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CESAG 2011

MPAC – G-1
J.B.DIENE

CORRIGE INDICATIF
TEST
AUDIT DES ACHATS

TEST D’EXISTENCE
et
Notes importantes
sur Forces et Faiblesses
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CABINET LOURAÏSSA & Co
Date : _________________________

RESUME DE LA PROCEDURE

Sous-processus Opération / Tâche Acteur Support / Doc Observations

(1) Préparation de la
commande Expression du besoin Demandeur DA (3 ex)

Signature de la DA après
Responsable du Service
vérification/budget

Vérification signature du Chef de Gestion Administratif &


Service Financier (G.A.F)

Signature (2ème signature) G.A.F

Vérification Stocks Assistante Administrative

Etablissement B.S. si stock Signature du B.S.


Assistante Administrative Bon de Sortie (B.S.)
existant et signature par le demandeur

Si stock non existant retourne DA


Assistante Administrative
au G.A.F

Classement de la DA dans dossier


G.A.F
commandes à lancer

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Sous-processus Opération / Tâche Acteur Support / Doc Observations

(2) Sélection de
GAF
fournisseurs et Choix du fournisseur selon liste de Liste des
Secrétaire Exécutif &
commande fournisseurs agrées fournisseurs
Assistante Administrative

Préparation d’une DFHT et bon de DFHT = demande de


Assistante Administrative DFHT & BC
commande (4 exemplaires) facturation H.T.

- Vérification du BC
G.A.F BC
- Approbation et signature du BC

Vérification avec budget, signature


Secrétaire Exécutif
du BC et cachet

Envoi d’un exemplaire du BC et de


G.A.F
DFHT au Comptable

Mise à jour de l’état de suivi des Etat de suivi des


Agent Comptable
engagements engagements

Apposition cachet de l’entreprise


Assistante de Direction
sur BC et DFHT

Enregistrement au courrier départ Cahier courrier


Assistante de Direction
et envoi au fournisseur départ

Saisie du BC et apposition du
Agent Comptable
cachet « COMPTABILISE » sur BC

Etablissement de l’état de suivi Etat de suivi


G.A.F
budgétaire et des engagements budgétaire

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Sous-processus Opération / Tâche Acteur Support / Doc Observations

(3) Réception de la - Contrôle et approbation de la Commission de réception :


commande livraison (- Assistante Administrative
- Enregistrement de la livraison - Service demandeur
- Classement - Agent d’un autre Service)
BL = Bon de
Signature du BL ou PVR et envoi Livraison
Commission de réception BL ou PVR
au Fournisseur pour signature PVR = Procès Verbal
de Réception

Signature du PVR Fournisseur

Saisie de la livraison dans fiche de


stock et transmission du BL ou Assistante Administrative Fiche de stock
PVR à G.A.F

- Dossier « Facture à recevoir » + G.A.F


DA + BC
Dossier « Facture à
recevoir »

- Transmission au Comptable G.A.F.

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Sous-processus Opération / Tâche Acteur Support / Doc Observations

(4) Réception de la
Enregistrement de la facture sous
facture Secrétariat Facture
un n° d’ordre interne

Apposition du cachet « ARRIVEE » Secrétariat

Certification du service fait auprès


G.A.F
du demandeur

Contrôle budgétaire et
Secrétaire Budget
transmission au Comptable

Derniers contrôles sur factures Secrétaire Exécutif & G.A.F

Vérification arithmétique de la
A.I.
facture et certification (BC/fa/BL)

Apposition cachet « VEFIFIE-


A.I.
CONFORME »

Imputation budgétaire de la
G.A.F
facture

Comptabilisation de la facture Comptabilité

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Sous-processus Opération / Tâche Acteur Support / Doc Observations

(5) Préparation du Bordereau de


Préparation du règlement +
règlement Assistant Comptable paiement + chèque
Bordereau de paiement
– ordre de virement
Vérification du bordereau de
Chef Comptable -
paiement et de la liasse

Vérification et signature dès


G.A.F -
règlements

Vérification et signature Secrétaire Exécutif -

Transmission à l’Assistant
G.A.F -
Comptable

Copie des chèques et bordereaux


Assistant Comptable -
de règlement

Paiement du fournisseur Assistant Comptable -

Transmission copie des chèques et


ordre de virement au Chef Assistant Comptable Copie chèque
Comptable
Enregistrement règlement et
Chef Comptable
classement
NOTA : ce résumé est dans votre dossier permanent et ne figure pas au rapport .Il vous permet ,en plus du test
d’existence, d’élaborer la grille de séparation des tâches pour déceler les cumuls de fonctions incompatibles .

