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L'ORGANISATION DE VOS

DOCUMENTS

FAITES-LA VOUS-MÊME

GUIDE INTERACTIF

par

Guylène Éthier
Illustrations: Christiane Dubreuil

Mise en page: Claudette Racine

Graphisme: Top Communication Mtl

Impression: Imprimerie d'édition Marquis Ltée

Pour être régulièrement informé de la parution de nos nouveaux livres et de notre catalogue,
nous vous invitons à consulter notre site Internet à: www.edivermette.com

Vous pouvez aussi communiquer avec nous à l'adresse suivante:

Éditions Vermette
6255, rue Hutchison, bureau 103
Montréal (Québec)
Canada H2V 4C7
Tél: (514) 278-4648
Fax: (514) 278-3030

adresse électronique : info@edivermette.com

ISBN: 2-89416-123-9

Copyright: © Éditions Vermette


Dépôt légal : Ottawa, Canada, 3e trimestre 1997

Tous droit réservés. Aucune partie de cet ouvrage ne peut être reproduite, enregistrée ou
retransmise sous aucune forme ni par aucun procédé électronique, mécanique, photographique
ou autres sans l'autorisation préalable de l'éditeur.
DANGER

PHOTOCOPILLAGE
TUE LE LIVRE

LE PHOTOCOPILLAGE TUE LE LIVRE

Le logo qui apparaît en page 3 de ce livre mérite une explication.


Son objet est d'alerter le lecteur sur la menace que représente
pour l'avenir de l'écrit le développement massif du «photocopil-
lage». La Loi sur le droit d'auteur interdit la reproduction des
oeuvres sans autorisation des titulaires de droits. Or, la photo-
copie non autorisée - le «photocopillage» - s'est généralisée,
provoquant une baisse des achats de livres, au point que la possi-
bilité même pour les auteurs de créer des oeuvres nouvelles et de
les faire éditer par des professionnels est menacée. Nous rappe-
lons donc que toute reproduction, partielle ou totale, du présent
ouvrage est interdite sans l'autorisation écrite de l'éditeur ou d'une
société de gestion dûment mandatée.
À Félicité et Fernand
TABLE DES MATIÈRES

TABLE DES MATIÈRES

INTRODUCTION L'ORGANISATION DE VOS


DOCUMENTS ..................................................... 3

CHAPITRE 1 PRENDRE LA DÉCiSiON .................................... 7

CHAPITRE 2 CONNAÎTRE SA SITUATION


DOCUMENTAIRE ............................................. 17

CHAPITRE 3 ÉTABLIR UN PLAN DE TRAVAIL. .................... 49

CHAPITRE 4 QUOI GARDER, QUOI JETER .......................... 59

CHAPITRE 5 COMMENT GARDER. ....................................... 69

CHAPITRE 6 LE FAIRE ET SE RETROUVER


(REPÉRAGE) .................................................... 89

CHAPITRE 7 CHOIX DES ÉQUIPEMENTS ET


DES FOURNITURES ......................................... 95

CHAPITRE 8 MISE À JOUR ANNUELLE ET


NOUVEAUX SUJETS ...................................... 105
L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS

INTRODUCTION

L'ORGANISATION DE VOS
DOCUMENTS
L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS

INTRODUCTION

L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS

Qui n'a pas rêvé de voir ses documents super bien


organisés, présentés d'une façon invitante et impeccable
et surtout d'avoir en tout temps l'accès à son information
rapidement et facilement. Mais qui donc possède la
baguette magique qui transformera cet amas de papier en
un ordre méticuleux de dossiers roses et mauves? Mais
vous-même! Tout ce qui vous manque, en sus de la
bonne volonté, c'est une méthode de travail simple et
efficace.

3
L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS;
FAITES-LA VOUS-MÊME

Soyons honnêtes, sauf quelques rares exceptions,


organiser nos documents peut sembler une tâche
insurmontable, fastidieuse et, n'ayons pas peur des mots,
carrément ennuyeuse. Mais voilà, avec l'aide du présent
guide qui vous suggère une démarche facile et
rationnelle, établir de l'ordre et de la méthode est
réalisable. Nous vous présentons des étapes claires et
bien expliquées grâce auxquelles, instaurer l'harmonie
documentaire est accessible à tous.

Entendons-nous bien, ce guide n'est pas un émule


de la pensée magique. Faire l'organisation de vos
documents demande temps et efforts. Si vous tenez bien
fort ce livre dans vos mains et que vous fermez les yeux, il
ne se passera ... rien. Mais si vous l'ouvrez et que vous
suivez scrupuleusement la démarche proposée, vous
verrez l'allure de votre paperasse se transformer, et c'est
avec fierté que vous contemplerez le résultat de votre
travail.

Ce livre vous appartient, c'est votre outil


d'apprentissage. N'hésitez pas à écrire à l'intérieur et à
l'annoter, il est conçu pour que vous le personnalisiez.

4
PRENDRE LA DÉCISION

CHAPITRE 1

PRENDRE LA DÉCISION
PRENDRE LA DÉCISION

CHAPITRE 1

PRENDRE LA DÉCISION
On y pense depuis un certain temps, on remet à plus tard,
on est sûr qu'on a pas le temps, on attend une période
plus calme, on trouve des prétextes et puis finalement, le
désordre continue et partois retrouver un papier prend de
notre précieux temps ou on laisse tomber car l'information
dont on a besoin est engloutie dans le dédale de
l'information dont on n'a pas besoin.

Allons-y! Agissons! Que vous soyez une personne, une


association ou une entreprise, vous accumulez les
papiers d'une façon incroyable. En plus de ne pas
toujours vous y retrouver, avez-vous pensé au gaspillage
d'espace, à l'achat d'équipements d'entreposage et sans
y mettre un terme, imaginez dans cinq, dix ou quinze ans.
Chercher quelque chose deviendra toute une aventure.

Le résultat de votre renouveau documentaire réunira


l'efficacité à l'esthétisme. Vous avez accompli le premier
pas en vous procurant ce guide. Voyons maintenant
quelles sont vos motivations particulières.

7
L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS;
FAITES-LA VOUS MÊME

VOICI LA LISTE DES PROBLÈMES QUE POSSIBLEMENT


VOUS RENCONTREZ, COCHEZ CEUX QUE VOUS AIMERIEZ
VOIR DISPARAÎTRE.

JE SOUHAITE JE VEUX
PROBLÈMES POSSIBLES
ÉLIMINER CONSERVER
CETTE SITUATION CETTE SITUATION

Je n'ai pas le temps de


m'occuper de mes
documents.

J'ai trop de papiers.

Je cherche longtemps
avant de trouver.

Je ne trouve pas toujours.

Je me retrouve, mais je suis


le seul.

Mes documents ont l'air d'un


capharnaüm.

J'ai jeté des documents


importants.

J'ai des documents partout.

Mon classeur ne ferme plus.

En cas de sinistre, tous mes


documents sont perdus.

8
PRENDRE LA DÉCISION

VOYONS MAINTENANT UN À UN CES PROBLÈMES


HABITUELLEMENT PRÉSENTS DANS UNE
DÉSORGANISATION DE DOCUMENTS.

JE N'AI PAS LE TEMPS DE M'OCCUPER DE MES


DOCUMENTS

Avez-vous réfléchi au temps que vous perdez à


rechercher une information. De plus, avez-vous pensé
aux avantages de retrouver rapidement une information
dont vous avez besoin sur-le-champ. Quelle bonne
impression vous donnez d'avoir une organisation de
documents stylisée. Quelle allure de professionnalisme
vous dégagez face à vous-même et aux autres. Loin de
vous faire gagner du temps, le système de classement
placé sous le signe de la désinvolture vous en fait perdre,
et c'est pourquoi nous vous suggérons de placer
l'organisation de vos documents dans vos priorités.

Il J'AI TROP DE PAPIERS

Quand on ne sait au juste quel document conserver et


quel document jeter, souvent on choisit de tout conserver
et c'est tout à fait normal. C'est la raison pour laquelle le
présent guide inclut une section vous aidant à établir, en
fonction de la législation actuelle, quel document doit être
conservé pour toujours et quel autre peut-être détruit et
ce, après combien d'années de conservation.

9
L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS;
FAITES-LA VOUS MÊME

Il JE CHERCHE LONGTEMPS AVANT DE TROUVER Il

Voici deux des principaux facteurs de réduction de temps


de recherche: l'utilisation de la logique comme matériel
de base pour fabriquer votre structure d'organisation de
vos documents en dossier vous permettra de vous y
retrouver beaucoup plus rapidement et l'élimination des
documents inutiles vous permettra de réduire votre
masse de documents.

~JENETROUVEPASTOUJOURS

Un document mal classé est souvent un document perdu.


L'organisation systématique de vos documents ne vous
placera jamais hors de portée de l'erreur humaine mais
elle vous permettra de réduire au maximum les risques
d'égarer un document.

JE ME RETROUVE, MAIS JE SUIS LE SEUL

Si vous êtes la seule personne à vous y retrouver, c'est


déjà un bon point pour vous. Peut-être est-ce suffisant,
surtout si vous travaillez seul, vivez seul et que vos
interactions avec vos semblables sont quasi inexistantes.
Dans ce cas, vous êtes une exception car la majorité des
personnes, compagnies ou associations peuvent avoir
besoin qu'à l'occasion une autre personne puisse avoir
accès à leurs documents, ne serait-ce qu'en cas
d'urgence.

10
PRENDRE LA DÉCISION

Il MES DOCUMENTS ONT L'AIR D'UN CAPHARNAÜM Il

Si vos documents s'entassent depuis plusieurs années


sans organisation précise, il est inévitable que leur
présentation soit quelque peu étrange. Si la seule idée
d'avoir à rechercher quelque chose dans vos papiers vous
indispose, il est grandement temps de consacrer du
temps à leur remise en place.

Il J'AI JETÉ DES DOCUMENTS IMPORTANTS

Parfois l'impression d'être envahi par une horde sans fin


de documents nous pousse à "faire un bon ménage".
Malheureusement, si cette épuration n'est pas une
opération planifiée et effectuée selon des normes
précises, il est souvent dangereux, qu'emportés par notre
élan, nous ne jetions un peu trop de documents et pas
toujours les bons. C'est pourquoi une section entière est
consacrée à l'établissement de règles régissant la
conservation et la destruction sécuritaire de vos
documents.

~J~IDESDOCUMENTSPARTOUT Il

L'inconvénient majeur d'avoir des papiers éparpillés un


peu partout, c'est qu'ils semblent prendre du volume. La
réunion, en un endroit précis, de la majorité de vos
documents vous donnera déjà l'impression qu'il y en
moins.

11
L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS;
FAITES-LA VOUS MÊME

MON CLASSEUR NE FERME PLUS

Surtout n'en achetez pas un autre avant d'avoir complété


l'organisation de vos documents. Probablement que vous
aurez de l'espace disponible pour plusieurs années
encore après avoir procédé à l'épuration de vos
documents.

EN CAS DE SINISTRE, TOUS MES DOCUMENTS SONT


PERDUS

Certains types de documents demandent une attention


particulière. La perte de ces documents risquerait d'avoir
des conséquences néfastes sur vos affaires. C'est
pourquoi, il est préférable d'envisager des solutions
pratiques pour prévenir, à moins de frais possible, la
continuité de vos activités suite à une catastrophe
imprévisible.

12
PRENDRE LA DÉCISION

VOICI LA LISTE DES AVANTAGES POSSIBLES, COCHEZ


CEUX QUI VOUS INTÉRESSERAIENT.

