborer les contrats des entreprises prestataires et contrôler tous les documents contractuelles
(CCAP, CCAG etc.) (en collaboration avec le cabinet juridique)
- Assurer le suivi des demandes faites à l’administration et aux services publiques
-
. Gestion du dossier de Permis de Construire

o
Collecter la documentation, faire le montage administratif et le dépôt des dossiers de Permis de Construire
o Mettre à jour les procédures de e Permis de Construire
o Élaborer les contrats des entreprises prestataires
o Assister les architectes dans leurs démarches administratives
o Assurer la collecte, la mise à jour et l’archivage de la documentation légale et réglementaire et des
procédures relatives au Permis de Construire et documents connexes
o
Support administratif au fonctionnement de l’agence

▪ Gestion de l’archivage

Tenir à jour l’archivage physique et électronique de l’ensemble des documents liées à l’activité de l’agence o
Veiller au respect de la procédure d’archivage par l’ensemble du personnel
Faire un état des lieux des dossiers partagés sur le réseau

. Assurer le back-up de l’activité administrative assurée par le Responsable Administratif et Financier :

Assurer la veille des consultations ouvertes et des appels d’offres pouvant intéresser l’agence
o Monter, mettre en forme et respecter le format des dossiers d’appels d’offre
o Tenir à jour les documents administratifs et juridiques nécessaires pour répondre aux appels d’offre
(CV, déclaration CNPS, inscription à l’ordre des Architectes

o Assistance à la prospection

- Veille concurrentielle
- Veille des consultations ouvertes
- Gestion de la partie administrative des appels d’offre et consultations auxquels participe l’agence

* Réunir et renseigner les documents demandés


* Tenir à jour les documents administratifs requis : déclaration CNPS, RCCM, Statut, chiffre d’affaire,
fiche profil, attestations, etc.
* Mettre à jour les CVs de l’équipe régulièrement (au moins tous les 3 mois)
* Organiser le partage des informations en interne
* S’assurer de la transmission des dossiers dans les délais impartis

Gestion de la communication et des relations presse :

. Assurer l’interface avec les prestataires en communication, Relation de Presse, Relations Publiques,
Communication réseaux, Organisations, etc. et le formatage des documents en collaboration avec eux.

. Vérifier régulièrement le site web et le compte Facebook

Gestion de l’emploi du temps personnel de la Direction :

. Organiser les réunions, les conférences, les voyages

. Alerter sur les tâches et les deadlines importantes

. Superviser ou suppléer l’assistante support ou la stagiaire en charge volet personnel des activités personnels
des dirigeants (gestion du personnel de maison, des activités etc.).

4- COMPETENCES TECHNIQUES ET NON-TECHNIQUES

SAVOIRS FAIRE SAVOIRS ÊTRE


- Maîtriser les outils bureautiques (Microsoft, Word, - Être polyvalent
Excel, Powerpoint) - Savoir organiser et fédérer une équipe
- Maîtriser les techniques de gestion des projets - Être organisé et rigoureux
- Savoir coordonner les activités d’un service - Être autonome et réactif
- Assurer le montage et la gestion des dossiers de - Être souple d'esprit
permis de construire - Savoir prendre des initiatives et gérer une
- Assurer le montage des dossiers d’appel d’offres et le équipe
- Maîtriser les outils de base de communication - Avoir le souci du détail
- Maîtriser les techniques d'écriture rapide et de prise de - Avoir un excellent relationnel
note - Être dynamique et proactif
- Avoir de bonnes qualités rédactionnelles - Avoir le sens du service client
- Maîtriser parfaitement la langue française écrite et - Savoir gérer le stress
orale - Savoir gérer le temps et les priorités
- Avoir une bonne maîtrise de l’anglais professionnel - Être orienté résultat

PREREQUIS

. Diplôme : Détenir un diplôme BAC+5 en Administration d’entreprise/ Gestion de projet ou tout autre diplôme
équivalent

. Expérience : Avoir au minimum 7 à 8 ans d’expérience dans la gestion administrative et la coordination de


projet dont 2 à 3 ans dans un poste similaire

5- EVOLUTION DU POSTE : Attaché (e) de Direction senior après 2 à 3 ans


Pour postuler, veuillez envoyer uniquement le cv par mail à flore.andoh@gmail.com en précisant en objet « office
manager ».

Offre valable jusqu’au 30/09/2021.

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