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Date : _____________________
CABINET LOURAÏSSA & Co

PROGRAMME DE TEST D’EXISTENCE


(2 opérations bouclées au hasard)
POUR ………….._ (assistant)_____________________

Fait par : J B D

Vérification
Support/ document
De : ____________________________________

Photocopier la page du journal de banque et surligner le


1/ Journal de banque
montant payé

- Obtenir la copie du chèque ou de l’ordre de virement


2/ Chèque ou ordre de virement
- Vérifier signatures du G.A.F et du Secrétaire Exécutif

Vérifier les signatures précitées (avec spécimens


3/ Bordereau de règlement
signatures –à créer si inexistants)

Vérifier la comptabilisation de la facture par la


4/ Journal des achats
comptabilité

- Vérifier apposition cachet « VERIFIE-CONFORME »


par A.I.
- Vérification contrôle arithmétique par A.I. (si
5/ Facture matérialisé)
- Vérification d’imputation budgétaire (si matérialisé)
- Apposition cachet « ARRIVEE » par le Secrétariat
- Identification par un numéro séquentiel interne

6/ Dossier « facture à Vérifier au niveau du G.A.F (voir chemise dédiée à cette


recevoir » opération)

Pour les biens stockés, vérifier le mouvement


7/ Fiche de stock
correspondant à la réception (entrée)

Vérifier signatures de la commission de réception et du


8/ BL ou PVR
fournisseur (PVR)

Vérifier l’existence auprès du G.A.F et la transcription de


9/ Etat de suivi budgétaire
l’opération choisie

10/ BC Vérifier cachet « COMPATIBILISE » sur BC

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Vérification
Support document
De : ____________________________________

Vérifier la transcription de l’envoi du BC au fournisseur


11/ Cachet « Courrier Départ « 
(+ DFHT) auprès de l’Assistante de Direction

12/ Etat de suivi des Vérifier la mise à jour après établissement du BC


engagements (auprès de l’Agent Comptable)

Vérifier :
 Signature et cachet du Secrétaire Exécutif
13/ BC + DFHT (4 ex)  Signature du G.A.F
 Liste des fournisseurs agrées (le fournisseur y
figure t-il ?)

Existence d’un dossier « COMMANDES A LANCER ».


Vérifier :
14/ DA (3 ex)
 Signature du G.A.F
 Signature du responsable du service demandeur

(en cas de stock existant)


15/ BS Vérifier signature de l’Assistante Administrative et
signature du demandeur

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NOTES IMPORTANTE
POUR LE R.C.I.

I/ - FORCES DU SYSTEME

- Existence d’un manuel de procédures (bien qu’inachevé –


notamment sur les Appels d’Offres (A.O.) ;

- Existence d’une liste des fournisseurs agrées et d’une procédure


de demande de prix ;

- Existence d’une commission de réception permettant une


réception contradictoire et l’édition d’un PV de réception ;

- Certification du service fait ou du bien livré auprès du service


demandeur par le G.A.F ;

- Existence d’une comptabilité des engagements dès l’émission de la


DA et du BC (bien que ce soit le rôle d’un Contrôleur de Gestion –
inexistant) ;

- Contrôle successifs sur la facture après cachet « ARRIVEE » et


identification par un numéro séquentiel interne ;

- Vérifications successives sur le BC ;

- Etc…

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II/ - FAIBLESSES DU SYSTEME

- Inexistence d’un service d’achats et de politique générale ;

- Système apparemment très lourd sans définition précise de seuils


pour déclencher une procédure d’A.O. ;

- DA non pré numérotée ;

- Manuel de procédures non à jour ou inachevé (voir point


précédent) ;

- Inexistence d’un service de contrôle de gestion (liée sans doute à


la taille de la structure) ;

- Cumul de fonctions au niveau du G.A.F ;

- Pas d’accusé de réception du fournisseur sur BC pour confirmer


son accord sur les conditions (prix, quantités ,délai, qualité etc.)

- Retour du titre de paiement à la comptabilité après signature pour


envoi au fournisseur ;

- Non mention d’un registre de transmission des chèques aux


fournisseurs ;

- Implication de l’A.I. dans le processus opérationnel


d’approbation des factures. Contraire à la déontologie et
aux normes sur l’Audit Interne ;

- Etc…

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