Spa Elsecom  

Manuel des Procédures

NARRATIF Processus RH Référence Page

1- APPROBATION

Rédigé par Vérifiée par Approuvée par

Le Directeur des
Fonction Le Directeur Général Le Directeur Général
Ressources Humaines
Nom M. Redjdal Sofiane K. Merabet K. Merabet

Visa et date

2- Diffusion  :

 A l’ensemble des structures ressource humaine

3- Documents joints

Titre du document Référence

Date de mise en application : Date d’approbation

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NARRATIF Processus RH

4- Rôles & responsabilités

Directeur Général Spa Elsecom

 Validation des budgets et plans de recrutement

 Validation de la demande de recrutement
 Validation des offres d’emplois
 Etablissement des entretiens avec les candidats aux postes de cadre
dirigeants, directeurs et chefs de départements
 Validation des postes clés et des compétences requises pour ces derniers
 Validation des budgets et plans de formations
 Validation des décisions de promotions et changements de situation
administratives Spa Elsecom.
 Validation des décisions d’augmentation de salaire
 Signature des contrats de travail Spa Elsecom Succcursales et Unités
 Validation des décisions de prolongation des contrats de travail CDD
 Validation et confirmation aux postes après période d’essai Spa Elsecom.
 Validation et Signature du planning des départs en congé des Cadres
Dirigeants et Directeurs Spa Elsecom
 Validation et signature des ordres de mission des Directeurs
 Validation et signature des ordres de mission à l’étranger
 Validation des demandes de prêt et avance sur salaire Spa Elsecom
 Validation des états de virement paie Spa Elsecom

Directeur Général Filiale

 Validation du budget et plan de recrutement Filiale

 Validation de la demande de recrutement conformément au budget validé
 Validation des fiches de pourvois
 Etablissement des entretiens avec les candidats aux postes de cadre
dirigeants, directeurs , chefs de départements et Middle Management
 Validation des compétences requises pour les postes de cadres dirigeants,
directeurs , chefs de départements et Middle Management
 Validation du budget et plan de formation filiale
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 Validation des décisions de promotions et changements de situation

administratives selon le budget prévisionnel validé
 Validation et Signature des contrats de travail
 Validation et signature des contrats de performances
 Validation et confirmation après période d’essai
 Validation et signature du planning des départs en congé des N & N-1
 Validation et signature des ordres de mission des directeurs
 Validation et signature des ordres de mission à l’étranger
 Validation des demandes de prêt et avance sur salaire
 Validation des états paie (dans le cas où la paie est centralisée au niveau
du groupe)
 Validation des états de virement paie (dans le cas où la paie est traitée au
niveau filiale)

Directeur des ressources Humaines Spa Elsecom

 Validation du budget et plan de recrutement Spa Elsecom

 Validation de la demande de recrutement conformément au budget validé
 Validation des fiches de pourvois avant transmission au directeur général
 Validation des contrats de travail avant transmission au directeur général
pour signature
 Validation des contrats de performance
 Validation du plan de carrière Spa Elsecom & filiales
 Validation du budget et plan de formation Spa Elsecom et filiales
 Validation de la paie
 Validation et signature des titres de congé et des déclarations CNAS
 Validation des demandes de prêt et avance sur salaire Spa Elsecom

Responsable des Ressources Humaines Filiale

 Elaboration du budget et plan de recrutement de la filiale

 Validation de la demande de recrutement filiale conformément au budget
validé
 Validation des fiches de pourvois avant transmission au directeur général
 Validation des contrats de travail avant transmission au directeur général
pour signature
 Elaboration des contrats de performances


 
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 Elaboration du plan de carrière Filiale

 Elaboration du budget et plan de formation filiale
 Validation de la paie filiale (dans le cas où la paie est traitée au niveau
filiale)
 Validation des états de paie (dans le cas où la paie est centralisée au
niveau Groupe)
 Validation et signature des titres de congé filiale
 Validation et signature de prêt et avance sur salaire avant introduction de
la demande au DG

Chef de département des ressources humaines Spa Elsecom

 Elaboration du budget recrutement

 Elaboration des contrats de travail des cadres dirigeant et des directeurs et
chefs de départements Spa Elsecom
 Vérification des fiches de pourvois (partie rémunération) avant
transmission au directeur des ressources Humaines
 Vérification des contrats de travail avant transmission
 Contrôle et Validation de la paie et déclarations CNAS
 Validation du planning des départs en congé
 Fixation des objectifs de performance avec le responsable hiérarchique et
le responsable recrutement
 Elaboration des contrats de performance
 Validation des bilans mensuels RH

Responsable recrutement et gestion des carrières

 Elaboration du plan de recrutement

 Elaboration de la fiche de pourvoi
 Lancement des offres d’emplois
 Collecte et présélection des cvs
 Etablissement des premiers entretiens avec les candidats
 Etablissement des plannings des entretiens
 Consolidation des fiches d’appréciations
 Alimentation du reporting
 Analyse et consolide les besoins en formation
 Elaboration du plan de formation
 Lancement de la compagne d’évaluation des compétences
 Etablissement du plan annuel de performance


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Chef de service gestion du personnel

 Etablissement de la paie et gestion des réclamations

 Etablissement des contrats de travail hors cadre supérieurs et cadres
dirigeants
 Gestion des absences et des demandes de congés
 Etablissement des titres de congés
 Mise à jour des fiches employés sur logiciel paie
 Gestion des départs
 Elaboration de la déclaration CNAS

Président du conseil d’Administration

 Validation des budgets de recrutements

 Validation des fiches de pourvois de postes

Comité de Direction :Directeur général/ Responsables de structures/ Directeur

des ressources Humaines

 Analyse des évaluations et délibération sur les promotions et

augmentations de salaire éventuel

Directrice des finances

 Vérification et validation des dossiers de paiement

 Elaboration du chèque de déclaration CNAS
 Elaboration des virements de salaire

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5- Narratif Processus Recrutement

5.1 Principes Généraux/Règles de gestion « Sourcing de candidats »

 Tous les besoins en recrutements doivent faire l’objet d’affichage

interne
 Les recrutements externes sont lancés dans le respect des dispositions
légales
 Les cvs sont collectés de la base de données interne, cabinet externe,
convention emploitic…
 Le responsable recrutement et gestion des carrières tient un reporting
contenant des statistiques liées au recrutement qu’il alimente à chaque
fin de processus de recrutement
 Dans le cas du recrutement d’un cadre dirigeant, l’entretien est mené
par le directeur général
 Pour les profils N-1 & N-2, le processus de recrutement passe par deux
entretiens, le premier avec la direction des ressources humaines le
second avec le responsable de la structure qui recrute. Un troisième
entretien est mené par le directeur général si le candidat rencontré est
jugé intéressant.

Reference Description de l’action

5.1.1 Les besoins de recrutement sont exprimés par envoi d’un Email au
responsable recrutement et gestion des carrières.

Le Responsable recrutement et gestion des carrières soumet le besoin

de recrutement à la validation du Directeur des Ressources Humaines
5.1.2 qui donne son aval ou son rejet par Email, conformément au budget
recrutement dument validé par le Directeur Général.

Si le besoin de recrutement n’est pas justifié ou que le budget ne le permet

pas, le directeur des ressources humaines rejette la demande.

5.1.3 Dans le cas où la demande de recrutement est validée et signée

par le directeur des ressources humaines, le responsable recrutement
et gestion des carrières doit soumettre le besoin en recrutement à la
validation du directeur général en établissant la fiche de pourvoi du
poste.

