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OFICIALÍA MAYOR
DIRECCIÓN GENERAL DE PROGRAMACIÓN,
ORGANIZACIÓN Y PRESUPUESTO
DIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN
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SECRETARÍA DE RELACIONES EXTERIORES
GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN DE
MANUALES DE ORGANIZACIÓN
CONTENIDO
1. Introducción.
2. Manual de organización.
3. Elementos que integran el manual de organización.
a) Introducción.
b) Objetivo del manual.
c) Antecedentes históricos.
d) Marco jurídico.
e) Atribuciones.
f) Misión y visión.
g) Estructura orgánica.
h) Organigrama.
i) Objetivo y funciones.
j) Glosario de términos.
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GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN DE
MANUALES DE ORGANIZACIÓN
I.- Introducción
El manual de organización constituye un instrumento de apoyo al proceso de
modernización organizacional de la Secretaría de Relaciones Exteriores, al
proporcionar información sobre la estructura orgánica, atribuciones, objetivos y
funciones que realizan cada uno de los órganos administrativos que la integran.
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MANUALES DE ORGANIZACIÓN
Objetivo
El manual de organización se elabora para proporcionar, en forma ordenada, la
información básica de la organización y funcionamiento de la unidad responsable
como una referencia obligada para lograr el aprovechamiento de los recursos y el
desarrollo de las funciones encomendadas.
Ventajas
• Presentar una visión de conjunto de la unidad administrativa.
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Recomendaciones generales
Una unidad de mando justifica su existencia cuando las funciones asignadas son
congruentes con las atribuciones conferidas y cuando depende de ésta más de un
área subordinada.
Una vez que se cuenta con el proyecto de manual, se requiere someterlo a una
revisión final, a efecto de verificar que la información contenida en el mismo sea la
necesaria, esté completa y corresponda a la realidad, además de proceder a
comprobar que no contenga contradicciones o deficiencias.
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Identificación
Se refiere a la primera página o portada del manual, en ella deberán anotarse los
datos siguientes:
1. Logotipo de la dependencia.
2. Nombre de la Dependencia.
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Ejemplo:
Hoja donde inicia el manual; se utiliza para la portada y el índice:
Arial 18
Arial 16
Arial 14
Arial 20
Arial 12
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Contenido
Ejemplo:
CONTENIDO
I. INTRODUCCIÓN
V. ATRIBUCIONES
VIII. ORGANIGRAMA
X. GLOSARIO DE TÉRMINOS
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a) Introducción
• Propósito y utilidad.
• Síntesis del contenido.
• Ámbito de su aplicación.
• Áreas que participaron en la elaboración del manual.
• Importancia de mantener permanentemente actualizado este manual.
• La redacción deberá se concisa, clara y comprensible.
• La introducción habrá de elaborarse en un máximo de tres cuartillas.
Ejemplo:
INTRODUCCIÓN
Por ser un documento de consulta frecuente, este manual deberá ser actualizado
cada año, o en su caso, cuando exista algún cambio orgánico funcional al interior
de esta unidad administrativa, por lo que cada una de las áreas que la integran,
deberán aportar la información necesaria para este propósito.
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Ejemplo:
OBJETIVO
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c) Antecedentes históricos
Se darán a conocer las principales transformaciones sobre la organización y
funcionamiento de la unidad administrativa correspondiente, en orden cronológico
indicando las disposiciones jurídico-administrativas que hayan dado origen y/o
modificado la estructura organizacional de la misma.
Ejemplo:
ANTECEDENTES HISTÓRICOS
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d) Marco jurídico
En esta parte del manual se mencionan las disposiciones jurídicas relacionadas
por orden jerárquico, que dan origen a la organización, que establecen su creación
y sus atribuciones, así como aquellas que regulan su funcionamiento.
b) Leyes.
c) Códigos.
d) Reglamentos.
e) Decretos.
f) Convenios.
g) Acuerdos.
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Ejemplo:
MARCO JURIDICO
Leyes
Códigos
Decretos
Decreto por el que se crea la Comisión Nacional de los Estados Unidos Mexicanos
para la UNESCO.
D.O.F. 9 de junio 1967.
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e) Atribuciones
Desde el punto de vista jurídico, las atribuciones son medios para alcanzar fines.
En el caso de los órganos administrativos, las atribuciones están representadas
por las competencias que marca la Ley. Las atribuciones le dan su amplitud y su
limitación, determinan su ámbito de competencia.
Ejemplo:
ATRIBUCIONES
II. Proponer, conforme a las normas y lineamientos fijados por las dependencias
de la Administración Pública Federal, las directrices, normas y criterios
técnicos para el proceso interno de programación y presupuestación de la
Secretaría, así como coordinar y vigilar dichos procesos;
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f) Misión y Visión
La Misión es la razón de ser de la institución, la cual explica su existencia. Es una
declaración de alto nivel que describe su propósito fundamental.
Ejemplo:
MISIÓN
VISIÓN
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g) Estructura orgánica
Para ejercer una mejor función de dirección y control por parte de las unidades de
mando, se recomienda que éstas no tengan más de 6 áreas subordinadas.
Una unidad de mando justifica su existencia cuando las funciones asignadas son
congruentes con las atribuciones conferidas y cuando depende de ésta más de un
área subordinada.
Ejemplo:
ESTRUCTURA ORGÁNICA
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h) Organigrama
Se deberá representar gráficamente la relación ordenada de las áreas que
componen una unidad administrativa, autorizada por la SHCP y la SFP, reflejando
en forma sistemática la ubicación del órgano administrativo, su integración, sus
niveles jerárquicos y sus líneas de autoridad y asesoría.
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Ejemplo:
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i) Objetivos y funciones
Objetivo
Describe la finalidad hacia la cual se orientan los recursos y los esfuerzos de una
unidad administrativa, para el cumplimiento de una actividad institucional que
corresponde por atribución a una dependencia y/o unidad administrativa.
Para el objetivo:
Funciones
Las funciones descritas para cada órgano administrativo serán las más relevantes
con relación al ámbito de su competencia e incluirán sólo las de carácter
sustantivo. Se recomienda un máximo de diez.
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DIRECCIÓN
DIRECCIÓN DE SUBDIRECCIÓN DEPARTAMENTO
GENERAL O
ÁREA
EQUIVALENTE
Funciones Sustantivas:
Funciones de apoyo:
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Ejemplo:
Objetivos
Funciones
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i) Glosario de términos
Ejemplo:
GLOSARIO DE TÉRMINOS
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5.- Implantación
Para llevar a cabo la implantación del nuevo manual de organización es
conveniente elaborar un programa de trabajo que determine las actividades
secuénciales que se desarrollarán fijando fecha de inicio y terminación, así como
los recursos que se utilizarán y los responsables de cada actividad.
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GLOSARIO DE TÉRMINOS
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LINEAMIENTO: Directriz que establece los límites dentro de los cuales han de
realizarse las actividades y tareas asignadas.
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NORMA: Regla, disposición o criterio que establece una autoridad para regular los
procedimientos que se deben seguir para la realización de las tareas asignadas.
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STAFF: Son los órganos que tienen por objeto, asesorar e informar al personal de
mando, en aquellas actividades que requieren conocimientos y experiencia técnica
especializada.
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