INSTITUTO POLITECNICO AMERICANO

MICROSOFT EXCEL 2010: ORDENAR, FILTRAR Y AGRUPAR

Una hoja de Microsoft Excel puede tener mucha información. Algunas veces
necesita ordenar una cantidad de información, crear grupos, o filtrar información
para usarla de una manera más efectiva.

Actividad General:

 Crear una carpeta con el nombre datos Excel

 Copiar y pegar 3 veces el libro de Excel Inventario y cambie el nombre de
cada archivo por:
• Ordenar
• Subgrupos
• Filtros
ORDENAR

Ordenar listas es una tarea muy común en una hoja de cálculo para permitirle
ordenar su información fácilmente. La manera más común de organizar la
información es alfabéticamente, lo cual puede hacer en orden descendente o
ascendente.

Actividad 1: abrir el archivo ordenar

Para Ordenar Alfabéticamente:

Actividad 2:

Copiar y pegar la tabla de la Hoja1 en la Hoja2

Aplicar diseño a la tabla
Ordenar de A a Z la columna Tamaño Empaque

• Seleccione una celda en una columna que desee

ordenar (En este ejemplo, vamos a escoger una
celda en la columna A).
• Dé clic en el botón Ordenar y Filtrar en el grupo
Modificar de la pestaña de Inicio.
• Seleccione Ordenar de A a Z.

Usted puede buscar de al revés en orden alfabético al escoger Ordenar de Z a A

en la lista.
 INSTITUTO POLITECNICO AMERICANO
Para Ordenar de Menor a Mayor:

Actividad 3:

Copiar y pegar la tabla de la Hoja1 en la Hoja3

Aplicar diseño a la tabla
Ordenar de Mayor a Menor la columna Costo Total

• Seleccione una celda de la columna que desea ordenar (Una columna con
números).
• Dé clic en el botón Filtrar y Ordenar en el grupo Modificar de la pestaña de
Inicio.
• Seleccione Ordenar de Menor a Mayor. Ahora la información está organizada
de la cantidad más pequeña hasta la más grande.

Usted puede buscar en un orden numérico inverso al escoger De mayor a

menor en la lista.

Para Ordenar una Categoría Múltiple:

Actividad 4:

Aplica diseño a la tabla de la Hoja1

Ordenar de A a Z la columna Tamaño Empaque y de Mayor a Menor la columna
inventario
Guarde los cambios realizados y cierre el documento

• Dé clic en el botón Ordenar y Filtrar del grupo Modificar en la pestaña de

Inicio.
• Seleccione Orden personalizado de la lista para abrir la ventana.

• Seleccione la pestaña Datos.

• Ubique el grupo Ordenar y Filtrar.
• Dé clic en el botón Ordenar para abrir la
ventana de Orden personalizado. Desde
aquí, usted puede ordenar por un artículo o
varios artículos.
 INSTITUTO POLITECNICO AMERICANO
• Dé clic en la flecha desplegable en el campo Ordenar Columna por, y
escoja una de las opciones.

• Escoja lo que desea ordenar. En este ejemplo, dejaremos el predeterminado,

Valores.
• Escoja como ordenar los resultados.
• Dé clic en Agregar Nivel para añadir otro artículo para organizar.

• Seleccione una opción en el campo Columna Luego por.

• Escoja lo que va a Ordenar. En este ejemplo, lo dejaremos predeterminado
Valor.
• Escoja como ordenar los resultados.
• Dé clic en Aceptar. La hoja de cálculo ha sido ordenada.

Recuerde que toda la información y datos siguen ahí. Sólo que en un orden
diferente.
 INSTITUTO POLITECNICO AMERICANO
Agrupar Celdas

Agrupar es una herramienta muy útil de Excel la cual le da el control sobre la

información. Usted tiene que organizar antes de agrupar. En esta sección,
miraremos dos maneras de agrupar artículos en sus hojas de cálculo.

Actividad 1: abrir el archivo subgrupos

Para Crear un Grupo:

Actividad 2:

Copiar y pegar la tabla de la Hoja1 en la Hoja2

Ordenar de Z a A la columna categorías
Crear grupos para cada Categoría existente

• Decida cuales celdas usted quiere agrupar.

• Seleccione una celda en el primer grupo que
desea formar y arrastre el mouse para
seleccionarlo sólo hasta la fila o celda sobre la
que desea incluir. Por ejemplo, si queremos
agrupar desde A4 hasta A9, seleccionaremos
celdas de A4 a A8. Si usted quiere agrupar A2 y
A3, sólo tiene que seleccionar A2.

