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Sagrado Corazón

Manual para combinar correspondencia.

Combinar correspondencia es un sistema para enviar cartas a muchos destinatarios con un


mismo modelo, una plantilla. Para usar este sistema es necesario crear una base de datos
en Access o hojas de cálculo en Excel, y luego crear la plantilla en un documento Word.

Pasos:

1. En el proceso de combinar correspondencia implica dos elecciones. En primer lugar,


elija el tipo de documento en el que desea combinar la información. A continuación,
elija el documento principal que desea utilizar.
2. Elegir el tipo de documento en donde se va a combinar la información.

Puede usar la combinación de correspondencia para crear un conjunto de


documentos que sean prácticamente iguales pero contengan elementos exclusivos.

Podes enviar una carta a


varios destinatarios o
personalizarla. Envía un correo
electrónico a un grupo
de personas. Puedes
Imprime sobres con
personalizarlos.
direcciones para enviar
correos.

Imprima etiquetas de
direcciones para
Crea un solo documento con enviar.
un o una lista de direcciones
impresa catalogo.

Aclaración:

 En las etiquetas o sobres, el remitente será el mismo en ellas, pero la dirección de


destino es única en cada uno de ellos.
 En las cartas, formularios, mensajes de correo electrónico, el contenido básico es el
mismo en todas ellas, pero cada una contiene información específica de cada
destinatario como el nombre, la dirección o cualquier otro dato personal.

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Ramells, Giuliano, Diaz Uboe
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3. Luego de hacer clic en alguna de las opciones anteriores, seleccionar en la


configuración del documento, pueden ser:

 Utilizar el documento actual: empezar con el documento mostrado, y utilizar el


asistente para combinar correspondencia para agregar la información del
destinatario.
 Empezar a partir de una plantilla: empezar a partir de una plantilla de
combinación de correspondencia, donde se puede personalizar según que
necesitemos.
 Empezar a partir de un documento existente: empezar a partir de un
documento de combinación de correspondencias existente y realizar cambios
en el contenido o en los destinatarios.

Sugerencia: cuando hace clic en empezar a partir de una plantilla y después en seleccionar
plantilla en el panel de tareas, se abre un cuadro de diálogo Seleccionar plantilla. Desde
aquí podrá abrir una de las muchas plantillas que están instaladas en Word.

4. Para seleccionar los destinatarios, crear o insertar una base de datos que puede ser
de Word, Excel, o crearla con el asistente de Word. Para crearla, se debe ir a la
opción seleccionar destinatarios, y elegir entre las opciones:
 Escribir nueva lista: si todavía no tiene ningún archivo de datos, haga clic en
Escribir una lista nueva, y utilice el formulario que se abre para crear su lista.
La lista se guarda como un archivo de base de datos de direcciones, que se
puede reutilizar

Al seleccionar la opción “escribir nueva lista” se aparecerá la siguiente ventana.

Campos

Escribir los datos


correspondientes a cada
Esta campo. Registros.
opción
permite
buscar
registros.

Esta opción permite eliminar,


Estas opciones permiten insertar o modificar los
eliminar o crear una nueva diferentes campos.
entrada.
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 Usar lista existente: si dispone de una hoja de cálculo de Excel o de una base
de datos de Access que contiene la información, haga clic en Utilizar una lista
existente y a continuación examinar para buscar el archivo.

Campos

Registros

 Seleccionar de los contactos de Outlook: si la información de la lista de


contactos de Outlook es completa y esta actualizada, este es un archivo de
datos excelentes para utilizar en cartas para clientes o mensajes de correo
electrónico. Solo tiene que hacer clic en Seleccionar de los contactos de
Outlook en el panel de tareas y elegir la carpeta Contactos.

Nota: Si está creando mensaje de correo electrónico, asegúrese de que su base


de datos incluya una columna para la dirección de correo electrónico ya que la
necesitara más adelante.

5. Para agregar campos al documento:

Los campos son marcadores que el usuario inserta en el documento principal en donde
desea que aparezca la información. Ejemplo: puede hacer clic en los vínculos de línea de
saludo del panel de tareas para agregar campos junto a la parte superior de una carta, de
manera que cada destinatario contenga una dirección y un saludo personalizado.

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Ordenar alfabéticamente los


registros
Permite editar
Esta opción te permite filtrar
la base de datos
registros según los diferentes
campos

Permite buscar Esta opción sirve para


destinatarios según encontrar dos registros iguales
diferentes campos
Esta opción permite
corroborar las direcciones de
e-mail

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6. Asignar campos:

Si en el documento inserta un campo de bloque de direcciones o un campo de líneas de


saludo, se le pedirá que elija el formato que prefiere.

Los elementos de una dirección y de un saludo se enumeran a la izquierda y los


encabezados de columna del archivo de datos a la derecha. Word busca la columna que
coincide con cada elemento. Word automáticamente hace coincidir la columna apellido,
por ejemplo, del archivo de datos con apellidos.
Formato para el nombre
del destintario

Vista previa de los destinatarios

Esta opción sirve para ver los


documentos personalizados con
cada registro.

Sirve a la hora de armar un documento en


serie. Insertas el campo que deseas y en la
vista previa se personalizan.

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7. Vista previa: Una vez agregados los campos al documento


principal, ya estará listo para obtener una vista previa de los
resultados de la combinación.
Para obtener una vista previa:
a. Hojee los documentos combinados utilizando los botones
anterior y siguiente del panel de tareas
b. Obtenga una vista previa de un documento haciendo clic
en “Buscar destinatario”.
c. Haga clic en “Excluir al destinatario” si no desea incluir el
registro que está mirando.
d. Cuando esté satisfecho de los resultados de la
combinación, haga clic en “Siguiente” en la parte inferior
del panel de tareas.

8. Para completar la combinación:


Todo depende del tipo de documento que este creando. Si
esta creando cartas, puede imprimirlas o modificarlas
individualmente. Si elije modificar cartas, Word las guarda en
un archivo, con una carta por página.
Según el tipo de documento que este creando, puede
guardar, imprimir o transmitir todos los documentos juntos.
Si creo mensajes de correo electrónico combinado, Word
envía los mensajes inmediatamente después de que
complete la combinación.

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