5.1.4 Une fois la fiche de pourvoie validée par le directeur général et le

P Président du conseil d’administration, le responsable recrutement et gestion
des carrières procède à :
5.1.5 L’affichage interne ;
La collecte de cvs.
5.1.6 Le responsable recrutement et gestion des carrières procède à la
sélection des cvs, et présentation d’une short liste de candidats potentiels
 cinq jours ouvrables après l’ouverture du poste.
5.1.7 Le responsable recrutement et gestion des carrières ou le responsable RH
filiale effectue les premiers entretiens et établit un rapport pour chaque
candidat jugé en adéquation avec le profil recherché.
Si le candidat est retenu suite à son premier entretien avec le responsable
recrutement aller à l’étape 5.1.8 sinon passer à l’étape 5.1.9
5.1.8 Le responsable de la structure demandeuse fait passer le deuxième
entretien au candidat et renseigne la fiche d’appréciation.
Si le candidat n’est pas retenu suite au deuxième entretien, aller à l’étape
5.1.9.
Si le candidat est retenu, mais qu’il faut encore passer un dernier entretien
avec le directeur général, aller à l’étape 5.2.11
5.1.9 Dans le cas où le candidat n’a pas été retenu le responsable recrutement
classe le cv et envoi un Email au candidat.
5.1.10 Une fois les cvs classés, le responsable recrutement alimente le
reporting.
5.1.11 S’il s’agit d’un recrutement au niveau de la filiale et qu’il y a nécessité de
passer un troisième entretien, le candidat retenu, passe un troisième
entretien avec le directeur général de la filiale.
Le directeur général renseigne la fiche d’appréciation qu’il transmet au
responsable recrutement.
5.1.12 Si le candidat est retenu le responsable recrutement consolide les fiches
d’appréciations et établit un rapport.
5.1.13 Une fois les fiches d’appréciation consolidées et le rapport établit le
responsable recrutement prépare une proposition d’offre et la soumet à la
validation du directeur général.
5.1.14 le directeur des ressources humaines vérifie que l’offre proposée
correspond à la grille selon le poste proposé.
5.1.15 une fois l’offre validée par le directeur des ressources humaines, la
proposition est validée & signée par le directeur général.

5.1.16 le responsable recrutement transmet la proposition au candidat pour

5.1.17 validation.
Si l’offre est acceptée par le candidat le processus « contractualisation RH 5.3 » est
déclenché.
si l’offre n’est pas acceptée par le candidat, le responsable recrutement classe le cv,
puis alimente le reporting ( étape 5.1.10).

6- Narratif Processus Contractualisation

6.1 Principes Généraux/Règles de gestion  « Contractualisation »

 Il existe des modèles type de contrats de travail, qu’il est impératif de

respecter au niveau de l’ensemble des filiales Spa Elsecom
 Les types de contrats à respecter sont :
- Le contrat type à durée déterminée (CDD).
- Avenant au contrat CDD & CDI.
- Le contrat type à durée indéterminée (CDI).
- Le contrat de travail cadre dirigeant
- Le contrat de travail personnel étranger
 Aucun changement ne doit être effectué sur les modèles types sans l’avis
express de la structure juridique.
  Tout travailleur nouvellement recruté doit être soumis à une période
d’essai.
 La période d’essai est fixée comme suit :

- deux (02) mois pour le personnel d’exécution

- quatre (04) mois pour le personnel de maîtrise
- six (06) mois pour le personnel d’encadrement
- douze (12) mois pour le personnel d’encadrement à haute qualification
et cadres supérieurs.
 La période d’essai peut être renouvelée une seule fois dans ce cas il faut
impérativement le prévoir par écrit sur le contrat de travail.

Référence Description de l’action

6.1.1 Le responsable recrutement, soumet le dossier du candidat retenu au

département gestion du personnel pour contractualisation.
S’il s’agit d’un cadre dirigeant ou d’un cadre supérieur le contrat est
élaboré par le chef de département gestion du personnel.
6.1.2
Sinon, par le chef de service gestion du personnel ou le gestionnaire
du personnel.
6.1.3 Le Directeur des ressources humaines vérifie le contrat de travail et
paraphe chacune des pages.
Une fois le contrat validé par le directeur des ressources humaines, le
6.1.4 chef de département gestion du personnel ou le gestionnaire du
personnel contacte le candidat pour la signature du contrat.
Le nouvel employé remet le dossier administratif, signe un le contrat
6.1.5 de travail et le remet à la structure chargée de la gestion du
personnel.
A son installation l’employé signe un PV d’installation, validé par le
responsable de la structure d’affectation.
Le gestionnaire du personnel transmet le contrat signé par le nouvel
employé au directeur général pour validation et signature.
6.1.6 Après la signature du contrat par le directeur général, la structure
chargée de la gestion des ressources humaines remet une copie du
contrat à l’employé.
Le processus mise en « induction RH7 est déclenché »

7- Narratif Processus Mise en Induction

7.1 Principes Généraux/Règles de gestion « Mise en Induction »

 La période de mise en induction dure entre 5 à 10 jours et sert à :

- Permettre à la personne nouvellement recrutée de découvrir les différents
aspects caractérisant l’entreprise aux plans de sa mission, de son
organisation, de ses produits, afin de faciliter son intégration à son milieu
 de travail et d’être effectivement opérationnelle dès la fin de la période
d’induction.
- Permettre à l’entreprise de disposer davantage d’éléments d’appréciation
des capacités professionnelles de la nouvelle recrue dans le cadre de
l’évaluation de sa période d’essai à travers le rapport qu’elle doit
nécessairement élaborer sur son induction et le remettre à la structure
d’affectation.
 Dans ce cadre La structure Ressource Humaine est chargée de :
1) Recevoir la nouvelle recrue dès sa prise de fonction et l’informer sur sa
mise en induction et les objectifs qui y sont attendus;
2) Entamer son induction par un exposé sur :
- Les conditions générales et particulières relatives aux conditions de
travail et de la discipline;
- L’organisation générale de l’entreprise et de sa structure
d’affectation;
- Les missions et objectifs généraux assignés à l’entreprise et à la
structure à laquelle il est affecté;
- Éventuellement les attributions de son poste de travail;
- Toutes autres informations jugées utiles à communiquer à la
nouvelle recrue.
3) Lui communiquer son programme de passage dans les différentes
structures représentatives de l’entreprise.
4) Transmettre le programme d’induction à l’ensemble des structures
retenues dans le programme d’induction.
5) Assurer le suivi de l’induction tout au long de son déroulement
 À l’issue de la mise en induction le nouvel employé doit remettre un
rapport de mise en induction.

Référence Description de l’action

7.1.1 A l’arrivé d’un nouvel employé, le chef de service gestion du

personnel prépare le PV d’installation et le remet au recrue pour
signature.
Le nouvel employé rejoint son bureau et récupère son matériel de
7.1.2 travail au niveau du département informatique.

Le responsable recrutement et gestion des carrières ou le responsable

RH filiales se charge d’installer la nouvelle recrue et la présente aux
responsables hiérarchiques et collègues.
7.1.3
S’il s’agit d’un poste de cadre supérieur, le responsable recrutement
 est chargé d’annoncer son arrivée par Email, adressé à l’ensemble
des responsables.
Pour les postes de cadres et de cadres supérieurs, un programme de
7.1.4 mise en induction est préparé par le responsable recrutement, qu’il
doit adresser au nouvel employé, ainsi, qu’à l’ensemble des structures
concernées.
Le premier responsable du nouvel employé va jouer le rôle de tuteur
7.1.5 et aura pour tâche d’accompagner le nouvel employé pendant sa
période de mise en induction.
Le nouvel employé rédige un rapport de synthèse, résumant sa
compréhension du fonctionnement de chaque département, ainsi que
7.1.6 les constats et difficultés rencontrées durant la période de mise en
induction.
7.1.7 Le responsable hiérarchique évalue le rapport de synthèse du nouvel
employé en émettant des commentaires.
Après l’évaluation du rapport de synthèse, le responsable
hiérarchique renseigne la fiche d’évaluation de la mise en induction et
7.1.8 la transmet à la Direction des ressources humaines pour classement
dans le dossier administratif.
La fiche d’évaluation servira pour l’évaluation de l’employé à l’issue de
la période d’essai.