JE TROUVE RAPIDEMENT D

JE JETTE SÉCURITAIREMENT D

JE CENTRALISE MES DOCUMENTS []

J'AI UNE ORGANISATION LOGIQUE []

J'AI UNE ORGANISATION ESTHÉTIQUE [-j

J'AI UNE PROTECTION SPÉCIALE POUR [J


CERTAINS DOCUMENTS

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L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS;
FAITES-LA VOUS MÊME

AVEZ-VOUS ..... .

OUI NON

SÉRIEUSEMENT RÉFLÉCHI? 1 1 1 1

PRIS UNE FERME DÉCISION? 1 J Il

14
CONNAÎTRE SA SITUATION

CHAPITRE 2

CONNAÎTRE SA SITUATION
CONNAÎTRE SA SITUATION

CHAPITRE 2

CONNAÎTRE SA SITUATION

Avant d'envisager une solution pertinente, il faut connaître


à fond sa situation. La décision est sérieusement prise,
nous en sommes à la deuxième partie de notre démarche
que nous imagerons avec la maxime "connais-toi toi-
même" ou plus exactement connais l'état de l'organisation
actuelle de tes documents.

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L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS;
FAITES-LA VOUS MÊME

VOICI LES QUESTIONS QUI VOUS DONNERONT UN


COURT BILAN DE VOTRE SITUATION:

A RAISON DE LA POSSESION DE DOCUMENT

1. PERSONNE PHYSIQUE li
2. TRAVAILLEUR AUTONOME rl
3. PROFESSION LIBÉRALE Il
4. ASSOCIATION 1 1

5. PETITE OU MOYENNE ENTREPRISE U

Il BÊTES-VOUS?

1. PROPRIÉTAIRE D'UN OU DE
PLUSIEURS IMMEUBLES
2. LOCATAIRE 1 1

C QUEL SECTEUR DE VOS ACTIVITÉS GÉNÈRE


LA CRÉATION, L'ENVOI OU LA RÉCEPTION
DE DOCUMENTS?

1. RELATION AVEC LES CLIENTS Il


2. UTILISATEUR D'UTILITÉS PUBLIQUES U
(TÉLÉPHONE, ÉLECTRICITÉ, ETC.)
3. RELATION AVEC LES FOURNISSEURS []

4. RELATION AVEC LES MEMBRES 1 1

5. RELATION AVEC LES DIVERS [1


PALIERS GOUVERNEMENTAUX

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CONNAÎTRE SA SITUATION

D QUELLE EST L'ORGANISATION ACTUELLE


DE VOS DOCUMENTS?

1. AUCUNE ORGANISATION il
2. CLASSEMENT PAR ORDRE ALPHABÉTIQUE 1 1

3. CLASSEMENT PAR SUJET Il


4. CLASSEMENT PAR ORDRE CHRONOLOGIQUE Il

E OÙ SONT CLASSÉS VOS DOCUMENTS?

1. DANS DES TIROIRS 1 1


2. DANS UN BUREAU 1 1

3. DANS UN CLASSEUR 1 j
4. DANS DES BOÎTES f 1

5. UN PEU PARTOUT 1 1

F QUEL EST L'ÉTAT DE VOS RECHERCHES


DE DOCUMENTS?

1. JE NE M'y RETROUVE PAS DU TOUT l1


2. JE TOMBE DESSUS PAR HASARD li
3. JE TROUVE TOUJOURS MAIS JE CHERCHE []
LONGTEMPS

4 JE TROUVE PARFOIS OUI ET PARFOIS NON [J


5. JE TROUVE TOUJOURS ET RAPIDEMENT 1 1

19
L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS;
FAITES-LA VOUS MÊME

G JETEZ-VOUS DES DOCUMENTS?

1. JAMAIS [J
2. RAREMENT lJ
3. OCCASIONNELLEMENT Il
4. TOUS LES ANS r]

Il H QUI CLASSE VOS DOCUMENTS? Il

1. MOI-MÊME U
2. UNE PERSONNE DÉSIGNÉE 1 1

3. UN PEU TOUT LE MONDE LJ

III QUI CONSUL TE VOS DOCUMENTS?

1. SEULEMENT MOI u
2. QUELQUES PERSONNES '- 1

3. TOUT LE MONDE IJ
4. N'IMPORTE QUI Cl

20
CONNAÎTRE SA SITUATION

J QUELS SONT VOS MOYENS DE PROTECTION


POUR VOS DOCUMENTS IMPORTANTS?

1. AUCUNE PROTECTION [j

2. UNE COPIE SUR PLACE li


3. UNE COPIE DANS UN AUTRE ENDROIT []
4. UN COFFRET SUR PLACE IJ
5. UN COFFRET DANS UNE INSTITUTION lJ
FINANCIÈRE

Il K PRÊTEZ-VOUS VOS DOCUMENTS?

1. JAMAIS 1l
2. RAREMENT [J
3. SOUVENT 1 j

L QUEL EST L'ITINÉRAIRE HABITUEL DE VOS


DOCUMENTS?

1. RÉCEPTION/CRÉATION ET CLASSEMENT []

2. RÉCEPTION/CRÉATION ET ACCUMULATION Il
POUR CLASSER PLUS TARD

3. RÉCEPTION/CRÉATION ET ACCUMULATION U

21
L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS;
FAITES-LA VOUS MÊME

M AVEZ-VOUS DES DOCUMENTS DE FORMAT


NON STANDARD?

1. NON lJ

2. OUI []

LESQUELS

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CONNAÎTRE SA SITUATION

EXAMINONS MAINTENANT UN À UN LES RÉSULTATS DE


VOTRE QUESTIONNEMENT.

Il A RAISON DE LA POSSESSION DE DOCUMENTS

SI VOUS AVEZ RÉPONDU:

1. PERSONNE PHYSIQUE Tout le monde a des documents,


même si ce n'est une quantité
astronomique. Vous pouvez leur
donner une agréable accessibilité,
les regrouper en un lieu unique et
procéder à un aménagement
efficace de leur présentation.

2. TRAVAILLEUR En plus de vos documents


AUTONOME personnels vous possédez
sûrement toute une série de
dossiers concernant vos activités
et vos clients. Et que dire de vos
pièces justificatives, avec les
années vous risquez de vous
retrouver avec une importante
masse de documents. En sus de
l'avantage d'organiser méthodi-
quement vos documents, la
destruction sécuritaire annuelle
des papiers devenus inutiles vous
assurera une gestion saine de vos
documents.

23
L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS;
FAITES-LA VOUS MÊME

3. PROFESSION Quel que soit votre secteur


LIBÉRALE d'activités, l'organisation de vos
documents est une garantie
d'amélioration des services que
vous offrez à votre clientèle. Le
temps perdu à la recherche d'un
document serait plus avantageu-
sement utilisé à la poursuite de
vos activités professionnelles. Les
efforts consacrés à la mise sur
pied d'une méthode d'organisation
de vos documents sont pleine-
ment justifiés par les économies
de temps et d'espace dont vous
bénéficierez durant les années à
venir.

4. ASSOCIATION De votre charte d'incorporation à


la lettre que vous avez reçue ce
matin, tous les documents de
votre association nécessitent un
traitement d'organisation, de
protection et d'élimination. Ces
méthodes de travail assureront la
continuité de vos opérations
même si, avec le temps, les
dossiers de l'association changent
de mains. L'inclusion d'une
structure de classement permettra
à de multiples personnes de
consulter de façon autonome les
dossiers de l'association.

24
CONNAÎTRE SA SITUATION

5. PETITE OU MOYENNE L'efficacité est sûrement une


ENTREPRISE priorité pour vous. Le temps
perdu à rechercher un papier
est de l'argent gaspillé.
L'investissement que vous vous
apprêtez à faire est un des plus
judicieux. Si vous avez déjà
égaré un document important,
vous saisissez pleinement
l'importance de ce projet et sinon
n'attendez pas que le pépin vous
arrive avant de mettre l'accent sur
cet aspect important de la saine
administration d'une entreprise.

Il B ÊTES VOUS?

SI VOUS AVEZ RÉPONDU:

1. PROPRIETAIRE D'UN Vos documents attestant de votre


OU DE PLUSIEURS statut de propriétaire sont de ceux
IMMEUBLES qui demandent une protection
particulière. En plus de les
insérer dans une structure logique
de classement, il serait bien
d'envisager de les conserver dans
des équipements à l'épreuve du
feu tel un coffret à la maison ou
dans une institution financière.

2. LOCATAIRE Votre bail doit être conservé et


facilement consultable toute la
durée de votre occupation. C'est
exactement le genre de document
que vous risquez d'avoir à
consulter, à l'occasion, pour
vérifier un point précis.

25
L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS;
FAITES-LA VOUS MÊME

C QUEL SECTEUR DE VOS ACTIVITES GÉNÈRE


LA CRÉATION, L'ENVOI OU LA RECEPTION DE
DOCUMENTS?

SI VOUS AVEZ RÉPONDU:

1. RELATION AVEC Quoi de plus frustrant que d'être


LES CLIENTS au téléphone avec un client et de
ne pas arriver à mettre la main
sur son dossier, et quelle
satisfaction de pouvoir donner
l'information demandée en un
court laps de temps. Votre
clientèle appréciera votre
diligence pour répondre à ses
questions et votre réputation s'en
trouvera du coup encore plus
positive.

2. UTILISATEUR Rares sont les êtres humains ou


D'UTILITÉS PUBLIQUES les organisations qui ne sont pas
(TÉL., ÉLECT., ETC.) en relation avec les compagnies
d'utilités publiques. L'organisation
de vos documents vous donnera
rapidement accès à ces
informations et de plus, cela vous
permettra de détruire ces
documents lorsque la période de
conservation légale sera
terminée.

3. RELATION AVEC Voici une mine d'information impor-


LES FOURNISSEURS tante. Les documents appuyant
un de vos achats (factures, reçus,
bon de livraison, etc.) sont préci-
précisément le type d'informations
demandant régulièrement la
consultation. De plus, vos
garanties et manuels d'instructions
doivent être retrouvés rapidement
tant que vous possédez l'appareil
dont il font l'objet.

26
CONNAÎTRE SA SITUATION

4. RELATION AVEC LES L'essentiel de la crédibilité d'une


MEMBRES association repose souvent sur la
qualité de ses relations avec ses
membres. L'accessibilité à leurs
dossiers et à votre liste de
membres vous assurera en tout
temps le contrôle de la situation.

5. RELATION AVEC LES L'incontournable relation des gou-


DIVERS PALIERS vernements municipaux, provin-
GOUVERNEMENTAUX ciaux, fédéraux ou étrangers
vous dotera d'une multitude de
documents. Certains très
importants, d'autres beaucoup
moins. Nous le savons, les
différents paliers gouvernemen-
taux sont de prolifiques
producteurs de documents, mais
faut-il pour autant tout conserver?

D QUELLE EST L'ORGANISATION ACTUELLE


DE VOS DOCUMENTS?

SI VOUS AVEZ RÉPONDU:

1. AUCUNE L'organisation de vos documents


ORGANISATION sera une période déterminante.
Lorsqu'elle sera complétée, vous
vous demanderez comment vous
avez pu vous en passer durant si
longtemps.

27
L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS;
FAITES-LA VOUS MÊME

2. CLASSEMENT PAR Si l'organisation de vos documents


ORDRE par ordre alphabétique de sujet
ALPHABÉTIQUE vous convient, pourquoi ne pas la
conserver. Mais si vous possédez
plusieurs dossiers, il serait
préférable d'utiliser une structure
de classement. L'épuration des
documents devenus inutiles, le
rafraîchissement de votre matériel
de conservation et le question-
nement sur la pertinence de vos
titres de dossiers devraient vous
servir à bonifier votre organisation
de documents.

3. CLASSEMENT L'organisation de vos documents


PAR SUJET par sujet est une méthode
éprouvée de classement de
dossier. Mais qu'en est-il de votre
recherche? La confection d'un
solide index alphabétique est
indispensable.

