(2) Sélection de GAF fournisseurs et Choix du fournisseur selon liste de Liste des Secrétaire Exécutif & commande fournisseurs agrées fournisseurs Assistante Administrative
Préparation d’une DFHT et bon de DFHT = demande de
Assistante Administrative DFHT & BC commande (4 exemplaires) facturation H.T.
- Vérification du BC G.A.F BC - Approbation et signature du BC
Vérification avec budget, signature
Secrétaire Exécutif du BC et cachet
Envoi d’un exemplaire du BC et de
G.A.F DFHT au Comptable
Mise à jour de l’état de suivi des Etat de suivi des
Agent Comptable engagements engagements
Apposition cachet de l’entreprise
Assistante de Direction sur BC et DFHT
Enregistrement au courrier départ Cahier courrier
Assistante de Direction et envoi au fournisseur départ
Saisie du BC et apposition du Agent Comptable cachet « COMPTABILISE » sur BC
(3) Réception de la - Contrôle et approbation de la Commission de réception :
commande livraison (- Assistante Administrative - Enregistrement de la livraison - Service demandeur - Classement - Agent d’un autre Service) BL = Bon de Signature du BL ou PVR et envoi Livraison Commission de réception BL ou PVR au Fournisseur pour signature PVR = Procès Verbal de Réception
Signature du PVR Fournisseur
Saisie de la livraison dans fiche de
stock et transmission du BL ou Assistante Administrative Fiche de stock PVR à G.A.F
Préparation du règlement + règlement Assistant Comptable paiement + chèque Bordereau de paiement – ordre de virement Vérification du bordereau de Chef Comptable - paiement et de la liasse
Vérification et signature dès
G.A.F - règlements
Vérification et signature Secrétaire Exécutif -
Transmission à l’Assistant G.A.F - Comptable
Copie des chèques et bordereaux
Assistant Comptable - de règlement
Paiement du fournisseur Assistant Comptable -
Transmission copie des chèques et
ordre de virement au Chef Assistant Comptable Copie chèque Comptable Enregistrement règlement et Chef Comptable classement NOTA : ce résumé est dans votre dossier permanent et ne figure pas au rapport .Il vous permet ,en plus du test d’existence, d’élaborer la grille de séparation des tâches pour déceler les cumuls de fonctions incompatibles .
Page | 7 Date : _____________________ CABINET LOURAÏSSA & Co
PROGRAMME DE TEST D’EXISTENCE
(2 opérations bouclées au hasard) POUR ………….._ (assistant)_____________________
Fait par : J B D
Vérification Support/ document De : ____________________________________
Photocopier la page du journal de banque et surligner le
1/ Journal de banque montant payé
- Obtenir la copie du chèque ou de l’ordre de virement
2/ Chèque ou ordre de virement - Vérifier signatures du G.A.F et du Secrétaire Exécutif
Vérifier les signatures précitées (avec spécimens
3/ Bordereau de règlement signatures –à créer si inexistants)
Vérifier la comptabilisation de la facture par la
4/ Journal des achats comptabilité
- Vérifier apposition cachet « VERIFIE-CONFORME »
par A.I. - Vérification contrôle arithmétique par A.I. (si 5/ Facture matérialisé) - Vérification d’imputation budgétaire (si matérialisé) - Apposition cachet « ARRIVEE » par le Secrétariat - Identification par un numéro séquentiel interne
6/ Dossier « facture à Vérifier au niveau du G.A.F (voir chemise dédiée à cette
recevoir » opération)
Pour les biens stockés, vérifier le mouvement
7/ Fiche de stock correspondant à la réception (entrée)
Vérifier signatures de la commission de réception et du
8/ BL ou PVR fournisseur (PVR)
Vérifier l’existence auprès du G.A.F et la transcription de
9/ Etat de suivi budgétaire l’opération choisie
10/ BC Vérifier cachet « COMPATIBILISE » sur BC
Page | 8 Page | 9 Vérification Support document De : ____________________________________
Vérifier la transcription de l’envoi du BC au fournisseur
11/ Cachet « Courrier Départ « (+ DFHT) auprès de l’Assistante de Direction
12/ Etat de suivi des Vérifier la mise à jour après établissement du BC
engagements (auprès de l’Agent Comptable)
Vérifier : Signature et cachet du Secrétaire Exécutif 13/ BC + DFHT (4 ex) Signature du G.A.F Liste des fournisseurs agrées (le fournisseur y figure t-il ?)
Existence d’un dossier « COMMANDES A LANCER ».
Vérifier : 14/ DA (3 ex) Signature du G.A.F Signature du responsable du service demandeur
(en cas de stock existant)
15/ BS Vérifier signature de l’Assistante Administrative et signature du demandeur
Page | 10 NOTES IMPORTANTE POUR LE R.C.I.
I/ - FORCES DU SYSTEME
- Existence d’un manuel de procédures (bien qu’inachevé –
notamment sur les Appels d’Offres (A.O.) ;
- Existence d’une liste des fournisseurs agrées et d’une procédure
de demande de prix ;
- Existence d’une commission de réception permettant une
réception contradictoire et l’édition d’un PV de réception ;
- Certification du service fait ou du bien livré auprès du service
demandeur par le G.A.F ;
- Existence d’une comptabilité des engagements dès l’émission de la
DA et du BC (bien que ce soit le rôle d’un Contrôleur de Gestion – inexistant) ;
- Contrôle successifs sur la facture après cachet « ARRIVEE » et
identification par un numéro séquentiel interne ;
- Vérifications successives sur le BC ;
- Etc…
Page | 11 II/ - FAIBLESSES DU SYSTEME
- Inexistence d’un service d’achats et de politique générale ;
- Système apparemment très lourd sans définition précise de seuils
pour déclencher une procédure d’A.O. ;
- DA non pré numérotée ;
- Manuel de procédures non à jour ou inachevé (voir point
précédent) ;
- Inexistence d’un service de contrôle de gestion (liée sans doute à
la taille de la structure) ;
- Cumul de fonctions au niveau du G.A.F ;
- Pas d’accusé de réception du fournisseur sur BC pour confirmer
son accord sur les conditions (prix, quantités ,délai, qualité etc.)
- Retour du titre de paiement à la comptabilité après signature pour
envoi au fournisseur ;
- Non mention d’un registre de transmission des chèques aux
fournisseurs ;
- Implication de l’A.I. dans le processus opérationnel
d’approbation des factures. Contraire à la déontologie et aux normes sur l’Audit Interne ;
![Le Rapprochement Bancaire[1]](https://imgv2-2-f.scribdassets.com/img/document/528305403/149x198/d16ab1fb96/1632913892?v=1)