8- Narratif Processus paie

8.1 Principes Généraux/Règles de gestion

 La préparation de la paie commence le 20 de chaque mois

 Le virement doit se faire au plus tard le 28 du mois
 La direction finance effectue elle-même le virement de la paie
 La distribution des bulletins de paie se fait chaque fin du mois

Référence Description de l’action

Chaque 20 du mois, le chef de service gestion du personnel collecte

8.1.1 et traite les données de la paie qui seront saisies sur le logiciel paie
par le gestionnaire du personnel.
8.1.2 Après la saisie et le traitement des éléments de paie, le gestionnaire
du personnel, édite le livre de paie.
Le chef de service gestion du personnel envoie le livre de paie au chef
8.1.3 de département RH pour vérification et validation
Le chef de département RH vérifie le livre de paie, s’il détecte des
8.1.4 erreurs, il revient vers le chef de service pour apporter les
corrections, sinon il valide la paie.
8.1.5 Le gestionnaire du personnel édite les états de virements, qu’il remet
au chef de service pour vérification.
8.1.6 Le chef de service remet les états de virement au chef de
département pour vérification et rapprochement avec le livre de paie.
Après validation du chef de département des états de virement il
8.1.7 soumet les états de virement au directeur des ressources humaines
pour validation définitive et signature des états
8.1.8 Le directeur des ressources humaines effectue une dernière
vérification.
 Si la paie est validée passé à l’étape 8.1.10 sinon passé à l’étape 8.1.9

Le gestionnaire du personnel apporte les corrections selon les

8.1.9 remarques émises
Une fois corrigé il retransmet le livre de paie au chef de département
RH (retourner à l’étape 8.1.4)
La demande de paiement signée et validée par le DRH, elle est
8.1.10 transmise au directeur financier qui procède à l’établissement du
virement après validation et signature des états par le directeur
général.
8.1.11 Chaque 30 du mois le gestionnaire du personnel distribue les bulletins
de paie.
Les salariés disposent de deux jours après la réception des bulletins de paie pour faire
des réclamations.
S’il y a des réclamation aller à l’étape 8.1.12.
8.1.12 Le gestionnaire du personnel avec le chef de service fournissent les
explications nécessaires à l’employé.
8.1.13 Dans le cas d’une erreur avérée, le gestionnaire du personnel
régularisera sur la paie du mois prochain.

9- Narratif Processus gestion des contrats

9.1 Principes Généraux/Règles de gestion

 Le responsable hiérarchique est tenu de se référer à la fiche d’évaluation

de la période de mise en induction et de l’évaluation intermédiaire pour
prendre la décision de confirmation, de renouvellement ou de cessation du
contrat.
 Le responsable hiérarchique notifie la décision établit par la DRH à
l’employé, et lui explique les raisons ayant motivé la prise de décision.

Référence Description de l’action

Le jour de la signature du contrat, le gestionnaire du personnel doit

9.1.1 programmer un rappel visant à notifier la fin de la période d’essai.

Il paramètre aussi une notification sur le système paie, qu’il reçoit 15

jours avant la fin de la période d’essai.
Le gestionnaire du personnel prépare la fiche d’appréciation
9.1.2 accompagnée de la fiche d’évaluation de la mise en induction, qu’il
envoi au responsable hiérarchique direct.

Le responsable hiérarchique renseigne la fiche d’appréciation de

9.1.3 l’employé en émettant une décision :
La décision peut être :

 La confirmation
 Le renouvellement de la période d’essai
 La cessation du contrat de travail
 9.1.4 La décision est signée par le directeur général.

La direction des ressources humaines remet la décision au

9.1.5 responsable hiérarchique qui doit notifier son collaborateur.

Suivre les étapes selon la décision prise :

Si le contrat est confirmé aller à l’étape 9.1.6, si la période d’essai et renouvelée,
passer à l’étape 9.1.7, si le contrat est arrêté, passer à l’étape 9.1.8
Dans le cas d’une confirmation, l’employé accuse réception de la
9.1.6 décision de confirmation.

Dans le cas où la décision est un renouvellement de période d’essai,

9.1.7 l’employé accuse réception de la décision de renouvellement de
période d’essai.
Dans le cas où la décision est une cessation de contrat de travail,
9.1.8 l’employé accuse réception de la décision.
Le processus «  gestion du solde de tout compte est déclenché
RH  »

9.2 Principes Généraux/Règles de gestion « le recrutement à

durée déterminée »
Les recrutements à durée déterminée ne doivent être envisagés que pour :
 Le besoin d’un surcroît de travail
 Les besoins saisonniers
 Le remplacement d’un titulaire de poste dont la relation de travail est
suspendue
 Lorsque le travailleur est recruté pour l’exécution d’un contrat lié à des
contrats de travaux ou de prestation non renouvelables
 Lorsqu’il s’agit d’activités ou d’emplois à durée limitée ou qui sont par
nature temporaire
Le chef de service ou le gestionnaire RH, selon les cas se base sur la période du
CDD pour programmer son évaluation.
L’employé doit être notifié par décision signé par le DG, concernant son avenir au
sein de l’entreprise.
Le chef de service ou le gestionnaire RH, selon les cas doit veiller à ce que les
droits de congé de l’employé soient consommés avant la fin du CDD.

Référence Description de l’action

9.2.1 Le jour de la signature du contrat, le gestionnaire du personnel est

tenu de programmer une alerte visant à notifier l’arrivé à terme de la
période d’essai et la fin du CDD.
9.2.2 Le gestionnaire RH reçoit la notification de l’arrivée à terme de la
période d’essai 10 jours avant, et 30 jours avant la fin de la relation
de travail.

Référence Description de l’action

9.2.3 Le gestionnaire du personnel vérifie le solde de congé de l’employé.

Si le solde de tout compte est positif, aller à l’étape suivante, sinon passer à l’étape
 9.2.5
9.2.4 Dans le cas où l’employé dispose d’un congé, il est dans l’obligation
de le consommer avant la fin du contrat.
9.2.5 Le gestionnaire du personnel, prépare la fiche d’appréciation et l’envoi
au responsable hiérarchique.
Le responsable hiérarchique renseigne la fiche d’appréciation de
l’employé en émettant une décision.
9.2.6 La décision peut être :
 La requalification du CDD en CDI
 Le renouvellement du CDD
 La cessation du contrat de travail

9.2.7 Le gestionnaire du personnel, récupère la décision prise par le

responsable hiérarchique.
Suivre les étapes selon la décision prise :
Si le CDD est confirmé en CDI aller à l’étape 9.2.8, si le CDD est renouvelé passer à
l’étape 9.2.9, si le contrat est arrêté passer à l’étape 9.2.10
9.2.8 Dans le cas où la décision est une requalification en CDI, le processus
« contractualisation RH 6.2 » est déclenché
9.2.9 Dans le cas où la décision est un renouvellement du CDD, le
processus « contractualisation RH 6.2 » est déclenché
9.2.10 Dans le cas où la décision est une cessation de contrat de travail, le
processus « gestion de solde de tout compte RH est déclenché »

RH- 10 Narratif Processus Gestion des absences et des congés

10.1 Principes Généraux/Règles de gestion

- Les congés annuels sont accordés conformément à un programme de

départs en congé établi en considération des impératifs de service, de
l’intérêt général de production ainsi que des intérêts des travailleurs.
- Le personnel temporaire bénéficient des mêmes droits et avantages que ceux consentis au
personnel permanent notamment en matière de décompte des droits à congé tels que visés
plus haut.
- Le bénéfice du congé doit se situer obligatoirement avant la fin de l’expiration réglementaire
du contrat de travail.
- En cas d’événement imprévisible (décès …) la date de reprise du travail est
décalée du nombre de jours ouvrables correspondants au congé spécial
rémunéré.
- Toutefois, l’employé doit informer sa structure de sa prolongation
d’absence, sans préjudice des justificatifs qu’il est tenu de fournir.
- Dans les autres cas (mariage, naissance, circoncision) l’employé doit
obtenir l’autorisation de cumuler le congé spécial avec son congé annuel et
ce avant son départ en congé.
- Lorsque la maladie dûment justifiée survient au cours de la période du
congé, l’employé peut suspendre son congé et bénéficier du congé de
maladie et des droits y afférents prévus par la législation relative aux
assurances sociales.
 Référence Description de l’action