4. CLASSEMENT Peu de secteurs d'activités


PAR ORDRE peuvent s'adapter à ce type
CHRONOLOGIQUE d'ordre de classement. À moins
d'une mémoire phénoménale, la
recherche d'un document peut
être ardue.

Il E OÙ SONT CLASSÉS VOS DOCUMENTS?

L'endroit idéal pour conserver des documents que l'on utilise


fréquemment est un classeur. En plus d'assurer une protection
contre les différents dangers du milieu ambiant, il permet, grâce
à son système de verrouillage, de limiter l'accès de vos
documents.

28
CONNAÎTRE SA SITUATION

Le regroupement de la majorité de vos documents est quasi


indispensable. L'organisation de vos documents selon une
structure logique exige l'unification de vos papiers réunis en
dossiers sujets.

Pour les documents moins consultés et conservés pour


répondre à des exigences légales, les boîtes de conservation
spécialement conçues et adaptées pour la conservation des
documents sont fortement recommandées. Ces boîtes devront
être conservées dans un endroit sec et de niveau de
température décente, évitez les sous-sols.

F QUEL EST ~ËTAT DE VOS RECHERCHES DE


DOCUMENT?

SI VOUS AVEZ RÉPONDU:

1. JE NE M'y RETROUVE Bravo! Cette période d'incertitude


PAS DU TOUT tire à sa fin. L'un des buts
principaux de l'organisation de
vos documents est d'avoir accès
à vos dossiers facilement et
rapidement.

2. JE TOMBE DESSUS N'attendez pas d'avoir un besoin


PAR HASARD primordial d'un document juste au
moment où votre chance vous
abandonnera. Agissez mainte-
nant avant l'aventure déplaisante
qui vous coûtera beaucoup de
temps à effectuer une recherche
qui, en plus, sera peut-être
infructueuse.

29
L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS;
FAITES-LA VOUS MÊME

3. JE TROUVE Si vous avez beaucoup de temps


TOUJOURS, MAIS JE libre et que rechercher un docu-
CHERCHE LONGTEMPS ment fait partie des activités qui
vous plaisent et vous détendent,
l'organisation de vos documents
vous enlèvera malheureusement
une de vos sources de joie. Mais
si chercher vous agace et qu'à
chaque fois vous vous dites: "Un
bon matin je vais mettre de l'ordre
dans tout ça!" et bien voilà, ce
bon matin est arrivé.

4. JE TROUVE Aimeriez-vous trouver toujours?


PARFOIS OUI Et si le parfois non devenait une
ET PARFOIS NON situation où il aurait été
particulièrement crucial que ce fut
un parfois oui. L'accès à votre
information est une composante
indispensable de votre saine
gestion, ne vous en privez pas
plus longtemps.

5. JE TROUVE Si vous trouvez toujours aisément


TOUJOURS et rapidement, votre objectif en
ET RAPIDEMENT organisant vos documents peut
être de permettre à d'autres
personnes d'accéder à l'informa-
tion aussi bien.

30
CONNAÎTRE SA SITUATION

Il G JETEZ-VOUS DES DOCUMENTS?

SI VOUS AVEZ RÉPONDU:

1. JAMAIS Si vous n'êtes pas déjà envahis


par les papiers, cela ne tardera
pas à devenir votre lot.
L'élaboration de règles précises
concernant la conservation et la
destruction de vos documents
vous permettra de vous départir
du surplus accumulé. Cette
épuration permettra d'organiser
seulement les documents utiles à
vos activités.

2. RAREMENT Si vous jetez rarement des


documents, c'est peut-être que
vous n'êtes pas parfaitement sûrs
de ce qui peut et doit être jeté et
que vous ne vous en tenez qu'à
des certitudes absolues.

3. OCCASIONNELLEMENT Est-ce qu'occasionnellement veut


dire lorsque que vous risquez de
manquer d'espace? Et si oui,
jetez-vous au hasard ou bien
consultez-vous les lois en vigueur
pour être assurés de bien faire
vos choix.

4. TOUS LES ANS Que voici une excellente habitude


à conserver. Jamais vous ne
vous heurterez à des problèmes
d'espace. Mais qu'en est-il des
principes soutenant vos choix de
destruction? Une vérification des
récentes exigences légales vous
aidera à poursuivre vos
destructions annuelles avec
l'assurance d'être en parfaite
légalité.

31
L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS;
FAITES-LA VOUS MÊME

Il H QUI CLASSE VOS DOCUMENTS?

SI VOUS AVEZ RÉPONDU:

1. MOI-MÊME Si vous classez vos documents


vous-même, vous deviendrez, en
peu de temps, une personne
spécialisée en gestion de vos
documents. Malgré tout, si
occasionnellement une autre
personne pouvait être amenée à
classer ou rechercher un de vos
documents, l'élaboration d'un
simple guide comprenant votre
structure d'organisation, votre
index de sujet-titre accompagné
de la mention de conservation et
du nombre d'années avant la
destruction, serait un outil
avantageux. Ce guide serait utile
autant pour vous que pour
quiconque aurait à classer ou
consulter vos dossiers.

2. UNE PERSONNE Cette personne, en plus de parti-


DÉSIGNÉE ciper étroitement à l'organisation
des dossiers, devra prévoir la
formation d'au moins une autre
personne pour éviter que son
absence ne rende la consultation
des dossiers problématique.

3. UN PEU TOUT Idéalement, toutes les personnes


LE MONDE appelées à utiliser des dossiers
devraient être en mesure de les
consulter facilement. La
formation de tout ce monde est
une garantie de la réussite de
votre organisation de documents.

32
CONNAÎTRE SA SITUATION

QUI CONSULTE VOS DOCUMENTS?

SI VOUS AVEZ RÉPONDU:

1. SEULEMENT MOI En plus de bien le mériter,


qu'arriverait-il si exceptionnelle-
ment vous devriez demander un
service. Si vous possédez peu de
dossiers, il est difficile d'imaginer
une situation d'urgence où il serait
impossible à un tiers de retrouver
une information indispensable.
Mais si vous possédez plusieurs
dossiers, et qu'il serait pensable
d'éprouver des difficultés à s'y
retrouver, il serait prudent de
prévoir au moins une autre
personne qui serait au fait de
votre organisation.

2. QUELQUES Il serait préférable de faire la


PERSONNES rédaction de vos principes de
classement. Si tout le monde se
retrouve bien et est apte à faire le
classement des documents, le
suivi et l'utilisation courante de
votre organisation de documents
se trouveront imbriqués dans les
tâches quotidiennes.

3. TOUT LE MONDE La centralisation de vos dossiers


et l'élaboration de procédures
écrites seront des atouts pour
l'implantation réussie de votre
nouvelle organisation de dossiers.
La consultation concernant le
choix des titres, des équipements
et des périodes de conservation
avant destruction impliquera tout
le monde dans le processus
d'organisation.

33
L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS;
FAITES-LA VOUS MÊME

4. N'IMPORTE QUI Certains types de documents sont


confidentiels. Pour assurer leur
consultation restreinte, assurez-
vous d'avoir au moins un
équipement de rangement se
fermant à clé ou possédant un
code d'accès.

J QUELS SONT VOS MOYENS DE PROTECTION


POUR VOS DOCUMENTS IMPORTANTS?

SI VOUS AVEZ RÉPONDU:

1. AUCUNE PROTECTION Comme la majorité des gens,


vous êtes sûrs que ça n'arrive
qu'aux autres. Tous ceux qui ont
été victimes d'incendies,
d'inondations et d'autres types de
catastrophes avaient la même
certitude que vous. Certains
documents méritent un traitement
spécial de protection. C'est vous
qui bénéficierez directement de
ces mesures, si un jour, ce qui
n'arrive qu'aux autres vous
arrivait.

2. UNE COPIE Avoir une copie c'est très bien.


SUR PLACE Déjà vous êtes conscientisés au
fait que vous pourriez perdre
l'original en toutes sortes de
circonstances. Mais pourquoi ne
pas entreposer cette copie
ailleurs. Si votre budget ne vous
autorise pas la location d'un
coffret dans une institution
financière ou d'utiliser les services
d'une compagnie d'entreposage
de documents, vous pourriez

34
CONNAÎTRE SA SITUATION

utiliser le système de
débrouillardise et demander à un
parent ou une connaissance de
vous garder quelques boîtes de
documents. La foudre tombe
exceptionnellement à deux
endroits en même temps et ainsi,
quoi qu'il arrive, vous pourriez
poursuivre vos activités.

3. UNE COPIE DANS UN Vous saisissez l'importance de ne


AUTRE ENDROIT pas mettre tous vos œufs dans le
même panier. Maintenant qu'en
est-il de la qualité de l'endroit de
conservation de votre copie. S'il
s'agit d'une organisation
spécialisée dans la conservation
des documents, assurez-vous que
les principes de base sont
respectés (taux d'humidité,
température, disposition des
contenants, accessibilité des
lieux, mesures d'urgence). Si
vous avez confié vos copies à
une autre personne ou les avez
entreposées dans un autre
immeuble vous appartenant,
inquiétez-vous des items ci-haut
mentionnés et si possible,
apportez le plus d'amélioration
possible.

4. UN COFFRET Vous possédez un coffret de sé-


SUR PLACE curité sur place et que contient-il?
Nous vous suggérons de dresser
un inventaire de ces documents
protégés et, pour chacun, de
justifier leur entreposage. Vous
pourriez effectuer une vérification
de vos autres documents et, peut-
être, en découvrirez-vous
quelques autres qui mériteraient
cette place privilégiée.

35
L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS;
FAITES-LA VOUS MÊME

5. UN COFFRET DANS C'est une des méthodes de


UNE INSTITUTION protection les plus sécuritaires.
FINANCIÈRE Vous pouvez simplement passer
en revue les documents qu'il
contient pour vous assurer de ne
pas utiliser cet espace à mauvais
escient. La liste des documents
que vous possédez vous
indiquera si certains autres
documents ne devraient pas aussi
y être entreposés.

Il K PRÊTEZ-VOUS VOS DOCUMENTS?

SI VOUS AVEZ RÉPONDU:

1. JAMAIS Voilà un problème rapidement


résolu. Vous n'aurez besoin
d'aucune procédure de prêt et vos
documents ne seront jamais dans
la situation d'être perdus ou
oubliés par l'emprunteur.

2. RAREMENT Même si vous prêtez rarement


des documents, il serait opportun
de prendre en note la date et le
nom de l'emprunteur. Ceci vous
permettra d'effectuer un rappel si
les documents ne reviennent pas
aussi facilement que vous le
pensiez.

36
CONNAÎTRE SA SITUATION

3. SOUVENT Vous aurez besoin soit d'un


registre de prêt, soit d'un carton
d'emprunt assorti des
renseignements concernant l'em-
prunteur. Le registre de prêt ou
le carton d'emprunt doivent
mentionner la date d'emprunt, le
titre et la codification du dossier
emprunté et le nom de
l'emprunteur. Un carton d'em-
prunt est une chemise lignée et
rigide que l'on insère à la place
du dossier emprunté. Ainsi,
quiconque aura besoin de
consulter ce dossier saura qui le
détient.

L QUEL EST L'ITINÉRAIRE HABITUEL DE VOS


DOCUMENTS?

SI VOUS AVEZ RÉPONDU:

1. RÉCEPTION/CRÉATION Voici une bonne habitude à


ET CLASSEMENT conserver. Les documents "en
transit" ou en attente de
classement deviennent une pièce
manquante au dossier concerné.
Le classement immédiat garantit
la consultation de dossiers
complets, incluant le document le
plus récent.

