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Les écrits professionnels

Ecrire, c’est toujours prendre le risque d’une énonciation inédite : Inventer, transmettre son
propre point de vue, élaborer sa propre pensée… Pourtant, nombreux sont ceux qui, dans la
situation d’écrire professionnellement, se trouvent en difficulté, du fait des codes et des
normes en vigueur, mais aussi de leur propre rapport à l’écriture.

Rédiger un texte professionnel exige tout d’abord de savoir ce que l’on veut exprimer. Est-ce
qu’on veut convaincre, informer, inciter à l’action ? « La base de l’écrit c’est tout d’abord de
clarifier son objectif. Il faut également s’interroger sur son interlocuteur et ses besoins. Le
destinataire et le fond du message déterminent aussi la manière de s’exprimer. »

Un écrit professionnel, dit de qualité, est un outil de travail efficace pour son destinataire.
Celui-ci doit comprendre tout de suite en quoi il est concerné par le message. Ce texte doit se
faire dans un style clair qui respecte le code de communication commun à l’émetteur et au
destinataire. Pour cela, on doit respecter quatre critères majeurs :

A : Critère 1: écrire correctement

**La syntaxe c’est-à-dire l’ordre des mots et la construction des phrases (sujet, verbe,
complément).

**L’utilisation d’un vocabulaire adapté (pas de jargon ni de familier) et d’usage courant. Les
mots courants sont faciles à décoder. Plus le lecteur décode efficacement, plus il comprend.
(Plus il comprend, plus il est encouragé à lire).

**L’orthographe lexicale (celle de l’écriture des mots) et l’orthographe grammaticale (les


accords qui permettent d’identifier clairement les fonctions des mots dans la phrase).

**La ponctuation, aussi importante que l’organisation logique des éléments de la phrase. Ces
petits signes sont autant de conventions qui facilitent la compréhension d’un texte : ils
présentent, séparent, coupent, isolent des unités dans une phrase ou dans un texte.

B : Critère 2 : écrire concis

**Un texte est concis lorsqu’il exprime une idée ou un ensemble d’idées en un minimum de
mots. Les phrases longues sont indigestes pour le lecteur. Il s’agit donc :

--D’éliminer les phrases entières qui n’apportent rien de nouveau ou de réduire une partie de
la phrase en ne gardant que l’essentiel.

C : Critère 3 : écrire simple

La simplicité est la qualité de ce qui est formé de peu d’éléments et est facile à comprendre.
Respecter le principe d’une idée par phrase. Trop de divisions et de subdivisions à l’intérieur
d’une phrase risquent d’embrouiller le lecteur. Une seule idée principale énoncée au moyen
de plusieurs phrases simples permet la rédaction d’un paragraphe facile à comprendre.

D : Critère 4 : écrire un texte cohérent

La cohérence du texte favorise la compréhension du lecteur. Un écrit est cohérent quand le


lecteur progresse dans un texte qui suit un ordre logique et sans contradiction.

L’ordre logique permet de ne pas perdre le lecteur dans un écrit, de ne pas déranger sa
concentration par des éléments qui ne se « suivent » pas. Pour cela, on utilise des connecteurs.
Ces mots de liaison assurent la cohésion du texte en indiquant de façon explicite les relations
d’ordre logique entre les phrases.

***Les écrits se répartissent en plusieurs catégories que nous pouvons distinguer, d’abord
selon leurs auteurs et ensuite selon la finalité de leur production : On pourra dés lors parler
d’écrits académiques et d’écrits professionnels.

A : Les écrits académiques :

Les écrits académiques sont les écrits que tout étudiant de l’enseignement supérieur, tout
professeur d’université et tout chercheur, est appelé à produire. Ils se caractérisent par le fait
qu’ils sont destinés à une même catégorie de personnes, à savoir des étudiants de
l’enseignement supérieur, des professeurs d’universités et des chercheurs, ce qui explique
certaines de leurs spécificités :

**a/ L’utilisation d’une terminologie (littéraire, philosophique, scientifique, technique, etc.)


spécifique au domaine de l’auteur et des destinataires de l’écrit.

**b/Le recours à des longs développements mathématiques pour les écrits relatifs aux
domaines des sciences, des techniques, des finances, etc.

**c/ Une autre caractéristique importante des écrits académiques est qu’ils font, souvent,
l’objet d’une soutenance devant un jury composé.

1: Le rapport de stage.

Le stage est une étape importante dans la formation d’un étudiant. On distingue deux sortes de
stages :

**le stage d’initiation ou de connaissance de l’entreprise que l’étudiant réalise à la fin de sa


1ère année du supérieur.

**les stages de réalisation qu’il est appelé à effectuer durant les autres années du supérieur et
pendant lesquels, il est amené à participer à la réalisation de projets.

Les mémoires.

On distingue deux types de mémoires :

**1 : Les mémoires faits suite à un stage en entreprises, les mémoires de


fin d’études en sont un exemple.