Au début de chaque mois de mai, le gestionnaire du personnel envoi

10.1.1 le fichier du planning des congés pour être renseigné à l’ensemble des
structures.
10.1.2 Dans un délai de 07 jours les structures renvoient le planning
renseigné à la DRH.
Une fois les plannings renseignés et renvoyés à la DRH, le
10.1.3 gestionnaire RH consolide les fichiers pour obtenir un planning global
des congés.
10.1.4 Le planning consolidé il est soumis à la DG, pour validation.
10.1.5 Le gestionnaire du personnel affiche le planning des congés validé
dans un le tableau d’affichage.

10.2 Principes Généraux/Règles de gestion« Sous processus demande

de congé »

- En conformité avec le planning des départs ainsi établi, le travailleur doit

renseigner la demande de congé selon modèle établi à cet effet, qu’il
soumet à l’acceptation du responsable hiérarchique dont il relève pour
approbation.
- La demande de congé validée est transmise à la Ressources Humaines
(15) jours avant la date de départ en congé pour l’établissement du titre
de congé.
- En cas de modification de la date de départ en congé à l’initiative de
l’agent, celui-ci est tenu de saisir à l’avance, par une demande écrite et
motivée sa hiérarchie qui y mentionnera son accord ou son refus.
- Le départ en congé annuel est une obligation à laquelle tout travailleur se
conforme chaque année.
- Cependant, le congé annuel peut faire l’objet à titre exceptionnel de report
et de fractionnement dans les conditions ci-après définis :

 Nécessité impérieuse de service ou d’intérêt général

 Maladie de longue durée
- De telle sorte à observer une durée globale de congé annuel ne pouvant
dépassé les (30) jours calendaires par année de travail conformément à
l’article197 de la loi 90-11, il y a lieu de comptabiliser intégralement
l’ensemble des journées ouvrables et non ouvrables comprises et incluses
depuis le jour de départ en congé jusqu’au dernier jour précédent la
reprise effective du travail.
- Toute demande de congé est validée par le responsable hiérarchique.
- Les demandes de congé sont formalisées sur le modèle établi à cet effet « 
demande de congé »
- La tenue du registre légal des départs en congé est obligatoire, ce dernier
est tenu par le chef de service gestion du personnel ou le premier
responsable RH, qui doit être signé par l’employé avant le départ en
congé.
 Référence Description de l’action

A la date prévisionnelle de départ en congé, l’employé renseigne la

10.2.1 demande congé.
10.2.2 Le gestionnaire du personnel vérifie la demande de congé selon le
solde de congé de l’employé et planning des départs en congé.
Si la demande est planifiée aller à l’étape suivante, sinon passer à l’étape 10.2.5
Le chef de département gestion du personnel signe la partie réservée
10.2.3 à la DRH, validant ainsi le solde de congé de l’employé et la
conformité au planning des départs.
10.2.4 La demande de congé signée par le chef de département gestion du
personnel, est transmise au responsable hiérarchique du demandeur
pour validation et signature.
10.2.5 Le responsable hiérarchique traite la demande de congé selon la
charge de travail de ce dernier pendant la période demandée.
Si le responsable hiérarchique ne valide pas la demande de congé, aller à l’étape
suivante, sinon passer à l’étape 10.2.7.
10.2.6 Si la charge du travail de l’employé est importante ou ne peut pas
être déléguée, le responsable hiérarchique refuse la demande de
congé et justifie à l’employé les raisons de ce refus.
10.2.7 Si la charge de travail de l’employé est peu importante ou peut être
déléguée, le responsable hiérarchique valide la demande
10.2.8 Le gestionnaire du personnel établit le titre de congé et le remet au
DRH pour signature
10.2.9 Le directeur des ressources humaines vérifie que la demande de
congé est validée par le responsable hiérarchique et signe le titre de
congé.
10.2.10 Le gestionnaire du personnel renseigne le registre légal des départs
en congé.
10.2.11 Une fois le registre des départs en congé renseigné, le gestionnaire
du personnel transmet le titre de congé à l’employé qui signe dans le
registre de départ en congé avant son départ.

10.3 Principes Généraux/Règles de gestion« Sous processus gestion

des absences (cas absence prévues) »

- Une demande d’absence ne peut pas dépasser une journée, au-delà

l’employé doit avoir recours au congé.
- Les absences autorisées ne sont pas rémunérées.
- Toute demande d’absence doit être justifiée.

Référence Description de l’action

Dans le cas où l’employé aurait besoin de s’absenter pour des raisons

10.3.1 personnelles, il doit établir une demande d’autorisation d’absence en
 deux exemplaires
10.3.2 L’employé remet sa demande d’autorisation d’absence à son
responsable hiérarchique pour validation.
Le responsable hiérarchique traite la demande d’absence selon le plan
10.3.3 de charge de travail de ce dernier pendant la période demandée et le
motif de l’absence.
Si la demande d’absence n’est pas validée aller à l’étape suivante, sinon passer à
l’étape 10.3.5
10.3.4 Si le responsable hiérarchique juge que le motif de la demande n’est
pas acceptable, il refuse la demande.
10.3.5 Si le motif d’absence est accepté, le responsable hiérarchique valide
la demande d’absence en signant les deux exemplaires.
10.3.6 L’employé prend une copie qu’il remet au gestionnaire du personnel.
10.3.7 Le gestionnaire du personnel opère une retenue sur le salaire sur le
système paie.

10.4 Principes Généraux/Règles de gestion« Sous processus gestion des

absences (cas absence non prévues) »

- Les absences imprévues doivent être justifiées au bout de 48 heures suivant

l’absence.
- L’employé ne peut pas dépasser deux absences en 3 mois sans préjudice de
mesures disciplinaire.

Référence Description de l’action

L’absence imprévue d’un employé est détectée par le gestionnaire du personnel via la
pointeuse.
10.4.1 Si l’employé ne se présente pas après 48 heures, une mise en
demeure est notifiée à ce dernier par le gestionnaire du personnel.
Après la reprise l’employé est tenu de justifier son absence auprès de
10.4.2 sa hiérarchie qui appréciera, le justificatif est transmis à la DRH pour
exploitation
10.4.3 Après traitement de l’absence le gestionnaire du personnel opère une
retenue sur salaire sur le système paie
10.4.4 Le gestionnaire du personnel met à jour le dossier administratif de
l’employé

RH- 11 Narratif Processus sécurité sociale

11.1 Principes Généraux/Règles de gestion« Sous processus CNAS

(Déclaration nouvel employé) »

- Le dépôt du dossier CNAS doit se faire dans les 10 jours qui suivent la
signature du contrat par l’employé.

Référence Description de l’action

11.1.1 Après la signature du contrat, l’employé renseigne le formulaire de

déclaration CNAS
 11.1.2 Dans un délai maximum de 10 jours après le recrutement d’un nouvel
employé, le gestionnaire du personnel dépose le dossier auprès de la
CNAS et récupère le bordereau de dépôt.

Si la CNAS fait des réclamations aller à l’étape suivante, sinon passer à l’étape 11.1.4

11.1.3 Si des pièces justificatives manquent au dossier, le gestionnaire du

personnel complète le dossier.
11.1.4 La CNAS accuse réception sur la demande d’affiliation.
11.1.5 Le gestionnaire du personnel classe l’accusé de réception dans le
dossier de l’employé.