2. RÉCEPTION/CRÉATION Si "plus tard" signifie dès que


ET ACCUMULATION vous ne vous y retrouvez plus,
POUR CLASSER vous avez un petit problème.
PLUS TARD Si "plus tard" signifie que vous
effectuez votre classement selon
des horaires fixes (ex. tous les
lundis matin), nous sommes ici en
présence d'une bonne méthode
de travail.

37
L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS;
FAITES-LA VOUS MÊME

3. RÉCEPTION/CRÉATION L'empilage des documents est


ET ACCUMULATION une méthode beaucoup plus
répandue que vous l'imaginez.
Combien de personnes affirment
se retrouver très facilement dans
leurs piles de documents jusqu'au
jour où ne se retrouvant pas, ils
pensent que quelqu'un a bougé
leurs montagnes de papiers.
Entendons-nous bien, l'accumula-
tion des documents n'est
aucunement une méthode valable
d'organisation. Vous ne le feriez
probablement pas avec rien
d'autres. Imaginez-vous vos
vêtements entassés pêle-mêle,
bien sûr vous finirez par retrouver
votre chandail jaune, mais
pourquoi se compliquer ainsi la
vie?

M AVEZ-VOUS DES DOCUMENTS DE FORMAT NON


STANDARD?

SI VOUS AVEZ RÉPONDU:

1. OUI Certains types de documents de


format non standard demandent
un équipement de conservation
spécialisé. Le marché offre toute
une gamme de contenants pour
les plans, documents de grandeur
inhabituelle, photos, diapositives,
supports informatiques, micro-
films ou microfiches et bobines
film ou vidéo.

2. NON Vous pourrez compléter l'organi-


sation de vos documents en
utilisant un équipement régulier.

38
CONNAÎTRE SA SITUATION

VOICI MAINTENANT LE MOMENT DE PRENDRE CONTACT


PLUS DIRECTEMENT AVEC LES DOCUMENTS EUX-
MÊMES. LA LISTE DES DOCUMENTS QUE VOUS
DRESSEREZ VOUS SERVIRA DIRECTEMENT LORS DE
L'ÉLABORATION DE VOTRE STRUCTURE DE
CLASSEMENT.

COCHEZ SUR LA LISTE SUIVANTE LES DOCUMENTS QUE


VOUS POSSÉDEZ:

ABSENCES AU TRAVAIL []

ACCIDENT DE TRAVAIL 1 ]

AFFAIRES JURIDIQUES 1]
ALLOCATION FAMILIALE [-J
ASSEMBLÉE GÉNÉRALE 1 1

ASSURANCE-EMPLOI 1 J
ASSURANCE BIENS MEUBLES OU IMMEUBLES [1
ASSURANCE-SALAIRE U
ASSURANCE-VIE U
BAIL U
BUDGET [J
BULLETINS ET RELEVÉS DE NOTES [J
CÂBLE, FACTURES f]
CARTES DE CRÉDIT, RELEVÉS []

CERTIFICAT DE DÉCÈS 1]

CERTIFICAT DE NAISSANCE r]

39
L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS;
FAITES-LA VOUS MÊME

COMITÉS ET COMMISSIONS [J
COMPTABILITÉ [J
COMPTES À RECEVOIR u
CONDITIONS DE TRAVAIL [-]

CONSEIL D'ADMINISTRATION o
CONSTITUTION [J
CONSTRUCTION ET/OU RÉNOVATION [-1

CONTRAT DE MARIAGE n
CONTRAT D'ACHAT o
CONTRAT DE MARIAGE r-I
CONVENTION COLLECTIVE n
CORRESPONDANCE o
COTISATION []
COURRIER D
CRÉATION OU FONDATION o
CURRICULUM VITAE U
DÉCÈS n
DÉCLARATIONS TPS ET TVQ o
DEMANDE D'EMPLOI [J
DIPLÔMES [J
DOCUMENTS CONCERNANT VOS ACTIVITÉS []
SPÉCIFIQUES

DOSSIERS MEMBRES o
40
CONNAÎTRE SA SITUATION

DOSSIERS CLIENTS [ 1
DOSSIERS DES EMPLOYÉS 11
ÉLECTRICITÉ, FACTURES [J
EMBAUCHE []
EMPRUNT U
ENREGISTREMENT OU INCORPORATION IJ
ÉTATS FINANCIERS []
FACTURATION 1]
FACTURE [1
FORMATION ET PERFECTIONNENT [J
FOURNISSEURS []
GARANTIE U
GESTION DU TEMPS IJ
GESTION DES SALAIRES L1
GRAND LIVRE [1
GRIEF Il
HORAIRE DE TRAVAIL 1l
IMPÔT 11
INFORMATIQUE Ll
INSCRIPTION [J
LIVRETS BANCAIRES []
MANUELS D'INSTRUCTIONS LI
NÉGOCIATIONS [1

41
L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS;
FAITES-LA VOUS MÊME

OFFRES DE SERVICES LJ
ORGANIGRAMME 0
PASSEPORT Il
PEMIS DE CONDUIRE iJ
PIÈCES JUSTIFICATIVES []

PLACEMENT D
P~N 0
POLITIQUE ET DIRECTIVES [J
PRÊT 0
PUBLICATION []

PUBLICITÉ Il
RECETTES ET DÉBOURSÉS U
RÉFÉRENCES 0
REGISTRES DE CHÈQUES LJ
REGISTRES FINANCIERS [J
RELATIONS AVEC D'AUTRES FIRMES n
RELATIONS AVEC LE GOUVERNEMENT r 1

RELATiONs AVEC D'AUTRES COMPAGNIES LJ


RELATIONS AVEC D'AUTRES ASSOCIATIONS 0
RELEVÉS ET ATTESTATIONS D'EMPLOI LI
RELEVÉS BANCAIRES D
RÉPARATIONS []

REVENUS CJ

42
CONNAÎTRE SA SITUATION

SALAIRE [-1
SANTÉ ET SECURITÉ AU TRAVAIL Il
SCOLARITÉ LJ
SUBVENTIONS 0
TAXES MUNICIPALES [1
TAXES SCOLAI RES [J
TÉLÉPHONE,FACTURES r1
TEMPS SUPPLÉMENTAIRE 1]
TESTAMENT [1
TPS ET TVa [J
TRAVAIL []
VÉHICULES - ACHAT [J
VÉHICULES -IMMATRICULATION LI
VÉHICULES - RÉPARATION ET ENTRETIEN LJ

AJOUTEZ MAINTENANT À CETTE LISTE LES DOCUMENTS


QUE VOUS POSSÉDEZ ET QUI N'y SONT PAS
MENTIONNÉS.

43
L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS;
FAITES-LA VOUS MÊME

44
CONNAÎTRE SA SITUATION

COCHEZ AU TABLEAU CI-DESSOUS LES OBJECTIFS QUE


VOUS VOUS ÊTES FIXÉS AU SUJET DE L'ORGANISATION
DE VOS DOCUMENTS?

L'ensemble de vos réponses vous aidera à cerner vos besoins


spécifiques. L'organisation de vos documents devrait être
parfaitement adaptée aux objectifs que vous vous êtes fixés. Il
est inutile de trop sophistiquer votre organisation ou d'user de la
simplification à l'excès. L'une comme l'autre, ces exagérations
ne vous apporteront pas les résultats que vous escomptez. Vous
avez pris votre décision, formé une image de votre situation
actuelle, voici le moment d'énumérer précisément les objectifs
de votre organisation.

J'organise mes documents par ordre alphabétique de titres. U


J'organise mes documents selon une structure de classement. [1

J'entrepose en boîtes les documents que je consulte moins. [l


1 J'élabore un index alphabétique. 0 1

1 Je choisis les titres appropriés. [J 1

Je regroupe en dossiers les documents d'un même sujet. [J


Je me départis des documents devenus inutiles. II
J'établis un procédurier écrit établissant les règles [l
d'organisation des documents

Je limite l'accès à mes documents confidentiels. [J

1 Je protège mes documents importants. []


1

J'instaure des périodes de classement de documents rJ


intégrées à mon horaire de travail.

Je conserve mes documents non standard dans un [J


équipement approprié

45
L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS;
FAITES-LA VOUS MÊME

AVEZ-VOUS ...

OUI NON

BIEN EXAMINÉ VOS HABITUDES u


DE CLASSEMENT?

PRIX CONSCIENCE DE VOS FORCES Il []


ET DE VOS FAIBLESSES?

DRESSÉ UN INVENTAIRE COMPLET Il [J


DE VOS DOCUMENTS?

FIXÉ DES OBJECTIFS RÉALISABLES? [J LJ

46
ÉTABLIR UN PLAN DE TRAVAIL

CHAPITRE 3

,
ETABLIR UN PLAN DE TRAVAIL
ÉTABLIR UN PLAN DE TRAVAIL

CHAPITRE 3

ÉTABLIR UN PLAN DE TRAVAIL

Il est primordial d'établir un plan de travail et de s'y


conformer le plus précisément possible. À la lumière de
votre bilan documentaire et des objectifs que vous désirez
atteindre, voici un tableau à remplir qui déteminera les
étapes de votre organisation de documents et indiquera le
temps prévu pour les compléter, la fréquence des
périodes de travail que vous y consacrerez, l'échéance
voulue et le résultat escompté.

49
L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS;
FAITES-LA VOUS MÊME

* ** *** ****
ÉTAPES FRÉQUENCE
TEMPS DE PÉRIODE ÉCHÉANCE RÉSULTAT
PRÉVU DE TRAVAIL ATTENDU

1. Élaboration des
périodes de
conservation

2. Destruction des
documents inutiles

3. Élaboration d'une
structure
d'organisation et/ou
choix des titres

4. Choix des équipements


et des fournitures

5. Réorganisation des
documents en dossiers

6. Mise en boîte des


documents
moins consultés

7. Fabrication d'un index


alphabétiq ue

8. Formation du
personnel

9. Mise à jour annuelle

50
ÉTABLIR UN PLAN DE TRAVAIL

Regardons sommairement, une à une, les ÉTAPES DE


VOTRE ORGANISATION DE DOCUMENTS. Les
chapitres suivants vous fourniront les méthodes de travail
pour concrétiser chacune de ces étapes.

1. ÉLABORATION DES PÉRIODES DE


CONSERVATION

Cette étape vous demandera de consulter des lois et


de vous interroger sur la valeur que vous accordez à
certains de vos documents. Vous déciderez de
conserver des documents pour toujours et d'en
détruire d'autres après un certain nombre d'années, le
tout en accord avec les indications légales en vigueur.

DESTRUCTION DES DOCUMENTS INUTILES

En vous basant sur les périodes de conservation que


vous aurez préalablement approuvées, vous
procéderez à la destruction des documents qui ont
atteint ou dépassé le nombre d'années que vous
voulez les conserver.

3. ÉLABORATION D'UNE STRUCTURE


D'ORGANISATION ET/OU CHOIX DES TITRES

À l'aide de la liste des documents que vous possédez,


vous déterminez vos titres de dossiers et, si vous
choisissez d'utiliser une structure d'organisation, votre
codification.

51
L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS;
FAITES-LA VOUS MÊME

4. CHOIX DES ÉQUIPEMENTS ET DES


FOURNITURES

Avant de vous attaquer directement à la mise en


dossiers de vos documents, vous devrez déterminer
quelles fournitures et quels équipements vous avez
l'intention d'utiliser.

5. RÉORGANISATION DES DOCUMENTS EN


DOSSIERS

Les documents que vous conserverez devront être


réunis en dossiers. Chacun de ces dossiers
concernera un sujet. L'ensemble de vos dossiers et
votre façon de les conserver, soit par ordre
alphabétique des titres ou soit en utilisant une
structure d'organisation, vous assurera l'accés facile et
rapide auquel vous aspirez.