**2 : Les mémoires faits sans stages, il s’agit de mémoires que l’étudiant est appelé à réaliser
au cours de son cursus universitaire.

Tous ces mémoires font, en général, l’objet de soutenances devant un jury, mais cela
n’empêche pas que la qualité de l’écrit soit appréciée indépendamment de celle de la
soutenance puisque la plupart du temps on note séparément l’écrit et la soutenance.

Les articles à publier.

Lorsqu’un étudiant prépare un doctorat, dans le domaine de sa spécialité, il est invité à


produire et à publier, dans des revues spécialisées, quelques articles afin de montrer que son
travail a débouché sur des résultats appréciés par une communauté de spécialistes de son
domaine de recherche, en l’occurrence le comité de lecture des revues dans lesquelles il
publie.

La thèse de doctorat.

Il s’agit d’un écrit majeur dans la vie d’un étudiant puisqu’il est censé clore sa vie
estudiantine lui permettre d’obtenir le diplôme le plus prestigieux d’une université, le
doctorat.

Les écrits professionnels.

Ce sont les écrits que tout employé d’une entreprise, d’une administration ou d’une institution
quelconque est appelé à produire, tout au long de sa carrière.

Ces écrits, émis par des professionnels, sont destinés, en général et contrairement aux écrits
académiques, à une large population qui peut être composée de professionnels, des agents de
la même entité à laquelle appartient l’auteur de l’écrit, ou des agents appartenant à d’autres
entreprises, à des universitaires etc.

Certains écrits professionnels peuvent faire l’objet d’exposés devant d’autres agents de la
même entité ou des personnes extérieures à l’entreprise. Il n’empêche que leur principale
fonction est de transmettre un message écrit à des personnes qui ne sont pas censées assister à
ces exposés.

La note
Moyen officiel pour communiquer de manière brève, la note est utilisée lorsqu'une personne
ou un groupe de personnes souhaite communiquer une information avec des collègues de
travail, des salariés d'un service…

Toute note précède une action future et doit répondre à deux exigences:

**Informer un destinataire qu’il soit collectif ou individuel.

**Donner un ordre.
L’objectif est de mettre en exécution une décision dont les conséquences relèvent de la
pratique.

On peut distinguer deux types principaux de notes :

**A : La note de service :

Il s’agit d’un document interne à un service par lequel un supérieur adresse à ses subordonnés
des instructions sur un problème particulier relevant des activités ou du fonctionnement du
service. Elle peut être permanente ou temporaire selon les indications données.

On peut dire aussi que c’est un document écrit, interne, destiné à un ou plusieurs subordonnés
qui devront exécuter ce qui est demandé. La note de service a donc un caractère obligatoire.
Elle exprime un ordre.

**B : La note d’information :

Comme son nom l’indique, elle se limite à informer, c’est-à-dire qu’elle est un type de
communication écrite qui fait circuler l’information entre un destinateur informé et un
destinataire à qui manque l’information.

Elle peut répondre à différents objectifs :

**Donner une information : c’est le cas le plus fréquent et le plus simple.

-Annoncer des changements horaires….

**Demander une information : par exemple des renseignements sur la situation familiale des
employés.

C’est un document écrit interne qui transmet une information concernant l’activité de
l’entreprise. La note d’information n’a pas de caractère obligatoire. Elle explique, mais ne
cherche pas à convaincre.

Le compte rendu
Le compte rendu est un document professionnel qui rapporte de manière neutre des faits, des
activités, des propos échangés lors d'une réunion, d'une conférence, d'un groupe de travail,
d’un événement quelconque.

Les objectifs du compte rendu :

**Formaliser le travail réalisé pour permettre à une personne qui n'a pas assisté à la séance de
se la représenter de façon suffisante.
**Conserver une trace écrite d'une réunion, d'une conférence, d'un groupe de travail.
**Capitaliser l’information, pour mémoire.
**Acter des décisions.
Le rapport :
Si le compte rendu témoigne et le procès-verbal atteste, le rapport décrit, analyse les faits
objectivement pour proposer des solutions et des améliorations. Le rapport est la forme la plus
élaborée des écrits professionnels.

Le rapport permet l’analyse d’une situation ou de faits dans le but de tirer des conséquences
ou des jugements. Son objectif premier est d’apporter une information nécessaire à la prise de
décision (solutions, alternatives…). Adressé par un subordonné à une autorité hiérarchique
supérieure, le rapport est avant tout un document d'informations et de propositions.

**Les constituants du rapport :


L’introduction

Elle renseigne le destinataire sur l’objet du rapport, sur la cause qui l’a motivé, sur son
importance et son intérêt. Elle doit être précise, brève et complète.

N’étant pas toujours obligatoire, l’introduction présente tout de même deux avantages. Elle
permet d’abord de reformuler la demande et donc de s’assurer de la bonne compréhension
réciproque. Ensuite, il sera bien utile de se remémorer le contexte si on doit relire le rapport
plusieurs mois après.

