NOTE EXPLICATIVE SUR LE CYCLE DE PROJET

PHASE 1 – CONCEPTION
La conception de projet consiste à l’analyse de la situation initiale, à la
formulation de la stratégie d’intervention, à la préparation du plan de
mise en œuvre et du budget et du plan qui sera utilisé pour le suivi-
évaluation.
La phase de conception est généralement sous-divisée en quatre étapes
successives et à suivre pour concevoir un bon projet simple et réalisable:

Étape 1 – Identification de projet:

L'identification est un processus de consultation participative qui consiste
à analyser la situation initiale et un problème en particulier.

Étape 2 - Définition ou formulation du projet :

Après avoir analysé la situation initiale, l’avoir bien comprise, l'équipe en
charge de la formulation du projet définit une stratégie et établit quels
seront les résultats concrets à accomplir (objectifs et extrants) pour
ensuite planifier les mesures à mettre en œuvre et les ressources
nécessaires. Durant la formulation du projet, les concepteurs établissent
aussi la liste d’indicateurs pour chaque objectif et extrants qui serviront à
mesurer l’avancement.

Étape 3 – Planification de la mise en œuvre et budgétisation :

Un plan de mise en œuvre est élaboré, basé sur le cadre logique et
comprenant l’ensemble des activités, un calendrier de mise en œuvre,
une matrice des responsabilités et un budget.

Étape 4 – Suivi-évaluation.
À ce niveau, les concepteurs du projet définissent le plan de suivi-
évaluation

PHASE 2 - REVUE
La phase de revue est en fait un contrôle de la qualité de la proposition
de projet préparée durant la phase de conception. Il s'agit d'une
évaluation analytique du concept pour s'assurer de la faisabilité
technique et de conformité du concept par rapport au plan stratégique de
l'organisation, aux priorités des bénéficiaires et aux critères des bailleurs
de fonds. La revue du concept a habituellement lieu avant que le projet
ne soit présenté à un bailleur de fond.
Le contrôle de la qualité est donc intégré au cycle du projet par divers
moyens, la phase revue en est un. Les concepteurs du projet doivent
garder à l'esprit les critères de qualité et doivent eux-mêmes auto-
évaluer leur proposition avant la soumettre pour une revue en bonne et
due forme. Dans le cas d'une ONG par exemple, la revue peut être
effectuée par un petit groupe représentatif des bénéficiaires, du bailleur
de fonds potentiel et du personnel travaillant pour l'ONG.

PHASE 3- SOUMISSION ET APPROBATION

Après la phase de revue, une fois le document de projet élaboré et
révisé, ce dernier est soumis au bailleur de fonds pour une négociation
et une approbation. Si le projet est approuvé, un contrat (accord de
projet financier) sera signé et sera annexé au document de projet, au
budget et à l'échéancier. Les objectifs devraient être atteints dans les
limites du budget et les délais indiqués dans ce document contractuel.

PHASE 4 – MISE EN OEUVRE ET SUIVI

La phase de la mise en œuvre consiste à la réalisation des activités
prévues dans le document de projet approuvé plus spécifiquement à la
réalisation du plan de travail. Le plan de travail (ou plan de mise en
œuvre) est généralement préparé au stade de la formulation afin
d'évaluer la faisabilité opérationnelle et de planifier les besoins en termes
de ressources humaines, de ressources financières et du temps. Dans
certains cas, le plan de travail est mis à jour avant la phase de mise en
œuvre ou encore même est préparé à ce stade.

Le suivi se déroule tout au long de la mise en œuvre du projet. Il s'agit

d'un processus interne mais aussi participatif. Il permet à l'organisation
en charge de la mise en œuvre de vérifier l’avancement des travaux et
l’accomplissement des résultats, l’atteinte des objectifs. Le suivi permet
aussi de vérifier si les ressources sont effectivement et efficacement
utilisées et de prendre des mesures correctives si besoin est. Dans
certains cas, l’équipe chargée de la gestion du projet, les représentants
du bailleur de fonds ou des parties prenantes peuvent décider de mettre
fin au projet, s’ils jugent que la conception initiale était irréaliste, la
structure interne inefficace ou responsable d’une mauvaise gestion.
Parfois, sans annuler le projet, ces parties prenantes peuvent mettre en
œuvre d’importantes mesures correctives pour remettre le projet sur la
bonne voie.

PHASE 5 – EVALUATION FINALE

L’évaluation finale est généralement effectuée à la fin du projet et permet
de voir si les objectifs immédiats prévus ont été atteints. Les leçons
apprises sont tirées de l’expérience et ce processus est documenté afin
que les apprentissages puissent être reproduits ou élargis et intégrés
dans les futures stratégies de l’organisation et les futurs projets.

Il y a habituellement quelques règles d'or à suivre lorsque les projets

sont réalisés grâce à la gestion du cycle de projet, en voilà quelques-
unes :

 L'importance de chaque phase doit être reconnue

 L'interdépendance de chaque phase est comprise et appréciée par
le gestionnaire
 Les procédures pour chaque phase sont indiquées, les
responsabilités sont attribuées et le processus est documenté
 Suffisamment de temps est alloué pour la première étape avant la
mise en œuvre
Consultation, concertation et de consultation