6. MISE EN BOÎTE DES DOCUMENTS MOINS


CONSULTÉS

Les documents que vous conservez mais que vous ne


consultez qu'occasionnellement peuvent être mis en
boîte. Ceci vous permettra de dégager votre classeur.

7. FABRICATION D'UN INDEX ALBHABÉTIQUE

L'utilisation d'une structure de classement et la mise


en boîte de documents rendent nécessaire la
confection d'un index alphabétique des titres de vos
dossiers. Cet index indiquera la codification
correspondant au titre du dossier ou le numéro de
boîte dans laquelle il est entreposé.

52
ÉTABLIR UN PLAN DE TRAVAIL

Il 8. FORMATION DU PERSONNEL

S'il Y a plus d'une personne qui est suceptible de


consulter vos dossiers, il est primordial de leur
présenter votre nouvelle organisation. L'idéal serait
de préparer un guide d'utilisation incluant votre index,
votre structure si vous en utilisez une et vos périodes
de conservation.

Il 9. MISE À JOUR ANNUELLE

La mise à jour annuelle est une opération qui vous


assurera de ne pas avoir à recommencer dans
quelques années l'organisation de vos documents.

1< TEMPS PRÉVU

X NOMBRE DE JOURS
X NOMBRE DE SEMAINES
X NOMBRE DE MOIS

** FRÉQUENCE DE PÉRIODES DE TRAVAIL

X NOMBRE D'HEURES PAR JOUR


X NOMBRE D'HEURES PAR SEMAINE
X NOMBRE D'HEURES PAR MOIS

53
L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS;
FAITES-LA VOUS MÊME

*** ÉCHÉANCE

INSCRIRE UNE DATE PRÉCISE OU LE NOMBRE


DE JOURS, DE SEMAINES OU DE MOIS QUE
VOUS VOUS ALLOUEZ POUR TERMINER CETTE
ÉTAPE.

**** RÉSULTAT ATTENDU

INSCRIRE POUR CHACUNE DES PHASES DE


VOTRE ORGANISATION DE DOSSIER, LE BUT
ULTIME À ATTEINDRE ET NE DÉBUTER RIEN
D'AUTRE AVANT DE L'AVOIR PLEINEMENT
ATTEINT.

54
ÉTABLIR UN PLAN DE TRAVAIL

AVEZ-VOUS ...

OUI NON

L'INTENTION DE RESPECTER LA LJ [1
FRÉQUENCE DE PÉRIODES DE
TRAVAIL QUE VOUS AVEZ INDIQUÉ?

DRESSÉ UN ÉCHÉANCIER TENANT r] Il


COMPTE DES IMPRÉVUS ET DES
PÉRIODES PLUS OCCUPÉES ?

55
QUOI GARDER, QUOI JETER

CHAPITRE 4

QUOI GARDER, QUOI JETER


QUOI GARDER, QUOI JETER

CHAPITRE 4

QUOI GARDER, QUOI JETER

Suite à votre portrait de situation et avant l'organisation


physique de vos documents, il est important, pour ne pas
gaspiller votre énergie de procéder à la phase d'épuration
de vos documents.

Vous savez ce que vous possédez et vous devez


maintenant déterminer quels documents vous
conserverez et combien de temps, et de quels documents
vous pouvez vous départir dès maintenant.

59
L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS;
FAITES-LA VOUS MÊME

De toutes les étapes de votre organisation, celle-ci est


celle qui vous demandera le plus de prudence. Car si
certaines lois sont très claires quant à la durée légale
demandée pour la conservation d'un document, il faut
aussi tenir compte des réalités quotidiennes et de
l'utilisation que vous faites de vos documents.

Les périodes de consevation suggérées font référence


uniquement à la législation québécoise et canadienne.
C'est pourquoi nous mentionnerons les lois qui
habituellement régissent des périodes de conservation.
Ceci vous permettra de vérifier vous-même le nombre
d'années minimum de conservation qui est exigé.

Toutes les périodes de conservation suggérées ci-


dessous le sont spécifiquement à titre indicatif. Il est de
votre responsabilité, surtout avant de détruire des
documents, de vérifier s'il y a des modifications récentes
aux lois ou si certaines exceptions s'appliquent à vos
documents. De plus, une prescription légale n'oblige pas
à la destruction, elle la permet.

Donc, si pour des raisons qui vous appartiennent, vous


désirez conserver des documents plus longtemps que le
nombre d'années demandé ou simplement ne jamais
vous en défaire, la décision finale ne regarde que vous.

Si cela vous est possible, vous pourriez faire valider vos


intentions de périodes de conservation par une personne
ayant une formation juridique reconnue.

IL EST FORTEMENT DÉCONSEILLÉ DE DÉTRUIRE DES


DOCUMENTS AVANT LA FIN DES PÉRIODES DE
CONSERVATION DEMANDÉES DANS LE CADRE D'UNE
LOI.

60
QUOI GARDER, QUOI JETER

VOICI UN APERÇU DES PÉRIODES DE CONSERVATION


STANDARD POUR CERTAINS TYPES DE DOCUMENTS:

DOCUMENTS PÉRIODE DE CONSERVATION

ABSENCES AU TRAVAIL................. .... 6 ANS


ACCIDENT DE TRAVAIL............... TOUJOURS
ACTIVITES SPÉCIFIQUES ....................... SELON LA NATURE
DES ACTIVITÉS
AFFAIRES JURIDIQUES .......................... TOUJOURS
ALLOCATION FAMILIALE............... ....... 3 ANS
ASSEMBLEE GÉNÉRALE................. .. TOUJOURS
ASSURANCE-EMPLOI................. .... 6 ANS
ASSURANCE BIENS MEUBLES
OUIMMEUBLES ................. . . TANT QUE VALIDE
ASSURANCE-SALAIRE . ... TANT QUE VALIDE
ASSURANCE VEHiCULE .................... . .. TANT QU'ELLE EST
EN VIGUEUR
ASSURANCE-VIE ........... ...... TANT QUE VALIDE
BAIL ........................................................ TANT QUE VOUS ÊTES
LOCATAIRE À CET ENDROIT
BUDGET .................................................... TOUJOURS
BULLETINS ET RELEVÉS DE NOTES ....... TOUJOURS
CÂBLE, FACTURES....... ........ 1 AN
CARTE DE CRÉDIT, RELEVÉS .................. 1 AN
CERTIFICAT DE DECES .............. .. TOUJOURS
CERTIFICAT DE NAISSANCE ....... .. TOUJOURS
COMITÉS ET COMMiSSiONS..... . . ... TOUJOURS
COMPTES À RECEVOIR. . ... 6 ANS
CONSEIL D'ADMINISTRATION. ........ TOUJOURS
CONSTITUTION........................ . ...... TOUJOURS
CONSTRUCTION ET/OU
RÉNOVATION ........ . .. JUSQU'À LA FIN DES
GARANTIES
CONTRAT D'ACHAT ...................... . .. TANT QUE VOUS
ÊTES PROPRIÉTAIRE
CONTRAT DE MARIAGE .. ...... TOUJOURS
CONVENTION COLLECTiVE............... .. TOUJOURS
CORRESPONDANCE.......... .... SELON LE SUJET,
6 ANS OU TOUJOURS
COTISATION ............................................ TOUJOURS
COURRIER ................................................ 6 ANS
CRÉATION OU FONDATION ...................... TOUJOURS
CURRICULUM VITAE ................................ TANT QUE VOUS NE
LE MODIFIEZ PAS

61
L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS;
FAITES-LA VOUS MÊME

DOCUMENTS PÉRIODE DE CONSERVATION

DÉCLARATIONS TPS ET TVQ ..... 6ANS


DEMANDE D'EMPLOI ...... 1 AN
DIPLÔMES .............. . .... TOUJOURS
DOSSIERS MEMBRES. ......... TOUJOURS
DOSSIERS CLIENTS .......... . . ........ TOUJOURS
DOSSIERS DES EMPLOYÉS ........... DURÉE DE L'EMPLOI + 6ANS
ÉLECTRICITÉ, FACTURES ...... . .. .......... 3ANS
EMBAUCHE ........................... . ............ 6ANS
EMPRUNT ........ . .......... JUSQU'AU REMBOURSEMENT
+ 3 ANS
ENREGISTREMENT OU
INCORPORATION ........ ............ TOUJOURS
ÉTATS FINANCIERS ..... ...................... TOUJOURS
FACTURATION................ ............. 6 ANS
FACTURE.......................... ........ 6ANS
FORMATION ET PERFECTIONNENT. ... TOUJOURS
FOURNISSEURS. . ... 6 ANS
GARANTIE.............. . ... TANT QUE VOUS POSSÉDEZ
L'OBJET DE LA GARANTIE
GESTION DU TEMPS .... . ............. 6ANS
GESTION DES SALAIRES .... . ............. 6ANS
GRAND LIVRE ....................... . .............. TOUJOURS
GRIEF........ ................. . ................ JUSQU'AU RÈGLEMENT,
+ 6ANS
HORAIRE DE TRAVAIL ..... . ............. 6ANS
IMPÔT ......... . ..6ANS
INFORMATIQUE ..... . ........ TANT QUE VOUS POSSÉDEZ
L'ÉQUIPEMENT
INSCRIPTION .. ... TOUJOURS
LIVRETS BANCAIRES ............ . ... 3ANS
MANUELS D'INSTRUCTIONS . .. TANT QUE VOUS
POSSÉDEZ L'OBJET
NÉGOCIATION .... ... TOUJOURS
OFFRES DE SERViCES .... ................ 6ANS
ORGANIGRAMME ..... . ........ TOUJOURS
PASSEPORT ........ . ................. DURÉE DE LA VALIDITÉ
PERMIS DE CONDUIRE ... ....... DURÉE DE LA VALIDITÉ
PIECES JUSTIFICATIVES ............... 6ANS
PLACEMENT .. ............ . ... TANT QU'IL NE SONT PAS
CONVERTIS
PLAN ..................................................... TANT QUE VOUS ÊTES
PROPRIÉTAIRE
POLITIQUES ET DIRECTIVES TOUJOURS
PRÊT ........................................................ JUSQU'AU PAIEMENT FINAL,
+ 3 ANS

62
QUOI GARDER, QUOI JETER

DOCUMENTS PÉRIODE DE CONSERVATION

PUBLICATION... ............... .......................... TOUJOURS


PUBLICiTÉ.................. .................................. TOUJOURS
RECETTES ET DÉBOURSÉS.... .. .............. ......... 6 ANS
RÉFÉRENCE............ ............................... TANT QUE VOUS EN
AVEZ BESOIN
REGISTRE DE CHÈQUES.. ................. 6 ANS
RELATIONS AVEC D'AUTRES FIRMES ................... 6 ANS
RELATIONS AVEC LE GOUVERNEMENT ................ 6 ANS
RELATIONS AVEC D'AUTRES COMPAGNIES ......... 6 ANS
RELATIONS AVEC D'AUTRES ASSOCIATIONS ....... 6 ANS
RELEVÉS ET ATTESTATION D'EMPLOI ................ TOUJOURS
RELEVÉS BANCAIRES...... ............................. 6 ANS
RÉPARATION ........................................................ TANT QUE LA
GARANTIE
S'APPLIQUE
REVENUS............................ ............ 6 ANS
SALAIRE................ .............. . ......... 6 ANS
SANTÉ ET SECURITÉ AU TRAVAIL ................... TOUJOURS
SCOLARITÉ........................... ...................... TOUJOURS
SUBVENTIONS............ .................................... 6 ANS
TAXES MUNICIPALES .. . ........................ 3 ANS
TAXES SCOLAIRES .......... . ................................ 3 ANS
TÉLÉPHONE,FACTURES ............................ 1AN
TEMPS SUPPLÉMENTAIRE ...... ............. .... 6 ANS
TESTAMENT ... ............ ............ ............... TOUJOURS
TPS ET TVQ . ............ . ................... 6 ANS
VÉHICULES - ACHAT ........... ...... TANT QUE VOUS ÊTES
PROPRIÉTAIRE
VÉHICULES - IMMATRICULATION ......................... 1 AN
VÉHICULES - RÉPARATION ET
ENTRETIEN. ........................................... 1 AN

63
L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS;
FAITES-LA VOUS MÊME

TYPES DE LOIS À CONSUL TER POUR ÉTABLIR


LES PÉRIODES DE CONSERVATION

CODE CIVIL

LOIS CONCERNANT LES IMPÔTS

LOIS CONCERNANT LA PROTECTION DES


CONSOMMATEURS

LOIS CONCERNANT LES ASSURANCES

LOIS CONCERNANT LES COMPAGNIES

LOIS CONCERNANT LES ASSOCIATIONS

LOIS CONCERNANT LE TRAVAIL

TOUTES LOIS OU RÈGLEMENTS CONCERNANT VOS


ACTIVITÉS SPÉCIFIQUES *

* Selon votre domaine et la nature de vos activités,


plusieurs autres lois peuvent avoir une influence sur
l'établissement de vos périodes de conservation. La
prudence, la minutie et la réflexion seront vos points
d'appui les plus solides. Dans le doute, n'hésitez
pas à consulter une personne spécialisée.