• Dé clic en el botón Agrupar De la pestaña

Datos
• Seleccione Agrupar del menú. Una ventana
aparece.

• Seleccione lo que desea agrupar. En

este ejemplo, seleccione filas.
• Dé clic en Aceptar. Un corchete
negro aparece a la izquierda para
indicar el grupo.
 INSTITUTO POLITECNICO AMERICANO
Para Agrupar o Desagrupar el Grupo:

Actividad 3

Esconder los detalles del grupo Almíbar y Cono

• Dé clic en el signo menos negro el cual es el icono de esconder detalles para

agrupar el grupo.
• Dé clic en el signo más negro el cual es el icono de mostrar detalles para
expandir el grupo.

• Use los botones de Agrupar y Desagrupar en el grupo de Esquema para

colapsar o expandir la información, también.

Para Desagrupar las Celdas Seleccionadas:

• Seleccione las celdas que desea remover del grupo.

• Dé clic en el botón Desagrupar.
• Seleccione Desagrupar de la lista. Una ventana aparecerá.
• Dé clic en Aceptar.
 INSTITUTO POLITECNICO AMERICANO
Para Desagrupar toda la Hoja de Cálculo:

• Seleccione todas las celdas agrupadas.

• Dé clic en el botón de Desagrupar del menú.

Para crear un Grupo con Subtotales:

Actividad 4:

Copiar y pegar la tabla de la Hoja1 a la Hoja3

Aplicar Diseño a la tabla
Ordenar de A a Z la columna categoría
Crear Subtotales para Cada cambio en Categoría, aplicando la función suma y
agregando subtotales a Costo Unidad, Inventario y Costo Total

• Seleccione cualquier celda con información.

• Dé clic en el botón Subtotal. La información en su hoja de cálculo es
automáticamente seleccionada y la ventana de Subtotales aparecerá.

• Decida como como quiere agrupar las cosas. En este ejemplo, organizaremos
por Categoría.
• Seleccione una función. En este ejemplo, dejaremos la función SUMA
seleccionada.
• Seleccione la columna donde quiere ubicar el Subtotal.
 INSTITUTO POLITECNICO AMERICANO
• Dé clic en Aceptar. Las celdas seleccionadas están organizadas en grupos
con subtotales.

Usar el Filtro Automático

La propiedad del Filtro Automático hace que filtrar datos o esconder información
temporalmente en una hoja de cálculo sea muy fácil. Esto le permite enfocar las
entradas en una hoja de cálculo específica.

Actividad 1: Abrir el Libro de Excel Filtros

Para Usar el Filtro Automático:

Actividad 2: Copiar y pegar la tabla de la Hoja1 en la Hoja2 y aplicar diseño

• Dé clic en el botón Filtro en la pestaña de Datos. La flecha desplegable

aparecerá al lado del título de cada columna.
 INSTITUTO POLITECNICO AMERICANO
Actividad 3: Filtrar los datos de la columna categoría de tal forma que solo sean
visibles Cono y Taza

• Dé clic en la flecha desplegable que está al lado del

título de la columna que desea filtrar. Por ejemplo, si
usted sólo quiere ver datos referentes a los
Sabores, dé clic en la flecha desplegable al lado de
Categoría.

• Deseleccione Seleccionar Todo.

• Escoja Cono y Taza.
• Dé clic en Aceptar. Todos los otros datos serán
filtrados, o escondidos, y sólo los datos de cono y
Taza serán visibles.

Actividad 4

Aplicar diseño a la tabla de la hoja1

Aplicar filtro a la columna tamaño de empaque, de tal
forma que solo aparezcan los datos Caja y Galón
Para Quitar un Filtro:

• Seleccione una de las flechas desplegables al

lado de la columna filtrada..
• Seleccione Borrar Filtro de "Categoría".

Para remover todos los filtros, dé clic en el botón de

Filtros.

Los filtros se ven un poco como los grupos, pero la

diferencia es que ahora puedo filtrar varios campos
si lo deseo. Por ejemplo, digamos que quiero ver
únicamente los sabores de Vainilla. Puedo dar clic
a la flecha desplegable al lado de Artículo, y
seleccionar Filtros de Número. Del menú,
escogeré Contiene... porque quiero encontrar
cualquier entrada que tenga la palabra vainilla.
Una ventana aparecerá. Escribiremos Vainilla, y
luego dar clic en Aceptar. Ahora podemos ver que
los datos están filtrados otra vez y que sólo los
sabores relacionados con Vainilla aparecerán.