11.2 Principes Généraux/Règles de gestion« Sous processus

Etablissement et règlement des déclarations sociales »

- Les déclarations sociales doivent être établies et réglées avant le 30 de

chaque mois, auquel cas des pénalités seront demandées.

Référence Description de l’action

La comptabilité reçoit les annexes CNAS par le chef de service gestion

11.2.1 du personnel. Elle rapproche les montants déclarés figurant au niveau
des déclarations avec les soldes comptables et extra comptable.

Si les données ne sont pas conformes aller à l’étape suivante, sinon passer à l’étape
11.2.7
Si des écarts apparaissent, la comptabilité traite et identifie l’origine
11.2.3 des écarts relevés entre les déclarations, les soldes comptables et
extra comptable pour déterminer s’il s’agit d’erreurs au niveau des
déclarations ou plutôt au niveau des soldes comptables
Si la source d’erreur détectée est comptable, aller à l’étape suivante, sinon passer à
l’étape 11.2.6
Le comptable passe les écritures de régularisations pour corriger
11.2.5 l’erreur.
Dans le cas où l’analyse des écarts constatés a révélé des erreurs au
11.2.6 niveau des annexes, le chef de service gestion du personnel retourne
les annexes avec une note expliquant les erreurs relevées.
11.2.7 Si le contrôle est satisfaisant, le chargé du personnel établit la
déclaration sur la base des éléments fournis et la transmet à la
comptabilité
11.2.8 Le comptable passe les écritures de la déclaration sur le système
11.2.9 Le directeur comptabilité vérifie et valide les écritures comptables, et
remet à la finance pour règlement
11.2.10 Le gestionnaire du personnel dépose la déclaration et le chèque à la
CNAS

RH- 12 Narratif Processus Gestion Administrative (ordre de mission, prêt

et avance sur salaire)
12.1 Principes Généraux/Règles de gestion« Sous processus Ordre de
mission »

- La mission commandée est le déplacement, pour motif professionnel, d’un

employé, en un lieu situé à plus de 100 kilomètres de son lieu de travail
habituel.
- Elle commence à l’heure du départ de l’employé de son lieu habituel de
travail ou de son lieu de résidence et prend fin à l’heure de retour à l’un ou
l’autre lieu.
- Le déplacement entrant dans le cadre de la mission commandée, doit être
préalablement autorisé par le responsable de la structure de l’employé
concerné. Il donne lieu à l’établissement, par la structure administration et
moyens, d’un ordre de mission, sur la base d’une demande dudit
responsable de structure.
- Le Directeur Administration et Moyens dans le cas de déplacement à
l’intérieur du territoire national ;
- Le Directeur Général dans le cas de déplacement à l’étranger.
- Un exemplaire de l’ordre de mission est remis à l’employé missionnaire, le
second est conservé au niveau de la structure en charge des moyens
généraux.
- Au terme de la mission commandée à l’intérieur du territoire national,
l’ordre de mission devra être visé par le premier responsable de la
structure où se déroule la mission en y mentionnant les dates et heures
d’arrivée et de départ.
- En l’absence de prise en charge par l’entreprise, l’employé missionnaire
bénéficie d’une indemnité compensatrice de frais engagés pour la
restauration dès lors qu’il est en déplacement entre onze (11) heures et
quatorze (14) heures et entre dix-huit (18) heures et vingt et une (21)
heures.
- Le transport de l’employé, en mission commandée, est assuré par
l’Entreprise.
- L'employeur déterminera le mode de transport le mieux adapté à la nature
et au lieu de la mission de l’employé.
- En l’absence de prise en charge par l’entreprise, l’employé missionnaire
bénéficie d’une indemnité compensatrice des frais engagés pour son
hébergement dès lors qu’il est en déplacement entre vingt-trois (23)
heures et quatre (04) heures.
- Le remboursement de ces indemnités s’effectue à concurrence du montant
figurant dans le barème fixé par l’entreprise.
- Au terme de la mission commandée, le missionnaire est tenu d’établir un
rapport de mission dans lequel devront être relatés tous les faits
circonstanciés et inhérents à la mission.
 - Dans le cas où les frais de mission remis n’ont pas été déboursés dans leur
totalité, ils doivent être remis à la trésorerie

Référence Description de l’action

En cas de départ en mission, l’employé renseigne et signe le

12.1.1 formulaire de départ en mission.
Il le remet à son responsable hiérarchique pour signature.
12.1.2 Le responsable hiérarchique valide et signe le formulaire de départ en
mission.
Une fois le formulaire de départ en mission validé, le chef de service
12.1.3 MGX ou le chargé des moyens généraux établit l’ordre de mission en
trois exemplaires.
L’ordre de mission établit est signé par le directeur administration et
12.1.4 moyens ou le responsable habilité selon les cas.
Un exemplaire de l’OM est remis à la structure RH, un autre classé au archive,
l’original est remis à l’intéressé, qu’il doit restituer à la trésorerie après la fin de
mission
L’ordre de mission validé et signé, il est transmis au trésorier, ce
12.1.5 dernier procède à la remise des frais de mission à hauteur de 80% de
la durée estimée de la mission.
Le montant des frais de mission est fonction du statut du missionnaire
de la durée de la mission et de la zone (nord-sud).
12.1.6 Le missionnaire transmet également l’ordre de mission validé à la
structure MGX, pour remise des bons carburants, dans le cas où le
moyen de transport est un véhicule de service.
12.1.7 Au retour de la mission l’employé missionnaire remet les justificatifs
des frais de mission au trésorier.
Si les frais de mission ne sont pas déboursés en totalité, le
missionnaire doit restituer la différence.
12.1.8 Le chargé de la trésorerie contrôle et compte les espèces transmises
par le missionnaire
Une fois le comptage est bon, il établit un reçu d’encaissement formel
et le remet au missionnaire, le double étant joint à la justification
comptable.

12.2 Principes Généraux/Règles de gestion« Sous processus prêt

employé »

Le prêt est une contribution financière qui peut être accordée à l’employé

L’enveloppe budgétaire allouée aux prêts est définie par la direction des finances
validée par le PCA

Le remboursement des prêts s’effectue par retenues mensuelles consécutives sur

les salaires du bénéficiaire, sur une durée maximale de 12 mois.

Le cumul de plusieurs prêts n’est pas autorisé.

Le renouvellement du prêt ne peut se faire que deux années après le

remboursement du précèdent prêt.
L’employé peut anticiper une partie ou la totalité du remboursement, pour ce
faire, un avenant au contrat de prêt doit être établit.

En cas de suspension de la relation de travail, la procédure est différente selon le

motif de suspension :

 Mise en disponibilité : l’employé doit s’acquitter de la totalité du montant

restant avant de partir
 Autres cas : lorsque la suspension intervient pour raison de congé sans
solde, maternité, maladie, privation de liberté, et accomplissement du
service national le remboursement est suspendu pour la période
considérée.

La retenue sur salaire reprend dès la réintégration de l’employé

Cas de cessation de la relation de travail : le remboursement du prêt est exigible

sauf en cas de décès.