64
QUOI GARDER, QUOI JETER

AVEZ-VOUS ....
OUI NON

CONSULTÉ LES LOIS PERTINENTES l1 U


POUR ÉTABLIR VOS PÉRIODES DE
CONSERVATION?

DEMANDÉ UN AVIS JURIDIQUE EN [l []


REGARD DES DOCUMENTS QUE
VOUS AVEZ L'INTENTION
DE DÉTRUIRE?

PRIS EN CONSIDÉRATION LA VALEUR r1 [J


QUE VOUS ACCORDEZ À VOS
DOCUMENTS, NONOBSTANT
LA PERMISSION DE DÉTRUIRE
ACCORDÉE PAR UNE LOI ?

JETÉ UN REGARD HISTORIQUE SUR 1l [J


CERTAINS DE VOS DOCUMENTS?

/
1

65
COMMENT GARDER

CHAPITRE 5

COMMENT GARDER
COMMENT GARDER

CHAPITRE 5

COMMENT GARDER
Vous avez procédé à l'épuration de vos documents et
ceux qui ont survécu à votre purge doivent maintenant
être organisés.

Ce qui déterminera votre choix d'organisation sont les


éléments suivants: la quantité de vos documents, qui
classe vos documents, qui consulte vos documents, vos
méthodes de travail, votre aisance face aux structures
proposées et l'atteinte de vos objectifs.

69
L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS;
FAITES-LA VOUS MÊME

Les exemples de structures de classement qui suivent ne


se prétendent pas exhaustives. Vous pourrez insérer des
sujets n'importe où dans les structures, tout en respectant
la logique.

La section des dossiers concernant vos activités


spécifiques est entièrement à développer car il est
impossible de prévoir tous les domaines. En suivant la
logique de développement de la structure et de la
codification, vous pourrez aménager une structure de
classement qui vous ressemblera parfaitement.

Certains titres se détaillent en séries de dossiers. Par


exemple, si vous utilisez le titre "DOSSIERS CLIENTS",
vous pouvez ouvrir plusieurs dossiers et les distinguer en
ajoutant le nom du client. Vous pouvez aussi enrichir la
codification que vous aurez choisie pour donner à chacun
de vos dossiers une codification unique.

EXEMPLE D'UTILISATION DE LA MÊME CODIFICATION EN


PERSONNALISANT LES TITRES DE DOSSIERS

A200 DOSSIERS CLIENTS


A200 DOSSIERS CLIENTS - XXX INC.
A200 DOSSIERS CLIENTS - YYY ENRG.
A200 DOSSIERS CLIENTS - ZZZ LTEE

EXEMPLE D'ENRICHISSEMENT DE LA CODIFICATION


POUR DONNER UNE CODIFICATION UNIQUE

A200 DOSSIERS CLIENTS


A200.01 DOSSIERS CLIENTS - XXX INC.
A200.02 DOSSIERS CLIENTS - YYY ENRG.
A200.03 DOSSIERS CLIENTS - ZZZ LTEE

70
COMMENT GARDER

VOICI DES EXEMPLES DE STRUCTURES LOGIQUES


D'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS ACCOMPAGNÉES
DE DIFFÉRENTES CODIFICATIONS POSSIBLES.

À LA PAGE 84, VOUS TROUVEREZ UN TABLEAU VIERGE


QUI VOUS PERMETTRA D'ÉLABORER VOTRE PROPRE
STRUCTURE.

SI VOUS ORGANISEZ VOS DOCUMENTS PAR ORDRE


ALPHABETIQUE, CHOISSISEZ SEULEMENT VOTRE TITRE

STRUCTURE POUVANT CONVENIR À UNE PERSONNE PHYSIQUE

TITRES CHOIX DE CODIFICATION

VIE PERSONNELLE A A100 1 100

NAISSANCE AA A110 1.1 110

CERTIFICAT DE NAISSANCE AAA A111 1.1.1 111

UNION AB A120 1.2 120

CONTRAT DE MARIAGE ABA A121 1.2.1 121

PASSEPORT AC A130 1.3 130

SCOLARITÉ AD A140 1.4 140

DIPLÔMES ADA A141 1.4.1 141


BULLETINS ET RELEVÉS
DE NOTES ADB A142 14.2 142
INSCRIPTIONS AOC A143 14.3 143

CORRESPONDANCE AE A150 1.5 150

TESTAMENT AF A160 1.6 160

DÉCÈS AG A170 1.7 170


CERTIFICAT DE DÉCÊS AGA A171 1.7.1 171

71
L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS;
FAITES-LA VOUS MÊME

TITRES CHOIX DE CODIFICATION

TRAVAIL AF A180 1.8 180

CURRICULUM VITAE AFA A181 1.8.1 181


RELEVÉS ET
ATTESTATIONS D'EMPLOI AFB A182 1.8.2 182
ASSURANCE-EMPLOI AFC A183 1.8.3 183
ACCIDENT DE TRAVAIL AFD A184 1.8.4 184

HABITATION B B100 2 200

BAIL OU CONTRAT D'ACHAT BA B110 2.1 210

CONSTRUCTION ET/OU
RÉNOVATION BB B120 2.2 220

TAXATION BC B130 2.3 230

TAXES MUNICIPALES BCA B131 2.3.1 231


TAXES SCOLAIRES BCB B132 2.3.2 232

PLAN BD B140 2.4 240

ASSURANCES C C100 3 300

VIE CA C110 3.1 310

VÉHICULES CB C120 3.2 320

BIENS MEUBLES OU IMMEUBLES CC C130 3.3 330

FINANCES 0 0100 4 400

OPÉRATIONS BANCAIRES DA 0110 4.1 410

PLACEMENT DAA 0111 4.1.1 411


EMPRUNT DAB 0112 4.1.2 412
LIVRET DAC 0113 4.1.3 413
RELEVÉS DE COMPTES DAO 0114 4.1.4 414
REGISTRE DE CHÈQUES DAE 0115 4.1.5 415

72
COMMENT GARDER

TITRES CHOIX DE CODIFICATION

FACTURES DB D120 4.2 420

TÉLÉPHONE DBA D121 4.2.1 421


ÉLECTRICITÉ DBB D122 4.2.2 422
CARTES DE CRÉDIT DBC D123 4.2.3 423
CÂBLE DBD D124 4.2.1 424
ACHATS DBE D125 4.2.5 425
GARANTIES DBEA D125.1 4.2.5.1 425.1
MANUELS
D'INSTRUCTIONS DBEB D125.2 4.2.5.2 425.2
RÉPARATIONS DBF D126 4.2.6 426

IMPÔTS ET TAXES DC D130 4.3 430

DÉCLARATIONS DCA D131 4.3.1 431


TPS ETTVQ DCB D132 4.3.2 432

REVENUS DD D140 4.4 440

SALAIRES DDA D141 4.4.1 441


ALLOCATIONS FAMILIALES DDB D142 4.4.2 442

VÉHICULES DE D150 4.5 450

ACHAT DEA D151 4.5.1 451


RÉPARATIONS ET
ENTRETIEN DEB D152 4.5.2 452
IMMATRICULATION DEC D153 4.5.3 453
PERMIS DE CONDUIRE DED D154 4.5.4 454

73
L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS;
FAITES-LA VOUS MÊME

STRUCTURE POUVANT CONVENIR À UN TRAVAILLEUR AUTONOME

TITRES CHOIX DE CODIFICATION

ENREGISTREMENT OU
INCORPORATION A A100 1 100

DOSSIERS CLIENTS B B100 2 200

OFFRES DE SERVICES C C100 3 300

FINANCES D D100 4 400

ÉTATS FINANCIERS DA 0110 4.1 410

BUDGET DB 0120 4.2 420

IMPÔTS OC 0130 4.3 430

DÉCLARATIONS TPS ET TVQ DO 0140 44 440

REVENUS DE 0150 4.5 450

FACTURATION DEA 0151 4.5.1 451

DÉPENSES OF 0160 4.6 460

FOURNISSEURS OFA 0161 4.6.1 461


PIÈCES
JUSTIFICATIVES OFAA 0161.1 4.6.1.1 461.1

COMPTABILITÉ DG 0170 4.7 470

OPÉRATIONS BANCAIRES OH 0180 4.8 480

PLACEMENT OHA 0181 4.8.1 481


EMPRUNT OHB 0182 4.8.2 482
LIVRET OHC 0183 4.8.3 483
RELEVÉS BANCAIRES OHO 0184 4.84 484
REGISTRES DE CHÈQUES OHE 0185 4.8.5 485

ASSURANCE-SALAIRE DI 0190 4.9 490

74
COMMENT GARDER

TITRES CHOIX DE CODIFICATION

COMMUNICATIONS E E100 5 500

PUBLICITÉ EA E110 5.1 510

INFORMATIQUE EB E120 5.2 520

CORRESPONDANCE EC E130 5.3 530

COURRIER ED E140 5.4 510

ACTIVITÉS SPÉCIFIQUES F F100 6 600

RÉFÉRENCES G G100 7 700

75
L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS;
FAITES-LA VOUS MÊME
STRUCTURE POUVANT CONVENIR À UNE PROFESSION LIBÉRALE

TITRES CHOIX DE CODIFICATION

CRÉATION OU FONDATION A A100 1 100

ADMINISTRATION GÉNÉRALE B B100 2 200

ORGANIGRAMME BA B110 2.1 210

POLITIQUES ET DIRECTIVES BB B120 2.2 220

AFFAIRES JURIDIQUES BC B130 2.3 230

DOSSIERS CLIENTS C C100 3 300

FINANCES D D100 4 400

BUDGET DA D110 4.1 410

ÉTATS FINANCIERS DB D120 4.2 420

IMPÔTS DC D130 4.3 430

REVENUS DD D140 4.4 440

FACTURATION DDA D141 4.4.1 441


COMPTES À RECEVOIR DDB D142 4.4.2 442

DÉPENSES DE D150 4.5 450

ACHATS DEA D151 4.5.1 451


FOURNISSEURS DEAA D151.1 4.5.1.1 451.1
GARANTIES DEAB D151.2 4.5.1.2 451.2
MANUELS
D'INSTRUCTIONS DEAC D151.3 4.5.1.3 451.3