Le développement

Il peut être fait en trois parties :

**L’analyse de l’existant : un constat objectif et factuel de la situation.

**La critique de l’existant : les points positifs, les points négatifs. C’est une analyse et une
interprétation des faits à la différence de la partie précédente qui se doit d’être très descriptive.

**Des propositions ou recommandations avec leurs avantages, inconvénients... Les


propositions doivent être argumentées.

La conclusion

Elle reprend les recommandations et met en avant la solution préconisée par le rédacteur.
Elle ne doit pas apporter d’élément nouveau par rapport au développement.

Le mail
Le mail est un moyen de communiquer de manière simple, rapide et efficace. Il est devenu
l’outil le plus couramment employé pour les échanges professionnels en tous genres. Parce
que le mail est moins formel que la lettre, on oublie parfois qu’il doit respecter un certain
nombre de règles d’usage.
Même si le style d’un mail est plus léger que celui d’une lettre professionnelle, il n’en reste
pas moins un écrit de travail, autrement dit, professionnel. C’est pourquoi, il doit respecter
certaines règles de rédaction, dont la plus importante est le profil du destinataire qui détermine
les choix rédactionnels.

Dans le même sens, le mail professionnel exige une communication de qualité : un


vocabulaire précis, un texte concis, une demande claire et une orthographe irréprochable.

1 : L’objet du mail : de 5 à 7 mots maximum

L’objet est le texte que lira en premier le destinataire. C’est la seule ligne qui apparaît quand
on ouvre sa messagerie !

L’objet est donc à soigner. Il doit être explicite, clair et bref, en lien avec le but du mail
(informer, aviser, inviter, inciter le destinataire à agir). Il doit permettre au destinataire de
comprendre rapidement de quoi il s’agit

Idéalement, l’objet du mail est :

**Une phrase nominale (c’est-à-dire sans verbe conjugué).


**Une phrase sans article (un/une, le/la, les).
**Une phrase sans mots de liaison.
**Une phrase de 5 à 7 mots (un ou deux mots sont insuffisants).

Comment commence-t-on un mail ?

Généralement par une formule d’appel choisir. La formule d’appel, ce sont les premiers mots
du courriel qui permettent la prise de contact avec le destinataire.

La formule dépend

**De sa relation avec la ou les personnes à qui on s’adresse. L’émetteur connait-il le/les
destinataire. Beaucoup ? Pas du tout ?

**De la situation de communication : celle-ci se situe dans un contexte qui pourra aller de très
formel (administration, hiérarchie) à informel (collègues proches)

Le corps du mail : une pyramide inversée

Un plan en pyramide inversée consiste à commencer son texte par l’information principale du
message. L’information principale est souvent une reprise de l’objet du mail. Les autres
informations apparaîtront ensuite par ordre décroissant d’importance.

Pour ce qui est de la rédaction, le principe à retenir est un paragraphe par idée secondaire,
avec maximum quatre paragraphes pour un même mail. Un paragraphe compte 3 à 4 lignes.

Le mail doit être rédigé :

**Avec des phrases courtes.


**Avec des phrases reliées entre-elles par des mots de liaison.

**Avec des phrases rédigées dans un langage courant et professionnel : éviter le jargon et la
terminologie trop technique sauf si vous êtes certain d’être « sur la même longueur d’onde »
que votre destinataire.

Comment finit-on un mail ?

La formule de politesse est importante et il est toujours utile de l’inclure à la fin du mail.
L’oublier pourrait être perçu comme un manque avéré de politesse et de courtoisie.

La formule est à adapter à la qualité de son destinataire et au contexte de l’échange (plus ou


moins formel).

Ainsi, si « Bonne fin de journée ! » peut finir le mail à un collègue, un « Sincères salutations »
ou « Au plaisir de vous revoir » seront plus appropriés pour un mail destiné à un supérieur
hiérarchique ou à un client.

La signature :

En général, en contexte professionnel, les logiciels de courrier électronique sont paramétrés


pour insérer automatiquement une signature personnalisée à la fin des courriels.

Si ce n’est pas le cas, la signature doit comprendre le prénom et le nom, ainsi qu’un numéro
de téléphone.

**Attention à l’orthographe et à la syntaxe de vos mails. Même si un mail est moins formel
qu’une lettre, il doit en respecter les règles.
**Eviter les mails rédigés en majuscules, elles correspondent le plus souvent à des propos
hurlés (et donc totalement inadaptés dans un contexte de travail).
**Les points d’exclamation, d’interrogation et de suspension doivent être utilisés selon les
règles traditionnelles de la ponctuation. Les « !!!!! » ou « ??!!! » communiquent vos émotions
et sont inadaptés en milieu de travail.
**Éviter le soulignement : les termes soulignés sont à réserver aux hyperliens.

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