Référence Description de l’action

L’employé fait une demande de prêt accompagnée des pièces

12.2.1 justificatives selon le motif du prêt
Les motifs autorisés sont :
 L’acquisition ou la construction d’un logement familiale
 L’accès à des soins médicaux complexes et onéreux, prescrit à
l’employé, son conjoint, ses parents ou ses enfants.
 La reconstruction ou la restauration du logement familiale
suite à un sinistre.
12.2.2 Le responsable des ressources humaines selon les filiales vérifie la
requête.
La vérification consiste à :
Vérifier que les conditions d’octroi du prêt sont respectées, les
conditions sont les suivantes :
L’employé doit être permanent, confirmé et justifiant d’une
ancienneté d’une année minimum
Le montant du prêt ne peut pas dépasser 3 fois le salaire mensuel net
perçu par le demandeur
Vérifier que le motif est valable et que la pièce justificative est remise
dans le dossier
Vérifier que le demandeur ne bénéficie pas déjà d’un prêt en cours

Si la demande n’est pas conforme et qu’elle est rejetée, aller à l’étape suivante, si
elle n’est pas conforme mais qu’elle n’est pas rejetée, passer à l’étape 12.2.4
Si la demande est conforme, passer à l’étape

Référence Description de l’action

Le chef de département RH ou le gestionnaire du personnel rejette la

demande de prêt dans les cas suivant :
  Le motif n’est pas valable
12.2.3  L’employé n’est pas permanent ou pas encore confirmé ou a
moins d’une année d’ancienneté
 Le demandeur a déjà un prêt en cours
La demande peut ne pas être conforme mais ne sera pas rejetée pour
autant, il suffit de la réajuster, les cas sont :
Le montant demandé dépasse 3 fois le salaire mensuel net du
12.2.4 demandeur
Une ou plusieurs pièces justificatives manquent au dossier

Le chef de département RH ou le gestionnaire RH, retourne le dossier

au demandeur pour être corrigé et complété
12.2.5 Si la demande de prêt est conforme, le gestionnaire du personnel
adresse la demande au DRH et directeur des finances pour validation
12.2.6 Après validation du directeur financier et le DRH, la demande est
transmise par le gestionnaire du personnel au DG pour validation
définitive.
12.2.7 Une fois validée par le directeur général, le chef de département RH
ou le gestionnaire du personnel prépare le contrat de prêt et le
transmet à l’employé pour signature
12.2.8 L’employé paraphe le contrat et le signe.
12.2.9 Une fois le contrat signé le DRH vérifie le contrat et le remet au DG
pour signature.
12.2.10 Le directeur général signe le contrat de prêt.
12.2.11 Une fois le contrat signé par les deux parties , le gestionnaire du
personnel prépare la demande de paiement.
12.2.12 Il remet ensuite le contrat signé et la demande de paiement au
directeur financier pour vérification et signature de la demande de
paiement.
12.2.13 Le gestionnaire du personnel remet la demande de paiement signée
au trésorier pour le paiement
12.2.14 Le trésorier prépare et remet le chèque à l’employé
12.2.15 L’employé accuse réception du cheque

12.3 Principes Généraux/Règles de gestion« Sous processus avance sur

salaire »

 Le remboursement de l’avance sur salaire doit s’effectuer intégralement

sur la paie du mois suivant.
  Le chef de service personnel ou le gestionnaire du personnel doit veiller à
procéder aux retenues.

Référence Description de l’action

L’employé fait une demande d’avance sur salaire en renseignant le

motif.
12.3.1  lorsque le salaire de l’intéressé n’a pas été versé (cas d’une
nouvelle recrue)
 Suite à une erreur dans la paie, et que la diminution constatée
sur sa rémunération habituelle est supérieure ou égale à 30%
Le chef de service gestion du personnel ou le gestionnaire du
personnel vérifie la demande.
La vérification consiste à :
12.3.2 Vérifier que le motif est valable
Vérifier que le montant ne dépasse pas 50% du salaire de l’employé,
dans le cas du motif 1, ou qu’il est égal au montant de l’erreur dans le
deuxième cas ( motif2)

Si la demande n’est pas conforme et rejetée, aller à l’étape suivante, si elle n’est pas
conforme mais qu’elle n’est pas rejetée, passer à l’étape 12.3.4
Si la demande est conforme passer à l’étape
Si la demande n’est pas conforme aux motifs susceptibles de donner
12.3.3 lieu à une avance sur salaire le chargé du personnel ou le chef de
service selon les cas, rejette la demande
Si le motif est valable mais le montant demandé ne l’est pas, le chef
12.3.4 de service ou le chargé de la gestion du personnel retourne la
demande à l’employé pour être corrigée
L’employé corrige la demande en réajustant le montant et la renvoie
12.3.5 au chargé de la gestion du personnel ou chef de service gestion du
personnel.
Dans le cas où la demande est conforme, le chef de service ou
12.3.6 gestionnaire du personnel valide la demande et l’envoie au DRH et à
la finance pour validation
L’employé récupère le formulaire d’avance sur salaire validé et signé
12.3.7 par le DRH & le Directeur financier et le remet au trésorier pour être
payé
12.3.8 Le trésorier prépare et remet le chèque à l’employé
12.3.9 L’employé accuse réception du cheque

RH- 13 Narratif Processus Gestion de la performance

13.1 Principes Généraux/Règles de gestion (sous processus évaluation)

 La phase de fixation des objectifs de performance a lieu au mois de

novembre. Cette dernière ne doit pas dépasser un mois.
 Les objectifs de performance doivent être discutés en réunion entre
l’évaluateur et l’évalué, en prenant en compte les objectifs de
l’organisation et de la direction/département auquel est affecté le
collaborateur.
 Un objectif de performance doit être spécifique, mesurable, atteignable,
raisonnable et défini sur l’axe temps.
 Le plan annuel de performance comprend les objectifs de performance
fixés et le plan d’action pour l’atteinte de ces objectifs.
 La décision d’évaluation de la performance peut prendre trois formes :
 Un ajustement de salaire
 Une évolution de grade
 Une promotion pour un poste clé
 La note d’évaluation finale
 Les recommandations en termes de formation et de développement
des compétences pour l’année suivante

Référence Description de l’action

Chaque mois d’octobre, le responsable recrutement et gestion des

carrières envoie un Email d’information sur le début de la compagne
13.1.1 de fixation des objectifs de performance aux responsables de
structures.
Le responsable de recrutement et gestion des carrières élabore un
13.1.2 planning en concert avec les responsables de structures pour fixer les
objectifs de performance de chaque employé en sa présence.
Le responsable de recrutement et gestion des carrières consolide le
13.1.3 plan annuel de performance qu’il soumet au DRH pour validation.

Une fois validé le DRH transmet le plan annuel de performance au

13.1.4 responsable recrutement et gestion des carrières pour diffusion à
l’ensemble du personnel.
Le responsable recrutement et gestion des carrières transmet le plan
13.1.5 annuel à l’ensemble des employés.

Chaque début du mois de juillet le responsable recrutement et gestion

13.1.6 des carrières notifie la date d’évaluation annuelle à l’ensemble du
personnel concerné.
30 jours après la notification le responsable recrutement et gestion
13.1.7 des carrières reçoit les évaluations annuelles des différentes
structures
13.1.8 Le responsable recrutement et gestion des carrières procède à la
consolidation des évaluations annuelles qu’il communique au DRH
pour préparer une synthèse globale
13.1.9 Le DRH, prépare une analyse qu’il transmet au comité de direction
pour exploitation

Référence Description de l’action

Le comité de direction se réunit pour exploiter l’analyse et délibérer

sur les éventuelles promotions évolution redéploiement mobilité
interne et/ou parcours de formation.
 13.1.10 Le comité de direction comprend :
- Les responsables de structures
- Le directeur général
- Le directeur des ressources humaines
Le responsable recrutement communique les décisions prises (sous
13.1.11 forme de pv) au département gestion du personnel pour formaliser
et matérialiser les décisions prises.
Le chef de département gestion du personnel ou bien le gestionnaire
13.1.12 du personnel prend en charge l’établissement des différentes
décisions selon les directives contenues dans le pv du comité de
direction.
13.1.13 Une fois les décisions établies, Le chef de département gestion du
personnel ou bien le gestionnaire du personnel transmet les décisions
aux employés
13.1.14 Le gestionnaire du personnel met à jour la fiche employé sur le
logiciel informatique

RH- 13 Narratif Processus Gestion de la performance

13.2 Principes Généraux/Règles de gestion (sous processus gestion des
carrières)

L’identification des postes clés se fait sur la base des organigrammes normatifs
dument validés

L’identification des postes clés : elle se fait principalement sur la base des critères
suivants :
Le rôle et la contribution du poste dans la mise en œuvre de la stratégie de l’entreprise
Le niveau de contribution dans le processus décisionnel
L’impact du poste sur la performance globale de l’entreprise
Les compétences managériales et spécifiques (techniques ou de gestion) requises
La dimension et la qualité des ressources utilisées (humaines, matérielles…..)
Le personnel occupant les dits postes doit être impérativement positionné par
décision administrative

Un référentiel des compétences des postes clés doit être élaboré et constamment
actualisé.