COMPTABILITÉ DF D160 4.6 460

REGISTRES FINANCIERS DFA D161 4.6.1 461


GRAND LIVRE DFAA D161.1 4.6.1.1 461.1
RECETTES ET
DÉBOURSÉS DFAB D161.2 4.6.1.2 461.2

76
COMMENT GARDER

TITRES CHOIX DE CODIFICATION

GESTION DES SALAIRES DG 0170 4.7 470

OPÉRATIONS BANCAIRES OH 0180 4.8 480

PLACEMENT DHA 0181 4.8.1 481


EMPRUNT DHB 0182 4.8.2 482
LIVRET DHC 0183 4.8.3 483
RELEVÉS BANCAIRES DHD 0184 4.8.4 484
REGISTRES DE CHÈQUES OHE 0185 4.8.5 485

COMMUNICATIONS E E100 5 500

RELATIONS AVEC LE
GOUVERNEMENT EA E110 5.1 510

RELATIONS AVEC D'AUTRES


FIRMES EB E120 5.2 520

PUBLICITÉ EC E130 5.3 530

INFORMATIQUE ED E140 5.4 540

CORRESPONDANCE EF E150 5.5 550

COURRIER EG E160 5.6 560

PUBLICATIONS EH E170 5.7 570

RESSOURCES HUMAINES F F100 6 600

EMBAUCHE FA F110 6.1 610

DEMANDES D'EMPLOI FAA F111 6.1.1 611

DOSSIERS DES EMPLOYÉS FB F120 6.2 620

CONDITIONS DE TRAVAIL FC F130 6.3 630

FORMATION ET
PERFECTIONNEMENT FD F140 6.4 640

ACTIVITÉS SPÉCIFIQUES G G100 7 700

RÉFÉRENCES H H100 8 800

77
L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS;
FAITES-LA VOUS MÊME

STRUCTURE POUVANT CONVENIR À UNE ASSOCIATION

TITRES CHOIX DE CODIFICATION

CONSTITUTION A A100 1 100

ORGANISME DÉCISIONNEL B B100 2 200

ASSEMBLÉE GÉNÉRALE BA B110 2.1 210

CONSEIL D'ADMINISTRATION BB B120 2.2 220

COMITÉS ET COMMISSIONS BC B130 2.3 230

ADMINISTRATION GÉNÉRALE C C100 3 300

ORGANIGRAMME CA C110 3.1 310

POLITIQUES ET DIRECTIVES CB C120 3.2 320

AFFAIRES JURIDIQUES CC C130 3.3 330

DOSSIERS MEMBRES 0 0100 4 400

FINANCES E E100 5 500

BUDGET EA E110 5.1 510

ÉTATS FINANCIERS EB E120 5.2 520

IMPÔTS EC E130 5.3 530

REVENUS ED E140 5.4 540

COTISATION EDA E141 5.4.1 541


SUBVENTIONS EDB E142 5.4.2 542

78
COMMENT GARDER

TITRES CHOIX DE CODIFICATION

DÉPENSES EE E150 5.5 550

ACHATS EEA E151 5.5.1 551


FOURNISSEURS EEAA E151.1 5.5.1.1 551.1
GARANTIES EEAB E151.2 5.5.1.2 551.2
MANUELS
D'INSTRUCTIONS EEAC E151.3 5.5.1.3 551.3

COMPTABILITÉ EF E160 5.6 560

REGISTRES FINANCIERS EFA E161 5.6.1 561


GRAND LIVRE EFAA E161.1 5.6.1.1 561.1
RECETTES ET
DÉBOURSÉS EFAB E161.2 5.6.1.2 561.2

GESTION DES SALAIRES EG E170 5.7 570

OPÉRATIONS BANCAIRES EH E180 5.8 580

PLACEMENT EHA E181 5.8.1 581


EMPRUNT EHB E182 5.8.2 582
LIVRET EHC E183 5.8.3 583
RELEVÉS BANCAIRES EHD E184 5.8.4 584
REGISTRES DE CHÈQUES EHE E185 5.8.5 585

COMMUNICATIONS F F100 6 600

RELATIONS AVEC LE
GOUVERNEMENT FA F110 6.1 610

RELATIONS AVEC
D'AUTRES FIRMES FB F120 6.2 620

PUBLICITÉ FC F130 6.3 630

INFORMATIQUE FD F140 6.4 640

CORRESPONDANCE FF F150 6.5 650

COURRIER FG F160 6.6 660

PUBLICATIONS FH F170 6.7 670

79
L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS;
FAITES-LA VOUS MÊME

TITRES CHOIX DE CODIFICATION

RESSOURCES HUMAINES G G100 7 700

EMBAUCHE GA G110 7.1 710

DEMANDES D'EMPLOI GAA G110. 7.1.1 711


1
DOSSIERS DES EMPLOYÉS GB G120 7.2 720

CONDITIONS DE TRAVAIL GC G130 7.3 730

FORMATION ET
PERFECTIONNEMENT GD G140 7.4 740

ACTIVITÉS SPÉCIFIQUES H H100 8 800

RÉFÉRENCES 1100 9 900

80
COMMENT GARDER

STRUCTURE POUVANT CONVENIR À UNE PME

TITRES CHOIX DE CODIFICATION

CRÉATION OU FONDATION A A100 1 100

ORGANISME DÉCISIONNEL B B100 2 200

CONSEIL D'ADMINISTRATION BA B110 2.1 210

ADMINISTRATION GÉNÉRALE C C100 3 300

ORGANIGRAMME CA C110 3.1 310

POLITIQUES ET DIRECTIVES CB C120 3.2 320

AFFAIRES JURIDIQUES CC C130 3.3 330

DOSSIERS CLIENTS D D100 4 400

FINANCES E E100 5 500

BUDGET EA E110 5.1 510

ÉTATS FINANCIERS EB E120 5.2 520

IMPÔTS EC E130 5.3 530

REVENUS ED E140 54 540

FACTURATION EDA E141 5.4.1 541


COMPTES À RECEVOIR EDB E142 54.2 542
SUBVENTIONS EDC E143 5.4.3 543

DÉPENSES EE E150 5.5 550

ACHATS EEA E151 5.5.1 551


FOURNISSEURS EEAA E151.1 5.5.1.1 551.1
GARANTIES EEAB E151.2 5.5.1.2 551.2
MANUELS
D'INSTRUCTIONS EEAC E151.3 5.5.1.3 551.3

81
L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS;
FAITES-LA VOUS MÊME

TITRES CHOIX DE CODIFICATION

COMPTABILITÉ EF E160 5.6 560

REGISTRES FINANCIERS EFA E161 5.6.1 561


GRAND LIVRE EFAA E161.1 5.6.1.1 561.1
RECETTES ET
DÉBOURSÉS EFAB E161.2 5.6.1.2 561.2

GESTION DES SALAIRES EG E170 5.7 570

OPÉRATIONS BANCAIRES EH E180 5.8 580

PLACEMENT EHA E181 5.8.1 581


EMPRUNT EHB E182 5.8.2 582
LIVRET EHC E183 5.8.3 583
RELEVÉS BANCAIRES EHD E184 5.8.4 584
REGISTRES DE CHÈQUES EHE E185 5.8.5 585

COMMUNICATIONS F F100 6 600

RELATIONS AVEC LE
GOUVERNEMENT FA F110 6.1 610

RELATIONS AVEC D'AUTRES


FIRMES FB F120 6.2 620

PUBLICITÉ FC F130 6.3 630

INFORMATIQUE FD F140 6.4 640

CORRESPONDANCE FE F150 6.5 650

COURRIER FF F160 6.6 660

PUBLICATIONS FG F170 6.7 670

RESSOURCES HUMAINES G G100 7 700

EMBAUCHE GA G110 7.1 710

DEMANDES D'EMPLOI GAA G110.1 7.1.1 711

DOSSIERS DES EMPLOYÉS GB G120 7.2 720

82
COMMENT GARDER

TITRES CHOIX DE CODIFICATION

CONDITIONS ET/OU RELATIONS


DE TRAVAIL GC G130 7.3 730

CONVENTION COLLECTIVE GCA G131 7.3.1 731


NÉGOCIATION GCAA G131.1 7.3.1.1 731.1
GRIEFS GCAB G131.2 7.3.1.2 731.2

GESTION DU TEMPS GCB G132 7.3.2 732


HORAIRE GCBA G132.1 7.3.2.1 732.1
TEMPS
SUPPLÉMENTAIRE GCBB G132.2 7.3.2.2 732.2
ABSENCES GCBC G132.3 7.3.2.3 732.3

SANTÉ ET SÉCURITÉ AU
TRAVAIL GCC G133 7.3.3 733
ACCIDENT DE TRAVAIL GCCA G133.1 7.3.3.1 733.1

FORMATION ET
PERFECTIONNEMENT GD G140 7.4 740

ACTIVITÉS SPÉCIFIQUES H H100 8 800

RÉFÉRENCES 1100 9 900

83
L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS;
FAITES-LA VOUS MÊME

VOICI UN TABLEAU VIERGE Où VOUS DÉFINIREZ VOTRE PROPRE


STRUCTURE D'ORGANISATION DE DOSSIERS ET INDIQUEREZ
POUR CHACUN DES TITRES LA PÉRIODE DE CONSERVATION QUE
VOUS AVEZ CHOISI D'APPLIQUER.

PÉRIODE DE
TITRE CODIFICATION CONSERVATION

84
COMMENT GARDER

PÉRIODE DE
TITRE CODIFICATION CONSERVATION

85
L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS;
FAITES-LA VOUS MÊME

AVEZ-VOUS ....
OUI NON

ÉTABLI UN PROFIL DE STRUCTURE [l D


DE CLASSEMENT QUI IMAGE
PARFAITEMENT VOS ACTIVITÉS?

CHOISI LA CODIFICATION QUI VOUS [1 n


SEMBLAIT LA PLUS PERTINENTE?

CHOISI DES TITRES DE DOSSIERS D []


REFLÉTANT BIEN LEUR CONTENU?

86
LE FAIRE ET SE RETROUVER (REPÉRAGE)

CHAPITRE 6

LE FAIRE ET SE RETROUVER

(REPÉRAGE)
LE FAIRE ET SE RETROUVER (REPÉRAGE)

,\--------
1 ----------

CHAPITRE 6

LE FAIRE ET SE RETROUVER
(REPÉRAGE)

INDEX MANUEL PAPIER TRAITEMENT DE TEXTE OU FICHE

La production d'un index manuel est une opération


relativement simple. Il s'agit d'énumérer tous les titres de
vos dossiers ainsi que leur codification respective en
respectant l'ordre alphabétique. Un logiciel de traitement
de texte ou un dactylo peuvent servir à élaborer cette liste
de titres. Vous pouvez aussi utiliser des fiches
cartonnées, sur lesquelles vous inscrivez les titres de vos
dossiers et leurs codifications. Ensuite vous classez ces
fiches par ordre alphabétique.

89
L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS;
FAITES-LA VOUS MÊME

EXEMPLE SUR TRAITEMENT DE TEXTE

TITRE CODIFICATION ANNÉE(S) DESTRUCTION

CERTIFICAT DE
NAISSANCE 110 1997 JAMAIS

CORRESPONDANCE 150 1996 2000

CORRESPONDANCE 150 1997 2001

DIPLÔMES 141 1989 JAMAIS

PASSEPORT 130 1995 1999

TESTAMENT 160 1992 JAMAIS

EXEMPLE SUR FICHES

CERTIFICAT DE NAISSANCE 110


ANNÉE 1997
DESTRUCTION JAMAIS

CORRESPONDANCE 150
ANNÉE 1996
DESTRUCTION 2000

90
LE FAIRE ET SE RETROUVER (REPÉRAGE)

CORRESPONDANCE 150
ANNÉE 1997
DESTRUCTION 2001

DIPLÔME 141
ANNÉE 1989
DESTRUCTION JAMAIS

PASSEPORT 130
ANNÉE 1995
DESTRUCTION 1999

TESTAMENT 160
ANNÉE 1992
DESTRUCTION JAMAIS

INDEX INFORMATIQUE BASE DE DONNÉES

Si vous avez accès à un logiciel de base de données, il vous


sera facile d'informatiser votre index. Vous enregistrez dans
des champs pré-établis le titre du dossier, sa codification,
l'année des documents et l'année de destruction prévue, s'il y a
lieu. Votre logiciel de base de données produira un index
alphabétique de vos titres de dossiers.

91
L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS;
FAITES-LA VOUS MÊME

AVEZ-VOUS ...

OUI NON

DRESSÉ UN INDEX COMPLET ET LJ n


FACILE À CONSULTER?

92
CHOIX DES ÉQUIPEMENTS ET DES FOURNITURES

CHAPITRE 7

CHOIX DES ÉQUIPEMENTS

ET DES FOURNITURES
CHOIX DES ÉQUIPEMENTS ET DES FOURNITURES

CHAPITRE 7

CHOIX DES ÉQUIPEMENTS

ET DES FOURNITURES

Les équipements de rangement de documents joueront


un rôle dans l'organisation de vos dossiers. Nous vous
présenterons divers scénarios d'utilisation d'équipements
et c'est à vous de choisir celui ou ceux qui vous
conviendront le mieux.

95
L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS;
FAITES-LA VOUS MÊME

Les documents papiers traitant d'un même sujet sont


réunis en dossiers, conservés dans des chemises. Le
titre, l'année des documents, la codification, si vous avez
opté pour une structure d'organisation et l'année de
destruction, s'il y a lieu, doivent s'inscrire sur une étiquette
que vous apposez sur la chemise. Ceci vous permettra
de réutiliser vos chemises lorsque vous détruirez des
documents. Vous n'aurez qu'à recoller une nouvelle
étiquette par dessus l'ancienne.

Si vous ne possédez déjà des meubles de rangement tel,


un classeur ou des boîtes d'entreposage, le marché des
meubles de rangement offre toute une gamme de produit
allant du petit classeur deux (2) tiroirs très peu coûteux (il
en existe même des cartonnés) aux classeurs ignifuges
qui sont onéreux mais qui assurent une certaine
protection en cas d'incendie. Pour les documents
importants et les documents de format non standard, des
équipements spécialisés sont disponibles et assurent un
classement satisfaisant.

VOICI MAINTENANT L'HEURE DE PRENDRE ENCORE DES


DÉCISIONS CONCERNANT L'ORGANISATION PHYSIQUE
DE VOS DOCUMENTS.

CHEMISES

J'ORGANISE MES DOCUMENTS AVEC DES []


CHEMISES D'UNE SEULE COULEUR.

J'ORGANISE MES DOCUMENTS AVEC DES CHEMISES


DE PLUSIEURS COULEURS:

1 COULEUR PAR ANNÉE U


1 COULEUR PAR SECTEUR DE CODIFICATION U

96
CHOIX DES ÉQUIPEMENTS ET DES FOURNITURES

J'UTILISE DES CHEMISES:

RÉVERSIBLES [J
ACCORDÉONS LJ
À ONGLETS DROITS [1
À ONGLETS LATÉRAUX fl
SUSPENDUES Cl

Il ÉTIQUETTES Il
J'IDENTIFIE MES DOSSIERS AVEC DES ÉTIQUETTES:

BLANCHES CI
AVEC BANDES DE COULEUR Il
PRÉ-CODÉES 0

J'UTILISE DES BOÎTES DE CONSERVATION POUR 1 ]

TOUS MES DOCUMENTS.

J'UTILISE DES BOÎTES DE CONSERVATION POUR Il


LES DOCUMENTS QUE JE CONSULTE MOINS.

JE N'UTILISE PAS DE BOÎTES DE CONSERVATION. [J

97
L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS;
FAITES-LA VOUS MÊME

LASSEURS

JE CONSERVE MES DOSSIERS DANS fl


UN CLASSEUR CARTONNÉ.

JE CONSERVE MES DOSSIERS DANS [l


UN CLASSEUR LATÉRAL.

JE CONSERVE MES DOSSIERS DANS 11


UN CLASSEUR VERTICAL.

JE CONSERVE MES DOSSIERS DANS Il


UNE ARMOIRE DE RANGEMENT.

JE CONSERVE MES DOSSIERS DANS LJ


UN TIROIR DE MON BUREAU.

IFICHES

(SERVANT À CONFECTIONNER L'INDEX ALPHABÉTIQUE DE VOS


DOSSIERS)

J'INDEXE MES DOSSIERS AVEC DES


FICHES BLANCHES.

J'INDEXE MES DOSSIERS AVEC DES [J


FICHES DE COULEUR.

98
CHOIX DES ÉQUIPEMENTS ET DES FOURNITURES

FICHIERS

JE CONSERVE MES FICHES DANS 1 1


UN FICHIER DE CARTON.

JE CONSERVE MES FICHES DANS [J


UN FICHIER DE MÉTAL.

JE CONSERVE MES FICHES DANS Ll


UN FICHIER DE PLASTIQUE.

DOCUMENTS AUTRES QUE PAPIER

JE RANGE MES PLANS DANS UN CLASSEUR 1]


À PLANS.

JE RANGE MES CLÉS DANS UN CLASSEUR n


À CLÉS.

JE RANGE MES DISQUETTES DANS UN 1]


CLASSEUR À DISQUETTES.

JE RANGE MES CD DANS UN CLASSEUR À CD. D

JE RANGE MES PHOTOS DANS UN []


CARTABLE À PHOTOS.

99
L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS;
FAITES-LA VOUS MÊME

JE RANGE MES DIAPOSITIVES DANS []


UN CLASSEUR À DIAPOSITIVES.

JE RANGE MES MICROFICHES DANS []


UN CLASSEUR À MICROFICHES.

DOCUMENTS IMPORTANTS

JE PROTÈGE MES DOCUMENTS IMPORTANTS []


DANS UN COFFRE-FORT.

JE PROTÈGE MES DOCUMENTS IMPORTANTS U


EN LOUANT UN COFFRET DANS UNE INSTITUTION
FINANCIÈRE.

VOUS SAVEZ MAINTENANT DE QUELLE FAÇON VOUS


VOULEZ ORGANISER PHYSIQUEMENT VOS
DOCUMENTS.

ALLEZ VOIR LES MAGASINS SPÉCIALISÉS, ILS


REGORGENT DE PRODUITS DE RANGEMENT
ESTHÉTIQUES ET FONCTIONNELS.

100
CHOIX DES ÉQUIPEMENTS ET DES FOURNITURES

AVEZ-VOUS ....

OUI NON

UTILISÉ À BON ESCIENT CE QUE VOUS [J LI


POSSÉDIEZ DÉJÀ?

VÉRIFIÉ LA RELATION QUALITÉ/PRIX DE [] rl


TOUS LES ÉQUIPEMENTS QUE VOUS
COMPTEZ VOUS PROCURER?

101
MISE À JOUR ANNUELLE ET NOUVEAUX SUJETS

CHAPITRE 8

MISE À JOUR ANNUELLE

ET NOUVEAUX SUJETS
MISE À JOUR ANNUELLE ET NOUVEAUX SUJETS

CHAPITRE 8

MISE À JOUR ANNUELLE

ET NOUVEAUX SUJETS

Bravo! Vous avez instauré l'ordre dans vos documents.


Quoi d'autre? Et bien, en plus du classement, tous les
ans durant votre période moins occupée, allez-y d'un petit
effort pour maintenir cet ordre qui vous a demandé tant
de travail.

105
L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS;
FAITES-LA VOUS MÊME

1. OUVERTURE DES DOSSIERS ANNUELS

Si vous avez choisi d'organiser vos documents en


série de dossiers annuels, année après année
vous devez procéder à l'ouverture de vos
nouveaux dossiers. L'organisation de vos
documents en dossiers annuels facilite de
beaucoup l'application de vos périodes de
destruction.

OUVERTURE DE NOUVEAUX SUJETS

Vous avez de nouvelles activités qui n'étaient pas


prévues à l'élaboration de votre structure de
classement, il faut enrichir votre structure pour
qu'elle puisse contenir tous les sujets vous
concernant. La mise à jour annuelle de votre
structure de classement évitera que, faute de
trouver où classer un sujet, on établisse une série
de dossiers parallèles non inclus dans votre index.

3. DESTRUCTION DE CERTAINS DOCUMENTS

Lors de l'épuration de vos documents vous avez


concrètement appliqué les périodes de
conservation que vous avez considérées comme
étant les plus valables pour vos documents. Cette
première opération de destruction vous aura
certainement convaincus de l'utilité de ne pas
accumuler indûment des documents. Veillez
maintenant à ne pas retomber dans vos vieilles
habitudes et, une fois par année, retirez de vos
équipements de rangement, les dossiers qui ne
vous seront plus utiles. L'inscription sur l'étiquette
et sur votre index de l'année de destruction vous
faciliteront cette tâche.

106
MISE À JOUR ANNUELLE ET NOUVEAUX SUJETS

AVEZ-VOUS ....

OUI NON

LA FERME INTENTION DE DÉTRUIRE [] lJ


ANNUELLEMENT LES DOCUMENTS
DEVENUS INUTILES?

LE PROJET DE SURVEILLER AVEC [1 [J


VIGILANCE L'ARRIVÉE DE NOUVEAUX
SUJETS ET D'ENRICHIR À
CET EFFET VOTRE STRUCTURE
DE CLASSEMENT?

zZ-
Z Z.z..
z..
z...

107
~ AGMV
~~ MARQYIS
Québec, Canada
1997
--
POUR QUI? POUR UNE PERSONNE , UN
TRAVAILLEUR AUTONOME , UNE ASSOCIATION , UNE -
PETITE, TRÈS PETITE OU MOYENNE ENTREPRISE.
VOICI UN GUIDE INTERACTIF FACILE ET DÉTAILLÉ
POUR QUE VOUS BÂTISSIEZ L ' ITINÉRAIRE MENANT Â
L 'ORGANISATION IDÉALE DE VOS PAPIERS .
-......-
CHAQUE ÉTAPE D'ORGANISATION VOUS EST TRANS-
-.....
MISE SIMPLEMENT ET VOUS PERMETTRA DE
DEVENIR LE SPÉCIALISTE DE VOS DOCUMENTS .

?
EN COMBIEN DE TEMPS SELON LA QUAN-
-
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TITÉ DE VOS DOCUMENTS , UNE BONNE JOURNÉE , .....
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QUELQUES SEMAINES OU QUELQUES MOIS.

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COMMENT? UTILISEZ CE QUE VOUS AVEZ DÉJÂ
OU PROCUREZ-VOUS EXACTEMENT CE DONT VOUS -
AVEZ BESOIN . FAITES-LA SEUL, OU EN GROUPE .
AVEC L ' AIDE D ' UN ORDINATEUR OU MANUELLE-
MENT. EN UTILISANT L 'ORDRE ALPHABÉTIQUE DE
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VOS TITRES OU UNE STUCTURE AVEC CODIFICA-
TION . JETEZ JUDICIEUSEMENT LES DOCUMENTS --
DEVENUS INUTILES ET CONSERVEZ PRÉCIEUSE-
MENT VOS DOCUMENTS IMPORTANTS . -
C ' EST UNE TÂCHE QUE VOUS REPORTEZ Â PLUS --
TARD, CE GUIDE VOUS ACCOMPAGNERA TOUT AU
LONG DE VOTRE ORGANISATION DE DOCUMENTS ET
VOUS DONNERA ENFIN L ' ORDRE DOCUMENTAIRE
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AUQUEL VOUS ASPIREZ DEPUIS LONGTEMPS .

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ISBN 2-89416-123-9
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