Les critères de sélection pour un poste clé sont :

- Les compétences requises pour le poste (en se référant au référentiel de

compétences)
- L’expérience acquise chez Elsecom et diplômes obtenus correspondant au
domaine de compétence du poste concerné
- Les résultats des évaluations obtenues les trois dernières années

La promotion est le passage d’un l’employé confirmé vers un poste de travail

classé à un niveau immédiatement supérieur elle doit tenir compte de :

 L’expérience professionnelle acquise par l’employé au poste d’origine ;

 Les connaissances, titres ou diplômes acquis par l’employé, à l’issue d’une
formation correspondant au domaine de compétence recherché ;
 Le mérite de l’employé.
La promotion ne peut intervenir que :

 Dans la mesure où les prévisions annuelles et pluriannuelles en matière

de masse salariale le permettent et en fonction du nombre de postes
de travail vacants ou nouvellement crées ;
 Lorsque les conditions d’accès au nouveau poste sont totalement
réunies par l’employé ;
 Après avis de la commission du personnel.

Référence Description de l’action

Le responsable recrutement et gestion des carrières élabore la liste

des postes clés et s’assure de son actualisation.
13.2.1

13.2.2 Le DRH valide la liste des postes clés.

Le responsable recrutement et gestion des carrières élabore de

13.2.3 référentiel des compétences des postes clés, et assure son
actualisation
Le DRH valide le référentiel des compétences des postes clés.
13.2.4
le responsable recrutement est tenu de constituer une base de donné
de candidats potentiels pour l’occupation des postes de clés.
Pour la détermination des candidats potentiels, le responsable
recrutement doit tenir compte de :
13.2.5  Les compétences requises pour les postes clés ;
 L’expérience professionnelle de l’employé à potentiel

 Les formations et savoirs acquis par l’employé potentiel

 Les résultats découlant de l’évaluation annuelle des
performances

Le responsable recrutement doit recenser les postes vacants

13.2.6 conformément aux organigrammes normatifs dument validés, qu’il
tient à jour.

Une fois le référentiel des compétences validé par le DRH, les postes
13.2.7 vacants identifiés, le responsable recrutement et gestion des carrières
prépare l’appel à candidature interne et le diffuse par Email à
l’attention des candidats potentiels ou des collaborateurs disposant
des compétences requises.
Le responsable recrutement et gestion des carrières planifie la
13.2.8 réunion du comité de direction pour étudier et sélectionner la
candidature adéquate pour le poste clé

Référence Description de l’action

 Le comité de direction se réunit pour étudier les candidatures
sélectionnées.
Le comité de direction se base sur l’adéquation de chaque candidature
aux critères définis (évaluation annuelle, compétences, feedback des
personnes ayant travaillé avec le candidat…)
13.2.9
Ce comité est constitué par :
Les responsables de structures
Du DRH
Eventuellement du DG, qui doit assister dans le cas du pourvoit des
postes N-1 et N-2

13.2.10 Le comité de direction élabore un PV, à l’issue des entretiens et le

communique à la DRH pour exploitation.
Si le candidat ne répond pas au profil exigé par le poste, aller à l’étape suivante,
sinon passer à l’étape 13.2.11
Si le candidat ne répond pas aux exigences du poste clé, le
13.2.11 responsable recrutement et gestion des carrières lui communique la
décision finale du comité de direction
Si le candidat est éligible pour le poste clé, le responsable
13.2.12 recrutement et gestion des carrières lui communique la décision du
comité de direction
Le chef de département gestion du personnel ordonne la
13.2.13 concrétisation du mouvement par l’établissement d’une décision ou
d’un avenant modificatif au contrat de travail, selon les dispositions
contenues dans le PV du comité de direction.
13.2.14 Le chargé du personnel établi les décisions ou avenants qu’il fait signé
par le DG.
13.2.15 Le directeur général signe les décisions ou avenant, qu’il transmet à
la DRH pour notification.
13.2.16 Une fois attribué, le gestionnaire du personnel met à jour la fiche
employé sur le logiciel

13.3 Principes Généraux/Règles de gestion (sous processus gestion des

du haut potentiel ou des talents)
 Le haut potentiel est l’ensemble des capacités individuelles susceptibles d’être
développées pour acquérir les compétences techniques et managériales pour
évoluer vers un poste supérieur »
Le talent c’est l’excellence plus la différence » ; « si la compétence d’un individu
se définit par ce qu’il sait faire son talent est caractéristique de ce qu’il fait mieux
que les autres »
La préparation de la relève est un processus permanent ; il consiste en
l’identification, au moment de leur recrutement, la préparation et
l’évaluation des talents pour occuper les postes clés au niveau de
l’organisation.
Il vise à assurer le transfert du leadership et du management pour assurer
la continuité et le développement permanent des compétences clé au niveau des
filiales du groupe.

L’identification des talents s’effectue déjà au niveau du recrutement et après leur

affectation à un poste de travail, sur la base de leurs compétences métier mises
en oeuvre , de leurs aptitudes à évoluer dans leur poste de travail ou vers
d’autres postes de travail, de leurs potentialités à manager et du degré
d’implication, d’autonomie et d’engagement démontrés.
Les outils permettant d’identifier les talents sont, notamment :
 Le référentiel de compétences qui définit les exigences en compétences
nécessaires à la tenue du poste
 La fiche de carrière
 Les évaluations résultant du système de management de la performance

Les talents sont perfectibles et le plan de développement individualisé( PDI)

permet d’ajuster et de mettre à niveau les connaissances et les pratiques exigées
pour la tenue du poste cible

Le plan de développement individualisé( PDI) est constitué principalement :

 De programmes de formations appropriées

 De scénarios de mobilité professionnelle pour développer la polyvalence
 D’intérims
 De coaching
 De mise en situations réelles
 De partage d’expériences
 …….

Référence Description de l’action

 Le responsable recrutement et gestion des carrières, en concert avec
les responsable de structures est tenu élabore la liste des postes
13.3.1 clés sur lesquels la préparation de la relève est requise, en se référant
aux critères cités plus-haut.

13.3.2 Le DRH valide la liste des postes clés à haut potentiel.

Le responsable recrutement et gestion des carrières élabore le

13.3.3 référentiel des compétences et les fiches descriptives des postes à
haut potentiel, et assure son actualisation
Le DRH valide le référentiel des compétences des postes clés.
13.3.4
Le responsable recrutement et gestion des carrières lance l’opération
identification des hauts potentiels en transmettant aux différentes
13.3.5 structures opérationnelles la fiche d’évaluation du potentiel, qui doit
être renseignée par rapport à la fiche descriptive du poste et le
référentiel des compétences

13.3.6 Le DRH valide la liste des cadres à hauts potentiels qu’il transmet
pour une validation conjointe PCA et DG.
Des actions de développements au profit des cadres à hauts
13.3.7 potentiels, sont identifiées par les responsables de structures et le
responsable recrutement et gestion des carrières
13.3.8 Le responsable recrutement et gestion des carrières élabore le plan
de développements individuel (PDI) au profit des cadres à haut
potentiel
13.3.9 Le DRH, valide le (PDI) qu’il transmet à la DG pour validation
Une fois le (PDI) validé le responsable recrutement et gestion des
13.3.10 carrières lance le programme et assure un reporting périodique de
l’état d’avancement du projet en matière d’acquisition du savoir
nécessaire pour l’occupation des postes cibles

13.4 Principes Généraux/Règles de gestion (sous processus mise en

formation des employés)

Conformément à la l’article 07 de la loi 90-11 du 21 avril 1990, les travailleurs

ont l’obligation fondamental au titres des relations de travail de participer aux
actions de formations, de perfectionnement et de recyclage que l’employeur
engage.
Toute action de formation doit obligatoirement :
1. Répondre à un besoin réel
2. Etre arrêtée en concertation étroite avec les structures opérationnelles
3. Etre budgétisée

Toutes les filiales de la société sont donc impliquées pour une l’identification
précise des besoins en formation par rapport aux qualifications existantes et aux
exigences des postes de travail
L’ensemble des filiales et des directions centrales sont tenues de soumettre leurs
besoins en formation analysés et consolidés, pour l’année n+1, au comité de
formation durant le deuxième semestre de l’année n.
L’inscription à une action de formation (perfectionnement, recyclage, formation
diplômante ou qualifiante) doit obligatoirement répondre aux exigences
suivantes :
Tout employé inscrit à une action de formation doit être confirmé à son poste de
travail et doit répondre aux critères d’accès à la formation.

Les employés retenus pour une formation d’un montant égale ou supérieur à
200 000 DA doivent obligatoirement signer un contrat de formation avant le
démarrage de la formation et s’engage à servir la société pendant une période
dite de fidélité calculée sur la base des critères suivant :

1- (2xn) + 12 mois : dans le cas d’une formation diplômante ou dispensée en

dehors du territoire nationale.
2- (2xn) dans le cas d’une formation non diplômante.

NB : n= durée (en mois) de la formation décomptée entre la date de début et la

date de fin de la formation.

L’employé retenu pour une action de formation ne peut s’y soustraire sous peine
d’encourir les sanctions disciplinaires prévues par la règlementation en vigueur
sauf cas de force majeur.

A l’issue de la formation l’employé est appelé à réintégré son poste d’origine

La période de fidélité fixée dans le contrat de formation doit être rigoureusement
respectée.

La période de fidélité peut être suspendue par les cas de force majeur comme les
congés de maladie, les congés de maternité ou les congés sans solde.la reprise
de la relation de travail engendre la reprise de la période de fidélité.

Pour la réussite de l’opération identification des besoins en formation il y’a lieu

de prendre en considération :
- Les orientations stratégiques du comité de participation, relatives à la
stratégie et aux objectifs de la société ;
- L’évaluation des compétences de l’année n-1 ;
- L’exploitation des besoins des filiales.

Référence Description de l’action

Le directeur des ressources humaines en concert avec le responsable

 du centre de formation, élabore les outils permettant une
13.4.1 identification exhaustive des besoins en formation à l’échelle société
Le responsable recrutement et gestion des carrières et le responsable
centre de formation assistent l’ensemble des structures
opérationnelles et centrales durant toute l’opération identification des
besoins en formation, en s’appuyant sur :
13.4.2 - Les orientations stratégiques du PCA
- La synthèse des évaluations des compétences
- Les écarts entre le niveau des compétences
Le mois de septembre, le responsable recrutement et gestion des
13.4.3 carrières en concert avec le responsable centre de formation lance
l’opération d’identification des besoins en formation auprès des
différentes structures filiales et centrales.
L’ensemble des structures centrales et filiales transmettent leurs
13.4.4 besoins en formation à la DRH centrale, un mois plus tard, pour
traitement.
Le traitement se fait en concert avec le responsable du centre
formation, pour les formations métiers.
Le traitement consiste essentiellement à :
- Analyser les besoins exprimés par rapport aux objectifs de la
société
- Le classement des actions par types de formation
- Consolidation des résultats d’analyses
- Validation de la consolidation par les DGS filiales et le DG
siège.
Après validation de la consolidation le responsable recrutement et
gestion des carrières et le responsable centre de formation, élaborent
13.4.5 respectivement les plans de formation, fonction support et fonction
métiers, dans le respect de :
- La stratégie de la société.
- Besoins identifiés
- Résultats de l’évaluation.
13.4.6 Le DRH et le responsable de la direction exécutive métier, examinent
et valident les deux plans de formation qui doivent impérativement
contenir :
- La nature des actions de formation retenues (longue durée,
moyenne et courte durée),
- Le descriptif des actions (thème, durées)
- Les objectifs pédagogiques et opérationnels auxquels l’action
de formation devrait aboutir
- Les effectifs par catégories socioprofessionnelle et volume
(homme/jour)
- Les lieux de formation (sur site, intra entreprise, organisme
nationaux ou étrangers)
- Les couts en KDA : frais pédagogiques, frais de prise en
charge (transport et hébergement), salaires.

Dès l’approbation du plan de formation par les DGS filiales et siège et

13.4.7 la notification du budget, le DRH centrale transmet le plan de
formation au conseil d’administration pour approbation.

Référence Description de l’action

Si des modifications sont notifiées par le conseil d’administration passer à
l’étape suivante, sinon passer à l’étape 13.4.9.

Le DRH centrale apporte les modifications nécessaires qu’il doit

13.4.8 partager avec les responsables de structures concernés et le renvoie
au conseil d’administration pour validation.

13.4.9 Le conseil d’administration valide le plan de formation.

Le plan de formation validé, le responsable recrutement et gestion

des carrières ou le responsable centre de formation selon le type de
13.4.10 formation, sont appelés à élaborer un cahier des charges pour toute
formation à la carte en concertation avec les structures concernées et
l’assistance du DRH centrale et le responsable de la direction
exécutive métier.
Les actions de formation non planifiées et non budgétisées doivent
13.4.11 recueillir l’accord des du DG concerné.

Si le DG ne valide pas l’action de formation passer à l’étape suivante, sinon

passer à l’étape 13.4.13

Le responsable recrutement ou le responsable centre de formation

13.4.12 notifie le refus de la direction générale

Si l’action de formation est validée, Le responsable recrutement le

13.4.13 responsable recrutement et gestion des carrières ou le responsable
centre de formation selon le type de formation notifie l’accord et
actualise le plan de formation.
Le responsable recrutement et gestion des carrières ou le responsable
13.4.14 centre de formation informe les apprenants de la date de lancement
de la formation retenue une semaine avant le démarrage de la
session
Le responsable recrutement et gestion des carrières transmet la liste
13.4.15 des apprenants soumis à une période de fidélité 30 jours avant le
démarrage de la formation au département gestion du personnel pour
l’établissement des contrats de formation.
13.4.16 Le chef de département gestion du personnel fait signer les contrats
de formation aux stagiaires avant le démarrage de la formation.
Une fois signés par les stagiaires le chef de département gestion du
13.4.17 personnel transmet les contrats au directeur général pour validation
et signature.
A l’issue de chaque formation une fiche d’évaluations à chaud doit
13.4.18 être adressée aux stagiaires par le responsable recrutement et
gestion des carrières et doit s’assurer que l’ensemble des fiches sont
renseignées.
Le responsable recrutement et gestion des carrières ou le responsable
13.4.19 centre de formation après avoir étudié les appréciations des stagiaires
sur le contenu du programme établi un rapport adressé aux
responsables de structures sous couvert de la DRH

Référence Description de l’action

Le responsable recrutement et gestion des carrières récolte les fiches

13.4.18 d’évaluation à froid et établit une synthèse qu’il transmet au DRH et
responsable de structures ayant identifiés le besoin en formation
13.4.19 Chaque semestre le responsable recrutement et gestion des carrières
doit déposer auprès de la direction de la formation professionnel le
bilan relatif à l’effort formation et communiquer à la direction
comptabilité les dépenses effectués.